secretar asistent oficial. Responsabilitățile postului de secretar-asistent

Postul de asistent secretar este, în esență, munca unui simplu secretar. Întrucât funcțiile și responsabilitățile unui funcționar sunt similare între ele. Singura particularitate este că asistentului i se pot atribui sarcini mult mai serioase și, în consecință, cerințele de calificare pentru o astfel de poziție vor fi, de asemenea, mult mai mari decât cele ale unui secretar obișnuit.

Fișa postului de secretar-asistent conține o serie de prevederi generale, responsabilitățile postului, drepturile și responsabilitățile salariatului.

Fișa postului secretarului-asistent - dispoziții generale

Prevederile generale includ:

1. Atitudinea secretarului-asistent la clasa specialiştilor.
2. Numirea și revocarea unui asistent se hotărăște de către directorul general al organizației.
3. Directorul general este imediat superiorul secretarului asistent.
4. Dacă din anumite motive salariatul nu se află la locul de muncă, acesta este înlocuit de un alt angajat al organizației, care este numit printr-un ordin corespunzător, dându-i drepturi și îndatoriri de secretar-asistent.
5. Poate deveni secretar-referent orice cetățean cu studii superioare, experiență de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou și programe de calculator, precum și cunoștințe de limba engleză.
6. Activitatea de muncă a angajatului trebuie să respecte legislația Federației Ruse, carta organizației, normele și regulile acesteia, precum și fișele postului și ordinele de la conducere.

Apropo, site-ul conține și o fișă a postului pentru un director tehnic.

Drepturi și obligații

Un angajat are următoarele drepturi:

1. Obținerea de date, chiar secrete, pentru a rezolva problemele puse de organizație.
2. Oferirea de sugestii și consiliere cu privire la un plan de îmbunătățire a eficienței și productivității organizației și în special a activităților de muncă ale cuiva.
3. Obținerea resurselor necesare activităților de muncă de la serviciile speciale care se ocupă de aceste probleme, precum și furnizarea de explicații pentru motivele pentru care toate instrucțiunile și sarcinile organizației nu au fost îndeplinite la timp.
4. Cerința unor condiții adecvate de lucru și protecția documentației importante.
5. Luarea deciziilor cu voință puternică, care nu depășesc atribuțiile oficiale ale asistentului de secretar.

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

1. Efectuarea procesului de pregătire a documentației necesare, asigurarea primirii, înregistrării și înregistrării documentelor, precum și monitorizarea modului în care acestea sunt executate în conformitate cu legislația Federației Ruse.
2. Monitorizarea calității proceselor pregătitoare, verificarea completării corecte a documentelor care sunt furnizate conducerii pentru semnare ulterioară.
3. Supravegherea executării documentelor emise.
4. Pregătirea proceselor organizaționale, luarea deciziilor și concluziile.
5. Primirea cetățenilor.
6. Pregătirea organizatorică a întâlnirilor.
7. Formarea unui dosar, asigurarea siguranței și transferul ulterior al documentelor în arhivă în termenul stabilit.
8. Efectuarea altor instrucțiuni de la manager.

Și este scris despre cum arată fișa postului unui secretar-grefier.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului-referent este următoarea:

1. Pentru refuz sau finalizare la timp, neglijență în legătură cu îndatoririle oficiale ale cuiva.
2. Pentru încălcări ale instrucțiunilor și ordinelor, dezvăluirea de informații clasificate.
3. Pentru nerespectarea structurii interne a organizației, încălcarea normelor de disciplină a muncii și de siguranță a muncii.

Puteți citi despre ce este fișa postului unui arhivar.

Fișa postului secretarului asistentului întreprinderii

Fiecare manager responsabil la întreprindere trebuie să aibă un secretar care va ajuta la îmbunătățirea performanței echipei și a întreprinderii în ansamblu.

Fiecare astfel de angajat are propriile sale responsabilități directe. Secretarul ar trebui să primească documentele de intrare și de ieșire, să distribuie documentația primită între departamente, să controleze livrarea documentului către destinatar, să trimită documente pentru lucru către contractori, să programeze întâlniri între conducere și parteneri, să primească cereri de la personalul întreprinderii, precum și ca și alte instrucțiuni de la conducere.

