Как часто мы замечаем, что одни люди за день могут успеть выполнить множество дел, а другие же, наоборот, вечно жалуются, что ничего не успевают, ведь для всех дано одинаковое количество времени в сутки. Почему кто-то может заниматься бизнесом и уделять внимание своим детям и жене, а кто-то, пробыв на работе весь день, прибегает домой и иногда даже не может отдохнуть пару минут перед началом нового дела, ведь до конца дня ему еще предстоит многое выполнить.
В чем же заключается разница? Существуют базовые причины нехватки времени, от которых необходимо избавиться в своей жизни.
1 Трата времени на ненужные дела
Понаблюдай за теми людьми, которые постоянно жалуются на нехватку свободного времени. Эти личности постоянно заседают в социальных сетях, при любом удобном случае спешат попить кофе или чай, часто болтают со своими коллегами и естественно опаздывают на работу. Конечно же, в конце дня у них возникает масса невыполненных заданий, которые необходимо либо доделывать в офисе или же брать на дом. Поэтому, во время рабочего дня постарайтесь заниматься только нужными делами.
2. Неумение отказывать людям
Проанализируйте свое общение с окружающими вас людьми. Бывает так, что вас часто просят об одолжении, которое совершенно не вписывается в ваш график. Вы естественно хотите помочь человеку и соглашаетесь, хотя понимаете, что придется, потратить свое свободное время. Вы просто не умеете говорить людям слово «Нет». Необходимо понять, сможете ли вы выполнить все вовремя, чтобы не наносить ущерб своему свободному времени. Если вы понимаете, что это не так, то вежливо но настойчиво откажите человеку.
3. Незнание и непонимание собственных обязанностей
Перед тем, как начать приниматься за работу, важно понять, в чем ее суть. Если же вы абсолютно не представляете, что будет в итоге, то не сумеете правильно определить время на ее выполнение и не уложитесь в нужный вам срок.
4. Нет четкого планирования рабочего дня
Одной большой причиной нехватки времени является не составление плана на текущий день. Важно с утра записать в дневник все задачи, которые нужно сделать. На первом плане должны быть срочные дела, на втором – второстепенные. Следует всегда правильно расставлять приоритеты, иначе можно все не успеть.
5. Все дела делать в одиночку
Зачастую мы пытаемся всю свою работу сделать самостоятельно, но времени на все не хватает. Поэтому, научитесь просить помощи у окружающих вас людей, это могут быть друзья, родственники, коллеги. Если все им правильно объяснить, четко рассказать и показать, то ваши помощники все сделают не хуже вас. Работа будет выполнена в срок, а у вас будет свободное время на отдых.
6. Неумение заканчивать начатое
Когда вы решились взяться за новое дело, убедитесь что предыдущее закончено в полной мере. При откладывании дел на потом, они складируются в длинный ящик, и разобрать его будет с каждым днем все сложнее. Приступая к поставленной задаче, не следует заниматься параллельно еще одной, так вы затратите больше времени и сил. Сосредоточьтесь на одном, а затем приступайте к другому. Ваше внимание будет сконцентрировано и вы не только сэкономите на времени, но еще и не наделаете ошибок, которые в последствии придется исправлять.
Мы сами руководим своим временем, поэтому правильно ним распоряжайтесь, чтобы его хватало на семью, близких и отдых, а не только на работу. Использование этих простых советов позволить убрать причины нехватки времени и сделает вашу жизнь более упорядоченной.
Мы часто жалуемся на недостаток и нехватку времени, но не всегда отдаем себе отчет, что причины потери времени кроются в нас самих. Почему одни люди успевают сделать в несколько раз больше, чем другие? Эйнштейн открыл большое количество физических законов, Колумб открыл Америку, а кто-то не успевает за всю свою жизнь открыть ни одной книги.
Старинная английская поговорка гласит - «Потерянное время найти нельзя», но ведь можно найти причины, из-за которых мы ощущаем нехватку и недостаток времени .
Причин, по которым мы испытываем недостаток времени, большое множество, они могут быть внутренние и внешние, это может быть как неумение планировать свое время, так и отсутствие увлеченности делом, которым занимаемся, это могут быть личные качества и черты характера… В этой статье хотелось бы привести основные внутренние моменты, из-за которых потеря рабочего времени становится проблемой – перечислить поглотителей, пожирателей и убийц нашего времени.
