Текстовые редакторы
Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы . Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.
Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.
Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами , имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).
Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы .
Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .
Текстовый редактор – прикладной программный продукт, использующийся для создания и обработки текстовых документов. Один из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office.
Выделяют несколько режимов при работе с текстовым редактором:
создание (нового документа);
сохранение;
открытие (сохраненного документа);
ввод и редактирование данных.
Способы создания документов.
В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера . Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели.
Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).
Создание документов можно производить с помощью шаблонов , т. е. пустых заготовок документов определенного назначения. Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).
Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.
Документы и шаблоны документов создаются с помощью команд кнопки Office .
Выбор параметров страницы.
На первом этапе работы с печатным изданием надо установить параметры его страниц. К ним относятся размер и ориентация листа, величина полей, расстояние от колонтитулов до верхнего и нижнего краев страницы. Установленные параметры могут быть изменены в процессе работы над изданием. Параметры страниц могут быть одинаковыми для всего издания, а могут быть различными в разных разделах (как правило, это относится к колонтитулам).
При выборе размера страницы ориентируйтесь на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат АЗ поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины).
При установке величины полей прежде всего необходимо определить, односторонняя или двухсторонняя печать будет использоваться. При односторонней печати содержимое печатного издания располагается только на одной стороне печатного листа (такая печать часто используется при оформлении докладов, рефератов, диссертаций и т. п.). В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля. При подготовке журнальных и книжных изданий используется двухсторонняя печать. Здесь различают так называемые зеркальные поля, а также вместо левого и правого полей используют понятия внутренних и внешних полей.
Многовековым опытом издательства книг было установлено, что достаточно большие поля снижают нагрузку на зрение и облегчают восприятие информации, в то время как маленькие поля такую нагрузку существенно увеличивают. Кроме того, были выработаны некоторые соотношения между величинами полей. Самым маленьким должно быть поле около переплета (иногда его называют корешковым), т. е. левое поле - при односторонней печати и внутреннее - при двухсторонней. Несколько более широким должно быть верхнее поле. Следующее - правое, или внешнее, поле, и самое большое - нижнее. Такая величина полей объясняется особенностями человеческого зрения. Глаз человека видит середину каждой вертикальной линии несколько выше, чем она расположена на самом деле, поэтому середина полосы набора должна быть несколько выше середины страницы. При просмотре разворота издания внутренние поля сливаются в одно большое, из чего следует, что для улучшения зрительного восприятия полосы должны быть несколько сдвинуты внутрь.
Установка параметров страницы.
Параметры страницы устанавливаются на вкладке Разметка страницы , в соответствии с алгоритмом, приведенным в табл. 1. Для вызова диалогового окна Параметры страницы необходимо щелкнуть по кнопке вызова диалогового окна (рис. 1).
Рис. 1. Кнопка вызова диалогового окна
При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы.
В этом окне 3 раздела: Поля, Размер бумаги и Источник бумаги .
Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля .
Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги .
При установке размера полей необходимо либо увеличить величину внутреннего (или левого) поля до величины переплета, либо установить величину переплета отдельно.
Таблица 1. Установка параметров страницы
|
Действие |
Алгоритм |
|
Установка размеров и ориентации страницы |
|
|
Установка величины полей |
МОДУЛЬ 2. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD XP
ЛЕКЦИЯ 1. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА
Фирма Microsoft поставляет пакет программ Microsoft Office , в который входят наиболее используемые деловые программы фирмы. Пакет программ Microsoft Office не входит в состав Windows . Это значит, что его необходимо устанавливать дополнительно. Как правило, если пакет программ Microsoft Office установлен, на рабочем столе отображается панель инструментов Microsoft Office .
Microsoft Office XP поставляется в двух вариантах: стандартном и профессиональном. В состав пакета входят следующие приложения:
Microsoft Excel XP – табличный редактор, позволяющий создавать, оформлять и рассчитывать таблицы любой сложности.
Microsoft Word XP – современный текстовый редактор.
Microsoft PowerPoint XP – позволяет подготовить материалы к презентации. Программа использует информацию остальных программ пакета Microsoft Office .
Microsoft Outlook XP – информационная система, обеспечивающая хранение и обмен информацией с другими пользователями сети.