Fișa postului de secretar-asistent al directorului general

Dispoziții generale:

1. Un salariat este considerat specialist și poate fi numit și eliberat din funcție de directorul întreprinderii.
2. Sarcinile referentului sunt de a furniza procese organizaționale și documentație pentru activități eficiente legate de management.
3. Este un subordonat al directorului întreprinderii.
4. Activitățile trebuie să se desfășoare în conformitate cu legislația Federației Ruse.
5. Pot deveni acest angajat numai cetățenii cu studii superioare și medii de specialitate, cu un an de experiență în muncă sau absolvind cursuri.
6. Cunoașterea problemelor legate de cadrul legislativ.

Secretarul adjunct are obligația să îndeplinească următoarele funcții:

1. Service conform documentației întreprinderii.
2. Gestionează și controlează organizarea producției afacerilor întreprinderii.
3. Documentați toate întâlnirile.
4. Ținerea evidenței documentelor.

Precum și alte îndatoriri și drepturi în această funcție.

Mulți oameni asociază funcția de asistent secretar cu o fată frumoasă, cu picioare lungi, care servește cafeaua cu grație. Acest lucru este fundamental greșit. Bineînțeles, persoana care ocupă această funcție ar trebui să arate reprezentativă, deoarece este chipul companiei. În primul rând, acesta este un angajat implicat în asigurarea funcționării eficiente a organizației. Prin urmare, gama de responsabilități la locul de muncă de jos este foarte extinsă. Să încercăm să înțelegem mai în detaliu.

Cine este asistent de secretar?

În funcție de caracteristicile activităților organizației Există diferite cerințe pentru această poziție..

Rădăcinile profesiei datează din vremurile Romei antice. Tradus din latină "secretus"înseamnă „secret”. Așa se numeau reprezentanții de încredere ai nobililor nobili. Aceștia erau exclusiv bărbați.

Numai la începutul secolului al XIX-lea, această profesie a început să fie identificată cu reprezentanții de sex feminin. De atunci, responsabilitățile funcționale ale specialistului s-au extins semnificativ. Angajatul trebuia nu numai să dețină o mașină de scris și să primească apeluri telefonice, ci și să fie asistentul principal al managerului, să organizeze fluxul de documente și să rezolve un număr mare de probleme organizaționale.

Ca urmare, este nevoie de a aloca specializare restrânsă dintr-un volum mare de puteri. Astfel, persoana responsabilă cu primirea și transferul apelurilor telefonice a început să fie numită recepționer. Cel care întocmește documentația de intrare și de ieșire este funcționarul.

Profesia de asistent secretar continuă să combine o varietate de funcții- de la manager de birou la prim asistent manager. Munca necesită calități personale speciale precum punctualitate, responsabilitate, calm, organizare și abilități de comunicare.

Nu presupuneți că asistentul de secretar este o poziție fără speranță. Mulți oameni intenționați îl consideră drept începutul unei cariere de succes. Foarte des, secretarele bune „devin” manageri de top și manageri de nivel al doilea.

Prevederi generale ale instructiunilor

Dispozițiile generale sunt o introducere în poziție. Instrucțiunile standard din secțiunea prevederi generale conțin următoarele puncte principale:

Informații scurte despre poziție. De exemplu, că asistentul de secretar aparține categoriei de specialitate;
o listă a persoanelor care au dreptul de a numi sau revoca acest angajat și cărora acesta trebuie să se prezinte;
care angajații pot înlocui un specialist în perioada de boală, concediu sau absență de la serviciu din alt motiv;
cerințe pentru angajat, și anume ce cunoștințe și aptitudini, calificări ar trebui să aibă;
o listă de instrucțiuni, regulamente interne și acte legislative pe care secretarul trebuie să le respecte în procesul de desfășurare a activităților sale;
o listă de probleme pe care un angajat trebuie să le cunoască.

Fiecare întreprindere descrie această secțiune în conformitate cu nevoile sale personale de producție.

Exemplu de fișă a postului.

Responsabilități și sarcini

Pe piața modernă a muncii, profesia de secretar se împarte în specializare restrânsă în funcție de funcțiile îndeplinite. Postul de asistent secretar este redenumit din ce în ce mai mult asistent sau asistent manager.

