Nu se aplică documentelor de personal. Componența și tipurile documentației de personal

Introducere

În condițiile moderne, importanța documentației personalului în activitățile oricărei organizații este destul de clar vizibilă. Orice proces, orice activitate dintr-o întreprindere este reglementată de acte, regulamente, instrucțiuni, reguli relevante care își îndeplinesc rolul de specialitate. Prin urmare, studiul documentației de personal, cercetarea și analiza acesteia este necesară pentru aplicarea și pregătirea corectă a acesteia, precum și crearea celui mai bun sistem pentru funcționarea eficientă a organizației.

Activitățile de management se bazează pe lucrul cu documente, munca de birou și fluxul de documente. Interpretarea tradițională de gestionare a documentelor a termenilor „documente” și „flux de documente” este destul de apropiată și se reduce la procesele formale de creare și mutare a documentelor într-o organizație. Într-o interpretare mai obișnuită, mulți înțeleg funcțiile de birou pentru înregistrarea documentelor ca lucru de birou, iar fluxul de documente ca procese de afaceri legate de activitățile funcționale ale organizației.

Cu toate acestea, la o examinare mai atentă, este evident că este imposibil să se construiască un sistem de management eficient bazat pe două sisteme de gestionare a activităților de documentare: formal și funcțional. Ele trebuie să fie indisolubil legate și unificate în întreaga întreprindere. Documentul, elementul principal al acestor sisteme, este subiectul lucrării noastre de curs.

Scopul cursului este de a studia diferite puncte de vedere și idei asupra acestei probleme, de a determina trăsăturile comune și diferențele în interpretarea conceptului pe care îl studiem, de a lua în considerare sistemul de documentare a personalului și ce dezvoltări tehnice moderne există pentru eficientizarea functionarea acestui sistem.

În primul capitol al lucrării noastre de curs, vom defini esența conceptului „Documentarea personalului”, luând în considerare interpretarea acestui concept de către diferiți autori, vom identifica trăsăturile comune și diferențele dintre aceste definiții. În continuare, ne vom uita la sistemul de documentare a personalului, vom defini elementele sale, principalele caracteristici și semnificația în sistemul general de management al personalului. Apoi vom analiza software-ul tehnic modern folosit pentru informatizarea si automatizarea proceselor din domeniul managementului sistemelor de documentare a personalului si vom vedea avantajele utilizarii unui astfel de software.

Al doilea capitol va fi dedicat formării sistemului de management al personalului unei organizații. Pentru a face acest lucru, vom proiecta structura organizațională de management (OMS) a întreprinderii în funcție de elementele specificate. Inițial este ineficient, așa că vom dezvolta un OSU modificat în care deficiențele celui precedent vor fi eliminate. Următorul punct al cursului va fi formarea unui serviciu de sistem de management al personalului. Aici vom analiza distribuția funcțiilor între diviziunile structurale ale acestui serviciu. Și în final, pe baza materialului teoretic studiat, vom elabora documentația de reglementare și anume Reglementările Compartimentului de Personal și Fișa Postului de Angajat Superior pentru Reglementarea Relațiilor de Muncă.

1. Bazele teoretice ale documentaţiei de personal

.1 Definiția esenței conceptului „Documentația personalului”

Pentru a clarifica orice problemă, este mai întâi necesar să-i determinăm compoziția terminologică. În fiecare sferă a activității umane, se utilizează unul sau altul set de concepte și termeni, specifici doar pentru o anumită zonă de aplicare a acestuia. Diferența față de limbajul literar general, limbajul profesional necesită interpretarea fără ambiguitate a conceptelor de bază exprimate în termeni. Acest lucru este deosebit de important pentru documentația de sprijin al managementului: limbajul comunicării de afaceri este strâns legat de vocabularul actelor legislative și de reglementare, iar utilizarea incorectă a unui anumit termen poate avea consecințe juridice nedorite. De aceea, în primul paragraf al lucrării noastre de curs vom defini esența conceptului de „documentație de personal” pentru o dezvăluire mai semnificativă a subiectului.

Pentru a determina cât mai exact sensul termenului pe care îl luăm în considerare, vom lua în considerare interpretarea lui de către diverși autori în Tabelul nr. 1, iar apoi vom analiza aceste concepte.

Tabelul nr. 1. „Definiția esenței conceptului „Documentarea personalului”

Nr. Literatură de definiție 1231. Documentația de personal este un ansamblu de documente de natură organizatorică, organizatorică - metodologică, organizatorică - administrativă, de reglementare - tehnică, tehnică și economică, precum și de reglementare - materiale de referință care stabilesc norme, reguli, cerințe, caracteristici, metode utilizate în rezolvarea sarcinilor specifice legate de personalul organizaţiei.Samygin, S. I. Managementul Personalului / Ed. S. I. Samygina. - Rostov-n/D: Phoenix, 2007 - 512 p. - (Seria „Manuale, materiale didactice”) (p. 188) 2. Documentația personalului - documente care circulă în sistemul de management al personalului, a căror bază este munca de birou - un ciclu complet de prelucrare și deplasare a documentelor din momentul în care acestea sunt creat de angajații serviciului de personal (sau primit de aceștia) până la finalizarea execuției și transferul către alte unități.Kibanov, A. Ya. Managementul personalului unei organizații: Manual / Ed. A. Ya. Kibanova. - Ed. a II-a, adaug. și prelucrate - M.: INFRA-M, 2008. - 638 p. (p. 156) 3. Documentație de personal - o serie de documentație organizatorică și administrativă, de raportare și statistică, de informare și de referință, precum și documentație privind personalul.Basakov, M. I. Documente privind personalul organizației / Comp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Centrul de editură „MarT”, 2007. - 272 p. (27 p.) 4. Documentație de personal - ansamblu de documente create la înregistrarea, angajarea, concedierea angajaților, acordarea concediilor, stimulentele, reglementarea atribuțiilor personalului, formarea unui tablou de personal și alte documente referitoare la personalul organizației Conducerea biroului curs: Suport documentare pentru management: Indemnizatie de studii. - Ed. a 3-a. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul Siberian, 2007. - 287 p. (p. 157) 5. Documentație de personal - documente necesare pentru organizarea activității de muncă a personalului și înregistrarea legală a structurii de personal.Okhotsky, E. V. Cartea unui angajat al serviciului de personal: Manual educațional și de referință / Sub general. ed. E. V. Okhotsky, V. M. Anisimov. - M.: Editura OJSC „Economie”, 2008. - 494 p. (p. 107) 6. Documentație de personal - documente scrise care înregistrează date personale despre personal, componența cantitativă și calitativă, sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile departamentelor și ale angajaților individuali, evidența programului de lucru și alte documente create și prelucrate de personal. serviciu .Kuznetsova, T.V. Lucrări de birou (Organizarea și tehnologia suportului de documentare): Manual pentru universități / Kuznetsova T. V., Sankina L.V., Bykova T.A. etc.; Ed. T. V. Kuznetsova. - M.: UNITATEA-DANA, 2007. - 359 p. (p. 63) 7. Documentația de personal este un set de documente interdependente utilizate de serviciul de personal al unei organizații. Komyshev, A. L. Fundamentele documentării suport pentru management: un manual pentru economiști, contabili, auditori și manageri / Komyshev A. L. - M. : Editura „Afaceri și servicii”, 2008. - 224 p. (p.23)8.Documentația de personal este o bază de documente stabilită normativ care definește gama celor mai importante responsabilități ale personalului necesare pentru îndeplinirea cu succes a muncii, locul acestei poziții în activitățile organizației, legăturile sale cu alte angajații (diviziunile), condițiile de muncă, precum și organizarea generală conexe a activităților întreprinderii.Sahakyan, A. K. Managementul personalului organizației / A. K. Sahakyan [et al.] - Sankt Petersburg: Peter, 2007. - 176 p. (p. 54)9.Documentația de personal - documente care reglementează sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile departamentelor și ale angajaților individuali ai organizației; conțin metode și reguli de îndeplinire a atribuțiilor angajaților, precum și norme și standarde necesare pentru rezolvarea problemelor de organizare și planificare a muncii. Serbinsky, S.I. Managementul personalului. Manual / Ed. B. Yu. Serbinsky și S. I. Samygin. - M.: Editura Prior, 2009 - 432 p. (p. 287) 10. Documentație de personal - diverse tipuri de acte care au semnificație juridică, legate de activitățile organizației și care reflectă informații despre personal și reglementarea activităților acestora în cadrul acesteia. Andreeva, V.I. Managementul înregistrărilor în serviciul de personal: un ghid practic cu documente eșantion (pe baza GOST-urilor Federației Ruse) / V.I. Andreeva. - M.: Școala de afaceri „Intel - Synthesis”, 2007. - 208 p. (p. 33)11.Documentația de personal este un ansamblu de diverse tipuri de documente care sunt create și executate de serviciul de personal la angajarea, concedierea, distribuirea și reglementarea activităților angajaților din organizație. Rogozhin, M. Yu. Suport de documentare pentru management: un ghid practic / M. Yu. Rogozhin. - M.: Editura RDL, 2007. - 400 p. (p. 142) 12. Documentația de personal este o listă stabilită normativ de documente care reglementează munca personalului, considerate, la rândul lor, ca un ansamblu de grupuri de lucrători interconectate (regulamente privind compartimentele, modele de post, fișe de post, contracte etc. ) Egorshin, A P. Managementul personalului / A. P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 p. (p. 224) 13. Documentație de personal - documente care circulă în sistemul de management al personalului, prelucrarea și deplasarea acestora din momentul creării sau primirii până la finalizarea executării sau transferului. Turchinov, A.K. Managementul personalului: Manual / General. ed. A.K. Turchinova. - M.: Editura RAGS, 2008. - 488 p. (p. 418)14.Documentația de personal - un set de documentație care furnizează planificarea (calcule planificate ale numărului, salariile etc.), colectarea datelor statistice privind personalul (informații privind numărul, soldul orelor de muncă, productivitatea muncii) , garanția socială (pensii, beneficii, beneficii) și organizarea activităților de personal în general la întreprindere.Pechnikova, T. V. Documentare suport pentru activitățile organizației: Manual / T. V. Pechnikova, A. V. Pechnikova. - M.: Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. Editura EKSMO, 2009. - 208 p. (p. 103)15.Documentația de personal este un sistem de documente creat și prelucrat de serviciul de personal al unei organizații cu scopul de a stabili și reglementa funcțiile, sarcinile, drepturile, responsabilitățile departamentelor, ale angajaților individuali și ale organizației în ansamblu în domeniul managementului personalului.Gorin, P.K. Personalul întreprinderii: Manual / Gorin P.K. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 385 p. (pag. 281)

Deci, definițiile pe care le-am luat în considerare ne permit să concluzionam că „Documentația personalului” are un concept foarte voluminos în ceea ce privește numărul de documente acoperite. Fiecare dintre autori descrie acest termen în diferite grade. Cea mai completă definiție este din manualul „Managementul personalului” editat de S. I. Samygin. Acesta reflectă întreaga gamă de documentație referitoare la managementul personalului, care descrie diverse „norme, reguli, cerințe, caracteristici, metode utilizate în rezolvarea unor probleme specifice” și, de asemenea, enumeră toate grupurile de documente de personal.

