Štandardné formy základných dokumentov. Formy prvotných účtovných dokladov

Prvotné účtovné doklady sú dôležité nielen vo veciach účtovníctva, ale aj vo vzťahu k daňovej legislatíve, najmä pri určovaní rozsahu povinností. Preto je mimoriadne dôležité, aby osoba zodpovedná za zostavenie primárnej dokumentácie poznala všetky nuansy účtovníctva a okrem toho porozumela ich klasifikácii, aby sa zjednodušila práca.

Čo sú primárne účtovné doklady

Za primárne dokumenty sa považujú tie, ktoré evidujú určité ekonomické úkony, ktoré už boli vykonané. Zápis v účtovníctve a zápis do evidencie môžete zanechať len vtedy, ak máte prvotnú účtovnú dokumentáciu. Považuje sa za neoddeliteľnú súčasť systému riadenia podniku. Na základe toho môžeme s istotou povedať, že prvotné účtovné doklady sú dokladom o transakciách, ktoré súvisia s ekonomickou činnosťou účtovnej jednotky a priniesli určitý ekonomický efekt.

Klasifikácia

Všetky body ovplyvňujúce problém týkajúci sa primárky podliehajú ustanoveniam a normám 402-FZ. Norma uvádza, že tieto potvrdenia sú potrebné pri komunikácii s daňovými úradmi ako potvrdenie správnosti výpočtov. A to znamená, že daňové úrady nebudú mať žiadne sťažnosti na proces zisťovania základu dane.

Primárna dokumentácia je v súlade s platnými predpismi povinná uchovávať 4 roky. Počas tohto obdobia môžu daňové úrady kedykoľvek požiadať o dokumenty na preštudovanie a overenie. Okrem toho primárna dokumentácia často slúži ako dôkaz v súdnom spore.

Je potrebné poznamenať, že konkrétne formy primárnej dokumentácie nie sú na legislatívnej úrovni pevne stanovené. V tejto problematike má podnikateľský subjekt možnosť vybrať si variant, ktorý uspokojí jeho potreby a poslúži ako dobrá pomôcka pri ďalšej práci.

Primárne účtovné doklady: zoznam

Úplný zoznam certifikátov, ktoré plnia základné funkcie, zostáva spravidla nezmenený a je schválený na najvyššej úrovni. V súčasnosti táto kategória zahŕňa:

Dohoda. Stanovujú konkrétne podmienky transakcie, zodpovednosť strán a finančné záležitosti. Vo všeobecnosti sú tu uvedené všetky podmienky, ktoré nejakým spôsobom súvisia s transakciou. Upozorňujeme, že pri niektorých transakciách sa nevyžaduje písomná forma zmluvy. Takže od okamihu, keď kupujúci dostane potvrdenie o predaji, transakcia sa považuje za uzavretú.
účty. Pomocou dokladov tohto typu kupujúci potvrdzuje ochotu zaplatiť za tovar (služby) predávajúceho. Okrem toho môžu faktúry obsahovať dodatočné podmienky transakcie a môžu byť v nich stanovené konkrétne ceny, ktoré predajca stanovuje pre svoje produkty a služby. Ak kupujúci nie je z nejakého dôvodu spokojný s jemu predloženým produktom (službou), má právo požadovať vrátenie svojich finančných prostriedkov na základe faktúry.
Baliaci zoznam. Zobrazuje kompletný zoznam všetkého tovaru alebo materiálov, ktoré sa prenášajú. Faktúra musí byť vyhotovená vo viacerých verziách v závislosti od počtu účastníkov transakcie.
Prevod-akceptačný akt. Je zostavený na základe výsledkov poskytovania služby ako potvrdenie, že výsledok práce spĺňa vyššie uvedené kritériá a je plne schválený hostiteľom.
Osídľovacie listy. Zobrazujú všetky otázky súvisiace s výpočtom miezd s najatým personálom. Okrem toho by sa tu mali zobrazovať všetky informácie týkajúce sa odmien, dodatočných platieb a iných mechanizmov finančných stimulov pre zamestnancov.
Osvedčenia o prevzatí a prevode č. OS-1. Tento typ dokumentácie sa používa na zaznamenávanie akýchkoľvek činností súvisiacich so vstupom alebo výstupom dlhodobého majetku.
Pokladničné doklady, ktorých súčasťou sú kreditné a debetné hotovostné príkazy a okrem toho aj pokladničná kniha. Obsahujú informácie o rôznych finančných transakciách uskutočnených v rámci implementácie.

Klasifikácia

Typy prvotných dokladov v účtovníctve sú značne rôznorodé a primárne závisia od konkrétneho účelu použitia dokladu v dohľadnej dobe. Najpopulárnejším klasifikačným znakom je však rozdelenie primárnej dokumentácie na internú a externú.

Interný dokument je majetkom spoločnosti a vydáva ho na riešenie určitých problémov. Zostavujú ho špecialisti spoločnosti a rozširuje svoju činnosť výlučne do jurisdikcie tejto spoločnosti. Do tejto kategórie teda patria tie dokumenty, ktoré sú potrebné na efektívne vykonávanie podnikateľskej činnosti v rámci jednej spoločnosti. Zároveň, ak je dokument prijatý spoločnosťou zvonka alebo je zostavený špecialistami spoločnosti a následne prenesený na iné právnické osoby (daňové úrady, klienti atď.), bude uznaný ako externý.

Interné dokumenty majú zase svoje vlastné klasifikačné znaky, ktoré umožňujú zoskupiť ich do troch kategórií:

Administratívne (organizačné). Označujú informácie, ktoré musia byť oznámené zamestnancom spoločnosti, štrukturálnym divíziám a pobočkám a ich manažérom. S ich pomocou spoločnosť dáva určité príkazy, ktoré bude potrebné starostlivo dodržiavať. Do tejto skupiny patria rôzne objednávky, objednávky a mnoho ďalšieho.
výkonný riaditeľ (oslobodenie), ktoré na začiatku zobrazujú skutočnosti potvrdzujúce vykonanie určitých obchodných operácií a ich ukončenie.
Účtovné doklady. Táto kategória je zovšeobecňujúca a je potrebná na systematizáciu informácií obsiahnutých v iných prácach a ich ďalšie zhromažďovanie do jedného dokumentu.

