Нов регулаторен документ: Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи в архивите на организациите. Нов регулаторен документ: Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи в архивите на организации

На какво да разчитаме сега на терен регулиранеи методическо осигуряване на архивирането?

първо, на текущ документкойто носи нормативен характер: Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи Архивен фонд Руска федерацияи други архивни документив органите държавна власт, органи местно управлениеи организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526), която влезе в сила в края на септември миналата година. По-нататък в статията ще го наречем Правила-2015.

и второ, на настоящия документ, който има методически характер:Основни правила за работа на архивите на организации (одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г., наричани по-долу Основните правила). Много практически въпроси, които са засегнати само от Правилника от 2015 г., са разгледани тук в някои подробности, например процедурата за разработване на номенклатура на делата.

Основни правила на работа ведомствени архиви(одобрени със заповед на Главния архив на СССР от 05.09.1985 г. № 263), които дълго време поради възрастта си не бяха съвсем работен документ, накрая изпратени на заслужена почивка и не са подлежи на приложение на територията на Руската федерация от момента на влизане в сила на Правилата-2015 (писмо на Федералния архив от 18 септември 2015 г. № 2/2133-A).

Трябва ли да се съхраняват документи?

Документите трябва да се съхраняват. Въпреки факта, че Правилата-2015 казват, че „организациите вдясно (ударението е добавено)да създават архиви с цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност...”, това право при по-внимателно разглеждане се превръща в реално задължение.

Първо, ако има организация, тогава има служители, което означава пълен набор от документи за персонала за всеки от тях.

Второ, ако има организация, тогава има и нейното данъчно счетоводство, също представено от хартиени или електронни документи.

Трето, трябва да се съхраняват поне всички изброени документи срокове. Източници на срок на годност - специални списъци:

Списък на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558);
Списъкът на типичните архивни документи, генерирани в научните, техническите и производствени дейностиорганизации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация от 31 юли 2007 г. № 1182).

Предназначен за използване както от правителствени, така и от неправителствени организации. Така се оказва, че всяка, дори най-малката и най-скромната компания, има набор от документи за архивно съхранение. И за тях трябва да се създадат условия, които отговарят на новия регулаторен документ: Правилника-2015. Липсата на структурни подразделения под наименованията "архив", "офис" по никакъв начин не засяга това задължение.

Съхранение на електронни документи

Нововъведението, което привлече вниманието на всички специалисти по деловодство и архивиране, е дългоочакваната процедура за съхранение на електронни документи, дадена в Правилника-2015. Имат предвид раздели 2.30-2.33. Преход към електронни документив Правилника-2015 се извършва доста рязко, без никакви заглавия, веднага след съобщението, че е забранено да бъдете с мръсни обувки в архива.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

2.30. Задължителни условиясъхранение на електронни документи са:

наличието в архива на организацията на поне две копия от всяка единица за съхранение на електронни документи (основните и работните копия трябва да са на различни физически устройства);

наличие на технически и софтуерни средства, предназначени за възпроизвеждане, копиране, пренаписване на електронни документи, контрол на физически и техническо състояние;

осигуряване на режима на съхранение на електронни документи, с изключение на загуба, неразрешено разпространение, унищожаване или изкривяване на информация.

Друго голямо нововъведение е определянето от Правилника за 2015 г. на формата за архивно съхранение на електронни документи:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Правила за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. 526, влязъл в сила на 21 септември 2015 г.)

2.31. Прехвърлянето на текстови електронни документи за съхранение в архива на организация, която е източник на придобиване на държавни и общински архиви, се извършва във формат PDF/A.

PDF безспорно е универсален формат. PDF/Archives (PDF/A) е вариация на този формат, специално създаден за дългосрочно архивно съхранение на документи и залегнал в ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Управление на документи. Формат на електронен документ за дългосрочно съхранение. Но като всичко универсално, PDF не е перфектен. Документите за управление се чувстват страхотно в този формат, но организациите използват не само пакета Microsoft Office. Така например чертежи, направени във формат .dwg, се показват неправилно при конвертиране в .pdf. Поведението на електроника цифров подписпри конвертиране на документ в .pdf.

