Індекс (номер) кожної справи, включеної до номенклатури, закріплюється назавжди. Індекси справ позначаються арабськими цифрами.
Індекс (номер) конкретної справи складається з:
1. умовного позначення (індексу) структурного підрозділу;
2. порядкового номера справи у межах відділу чи організації.
Індекс справи 04-07 означає, що зазначена справа включена сьомою по порядку до номенклатури справ структурного підрозділу, що має номер 04.
Цей же індекс проставляється на обкладинці,і на корінцісправи.
Заголовок справи (томи, частини)
По заголовку справи провадиться пошук необхідного документа. Заголовки справ мають повністю розкривати склад та зміст документів, включених у справу, тобто вказувати, які види документів можуть бути підшиті у справу та з якого питання.
Заголовок справи формулюється з урахуванням елементів, які у наступній послідовності:
1. назва виду документів (накази, акти, протоколи тощо);
3. кореспондент (назва організації, від якої отримано документи);
4. питання чи короткий зміст документів справи;
5. назва місцевості (території), з якою пов'язане зміст документів справи;
6. дати (період), до яких належать документи;
7. вказівку на копійність документів.
Це максимальний набір елементів, який не завжди потрібен.
Склад елементів заголовка визначається характером документів, поміщених у справу. Наприклад, дати вказуються лише у заголовках справ, які містять планові чи звітні бухгалтерські документи.
Заголовки справ можуть уточнюватися у процесі формування та оформлення справ.
Назва документа в заголовку може бути в однині («Журнал обліку видачі дипломів»), може бути і в множині («Накази директора з основної діяльності»).
За наявності справі документів кількох видів вони перераховуються в заголовку. Наприклад: "Розпорядчі документи та інструктивні листи вищих організацій з питань роботи з кадрами".
Якщо справі об'єднані різні види документів (понад 2-3) з одного питання, які пов'язані послідовністю діловодства, то заголовку використовується термін «Документи». Далі вказується зміст питання, якому присвячені документи, наприкінці заголовка у дужках перераховуються основні види документів.
Наприклад: «Документи про подання до нагородження та присвоєння звань (довідки, подання, доповідні записки та ін.)».
Термін «Документи» може використовуватись у заголовках справ, які містять додатки до інших документів.
Наприклад: «Документи до наказів з особового складу (заяви, доповідні записки, довідки та інших.)».
Термін «Дело» використовується в заголовках судових, слідчих, арбітражних та особових справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства з одного конкретного питання.
Наприклад: «Особиста справа Іванова Петра Сидоровича».
У заголовку, який починається зі слова «Листування», уточнюється, з ким воно ведеться і з яких питань.
Якщо листування ведеться з одним кореспондентом, надається його конкретна назва.
Наприклад: «Листування з фірмою "Консул" про постачання будівельних матеріалів».
Якщо у справі міститься листування з кількома однорідними кореспондентами, їх назви у заголовку справи даються узагальнено як видову назву кореспондента.
Наприклад: «Листування з молочно-консервними комбінатами про постачання та використання тари».
Якщо листування ведеться з різнорідними кореспондентами з одного питання, то заголовок справи кореспонденти не виносяться, а вказується лише питання.
Наприклад: «Листування про організацію підвищення кваліфікації працівників».
У заголовку справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період (рік, місяць, квартал).
Наприклад: «Річний звіт про виконання планів із праці та зарплати».
У заголовках справ з розпорядчою документацією, а також з протоколами, після вказівки виду документа (у множині) вказується автор.
Наприклад: «Протоколи засідань Кваліфікаційної комісії» за 2001р.
Якщо у кількох томах, то закінчених діловодством справах замість року вказуються крайні дати, тобто дата першого і дата останнього документа. Наприклад: «Накази з особового складу. Том 1.13 січня – 30 червня 2002р.».
У заголовках справ у разі потреби дається вказівка на копійність документів. Наприклад: «Положення про персонал. Копія».
