Як часто ми помічаємо, що одні люди за день можуть встигнути виконати безліч справ, інші ж, навпаки, вічно скаржаться, що нічого не встигають, адже для всіх дано однакову кількість часу на добу. Чому хтось може займатися бізнесом та приділяти увагу своїм дітям та дружині, а хтось, пробувши на роботі весь день, вдається додому і іноді навіть не може відпочити пару хвилин перед початком нової справи, адже до кінця дня йому ще належить багато виконати. .
У чому полягає різниця? Існують базові причини нестачі часу, яких необхідно позбутися у своєму житті.
1 Витрата часу на непотрібні відносини
Поспостерігай за тими людьми, які постійно скаржаться на нестачу вільного часу. Ці особи постійно засідають у соціальних мережах, за будь-якої зручної нагоди поспішають попити кави або чай, часто базікають зі своїми колегами і природно спізнюються на роботу. Звичайно ж, наприкінці дня у них виникає маса невиконаних завдань, які необхідно або доробляти в офісі або брати додому. Тому під час робочого дня постарайтеся займатися лише потрібними справами.
2. Невміння відмовляти людям
Проаналізуйте своє спілкування з людьми, що вас оточують. Буває так, що вас часто просять про позику, яка зовсім не вписується у ваш графік. Ви природно хочете допомогти людині і погоджуєтеся, хоча розумієте, що доведеться витратити свій вільний час. Ви просто не вмієте говорити людям слово "Ні". Необхідно зрозуміти, чи зможете ви виконати все вчасно, щоб не завдавати шкоди своєму вільному часу. Якщо ви розумієте, що це не так, то ввічливо та наполегливо відмовте людині.
3. Незнання та нерозуміння власних обов'язків
Перед тим, як почати братися за роботу, важливо зрозуміти, в чому її суть. Якщо ж ви абсолютно не уявляєте, що буде в результаті, то не зумієте правильно визначити час на її виконання і не вкладетеся в потрібний термін.
4. Немає чіткого планування робочого дня
Однією великою причиною нестачі часу є не складання плану на поточний день. Важливо зранку записати у щоденник усі завдання, які потрібно зробити. На першому плані мають бути термінові справи, на другому – другорядні. Слід завжди правильно розставляти пріоритети, інакше можна все не встигнути.
5. Усі справи робити наодинці
Найчастіше ми намагаємося всю свою роботу зробити самостійно, але часу на все не вистачає. Тому навчитеся просити допомоги у оточуючих вас людей, це можуть бути друзі, родичі, колеги. Якщо все їм правильно пояснити, чітко розповісти та показати, то ваші помічники все зроблять не гірше за вас. Робота буде виконана вчасно, а у вас буде вільний час на відпочинок.
6. Невміння закінчувати розпочате
Коли ви вирішили взятися за нову справу, переконайтеся, що попереднє закінчено повною мірою. При відкладанні справ на потім вони складуються в довгий ящик, і розібрати його буде з кожним днем все складніше. Приступаючи до поставленої задачі, не слід займатися паралельно ще однією, так ви витратите більше часу та сил. Зосередьтеся на одному, а потім приступайте до іншого. Ваша увага буде сконцентрована і ви не тільки заощадите на часі, але ще й не наробите помилок, які доведеться виправляти.
Ми самі керуємо своїм часом, тому правильно ним розпоряджайте, щоб його вистачало на сім'ю, близьких та відпочинок, а не лише на роботу. Використання цих простих порад дозволить прибрати причини нестачі часу і зробить ваше життя більш упорядкованим.
Ми часто скаржимося на брак і брак часу, але не завжди усвідомлюємо, що причини втрати часу криються в нас самих. Чому одні люди встигають зробити у кілька разів більше, ніж інші? Ейнштейн відкрив велику кількість фізичних законів, Колумб відкрив Америку, а хтось не встигає за все своє життя відкрити жодну книгу.
