Vzorový sprievodný list pre základné dokumenty. Zoznam priloženej dokumentácie

Sprievodný list je univerzálny dokument používaný v rôznych oblastiach obchodnej činnosti podniku. Správne vypracovaný „sprievodný dokument“ ušetrí všetky strany od mnohých nedostatkov a nejasností. Ako napísať sprievodný list k dokumentom?

Kedy je to potrebné?

Prácu podniku, najmä veľkého, sprevádza široká škála problémov, ktoré musia byť najčastejšie písomne ​​zdokumentované. Protistrany si vymieňajú správy a oznámenia, doklady vyžaduje banka, daňový úrad, dôchodkový fond, inšpektori. Klienti tiež píšu žiadosti o širokú škálu informácií a dokumentácie.

Vo všetkých týchto prípadoch bude motivačný list záchranou a zároveň dôstojnou tvárou spoločnosti. Napísaná na pevnom formulári, kompetentne zostavená a správne navrhnutá, urobí nielen správny dojem na adresáta, ale bude pre odosielateľa vykonávať aj množstvo praktických funkcií:

• vysvetlí príjemcovi, kto mu píše a prečo;
• prevezme informačnú úlohu a zbaví pripojenú dokumentáciu sémantického preťaženia;
• podrobne zaznamenajte zoznam priložených dokumentov;
• ušetrí peniaze odstránením nepotrebných poštových zásielok pomocou inventára;
• bude pôsobiť ako kompaktný dôkaz o doručení celej hromady dokumentov.

Takto užitočný môže byť pravidelný „doprovod“ pri správnom prístupe!

Ako napísať sprievodný list k dokumentom?

Nie každý vie, ako napísať sprievodný list k dokumentom, hoci je to dôležité.

Zostavenie „sprievodu“ by sa malo začať úvodnou vetou: uveďte číslo prichádzajúcej žiadosti alebo uveďte podstatu problému, o ktorom sa korešpondencia vedie. V nasledujúcich odsekoch listu je logické uviesť základ dokumentu: predpisy, ustanovenia zmluvy, správy o kontrole, predpisy regulačných orgánov atď.

Výpis končí žiadosťou, návrhom alebo dopytom. Po zostavení textu je uvedený zoznam priložených dokumentov s číslovaním, názvom a podrobnosťami, ako aj počet priložených listov.

Požadované podrobnosti sprievodného listu pre dokumenty

Vyššie sme diskutovali o tom, ako napísať sprievodný list pre dokumenty. Teraz trochu o jeho dizajne.

• "Hlava" dokumentu. Označuje pozíciu vedúceho alebo iného zástupcu adresáta, názov podniku alebo celé priezvisko, meno a priezvisko jednotlivca; úplná adresa a PSČ.
• Dátum napísania sprievodného listu, a ak je odosielateľom právnická osoba, tak výstupné evidenčné číslo.
• Oslovovanie adresáta v súlade s pravidlami obchodného listu.Či už je to súkromná osoba alebo vedúci podniku, oslovuje sa krstným menom a priezviskom, pričom sa k nemu pridá adresa „drahý“.
• Podrobný zoznam priložených dokumentov, pretože už zo samotného názvu vyplýva, že písmeno „sprevádza“ určitú hlavnú položku.
• List podpisuje prvá osoba alebo splnomocnený zástupca organizácie, ktorému bolo toto právo udelené vedúcim. Ak je list od súkromnej osoby, potom odosielateľ sám alebo jeho splnomocnenec podpíše „sprievodný dokument“. Pred podpisom je zvykom ručne pridať uistenie „s úctou“.
• Priezvisko, iniciály a spôsob komunikácie vykonávateľa listu.

Toto sú základné požiadavky na formu listu.

Vzor sprievodného listu k dokumentom

Praxou odskúšaný príklad sprievodného listu k dokumentom bude výborným vodítkom pri koncipovaní. Samozrejme, jeho obsah sa bude meniť v závislosti od potrieb kompilátora, ale všeobecná osnova zostáva nezmenená.

