Indicele (numărul) fiecărui caz inclus în nomenclatură este fix pentru totdeauna. Indicii cazurilor sunt indicați cu cifre arabe.
Indicele (numărul) unui caz specific constă din:
1. simbol (index) al unității structurale;
2. numărul de ordine al cazului din cadrul departamentului sau organizației.
Indicele de caz 04-07 înseamnă că cazul specificat este inclus al șaptelea în ordinea listei de cazuri a unității structurale, numerotat 04.
Același index este plasat acoperi,și pe coloana vertebrală treburile.
Titlul cauzei (volum, parte)
Titlul cauzei este folosit pentru a căuta documentul solicitat. Titlurile cauzelor trebuie să dezvăluie pe deplin componența și conținutul documentelor incluse în cauză, adică să indice ce tipuri de documente pot fi depuse în cauză și pe ce problemă.
Titlul cauzei se formulează pe baza elementelor dispuse în următoarea succesiune:
1. denumirea tipului de documente (comenzi, acte, protocoale etc.);
3. corespondent (numele organizației de la care au fost primite documentele);
4. întrebare sau rezumatul actelor cauzei;
5. denumirea localitatii (teritoriului) cu care se raporteaza continutul actelor cauzei;
6. datele (perioada) la care se referă actele cauzei;
7. indicarea numărului exemplarului documentelor.
Acesta este setul maxim de elemente care nu este întotdeauna necesar.
Compoziția elementelor antet este determinată de natura documentelor depuse la dosar. De exemplu, datele sunt indicate numai în rubricile cazurilor care conțin documente contabile de planificare sau raportare.
Titlurile cauzelor pot fi clarificate în timpul procesului de formare și clasare a dosarelor.
Titlul documentului din antet poate fi la singular („Registrul problemelor de diplomă”) sau poate fi la plural („Ordinele directorului pentru activitățile principale”).
Dacă în dosar există mai multe tipuri de documente, acestea sunt enumerate la antet. De exemplu: „Documente administrative și instrucțiuni de la organizațiile de nivel superior privind problemele de lucru cu personalul”.
Dacă cazul combină diferite tipuri de documente (mai mult de 2-3) pe o singură problemă, care nu sunt legate de succesiunea documentelor, atunci termenul „Documente” este folosit în titlu. În continuare, este indicat conținutul problemei căreia îi sunt dedicate documentele; la sfârșitul titlului, principalele tipuri de documente sunt enumerate între paranteze.
De exemplu: „Documente privind nominalizările pentru premii și titluri (certificate, depuneri, memorii etc.)”.
Termenul „Documente” poate fi folosit în cazul titlurilor care conțin atașamente la alte documente.
De exemplu: „Documente pentru comenzile de personal (extrase de cont, memorii, certificate etc.)”
Termenul „Caz” este folosit în rubricile cauzelor judiciare, de investigație, de arbitraj și personale care conțin documente legate de succesiunea documentelor cu privire la o problemă specifică.
De exemplu: „Fișierul personal al lui Pyotr Sidorovich Ivanov”.
Titlul, care începe cu cuvântul „Corespondență”, specifică cu cine se desfășoară și pe ce probleme.
Dacă corespondența este efectuată cu un corespondent, este dat numele său specific.
De exemplu: „Corespondență cu firma Consul cu privire la furnizarea de materiale de construcție.”
Dacă dosarul conține corespondență cu mai mulți corespondenți similari, numele acestora în titlul dosarului sunt, în general, date ca denumirea specifică a corespondentului.
De exemplu: „Corespondență cu fabricile de conserve de lactate cu privire la furnizarea și utilizarea containerelor”.
Dacă corespondența se realizează cu diferiți corespondenți pe o singură problemă, atunci corespondenții nu sunt incluși în titlul cazului, ci este indicată doar întrebarea.
De exemplu: „Corespondență despre organizarea formării avansate pentru angajați”.
În titlul cazurilor care conțin planificat sau documentație de raportare, este indicată perioada (an, lună, trimestru).
De exemplu: „Raport anual privind implementarea planurilor de muncă și salarii.”
În cazul titlurilor cu documentatie administrativa, si de asemenea cu protocoale, după indicarea tipului de document (la plural), se indică autorul.
De exemplu: „Procesele verbale ale reuniunilor Comisiei de calificare” pentru anul 2001.
