Exemplu de scrisoare de intenție pentru documentele constitutive. Lista documentatiei atasate

O scrisoare de intenție este un document universal utilizat într-o varietate de domenii de activitate comercială a unei întreprinderi. Un „document de însoțire” întocmit corect va salva toate părțile de multe neajunsuri și ambiguități. Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente?

Când este necesar acest lucru?

Munca unei întreprinderi, în special a uneia mari, este însoțită de o mare varietate de probleme care de cele mai multe ori trebuie documentate în scris. Contrapărțile fac schimb de mesaje și notificări între ele, documentele sunt solicitate de către bancă, biroul fiscal, fondul de pensii și inspectori. Clienții scriu, de asemenea, solicitări pentru o mare varietate de informații și documentație.

În toate aceste cazuri, o scrisoare de intenție va fi o salvare și, în același timp, o față demnă a companiei. Scris pe o formă solidă, compus în mod competent și proiectat corect, nu numai că va face o impresie adecvată destinatarului, ci va îndeplini și o serie de funcții practice pentru expeditor:

• va explica destinatarului cine îi scrie și de ce;
• va prelua un rol informațional, eliberând documentația atașată de supraîncărcare semantică;
• înregistrează în detaliu lista documentelor anexate;
• va economisi bani prin eliminarea trimiterilor poștale inutile cu un inventar;
• va acționa ca o dovadă compactă a livrării unui număr întreg de documente.

Iată cât de util poate fi un „acompaniament” obișnuit cu abordarea corectă!

Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente?

Nu toată lumea știe să scrie o scrisoare de intenție pentru documente, deși este importantă.

Alcătuirea unui „însoțire” ar trebui să înceapă cu o frază introductivă: faceți referire la numărul cererii primite sau precizați esența problemei pentru care are loc corespondența. În următoarele paragrafe ale scrisorii, este logic să se indice baza documentului: regulamente, clauze ale contractului, rapoarte de inspecție, reglementări ale autorităților de reglementare etc.

Declarația se încheie cu o cerere, propunere sau cerere. După alcătuirea textului, se indică o listă de documente atașate cu numerotare, titlu și detalii, precum și numărul de foi atașate.

Detaliile necesare ale unei scrisori de intenție pentru documente

Am discutat mai sus cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente. Acum puțin despre designul său.

• „Capul” documentului. Aceasta indică poziția șefului sau a altui reprezentant al destinatarului, numele întreprinderii sau numele complet, prenumele și patronimul unei persoane fizice; adresa completă și codul poștal.
• Data la care a fost scrisă scrisoarea de intenție, iar dacă expeditorul este o persoană juridică, atunci numărul de înregistrare de ieșire.
• Adresarea destinatarului în conformitate cu regulile unei scrisori de afaceri. Fie că este persoană fizică sau șeful unei întreprinderi, i se adresează prenumele și patronimul, adăugând adresa „draga”.
• Lista detaliată a documentelor atașate, deoarece din numele în sine rezultă că litera „însoțește” un anumit articol principal.
• Scrisoarea este semnată de prima persoană sau de un reprezentant autorizat al organizației căruia managerul i-a acordat acest drept. Dacă scrisoarea este de la o persoană privată, atunci expeditorul însuși sau reprezentantul său prin împuternicire semnează „documentul de însoțire”. Înainte de a semna, se obișnuiește să adăugați manual asigurarea „cu respect”.
• Numele, parafa și mijloacele de comunicare ale executorului scrisorii.

Acestea sunt cerințele de bază pentru forma scrisorii.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

Un exemplu testat în practică de scrisoare de intenție pentru documente va fi un ghid excelent la redactare. Desigur, conținutul său se va modifica în funcție de nevoile compilatorului, dar schema generală rămâne neschimbată.

Hitrun I.V.

Sf. Vasilyevskaya, 3,

Kukino - 31005

Nr 562 din 04.05.2015

Dragă Ivan Vasilievici!

Ca răspuns la ordinul dumneavoastră nr. 12/389 din 04.01.2015 privind problema efectuării unei inspecții neprogramate fără vizită la ghișeu, vă informăm despre următoarele.

Unele dintre actele privind raporturile juridice contractuale cu întreprinderea privată de către societatea „Gedeon” au fost ridicate în baza protocolului de sechestru din data de 03.02.2015 (se atașează o copie). Vă transmitem actele la dispoziția întreprindere sub formă de copii certificate conform anexei.

Aplicație (total pentru 6 foi):

1. O copie a ordinului de plată cu marca bancară nr. 3 din 15 ianuarie 2015 - pe 1 pagină.
2. O copie a ordinului de plată cu marca bancară nr. 6 din data de 14.02.15 - pe 1 coală.
3. O copie a procesului-verbal de reconciliere conform contractului de furnizare nr. 56/P din 15.12.14 - 1 pag.
4. O copie a protocolului de sechestru din data de 03/02/15 - 3 pagini.