Luând în considerare definițiile în continuare, putem evidenția interpretarea „documentației de personal” de către autorul manualului „Cartea unui angajat al serviciului de personal” E.V. Okhotsky. Este scurt, dar în același timp concis. El scrie că acestea sunt „documente obligatorii de organizare a activității de muncă”, deoarece fără prezența lor activitățile oricărei organizații sunt imposibile; în același timp, se concentrează în mod special pe activitatea de muncă, care se bazează pe aceste documente și este formalizată legal.

Autorii altor definiții dau aproximativ aceeași interpretare a conceptului pe care îl luăm în considerare: mulți enumera documentele în sine și funcțiile acestora, atrăgând atenția asupra faptului că sunt create și procesate în serviciul de personal (departamentul) al organizației și afectează atât întreaga activitate a organizaţiei şi a angajatului individual .

Astfel, am definit esența conceptului de „documentație de personal”, având în vedere definițiile diverșilor autori, și am stabilit că setul de documente de personal formează un sistem integral de elemente interdependente, care vizează rezolvarea diferitelor probleme.

Acesta este sistemul pe care îl vom lua în considerare în următorul paragraf al lucrării noastre de curs.

1.2 Sistem de documentare a personalului

Orice relații pe care oamenii le intră în timpul activităților lor de muncă sunt reglementate. Ceea ce este esențial în relațiile de muncă pentru societate în ansamblu este consacrat în actele legislative. Multe detalii ale relației reflectă specificul subiecților relației și, prin urmare, sunt reglementate în documente de reglementare la nivel de industrie, regional, întreprindere, divizie a întreprinderii și la nivel de angajat individual.

În acest capitol ne vom uita la documente, începând de la nivelul întreprinderii și terminând cu documente care reglementează activitățile unui angajat individual din aceasta. Toate reprezintă un sistem complex de documentație a personalului, în care elementele sale individuale (reguli, regulamente, instrucțiuni etc.) sunt interconectate și își îndeplinesc funcția specifică.

Sistemul de documentare este înțeles ca un ansamblu de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor. Documentele care alcătuiesc sistemul de documentare a personalului se caracterizează printr-o unitate de scop și furnizează în mod colectiv documentația privind activitățile personalului, departamentelor, funcțiile și sarcinile acestora, precum și diverse tipuri de documente legate de asigurarea îmbunătățirii calității muncii și analiza acesteia. .

Pentru o analiză mai detaliată a acestor documente, ne întoarcem la tabelul nr. 2 „Scopul și conținutul documentelor principale de personal”.

Tabelul nr. 2. „Scopul și conținutul documentelor de bază de personal”

Nr. Denumirea documentului Scopul Conținutului 1. Contract de muncă (contract) Reglementarea relațiilor sociale și de muncă în organizație și încheierea unui parteneriat social între părți Drepturile, îndatoririle și responsabilitățile părților, condiții obligatorii și suplimentare, definirea atributiilor de munca, salariul, timpul de lucru, stabilirea termenului de proba, durata concediilor de odihna, procedura de incetare a contractului etc. 2. Fisa postului Determinarea legaturilor functionale ale angajatului si relatia acestuia cu personalul de conducere, precizarea drepturilor si responsabilitatilor , cantitatea de cunoștințe și abilități ale angajatului, creșterea oportunității și fiabilității îndeplinirii sarcinilor, eliminând dublarea sarcinilor.Indicat numele postului, procedura de numire în funcție, tipurile de muncă sunt enumerate, drepturile, sunt determinate atribuții, funcții, responsabilități, stimulente, conexiuni și criterii de evaluare a rezultatelor muncii angajatului 3. Reglementări privind serviciul de personal Reglementarea activităților serviciului de personal, o repartizare clară a responsabilităților angajaților acestuia și interacțiunea personalului serviciul cu alte departamente.Aspecte generale de organizare a activităților de personal, scopurile și obiectivele principale, funcțiile, drepturile și responsabilitățile serviciului și ale angajaților acestuia; procedura de relații cu alte direcții structurale.4.Statutul personaluluiDetermină procedura de relații profesionale și de muncă stabilite în instituție.Reflectă aspectele de organizare a activităților instituției, salarizare, procedura de acordare a concediilor de odihnă, trimiterea salariaților, drepturile și obligațiile. al angajaților și al administrației.5.Regulamente privind diviziile Reglementarea scopul și locul unității în structura organizației, structura proprie, principalele funcții și sarcini de conducere, responsabilitate și forme de stimulente pentru angajații unității. Se are în vedere repartizarea rațională a funcțiilor, stabilirea legăturilor constructive între unitățile structurale, precizarea drepturilor unităților, măsurile de creștere a responsabilității salariaților unităților 6. Reglementări interne de muncă Reglementarea procedurii de angajare și concediere a salariaților, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale părților la contractul de muncă, programul de lucru, timpul de odihnă, aplicarea măsurilor de stimulare și penalități angajaților.Se indică drepturile și responsabilitățile salariatului și angajatorului, programul de lucru și perioadele de odihnă, şi sunt descrise acordarea concediului 7. Tabelul de personal Asigurarea componenţei oficiale şi numerice cu indicarea fondului de salarii. Conține o listă de posturi, informații cu privire la numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și salariile lunare 8. Reglementări privind sporurile Introduse cu scopul de a întări interesul material, de a obține rezultate finale mai bune, de a îmbunătăți calitatea muncii, de a crea condiții pentru manifestare a activitatii creative a fiecarui angajat.Constă într-o prevedere generală și procedură pentru bonusuri, care are în vedere sursa plăților, indicatorii bonusurilor, calendarul și frecvența plăților, precum și motivele privării de bonusuri 9. Reglementări privind stimulentele Exprimarea recunoștinței pentru succesul în muncă, suportul material și tehnic al angajaților Compoziția remunerației și motivele sunt determinate de stimulente și procedura de executare a acestora 10. Reglementări privind certificarea angajaților Stabilirea aptitudinii salariatului pentru funcția ocupată și graficul său salarial .Se determină criteriile de certificare și evaluare, măsurile de organizare a certificării și procedura de implementare a acestora (termene, grafice), se determină componența comisiei de certificare și regulamentul de lucru al acesteia.11 .Reglementări privind remunerarea Eliminarea dezechilibrelor în remunerare. a anumitor categorii de muncitori, asigurarea personalului la intreprindere, respectarea intereselor lucratorilor si ale angajatorului in ceea ce priveste cresterea productivitatii muncii si cresterea remuneratiei acesteia, intensitatea egala a standardelor de munca sau diferentierea salariilor in functie de intensitatea muncii salariatului. sunt indicate, care sunt stabilite în sfera organizării salariilor pe perioada de valabilitate a prevederii și a căror realizare ar trebui să fie facilitată de organizarea salariilor. Se determină documentele de reglementare, se caracterizează sistemele pe baza cărora se determină cuantumul salariilor.

Toate documentele discutate în tabelul nr. 2 sunt incluse în sistemul de documentație a personalului, adică fiecare dintre documentele menționate mai sus sunt interdependente și formează un singur întreg. De exemplu, un contract de muncă definește responsabilitățile angajatului în funcția sa și programul de lucru, care, la rândul lor, sunt specificate în fișa postului, respectiv în regulamentul intern al muncii.

O altă proprietate a sistemului de documentare a personalului este prezența factorilor de formare a sistemului în elementele sistemului, sugerând posibilitatea creării acestuia. Pentru a forma un sistem, este necesar să se creeze conexiuni ordonate. Astfel de conexiuni în sistemul nostru luat în considerare sunt principiul general al creării lor și concentrarea pe rezolvarea unei probleme specifice. Ca exemplu, putem cita principiul general al creării de documente precum Regulamentul privind bonusurile și Regulamentul privind stimulentele, care rezolvă aceeași problemă, dar sunt și în strânsă relație cu alte documente ale sistemului.

O altă caracteristică a unui sistem de documentare a personalului este că are calități integrative, adică caracteristici inerente sistemului în ansamblu, dar nu inerente niciunuia dintre elementele acestuia în mod individual. Această caracteristică este de a asigura funcționarea stabilă a organizației în ansamblu, dar dacă luăm în considerare fiecare document separat, acesta nu îndeplinește o astfel de funcție; contribuie la îndeplinirea cu succes a acestei funcții de către sistem.

Astfel, am examinat sistemul de documentare a personalului, am descris pe scurt scopul și conținutul elementelor sale principale, am identificat principalele caracteristici ale sistemului și ne-am asigurat că acesta ocupă unul dintre locurile semnificative în sistemul de management al organizației.

Pentru funcționarea eficientă și eficientă a acestui sistem este necesar suport tehnic modern, pe care îl vom lua în considerare mai jos.

1.3 Suport tehnic modern pentru documentația personalului

Nivelul actual de informatizare a societății și de automatizare a proceselor predetermina utilizarea celor mai noi instrumente tehnice, tehnologice și software în diverse sisteme informaționale economice, inclusiv în sistemul de documentare a personalului.

Activitățile de documentare ale oricărei întreprinderi includ aceleași operațiuni și procese de birou. Documentele vin din exterior sau sunt create în cadrul organizației, sunt înregistrate și trimise spre examinare și luare a deciziilor, iar deciziile luate sunt pentru executare. Totodată, un specialist implicat în procesul de suport documentar al personalului trebuie să rezolve o serie de probleme: să ofere servicii de informare și referință; contabilitatea si analiza personalului; contabilitate, analiza si selectia angajatilor organizatiei pentru posturile vacante disponibile; selectarea rezervei pentru nominalizare; calcularea nevoilor suplimentare ale organizației pentru specialiști cu calificări adecvate; certificarea personalului; formarea unui plan de dezvoltare centralizată a personalului; analiza componenței și mișcării personalului de conducere; prognozarea și calcularea planului pe termen lung pentru nevoia de specialiști cu calificare adecvată; analiza structurii profesionale a personalului; analiza fluctuației de personal.