Dacă cazul este în mai multe volume, atunci în cazurile finalizate, în locul anului sunt indicate datele de încheiere, adică data primului și data ultimului document. De exemplu: „Comenzi pentru personal. Volumul 1.13 ianuarie - 30 iunie 2002.”
În cazul anteturilor, dacă este necesar, se indică numărul de copii ale documentelor. De exemplu: „Statutul personalului. Copie".
Titlurile cauzelor privind problemele nerezolvate în termen de un an sunt transferabile. O chestiune în mișcare - acesta este un caz care nu este închis la sfârșitul anului calendaristic (muncă de birou). Un caz de mutare poate dura câțiva ani; de exemplu, un dosar personal este închis numai după concedierea angajatului. Cazurile de transfer sunt incluse în lista de cazuri a organizației pentru anul următor cu același indice.
La titlurile de caz pentru grupare documente electronice Se aplică cerințe generale. Doar în coloana „note” din nomenclatorul fișierelor ar trebui să indicați tipul de suport și locația de stocare a acestuia.
Număr de cazuri (volume, piese) se completează la sfârșitul anului, deoarece se poate dovedi că nu unul, ci mai multe volume de dosare vor fi deschise sub o singură rubrică (volumul cazului nu trebuie să depășească 250 de coli).
Perioada de stocare a fișierului, volumului, părții și numărului de articole conform listei: perioadele de păstrare a documentelor sunt indicate cu referire la numărul articolului conform unei liste standard sau departamentale de documente.
Dacă sunt folosite mai multe liste, numele acestora ar trebui să fie indicate în coloana „Note”.
Lista principală este „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare”.
Pe lângă perioada de stocare, această coloană ar trebui să conțină un link către numărul de serie al articolului. De exemplu: „În mod constant, art. 6-a."
Note completate pe tot parcursul anului dacă trebuie să faceți notițe:
· despre stabilirea afacerilor;
· despre chestiuni de report pentru anul următor;
· privind transferul cazurilor către o altă unitate structurală sau către o altă organizație;
· privind repartizarea cazurilor în vederea distrugerii;
· despre persoanele responsabile cu formarea dosarelor în divizii structurale etc.
La plasarea primului înscris în dosar, se face o notă în lista cauzelor despre înființarea cauzei („cazul a fost deschis”) în coloana „Note”. Acest lucru vă permite să cunoașteți exact numărul de cazuri efective depuse în cursul anului.
În cazul în care o organizație are un caracter sezonier al activității (teatre, instituții de învățământ etc.), specificul evidenței sunt următoarele. O serie de departamente (birou, resurse umane, contabilitate) formulează cazuri în cursul anului calendaristic, adică de la 1 ianuarie. Și în alte departamente, anul de birou începe și se încheie în funcție de sezonalitatea activității.
De exemplu, la școală, treburile departamentului academic se formează de la 1 septembrie. Acest lucru se reflectă în nomenclatorul cazurilor - coloana 5.
La sfârşitul anului calendaristic, la sfârşitul nomenclatorului dosarelor, se întocmeşte o evidenţă definitivă a numărului de dosare deschise pentru perioade de păstrare permanentă şi temporară (separat).
La sfârșitul fiecărei secțiuni a nomenclaturii se lasă 2-3 numere libere (rezerve) pentru stabilirea cazurilor neprevăzute anterior.
Locația tuturor cazurilor în nomenclatură este fixată prin indexarea lor, adică. simbol pentru fiecare. Fiecare caz inclus în lista de cazuri trebuie să aibă un index (număr, și este indicat în coloana 1 a listei de cazuri). Acesta este în esență codul cazului. Prima secțiune a nomenclatorului cazurilor i se atribuie numărul „1” (dacă organizația este mică) sau „01” (în organizațiile mari cu divizii structurale). Apoi, în ordinea importanței - „02”, „03”, etc. În interiorul secțiunilor există titluri de caz cu indecși corespunzători alocați acestora. Indexarea în munca de birou este aplicarea numerelor de serie (înregistrare) și a simbolurilor necesare pe documente în timpul înregistrării, indicând locul executării și depozitării acestora. De exemplu: documentul are numărul 02 – 10/125. Aici: 02 – unitate structurală; 10 – numărul cazului în care este depus documentul; 125 – număr de înregistrare de serie. Părțile componente ale indexului sunt separate între ele printr-o cratimă sau o bară oblică. Este posibil să plasați numărul de serie pe primul loc. Documentele interne, de regulă, nu sunt indexate, ci pur și simplu au un număr de serie. La primire, pe document este plasată o ștampilă de înregistrare - pe marginea inferioară a primei foi din partea dreaptă. Include numele organizației la care a fost primit documentul, data primirii și indexul de înregistrare. Înregistrarea se efectuează pentru contabilitate, control și ușurință în căutarea documentului.
