Как улучшить условия труда в офисе. Проведение соут

В офисах многих организаций имеются электрочайники, кофеварки, СВЧ-печи, холодильники, телевизоры и другая бытовая техника и электроника. Нередко компании покупают для своих сотрудников питьевую воду, а также моющие и чистящие средства и инвентарь для уборки помещений. Как обосновать в налоговом учете расходы на бытовую технику, предметы интерьера и др.? Какие решения принимают арбитражные суды по данному вопросу?

16.11.2009
href="http://rnk.ru/journal/archives/2009/20/nalogovyj_klub/problemnaja_situacija/obespechenie_rabotnikam_normalnyh_uslovij_truda_ili_bytovaja_tehnika_v_ofise106039.phtml">«Российский налоговый курьер»

Обязанности по обеспечению безопасных условий труда возлагаются на работодателя. Так сказано в статье 212 ТК РФ. Причем работодатель должен не только обеспечить безопасность сотрудников при выполнении ими трудовых обязанностей, но и санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание в соответствии с требованиями охраны труда. Речь в данном случае идет (ст. 223 ТК РФ):
об оборудовании для работников санитарно-бытовых помещений, помещений для приема пищи, оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки;
об установке аппаратов для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой;
о создании санитарных постов с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи, и др.

В подпункте 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ указано, что расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, включаются в прочие расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако ни в названном подпункте, ни в других нормах главы 25 НК РФ не уточняется, какие именно затраты относятся к расходам на обеспечение нормальных условий труда.

Не содержится таких разъяснений и в письмах Минфина России. Поэтому перед тем, как признать те или иные расходы на улучшение условий труда либо принять к учету бытовую технику, целесообразно, во-первых, оформить документы, которые помогут подтвердить эти расходы, и, во-вторых, проанализировать, как складывается арбитражная практика в аналогичных случаях.
Рекомендуемый пакет документов

Итак, работодатель обязан создать работникам нормальные (безопасные) условия труда. Об этом говорится в статьях 22, 163 и 212 ТК РФ. Перечень мероприятий, проведение которых обеспечивает нормальные условия труда в конкретной организации, следует закрепить в локальном нормативном документе, например в положении об охране труда, правилах внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и технике безопасности, приказе или распоряжении руководителя. В зависимости от специфики деятельности организации обязательства работодателя по созданию приемлемых условий труда можно разделить на две группы:
обеспечение нормальных условий труда на рабочем месте, включающее оборудование рабочего помещения кондиционерами, вентиляторами, обогревателями, ионизаторами воздуха, шторами, жалюзи, удобной мебелью и т. п.;
создание санитарно-бытовых условий для отдыха и питания сотрудников в течение рабочего дня (оборудование помещений для приема пищи и отдыха, приобретение электрочайников, кофеварок, СВЧ-печей, холодильников, кулеров для воды и самой питьевой воды, кухонной мебели и посуды).

Если, кроме трудовых договоров, между работниками и работодателем заключен также коллективный договор, мероприятия по созданию нормальных условий труда целесообразно прописать и в этом документе. В организациях, в которых нет коллективного договора, указанные мероприятия можно перечислить непосредственно в трудовых договорах, заключаемых с работниками, либо сделать в трудовых договорах ссылку на соответствующий локальный нормативный акт, в котором данные мероприятия прописаны подробно.

Отметим, что согласно статье 8 ТК РФ в коллективном договоре может быть предусмотрена необходимость согласования принимаемого локального нормативного акта с профсоюзной организацией или иным представительным органом трудового коллектива. Порядок учета мнения профсоюзной организации изложен в статье 372 ТК РФ.

Требования к обеспечению безопасных для работников условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами РФ. Так сказано в пункте 1 статьи 25 Федерального закона от 30.03.99 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Значит, в локальном нормативном документе или соответствующем разделе трудового (коллективного) договора работодатель может сослаться на действующие в настоящий момент на территории России санитарно-эпидемиологические правила и нормы (СанПиН) и строительные нормы и правила (СНиП).

Например, при оборудовании места для приема пищи следует руководствоваться требованиями СНиП 2.09.04—87. В них указано, что комната для приема пищи должна быть оборудована умывальником, стационарным кипятильником, электрической плитой, холодильником. Закрепление в коллективном договоре или локальном нормативном документе обязательств работодателя по приобретению для работников электрочайника, СВЧ-печи и другой бытовой техники со ссылкой на названные СНиП послужит одним из весомых аргументов для обоснования расходов на данную технику.

Можно также воспользоваться рекомендациями о примерном содержании раздела обязательств работодателя и работника по условиям и охране труда в трудовом (коллективном) договоре. Данные рекомендации разработаны Минтрудом России и доведены до сведения организаций письмом от 23.01.96 № 38-11. Кроме того, работодателю необходимо учесть Рекомендации по планированию мероприятий по охране труда, утвержденные постановлением Минтруда России от 27.02.95 № 11.

Допустим, по условиям производства (работы) предоставление работникам перерывов для отдыха и питания невозможно. В этом случае работодатель должен обеспечить сотрудникам возможность отдыха и приема пищи в рабочее время (ст. 108 ТК РФ). Перечень таких производств (работ) и места для отдыха и приема пищи нужно зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Чем подробнее в этом документе будет прописано, какую мебель, бытовую технику, посуду и электронику (например, телевизор, музыкальный центр, DVD-проигрыватель) организация обязуется приобрести для комнаты отдыха и приема пищи, тем больше шансов у компании доказать обоснованность расходов на оборудование и содержание такого помещения.

Дополнительными документами, подтверждающими необходимость приобретения бытовой техники в офис, могут служить должностные инструкции работников, предусматривающие непрерывный характер работы (без перерыва на прием пищи) в течение дня либо ненормированный рабочий день или круглосуточные дежурства.

Нередко организации приобретают ту или иную бытовую технику и электронику, чтобы использовать ее не для удовлетворения санитарно-бытовых нужд сотрудников, а непосредственно в производственном процессе. Например, страховые компании фиксируют повреждения застрахованного имущества с помощью фотоаппаратов и видеокамер. Организации, занимающиеся строительством и проведением капитального ремонта, также активно пользуются фотоаппаратурой с целью фиксации объемов и контроля качества выполненных работ. Видеомагнитофоны и музыкальные центры могут быть использованы для проведения инструктажа и обучения персонала правилам техники безопасности на производстве.

В подобных ситуациях для обоснования затрат на приобретение бытовой техники и электроники целесообразно при ее передаче в эксплуатацию указать, в каких подразделениях и для каких целей она будет использоваться. Такие сведения обычно отражаются в акте о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-111), карточке учета материалов (форма № М-1722), приказе или распоряжении руководителя. Если в организации подробно описан технологический или управленческий процесс, то есть имеются технологические карты, положения о контроле качества выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг) и другие аналогичные документы, порядок использования бытовой техники и электроники в производственных целях нужно закрепить в этих документах.

В то же время организации-работодателю следует быть готовым к тому, что даже при наличии перечисленных документов свое право на признание в налоговом учете расходов на бытовую технику и электронику скорее всего придется отстаивать в суде. Разумеется, чем подробнее в трудовых (коллективном) договорах и локальных нормативных актах будут прописаны обязанности работодателя по созданию для работников нормальных условий труда, тем больше вероятность доказать в суде правомерность учета в целях налогообложения прибыли расходов на бытовую технику и электронику.

Арбитражная практика по аналогичным спорам свидетельствует, что наличие у организации комплекта взаимосвязанных документов (состоящего, например, из коллективного договора, должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, приказов и распоряжений руководителя) позволяет включить в расходы стоимость практически любых видов бытовой техники и электроники.

Конечно, малому предприятию вряд ли стоит тратить время на составление названных документов ради одного электрочайника. Проще расходы на его приобретение не учитывать в целях налогообложения. Но для крупного или даже среднего предприятия, имеющего на балансе значительное количество подобных объектов, оформление указанного пакета документов наверняка поможет отстоять свою позицию в суде.
Обратите внимание

Организация вправе сама решить, какие затраты ей необходимы для ведения деятельности
Конституционный суд в Определении от 04.06.2007 № 320-О-П указал, что обоснованность расходов, уменьшающих полученные доходы в целях налогообложения прибыли, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в статье 8 Конституции РФ, налогоплательщик ведет деятельность самостоятельно на свой риск и только он вправе оценивать ее эффективность и целесообразность.

