Forme standard ale documentelor de bază. Forme ale documentelor contabile primare

Documentele contabile primare sunt importante nu numai în materie de contabilitate, ci și în ceea ce privește legislația fiscală, în special pentru determinarea sferei obligațiilor. Prin urmare, este extrem de important ca cei responsabili cu întocmirea documentației primare să cunoască toate nuanțele contabilității și, în plus, să înțeleagă clasificarea acestora pentru a simplifica munca.

Care sunt documentele contabile primare

Documentele primare sunt considerate a fi cele care înregistrează anumite acțiuni de afaceri care au fost deja efectuate. Puteți lăsa o înregistrare în contabilitate și o puteți introduce în registru numai dacă aveți documentație contabilă primară. Este considerat parte integrantă a sistemului de management al întreprinderii. Pe baza acestui fapt, putem spune cu siguranță că documentele contabile primare sunt dovezi documentare ale tranzacțiilor finalizate legate de activitățile economice ale entității și care au adus un anumit efect economic.

Clasificare

Toate punctele care afectează problema referitoare la subiectul primar sunt supuse prevederilor și normelor 402-FZ. Regulamentul prevede că aceste certificate sunt necesare atunci când interacționează cu autoritățile fiscale ca confirmare a corectitudinii calculelor. Aceasta înseamnă că funcționarii fiscali nu vor avea nicio reclamație cu privire la procesul de determinare a bazei de impozitare.

În conformitate cu reglementările în vigoare, documentația primară este supusă depozitării obligatorii timp de 4 ani. În această perioadă, organele fiscale pot solicita oricând documente pentru studiu și verificare. În plus, documentația primară acționează adesea ca probă în litigiu.

Este de remarcat faptul că formele specifice de documentare primară nu sunt fixate la nivel legislativ. În această problemă, o entitate de afaceri are posibilitatea de a alege o opțiune care îi va satisface nevoile și va servi ca un bun ajutor în munca ulterioară.

Documente contabile primare: lista

De regulă, o listă completă a certificatelor care îndeplinesc funcții fundamentale rămâne neschimbată și este aprobată la cel mai înalt nivel. În prezent, această categorie include:

1. Acord. Acestea prevăd condițiile specifice ale tranzacției, responsabilitățile părților și aspectele financiare. În general, aici sunt indicate toate condițiile care sunt într-un fel sau altul legate de tranzacție. Vă rugăm să rețineți că pentru unele tranzacții nu este necesar un contract scris. Astfel, din momentul în care cumpărătorul primește bonul de vânzare, tranzacția se consideră încheiată.
2. Conturi. Cu ajutorul documentelor de acest tip, cumpărătorul își confirmă disponibilitatea de a plăti pentru bunurile (serviciile) vânzătorului. În plus, facturile pot conține termeni suplimentari ai tranzacției și pot înregistra prețuri specifice pe care vânzătorul le stabilește pentru produsele și serviciile sale. Dacă dintr-un motiv oarecare cumpărătorul nu este mulțumit de produsul (serviciul) care i-a fost prezentat, acesta are dreptul de a cere rambursarea fondurilor sale pe baza facturii.
3. Lista de ambalare. Afișează o listă completă a tuturor bunurilor sau materialelor care sunt transferate. Factura trebuie intocmita in mai multe versiuni in functie de numarul de participanti la tranzactie.
4. Actul de acceptare și transfer. Acesta este compilat pe baza rezultatelor furnizării serviciului ca confirmare că rezultatul lucrării îndeplinește criteriile menționate anterior și este pe deplin aprobat de partea care primește.
5. Fișele de plată. Acestea afișează toate problemele legate de decontările de salarii cu personalul angajat. Mai mult, toate informațiile referitoare la bonusuri, plăți suplimentare și alte mecanisme de stimulente financiare pentru angajați ar trebui să fie afișate aici.
6. Certificate de acceptare și transfer Nr. OS-1. Acest tip de documentație este utilizat pentru înregistrarea oricăror activități legate de intrarea sau ieșirea mijloacelor fixe.
7. Documente de numerar, care includ comenzile de numerar primite și ieșite și, în plus, registrul de numerar. Acestea conțin informații privind tranzacțiile financiare efectuate în cadrul vânzării.

Clasificare

Tipurile de documente primare în contabilitate sunt destul de diverse și depind în primul rând de scopul specific al utilizării documentului în viitorul apropiat. Cu toate acestea, cea mai populară caracteristică de clasificare este împărțirea documentației primare în interne și externe.

Un document intern este proprietatea companiei și este emis de aceasta pentru a rezolva anumite probleme. Este întocmit de specialiștii companiei și se aplică exclusiv în jurisdicția acestei companii. Astfel, această categorie este formată din acele documente care sunt necesare pentru desfășurarea efectivă a activităților de afaceri în cadrul unei singure companii. Totodată, dacă un document este primit de o companie din exterior sau este întocmit de specialiștii companiei și ulterior transferat altor persoane juridice (autorități fiscale, clienți etc.), atunci acesta va fi recunoscut ca extern.