Процедурата за прехвърляне на електронни файлове и документи е описана в раздел 4.34 от Правилата. От текста следва следното:

първо, електронните документи могат да се прехвърлят в архива и да се съхраняват както на отделен физически носител, така и „чрез информационна и телекомуникационна мрежа“,
второ, описът на електронните дела и документи се съставя обаче в хартиена форма(тоест, дори ако формираме архив в EDMS, тогава описът ще трябва да бъде доставен лично на архивиста),
трето, „при получаване за архивно съхранение електронните файлове се заверяват електронен подписръководител на организацията или упълномощен от него официален". За хартиените документи не се изисква нищо подобно. Как да се съобразят с това изискване за организации, които създават електронни документи, но не използват ЕЦП, Правилата за 2015 г. не се споменават.

И накрая, „за бърз достъп до електронни документи за справка и търсене в архива се създава фонд за използване на електронни документи“ (параграф 2.33). Концепцията за фонд за ползване не се разкрива.

Счетоводство на документи

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

3.5. Архивът на организацията поддържа основните (задължителни) и спомагателни счетоводни документи. Съставът и формите на основните счетоводни документи се определят в съответствие с тези правила. Съставът и формите на подкрепящите счетоводни документи се определят от архива на организацията самостоятелно.

Основните правила обясняват защо се извършва счетоводството на архивни документи и каква е системата на счетоводните документи, ясно формулирайки нейната цел. Тези определения са изчезнали от Правилата за 2015 г. Нека ги запомним, за да разберем защо ще се занимаваме със счетоводство:

И основната промяна: списъкът на счетоводните документи на архива през 2015 г. беше намален с повече от половината, от 11 на 5 позиции. само:

счетоводна книга за приемане и разпореждане с дела, документи;
списък на фондовете;
фондов лист;
опис на дела, документи;
регистър на описанието.

Процедурата за съставяне и поддържане на счетоводни формуляри, макар и пестеливо, е описана в параграфи 3.7-3.11 от Правилника за 2015 г.

Останалото е по преценка на организацията. Ако е източник на придобиване на държавния (общински) архив, тогава трябва допълнително да се изготви паспорт на организация (клауза 3.12 от Правилата-2015). Ето линк към наредбата държавно счетоводстводокументи на Архивния фонд на Руската федерация от 1997 г. и одобри формата на архивния паспорт. Имайте предвид, че Основните правила предлагат форма, макар и почти идентична, но все пак по-„свежа“ от споменатите разпоредби. Поне отчитането в него започна с две хилядна, а не с деветдесетте.

Проверка на стойността на документите

Правила-2015 не донесоха нищо принципно ново в процедурата за провеждане на годишна проверка на стойността на документите. Само параграф 4.12 заслужава внимание:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

4.12. Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, създават описи на дела от персонал и описи на дела с временни (над 10 години) периоди на съхранение и гарантират тяхната безопасност.

Тази разпоредба се отнася до разговора, че независимо от присъствието в организацията на архива и принадлежността му към броя на източниците на комплектуване на държавния (общински) архив, той е длъжен да се справя с неговите документи поне в минимална степен. В края на краищата, може би малко хора ще могат да съставят опис на случаите с временни (над 10 години) периоди на съхранение, без първо да съставят номенклатура на делата.

Номенклатура на делата

Те говорят много пестеливо за номенклатурата на делата, която Правилникът от 2015 г. нарича „основен счетоводен документ, отразяващ състава и организацията на документалния фонд на организацията“, и дори не му дават никакво разбираемо определение. От текста на документа следва само, че (стр. 4.14-4.18):

„номенклатурата на делата определя класификацията (групирането) на изпълнените документи в дела (електронни дела)“;
номенклатурата на делата се съставя по приложения образец;
номенклатурата на делата на организацията се съставя въз основа на номенклатурите на случаите на структурни подразделения (формулярът е приложен, но няма да е възможно да го намерите по съдържанието: съдържа две приложения с името „ Номенклатура на делата”; No 26 се отнася за структурни поделения);
номенклатурата на делата на организацията се разработва въз основа на стандартни, ведомствени и други списъци с документи, посочващи периодите на съхранение, други регулаторни правни актове, както и типични и примерни номенклатури на дела;
организации - източници на набавяне на държавни (общински) архиви ще го съгласуват със "съответния ЕПК или държавния (общински) архив, в съответствие с предоставените му правомощия";
организациите, които не са източници на придобиване на държавни (общински) архиви, сами съгласуват номенклатурата си на досиетата.

В Правилника за 2015 г. не се съдържа повече практическа информация относно разработването и поддържането на номенклатурата на делата на организацията. Трябва да се каже недвусмислено: без Основните правила обикновен чиновник, особено за първи път, няма да може да го състави.