Судебный контроль не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности. Это отмечено в постановлении КС РФ от 24.02.2004 № 3-П. Аналогичной позиции придерживается и ВАС РФ. Так, в пункте 1 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 указано, что судебная практика разрешения налоговых споров исходит из презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников правоотношений в сфере экономики. В связи с этим предполагается, что действия налогоплательщика, имеющие своим результатом получение налоговой выгоды (законное уменьшение размера налоговой обязанности), экономически оправданны, а сведения, содержащиеся в налоговой декларации и бухгалтерской отчетности, достоверны. Таким образом, обязанность доказывания необоснованности тех или иных расходов организации и неоправданности их учета в целях налогообложения прибыли возлагается на налоговые органы.
Налоговый учет расходов на обеспечение нормальных условий труда

Затраты организации на обеспечение нормальных условий труда включаются в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Но если компания купила бытовую технику или аппаратуру, стоимость которой превышает 20 000 руб. (до 2008 года — 10 000 руб.), и подтвердила необходимость такого приобретения, она не вправе расходы на приобретение указанных объектов признать единовременно. Ведь подобные активы являются амортизируемым имуществом. То есть их стоимость будет включаться в расходы постепенно по мере начисления амортизации.

Сформулируем аргументы, которые помогут организациям, проявляющим заботу о своих сотрудниках, обосновать в целях налогообложения расходы на приобретение отдельных видов бытовой техники, электроники и предметов интерьера. Кроме того, приведем примеры из арбитражной практики.
Кондиционеры, вентиляторы, обогреватели

Чтобы подтвердить необходимость расходов на приобретение и установку систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в офисных и производственных помещениях, организации нужно сослаться на соответствующие СанПиН и СНиП. Ведь каждый работодатель обязан выполнять требования, содержащиеся в этих документах (п. 2 ст. 25 Федерального закона от 30.03.99 № 52-ФЗ).

Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений установлены СанПиН 2.2.4.548—96, которые были утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.96 № 21. В этом документе приведены таблицы с оптимальными и допустимыми величинами показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях. Летом температура воздуха в помещении не должна превышать 25 °С при относительной влажности воздуха в пределах 40—60%. Указанные нормы являются оптимальными и обеспечивают работникам ощущение теплового комфорта в течение рабочего дня и способствуют высокому уровню работоспособности.

Если речь идет об офисных помещениях, обосновать расходы на приобретение кондиционеров, сплит-систем, вентиляторов и различных обогревателей помогут ссылки на следующие документы:
СНиП 2.09.04—87 «Административные и бытовые здания». В этих нормах содержатся общие требования к вентиляции и кондиционированию воздуха в административных помещениях различного назначения;
СанПиН 2.2.2/2.4.1340—03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы», введенные в действие постановлением Главного государственного санитарного врача России от 03.06.2003 № 118. В пункте 4.4 данного документа указано, что в помещениях, в которых установлены компьютеры, необходимо проводить систематическое проветривание после каждого часа работы на компьютере;
СанПиН 2.2.2.1332—03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике», введенные в действие постановлением Главного государственного санитарного врача России от 30.05.2003 № 107. В пункте 5.1 названного документа говорится, что помещение, в котором работает копировальная техника, должно быть оборудовано системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

Обратимся к арбитражной практике. В постановлении от 26.07.2006 по делу № А55-32558/2005 ФАС Поволжского округа поддержал организацию, которая при расчете налога на прибыль признала расходы на приобретение кондиционеров. Ведь кондиционеры были установлены и использовались компанией в принадлежащих ей административных помещениях, и благодаря их работе создавались нормальные условия для трудовой деятельности сотрудников. Иными словами, кондиционеры опосредованно использовались в деятельности, направленной на получение дохода. Значит, затраты на их приобретение организация имела право включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

В более поздних решениях этого же суда, но уже по другим делам была подтверждена правомерность признания в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение калорифера, бытового кондиционера (постановление от 21.08.2007 по делу № А57-10229/06-33) и вентилятора (постановление от 28.10.2008 по делу № А55-865/08). Доводы налогоплательщиков: расходы на покупку указанных объектов (в том числе через начисление амортизации) подпадают под действие статьи 22 ТК РФ, в которой говорится, что работодатель обязан обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны труда и гигиены труда, что также закреплено в коллективных договорах. Дополнительным аргументом в случае с вентилятором послужила ссылка на пункт 4.4 СанПиН 2.2.2/2.4.1340—03, согласно которому помещения с работающими компьютерами необходимо проветривать каждый час. Поскольку установка вентилятора обеспечивает нормальное функционирование компьютерной техники, расходы на его приобретение носят производственный характер и могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

Есть и другие примеры судебных решений, в которых арбитражные суды поддержали налогоплательщиков, уменьшивших налогооблагаемую прибыль на расходы на приобретение кондиционеров, вентиляторов и другой аналогичной техники (в том числе через амортизацию). Речь идет о постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 28.11.2006 по делу № А56

34718/2005, ФАС Московского округа от 13.03.2008 № КА-А40/1415-08 по делу № А40-33923/07-127-185 и ФАС Уральского округа от 14.05.2008 № Ф09-3355/08-С3 по делу № А07-15074/07.
Холодильники, чайники, кофеварки, кухонная мебель, посуда и оборудование помещения для приема пищи

Если компания выделяет специальное помещение для отдыха и питания работников, то обосновать расходы на приобретение электрочайников, кофеварок, микроволновых печей, холодильников и другой бытовой техники несложно. Ведь тем самым организация выполняет требования, установленные в статье 223 ТК РФ. Напомним, что в этой статье предусмотрена обязанность работодателя оборудовать по действующим нормам помещения для приема пищи и комнаты для психологической разгрузки и отдыха в течение рабочего времени.

Нормативы, по которым следует оборудовать столовые и комнаты для приема пищи, установлены в пунктах 2.48—2.52 СНиП 2.09.04—87. Так, при численности работающих в смену более 200 человек в организации должна быть столовая, а при численности до 200 человек — столовая или столовая-раздаточная. Если количество работников составляет менее 30 человек в смену, вместо столовой можно оборудовать комнату для приема пищи.

Площадь указанной комнаты определяется из расчета одного квадратного метра на каждого посетителя и должна быть не менее 12 кв. м. В ней необходимо установить умывальник, стационарный кипятильник (электрочайник), электрическую плиту (СВЧ-печь) и холодильник. В небольших организациях, в которых численность работников не превышает десяти человек в смену, вместо комнаты для приема пищи допускается выделение в гардеробной (раздевалке) дополнительного места площадью не менее 6 кв. м для установки стола для приема пищи.

Итак, чтобы обосновать расходы на выделение помещения под столовую или комнату для приема пищи и оборудование этого помещения необходимой бытовой техникой, кухонной мебелью и посудой, целесообразно включить в коллективный договор или локальный нормативный акт (например, в правила внутреннего трудового распорядка) условие о предоставлении работникам данного помещения. В указанных документах нужно сделать ссылку на статью 223 ТК РФ и СНиП 2.09.04—87. При таком документальном оформлении суды, как правило, подтверждают право налогоплательщиков признать подобные расходы в целях налогообложения прибыли. Вот несколько примеров аналогичных судебных решений:
постановление ФАС Московского округа от 27.03.2008 № КА-А40/2214-08 по делу № А40-42333/07-109-150. Суд указал, что затраты на приобретение бытовой техники (холодильника, соковыжималки, мини-кухни, кофеварки и др.) произведены для обеспечения нормального режима рабочего дня и связаны с выполнением возложенных на работодателя обязанностей, что способствует достижению конечной цели деятельности организации — получению дохода. Таким образом, организация имела право включить в расходы сумму амортизации, начисленной по указанным объектам основных средств;
постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.2008 по делу № А55-865/08, в котором суд на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ признал расходы на приобретение холодильника и микроволновой печи правомерными. Ведь они необходимы для оборудования комнаты, в которой принимают пищу, а значит, обеспечивают нормальные условия труда;
Определение ВАС РФ от 27.07.2007 № 9080/07 по делу № А27-11993/2006-2. В нем указано, что расходы на приобретение холодильников, чайников, микроволновых печей, морозильной камеры, электроплиты, стола обеденного, телевизора и других объектов связаны с обустройством комнат для обеда и отдыха и необходимы для организации нормальных условий труда работников, то есть являются экономически обоснованными и направленными на получение дохода.

