Лична карта на служителя. Лична карта - правила за попълване Единен формуляр за карта т 2

Единната форма на лична карта е одобрена с Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане“. Раздел 8 от този формуляр е един от най-активно попълнените. Всъщност, за разлика от повечето други колони на този документ, които се попълват веднъж, вписванията в този раздел могат да се правят два или три пъти годишно, а понякога и по-често. Поради това често възникват ситуации, когато пространството в този раздел свърши.

В този случай, според нас, е необходимо да се ръководим от разясненията на Госкомстата на Русия, които бяха дадени по отношение на по-рано валидните формуляри и не са загубили сила до момента:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20 „За одобряване на Процедурата за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация“

Форматите на формуляри, посочени в албумите на унифицираните формуляри на първичната счетоводна документация са препоръчителни и могат да се променят.

При производството на празни продукти въз основа на унифицирани форми на първична счетоводна документация е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване и стесняване на колони и редове, като се вземе предвид значението на показателите, включително допълнителни редове (включително безплатни) и свободни листове за улеснение на поставяне и обработка на необходимата информация.

„Старите съветски кадрови офицери“ все още помнят специалните вложки в картата Т-2, които бяха поръчани в допълнение към формулярите. Такива вложки обикновено се посочват: „Приложение към личната карта на служителя“, след това полето с номера и датата на трудовия договор и параграфи 1 до 4 от раздел 1 „Обща информация“ се дублират, след което колоните на раздел 8 се появяват от двете страни Освен това подписите в края на това заявление според нас са задължителни, тъй като законодателят изисква от служителя да „затвори” всички данни, включени в личната карта с подписа на служителя.

В момента много малък брой организации поръчват единни формуляри от принтер, което допълнително опростява решението на този проблем - обикновено всичко това се отпечатва на принтер. В края на колоната в раздел 8 (както и на колоната във всеки друг раздел) се създава допълнителен документ (образец в примера). Това приложение е вградено в личната карта на служителя и се съхранява с него.

Правенето на допълнения към лична карта по какъвто и да е друг начин, с изключение на създаване на вложки в приложения, например чрез издаване на нова карта и прикачването й към съществуваща, не е предвидено от закона. Освен това, тъй като компетентният орган е предвидил процедура за решаване на описания проблем, съставянето на допълнителни лични карти ще бъде пряко противоречие с неговите инструкции.

Служителите по персонала, назначавайки нов служител, поддържат документацията, предвидена от закона. Сред документите, които не винаги са задължителни за поддръжка, но са получили широко практическо приложение, е личната карта на служителя във форма Т-2. Помислете за инструкциите за попълване на картата. Можете също да изтеглите необходимия формуляр и образец на формуляр Т-2.

Кандидатът е издържал интервюто, бил е нает, издадена е заповед за приемане и сега трябва да премине през процедурата по наемане на работа. За да направи това, той трябва да представи установен пакет от документи, съдържащи много разнородна информация.

За да се систематизира тази информация за по-нататъшно счетоводство, данните се въвеждат на специално разработени карти. По този начин информацията за всички служители на предприятието формира картотека, удобна за пълно счетоводство.

Държавният комитет по статистика на Руската федерация разработи и одобри в Резолюция № 1 от 05 януари 2004 г. "За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане" формуляр за попълване на лична карта, наречена T- 2.

В такъв формуляр е удобно да се отрази цялата значима информация за служителя. Ако предприятието сметне за необходимо, то може да разработи собствен регистър с данни за персонала на негова база.

Внимание!Личната карта на служителя се използва за служители, заемащи всяка длъжност, както на пълен работен ден, така и на непълен работен ден. Личните карти са удобно подредени по азбучен ред или разпределени по структурни подразделения.

Възможно ли е без лична карта

Посочената по-горе резолюция в параграф 2 регламентира задължителното поддържане на лична карта за всеки служител във всички организации. Така че в предприятията е невъзможно да се съхранява лично досие на служител без издаване на лични карти.

Що се отнася до индивидуалните предприемачи, не е необходимо те да водят записи в лични карти, но също така имат право да използват формуляр Т-2.

Възможно ли е поддържане на лична карта в електронен вид

По-голямата част от работния процес днес се прехвърля от хартиена в електронна форма, това намалява вероятността от грешки, освобождава служителите, отговорни за това и намалява броя на грешките. Но не всички документи могат да преминат само от хартиен към цифров.

Личната карта, освен въвеждането на определени данни в нея, която позволява съществуване в дигитализиран вид, предвижда задължителна виза за служители в случаи на промени в трудовата книжка или издаване на заповеди относно:

бонуси;
дисциплинарни мерки;
ваканционен отпуск;
вътрешен трансфер;
съкращения.

Всяко ново вписване в трудова или издадена заповед по отношение на служител трябва да бъде отразено в лична карта. Служителят трябва да бъде запознат с направените промени, което се потвърждава с неговия подпис.

Трябва да се намира:

на страница 2 от формуляр Т-2 - доказателство за верността на записаната информация;
на страница 3 - потвърждение за работа и трансфери (ако има такива);
на страница 4 - фиксиране на информация за уволнението.

Внимание!Невъзможно е да съхранявате лични карти изключително чрез компютър. Въпреки това, за по-лесно използване, можете да дублирате определен масив от данни от формуляра T-2, които не изискват лично одобрение.

Въз основа на какви документи се попълва лична карта

Първоначалните документи за попълване на този регистър са документите от пакета, представен по време на работа. Някои документи с необходимата информация за T-2 могат да бъдат издадени директно на организацията.

Лицето, което попълва личната карта, ще се нуждае от следните документи за служители:

- основният документ, отразен в картата; също така е основа за
лична карта на служител (паспорт);
SNILS;
TIN - не се изисква да се представя при кандидатстване за работа (ако работата е първата, тогава TIN ще бъде издаден от работодателя);
удостоверение за образование (диплома, сертификат);
военен билет;
въпросник, съдържащ данни за семейното положение, ако служителят го е попълнил по време на регистрация (при липса на въпросник, копия на свидетелство за брак, раждане на деца и др.);
трудова книжка при кандидатстване за основно място на работа;
удостоверение за стаж от основното място на работа - за работа на непълно работно време.

