El balance es uno de los principales y más importantes documentos puramente contables, que es esencialmente un informe sobre el movimiento de los recursos financieros en las cuentas de la empresa, así como los saldos al principio y al final de un período determinado. Es la base para la elaboración del balance y es un formulario que contiene datos sobre el débito y el crédito de cada subcuenta, sus indicadores intermedios y finales. Los expertos lo consideran como el último eslabón de la cadena de preparación de la presentación de informes fiscales y financieros.
Vale la pena señalar que no todas las empresas utilizan balances en sus actividades, pero si este documento está incluido en el flujo de documentos de la empresa, debe estar aprobado en su política contable.
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¿Por qué se necesita este documento?
Un contador o auditor competente, después de analizar el balance, puede identificar errores en la contabilidad, comprender el motivo de su aparición y eliminarlos de manera oportuna. Por ejemplo, esto puede ser relevante en los casos en que hay un saldo acreedor en una cuenta activa o un saldo deudor en una cuenta pasiva.
Lo que necesitas saber para escribir o leer un balance
La recopilación, al igual que la lectura del balance, requiere ciertos conocimientos y habilidades y sólo es posible si quien la realiza sabe:
- ¿Qué son las rotaciones de crédito y débito?
- ¿Puede ser en esta cuenta en particular y, de ser así, cuál?
- así como qué cuenta específica se está analizando y las características del mantenimiento de esta cuenta.
Tipos de balance
Hay tres tipos principales de balance:
- Por cuentas analíticas(formado por cantidad, categoría y nomenclatura),
- Por cuentas sintéticas(aquí se tiene en cuenta la totalidad de los diferentes valores),
- y conjunto(incluir elementos de las dos declaraciones anteriores).
Reglas básicas para la elaboración de un balance.
Hoy en día no existe un modelo estandarizado y obligatorio de este documento, por lo que se puede redactar de forma libre o utilizando plantillas especiales. A veces, las empresas desarrollan sus propios formularios de declaración (según sus propias necesidades) y posteriormente los imprimen en una imprenta.
A primera vista, el balance puede parecer un simple conjunto de números divididos en diferentes columnas. Sin embargo, de hecho, se trata de un cuadro resumen claramente estructurado en el que se ingresa información sobre diversas transferencias, operaciones económicas y financieras de la empresa, incluidas la cancelación de costos de producción, el cálculo de impuestos, el cálculo de la depreciación, la generación de informes, etc.
El documento siempre indica
- nombre de la empresa u organización,
- cuyo departamento de contabilidad genera el documento,
- números de cuenta (a veces con su decodificación),
- cantidades específicas.
Una condición importante: si se compila correctamente, los números finales en todas las columnas de la declaración deben coincidir.
El balance pertenece a la categoría de documentos regulares y generalmente se compila una vez al mes en un solo ejemplar.
No es necesario firmar el documento, pero si es necesario, debe ser certificado por el empleado que participó en su elaboración o verificación (por ejemplo, el jefe de contabilidad). Asimismo, no es necesario poner un sello en el documento.
Los balances, como cualquier otro documento contable, deben conservarse durante al menos cinco años.
En primer lugar, la declaración debe indicar nombre de empresa para el cual se está haciendo. Siguiente entrar Título del documento y especifico controlar, para el cual se compila. En este ejemplo, se trata de una cuenta con el código 60, que significa "Acuerdos con contratistas y proveedores".
El algoritmo para realizar entradas en este modelo de balance no es muy complicado y se realiza en un orden determinado, en función de la secuencia de acciones financieras y económicas realizadas.
EJEMPLO. Supongamos que la empresa transfirió a la contraparte un anticipo de 100 mil rublos. Esta operación quedó reflejada en el documento como un aumento de los activos por cobrar en la subcuenta (línea 60.1). A continuación, la contraparte proporcionó a la empresa un inventario por valor de 150 mil rublos. Esta operación se registra en el cuadro como un aumento del pasivo crediticio en la subcuenta 60.2. Luego, la empresa paga a la contraparte el costo parcial de los bienes y esto se refleja en el estado de cuenta como una disminución de los pasivos de 100 mil rublos en las subcuentas 60,2 (en el débito) y como una disminución de los activos en las subcuentas 60,1 (en el crédito). Por lo tanto, como resultado, la empresa le debe a la contraparte 50 mil rublos durante el período de redacción del documento, lo que se refleja en la subcuenta 60.2 (a crédito). La línea 60 indica los montos totales finales.