Допустим, в организации нет ни столовой, ни специальной комнаты для приема пищи. Отсутствие отдельного помещения для приема пищи не освобождает работодателя от обязанности обеспечить нормальные условия труда. В подобной ситуации работникам должна быть предоставлена возможность обедать непосредственно на рабочих местах (ст. 108 ТК РФ). Следовательно, затраты на покупку холодильников (постановление ФАС Центрального округа от 12.01.2006 № А62-817/2005), микроволновой печи (постановление ФАС Поволжского округа от 04.09.2007 по делу № А65-19675/2006-СА1-19), кофеварки (постановление ФАС Московского округа от 18.12.2007 № КА-А40/13151-07 по делу № А40-192/07-4-2), электрочайников (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2006 по делу № А56-7747/2005) и другой бытовой техники можно квалифицировать как расходы на создание нормальных условий труда и учитывать при расчете налога на прибыль.
Бутилированная питьевая вода и кулеры

Многие организации приобретают для своих работников не только различную бытовую технику, но также обеспечивают их чистой питьевой водой. Минфин России считает, что расходы на покупку питьевой воды и аренду кулера можно признать в целях налогообложения прибыли только в том случае, если по заключению санитарно-эпидемиологической службы вода в водопроводе не пригодна для питья (письмо от 02.12.2005 № 03-03-04/1/408). Однако в последнее время арбитражные суды обычно с такой позицией не соглашаются. В решениях судьи отмечают, что расходы на приобретение кулера и питьевой воды уменьшают налогооблагаемую прибыль независимо от того, пригодна водопроводная вода для употребления или нет. Ведь подобные затраты являются составной частью расходов на обеспечение нормальных условий труда, а в налоговом законодательстве не содержится требования представить документ о качестве водопроводной воды (постановления ФАС Поволжского округа от 20.03.2008 по делу № А55-9669/07-3 и ФАС Московского округа от 05.05.2009 № КА-А40/3335-09 по делу № А40-47054/08-108-151).

В то же время есть пример судебного решения, в котором суд признал необоснованными расходы на приобретение питьевой воды и оплату вспомогательного оборудования для ее потребления при наличии централизованного водоснабжения (постановление ФАС Уральского округа от 05.09.2006 № Ф09-7846/06-С7 по делу № А60-41504/05).

Естественно, результаты анализа водопроводной воды, свидетельствующие о ее низком качестве, присутствии в воде ржавчины, осадка, механических примесей, будут дополнительным и достаточно существенным аргументом для включения в расходы затрат на покупку питьевой бутилированной воды. Гигиенические требования и нормативы качества воды в централизованных системах питьевого водоснабжения приведены в СанПиН 2.1.4.1074—01, введенных в действие постановлением Главного государственного санитарного врача России от 26.09.2001 № 24.
Телевизоры, DVD-проигрыватели, видеомагнитофоны, музыкальные центры, радиоприемники

В отличие от бытовой техники (электрочайников, кофеварок, холодильников) расходы на приобретение телевизоров, музыкальных центров, DVD-проигрывателей и другой аппаратуры обосновать намного труднее. Минфин России неоднократно высказывался категорически против включения телевизоров в состав амортизируемого имущества (письма от 17.01.2006 № 03-03-04/2/9 и от 04.09.2006 № 03-03-04/2/199). По мнению финансового ведомства, такое имущество носит непроизводственный характер, даже если организация использует телевизоры для получения оперативной информации экономического характера.

Больше шансов подтвердить необходимость покупки телевизора и другой аппаратуры у тех компаний, которые в соответствии со статьей 223 ТК РФ оборудуют для работников комнаты отдыха и психологической разгрузки. Отметим, что не обязательно предоставлять отдельное помещение для отдыха работников. Для этих целей можно выделить место в приемной, секретариате, переговорной комнате или зале совещаний либо использовать комнату для приема пищи. Обязанность работодателя оборудовать такое помещение необходимо закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте или другом аналогичном документе.

Обратимся к арбитражной практике. В постановлении от 13.11.2006 по делу № А56-51313/2004 ФАС Северо-Западного округа подтвердил, что приобретение телевизора в комнату отдыха связано с производственной деятельностью и относится к расходам на обеспечение нормальных условий труда.

Другой пример — постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1822/2007 (32980-А27-40) по делу № А27-11993/2006-2. В нем суд признал, что расходы на приобретение телевизора и различной бытовой техники (холодильников, чайников, микроволновых печей, морозильной камеры, электроплиты и др.) связаны с обустройством комнат для обеда и отдыха и необходимы для организации нормальных условий труда работников. Иными словами, такие расходы экономически обоснованны, направлены на получение дохода и, значит, учитываются в целях налогообложения.

Допустим, телевизор, видеомагнитофон, видеокамера, фотоаппарат или другая аппаратура используются в производственном процессе, например для проведения инструктажа, обучения или презентаций, фиксирования повреждений или объемов выполненных работ. Как уже говорилось, порядок их использования следует прописать в локальном нормативном документе (описание технологического процесса, приказ или распоряжение руководителя). При наличии подобных доказательств суды обычно поддерживают налогоплательщиков и признают правомерность учета расходов (постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2006 по делу № А56-7747/2005 и ФАС Уральского округа от 24.09.2007 № Ф09-7797/07-С3 по делу № А60-36582/06).
Пылесосы и другой инвентарь для уборки помещений, моющие и чистящие средства

В настоящее время расходы на приобретение моющих и чистящих средств, одноразовых бумажных полотенец, туалетной бумаги, салфеток, а также пылесосов и другого инвентаря для уборки помещений являются наименее спорными. Дело в том, что удовлетворение санитарно-бытовых потребностей сотрудников — это одна из обязанностей работодателя (ст. 223 ТК РФ).

Указанные затраты относятся к расходам на хозяйственные нужды и отражаются в составе материальных расходов на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 11.04.2007 № 03-03-06/1/229.

Желательно, чтобы количество использованных санитарно-гигиенических средств соответствовало площади помещений и численности работников. В противном случае такие расходы могут признать экономически необоснованными.

Арбитражные суды, как правило, подтверждают, что приобретение жидкости для мытья посуды, стирального порошка, туалетной бумаги, других чистящих и моющих средств обусловлено необходимостью соблюдения санитарно-гигиенических требований и позволяет содержать производственные и административные помещения в надлежащем состоянии (постановление ФАС Поволжского округа от 03.07.2007 по делу № А65-20634/06 и постановление ФАС Московского округа от 25.12.2006, 27.12.2006 № КА-А40/12681-06 по делу № А40-20791/06-118-198).
Шторы, жалюзи, зеркала, аквариумы, комнатные цветы и другие предметы интерьера

Для обоснования расходов на приобретение штор и жалюзи можно воспользоваться Гигиеническими требованиями к инсоляции 3 и солнцезащите помещений жилых и общественных зданий и территорий (СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076—01), которые были введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача России от 25.10.2001 № 29.

Сложнее подтвердить обоснованность расходов на покупку зеркал, комнатных цветов, аквариумов и предметов ухода за ними. Минфин России разъяснил, что подставки и горшки для комнатных растений предназначены для оформления интерьера офиса и не являются расходами, связанными с осуществлением организацией ее деятельности (письмо от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311). Такие расходы не могут быть учтены при расчете налога на прибыль, поскольку они не соответствуют основным критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Однако, проанализировав арбитражную практику, можно назвать несколько способов обоснования затрат на приобретение и обслуживание предметов интерьера.

Способ первый. Доказать, что интерьер был спроектирован и создан в процессе строительства здания и является его составной частью. Поэтому расходы на создание интерьера включены в первоначальную стоимость здания и включаются в расходы по мере начисления амортизации. Если сроки полезного использования интерьера и самого здания не совпадают, интерьер может учитываться как отдельный инвентарный объект основных средств.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 21.01.2009 № КА-А40/12910-08 по делу № А40-35465/08-139-123 отметил, что установка аквариумной системы и декоративной ландшафтной композиции производилась одновременно со строительством самого помещения, то есть изначально предполагался единый дизайн помещений. Кроме того, организация представила результаты маркетингового исследования, подтверждающего, что использование указанных систем и композиций способствует привлечению клиентов, повышению стоимости аренды помещений и эффективности торговой деятельности. С учетом этих доводов суд признал затраты на обслуживание аквариумов и декоративной ландшафтной композиции обоснованными.

Способ второй. Подтвердить, что оформление помещений в особом стиле увеличивает привлекательность объекта для потенциальных клиентов (покупателей, арендаторов и др.). Ведь затраты на приобретение предметов интерьера направлены на создание благоприятного образа налогоплательщика у внешних посетителей, поэтому носят производственный характер и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Этот вариант подходит тем организациям, которые сдают помещения в аренду или занимаются торговлей, оказанием услуг, то есть имеют торговые или клиентские залы, салоны, магазины и другие помещения для обслуживания покупателей.

Например, ФАС Московского округа в постановлении от 10.10.2008 № КА-А40/8775-08 по делу № А40 3666/08-129-15 подтвердил, что организация правомерно учла в целях налогообложения расходы на приобретение искусственных цветов для оформления клиентского зала. В другом случае суд также пришел к выводу, что расходы на установку аквариумов в помещениях, в которых сдаются рабочие места в аренду, можно признать при расчете налога на прибыль (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2006, 11.09.2006 № КА-А40/8421-06 по делу № А40 76012/05-116-623). Дело в том, что в большинстве из этих помещений отсутствуют окна, а установленные в них аквариумы позволяют значительно снизить негативные последствия от недостатка солнечного света и естественного освещения. Иными словами, аквариумы повышают привлекательность данного помещения для потенциальных арендаторов и, значит, используются исключительно в производственных целях. Аналогичные выводы содержатся в постановлении ФАС Московского округа от 16.06.2009 № КА-А40/5111-09 по делу № А40-73552/08-111-338.