За ваша информация!Ако е необходима допълнителна информация, тя може да бъде въведена в лична карта според служителя.

Образец и образец на лична карта за 2019г

Изтеглете безплатно във формат Word.

Лична карта на служителя (образец Т-2): образец за попълване през 2019 г

Отговорността за установяване, водене на записи и съхраняване на лични карти се възлага на специално упълномощен отговорен служител на персонала или правния отдел.

Формулярите Т-2 в организациите са документи със строга отчетност и трябва да се съхраняват 75 години. Когато се съхраняват, те се отделят от личните файлове.

Формулярът съдържа 11 раздела, разположени на 4 страници. Първите две страници трябва да се попълнят директно при постъпване на работа. Останалите листове трябва да бъдат попълнени в хода на работа.

Важни нюанси при издаване на лична карта

За да избегнете грешки в дизайна и поддръжката на лична карта, трябва да се придържате към следните правила, одобрени от съответните разпоредби.

Можете да попълните формуляра на ръка (със синьо или черно мастило) или да го отпечатате с помощта на компютър.
Раздел 2 от личната карта трябва да се попълва изключително на ръка.
Не се допускат петна, корекции и нечетлив почерк.
Съгласуването на военните комисариати с документи за военна регистрация се отбелязва с обикновен молив.
По-удобно е да държите карта на картон, а не на обикновена хартия, за да избегнете бързо износване.

Правила и образец за попълване на формуляр Т-2

Преди да преминете към въвеждане на информация в основните раздели, трябва да попълните заглавката на формуляра. В него трябва да се въведе пълното име на организацията и нейната.

След това таблицата се попълва:

дата на учредяване на лична карта (изписва се с цифри във формат "ден - месец - година");
персонален номер на служителя (не повече от 6 знака) - присвоява се на всеки нов служител и не се променя по време на вътрешни движения;
TIN номер;
SNILS номер;
в колоната "Азбука" трябва да напишете началната буква на фамилното име на служителя (това е необходимо за по-удобно поставяне в общия файлов шкаф);
постоянен или временен характер на работа;
основна работа или непълно работно време;
пол на служителя (буква "M" или "F").

Главна информация

Първият раздел започва с номера и датата на заключението - тези номера се поставят в предназначените за тях полета в горния десен ъгъл на документа.

Колона 1. Пълното име на служителя се изписва без съкращения, както е в паспорта.

Колона 2. Датата на раждане е изписана с думи, а отстрани е посочена с цифри.

Колона 3. Мястото на раждане е посочено като в паспорта, кодът е даден в прозореца според справочника OKATO. Записът не трябва да е по-дълъг от 100 знака. Думите "район", "област", "село", "гара" могат да се съкращават, "село" и "село" не могат да се съкращават.

Колона 4. Гражданство (не намалявайте) и OKIN код:

за граждани на Руската федерация - 1;
двойни - 2;
друга държава - 3;
лица без гражданство - 4.

Колона 5. Информация за нивото на владеене на чужд език: трябва да обозначите езика с думи и кодов номер и достатъчността на владеенето му според приетата йерархия:

„Чета и превеждам с речник“ - числото 1 в полето за код;
„Чета и мога да си обясня” - код 2;
"плавно" - номер 3.

Колона 6. За да оставите информация за полученото образование, е необходимо да запишете всички завършили учебни заведения, да посочите квалификациите, получени с кода на OKSO, и данните за получените дипломи.

Колона 7. Тук се вписва наименованието на професията, за която служителят е нает в тази организация (формулировка според щатната таблица) и нейният код според OKPDTR. Можете да посочите допълнителна професия, ако може да е важна.

Лична карта Т-2 се попълва за служители от всички категории, наети въз основа на заповед (инструкция) за назначаване на работа

Попълване на раздели от формуляра

Формулярът за лична карта T-2 е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.05 № 1 (Преди това с Указ № 26 от 06.04.01) „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Служител на службата за персонал трябва да има предвид, че правилата за поддържане на лични карти от формуляр Т-2, с изключение на Инструкцията за използване и попълване на първичните счетоводни формуляри и документация за отчитане на труда и неговото заплащане, са одобрени . Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2005 г. № 1 не съществува, поради което съдържанието на тази статия може да се разглежда като препоръки, а не като осезаемо изискване за точно изпълнение.

Необходими документи за издаване на лична карта; кодиране на информация

За да попълни лична карта T-2, служителят по персонал се нуждае от следните документи на служителите:
1) паспорт (или друг документ за самоличност);
2) трудова книжка;
3) военна книжка;
4) документ за завършване на образователна институция:
5) осигурително удостоверение за държавно пенсионно осигуряване;
6) удостоверение за регистрация в данъчния орган;
7) заповед за приемане на работа.
Цялата друга информация се въвежда въз основа на информация, предоставена от служителя за самия него.
При кодиране на информация в личната карта Т-2 е необходимо да се спазват редица правила за попълване, определени от Стандарта за автоматизирани системи за управление на персонала:
1. Ако в полето за кодиране бъдат направени неправилни вписвания или информация, която не е свързана с това попълване, формулярът Т-2 се счита за повреден и трябва да бъде пренаписан. Затова се препоръчва или да въведете точните кодове, или да не ги въвеждате изобщо, докато личната карта T-2 не бъде архивирана.
2. При липса на записи или при отрицателни отговори ("Нямам", "Не съм член"), кодираната част от този атрибут остава празна. 1 3. При посочване на дати името на месеца се изписва изцяло, годината се изписва четирицифрено; например 14 септември 2004 г
4. Датите се кодират с арабски цифри в следния ред: ден/месец/година; например 23.04.1998г.
Когато попълвате други раздели на картата, трябва да се ръководите от Инструкцията, одобрена с посочената резолюция.