Za určitých okolností môže byť dokumentácia tiež kombinovaná. Do tejto skupiny patria dokumenty, ktoré môžu súčasne obsahovať kľúčové prvky organizačnej a podpornej dokumentácie. Najvýraznejšími príkladmi sú rôzne peňažné záruky, nároky, predbežné hlásenia a ďalšie.

Účtovné registre a ich klasifikácia

Pri vykonávaní akejkoľvek transakcie sa pripravuje primárna dokumentácia. Hneď po úplnom vyplnení musia byť všetky informácie v ňom uvedené duplikované v príslušnom účtovnom registri. A je akýmsi nosičom, ktorý zhromažďuje základné informácie o transakcii. Na základe podstaty registra možno rozlíšiť niekoľko klasifikačných znakov. Napríklad podľa vzhľadu sa registre používateľom zobrazujú vo forme kníh, jednoduchých listov a registračných kariet.

Na základe mechanizmov vedenia registra možno rozlíšiť ďalšie 3 skupiny:

Chronologické, v ktorej sú s prísnym dodržiavaním časových rámcov označené všetky udalosti, ku ktorým došlo. To znamená, že najprv musíte špecifikovať operácie, ktoré sa vyskytli skôr atď. Takéto registre sú najzložitejšie, pretože obsahujú obrovské množstvo informácií a často nemôžete brať do úvahy žiadnu akciu.
systematický, v ktorých sa spočiatku všetky transakcie zadávajú vo forme ekonomických ukazovateľov. Registre tohto typu teda odrážajú ekonomický efekt uskutočnených obchodných transakcií a analyzujú ukazovatele nákladov a výnosov. Najvýraznejším príkladom systematickej evidencie je pokladničná kniha.
Kombinované, ktoré majú zásadné znaky systematických aj chronologických registrov.

Obsah primárnej dokumentácie

Mnohí používatelia majú otázku, čo sa týka primárnych účtovných dokladov a aké požiadavky sú na ne kladené. Na legislatívnej úrovni je zakotvených niekoľko ustanovení, ktoré stanovujú, že určité informácie musia byť uvedené v dokumentoch primárneho páru. Najmä v súlade s odsekom 2 článku 9 federálneho zákona-402 musí primárna dokumentácia obsahovať tieto informácie:

názov dokumentu;
Dátum prípravy;
informácie o osobe, ktorá zostavila uvedený dokument (úplný názov podniku);
podstatu hospodárskej činnosti súvisiacej s týmto dokumentom;
finančné výpočty týkajúce sa transakcie;
podpisy úradníkov zodpovedných za transakciu a ich iniciály.

Vzor prvotného účtovného dokladu

Pravidlá dokumentácie

Zákonodarca ustanovuje určité pravidlá pre vyhotovovanie prvotných účtovných dokladov. Jednou z kľúčových požiadaviek je teda presnosť a absencia akýchkoľvek gramatických a interpunkčných chýb a preklepov. Ak daňová služba zistí určité nedostatky, porušovateľ bude musieť dokument znova vykonať a ak sa bude porušenie opakovať, môžete čeliť sankciám. Vo všeobecnosti by sa v tejto otázke mala venovať veľká pozornosť nasledujúcim odporúčaniam:

Je povolené používať guľôčkové a atramentové perá, špeciálne výpočtové zariadenia a počítače.
Zostavovanie je možné spustiť vtedy, keď má vykonať nejaké obchodné transakcie, ktoré je potrebné zobraziť. Zároveň je vo výnimočných situáciách celkom možné vydať doklad po dokončení transakcie.
Všetky vypočítané údaje musia byť zobrazené v číselnej aj písomnej forme. Preto by pri každom čísle mala byť písanka.
Je mimoriadne dôležité vyplniť všetky údaje uvedené vo formulári. Ak z nejakého dôvodu neexistujú žiadne informácie, nemôžete nechať prázdny riadok. Mala by v nej byť pomlčka.

Ak sa nebudete riadiť týmito odporúčaniami, môžete naraziť na značné ťažkosti. Ak teda daňová služba pri kontrole uzná doklad ako nesprávny, vzniknú pochybnosti o správnosti výpočtov a stanovení základu dane.

Ak je z nejakého dôvodu potrebné vykonať určité úpravy, v žiadnom prípade by ste nemali používať korektory a tieňovanie, pretože sú neprijateľné. Opravy je možné vykonať nasledujúcimi spôsobmi:

Oprava obrysu. Ak sú uvedené nesprávne údaje, musia sa prečiarknuť tenkou čiarou a vedľa nich musia byť uvedené správne údaje. Zároveň musí byť na mieste každej takejto opravy umiestnená poznámka pod čiarou. "Opravená viera" s uvedením dátumu opravy a podpisom úradníka, ktorý opravu vykonal. Upozorňujeme však, že v prípade dokumentov odrážajúcich príjem a výdaj finančných prostriedkov nebude tento spôsob vhodný.
Dodatočný záznam. Táto metóda sa používa v situáciách, keď sa celkové hodnoty transakcií vykonávajú s výrazne zníženými ukazovateľmi. Aby ste nevyhotovili doklad novým spôsobom, môžete vykonať dodatočné účtovanie chýbajúcich súm v aktuálnom alebo nasledujúcom období.
Zvrat. Nesprávne zadanie sa opraví pomocou záporných hodnôt. Všetky nesprávne zadané informácie sa opakujú červeným atramentom a vedľa nich sú vyznačené správne údaje.

Primárny môže byť vyhotovený v písomnej aj elektronickej forme. V poslednej dobe veľa spoločností duplikuje informácie a zostavuje papierovú aj elektronickú verziu. Prvé sa následne používajú na interné záujmy, ale elektronické kópie sa na požiadanie predkladajú na overenie Federálnej daňovej službe.