Способ третий. Привести доказательства того, что конкретные предметы интерьера (например, комнатные цветы или шторы) приобретались для обеспечения нормальных условий труда работников. Казалось бы, этот способ является наиболее очевидным и естественным. Приведем несколько примеров судебных решений, в которых суды согласились с такими доводами организаций:
постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 № Ф04-2260/2008(3201-А45-40) по делу № А45-10220/07-49/89. В нем суд указал, что организация приобретала комнатные растения и средства по уходу за ними в целях обеспечения нормальных условий труда, охраны здоровья сотрудников, находящихся в помещениях, где работают компьютеры и оргтехника, повышения влажности воздуха в этих помещениях. Следовательно, на сумму расходов на покупку комнатных цветов и средств ухода за ними компания правомерно уменьшила налогооблагаемую прибыль;
постановление ФАС Московского округа от 25.12.2006, 27.12.2006 № КА-А40/12681-06 по делу № А40-20791/06-118-198. Поскольку посуда и предметы интерьера покупались для использования в здании налогоплательщика, эксплуатируемом в производственных целях, и обеспечивали нормальный рабочий процесс, суд согласился с признанием расходов на приобретение этого имущества в целях налогообложения.

Вместе с тем отметим, что арбитражные суды не всегда поддерживают налогоплательщиков в подобных ситуациях.
Налог на добавленную стоимость

Исходя из положений Налогового кодекса, порядок принятия к вычету НДС, предъявленного поставщиком приобретенного имущества, не зависит от того, как организация учитывает данное имущество при исчислении налога на прибыль. Исключение — нормируемые расходы (например, представительские, рекламные). Сумма НДС по таким расходам подлежит вычету в размере, соответствующем нормативам признания данных расходов для целей налогообложения прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Следовательно, если организация, осуществляющая облагаемую НДС деятельность, приняла к бухгалтерскому учету бытовую технику (аппаратуру, предметы интерьера и т. п.) и имеет правильно оформленные первичные документы и счет-фактуру по ней, то «входной» НДС по приобретенным активам она вправе принять к вычету в общем порядке. Однако Минфин России считает, что НДС по имуществу непроизводственного характера нельзя принять к вычету (письмо от 17.01.2006 № 03-03-04/2/9). Аналогичного мнения придерживаются и налоговые органы. В письме МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088 разъяснялось, что суммы НДС по приобретенному для собственных нужд имуществу (чайнику) к вычету не принимаются. Иными словами, право на вычет НДС ставится в зависимость от того, признаны расходы на приобретение данного имущества в целях налогообложения прибыли или нет. Но Налоговый кодекс не содержит такого требования. Не поддерживают указанную позицию и арбитражные суды. Они, как правило, указывают, что нормы главы 21 НК РФ не ставят право налогоплательщика на применение налогового вычета в зависимость от производственного или непроизводственного характера осуществленных расходов (постановления ФАС Уральского округа от 24.04.2006 № Ф09-2909/06-С7 по делу № А60-35156/05, ФАС Поволжского округа от 01.07.2008 по делу № А57-10917/07 и от 23.04.2009 по делу № А55-9765/2008).

Итак, организация вправе предъявить к вычету суммы НДС, предъявленные по приобретенной бытовой технике и электронике, даже если расходы на ее приобретение (в том числе через начисление амортизации) она не вправе признать при исчислении налога на прибыль.

В ситуации, когда расходы на покупку бытовой техники, предметов интерьера и других аналогичных объектов признаны в налоговом учете, проблем с вычетом НДС по ним возникать не должно. Подтверждением тому являются постановления ФАС Поволжского округа от 28.08.2007 по делу № А55-17548/06 и ФАС Дальневосточного округа от 06.02.2009 № Ф03-6187/2008 по делу № А59-603/2008-С24.
Бухгалтерский учет бытовой техники и налог на имущество организаций

До настоящего времени так и не решен вопрос, как отражать в бухгалтерском учете бытовую технику, электронику и аппаратуру, приобретенную для удовлетворения санитарно-бытовых нужд работников и создания нормальных условий труда. А ведь от ответа на него зависит сумма налога на имущество, которую организация должна уплатить в бюджет.

Как уже говорилось, налоговые органы чаще всего запрещают компаниям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на приобретение бытовой техники, аппаратуры, предметов интерьера и иных аналогичных объектов. В то же время они настаивают, что налог на имущество с указанных активов платить нужно.

Кроме приведенной позиции налоговых органов, существует еще две точки зрения по данному вопросу.

Мнение первое. Бытовая техника и электроника не может включаться в состав оборотных (материалы, затраты) или внеоборотных (основные средства, оборудование к установке) активов. Стоимость ее приобретения независимо от суммы следует учитывать как прочие расходы и отражать по дебету счета 91 «Прочие расходы», поскольку указанное имущество напрямую не связано с производственным процессом. Иными словами, бытовая техника не является объектом обложения налогом на имущество.

Мнение второе. В зависимости от стоимости приобретения бытовую технику и электронику нужно включать в состав основных средств или отражать как МПЗ. Дело в том, что в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, активы не подразделяются на производственные и непроизводственные. То есть в отношении любых активов используются одинаковые правила.

Если бытовая техника соответствует требованиям, перечисленным в пункте 4 ПБУ 6/01, в бухучете ее следует включить в состав основных средств, определить срок полезного использования и в течение этого срока начислять амортизацию. Для сближения налогового и бухгалтерского учета целесообразно установить одинаковые сроки полезного использования названных активов.

Основные средства стоимостью не более 20 000 руб. за единицу могут отражаться в бухучете и отчетности в составе материально-производственных запасов, то есть списываться на расходы единовременно после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Причем организация может самостоятельно установить в учетной политике иной лимит стоимости такого имущества, не превышающий 20 000 руб. за единицу, например 18 000 руб. В этом случае она должна обеспечить сохранность данных объектов и надлежащий контроль за их движением. То есть вести карточки и журналы учета, выдачи или движения объектов, закрепить их за материально ответственными лицами, отражать на забалансовых счетах и т. п.

Большинство бытовых приборов стоит менее 20 000 руб. Значит, в бухучете их стоимость можно включить в расходы сразу после ввода в эксплуатацию. При этом стоимость приобретенной бытовой техники списывается в дебет счетов учета затрат (счета 20, 23, 25, 26, 29 или 44) и не участвует в расчете налога на имущество.

Дорогостоящая бытовая техника и аппаратура (стоимостью более 20 000 руб. за единицу или свыше лимита, установленного в организации) подлежит амортизации в течение срока ее полезного использования. Следовательно, остаточная стоимость указанных активов включается в налоговую базу по налогу на имущество.

Аналогичного же мнения придерживается Минфин России. В письме от 21.04.2005 № 03-06-01-04/209 он пояснил, что при покупке бытовой техники и другого имущества для обеспечения нормальных условий труда работников приобретенные активы принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств и облагаются налогом на имущество организаций.

Офисный интерьер может улучшить работоспособность сотрудников на 30% – убеждён Артур Гоц, руководитель операционного департамента и отдела обслуживания клиентов в ECommPay .

Интерьер офисного пространства его компании создан с учетом результатов HR-исследований в области улучшения работоспособности и формирования максимально комфортной среды для них.

Вот главные лайфхаки!

1. Хороший климат

Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.

В «свежих» помещениях люди работают на 61% лучше.

2. Правильное освещение

Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.

Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.

Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.

В офисе ECommPay света много не бывает

3. «Тихие» места

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования , в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.

Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

«Тихая» комната, офис ECommPay

4. Спорт и здоровье

О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека. Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.

Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.

Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay

5. Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

6. Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.

Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

7. Полезные вкусности

Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.

Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.

8. Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили , что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

9. Книги

Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.

Библиотека в офисе американской компании Tolleson

В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.

10. Бутылка для воды

Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи. Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символикой. Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.

Welcome pack для новых сотрудников ECommPay

Что ещё...

Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.

Отдельные слоганы помещены в рамочку и развешаны на стенах. «Do what is Right» (Делай то, что правильно), или «If you can dream it, you can achieve it» (Ты можешь воплотить в жизнь то, о чем мечтаешь). Это мотивирует и создает позитивную атмосферу без особых финансовых вложений.

Стены офиса ECommPay, которые можно «читать», когда нужно вдохновиться

В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!

Представители Министерства труда и социальной защиты пообещали , что пока не будут штрафовать компании, которые не разобрались, как провести спецоценку рабочих мест, или не успели ее завершить к сроку, установленному . Но инспекторы ГИТ будут уделять большое внимание наличию СОУТ. В ведомстве уже подготовили приказ , позволяющий проводить внеплановые рейды, чтобы проверить, кто не завершил спецоценку условий труда. После рейда инспекторы вправе выдать предписание об устранении нарушений, а если ничего не будет сделано — организовать внеплановую проверку. В дальнейшем нарушителей могут привлечь к ответственности.