Fără asistență tehnică modernă, toate acestea se transformă în muncă de rutină, intensivă în muncă pentru el, în timpul căreia apar diverse probleme:

· este imposibil să găsiți documentul solicitat sau chiar să aflați dacă a existat deloc;

· documentele se deplasează extrem de lent, trebuie să depui un efort semnificativ pentru a face copii și a monitoriza trecerea celor mai importante documente;

· fluxul de documente, de regulă, include o parte semnificativă a documentelor și autorităților redundante pentru a fi luate în considerare, iar deciziile luate adesea se dublează unele pe altele și, uneori, sunt contradictorii;

· Nu există informații exacte despre activitățile trecute și curente ale departamentelor și executorilor cu documente, precum și despre istoricul pregătirii și luării în considerare a documentelor specifice.

Adică, consecința organizării ineficiente a muncii cu documente este incontrolabilitatea reală a organizației, care se exprimă prin faptul că managerii nu sunt capabili să răspundă la multe întrebări cheie legate de activitățile organizației:

ce decizii au fost luate de organizație;

ce documente și pe ce probleme se lucrează;

care este fundalul și stadiul rezolvării problemelor specifice;

ce au făcut și fac anumiți interpreți și departamente.

Rezolvarea acestor probleme și creșterea gestionabilității întreprinderii poate fi facilitată de organizarea unui sistem automat de management al personalului (APS) sau a unei stații de lucru automatizate pentru un specialist în resurse umane (AWS), realizată pe un PC. Această abordare face posibilă implementarea noii tehnologii informaționale pentru procesul de management.

ACS este o formă de organizare a managementului personalului bazată pe relația strânsă dintre oameni și tehnologia informatică, precum și pe utilizarea pe scară largă a tehnicilor și metodelor de optimizare și automatizare a deciziilor dezvoltate în practica managerială.

O stație de lucru automatizată (AWS) este înțeleasă ca un set de instrumente metodologice, de limbaj și software care asigură automatizarea funcțiilor utilizatorului, permițându-i acestuia să-și satisfacă rapid informațiile și solicitările de calcul.

Utilizarea calculatoarelor autonome separate la locurile de muncă ale funcționarilor sau chiar a unei rețele de calculatoare în serviciul de personal nu rezolvă în mod fundamental problemele de mai sus; de fapt, pur și simplu schimbă modul de întreținere a unui dulap sau jurnal.

Dacă există o rețea care conectează computerele instalate la locurile de muncă din diferite departamente ale organizației, atunci datele despre lucrul cu documentele la locurile de muncă pot fi colectate și acumulate automat pe serverul de rețea, formând o bază de informații pentru gestionarea documentației de personal. Mai mult, devine posibilă utilizarea rețelei nu numai pentru a trimite date despre lucrul cu documente, ci și documentele în sine, adică posibilitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor în sensul deplin al cuvântului. Pentru a organiza o astfel de gestionare a rețelei a activităților de documentare, este necesar un software special - sisteme de automatizare de birou și de gestionare a documentelor (SADD).

Cu cât este mai mare numărul de locuri de muncă ale angajaților legate de procesarea documentelor acoperite de un astfel de sistem, cu atât controlul poate fi exercitat mai eficient. În mod ideal, sistemul ar trebui să se aplice tuturor locurilor de muncă; în acest caz, minimizând costurile suplimentare cu forța de muncă, este asigurat controlul deplin asupra activităților de documentare ale organizației în timp real.

Cea mai importantă problemă atunci când o organizație decide să creeze sau să achiziționeze SADD este problema eficienței lor reale. Următoarele sunt principalele componente ale efectului obținut la introducerea SADD în întreaga organizație:

1.O tehnologie de management de birou unificată și strict reglementată este introdusă în toate departamentele și în organizație în ansamblu. În același timp, dependența organizației de personal ca purtător de cunoștințe tehnologice pentru lucrul cu documente este redusă.

2.Organizația devine gestionabilă. Devine posibil să răspundeți la orice întrebare despre documente și executanți, să analizați și să gestionați activitățile de documentare. Deoarece o rețea de calculatoare poate acoperi nu numai biroul central al unei organizații, ci și diviziunile sale geografice îndepărtate, controlabilitatea se poate extinde la întreaga structură distribuită geografic a organizației.

.Se creează condiții pentru o accelerare semnificativă a trecerii documentelor prin organizație, mai ales la implementarea managementului electronic al documentelor. Pentru aparatul de stat, aceasta este una dintre cele mai importante caracteristici ale eficienței funcționării instituțiilor sale. În structurile comerciale, aceasta este o condiție importantă pentru creșterea competitivității organizației și obținerea de beneficii datorită unei reacții mai rapide la condițiile în schimbare.

.Intensitatea muncii a operațiunilor asociate procesării documentației de personal este minimizată. Desigur, trebuie avut în vedere faptul că nevoia de a introduce informații complete și exacte despre un document, să zicem, în timpul înregistrării sale inițiale, poate necesita efort suplimentar în unele locuri de muncă, în timp ce intensitatea muncii în alte locuri de muncă care utilizează acest lucru. informațiile sunt reduse, după cum arată experiența, de mai multe ori. Dar, cel mai important, reducerea costurilor cu forța de muncă a operatorului în sine nu poate fi scopul utilizării SADD.

.Un câștig calitativ în timp și costuri de muncă se realizează prin organizarea fluxului de documente electronice interconectate în cadrul și între organizații, deoarece problemele asociate producerii și trimiterii documentelor pe hârtie, iar apoi reintroducerea detaliilor și textelor documentelor primite, dispar complet.

Rezumând materialul de mai sus, putem spune că implementarea și utilizarea practică a locurilor de muncă automatizate, a sistemelor automate de control și a sistemelor de control al traficului au un impact pozitiv asupra organizării muncii unui specialist de personal. Efectul socio-economic pozitiv se exprimă printr-o creștere a productivității muncii și o scădere a muncii de rutină.

Astfel, am definit conținutul conceptului de „documentare personală”, spunând că fiecare dintre autori dezvăluie acest termen în grade diferite: unele definiții sunt cele mai complete, altele sunt scurte și concise, dar toți autorii se concentrează pe faptul că documentația de personal ocupă un loc semnificativ în organizarea activităților personalului, consolidarea drepturilor și obligațiilor acestuia, reglementarea relațiilor de muncă dintre salariat și angajator și, alcătuind un sistem de documentație a personalului, asigură funcționarea întregii organizații în ansamblu. Iar pentru o funcționare mai eficientă a sistemului, se recomandă utilizarea suportului tehnic modern, prin introducerea de locuri de muncă automatizate, sisteme de control automate și sisteme de control al traficului.

2. Formarea sistemului de management al personalului organizației

.1 Dezvoltarea unui sistem de management al personalului conform elementelor specificate

Când începem dezvoltarea unui sistem de management al personalului, vom defini conceptul de sistem. Deci, un sistem este un set de elemente care se află în relații și conexiuni între ele, formând o anumită integritate, unitate. Există sisteme simple și complexe. În sistemele organizate complex, elementele sale sunt, la rândul lor, și sisteme, adică subsisteme. În munca noastră de curs vom lua în considerare sisteme complexe, deoarece structura organizatorică a organizațiilor (sistemul de management al personalului) este reprezentată tocmai de astfel de sisteme.

Proiectarea organizațională a unui sistem de management al personalului este procesul de dezvoltare a proiectelor pentru organizarea sistemelor de management al personalului ale organizațiilor. Proiectarea unui sistem de management al personalului nu poate fi separată de proiectarea sistemului de management al unei organizații, deoarece primul include nu numai unitățile funcționale implicate în lucrul cu personalul, ci și toți managerii de linie - de la director la maistru, precum și șefi. a unităților funcționale care îndeplinesc funcțiile de management științific, tehnic, de producție, de management economic, de conducere a relațiilor economice externe și de personal. Într-un cuvânt, sistemul de management al personalului este „coloana vertebrală” a sistemului de management al organizației.

În acest scop vom proiecta mai întâi structura organizatorică a întreprinderii în ansamblu, apoi vom evidenția toate diviziile structurale care implementează funcția de management al personalului.

Ni se oferă elementele prin care trebuie să formăm un sistem de management organizațional. În forma sa originală (Anexa nr. 1) este ineficient, deoarece conține multe elemente care îndeplinesc funcții similare; un număr mare de directori generali adjuncți și ingineri șefi sugerează următoarele dezavantaje: nu există relații și interacțiuni strânse la nivel orizontal, responsabilități insuficient de clare și un sistem de interacțiune verticală prea dezvoltat. Mulți deputați au în subordine un singur departament, ceea ce este un mod irațional de management, deoarece nu oferă prea mult efect managerial, dar crește costurile asociate cu această funcție. De asemenea, nu este recomandabil să lăsați departamente înalt specializate subordonate direct inginerului șef al organizației. O structură de management liniară largă determină multifuncționalitate excesivă a managerului (trebuie să cunoască tehnologia în toate complexitățile ei), volum mare de muncă (forțat să ia un volum uriaș de decizii) și o probabilitate mare de eroare. Managerii de nivel scăzut și mediu se caracterizează prin: 1. Dezechilibrul psihologic al drepturilor și responsabilităților (drepturi limitate, deși poartă întreaga responsabilitate pentru munca lor), ceea ce duce la stres nervos și psihic și la deteriorarea sănătății; 2. Imediatitatea rolului – repartizarea neclară a drepturilor, îndatoririlor, responsabilităților; presiune psihologică din două părți: subordonați și management superior, ceea ce provoacă creșterea anxietății și nevroticismul managerului.

Astfel, am aflat că sistemul de management al personalului conceput inițial este ineficient și necesită îmbunătățiri și schimbări. Sistemul de management al personalului modificat este prezentat în Anexa nr.2. A desființat 3 din 7 posturi de inginer șef adjunct: adjunct. inginer șef proiectant (atelierul experimental din subordinea acestuia a fost trecut în conducerea inginerului șef adjunct pentru cercetare, întrucât funcțiile acestui atelier sunt asociate activităților centrului științific și tehnic); adjunct inginer-șef bunuri de larg consum și echipamente (se recomandă transferul conducerii activităților departamentului de achiziții externe către directorul general adjunct pentru probleme comerciale, deoarece sarcinile și problemele rezolvate de acest departament sunt mai mult legate de aspecte comerciale decât de probleme legate de la caracteristicile tehnologice ale echipamentelor furnizate) ; iar ultima funcție desființată de inginer șef adjunct este inginer șef adjunct pentru pregătirea tehnică a producției. Direcția de control tehnic din subordinea acestuia a fost trecută în conducerea deputatului. inginer șef pentru inginerie și suport tehnic.

Directorii generali adjuncți rămân în același număr, dar cu unele modificări și completări. Deci către deputat. al Directorului General de Productie, departamentul tehnolog-sef si departamentul de control tehnic s-au adaugat in subordine, intrucat activitatile si problemele rezolvate de aceste compartimente tin in mare masura de procesul de productie. Funcția de deputat a suferit multe schimbări. Director General Resurse Umane și divizii structurale subordonate: s-a adăugat un departament pentru protecția muncii și mediu și s-a introdus un nou departament pentru stimulente de personal, s-a desființat funcția de director general adjunct pentru servicii pentru consumatori, s-au trecut direcțiile subordonate în conducerea adjunctului. . Director General Resurse Umane.