Je možné vyvodiť niekoľko záverov. Štát neschvaľuje žiadne povinné tlačivá pre prvotnú dokumentáciu, čo dáva ekonomickým subjektom právo samostatne si určiť podobu dokumentu, ktorý sa bude ďalej využívať v praxi. Ihneď po vystavení dokladu je potrebné všetky údaje z neho preniesť do účtovnej evidencie.

Prvotné účtovné doklady sú dôležité ako vo veciach účtovníctva, tak aj pri určovaní výšky daňových povinností. Pre špecialistu spoločnosti zodpovedného za zostavovanie prvotných účtovných dokladov je dôležité, aby jasne rozumel obsahu a formám takýchto dokladov, ako aj poznal špecifiká vedenia účtovných registrov.

Úloha prvotného dokladu v účtovníctve

Primárne dokumenty sú dokumenty, pomocou ktorých spoločnosť zostavuje hospodárske udalosti, ktoré nastali v podniku (odst. 1, § 9 zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ).

Prvá vec, ktorú by účtovníci akejkoľvek organizácie mali jasne pochopiť, je, že dnes neexistuje žiadny konkrétny zoznam foriem primárnych účtovných dokladov, ktorý by bol povinný pre všetkých. Každá spoločnosť si sama určuje formy primárnych dokumentov v závislosti od účelu ich použitia.

Pre takéto dokumenty je však zákonom stanovený zoznam povinných údajov (odsek 2, článok 9 zákona č. 402-FZ).

DÔLEŽITÉ! Formuláre používané v účtovníctve musia byť nevyhnutne stanovené v účtovnej politike organizácie (článok 4 PBU 21/2008, schválený nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 6.10.2008 č. 106n).

Zoznam možných prvotných účtovných dokladov

Zoznam primárnych účtovných dokladov v rokoch 2018-2019 môže byť nasledovný:

Baliaci zoznam. Ide o doklad, ktorý odráža zoznam prevedených inventárnych položiek. Faktúra je vyhotovená v 2 vyhotoveniach a obsahuje údaje, ktoré sa následne premietnu do faktúry. Prepravný list je podpísaný zástupcami oboch strán zapojených do transakcie a potvrdený pečaťou (ak to spoločnosť používa vo svojej praxi).

Záznam o prijatí. Vyhotovuje sa po dokončení určitých prác (služieb), aby sa potvrdilo, že výsledok práce spĺňa pôvodné požiadavky zmluvy.

Pozrite si príklad takéhoto konania.

Primárne doklady o zúčtovaní s personálom za odmenu (napríklad výkazy miezd).

Viac informácií o týchto vyhláseniach nájdete v článku "Ukážka vyplnenia mzdového listu T 49" .

Dokumenty týkajúce sa prítomnosti objektov OS - tu môže spoločnosť vypracovať takúto dokumentáciu zo zoznamu primárnych účtovných dokladov:

Akt prijatia a prevodu investičného majetku vo forme OS-1 - po prijatí alebo likvidácii predmetu, ktorý nesúvisí s budovami alebo stavbami.

Bližšie informácie o tomto akte nájdete v materiáli "Jednotný formulár č. OS-1 - Akt o prevzatí a prevode OS" .

Ak je objektom OS stavba alebo stavba, tak jej prevzatie alebo likvidácia sa dokladuje úkonom vo formulári OS-1a.

Viac podrobností nájdete v článku "Jednotný formulár č. OS-1a - formulár a vzor" .

Odpis objektu OS je formalizovaný aktom vo forme OS-4.

Ďalšie podrobnosti nájdete v materiáli. "Jednotný formulár č. OS-4 - Zákon o vyradení objektu OS" .

Ak je potrebné doložiť skutočnosť inventarizácie, zostaví sa inventarizačný zoznam dlhodobého majetku vo formulári INV-1.

Viac informácií o takomto primárnom dokumente nájdete v článku "Jednotný formulár č. INV-1 - formulár a vzor" .

Ak bola inventarizácia vykonaná vo vzťahu k nehmotnému majetku, potom sa inventarizácia vyhotoví vo forme INV-1a.

Pozrite si to v materiáli "Jednotný formulár č. INV-1a - formulár a vzor" .

Samostatnou skupinou prvotných dokladov sú pokladničné doklady. Medzi ne patrí najmä takýto zoznam prvotných účtovných dokladov za roky 2018-2019:

Prichádzajúci hotovostný príkaz.

Viac informácií o jeho zostavení nájdete v článku "Ako sa vypĺňa pokladničný doklad (PKO)?" .

Hotovostný príkaz na účet.

Platobný príkaz.

Prečítajte si o pravidlách vydávania tohto dokumentu.

predbežná správa.

Akt započítania vzájomných pohľadávok.

Prečítajte si o funkciách aplikácie tohto dokumentu.

Účtovné informácie.

Zásady jeho návrhu nájdete v materiáli "Osvedčenie o účtovníctve na opravu chyby - vzor".

Vyššie uvedený zoznam nevyčerpáva celý objem primárnych dokladov používaných v účtovníctve a môže byť rozšírený v závislosti od charakteristík účtovníctva vykonávaného v každej konkrétnej organizácii.