Старовинна англійська приказка каже - « Втрачений часзнайти не можна», але можна знайти причини, через які ми відчуваємо брак та нестача часу.
Причин, через які ми відчуваємо нестачу часу, безліч, вони можуть бути внутрішні і зовнішні, це може бути як невміння планувати свій час, так і відсутність захопленості справою, якою займаємося, це можуть бути особисті якості та риси характеру… У цій статті хотілося б навести основні внутрішні моменти, через які втрата робочого часустає проблемою – перерахувати поглиначів, пожирачів та вбивць нашого часу.
Ось вони, основні причини, що ведуть до втрати часу:
- Невміння чи небажання планувати робочий час;
- Відсутність почуття часу;
- Звичка братися за кілька справ одночасно;
- Невміння розставляти у справах пріоритети (корисно буде дізнатися що таке матриця пріоритетів Ейзенхауера);
- Бажання бути всім корисним;
- Невміння відмовити та твердо сказати «НІ!» ;
- Безлад за робочим столом;
- Відсутність звички вести запис;
- Пошук необхідних записів та документів, адрес та номерів тощо;
- Повільність і нерішучість;
- Надмірний поспіх у справах;
- Жаль про помилки та минулі невдачі;
- Надмірна товариськість;
- Відволікаючі телефонні розмови;
- Звичка годинник на проліт проводити час за грою в комп'ютерні ігри та переглядом телевізора;
- Спілкування у соціальних мережах (Вконтакте.ру, Однокласники.ру та інших.) й у різних чатах;
- Звичка кожні двадцять хвилин перевіряти пошту, форуми, блоги, RSS-стрічку або іншу інформацію;
- відкладання важливих справ на кінець робочого дня;
- Нестача відпочинку та недосипання (причиною якого може бути невміння швидко заснути);
- Нестача мотивації (до речі, для когось може бути корисним перегляд мотивуючих фільмів про успіх);
- Боязнь і невміння делегувати повноваження;
- Неповна чи запізніла інформація;
- Лінь;
- Куріння;
Не завжди, щоб надолужити втрачений час, Треба мчати стрімголов, але все-таки прагнення зробити справу якнайшвидше - відмінна риса багатьох успішних людей, усіх тих, кому багато в житті вдалося встигнути. Щоб не відчувати нестачі часу, треба діяти без зволікань, а цьому сприяє вміння швидко думати та приймати рішення.
Згадаймо слова Олександра Васильовича Суворова, великого російського полководця, який навіть у похилому віці не їздив, а скакав, не ходив, а бігав, не обходив стоїть на його шляху, а перестрибував через нього – « Я дію не годинами, а хвилинами. Одна хвилина вирішує результат битви, одна година – успіх цілої кампанії, а один день – долі цілої держави.».
Так що якщо ви прагнете успіху, хочете багато в житті встигнути і вам шкода втраченого часу - уважно вивчіть список, відзначте причини, через які ви найчастіше втрачаєте свій час і почніть роботу над їх усуненням.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.
Катастрофічна нестача часу – одна з центральних проблем у житті сучасної людини. Нерідко відчуття загнаності на роботі поєднується з відчуттям того, що ми упускаємо у житті головне. Найчастіше ми потрапляємо в пастку часу, тому що не до кінця розуміємо значення таких факторів, як терміновість та важливість. Знаменитий Стівен Кові пропонує своє вирішення цієї проблеми.
У той час як більшість людей - заручники терміновості, Стівен Кові та його співавтори за книгою «Головна увага – головним речам» пропонують концепцію управління життям та часом четвертого покоління, що базується на парадигмі важливості.
Найкраща стаття місяця
Маршалл Голдсміт, найкращий бізнес-тренер за версією Forbes, розкрив методику, яка допомогла топ-менеджерам Ford, Walmart і Pfizer піднятися кар'єрними сходами. Ви можете безкоштовно зберегти консультацію, яка коштує 5 тис. дол.