Но пока еще можно избежать штрафов. Предлагаем ознакомиться с пошаговой инструкцией, как организовать СОУТ для офисных работников.

Шаг 1. Издание регламентирующих документов

Как провести СОУТ в организации, и всем ли нужна ? дает однозначный ответ на этот вопрос. Этой процедуре подлежат почти все рабочие места, за исключением рабочих мест надомников, дистанционных работников, граждан, работающих на религиозные организации или физлиц, не зарегистрированных в качестве ИП.

После принятия решения о начале процедуры СОУТ — специальной оценки условий труда, нужно издать:

• приказ об утверждении комиссии по СОУТ (комиссию возглавляет работодатель, общее количество членов должно быть нечетным);
• график проведения работ;
• перечень рабочих мест.

Шаг 2. Подготовка проекта контракта

С 09.03.2019 действует Приказ Минтруда России от 24.12.2018 № 834н. В приложении № 1 к документу приведен типовой контракт на оказание услуг по проведению специальной оценки условий труда. В контракте 16 разделов и 8 приложений, а именно:

• техническое задание на оказание услуг;
• план проведения;
• акт сдачи-приемки оказанных услуг;
• акт сверки расчетов;
• приказ о проведении СОУТ;
• сведения об организации-заказчике;
• перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ;
• перечень оборудования, инструментов и приспособлений, применяемых на рабочих местах, подлежащих СОУТ, а также используемые материалы и сырье.

Это все необходимые бумаги, позволяющие учитывать обязательства обеих сторон, а также возможное участие третьих лиц.

Пользоваться разработанной чиновниками документацией могут все без исключения организации, которые планируют заказывать услуги по проведению СОУТ. Однако для предприятий государственного и муниципального сектора такой типовой контракт и все приложения к нему являются обязательными. Это предусмотрено Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Использовать документацию они должны в том виде, который утвержден. Остальные компании вправе корректировать контракт по своему усмотрению, добавляя или исключая положения. Предлагаем скачать типовой контракт на оказание услуг по проведению СОУТ бесплатно со всеми необходимыми приложениями к нему.

Типовой контракт

Шаг 3. Выбор организации для проведения

Нужно знать не только, как провести спецоценку условий труда в организации, но и как выбрать оценщика. При выборе компании для проведения СОУТ важно проверить, имеет ли она полномочия для такого вида работы и зарегистрирована ли она в специальном реестре. Только имеющие регистрационный номер компании имеют право проводить спецоценку.

1 августа 2019 года Правительстом одобрены и отправлены на согласование в Госдуму изменения в Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ, в соответствии с которыми, заключая договор на проведение СОУТ, оценщики будут обязаны:

• подавать сведения о планируемой спецоценке в информационную систему сразу после заключения договора с работодателем о её проведении (до начала ее проведения);
• связать момент вступления в силу результатов спецоценки с внесением сведений о ней в государственную информационную систему.

• мотивирует работодателя к завершению процедуры специальной оценки условий труда;
• позволит обеспечить наполнение государственной информационной системы корректными данными о результатах спецоценки;
• повысит ответственность работодателя и оценочной организации за выданные результаты.

Немаловажным является вопрос сроков работы и возможности оперативного устранения выявленных недочетов. варьируется в зависимости от количества сотрудников, отрасли организации и наличия в ней . При заключении договора фирмы, проводящие СОУТ, могут помочь вам в составлении необходимых документов: приказа, графика, справки о численности и наличии инвалидов и т. д., так как подобные формы обязательны для всех компаний, начинающих проведение спецоценки.

Количество рабочих мест для СОУТ подсчитывается исходя из штатной расстановки. Аналогичными при этом могут считаться места с одинаковыми должностями, работающие в одном помещении.

Шаг 4. Заполнение перечня рабочих мест

Данная операция может занять немало времени, если в компании трудится большое количество сотрудников. В перечень вносятся абсолютно все работники. Будут ли их рабочие места признаны аналогичными, решат эксперты по СОУТ при проведении оценки. В перечень вносятся следующие данные:

• Ф.И.О.;
• должность;
• СНИЛС (номер пенсионного страхового свидетельства);
• время работы в офисе и вне его;
• применяемое в работе оборудование.

Заполненный перечень отправляется организации, проводящей СОУТ, для подготовки к измерениям.

Шаг 5. Подготовка к проведению процедуры

Смысл подготовки к СОУТ видится в информировании руководителей и работников о предстоящей процедуре, обеспечении доступа ко всем помещениям, в которых работают люди. Представители организаций, проводящих спецоценку, обычно разъясняют . В условиях офиса главным измеряемым показателем является освещение, так что имеет смысл убедиться в отсутствии перегоревших ламп в светильниках, наличии настольных ламп в слабо освещенных кабинетах. Также стоит позаботиться о наличии документации на основные орудия труда офисных сотрудников — персональные компьютеры, потому что они являются источниками электромагнитного излучения, которое является вредным производственным фактором (см. 3.2.2.4 Приложения № 1 к ).

Шаг 6. Проведение измерений

Представителю комиссии по спецоценке следует присутствовать при измерениях. С собой нужно иметь распечатанный перечень рабочих мест, чтобы отмечать проверенные места и делать пометки о недостатках.

На что обращают внимание и что учитывают эксперты по СОУТ:

1. Высота потолка, количество и мощность светильников верхнего освещения.
2. Уровень освещенности на рабочем столе без учета естественного света. Для этого закрывают жалюзи или проводят измерения в самом начале рабочего дня либо вечером, когда солнце уже не влияет на показания.
3. Эксперт делает набросок плана рассадки персонала в кабинете с присвоением номера каждому рабочему месту.

Норма освещенности: 300 лк (люкс) на поверхности стола без учета света от настольной лампы. Этот показатель прописан в гигиенических нормативах СанПиН. Когда освещение незначительно меньше этого показателя, например 260-280 лк, допускается комбинированное освещение, т. е. верхнее и настольная лампа.

Часто представители организации, проводящей спецоценку, разрешают ликвидировать недочеты в процессе замеров: установить лампы, добавить верхнего света. Это помогает улучшить результаты классов рабочих мест.

Шаг 7. Получение отчета от организации-исполнителя и его утверждение

После завершения замеров организация, проводившая СОУТ, подготавливает отчет, в который входят:

1. Сведения об организации, проводящей СОУТ.
2. Перечень рабочих мест.
3. Протоколы оценки производственных факторов.
4. Сводная ведомость СОУТ.
5. Перечень мероприятий по улучшению условий труда.
6. Заключение эксперта.

Данный перечень стандартный. Даже если никакие мероприятия по улучшению условий труда не требуются, документ об этом должен быть составлен. Отчет утверждается генеральным директором и всеми членами комиссии по спецоценке.

Отчет подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем. Форма отчета утверждена Приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н.

Шаг 8. Ознакомление сотрудников с результатами

Этот шаг обязательный, и срок его исполнения — 30 календарных дней с даты утверждения отчета. Каждый работник должен расписаться в карте спецоценки, а также подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о внесении в него информации по условиям труда на рабочем месте. То есть необходимо дополнить текст договора фразой: «условия труда на рабочем месте работника являются допустимыми (2 класс)» или «соответствуют государственным нормативным требованиям». Четкой формулировки закон не предусматривает, важен факт внесения результатов мероприятия.

Шаг 9. Размещение информации

Размещение данных включает в себя следующие шаги:

1. Уведомление организации-исполнителя в трехдневный срок с момента утверждения отчета.
2. Уведомление трудовой инспекции в 30-дневный срок путем подачи .
3. Размещение на сайте своей компании сводных данных о СОУТ.

Штрафы

Каждое из вышеперечисленных действий является обязательным, невыполнение какого-либо из них или нарушение сроков карается штрафами. Для должностных лиц штрафы достигают 10 000 рублей, для юридических — 80 000 рублей. Каждое из действий должно быть подтверждено, например уведомление организации-исполнителя — уведомлением о вручении письма, ГИТ — подписью ее представителя. Наиболее оперативным видится способ курьерской доставки в трудовую инспекцию, так вы будете уверены, что ваша декларация зарегистрирована.

На сайте своей компании (если он есть) нужно разместить весь документ «Сводные данные» в отсканированном виде с подписями членов комиссии.

Несмотря на многошаговость этой процедуры, провести специальную оценку труда несложно, так как компании-исполнители оказывают документальную поддержку и сопровождают процесс на всех стадиях работы.

На основании проведенного анализа научной организаций труда в Администрации Центрального округа мы можем предположить следующие мероприятия по усовершенствованию.