DÔLEŽITÉ! Nie sú to primárne účtovné doklady zo zoznamu 2018-2019 - zoznam bol navrhnutý vyššie:

zmluvy. Ide o dokument, ktorý špecifikuje práva, povinnosti a zodpovednosti strán zapojených do transakcie, podmienky a postup vyrovnania, osobitné podmienky atď. Jeho údaje sa používajú pri organizovaní účtovníctva pre analýzy vyrovnaní s protistranami, nevytvára účtovné transakcie.
Skontrolujte. Tento dokument odráža sumu, ktorú sa kupujúci zaväzuje zaplatiť prijatím podmienok dodávateľa. Faktúra môže obsahovať dodatočné informácie o podmienkach transakcie (podmienky, platobné a dodacie postupy atď.), t. j. dopĺňa zmluvu.
Faktúra. Tento dokument je zostavený na daňové účely, pretože na jeho základe si kupujúci odpočítajú sumy DPH predložené dodávateľmi (doložka 1, článok 169 daňového poriadku Ruskej federácie). Faktúra teda pri absencii iných dokumentov charakterizujúcich určitú transakciu nebude môcť potvrdiť náklady na túto transakciu (listy Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 25.06.2007 č. -08/31 , Uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho okruhu zo dňa 19. apríla 2006 č. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Treba mať na pamäti, že jednotné formy prvotných účtovných dokladov uvedené v zozname nie sú povinné, keďže od roku 2013 (po prijatí zákona č. 402-FZ) sa formy takýchto formulárov môžu vyvíjať samostatne. Vo väčšine prípadov sa však naďalej používajú. Preto je v rokoch 2018-2019 naďalej aktuálny zoznam jednotných foriem prvotných účtovných dokladov obsiahnutý v uzneseniach Štátneho výboru pre štatistiku.

Aké informácie by mali obsahovať formuláre primárnych dokumentov

Napriek tomu, že v súčasnosti neexistujú povinné primárne dokumenty pre všetky formuláre, zákonodarca stanovil požiadavky na obsah takýchto dokumentov. Zoznam povinných údajov, ktoré musí obsahovať každý primárny dokument, je uvedený v odseku 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Sú to najmä:

názov dokumentu;
dátum vyhotovenia takéhoto dokumentu;
informácie o osobe, ktorá dokument pripravila (názov spoločnosti alebo jednotlivého podnikateľa);
podstata faktu ekonomického života, ktorý bol formalizovaný týmto dokumentom;
peňažné, číselné charakteristiky, metre udalosti, ktorá nastala (napríklad v akom objeme, v akých jednotkách a za aké množstvo sa zákazníkom predávali komerčné produkty);
informácie o zodpovedných špecialistoch, ktorí podujatie vykonali, ako aj podpisy týchto špecialistov.

Primárne doklady a účtovné registre

Ako možno klasifikovať primárne účtovné doklady?

Ak primárny doklad vystavila samotná spoločnosť, potom môže patriť buď do skupiny interných alebo do skupiny externých. Dokument, ktorý sa vyhotovuje v rámci spoločnosti a rozširuje svoju pôsobnosť na zostavujúcu spoločnosť, je interným primárnym dokumentom. Ak bol dokument prijatý zvonka (alebo zostavený spoločnosťou a vydaný navonok), bude to externý primárny dokument.

Interné dokumenty spoločnosti sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

Administratívne primárne dokumenty sú tie, ktorými spoločnosť dáva príkazy ktorejkoľvek zo svojich štruktúrnych jednotiek alebo zamestnancov. Do tejto kategórie patria firemné príkazy, smernice atď.
Výkonné primárne dokumenty. Spoločnosť v nich reflektuje skutočnosť, že došlo k určitej ekonomickej udalosti.
Účtovné doklady. S ich pomocou spoločnosť systematizuje a sumarizuje informácie obsiahnuté v iných administratívnych a podporných dokumentoch.

Potom, čo bola obchodná udalosť formalizovaná primárnym dokumentom, je potrebné premietnuť udalosť do účtovných registrov. V skutočnosti sú nositeľmi objednaných informácií, v nich sa hromadia a distribuujú znaky a ukazovatele obchodných transakcií.

Vo vzhľade sa rozlišujú tieto registre:

knihy;
karty;
voľné listy.

Podľa spôsobu vedenia registra sa rozlišujú tieto skupiny:

Chronologické registre. Zaznamenávajú udalosti, ktoré sa vyskytli postupne – od prvej v čase po poslednú.
Systematické registre. V nich podnik klasifikuje uskutočnené transakcie podľa ekonomického obsahu (napríklad pokladničná kniha).
Kombinované registre.

Podľa kritéria obsahu informácií uvedených v registroch sa rozlišujú:

syntetické registre (napríklad poradie žurnálu);
analytické registre (mzdy);
kombinované registre, v rámci ktorých spoločnosť vedie syntetické aj analytické účtovníctvo.

Viac informácií o účtovných registroch nájdete v článku "Účtovné registre (formuláre, vzory)" .

Výsledky

V súčasnosti neexistujú povinné pre všetky formuláre a zoznam prvotných účtovných dokladov: každý hospodársky subjekt má právo samostatne si určiť formy prvotných dokladov, ktoré bude používať pri svojej činnosti.

Zároveň sú najbežnejšími primárnymi účtovnými dokladmi tie, ktoré majú analógy medzi jednotnými formulármi schválenými Štátnym výborom pre štatistiku.

Po vyhotovení primárneho dokladu je potrebné z neho preniesť informácie do účtovnej evidencie.

Primárny účtovný doklad je nositeľom informácie o obchodnej transakcii ekonomického subjektu. Zoznam osôb, ktoré sú hospodárskymi subjektmi, vymedzuje čl. 2 FZ-402 "O účtovníctve". Ten istý zákon definuje požiadavky na formu a vypĺňanie účtovných úkonov, ako aj základné pravidlá ich premietnutia do účtovníctva.

Moderná legislatíva neukladá subjektom súkromného práva (vytvoreným na súkromných vkladoch) používať pri spracovaní transakcií jednotné formy prvotných účtovných dokladov. Ale ak je čitateľ subjektom verejného práva (s podielom komunálnej alebo federálnej účasti) alebo vstupuje do transakcií s takýmito subjektmi, potom sú jednotné formy nevyhnutné.

Organizácia primárneho účtovníctva

Na určenie toho, čo patrí medzi primárne dokumenty a čo nie, môžete použiť jednoduché pravidlo: dokument odráža skutočnú operáciu na zmenu zloženia majetku podniku - to znamená "primárny". Samozrejme, toto je veľmi zjednodušený prístup (a má výnimky), ale takmer vždy dáva správny výsledok.