La rândul lor, documentele interne au și propriile caracteristici de clasificare, care fac posibilă gruparea lor în trei categorii:

1. Administrativ (organizatoric). Acestea indică informații care trebuie comunicate angajaților companiei, diviziilor structurale și sucursalelor și managerilor acestora. Cu ajutorul lor, compania emite anumite comenzi care trebuie respectate cu grijă. Acest grup include o varietate de comenzi, instrucțiuni și multe altele.
2. executoriu (exculpator), care afișează inițial fapte care confirmă desfășurarea anumitor operațiuni comerciale și finalizarea acestora.
3. Documente contabile. Această categorie este generală și este necesară pentru sistematizarea informațiilor conținute în alte lucrări și colectarea lor ulterioară într-un singur document.

În anumite circumstanțe, documentația poate fi, de asemenea, combinată. Acest grup include acele lucrări care pot conține simultan caracteristici cheie ale documentației organizaționale și de susținere. Cele mai izbitoare exemple de aici sunt diverse comenzi de numerar, cerințe, raportare anticipată și multe altele.

Registrele contabile si clasificarea acestora

La efectuarea oricărei tranzacții, se întocmește documentația primară. De îndată ce este complet completat, toate informațiile specificate în el trebuie să fie duplicate în registrul contabil corespunzător. Și este un fel de transportator care acumulează informații de bază despre tranzacție. Pe baza esenței registrului, pot fi identificate mai multe criterii de clasificare. De exemplu, în aparență, registrele apar utilizatorilor sub formă de cărți, foi simple și fișe.

Pe baza mecanismelor de menținere a registrului, se mai pot distinge trei grupuri:

1. Cronologic, în care toate evenimentele survenite sunt indicate cu respectarea strictă a intervalului de timp. Adică, mai întâi trebuie să indicați acele operațiuni care au avut loc mai devreme și așa mai departe. Astfel de registre sunt cele mai complexe, deoarece conțin o cantitate imensă de informații și, destul de des, unele acțiuni pot fi omise.
2. Sistematic,în care iniţial toate tranzacţiile sunt înscrise sub formă de indicatori economici. Astfel, registrele de acest tip reflectă efectul economic al tranzacțiilor comerciale finalizate și analizează indicatorii de cheltuieli și venituri. Cel mai frapant exemplu de registru sistematic este registrul de numerar.
3. Combinate, care au trăsăturile fundamentale atât ale registrelor sistematice, cât și ale registrelor cronologice.

Conținutul documentației primare

Mulți utilizatori au întrebări despre ce reprezintă documentele contabile primare și ce cerințe se aplică acestora. La nivel legislativ sunt consacrate mai multe prevederi care stabilesc ca anumite informatii trebuie sa fie prezente in actele cuplului primar. În special, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală-402, documentația principală trebuie să conțină următoarele informații:

• Titlul documentului;
• Data pregătirii;
• informații despre persoana care a întocmit documentul specificat (numele complet al întreprinderii);
• esența activității economice aferente acestui document;
• calcule financiare privind tranzacția;
• semnăturile funcționarilor responsabili de tranzacție și parafa acestora.

Exemplu de document contabil primar

Reguli pentru pregătirea documentelor

Legiuitorul stabilește anumite reguli pentru întocmirea documentelor contabile primare. Astfel, una dintre cerințele cheie este acuratețea și absența oricăror erori gramaticale și de punctuație și greșeli de scriere. Dacă serviciul fiscal descoperă anumite neajunsuri, contravenientul va trebui să refacă documentul, iar dacă încălcarea se repetă, s-ar putea să fii supus penalităților. În general, în această problemă ar trebui să acordați o atenție deosebită următoarelor recomandări:

1. Este permisă folosirea pixurilor cu bilă și cu cerneală, a echipamentelor speciale de calcul și a calculatoarelor.
2. Compilarea poate începe atunci când se plănuiește efectuarea anumitor tranzacții comerciale care trebuie afișate. Totodată, în situații excepționale, este în totalitate posibilă întocmirea unui document după finalizarea tranzacției.
3. Toate datele de calcul trebuie să fie afișate atât în ​​formă numerică, cât și în scris. Astfel, lângă fiecare număr ar trebui să existe o legendă.
4. Este extrem de important să completați toate detaliile indicate în formular. Dacă dintr-un motiv oarecare nu există informații, nu puteți lăsa o linie goală. Ar trebui să apară o liniuță în el.

Dacă nu respectați aceste recomandări, puteți întâmpina dificultăți semnificative. Astfel, dacă serviciul fiscal constată că documentul este incorect în timpul unui audit, vor apărea îndoieli cu privire la corectitudinea calculelor efectuate și la determinarea bazei de impozitare.