Microsoft Access XP (только в профессиональном варианте) – реляционная база данных.
Фирма Microsoft создала пакет программ в расчете на взаимодействие приложений, входящих в пакет. Благодаря этому можно создавать интегрированные документы, опирающиеся на данные различных приложений. Пользователь осуществляет переход от одного приложения к другому, практически не замечая этого. Программам пакета Microsoft Office характерны многочисленные общие черты интерфейса (способа общения).
Запуск Word
Для запуска Microsoft Word:
1. щелкните на кнопке Пуск в панели задач;
2. в появившемся главном меню Windows наведите курсор на строку Программы ;
3. В ее меню щелкните левой кнопкой мыши по строке Microsoft Word . Запускается Word и создается документ, который по умолчанию называется Документ1.
Чтобы создать документ Word в окне папки, нужно открыть меню Файл окна папки,навести курсор на строку Создать и в ее меню щелкнуть левой кнопкой мыши по строке Документ Microsoft Word . То же можно сделать, открыв контекстное меню окна папки, наведя курсор на пункт Создать и в следующем меню щелкнув по строке Документ Microsoft Word . В окне папки создается файл, который по умолчанию называется Документ Microsoft Word . Щелкнув два раза левой кнопкой мыши по его пиктограмме или нажав клавишу Enter , когда файл выделен, открываем файл для работы с ним.
Окно Word
Окно Word состоит из 2- частей - из окна программы и окна документа, в которое можно вводить текст. Окно Word содержит различные элементы (рис. 1).
Рис 1. Элементы окна Word
Описание элементов окна Word
| Элемент окна | Назначение |
| Рабочая область | Здесь отображается документ, в котором можно вводить текст и редактировать его |
| Строка меню | В этой строке выведены названия меню (Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка), которые предоставляют доступ к их командам |
| Панели инструментов | Кнопки на панелях инструментов позволяют выполнить часто встречающиеся команды с помощью щелчка левой кнопкой мыши. По умолчанию активны две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. |
| Строка состояния | Здесь Word показывает информацию о документе и состояние переключателей (номер страницы, в которой находится курсор, общее количество страниц в документе, положение курсора на странице и т.д.) |
| Полосы прокрутки | Для перемещения по документу без перемещения курсора. Можно перемещаться с помощью кнопок по границам полос прокрутки или перетягивая бегунок полосы прокрутки при нажатой левой кнопке мыши. Полоса прокрутки справа на экране – для перемещения по вертикали, полоса над строкой состояния – по горизонтали |
| Кнопка Свернуть (в строке заголовка) | Сворачивает окно Word в панель задач. Чтобы восстановить окно Word щелкните на кнопке с именем документа в панели задач. |
| Кнопка Свернуть в окно/Развернуть (в строке заголовка) | Щелкните на этой кнопке, чтобы окно Word заняло определенную часть экрана (при этом можно менять размеры окна)/заняло весь экран |
| Кнопка Закрыть (в строке заголовка) | Закрывает окно Word (выход из программы). Если изменения в документе не были сохранены, появляется окошко Сохранить изменения в документе «Имя документа.doc»? с кнопками Да, Нет, Отмена. При щелчке левой кнопкой мыши по кнопке Да сохраняются изменения в документе, после чего окно Word закрывается; при щелчке по кнопке Нет окно Word закрывается без сохранения изменений; щелчок по кнопке Отмена возвращает в режим редактирования документа |
| Кнопка Закрыть окно (справа в строке меню) | Закрывает окно активного документа, окно Word остается открытым |
Создание нового документа в окне Word
Когда Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов Стандартная , или по команде Создать меню Файл , или нажав комбинацию клавиш Ctrl+N .
Выход из программы
Закончив работу в Word, можно закрыть программу несколькими способами:
В меню Ф а йл щелкните левой кнопкой мыши по команде Выход .
Нажмите комбинацию клавиш Alt+F4 .
Щелкните на кнопке Закрыть в строке заголовка окна программы.
Если изменения в документе не были сохранены, Word предложит сохранить их, прежде чем выйти из программы. Если вы не собираетесь сохранять изменения в документе, достаточно щелкнуть по кнопке Нет .