Nemožno to teda pripísať primárnym úkonom: príkazom a príkazom správy, účtovným výkazom, účtom (pozri čo), potvrdeniam atď. Na základe týchto dokladov by sa účtovné registre nemali vypĺňať. Ich význam však nemožno podceňovať, pretože práve ony tvoria predpoklady pre realizáciu obchodných transakcií, a preto môžu slúžiť ako dôkaz o zámeroch strán transakcie.

Článok 9 federálneho zákona-402 poskytuje vyčerpávajúci zoznam požiadaviek na primárne dokumenty. Na základe „primárnej“, zostavenej v súlade s touto normou, môže podnik zobrazovať informácie o svojich operáciách bez rizika, bez obáv, že sú uznané za fiktívne.

Základné pravidlá zostavovania:

skutočnosť udalostí (dokument musí byť vyhotovený na základe skutočnosti konania - prevod majetku, zistenie nedostatku, prijatie tovaru atď.), ak je udalosť iba plánovaná, potom nie je možné zostaviť ho ako „primárny“ a ešte viac ho nemožno zapísať do účtovných údajov;
zákon musí obsahovať údaje o subjektoch, ktoré sa podieľali na jeho príprave (kto odosiela a kto prijíma), sú uvedené všetky údaje identifikujúce podnikateľský subjekt;
skutočný čas a miesto operácie (ak bol tovar prevedený v meste H, potom by sa v žiadnom prípade nemalo uvádzať, že akt prevodu bol vyhotovený v meste P, pretože regulačné orgány majú právo požadovať vysvetlenie, ako tovar zo skladu v meste H skončil v meste R. A ak podnikateľ nevie túto okolnosť preukázať, prevod môže byť uznaný za fiktívny);
obsah operácie (ak má podnikateľ pochybnosti o názve prevádzky, pre ktorú je „primárny“, musíte sa pozrieť na zmluvu medzi stranami a určiť z nej, čo sú protistrany povinné: vykonávať prácu, poskytovať služby alebo dodávať tovar);
prirodzené a peňažné jednotky operácie;
názov pracovnej pozície, iniciály, podpisy osôb oprávnených stranami na potvrdenie skutočnosti operácie (pozri).

Zaradeniu do účtovných registrov subjektmi súkromného práva podlieha takmer vždy doklad, ktorý spĺňa uvedené náležitosti. Výnimkou môžu byť prípady, keď sa zmluvné strany v zmluve dohodli na forme vyhotovenia primárnych úkonov, avšak z nejakého dôvodu túto formu jedna zo zmluvných strán nedodržala. V tomto prípade sa protistrana, ktorá dostala nesprávnu „primárku“, môže proti konaniu vinníka odvolať prostredníctvom súdu.

Je užitočné vedieť, ako správne formátovať. Štruktúra dokumentu, postup pri zostavovaní a podpisovaní.

Poznámka pre účastníkov právnických osôb: a ako ju správne vyplniť.

Tím webu World of Business odporúča všetkým čitateľom absolvovať Kurz lenivého investora, kde sa dozviete, ako si dať do poriadku svoje osobné financie a naučíte sa zarábať pasívne. Žiadne lákadlá, len kvalitné informácie od praktizujúceho investora (od nehnuteľností po kryptomenu). Prvý týždeň tréningu je zadarmo! Zaregistrujte sa na bezplatný týždeň školenia

Typy dokumentov

Klasifikácia primárnych dokumentov je výlučne teoretický aspekt, ktorý má malý vplyv na praktickú prácu účtovníka. Bežne možno rozlíšiť tieto typy „primárnych skupín“:

prísne podávanie správ / nie prísne podávanie správ;
bilaterálne / jednostranné;
jednorazové / konsolidované;
v papierovej / elektronickej podobe.

V účtovníctve pre subjekty súkromného práva sa dnes prísne formy výkazníctva prakticky nepoužívajú. Podnikatelia si môžu sami vyhotovovať splnomocnenia, hotovostné príkazy, faktúry v súlade so všeobecnými požiadavkami zákona.

O tom, čo je obojstranný alebo jednostranný primárny dokument, rozhoduje počet zúčastnených strán. Platobný príkaz je teda jednostranným primárnym dokumentom, keďže označuje úkon len jednej strany – platiteľa. A napríklad faktúra je obojstranná, keďže podľa tohto dokumentu dodávateľ vykoná aktívnu akciu - prevedie a príjemca - akceptuje.

Ako zostaviť primárne dokumenty

Počítačové účtovníctvo poskytuje takmer automatický postup spracovania primárnych aktov. Každý účtovný program ponúka primárne formuláre, od zmlúv až po pohľadávky (pozri).

Formuláre z aktualizovaných počítačových programov plne spĺňajú všetky požiadavky na premietnutie obchodných transakcií do účtovníctva podniku. Ak však tieto formuláre úplne neodrážajú všetky činnosti strán, musíte nezávisle vypracovať dokument, ktorý plne potvrdí realitu všetkých aspektov operácie.

Pri vlastnom zostavovaní formulárov môžete vychádzať z ich jednotných formulárov, ktoré sú schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie č.7 z 21.1.2003. Vzhľadom na to, že tieto tlačivá nie sú pre subjekty súkromného práva povinné, každý podnikateľ si ich môže upraviť podľa svojich potrieb, pričom nezabúda na dodržanie povinných náležitostí (článok 9 spolkového zákona-402).

Dôležité! Formy primárnych dokumentov, vyvinuté špeciálne pre pracovné podmienky konkrétneho podniku, neschvaľuje nikto iný ako vedúci tohto podniku s jeho príkazom na organizáciu účtovníctva. Ani tento príkaz nemá žiadne požiadavky, ale je lepšie ho vypracovať každý nový rok s prihliadnutím na požiadavky dynamicky sa meniacej legislatívy.

Ale aj keď z nejakého dôvodu účtovníctvo podniku používa „primárne“ formuláre, ktoré nie sú schválené vedením, ale sú ním podpísané, tieto dokumenty majú právnu silu.