1. Введение регламентируемых перерывов в работе сотрудников администрации (каждые 2 продолжительностью часа 5-10 минут) или каждый час по 5 минут.

Такие регламентируемые перерывы должны помочь снизить нагрузку на работников Администрации. Перерывы должны быть обязательно регламентируемые потому что они более эффективны чем перерывы, устраиваемые самими сотрудниками.

2. Выделение места под комнату отдыха персонала.

Сотрудники получат возможность лучше отдохнуть во время перерыва, что даст новый прилив сил для продолжения работы.

Требования к комнате отдыха

Согласно СНиПу 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», площадь помещения для отдыха в рабочее время рассчитывается, исходя из нормы 0,9 кв. м на человека. Но учитывая, что в администраций работает 84 человека, площадь в 84 кв. м предоставить не возможно, то предлагаем сделать комнату размером 30 кв. м, учитывая тот факт, что сотрудники будут приходить туда не все одновременно.

Должны присутствовать диваны и кресла

Если у организаций есть возможность, то можно поставить спортивные тренажеры (например велотренажер или настольный теннис);

Помещение должно быть светлым, человек испытывает радость при освещении не менее 2500 Lux (как в солнечный день), но для сотрудников которые могут вздремнуть за 5-10 минут нужно повесит темную шторку.

Дизайн и цвет самой комнаты должен отличаться от расцветки и дизайна кабинетов в организации.

Поддерживать температуру воздуха в комнатах отдыха не ниже 22?С (в холодный период года) так требует СНиП 2.09.04-87

Приток свежего воздуха в час должен составлять не менее 30 кубометров на человека.

Наличие тишины.

3. Выделение на Администрацию 1 автомобиля - что бы сотрудники могли передвигаться по служебным делам, не на автобусе или не тратили на время на ожидание машины

4. Дальнейшее улучшение условий труда

Улучшение условий труда играет большую роль в повышении престижа организации. Материальная заинтересованность не всегда выдвигается на первый план, служащий, испытывающий дискомфорт на рабочем месте, постарается сменить работу. Служащего интересуют продолжительность рабочего дня, недели, возможность перерывов в работе. Организация питания в обеденный перерыв.

Немаловажную роль играет отношение начальства к предложениям о благоустройстве рабочего места. Условия труда, кроме престижа организации, оказывают огромное влияние на отношение работников к выполняемым обязанностям, производительность и качество выполняемой работы.

Приведение кабинетов и рабочих мест в соответствию с гостами по охране труда.

Установка более новых и более мощных кондиционеров, так как в летние время некоторые кондиционеры просто не справляются с возложенными на них функциями.

Установка пластиковых стеклопакетов, они лучше экономят тепло и гораздо проще в эксплуатаций. Их не надо заклеивать, и у них есть функции проветривания несколько видов.

Перестановка в кабинетах или обмен кабинетам между сотрудниками исходя из количества сотрудников и площади кабинета, так как на каждого сотрудника с современным рабочим компьютером полагается не менее 4,5 м? площади и расстояние между рабочими столами, на которых установлены мониторы, должно составлять по лицевой стороне не менее 2 м. Боковое расстояние между краями мониторов - не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между глазами и поверхностью монитора - 0,5 м (в этом имеются нарушения в администрации).

5. Повышения преданности организации - это предложение сформулировано с учетом результатов, обнаруженных при тестировании.

Преданность прочно связывает человека с определенными представлениями или определенными действиями. Работник может быть предан людям, целям, своей организации, заданию, работе, или некоему идеалу или ценности. Преданность работника может быть сильной или слабой, носить условный или безусловный характер.

Способы повышения преданности могут быть материальные и не материальные. Остановимся на не материальных.

Слово «нематериальные» в названии методов не должно вводить в заблуждение. Очень многие из рассматриваемых ниже методов требуют затрат (и немалых). Суть их нематериальности состоит в том, что сотрудник напрямую не получает материальных благ или получает их как символ успеха, достижений.

Способы повышения преданности можно разделить на две группы вознаграждений.

1. Видимые вознаграждения, к ним относятся:

Предоставление сотруднику отдельного кабинета;

Оснащение рабочего места престижной мебелью и оборудованием;

Выделение организацией служебного (для использования в рабочих целях) или личного автомобиля;

Предоставление мобильной связи;

Места для парковки собственного автомобиля сотрудника.

Эта разновидность вознаграждений близка по сути к льготам и компенсациям, но отличается тем, что в меньшей степени привязана к профессиональной деятельности работника, а в большей - к его личности. Поскольку подобные вознаграждения часто используют для поощрения тех кто, внес большой вклад в развитие организации, то они содействуют формированию приверженности (преданности) организации.

2. Вторая группа вознаграждений публичные:

Вынесение благодарности в приказе или отправление личного благодарственного письма за достижения в работе или за участие в ликвидации форс-мажорной ситуации в организации;

Введение в организации почётных званий, например, Лучший работник месяца (квартала, полугодия, года), присваиваемых или по подразделениям и видам деятельности или по организации в целом.

Вывешивание фотографий лучших сотрудников на Доску Почёта;

Введение книги почета;

Занесение их имён в Книгу Почёта организации;

Призы за победы в соревновании и конкурсах.

Конкурс в администрации может объявляться в разовом порядке. В этом случае целью конкурса может быть решение конкретной проблемы.

Конкурс может быть и постоянно действующим, направленным на поощрение любых идей, нацеленных на развитие организации труда. По итогам конкурса, так же как и по итогам соревнования, можно выплачивать денежные премии, однако не они окажут основное влияние на мотивацию сотрудников, участвующих в конкурсе. В целом, конкурс как средство мотивации способствует, в первую очередь, повышению результативности и эффективности работы сотрудников, но в определённой степени поддерживает их преданность организации.

Организация может позволить выпускать собственную газету, целесообразно и её использовать, чтобы отметить разовые или систематические, коллективные или индивидуальные успехи служащих.

Весьма своеобразные поощрения - обед с главой администрации, на котором сотрудник может поделится своими предложениями и планами по работе.

Большинство перечисленных публичных вознаграждений, хоть и увязываются с успехами в работе, также нацелены на поддержание и развитие преданности организации.

Обучение других сотрудников, наставничество является своеобразной формой поощрения наиболее квалифицированных и опытных сотрудников.

Ещё один из видов нематериального поощрения (однако нередко обходящийся организации в значительные суммы) - подарки. Примером наименее затратного подарка является предоставление возможности сотруднику при необходимости иногда укорачивать рабочий день с сохранением полной оплаты. Довольно распространены подарки к дням рождения, юбилеям, важным событиям (свадьба, рождение ребёнка).

Проблема лояльности персонала является одним из ключевых факторов формирования ее стабильности как социально-экономической системы, а значит, и повышения продуктивности деятельности её сотрудников (в том числе и муниципальных служащих).

В западной литературе широкое использование применительно к вопросу лояльности персонала имеет термин commitment. При этом выделяется различные типы приверженности.

Первый - так называемая приверженность в силу долгосрочного сотрудничества Она базируется на приобретенных в результате долгосрочного пребывания в организации преимуществах в виде старшинства положения, а также полученных привилегий. В связи с этими условиями уход из организации становится дорогим и невыгодным для работника.

Существует также понятие аффективной преданности или лояльности по отношению к организации. В данном случае речь идет об эмоциональной привязанности работника к организации и идентификации с ее целями, иными словами - о позитивном отношении к организации. При наличии данного вида преданности, сотрудники более склонны к взаимопомощи, стремятся генерировать идеи и проявлять большую инновативность.

В литературе упоминается также и так называемая нормативная преданность, определяемая как осознание сотрудником того, что он должен продолжать работать в данной организации.

Оптимальным признается сочетание трех видов преданности, когда сотрудник испытывает желание работать в организации в сочетании с потребностью оставаться в ней, подкрепленной также чувством долга. Лояльность, таким образом, - это эмоциональная привязанность к своей организации, желание оставаться ее членом. Базой для формирования лояльности могут стать:

строгая, но справедливая политика вознаграждения,

удовлетворенность содержанием работы, выполняемой в организации,

ощущение внимания и заботы со стороны организации,

удовлетворенность своей карьерой в организации,

уверенность в целесообразности длительной работы в данной организации.

Можно выделить три ключевых фактора воспитания лояльности.

Первый из них - материальное стимулирование. Строгая, но справедливая политика вознаграждения будет способствовать росту лояльности. Персонал должен видеть, как именно личный вклад в работу администрации влияет на величину полученной премии. Очень часто проблемы, связанные с несправедливой оплатой труда, разобщают людей, формируя чувство зависти к коллегам и недовольство руководством.

Лояльность сотрудников базируется не только на деньгах. Все большее значение приобретают факторы нематериального стимулирования. И это второе условие лояльности.