Попълване на раздели от формуляра

Името на организацията е посочено изцяло, например затворено акционерно дружество Energostroy. Съкратеното име се посочва, ако е така. залегнало в учредителните документи. Отстрани е посочен OKPO на организацията.
Номерът на заплатите на служителя трябва да включва не повече от шест цифри. Той се възлага на всяко новонаето или наето лице и не се променя при движение на служител в рамките на организацията до неговото уволнение.
Идентификационният номер на данъкоплатеца "l номер на осигурителното удостоверение за държавно пенсионно осигуряване се посочва в съответствие с удостоверението за присвояване на TIN и осигурителното удостоверение за държавно пенсионно осигуряване.
В колоната "Азбука" се посочва първата буква от фамилното име на служителя.
Посочва се естеството на работата: "постоянно", "временно" и т.н.
Видът на работата (основна, непълно работно време) се записва изцяло.
Полът се обозначава с буквата "M" или "F".
Фамилията, името, бащината се изписват изцяло „l четливо.
Датата на раждане се установява въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и се изписва изцяло в текстовата зона, например "9 януари 1975 г.". В този случай кодът е посочен, както следва: 01/09/1975.
При определяне на мястото на раждане трябва да се има предвид следното:

Гражданството се пише без съкращения. Записването на гражданството и неговото кодиране се извършват в съответствие с Общоруския класификатор на информация за населението. ОК 018-95, одобрен. Указ на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1995 г. № 412 (OKIN).

Попълване на графа "Гражданство".

Езиците, които служителят говори, са посочени изцяло без съкращения. Степента на владеене на езика в текстова форма се посочва по следния начин.

Информация за владеене на езици

При кодиране на колоната "Владене на чужд език" се посочват два кода, като първият показва кода на езика, вторият - степента на владеене на него.

Например: „Английски – чета и превеждам с речник“ е изписано в колоната „Код“ като: 014 1.

Образованието се записва и кодира съгласно OKIN и Общоруския класификатор на специалностите в образованието. ОК 009-93, одобрен. Указ на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. № 296 (OKSO).

Според OKIN образованието се кодира по следния начин.

Вид образование	OKSO код
Основно (общо) образование
Основно общо образование
Средно (пълно) общо образование

Средно професионално образование
Незавършено висше образование
Висше образование
Следдипломно образование

Понякога на практика възникват проблеми с това как да се оформи протокол за образованието на служителя, ако то не е завършено.

Информация за незавършено образование

Служител с незавършено образование	Вид на образованието според класификацията.
Учи във висше учебно заведение, но не го завършва	Основно общо или средно професионално образование (в зависимост от това какво образование е имало към момента на приемане във висше учебно заведение)
Завършил е няколко курса на висше учебно заведение, но е бил принуден да го прекъсне или учи в третата си година	Записва колко курса са завършени или кой курс е записан
Завършил три години висше образование	Незавършено висше образование
Учи в средно специализирано учебно заведение (техникум, колеж), но не завършва от него	Средно (пълно) общо или незавършено средно професионално образование (в зависимост от това какво образование е имало към момента на приемане в средно специализирано образователно заведение)
Завършил гимназия, училище със задълбочено изучаване на всеки предмет, лицей, гимназия	Средно (пълно) общо образование
Завършва професионално училище или еквивалентна образователна институция	Начално професионално образование

Допускат се съкращения на думите при изписване на името на образователна институция, което не изкривява значението на името. В случай, че името на образователната институция включва думата "име", трябва да напишете "те"; ако това е последвано от думата "професор", "академик" или нещо друго, тогава трябва да напишете "име на професор", "име на академик" и т.н. Заповедите не са посочени в имената на учебните заведения.
Цялата информация за образованието (квалификация, направление или специалност) се установява на базата на диплома за образование.
Безплатните редове в раздела за образование са предназначени за името и датата на завършване на второто учебно заведение за висше или средно професионално образование. Ако служителят е завършил две средни или две висши учебни заведения по различни специалности, се записват и двете учебни заведения. Дипломните квалификации са изброени в следния ред:

Професията (основна и допълнителна) се посочва изцяло въз основа на заповедта (инструкцията) за наемане на работа. Той е кодиран в съответствие с Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите заплати (OKPDTR). Допълнителна професия е тази, която не съвпада с основната професия, но може да представлява интерес за организацията.
Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на надбавка за стаж, както и право на други придобивки, установени в организацията и др.) се изчислява въз основа на вписванията в трудовата книжка и (или) в други документи, потвърждаващи съответния трудов стаж.
Състоянието на брак се записва и кодира съгласно OKIN.

Информация за семейното положение

Семеен статус	ОКИН код
Никога не е бил (не е бил) женен
В регистриран брак
В нерегистриран брак
вдовец (вдовица)
разведен (разведен)
скъсаха (раздяла)

В състава на семейството се посочват само членовете на семейството с посочване на степента на родство. Най-близки роднини са бащата, майката, синът, дъщерята, братът, сестрата, лицето, отгледало работника и други близки роднини, живеещи заедно с работника.
Паспортните данни са посочени в строго съответствие с паспорта. Адресът на местоживеенето се записва съгласно правилата за вписване на мястото на раждане.
В случай, че служителят не е получил трудова книжка в деня на уволнението поради отсъствие от работното място или по друга причина, служителят по персонала изпраща уведомления по пощата на посочените адреси за необходимостта от явяване в отдела за персонал за работна книжка (или се съгласявате да я изпратите по пощата) или запитвания за местонахождението на работника. Следователно е необходимо да се попълнят и двете колони - както адреса на местоживеене според паспорта, така и действителния адрес на местоживеене, както и телефонния номер на служителя или близкия му роднина.

Счетоводство за ваканции Промяна на информацията за служителите

В предишната част на статията разбрахме какви документи са необходими за попълване на карта T-2, а също така разгледахме как се попълват колоните „Азбука“, „Гражданство“, как данни за образование, състав на семейството и т.н. са въведени.