Hitrun I.V.

sv. Vasilievskaja, 3.

Kukino - 31005

č.562 zo dňa 04.05.2015

Vážený Ivan Vasilievich!

V odpovedi na Vašu objednávku č. 12/389 zo dňa 4. 1. 2015 vo veci vykonania pultovej neplánovanej mimonávštevnej kontroly Vám oznamujeme nasledovné.

Niektoré dokumenty o zmluvných právnych vzťahoch so súkromným podnikom spoločnosťou Gedeon boli zaistené na základe zaisťovacieho protokolu zo dňa 3. 2. 2015 (kópia je v prílohe).Doklady Vám zasielame k dispozícii podniku vo forme riadne overených kópií podľa prílohy.

Aplikácia (spolu na 6 listov):

1. Kópia platobného príkazu zn. č. 3 zo dňa 15.1.2015 - na 1 strane.
2. Kópia platobného príkazu s bankovou značkou č. 6 zo dňa 14.02.15 - na 1 liste.
3. Kópia správy o odsúhlasení podľa zmluvy o dodávke č. 56/P zo dňa 15.12.2014 - 1 strana.
4. Kópia protokolu o zaistení zo dňa 3. 2. 2015 - 3 strany.

Golokhvastov F. E.

Účinkujú: Pupko A.V.

Tento „doprovod“ je vhodný pre mnohé odchádzajúce materiály na žiadosť vládnych, regulačných a orgánov činných v trestnom konaní, stačí si ho mierne upraviť podľa svojich potrieb.

Sprievodný list k zmluvným dokumentom

Pri uzatváraní obchodných zmlúv často nastáva situácia, keď sú protistrany od seba geograficky vzdialené a nemôžu si dovoliť cestovať za podpisom zmluvy do iného mesta.

V tomto prípade sa vyhotovenie sprievodného listu stáva akýmsi majákom, ktorý umožňuje uzavrieť právne korektnú dohodu na diaľku, bez osobného stretnutia zástupcov. Pomocou sprievodného listu môže jedna strana nielen poslať podpísané zmluvné formuláre na kontrolu, ale aj písomne ​​vyjadriť svoje stanovisko k významným otázkam zmluvy.

Okrem toho sprievodný list umožňuje zaznamenať, čo a v akom množstve bolo priložené a odoslané adresátovi. Napríklad obsah môže byť uvedený nasledovne.

"Posielame Vám dva kópie zmluvy o poskytovaní informačných služieb, podpísané a overené našou pečaťou. Navrhujeme, aby ste uvedený návrh zvážili, a ak súhlasíte, zmluvu podpísali, pričom jeden z podpísaných kópií vrátite našej Príloha: návrh zmluvy v 2 vyhotoveniach na 6 listoch.

Pri odosielaní množstva korešpondencie počas dňa sa často pýtame, ako napísať sprievodný list pre dokumenty?

Sprievodný list k dokumentom je obchodný list, ktorý popisuje balík písomností odoslaných adresátovi. Na základe toho sprievodný list k dokumentom potvrdzuje odoslanie dokumentácie, uvádza jej zoznam a pokyny na zaobchádzanie s ňou a umožňuje určiť lehotu na dokončenie.

Vytvorte sprievodný list dokumenty musia byť na hlavičkovom papieri s uvedením odchádzajúceho registračného čísla odosielateľa. Samotný text dokumentu je rozdelený do dvoch hlavných blokov: správa o odoslaní dokumentov, žiadosť o včasnú odpoveď naň (recenzia, odpoveď, schválenie atď.).