У статті є бонус: зразок листа-інструкції для працівників, який має написати кожен керівник, щоб підвищити продуктивність праці.
Ця концепція відкидає підхід сучасного тайм-менеджменту до управління часом (діяти швидше, ефективніше, наполегливіше) і висуває на перший план дотримання певних законів та універсальних принципів (зокрема і моральних).
Принципцентричний підхід, за Кові, - це не черговий хронометр, а компас. "Набагато важливіше розуміти, куди і навіщо ви йдете, а не з якою швидкістю", - стверджує автор. Терміновість має бути підпорядкована важливості. Кові вважає, що залежність від терміновості схожа на наркотичну. Подолання такої залежності служить концепція управління життям та часом четвертого покоління. Вона полягає у наступному.
- Як керувати часом: золоті правила самоменджменту
3 покоління традиційного управління часом
Поняття «покоління» стосовно управління часом Кові використовує у тому сенсі, як, наприклад, «покоління комп'ютерної техніки»: кожне нове покоління створюється з урахуванням попереднього, але відрізняється більшою ефективністю.
Перше покоління управління часом будувалося на простих пам'ятках (листочках-нагадувачах зі списком справ: написати звіт, відвідати збори, відремонтувати машину, прибратися в гаражі).
- Навчання менеджерів з продажу: як виховати надійну команду
Друге покоління - це планування та підготовка. Його основні інструменти – блокноти та календарі зустрічей. Цей підхід передбачає продуктивність та особисту відповідальність у постановці цілей, попереднє планування майбутніх подій та дій.
Третє покоління - планування, розстановка пріоритетів та контроль. Представники цього покоління ставлять перед собою довго-, середньо- та короткострокові цілі, розставляють пріоритети у своїх повсякденних справах. Як інструменти вони використовують різного роду органайзери, електронні або паперові, з деталізованими формами та графами для повсякденного планування.
Четверте покоління – перехід від управління часом управління собою.
Три покоління традиційного тайм-менеджменту відображають значний шлях, що пройшло розвинене суспільство від стихійного розпорядження часом до більшої ефективності життя. Продуктивність, планування, розстановка пріоритетів, прояснення цінностей та постановка цілей відіграють у наші дні дуже важливу роль у бізнесі, а й у інших сферах.
- Керівник відділу продажу: як стати відмінним управлінцем
Четверте покоління пропонує зовсім інший підхід, заснований швидше на управлінні власним життям, ніж на управлінні часом. Як пояснює Стівен Кові, увагу слід фокусувати не на тому, щоб робити щось правильно або з певною швидкістю, а на тому, щоб робити правильну справу в потрібний час.
Четверте покоління ґрунтується на трьох центральних ідеях:
1. Реалізовувати насамперед чотири основні людські потреби та здібності – жити, любити, вчитися та залишити спадщину.
2. Використовувати принцип «істинної півночі» – чітко розуміти, де ви знаходитесь, куди хочете потрапити та яким маршрутом потрібно йти.
3. Розкривати потенціал та застосовувати чотири людські обдарування - самосвідомість, совість, незалежну волю та творчу уяву.
Кожна з цих ідей є варіантом відповіді питання: як виділити у житті головне, тобто. зробити так, щоб основні речі зайняли основні місця у списку повсякденних пріоритетів?
Для переходу від традиційного тайм-менеджменту до нової концепції керівництва Стівен Кові радить насамперед освоїти процедуру аналізу матриці управління часом. Що це таке, ви можете дізнатися всього за 15 хвилин, прочитавши книгу Стівена Кові «Головна увага – головним речам» у нашій Бібліотеці "Головна думка. Бізнес-книги у короткому викладі".
Парадоксально, але саме почуття, що Вам завжди не вистачає часу, змушує Вас відволікатися; Ви намагаєтеся впоратися з невідкладними справами за рахунок важливих довгострокових завдань, таких як розробка способу більш ефективного управління часом для подальших проектів.