Вот они, основные причины, ведущие к потери времени:
- Неумение или нежелание планировать рабочее время;
- Отсутствие чувства времени ;
- Привычка браться за несколько дел одновременно;
- Неумение расставлять в делах приоритеты (будет полезно узнать что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра );
- Желание быть для всех полезным;
- Неумение отказать и твердо сказать «НЕТ!» ;
- Беспорядок за рабочим столом;
- Отсутствие привычки вести записи;
- Поиск необходимых записей и документов, адресов и номеров и т.д.;
- Медлительность и нерешительность;
- Чрезмерная спешка в делах;
- Сожаление об ошибках и прошлых неудачах ;
- Излишняя общительность;
- Отвлекающие телефонные разговоры;
- Привычка часы на пролет проводить время за игрой в компьютерные игры и просмотром телевизора;
- Общение в социальных сетях (Вконтакте.ру, Однокласники.ру и др.) и в различных чатах;
- Привычка каждые двадцать минут проверять почту, форумы, блоги, RSS ленту или иную информацию;
- Откладывание важных дел на конец рабочего дня;
- Недостаток отдыха и недосыпание (причиной которого может быть неумение быстро заснуть );
- Нехватка мотивации (кстати, для кого-то может быть полезным просмотр мотивирующих фильмов об успехе );
- Боязнь и неумение делегировать полномочия ;
- Неполная или запоздалая информация;
- Лень;
- Курение;
Не всегда, чтобы наверстать потерянное время , нужно мчаться сломя голову, но все-таки стремление сделать дело как можно быстрее - отличительная черта многих успешных людей, всех тех, кому многое в жизни удалось успеть. Чтобы не испытывать нехватку времени, надо действовать без промедлений, а этому способствует умение быстро думать и принимать решения.
Вспомним слова Александра Васильевича Суворова, великого российского полководца, который даже в преклонном возрасте не ездил, а скакал, не ходил, а бегал, не обходил стоящий на его пути стул, а перепрыгивал через него – «Я действую не часами, а минутами. Одна минута решает исход битвы, один час - успех целой кампании, а один день - судьбы целого государства ».
Так, что если вы стремитесь к успеху, хотите многое в жизни успеть и вам жаль потерянного времени – внимательно изучите список, отметьте причины, из-за которых вы чаще всего теряете свое время и начните работу над их устранением.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Катастрофическая нехватка времени - одна из центральных проблем в жизни современного человека. Нередко ощущение загнанности на работе сочетается с ощущением того, что мы упускаем в жизни главное. Зачастую мы попадаем в ловушку времени, потому что не до конца понимаем значение таких факторов, как срочность и важность. Знаменитый Стивен Кови предлагает свое решение этой проблемы.
В то время как большинство людей - заложники срочности, Стивен Кови и его соавторы по книге «Главное внимание – главным вещам» предлагают концепцию управления жизнью и временем четвертого поколения, основанную на парадигме важности.
Лучшая статья месяца
Маршалл Голдсмит, лучший бизнес-тренер по версии Forbes, раскрыл методику, которая помогла топ-менеджерам Ford, Walmart и Pfizer подняться по карьерной лестнице. Вы можете бесплатно сохранить консультацию, которая стоит 5 тыс. долл.
В статье есть бонус: образец письма-инструкции для сотрудников, которое должен написать каждый руководитель, чтобы повысить производительность труда.
Эта концепция отвергает подход современного тайм-менеджмента к управлению временем (действовать быстрее, эффективнее, упорнее) и выдвигает на первый план следование определенным законам и универсальным принципам (в том числе и нравственным).
Принципцентричный подход, по Кови, - это не очередной хронометр, а компас. «Гораздо важнее понимать, куда и зачем вы идете, а не с какой скоростью», - утверждает автор. Срочность должна быть подчинена важности. Кови считает, что зависимость от срочности сродни наркотической. Преодолению такой зависимости служит концепция управления жизнью и временем четвертого поколения. Она заключается в следующем.
- Как управлять временем: золотые правила самоменджмента
3 поколения традиционного управления временем
Понятие «поколение» применительно к управлению временем Кови использует в том же смысле, как, например, «поколение компьютерной техники»: каждое новое поколение создается на базе предыдущего, но отличается большей эффективностью.
Первое поколение управления временем строилось на простых памятках (листочках-напоминалках со списком дел: написать отчет, посетить собрание, отремонтировать машину, прибраться в гараже).
- Обучение менеджеров по продажам: как воспитать надежную команду
Второе поколение - это планирование и подготовка. Его основные инструменты - блокноты и календари встреч. Этот подход подразумевает продуктивность и личную ответственность в постановке целей, предварительное планирование будущих событий и действий.