No puedes aprender contabilidad. Debe entenderse e implementarse. Y también es necesario monitorear constantemente los cambios en el marco regulatorio para ajustar rápidamente el orden en que se reflejan las transacciones individuales. El resultado de cada período de informe es la preparación de un balance y un balance general para el mes, trimestre y año. Todos los informes se basan en estos documentos, por lo que todo contador debe conocer las reglas para completar la hoja de facturación. Una muestra de SALT con instrucciones paso a paso para su preparación ayudará a los principiantes a comprenderlos.
Cómo un principiante puede entender la contabilidad
No todas las normas contables están reguladas por reglamentos. La mayoría de las operaciones se basan en documentos contables primarios: actas, certificados, facturas, cheques, órdenes, etc. Para los documentos primarios se proporcionan formularios unificados y muestras recomendadas. La forma del documento unificado está aprobada por las instrucciones pertinentes y está sujeta a cambios. solo en forma de ingresar detalles adicionales. Puede encontrar una lista de la mayoría de estos formularios con ejemplos de diseño en este enlace.
¿En qué se diferencian los documentos unificados de los documentos ordinarios?
Los documentos ordinarios pueden modificarse teniendo en cuenta las características específicas de la empresa o completarse en cualquier formulario. Los formularios unificados no se pueden cambiar. Esto está regulado por la Ley Federal No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" del 06/12/2011, que entró en vigor el 01/01/2013, y la Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia No. del 08/07/1996. Los formularios de documentos primarios están incluidos en el "Álbum de formularios unificados de documentos primarios", acordado por el Ministerio de Finanzas y aprobado por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia. Las últimas modificaciones a la Ley 402-FZ se realizaron el 23 de mayo de 2016 con base en la Ley Federal No. 149-FZ. Los cambios han afectado las actividades de los departamentos de contabilidad de las organizaciones estatales.
Cómo entender los conceptos básicos de la contabilidad.
Para trabajar, se codifican en cuentas todo tipo de ingresos, gastos y transacciones posibles. Tipos de cuentas contables:
- sintético;
- analítica (subcuentas).
La diferencia entre ellos es el grado de detalle. El proceso de codificación de cuentas comenzó en 1968, cuando se aprobó el primer "Reglamento..." mediante la carta número 130 de la Oficina Central de Estadística de la URSS. Desde entonces, las recomendaciones han cambiado varias veces.
Como ejemplo, podemos dar una contabilidad analítica de los bienes de oficina: mesa, silla, armario, etc. Estos elementos se pueden combinar en el concepto de mobiliario y pasar por la subcuenta correspondiente en una línea. Una calculadora, una computadora: revise la cuenta analítica y en la subcuenta se reflejarán en la columna "Medios técnicos". Todo en conjunto será asignado a la cuenta sintética “Activos Fijos”. Este es el artículo 01 según el código contable. El ejemplo contiene categorías de valor estimado muy diferentes, pero da una idea de la estructura contable.
¿Qué muestra el número de cuenta?
El código de cuenta puede contener hasta siete dígitos. Los dos primeros dígitos del 01 al 99 incluyen todas las transacciones contables posibles. Y el concepto de “otros” y la presencia de códigos libres hacen que este sistema sea universal. Los dos primeros dígitos constituyen la lista de cuentas sintéticas modificada por las Órdenes del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 38-n del 07/05/2003, No. 115n del 18 de septiembre de 2006 y No. 142n del 11 /08/2010.
La misma carta ofrece una serie de subcuentas, que están codificadas por el tercer y cuarto dígito del código. Las subcuentas se pueden detallar y las cuentas analíticas quedan completamente en manos de la dirección de la empresa. En la práctica, la experiencia del jefe de contabilidad. El proceso de formación de una gama de códigos para una empresa según las condiciones de su actividad es una tarea común para los estudiantes de contabilidad.
Elaboración de balances y contabilización de transacciones.