Formuláre primárnych aktov je potrebné vyplniť v súlade s nasledujúcimi pravidlami:

nepovoliť opravy;
zadajte spoľahlivé a zrozumiteľné informácie (žiadne neštandardné kódovanie alebo nezrozumiteľné skratky);
všetky prázdne stĺpce musia byť vyplnené pomlčkou;
ak je potrebné doplniť formulár, potom sa to uvedie pred podpismi strán (je užitočné vedieť).

Pre každého signatára sa vyhotoví originál primárneho aktu. Ak tlačivo podpisujú dve strany, vyhotovujú sa dva originály, ak jeden, tak originál môže byť len jeden.

Poškodený formulár je potrebné prečiarknuť a poslať na recykláciu.

Ukladanie „primárnych“ a poskytovanie informácií o obchodných transakciách

Originály primárnych dokumentov si uchováva každý účastník obchodnej transakcie. Vyhláška Goskomstatu č. 7 určuje, že „primárne“ sa ukladajú v podaniach v chronologickom poradí pre každý účtovný register. Toto je najpohodlnejší formát na zhromažďovanie a spracovanie účtovných informácií.

Zakladače sú uložené v archíve podniku. Termín a postup uchovávania každého druhu prvotných dokumentov a účtovných registrov určuje vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558 z 25.8.2010 (v znení zmien a doplnkov). Obvyklá doba uchovávania je tri roky, ale existuje množstvo dokumentov, ktoré by sa mali uchovávať oveľa dlhšie.

Do prasiatka zamestnávateľa: ako skladať. Postup registrácie zamestnancov na čiastočný úväzok a výpočtu miezd pre týchto zamestnancov.

Je možné . Vlastnosti vymenovania a rozšírenia testu pre zamestnancov počas zamestnania.

primárny dokument je obvyklé nazývať akékoľvek dokumenty, ktoré potvrdzujú transakcie uskutočnené daňovníkom, ktoré súvisia s ekonomickými činnosťami organizácie a majú určitý ekonomický efekt. Primárnymi dokladmi sa rozumejú účtovné „prvotné“ aj doklady potrebné na daňové účely (teda na potvrdenie výdavkov, zrážok, dávok a pod.).

Na účely účtovníctva sa používa užší pojem „hlavný účtovný doklad“ (federálny zákon č. 402-FZ zo dňa 6.12.11 „o účtovníctve“). Toto pravidlo hovorí, že prvotný účtovný doklad sa musí vyhotoviť pre každú skutočnosť hospodárskeho života organizácie ihneď po jej ukončení, a ak to nie je možné, tak ihneď po jej skončení. Faktom ekonomického života sa na tieto účely rozumie transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo môže mať vplyv na finančnú situáciu podniku, finančný výsledok jeho činnosti a (alebo) peňažný tok (odsek 8). , § 3 zákona o účtovníctve).

V § 9 ods. 2 zákona o účtovníctve je uvedený zoznam povinných náležitostí účtovníctva „primárne“. Absencia aspoň jedného z nich zbavuje doklad stavu prvotného účtovného dokladu. Preto je dôležité sledovať prítomnosť všetkých povinných položiek v doklade. Aby to bolo jednoduchšie, dokument by mal byť rozdelený na tri časti: úvodnú, informatívnu a záverečnú:

v úvodnej časti účtovníctva by sa malo uviesť „primárne“: meno a dátum dokumentu, ako aj meno osoby (organizácia alebo individuálny podnikateľ), v mene ktorej bol dokument vyhotovený;

v záverečnej časti sú uvedené údaje zodpovednej osoby (názov funkcie, priezvisko a iniciály osoby, ktorá uskutočnila transakciu, operáciu a zodpovedná za jej vykonanie, alebo osoby zodpovednej za registráciu udalosti). Evidencia prvotného účtovného dokladu je ukončená pripojením podpisu zodpovednej osoby. Ak je zodpovedných osôb viacero, tak je potrebné uviesť údaje všetkých týchto osôb a pripojiť ich podpisy.

Je faktúra primárna?

Na odpočet DPH je potrebná faktúra (odsek 1, článok 169 daňového poriadku Ruskej federácie), t.j. účel vytvorenia tohto dokladu nezodpovedá účelu zostavenia účtovníctva „primárne“. Faktúra nie je podkladom pre premietnutie akýchkoľvek údajov do účtovných evidencií. Treba brať do úvahy aj to, že faktúra nie je vyhotovená v čase uskutočnenia obchodnej transakcie a dokonca ani bezprostredne po jej ukončení, ale do piatich kalendárnych dní odo dňa odoslania tovaru (dodanie prác, služieb) resp. dátum prijatia zálohovej platby (odsek 3 čl. 168 daňového poriadku Ruskej federácie).

Zároveň sa údaje prepravnej faktúry do značnej miery zhodujú s údajmi primárneho dokladu o odovzdaní tovaru (práce, služby) kupujúcemu (zákazníkovi). Federálna daňová služba Ruska preto vypracovala univerzálny prevodný doklad, ktorý okrem informácií z faktúry obsahuje ďalšie podrobnosti špecifické pre primárny účtovný doklad (príloha č. 2 k listu Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 10.21. Podľa pravidiel zákona o účtovníctve by sa v čase transakcie alebo bezprostredne po jej dokončení mal vypracovať univerzálny prevodný doklad. Iba v tomto prípade sa za primárny účtovný doklad bude považovať UPD, ktorá obsahuje ukazovatele faktúry. Na „primárku“ sa nevzťahuje bežná faktúra.

Je zmluva prvoradá?

Nákladný list - vyhotovenie nákladného listu vyžaduje odsek 2 článku 785 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie a formulár je schválený Pravidlami pre cestnú prepravu tovaru (schválené nariadením vlády č. 272 zo dňa 15. apríla 2011).

Formuláre faktúr a opravné faktúry(čo sú daňové účtovné doklady) schválené vládou Ruskej federácie. Pri použití iných foriem nebude môcť protistrana získať odpočet za

Dňa 1. januára 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon č. 402-FZ zo dňa 06.12.2011 „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 402-FZ). Neobsahuje požiadavky na potrebu vyhotovenia prvotných účtovných dokladov podľa jednotných tlačív. Znamená to, že nie je potrebné používať absolútne všetky doteraz používané jednotné formuláre?