Первое сохранение нового документа
Когда в Word создается документ, по умолчанию он временно сохраняется в оперативной памяти компьютера под именем Документ N , где N – порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было работать с ним в дальнейшем, нужно присвоить ему имя и сохранить на диске.
1. В меню Файл выберите команду Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите Ctrl+ S. Появится диалоговое окно Сохранение документа .
2. В раскрывающемся списке Папка щелкаем по кнопке с треугольником, выбираем нужный диск, открываем папку, куда хотим сохранить документ.
3. В текстовом поле Имя файла вводим имя, которое хотим присвоить своему документу. Можно щелкнуть по кнопке с треугольником, открыв список ранее использовавшихся имен, которые можно использовать как шаблон для имени этого документа. Расширение и точка перед ним не обязательны, если в окошке Тип файла стоит Документ Word (*. doc ) . Имя файла может иметь до 255 символов и описывает содержание документа.
Рис. 2. Диалоговое окно Сохранение документа
Сохранение документа в процессе работы
После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.
Щелкните в меню Файл покоманде Сохранить .
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + S .
Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.
Сохранение документа под другим именем
1. В меню Файл щелкните по команде Сохранить как . Появится диалоговое окно Сохранение документа , в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.
2. В поле Имя файла замените имя файла на новое.
3. При необходимости в списке Папка выберите другой диск и откройте другую папку, чтобы сохранить документ в другой папке.
Открытие документа в окне Word
Чтобы открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним, в меню Файл щелкаем левой кнопкой мыши по команде Открыть или щелкаем на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная . Появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 4.3).
Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне можно сделать следующее:
Открыть файл, 2 раза щелкнув на его пиктограмме в списке файлов или выделить файл и щелкнуть на кнопке Открыть .
Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов : выберите нужный тип файла.
Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужный диск или папку.
Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх .
Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее пиктограмме в списке папок.
Если нужно быстро открыть документ, с которым недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word. Для просмотра этого списка откройте меню Файл , - список находится в конце меню, прямо над командой Выход . Чтобы открыть файл из списка, щелкните по нужному имени файла.
Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще:
1. Щелкните в меню Сервис по команде Параметры – появится диалоговое окно Параметры .
2. Щелкните на корешке Общие , а затем установите флажок опции Помнить список из... файлов , чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Для изменения количества файлов, включаемых в список, введите их число в поле Помнить список из... файлов или щелкните на кнопке со стрелкой, указывающей вверх/вниз, чтобы изменить заданное количество.
3. Щелкните на кнопке ОК .
Основы редактирования. Ввод текста
При создании нового документа Word , основанного на шаблоне Normal. dot , рабочая область пустая и содержит один элемент - мерцающую вертикальную линию - курсор , или точку ввода, которая отмечает место в документе, куда будет введен текст и где можно осуществлять редактирование.
Чтобы ввести текст, просто набирайте его на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться, и курсор будет двигаться вправо. Если строка текста достигнет правого края окна, Word автоматически начнет новую строку, то есть выполнит перенос слов. Не нажимайте клавишу Enter до тех пор, пока не захотите начать новый абзац. Если вы наберете больше строк, чем помещается в окне, Word прокрутит ранее введенный текст вверх, чтобы оставить курсор в поле зрения.
Если вы сделали ошибку:
Нажмите клавишу Backspace , чтобы удалить символы слева от курсора
Нажмите клавишу Delete , чтобы удалить символы справа от курсора
Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа.
Основные средства передвижения курсора
Чтобы переместить курсор:
на одну позицию влево или вправо, на одну строку вверх или вниз - нажмите на клавиатуре клавишу с соответствующей стрелкой;
в начало или конец строки - нажмите клавиши Нome или End ;
вверх или вниз на высоту рабочей области окна - нажмите клавиши Page Up или Page Down ;
в начало или конец документа - удерживая нажатой клавишу Ctrl , нажмите Но m е или Еnd .
Прокрутка документа с помощью мыши
| Куда прокрутить документ | Как это сделать |
| Вверх или вниз на одну строку | Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вверх или вниз, на вертикальной полосе прокрутки |
| Вверх или вниз на один экран | Щелкните на вертикальной полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой, направленной вверх или вниз |
| Вверх или вниз на любое расстояние | Тяните бегунок вертикальной полосы прокрутки вверх или вниз |
Выделение текста
Многие задачи, которые выполняются в Word, требуют вначале выделить текст, который вы будете изменять. Текст можно выделить с помощью мыши или с помощью клавиатуры. При работе с мышью используйте полосу выделения - область слева от левого поля документа. Когда курсор мыши располагается в полосе выделения, он меняет I-образную форму на стрелку, направленную вверх и вправо.