Dacă dintr-un motiv oarecare este necesar să faceți anumite ajustări, în niciun caz nu trebuie să utilizați corectoare și umbrire, deoarece acestea sunt inacceptabile. Corectările pot fi făcute în următoarele moduri:

1. Corectarea conturului. Dacă sunt furnizate informații incorecte, acestea trebuie tăiate cu o linie subțire, iar în dreptul acesteia trebuie să fie indicate informațiile corecte. În acest caz, trebuie să existe o notă de subsol în locul fiecărei astfel de corecții. „Crederea corectată” indicând data corectării și semnătura funcționarului care a efectuat rectificarea. Cu toate acestea, remarcăm că în cazul documentelor care arată primirea și cheltuirea fondurilor, această metodă va fi inadecvată.
2. Intrare suplimentară. Această metodă este utilizată în situațiile în care valorile totale ale tranzacțiilor sunt executate cu indicatori semnificativ redusi. Pentru a nu întocmi documentul într-un mod nou, puteți face înregistrări suplimentare pentru sumele lipsă în perioada curentă sau următoarea.
3. Inversare. O intrare incorectă este corectată folosind valori negative. Toate informațiile incorecte sunt repetate cu cerneală roșie, iar intrările corecte sunt indicate lângă ea.

Raportul primar poate fi întocmit atât în ​​formă scrisă, cât și în formă electronică. Recent, multe companii au duplicat informații și au compilat atât versiuni pe hârtie, cât și versiuni electronice. Primele sunt utilizate ulterior pentru interese interne, dar copiile electronice sunt transmise pentru verificare la Serviciul Fiscal Federal, la cerere.

Se pot trage mai multe concluzii. Statul nu aprobă niciun formular obligatoriu pentru documentația primară, ceea ce oferă entităților comerciale dreptul de a determina în mod independent forma documentului care va fi utilizat în practică în viitor. Imediat după înregistrarea documentului, toate datele din acesta trebuie transferate în registrul contabil.

Documentele contabile primare sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului obligațiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu intocmirea documentelor contabile primare sa inteleaga clar continutul si formele unor astfel de documente, precum si sa cunoasca specificul mentinerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea formalizează evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă obligatorie specifică de formulare pentru documentele contabile primare. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare în funcție de scopul utilizării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 octombrie 2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista articolelor de inventar transferate. Factura se emite in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Factura este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă firma o folosește în practica sa).

1. Înregistrarea acceptării. Se intocmeste la finalizarea anumitor lucrari (servicii) pentru a confirma ca rezultatul lucrarii indeplineste cerintele initiale ale contractului.

Vezi o mostră a unui astfel de act.

1. Documente primare pentru plata salariilor personalului (de exemplu, fișe de plată).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența mijloacelor fixe - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Certificat de acceptare și transfer al mijloacelor fixe în formularul OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe” .

• Dacă mijlocul fix este o clădire sau o structură, atunci primirea sau cedarea acestuia se formalizează printr-un act în forma OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Radierea unui activ este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Pentru mai multe detalii, vezi materialul „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a unui activ” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarierii efectuate, se întocmește o listă de inventariere a mijloacelor fixe în formularul INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Dacă inventarul a fost efectuat în legătură cu imobilizări necorporale, atunci inventarul va fi întocmit conform formularului INV-1a.

Pentru mai multe informații, consultați materialul „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documentele de numerar. Acestea includ, în special, următoarea listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Chitanță comandă numerar.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru pregătirea acestui document.

1. Raport în avans.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre specificul utilizării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru informații despre principiile proiectării sale, consultați materialul „Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul domeniu de aplicare al documentelor primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație specifică.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Acord. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condițiile speciale etc. Datele sale sunt utilizate la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși. nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece pe baza lui cumpărătorii acceptă pentru deducere sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme cheltuielile pentru această tranzacție cu o factură (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 iunie 2007 nr. 03-03-06/ 1/392, Serviciul Fiscal Federal din 31 martie 2006 Nr. 02-3 -08/31, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare prezentate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele de astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să rămână relevantă.

Ce informații ar trebui să conțină formularele documentelor primare?

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului vieții economice care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, măsuri ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce sumă au fost vândute produsele clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au documentat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și eliberat în exterior), atunci va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care o companie dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include comenzile companiei, instrucțiunile etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documente contabile. Cu ajutorul lor, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce un eveniment de afaceri a fost documentat ca document primar, este necesar ca evenimentul să fie reflectat în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate, acumulează și distribuie caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

Următoarele registre se disting prin aspectul lor:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care s-au petrecut secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, o comandă de jurnal);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există formulare și liste obligatorii de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informații din acesta în registrul contabil.