Попълване на раздела за военна регистрация

Основните документи, въз основа на кой раздел. 2 „Информация за военна регистрация“ на личната карта Т-2 са:

Информация за военна регистрация

	Граждани в резервата	Граждани, подлежащи на наборна военна служба
	За офицери от запаса не се полага За лица, които не са офицери, се попълва в съответствие с предоставената военна книжка (колона "Счетоводна категория")	Не е попълнено
Точка 2. Военно звание	Поставя се съгласно записа във военната книжка	Записът се извършва: "Подлежащ на призоваване"
Точка 3. "Състав (профил)". Пълно без съкращения	Поставя се в съответствие с вписването във военния билет, напр. "команден", "медицински"или "войници", "моряци"и т.н.	Че е изпълнено
Точка 4. "Пълно обозначение на VUS код" Записва се пълното обозначение - шест цифри или шест цифри и буквен знак	Поставя се в съответствие с вписването във военната книжка, например "021101" или "113194А"	Поставя се в съответствие с вписването в удостоверението на гражданин, подлежащ на набор за военна служба
	Пише се с букви: А - годен за военна служба Б - годен за военна служба с незначителни ограничения В - ограничено годен за военна служба Г - временно негоден за военна служба	Изписва се с букви: А - годен за военна служба Б - годен за военна служба с незначителни ограничения В - ограничено годен за военна служба Г - временно негоден за военна служба Г - негоден за военна служба Попълва се въз основа на запис в удостоверение на гражданин, подлежащ на набор за военна служба
т. 6. "Име на военния комисариат по местоживеене"	Поставя се в съответствие с последния запис или последния печат във военната книжка	Поставя се в съответствие с последното вписване или последния печат в удостоверението на гражданин, подлежащ на набор за военна служба
Точка 7. „Състои се от военна регистрация“ Попълва се с обикновен молив	Ред а) - в случаите, когато има мобилизационна заповед и (или) печат за издаване и оттегляне на мобилизационни заповеди; Линия б) - за граждани, записани за организацията за периода на мобилизация и за военно време	Не е попълнено
: т. 8. „Отметка за отстраняване „от военна регистрация” При навършване на възрастова граница.	Прави се маркировка: или „Отстранен от военна регистрация по здравословни причини“	Поставя се маркировка: „Свален от военна регистрация поради възраст“или „Премахнато от военна регистрация по здравословни причини"

След попълване на разделите "Обща информация" и "Информация за военна регистрация", служителят подписва лична карта и поставя датата на собствената си ръка, за да потвърди съгласието си с въведената информация. Служителят по персонала поставя своя подпис, името на длъжността и преписа на подписа, като по този начин потвърждава, че вписванията са направени лично от него въз основа на представените документи.

Въвеждане на информация за наемане, сертифициране, повишаване на квалификацията, стимули и др.

Когато въвеждате информация за наемане и преместване на друга работа, трябва да попълните всички колони на таблицата. Информацията трябва да се въвежда без съкращения

Информация за наемане на работа и преместване на друга работа се въвежда въз основа на заповед (инструкция) за наемане на работа (формуляр Т-1 и Т-1а) и заповед (инструкция) за преместване на друга работа (образец Т-5). Специалистът от отдела за персонал, когато попълва този раздел, трябва да запознае служителя с вписванията, направени срещу разписка.
При попълване на 4 „Удостоверяване“ на лична карта се попълват всички графи, а именно:
- дата на заверка;
- решението на комисията, например "преместване на длъжност", "изпращане за повишаване на квалификацията" и др.;
- връзка към конкретен документ (като правило това е протокол за резултатите от сертифицирането), посочващ неговия номер и дата.
Колоната „Причина“ може да е празна или да съдържа заповед на организацията да изпрати служител за сертифициране и/или заповед за одобряване на резултатите от сертифицирането.
Данните за повишаване на квалификацията се записват въз основа на документи, представени при кандидатстване за работа или идващи от отдела за обучение. В раздела "Професионално развитие" са посочени следното:
- начална и крайна дата на обучението;
- вид усъвършенствано обучение;
- името на образователната институция (институт за усъвършенстване на министерството (отдел), факултет за усъвършенстване във висше учебно заведение, факултет за усъвършенстване на обучение в средно професионално учебно заведение, институт за усъвършенстване, курсове за усъвършенстване в министерството (отдел ), курсове за повишаване на квалификацията в предприятия, научно-изследователски и проектантски организации, висши и средни професионално образование, институти за повишаване на квалификацията и техните клонове);
- вид на документа (сертификат, удостоверение);
- колоната "Причина" може да е празна или може да посочва заповедта на организацията да изпрати служителя за повишаване на квалификацията.
По същия начин информацията за професионална преквалификация се въвежда с посочване на специалността (направление, професия), в която се извършва преквалификация.

При попълване на „Стимули и награди“ трябва да посочват видовете стимули, прилагани към служителя (както на ниво организация, така и на ниво министерства и ведомства), както и списък с държавни награди.

Ваканционно счетоводство

В секцията „Ваканция“ се води запис за всички видове отпуски, предоставени на служител през периода на работа в организацията. Основата за извършване на вписванията са поръчки за предоставяне на отпуски.
При попълване на таблицата за отпуски въз основа на заповедта се въвежда само началната дата на отпуската, а крайната дата се въвежда "фактически", след като служителят действително се е върнал от отпуска. Това се дължи на факта, че в случай, че служител е извикан от ваканция или е прекъснат, колоната „Крайна дата“ ще съдържа датата, на която служителят напуска работа, а не планираната крайна дата на ваканцията със заповед.
В същата таблица задължително е отбелязан отпуск без заплащане. Той се взема предвид при изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, тъй като съгласно чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация, но не включва времето за предоставяне на отпуск на служител без заплащане за повече от 7 календарни дни.