Виявляється, коли ми витрачаємо всі сили на те, щоб лише «залишатися на плаву», це впливає наші розумові здібності. Як з'ясували економіст Сендхіл Муллеїтан та психолог Елдар Шафір – автори книги «Дефіцит: Чому брак чогось так багато означає» (Sendhil Mullainathan, Eldar Shafir Scarcity:WhyHavingTooLittleMeansSoMuch), цей стан розвиває в нас свого роду короткозорість, «заважає нам підходити до роботи творчіше, планувати на перспективу, зберігати контроль над ситуацією». Іншими словами, кількість часу, який у Вас є на виконання роботи, залишається незмінною, але почуття, що Ви не встигаєте, знижує Вашу продуктивність.
На щастя, уникнути пастки нестачі часу можливо, якщо змінити свій спосіб мислення.
1. Захистіть пріоритети, озвучивши їх вголос.
Неправильне ставлення до дефіциту часу може змушувати Вас нехтувати пріоритетами, які не належать до найближчої перспективи. Ви починаєте ігнорувати важливі, але нетермінові питання, такі як здоров'я, стосунки, читання, роздуми або навчання. Електронні листи та завдання зі списку на сьогодні здаються серйознішими, ніж необхідність ходити до спортзалу. Ви весь час повторюєте «Я займуся цим згодом», але насправді ці завдання губляться на тлі термінових справ і залишаються невиконаними.
Зацикленість на тому, що Вам не вистачає часу, змушує Вас відкладати нетермінові справи.
Щоб впоратися з цим, Лаура Вандеркам, автор книги «168 годин: Ви маєте більше часу, ніж Вам здається» (Laura Vanderkam 168 Hours:YouHaveMoreTimeThanYouThink), пропонує замінювати фразу "У мене зараз немає на це часу" словами "Це не є для мене пріоритетом", щоб визначити, які цілі для Вас насправді важливі. Замість того, щоб сказати: «У мене немає часу працювати над своїм романом», спробуйте сказати чітко і вголос: «Письменництво для мене не пріоритет», і подивитися, як Ви себе відчуєте. (Напевно, це буде не дуже приємно спочатку, але в тому-то і вся суть.) Замість того, щоб вигадувати собі виправдання типу «Я не можу знайти у своєму розкладі час для спортзалу, тому що у мене аврал на роботі», скажіть собі: "Моє здоров'я для мене не пріоритет".
Вчиняючи так, Ви зможете перестати уникати правди і чіткіше усвідомити свої цілі у житті. Ця зміна у підході також допоможе Вам побачити, як Ви запозичаєте час у своїх довгострокових пріоритетів заради термінових дедлайнів. І якщо щось справді виявиться для Вас непріоритетним, подумайте над тим, щоб залишити це.
2. Заплануйте тяжкі справи на той час, коли Ви найбільш продуктивні.
Навіть думки про майбутню складну роботу можуть вплинути на Вашу продуктивність. У ході іншого дослідження Муллеїтан і Шафіра одній групі людей, які сиділи на дієті, запропонували знайти в тексті слово "пончик", а іншій групі - слово "картина". Виявилося, що першій групі потрібно в середньому на 30% більше часу на виконання цього завдання. Проста думка про спокусу у вигляді солодощів заважала тим, хто слідує дієті, добре виконувати роботу.
Схожий феномен спостерігається, коли Ви турбуєтеся про дефіцит часу. Ваша турбота про терміновий проект заважає Вам виконувати решту роботи. Цей постійний дратівливий фон обмежує Ваші можливості, через що Ви робите більше помилок у роботі, якою займаєтеся в даний момент, і таким чином втрачаєте ще більше часу.