Documentul contabil primar este un purtător de informații despre tranzacția comercială a unei entități economice. Lista persoanelor care sunt persoane economice este stabilită de art. 2 Legea federală-402 „Cu privire la contabilitate”. Aceeași lege definește cerințele pentru formarea și completarea actelor contabile, precum și regulile de bază pentru reflectarea acestora în contabilitate.

Legislația modernă nu obligă entitățile de drept privat (create pe depozite private) să utilizeze forme unificate de documente contabile primare la procesarea tranzacțiilor. Dar dacă cititorul este un subiect de drept public (cu o cotă de participare municipală sau federală) sau intră în tranzacții cu astfel de subiecți, atunci formele unificate nu pot fi evitate.

Organizarea contabilitatii primare

Pentru a determina ce aparține documentelor primare și ce nu, puteți folosi o regulă simplă: documentul reflectă o operațiune reală de modificare a compoziției proprietății întreprinderii - adică „primar”. Desigur, aceasta este o abordare foarte simplificată (și are excepții), dar aproape întotdeauna dă rezultatul corect.

Astfel, nu pot fi clasificate drept acte primare: ordinele și instrucțiunile administrației, certificatele contabile, conturile (vedeți ce), chitanțele etc. Registrele contabile nu trebuie completate pe baza acestor acte. Însă importanța acestora nu poate fi diminuată, întrucât formează premisele pentru implementarea tranzacțiilor comerciale și, prin urmare, pot servi ca dovadă a intențiilor părților la tranzacție.

Articolul 9 din Legea federală-402 oferă o listă exhaustivă de cerințe pentru documentele primare. Pe baza unui „raport primar” întocmit în conformitate cu această normă, o întreprindere poate afișa în siguranță informații despre operațiunile sale, fără a-și face griji că vor fi recunoscute ca fictive.

Reguli de bază pentru redactare:

• realitatea evenimentelor (documentul trebuie întocmit la finalizarea unei acțiuni - transfer de proprietate, identificarea lipsurilor, acceptarea mărfurilor etc.), dacă evenimentul este doar planificat, atunci nu poate fi oficializat ca „primar” document, și cu atât mai mult nu poate fi inclus în datele contabile;
• actul trebuie să conțină informații despre părțile care au participat la întocmirea acestuia (cine transmite și cine primește), sunt indicate toate datele de identificare a entității comerciale;
• timpul real și locul tranzacției (dacă bunurile au fost transferate în orașul N, atunci în nici un caz nu trebuie să se indică faptul că actul de transfer a fost întocmit în orașul R, deoarece autoritățile de reglementare au dreptul de a cere o explicație despre cum au ajuns marfa din depozitul din orasul N in orasul R. Iar daca intreprinzatorul nu poate justifica aceasta imprejurare, transferul poate fi considerat fictiv);
• conținutul tranzacției (dacă un antreprenor are îndoieli cu privire la numele operațiunii pentru care întocmește „primar”, el trebuie să revizuiască acordul dintre părți și, pe baza acestuia, să stabilească ce sunt obligate contrapărțile să efectuează: efectuează lucrări, prestează servicii sau furnizează bunuri);
• unități naturale și monetare de operare;
• denumirea funcției, parafa, semnăturile persoanelor autorizate de părți să confirme fapta tranzacției (vezi).

Un document care îndeplinește cerințele enumerate este aproape întotdeauna supus includerii în registrele contabile ale entităților de drept privat. O excepție pot fi acele cazuri în care părțile la contract au convenit asupra formei de întocmire a actelor primare, dar din anumite motive această formă nu a fost urmată de una dintre părți. În acest caz, contrapartea care a primit „primarul” greșit poate contesta acțiunile vinovatului prin instanță.

Este util să știi cum să-l formatezi corect. Structura documentului, procedura de întocmire și semnare.

Notă pentru participanții persoanelor juridice: și cum să o completezi corect.

Echipa site-ului World of Business recomandă tuturor cititorilor să urmeze cursul Lazy Investor, unde veți învăța cum să puneți lucrurile în ordine în finanțele tale personale și să înveți cum să obții venituri pasive. Fără tentații, doar informații de înaltă calitate de la un investitor practicant (de la imobiliare la criptomonedă). Prima săptămână de antrenament este gratuită! Înregistrare pentru o săptămână gratuită de antrenament

Tipuri de documente

Clasificarea documentelor primare este un aspect exclusiv teoretic care are un efect redus asupra muncii practice a unui contabil. În mod convențional, se pot distinge următoarele tipuri de „primare”:

• raportare strictă/nu raportare strictă;
• bilateral/unilateral;
• unică/consolidat;
• pe hârtie/electronic.

Astăzi, în contabilitatea subiectelor de drept privat, practic nu se folosesc formulare stricte de raportare. Antreprenorii pot crea împuterniciri, ordine de numerar și facturi în mod independent, în conformitate cu cerințele generale ale legii.