Funcția de adjunct Directorul General Construcții Capitale nu a fost desființat, deși are în subordine un singur departament de construcții capitale, întrucât volumul mare de lucrări efectuate, importanța ridicată și specificul activităților acestei divizii necesită un control atent și precis de către un specialist calificat. în acest domeniu.

Să evidențiem principalele subsisteme ale sistemului de management al personalului și diviziile structurale care îndeplinesc funcțiile subsistemelor:

1.Subsistemul de management general și de linie.

Acest subsistem include directorul general al organizației, adjuncții săi, asistenții, precum și inginerul șef și adjuncții săi.

2.Subsistemul de planificare și marketing a personalului.

Funcțiile acestui subsistem sunt îndeplinite de angajații departamentului de personal și ai departamentului de pregătire a personalului.

3.Subsistemul de gestiune a contabilității de personal.

Acest subsistem organizează recrutarea personalului, interviurile, evaluarea, selecția și admiterea personalului și, de asemenea, efectuează contabilitatea, mutarea, promovarea și concedierea. Aceasta include divizii structurale precum departamentul de personal, departamentul de stimulare a personalului și sectorul de angajare. Clima demografică geografică a Asiei

4.Subsistemul de management al relațiilor de muncă.

Un astfel de subsistem din sistemul nostru de management al personalului este sectorul relațiilor de muncă, care analizează și reglementează relațiile de grup și personale, gestionează conflictele și stresul și interacționează cu sindicatele.

5.Subsistem de asigurare a standardelor de conditii de munca.

Responsabilitățile acestui subsistem includ asigurarea conformității cu cerințele de siguranță și protecția mediului. Aceste responsabilități sunt îndeplinite de către Departamentul de Securitate și Mediu în Muncă.

6.Subsistemul de dezvoltare a personalului.

Funcțiile acestui subsistem sunt îndeplinite de către departamentul de pregătire a personalului, respectiv departamentul de pregătire a personalului.

7.Subsistemul de management al motivației personalului.

Gestionarea motivației comportamentului muncii, raționalizarea, tarifarea, dezvoltarea unui sistem de remunerare, sisteme de stimulare - acestea sunt principalele funcții îndeplinite de departamentul de organizare a muncii și salarizare. personalul de gestionare a documentației de personal

8.Subsistem de gestionare a dezvoltării sociale a personalului.

În cazul nostru, acest subsistem este departamentul de locuințe și servicii comunale și unitatea de alimentație publică.

9.Subsistem pentru dezvoltarea structurii de management organizațional.

Departamentul de dezvoltare organizațională se ocupă de problemele de analiză a structurii de management organizațional, proiectarea de noi structuri și elaborarea programelor de personal.

10.Subsistemul suport juridic.

Competența acestui subsistem include consultarea personalului, realizarea sistemelor de aprobare a documentelor administrative etc. Toate aceste probleme sunt tratate de serviciul juridic.

11.Subsistemul suport informațional.

Departamentul de suport informațional se ocupă de contabilitate, statistică, întreținere și prelucrare a informațiilor de personal.

Astfel, am dezvoltat un sistem eficient de management al personalului pentru organizație, după ce au identificat deficiențele sistemului original, am spus că un sistem de management al personalului prost organizat afectează satisfacția managementului cu munca depusă, relațiile și interacțiunile la nivel orizontal și vertical. nivelurile, responsabilitatea funcționarilor, precum și eficiența întreprinderilor de operare în ansamblu. Am identificat principalele subsisteme ale sistemului de management al personalului și unitățile structurale care îndeplinesc funcțiile acestor subsisteme. După cum puteți vedea, toate diviziunile structurale ale sistemului de management al personalului corespund la unsprezece subsisteme, rezultă că toate funcțiile de management al personalului sunt implementate în sistemul nostru proiectat, ceea ce înseamnă că trebuie să funcționeze eficient.

2.2 Formarea unui serviciu de management al personalului

Serviciul HR este principala unitate structurală care realizează:

1.Consilierea conducerii în identificarea și rezolvarea problemelor legate de personal;

2.Dezvoltarea strategiei și filozofiei întreprinderii;

.Monitorizarea procesarii reclamatiilor;

.Coordonarea procedurilor legate de recrutarea personalului;

.Comunicarea programelor de remunerare, recompense, stimulente etc. personalului organizației;

.Rezolvarea problemelor legate de remunerare;

.Respectarea legislației;

.Explicarea principalelor direcții ale politicii de personal și formarea acesteia;

.Elaborarea sistematizării și stocării documentației de personal.

Toate aceste probleme din organizație sunt tratate de serviciul de management al personalului, a cărui structură o vom considera în diagrama nr. 1.

Repartizarea numărului de specialişti între departamentele serviciului de management al personalului

Pe baza datelor privind numărul total de personal al organizației (1030 de persoane) și raportul dintre intensitatea muncii a funcțiilor de management îndeplinite de diferite departamente, este necesar să se determine componența cantitativă a angajaților care ar trebui să lucreze în departamentele de personal. serviciu de management.

Ponderea personalului atribuibilă serviciului de management al personalului, conform experienței țărilor străine și a Rusiei, este de 1 - 1,5% din numărul total de personal din organizație, adică 1030 * 1% - 1030 * 1,5% = 10,3 - 15,45 = de la 10 la 15 persoane.

Tabelul nr. 2.2. „Raportul intensității muncii a funcțiilor de management al personalului”

Departamentul Protecția Muncii și Mediul Serviciul Juridic Departamentul Resurse Umane Departamentul General de Muncă de Birou Departamentul de Securitate Paramilitară și Securitate la Incendiu Departamentul de Organizare a Muncii și Salariilor Departamentul de Formare a Personalului Departamentul Locuințe și ComunitățiUzina alimentară Sector Relații de Muncă Departamentul de stimulare a muncii Intensitatea muncii5%12%21%8%404% 2%11%25%9 %

Conform tabelului nr. 2.2. Distribuția estimată a personalului pe divizii va fi următoarea:

1.Director General - 1 persoană;

2.Director General Adjunct Resurse Umane - 1 persoana;

.Departamentul pentru protecția muncii și mediu - 1 persoană (10*5%-15*5%=0-1);

.Departament juridic - 1 persoana (10*12%-15*12%=1-1);

.Departament HR - 2-3 persoane (10*21%-15*21%=2-3);

.Compartiment management general birou - 1 persoana (10*8%-15*8%=0-1);

.Departamentul de securitate militarizată și securitate la incendiu - 3-5 persoane (10*34%-15*34%=3-5);

.Departamentul de organizare a muncii și salarizare - 1-2 persoane (10*19%-15*19%=1-2);

.Compartiment instruire personal - 4-6 persoane (10*40%-15*40%=4-6);

.Compartimentul locuințe și servicii comunale - 1 persoană (10*2%-15*2%=0-1);

.Fabrica de catering - 1 persoana (10*11%-15*11%=0-1);

.Sector relații de muncă - 2-3 persoane (10*25%-15*25%=2-3);

.Departamentul de stimulare a muncii - 1 persoană (10*9%-15*9%=0-1).

După cum se poate observa din calcule, repartizarea numărului de personal a fost făcută inadecvată, astfel încât este necesar să se întreprindă acțiuni corective în direcția creșterii numărului de personal în unele departamente, și anume în departamentul juridic (de la 1 persoană la 3), compartimentul muncii si protectia mediului (de la 1 persoana la 2 -3), locuinte si servicii comunale (de la 1 la 3 persoane).

2.3 Elaborarea documentației de reglementare

În acest capitol, pe baza materialului studiat, vom dezvolta documentația de reglementare care se referă la managementul personalului și anume Reglementările Compartimentului de Personal și Fișa Postului Seniorului pentru Reglementarea Relațiilor de Muncă. Am analizat o serie de documente relevante și, după ce le-am analizat, am compilat următoarea documentație.

Reglementările privind departamentul de personal și fișa postului au fost întocmite pe baza sistemului de referință Garant și a literaturii de specialitate utilizate la redactarea primului capitol.

Regulamentul privind departamentul de personal este format din șase secțiuni, care descriu principalele prevederi (locul acestui departament în structura organizatorică a întreprinderii, conducerea, subordonarea departamentului etc.), principalele sarcini ale departamentului, funcțiile, structura, drepturile și responsabilitățile departamentului.

Fișa postului unui angajat senior pentru reglementarea relațiilor de muncă constă și din șase secțiuni, și anume partea generală, scopul activității unui angajat dat, funcțiile acestuia, informații pentru implementarea acestora, precum și drepturile și responsabilitățile.

Reglementări privind departamentul de personal

Dispoziții generale

1. Departamentul de personal este o unitate structurală independentă.

2. Compartimentul este condus de un șef, care este numit și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al întreprinderii.

3. Compartimentul raportează directorului administrativ al întreprinderii.

4. Structura și personalul compartimentului se aprobă de către directorul administrativ la propunerea șefului compartimentului.

5. În activitățile sale, departamentul se ghidează după legislația în vigoare, ordinele întreprinderii, ordinele orale și scrise ale directorului administrativ și prezentele reglementări.

Principalele sarcini ale departamentului

1. Implementarea unei politici eficiente de personal folosind cele mai noi tehnologii de personal.

2. Creați și mențineți o rezervă pentru fiecare post și profesie.

3. Asigurați-vă că numărul de posturi vacante este minim sau absent.

4. Selectați cei mai buni lucrători pentru întreprindere.

5. Folosind motivația muncii, obțineți rezultate maxime de la fiecare angajat.

6. Participa la dezvoltarea strategiei financiare, de productie si antreprenoriala a intreprinderii.

7. Gestionarea relațiilor disciplinare pentru a asigura un comportament activ, eficient al tuturor angajaților.

8. Orientarea în carieră și adaptarea socială a personalului.

9. Instruirea si recalificarea personalului.

10. Înregistrarea raporturilor de muncă.

11. Studiul și evaluarea personalului.

12. Mișcarea internă a personalului pentru a asigura

randament maxim de la fiecare angajat și calitate maximă a muncii și a produselor.

13. Îmbunătățirea calității vieții în muncă.

14. Gestionarea conflictelor, schimbărilor, stresului, studierea și gestionarea relațiilor interpersonale și de grup.

15. Cu ajutorul selecției personalului, asigurarea productivității maxime a muncii, eficienței muncii și a zonelor eficiente de activități de producție.