Способы выделения текста
| Что выделить | Как это сделать |
| С помощью мыши |
|
| Любой текст | Установите курсор мыши в начало текста, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, тяните курсор по тексту до конца текста |
| Одно слово | Дважды щелкните на слове левой кнопкой мыши |
| Одно предложение | Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкните где-нибудь в предложении левой кнопкой мыши |
| Одну строку | Щелкните левой кнопкой мыши в полосе выделения рядом со строкой |
| Несколько строк | Нажав левую кнопку мыши, тяните курсор в полосе выделения вдоль строк, которые нужно выделить |
| Один абзац | Дважды щелкните в полосе выделения рядом с абзацем или 3 раза в абзаце |
| Несколько абзацев | Выделите первый абзац, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl , выделите остальные абзацы |
| Весь документ | Нажав и удерживая клавишу Ctrl, щелкните где-нибудь в полосе выделения или 3 раза в полосе выделения |
| С помощью клавиатуры |
|
| Любой текстовый блок | Устанавливаем курсор в начало текстового блока, нажимаем и удерживаем клавишу |
| Весь документ | Нажмите Ctrl+ A |
Для отмены выделения щелкните где-нибудь на экране или передвиньте курсор с помощью клавиатуры.
Удаление, копирование и вырезание текста
Чтобы удалить часть текста, сначала выделите ее.
Если нужно просто удалить текст – нажмите клавишу Delete или Backspace .
Если удалив текст, нужно заменить его другим, - наберите новый текст.
Чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его.
1. Чтобы скопировать текст, в меню Правка щелкните по команде Копировать или щелкните на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная , или нажмите Ctrl+C.
Чтобы переместить текст, в меню Правка щелкните по команде Вырезать , или щелкните по кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+X .
2. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст.
3. В меню Правка щелкните по команде Вставить , или щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+ V .
Для перемещения и копирования небольших блоков текста можно использовать мышь.
1. Выделите текст;
2. Установите курсор мыши на этот текст. Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку, нажимаем и держим нажатой левую кнопку мыши;
3. Для копирования текста нажимаем и удерживаем клавишу Ctrl. Для перемещения текста не нажимаем Ctrl .
4. Перетащите курсор в новое место, после этого текстовый курсор (|) покажет новое положение текста.
5. Отпустите кнопку мыши и, если текст копировался, клавишу Ctr l .
Параметры страницы
Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы, например верхние и нижние колонтитулы и номера страниц, можно разместить на полях.
Изменение полей страницы
1. в меню Файл щелкните по команде Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .
2. На вкладке Поля установите необходимые параметры.
Выбор ориентации страницы
1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .
2. В группе Ориентация выберите вариант книжная или альбомная .
Форматирование шрифтов
Word предлагает широкий выбор шрифтов для использования в документах. Каждый шрифт имеет специфическую гарнитуру, которая определяет вид его символов. Гарнитуру можно опознать по названиям, таким как Arial, Courier, Times New Roman. Каждый шрифт, кроме того, имеет размер, который указывается в пунктах (пункт равен 1/72 дюйма, таким образом, в шрифте размером 36 пунктов высота символов равна 1/2 дюйма). В большинстве документов используются шрифты, размер которых находится в диапазоне от 8 до 14 точек, но большие и меньшие размеры используются в заголовках и других случаях.
Выбор шрифта
Чтобы установить шрифт для текста, который только собираемся набрать, устанавливаем курсор в начало будущего текста. Быстро выбрать шрифт и его размер можно с помощью раскрывающихся списков Шрифт
и Размер
на панели инструментов Форматирование
. В списке Шрифт
недавно использовавшиеся шрифты находятся вверху списка.
Чтобы изменить шрифт уже набранного текста, вначале выделяем этот текст.
Выбрать шрифт и его параметры можно также с помощью диалогового окна Шрифт :
1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открывается диалоговое окно Шрифт .