De mulți ani, funcția de asistent a fost ocupată în principal de reprezentanți ai sexului frumos. Acest lucru se datorează în mare parte particularităților psihologiei feminine: capacitatea de a detecta cele mai mici modificări ale dispoziției, de a arăta flexibilitate în situații de conflict, de a crea confort și o atmosferă specială în biroul companiei.

Secretarului asistent îi este atribuită o listă mare de sarcini și responsabilități, principalele includ următoarele:

În funcţie de amploarea întreprinderii şi de caracteristicile activităţilor acesteia lista responsabilităţilor poate fi extinsă sau redusă. Multe sarcini nu sunt menționate în fișa postului, dar sunt explicate în timpul procesului de lucru. Secretarul adjunct este o funcție responsabilă care nu se limitează la discuții nesfârșite la telefon și la prepararea cafelei.

Cerințe pentru un specialist

Din profesionalismul acestui angajat în multe feluri eficienta intregii intreprinderi depinde. Prin urmare, un asistent de secretar bun este un profesionist care își merită „greutatea în aur”.

Orice întreprindere are dreptul de a elabora în mod independent fișele postului la orice loc de muncă. Prin urmare, diferite organizații vor avea cerințe de calificare diferite pentru postul vacant de asistent secretar.

Nu există o listă standard de competențe profesionale. De obicei, candidaților se aplică următoarele cerințe:

Disponibilitate de studii superioare sau medii de specialitate. Specializarea poate fi variată - jurisprudență, management de birou și altele asemenea.
Experienţă. Fiecare companie își stabilește propriile cerințe de la un an sau mai mult. Abilitățile pot fi dobândite ca asistent executiv, director de birou sau secretar. Unele organizații sunt pregătite să angajeze un tânăr specialist fără practică, dar cu prezența obligatorie a unui certificat de absolvire a unui curs de asistent.
Abilități în utilizarea echipamentelor de birou - telefon, fax, echipamente de copiere, imprimantă etc.
Cunoștințe bune de calculator, cu cunoștințe de Excel, Power Point, Word, pot necesita capacitatea de a lucra cu editori grafici sau platforme pentru trimiterea și primirea corespondenței electronice.
Abilități obligatorii în managementul documentelor.
Cunoașterea limbii străine. Această condiție nu este întotdeauna îndeplinită. A avea astfel de abilități este întotdeauna binevenit.
Comunicare orală și scrisă competentă.

O fișă a postului este un document oficial care nu poate stabili cerințe privind aspectul, sexul, vârsta sau calitățile personale. Cu toate acestea, multe organizații „evaluează” în secret candidații pe baza acestor criterii.

Acest lucru se datorează specificului profesiei. Secretara este mereu la vedere. Prin urmare, a avea un aspect atractiv, o voce plăcută și bunăvoință este un bun bonus pentru a obține această poziție.

În plus, candidatul trebuie să fie:

rezistent la stres;
responsabil, punctual;
ai o memorie bună;
capacitatea de a răspunde rapid la situații în schimbare.

Este foarte important dacă o persoană poate „simți” starea de spirit și este capabilă să reacționeze rapid, dacă regizorul „a coborât pe picior greșit”.

În plus, funcția de secretar are un număr mare de elemente specifice, care nu poate fi notat în nicio instrucțiune.

Responsabilitate și drepturi

Aceste posturi sunt precizate clar în contractul de muncă și în fișa postului angajatului. Este clar că pentru a necesita executarea precisă a sarcinilor funcționale, angajatului trebuie să i se acorde anumite drepturi pentru a le executa.

În cele mai multe cazuri, asistentul secretarului are dreptul:

Primiți orice informații necesare muncii, inclusiv informații confidențiale.
Faceți sugestii pentru îmbunătățirea eficienței propriei activități și a companiei în ansamblu.
Participa la dezvoltarea proiectelor legate de activitati directe.
Ca parte a legăturilor de comunicare dintre departamente și divizii, solicitați și primiți orice documente necesare pentru lucru. De obicei, instrucțiunile conțin o secțiune separată pentru contacte și informațiile pe care le furnizează.
Contactați conducerea cu cererea de a crea condiții favorabile pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.
Luați decizii în mod independent în domeniul de aplicare al fișei postului.
Contactați conducerea și angajații întreprinderii pentru ajutor în organizarea procesului de muncă.
Aprobați documentele care sunt de competența dumneavoastră.
Corectați și trimiteți documentația primită spre revizuire.