Ceea ce este un document primar față-verso sau unilateral este determinat de numărul de părți implicate. Astfel, un ordin de plată este un document primar unilateral, deoarece indică acțiunea unei singure părți - plătitorul. De exemplu, o factură are două fețe, deoarece, conform acestui document, furnizorul efectuează o acțiune activă - transmite, iar destinatarul - primește.

Cum să pregătiți documentele primare

Contabilitatea computerizată oferă o procedură aproape automată de prelucrare a actelor primare. Fiecare program de contabilitate oferă formulare „primare”, de la contracte la reclamații (vezi).

Formularele din programele de calculator actualizate satisfac pe deplin toate cerințele pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în contabilitatea unei întreprinderi. Dar dacă aceste formulare nu reflectă pe deplin toate acțiunile părților, atunci trebuie să întocmiți în mod independent un document care să confirme pe deplin realitatea tuturor aspectelor operațiunii.

Când compilați singur formularele, puteți construi pe formularele lor unificate, care sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 7 din 21 ianuarie 2003. Datorită faptului că aceste formulare nu sunt obligatorii pentru subiecții de drept privat, fiecare întreprinzător le poate modifica în funcție de nevoile proprii, fără a uita să respecte cerințele obligatorii (articolul 9 din Legea federală-402).

Important! Formularele documentelor primare, elaborate special pentru condițiile de funcționare ale unei anumite întreprinderi, sunt aprobate de nimeni altul decât de șeful acestei întreprinderi prin ordinul său privind organizarea contabilității. De asemenea, nu există cerințe pentru acest ordin, dar este mai bine să îl redactați în fiecare an nou, ținând cont de cerințele legislației în schimbare dinamică.

Dar chiar dacă din anumite motive contabilitatea companiei folosește formulare „primare” care nu sunt aprobate de conducere, dar semnate de către aceștia, atunci aceste documente au forță juridică.

Este necesar să se completeze formularele de acte primare cu respectarea următoarelor reguli:

• nu permiteți corecții;
• introduceți informații fiabile și ușor de înțeles (fără codare non-standard sau abrevieri neclare);
• toate coloanele goale trebuie completate cu o liniuță;
• dacă trebuie făcută o completare la formular, aceasta este indicată înaintea semnăturilor părților (este util de știut).

Pentru fiecare semnatar se întocmește un original al actului primar. Dacă formularul este semnat de două părți, atunci se fac două originale, dacă unul, atunci poate exista doar un singur original.

Formularul deteriorat trebuie tăiat și trimis spre eliminare.

Stocarea „înregistrărilor primare” și furnizarea de informații privind tranzacțiile comerciale

Originalele documentelor primare sunt păstrate de fiecare participant la tranzacția comercială. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 7 stabilește ca „primarul” să fie stocat în fișiere în ordine cronologică pentru fiecare registru contabil. Acesta este cel mai convenabil format pentru acumularea și procesarea informațiilor contabile.

Fișierele sunt stocate în arhivele întreprinderii. Perioada și procedura de stocare a fiecărui tip de documente primare și registre contabile sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 558 din 25 august 2010 (modificat și completat). De obicei, perioada de păstrare este de trei ani, dar există o serie de documente care trebuie păstrate mult mai mult timp.

În pușculița angajatorului: cum să faci una. Procedura de înregistrare a lucrătorilor cu fracțiune de normă și calcularea salariilor pentru astfel de angajați.

Este posibil să . Particularitățile atribuirii și extinderii testării angajaților în timpul angajării.

Document primar Se obișnuiește să se facă referire la orice documente care confirmă tranzacțiile efectuate de către contribuabil legate de activitățile economice ale organizației și care au un anumit efect economic. Documentele primare înseamnă atât documentele „primare” contabile, cât și documentele necesare în scopuri fiscale (adică pentru confirmarea cheltuielilor, deducerilor, beneficiilor etc.).

În scopuri contabile, este utilizat un concept mai restrâns de „document contabil primar” (Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Această normă prevede că documentul contabil primar trebuie întocmit pentru fiecare fapt al vieții economice a organizației imediat când se produce, iar dacă acest lucru nu este posibil, atunci imediat după finalizarea acestuia. În aceste scopuri, un fapt de viață economică este înțeles ca o tranzacție, eveniment, operațiune care are sau este capabilă să influențeze poziția financiară a societății, rezultatul financiar al activităților acesteia și (sau) fluxul de numerar (clauza 8 a articolului 3). din Legea contabilității).