Замість того, щоб переживати про те, коли Вам слід займатися тим важливим завданням, через яке Ви нервуєте, краще спитайте себе, коли у Вас настає пік продуктивності протягом дня. Для ефективного керування часом важливу (але не термінову) роботу слід виконувати в період, коли Ви більш продуктивні. Так Вам не доведеться займатися важливою справою у невідповідний для цього момент (коли Ви не здатні працювати добре). Крім цього, Ви зможете знову відчути відчуття контролю над ситуацією.
Наприклад, якщо Ви розумієте, що втома після роботи заважає Вам займатися своїм стороннім проектом, спробуйте вставати раніше і працювати над ним сутра.
3. Не шкодуйте свого часу для інших.
Зацикленість на нестачі часу змушує Вас скупитися. У Вас починають з'являтися різні безглузді думки, наприклад, Ви вважаєте, скільки хвилин Ви простояли в черзі за кавою, або про себе проклинаєте всіх перехожих, які заважають Вам рухатися швидше дорогою на роботу. У такі моменти не шкодувати свого часу – останнє, що Вам хочеться зробити.
Однак, думати і діяти відповідно до девізу «У мене є достатньо часу, щоб не шкодувати його і бути щедрішим» виявляється напрочуд корисним. Коли Ви просто ділитеся своїм часом з іншими людьми, навіть однією хвилиною, виникає відчуття «достатку часу».
В ході одного експерименту, проведеного професорами з Йеля, Уортона і Гарворда, з'ясувалося, що люди, які почали витрачати по 15 хвилин свого часу, допомагаючи проблемним студентам з навчанням, пізніше приділяли більше часу роботі, що слідувала за цим. Якимось чарівним чином виявилося, що щедрі на якийсь час люди були більш продуктивні і відчували, що у них є більше часу.
Ви не можете контролювати всі події, які відбуваються протягом дня, але ви можете керувати своєю реакцією на них. Змініть свій спосіб думки, і Ваша продуктивність зросте.
У XIV столітті з'явився годинник, і ми перетворилися на бранців часу, який почав контролювати всі сфери нашого життя. Час перетворився на ворога.
Ми намагаємося вичавити з часу, що ми відпустили, все, що можна. Однак, можливо, все навпаки: цей час вичавлює з нас усі сили.
Біг по колу циферблату
І ось уже 700 років ми намагаємося вичавити з відпущеного нам часу все, що можна. Проте результати сучасних досліджень свідчать, що, можливо, все навпаки: цей час вичавлює з нас усі сили.
Відчуття хронічної нестачі часу - це, можливо, хвороба, причому така ж поширена, як звичайна застуда, і так само шкідлива для організму, як хронічний стрес. Відчуття, ніби ти потрапив у лещата часу, стає причиною багатьох, якщо не всіх, симптомів стресу, у тому числі підвищення частоти серцевих скорочень та кров'яного тиску, безсоння, нападів безпричинної тривоги, м'язової напруги та постійної дратівливості. Переважне відчуття того, що час підганяє, змушує поспішати і наш власний біологічний годинник, що веде до передчасного старіння і може стати причиною передчасної смерті.
До чого призводить гонка за часом?
Спроби наздогнати за часом можуть:
Порушити роботу серця: дослідження показали, що у людей, одержимих нестачею часу, ймовірність інфаркту вдвічі вища, ніж у людей спокійних та менш залежних від часу;
Посилити вироблення таких гормонів, як адреналін, які сприяють підвищенню м'язової напруги та вмісту в крові холестерину та інших речовин, що звужують просвіт артерій, що збільшує ймовірність серцево-судинних захворювань;
Порушити нормальне харчування. Життя «на бігу» зазвичай супроводжується таким же стереотипом харчування, а коли ви поспішайте, то найчастіше «на бігу» вистачаєте солодощі, чіпси, гамбургери, випічку тощо, перевантажену жирами і холестерином;
Зменшити ефективність імунної системи. Для деяких людей гарячковий темп життя може бути способом придушити роздратування чи інші негативні емоції.