Регистрация на делата

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

4.19. Завършени деловодни дела с постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение, включително за персонал, след приключване Календарна година, в които са вписани, се подготвят за предаване в архива на организацията и подлежат на регистрация и описание.

В зависимост от сроковете на съхранение се извършва пълна или частична регистрация на делата. Пълен дизайнслучаите на постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение и персонал са обект на.

Изработване на калъфи за хартиено копиепредоставя:

завеждане или подвързване на документи по делото (неформатираните документи се съхраняват в затворени твърди папки или в кутии);

номериране на листовете на делото;

съставяне на доказателствен лист по делото (приложение No 8);

съставяне на вътрешен опис на документите по делото (приложение No 27);

дизайн на капака на кутията (Приложение No 28).

Подготовката на електронни файлове за прехвърляне в архива на организацията предвижда съставянето на опис на електронни файлове, документи (Приложения № 17, 18).

Какво включва частична регистрация на делата и как зависи от сроковете за съхранение на документите, не се съобщава.

Ако по-рано вътрешният опис е бил съставен само „в необходими случаи”(Основни правила, клауза 3.6.3.), тогава тази фраза беше премахната от Правилата-2015. Заглавието на формуляра за инвентаризация, представено в Приложение 27, не дава никакви препратки към периодите на съхранение.

Не трябва да се описват всички електронни казуси, а само тези, които имат временен (над 10 години) и постоянен срок на съхранение (формулярите за опис са съответно в приложения 17 и 18).

Изпълнение на заявки

В областта на изпълнението на заявки от организации и граждани, подадени в архива, има нововъведение: архивно удостоверение, извлечение и копие, съгласно новите правила, могат „да се издават в електронна формана електронни медии или изпратени чрез информационни и комуникационни мрежи. Такива сертификати, копия и извлечения се удостоверяват с „електронен подпис на ръководителя на организацията или друго упълномощено длъжностно лице“.

Приложения: формуляри на документи

По традиция Правилата-2015 завършват с набор от приложения – формуляри на документи, които придружават определени процеси за съхранение на документи.

Като цяло трябва да се каже, че, първо, има по-малко формуляри в Правилата-2015, отколкото в Основните правила, второ, сред тях има две приложения с еднакви имена, което е много неудобно, и трето, те се намират по ред на споменаване в текста (а не по важност или логическа последователност, както е в Основните правила). Някои приложения са променили имената, някои са променили леко формата. Обща препоръкаще бъде както следва: ако е необходимо да се изготви какъвто и да е документ за архивиране, архивистът трябва преди всичко да потърси формата му в Правилата-2015 и само ако в тях не е намерен необходимия формуляр, да се обърне към Основните правила .

По-долу са 3 списъка. Първият (под формата на таблица) са приложенията от Правилника за 2015 г. и съответните формуляри от Основните правила. Втората е новостите във формуляри, въведени през 2015 г. Третото са формуляри от Основните правила, които не са включени в Правилника-2015, но не са и отменени (както се казва, използвайте го за вашето здраве).

маса

Свиване на шоуто

Появи се отново и одобрено от Правилата-2015:

Опис на електронни файлове, документи с временни (над 10 години) срокове на съхранение;
Приложение към описа на електронни файлове със срокове за временно (над 10 години) съхранение;
Актът за приемане и предаване на архивни документи за съхранение (от организация на организация. - Забележка. изд.)
Описание на случаите;
Опис на електронни файлове, документи с приложение към описа на електронни файлове, документи.

Последните две формуляри са предназначени да заменят списъците за доставка и всъщност представляват актове за приемане и предаване на документи за съхранение в архива на организацията.

