Nevzťahuje sa na personálne dokumenty. Zloženie a druhy personálnej dokumentácie

Úvod

V moderných podmienkach je význam personálnej dokumentácie v činnosti akejkoľvek organizácie celkom jasne viditeľný. Akýkoľvek proces, akákoľvek činnosť v podniku je regulovaná príslušnými zákonmi, predpismi, pokynmi, pravidlami, ktoré plnia ich špecializovanú úlohu. Štúdium personálnej dokumentácie, jej výskum a analýza je preto nevyhnutná pre jej správnu aplikáciu a prípravu, ako aj vytvorenie najlepšieho systému pre efektívne fungovanie organizácie.

Riadiace činnosti sú založené na práci s dokumentmi, kancelárskej práci a toku dokumentov. Tradičná interpretácia pojmov „papierovanie“ a „tok dokumentov“ v oblasti správy dokumentov je dosť blízka a vedie k formálnym procesom vytvárania a presúvania dokumentov v organizácii. V bežnejšom výklade mnohí chápu administratívne funkcie na zaznamenávanie dokumentov ako kancelársku prácu a tok dokumentov ako obchodné procesy súvisiace s funkčnými aktivitami organizácie.

Pri bližšom skúmaní je však zrejmé, že nie je možné vybudovať efektívny systém riadenia založený na dvoch systémoch riadenia dokumentačných činností: formálnom a funkčnom. Musia byť neoddeliteľne spojené a jednotné v celom podniku. Práve dokument, hlavný prvok týchto systémov, je predmetom našej kurzovej práce.

Cieľom práce v kurze je študovať rôzne pohľady a myšlienky na tento problém, určiť spoločné črty a rozdiely v interpretácii konceptu, ktorý študujeme, zvážiť systém personálnej dokumentácie a aký moderný technický vývoj existuje pre efektívnu fungovanie tohto systému.

V prvej kapitole našej práce v kurze definujeme podstatu pojmu „Personálna dokumentácia“, po zvážení interpretácie tohto pojmu rôznymi autormi identifikujeme spoločné črty a rozdiely v týchto definíciách. Ďalej sa pozrieme na systém personálnej dokumentácie, definujeme jeho prvky, hlavné znaky a význam v celkovom systéme personálneho manažmentu. Následne rozoberieme moderný technický softvér používaný na informatizáciu a automatizáciu procesov v oblasti riadenia systémov personálnej dokumentácie a uvidíme výhody používania takéhoto softvéru.

Druhá kapitola bude venovaná formovaniu systému personálneho manažmentu organizácie. Na tento účel navrhneme organizačnú riadiacu štruktúru (OMS) podniku podľa špecifikovaných prvkov. Spočiatku je to neúčinné, preto vyvinieme upravené OSU, v ktorom budú odstránené nedostatky predchádzajúceho. Ďalším bodom práce v kurze bude vytvorenie služby systému personálneho manažmentu. Tu budeme analyzovať rozdelenie funkcií medzi štrukturálne divízie tejto služby. A nakoniec na základe preštudovaného teoretického materiálu vypracujeme regulačnú dokumentáciu, a to Predpisy o personálnom oddelení a Náplň práce vedúceho zamestnanca pre úpravu pracovnoprávnych vzťahov.

1. Teoretické základy personálnej dokumentácie

.1 Definícia podstaty pojmu „Personálna dokumentácia“

Na osvetlenie akejkoľvek problematiky je potrebné najskôr určiť jej terminologické zloženie. V každej sfére ľudskej činnosti sa používa ten či onen súbor pojmov a pojmov, špecifický len pre konkrétnu oblasť jeho aplikácie. Odlišnosť od všeobecného spisovného jazyka, odborného jazyka si vyžaduje jednoznačný výklad základných pojmov vyjadrených pojmami. Je to dôležité najmä pre dokumentačnú podporu manažmentu: jazyk obchodnej komunikácie úzko súvisí so slovníkom legislatívnych a regulačných aktov a nepresné použitie určitého termínu môže mať nežiaduce právne následky. Preto v prvom odseku našej kurzovej práce definujeme podstatu pojmu „Personálna dokumentácia“ pre ďalšie zmysluplnejšie odhalenie témy.

Aby sme čo najpresnejšie určili význam pojmu, o ktorom uvažujeme, zvážime jeho interpretáciu rôznymi autormi v tabuľke č. 1 a následne tieto pojmy rozoberieme.

Tabuľka č.1. „Definícia podstaty pojmu „Personálna dokumentácia“

číslo Definícia Literatúra 1231. Personálna dokumentácia je súbor dokumentov organizačného, organizačno - metodického, organizačno - administratívneho, regulačno - technického, technického a ekonomického charakteru, ako aj regulačno - referenčné materiály ustanovujúce normy, pravidlá, požiadavky, charakteristiky, dokumentácia, dokumentácia, dokumentácia, dokumentácia. metódy používané pri riešení konkrétnych úloh súvisiacich s personálom organizácie.Samygin, S. I. Personálny manažment / Ed. S. I. Samygina. - Rostov-n/D: Phoenix, 2007 - 512 s. - (Séria „Učebnice, učebné pomôcky“) (s. 188) 2. Personálna dokumentácia - dokumenty obiehajúce v systéme personálneho manažmentu, ktorých základom je kancelárska práca - celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od momentu ich vzniku vytvorené zamestnancami personálnej služby (alebo nimi prijaté) až do ukončenia vykonania a presunu do iných jednotiek Kibanov, A. Ya Personálny manažment organizácie: Učebnica / Ed. A. Ya. Kibanova. - 2. vyd., dod. a spracované - M.: INFRA-M, 2008. - 638 s. (s. 156) 3. Personálna dokumentácia - množstvo organizačnej a administratívnej, výkazníckej a štatistickej, informačnej a referenčnej dokumentácie, ako aj dokumentácie o personáli Basakov, M. I. Dokumenty o personáli organizácie / Komp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Vydavateľské centrum “MarT”, 2007. - 272 s. (27 str.) 4. Personálna dokumentácia - skupina dokumentov, ktoré vznikajú pri registrácii, prijímaní, prepúšťaní zamestnancov, udeľovaní dovoleniek, stimuloch, úprave povinností personálu, formovaní personálnej tabuľky a iných dokumentov súvisiacich s personálom organizácie Vedenie kancelárie kurz: Dokumentačná podpora manažmentu: Príspevok na vzdelanie. - 3. vyd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibírska dohoda, 2007. - 287 s. (s. 157) 5. Personálna dokumentácia - dokumenty potrebné na organizáciu pracovnej činnosti personálu a zákonná evidencia personálnej štruktúry Ochotskij, E. V. Kniha zamestnanca personálnej služby: Vzdelávacia a referenčná príručka / Pod všeobecnou. vyd. E. V. Ochotskij, V. M. Anisimov. - M.: Vydavateľstvo OJSC "Ekonomika", 2008. - 494 s. (s. 107) 6. Personálna dokumentácia - písomné dokumenty, v ktorých sa zaznamenávajú osobné údaje o personálnom, kvantitatívnom a kvalitatívnom zložení, úlohách, funkciách, právach, zodpovednostiach oddelení a jednotlivých zamestnancov, evidencia pracovného času a iné dokumenty vytvorené a spracovávané personálom. služba .Kuznetsova, T.V. Kancelárske práce (Organizácia a technológia podpory dokumentácie): Učebnica pre vysoké školy / Kuznetsova T. V., Sankina L.V., Bykova T.A. atď.; Ed. T. V. Kuznecovová. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 359 s. (str. 63)7.Personálna dokumentácia je súbor vzájomne súvisiacich dokumentov, ktoré používa personálna služba organizácie.Komyshev, A. L. Základy dokumentačnej podpory manažmentu: Učebnica pre ekonómov, účtovníkov, audítorov a manažérov / Komyshev A. L. - M. : Vydavateľstvo "Obchod a služby", 2008. - 224 s. (str.23)8.Personálna dokumentácia je normatívne ustanovená dokumentová báza, ktorá vymedzuje okruh najdôležitejších zodpovedností personálu potrebných pre úspešný výkon práce, miesto tejto pozície v činnosti organizácie, jej prepojenia s inými zamestnancov (divízií), pracovné podmienky, ako aj s tým súvisiacu všeobecnú organizáciu činností podniku Sahakyan, A. K. Personálny manažment organizácie / A. K. Sahakyan [et al.] - Petrohrad: Peter, 2007. - 176 s. (s. 54)9.Personálna dokumentácia - dokumenty upravujúce úlohy, funkcie, práva, zodpovednosti oddelení a jednotlivých zamestnancov organizácie; obsahujú metódy a pravidlá plnenia povinností zamestnancov, ako aj normy a štandardy potrebné na riešenie problémov organizácie a plánovania práce. Serbinsky, S.I. Personálny manažment. Učebnica / Ed. B. Yu Serbinsky a S. I. Samygin. - M.: Vydavateľstvo Prior, 2009 - 432 s. (s. 287) 10. Personálna dokumentácia - rôzne druhy úkonov, ktoré majú právny význam, súvisia s činnosťou organizácie a odzrkadľujú informácie o pracovníkoch a úprave ich činnosti v nej. Andreeva, V.I. Správa záznamov v personálnej službe: Praktická príručka so vzorovými dokumentmi (na základe GOST Ruskej federácie) / V.I. Andreeva. - M.: Obchodná škola "Intel - Synthesis", 2007. - 208 s. (s. 33) 11. Personálna dokumentácia je súbor rôznych druhov dokumentov, ktoré vytvára a vykonáva personálna služba pri prijímaní, prepúšťaní, distribúcii a regulácii činnosti zamestnancov v organizácii. Rogozhin, M. Yu. Dokumentačná podpora pre manažment: Praktická príručka / M. Yu. Rogozhin. - M.: Vydavateľstvo RDL, 2007. - 400 s. (s. 142) 12. Personálna dokumentácia je normatívne ustanovený zoznam dokumentov upravujúcich prácu personálu, považovaný zasa za súbor vzájomne prepojených skupín pracovníkov (predpisy o oddeleniach, modely práce, popisy práce, zmluvy a pod.). ) Egorshin, A P. Personálny manažment / A. P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 s. (s. 224) 13. Personálna dokumentácia - dokumenty obiehajúce v systéme personálneho manažmentu, ich spracovanie a pohyb od okamihu vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo prevodu. Turchinov, A.K. Personálny manažment: Učebnica / Všeobecný. vyd. A. K. Turchinová. - M.: Vydavateľstvo RAGS, 2008. - 488 s. (s. 418) 14. Personálna dokumentácia - súbor dokumentácie, ktorá zabezpečuje plánovanie (plánované kalkulácie počtu, miezd a pod.), zber štatistických údajov o personáli (informácie o počte, bilancii pracovného času, produktivite práce) , sociálna záruka (dôchodky, benefity, benefity) a organizácia personálnych činností vo všeobecnosti v podniku.Pechniková, T. V. Dokumentačná podpora činnosti organizácie: Učebnica / T. V. Pechniková, A. V. Pechniková. - M.: Združenie autorov a vydavateľov „Tandem“. Vydavateľstvo EKSMO, 2009. - 208 s. (s. 103)15.Personálna dokumentácia je sústava dokumentov, ktoré vytvára a spracúva personálna služba organizácie za účelom stanovenia a úpravy funkcií, úloh, práv, zodpovedností útvarov, jednotlivých zamestnancov a organizácie ako celku v r. oblasť personálneho manažmentu Gorin, P. K. Podnikový personál: Učebnica / Gorin P. K. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 385 s. (str. 281)

Takže definície, ktoré sme zvážili, nám umožňujú dospieť k záveru, že „osobná dokumentácia“ má veľmi rozsiahly koncept, pokiaľ ide o počet zahrnutých dokumentov. Každý z autorov tento pojem v rôznej miere popisuje. Najkompletnejšia definícia je z učebnice „Personálny manažment“, ktorú vydal S. I. Samygin. Odráža celý rozsah dokumentácie súvisiacej s personálnym riadením, ktorá popisuje rôzne „normy, pravidlá, požiadavky, charakteristiky, metódy používané pri riešení konkrétnych problémov“ a uvádza aj všetky skupiny personálnych dokumentov.