Alineatul 2 al articolului 9 din Legea contabilității conține o listă de detalii obligatorii ale contabilității „primare”. Absența a cel puțin unuia dintre ele privează documentul de statutul de document contabil primar. Prin urmare, este important să monitorizați prezența tuturor elementelor necesare în document. Pentru a facilita acest lucru, documentul ar trebui să fie împărțit în trei părți: introductivă, de fond și finală:

în partea introductivă a contabilității „primare” trebuie indicate următoarele: numele și data întocmirii documentului, precum și numele persoanei (organizație sau întreprinzător individual) în numele căreia a fost întocmit documentul;

partea finală reflectă datele persoanei responsabile (denumirea postului, prenumele și parafa persoanei care a finalizat tranzacția, operarea și responsabilul pentru executarea acesteia, sau persoana responsabilă pentru executarea evenimentului realizat). Înregistrarea documentului contabil primar se finalizează prin aplicarea semnăturii persoanei responsabile. Dacă există mai multe persoane responsabile, atunci trebuie indicate detaliile tuturor acestor persoane și trebuie aplicate semnăturile acestora.

Este factura principală

Este necesară o factură pentru a deduce TVA (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse), adică. scopul realizării acestui document nu corespunde scopului întocmirii unui document contabil primar. O factură nu este baza pentru reflectarea oricăror date în registrele contabile. De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că factura se întocmește nu în timpul executării unei tranzacții comerciale și nici chiar imediat după finalizarea acesteia, ci în termen de cinci zile calendaristice de la data expedierii mărfurilor (livrarea lucrărilor, prestarea serviciilor) sau de la data primirii avansului (clauza 3 din art. 168 din Codul fiscal al Federației Ruse).

În același timp, detaliile facturii de expediere coincid în mare măsură cu detaliile documentului primar pentru transferul mărfurilor (lucrări, servicii) către cumpărător (client). Prin urmare, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a elaborat un document de transfer universal, care, pe lângă informațiile din factură, conține detalii suplimentare caracteristice documentului contabil primar (Anexa nr. 2 la scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 octombrie 2013 Nr. ММВ-20-3/96@). Pe baza regulilor Legii contabilității, un document de transfer universal trebuie întocmit în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia. Numai în acest caz, UPD, care conține indicatorii de factură, va fi considerat un document contabil primar. O factură obișnuită nu se aplică facturii „primare”.

Este acordul principal

Scrisoarea de trăsură - pregătirea unei scrisori de trăsură este cerută de paragraful 2 al articolului 785 din Codul civil al Federației Ruse, iar formularul este aprobat de Regulile pentru transportul rutier de mărfuri (aprobat prin Decretul Guvernului nr. 272 ​​​​) din 15 aprilie 2011).

Forme de facturi si facturi de ajustare(care sunt documente contabile fiscale) aprobate de Guvernul Federației Ruse. La utilizarea altor formulare, contrapartea nu va putea primi o deducere pt

La 1 ianuarie 2013 a intrat în vigoare Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 402-FZ). Nu conține cerințe pentru necesitatea întocmirii documentelor contabile primare conform formularelor unificate. Înseamnă asta că absolut toate formele unificate utilizate anterior nu trebuie folosite?

Problema înregistrării documentelor contabile primare este extrem de importantă pentru entitățile comerciale. La urma urmei, documentele întocmite în conformitate cu legea, în special, confirmă în scopul calculării impozitului pe venit cheltuielile efectuate de contribuabil și, de asemenea, dovedesc valabilitatea aplicării deducerilor de TVA. Prin urmare, utilizarea documentelor ale căror formulare nu respectă cerințele stabilite poate duce la consecințe nefavorabile pentru entitățile comerciale.

1. Întocmirea documentelor contabile primare

În conformitate cu partea 1 a art. 9 din Legea N 402-FZ, fiecare fapt de viata economica se inregistreaza ca document contabil primar. Să reținem că până la 1 ianuarie 2013, în conformitate cu alin.1 al art. 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea N 129-FZ), documentul specificat a fost întocmit pentru fiecare tranzacție comercială. Cu toate acestea, conceptele de „tranzacție comercială” și „fapt de viață economică” nu sunt identice.

Un fapt de viață economică este o tranzacție, eveniment, operațiune care are sau este capabilă să influențeze poziția financiară a unei entități economice, rezultatul financiar al activităților acesteia și (sau) fluxul de numerar (clauza 8 din art. 3 din Legea nr. 402). -FZ). Legea nr. 129-FZ nu a definit conceptul de „operațiuni de afaceri”, dar din alin.2 al art. 1 din prezenta Lege rezultă că toate operațiunile desfășurate de organizații în cursul activității lor au fost recunoscute ca atare.

Astfel, conceptul de „fapt al vieții economice” cuprins în Legea nr. 402-FZ este mai larg decât conceptul de „tranzacție comercială”, care a fost folosit în Legea nr. 129-FZ. Și aici se pune întrebarea principală care îngrijorează specialiștii: ce fapte ale vieții economice pot fi documentate în documentele contabile primare, care sunt întocmite conform unor formulare elaborate independent de organizație și când rămâne obligatorie utilizarea formularelor unificate? La urma urmei, rezoluțiile Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse, care au aprobat forme unificate de documentație contabilă primară, nu au fost anulate.