2. В списке Шрифт представлены названия существующих шрифтов. Прокрутите список и выберите нужный.
3. В списке Размер указан размер текущего шрифта. Выберите новый размер из списка или введите число в текстовом поле, щелкнув в нем левой кнопкой мыши. В окне Образец появится вид выбранного шрифта.
4. Щелкните на кнопке ОК .
Рис. 4. Диалоговое окно Шрифт
Использование курсива, полужирного начертания и подчеркивания
Любой шрифт Word может использоваться с начертаниями: полужирным, курсивом или с подчеркиванием. Можно использовать два или три эффекта одновременно. Чтобы быстро установить нужное начертание, щелкните на кнопке на панели инструментов Форматирование . , а чтобы отключить его, щелкните на ней снова. Когда курсор попадает в ту часть документа, где введен один из этих видов форматирования, соответствующая кнопка на панели принимает вид нажатой.
Установить начертание для выбранного шрифта можно с помощью диалогового окна Шрифт . Для этого:
1. Выберите в меню Формат команду Шрифт для открытия диалогового окна Шрифт .
2. В поле Начертание выберите Курсив , Полужирный или Полужирный Курсив . Чтобы вернуться к обычному начертанию, выберите Обычный .
3. Из раскрывающегося списка Подчеркивание выберите нужный стиль подчеркивания или выберите опцию (нет ) для удаления подчеркивания.
4. Щелкните на кнопке ОК .
Изменение межсимвольного интервала. Смещение текста
1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открываем закладку Интервал .
2. В списке Интервал выбираем Разреженный или Уплотненный . В окошке на :
3. Нажимаем ОК.
Чтобы сместить текст вверх или вниз относительно строки, выделяем текст, в списке Смещение выбираем Вверх или Вниз и в окошке на: указываем, на сколько пунктов.
Применение специальных эффектов для шрифтов
В Word существует множество специальных эффектов шрифтов: верхние и нижние индексы, зачеркивание, тень, контур и др. Кроме того, можно скрывать текст, это значит, что он не будет отображаться на экране и не будет распечатываться. Чтобы применить эти эффекты к выделенному тексту или тексту, который вы собираетесь набирать:
1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт .
2. На закладке Шрифт в области Видоизменение установите нужные флажки, а чтобы отключить эффект, снимите соответствующий флажок. В области Образец вы увидите текст с выбранным эффектом.
Создание документов в текстовых редакторах
Текстовые редакторы. Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.
Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.
Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами , имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).
Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы .
Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .
Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).
Создание документов можно производить с помощью шаблонов , т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).
Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.
Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).
Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.
Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная . Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.
На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.
Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.
Контрольные вопросы
- 1. Какие существуют способы создания новых документов?
2. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?
Ввод и редактирование документа
Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому "слепому" методу ввода символов.
Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter).
Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.
При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).
Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.
Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:
- - после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
- с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
- для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.
Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.
Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.
Например, если исходный документ содержит слово "информатика", то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста "форма" документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.
Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.
К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить , которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова "ЭВМ" на слово "компьютер") (рис. 3.4).
Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.
Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания , которая содержит орфографические словари и грамматические правила р,яя нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).
 |
| Рис. 3.5. Проверка правописания в документе |
Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.
Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена , которая автоматически исправляет такие опечатки.
Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное "програма" должно заменяться на правильное "программа") (рис. 3.6).
В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.
Контрольные вопросы
- 1. Какие существуют способы ввода содержания документов?
2. Какие существуют способы редактирования документов?
Сохранение и печать документов
Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.
Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.
Формат ТХТ (только текст , расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.
Формат RTF (расширенный текстовый формат , расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.
Формат РОС (документ Word , расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.
Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров ) в любых операционных системах.
Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.
Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.
Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.
При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.
Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.
Контрольные вопросы
- 1. Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?
2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?
3. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?
4. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?
Конспект урока по учебнику «Информатика и ИКТ» 10 класс Н.Д. Угринович
Подготовила: учитель информатики Рыбалкина И.Г.
Тема урока: Создание документов в текстовых редакторах.
Цели урока:
Систематизировать знания о текстовом редакторе.
Учить способам создания документов; выборам параметров страницы, колонтитулов и номеров страниц в текстовом редакторе.
Развивать практические навыки работы с текстовым редактором, логическое мышление, память.