Третье поколение - планирование, расстановка приоритетов и контроль. Представители этого поколения ставят перед собой долго-, средне- и краткосрочные цели, расставляют приоритеты в своих повседневных делах. В качестве инструментов они используют разного рода органайзеры, электронные или бумажные, с детализированными формами и графами для повседневного планирования.
Четвертое поколение – переход от управления временем к управлению собой.
Три поколения традиционного тайм-менеджмента отражают значительный путь, который прошло развитое общество от стихийного распоряжения временем к большей эффективности жизни. Производительность, планирование, расстановка приоритетов, прояснение ценностей и постановка целей играют в наши дни очень важную роль не только в бизнесе, но и в других сферах.
- Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем
Четвертое поколение предлагает совершенно иной подход, основанный скорее на управлении собственной жизнью, чем на управлении временем как таковым. Как поясняет Стивен Кови, внимание следует фокусировать не на том, чтобы делать что-то правильно или с определенной скоростью, а на том, чтобы делать правильное дело в нужный момент времени.
Четвертое поколение основано на трех центральных идеях:
1. Реализовывать в первую очередь четыре основные человеческие потребности и способности - жить, любить, учиться и оставить наследие.
2. Использовать принцип «истинного севера» - четко понимать, где вы находитесь, куда хотите попасть и каким маршрутом нужно идти.
3. Раскрывать потенциал и применять четыре человеческих дарования - самосознание, совесть, независимую волю и творческое воображение.
Каждая из этих идей является вариантом ответа на вопрос: как выделить в своей жизни главное, т.е. сделать так, чтобы главные вещи заняли главные места в списке повседневных приоритетов?
Для перехода от традиционного тайм-менеджмента к новой концепции руководства собой Стивен Кови советует прежде всего освоить процедуру анализа матрицы управления временем. Что это такое, вы можете узнать всего за 15 минут , прочитав книгу Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» в нашей Библиотеке "Главная мысль. Бизнес-книги в кратком изложении".
Парадоксально, но само чувство, что Вам всегда не хватает времени, заставляет Вас отвлекаться; Вы пытаетесь справиться с неотложными делами за счет важных долгосрочных задач, таких, как разработка способа более эффективного управления временем для последующих проектов.
Оказывается, когда мы тратим все силы на то, чтобы лишь «оставаться на плаву» , это влияет на наши мыслительные способности. Как выяснили экономист Сендхил Муллеитан и психолог Элдар Шафир – авторы книги «Дефицит: Почему нехватка чего-либо так много значит» (Sendhil Mullainathan, Eldar Shafir Scarcity: Why Having Too Little Means So Much ), это состояние развивает у нас своего рода близорукость, «мешает нам подходить к работе более творчески, планировать на перспективу, сохранять контроль над ситуацией». Иными словами, количество времени, которое у Вас есть на выполнение работы, остается неизменным, но чувство, что Вы не успеваете , снижает Вашу продуктивность.
К счастью, избежать ловушки нехватки времени возможно, если изменить свой способ мышления.
1. Защитите свои приоритеты, озвучив их вслух.
Неправильное отношение к дефициту времени может заставлять Вас пренебрегать приоритетами, которые не относятся к ближайшей перспективе. Вы начинаете игнорировать важные, но несрочные вопросы, такие, как здоровье, отношения, чтение, размышления или обучение. Электронные письма и задания из списка на сегодня кажутся более серьезными, чем необходимость ходить в спортзал. Вы все время повторяете «Я займусь этим потом», но в реальности эти задания теряются на фоне срочных дел и остаются невыполненными.
Зацикленность на том, что Вам всегда не хватает времени, заставляет Вас откладывать несрочные дела.
Чтобы справиться с этим, Лаура Вандеркам, автор книги «168 часов: У Вас есть больше времени, чем Вам кажется» (Laura Vanderkam 168 Hours: You Have More Time Than You Think ), предлагает заменять фразу «У меня сейчас нет на это времени» словами «Это не является для меня приоритетом», чтобы определить, какие цели для Вас на самом деле важны. Вместо того, чтобы сказать: «У меня нет сейчас времени работать над своим романом», попробуйте сказать четко и вслух: «Писательство для меня не приоритет», и посмотреть, как Вы себя почувствуете. (Наверное, это будет не очень приятно по началу, но в том-то и вся суть.) Вместо того, чтобы придумывать себе оправдания типа «Я не могу найти в своем расписании время для спортзала, потому что у меня аврал на работе», скажите себе: «Мое здоровье для меня не приоритет».