Ak sa pozrieme ďalej na definície, môžeme zdôrazniť výklad „personálnej dokumentácie“ od autora učebnice „Kniha zamestnanca personálnej služby“ E. V. Ochotského. Je krátka, no zároveň výstižná. Píše, že ide o „povinné dokumenty na organizovanie pracovnej činnosti“, pretože bez ich prítomnosti nie je možná činnosť akejkoľvek organizácie; zároveň sa zameriava konkrétne na pracovnú činnosť, ktorá je založená na týchto dokumentoch a je právne formalizovaná.

Autori iných definícií dávajú približne rovnaký výklad pojmu, o ktorom uvažujeme: mnohí uvádzajú samotné dokumenty a ich funkcie, pričom upozorňujú na skutočnosť, že sú vytvárané a spracovávané v personálnej službe (oddelení) organizácie a ovplyvňujú obe celú činnosť organizácie a jednotlivého zamestnanca .

Takto sme definovali podstatu pojmu „personálna dokumentácia“, pričom sme zvážili definície rôznych autorov a zistili sme, že súbor personálnych dokumentov tvorí integrálny systém vzájomne súvisiacich prvkov, ktorý je zameraný na riešenie rôznych problémov.

Práve týmto systémom sa budeme zaoberať v nasledujúcom odseku našej práce na kurze.

1.2 Systém personálnej dokumentácie

Akékoľvek vzťahy, do ktorých ľudia pri pracovnej činnosti vstupujú, sú regulované. To, čo je v pracovnoprávnych vzťahoch pre spoločnosť ako celok podstatné, je zakotvené v legislatívnych aktoch. Mnohé detaily vzťahu odrážajú špecifiká subjektov vzťahu, a preto sú upravené v regulačných dokumentoch na odvetvovej, regionálnej, podnikovej, divízii podniku a na úrovni jednotlivých zamestnancov.

V tejto kapitole sa pozrieme na dokumenty, počnúc úrovňou podniku a končiac dokumentmi upravujúcimi činnosť jednotlivého zamestnanca v ňom. Všetky predstavujú komplexný systém personálnej dokumentácie, v ktorej sú jej jednotlivé prvky (predpisy, predpisy, pokyny a pod.) vzájomne prepojené a plnia svoju špecifickú funkciu.

Dokumentačným systémom sa rozumie súbor dokumentov navzájom prepojených podľa pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti a jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie. Dokumenty, ktoré tvoria systém personálnej dokumentácie, sa vyznačujú jednotou účelu a súhrnne dokumentujú činnosť personálu, oddelení, ich funkcie a úlohy, ako aj rôzne druhy dokumentov súvisiacich so zabezpečením zvýšenej kvality práce a jej analýzou. .

Pre podrobnejšie posúdenie týchto dokumentov sa obrátime na tabuľku č. 2 „Účel a obsah hlavných personálnych dokumentov“.

Tabuľka č.2. „Účel a obsah základných personálnych dokumentov“

č Názov dokumentu Účel Obsah 1. Pracovná zmluva (zmluva) Úprava sociálnych a pracovných vzťahov v organizácii a uzatváranie sociálneho partnerstva medzi zmluvnými stranami Práva, povinnosti a zodpovednosť zmluvných strán, záväzné a dodatočné podmienky, vymedzenie pracovných povinností, mzdy, pracovného času, stanovenie skúšobnej doby, trvanie dovolenky, postup pri ukončení zmluvy a pod. , množstvo vedomostí a zručností zamestnanca, zvýšenie včasnosti a spoľahlivosti plnenia úloh, odstránenie duplicity povinností.Uvádzaný názov pozície, postup pri menovaní do funkcie, druhy prác sú uvedené, práva, sú určené povinnosti, funkcie, zodpovednosti, stimuly, väzby a kritériá hodnotenia pracovných výsledkov zamestnanca 3. Predpisy o personálnej službe Úprava činností personálnej služby, jasné rozdelenie zodpovedností jej zamestnancov a vzájomné pôsobenie personálu služba s inými útvarmi.Všeobecné otázky organizácie personálnych činností, hlavné ciele a zámery, funkcie, práva a povinnosti služby a jej zamestnancov; postup pri vzťahoch s ostatnými štrukturálnymi odbormi.4.Služobný poriadokUrčuje postup pri profesijných a pracovnoprávnych vzťahoch ustanovených v inštitúcii.Odráža otázky organizácie činnosti inštitúcie, odmeňovania, postupu pri poskytovaní dovoleniek, vysielania zamestnancov, práva a povinnosti zamestnancov a administratívy.5.Predpisy o divíziáchRegulácia účelu a miesta jednotky v štruktúre organizácie, jej vlastná štruktúra, hlavné funkcie a úlohy riadenia, zodpovednosť a formy stimulov pre zamestnancov jednotky. Zvažuje sa racionálne rozdelenie funkcií, vytvorenie konštruktívnych väzieb medzi štrukturálnymi jednotkami, špecifikácia práv jednotiek, opatrenia na zvýšenie zodpovednosti zamestnancov jednotiek 6. Vnútorné pracovnoprávne predpisy Úprava postupu pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov. základné práva, povinnosti a povinnosti účastníkov pracovnej zmluvy, pracovný čas, čas odpočinku, uplatňovanie motivačných opatrení a sankcií voči zamestnancom. Uvádzajú sa práva a povinnosti zamestnanca a zamestnávateľa, pracovný čas a čas odpočinku, a poskytovanie dovolenky sú popísané 7. Personálna tabuľka Zabezpečenie služobného a početného zloženia s uvedením mzdového fondu. Obsahuje zoznam pozícií, informácie o počte služobných jednotiek, služobných platoch, príplatkoch a mesačných mzdách 8. Predpisy o príplatkoch Zavedené s cieľom posilniť vecný záujem, dosiahnuť lepšie konečné výsledky, zlepšiť kvalitu práce, vytvoriť podmienky pre prejav tvorivej činnosti každého zamestnanca. Pozostáva zo všeobecného ustanovenia a postupu pre odmeňovanie, ktorý zohľadňuje zdroj vyplácania, ukazovatele odmeňovania, načasovanie a frekvenciu vyplácania, ako aj dôvody odňatia odmien 9. Predpisy o stimuloch Vyjadrenie vďaky za pracovné úspechy, materiálno-technické zabezpečenie zamestnancov Skladbou odmien a dôvodmi sú určené stimuly a postup pri ich vykonávaní 10. Predpisy o certifikácii zamestnancov Zisťovanie vhodnosti zamestnanca na obsadzovanú pozíciu a jeho platový rozvrh Stanovia sa kritériá certifikácie a hodnotenia, opatrenia na organizáciu certifikácie a postup ich realizácie (termíny, harmonogramy), určí sa zloženie certifikačnej komisie a jej pracovný poriadok.11 .Predpisy o odmeňovaní Odstraňovanie nerovnováh v odmeňovaní určitých kategórií pracovníkov, personálne zabezpečenie v podniku, rešpektovanie záujmov pracovníkov a zamestnávateľa z hľadiska zvyšovania produktivity práce a zvyšovania jej odmeňovania, rovnakej náročnosti pracovných noriem alebo diferenciácie miezd v závislosti od náročnosti práce zamestnanca. sú uvedené, ktoré sú stanovené v oblasti organizácie miezd na dobu platnosti ustanovenia a ktorých dosiahnutie by mala organizácia miezd uľahčiť. Stanovujú sa regulačné dokumenty, charakterizujú sa systémy, na základe ktorých sa určuje výška mzdy.

Všetky dokumenty uvedené v tabuľke č. 2 sú zahrnuté v systéme personálnej dokumentácie, to znamená, že každý z vyššie uvedených dokumentov je vzájomne závislý a tvorí jeden celok. V pracovnej zmluve sú napríklad vymedzené povinnosti zamestnanca na jeho pozícii a pracovnom čase, ktoré sú zase uvedené v pracovnej náplni, resp. vo vnútornom pracovnom predpise.

Ďalšou vlastnosťou systému personálnej dokumentácie je prítomnosť systémovotvorných faktorov v prvkoch systému, čo naznačuje možnosť jeho vytvorenia. Na vytvorenie systému je potrebné vytvoriť usporiadané spojenia. Takéto spojenia v našom posudzovanom systéme sú všeobecným princípom ich tvorby a zameraním na riešenie konkrétneho problému. Ako príklad môžeme uviesť všeobecný princíp tvorby dokumentov, akými sú Nariadenia o prémiách a Nariadenia o stimuloch, ktoré riešia rovnaký problém, no zároveň sú v úzkom vzťahu s ostatnými dokumentmi systému.

Ďalšou črtou systému personálnej dokumentácie je to, že má integračné vlastnosti, to znamená vlastnosti vlastné systému ako celku, ale nie sú vlastné žiadnemu z jeho prvkov jednotlivo. Táto funkcia má zabezpečiť stabilnú prevádzku organizácie ako celku, ale ak vezmeme do úvahy každý dokument samostatne, túto funkciu neplní, ale prispieva k úspešnému plneniu tejto funkcie systémom.

Preskúmali sme teda systém personálnej dokumentácie, stručne opísali účel a obsah jeho hlavných prvkov, identifikovali hlavné črty systému a ubezpečili sa, že zaberá jedno z významných miest v systéme riadenia organizácie.

Pre efektívnu a efektívnu prevádzku tohto systému je potrebná moderná technická podpora, o ktorej budeme uvažovať nižšie.

1.3 Moderná technická podpora personálnej dokumentácie

Súčasná úroveň informatizácie spoločnosti a automatizácie procesov predurčuje využitie najnovších technických, technologických a softvérových nástrojov v rôznych ekonomických informačných systémoch, vrátane systému personálnej dokumentácie.

Dokumentačné činnosti akéhokoľvek podniku zahŕňajú rovnaké kancelárske operácie a procesy. Dokumenty pochádzajú zvonku alebo sú vytvorené v rámci organizácie, evidujú sa a posielajú na posúdenie a rozhodnutie a prijaté rozhodnutia sú na vykonanie. Zároveň špecialista zapojený do procesu dokumentovej podpory pre personál potrebuje vyriešiť množstvo problémov: poskytovať informačné a referenčné služby; účtovníctvo a analýza personálneho obsadenia; účtovníctvo, analýza a výber zamestnancov organizácie na voľné pracovné miesta; výber rezervy na nomináciu; výpočet dodatočných potrieb organizácie pre odborníkov s vhodnou kvalifikáciou; personálna certifikácia; vytvorenie plánu centralizovaného rozvoja zamestnancov; analýza zloženia a pohybu riadiaceho personálu; predpovedanie a výpočet dlhodobého plánu pre potrebu odborníkov s vhodnou kvalifikáciou; analýza profesijnej štruktúry personálu; analýza fluktuácie zamestnancov.

Bez modernej technickej podpory sa to všetko pre neho zmení na rutinnú, prácne náročnú prácu, počas ktorej vznikajú rôzne problémy:

· je nemožné nájsť požadovaný dokument alebo dokonca zistiť, či vôbec existoval;

· dokumenty sa pohybujú extrémne pomaly, musíte vynaložiť značné úsilie na vytváranie kópií a sledovanie prechodu najdôležitejších dokumentov;

· tok dokumentov spravidla zahŕňa významnú časť nadbytočných dokumentov a orgánov na ich posúdenie a prijaté rozhodnutia sa často navzájom duplikujú a niekedy sú protichodné;

· Neexistujú presné informácie o minulej a súčasnej činnosti oddelení a vykonávateľov s dokumentmi, ako aj o histórii prípravy a prejednávania konkrétnych dokumentov.

To znamená, že dôsledkom neefektívnej organizácie práce s dokumentmi je skutočná nekontrolovateľnosť organizácie, ktorá sa prejavuje v tom, že manažéri nie sú schopní odpovedať na mnohé kľúčové otázky súvisiace s činnosťou organizácie:

aké rozhodnutia prijala organizácia;

na akých dokumentoch a na akých otázkach sa pracuje;

aké je pozadie a stav riešenia konkrétnych problémov;

čo robili a robia konkrétni interpreti a oddelenia.