El primer trabajo que aprende un contador novato es contabilizar transacciones y acuerdos realizados por la empresa. Se realiza por partida doble, en la que un cargo por una partida necesariamente será un crédito por otra. Por ejemplo, retirar dinero de una cuenta corriente y transferirlo a la caja de una empresa para el pago de salarios a los empleados se lleva a cabo de acuerdo con la sección 5: artículo 51 - cuenta corriente (crédito por el monto retirado), 50 - efectivo registro (débito por el mismo monto). De esta forma, todas las transacciones quedan reflejadas en la contabilidad.
Como resultado, para cualquier período, el monto total del débito debe ser igual al monto total del crédito. Este es el equilibrio: el objetivo final de un contador en un período de tiempo específico. No puede ser de otra manera, porque el dinero no aparece y desaparece sin dejar rastro. Pero entre la contabilización y el saldo existe una operación intermedia muy importante: la compilación de SALT.
¿Cómo son el volumen de negocios y los balances?
La belleza de la operación es que el término "balance de facturación" no existe en la naturaleza, pero todos los contadores lo conocen. Más precisamente, el término apareció en actos legislativos e instrucciones en algún momento antes de 1990, después de lo cual desapareció. En la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 28 de diciembre de 2001 No. 119n, se utilizan dos conceptos: el balance de facturación y el balance, cuya diferencia radica en el registro de la recepción y consumo de bienes y materiales.
En la práctica, las autoridades fiscales, refiriéndose a las órdenes No. ММВ -7–6/465 del 29 de junio de 2012 (modificadas el 28 de noviembre de 2016) y al Servicio de Impuestos Federales No. ММВ-7 – 6/643 del 28 de noviembre, 2016, a menudo, junto con los documentos contables primarios, requieren exactamente balances de facturación (SAS), cuya estructura está establecida y ha adoptado formatos generalmente aceptados.
¿Qué muestra OSV?
El balance debe entenderse como un documento contable (en forma de cuadro) que contiene los saldos de fondos y activos en términos monetarios. Débito: movimiento de crédito artículo por artículo, durante un período determinado y saldos al final del período de tiempo (generalmente un mes, trimestre, año). El balance forma el balance y verifica la contabilización de cuentas en busca de errores. SALT se puede compilar tanto para cuentas analíticas (para una cuenta específica) como para la empresa en su conjunto (para cuentas sintéticas).
Ejemplo de balance para una cuenta específica
SALT en una cuenta contable separada le permite ver el movimiento de fondos o propiedades según partidas individuales de costos o ingresos. Y también en él podrás ver el saldo inicial y final de la cuenta en su conjunto y cada partida por separado.
Cómo completar SALT para una empresa: ejemplo
El principal y único requisito es un saldo cero al final del período sobre el que se informa. Esto significa que la diferencia entre el débito de todas las cuentas y el crédito de todas las cuentas debe ser cero.
La contabilidad tiene dos tareas: mantener registros de acuerdo con los requisitos de las autoridades reguladoras y proporcionar información financiera adecuada a los gerentes de la empresa. En consecuencia, el formulario SALT aceptado debe contener la cantidad de datos y detalles sobre las cuentas que satisfagan a todos.
Hasta hace poco, el formulario SALT era desarrollado por el departamento de contabilidad y aprobado por el director de la empresa, pero en los últimos años la "facturación" obtenida en forma impresa del programa 1C ha sido generalmente aceptada. Se pueden encontrar muestras de todas las formas y formatos de la hoja de facturación en sitios web oficiales y verificados.
Contabilidad analítica y sintética: rellenando el “tablero de ajedrez”
Algunos contables prefieren la llamada hoja de tablero de ajedrez a la hoja de facturación. Este es un tipo de OSV que se diferencia en la forma de relleno. Todas las cuentas de crédito se giran verticalmente y las cuentas de débito, horizontalmente. Los montos de las transacciones se indican en la intersección de filas y columnas.
El objetivo del "ajedrez" es el mismo que el de un OSV normal. Esta estructura le permite analizar las partes de ingresos y gastos del balance y determinar la base imponible para cualquier período de tiempo. A continuación se proporciona un ejemplo de cómo determinar la cuenta correspondiente para cualquiera de las transacciones.