Úvodná časť sprievodného listu sa začína slovami:„Predstavujeme vám...“, „Posielame vám...“ alebo „Posielame vám...“ a pokračuje slovami „na podpis“, „na posúdenie“, „na schválenie“ , „na vyplnenie“ atď. V druhej časti sprievodný list k dokumentom obsahuje informácie o tom, čo je potrebné urobiť s priloženými dokumentmi: „Podpíšte sa...“, „Prezrite si a odošlite...“ atď.

Komu správne napísať sprievodný list k dokumentom, hlavnou vecou je správne naformátovať prílohy, pretože to je hlavná vec v takejto korešpondencii. Na tento účel musí sprievodný list dokumentov obsahovať ich úplný zoznam s uvedením počtu kópií a listov v každom z nich. Názov prihlášky sa uvádza len vtedy, ak nebol uvedený v tele listu. Ak existuje niekoľko aplikácií, sú uvedené za slovom „Aplikácie:“.

Ak sprievodný list k dokumentom obsahuje veľký zoznam príloh, vyhotovujú sa na samostatnom liste ako zoznam príloh, ktorý je z listu prepojený. Ak je potrebné napísať sprievodný list k dokumentom pre viacerých príjemcov a príloha sa posiela len jednému z nich, malo by to byť v liste tiež uvedené.

Existuje niekoľko ďalších pravidiel ako napísať sprievodný list k dokumentom. Ak má list prílohy, treba to patrične označiť a na každej prílohe vpravo hore má byť uvedené, ku ktorému sprievodnému listu patrí. List je podpísaný úradníkom, ktorý má na to právo. Aby ho však neskôr nerušili objasnenia, mal by uviesť aj meno a kontakty na účinkujúceho.

Tiež neodporúča sa uvádzať presný termín splnenia náležitostí listu, ak vaša organizácia nie je vyšším dozorným orgánom. V praxi obchodnej komunikácie sa zvyčajne poskytuje mesiac na preskúmanie takýchto dokumentov. Ak chcete odpoveď dostať skôr, je lepšie ju zadať vo forme žiadosti.

Aby sa ušetril čas v budúcnosti, keď sa opäť objaví potreba napísať sprievodný list k dokumentom, odporúča sa vypracovať formulár na takýto list a podľa potreby ho vyplniť. Ako vidíme, otázka ako napísať sprievodný list k dokumentom, nie je to také zložité.

Vzor sprievodného listu:

Sprievodný list pre dokumenty má niekoľko užitočných funkcií. Pozrime sa, ako ho zostaviť, a ukážeme si aj vzorové motivačné listy pre rôzne obchodné situácie.

Hlavné funkcie sprievodného listu sú potvrdzujúce, odporúčacie a vysvetľujúce.

Zoznam uvedený v liste vám umožňuje potvrdiť odoslanie presne tých dokumentov, ktoré sú v ňom uvedené. Jasné pokyny a odporúčania budú uvádzať, čo robiť s každým prijatým dokumentom, napríklad potvrdiť prijatie, podpísať a poslať späť, informovať atď. Vysvetlivky vám pomôžu pochopiť obsah listu, napríklad v prípade zasielania aktualizovaného daňového priznania na inšpekciu.

Vzor sprievodného listu na stiahnutie

Ako správne napísať sprievodný list k dokumentom

Pre motivačný list neexistuje jasne stanovený formulár. Môžete použiť všeobecnú štruktúru obchodných listov.

Formulár sprievodného listu môže pozostávať z hlavičky, nadpisu, hlavného textu, označenia s počtom príloh a záverečnej časti s podrobnosťami.

Napíšte sprievodný list na hlavičkový papier organizácie a napíšte dátum jeho napísania a registračné číslo.

V hlavičke vľavo uveďte prijímajúcu spoločnosť, ako aj pozíciu, celé meno osoby, ktorej list posielate.

Vytvorte titulok. Začnite svoj hlavný text zdvorilou adresou adresátovi. Dodržiavajte etiku komunikácie, nedovoľte oboznamovať sa.Uveďte zoznam prenášaných dokumentov a ich údaje, poskytnite adresátovi pokyny s vysvetlením, čo robiť s každým prijatým dokumentom. Ak uvádzate nejaké vysvetlenia, jasne opíšte ich podstatu a v prípade potreby uveďte výpočty.