Golokhvastov F.E.

Interpret: Pupko A.V.

Acest „însoțire” este potrivit pentru multe materiale trimise la cererea agențiilor guvernamentale, de reglementare și de aplicare a legii, trebuie doar să îl ajustați ușor la nevoile dvs.

Scrisoare de intenție pentru documentele contractuale

La încheierea contractelor de afaceri, apare adesea o situație în care contrapărțile sunt îndepărtate geografic una de cealaltă și nu își pot permite să călătorească în alt oraș pentru a semna contractul.

În acest caz, executarea unei scrisori de intenție devine un fel de far care vă permite să încheiați un acord legal corect la distanță, fără o întâlnire personală a reprezentanților. Cu ajutorul unei scrisori de intenție, una dintre părți poate nu numai să trimită formulare de contract semnate pentru revizuire, ci și să își declare în scris poziția cu privire la aspectele semnificative ale acordului.

În plus, scrisoarea de intenție vă permite să înregistrați ce și în ce cantitate a fost atașată și trimisă destinatarului. De exemplu, conținutul poate fi declarat după cum urmează.

„Vă trimitem două exemplare ale contractului de prestare a serviciilor de informare, semnate și certificate de sigiliul nostru. Vă sugerăm să luați în considerare proiectul specificat și, dacă sunteți de acord, să semnați acordul, returnând unul dintre copiile semnate către noi. adresa.Anexă: proiect de acord în 2 exemplare pe câte 6 file”.

Trimițând multă corespondență pe parcursul zilei, ne întrebăm adesea cum să scriem o scrisoare de intenție pentru documente?

Scrisoare de intenție pentru documente este o scrisoare de afaceri care descrie un pachet de documente trimis destinatarului. Pe baza acesteia, scrisoarea de intenție pentru documente confirmă faptul că documentația a fost trimisă, oferă o listă a acesteia și instrucțiuni pentru manipularea acesteia și vă permite să determinați termenul limită de finalizare.

Compune o scrisoare de intenție documentele trebuie să fie pe antet, indicând numărul de înregistrare de ieșire al expeditorului. Textul documentului în sine este împărțit în două blocuri principale: un mesaj despre trimiterea documentelor, o solicitare pentru un răspuns în timp util la acesta (revizuire, răspuns, aprobare etc.).

Partea introductivă a scrisorii de intenție începe cu cuvintele:„Vă prezentăm...”, „Vă trimitem...” sau „Vă trimitem...” și continuă cu cuvintele „pentru semnare”, „pentru revizuire”, „pentru aprobare” , „pentru completare”, etc. În a doua parte, scrisoarea de intenție pentru documente conține informații despre ce trebuie făcut cu documentele atașate: „Vă rugăm să semnați...”, „Vă rugăm să revizuiți și să trimiteți...”, etc.

La scrieți corect o scrisoare de intenție pentru documente, principalul lucru este să formatați corect atașamentele, deoarece acesta este principalul lucru într-o astfel de corespondență. Pentru a face acest lucru, scrisoarea de intenție a documentelor trebuie să conțină o listă completă a acestora, indicând numărul de copii și foi din fiecare dintre ele. Numele cererii este indicat numai dacă nu a fost menționat în corpul scrisorii. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt listate după cuvântul „Aplicații:”.

Dacă scrisoarea de intenție pentru documente conține o listă mare de atașamente, acestea sunt întocmite pe o foaie separată ca o listă de atașamente, care este legată de scrisoare. Atunci când este nevoie să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente pentru mai mulți destinatari, iar atașamentul este trimis doar unuia dintre ei, acest lucru trebuie menționat și în scrisoare.

Mai sunt câteva reguli cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente. Daca scrisoarea are atasamente, trebuie marcata corespunzator, iar pe fiecare atasament, in dreapta sus, sa fie indicata carui scrisoare de intentie apartine. Scrisoarea este semnată de un funcționar care are dreptul să facă acest lucru. Dar pentru a nu fi deranjat mai târziu cu privire la clarificări, ar trebui să indice și numele și contactele interpretului.

De asemenea nu se recomanda indicarea termenul limită exact pentru îndeplinirea cerințelor scrisorii, dacă organizația dumneavoastră nu este o autoritate superioară de supraveghere. În practica comunicării de afaceri, se acordă de obicei o lună pentru a revizui astfel de documente. Dacă doriți să obțineți un răspuns mai devreme, este mai bine să îl puneți sub forma unei cereri.