Признание коллегами и руководством, понимание важности деятельности, ответственность и ощущение компетентности, возможность профессионального развития, престижность работы - очень важные условия благожелательности и уважения к своей организаций. Их отсутствие, как правило, обезличивает отношения. Если руководство привыкло не замечать достижений персонала, очень легко получить кадровую нестабильность и даже побег сотрудников. Люди, не чувствующие связи с работодателем, уходят, как только появляется шанс зарабатывать больше.

В рамках нематериального стимулирования лояльность можно поднимать и через социальные пакеты (льготный отдых, оплата спортклубов). Однако при этом необходимо учитывать индивидуальные особенности сотрудников. Ведь у людей разные цели - как жизненные, так и профессиональные. Невнимание к этому фактору может свести на нет все усилия руководства.

Избежать этого позволит применение технологии обратной связи - третьего важного фактора лояльности. С ее помощью начальники больше узнают персональные потребности работников. Обратная связь является проводником идей руководства к подчиненным разного уровня, позволяя избежать неправильного понимания стратегических и тактических целей организаций. При этом мнения рядовых сотрудников об управлений становятся объектом внимания руководства.

Значимость этих факторов объясняется тем, что отсутствие или недостаток информации о результатах работы подчиненных часто становится главной причиной низкой лояльности.

Заработная плата является самым краткосрочным мотиватором. Обычно через 3 месяца после ее повышения рвение людей работать «не помня себя» пропадает.

Принципы лояльности служащего:

1. Справедливое вознаграждение. Закон справедливого вознаграждения гласит: материальное вознаграждение за проделанную работу должно быть пропорциональным вложенным усилиям и пропорции должны быть примерно равны для работников того же уровня.

2. Удовлетворение важных потребностей. Человек проводит на работе не менее трети своей взрослой, активной жизни. Кто-то может довольствоваться малым и кроме зарплаты его ничто не интересует, но для большинства важно чувствовать себя необходимым, находиться на пути личной реализации и т.д.

3. Честные взаимоотношения, выполнение условий договора. Когда человек соглашается приступить к работе, то в первую очередь он опирается на известные ему условия договора. Очень важно, чтобы реальность не расходилась с тем, что говорили до поступления на работу. Многие изменения договора воспринимаются людьми, как несправедливые, особенно если они принимаются в одностороннем порядке.

4. Благоприятная экологическая обстановка на рабочем месте. Все большее количество людей осознают, что приятно быть и здоровым и богатым одновременно. Теперь становится важным уровень излучения монитора, освещенность рабочего места, шумность, чистота воздуха.

5. Удовлетворенность руководством.

Исходя из всего этого, можно подвести некоторый итог. Понятие лояльность мы предлагаем рассматривать как эмоциональную, аффективную характеристику персонала, формирующуюся под влиянием огромного количества факторов, среди которых на первое место выходят либо факторы материального, либо нематериального стимулирования, и, как правило, это зависит от позиции, которую сотрудник занимает в организации.

Эксперты подчеркивают тот факт, что на руководящих позициях материальная составляющая лояльности начинает отходить на второй план. Кроме того, важную роль в обеспечении высокого уровня лояльности персонала играют коммуникации внутри организации и обратная связь, которая обеспечивает формирование доверительных отношений.

Связь между лояльностью и производительностью работы организации, несомненно, существует хотя бы в такой форме: не слишком лояльные сотрудники больше времени тратят на собственные нужды, чем на нужды организации (используя ресурсы организации, в частности, телефон, ксерокс, канцелярские принадлежности). Хотя более традиционно проблема «лояльности» связывается не с производительностью, а с таким прямым ущербом, вызванным таким нелояльным поведением, как разглашение конфиденциальной информации и т.п.

Измерить потери от нелояльности но только в тех организациях, где:

а) есть измерительная шкала или шкалы (например, введена система KPI-key performance index),

б) есть более и менее лояльные сотрудники, и мы можем отделить первых от вторых (для сравнительного анализа эффективности).

Для того, чтобы добиться выполнения второго условия создать инструмент для измерения уровня лояльности. Но, поскольку для создания инструмента требуется обосновать, какова будет экономия от его внедрения, то круг оказывается замкнутым.

Измерение уровня лояльности является как минимум непростой задачей. Основной рекомендацией для получения статистически значимой информации является проведение комплексного исследования с использованием анкетирования, исследования и интервью. Кроме того, сбор данных должен быть открытым, прозрачным, цель опроса должна быть понятна. Основной задачей является поиск либо создание вопросника, получение согласия на проведение интервью.

Для появления и повышения преданности сотрудника необходимо соблюдать 7 требовании.

Этап 1: «Любовь с первого взгляда».

На данном этапе большое значение имеет первое впечатление, которое сотрудник получает об администрации. Как прошла встреча нового сотрудника, как прошел первый рабочий день, который специалисты сравнивают с первым свиданием, как поддержали сотрудника в период его адаптации на новом месте. Важно, чтобы первый день прошел удачно, включая рабочее место и заданные четкие задачи.

Важным фактором на этом этапе является сам коллектив, его подготовленность к встрече с новым работником. Необходимо, чтобы коллеги по работе знали четкие функции нового работника, и каким образом его работа будет улучшать достижения организации.

В некоторых организациях разработаны специальные мероприятия, которые направлены на адаптацию нового специалиста с закрепленными лицами, которые отвечают за эффективное осуществление процесса адаптации нового служащего.

За один день к рабочему месту не привыкнешь, при этом у каждого человека этот процесс протекает индивидуально, поэтому необходимо найти к каждому работнику персональный подход. Весь смысл заключается в том, чтобы руководитель мы присмотреться к новому работнику, а сотрудник в свою очередь мог рассмотреть организацию изнутри.

Этап 2: «Мы с тобой одна команда».

Сотрудники должны ощущать себя членами одного целого механизма, единой командой. Для достижения такого механизма формируют корпоративный дух организаций. Устраиваются тренинги, мозговые штурмы, неформальное общение во время досуга (т.е. серьезные и направленные командообразующие мероприятия). Организация различных конкурсов и соревнований, объединяющих и сплачивающих коллектив.

Главной целью таких мероприятий создание командного духа у сотрудников это обязательно должен помнить руководитель.

Этап 3: «Мое богатство - мои сотрудники».

Важным постулатом, играющим значительную роль при построении системы развития, обучения персонала и его карьерного роста является тезис - «Мое богатство - мои сотрудники».

Инвестиции, сделанные в сотрудников, возвращаются в организацию, но для этого нужно создать стратегию развития своей команды. Сотрудники будут понимать, к чему им следует стремиться, а организация сможет правильно распределить и использовать свои ресурсы.

Для повышения квалификации отдельного специалиста или обучения персонала можно привлекать «со стороны» тренера или взять в штат специалиста, который будет заниматься развитием персонала, включая определение потребности в обучении и сам организационный процесс обучения персонала.

С начала будет казаться, что обучение персонала приносит высокие затраты, но при дефиците управленцев и специалистов на рынке труда, именно обучение персонала становится мотивирующим фактором, который повышает степень лояльности сотрудников к организации и их производительность.

Этап 4: «Любовь не продается».

Заработная плата достойного уровня это, безусловно, важный фактор, но необходимо помнить, что внимание и заботу к себе сотрудники обязательно оценят. Например, доставка служебным транспортом, организация обедов, оздоровительные путевки или абонемент в спортивный клуб повлияет позитивно на отношение к организации и к своему труду, повысив лояльность и производительность сотрудников.

Этап 5: «Принцип открытых дверей».

Позитивно сказывается на сотрудниках и политика «открытых дверей», заключающаяся в том, чтобы начальник организации всегда был доступен для подчиненных. Необходимо организовывать встречи руководителя с коллективом, планировать доступный график, по которому работник мог бы лично пообщаться при необходимости с начальником.

Сотрудники должны знать, что они не случайные люди и не пешки в «чужой игре», они команда, работающая заодно в основном составе. Люди должны иметь возможность высказывать свои мысли без угрозы, что инициатива наказуема, и т.о. понимать, что такое общение способно оказать влияние на организацию их труда.

Этап 6: «Мне с тобою по пути».

Команда единомышленников должна знать миссию организации, которую ей нужно четко донести, и не формально, а чтобы люди знали идею, ради которой они будут каждое раннее утро ходить на работу. Главным условием эффективной работы является совпадение целей организации с личными целями работников.

Этап 7: Нужно просто любить своих сотрудников и их преданность организации будет обеспечена.