A veces, la elaboración de un balance va precedida de la cumplimentación de una tarjeta de cuenta (el llamado dibujo de aviones). Para cada cuenta, se calculan los débitos y créditos. Parece las alas de un avión: débito a la izquierda, crédito a la derecha. En teoría, un dibujo de este tipo facilita completar el OSV y encontrar errores. En la práctica, no es necesario rellenar tarjetas de cuenta para realizar la transacción. Los contadores experimentados siempre se saltan la etapa del “avión”.
Cómo analizar OCB
El análisis del balance es bastante simple: todas las partidas se indican en la decodificación de códigos. Solo necesitas cerrar todas las cuentas posibles tanto como sea posible al final del período analizado. Por ejemplo, un gran saldo en la cuenta 10 "Materiales" indica un exceso de existencias de materias primas (o deficiencias contables). El saldo siempre se evalúa en base devengada.
Dónde ver los ingresos de la empresa.
La recepción de ingresos y la cancelación del costo de los productos (obras, servicios) se realizan en las cuentas 90.01 y 90.02. Las empresas del sistema tributario general cobran el IVA sobre sus productos en la cuenta 90.03. Y también los gastos de gestión se reflejan en la cuenta 90.08. Al analizar estas cuentas, se puede determinar el beneficio de la empresa antes de impuestos.
Procedimiento contable del IVA
Es importante que cualquier gerente no olvide controlar el volumen de negocios en las cuentas 50 y 51, que reflejan el movimiento de fondos en efectivo y no en efectivo. Un especialista en impuestos debe controlar periódicamente los saldos de las cuentas 19 y 68, que contabilizan los cálculos de impuestos, en particular el IVA.
Cómo calcular las pérdidas y ganancias de SALT
Para calcular las ganancias y pérdidas en el balance se proporciona la cuenta 99, a la que se abren subcuentas que detallan los cálculos. El gerente debe recordar que el saldo deudor de la cuenta 99 significa la pérdida final de la empresa y el saldo acreedor significa la ganancia neta.
Existen muchos programas de contabilidad que solo requieren contabilizar transacciones. La exactitud de la contabilidad se rastrea automáticamente, lo cual es muy conveniente, especialmente para los contadores novatos. Por regla general, estos programas están vinculados a documentos y contratos primarios y se basan en Excel. El programa más popular es 1C.
Si mantiene registros en el programa 1C, el trabajo se vuelve fácil e interesante. Publique transacciones entre cuentas y el programa creará el saldo por usted. Sólo necesita leerlo correctamente, encontrar errores aleatorios y corregirlos de manera oportuna. Además, hay muchas funciones adicionales que se recomienda utilizar no solo a los contadores, sino también a los gerentes para mantener la contabilidad de gestión.
Cómo elaborar un balancecorrecto: una pregunta muy relevante para el contable ruso moderno. Te contamos los matices más importantes de este proceso en nuestro artículo.
¿Cuáles son los tipos de balances?
Hay 3 tipos principales de verticilos:
- estados de cuenta que reflejan transacciones agregadas en cuentas sintéticas;
- estados de cuenta que registran transacciones en subcuentas y cuentas analíticas;
- el llamado OSV de ajedrez, que no se completa según las cuentas contables (como los 2 primeros registros), sino según las entradas del registro de transacciones.
Al mismo tiempo, la estructura de los estados financieros tipo 1 será en la mayoría de los casos muy similar en todas las empresas, ya que la lista de cuentas sintéticas está aprobada por ley, por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 31 de octubre de 2000 No. 94n. .
A su vez, SALT, que refleja las cifras de las cuentas analíticas, puede ser muy diferente, dependiendo del contenido de las transacciones comerciales de una empresa en particular. Estudiemos la formación del volumen de negocios usando el ejemplo de la cuenta sintética común 62 y la correspondiente subcuenta activa 62.01.
Cómo elaborar un balance (ejemplo de cuenta 62)
En general, la formación de OSV implica ingresar datos en una tabla que consta de 7 columnas:
- en la 1ª se registra una cuenta, subcuenta o cuenta analítica, reflejada en el estado de cuenta;
- en el 2º y 3º se indica el saldo deudor o acreedor al inicio del período sobre el que se informa;
- en el 4º y 5º, la facturación en el período de facturación también se registra en el debe y en el crédito, respectivamente;
- en el 6 y 7 se refleja el saldo deudor o acreedor al final del período.