Problematika evidencie prvotných účtovných dokladov je pre podnikateľské subjekty mimoriadne dôležitá. Doklady vyhotovené v súlade so zákonom totiž potvrdzujú najmä vynaložené výdavky daňovníka na účely výpočtu dane z príjmov a preukazujú aj opodstatnenosť uplatnenia odpočtov DPH. Preto používanie dokumentov, ktorých formy nespĺňajú stanovené požiadavky, môže viesť k nepriaznivým dôsledkom pre podnikateľské subjekty.

1. Zostavovanie prvotných účtovných dokladov

V súlade s časťou 1 čl. 9 zákona N 402-FZ sa každá skutočnosť hospodárskeho života vyhotovuje ako prvotný účtovný doklad. Upozorňujeme, že do 1. januára 2013 v súlade s odsekom 1 čl. 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon N 129-FZ) bol tento dokument vypracovaný pre každú obchodnú transakciu. Pojmy „ekonomická transakcia“ a „skutočnosť ekonomického života“ však nie sú totožné.

Skutočnosť ekonomického života je transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo môže mať vplyv na finančnú situáciu ekonomického subjektu, finančný výsledok jeho činností a (alebo) peňažný tok (odst. 8, článok 3 zákona č. N 402-FZ). Zákon N 129-FZ nedefinoval pojem „obchodná činnosť“, ale z odseku 2 čl. 1 tohto zákona vyplývalo, že všetky operácie vykonávané organizáciami v rámci ich činnosti boli uznané ako také.

Pojem „skutočnosť hospodárskeho života“ obsiahnutý v zákone N 402-FZ je teda širší ako pojem „hospodárska transakcia“, ktorý bol použitý v zákone N 129-FZ. A tu vyvstáva hlavná otázka, ktorá znepokojuje odborníkov: aké skutočnosti ekonomického života možno vypracovať primárnymi účtovnými dokladmi, ktoré sú zostavené podľa formulárov nezávisle vyvinutých organizáciou, a kedy zostáva používanie jednotných formulárov povinné? Koniec koncov, uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie, ktoré schválili jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie, neboli zrušené.

2. Vlastné formy prvotných účtovných dokladov

Podľa časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ formy prvotných účtovných dokladov používaných organizáciou (s výnimkou organizácií verejného sektora) musí schváliť vedúci organizácie. Uvedený zákon zároveň nevyžaduje povinné používanie jednotných formulárov. Pripomeňme, že do 1. januára 2013 bolo možné používať samostatne vypracované formuláre prvotných dokladov len vtedy, ak požadovaný formulár nebol dostupný v albumoch jednotných formulárov prvotnej účtovnej dokumentácie (odst. 2, § 9 zákona N 129-FZ) . Podotýkame však, že aj pri zostavovaní prvotných dokladov nie podľa jednotných tlačív sa daňovníkom podarilo obhájiť oprávnenosť uznania výdavkov na súde (bližšie pozri Encyklopédia sporných situácií o dani z príjmov).

Pri vytváraní vlastných formulárov primárnych účtovných dokladov môžete použiť jednotné formuláre ako základ pridaním alebo odstránením niektorých detailov. Okrem toho je vhodné použiť GOST R 6.30-2003 "Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie."

Pri vypracovávaní treba mať na pamäti, že prvotný účtovný doklad musí nevyhnutne obsahovať náležitosti uvedené v 2. časti čl. 9 zákona N 402-FZ:

Názov a dátum prípravy dokumentu;

názov ekonomického subjektu, ktorý dokument zostavil;

Hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;

Podpisy, priezviská (s iniciálami), ako aj funkcie osôb, ktoré transakciu, operáciu vykonali a zodpovedajú za správnosť jej vykonania, prípadne osôb zodpovedných za správnosť registrácie udalosti.

Je potrebné mať na pamäti, že zoznam podrobností pre jednotlivé prvotné účtovné doklady je možné rozšíriť o ďalšie predpisy. Napríklad požiadavky na podrobnosti nákladného listu sú obsiahnuté v nariadení Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 N 152, prijatom podľa časti 1 čl. 6 spolkového zákona z 8.11.2007 N 259-FZ „Charta cestnej dopravy a mestskej pozemnej elektrickej dopravy“.

Ako už bolo uvedené, vedúci organizácie musí schváliť príslušné formy prvotných účtovných dokladov (časť 4 článku 9 zákona N 402-FZ).

Treba tiež poznamenať, že primárny účtovný doklad môže byť vyhotovený v elektronickej forme (časť 5 článku 9 zákona N 402-FZ). A ako viete, na výmenu elektronických dokumentov je potrebné, aby účastníci elektronického obehu dokumentov mali kompatibilné formáty dokumentov. Preto pri vývoji vlastných foriem dokumentov a ich formátov bude ťažké implementovať elektronickú správu dokumentov. Treba poznamenať, že na základe jednotných formulárov už boli vyvinuté odporúčané formáty široko používaných dokumentov a nariadenie Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 21.03.2012 N ММВ-7-6 / 172 @ schválilo odporúčané formáty pre široko používané dokumenty: nákladný list (TORG-12) a akt prijatia a dodania prác (služieb). V elektronickej forme je možné tieto doklady predložiť daňovému úradu (na potvrdenie výdavkov na účely výpočtu dane z príjmov a na iné účely na požiadanie kontroly) a protistranám.

3. Jednotné formy prvotných účtovných dokladov

Od 1. januára 2013 nie je v zákone N 402-FZ povinnosť používať jednotné tlačivá pri zostavovaní prvotných účtovných dokladov, ale ich používanie je zaužívané u mnohých podnikateľských subjektov. Okrem toho nezávislý vývoj foriem dokumentov iných ako jednotných vyžaduje čas, špeciálne znalosti a dodatočné náklady na nastavenie softvéru pre nové formuláre a používanie takýchto formulárov môže spôsobiť ťažkosti pri práci v rámci organizácie aj s protistranami.