Pentru a economisi timp în viitor, când apare din nou nevoia de a scrie o scrisoare de intenție pentru documente, se recomandă elaborarea unui formular pentru o astfel de scrisoare și completarea acestuia după cum este necesar. După cum vedem, întrebarea cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente, nu chiar atât de complicat.

Exemplu de scrisoare de intentie:

O scrisoare de intenție pentru documente are mai multe funcții utile. Să ne uităm la cum să-l compunem și să arătăm, de asemenea, exemple de scrisori de intenție pentru diverse situații de afaceri.

Principalele funcții ale unei scrisori de intenție sunt de confirmare, de recomandare și de explicație.

Lista furnizată în scrisoare vă permite să confirmați trimiterea exact a acelor documente care sunt indicate în aceasta. Instrucțiuni și recomandări clare vor indica ce trebuie făcut cu fiecare document primit, de exemplu, confirmarea primirii, semnarea și trimiterea înapoi, informarea etc. Explicațiile vă vor ajuta să înțelegeți conținutul scrisorii, de exemplu, în cazul trimiterii unei declarații fiscale actualizate către inspectorat.

Descărcare exemplu de scrisoare de intenție

Cum să scrieți corect o scrisoare de intenție pentru documente

Nu există un formular clar stabilit pentru o scrisoare de intenție. Puteți utiliza structura generală a scrisorilor de afaceri.

Formularul scrisorii de intenție poate consta dintr-un antet, titlu, corp de text, un semn cu numărul de atașamente și o parte finală cu detalii.

Compuneți o scrisoare de intenție pe antetul organizației și scrieți data la care a fost scrisă și numărul de înregistrare.

În antetul din stânga, indicați firma destinatară, precum și funcția, numele complet al persoanei căreia îi trimiteți scrisoarea.

Faceți un titlu. Începeți textul principal cu o adresă politicoasă adresată destinatarului. Respectați etica comunicării, nu permiteți familiaritatea. Enumerați documentele care sunt transferate și detaliile acestora, oferiți destinatarului instrucțiuni care să explice ce trebuie făcut cu fiecare document primit. Dacă oferiți vreo explicație, descrieți clar esența acestora și, dacă este necesar, furnizați calcule.

Dacă ați delegat executarea ordinului la care se face referire în scrisoare unui alt angajat, indicați numele complet, funcția și informațiile de contact ale acestuia, astfel încât destinatarul să-l poată găsi cu ușurință pentru interacțiune.

Fiecare companie, indiferent de dimensiunea și domeniul de activitate, trebuie să respecte etica în afaceri. Aceasta nu numai că vorbește despre cunoștințele sale juridice, dar confirmă și statutul de contraparte serioasă care respectă toate regulile din mediul de afaceri.O parte integrantă a relației dintre cumpărători, vânzători și alți participanți la piață este adresă însoțitoare.

Când trimiteți documente prin poștă, trebuie să le atașați o scrisoare de intenție. Unele firme care nu vor să piardă timp suplimentar pot obiecta și spun că acest tip de muncă este inutil. Vor avea dreptate? Desigur că nu.

1.
2.
3.
4.

Rolul scrisorii de intenție pentru documente

Rolul scrisorilor de intenție în cultura modernă de afaceri este grozav:

• În primul rând, după ce a văzut scrisoarea de intenție, contrapartea dumneavoastră nu îi va lăsa corespondența primită fără atenția cuvenită. La urma urmei, va conține numărul de ieșire. Aceasta înseamnă că persoana care a primit scrisoarea este obligată să o noteze în jurnalul său de documente primite. Prin urmare, dumneavoastră, în calitate de expeditor, puteți forma numărul destinatarului câteva zile mai târziu și puteți întreba dacă acesta a primit un pachet de documente cu numărul de ieșire specificat.
• În al doilea rând, în scrisoarea de intenție puteți scrie clar ce documente ar trebui să vi se trimită înapoi cu semnături. Crede-mă, nu numai că îți vei face viața mai ușoară (după cum arată practica, contrapartea uită întotdeauna de orice copie a documentului), dar vei ajuta și destinatarul să colecteze rapid documentele pentru a le trimite.
• În al treilea rând, contrapartea dumneavoastră nu vă va spune că nu a primit niciun document. Deoarece Indicați în scrisoarea de intenție toate anexele (cu număr și dată) pe care le trimiteți; destinatarul nu va putea pretinde că, de exemplu, nu a primit protocolul de neînțelegeri la contract.

Scrierea unei scrisori de intenție nereglementat prin acte normative, deci nu există un singur model. Puteți formata scrisoarea de intenție folosind exemplul oferit la sfârșitul articolului.