Supongamos que una empresa vendió bienes a una contraparte por un monto de 30.000 rublos. Esta operación debe reflejarse en el débito de la subcuenta activa 62.01, la cual se incluye en la estructura de la cuenta 62 (entrada: Dt 62.01 Kt 90). Convengamos también en que antes de la correspondiente entrega de bienes, ni la empresa ni la contraparte se debían nada.
Deje que la contraparte pague parte del importe de los bienes entregados, por ejemplo 20.000 rublos. Esta transacción deberá reflejarse en el crédito de la subcuenta 62.01 (entrada: Dt 51 Kt 62.01).
Los siguientes indicadores se registrarán en el volumen de negocios de la subcuenta 62.01:
- en las columnas 2 y 3: 0 o guiones, ya que acordamos que al comienzo del período del informe la empresa y la contraparte no se deben nada entre sí;
- en la cuarta columna anotamos 30.000 rublos;
- en la quinta columna: 20.000 rublos;
- en la sexta columna: 10.000 rublos. como la deuda restante de la contraparte con la empresa (en este caso, se forma un saldo deudor en la subcuenta 62.01).
Aceptemos que la empresa no realizó ninguna otra transacción en la cuenta 62 durante el período del informe. En este caso, la facturación de la cuenta sintética 62 tendrá generalmente la misma estructura que la generada para la subcuenta 62.01.
En forma tabular, los registros correspondientes se verán así:
|
Cuenta, subcuenta |
Saldo al inicio del periodo |
Transacciones de período |
saldo al final del periodo |
|||
|
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
|
El balance de facturación es uno de los registros contables más importantes, que revela información sobre los saldos (saldos) iniciales y finales y los movimientos en las cuentas.
La declaración se compila después de:
- cargos por depreciación,
- cancelación de costos de producción,
- cálculos de impuestos,
- formación de resultados financieros.
Aplicación del balance
A partir de los datos del balance, se forman las partidas del balance.
Los estados de facturación se utilizan para sistematizar y controlar el correcto reflejo de los hechos de la actividad económica en las cuentas contables.
Las formas de balances pueden ser
- descargar desde sitios financieros especializados,
- compra en librerías y papelerías,
- crear en hojas de cálculo de Excel.
En los paquetes de software de contabilidad, es posible crear un balance, tanto general para cuentas como para una cuenta separada, lo que facilita enormemente el trabajo de un contador.
Actualmente, los contadores rara vez completan manualmente ejemplos de balances.
Sin embargo, es recomendable hacer esto al menos una vez en la vida para comprender mejor la esencia de la contabilidad y el principio de partida doble.
Los estudiantes de universidades económicas suelen utilizar muestras de hojas de rotación para resolver problemas y redactar trabajos finales.
Tipos de balance
El balance se presenta en varias variedades según el objeto de análisis y la presentación de la información:
1.según cuentas sintéticas. Para completar, se toman el saldo inicial y el volumen de negocios de la cuenta, y luego se calcula el saldo final de la cuenta mediante cálculos. Una declaración completada correctamente contiene tres totales iguales.
- La primera igualdad es el saldo de las cuentas deudoras y acreedoras. Esta igualdad se debe al hecho de que el saldo deudor de las cuentas sintéticas refleja el valor de los activos de la empresa al comienzo del período, y el saldo acreedor refleja el tamaño de las fuentes de ingresos de los activos.
- La igualdad de rotación en el débito y el crédito de las cuentas constituye el principio de partida doble, en el que el monto de la transacción se refleja en el débito de una cuenta y en el crédito de otra.
- La tercera igualdad refleja el valor de los activos y pasivos al final del período.
Amigos, hoy me gustaría dedicar mi artículo a configurar OSV en el programa 1C Accounting 8.3. La idea de escribir este tipo de recomendaciones surgió después de una comunicación constante con los clientes, especialmente aquellos que comienzan a trabajar en los programas 1C. Mis consejos le ayudarán a configurar no solo OSV, sino también cualquiera de los informes estándar del programa Contabilidad 8.3.