Заголовки справ з питань, які не вирішені протягом одного року, є перехідними. Перехідна справа - це справа, яку не закривають наприкінці календарного (діловодчого) року. Перехідна справа може тривати кілька років, наприклад, особисту справу закривають лише після звільнення співробітника. Перехідні справи вносяться до номенклатури справ організації наступного року з тим самим індексом.
До заголовків справ для угруповання електронних документівзастосовуються загальні вимоги. Тільки у графі «примітки» у номенклатурі справ слід зазначити вид носія та місце його зберігання.
Кількість справ (томів, частин)заповнюється в кінці року, тому що може виявитися, що під одним заголовком буде заведено не одну, а кілька діл-томів (обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів).
Строк зберігання справи, тома, частини та номера статей за переліком:проставляються терміни зберігання документів із посиланням на номер статті згідно з типовим або відомчим переліком документів.
Якщо використовують кілька переліків, то у графі «Примітки» слід зазначити їх назви.
Основним переліком є "Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання".
Крім терміну зберігання у цій графі має проставлятися посилання порядковий номер статті. Наприклад: «Постійно, ст. 6-а.».
Приміткизаповнюється протягом року, якщо потрібно зробити позначки:
· Про заведення справ;
· Про перехідні справи на наступний рік;
· Про передачу справ до іншого структурного підрозділу або в іншу організацію;
· Про виділення справ до знищення;
· Про осіб, відповідальних за формування справ у структурних підрозділах, тощо.
При поміщенні у справу першого документа у номенклатурі справ робиться відмітка про заведення справи («справу заведено») у графі «Примітки». Це дозволяє точно знати кількість фактично заведених справ упродовж року.
У разі, якщо організація має сезонний характер діяльності (театри, навчальні заклади та інших.), специфіка ведення діловодства така. Низка відділів (канцелярія, відділ кадрів, бухгалтерія) формують справи протягом календарного року, тобто з 1 січня. А в інших відділах діловодний рік починається і закінчується відповідно до сезонності діяльності.
Наприклад, у школі справи навчальної частини формуються із 1 вересня. Це відбивається у номенклатурі справ – 5 графа.
Після закінчення календарного року наприкінці номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ постійного та тимчасового (окремо) строків зберігання.
Наприкінці кожного розділу номенклатури залишають 2-3 вільні (резервні) номери для закладу раніше не передбачених справ.
Розташування всіх у номенклатурі закріплюється їх індексацією, тобто. умовним позначенням кожного. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати індекс (номер і вказується у графі 1 номенклатури справ). Це насправді код справи. Першому розділу номенклатури справ надається номер «1» (якщо організація маленька) чи «01» (у великих організаціях із структурними підрозділами). Потім за ступенем важливості - "02", "03" і т.д. Усередині розділів розташовуються заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів. Індексація у діловодстві – це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів та необхідних умовних позначень на документах під час реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 – 10/125. Тут: 02 – структурний підрозділ; 10 – номер справи, куди вміщено документ; 125 – порядковий реєстраційний номер. Складові частини індексу відокремлюються один від одного дефісом або косою межею. Можливе встановлення порядкового номера на першому місці. Внутрішні документи зазвичай не індексуються, а мають просто порядковий номер. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп – на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, до якої надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Реєстрація проводиться для обліку, контролю та зручності пошуку документа.
16. Реєстрація документів та побудова довідкового апарату.