Riešenie týchto problémov a zvýšenie ovládateľnosti podniku môže byť uľahčené organizáciou automatizovaného systému personálneho manažmentu (APS) alebo automatizovaného pracovného miesta pre HR špecialistu (AWS), vytvoreného na PC. Tento prístup umožňuje implementovať nové informačné technológie do procesu riadenia.

ACS je forma organizácie personálneho manažmentu založená na úzkom vzťahu medzi ľuďmi a počítačovou technikou, ako aj na širokom využívaní techník a metód na optimalizáciu a automatizáciu rozhodnutí vyvinutých v manažérskej praxi.

Automatizovaná pracovná stanica (AWS) sa chápe ako súbor metodických, jazykových a softvérových nástrojov, ktoré zabezpečujú automatizáciu funkcií používateľa a umožňujú mu rýchlo uspokojovať jeho informačné a výpočtové požiadavky.

Použitie samostatných autonómnych počítačov na pracoviskách referentov či dokonca počítačovej siete v personálnej službe uvedené problémy zásadne nerieši, v podstate len mení spôsob vedenia kartotéky či časopisu.

Ak je na pracoviskách v rôznych oddeleniach organizácie nainštalovaná sieť spájajúca počítače, údaje o práci s dokumentmi na pracoviskách je možné automaticky zhromažďovať a zhromažďovať na sieťovom serveri tvoriacom informačnú základňu pre správu personálnej dokumentácie. Navyše je možné využívať sieť nielen na odosielanie údajov o práci s dokumentmi, ale aj samotných dokumentov, teda možnosť prechodu na elektronickú správu dokumentov v plnom zmysle slova. Na organizáciu takéhoto sieťového manažmentu dokumentačných činností je potrebný špeciálny softvér - kancelárske systémy pre automatizáciu a správu dokumentov (SADD).

Čím väčší je počet zamestnaneckých úloh súvisiacich so spracovaním dokumentov pokrytých takýmto systémom, tým účinnejšiu kontrolu možno vykonávať. V ideálnom prípade by sa systém mal vzťahovať na všetky pracoviská, v tomto prípade je pri minimalizácii dodatočných mzdových nákladov zabezpečená plná kontrola nad dokumentačnými činnosťami organizácie v reálnom čase.

Najdôležitejšou otázkou, keď sa organizácia rozhodne vytvoriť alebo získať SADD, je otázka ich skutočnej efektívnosti. Nasledujú hlavné zložky účinku, ktorý sa dosiahne zavedením SADD v celej organizácii:

1.Vo všetkých oddeleniach a v organizácii ako celku sa zavádza jednotná a prísne regulovaná technológia správy kancelárie. Zároveň sa znižuje závislosť organizácie od personálu ako nositeľa technologických znalostí pre prácu s dokumentmi.

2.Organizácia sa stáva ovládateľnou. Je možné odpovedať na akúkoľvek otázku o dokumentoch a interpretoch, analyzovať a riadiť dokumentačné činnosti. Keďže počítačová sieť môže pokryť nielen centrálu organizácie, ale aj jej geograficky vzdialené divízie, ovládateľnosť sa môže rozšíriť na celú geograficky distribuovanú štruktúru organizácie.

.Vytvárajú sa podmienky na výrazné zrýchlenie prechodu dokumentov organizáciou, najmä pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov. Pre štátny aparát je to jedna z najdôležitejších charakteristík efektívnosti fungovania jeho inštitúcií. V komerčných štruktúrach je to dôležitá podmienka zvyšovania konkurencieschopnosti organizácie a získavania výhod vďaka rýchlejšej reakcii na meniace sa podmienky.

.Minimalizuje sa prácnosť operácií spojených so spracovaním personálnej dokumentácie. Treba mať, samozrejme, na pamäti, že nutnosť zadania úplných a presných informácií o dokumente, povedzme už pri jeho prvotnej evidencii, si môže na niektorých pracoviskách vyžadovať dodatočné úsilie, zatiaľ čo pracovná náročnosť na iných pracoviskách, ktoré toto využívajú informácie sú zredukované, ako ukazuje skúsenosť, niekoľkokrát. Ale čo je najdôležitejšie, samotné zníženie nákladov na pracovnú silu operátora nemôže byť cieľom používania SADD.

.Organizovaním vzájomne prepojeného toku elektronických dokumentov v rámci organizácií a medzi nimi sa dosahuje kvalitatívny zisk v oblasti času a nákladov na prácu, pretože problémy spojené s výrobou a odosielaním papierových dokumentov a následným opätovným zadávaním podrobností a textov prijatých dokumentov úplne zmiznú.

Zhrnutím vyššie uvedeného materiálu môžeme konštatovať, že implementácia a praktické využitie automatizovaných pracovísk, automatizovaných riadiacich systémov a systémov riadenia dopravy má pozitívny vplyv na organizáciu práce personálneho špecialistu. Pozitívny socioekonomický efekt sa prejavuje zvýšením produktivity práce a znížením rutinnej práce.

Takto sme definovali obsah pojmu „personálna dokumentácia“ s tým, že každý z autorov tento pojem odhaľuje v rôznej miere: niektoré definície sú najúplnejšie, iné sú krátke a výstižné, no všetci autori sa zameriavajú na to, že personálna dokumentácia zaujíma významné miesto pri organizovaní činnosti personálu, upevňovaní jeho práv a povinností, regulácii pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnancom a zamestnávateľom a vytváraním systému personálnej dokumentácie zabezpečuje fungovanie celej organizácie ako celku. A pre efektívnejšiu prevádzku systému je vhodné využiť modernú technickú podporu, prostredníctvom zavedenia automatizovaných pracovísk, automatizovaných riadiacich systémov a systémov riadenia dopravy.

2. Formovanie systému personálneho manažmentu organizácie

.1 Rozvoj systému personálneho manažmentu podľa špecifikovaných prvkov

Pri začatí vývoja systému personálneho manažmentu si zadefinujeme pojem systém. Systém je teda súbor prvkov, ktoré sú vo vzájomných vzťahoch a spojeniach a tvoria určitú integritu, jednotu. Existujú jednoduché a zložité systémy. V komplexne organizovaných systémoch sú jeho prvkami zasa aj systémy, teda podsystémy. V našej práci na kurze budeme uvažovať o zložitých systémoch, keďže organizačnú štruktúru organizácií (systém personálneho manažmentu) predstavujú práve takéto systémy.

Organizačný návrh systému personálneho manažmentu je proces vývoja projektov na organizovanie systémov personálneho manažmentu organizácií. Návrh systému riadenia personálu nemožno oddeliť od návrhu systému riadenia organizácie, pretože prvý zahŕňa nielen funkčné jednotky zapojené do práce s personálom, ale aj všetkých líniových manažérov - od riaditeľa po majstra, ako aj vedúcich. funkčných celkov vykonávajúcich funkcie vedecké, technické, výrobné, ekonomické riadenie, riadenie vonkajších ekonomických vzťahov a personálne. Jedným slovom, systém riadenia personálu je „chrbticou“ systému riadenia organizácie.

Na tento účel najskôr navrhneme organizačnú štruktúru podniku ako celku a potom vyzdvihneme všetky štrukturálne divízie, ktoré implementujú funkciu personálneho manažmentu.

Sú nám dané prvky, pomocou ktorých musíme vytvoriť systém riadenia organizácie. Vo svojej pôvodnej podobe (príloha č. 1) je neúčinný, pretože obsahuje veľa prvkov, ktoré plnia podobné funkcie; veľký počet zástupcov generálnych riaditeľov a hlavných inžinierov naznačuje tieto nevýhody: neexistujú úzke vzťahy a interakcie na horizontálnej úrovni, nedostatočne jasné zodpovednosti a príliš rozvinutý systém vertikálnej interakcie. Mnohí poslanci majú podriadený len jeden odbor, čo je iracionálny spôsob riadenia, keďže neprináša veľký manažérsky efekt, ale zvyšuje náklady spojené s touto funkciou. Rovnako nie je vhodné ponechať vysoko špecializované útvary priamo podriadené hlavnému inžinierovi organizácie. Široká lineárna štruktúra riadenia spôsobuje nadmernú multifunkčnosť manažéra (musí poznať technológiu vo všetkých jej zložitostiach), vysokú pracovnú záťaž (nútenú robiť obrovský objem rozhodnutí) a vysokú pravdepodobnosť chyby. Manažérov na nízkej a strednej úrovni charakterizuje: 1. Psychická nerovnováha práv a povinností (obmedzené práva, hoci za svoju prácu nesú plnú zodpovednosť), ktorá vedie k nervovej a psychickej záťaži a zhoršeniu zdravotného stavu; 2. Rolová bezprostrednosť - nejasné rozdelenie práv, povinností, zodpovednosti; psychický tlak z dvoch strán: podriadených a nadriadeného manažmentu, čo spôsobuje zvýšenú úzkosť a neurotizmus manažéra.

Zistili sme teda, že pôvodne navrhnutý systém personálneho manažmentu je neefektívny a vyžaduje zlepšenie a zmenu. Upravený systém personálneho manažmentu je uvedený v prílohe č.2. Zrušila 3 zo 7 pozícií zástupcu hlavného inžiniera: zástupcu. hlavný konštruktér (jemu podriadená experimentálna dielňa bola prevedená do vedenia zástupcu hlavného inžiniera pre výskum, keďže funkcie tejto dielne sú spojené s činnosťou vedecko-technického centra); námestník hlavný inžinier pre spotrebný tovar a zariadenia (je vhodné preniesť riadenie činnosti externého obstarávania na námestníka generálneho riaditeľa pre obchodnú problematiku, keďže úlohy a problémy riešené týmto oddelením sa týkajú skôr obchodných záležitostí, ako záležitostí súvisiacich na technologické vlastnosti dodávaného zariadenia); a poslednou zrušenou funkciou zástupcu hlavného inžiniera je zástupca hlavného inžiniera pre technickú prípravu výroby. Jemu podriadený odbor technickej kontroly prešiel do vedenia námestníka. hlavný inžinier pre inžinierstvo a technickú podporu.

Zástupcovia generálneho riaditeľa zostávajú v rovnakom počte, avšak s určitými zmenami a doplnkami. Takže k poslancovi. generálneho riaditeľa pre výrobu do podriadenosti pribudol útvar hlavného technológa a odbor technickej kontroly, keďže činnosti a záležitosti, ktoré tieto útvary riešia, sa vo veľkej miere týkajú výrobného procesu. Pozícia poslanca prešla mnohými zmenami. Generálny riaditeľ pre ľudské zdroje a podriadené štrukturálne úseky: pribudlo oddelenie ochrany práce a životného prostredia a zaviedlo sa nové oddelenie personálnych stimulov, zrušila sa funkcia asistenta generálneho riaditeľa pre spotrebiteľské služby, podriadené oddelenia prešli pod vedenie námestníka . Generálny riaditeľ pre ľudské zdroje.

Pozícia zástupcu Generálny riaditeľ pre investičnú výstavbu nebol zrušený, hoci má pod velením len jeden odbor investičnej výstavby, nakoľko veľký objem vykonávaných prác, vysoký význam a špecifickosť činnosti tohto odboru si vyžadujú starostlivú a precíznu kontrolu odborníkom s kvalifikáciou. v tomto poli.

Vyzdvihnime hlavné subsystémy systému personálneho manažmentu a štrukturálne divízie, ktoré vykonávajú funkcie subsystémov:

1.Subsystém všeobecného a líniového manažmentu.

Do tohto podsystému patrí generálny riaditeľ organizácie, jeho zástupcovia, asistenti, ako aj hlavný inžinier a jeho zástupcovia.

2.Subsystém personálneho plánovania a marketingu.

Funkcie tohto podsystému vykonávajú pracovníci personálneho oddelenia a oddelenia prípravy personálu.

3.Subsystém riadenia personálneho účtovníctva.