Entonces, en general, OSV en el programa 1C Accounting 8.3 se ve así:
De esta forma, lo contrario no es muy informativo. Para cambiarlo, debe usar el botón "Mostrar configuración"
En el formulario que se abre, en la primera pestaña “Agrupación”, recomiendo marcar la casilla “Por subcuentas”.
Ahora SALT tendrá este aspecto, con cada cuenta dividida en subcuentas.
Muchos usuarios con mentes curiosas suelen preguntar por qué hay un botón “Agregar” en la pestaña “Agrupar” y qué nos ofrece para personalizarlo.
Echemos un vistazo. Desmarque la casilla de verificación "Por subcuentas" y use el botón para agregar una cuenta, por ejemplo 10 con la casilla de verificación "Por subcuentas" y una subcuenta vacía.
El resultado fue este OSV. Con detalle para subcuentas de solo una décima cuenta, y el resto de cuentas sin detalle.
Una vez más, volvamos a la configuración de la primera pestaña. En la celda “por subconto”, haga clic en los tres puntos y en la lista que aparece seleccione, por ejemplo, elemento.
Estamos formando la SALT y tenemos una preciosidad, con detalles de la cuenta 10 por subcuentas y por nomenclatura.
Sigamos estudiando la configuración del informe (devolví SALT al detalle por subcuentas de todas las cuentas) y vayamos a la pestaña "Selección". Si trabaja con cuentas fuera de balance, le aconsejo que marque la casilla correspondiente.
Luego, los datos de las cuentas fuera de balance aparecerán en la parte inferior del SALT:
Seguimos estudiando las posibilidades de configurar OSV. Y en la pestaña “Indicadores”, marque la casilla NU. Esto nos permitirá ver los datos en circulación no solo para contabilidad, sino también para contabilidad fiscal. Puede mostrar diferencias permanentes y temporales en el informe.
En la pestaña "Campos adicionales", puede marcar la casilla para mostrar el nombre de la cuenta. Esto es conveniente, ya que no todos los contadores recuerdan el nombre de tal o cual cuenta en el plan de cuentas.
Después de todas nuestras configuraciones, el balance mostrará información sobre las subcuentas de todas las cuentas, datos sobre contabilidad y contabilidad fiscal, así como los nombres de las cuentas contables.
Alguien especialmente curioso pregunta, en los ajustes, la pestaña “Saldo ampliado”, ¿por qué y cómo usarlo? Para ilustrar esta configuración, volvamos a la forma original de SALT sin subcuentas.
Miremos la cuenta 62. Dado que esta cuenta es activa-pasiva, no está claro si el saldo de 283957,56 es lo que nos deben los compradores o si el monto de la deuda de los compradores es mucho mayor que nuestra deuda de envío. Por supuesto, es más fácil expandir 62 en subcuentas, pero puedes usar el saldo ampliado sin pasar por subcuentas:
Ahora creemos un balance. Este es el resultado que vemos en el conteo 62. El saldo se convirtió mágicamente en dos cantidades:
La última pestaña en la personalización de informes le ayudará a cambiar el estado de ánimo de sus informes, es decir, establecer color de fondo, color de texto, borde.
Además, en la parte inferior de la ventana de esta pestaña puedes mostrar el nombre del informe, unidades de medida y firma. Esto es necesario si necesita imprimir el SALT.
Bueno, por ejemplo, tenemos este estado de ánimo en el programa.
Y finalmente, unas palabras sobre las nuevas funciones del programa 1C Accounting 8.3. A veces es necesario comparar, por ejemplo, los balances de dos meses. Por supuesto, puedes imprimir ambos OCB y compararlos en papel, pero quiero mostrarte cómo mostrarlos en el escritorio del programa.
Entonces, formamos dos OSV. Obtendrá dos pestañas:
Haga clic derecho en el título de cualquier balance y en el menú propuesto seleccione "Mostrar con otros (verticalmente)" (u horizontalmente, según le convenga) y seleccione la segunda SAL.
Como resultado, pudimos ver dos declaraciones en la pantalla simultáneamente.
Bueno, eso es todo lo que quería deciros hoy.
¡Trabaja en programas 1C con mucho gusto!
Su asesora, Victoria Budanova, estuvo con usted.
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