Проте чим завзяті ми заганяємо всередину неприємні думки, тим сильніше вони впливають на імунну систему, роблячи нас сприйнятливішими до грипу, нежиті та інших респіраторних захворювань.
Засудіть себе до суворого режиму
На перший погляд, найкращим засобом від постійного тиску часу може бути тривалий розслаблюючий відпочинок. Насправді це лише тимчасове вирішення проблеми. Зрештою хронічний поспіх, від якого ви втекли, зустріне вас знову, коли ви повернетесь до роботи. Найкращим виходом можуть стати ті заходи, які легко вписуються у ваше повсякденне життя. Ви можете внести деякі корективи у свою повсякденну роботу та домашню обстановку, які дозволять вам швидше відійти від напруги дня.
1. Чим більше різних обов'язків ви на себе звалите, тим сильніше відчуватимете на собі час. Зосередьтеся на якійсь одній справі, і ви будете рідше дивитися на годинник. Завжди прибирайте з робочого столу всі папери та інструменти, які не потрібні в даний момент.
2. Не беріть на себе нові обов'язки, якщо вам їх уже відпущено щедрою рукою. Один із кращих засобів від нестачі часу - ввічлива, але тверда відмова від деяких навантажень.
3. Відчувши, що час починає підтискати, влаштуйте собі маленький перепочинок: перервіть свої дії, зробіть паузу у спілкуванні.
4. Щодня приділяйте особисто собі принаймні 15-20 хвилин, навіть якщо не вдалося переробити всі справи у своєму списку. Адже ви щодня чистите зуби вранці і ввечері, щоб не було карієсу. Використовуйте цей час, як хочете: погуляйте, почитайте, займіться медитацією.
5. На кінець дня плануйте найлегші справи. Це допоможе вам скинути напругу завантаженого дня та позбутися відчуття нестачі часу перед відходом додому. Останні півгодини почитайте спеціальний журнал або наведіть порядок на робочому місці.
6. Повернувшись додому, виділіть деякий час на те, щоб прийти до тями після роботи. Посидіть кілька хвилин у машині, прогуляйтеся із собакою, пограйте з дітьми або прийміть теплий душ, змиваючи напругу дня. Подібний ритуал допомагає "переключити швидкість".
7. Якщо у вас туго з часом, то, напевно, у ваших близьких теж. У такій ситуації легко втратити зв'язок. Спільні заходи (вилазки на природу всією сім'єю, спільні вечері) послаблюють залежність від часу та роз'єднаність.
Навчіться жити тут і зараз
Постійний поспіх змушує людину забувати про свої найпростіші фізіологічні потреби. Абсолютно всім нам потрібне дозвілля, щоб розслабитися та відновити сили. Під дозвіллям слід розуміти час, коли на людину не тисне відповідальність. Один із способів звільнитися від несамовитих перегонів - завести собі якесь спокійне хобі, яке не потребує поспіху, наприклад зайнятися колекціонуванням, садівництвом.
Працюєте ви чи відпочиваєте, рекомендується занурюватися у улюблену справу, роботу чи хобі так глибоко, щоб втратити рахунок часу. Тиск часу відчувається лише тоді, коли ви відчуваєте жаль про минуле або занепокоєння майбутнього. Навчившись зосереджуватися на поточному моменті, ви менше відчуватимете себе в лещатах часу. Якщо ви уповільните темп життя і почнете жити зараз, тут і зараз, тиск часу не відчувається.
Хоч би як ми намагалися розтягнути час, все одно на добу залишаються ті ж 24 години. Щотижня на роботу та розваги нам відпущено цілих 168 годин, 10080 хвилин, або 604800 секунд. Значну частину часу ми проводимо у біганні та метушні, намагаючись все встигнути. За надзвичайно напружений ритм життя ми розплачуємося стресами та хворобами. Тим часом, «якщо ви здатні сприймати плин часу без поспіху і суєти – це вже саме собою багатство» .