16. Cu ajutorul selectării personalului, asigurarea piețelor de desfacere în expansiune.

17. Crearea condițiilor pentru dezvoltarea creativității la toți lucrătorii.

18. Crearea condițiilor pentru asigurarea nevoilor socio-economice ale lucrătorilor.

Funcțiile departamentului

Pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite, departamentul de personal asigură următoarele funcții:

1. Recrutare.

2. Evaluarea și implementarea transferurilor și înlocuirilor de personal.

3. Asigurarea nivelului necesar de calificare a personalului.

Structura departamentului

1. Structura compartimentului este determinată de șeful compartimentului personal, pe baza necesității îndeplinirii funcțiilor serviciului de personal.

2. Șeful departamentului de personal stabilește în mod independent funcțiile angajaților departamentului de personal.

5. Drepturile departamentului

Departamentul HR are următoarele drepturi:

1. Anunță recrutarea personalului în rezerva asociației.

2. Realizați interviuri cu toți angajații asociației.

3. Primiți toate informațiile solicitate de la toți angajații și toți managerii.

4. Verificați îndeplinirea atribuțiilor tuturor angajaților.

5. Îmbunătățiți constant abilitățile angajaților dvs.

Responsabilitatea departamentului

Departamentul este responsabil pentru:

1. ocuparea tuturor locurilor vacante;

2. selecția de înaltă calitate a personalului;

3. eficacitatea politicii de personal;

4. calitatea îndeplinirii funcțiilor lor și îndeplinirea sarcinilor;

5. Respectarea legislației muncii.

Concluzie

După efectuarea cercetărilor și analizei documentației de personal, am înțeles toate aspectele acestui concept, determinându-i esența prin luarea în considerare a definițiilor diverșilor autori. Fiecare dintre ele dezvăluie acest termen în diferite grade, dar interpretarea lui este aproximativ aceeași: mulți enumeră documentele în sine și funcțiile lor, atrăgând atenția asupra faptului că sunt create și procesate în serviciul de personal (departamentul) al organizației și afectează atât întreaga activitate a organizației, cât și pentru un angajat individual. Am aflat că setul de documente de personal formează un sistem integral de elemente interconectate, care are ca scop rezolvarea diverselor probleme. Acesta este sistemul pe care l-am analizat în paragraful următor al lucrării noastre de curs. Aici am analizat documente, pornind de la nivelul întreprinderii și terminând cu documente care reglementează activitățile unui angajat individual din aceasta. Toate reprezintă un sistem complex de documentație a personalului, în care elementele sale individuale (reguli, regulamente, instrucțiuni etc.) sunt interconectate și își îndeplinesc funcția specifică. Adică, sistemul de documentare este înțeles ca un ansamblu de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor. Documentele care alcătuiesc sistemul de documentare a personalului se caracterizează printr-o unitate de scop și furnizează în mod colectiv documentația privind activitățile personalului, departamentelor, funcțiile și sarcinile acestora, precum și diverse tipuri de documente legate de asigurarea îmbunătățirii calității muncii și analiza acesteia. .

În consecință, am examinat sistemul de documentare a personalului, am descris pe scurt scopul și conținutul elementelor sale principale, am identificat principalele caracteristici ale sistemului și ne-am asigurat că acesta ocupă unul dintre locurile semnificative în sistemul de management al organizației.

Apoi, am analizat suportul tehnic modern pentru documentația personalului. Ei au spus că activitățile de documentare ale oricărei întreprinderi includ aceleași operațiuni și procese de birou, care fără suport tehnic modern se transformă în muncă de rutină, cu forță de muncă intensă, în care apar diverse probleme. Rezolvarea acestor probleme și creșterea gestionabilității întreprinderii poate fi facilitată de organizarea unui sistem automat de management al personalului (APS) sau a unei stații de lucru automatizate pentru un specialist în resurse umane (AWS), realizată pe un PC. Această abordare face posibilă implementarea noii tehnologii informaționale pentru procesul de management.

Aceasta înseamnă că am stabilit că implementarea și utilizarea practică a locurilor de muncă automatizate, a sistemelor automate de control și a sistemelor de control al traficului are un impact pozitiv asupra organizării muncii unui specialist în resurse umane. Efectul socio-economic pozitiv se exprimă printr-o creștere a productivității muncii și o scădere a muncii de rutină.

Următorul capitol al cursului a fost dedicat formării sistemului de management al personalului unei organizații. Pentru a face acest lucru, am proiectat mai întâi structura organizatorică a întreprinderii în ansamblu, apoi am identificat toate diviziile structurale care implementează funcția de management al personalului. Apoi am aflat că sistemul de management al personalului proiectat inițial era ineficient și necesita îmbunătățiri și schimbări. Sistemul de management al personalului modificat este prezentat în Anexa nr.2. Astfel, am dezvoltat un sistem eficient de management al personalului pentru organizație, după ce au identificat deficiențele sistemului original, am spus că un sistem de management al personalului prost organizat afectează satisfacția managementului cu munca depusă, relațiile și interacțiunile la nivel orizontal și vertical. nivelurile, responsabilitatea funcționarilor, precum și eficiența întreprinderilor de operare în ansamblu.

În paragraful următor al lucrării de curs, am examinat formarea unui serviciu de sistem de management al personalului. Aici am analizat distribuția funcțiilor între diviziunile structurale ale acestui serviciu.

Și în final, pe baza materialului teoretic studiat, vom elabora documentația de reglementare și anume Reglementările Compartimentului de Personal și Fișa Postului de Angajat Superior pentru Reglementarea Relațiilor de Muncă.

Bibliografie

1. Andreeva, V. I. Munca de birou în serviciul de personal: un ghid practic cu documente eșantion (pe baza GOST-urilor Federației Ruse) / V. I. Andreeva. - M.: Școala de afaceri „Intel - Synthesis”, 2007. - 208 p.

2. Basakov, M. I. Documente privind personalul organizației / Comp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Centrul de editură „MarT”, 2006. - 272 p.

Gorin, P.K. Personalul întreprinderii: Manual / Gorin P.K. - M.: UNITY-DANA, 2006. - 385 p.

Egorshin, A.P. Managementul personalului / A.P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 p.

Kibanov, A. Ya. Managementul personalului și reglementarea muncii: Manual - ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare / A. Ya. Kibanov, G. A. Mamed-Zade, T. A. Rodkina. - M.: Editura „Examen”, 2003. - 480 p.

Kibanov, A. Ya. Managementul personalului organizațional. Atelier: Manual / Ed. Dan. prof. A. Ya. Kibanova. - M.: Infra-M, 2009. - 296 p.

Kibanov, A. Ya. Managementul personalului unei organizații: Manual / Ed. A. Ya. Kibanova. - Ed. a II-a, adaug. și prelucrate - M.: INFRA-M, 2006. - 638 p.

Komyshev, A. L. Fundamentele suportului de documentare pentru management: un manual pentru economiști, contabili, auditori și manageri / Komyshev A. L. - M.: Editura „Delo and Service”, 2007. - 224 p.

Kudryaev, V. A. Organizarea muncii cu documente: Manual / Ed. prof. V. A. Kudryaeva. - Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare - M.: INFRA-M, 2008. - 592 p.

Kuznetsova, T.V. Lucrări de birou (Organizarea și tehnologia suportului de documentare): Manual pentru universități / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.; Ed. T. V. Kuznetsova. - M.: UNITATEA-DANA, 2007. - 359 p.

Curs de management de birou: Suport documentare pentru management: Manual. - Ed. a 3-a. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul Siberian, 2007. - 287 p.

Maslov, E. V. Managementul personalului: Manual / E. V. Maslov. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAE, 2008. - 312 p.

Oganesyan, I. A. Managementul personalului unei organizații / I. A. Oganesyan. - Mn.: Amalthea, 2007. - 256 p.

Okhotsky, E. V. Cartea unui angajat al serviciului de personal: Manual educațional și de referință / Sub titlul general. ed. E. V. Okhotsky, V. M. Anisimov. - M.: Editura OJSC „Economie”, 2008. - 494 p.

Pechnikova, T.V. Suport documentar pentru activitățile organizației: Manual / T.V. Pechnikova, A.V. Pechnikova. - M.: Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. Editura EKSMO, 2009. - 208 p.

Rogozhin, M. Yu. Suport de documentare pentru management: un ghid practic / M. Yu. Rogozhin. - M.: Editura RDL, 2007. - 400 p.

Sahakyan, A.K. Managementul personalului unei organizații / A.K. Sahakyan [et al.] - Sankt Petersburg: Peter, 2008. - 176 p.

Samygin, S.I. Fundamentele managementului personalului / S.I. Samygin [etc.] - Rostov - n/d: Phoenix, 2007. - 480 p. - (Seria „Manuale și materiale didactice”)

Samygin, S.I. Managementul personalului / Ed. S. I. Samygina. - Rostov-n/D: Phoenix, 2007 - 512 p. - (Seria „Manuale, materiale didactice”)

Serbinsky, S.I. Managementul personalului. Manual / Ed. B. Yu. Serbinsky și S. I. Samygin. - M.: Editura Prior, 2009 - 432 p.

Spivak, V. A. Comportament organizațional și management al personalului / V. A. Spivak. - Sankt Petersburg: Peter, 2008 - 416 p.

Turchinov, A.K. Managementul personalului: Manual / General. ed. A.K. Turchinova. - M.: Editura RAGS, 2007. - 488 p.

Shkatulla, V. I. Manual pentru managerul de resurse umane / V. I. Shkatulla. - M.: Editura NORMA-INFRA-M, 2008. - 527 p.

Balasanyan, V. E. Managementul electronic al documentelor - baza unui management eficient al unei întreprinderi moderne / V. E. Balasanyan // Managementul personalului. - 2007. - Nr. 2 - P. 22-24

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a studia un subiect?

Specialiștii noștri vă vor consilia sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe teme care vă interesează.
Trimiteți cererea dvs indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.

Documentatia personalului servește ca o reflectare a relației de muncă dintre angajator și angajați. Tipurile sale principale și cele mai comune vor fi enumerate în articol.

Ce este managementul înregistrărilor de personal?

Managementul evidenței personalului se referă la organizarea procedurii de formare a documentelor care reglementează relațiile de muncă în cadrul companiei. Gestionarea înregistrărilor HR poate fi gestionată fie de o singură persoană, dacă personalul companiei este mic, fie de un întreg departament de specialiști HR din companii mari.

Documentatia personalului firma este formata din:

• forme unificate;
• reglementările și instrucțiunile elaborate chiar de companie.

Toate documentatia personalului avizat de conducătorul firmei sau de un angajat autorizat.

Ce tipuri de documente HR există?

Toate documentatia personalului poate fi împărțit în două grupe:

Grupa 1: documente care reglementează relația angajatorului cu fiecare angajat în mod individual.

Grupa 2: documentație care reflectă relațiile de muncă în întreaga companie.