16. Înregistrarea documentelor și construcția unui aparat de referință.
Înregistrarea documentelor este înregistrarea informațiilor necesare despre documente cu aplicarea ulterioară a unui index de birou și a datei de înregistrare pe acestea. La primire, pe document este plasată o ștampilă de înregistrare - pe marginea inferioară a primei foi din partea dreaptă. Include numele organizației la care a fost primit documentul, data primirii și indexul de înregistrare. Indexarea în munca de birou este aplicarea numerelor de serie (înregistrare) și a simbolurilor necesare pe documente în timpul înregistrării, indicând locul executării și depozitării acestora. De exemplu: documentul are numărul 02 – 10/125. Aici: 02 – unitate structurală; 10 – numărul cazului în care este depus documentul; 125 – număr de înregistrare de serie. Înregistrarea se efectuează pentru contabilitate, control și căutare a documentului. Fiecare document se inregistreaza o singura data: documentele de intrare - in ziua primirii, documentele de iesire si interne - in ziua semnarii. Nu toate documentele sunt înregistrate (scrisorile de felicitări, invitațiile, cataloagele, listele de prețuri, avizele, scrisorile marcate „personal”) nu sunt înregistrate. Fiecare instituție are o listă de documente care nu fac obiectul înregistrării. Pentru a înregistra toate categoriile de documente de intrare, ieșire și interne, se utilizează un singur card de înregistrare - RKF (formular de înregistrare și control). Trebuie completat la mașina sau de mână. În instituțiile cu flux redus de documente, toate documentele sunt înregistrate într-un jurnal. La primire, pe document se aplică o ștampilă de înregistrare (pe marginea inferioară a primei foi din partea dreaptă). Include numele organizației la care a fost primit documentul, data primirii și indexul de înregistrare. Pentru documentele interne, se utilizează de obicei numerotarea secvențială. Adesea pentru înregistrare se primesc diverse informații și documente de referință: protocoale, acte, certificate, rapoarte și note explicative, scrisori, mesaje telefonice, faxuri, împuterniciri. Informațiile pe care le conțin pot încuraja acțiunile sau pot fi luate în considerare. Aceste documente servesc adesea ca bază pentru adoptarea documentelor administrative. Sistemul de înregistrare a întregii game de documente a unei instituții permite serviciului de birou sau secretarului unei companii mici, care efectuează toate lucrările de birou, să se întrebe rapid despre starea lucrării cu orice document și locația acestuia. Lucrările de informare și de referință, precum sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate într-o formă tradițională folosind fișiere de referință și într-un mod automat, folosind computere. Un fișier manual de referință tipic este un dulap de dosar sau mai multe sertare, dacă volumul documentelor este mare, în care cardurile de înregistrare sunt aranjate într-o anumită secvență. Cel mai adesea, secțiunile fișierului de referință sunt denumirile diviziilor structurale sau domeniilor de activitate. Este convenabil să plasați carduri în secțiuni în ordine alfabetică. La înregistrare, completați atâtea carduri de înregistrare identice câte fișiere de card există. Durata totală de valabilitate a cardurilor este de 3 ani. În dosarul actelor legislative, de reglementare și administrative cardurile rămân până când sunt înlocuite cu altele noi. Cardurile pentru documente de păstrare permanentă și de lungă durată pot fi transferate la arhiva instituției, unde sunt utilizate în organizarea aparatului științific și de referință al arhivei. Introducerea sistemelor automate de înregistrare a documentelor a îmbunătățit capacitățile serviciilor de informare și referință. Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date vă permit să faceți întrebări cu privire la orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentelor. Se poate elibera o adeverință atât pentru documentele executate, cât și pentru cele încă în curs sau conform unei baze de date de arhivă. De obicei, rezultatele căutării sunt afișate și tipărite sub formă de tabel. Tehnologiile informatice au făcut posibilă reducerea semnificativă a timpului necesar pentru căutarea informațiilor necesare despre documente și documentele în sine, precum și efectuarea mai eficientă a controlului automatizat asupra executării documentelor.