Această listă poate fi extins sau, dimpotrivă, redus în funcție de gama de responsabilități atribuite angajatului. Fără acordarea unor drepturi, un angajat nu poate fi făcut responsabil pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale.

Secretarul adjunct este responsabil numai în sfera atribuțiilor sale oficiale pentru următoarele puncte:

Depunerea spre examinare directorului a documentelor intocmite cu nerespectarea legislatiei in vigoare sau a reglementarilor locale interne.
Atitudine neglijentă față de înregistrarea documentației interne.
Dezvăluirea informațiilor despre companie către terți, în special a datelor confidențiale.
Efectuarea necorespunzătoare a atribuțiilor prevăzute în fișa postului.
Cauzarea de pagube materiale organizatiei.
Deteriorarea reputației unei întreprinderi prin acțiunile cuiva.

Responsabilitatea este determinată în cadrul legislației muncii, administrative sau penale în vigoare.

Avantajele și dezavantajele profesiei

În acest moment, profesia de asistent secretar este la mare căutare. Acest lucru poate fi atribuit avantajelor acestei profesii. Un asistent profesionist nu va avea probleme în găsirea unui loc de muncă.

Principalele avantaje ale postului includ următoarele:

lipsa activității fizice;
lucrează într-un birou cald și confortabil;
lucrare variată și interesantă. Secretarul deține toate fluxurile de informații, prin urmare, poate participa la toate proiectele promițătoare ale organizației;
nevoia de creștere și dezvoltare constantă, care să permită în viitor schimbarea funcției de asistent cu una superioară;
participarea la întâlniri cu partenerii. Participarea la expoziții, prezentări și alte evenimente;
obținerea de abilități și conexiuni suplimentare în procesul de activitate;
Puteți folosi oricând echipamente de birou în scopuri personale.

Beneficiile poziției arată destul de decente. Asemenea perspective sunt posibile doar în orașele mari și companiile de renume. Doar la ei asistentul de secretar poate primi un salariu decent.

Munca de secretară conține multe nuanțe și de multe ori dai peste „capcane” care sunt complet neobservate la începutul activității tale. Principalele monede negative ale lucrării includ următoarele:

Asistentului de secretariat există un număr mare de cerințe, se impun o cantitate mare de responsabilități. Nu trebuie să vă așteptați ca „munca titanică” să fie recompensată în consecință. Salariul mediu al unui asistent secretar puțin probabil să depășească 30 de mii de ruble. Cu toate acestea, aceasta este o poziție importantă și responsabilă, fără de care nicio întreprindere nu se poate descurca.

Acest videoclip vă va permite să aruncați o privire mai amplă asupra profesiei de asistent de secretar și, de asemenea, probabil vă va ajuta să faceți alegerea corectă a muncii.

O secretară este un asistent indispensabil în orice birou. Această poziție poate include un funcționar, un asistent personal al unui manager și un recepționer. Secretarul asistent se ocupa de fluxul de documente al companiei si monitorizeaza stocarea si utilizarea documentelor. Cum a apărut această profesie?

Ea a apărut în timpul activităților active de reformă ale lui Petru I, care a introdus un astfel de concept ca „gradul de secretar”. La început, aceștia erau oficialii responsabili de înregistrarea și numerotarea scrisorilor primite. La începutul secolului al XX-lea, profesia de secretariat s-a răspândit, iar până în 1875, în multe orașe mari din Europa și America a fost posibil să se urmeze cursuri speciale pentru dactilografe. Odată cu inventarea mașinii de scris în 1880, profesia a căpătat treptat o față feminină. Până la sfârșitul Primului Război Mondial, găsirea unui secretar bărbat era aproape imposibilă. La acea vreme era una dintre puținele profesii disponibile pentru femei. Cei mai ambițioși dintre ei au absolvit cursuri și au obținut locuri de muncă în companii și birouri din întreaga lume. Erau respectați și munca lor era bine plătită. Funcția de secretar-asistent a fost unul dintre primii pași către emanciparea femeii.

