Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";
- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;
- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.
4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.
Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8
Должность | Личный номер |
||
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Куликова В.П. | вед. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Морозова Л.А. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.П. | вед. инспектор | |
Иванова И.П. | ст. инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет П.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Васильева О.А. | инспектор | |
т/п Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор | |
т/п Северный | Петрова О.В. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Буганова С.Ю. | ст. инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Казак Т.В. | ст. инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Мочалова Е.В. | вед. инспектор | |
Озерова М.Г. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Калинина Т.Р. | инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях
Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8
Наименование структурных подразделений | Должность | Личный номер |
|
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Магазова Л.П. | инспектор | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Буянова О. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.Н. | вед. инспектор | |
Толстикова С.А. | инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет Н.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Марусина М.Г. | инспектор | |
т/п Южный | Гребенник О.Ю. | инспектор | |
т/п Северный | Добродеев А.М. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Страшенко И.Е. | инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Журавлева С.М. | инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Гаврилин А.П. | гл. инспектор | |
Солодянкин М.А. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Горбачева Г.И. | ст. инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | ст. инспектор | ||
Зыкова Ю.А. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни
Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:
- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;
- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;
- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;
- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);
- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;
- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.
Скачайте полезные документы:
На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство
В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это .
Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.
Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них - приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки.
Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.
Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря . Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя. При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений. В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.
Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц
Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов
Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство
Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.
Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.
Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение.
Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей
Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт. При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе. Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами.
Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство
Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – .
Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:
- наименование организации в соответствии с уставными документами;
- наименование и тема приказа;
- место и дата составления документа;
- текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
- подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе.
Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства… ». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.
Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю :». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.
В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.
Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.
Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно. После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.
Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела.
Обязанности ответственного за ведение делопроизводствА в подразделениях Университета
СМК РД 7.3.13-2012
Экз. № ______
Копия № _________
г. Санкт-Петербург
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 РАЗРАБОТАНО Отделом документационного обеспечения управления и Управлением по качеству Университета
2 ВВЕДЕНО впервые
3 УТВЕРЖДЕНО Ректором Университета ____.____.2012
4 Периодичность проверки 3 года
1 Область применения. 4
3 Термины и определения. 5
4 Обозначения и сокращения. 6
5 Ответственность и полномочия. 6
6 Общие положения. 6
7 Функции ответственного за ведение делопроизводства. 7
9 Права ответственного за ведение делопроизводства. 8
10 Ответственность делопроизводителя. 9
Приложение А Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство 10
Приложение Б Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство. 11
Лист согласования. 12
Лист ознакомления. 13
Лист регистрации изменений. 14
Лист учета периодических проверок. 15
1 Область применения
Настоящее Положение устанавливает права, обязанности и ответственность работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета.
Положениесоставлено для упорядочения делопроизводства в структурных подразделениях Университета, осуществления надлежащего учета и контроля за движением и своевременным исполнением документов, поддержания постоянного взаимодействия структурных подразделений с отделом документационного обеспечения управления и архивным отделом по вопросам формирования документов в дела, их текущего хранения, подготовки к передаче на архивное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожения дел и документов с истекшими сроками хранения.
Настоящее Положение применяется всеми структурными подразделениями Университета и входит в состав документов системы менеджмента качества.
2 Нормативные ссылки
ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования.
СМК ДП 4.2.01-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.
СМК ДП 4.2.03-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Общие требования к построению, изложению и оформлению документации системы менеджмента качества.
СМК ДП 4.2.04-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества.
СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджмента качества. Методическая инструкция. Термины и определения в области управления качеством высшего и профессионального образования .
ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Приказ Росархива № 76 от 01.01.01 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон от 01.01.01 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”.
Инструкция по ведению делопроизводства в Университете.
3 Термины и определения
В настоящем Положении применяются термины и определения в соответствии с ISO 9000:2005, СМК МИ 3.01.01 и следующие определения:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления , юридическим или физическим лицом , оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета (структурного подразделения).
4 Обозначения и сокращения
В настоящем Положении применяются следующие сокращения:
6.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, подчиняется своему непосредственному руководителю.
6.3. Работник ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом Университета, документами системы менеджмента качества, положением о структурном подразделении, распоряжениями непосредственного руководителя, положением о работе с персональными данными, инструкцией по ведению делопроизводства в Университете и другими локальными нормативными актами об организации архивного дела и делопроизводства в Университете, настоящим Положением.
6.4 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен знать:
Инструкцию по ведению делопроизводства в Университете;
Правила документирования;
Ознакамливать сотрудников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
9 Права ответственного за ведение делопроизводства
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Университета имеет право:
Запрашивать и получать информацию и документы, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей;
Получать консультативную помощь по работе с документами от сотрудников отдела ДОУ и других подразделений Университета;
Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;
Вносить предложения по улучшению форм и методов работы с документами.
10 Ответственность делопроизводителя
Сотрудник несет ответственность за:
Невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими нормативными актами, регулирующими делопроизводство, и настоящим Положением;
Сохранность всей документации, находящейся в подразделении;
Своевременное информирование руководства подразделения о поступлении приказов и распоряжений.
11 Согласование, хранение, рассылка и изменения
11.1 Согласование настоящего Положения осуществляется с Первым проректором – Представителем руководства по качеству, начальником Службы управления персоналом, начальником отдела ДОУ, начальником УК, начальником Юридического управления, председателем Профсоюзного комитета и оформляется в Листе согласования.
11.2 Нормоконтроль настоящего Положения осуществляется в соответствии с СМК ДП 4.2.04.
11.3 Ответственность за хранение подлинника, тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров абонентам возлагается на УК.
11.4 Выдача учтенных рабочих экземпляров регистрируется согласно СМК ДП 4.2.01.
11.5 Изменения настоящего Положения должно производиться в соответствии с СМК ДП 4.2.01 и оформляться в Листе регистрации изменений.
Приложение А
(обязательное)
Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство
Начальнику отдела ДОУ
Уведомление
__________________________________
(Наименование подразделения)
Фамилия, имя, отчество сотрудника ответственного за делопроизводство | Должность | № аудитории | Рабочий телефон, |
С возложенными обязанностями согласен:
Приложение Б
(обязательное)
Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство
УТВЕРЖДАЮ ___________________________________________ (должность руководителя подразделения) _________________ _____________________ (подпись) (Ф. И.О.) ________________ |
||
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Петербургский государственный университет путей сообщения»(ФГБОУ ВПО ПГУПС)А К Т____________________ № _____________________ |
||
Приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство | ||
В соответствии с распоряжением __________________________ от ___________________
(должность руководителя)
Передал, а ______________________________________ принял
(Ф. И.О. передающего) (должность, Ф. И.О. принимающего)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе:
председателя комиссии _________________________________________________________
Ф. И. О., должность
членов комиссии:
1. ______________________________________________________________________
Ф. И. О., должность
2. ___________________________________________________________________________
Ф. И. О., должность
нижеперечисленные документы:
Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
|
Итого принято ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Состояние документов:_________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал ___________ ________________________
Принял ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Председатель комиссии ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – отдел ДОУ;
Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами - вести архив.
Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).
О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности - в этом . Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.
Составляем приказ об ответственном за архив
Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.
С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.
Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ .
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода - 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со