Tento subsystém organizuje nábor zamestnancov, pohovory, hodnotenie, výber a prijímanie zamestnancov a tiež vykonáva účtovníctvo, premiestnenie, povýšenie a prepustenie. Patria sem také štrukturálne divízie, ako je personálne oddelenie, oddelenie personálnych stimulov a náborový sektor. Geografická demografická klíma Ázie

4.Subsystém riadenia pracovných vzťahov.

Takýmto podsystémom v našom systéme personálneho manažmentu je sektor pracovnoprávnych vzťahov, ktorý analyzuje a reguluje skupinové a osobné vzťahy, zvláda konflikty a stres a spolupracuje s odbormi.

5.Subsystém zabezpečenia štandardov pracovných podmienok.

Povinnosti tohto subsystému zahŕňajú zabezpečenie dodržiavania bezpečnostných požiadaviek a ochrany životného prostredia. Tieto povinnosti plní odbor bezpečnosti práce a životného prostredia.

6.Subsystém personálneho rozvoja.

Funkcie tohto subsystému plní oddelenie prípravy personálu, a to oddelenie prípravy personálu.

7.Subsystém riadenia motivácie zamestnancov.

Riadenie motivácie pracovného správania, prídelový, tarifný, rozvoj systému odmeňovania, motivačné systémy - to sú hlavné funkcie, ktoré vykonáva oddelenie organizácie práce a miezd. personálny manažment personálnej dokumentácie

8.Subsystém riadenia sociálneho rozvoja personálu.

V našom prípade je týmto podsystémom oddelenie bývania a komunálnych služieb a závod verejného stravovania.

9.Subsystém pre rozvoj organizačnej riadiacej štruktúry.

Oddelenie organizačného rozvoja sa zaoberá otázkami analýzy organizačnej riadiacej štruktúry, navrhovaním nových štruktúr a vypracovaním harmonogramov obsadzovania zamestnancov.

10.Subsystém právnej podpory.

Do kompetencie tohto subsystému patrí konzultačný personál, vytváranie systémov schvaľovania administratívnych dokumentov a pod. Všetky tieto záležitosti rieši právna služba.

11.Subsystém informačnej podpory.

Oddelenie informačnej podpory sa zaoberá účtovníctvom, štatistikou, údržbou a spracovaním personálnych informácií.

Takto sme pre organizáciu vyvinuli efektívny systém personálneho manažmentu, po zistení nedostatkov pôvodného systému sme si povedali, že zle organizovaný systém personálneho manažmentu ovplyvňuje spokojnosť manažmentu s vykonanou prácou, vzťahy a interakcie na horizontálnej a vertikálnej úrovni. úrovne, zodpovednosť úradníkov, ako aj efektívnosť prevádzky podnikov ako celku. Identifikovali sme hlavné subsystémy systému personálneho manažmentu a štrukturálne jednotky, ktoré plnia funkcie týchto subsystémov. Ako vidíte, všetky štrukturálne členenia systému personálneho manažmentu zodpovedajú jedenástim subsystémom, z toho vyplýva, že všetky funkcie personálneho manažmentu sú implementované v nami navrhnutom systéme, čo znamená, že musí fungovať efektívne.

2.2 Vytvorenie služby personálneho manažmentu

Služba HR je hlavnou štruktúrnou jednotkou, ktorá vykonáva:

1.Poradenstvo manažmentu pri identifikácii a riešení personálnych problémov;

2.Rozvoj stratégie a filozofie podniku;

.Monitorovanie vybavovania sťažností;

.Koordinácia postupov súvisiacich s náborom personálu;

.oznamovanie programov odmeňovania, odmien, stimulov atď. personálu organizácie;

.Riešenie problémov súvisiacich s odmeňovaním;

.Súlad s legislatívou;

.Vysvetlenie hlavných smerov personálnej politiky a jej formovania;

.Rozvoj systemizácie a uchovávania personálnej dokumentácie.

Všetky tieto otázky v organizácii rieši služba personálneho manažmentu, ktorej štruktúru budeme uvažovať v diagrame č.1.

Rozdelenie počtu špecialistov medzi oddelenia služby personálneho manažmentu

Na základe údajov o celkovom počte zamestnancov organizácie (1030 ľudí) a pomere pracovnej náročnosti riadiacich funkcií vykonávaných rôznymi oddeleniami je potrebné určiť kvantitatívne zloženie zamestnancov, ktorí by mali pracovať na oddeleniach personálu. manažérska služba.

Podiel zamestnancov pripadajúcich na službu personálneho manažmentu je podľa skúseností zo zahraničia a Ruska 1 - 1,5% z celkového počtu zamestnancov v organizácii, to znamená 1030 * 1% - 1030 * 1,5% = 10,3 - 15,45 = od 10 do 15 osôb.

Tabuľka č. 2.2. "Pomer pracovnej náročnosti funkcií personálneho manažmentu"

Oddelenie ochrany práce a životného prostredia Právna služba Oddelenie ľudských zdrojov Oddelenie práce generálneho úradu Oddelenie polovojenskej a požiarnej bezpečnosti Oddelenie organizácie práce a miezd Oddelenie personálnej prípravy Oddelenie bytové a komunálne Potravinárstvo Oddelenie pracovných vzťahov Oddelenie stimulácie práce 5%12%12198%304% 2%11%25%9 %

V súlade s tabuľkou č. 2.2. Odhadované rozdelenie zamestnancov podľa divízií bude takéto:

1.generálny riaditeľ - 1 osoba;

2.námestník generálneho riaditeľa pre ľudské zdroje - 1 osoba;

.Oddelenie ochrany práce a životného prostredia - 1 osoba (10*5%-15*5%=0-1);

.Právne oddelenie - 1 osoba (10*12%-15*12%=1-1);

.HR oddelenie - 2-3 osoby (10*21%-15*21%=2-3);

.Všeobecné oddelenie riadenia kancelárie - 1 osoba (10*8%-15*8%=0-1);

.Oddelenie militarizovaného zabezpečenia a požiarnej bezpečnosti - 3-5 osôb (10*34%-15*34%=3-5);

.Oddelenie organizácie práce a miezd - 1-2 osoby (10*19%-15*19%=1-2);

.Oddelenie prípravy personálu - 4-6 osôb (10*40%-15*40%=4-6);

.Oddelenie bývania a komunálnych služieb - 1 osoba (10*2%-15*2%=0-1);

.Stravovacie zariadenie - 1 osoba (10*11%-15*11%=0-1);

.Sektor pracovných vzťahov - 2-3 osoby (10*25%-15*25%=2-3);

.Pracovné stimulačné oddelenie - 1 osoba (10*9%-15*9%=0-1).

Ako vyplýva z výpočtov, rozdelenie počtu zamestnancov bolo nevhodné, preto je potrebné prijať nápravné opatrenia v smere zvyšovania počtu zamestnancov na niektorých oddeleniach, a to na právnom oddelení (od 1 osoby do 3), oddelenie ochrany práce a životného prostredia (od 1 osoby do 2 -3), bývanie a komunálne služby (od 1 do 3 osôb).

2.3 Vypracovanie regulačnej dokumentácie

V tejto kapitole na základe preštudovaného materiálu vypracujeme regulačnú dokumentáciu, ktorá sa týka personálneho manažmentu, a to Predpisy o personálnom oddelení a Náplň práce vedúceho zamestnanca pre reguláciu pracovnoprávnych vzťahov. Preskúmali sme množstvo relevantných dokumentov a po ich analýze sme zostavili nasledujúcu dokumentáciu.

Predpisy o personálnom oddelení a pracovnej náplni boli vypracované na základe referenčného systému Garant a literatúry použitej pri písaní prvej kapitoly.

Predpis o personálnom oddelení pozostáva zo šiestich paragrafov, ktoré popisujú hlavné ustanovenia (miesto tohto oddelenia v organizačnej štruktúre podniku, vedenie, podriadenosť oddelenia a pod.), hlavné úlohy oddelenia, funkcie, vedenie oddelenia a pod. štruktúra, práva a povinnosti oddelenia.

Pracovnú náplň vedúceho zamestnanca pre úpravu pracovnoprávnych vzťahov tvorí aj šesť častí, a to všeobecná časť, účel činnosti pre daného zamestnanca, jeho funkcie, informácie na ich vykonávanie, ako aj práva a povinnosti.

Predpisy o personálnom oddelení

Všeobecné ustanovenia

1. Personálne oddelenie je samostatnou štruktúrnou jednotkou.

2. Na čele odboru je vedúci, ktorého vymenúva a odvoláva generálny riaditeľ podniku.

3. Oddelenie podlieha administratívnemu riaditeľovi podniku.

4. Štruktúru a personálny stav oddelenia schvaľuje na návrh vedúceho oddelenia správny riaditeľ.

5. Odbor sa pri svojej činnosti riadi platnou legislatívou, nariadeniami podniku, ústnymi a písomnými pokynmi správneho riaditeľa a týmito predpismi.

Hlavné úlohy oddelenia

1. Implementovať efektívnu personálnu politiku s využitím najnovších personálnych technológií.

2. Vytvorte a udržujte rezervu pre každú pozíciu a povolanie.

3. Uistite sa, že počet voľných pracovných miest je minimálny alebo chýba.

4. Vyberte najlepších pracovníkov pre podnik.

5. Pomocou pracovnej motivácie dosiahnuť maximálny výkon od každého zamestnanca.

6. Podieľať sa na rozvoji finančnej, výrobnej a podnikateľskej stratégie podniku.

7. Riadenie disciplinárnych vzťahov s cieľom zabezpečiť aktívne, efektívne správanie všetkých zamestnancov.

8. Kariérové poradenstvo a sociálna adaptácia personálu.

9. Školenie a preškoľovanie personálu.

10. Registrácia pracovnoprávnych vzťahov.

11. Štúdium a hodnotenie personálu.

12. Vnútorný pohyb personálu zabezpečiť

maximálny výkon od každého zamestnanca a maximálna kvalita práce a produktov.

13. Zlepšenie kvality pracovného života.

14. Zvládanie konfliktov, zmien, stresu, štúdium a zvládanie medziľudských a skupinových vzťahov.

15. Pomocou personálneho výberu zabezpečiť maximálnu produktivitu práce, efektivitu práce a efektívne oblasti výrobných činností.

16. Pomocou výberu personálu zabezpečiť rozširujúce sa trhy predaja.

17. Vytváranie podmienok pre rozvoj tvorivosti u všetkých pracovníkov.

18. Vytváranie podmienok na zabezpečenie sociálno-ekonomických potrieb pracovníkov.

Funkcie oddelenia

Na plnenie zadaných úloh zabezpečuje personálne oddelenie tieto funkcie:

1. Nábor.

2. Posúdenie a realizácia presunov a výmen zamestnancov.

3. Zabezpečenie požadovanej úrovne kvalifikácie personálu.

Štruktúra oddelenia

1. Štruktúru oddelenia určuje vedúci personálneho oddelenia na základe potreby výkonu funkcií personálnej služby.

2. Vedúci personálneho oddelenia samostatne určuje funkcie zamestnancov personálneho oddelenia.

5. Práva oddelenia

HR oddelenie má tieto práva:

1. Oznámiť nábor pracovníkov do rezervy združenia.

2. Vykonajte pohovory so všetkými zamestnancami združenia.

3. Získajte všetky požadované informácie od všetkých zamestnancov a všetkých manažérov.

4. Kontrolovať plnenie povinností všetkých zamestnancov.

5. Neustále zlepšovať zručnosti svojich zamestnancov.

Zodpovednosť oddelenia

Oddelenie je zodpovedné za:

1. obsadenie všetkých voľných miest;

2. kvalitný výber personálu;

3. efektívnosť personálnej politiky;

4. kvalita vykonávania svojich funkcií a plnenia úloh;

5. Dodržiavanie pracovného práva.

Záver

Po vykonaní výskumu a analýzy personálnej dokumentácie sme pochopili všetky aspekty tohto konceptu a určili jeho podstatu zvážením definícií rôznych autorov. Každý z nich tento pojem v rôznej miere prezrádza, no jeho výklad je približne rovnaký: mnohé uvádzajú samotné dokumenty a ich funkcie, pričom upozorňujú na skutočnosť, že vznikajú a spracúvajú sa v personálnej službe (oddelení) organizácie a ovplyvňujú ako celú činnosť organizácie, tak aj pre jednotlivého zamestnanca. Zistili sme, že súbor personálnych dokumentov tvorí ucelený systém vzájomne prepojených prvkov, ktorý je zameraný na riešenie rôznych problémov. Práve tento systém sme analyzovali v ďalšom odseku našej práce na kurze. Tu sme preskúmali dokumenty, počnúc úrovňou podniku a končiac dokumentmi upravujúcimi činnosť jednotlivého zamestnanca v ňom. Všetky predstavujú komplexný systém personálnej dokumentácie, v ktorej sú jej jednotlivé prvky (predpisy, predpisy, pokyny a pod.) vzájomne prepojené a plnia svoju špecifickú funkciu. To znamená, že dokumentačným systémom sa rozumie súbor dokumentov navzájom prepojených na základe ich pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti a jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie. Dokumenty, ktoré tvoria systém personálnej dokumentácie, sa vyznačujú jednotou účelu a súhrnne dokumentujú činnosť personálu, oddelení, ich funkcie a úlohy, ako aj rôzne druhy dokumentov súvisiacich so zabezpečením zvýšenej kvality práce a jej analýzou. .