Поступая так, Вы сможете перестать избегать правды и более четко осознать свои цели в жизни. Это изменение в подходе также поможет Вам увидеть, как Вы заимствуете время у своих долгосрочных приоритетов ради срочных дедлайнов. И если что-либо действительно окажется для Вас неприоритетным, задумайтесь над тем, чтобы оставить это.
2. Запланируйте тяжелые дела на то время, когда Вы наиболее продуктивны.
Даже мысли о предстоящей Вам сложной работе могут повлиять на Вашу продуктивность. В ходе другого исследования Муллеитана и Шафира одной группе людей, которые сидели на диете, предложили найти в тексте слово «пончик», а другой группе – слово «картина». Оказалось, что первой группе требовалось в среднем на 30% больше времени на выполнение этого задания. Простая мысль об искушении в виде сладостей мешала тем, кто следует диете, хорошо выполнять работу.
Похожий феномен наблюдается, когда Вы беспокоитесь о дефиците времени. Ваше беспокойство о срочном проекте мешает Вам выполнять остальную работу. Этот постоянный раздражающий фон ограничивает Ваши возможности, из-за чего Вы совершаете больше ошибок в работе, которой занимаетесь в текущий момент, и таким образом теряете еще больше времени.
Вместо того, чтобы переживать о том, когда Вам следует заниматься тем важным заданием, из-за которого Вы нервничаете, лучше спросите себя, когда у Вас наступает пик продуктивности в течение дня. Для эффективного управления временем важную (но не срочную) работу следует выполнять в период, когда Вы более продуктивны. Так Вам не придется заниматься важным делом в неподходящий для этого момент (когда Вы не способны работать хорошо). Кроме этого Вы сможете вновь обрести ощущение контроля над ситуацией.
К примеру, если Вы понимаете, что усталость после работы мешает Вам заниматься своим сторонним проектом, то попробуйте вставать пораньше и работать над ним сутра.
3. Не жалейте своего времени для других.
Зацикленность на нехватке времени заставляет Вас жадничать. У Вас начинают появляться разные нелепые мысли, например, Вы считаете, сколько минут Вы простояли в очереди за кофе, или про себя проклинаете всех прохожих, которые мешают Вам двигаться быстрее по дороге на работу. В такие моменты, не жалеть своего времени – последнее, что Вам хочется сделать.
Однако, думать и действовать в соответствии с девизом «У меня есть достаточно времени, чтобы не жалеть его и быть более щедрым» оказывается на удивление полезным. Когда Вы просто делитесь своим временем с другими людьми, пусть даже одной минуткой, возникает ощущение «изобилия времени».
В ходе одного эксперимента, проведенного профессорами из Йеля, Уортона и Гарворда, выяснилось, что люди, которые начали тратить по 15 минут своего времени, помогая проблемным студентам с учебой, позже уделяли больше времени следовавшей за этим работе. Каким-то волшебным образом оказалось, что щедрые на время люди были более продуктивны и чувствовали, что у них есть больше времени.
Вы не можете контролировать все события, которые происходят в течение дня, но Вы можете управлять своей реакцией на них. Измените свой образ мысли, и Ваша продуктивность возрастет.
В XIV столетии появились часы, и мы превратились в пленников времени, которое стало контролировать все сферы нашей жизни. Время превратилось во врага.
Мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.
Бег по кругу циферблата
И вот уже 700 лет мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако результаты современных исследований говорят о том, что, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.
Ощущение хронической нехватки времени - это, возможно, болезнь, причем такая же распространенная, как обычная простуда, и столь же вредная для организма, как хронический стресс . Ощущение, будто ты попал в тиски времени, становится причиной многих, если не всех, симптомов стресса, в том числе повышения частоты сердечных сокращений и кровяного давления, бессонницы, приступов беспричинной тревоги, мышечного напряжения и постоянной раздражительности. Подавляющее ощущение того, что время подгоняет, заставляет спешить и наши собственные биологические часы, что ведет к преждевременному старению и может стать причиной преждевременной смерти.
К чему приводит гонка за временем?