По същия начин, той не се взема предвид в трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, и времето на отпуска за отглеждане на дете до навършване на определената от закона възраст.
Освен това, съгласно чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация, от трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, времето, когато служителят отсъства от работа без основателна причина, се приспада, включително в резултат на отстраняването му от работа в случаите, предвидени в чл. 76 от Кодекса на труда на Руската федерация.
По-долу са възможните видове документи, въз основа на които служителят на отдела за персонал преизчислява този трудов стаж (съгласно член 76 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Видове документи, които служат като основа за преизчисляване на стажа в случай на отстраняване от работа


Непровеждане на обучение и проверка на знанията и уменията в областта на охраната на труда по предписания начин
Неминаване на задължителен предварителен или периодичен медицински преглед по установения ред	Протокол и заповед от проверката за отстраняване на служител от работа. Заповедта на ръководителя за уволнение от работа по тази причина
Идентифициране, в съответствие с медицинското заключение, на противопоказания за извършване на работа, предвидена в трудовия договор	Заповедта на ръководителя за уволнение от работа по тази причина

В раздела „Допълнителна информация“ за пълнота на счетоводството, ако е необходимо, посочете:
- информация за задочна (вечерна), кореспондентска, външно обучение отдели на институции за висше и средно професионално обучение (трябва също да поставите датите на прием в образователна институция и нейното завършване):
- информация за работещия инвалид, като се посочва удостоверението MSEC, групата на увреждането и датата на нейното установяване (промяна), причината за увреждането;
- заключение на МСЕК за условията и характера на работа.
След като служителят бъде уволнен от организацията, вписванията се правят в раздел. XI „Основания за уволнение“, което посочва декодирането на основанията за уволнение на служителя в съответствие с точната формулировка, дадена в Кодекса на труда на Руската федерация, датата на уволнението, номера на заповедта за уволнение.
При закриване на лична карта Т-2 кадровият служител поставя личния си подпис с нейния препис и посочване на длъжността. Самият служител се подписва по същия начин. Подписът на служителя в този случай потвърждава съгласието му с всички вписвания, направени в личната му карта.

Промяна на информация за работник

Когато информацията за служител се промени, съответните данни се въвеждат в неговата лична карта, която се удостоверява с подписа на специалист в отдела за персонал и ако се правят промени в раздел. "Обща информация" и "Информация за военна регистрация", след това подписът на самия служител.
Промените се правят по същия начин, както в трудовата книжка. Въз основа на първите форми и в хода на въвеждането в СССР на автоматизирана система за отчитане на персонала беше разработен OST "Стандарт за автоматизирани системи за управление на персонала". В него бяха очертани основните правила за попълване на лична карта. Както е посочено в OST, „при промяна на фамилията старото се зачерква и на негово място се изписва ново в съответствие с документите, представени в отдела за персонал“. Освен това „всички последващи промени в данните за служителя (смяна на местожителството и др.) се отразяват в личната карта от служителя на отдела за персонал“. Пълната подмяна на лична карта не е желателна поради причината, че в бъдеще ще бъде трудно да се възстанови цялата картина за този служител.
Що се отнася до промяната на паспортните данни и семейното положение, може да се приложи същата схема - със зачертаване.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. икономика науки,
Директор на Центъра за професионално развитие

Лични карти на служителите (формуляр Т-2)се използват в организациите за пълно и изчерпателно отчитане на персонала. Въз основа на тях се формира кадрово досие. Като формуляр се използва унифициран формуляр № Т-2, който отразява цялата необходима информация за самоличността на служителя и неговата трудова дейност.

Формулярът се състои от 4 страници, съдържащи тематични блокове. Първата и втората страница съдържат обща информация за служителя и се попълват при приемането му на работа; третият и четвъртият - попълват се в процеса на работа.

Съгласно Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 № 1, поддържане на лични карти на служителите задължителни за организациите.

Картата Т-2 трябва да съдържа подписите на служителя:

на страница 2, потвърждаваща коректността на въведените данни,
на страница 3, до всеки запис в секцията „Трудова работа и прехвърляне на друга работа“,
на страница 4, при уволнение.

Последица от това изискване е невъзможността формуляр Т-2 да се поддържа изключително в електронен вид.

Нормативни материали:

Лична карта на служителя (Единен формуляр № Т-2)
Одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1

Извадка от Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 "За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане":

Попълва се от служител на службата за персонал за лица, наети въз основа на:

заповед (инструкция) за назначаване на работа (формуляр N T-1 или N T-1a);
военно регистрационни документи - за военнослужещите и лицата, подлежащи на наборна военна служба;
документ за образование, квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, която изисква специални познания или специално обучение,
както и информация, предоставена от служителя.

В някои случаи, като се вземат предвид спецификите на работата в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, може да се наложи представяне на допълнителни документи.

При попълване на клауза 5 "Владеене на чужд език"раздел 1 от формулярите посочва степента на владеене на езика:

"Аз съм свободно"
"Мога да чета и разбирам"
— Чета и превеждам с речник.

Работен опит(общ, непрекъснат, даващ право на надбавка за стаж, даващ право на други придобивки, установени в организацията и др.) се изчислява въз основа на вписванията в трудовата книжка и (или) други документи, потвърждаващи съответния трудов стаж .

В промяна на информациятаза служителя съответните данни се вписват в личната му карта, която се удостоверява с подписа на служителя на службата за персонал.

Основните документи, въз основа на които се попълва раздел II " Информация за военна регистрация", са:

военна книжка (или временно удостоверение, издадено срещу военна книжка) - за граждани, които са в запас;
удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба - за граждани, подлежащи на наборна военна служба.

За граждани в резерв:

Не е попълнена клауза 1 "Категория запас" за офицери от запаса;
клауза 3 "Състав (профил)" - попълва се без съкращения (например "команда", "медицински" или "войници", "моряци" и др.);
клауза 4 "Пълно кодово обозначение на VUS" - записва се пълното обозначение (шест цифри, например "021101" или шест цифри и азбучен знак, например "113194А");
Клауза 5 "Категория на годност за военна служба" - се изписва с букви: A (годен за военна служба), B (годен за военна служба с незначителни ограничения), C (ограничено годен за военна служба) или G (временно негоден за военна служба). услуга). При липса на вписвания в съответните параграфи на военния билет се поставя категория "А";
в клауза 7 "Той е регистриран във военните" се попълва (с обикновен молив):
- ред а) - в случаите, когато има мобилизационна заповед и (или) печат за издаване и оттегляне на мобилизационни заповеди;
- ред б) - за граждани, записани за организацията за периода на мобилизация и за военно време.