Primul grup include următoarele documentatia personalului:

• ordin de angajare (T-1);
• contract cu un angajat (TD-1);
• cartea de muncă (Rezoluția Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă” din 16 aprilie 2003 nr. 225);
• card personal de angajat (T-2);
• documente de traducere (T-5);
• ordin de înregistrare a concediului (T-6);
• ordin de concediere (T-8);
• pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (T-9);
• certificat de călătorie (T-10);
• atribuirea serviciului (T-10A);
• document administrativ care indică promovarea unui salariat (T-11).

Al doilea grup include:

• Program de vacanță (T-7).
• Tabel de personal (T-3).
• Ordin de concediere a mai multor salariați (T-8a).
• Ordin de detașare a lucrătorilor (T-9a).
• Ordin privind stimulentele pentru angajați (T-11A).
• Foaie de pontaj (T-12)
• Un document pe baza căruia se efectuează controlul numărului de ore lucrate și calculul salariului (T-13).
• Jurnalul de verificare a înregistrării militare a cetățenilor.
• Ordin privind organizarea înmatriculării militare.
• Dispoziții interne:
  • acord comun;
  • reglementări privind protecția muncii;
  • regulamentul bonusurilor;
  • reguli de ordine interioară;
  • reglementări privind călătoriile de afaceri;
  • prevederi privind secretele comerciale;
  • reglementări salariale;
  • reglementări privind utilizarea transportului personal în scopuri comerciale;
  • alte.

Pentru informații despre stocarea documentelor de personal, consultați materialul .

Ce documentație de personal trebuie să fie disponibilă?

Orice companie cere documente care reflectă:

• mișcarea personalului: angajare, trecere în altă funcție, concediere;
• timpul lucrat: contabilizarea timpului lucrat, călătorii de afaceri, vacanțe.
• venitul angajatului: salarii, prime;
• informatii generale despre angajati: numarul si functiile acestora;
• reguli obligatorii care se aplică în cadrul companiei.

Important! De la 01.08.2015, certificatul de călătorie și misiunea oficială au fost scoase din lista documentelor obligatorii (Hotărârea Guvernului Federației Ruse din 29.12.2014 nr. 1595).

Trebuie remarcat faptul că, în funcție de specificul activităților companiei și de munca unui anumit angajat, lista documentelor necesare se poate modifica. Să ne uităm la exemple.

Exemplul 1. În companie, unii angajați folosesc o mașină personală pentru a îndeplini sarcinile de serviciu. Prin urmare, organizația ar trebui să emită un regulament care să reglementeze procedura de compensare pentru utilizarea transportului personal de către un angajat.

Exemplul 2 . Contractul cu fiecare angajat prevede procedura de plată a sporurilor. Astfel, compania nu trebuie să creeze o prevedere de bonus.

Cine controlează înregistrările HR?

Principalul organ responsabil cu activitățile de control în gestionarea evidenței personalului este Inspectoratul de Stat al Muncii.

Pe lângă activitățile de control, inspecția îndeplinește următoarele funcții:

• protejarea drepturilor de muncă ale angajaților;
• notificări către companii și angajații acestora despre cele mai bune modalități de a respecta Codul Muncii al Federației Ruse;
• informarea autorităților competente cu privire la încălcările constatate.

La începerea unei inspecții, autoritatea de supraveghere solicită toate documentatia personalului, pe baza căruia evaluează conformitatea evidențelor de personal cu legislația muncii în vigoare. Dacă se constată abateri de la normă, angajatorul este tras la răspundere.

Codul Muncii al Federației Ruse prevede următoarele tipuri de răspundere pentru încălcarea legii:

• disciplinar (articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• administrativ (articolele 5.7, 5.27-5.34, 5.39 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse);
• penal (articolele 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 din Codul penal al Federației Ruse);
• dreptul civil (articolele 15, 151 și capitolul 59 din Codul civil al Federației Ruse).

De menționat că, pe lângă inspecția muncii, documentația de personal are dreptul de a solicita:

• autoritățile fiscale în timpul auditurilor la fața locului;
• biroul militar de înregistrare și înrolare în scopul monitorizării menținerii evidențelor militare.

Cum se finalizează o evaluare specială a locurilor de muncă?

Competența inspectoratului de muncă include și identificarea neconcordanțelor în organizarea locurilor de muncă cu standardele existente. Această procedură se efectuează pe baza rezultatelor unei evaluări speciale. Toți angajatorii trebuie să efectueze evaluări speciale. Procedura acestuia este reglementată de Legea nr.426-FZ din 28 decembrie 2013.

Important! Nu este necesar să se efectueze o evaluare specială pentru angajații care își desfășoară munca de la distanță sau la domiciliu (clauza 3, articolul 2 din Legea nr. 426-FZ).

O companie terță este angajată pentru a efectua o evaluare specială. Înainte de a începe procedura, ea analizează documentația de personal: contracte de muncă, grafice de personal, reglementări de protecție a muncii și altele. Procedura se efectuează o dată la 5 ani, dar există cazuri de inspecție neprogramată (articolul 17 din Legea nr. 426-FZ).

Documentele care sunt generate în timpul evaluării includ:

• un ordin de efectuare a unei evaluări speciale, care indică începerea unei inspecții;
• ordin de aprobare a orarului, de reglementare a succesiunii;
• declarația de conformitate a condițiilor de muncă, care reflectă respectarea standardelor;
• raport cu rezultate.

Răspunderea pentru neefectuarea unei evaluări este prevăzută la art. 5.27.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse: o amendă de 5.000-10.000 de ruble este aplicată funcționarilor și antreprenorilor individuali, iar companiilor - 60.000-80.000 de ruble.

Pentru plata contribuțiilor pe baza rezultatelor unei evaluări speciale, consultați materialul .

Toate companiile sunt obligate să țină evidențe militare?

Potrivit sub. 6 clauza 1 art. 8 din Legea federală „Cu privire la apărare” din 31 mai 1996 nr. 61-FZ, toate companiile sunt obligate să păstreze evidențele militare. Scopul principal al acestei contabilități este colectarea, stocarea și transmiterea către biroul militar de înregistrare și înrolare a informațiilor despre cadrele militare.

Important! Întreprinzătorii individuali nu sunt obligați să țină evidența militară (clauza 6, articolul 1 din Legea „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar” din 28 martie 1998 nr. 53-FZ).

Specialistul responsabil cu înregistrarea militară este numit de șeful companiei. Pentru ținerea evidenței militare poate fi implicat fie un nou angajat, fie un angajat existent, cu care se întocmește un contract de combinare a posturilor. Numărul de specialiști care mențin această evidență depinde de numărul de angajați responsabili pentru serviciul militar (clauza 12 din Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea militară” din 27 noiembrie 2006 nr. 719).

În timpul înregistrării militare, sunt importante următoarele documente:

• ordin privind organizarea înmatriculării militare;
• jurnalul de audit al înmatriculării militare;
• card personal T-2.

Pentru informații despre procedura de introducere a informațiilor despre un ID militar în T-2, consultați materialul .

Verificarea înmatriculării militare se efectuează la fiecare trei ani pentru o populație de până la 500 de persoane. Dacă personalul este mai mare decât numărul specificat, atunci controlul trebuie efectuat o dată pe an (clauza 3 din Anexa 1 la Recomandările metodologice pentru menținerea evidențelor militare în organizații).

Răspunderea pentru încălcarea procedurii de ținere a evidenței militare este prevăzută la art. 21.1-21.4 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. De exemplu, dacă angajatorul nu prezintă o listă cu persoanele responsabile pentru serviciul militar, răspunderea apare sub forma unei amenzi în valoare de 300-1.000 de ruble și dacă angajatorul nu a informat angajatul despre apelul său la armată. birou de înregistrare și înrolare - 500-1.000 de ruble.

Rezultate

Fiecare angajator trebuie să se asigure că înregistrarea este corectă. documentatia personalului. Documentele executate în timp util și corect vă permit să evitați răspunderea pentru încălcarea legislației muncii.

Documentația de personal este un set de documente care reglementează relațiile de muncă și relațiile conexe dintre un angajat și un angajator.

Orice angajator în cursul activităților sale se confruntă cu înregistrarea, întreținerea și păstrarea documentației de personal.

Există cerințe speciale pentru documentația personalului. Acest lucru se datorează faptului că CD-ul fixează cea mai importantă sferă a activității umane - munca, care însoțește o persoană de-a lungul vieții și este baza pentru admiterea într-o anumită funcție, calculul pensiilor, premiilor etc. Multe depind de conștiința și atenția angajaților din serviciul de personal. Putem spune că importanța CD depășește cu mult interesele fiecărei organizații specifice și este de natură socială. De aceea, menținerea documentației de personal nu este doar o chestiune internă a organizației: documentația de personal este verificată de inspectoratul federal de muncă.

Valoarea documentației de personal este determinată de următorii factori:

Documentația personalului conține informații sociale, al căror rol este mare în viața societății și a fiecărui individ;

Documentația de personal documentează raportul juridic dintre salariat și angajator și, prin urmare, conferă forță juridică acestui raport;

Documentația de personal este baza pentru protejarea intereselor atât ale angajatului, cât și ale angajatorului.

Deci, managementul evidenței personalului este o ramură de activitate care documentează relațiile de muncă. Documentația personalului înregistrează informații despre prezența și mișcarea personalului, ca urmare, toate procedurile de personal sunt documentate.

Mișcarea personalului este una dintre categoriile de bază ale managementului personalului, care, de regulă, este înțeleasă ca:

Ø angajare;

Ø transfer la alt loc de munca;

Ø acordarea concediului;

Ø concediere.

Documentarea procedurilor de personal este o responsabilitate integrală a oricărui angajator, indiferent de amploarea activităților și forma juridică a acestuia.

Gestionarea înregistrărilor de resurse umane vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

· Documentarea relațiilor de muncă, formalizarea procedurilor de personal la un anumit angajator.

· Construiți un sistem coerent de management al personalului care să îndeplinească obiectivele strategice ale managementului. Acesta este un instrument convenabil cu care puteți construi și documenta principii uniforme ale relațiilor corporative.

· Reglementează relația dintre angajat și angajator. Introducerea documentelor de personal face posibilă realizarea unui „echilibru de interese” între angajator și angajați printr-o reglementare clară: ce trebuie să facă exact fiecare angajat (de exemplu, în fișele postului) și care sunt funcțiile angajatorului.

· Crearea unei baze organizatorice și juridice pentru relațiile de muncă, atât pentru angajați, cât și pentru angajator. Pe de o parte, documentele de personal susțin interesele angajatorului, iar pe de altă parte, îl îndrumă pentru a preveni ignorarea cerințelor legislației muncii. Prezența documentelor de personal bine scrise este reciproc avantajoasă pentru ambele părți la contractul de muncă.