Ak ste vykonaním príkazu uvedeného v liste poverili iného zamestnanca, uveďte jeho celé meno, pozíciu a kontaktné údaje, aby ho adresát mohol ľahko nájsť na interakciu.

Každá spoločnosť bez ohľadu na veľkosť a rozsah činnosti musí dodržiavať etiku podnikania. To vypovedá nielen o jej právnej gramotnosti, ale potvrdzuje aj postavenie serióznej protistrany, ktorá dodržiava všetky pravidlá v podnikateľskom prostredí.Neoddeliteľnou súčasťou vzťahov medzi kupujúcimi, predávajúcimi a ostatnými účastníkmi trhu je sprievodný list.

Pri odosielaní dokumentov poštou k nim musíte pripojiť sprievodný list. Niektoré firmy, ktoré nechcú strácať čas navyše, môžu namietať a povedať, že takáto práca je zbytočná. Budú mať pravdu? Samozrejme, že nie.

1.
2.
3.
4.

Úloha sprievodného listu pre dokumenty

Úloha sprievodných listov v modernej obchodnej kultúre je skvelá:

• Po prvé, po zhliadnutí sprievodného listu mu vaša protistrana nenechá prijatú korešpondenciu bez náležitej pozornosti. Koniec koncov, bude obsahovať odchádzajúce číslo. To znamená, že ten, kto list dostal, je povinný ho zapísať do denníka došlých dokumentov. Preto môžete ako odosielateľ vytočiť číslo príjemcu o niekoľko dní neskôr a opýtať sa, či dostal balík dokumentov so zadaným odchádzajúcim číslom.
• Po druhé, v sprievodnom liste môžete jasne napísať, ktoré dokumenty vám majú byť zaslané späť s podpismi. Verte mi, nielenže si uľahčíte život (ako ukazuje prax, protistrana vždy zabudne na akúkoľvek kópiu dokumentu), ale tiež pomôžete príjemcovi rýchlo zhromaždiť dokumenty na odoslanie.
• Po tretie, vaša protistrana vám nepovie, že nedostala žiadny dokument. Pretože V sprievodnom liste uvediete všetky prílohy (s číslom a dátumom), ktoré posielate, príjemca nebude môcť tvrdiť, že mu napríklad nebol doručený protokol o nezhodách so zmluvou.

Písanie sprievodného listu nie sú regulované regulačnými dokumentmi, takže neexistuje jediný model. Svoj sprievodný list môžete naformátovať pomocou príkladu uvedeného na konci článku.

Dané list je vyhotovený v akejkoľvek forme musíte však zvážiť niekoľko bodov:

• List musí byť vytlačený na hlavičkovom papieri spoločnosti.
• V pravom hornom rohu uveďte, komu je sprievodný list určený.
• Odchádzajúce číslo s dátumom napísania listu by malo byť vytlačené v ľavom hornom rohu.
• Nezabudnite napísať, prečo dokumenty protistrane posielate. Napríklad, ak posielate zmluvu o dodávke kupujúcemu, uveďte, že žiadate protistranu, aby sa oboznámila s jej obsahom, a potom zmluvu odošlite poštou s pečiatkou a podpisom manažéra. Okrem toho uveďte, že v prípade nesúhlasu s niektorými bodmi môže kupujúci spísať protokol o nesúhlase a zaslať ho v dvoch vyhotoveniach.
• Nezabudnite na obchodnú etiku, vrátane slov a fráz v liste ako „drahý“, „žiadame vás“, „s rešpektom“.

Kto by mal podpísať sprievodný list

Ak máte záujem o kto by mal podpísať sprievodný list, potom je niekoľko možností. Keď riaditeľ pošle list spolu s komerčným návrhom na spoluprácu, tak ho, samozrejme, musí podpísať. Koniec koncov, korešpondencia sa v podstate uskutočňuje medzi dvoma vodcami.