За граждани, подлежащи на наборна военна служба:

позиции: не се попълват клауза 1 "Категория резерв", клауза 3 "Състав (профил)", клауза 4 "Пълно кодово обозначение на ВУС" и клауза 7 "Регистриран за военна служба";
т. 2 "Военно звание" - прави се вписването "подлежащи на наборна служба";
Клауза 5 "Категория на годност за военна служба" - изписва се с букви: А (годен за военна служба), Б (годен за военна служба с незначителни ограничения), В (ограничено годен за военна служба), G (временно негоден за военна служба ) или D (негоден за военна служба). Попълва се въз основа на вписване в удостоверението на гражданин, подлежащ на наборна военна служба;

Попълването на артикули, които не са изрично посочени в Инструкцията, се извършва въз основа на информация от изброените документи.

В параграф 8 на раздел II от личната карта на гражданин, който е навършил възрастовата граница за пребиваване в запаса, или гражданин, който е обявен за негоден за военна служба по здравословни причини, в свободната линия се прави бележка „отстранява се от военна регистрация по възраст“ или „отстранена от военна регистрация по държавно здраве“.

в глава " Наемане, преместване на друга работа„При всяко вписване, извършено въз основа на заповед (инструкция) за приемане на работа (образец N Т-1 или N Т-1а) и заповед (инструкция) за преместване на друга работа (образец N Т-5), администрацията се длъжен да запознае служителя срещу разписка в колона 6 от формуляра.

в глава " ваканцияВсички видове отпуски, предоставени на служителя през периода на работа в организацията, се записват.

глава " Допълнителна информация“ се попълва за пълнота на отчитането на информация за служители, обучаващи се в образователни институции, отчитане на работещи инвалиди и др.

Полезна информация:

Въз основа на материалите на базата данни "Пакет от кадрови служител". Консултантска компания „Стратегия

1. С какъв документ е одобрена личната карта?

Последната версия на унифицирания формуляр Т-2 - лична карта - е одобрена с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. No 1 (по-нататък - пост. No 1).

2. Всички работодатели трябва ли да пазят T-2 карти?

Изискването за поддържане на карти T-2 се отнася за организациите (клауза 2 от пост № 1). Това изискване не важи за работодатели-предприемачи, но те имат право да ги провеждат.

Поддържането на лични карти е не само задължение, но може да бъде и полезно упражнение. Първо, за административни цели. На второ място, съдебната арбитражна практика познава случаи, когато работодател е успял да защити интересите си, като използва лични карти, за да докаже правилното изчисляване на средния брой служители за изчисляване на данъци, легитимно приспадане от доходите на служителите и др.

3. Работодателят има ли право да съхранява Т-2 в електронен вид, а не на хартиен носител?

Работодателят има право да съхранява карти Т-2 в електронен вид, но това не го освобождава от задължението да ги разпечата и да ги има на хартиен носител. И служителят няма да може да се подпише на компютъра. Държавният комитет по статистика на Русия не посочи препоръчаните формати за формуляри, но очевидно формата на лична карта е проектирана по такъв начин, че за производството й е необходима хартия А3. И поради факта, че картата T-2 е документ с доста продължителна употреба, се препоръчва използването на дебела хартия при печат.

4. В нашата компания отделът за персонал не попълва карта T-2, а я поверява на служителя. Колко правилно е това?

Съгласно Инструкциите за кандидатстване и попълване на формулярите на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане (наричани по-долу Инструкции на Държавния комитет по статистика), формуляр № Т-2 се попълва от служител на отдела за персонал, а в негово отсъствие от лице, на което е възложено да провежда кадрова работа в организацията. Служителят не трябва да прави никакви вписвания в личната карта, с изключение на подписа си при попълване на Т-2, при наемане на служителя и при удостоверяване на промени в трудовия му статус.

5. Въз основа на какви документи трябва да се попълни Т-2 при кандидатстване за работа?

Според Инструкциите на Държавния комитет по статистика личните карти се попълват, когато служител е нает въз основа на следните документи:

трудов договор, сключен със служител;
заповед (инструкция) за наемане на служител;
паспорт или друг документ за самоличност;
трудова книжка или документ, потвърждаващ трудовия стаж;
осигурително удостоверение за държавно пенсионно осигуряване;
документи за военна регистрация - при наемане на военнозадължени лица и лица, подлежащи на наборна военна служба;
документ за образование, квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, изискваща специални знания или специално обучение;
информация, предоставена от служителя.

В някои случаи, като се вземат предвид спецификите на работата в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, работодателят има право да изисква представяне на допълнителни документи.

Забранено е да се изискват от лице, кандидатстващо за работа, документи, различни от предвидените в Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони, укази на президента на Руската федерация и постановления на правителството на Руската федерация (чл. 65). Следователно изискванията на отдела за персонал за служител да предостави удостоверение за присвояване на TIN, сертификати, характеристики и т.н. могат да бъдат незаконни.

6. Кога точно трябва да започне Т-2 на един служител?

Законът не предвижда конкретна времева рамка за лична карта.

7. Колко години трябва да се съхраняват личните карти?

Как да попълните личната карта на служител T-2:

Съберете необходимите документи.
Препишете информацията от тях в картата.
Поставете готовия документ в специална папка.

Каква е тази форма и кога е необходима

Преди да анализираме извадката за попълване на формуляра T-2, отбелязваме, че неговият формуляр е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 01.05.2004 г. № 1. Документът се съхранява за всеки отделен служител. Това е удобно, защото позволява на работодателя да има пълно досие за служителя. Факт е, че информацията се записва на картата:

Дата и място на раждане;
гражданство;
образование, включително допълнително и професионално обучение;
владеене на чужди езици;
работен опит;
състав на семейството;
адрес на регистрация и местожителство;
отношение към военната служба;
резултати от сертифициране;
награди;
почивни дни;
Ползи;
друга информация.