Попытки угнаться за временем могут:
Нарушить работу сердца: исследования показали, что у людей, одержимых нехваткой времени, вероятность инфаркта вдвое выше, чем у людей спокойных и менее зависимых от времени;
Усилить выработку таких гормонов, как адреналин, которые способствуют повышению мышечного напряжения и содержания в крови холестерина и других веществ, сужающих просвет артерий, что увеличивает вероятность сердечно-сосудистых заболеваний;
Нарушить нормальное питание. Жизнь «на бегу» обычно сопровождается таким же стереотипом питания, а когда вы торопитесь, то чаще всего «на бегу» хватаете сладости, чипсы, гамбургеры, выпечку и тому подобную еду, перегруженную жирами и холестерином;
Снизить эффективность иммунной системы. Для некоторых людей лихорадочный темп жизни может быть способом подавить раздражение или другие отрицательные эмоции.
Однако чем упорнее мы загоняем внутрь неприятные мысли, тем сильнее они воздействуют на иммунную систему, делая нас более восприимчивыми к гриппу, насморку и другим респираторным заболеваниям.
Приговорите себя к строгому режиму
На первый взгляд, наилучшим средством от постоянного давления времени может показаться продолжительный расслабляющий отдых. На самом деле это всего лишь временное решение проблемы. В конце концов хроническая спешка, от которой вы сбежали, встретит вас снова, когда вы вернетесь к работе. Наилучшим выходом могут стать те меры, которые легко вписываются в вашу повседневную жизнь . Вы можете внести кое-какие коррективы в свою повседневную работу и домашнюю обстановку, которые позволят вам быстрее отойти от напряжения дня.
1. Чем больше разных обязанностей вы на себя взвалите, тем сильнее будете ощущать на себе гнет времени. Сосредоточьтесь на каком-нибудь одном деле, и вы будете реже смотреть на часы. Всегда убирайте с рабочего стола все бумаги и инструменты, не нужные в данный момент.
2. Не берите на себя новые обязанности, если и так вам их уже отпущено щедрой рукой. Одно из лучших средств от нехватки времени - вежливый, но твердый отказ от некоторых нагрузок.
3. Почувствовав, что время начинает поджимать, устройте себе маленькую передышку: прервите свои действия, сделайте паузу в общении.
4. Ежедневно уделяйте лично себе, по крайней мере, 15-20 минут, даже если не удалось переделать все дела в своем списке. Ведь вы же каждый день чистите зубы утром и вечером, чтобы не было кариеса. Используйте это время как хотите: погуляйте, почитайте, займитесь медитацией.
5. На конец дня планируйте самые легкие, несрочные дела. Это поможет вам сбросить напряжение загруженного дня и избавиться от чувства нехватки времени перед уходом домой. В последние полчаса почитайте специальный журнал или наведите порядок на рабочем месте.
6. Вернувшись домой, выделите некоторое время на то, чтобы прийти в себя после работы. Посидите несколько минут в машине, прогуляйтесь с собакой, поиграйте с детьми или примите теплый душ, смывая напряжение дня. Подобный ритуал помогает «переключить скорость».
7. Если у вас туго со временем, то наверняка у ваших близких тоже. В такой ситуации легко потерять связь друг с другом. Совместные мероприятия (вылазки на природу всей семьей, совместные ужины) ослабляют зависимость от времени и разобщенность.
Научитесь жить здесь и сейчас
Постоянная спешка заставляет человека забывать о своих простейших физиологических потребностях. Абсолютно всем нам нужен досуг, чтобы расслабиться и восстановить силы. Под досугом следует понимать время, когда на человека не давит ответственность . Один из способов освободиться от исступленной гонки - завести себе какое-нибудь спокойное хобби, не требующее спешки, например заняться коллекционированием, садоводством.
Работаете вы или отдыхаете, рекомендуется погружаться в любимое дело, работу или хобби так глубоко, чтобы потерять счет времени. Давление времени ощущается только тогда, когда вы испытываете сожаление о прошлом или беспокойство о будущем. Научившись сосредоточиваться на текущем моменте, вы будете меньше ощущать себя в тисках времени. Если вы замедлите темп жизни и начнете жить в настоящем времени, здесь и сейчас, давление времени не ощущается.
Как бы мы ни пытались растянуть время, все равно в сутках остаются те же 24 часа. Каждую неделю на работу и развлечения нам отпущено целых 168 часов, 10080 минут, или 604800 секунд. Значительную часть времени мы проводим в беготне и суете, пытаясь все успеть. За чрезвычайно напряженный ритм жизни мы расплачиваемся стрессами и болезнями. Между тем, «если вы способны воспринимать течение времени без спешки и суеты - это уже само по себе богатство» .