Ak sprievodný list vypracuje účtovník na zaslanie primárnych dokumentov dodávateľom, mal by ho podpísať iba hlavný účtovník. V tomto prípade musí list uvádzať, že dokumenty sú určené pre hlavného účtovníka podniku protistrany.

Na konci sprievodného listu musíte uviesť svoje Kontaktné údaje aby Vás príjemca korešpondencie mohol kontaktovať v prípade otázok ohľadom prijatých dokumentov.

Vzor sprievodného listu k dokumentom

*Kliknutím na obrázok zobrazíte obrázok v plnej veľkosti

Sprievodný list je forma obchodnej etikety. Okrem jednoduchej evidencie prenášaných dokumentov obsahuje odporúčania na manipuláciu s nimi. Okrem toho môžete podľa registračných údajov určiť čas vykonania a skutočnosť odoslania. Príklad, ako napísať sprievodný list k dokumentom, nájdete v článku.

Ako napísať sprievodný list pre dokumenty

Neexistuje žiadna jednotná forma písania. Požiadavky na prípravu organizačnej a administratívnej dokumentácie sú popísané v GOST R 6.30-2003. Odporúčajú sa požiadavky tejto normy.

Ako napísať sprievodný list k dokumentom? Začnime základnými pravidlami:

• na hlavičkovom papieri spoločnosti;
• s uvedením dátumu a registračného čísla.

Pozrime sa bližšie na vzor motivačného listu o zasielaní dokumentov, na aké hlavné časti možno text rozdeliť a aké informácie by sa v nich mali odraziť.

Príklad sprievodného listu k dokumentom

Zamestnanci podniku musia takéto požiadavky nielen posielať protistranám, ale ich od nich aj prijímať. Pre obchodných úradníkov má zmysel vypracovať formulár pre prichádzajúci sprievodný list pre dokumenty. Bude sa vyžadovať, ak protistrana poskytne balík bez vysvetlenia. Často sa to stáva pri spolupráci s fyzickými osobami, ale pre právnické osoby tento prípad nie je výnimkou. Na optimalizáciu toku dokumentov bude môcť protistrana vyplniť navrhovaný formulár, v ktorom budú uvedené všetky potrebné informácie.

Vzor sprievodného listu na prenos dokumentov. Formulár určený na vyplnenie protistranou:

Čo neuvádzať

Text výzvy je vedený v obchodnom štýle. Napriek tomu, že správa nie je nezávislou formou, nemali by ste pri jej zostavovaní dovoliť známosť. Sprievodný list dokumentov by nemal hodnotiť, čo sa deje, byť emotívny a obsahovať frázy, ktoré môžu príjemcu tak či onak uraziť. Príklad fráz, ktoré nemožno použiť, a možnosti ich nahradenia:

Kto podpíše list

Odvolanie môže podpísať vedúci oddelenia, vedúci, hlavný účtovník alebo vedúci organizácie. V tomto prípade treba dodržiavať komunikačnú etiku. Ak text obsahuje výzvu k vedúcemu spoločnosti, potom ju musí podpísať rovnocenný konateľ. Malo by sa tiež pamätať na to, že manažér deleguje vykonávanie pokynov na výkonných umelcov. Preto by mal riaditeľ pri podpise uviesť kontakty na dodávateľa, aby príjemca nemusel strácať čas hľadaním zodpovednej osoby. Tlač v tomto prípade nie je povinná.

Príjemca pri prevzatí pridelí dokladu došlé číslo a dátum, ktoré referentka zadá ručne alebo pomocou pečiatky. Pomocou týchto informácií bude možné jednoducho sledovať fázy jej prechodu a objasniť, na akej úrovni posudzovania sa aplikácia v tom či onom čase nachádza.