Всички тези данни се натрупват от работодателя за изпълнение на задълженията, предвидени в закона. Например информацията за състава на семейството ще позволи на децата на служителя да бъдат включени в списъка на получателите на новогодишни подаръци или ваучери за летни лагери. Информацията за наличието на допълнително образование или познания по чужди езици ще даде възможност на служителя да се предложи друга позиция или да се изпрати на командировка в чужбина. Данните за награди и опит се считат за основа за изпращане на документи на колега за награждаване на по-високо ниво. Оттук и изводът: личната карта на служителя е много удобен и полезен източник на информация за работодателите.

Кой е длъжен да държи карти

Някои работодатели смятат, че ако основните форми на счетоводство, дадени в резолюцията на Госкомстат на Русия, не са задължителни, тогава не си струва да ги започвате в организацията. Но не всичко е толкова просто. Кодексът на труда действително не задължава пряко ръководителите да пазят и попълват тези формуляри. Но параграф 12 от постановление на правителството от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ гласи, че работодателят е длъжен да запознае служителя с всички промени, направени в трудовата книжка. Служителят е длъжен да потвърди съгласието си с подпис върху лична карта, в която се дублират всички вписвания в трудовата книжка.

Освен това трябва да знаете, че формулярът T-2 е един от документите за военна регистрация, съгласно параграф 27 от Постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. № 719. По този начин, поддържайки този документ е задължителен за всички организации и предприемачи.

Общи правила за пълнене

Бърза бележка, преди да обсъдите как да попълните картата T-2 и пример за това как да попълните всеки елемент от този документ. Има унифицирана форма на формуляра, която се препоръчва да се използва. Работодателят има възможност да го промени или по-скоро да го допълни с информацията, която според него не е достатъчна. В същото време е важно да се разбере, че одобреният на държавно ниво формуляр е разработен, като се вземе предвид защитата на личните данни на гражданите. А работодателят, ако иска да направи допълнения към формуляра Т-2, трябва да вземе предвид особеностите на законодателството в тази област. Представеният в тази статия пример за попълване на личната карта на служител T-2 е даден въз основа на унифициран формуляр.

Следващият момент, който трябва да знаете, е, че лична карта се поддържа от лице, упълномощено да поддържа кадрови досиета в организация. Документът се издава на хартиен носител. Ако е удобно да се дублира информация от него в електронен формат, трябва да използвате компютър. Но досега цифровите подписи в Русия в рамките на трудовите отношения не са често срещани, а служителите подписват със собствените си ръце. Картите Т-2 се съхраняват на хартия и всички данни се въвеждат в тях ръчно. В тази връзка отбелязваме, че няма изисквания за цвета на използваното мастило.

Що се отнася до грешките и корекциите, за съжаление, те не могат да бъдат избегнати. Ако е допусната неточност по време на попълването, грешният запис трябва да бъде зачеркнат с един ред (записът трябва да остане четлив), да се напише правилната формулировка до него, след това да се добави „Коригирано вярване“ и да се подпише.

Как се попълват точки

Например, през февруари 2020 г. Иванов Иван Иванович, икономист, получава работа в Светли път LLC. При наемане на нов служител ще са необходими следните документи (въз основа на тях данните се записват във формуляра):

идентификация;
трудова книжка (ако има такава);
SNILS;
документи за военна регистрация;
получени документи за образование и квалификация;
други книжа, ако са необходими за допускане до изпълнение на трудова функция.

Също така служителят по персонала се нуждае от заповед за работа.

Когато всички документи са събрани, преминете към дизайна на формуляра. Напълно попълнен документ е достъпен за изтегляне в края на статията, но засега нека да разберем как да попълним картата T-2: извадка за попълване на всеки елемент ще покаже ясно правилата за въвеждане на информация.

Започваме да попълваме формуляра със заглавка. Тук трябва да посочите:

пълно и съкратено наименование на организацията-работодател;
дата на съставяне на картата;
личен номер, TIN (ако има такъв) и SNILS на нов служител, неговият пол (съкратено като „M“ или „F“);
естеството на работата - постоянна или временна;
вид работа - основно или непълно работно време. В тази клетка думите трябва да бъдат написани изцяло, съкращението е неприемливо;
полето „Азбука“ се попълва с буквата, с която започва фамилното име на служителя (в нашия пример това е „I“).

Раздел I е озаглавен "Обща информация". Тук са посочени:

номера на трудовия договор и датата на сключването му;
ПЪЛНО ИМЕ. служител, дата и място на раждане, гражданство;
степен на владеене на чужд език (един или повече);
информация за образованието и професията.

Още от втория ред кадровите служители имат затруднения, защото не разбират какви кодове трябва да бъдат въведени и откъде да ги получат. Код OKATO - номерът на населеното място (неговия район) в Общоруския класификатор на обекти на административно-териториално деление. Често се правят промени в него, следователно при попълване е препоръчително да разберете точната информация от доверени източници.

Що се отнася до абревиатурата OKIN, тя означава общоруски класификатор на информация за населението. От този списък с кодове, които са разделени в 293 категории, и вземете информация за попълване. За удобство на читателите ще дадем пример за попълване на карта T-2: обобщена таблица с кодове, които ще са необходими при съставянето на редове 4, 5 и 6.

Какво да напиша в ред	Какъв OKIN код да посочите
низ "гражданство"
Гражданин на Руската федерация
Гражданин на Руската федерация и чужда държава (Република Беларус) (посочете в скоби държавата, на която служителят е гражданин)
Чужд гражданин на Република Беларус (посочете държавата, на която служителят е гражданин)
Лице без гражданство
Чужди езици
Английски
испански
Италиански
Китайски
Deutsch
Френски
японски
Други езици (ако не са в класификатора)
Степен на владеене на език
Говорете гладко
Мога да чета и обяснявам
Четене и превод с речник
Образование
Основен (общ)
Основен общ
Средно общо
Средно професионално
Висше – бакалавърска степен
Висше – специалност, магистърска степен
Висше - обучение на висококвалифицирани кадри
Професионално образование
Допълнителен професионалист

Информацията за образованието трябва да бъде допълнена с подробности от дипломата: кой и кога я е издал, по каква специалност. Трябва да се попълни поне един ред. Ако в бъдеще служителят носи дипломи за допълнително образование, тази информация се добавя.