Dat scrisoarea este întocmită sub orice formă Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare câteva puncte:

• Scrisoarea trebuie tipărită pe antetul companiei.
• În colțul din dreapta sus, indicați cui i se adresează scrisoarea de intenție.
• Numărul de ieșire cu data la care a fost scrisă scrisoarea trebuie tipărit în colțul din stânga sus.
• Asigurați-vă că scrieți de ce trimiteți documentele către contrapartidă. De exemplu, dacă trimiteți un contract de furnizare cumpărătorului, atunci indicați că solicitați contrapartei să se familiarizeze cu conținutul acestuia, apoi trimiteți acordul prin poștă cu sigiliul și semnătura managerului. In plus, mentionati ca in caz de dezacord cu unele puncte, cumparatorul poate intocmi un proces verbal de dezacord si il poate trimite in doua exemplare.
• Nu uitați de etica în afaceri, incluzând în scrisoare cuvinte și expresii precum „draga”, „vă întrebăm”, „cu respect”.

Cine ar trebui să semneze scrisoarea de intenție

Daca esti interesat cine ar trebui să semneze scrisoarea de intenție, atunci există mai multe opțiuni. Când un director trimite o scrisoare împreună cu o propunere comercială de cooperare, atunci, desigur, trebuie să o semneze. La urma urmei, în esență, corespondența se realizează între doi lideri.

Dacă scrisoarea de intenție este întocmită de un contabil pentru a trimite documente primare contractorilor, atunci doar contabilul șef ar trebui să o semneze. În acest caz, scrisoarea trebuie să indice că documentele sunt destinate contabilului-șef al întreprinderii contrapartide.

La sfârșitul scrisorii de intenție trebuie să furnizați dvs Detalii de contact pentru ca destinatarul corespondenței să vă poată contacta în cazul unor întrebări referitoare la documentele primite.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

*Faceți clic pe imagine pentru a vedea imaginea la dimensiune completă

O scrisoare de intenție este o formă de etichetă în afaceri. Pe lângă un simplu registru al documentelor transferate, acesta conține recomandări pentru manipularea acestora. În plus, în funcție de datele de înregistrare, puteți determina timpul de execuție și faptul trimiterii. Pentru un exemplu despre cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente, consultați articolul.

Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente

Nu există o singură formă unificată de scriere. Cerințele pentru pregătirea documentației organizatorice și administrative sunt descrise în GOST R 6.30-2003. Sunt recomandate cerințele acestui standard.

Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente? Să începem cu regulile de bază:

• pe antetul companiei;
• indicând data și numărul de înregistrare.

Să aruncăm o privire mai atentă la un exemplu de scrisoare de intenție despre trimiterea documentelor, în ce secțiuni principale poate fi împărțit textul și ce informații ar trebui să fie reflectate în ele.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

Angajații întreprinderii nu trebuie doar să trimită astfel de solicitări către contrapărți, ci și să le primească de la aceștia. Este logic ca funcționarii de afaceri să elaboreze un formular pentru o scrisoare de intenție primită pentru documente. Va fi necesar dacă contrapartea furnizează pachetul fără explicații. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când colaborăm cu persoane fizice, dar pentru persoanele juridice acest caz nu face excepție. Pentru a optimiza fluxul de documente, contrapartea va putea completa formularul propus, care va indica toate informațiile necesare.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru transferul documentelor. Formular conceput pentru a fi completat de către contraparte:

Ce să nu indicați

Textul contestației este păstrat într-un stil de afaceri. În ciuda faptului că mesajul nu este o formă independentă, nu ar trebui să permiteți familiaritatea atunci când îl compuneți. Scrisoarea de intenție pentru documente nu trebuie să evalueze ceea ce se întâmplă, să fie emoționantă și să conțină fraze care într-un fel sau altul ar putea jigni destinatarul. Un exemplu de fraze care nu pot fi folosite și opțiuni pentru înlocuirea lor:

Cine semnează scrisoarea

Contestația poate fi semnată de șeful departamentului, managerul, contabilul șef sau șeful organizației. În acest caz, etica comunicării trebuie respectată. Dacă textul conține un apel către șeful companiei, atunci acesta trebuie semnat de un manager egal. De asemenea, trebuie amintit că managerul deleagă executarea instrucțiunilor executanților. Prin urmare, atunci când semnează, directorul ar trebui să indice contactele contractantului, astfel încât destinatarul să nu fie nevoit să piardă timpul căutând persoana responsabilă. Tipărirea în acest caz nu este obligatorie.

La primire, destinatarul va atribui documentului un număr și o dată de intrare, pe care funcționarul le va introduce manual sau folosind o ștampilă. Folosind aceste informații, va fi posibil să urmăriți cu ușurință etapele trecerii sale și să clarificați la ce nivel de considerare se află aplicația la un moment dat.