· Rezolvarea conflictelor de muncă. De foarte multe ori, succesul poziției angajatorului în cazul unor situații conflictuale depinde de calitatea executării documentelor de personal, mai ales atunci când documentația de personal acționează ca una dintre probele scrise în procedurile judiciare în conflicte de muncă. De exemplu, Colegiul Judiciar pentru Cauze Civile al Curții Supreme a Federației Ruse, în Hotărârea sa din 13 aprilie 2004 în dosarul nr. 35-G04-5, a recunoscut decizia instanței regionale de reintegrare a reclamantului la locul de muncă, să plătească timpul de absență forțată și compensarea prejudiciului moral ca fiind legală. Revocarea reclamantului a fost declarată nelegală. Întrucât pârâta, organizația, nu a furnizat dovezi că reclamantul a fost învinuit de responsabilități pentru lucrul cu informații care constituie secrete de stat. Rezultatul cazului ar fi putut fi diferit dacă organizația, la angajare, ar fi documentat o astfel de obligație pentru angajat în textul contractului de muncă sau al fișei postului.

Totuși, asta nu este tot. Scopul principal al documentației de personal este de a face procesul de muncă mai transparent. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite „reguli ale jocului”, sub rezerva cărora angajații simt stabilitate, iar administrația mărește simțitor gestionabilitatea personalului. Trebuie admis că cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații vine în întâmpinarea intereselor ambelor părți din raportul de muncă.

În procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație personală”.

În literatura de specialitate, un complex de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, în funcție de afilierea țintă, se disting două grupuri mari de documente de personal:

1. Documente de evidență a personalului personal, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat și altele. Partea principală a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate ale documentației contabile primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea unificată forme de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul intern al muncii, Regulamentul unității structurale, fișele postului, Structura și personalul, Tabelul de personal). În „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente sunt numite „documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților”. a unei organizații sau întreprinderi.”

În plus, dezvoltatorii clasificatorului de mai sus aplică și un alt principiu pentru sistematizarea documentației de personal, și anume, conform procedurilor tipice de personal, se disting următoarele tipuri de documente de personal:

1. Documentatia de angajare:

· Aplicație pentru un job;

· Contract de numire pe post;

· Ordinea de acceptare la muncă;

· Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

· Ordin de transfer la un alt loc de muncă.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea vacanțelor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

· Ideea de încurajare;

· Ordinea de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentație pentru introducerea sancțiunilor disciplinare:

· Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

· Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

· Ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

· Proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată la specificul muncii pentru un anumit angajator.

Formele standard ale unor documente și, în general, procedura de efectuare a evidenței personalului sunt stabilite de către angajator în mod independent în cadrul elaborării normelor locale, ținând cont de cerințele legislației în vigoare, de amploarea și specificul organizării muncii.

Documentația de reglementare și normativ-referință cu privire la problemele desfășurării gestiunii evidenței personalului reglementează practica uniformă de aplicare a normelor de drept și constituie temeiul legal pentru desfășurarea gestiunii evidenței personalului. Organizarea și gestionarea competentă a evidenței personalului este de neconceput fără cunoașterea și studiul documentelor de reglementare în acest domeniu. Cunoașterea documentației de reglementare și de referință cu privire la problemele de realizare a înregistrărilor de personal vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

Ø intocmeste corect documentele in conformitate cu cerintele legislatiei in vigoare, dandu-le putere juridica;

Ø asigura pastrarea si folosirea prompta a documentelor in activitatile curente;

Ø prevenirea consecintelor negative pentru angajatii dumneavoastra care sunt posibile in cazul incalcarii regulilor de pastrare a documentelor de personal, iar pentru angajator in acest caz - pentru a evita raspunderea stabilita de legislatia in vigoare;

Ø previne posibilitatea utilizarii neautorizate a informatiilor.

Documentația de reglementare și normative de referință este emisă de diferite autorități, entitățile constitutive ale Federației Ruse emit acte care nu contravin normelor legislației federale, angajatorii emit reglementări locale în limitele competențelor care le sunt conferite de legislația muncii.

Principalul act legislativ care ghidează serviciul de personal în activitatea sa este Codul Muncii al Federației Ruse.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește necesitatea documentării relațiilor de muncă:

· contractul de muncă trebuie încheiat în scris (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință de semnătură (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să furnizeze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii de pe ordinul de angajare, ordinele de transfer la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnetul de muncă; certificate de salariu, contribuții de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru asigurarea obligatorie de pensie, perioada de muncă la un angajator dat etc.) (articolul 62 din Codul muncii). Codul Federației Ruse);

· emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· rezilierea unui contract de muncă se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Codul Muncii al Federației Ruse reglementează nu numai relația dintre angajat și angajator, ci și regulile de documentare a acestor relații. Practic, componența documentației de personal este determinată de articolele din Codul Muncii al Federației Ruse, care stabilesc cazurile și procedura de întocmire a documentelor. Dar numai Codul Muncii al Federației Ruse nu este suficient pentru organizarea corespunzătoare a activității serviciului de personal. Problemele muncii, normele de drept al muncii (și regulile de documentare a acestor norme) sunt reflectate și în alte legi federale și documente de reglementare și metodologice.

Cea mai importantă este Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. Legea abordează aspecte legate de datele cu caracter personal și protecția acestora, definește în detaliu procedura de colectare a datelor cu caracter personal și de lucru cu acestea, precum și obligația de a furniza informații agențiilor guvernamentale.

Problemele de lucru cu datele personale sunt reglementate în mod specific de Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 153-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Procedura de menținere a documentului principal al activității de muncă a unei persoane - un registru de muncă - este determinată de Regulile pentru menținerea și stocarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse. 16 aprilie 2003 nr. 225; Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia, a căror întreținere în conformitate cu paragraful 2 al Rezoluției Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de primar documentația contabilă pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” este obligatorie pentru toate organizațiile care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate. Album de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate de înregistrare a personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a angajatului”, Nr. T-2GS (MS) „ Fișă personală a unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Tabloul de personal”, Nr. T-4 „Carte de înregistrare a unui lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instruire) privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă”, Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind transferul salariaților la alt loc de muncă”, Nr. T-6 „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui salariat”, Nr. T -6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariaților”, Nr. T- 7 „Program de concediu”, Nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere)” , Nr. T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concedierea)” „, Nr. T-9 „Ordinul (instrucțiunea) privind trimiterea unui salariat într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie”, Nr. T-10a „Misiunea de birou pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea angajaților”.

În plus, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul pentru salarii:

Nr.T-12 „Fișa de timp de lucru și calculul salariilor”, Nr.T-13 „Fișa de timp de lucru”, Nr.T-49 „Fișa de salarizare”, Nr.T-51 „Fila de salarizare”, Nr.T- 53 „Stalari”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (svt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul la acordare concediu angajatului” , Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Lege privind acceptarea muncii prestate pe durată determinată contract de muncă încheiat pe durata unui anumit loc de muncă.”

Pregătirea și executarea documentelor se realizează în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Un element important al muncii personalului nu este doar crearea, ci și stocarea documentelor. Procedura și termenii de stocare a documentației sunt definite în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, precum și în Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale.

Pentru a întocmi graficele de personal, fișele postului și alte documente care definesc competențele, calificările și responsabilitățile angajaților, este necesar să se utilizeze

Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK-016-94 (OKPDTR);

Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați;

Probleme ale Catalogului unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS) pentru diferite sectoare ale economiei

Directoare de calificare în industrie.

Principalele documente legale și de reglementare care reglementează problemele gestionării evidenței personalului:

1. Nivel federal:

1. Constituția Federației Ruse;

2. Codul Muncii al Federației Ruse;

3. Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;

4. Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”;

5. Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă”;

7. Decretul președintelui Federației Ruse din 6 martie 1997 nr. 188 „Cu privire la aprobarea listei de informații confidențiale”;

8. Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995 nr. 1203 „Cu privire la aprobarea listei informațiilor clasificate ca secrete de stat”;

10. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de completare a cărților de muncă”;

11. Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse”;

12. Decretul Guvernului RSFSR din 5 decembrie 1991 nr. 35 „Pe lista informațiilor care nu pot constitui secret comercial”;

13. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72 „Cu privire la aprobarea standardelor de timp integrate intersectoriale pentru lucrul privind documentația de sprijinire a managementului”;

14. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”;

15. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară”;

16. Ordinul Direcţiei Principale de Arhivă a URSS din 23 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru serviciile de suport pentru documente și documentație”;

17. „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” OK 011-93, aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299;

18. „Sistem unificat de documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003”, aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 Nr. 65-ST;

19. „Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. GOST 6.10.4-84”, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Standarde al URSS din 9 octombrie 1984 nr. 3549;

20. „Gestionarea biroului și arhivarea. Termeni și definiții. GOST R 51141-98”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28;

21. GOST 17914-72 Huse pentru cutii de depozitare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Standarde al Consiliului de Miniștri al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411;

22. „Reguli de muncă în cadrul autorităților executive federale”, aprobate prin Decretul Guvernului Rusiei din 15 iunie 2009 nr. 477;

23. „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a acestora”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000;

24. Lista documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare, a fost aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558. ;

25. „Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002;

26. „Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK-016-94 (OKPDTR)”, adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367;

27. „Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor OK 010-93”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 298;

28. „Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale” OK 019-95, aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 413;

29. „Clasificator integral rus de informații despre populație. OK 018-95" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 412;

30. „Clasificator integral rus de specialități după educație. OK 009-2003" aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 30 septembrie 2003 Nr. 276-st;

31. „Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor” OK 007-93 (denumit în continuare OKPO);

32. „Cartea de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați”, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;

33. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 9 februarie 2004 nr. 9 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a Directorului unificat de calificare a posturilor de manageri, specialiști și angajați”;

34. Probleme ale Catalogului unificat de tarife și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS) pentru diferite sectoare ale economiei, aprobat de Ministerul Muncii al Federației Ruse;

35. Cerințe de calificare pentru angajații și nomenclatorul specialităților aprobate de Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse în domeniul de competență a Ministerului.

2. Acte de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

3. Reglementări locale:

1. Contract colectiv;

2. Reglementări interne de muncă;

3. Personal;

4. Regulamente (instructiuni) privind munca de birou;

5. Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

6. Reglementări privind fişa postului;

7. Reglementări privind remunerarea;

8. Reglementări privind diviziunile structurale și altele.

Documentele de bază de personal trebuie să fie păstrate de toate organizațiile, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite direct sau indirect în Codul Muncii al Federației Ruse. Fiecare angajator trebuie să aibă documente de personal; această obligație este reflectată direct în Codul Muncii actual al Federației Ruse.