Воспитывать информационную культуру
Оборудование: доска, презентация
Ход урока
Оргмомент (проверка готовности учащихся к уроку, сообщение темы урока)
Актуализация и систематизация знаний.
Что называется закодированной информацией? (информация, которая передается специальными значками (кодами));
Какими способами можно передавать одну и ту же информацию? (с помощью алфавита, с помощью цифр, с помощью нот, с помощью азбуки Морзе, на компьютере);
Что такое декодирование? (Декодирование – преобразование закодированной в виде условных обозначений информации в привычную для нас форму представления информации);
Что такое текстовая информация? (текстовая информация – всё, что напечатано или написано на любом из существующих языков);
Какие текстовые редакторы вы знаете? (Microsoft Word, Блокнот);
По какой формуле можно вычислить количество информации? (N=2 I , N –количество возможных информационных сообщений, I –количество информации).
Изучение нового материала.
Для обработки текстовой информации на компьютере используются текстовые редакторы, которые позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.
Текстовый редактор – этот термин прочно закрепился за Word, но он уже безнадежно устарел, так как Word – это не просто текстовый редактор, а нечто большее, именно поэтому в литературе его все чаще называют текстовым процессором, так как он позволяет не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу – вставить картинки и графики, таблицы, звуки и даже видео. Word поможет составить обычное письмо, сложный документ, яркую поздравительную открытку. В Word можно полностью подготовить к печати журнал, газету, книгу, изготовить web-страничку Интернет.
Все текстовые документы, созданные в Word, хранятся на диске в виде файлов с расширением «.doc» и в окне Проводника представлены значком в виде листа бумаги с синей буквой W.
Запустить программу можно либо с помощью ярлыка с синей буквой W, либо через главное меню: Пуск→Все программы→ Microsoft Office → Microsoft Office Word
В верхней части окна расположена строка заголовка. Под строкой заголовка по умолчанию расположена строка меню. Под строкой меню расположены панели инструментов. Рабочая область занимает большую часть окна приложения. В Word эта область предназначена для ввода и форматирования текстов, вставки иллюстраций. В нижней части окна приложения находится строка состояния.
Большинстве случаев для создания документа используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержание по-своему усмотрению. Все люди работают, в текстовых документах, создают таблицы, пишут стихи или рассказы.
Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы.
Параметры страницы: формат, ориентация, размеры полей.
Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентация, размер полей, колонтитулы и номер страниц.
Кто мне может сказать, какой бывает формат страницы? А4, А5, А3.
Какие существуют ориентации страниц? книжная, альбомная.
Кроме формата и ориентации страницы можно установить требуемые размеры полей. Поля определяют расстояния от краев страницы, до границ текста. Теперь откройте учебники и посмотрите, вверху указана страница, и название это называется колонтитулы . Для вывода на каждой странице документ одинакового текста удобно использовать верхний и нижний колонтитулы, расстояние от краев страницы до колонтитулов можно изменять. Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху и внизу по центру, справа или слева.
В процессе работы над документом иногда бывает необходимость заменить одно многократно используемое слово на другое, для этого существует операция Найти и Заменить.
Существуют универсальные форматы текстовых файлов – txt , rtf , doc
4. Закрепление изученного материала Работа на компьютере. (приложение1)
5. Итог урока. Выставление оценок.
1) Какие существуют способы создания новых документов?
2) Какие параметры страницы необходимо задать перед началом создания документа?
Домашнее задание. Конспект + стр.17 учебника
6. Рефлексия
Учащимся дается индивидуальная карточка, в которой нужно подчеркнуть фразы, характеризующие работу ученика на уроке по трем направлениям.
Урок
Я на уроке
Итог
1. интересно
1. работал
1. понял материал
2. скучно
2. отдыхал
2. узнал больше, чем знал
3.безразлично
3.помогал другим
3.не понял
Цель: научиться создавать в текстовом редакторе шаблоны, электронные формы, а также выполнять слияние документов разных форматов.
Требования к содержанию, оформлению и порядку выполнения
Перед выполнением лабораторной работы необходимо создать папку «Ваша фамилия Lab1» (например: «IvanovLab1»). В эту папку в ходе выполнения работы необходимо сохранять требуемые материалы.