2. Forme proprii ale documentelor contabile primare

Potrivit părții 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ, formularele documentelor contabile primare utilizate de o organizație (cu excepția organizațiilor din sectorul public) trebuie să fie aprobate de șeful organizației. În același timp, această Lege nu conține o cerință privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate. Să reamintim că, înainte de 1 ianuarie 2013, era posibil să se utilizeze forme dezvoltate independent de documente primare numai dacă formularul solicitat nu era disponibil în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare (clauza 2 din articolul 9 din Legea nr. 129). -FZ). Totuși, remarcăm că și la întocmirea documentelor primare nu după forme unificate, contribuabilii au reușit să apere în instanță legalitatea recunoașterii cheltuielilor (pentru mai multe detalii, a se vedea Enciclopedia situațiilor litigioase privind impozitul pe venit).

Atunci când dezvoltați propriile formulare de documente contabile primare, puteți lua ca bază formularele unificate, adăugând sau eliminând unele detalii. În plus, este recomandabil să utilizați GOST R 6.30-2003 „Documentație organizațională și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

La elaborare, trebuie avut în vedere faptul că documentul contabil primar trebuie să conțină în mod necesar detaliile enumerate în partea 2 a art. 9 din Legea nr.402-FZ:

Denumirea și data întocmirii documentului;

Denumirea entității economice care a întocmit documentul;

Valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;

Semnăturile, prenumele (cu inițiale), precum și funcțiile persoanelor care au efectuat tranzacția, operațiunea și răspund de corectitudinea executării acesteia, sau ale persoanelor responsabile de exactitatea executării evenimentului.

Trebuie avut în vedere faptul că lista de detalii pentru documentele contabile primare individuale poate fi extinsă prin alte reglementări. De exemplu, cerințele pentru detaliile foii de parcurs sunt cuprinse în Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, adoptat în conformitate cu partea 1 a art. 6 din Legea federală din 8 noiembrie 2007 N 259-FZ „Carta transportului rutier și transportului electric urban terestre”.

După cum sa menționat deja, șeful organizației trebuie să aprobe formele utilizate ale documentelor contabile primare (Partea 4, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

De asemenea, trebuie menționat că documentul contabil primar poate fi întocmit în formă electronică (Partea 5, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ). Și după cum știți, pentru a face schimb de documente electronice este necesar ca participanții la fluxul de documente electronice să aibă formate de documente compatibile. În consecință, atunci când vă dezvoltați propriile forme de documente și formatele acestora, vor apărea dificultăți în implementarea managementului documentelor electronice. Să remarcăm că, pe baza formularelor unificate, formatele recomandate pentru documentele utilizate pe scară largă au fost deja dezvoltate și aprobate prin Ordinul Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 21 martie 2012 N ММВ-7-6/172@: factura de mărfuri (TORG-12) si certificat de receptie lucrari (servicii). Aceste documente pot fi depuse electronic la organul fiscal (pentru confirmarea cheltuielilor în scopul calculării impozitului pe venit și în alte scopuri la solicitarea inspectoratului) și contrapărților.

3. Forme unificate ale documentelor contabile primare

Începând cu 1 ianuarie 2013, în Legea N 402-FZ nu există nicio cerință de a folosi formulare unificate la întocmirea documentelor contabile primare, dar utilizarea lor este obișnuită pentru multe entități comerciale. În plus, dezvoltarea independentă a formularelor de documente altele decât cele unificate necesită timp, cunoștințe speciale și costuri suplimentare pentru configurarea software-ului pentru formulare noi, iar utilizarea unor astfel de formulare poate provoca dificultăți în lucrul atât în ​​cadrul organizației, cât și cu contrapărțile.

Legea nr. 402-FZ nu conține interdicție de utilizare a formularelor unificate, astfel încât acestea pot fi aplicate în continuare prin aprobarea unei astfel de decizii în politica contabilă sau printr-un ordin separat al managerului.

În plus, refuzul de a folosi toate formele unificate este destul de riscant.

În Informația nr. PZ-10/2012, Ministerul Finanțelor al Rusiei a remarcat că formele de documente contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu alte legi federale și pe baza acestora rămân obligatorii pentru utilizare (de exemplu, forme de documente de numerar) .

Într-adevăr, Regulamentul privind procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriul Federației Ruse (aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 N 373-P) prevăd utilizarea următoarele forme unificate:

Ordine de numerar de primire și cheltuială (formele N KO-1 și KO-2);

- (forma N KO-4);

Cartea de contabilitate a fondurilor acceptate si emise de casier (Formular N KO-5);

Extrase de plată și decontare (formulare N T-49 și T-53).

Aceste formulare sunt aprobate prin Rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18.08.1998 N 88, din 01.05.2004 N 1.