În general, principalele documente de personal care trebuie să fie disponibile includ:

• carnetul de muncă al angajatului;
• masa de personal (formular nr. T-3);
• contract de munca (sau contract);
• ordin (instrucțiune) privind angajarea (formular nr. T-1);
• card personal (formular nr. T-2);
• comanda (instrucțiune) de transfer la un alt loc de muncă (formular nr. T-5);
• ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular nr. T-6);
• program de concediu (formular nr. T-7);
• ordin (instrucțiune) privind încetarea contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8);
• foaie de pontaj (formular nr. T-13);
• fișa de pontaj pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calculul salariilor (formular nr. T-12);
• regulamentul intern al muncii;
• reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;
• cartea de munca;
• acte locale privind protecţia muncii.

La rândul lor, toate documentele obligatorii de personal sunt împărțite pe tipuri: reglementări locale, formulare unificate pentru evidența personalului, documente opționale de personal. Să luăm în considerare pe scurt fiecare dintre aceste tipuri separat.

Reglementări locale

Acestea sunt documente obligatorii de personal ale organizației, create în procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă dintre angajator și angajați, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse. Reglementările locale pe care angajatorul trebuie să le elaboreze în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse includ următoarele documente:

• masa de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reglementările interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• în timpul muncii în schimburi, fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• regulile și instrucțiunile privind protecția muncii. Angajatorul este obligat să ofere condiții sigure și protecție a muncii; regulile și instrucțiunile privind protecția muncii trebuie să fie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Toate documentele de mai sus sunt întotdeauna verificate de către inspectorii Inspectoratului Federal de Muncă mai întâi, prin urmare dezvoltarea și întreținerea lor este în conformitate cu legislația muncii a Federației Ruse. necesar.

Formularele unificate pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu angajații pentru salarii, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1, includ:

• fișa de pontaj pentru înregistrarea timpului de lucru și calculul salariilor (formular nr. T-12);
• foaie de pontaj (formular nr. T-13);
• extras de salarii (formular nr. T-49);
• fișă de plată (formular nr. T-51);
• statul de plată (formular nr. T-53);
• registru de salarii (formular nr. T-53a);
• cont personal (formular nr. T-54);
• cont personal (formular nr. T-54a);
• nota-calcul privind acordarea concediului salariatului (formular nr. T-60);
• nota de decontare la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) (formular nr. T-61);
• act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări (formular nr. T-73).

Un alt tip de documente obligatorii de personal sunt denumite documente facultative de personal, pe care angajatorul are dreptul să le elaboreze în mod independent împreună cu alte reglementări locale interne; în plus, angajatorul stabilește lista acestora și procedura de menținere a acestora în mod independent. Documentele opționale de personal sunt mai degrabă de natură consultativă, care, ca și alte tipuri de documente de personal, conțin normele legislației muncii a Federației Ruse și sunt necesare pentru reglementarea relațiilor de muncă.

Documentele opționale de personal ale unei organizații includ de obicei:

• reglementări privind diviziunile structurale ale organizației;
• regulamentul personalului;
• descrierea postului;
• reglementări privind certificarea angajaților.

Astfel, întregul set de documente de personal dintr-o organizație este determinat direct de către angajator, ținând cont de cerințele legislației muncii actuale a Federației Ruse, ținând cont de specificul activităților organizației și de organizarea muncii în cadrul acesteia, cu excepția acelor documente și forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, fără excepție.

Orice relații pe care oamenii le intră în timpul activităților lor de muncă sunt reglementate. Ceea ce este esențial în relațiile de muncă pentru societate în ansamblu este consacrat în actele legislative. Multe detalii ale relației reflectă specificul subiecților relației și, prin urmare, sunt reglementate în documente de reglementare la nivel de industrie, regional, întreprindere, divizie a întreprinderii și la nivel de angajat individual.

În acest capitol ne vom uita la documente, începând de la nivelul întreprinderii și terminând cu documente care reglementează activitățile unui angajat individual din aceasta. Toate reprezintă un sistem complex de documentație a personalului, în care elementele sale individuale (reguli, regulamente, instrucțiuni etc.) sunt interconectate și își îndeplinesc funcția specifică.

Sistemul de documentare este înțeles ca un ansamblu de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor. Documentele care alcătuiesc sistemul de documentare a personalului se caracterizează printr-o unitate de scop și furnizează în mod colectiv documentația privind activitățile personalului, departamentelor, funcțiile și sarcinile acestora, precum și diverse tipuri de documente legate de asigurarea îmbunătățirii calității muncii și analiza acesteia. .

Pentru o analiză mai detaliată a acestor documente, ne întoarcem la tabelul nr. 2 „Scopul și conținutul documentelor principale de personal”.

Tabelul nr. 2. „Scopul și conținutul documentelor de bază de personal”

	Titlul documentului	Scop
	Contract de munca (contract)	Reglementarea relațiilor sociale și de muncă în organizație și încheierea unui parteneriat social între părți.	Se determină drepturile, îndatoririle și responsabilitățile părților, condiții obligatorii și suplimentare, definirea responsabilităților de muncă, salariile, timpul de lucru, stabilirea unei perioade de probă, durata concediilor de odihnă, procedura de încetare a contractului etc.
	Descrierea postului	Determinarea legăturilor funcționale ale angajatului și a relației acestuia cu personalul de conducere, precizarea drepturilor și responsabilităților, a cantității de cunoștințe și abilități ale angajatului, creșterea oportunității și fiabilității îndeplinirii sarcinilor, eliminarea dublarii sarcinilor.	Sunt indicate denumirea postului, procedura de numire în funcție, sunt enumerate tipurile de muncă, sunt determinate drepturile, îndatoririle, funcțiile, responsabilitățile, stimulentele, conexiunile și criteriile de evaluare a rezultatelor muncii ale salariatului.
	Reglementări privind serviciul personalului	Reglementarea activităților serviciului de personal, o repartizare clară a responsabilităților angajaților săi și interacțiunea serviciului de personal cu alte departamente.	Probleme generale de organizare a activităților de personal, scopurile și obiectivele principale, funcțiile, drepturile și responsabilitățile serviciului și ale angajaților acestuia; ordinea relaţiilor cu alte diviziuni structurale.
	Statutul personalului	Stabilește procedura pentru relațiile profesionale și de muncă stabilite în instituție.	Sunt reflectate problemele de organizare a activităților instituției, salarizarea, procedura de acordare a concediilor de odihnă, trimiterea angajaților, drepturile și responsabilitățile angajaților și administrație.
	Reglementări privind diviziunile	Reglementarea scopului și locului unității în structura organizației, structura proprie, principalele funcții și sarcini de conducere, responsabilitate și forme de stimulente pentru angajații unității.	Sunt luate în considerare repartizarea rațională a funcțiilor, stabilirea de legături constructive între diviziile structurale, precizarea drepturilor diviziilor și măsurile de creștere a responsabilității angajaților diviziei.
	Reglementări interne ale muncii	Reglementarea procedurii de angajare și concediere a salariaților, drepturile fundamentale, îndatoririle și responsabilitățile părților la contractul de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă, aplicarea de stimulente și penalități salariaților.	Sunt prezentate drepturile și responsabilitățile angajatului și ale angajatorului, sunt descrise orele de lucru și perioadele de odihnă, precum și acordarea concediului de odihnă.
	Masa de personal	Stabilirea compoziției oficiale și numerice cu indicarea fondului de salarii.	Conține o listă de posturi, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar.
	Reglementări privind bonusurile	Este introdus cu scopul de a întări interesul material, de a obține rezultate finale mai bune, de a îmbunătăți calitatea muncii și de a crea condiții pentru manifestarea activității creative a fiecărui angajat.	Acesta constă în prevederile generale și procedura pentru bonusuri, care ia în considerare sursa plăților, indicatorii bonusului, calendarul și frecvența plăților, precum și motivele privării de bonusuri.
	Regulamente de promovare	Exprimarea recunoștinței pentru succesul în muncă, suportul material și tehnic al angajaților.	Se stabilesc componența remunerației, motivele stimulentelor și procedura de executare a acestora.
	Reglementări privind certificarea angajaților	Stabilirea aptitudinii salariatului pentru functia ocupata si salariul acestuia.	Sunt prezentate criteriile de certificare și evaluare, măsurile de organizare a certificării și procedura de implementare a acestora (termene, grafice), se stabilește componența comisiei de certificare și regulamentul de lucru al acesteia.
	Reglementări privind remunerarea	Eliminarea disproporțiilor salariale pentru anumite categorii de lucrători, asigurarea personalului în întreprindere, respectarea intereselor lucrătorilor și ale angajatorului în ceea ce privește creșterea productivității muncii și creșterea remunerației acesteia, egalitatea de intensitate a standardelor de muncă sau diferențierea salariilor în funcție de intensitatea muncii. munca angajatului.	Sunt indicate scopurile care se stabilesc în domeniul organizării salariilor pe perioada de valabilitate a prevederii și a căror realizare ar trebui să fie facilitată de organizarea salariilor. Se determină documentele de reglementare, se caracterizează sistemele pe baza cărora se determină cuantumul salariilor.

Toate documentele discutate în tabelul nr. 2 sunt incluse în sistemul de documentație a personalului, adică fiecare dintre documentele menționate mai sus sunt interdependente și formează un singur întreg. De exemplu, un contract de muncă definește responsabilitățile angajatului în funcția sa și programul de lucru, care, la rândul lor, sunt specificate în fișa postului, respectiv în regulamentul intern al muncii.

O altă proprietate a sistemului de documentare a personalului este prezența factorilor de formare a sistemului în elementele sistemului, sugerând posibilitatea creării acestuia. Pentru a forma un sistem, este necesar să se creeze conexiuni ordonate. Astfel de conexiuni în sistemul nostru luat în considerare sunt principiul general al creării lor și concentrarea pe rezolvarea unei probleme specifice. Ca exemplu, putem cita principiul general al creării de documente precum Regulamentul privind bonusurile și Regulamentul privind stimulentele, care rezolvă aceeași problemă, dar sunt și în strânsă relație cu alte documente ale sistemului.

O altă caracteristică a unui sistem de documentare a personalului este că are calități integrative, adică caracteristici inerente sistemului în ansamblu, dar nu inerente niciunuia dintre elementele acestuia în mod individual. Această caracteristică este de a asigura funcționarea stabilă a organizației în ansamblu, dar dacă luăm în considerare fiecare document separat, acesta nu îndeplinește o astfel de funcție; contribuie la îndeplinirea cu succes a acestei funcții de către sistem.

Astfel, am examinat sistemul de documentare a personalului, am descris pe scurt scopul și conținutul elementelor sale principale, am identificat principalele caracteristici ale sistemului și ne-am asigurat că acesta ocupă unul dintre locurile semnificative în sistemul de management al organizației.

Pentru funcționarea eficientă și eficientă a acestui sistem este necesar suport tehnic modern, pe care îl vom lua în considerare mai jos.