Indexarea cazurilor. Pentru utilizarea practică a nomenclaturii cazurilor, simbolurile atribuite cazurilor - indicii de caz - au o importanță deosebită.
Dacă organizația este mică și nu are părți structurale, nomenclatura acesteia este construită după o schemă de producție sau funcțională. În acest caz, indexul cazului va fi numărul său de serie din nomenclatură: 01, 02, 03 etc.
În nomenclatura consolidată, indicele fiecărui caz include simbolul unității structurale și numărul de ordine al cazului în cadrul unității structurale. De exemplu, indicele de caz 03-02 înseamnă că cazul a fost format într-o unitate structurală căreia i-a fost atribuit indicele „03”, iar în nomenclatorul cauzelor acestei unități, titlul cauzei este numerotat „2” (02).
Indexarea unităților structurale trebuie să fie constantă și repetată de la an la an. Cazurile transferabile sunt introduse în nomenclatură de fiecare dată sub același index.
Vezi si:
Înregistrarea documentelor se realizează prin înscrierea indexului de înregistrare și a datei de înregistrare, urmată de înregistrarea informațiilor necesare despre document în formularele de control al înregistrării (RCF) - fișe de înregistrare sau jurnalele de înregistrare. În practică, două formulare de înregistrare sunt folosite pentru a înregistra documentația de intrare și de ieșire: un card de înregistrare și jurnalele de documente.
Înregistrarea în cărțile de înregistrare se realizează de obicei în instituții guvernamentale cu un volum de flux de documente de peste 600 de documente pe an. Fișele de înregistrare sunt tipărite pe hârtie de formate stabilite (pentru înregistrarea manuală) sau completate cu ajutorul unui computer. Fișa de înregistrare trebuie să conțină următoarele informații despre documentul înregistrat: data înregistrării, informații despre corespondent, data primirii și indexul documentelor (pentru documentele primite), conținutul succint al documentului, informații despre rezoluție sau cui a fost trimis documentul. , o notă privind execuția documentului etc.
În organizațiile cu un volum de flux de documente de până la 600 de documente pe an, este permisă înregistrarea documentelor în reviste. În acest caz, documentele de intrare, de ieșire și documentele interne sunt înregistrate în jurnalele separate. Conținutul detaliilor din jurnalele de înregistrare, documentele de intrare și de ieșire și interne este similar cu conținutul detaliilor din cardurile de înregistrare și control. Cu cantități mici de documente, aceste jurnale pot fi păstrate câțiva ani.
La înregistrare, toate documentele sunt împărțite în mai multe grupuri, fiecare dintre ele trebuie înregistrată separat: documente de intrare, documente de ieșire, documente interne etc.
Documentele de intrare și de ieșire au numere de înregistrare. Numărul de înregistrare al unui document constă dintr-un număr de ordine, care poate fi completat cu un număr alfabetic sau digital al unei unități structurale, un număr de caz conform nomenclatorului cauzelor, un cod de document, un corespondent, un executor etc. componentele numărului de înregistrare sunt separate între ele printr-o bară oblică sau o cratimă. Numărul de înregistrare pentru documentele primite se introduce în următoarea succesiune: număr de înregistrare de serie, numărul cauzei conform nomenclatorului cauzelor (indexul documentelor). De exemplu, numărul de înregistrare al scrisorii primite: Nr. 182/06-14, unde 182 este numărul de serie al scrisorii din cadrul matricei de înregistrare de litere; 06-14 - indice de cazuri conform nomenclatorului cazurilor.
Indexarea documentelor -- aceasta este aplicarea numerelor lor de serie (înregistrare) și a simbolurilor necesare în timpul înregistrării, indicând locul executării (compoziției) și depozitării acestora. Indexul unui document de intrare, de ieșire și intern, de regulă, constă dintr-un index de caz conform nomenclatorului cauzelor și numărului de înregistrare al documentului. Indexurile documentelor și protocoalelor administrative sunt numerele lor de înregistrare, care sunt atribuite independent în cadrul fiecărui tip de document. Numărul de înregistrare al scrisorilor trimise este introdus în ordine inversă.
Numerotarea de serie se efectuează în anul de birou, care corespunde anului calendaristic - de la 1 ianuarie până la 31 decembrie. Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații este format din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea indicarii autorilor documentului.