Zákon N 402-FZ neobsahuje zákaz používania jednotných tlačív, preto ich možno naďalej uplatňovať schválením takéhoto rozhodnutia v účtovnej politike alebo samostatným príkazom prednostu.

Okrem toho je dosť riskantné odmietnuť používať všetky jednotné formy.

Ministerstvo financií Ruska v Informácii N PZ-10/2012 poznamenalo, že formy primárnych účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na ich základe (napríklad formy pokladničných dokladov) zostávajú povinné.

Nariadenie o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie (schválené Bankou Ruska 12. októbra 2011 N 373-P) totiž ustanovuje používanie tieto jednotné formuláre:

Prijaté a odchádzajúce hotovostné príkazy (formuláre N KO-1 a KO-2);

-(forma NKO-4);

Kniha účtovníctva peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom (tlačivo N KO-5);

Zúčtovanie a mzdy a miezd (formuláre N T-49 a T-53).

Tieto formuláre sú schválené vyhláškami Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18. augusta 1998 N 88, z 5. januára 2004 N 1.

Upozorňujeme, že toto nie sú všetky jednotné formuláre, ktoré sú povinné v roku 2013, a to aj napriek slobode vytvárať vlastné formuláre.

Navyše nepoužívanie jednotných foriem dokladov pri účtovaní práce a jej platbe môže viesť k nežiaducim následkom pre organizácie. Aplikácii týchto formulárov je venovaná ďalšia časť tohto špeciálneho čísla.

Existujú aj ďalšie povinné formy primárnych dokumentov. Požiadavka obsiahnutá v časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ, všeobecný: formulár musí schváliť vedúci hospodárskeho subjektu. Preto, aby sa predišlo nezhodám s regulačnými orgánmi, je lepšie schváliť použitie jednotných formulárov na základe príkazu vedúceho alebo zabezpečiť v účtovnej politike.

4. Vlastnosti používania jednotných foriem primárnychúčtovné doklady na zaúčtovanie práce a jej úhradu

Osobitnú pozornosť treba venovať problematike používania jednotných formulárov na evidenciu udalostí, ktoré sa vyskytujú v oblasti pracovnoprávnych vzťahov (prijatie zamestnanca, poskytnutie dovolenky a pod.).

Po nadobudnutí účinnosti zákona N 402-FZ, teda od 1. januára 2013, majú mimovládne organizácie podľa Rostruda právo samostatne používať nimi vypracované formy prvotných účtovných dokladov (list zo 14. 2013 N PG / 1487-6-1) .

Rostrud ako príklad uvádza osobnú kartu zamestnanca (formulár N T-2) a poznamenáva, že prvotný účtovný doklad musí obsahovať všetky povinné náležitosti ustanovené v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ. Podobu osobnej karty zamestnanca (formulár N T-2), ako aj ďalšie jednotné formy primárnych účtovných dokladov na účtovanie práce a jej úhradu, schválilo uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 01/. 05/2004 N 1 (ďalej - uznesenie N 1).

Zároveň je potrebné vziať do úvahy, že požiadavky na používanie tohto jednotného formulára na vedenie vojenskej evidencie ustanovuje paragraf 27 Predpisov o vojenskej evidencii (schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 27. novembra , 2006 N 719 v súlade s odsekom 6 článku 8 federálneho zákona z 28. marca 1998 N 53-FZ „O brannej povinnosti a vojenskej službe“).

Vzhľadom na problematiku spracovania primárnych dokladov pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu Ministerstvo práce Ruskej federácie v liste č. sa vyhotovuje vo formulároch schválených uznesením č.1.

Ministerstvo financií Ruska v Informácii N PZ-10/2012 uviedlo, že od 1. januára 2013 zostávajú formy prvotných účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na základe takýchto zákonov povinné na používanie. .

Okrem toho je potrebné uviesť, že požiadavky na prvotné účtovné doklady obsiahnuté v čl. 9 zákona N 402-FZ, možno len čiastočne použiť na dokumenty slúžiace na spracovanie udalostí v oblasti pracovnoprávnych vzťahov. Takže v časti 5 čl. 9 zákona N 402-FZ ustanovuje možnosť zostaviť prvotný účtovný doklad v elektronickej forme. Zároveň Zákonník práce Ruskej federácie a iné normatívne právne akty obsahujúce pracovnoprávne normy takúto možnosť nepripúšťajú. Napríklad v ods. 3 bod 26 Predpisu o osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 výslovne uvádza, že výkaz zamestnanca o vykonanej práci na pracovnej ceste sa predkladá zamestnávateľovi písomne. Jednotné formy pracovného zaradenia, správu o jeho plnení a cestovný doklad obsahuje aj uznesenie č.

Vzhľadom na vyššie uvedené možno dospieť k záveru, že vyhotovenie dokumentov pomocou nezávisle vyvinutých formulárov na evidenciu práce a jej zaplatenie môže spôsobiť nároky zo strany kontrolných orgánov, pretože nový formulár nemusí zohľadňovať (nie úplne zohľadňovať) požiadavky pracovnoprávnych predpisov na konkrétny dokument.

Napríklad by mal obsahovať stĺpce, do ktorých je potrebné zadať údaje o vykonanej práci, preradení na iné trvalé pracovné miesto a výpovedi (bod 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, prípravu tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 16.4.2003 N 225). Tieto informácie zároveň nie sú zahrnuté v zozname uvedenom v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ.

Čo sa týka prípravy dokladov o vyúčtovaní práce a jej odmeňovaní, je v súčasnosti pre organizácie účelnejšie používať jednotné tlačivá schválené uznesením č.1. A ako už bolo uvedené, používanie týchto jednotných tlačív v súlade s časťou 4 čl. 9 zákona N 402-FZ musí byť schválený buď samostatným príkazom vedúceho organizácie, alebo prílohou k účtovnej zásade.