При попълване на табличната част ще ви е необходим и код от OKSO - класификатор на специалности по образование. В тази част е позволено да се изписват думи в съкратена форма, но по такъв начин, че вписването да остане разбираемо. Например "им". вместо "име".

В следващия ред - седмият - трябва да посочите професията. За да направите това, ще трябва да използвате OKPDTR - класификатор на професии за работници, длъжности на служители и категории заплати. Професията икономист в нея е с код 27728.

В полето "Трудов опит" попълнете всички редове (ако е възможно). Ако го няма, тогава се попълва само първият ред - за общия стаж към момента на сключване на трудовия договор от трудовата книжка.

Припомняме, че общият трудов стаж е периодът на дейност, който ви дава право на пенсия за старост. Непрекъснатият отчита само периода, който се използва при назначаване на обезщетения, а трудовият стаж, който дава право на надбавка за стаж, е работа в определени държавни организации на определени държавни длъжности (подробен списък е представен в раздел II от одобрения регламент със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие от 27 декември 2007 г. № 808).

Данните в деветия ред - "Състояние на брак" - показват, като се вземат предвид кодовете от OKIN. Попълненият от нас образец на карта Т-2 се издава за женен мъж. Поради тази причина сме задали код 2. Всички възможни кодове са изброени в таблицата.

Следващият ред - информация за състава на семейството - се попълва от думите на самия служител. Посочва се роднини по искане на работодателя. Но ако служителят е женен, обикновено се вписват съпрузи и деца. Ако самотни - родители.

Редове 11 и 12 трябва да се попълнят според паспортните данни. Адресът за регистрация се изписва от личната карта, а ако не съвпада с действителния, тогава е позволено да се посочи друг, но и от думите на служителя. При попълването на тези данни не трябва да възникват трудности.

Много въпроси възникват от кадрови служители, когато попълват раздел II от формуляра Т-2. Подготвихме пример за попълване на информация за военна регистрация в лична карта, която ще ви помогне да разберете всички тънкости. Първо, трябва да разберете, че документът се попълва различно за военнослужещите и тези в резерва. Военнослужещите имат свидетелства за военна служба, а гражданите, които са в запас, имат военни книжки. Въз основа на тези документи се записват данни. Нека разгледаме всеки един от тези случаи поотделно.

Ако гражданин представи удостоверение, тогава по отношение на него раздел II се попълва, както следва:

първият, третият, четвъртият и седмият параграф не е необходимо да се попълват;
в параграф 2 пишем, че лицето подлежи на военна служба;
в параграф 5 пренаписваме информацията от удостоверението за регистрация. Съдържа един от знаците:
- А (годен за военна служба);
- B (годен за военна служба с незначителни ограничения);
- B (ограничена годност за военна служба);
- Ж (временно негоден за военна служба);
- Г (негоден за военна служба);
параграф 6 се попълва от приписаните;
параграф 7 съдържа вписване дали лицето е резервирано или има заповед за мобилизация (печат за екстрадиция, оттегляне);
последният параграф - 8 - се попълва, ако се изпрати удостоверение за дерегистрация от военната служба за регистрация.

Цялата информация, посочена в този раздел, се удостоверява от две лица: самият служител и служителят по персонала. Не забравяйте да поставите датата на запознаване на служителя с документа.

Ако служителят е в резерва и има военна книжка, тогава всички данни се изписват от него. Наемателят прави следното:

не попълва параграф 1;
рангът е посочен в съответствие с данните от параграф 5 от военния билет;
в параграф 3 посочете състава (профила), чието упоменаване е във военния билет - командване или войници. Не можете да съкращавате думите в този ред;
т. 4 („Пълно кодово обозначение на VUS“) съдържа както букви, така и цифри. Тази информация трябва да бъде пренаписана без грешки от военна карта;
попълването на точки 5-8 не се различава от правилата, описани за новобранците.

Раздел III (наемане и преместване) обикновено не създава затруднения, тъй като дублира данните от съответните поръчки. Единственото нещо, което трябва да запомните, е, че прехвърлянията на временна работа не са фиксирани. Освен това те не правят вписвания при промяна на заплатите.

Раздели IV-VII остават празни, ако служителят не е преминал атестация и преквалификация, няма награди или почетни звания. Но ако служителят е изпратен за преквалификация и повишаване на квалификацията и е донесъл документ за образование, във формуляра T-2 трябва да се въведе нова информация - пример за попълване на вида на напредналото обучение в картата T-2 ще покаже как да направите това.

Но следващият раздел, който съдържа информация за празниците, се попълва редовно. Този раздел изглежда така:

Имайте предвид, че е необходимо да въведете в таблицата всички видове почивки, които се предоставят на човек:

доплащане;
годишна платена;
за собствена сметка;
при бременност и раждане;
за грижи за деца;
обучение.

Ако този раздел свърши без място за въвеждане на всички периоди на почивка, трябва да залепите листа и да въведете нова информация, която вече е в него.

Разделите „Социални придобивки“ и „Допълнителна информация“ към служителя по персонала трябва да се попълват при необходимост.

Последният раздел "Основа за прекратяване на трудовия договор (уволнение)" се попълва само след официалната регистрация на уволнението на лице. В него се вписва информация от съответната заповед за прекратяване на трудовия договор. Образец за попълване на лична карта при уволнение съдържа връзка към статията Към Руската федерация, според която служител е уволнен. Тази страница трябва да бъде подписана от служителя по персонала и самия служител.

Как и колко дълго да съхранявате формулярите T-2

В законодателството няма специални правила за съхранение на лични карти на служителите. Но е предвидено те да се съхраняват на места, недостъпни за трети лица. За тях се създават специални папки с номенклатура и е невъзможно да се съхраняват карти с лични досиета и (или) заповеди за работа.

Друго правило: съхранявайте формулярите T-2 на настоящ и уволнен персонал отделно. След уволнението на лице работодателят е длъжен да запази картата му още 75 години.