Následne sme preskúmali systém personálnej dokumentácie, stručne opísali účel a obsah jeho hlavných prvkov, identifikovali hlavné črty systému a ubezpečili sa, že zaberá jedno z významných miest v systéme riadenia organizácie.

Ďalej sme sa pozreli na modernú technickú podporu personálnej dokumentácie. Uviedli, že dokumentačné činnosti každého podniku zahŕňajú rovnaké kancelárske operácie a procesy, ktoré sa bez modernej technickej podpory premenia na rutinnú, pracne náročnú prácu, pri ktorej vznikajú rôzne problémy. Riešenie týchto problémov a zvýšenie ovládateľnosti podniku môže byť uľahčené organizáciou automatizovaného systému personálneho manažmentu (APS) alebo automatizovaného pracovného miesta pre HR špecialistu (AWS), vytvoreného na PC. Tento prístup umožňuje implementovať nové informačné technológie do procesu riadenia.

To znamená, že sme zistili, že implementácia a praktické využitie automatizovaných pracovísk, automatizovaných riadiacich systémov a systémov riadenia dopravy má pozitívny vplyv na organizáciu práce personalistu. Pozitívny socioekonomický efekt sa prejavuje zvýšením produktivity práce a znížením rutinnej práce.

Ďalšia kapitola práce v kurze bola venovaná formovaniu systému personálneho manažmentu organizácie. Na tento účel sme najprv navrhli organizačnú štruktúru podniku ako celku a následne sme identifikovali všetky štrukturálne divízie, ktoré implementujú funkciu personálneho manažmentu. Potom sme zistili, že pôvodne navrhnutý systém personálneho manažmentu je neefektívny a vyžaduje zlepšenie a zmenu. Upravený systém personálneho manažmentu je uvedený v prílohe č.2. Takto sme pre organizáciu vyvinuli efektívny systém personálneho manažmentu, po zistení nedostatkov pôvodného systému sme si povedali, že zle organizovaný systém personálneho manažmentu ovplyvňuje spokojnosť manažmentu s vykonanou prácou, vzťahy a interakcie na horizontálnej a vertikálnej úrovni. úrovne, zodpovednosť úradníkov, ako aj efektívnosť prevádzky podnikov ako celku.

V ďalšom odseku práce v kurze sme skúmali vytvorenie služby systému personálneho manažmentu. Tu sme analyzovali rozdelenie funkcií medzi štrukturálne divízie tejto služby.

A nakoniec na základe preštudovaného teoretického materiálu vypracujeme regulačnú dokumentáciu, a to Predpisy o personálnom oddelení a Náplň práce vedúceho zamestnanca pre úpravu pracovnoprávnych vzťahov.

Bibliografia

1. Andreeva, V. I. Kancelárska práca v personálnej službe: Praktická príručka so vzorovými dokumentmi (na základe GOST Ruskej federácie) / V. I. Andreeva. - M.: Obchodná škola "Intel - Synthesis", 2007. - 208 s.

2. Basakov, M. I. Dokumenty k personálu organizácie / Komp. M. I. Basakov. - Rostov-n/D: Vydavateľské centrum “MarT”, 2006. - 272 s.

Gorin, P.K. Podnikový personál: Učebnica / Gorin P.K. - M.: UNITY-DANA, 2006. - 385 s.

Egorshin, A.P. Personálny manažment / A.P. Egorshin. - N. Novgorod: NIMB, 2007. - 607 s.

Kibanov, A. Ya. Personálny manažment a pracovná regulácia: učebnica - 3. vydanie, revidovaná. a dodatočné / A. Ya. Kibanov, G. A. Mamed-Zade, T. A. Rodkina. - M.: Vydavateľstvo "Skúška", 2003. - 480 s.

Kibanov, A. Ya. Organizačný personálny manažment. Workshop: Učebnica / Ed. Dan. Prednášal prof. A. Ya. Kibanova. - M.: Infra-M, 2009. - 296 s.

Kibanov, A. Ya. Personálny manažment organizácie: Učebnica / Ed. A. Ya. Kibanova. - 2. vyd., dod. a spracované - M.: INFRA-M, 2006. - 638 s.

Komyshev, A. L. Základy dokumentačnej podpory manažmentu: Učebnica pre ekonómov, účtovníkov, audítorov a manažérov / Komyshev A. L. - M.: Vydavateľstvo "Delo and Service", 2007. - 224 s.

Kudryaev, V. A. Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Ed. Prednášal prof. V. A. Kudryaeva. - 2. vyd., prepracované. a dodatočné - M.: INFRA-M, 2008. - 592 s.

Kuznetsova, T.V. Kancelárske práce (Organizácia a technológia podpory dokumentácie): Učebnica pre vysoké školy / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.; Ed. T. V. Kuznecovová. - M.: UNITY-DANA, 2007. - 359 s.

Kurz Office management: Podpora dokumentácie pre manažment: Učebnica. - 3. vyd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibírska dohoda, 2007. - 287 s.

Maslov, E. V. Personálny manažment: Učebnica / E. V. Maslov. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAE, 2008. - 312 s.

Oganesyan, I. A. Personálny manažment organizácie / I. A. Oganesyan. - Mn.: Amalthea, 2007. - 256 s.

Okhotsky, E. V. Kniha zamestnanca personálnej služby: Vzdelávacia a referenčná príručka / Pod všeobecným názvom. vyd. E. V. Ochotskij, V. M. Anisimov. - M.: Vydavateľstvo OJSC "Ekonomika", 2008. - 494 s.

Pechniková, T.V. Dokumentačná podpora činnosti organizácie: Učebnica / T.V. Pechniková, A.V. Pechniková. - M.: Združenie autorov a vydavateľov „Tandem“. Vydavateľstvo EKSMO, 2009. - 208 s.

Rogozhin, M. Yu. Dokumentačná podpora pre manažment: Praktická príručka / M. Yu. Rogozhin. - M.: Vydavateľstvo RDL, 2007. - 400 s.

Sahakyan, A. K. Personálny manažment organizácie / A. K. Sahakyan [et al.] - Petrohrad: Peter, 2008. - 176 s.

Samygin, S.I. Základy personálneho manažmentu / S.I. Samygin [atď.] - Rostov - n/d: Phoenix, 2007. - 480 s. - (Séria „Učebnice a učebné pomôcky“)

Samygin, S.I. Personálny manažment / Ed. S. I. Samygina. - Rostov-n/D: Phoenix, 2007 - 512 s. - (Séria “Učebnice, učebné pomôcky”)

Serbinsky, S.I. Personálny manažment. Učebnica / Ed. B. Yu Serbinsky a S. I. Samygin. - M.: Vydavateľstvo Prior, 2009 - 432 s.

Spivak, V. A. Organizačné správanie a personálny manažment / V. A. Spivak. - Petrohrad: Peter, 2008 - 416 s.

Turchinov, A.K. Personálny manažment: Učebnica / Všeobecný. vyd. A. K. Turchinová. - M.: Vydavateľstvo RAGS, 2007. - 488 s.

Shkatulla, V. I. Príručka pre HR manažéra / V. I. Shkatulla. - M.: Vydavateľstvo NORMA-INFRA-M, 2008. - 527 s.

Balasanyan, V. E. Elektronická správa dokumentov – základ efektívneho riadenia moderného podniku / V. E. Balasanyan // Personálny manažment. - 2007. - Číslo 2 - S. 22-24

Doučovanie

Potrebujete pomôcť so štúdiom témy?

Naši špecialisti vám poradia alebo poskytnú doučovacie služby na témy, ktoré vás zaujímajú.
Odošlite žiadosť s uvedením témy práve teraz, aby ste sa dozvedeli o možnosti konzultácie.

Personálna dokumentácia slúži ako odraz pracovného vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancami. Jeho hlavné a najbežnejšie typy budú uvedené v článku.

Čo je to správa osobných záznamov?

Správa osobných záznamov sa týka organizácie postupu pri vytváraní dokumentov upravujúcich pracovné vzťahy v spoločnosti. Správu HR záznamov môže vykonávať buď jedna osoba, ak je personál spoločnosti malý, alebo celé oddelenie HR špecialistov vo veľkých spoločnostiach.

Personálna dokumentácia spoločnosť pozostáva z:

jednotné formy;
predpisy a pokyny vypracované samotnou spoločnosťou.

Všetky personálna dokumentácia potvrdené vedúcim spoločnosti alebo povereným zamestnancom.

Aké typy HR dokumentov existujú?

Všetky personálna dokumentácia možno rozdeliť do dvoch skupín:

Skupina 1: dokumenty, ktoré upravujú vzťah zamestnávateľa ku každému zamestnancovi individuálne.

Skupina 2: dokumentácia odzrkadľujúca pracovné vzťahy v celej spoločnosti.

Prvá skupina zahŕňa nasledujúce personálna dokumentácia:

pracovný poriadok (T-1);
zmluva so zamestnancom (TD-1);
pracovný zošit (uznesenie vlády Ruskej federácie „O pracovných zošitoch“ zo 16. apríla 2003 č. 225);
osobná karta zamestnanca (T-2);
prekladové dokumenty (T-5);
príkaz na registráciu dovolenky (T-6);
príkaz na prepustenie (T-8);
príkaz na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu (T-9);
cestovný certifikát (T-10);
služobné pridelenie (T-10A);
administratívny dokument označujúci povýšenie zamestnanca (T-11).

Druhá skupina zahŕňa:

Plán dovoleniek (T-7).
Pracovný stôl (T-3).
Príkaz na prepustenie viacerých zamestnancov (T-8a).
Príkaz o vyslaní pracovníkov (T-9a).
Príkaz o stimuloch pre zamestnancov (T-11A).
Pracovný výkaz (T-12)
Dokument, na základe ktorého sa vykonáva kontrola počtu odpracovaných hodín a výpočet mzdy (T-13).
Vestník kontrol vojenskej registrácie občanov.
Vyhláška o organizácii vojenskej registrácie.
Vnútorné ustanovenia:
- kolektívna zmluva;
- predpisy o ochrane práce;
- bonusové pravidlá;
- pravidlá vnútorného poriadku;
- predpisy o pracovných cestách;
- ustanovenia o obchodnom tajomstve;
- mzdové predpisy;
- predpisy o používaní osobnej dopravy na služobné účely;
- iné.

Informácie o ukladaní personálnych dokladov nájdete v materiáli .

Aká personálna dokumentácia musí byť k dispozícii?

Každá spoločnosť vyžaduje dokumenty, ktoré odrážajú:

personálny pohyb: prijatie do zamestnania, preloženie na inú pozíciu, prepustenie;
odpracovaný čas: účtovanie odpracovaného času, služobných ciest, dovoleniek.
príjem zamestnanca: mzdy, prémie;
všeobecné informácie o zamestnancoch: ich počet a pozície;
záväzné pravidlá, ktoré platia v rámci spoločnosti.

Dôležité! Od 1.8.2015 boli zo zoznamu povinných dokladov vyradené cestovné osvedčenie a úradné poverenie (uznesenie vlády Ruskej federácie zo dňa 29.12.2014 č. 1595).

Je potrebné poznamenať, že v závislosti od špecifík činnosti spoločnosti a práce konkrétneho zamestnanca sa zoznam požadovaných dokumentov môže zmeniť. Pozrime sa na príklady.

Príklad 1 Vo firme niektorí zamestnanci využívajú na plnenie pracovných úloh osobné auto. Organizácia by preto mala vydať predpis, ktorý bude upravovať postup pri náhrade za použitie osobnej dopravy zamestnancom.

Príklad 2 . V zmluve s každým zamestnancom je stanovený postup vyplácania odmien. Spoločnosť teda nemusí vytvárať rezervu na bonusy.

Kto kontroluje personálne záznamy?

Hlavným orgánom zodpovedným za kontrolnú činnosť v personálnej evidencii je Štátny inšpektorát práce.

Okrem kontrolných činností inšpekcia vykonáva tieto funkcie:

ochrana pracovných práv zamestnancov;
oznámenia spoločnostiam a ich zamestnancom o najlepších spôsoboch dodržiavania Zákonníka práce Ruskej federácie;
informovanie príslušných orgánov o zistených porušeniach.

Pri začatí kontroly si dozorný orgán vyžiada všetky personálna dokumentácia, na základe ktorej posudzuje súlad personálnej evidencie s platnou pracovnoprávnou legislatívou. Ak sa zistia odchýlky od normy, nesie zodpovednosť zamestnávateľ.

Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje tieto druhy zodpovednosti za porušenie zákona:

disciplinárne (článok 192 Zákonníka práce Ruskej federácie);
správne (články 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie);
trestné (články 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 Trestného zákona Ruskej federácie);
občianske právo (články 15, 151 a kapitola 59 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie).

Je potrebné poznamenať, že okrem inšpekcie práce má personálna dokumentácia právo požadovať:

daňové úrady pri kontrolách na mieste;
vojenská registračná a zaraďovací úrad na účely kontroly vedenia vojenskej evidencie.

Ako sa vykonáva špeciálne hodnotenie pracovných miest?

Do pôsobnosti inšpektorátu práce patrí aj zisťovanie nezrovnalostí v organizácii pracovísk s existujúcimi normami. Tento postup sa vykonáva na základe výsledkov osobitného hodnotenia. Všetci zamestnávatelia musia vykonávať osobitné hodnotenia. Jej postup upravuje zákon č. 426-FZ zo dňa 28.12.2013.

Dôležité! U zamestnancov, ktorí vykonávajú svoju prácu na diaľku alebo doma, nie je potrebné vykonávať osobitné hodnotenie (článok 3, článok 2 zákona č. 426-FZ).

Na vykonanie špeciálneho hodnotenia je najatá tretia strana. Pred začatím konania analyzuje personálnu dokumentáciu: pracovné zmluvy, harmonogramy zamestnancov, predpisy na ochranu práce a iné. Postup sa vykonáva raz za 5 rokov, ale existujú prípady neplánovanej kontroly (článok 17 zákona č. 426-FZ).

Dokumenty, ktoré sa generujú počas hodnotenia, zahŕňajú:

príkaz na vykonanie osobitného hodnotenia s uvedením začiatku inšpekcie;
objednávka schvaľujúca harmonogram, regulujúca postupnosť;
vyhlásenie o zhode pracovných podmienok, ktoré odráža súlad s normami;
správa s výsledkami.

Zodpovednosť za nevykonanie posúdenia je ustanovená v čl. 5.27.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie: úradníkom a individuálnym podnikateľom sa ukladá pokuta vo výške 5 000 - 10 000 rubľov a spoločnostiam - 60 000 - 80 000 rubľov.

O platení príspevkov na základe výsledkov osobitného posudku pozri materiál .

Sú všetky spoločnosti povinné viesť vojenské záznamy?

Podľa pod. 6 odsek 1 čl. 8 federálneho zákona „O obrane“ z 31. mája 1996 č. 61-FZ sú všetky spoločnosti povinné viesť vojenské záznamy. Hlavným účelom tohto účtovníctva je zhromažďovanie, uchovávanie a zasielanie informácií o vojenskom personále vojenskému registračnému a zaraďovaciemu úradu.

Dôležité! Jednotliví podnikatelia nie sú povinní viesť vojenskú evidenciu (článok 6, článok 1 zákona o vojenskej službe a vojenskej službe z 28. marca 1998 č. 53-FZ).

Špecialistu zodpovedného za vojenskú registráciu vymenúva vedúci spoločnosti. Na vedenie vojenských záznamov sa môže zapojiť nový zamestnanec alebo existujúci zamestnanec, s ktorým sa vypracuje zmluva o kombinovaní pozícií. Počet špecialistov, ktorí vedú túto evidenciu, závisí od počtu zamestnancov, ktorí sú zodpovední za vojenskú službu (článok 12 vyhlášky vlády Ruskej federácie „O schválení predpisov o vojenskej registrácii“ z 27. novembra 2006 č. 719).

Počas vojenskej registrácie sú dôležité tieto dokumenty:

nariadenie o organizácii vojenskej registrácie;
denník auditu vojenskej registrácie;
osobná karta T-2.

Informácie o postupe zadávania informácií o vojenskom preukaze v T-2 nájdete v materiáli .

Overenie vojenskej registrácie sa vykonáva každé tri roky pre populáciu do 500 osôb. Ak je počet zamestnancov vyšší ako stanovený počet, kontrola by sa mala vykonávať raz ročne (bod 3 Prílohy 1 Metodických odporúčaní na vedenie vojenských záznamov v organizáciách).

Zodpovednosť za porušenie postupu pri vedení vojenskej evidencie upravuje čl. 21.1-21.4 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Napríklad, ak zamestnávateľ nepredloží zoznam osôb zodpovedných za vojenskú službu, vzniká zodpovednosť vo forme pokuty vo výške 300 - 1 000 rubľov, a ak neinformoval zamestnanca o svojej výzve na vojenskú registráciu a náborový úrad - 500 - 1 000 rubľov.

Výsledky

Každý zamestnávateľ musí zabezpečiť správnosť registrácie. personálna dokumentácia. Včas a správne vyhotovené dokumenty vám umožňujú vyhnúť sa zodpovednosti za porušenie pracovnoprávnych predpisov.

Personálna dokumentácia je súbor dokumentov, ktoré upravujú pracovné a súvisiace vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Každý zamestnávateľ sa pri svojej činnosti stretáva s evidenciou, vedením a uchovávaním personálnej dokumentácie.

Na personálnu dokumentáciu sú kladené špeciálne požiadavky. Je to spôsobené tým, že CD fixuje najdôležitejšiu oblasť ľudskej činnosti - prácu, ktorá sprevádza človeka po celý život a je základom pre prijatie na konkrétnu pozíciu, výpočet dôchodku, odmeny atď. Veľa závisí od svedomitosti a pozornosti zamestnancov personálnej služby. Dá sa povedať, že význam CD ďaleko presahuje záujmy každej konkrétnej organizácie a má spoločenský charakter. Vedenie personálnej dokumentácie preto nie je len internou záležitosťou organizácie: personálnu dokumentáciu kontroluje federálny inšpektorát práce.

Hodnotu personálnej dokumentácie určujú tieto faktory:

Personálna dokumentácia obsahuje sociálne informácie, ktorých úloha je veľká v živote spoločnosti a každého jednotlivca;

Personálna dokumentácia dokumentuje právny vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom a tým dáva tomuto vzťahu právnu silu;

Personálna dokumentácia je základom ochrany záujmov zamestnanca aj zamestnávateľa.

Riadenie osobných záznamov je teda oblasťou činnosti, ktorá dokumentuje pracovné vzťahy. Personálna dokumentácia zaznamenáva informácie o prítomnosti a pohybe personálu, výsledkom čoho sú dokumentované všetky personálne postupy.

Personálny pohyb je jednou zo základných kategórií personálneho manažmentu, ktorá sa spravidla chápe ako:

Ø prenájom;

Ø preradenie na inú prácu;

Ø poskytnutie dovolenky;

Ø výpoveď.

Dokumentácia personálnych postupov je neoddeliteľnou zodpovednosťou každého zamestnávateľa bez ohľadu na rozsah jeho činnosti a právnu formu.

Správa záznamov ľudských zdrojov vám umožňuje efektívne riešiť niekoľko problémov naraz:

· Dokumentovať pracovnoprávne vzťahy, formalizovať personálne postupy u konkrétneho zamestnávateľa.

· Vybudovať koherentný systém personálneho manažmentu, ktorý spĺňa strategické ciele manažmentu. Ide o pohodlný nástroj, pomocou ktorého môžete budovať a dokumentovať jednotné princípy podnikových vzťahov.

· Upraviť vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Zavedenie personálnych dokumentov umožňuje dosiahnuť „rovnováhu záujmov“ medzi zamestnávateľom a zamestnancami prostredníctvom jasnej úpravy: čo presne by mal každý zamestnanec robiť (napríklad v popise práce) a aké sú funkcie zamestnávateľa.

· Vytvoriť organizačný a právny základ pracovnoprávnych vzťahov, a to ako pre zamestnancov, tak aj pre zamestnávateľa. Personálne dokumenty na jednej strane podporujú záujmy zamestnávateľa a na druhej strane ho vedú k tomu, aby nedochádzalo k ignorovaniu požiadaviek pracovnej legislatívy. Prítomnosť dobre napísaných personálnych dokumentov je obojstranne výhodná pre obe strany pracovnej zmluvy.

· Riešiť pracovné spory. Úspešnosť postavenia zamestnávateľa v prípade konfliktných situácií veľmi často závisí od kvality vyhotovenia personálnych dokumentov, najmä ak personálna dokumentácia pôsobí ako jeden z písomných dôkazov v súdnom konaní v pracovnoprávnych sporoch. Napríklad Súdne kolégium pre občianske veci Najvyššieho súdu Ruskej federácie vo svojom rozsudku z 13. apríla 2004 vo veci č. 35-G04-5 uznalo rozhodnutie krajského súdu o vrátení žalobcu do práce, zaplatiť čas nútenej neprítomnosti a náhradu morálnej ujmy podľa zákona. Výpoveď žalobcu bola vyhlásená za nezákonnú. Keďže žalovaná organizácia neposkytla dôkazy o tom, že žalobca bol poverený prácou s informáciami, ktoré tvoria štátne tajomstvo. Výsledok prípadu mohol byť iný, ak by organizácia pri prijímaní do zamestnania takúto povinnosť pre zamestnanca zdokumentovala v texte pracovnej zmluvy alebo pracovnej náplne.

To však nie je všetko. Hlavným účelom personálnej dokumentácie je sprehľadnenie pracovného procesu. Celý systém personálnej dokumentácie stanovuje určité „pravidlá hry“, podľa ktorých zamestnanci cítia stabilitu a administratíva výrazne zvyšuje ovládateľnosť personálu. Treba priznať, že čo najpresnejšia úprava okruhu práv a povinností zodpovedá záujmom oboch účastníkov pracovného pomeru.

V procese vzniku a dokumentovania pracovnoprávnych vzťahov vzniká množstvo dokumentov pod všeobecným názvom „personálna dokumentácia“.

V odbornej literatúre je komplex personálnych dokumentov systematizovaný podľa rôznych kritérií.

Napríklad podľa cieľovej príslušnosti sa rozlišujú dve veľké skupiny personálnych dokumentov:

1. Dokumenty na evidenciu personalistov, medzi ktoré patria príkazy na prijatie do zamestnania, preradenie na inú prácu, poskytnutie dovolenky, prepustenie, osobná karta zamestnanca a iné. Hlavná časť dokladov o zamestnancoch bola zahrnutá do jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej platenia, schválených uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotnej formy prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu.“

2. Druhú skupinu tvoria dokumenty súvisiace s vykonávaním funkcií personálneho manažmentu a organizácie práce (Vnútorné pracovné predpisy, Predpisy o štruktúrnej jednotke, Náplň práce, Štruktúra a personálne zabezpečenie, Pracovná tabuľka). V „Celoruskom klasifikátore manažérskej dokumentácie“ OK 011-93, schválenom vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299, sa tieto dokumenty nazývajú „dokumentácia o organizačnej a regulačnej regulácii činnosti“. organizácie alebo podniku“.

Okrem toho vývojári vyššie uvedeného klasifikátora uplatňujú aj ďalší princíp systematizácie personálnej dokumentácie, konkrétne podľa typických personálnych postupov sa rozlišujú tieto typy personálnych dokumentov:

1. Náborová dokumentácia:

· Žiadosť o zamestnanie;

· Zmluva o menovaní do funkcie;

· Poradie prijatia do práce;

· Zápisnica z valného zhromaždenia pracovného kolektívu o prijatí do zamestnania.

2. Dokumentácia pre preradenie na inú prácu:

· Žiadosť o preradenie na inú prácu;

· Myšlienka prechodu na inú prácu;

· Príkaz na prechod na inú prácu.

3. Dokumentácia pre prepustenie z práce:

· List o odstúpení;

· Príkaz na prepustenie;

· Zápisnica z valného zhromaždenia kolektívu práce o prepustení.

4. Dokumentácia na registráciu dovoleniek:

· Rozpis dovoleniek;

· Žiadosť o dovolenku;

· Príkaz o udelení dovolenky.

5. Dokumentácia na registráciu stimulov:

· Myšlienka povzbudenia;

· Poradie povzbudzovania;

· Zápisnica z valného zhromaždenia pracovného kolektívu o stimuloch.

6. Dokumentácia na podanie disciplinárnych sankcií:

· Hlásenie o porušení pracovnej disciplíny;

· Vysvetlivka k porušeniu pracovnej disciplíny;

· príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie;

· Zápisnica z valného zhromaždenia kolektívu práce o uložení disciplinárnych sankcií.

V skutočnosti môže byť skladba personálnych dokumentov oveľa širšia alebo sa dá prispôsobiť špecifikám práce pre konkrétneho zamestnávateľa.

Štandardné formy niektorých dokumentov a vo všeobecnosti postup pri vedení personálnej evidencie určuje zamestnávateľ samostatne v rámci miestnej tvorby pravidiel, pričom zohľadňuje požiadavky platnej legislatívy, rozsah a špecifiká organizácie práce.

Regulačná a normatívno-referenčná dokumentácia k problematike vedenia personálnej dokumentácie upravuje jednotnú prax uplatňovania právnych noriem a je právnym základom pre vedenie personálnej evidencie. Kompetentná organizácia a vedenie personálnej evidencie je nemysliteľné bez znalosti a štúdia regulačných dokumentov v tejto oblasti. Znalosť regulačnej a referenčnej dokumentácie o otázkach vedenia personálnych záznamov vám umožňuje riešiť tieto úlohy:

Ø správne vyhotoviť dokumenty v súlade s požiadavkami platnej legislatívy a dať im právnu silu;

Ø zabezpečiť uchovávanie a rýchle používanie dokumentov pri bežných činnostiach;

Ø predchádzať negatívnym následkom pre svojich zamestnancov, ktoré môžu vzniknúť v prípade porušenia pravidiel pre vedenie personálnej dokumentácie, a v tomto prípade pre zamestnávateľa - vyhnúť sa zodpovednosti ustanovenej platnou legislatívou;

Ø zabrániť možnosti neoprávneného použitia informácií.

Regulačnú a normatívno-referenčnú dokumentáciu vydávajú rôzne orgány, zakladajúce subjekty Ruskej federácie vydávajú akty, ktoré nie sú v rozpore s normami federálnej legislatívy, zamestnávatelia vydávajú miestne predpisy v rámci právomocí, ktoré im udeľuje pracovná legislatíva.

Hlavným legislatívnym aktom, ktorý riadi personálnu službu v jej práci, je Zákonník práce Ruskej federácie.

Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje potrebu dokumentovať pracovné vzťahy:

· pracovná zmluva musí byť uzatvorená písomne (článok 67 Zákonníka práce Ruskej federácie);

· prijatie do zamestnania je formalizované príkazom (pokynom) zamestnávateľa, s ktorým sa zamestnanec podpisom oboznámi (článok 68 Zákonníka práce Ruskej federácie);

· pracovné knihy sú vedené pre všetkých zamestnancov (článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie);

· na základe písomnej žiadosti zamestnanca je zamestnávateľ povinný najneskôr do troch pracovných dní odo dňa podania tejto žiadosti poskytnúť zamestnancovi kópie dokladov súvisiacich s výkonom práce (kópie príkazu na prijatie do zamestnania, príkazy na prevody). na inú prácu, príkaz na prepustenie z práce, výpisy z pracovnej knihy, potvrdenia o mzde, vzniknuté a skutočne zaplatené poistné na povinné dôchodkové poistenie, odpracovaná doba u daného zamestnávateľa a pod.) (§ 62 ZP). kódex Ruskej federácie);

· povinné vydanie príkazu (pokynu) na uplatnenie disciplinárnej sankcie (článok 193 Zákonníka práce Ruskej federácie);

· ukončenie pracovnej zmluvy je formalizované príkazom (pokynom) zamestnávateľa (článok 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Zákonník práce Ruskej federácie upravuje nielen vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ale aj pravidlá dokumentovania týchto vzťahov. Zloženie personálnej dokumentácie je v zásade určené článkami Zákonníka práce Ruskej federácie, ktoré stanovujú prípady a postup pri vyhotovovaní dokumentov. Samotný Zákonník práce Ruskej federácie však na správnu organizáciu práce personálnej služby nestačí. Pracovná problematika, pracovnoprávne normy (a pravidlá pre dokumentáciu týchto noriem) sa premietajú aj do iných federálnych zákonov a regulačných a metodických dokumentov.

Najdôležitejší je federálny zákon č. 149-FZ z 27. júla 2006 o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií. Zákon rieši otázky súvisiace s osobnými údajmi a ich ochranou, podrobne vymedzuje postup pri získavaní osobných údajov a prácu s nimi a povinnosť poskytovať informácie orgánom štátnej správy.

Problematiku práce s osobnými údajmi osobitne upravuje federálny zákon z 27. júla 2006 č. 153-FZ „O osobných údajoch“.

Postup vedenia hlavného dokumentu pracovnej činnosti osoby - pracovnej knihy - je určený Pravidlami pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh, vytváranie tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie 16. apríla 2003 č. 225; Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov schválené uznesením Ministerstva práce Ruska zo dňa 10. októbra 2003 č. 69.

Jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu, ktorej vedenie v súlade s odsekom 2 uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovná dokumentácia na účtovanie práce a jej platby“ je povinná pre všetky organizácie pôsobiace na území Ruskej federácie bez ohľadu na formu vlastníctva. Album jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a platby.

V súčasnosti sú v platnosti tieto jednotné formuláre na evidenciu zamestnancov:

č. T-1 „Príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca“, č. T-1a „Príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca“, č. T-2 „Osobná karta zamestnanca“, č. T-2GS (MS) č. “ Osobný preukaz štátneho (obecného) zamestnanca“, č. T-3 „Personálny stôl“, č. T-4 „Evidenčný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka“, č. T-5 „Príkaz (pokyn) o preradení zamestnanca na inú prácu“, č. T-5a „Príkaz (pokyn) o preradení zamestnancov na inú prácu“, č. T-6 „Príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi“, č. -6a „Príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky zamestnancom“, č. T- 7 „Rozvrh dovoleniek“, č. T-8 „Príkaz (pokyn) o skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď)“ , č. T-8a „Príkaz (pokyn) o skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancami (výpoveď)“ „, č. T-9 „Príkaz (pokyn) o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu“, č. T-9a "Príkaz (pokyn) o vyslaní zamestnancov na pracovnú cestu", č. T-10 "Cestovný list", č. T-10a "Úrad na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jeho vykonaní", č. T-11 "Príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnanca", č. T-11a "Príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnancov."

Okrem toho uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 schválilo jednotné formuláre na evidenciu pracovného času a zúčtovanie s personálom pre mzdy:

č.T-12 „Výkaz pracovného času a výpočet miezd“, č.T-13 „Výkaz pracovného času“, č.T-49 „Výplatný list“, č.T-51 „Výplatný list“, č.T- 53 „Mzdový list“, č. T-53a „Vestník evidencie miezd“, č. T-54 „Osobný účet“, č. T-54a „Osobný účet (svt)“, č. T-60 „Poznámka-výpočet o priznaní dovolenka zamestnancovi“, č. T-61 „Poznámka pri skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď)“, č. T-73 „Zákon o prijatí práce na dobu určitú pracovná zmluva uzatvorená na dobu určitú.“.

Príprava a vyhotovenie dokumentov sa vykonáva v súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu."

Dôležitým prvkom personálnej práce je nielen vytváranie, ale aj uchovávanie dokumentov. Postup a termíny uchovávania dokumentácie sú definované v Zozname štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia, ako aj v Základných pravidlách prevádzky organizačných archívov.

Na vypracovanie harmonogramov obsadzovania zamestnancov, náplní práce a iných dokumentov, ktoré definujú kompetencie, kvalifikáciu a zodpovednosť zamestnancov, je potrebné použiť

Celoruský klasifikátor robotníckych profesií, zamestnaneckých pozícií a tarifných kategórií OK-016-94 (OKPDTR);

Kvalifikačná príručka pre pozície manažérov, špecialistov a iných zamestnancov;

Problematika Jednotného sadzobníka a kvalifikačného adresára práce a povolaní pracovníkov (UTKS) pre rôzne odvetvia hospodárstva

Priemyselné kvalifikačné adresáre.

Hlavné právne a regulačné dokumenty upravujúce problematiku riadenia osobných záznamov:

1. Federálna úroveň:

1. Ústava Ruskej federácie;

2. Zákonník práce Ruskej federácie;

3. Federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“;

4. Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“;

5. Federálny zákon zo 17. decembra 2001 č. 173-FZ „O pracovných dôchodkoch v Ruskej federácii“;

7. Dekrét prezidenta Ruskej federácie zo 6. marca 1997 č. 188 „O schválení zoznamu dôverných informácií“;

8. Dekrét prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1995 č. 1203 „O schválení zoznamu skutočností klasifikovaných ako štátne tajomstvo“;

10. Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie zošitov“;

11. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 27. decembra 1995 č. 1268 „O zefektívnení výroby, používania, skladovania a ničenia pečiatok a tlačív s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie“;

12. Nariadenie vlády RSFSR z 5. decembra 1991 č. 35 „O zozname informácií, ktoré nemôžu predstavovať obchodné tajomstvo“;

13. Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č. 72 „O schválení medzirezortných integrovaných časových štandardov pre prácu na dokumentačnej podpore manažmentu“;

14. Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu“;

15. Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 24. marca 1999 č. 20 „O schválení postupu používania jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie“;

16. Rozkaz Hlavného archívneho riaditeľstva ZSSR z 23. mája 1988 č. 33 „Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie“;

17. „Celoruský klasifikátor manažérskej dokumentácie“ OK 011-93, schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299;

18. „Jednotný dokumentačný systém. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. GOST R 6.30-2003“, schválený rezolúciou Štátnej normy Ruska z 3. marca 2003 č. 65-ST;

19. „Jednotné systémy dokumentácie. Udelenie právnej sily dokumentom na počítačových médiách a typografom vytvoreným výpočtovou technikou. GOST 6.10.4-84", schválený uznesením Štátneho výboru ZSSR pre normy z 9. októbra 1984 č. 3549;

20. „Vedenie kancelárie a archivácia. Pojmy a definície. GOST R 51141-98“, schválený vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28;

21. GOST 17914-72 Kryty pre puzdrá na dlhodobé skladovanie. Druhy, odrody, technické požiadavky schválené uznesením Štátneho výboru pre normy Rady ministrov ZSSR zo 17. júla 1972 č. 1411;

22. „Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch“, schválené dekrétom vlády Ruska z 15. júna 2009 č. 477;

23. „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených pri činnostiach organizácií s uvedením doby ich uchovávania“, schválený Rosarkhivom 6. októbra 2000;

24. Zoznam štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s vyznačením lehôt uloženia bol schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 č. ;

25. „Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií“, schválené rozhodnutím Správnej rady Rosarkhivu 6. februára 2002;

26. „Celoruský klasifikátor robotníckych profesií, zamestnaneckých pozícií a tarifných kategórií OK-016-94 (OKPDTR)“, prijatý a uvedený do platnosti rezolúciou Štátnej normy Ruska z 26. decembra 1994 č. 367;

27. „Celoruský klasifikátor povolaní OK 010-93“, schválený vyhláškou Štátnej normy Ruska z 30. decembra 1993 č. 298;

28. „Celoruský klasifikátor objektov administratívno-územného členenia“ OK 019-95, schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 31. júla 1995 č. 413;

29. „Celoruský klasifikátor informácií o obyvateľstve. OK 018-95“ schválený vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 31. júla 1995 č. 412;

30. „Celoruský klasifikátor odborností podľa vzdelania. OK 009-2003" schválená rezolúciou Štátnej normy Ruska zo dňa 30. septembra 2003 č. 276-st;

31. „Celoruský klasifikátor podnikov a organizácií“ OK 007-93 (ďalej len OKPO);

32. „Kvalifikačná kniha pre pozície manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov“, schválená uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37;

33. Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 9. februára 2004 č. 9 „O schválení postupu uplatňovania Jednotného kvalifikačného zoznamu pozícií manažérov, špecialistov a zamestnancov“;

34. Problematika Jednotného tarifného a kvalifikačného adresára práce a povolaní pracovníkov (UTKS) pre rôzne odvetvia hospodárstva, schváleného Ministerstvom práce Ruskej federácie;

35. Kvalifikačné predpoklady na zamestnancov a nomenklatúra odborov schválená Ministerstvom zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie v oblasti pôsobnosti ministerstva.

2. Regulačné akty zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

3. Miestne predpisy:

1. Kolektívna zmluva;

2. Vnútorné pracovné predpisy;

3. Personálne obsadenie;

4. Predpisy (pokyny) o kancelárskej práci;

5. Nariadenia o ochrane osobných údajov zamestnancov;

6. Predpisy o popise práce;

7. Predpisy o odmeňovaní;

8. Predpisy o stavebných členeniach a iné.

Základné personálne dokumenty musia viesť všetky organizácie bez ohľadu na ich organizačnú a právnu formu, rozsah činnosti a počet zamestnancov. Všetky tieto dokumenty sú priamo alebo nepriamo uvedené v Zákonníku práce Ruskej federácie. Každý zamestnávateľ musí mať personálne doklady, táto povinnosť je priamo premietnutá do platného Zákonníka práce Ruskej federácie.

Vo všeobecnosti medzi hlavné personálne dokumenty, ktoré musia byť k dispozícii, patria:

kniha pracovných záznamov zamestnanca;
personálny stôl (tlačivo č. T-3);
pracovná zmluva (alebo zmluva);
príkaz (pokyn) o prijatí do zamestnania (formulár č. T-1);
osobná karta (formulár č. T-2);
príkaz (pokyn) na preradenie na inú prácu (tlačivo č. T-5);
príkaz (poučenie) o poskytnutí dovolenky (tlačivo č. T-6);
plán dovoleniek (formulár č. T-7);
príkaz (poučenie) o skončení pracovného pomeru dohodou (zmluvou) (tlačivo č. T-8);
časový výkaz (formulár č. T-13);
dochádzková listina na evidenciu využitia pracovného času a výpočet mzdy (tlačivo č. T-12);
vnútorné pracovné predpisy;
predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov;
pracovná kniha;
miestne zákony o ochrane práce.

Všetky povinné personálne dokumenty sú zase rozdelené do typov: miestne predpisy, jednotné formuláre pre personálne záznamy, voliteľné personálne dokumenty. Pozrime sa stručne na každý z týchto typov samostatne.

Miestne predpisy

Ide o povinné personálne dokumenty organizácie vytvorené v procese vzniku a dokumentácie pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnávateľom a zamestnancami v súlade s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie. Miestne predpisy, ktoré je zamestnávateľ povinný vypracovať v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie, zahŕňajú tieto dokumenty:

pracovný stôl (článok 57 Zákonníka práce Ruskej federácie);
vnútorné pracovné predpisy (články 56, 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie);
dokumenty stanovujúce postup pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov, ich práva a povinnosti v tejto oblasti (články 86, 87, 88 Zákonníka práce Ruskej federácie);
počas práce na zmeny musí každá skupina pracovníkov pracovať počas stanoveného pracovného času v súlade s rozvrhom pracovných zmien (článok 103 Zákonníka práce Ruskej federácie);
plán dovoleniek (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie);
pravidlá a pokyny na ochranu práce. Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť bezpečné podmienky a ochranu práce, musia sa vypracovať pravidlá a pokyny na ochranu práce a upozorniť zamestnancov na ich podpis (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Všetky vyššie uvedené dokumenty vždy najskôr kontrolujú inšpektori Federálneho inšpektorátu práce, preto je ich vypracovanie a udržiavanie v súlade s pracovnou legislatívou Ruskej federácie. požadovaný.

Jednotné formuláre na evidenciu pracovného času a zúčtovanie miezd so zamestnancami, schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 č. 1, zahŕňajú:

časový rozvrh na evidenciu pracovného času a výpočet miezd (tlačivo č. T-12);
časový výkaz (formulár č. T-13);
mzdový výkaz (tlačivo č. T-49);
výplatná páska (tlačivo č. T-51);
mzdový list (tlačivo č. T-53);
mzdová evidencia (tlačivo č. T-53a);
osobný účet (formulár č. T-54);
osobný účet (tlačivo č. T-54a);
výpis o poskytnutí dovolenky zamestnancovi (tlačivo č. T-60);
zúčtovací list pri skončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď) (tlačivo č. T-61);
zákona o prijatí práce vykonávanej na základe pracovnej zmluvy na dobu určitú uzatvorenej na dobu určitú (tlačivo č. T-73).

Ďalším typom povinných osobných dokladov sa nazývajú nepovinné personálne doklady, ktoré má zamestnávateľ právo samostatne vypracovať spolu s ďalšími miestnymi vnútornými predpismi, okrem toho si zamestnávateľ sám určuje ich zoznam a postup pri ich vedení. Nepovinné personálne dokumenty majú skôr poradný charakter, ktoré podobne ako iné typy personálnych dokumentov obsahujú normy pracovného práva Ruskej federácie a sú potrebné na úpravu pracovnoprávnych vzťahov.

Nepovinné personálne dokumenty organizácie zvyčajne zahŕňajú:

predpisy o štrukturálnych členeniach organizácie;
personálne predpisy;
popisy práce;
predpisy o certifikácii zamestnancov.

Celý súbor personálnej dokumentácie v organizácii teda určuje priamo zamestnávateľ, berúc do úvahy požiadavky súčasnej pracovnej legislatívy Ruskej federácie, berúc do úvahy špecifiká činností organizácie a organizácie práce v nej, s výnimkou tých dokladov a jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a jej úhradu, ktoré sú povinné pre každého zamestnávateľa bez výnimky.

Pre podrobnejšie posúdenie týchto dokumentov sa obrátime na tabuľku č. 2 „Účel a obsah hlavných personálnych dokumentov“.

Tabuľka č.2. „Účel a obsah základných personálnych dokumentov“

Názov dokumentu	Účel
Pracovná zmluva (zmluva)	Regulácia sociálnych a pracovných vzťahov v organizácii a uzatváranie sociálneho partnerstva medzi stranami.	Určujú sa práva, povinnosti a zodpovednosť zmluvných strán, povinné a dodatočné podmienky, vymedzenie pracovných povinností, mzdy, pracovný čas, ustanovenie skúšobnej doby, trvanie dovolenky, postup pri ukončení zmluvy atď.
Popis práce	Určenie funkčných väzieb zamestnanca a jeho vzťahu k riadiacim pracovníkom, špecifikácia práv a povinností, množstvo vedomostí a zručností zamestnanca, zvýšenie včasnosti a spoľahlivosti plnenia úloh, odstránenie duplicity povinností.	Uvádza sa názov pozície, postup menovania na pozíciu, sú uvedené druhy práce, určujú sa práva, povinnosti, funkcie, zodpovednosti, stimuly, prepojenia a kritériá na hodnotenie pracovných výsledkov zamestnanca.
Predpisy o personálnej službe	Regulácia činnosti personálnej služby, jasné rozdelenie zodpovedností jej zamestnancov a interakcia personálnej služby s ostatnými oddeleniami.	Všeobecné otázky organizácie personálnych činností, hlavné ciele a zámery, funkcie, práva a povinnosti služby a jej zamestnancov; poradie vzťahov s inými štrukturálnymi členeniami.
služobného poriadku	Určuje postup pre profesijné a pracovnoprávne vzťahy vytvorené v inštitúcii.	Reflektuje sa problematika organizácie činnosti inštitúcie, odmeňovania, postupu pri poskytovaní dovoleniek, vysielania zamestnancov, práv a povinností zamestnancov a administratívy.
Predpisy o divíziách	Regulácia účelu a miesta jednotky v štruktúre organizácie, jej vlastnej štruktúry, hlavných funkcií a úloh riadenia, zodpovednosti a foriem stimulov pre zamestnancov jednotky.	Zvažuje sa racionálne rozdelenie funkcií, vytvorenie konštruktívnych prepojení medzi štrukturálnymi divíziami, špecifikácia práv divízií a opatrenia na zvýšenie zodpovednosti zamestnancov divízií.
Vnútorné pracovné predpisy	Úprava postupu pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, základných práv, povinností a zodpovednosti účastníkov pracovnej zmluvy, pracovného času, doby odpočinku, uplatňovanie stimulov a sankcií voči zamestnancom.	Načrtnuté sú práva a povinnosti zamestnanca a zamestnávateľa, pracovný čas a čas odpočinku, poskytovanie dovolenky.
Personálny stôl	Upevnenie úradného a početného zloženia s uvedením mzdového fondu.	Obsahuje zoznam pozícií, informácie o počte zamestnaneckých jednotiek, oficiálnych platoch, príplatkoch a mesačných mzdách.
Predpisy o bonusoch	Zavádza sa s cieľom posilniť materiálny záujem, dosiahnuť lepšie konečné výsledky, skvalitniť prácu a vytvoriť podmienky na prejavenie tvorivej činnosti každého zamestnanca.	Pozostáva zo všeobecných ustanovení a postupu pre odmeny, ktoré zohľadňujú zdroj platieb, ukazovatele bonusov, načasovanie a frekvenciu vyplácania, ako aj dôvody odňatia bonusov.
Propagačný poriadok	Vyjadrenie vďaky za úspechy v práci, materiálne a technické zabezpečenie zamestnancov.	Určuje sa zloženie odmeny, dôvody stimulov a postup pri ich vykonávaní.
Predpisy o certifikácii zamestnancov	Stanovenie vhodnosti zamestnanca na zastávanú pozíciu a jeho plat.	Sú načrtnuté kritériá certifikácie a hodnotenia, opatrenia na organizáciu certifikácie a postup ich implementácie (termíny, harmonogramy), je určené zloženie certifikačnej komisie a jej pracovný poriadok.
Predpisy o odmeňovaní	Odstraňovanie mzdových disproporcií pre určité kategórie pracovníkov, personálne zabezpečenie v podniku, rešpektovanie záujmov pracovníkov a zamestnávateľa z hľadiska zvyšovania produktivity práce a zvyšovania jej odmeňovania, rovnakej náročnosti pracovných noriem alebo diferenciácie miezd v závislosti od intenzity prácu zamestnanca.	Sú uvedené ciele, ktoré sú stanovené v oblasti organizácie miezd na obdobie platnosti ustanovenia a ktorých dosiahnutie by mala organizácia miezd uľahčiť. Stanovujú sa regulačné dokumenty, charakterizujú sa systémy, na základe ktorých sa určuje výška mzdy.

Pre efektívnu a efektívnu prevádzku tohto systému je potrebná moderná technická podpora, o ktorej budeme uvažovať nižšie.