Лабораторные работы необходимо выполнять согласно своему варианту . Варианты лабораторной работы распределяются согласно номеру компьютера за которым вы работаете (см. Таблицу)
Перед выполнением лабораторной работы изучите теоретический материал. Далее необходимо изучить примеры выполнения лабораторной работы, а затем приступать к выполнению своего варианта лабораторной работы.
Задания лабораторной работы необходимо выполнять последовательно, при необходимости результат выполнения сохранять в свою папку.
После выполнения лабораторной работы ответьте на контрольные вопросы.
Теоретическая часть
1. Использование шаблонов для создания документов в Word
Деятельность любого учреждения невозможна без создания тех или иных документов: формуляров, справок, служебных записок и т. д. Текстовый редактор Microsoft Word является удобным средством создания электронных текстовых документов. Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования. Шаблон определяет основную структуру документа и определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д.
Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно:
колонтитулы;
параметры страницы;
элементы автотекста;
пользовательские меню и команды;
панели инструментов и кнопки;
комбинации клавиш.
При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.
Для создания документов на основе какого-либо шаблона необходимо выполнить следующие действия:
Рис.1 Создание документа.
Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.
Рис. 2.1. Окно диалога Создание документа
Часто документы создаются на основе шаблонаНовый документ (илиОбычный ), который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили.
В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопкуСоздать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалогаСоздание документа .
Общие шаблоны.
Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.
Шаблоны документов. Создание шаблонов документов.
Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны , содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.
Доступные шаблоны документов отображаются в диалоговом окне Создание документов на различных вкладках.
Для создания новых шаблонов документов необходимо (как и в случае создания документов) использовать команду Файл/Создать , но в диалоговом окнеШаблоны установите переключательСоздать , расположенный в нижнем правом углу в положениеШаблон .
Создать новый шаблон документа можно также следующим способом:
Создать новый документ на основе какого-либо шаблона;
При сохранении документа в диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файлаШаблон документа. dot .
При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (менюСервис , командаПараметры , вкладкаРасположение ). По умолчанию используется папкаШаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окнеШаблоны .
Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны , отображаются на вкладкеОбщие диалогового окнаШаблоны . Чтобы создать в диалоговом окнеШаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папкеШаблоны , а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.
Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны , также используется как шаблон.
Открытие шаблона.
Текстовый редактор Microsoft Word позволяет открывать шаблоны для их изменения. Для открытия шаблона необходимо выбрать команду Файл/Открыть в спискеТип файлов выбратьШаблон документа. dot , а затем перейти к папке, содержащей открываемый шаблон, выбрать нужный шаблон и нажать на кнопкуОткрыть .
Замена шаблона.
Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.
Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:
1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется окно диалогаШаблоны и надстройки .
2. Нажать кнопку Присоединить , откроется окно диалогаПрисоединение шаблона .
3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть . Снова будет открыто окно диалогаШаблоны и надстройки.
4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа . НажатьОК .
В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.
Перенос элементов одного шаблона в другой. Организатор.
Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон, например Обычный , чтобы можно было использовать их в других шаблонах, основанных наОбычном . Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в MS Word в качестве общего шаблона. Для этого надо выполнить следующие действия:
1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется одноименное окно диалога.
2. Нажать кнопку Организатор . Откроется окно диалогаОрганизатор (рис. 2.2).
3. Перейти на вкладку, обеспечивающую доступ к элементам, которые нужно копировать.
Рис. 2.2. Вид диалогового окна Организатор
В MS Word по умолчанию в окне всегда появляется активный документ и шаблон Обычный (Normal . dot ) . Если требуются другие шаблоны, следует нажать кнопкуЗакрыть файл . При этом кнопка поменяет название наОткрыть файл .
4. Нажать кнопку Открыть файл , на экране появится окно диалогаОткрытие документа .
5. Выбрать нужный документ или шаблон, из которого требуется скопировать необходимый элемент.
6. Выбрать из соответствующего списка нужные элементы для копирования, а затем нажать кнопку Копировать .
Если требуется скопировать ряд элементов, расположенных подряд, указать первый элемент списка, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, указать последний элемент.
Если элементы расположены в произвольном порядке, отметить их при нажатой клавише Ctrl .
7. По завершении процесса копирования нажать кнопку Закрыть .