Rețineți că acestea nu sunt toate formularele unificate, care sunt încă obligatorii pentru utilizare în 2013, în ciuda libertății oferite de a vă dezvolta propriile formulare.

În plus, neutilizarea formelor standardizate de documente la înregistrarea muncii și a plății acesteia poate duce la consecințe nedorite pentru organizații. Următoarea secțiune a acestui număr special este dedicată problemei utilizării acestor formulare.

Există și alte forme obligatorii de documente primare. Cu toate acestea, cerința cuprinsă în partea 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ, generală: formularele trebuie să fie aprobate de conducătorul entității economice. Prin urmare, pentru a evita dezacordurile cu autoritățile de reglementare, este mai bine să aprobi utilizarea formularelor unificate prin ordinul managerului sau să se prevadă în politica contabilă.

4. Caracteristici ale utilizării formelor unificate de primardocumente contabile pentru contabilitatea muncii si plata

O atenție deosebită merită problema utilizării formularelor unificate pentru documentarea evenimentelor care au loc în domeniul relațiilor de muncă (angajarea unui angajat, acordarea acestuia de concediu etc.).

Potrivit lui Rostrud, după intrarea în vigoare a Legii N 402-FZ, adică de la 1 ianuarie 2013, organizațiile neguvernamentale au dreptul de a utiliza forme de documente contabile primare elaborate de acestea în mod independent (Scrisoarea din 14 februarie 2013). N PG/1487-6-1).

De exemplu, Rostrud menționează cardul personal al salariatului (Formular N T-2) și reține că documentul contabil primar trebuie să conțină toate detaliile obligatorii stabilite de Partea 2 a art. 9 din Legea nr.402-FZ. Formularul cardului personal al angajatului (formularul N T-2), precum și alte forme unificate de documente contabile primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, a fost aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. N 1 (denumită în continuare Rezoluția N 1).

În același timp, este necesar să se țină seama de faptul că cerințele pentru utilizarea acestui formular unificat pentru menținerea înregistrării militare sunt stabilite prin clauza 27 din Regulamentul privind înregistrarea militară (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din noiembrie 27, 2006 N 719 în conformitate cu clauza 6 din articolul 8 din Legea federală din 28 martie 1998 N 53-FZ „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar”).

Având în vedere problema pregătirii documentelor primare atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, Ministerul Muncii al Rusiei în Scrisoarea nr. 14-2-291 din 14 februarie 2013 a remarcat că documentele relevante (în special, un certificat de călătorie) trebuie să fie întocmit conform formularelor aprobate prin Hotărârea nr. 1.

Ministerul Finanțelor al Rusiei în Informația nr. PZ-10/2012 a indicat că de la 1 ianuarie 2013, formularele de documente contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu alte legi federale și pe baza unor astfel de legi rămân obligatorii.

În plus, trebuie menționat că cerințele pentru documentele contabile primare cuprinse în art. 9 din Legea N 402-FZ poate fi aplicat doar parțial documentelor utilizate pentru documentarea evenimentelor din domeniul relațiilor de muncă. Astfel, în partea 5 a art. 9 din Legea N 402-FZ prevede posibilitatea întocmirii unui document contabil primar în formă electronică. În același timp, Codul Muncii al Federației Ruse și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii nu permit o astfel de posibilitate. De exemplu, în alin. 3 clauza 26 din Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749, se stabilește direct că raportul angajatului cu privire la munca efectuată într-o călătorie de afaceri se depune în scris angajatorului. Formulare unificate ale unei misiuni oficiale, un raport privind finalizarea acesteia și un certificat de călătorie sunt, de asemenea, cuprinse în Rezoluția nr. 1.

Luând în considerare cele de mai sus, putem ajunge la concluzia că executarea documentelor folosind formulare dezvoltate independent pentru înregistrarea muncii și plata acesteia poate provoca reclamații din partea autorităților de inspecție, deoarece noul formular poate să nu ia în considerare (nu să ia în considerare pe deplin) cerinţele legislaţiei muncii pentru un anumit document.

De exemplu, ar trebui să conțină coloane în care este necesar să se introducă informații despre munca prestată, transferul la un alt loc de muncă permanent și concedierea (clauza 12 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea carnetelor de muncă, elaborarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225). În același timp, aceste informații nu sunt incluse în lista din partea 2 a art. 9 din Legea nr.402-FZ.

Astfel, în ceea ce privește întocmirea documentelor privind contabilitatea și plata muncii, în prezent este mai oportun ca organizațiile să utilizeze formularele unificate aprobate prin Rezoluția nr. 1. Și, după cum sa menționat deja, utilizarea acestor formulare unificate în conformitate cu Partea 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ trebuie aprobat fie printr-un ordin separat al conducatorului organizatiei, fie printr-o anexa la politica contabila.