Опис на случаите на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал структурна единицаорганизации (Приложение 12 от Основните правила);
Окончателен протокол и удостоверителен надпис (Приложение 13);
Заглавна страница на описа на документите за постоянно съхранение (приложение 14);
Заповед (изискване) за издаване на документи (Приложение 17);
Книга за издаване на документи (Приложение 19);
Опис на особено ценни дела (Приложение 23);
Книгата за отчитане на постъпването и разпореждането със осигурителния фонд и фонда за ползване (приложение 27);
Опис на осигурителния фонд (Приложение 28);
Паспорт на архива на организацията за съхранение управленска документация(Приложение 29);
Паспорт на организацията, съхраняваща документите на секторния фонд (Приложение 30);
Регистрационна карта на звеното за счетоводство на електронни документи (ЕД) (Приложение 31);
Закон за миграция и пренаписване на електронни документи (Приложение 32);
Дневник за получаване и разпореждане с електронни документи (Приложение 33);
Дневник за регистрация на миграции и пренаписване на електронни документи (Приложение 34);
Акт, описващ документи от личен произход (Приложение 38);
Акт за образуване на общ архивен фонд (приложение 39);
Журнал за регистрация на издадени екземпляри, извлечения, справки, тематични материали (Приложение 44);
Дневник за регистриране на посещения от ползватели на читалнята (Приложение 45);
Годишен работен план на архива (Приложение 46);
Карта за сметка за работа с организацията (Приложение 47);
Актът за приемане и предаване при смяна на ръководителя на архива (Приложение 48).

Очевидно е, че Правилата-2015 са предназначени за подготвен читател. Но в много случаи, за съжаление, с офис работа и архивиране в организацията се занимават или секретари, или (ако е необходимо) служители на различни отдели: счетоводители, служители по персонала, охрана на труда, адвокати и др. За тези невинни хора ще бъде много трудно да разберат какво се изисква от тях в областта на съхранението на документи.

Правилата-2015 предвиждат абсолютен минимум от мерки за гарантиране на съхранението на документи в организацията. Читателите на правилата ще трябва сами да потърсят информация как да приложат този минимум на практика в методически източници. По този начин Основните правила за работа на архивите на организации, въпреки незадължителния им статут, с появата на Правилата-2015 ще бъдат търсени в офисите руски организациидори по-силен от преди.

На 21 септември 2015 г. влезе в сила заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 март 2015 г. № 526. Той одобри „Правила за организиране на съхранението, придобиването, отчитането и използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавните органи, местните власти и организации“. По-нататък в текста на статията, за краткост, ще ги наречем "Правила-2015".

Струва си да се отбележи, че нямаше революция в архивирането с публикуването на Правилника-2015. Освен ако новите правила не са по-приятелски настроени към електронните документи... Говорим за състоянието на новите и старите правила за архивиране в тази статия. Правилата за работа на архивите на организациите 2015 можете да изтеглите и тук.

Преди и след

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Първият от тях е Основните правила за работа на ведомствените архиви (одобрени със заповед на Главния архив на СССР от 5 септември 1985 г. N 263). Това беше единственият нормативен (тоест задължителен) документ за архивиране в Русия до 21.09.15.

В писмото на Федералната архивна агенция от 18 септември 2015 г. N 2 / 2133-A се посочва, че от момента на влизане в сила на Заповед № 526 „Основните правила за работа на ведомствените архиви не подлежат на прилагане“. Вече не можете да ги използвате.

Вторият е Основните правила за работа на архивите на организациите (одобрени с решение на Колегиума на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.). Това е методичен (по избор, но информативен) документ, който никой не е отменил, но можете и дори трябва да го използвате, т.к. в Правилника-2015 много въпроси, свързани с практическите действия за съхранение на документи в организациите, бяха оставени зад кулисите.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус:

Правила-2015 - нормативен документ. Той е задължителен за всички организации, независимо от предмета на дейност и форма на собственост.Одобрен е със заповед на Министерството на културата.

Основни правила - методически документ. Не е необходимо да го използвате, въпреки че в този случай създаването на архив в организация изглежда много трудно. Основните правила се одобряват само с решение на Колегиума на Росархива, което означава, че техният статут е много по-нисък от този на Правилника-2015.

Офис работа и офис

Правилник за работа на архивите на организациите 2015г

Евгения Кожанова 15 февруари 2016 г. 13:58 ч

От септември 2015 г. влезе в сила заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 март 2015 г. № 526. Той одобри „Правила за организиране на съхранението, придобиването, отчитането и използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавните органи, местните власти и организации“. По-нататък в текста на статията, за краткост, ще ги наречем " Правила-2015».

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус:

Основни правила – методически документ. Не е необходимо да го използвате, въпреки че в този случай създаването на архив в организация изглежда много трудно. Основните правила се одобряват само с решение на Колегиума на Росархива, което означава, че техният статут е много по-нисък от този на Правилника-2015.

Изтеглете Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни власти и организации (PDF, 4,02 Mb).

Офис работа и офис

Правилник за работа на архивите на организациите 2015г

Евгения Кожанова 15 февруари 2016 г. 13:58 ч

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус: