Realizado por una comisión preparada. Es designado por el director o alto directivo de la empresa. Sobre la base de los resultados del inventario, la comisión de inventario elabora una conclusión. Le proporcionaremos una muestra a continuación.
Una comisión se forma mediante un pedido especial. Afirma:
- Elemento de inventario
- Conceptos básicos del procedimiento (motivos)
- Plazos asignados para el inventario
- Nombre completo del presidente de la comisión y de todos sus participantes.
- Plazo para la presentación de documentos con los resultados de la contabilidad realizada.
Por lo tanto, cada participante de la comisión formada debe participar en el inventario (no nominalmente, sino de hecho). La ausencia de cualquiera de ellos será motivo de invalidación de la conclusión.
Los participantes de la comisión de inventarios son:
- representantes del aparato administrativo de la empresa
- otros empleados (de los departamentos de soporte legal, ingeniería y otras estructuras)
Además, el equipo emergente puede incluir empleados del departamento de auditoría interna y miembros de una empresa de auditoría independiente. El personal que tiene responsabilidad financiera no está incluido en la comisión, pero debe estar presente durante la inspección.
Razones para asignar un inventario y formar un grupo de verificación:
- procedimiento electivo estándar
- contabilidad de control
- reemplazo de un empleado financieramente responsable, etc.
Cada paso de la comisión tiene su propio algoritmo y está sujeto al procedimiento que establece la normativa.
Papeleo
El inventario no es sólo una lista de los bienes de la empresa y los documentos de control, sino también la elaboración de una conclusión sobre el procedimiento realizado. Creado para cumplir con la normativa. Describe en detalle el procedimiento para registrar artículos de inventario.
Cuando la propiedad está sujeta a contabilidad, el algoritmo de procesamiento de documentos es el siguiente:
- La disponibilidad de los artículos debe comprobarse a posteriori: recálculo, pesaje o medición de los objetos.
- La información recibida se ingresa en la lista de inventario.
- Los resultados de la conciliación de la conclusión real se correlacionan con los datos contables y se completa el formulario de hoja de coincidencia correspondiente (que refleja las diferencias).
- Los resultados revelados por el procedimiento se registran en.
También existe un protocolo de la reunión de la comisión de inventario. No está incluido en la lista de documentos obligatorios de la Orden No. 49, pero se indica en el párrafo 5.3 (que describe la situación con escasez o exceso en el número de objetos que se inspeccionan).
En los tribunales, ese protocolo suele adquirir importancia. Y su ausencia, o su presencia sin confirmación mediante firma y fecha de finalización por parte de los miembros de la comisión de inventario, puede dar lugar al rechazo de la reclamación de la empresa dirigida al empleado para el cobro de faltantes.
Esto sucedió en el caso No. 11-23913, examinado en el Tribunal Municipal de Moscú el 14 de agosto de 2013. Debido a una violación de las reglas para la preparación de documentos de inventario, a la empresa demandante se le negó un reclamo contra su administrador del sistema.
Creación de la conclusión de la comisión y su reflejo en las políticas contables.
Si el equipo de inspección descubre excedentes o faltantes durante la contabilidad, está obligado a elaborar una declaración de discrepancias. Dicho documento muestra indicadores exclusivamente de aquellos activos para los cuales se han identificado discrepancias con los indicadores contables originales.
Se genera un informe sobre los resultados de la inspección para todos los empleados con exceso o atrasos que tengan responsabilidad financiera.
Entonces, el inventario ayuda a:
- verificar la corrección
- detectar errores en los informes
- registrar objetos no contabilizados para informes
- controlar la seguridad de los bienes materiales
- prevenir o identificar oportunamente violaciones, atrasos y robos de bienes
La conclusión del inventario ocupa un lugar importante en la política contable. Es una de las herramientas analíticas de la economía de la empresa.
Si hay atrasos, la comisión de inventario organizará una reunión. En él se analiza la información descubierta y se identifican los motivos de la escasez. Piden aclaración sobre la situación. Al final de la reunión, se toma una decisión sobre cómo mostrar los indicadores en la política contable.
El valor de la propiedad infravalorada se da de baja del balance de la empresa. Las pérdidas dentro de la norma están aprobadas por ley y quedan reflejadas en el Manual. Las cancelaciones se realizan únicamente por orden del director de la empresa, como “gastos de producción”.
Las deficiencias que excedan la norma establecida pasan a ser responsabilidad de los empleados pertinentes de la empresa. de quien se recupera el valor del bien desaparecido.
Cuando no se encuentra a los culpables o el tribunal se niega a recuperar los daños materiales, la escasez se refleja en la contabilidad como otros gastos.
El valor de los excedentes materiales identificados durante la inspección se calcula a las tasas actuales del mercado y se suma a los ingresos totales de la empresa en el año del informe.
Algoritmo de acciones
Las reglas para implementar la auditoría se especifican en las Directrices pertinentes para el inventario financiero. obligaciones y bienes.
Preparación
- presencia y correcta ejecución de papeles sobre los principales bienes (fichas de inventario, libros, etc.)
- ubicación para uso técnico informes sobre activos fijos
- mostrar en la documentación y su disponibilidad
Cuando faltan papeles o están defectuosos, se deberán solicitar, reexpedir o restituir.
Además, antes de iniciar el proceso de inventario, conviene obtener un recibo sobre la contabilidad y ubicación de todos los objetos. El recibo lo redactan empleados financieramente responsables.
Examen
A la llegada del día indicado en la orden, se inician las actividades de verificación del estado de los principales activos de la empresa.
La comisión formada inspecciona los fondos, registra datos sobre los objetos inspeccionados en los inventarios correspondientes (formulario INV-1) para el inventario:
- Nombre
- numero de inventario
- cita
- indicadores operativos y técnicos características
Al registrar terrenos y proyectos de construcción, se verifica la presencia de documentos que confirmen la propiedad de la empresa sobre estos edificios, estructuras y terrenos.
Los registros de inventario de los resultados del inventario se crean en dos partes: para el personal financieramente responsable y para el contador.
Al contabilizar los bienes arrendados, se redacta otro acta para el propietario de los objetos.
El procedimiento para la elaboración de un acta con base en los resultados del inventario.
Al redactar una ley, se debe tener en cuenta que su forma oficial fue aprobada por el Estado, pero las empresas pueden utilizar la forma según sus propios desarrollos. Dicho documento está certificado por al menos dos personas responsables. Instrucciones básicas para la redacción del acta:
- El motivo de creación del acto debe reflejarse en la parte superior.
- Los miembros de la comisión y su presidente figuran obligatoriamente en orden alfabético.
- Conviene delinear en detalle la cadena de acontecimientos que sirvieron de base para la formación del artículo.
- La parte final proporciona conclusiones y describe recomendaciones.
Se debe aceptar el informe de inventario.
Procedimiento de redacción del acta.
El acto es el resultado de las actividades de inspección de la comisión. Su aparición es posible si existe orden del director de la empresa para designar una auditoría y las personas que la realizan.
Cuando al final de la contabilidad no existen diferencias entre los indicadores reales y la información de registro, esto se refleja en el protocolo correspondiente.
Cuando se lleva a cabo una empresa, una vez finalizado el procedimiento de auditoría, se elabora un informe de inventario financiero (a menudo se utiliza un documento en el formulario No. INV-15). Contiene los resultados de la conciliación de los indicadores contables y la disponibilidad real de finanzas en las cuentas de la empresa.
La función de la comisión de inventario no es solo controlar y analizar los activos y valores de propiedad de la empresa. Es de gran importancia que sea realizado por personal de la empresa. El sistema permite tanto a la empresa como a los empleados monitorear el estado y las actividades del personal de nivel superior. Ayuda a detectar y prevenir posibles desabastecimientos de bienes y otros bienes materiales.
Escribe tu pregunta en el siguiente formulario
Actualmente, muchas empresas de la Federación de Rusia tienen en sus almacenes su propio inventario de artículos (TMV). Al realizar el inventario, los especialistas de la comisión de inventarios comparan la disponibilidad real de los artículos del inventario con lo indicado en los registros contables. Con base en los resultados, se elabora un informe de inventario de los artículos del inventario en el formulario INV-4.
¿Con qué fines se utiliza la ley INV-4?
El formulario INV-4 fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de 18 de agosto de 1998 No. 88 (modificado el 3 de mayo de 2000). Refleja información sobre el inventario de inventario de productos básicos (TMT).
Los artículos de inventario son los siguientes grupos de productos:
- materias primas;
- productos semiacabados confeccionados;
- productos comerciales;
- existencias restantes.
Antes de realizar un inventario, es mejor estudiar detenidamente la muestra completando el INV-4. Los siguientes artículos del inventario se ingresan en este formulario:
- que han sido enviados, pero según los términos contractuales aún no han sido pagados;
- que han sido enviados, pero el pago está atrasado.
- información sobre el comprador a quien se enviaron las mercancías;
- datos sobre la cantidad de artículos del inventario;
- el precio de los bienes, que se indica en los documentos financieros adjuntos, así como en la contabilidad.
La comisión redacta y firma el acta en el formulario INV-4 en 2 copias. Una copia del documento se envía al contador y la segunda al empleado responsable (por ejemplo, un tendero).
Los artículos de inventario enviados, cuyos datos se ingresan en esta ley, se registran en la cuenta contable. 45.
Acta de inventario de artículos de inventario (muestra)
Si hay bienes y materiales enviados pero no pagados a tiempo, el nombre del comprador se indica en la línea "Nota". Dicho acto se completa solo antes del envío de bienes y materiales.
Para 1 envío de bienes y materiales "no vencido", la ley refleja la siguiente información:
- nombre de bienes y materiales;
- su número específico;
- precio de los bienes;
- día de envío;
- documentos de respaldo.
Para 1 envío "vencido" de bienes y materiales, la ley refleja los siguientes datos:
- información sobre el comprador;
- nombre de bienes y materiales;
- precio;
- día de envío;
- información financiera sobre el documento de liquidación.
A continuación se muestra un informe de inventario de muestra completo para artículos de inventario.
Cuando una organización trabaja con artículos de inventario, es necesario realizar verificaciones periódicas del inventario para confirmar la presencia de artículos de inventario registrados en el balance de la empresa.
Además de los controles generales obligatorios, también se debe realizar un inventario cuando se produce un cambio de persona financieramente responsable.
Procedimiento de inventario
Opciones para formatear los resultados de las pruebas.
El informe de inventario tiene como objetivo registrar los resultados de la verificación de la disponibilidad de la propiedad en un momento específico.
Por tanto, a pesar de existir diversas formas del acto dependiendo del tipo de contabilidad de valores, cada una de las formas debe contener cierta información requerida:
- Fecha y lugar de la inspección;
- Información sobre la organización;
- Fecha y número de la orden de inventario;
- Composición de la comisión;
- Objeto a comprobar;
- El resultado del inventario, la conclusión de la comisión;
- Firmas de todos los miembros de la comisión;
- Aplicaciones.
Elección formularios para una lista de inventario y un informe de inventario depende del tipo de propiedad que se inspecciona y del método de contabilización en el balance de la empresa:
Durante el período de inspección, todas las transacciones con la propiedad inspeccionada debe ser suspendido, ya que durante la comparación de disponibilidad, el producto no se puede vender ni dar de baja.
Si aún no ha registrado una organización, entonces la manera más fácil Esto se puede hacer utilizando servicios en línea que lo ayudarán a generar todos los documentos necesarios de forma gratuita: si ya tiene una organización y está pensando en cómo simplificar y automatizar la contabilidad y los informes, los siguientes servicios en línea vendrán al rescate y reemplazará completamente al contador en su empresa y le ahorrará mucho dinero y tiempo. Todos los informes se generan automáticamente, se firman electrónicamente y se envían automáticamente en línea. Es ideal para empresarios individuales o LLC en el sistema tributario simplificado, UTII, PSN, TS, OSNO.
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Matices del procedimiento de inventario.
En los casos en que los miembros de la comisión hayan discrepancias En cuanto a los resultados del inventario, cualquier participante tiene derecho a negarse a firmar un acta con cuya conclusión no está de acuerdo. Este hecho debe quedar reflejado en el acto.
En los casos en que se controle la propiedad con acceso limitado, por ejemplo, debido a la asignación de un nivel de seguridad o se requiere autorización oficial para trabajar con él, todos los miembros de la comisión deben tener la autorización y las calificaciones necesarias para trabajar con dicha propiedad.
acto listo no debe contener columnas o líneas vacías; borrones y borrones también son inaceptables.
Se elabora el informe de inventario. en duplicado. El primero permanece en manos del empleado que es financieramente responsable de la propiedad inspeccionada, el segundo se transfiere al departamento de contabilidad de la empresa. En el caso del formulario INV-6, cuando la propiedad del inventario está en tránsito, la comisión se queda con una copia y transfiere la segunda al departamento de contabilidad.
El siguiente material de video lo ayudará a completar correctamente un inventario en el programa 1C:
En 2019, hay bastantes empresas que desarrollan su actividad comercial en diferentes regiones de Rusia y en diversos campos.
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Para realizar las actividades se utilizan diversas técnicas, equipos, etc. Sin duda, todo esto tiene un valor específico. Para poder mantener registros de los artículos del inventario, es necesario realizar un inventario.
Este tipo de trámite debe ir acompañado de la formación de documentación diversa, que tenga una estructura y tenga derecho a proporcionar la información de interés.
Aspectos importantes
El acto de inventario de bienes comerciales y materiales se considera un documento oficial que debe ser elaborado por una comisión especial autorizada.
El documento debe redactarse en la forma prescrita por la legislación rusa.
El acto en cuestión se considera nada más que prueba documental de la presencia de bienes y materiales en la empresa o en la empresa, incluidas las finanzas y los formularios.
A pesar de que dicha documentación tiene un formulario determinado, en algunas situaciones los formularios pueden diferir entre sí.
Y no sólo en contenido, sino también en estructura. Por ejemplo, dichos documentos incluyen tipos de actos como:
- sobre la caja de inventario;
- en materia de verificación de obligaciones de deuda en caso de desabastecimiento y robo;
- sobre la cuestión de los materiales de inversión;
- en materia de inventario de liquidaciones con consumidores, proveedores directos y demás personas que actúen como acreedores y deudores.
De esto se desprende que a cada uno de los documentos de naturaleza similar le corresponde un formulario con una determinada forma.
Cómo componer correctamente
Si la empresa tiene artículos de inventario, las instalaciones del almacén en cuyo balance se encuentran están sujetas a inspección a ciertos intervalos en forma de inventario.
Es necesario prestar atención al hecho de que este procedimiento no sólo es complicado, sino que también requiere mucha mano de obra.
Esto se debe en gran parte al hecho de que, en la mayoría de los casos, los productos se presentan en una gran variedad y en una amplia gama.
Se considera que la tarea clave que debe afrontar el proceso de verificación considerado es la implementación de un inventario para garantizar que el volumen de indicadores corresponda al real.En el caso de un inventario de artículos inventariados, es necesario redactar un acta de acuerdo con el formulario INV-4 aprobado.
Es necesario prestar atención al hecho de que este tipo de formulario se considera estándar y puede utilizarse durante el período de redacción del acta para verificar los valores de la variedad de inventario.
Además, el documento se utiliza si ha habido un cambio de persona financieramente responsable autorizada en la empresa.
El proceso se lleva a cabo durante la transferencia de toda la documentación al que recientemente ha pasado a ser responsable.
De acuerdo con las normas de la legislación rusa, es extremadamente importante indicar en los inventarios la lista establecida de información relevante.
En particular, deberá indicar en la declaración:
- nombre del producto que fue enviado;
- volumen y costo;
- fechas de envío;
- número y listado de documentación que pueda confirmar el hecho de contabilizar en las cuentas.
Debido a que el documento en cuestión se utiliza durante el período de inventario del costo de bienes y materiales, para numerosos tipos de productos es necesario crear diferentes actos:
- para bienes y materiales cuyo plazo de pago aún no haya llegado;
- para bienes y materiales, cuyo pago ya haya sido realizado dentro del plazo establecido.
Si la empresa tiene artículos en inventario que no se pagaron a tiempo por diversas razones, entonces en la sección "Notas" deberá indicar las iniciales del comprador y el transporte (si hay espacio para esto).
Procedimiento
En cualquier caso, la decisión sobre la realización de una inspección debe ser tomada por el titular de la empresa, ya que así lo fija la Orden.
Antes de iniciar el inventario, es necesario presentar un recibo al departamento de contabilidad al funcionario indicando que se ha transferido en su totalidad toda la documentación que pueda confirmar los gastos y recibos.
Durante la auditoría se genera una lista de inventario, que posteriormente se transfiere al departamento de contabilidad para conciliar la información real con la información contable.
Si se detecta una discrepancia entre estos indicadores, se establecen las razones de su aparición.
Éstas incluyen:
- la llamada reclasificación de productos;
- cancelación prematura de defectos;
- desviaciones identificadas de los estándares tecnológicos establecidos, en el caso de utilizar el método de contabilidad normativo;
- errores identificados durante la aceptación y la baja en particular;
- en caso de robo en un almacén, etc.
Con base en los resultados de la inspección, se debe tomar una decisión sobre la contabilización de las deficiencias y excedentes identificados. En caso de escasez, la recuperación se realiza a los culpables identificados.
Cómo llenar el formulario INV-4
El acta debe ser redactada por una comisión especialmente creada, cuya lista es aprobada por Orden de Gestión.
El documento en cuestión incluye:
- facial;
- y la parte inversa.
La información ubicada en el reverso se considera una continuación de la información indicada en el reverso. El formulario INV-4 está disponible.
En el reverso debe figurar necesariamente el monto total del acta y las firmas de todos los miembros de la comisión de inventario constituida sin excepción.
Al finalizar la verificación, se deberá presentar en varias copias la formación del acta en el formulario INV-4:
- uno de ellos deberá ser transferido al departamento de contabilidad de la empresa;
- el segundo, a la persona financieramente responsable directamente autorizada.
El documento se puede compilar en Word o Excel sin especiales dificultades.
Opciones para formatear resultados
La elección del formulario adecuado a los efectos de realizar un inventario y redactar un acta depende directamente del tipo de propiedad en sí y del tipo de contabilidad en el balance de la empresa:
| INV-1 | En el caso de un inventario de activos fijos (activos fijos) |
| INV-1a | En caso de realizar un inventario de activos intangibles |
| INV-3 | Para bienes comerciales y materiales. |
| INV-4 | parte inferior de una variedad de formularios, que es aplicable en el caso de verificación de mercancías enviadas; Se utiliza con el fin de contabilizar productos para los cuales ya se ha completado la compra y venta de propiedad, pero los fondos aún no se han transferido al vendedor o se ha violado el plazo establecido. Los productos que no fueron pagados a tiempo y los bienes cuyo plazo aún no ha vencido se tienen en cuenta en actos generados por separado. El inventario, que contiene artículos de inventario no pagados a tiempo, debe mostrar las iniciales del comprador en el campo "Nota", de lo contrario, la oficina de impuestos tendrá preguntas. |
| INV-5 | A los efectos de contabilizar los activos comerciales y materiales que se aceptan para su custodia. |
| INV-6 | Se utiliza para contabilizar los objetos de valor que se encuentran en el camino durante el período del inventario. |
Al momento del inventario se deben suspender todas las operaciones con el inmueble inspeccionado, sin excepción, ya que en el proceso de comparación de disponibilidad de productos es imposible vender y dar de baja.
Proceso de automatización del trabajo con documentación.
Debido al hecho de que numerosos errores al redactar dicha documentación son cometidos incluso por especialistas calificados que se han enfrentado repetidamente a este tipo de trabajo, se garantiza que los cometerán empleados sin experiencia.
Para poder reducir significativamente la probabilidad de realizar dicho trabajo y ahorrar tiempo personal, utilice un software especializado que permita generar un documento automáticamente.Este tipo de software está disponible actualmente en una amplia gama y presenta ventajas considerables.
Las principales ventajas de utilizar programas que brinden la capacidad de generar automáticamente actos de inventario de bienes y materiales incluyen:
- completar la documentación automáticamente;
- la posibilidad de agregar una firma y un sello si es necesario, si existe el hecho de enviar por correo electrónico;
- es posible crear membretes de empresas, que muestran logotipos y detalles con el fin de transferir fondos como pago;
- si es necesario, puedes guardar el documento en cualquier formato;
- Gracias al programa, podrás enviar inmediatamente el acto al destinatario.
1C suele considerarse uno de estos programas. Debe prestar atención al hecho de que dicho programa en la mayoría de los casos está destinado no solo a la generación automática de documentación.
Vídeo: aspectos importantes
Informe de inventario de artículos de inventario (formulario y muestra)
Casi cualquier organización posee artículos de inventario (en lo sucesivo, también denominados bienes y materiales). Durante su inventario, se verifica la disponibilidad real de los artículos del inventario inspeccionando cada uno de ellos. Como resultado de dicha auditoría, la organización debe elaborar un informe de inventario de los artículos del inventario.
Inventario de bienes y materiales.
Los objetos de la inspección considerada son:
- reservas productivas;
- productos terminados;
- bienes;
- otros suministros.
El procedimiento para realizar un inventario está previsto en las Instrucciones Metodológicas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 13 de junio de 1995 N 49.
Durante el inventario, además del acto, se elabora una hoja de inventario (inventario) de los elementos del inventario (la forma de este documento la proporciona el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia en la Resolución No. 88 del 18 de agosto de 1998) .
Contiene información sobre la disponibilidad real de bienes y materiales en los almacenes de la organización, así como en otros lugares donde se ubican en todas las etapas.
El inventario incluye información para cada artículo del inventario:
- Nombre;
- especie, grupo;
- cantidad;
- variedad, etc
Si los artículos individuales del inventario llegaron a la organización durante el período de inspección, se crea una declaración separada en relación con ellos.
Informe de inventario según el formulario unificado INV-4
Se mantiene documentación separada en relación con los artículos del inventario enviados.
El inventario en relación con ellos incluye el control sobre los importes registrados en las cuentas contables.
Convencionalmente, dicho control se puede dividir en dos partes:
- comprobar los bienes y materiales enviados cuyo pago no esté vencido;
- verificación de bienes y materiales enviados cuyo pago por parte del destinatario del envío está atrasado.
Al comprobar cada una de estas partes se elaboran actas separadas INV-4.
Para cada envío individual de bienes y materiales "no vencidos", la ley refleja:
- nombre de bienes y materiales;
- número específico de artículos de inventario;
- precio;
- día de envío;
- documentos de respaldo.
Para cada envío individual "vencido" de bienes y materiales, la ley refleja:
- datos del comprador;
- nombre de bienes y materiales;
- precio;
- día de envío;
- Detalles del documento de pago.
Formulario de informe de inventario para artículos de inventario enviados
El procedimiento para completar el formulario según el formulario INV-4.
El acta es redactada por la comisión de inventario, cuya composición es aprobada por orden del titular.
La ley refleja la información anterior para cada envío.
El acto contiene el anverso y el reverso. La información del reverso es una continuación de la información del anverso. El reverso debe contener el monto total del acta y las firmas de todos los miembros de la comisión de inventario.
Una vez finalizado el inventario, se debe diligenciar la ley INV-4 en dos copias (una de ellas debe enviarse al departamento de contabilidad y la otra al funcionario financieramente responsable correspondiente).
Muestra de cómo completar un informe de inventario de artículos de inventario enviados
Además de lo anterior, es importante tener en cuenta: a partir de 2013, las organizaciones no están obligadas a utilizar formularios unificados (incluido el acto de inventario de artículos de inventario en el formulario INV-4). Para tener en cuenta los resultados del inventario, la organización tiene derecho a desarrollar y aprobar sus propios formularios de documentación indicando todos los detalles necesarios para esta operación. Posteriormente, la organización tiene derecho a realizar un inventario de bienes y materiales utilizando sus propios formularios de documentación.