Согласно результатам исследования, причиной каждого третьего увольнения среди офисных работников (включая менеджеров среднего и высшего звена) является постоянный стресс, испытываемый на службе. Примечательно, что к факторам стресса опрошенные отнесли не только перипетии своей служебной деятельности или «внутриофисной» жизни, но и недостаточно комфортные условия труда. Например, плохую шумоизоляцию и раздражающие посторонние звуки, духоту и повышенную температуру воздуха, неправильно организованную планировку и освещение офиса и пр. «Текучка», чем бы она ни была вызвана, всегда опасна для компании, т.к. может нанести серьезный вред ее работоспособности и даже пошатнуть ее положение на рынке.
Попробуем понять, как нужно подойти к обустройству офиса, чтобы оградить себя от случайных кадровых потерь, а заодно – повысить производительность офисного труда, что тоже отнюдь не маловажно.

Свежий воздух – в каждый офис

Вы никогда не замечали, что некоторые офисы вам хочется покинуть буквально с первого же момента их посещения? Причем даже в том случае, если их обитатели вполне дружелюбны и благосклонны к посетителям. А причиной всему – «спертый» воздух и некомфортно высокая температура в помещении. Согласно действующим нормативам, при условии 8-часового рабочего дня температура воздуха в офисных помещениях не должна превышать +28°C. Каждые «лишние» полградуса сокращают допустимое время работы персонала примерно на час. При +32,5°C работать можно всего один час, а выше – нельзя вообще. А теперь давайте вспомним, что летом в некоторых российских офисах температура воздуха поднимается до +35°C и даже выше.

К сожалению, количество специализированных офисных зданий, оснащенных эффективными системами приточно-вытяжной вентиляции и центрального кондиционирования, ограничено, да и аренда помещений в таких комплексах «влетит в копеечку». Однако это не значит, что нужно смириться с духотой. «В наши дни существуют компактные системы кондиционирования буквально на все случаи жизни, – говорит Владимир Свиридов, технический специалист компании «Евроклимат-Регион» (официального дистрибьютора в России компании GREE, ведущего мирового производителя оборудования для кондиционирования воздуха). – Например, для маленького офиса будет достаточно обыкновенной мультисплит-системы (кондиционер, в котором один наружный блок обеспечивает работу 2-4 внутренних).

Для помещений средней площади (50-120 м2) хорошим решением станут кассетные кондиционеры, монтируемые в подвесном потолке, как светильники. Кстати, это позволяет обойти многие проблемы, связанные с расстановкой мебели и размещением рабочих мест. Для организации эффективного воздухообмена и поддержания комфортного микроклимата в больших многокомнатных офисах можно использовать канальные или мультизональные системы. Они способны обеспечить работу до 32 внутренних блоков, «разбросанных» в радиусе до 125 метров, с помощью всего одного достаточно компактного наружного. К тому же канальные кондиционеры обеспечивают и приток свежего воздуха в помещения».

Ну а чтобы мощность системы кондиционирования не расходовалась понапрасну, в офисах следует использовать оборудование с минимальным тепловыделением. Например, компания D-Link разработала специальную технологию Green Ethernet, позволяющую сократить энергопотребление и тепловыделение офисного сетевого оборудования на 45-80%.

Против шума есть приемы

Еще одна характерная болезнь многих современных офисов – высокий уровень шума. Он является причиной стрессов, повышает утомляемость и снижает работоспособность персонала. Иногда шум способен вызывать физиологические нарушения в организме, психические расстройства, скачки артериального давления и даже частичную потерю слуха. Что и говорить, все это не лучшие сопутствующие факторы для нормальной офисной работы.

Прежде всего необходимо избавиться от посторонних звуков извне. Согласно требованиям действующих нормативов2, уровень шума в административных зданиях не должен превышать 50 дБ. Однако на оживленных улицах, куда выходят окна многих офисов, он часто достигает 80 дБ. Решить эту проблему помогут пластиковые окна. «Обычное окно из ПВХ со стандартным двухкамерным стеклопакетом снижает уровень шума на 25-30 дБ, – объясняет Рафик Алекперов, руководитель отдела по работе с клиентами ТД ПРОПЛЕКС, эксклюзивного поставщика оконного ПВХ-профиля по австрийским технологиям. – В особо сложных ситуациях (например, если рядом расположена автомагистраль) можно установить окна с повышенной звукоизоляцией. Для этого сегодня применяются различные технологические решения: увеличение расстояния между стеклами до 15-20 мм, использование стекол разной толщины (что исключает резонансные явления), многослойных наружных стекол (триплекс), покрытых специальной защитной пленкой».

Также качественные окна значительно улучшат теплоизоляцию офисных помещений в холодное время года.

Однако нельзя забывать и о шумах внутреннего происхождения. Так, в офисах следует использовать оборудование и оргтехнику с низким уровнем шума. Например, особая конструкция лопастей вентилятора внутреннего блока кассетного кондиционера GREE Cassette Type делает его работу практически бесшумной. Особое внимание следует обратить и на компьютеры – традиционных «возмутителей спокойствия» в офисах. Например, компания Shuttle представила в конце 2009 года целую линейку полностью бесшумных офисных компьютеров в компактном исполнении и без единого вентилятора. Как нетрудно догадаться, они характеризуются еще и пониженным энергопотреблением, а потому практически не нагревают воздух.

Остается еще одна проблема – шум, производимый самими работниками офиса. Как от него избавиться, мы расскажем в следующей части нашего повествования.

Каждому – собственный угол

А заодно ответим на вопрос: как лучше (и правильнее) всего организовать офисное пространство? С одной стороны, использовать имеющиеся помещения нужно максимально эффективно, т.к. арендная плата год от года растет и «съедает» немалую часть бюджета практически любой компании. В то же время каждому сотруднику нужно создать комфортные условия для продуктивной работы. Согласитесь, довольно трудно сосредоточиться на текущих делах, если к вам постоянно кто-то «заглядывает через плечо». Неудивительно, что популярные сегодня «открытые пространства», когда все сотрудники сидят в общем зале, многих из них не устраивают. «На работе мы проводим до 70% своей жизни и хотим иметь возможность уединиться, поставить на стол свою кружку, фотографию близкого человека или ребенка, приятные сувениры», – считает Дмитрий Агапкин, директор компании «Плаза Девелопментсервис» (Самара). Согласны с этим и психологи, которые утверждают, что человеку обязательно нужно личное пространство, где он будет чувствовать себя комфортно.

Решить эту проблему, а также снизить уровень внутренних шумов помогут офисные перегородки. С их помощью можно обустроить и нужным образом распланировать практически любое помещение. В наши дни перегородки встречаются нескольких типов. Например, стационарные – от пола до потолка – внешне ничем не отличимы от настоящих стен. С той лишь разницей, что при необходимости их можно с легкостью демонтировать и перенести в любое другое место, за считанные часы произведя полную перепланировку помещения. Такие решения допускают использование самых настоящих дверей и позволяют обустраивать полноценные кабинеты для менеджеров. Сотрудники рангом пониже также могут рассчитывать на собственный угол. Обычно для этой цели используют так называемые мобильные перегородки, высотой примерно в человеческий рост. А чтобы офис не становился похожим на запутанный лабиринт, мобильные перегородки придумали делать наполовину прозрачными. Сидя на стуле, вы недоступны для посторонних взоров, а встав, можете видеть, что происходит вокруг. Есть у мобильных перегородок и еще одно преимущество: они облегчают вентиляцию помещения, так как воздушное пространство остается общим.

Наконец, в самом крайнем случае, когда других решений нет, можно использовать настольные перегородки или экраны (например, Quasar-SCREEN), высотой обычно около 500 мм. Кстати, часто они выполняют еще и функцию магнитной доски.

Также нужно помнить, что офисы, принимающие большое число посетителей, следует разделять на две, по возможности изолированные друг от друга, функциональные зоны – Front-office и Back-office. Первая выполняет представительскую функцию и предназначена для работы с клиентами, а вот во вторую доступ посторонних должен быть ограничен.

Выделив каждому сотруднику собственный угол, нужно позаботиться о том, чтобы все эти углы были хорошо освещены, так, чтобы можно было легко и точно распознавать малейшие детали изображения или текста на бумаге или экране монитора.

Сегодня различают два подхода к организации освещения рабочего места, которые могут применяться в комбинации: использование прямого и отраженного света. Если направленно освещать каждое рабочее место, то все помещение в целом может оказаться достаточно темным. Если же свет достигает рабочих мест, предварительно отразившись от потолка и стен, то полученный эффект может оказаться ослаблен нечетким восприятием пространства. Комбинирование прямого и отраженного света сочетает в себе преимущества двух разных подходов и позволяет избавиться от их недостатков, так как обеспечивает эффективное освещение рабочих мест и создает благоприятную световую среду в помещении. Одним из примеров могут служить подвесные офисные светильники, перекрывающие пространство внизу (прямой свет) и одновременно освещающие потолок (отраженный свет). Также становятся все более популярны источники мягкого света, близкого по своим свойствам к дневному.

В дополнение к общему освещению может по необходимости использоваться локальное, на рабочих местах. Также возможно применение подсветки стен, которая улучшает восприятие пространства, особенно при открытой планировке.