Реєстрація документів – це запис необхідних відомостей про документи з наступним проставленням на них діловодного індексу та дати реєстрації. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп – на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, до якої надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація у діловодстві – це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів та необхідних умовних позначень на документах під час реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 – 10/125. Тут: 02 – структурний підрозділ; 10 – номер справи, куди вміщено документ; 125 – порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю та пошуку документа. Кожен документ реєструють лише один раз: вхідні документи – у день надходження, вихідні та внутрішні – у день підписання. Не всі документи проходять реєстрацію (не реєструють листи, запрошення, каталоги, прайс-листи, повідомлення, листи з позначкою «особисто»). Кожна установа має перелік документів, які не підлягають реєстрації. Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних та внутрішніх документів застосовують єдину реєстраційну картку – РКФ (реєстраційно-контрольна форма). Її заповнюють машинописним чи рукописним способом. В установах із невеликим документообігом усі документи реєструють у журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп (на нижньому полі першого аркуша з правого боку). Він включає назву організації, до якої надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Для внутрішніх документів використовується порядкова нумерація. Нерідко для реєстрації надходять різні інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, листи, телефонограми, факси, довіреності. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. Ці документи часто є підставою для прийняття розпорядчих документів. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретареві невеликої фірми, що веде все діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом та його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестись у традиційній формі за допомогою довідкових картотек та в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека є картотечним ящиком або кількома ящиками, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів чи напрями діяльності. Усередині розділів картки зручно розміщувати за абеткою. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яка є числом картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки стоять до заміни їх новими. Картки на документи постійного та довгострокового зберігання можуть передаватися до архіву установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Запровадження автоматизованих систем реєстрації документів покращили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки щодо будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа. Довідку можна видавати як за виконаними документами, так і ще в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран та на друк у табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації щодо документів і самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів.
Індексація справ.Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що надаються справам – індекси справ.
Якщо організація невелика і немає структурних частин, її номенклатура будується за виробничої чи функціональної схемою. І тут індексом справи буде його порядковий номер у номенклатурі: 01, 02, 03 тощо.
У зведеній номенклатурі до індексу кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформована у структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).
Індексація структурних підрозділів має бути постійною і повторюватися рік у рік. Перехідні відносини вносяться в номенклатуру щоразу під тим самим індексом.
Дивіться також:
Реєстрація документів здійснюється шляхом проставлення реєстраційного індексу та дати реєстрації з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційно-контрольних формах (РКФ) – реєстраційних картках чи журналах реєстрації. У практичній діяльності для реєстрації вхідної та вихідної документації використовуються дві реєстраційні форми: реєстраційна картка та журнали реєстрації документів.
Реєстрація в реєстраційних картках зазвичай здійснюється в державних установах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік. Реєстраційні картки виготовляються друкарським способом на папері встановлених форматів (при ручній реєстрації) або заповнюються комп'ютерним способом. Реєстраційна картка повинна містити таку інформацію про документ, що реєструється: дату реєстрації, відомості про кореспондента, дату надходження та індекс документа (для вхідних документів), короткий зміст документа, відомості про резолюцію або кому направлений документ, відмітку про виконання документа тощо.
В організаціях із обсягом документообігу до 600 документів на рік допускається реєстрація документів у журналах. При цьому вхідні документи, вихідні та внутрішні документи реєструються в окремих журналах реєстрації. Зміст реквізитів у журналах реєстрації, вхідних та вихідних та внутрішніх документів аналогічний змісту реквізитів у реєстраційно-контрольних картках. За невеликих обсягів документації ці журнали можуть вести протягом кількох років.
При реєстрації всі документи поділяються на кілька груп, кожна з яких повинна реєструватися окремо: документи, вихідні документи, внутрішні документи і т.д.
Вхідні та вихідні документи мають реєстраційні номери. Реєстраційний номер документа складається з порядкового номера, який може доповнюватися буквеним або цифровим номером структурного підрозділу, номером справи за номенклатурою справ, кодом документа, кореспондента, виконавця та ін. Реєстраційний номер для документів, що надходять, проставляється в наступній послідовності: порядковий номер реєстрації, номер справи за номенклатурою справ (індекс документа). Наприклад, реєстраційний номер листа, що надійшов: № 182/06-14, де 182 - порядковий номер листа в межах реєстраційного масиву листів; 06-14 – індекс справи по номенклатурі справ.
Індексація документів - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів та необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) та зберігання. Індекс вхідного, вихідного та внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою справ та реєстраційного номера документа. Індексами розпорядчих документів та протоколів є їх реєстраційні номери, які надаються самостійно в межах кожного виду документів. Реєстраційний номер надісланих листів проставляється у зворотній послідовності.
Порядкова нумерація проводиться у межах діловодного року, що відповідає календарному – з 1 січня до 31 грудня. Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу в порядку вказівки авторів документа.