În aceste zile, profesia și-a pierdut deja prestigiul de odinioară, dar cererea de specialiști în management de birou este încă mare. Cel mai nou trend sunt secretarele la distanță, a căror prezență nici măcar nu este necesară în birou. Serviciile asistenților online sunt folosite de multe platforme de internet care trebuie să mențină comunicarea cu clienții.

Responsabilitatile asistentului secretarului

Există o mulțime de glume și vorbe despre secretare printre oameni. Dar, în ciuda reputației lor proaste, secretarul asistent are o mulțime de responsabilități de serviciu. Dacă vrei să lucrezi în această specialitate, atunci vei avea nevoie de disciplină, responsabilitate și anumite cunoștințe. Care sunt responsabilitățile unui astfel de angajat?

Păstrarea evidențelor: Femeile au sarcina dificilă de a verifica cu scrupulozitate toate hârtiile și de a le menține în ordine. Toți angajații companiei pot avea nevoie de ajutor și, de regulă, în companiile mari sunt recrutați mai multe persoane pentru funcția de asistent secretar.
Organizare de intalniri, excursii, intalniri: secretarul trebuie sa fie mereu la curent cu toate noutatile si sa tina degetul pe puls. El nu numai că coordonează de obicei programul de lucru al conducerii, dar pregătește și călătorii de afaceri și întâlniri de afaceri.
Primirea apelurilor telefonice: responsabilitățile imediate ale angajatului includ comunicarea cu clienții, partenerii și alte persoane.
Primirea vizitatorilor: O înfățișare prezentabilă este foarte importantă pentru această profesie, deoarece adesea prima persoană văzută în companie este secretara.
Comandă de papetărie și alte suporturi de birou.
Îndeplinirea solicitărilor de management. În unele companii, acest articol ocupă cea mai mare parte a timpului de lucru. Prin urmare, atunci când aplicați pentru un loc de muncă, trebuie să discutați imediat în mod clar domeniul de aplicare al responsabilităților dvs. cu viitorul dvs. șef.

După cum puteți vedea, responsabilitatea secretarului asistent este destul de mare. Și lista de cerințe este, de asemenea, uluitoare. Ce calități trebuie să aibă o secretară pentru a fi angajat?

Cerințe pentru acest post vacant

Cunoștințe bune de calculator și viteză mare de tastare. Sistemele moderne au înlocuit vechile mașini de scris, dar principalele prevederi ale fișei postului asistentului de secretară au rămas aceleași: capacitatea de a manipula echipamentele de birou și viteza de înregistrare.
Înfățișare reprezentativă: legea rusă interzice orice discriminare bazată pe rasă, sex sau vârstă la recrutarea angajaților. Dar o înfățișare îngrijită și ordonată, un discurs politicos și capacitatea de a purta o conversație vor fi avantajele tale neîndoielnice.
Punctualitate și organizare: aceste calități nu vor interfera cu alți specialiști, dar sunt deosebit de importante pentru o secretară.
Studii medii de specialitate sau superioare.
Unele posturi vacante pot necesita cunoștințe de limba engleză. Companiile mari acordă o atenție deosebită acestui lucru.

Drepturile angajaților

Lucrul ca secretar presupune multă responsabilitate, dar angajații au și drepturi pe care le pot apăra în cazul încălcărilor de către superiori.

Secretarul are dreptul să solicite și să primească informații necesare pentru îndeplinirea corectă a atribuțiilor sale.
Angajatorul trebuie să asigure salariatului condiții de muncă și securitatea documentelor.
Secretarul asistent poate prezenta idei pentru a îmbunătăți procesul de lucru. De asemenea, poate lua decizii independente în limitele fișelor de post.
Secretarul adjunct poate lipsi de la serviciu din motive de sănătate sau deteriorarea bunăstării.

Profesia de funcționar, conform statisticilor, este una dintre cele mai lungi de lucru de pe piață: lucrătorii sunt adesea lăsați în urmă după orele de program. Cunoscându-și drepturile și responsabilitățile, un angajat poate acționa în propriile interese în beneficiul companiei.

De ce studii ai nevoie pentru a obține acest loc de muncă?

In fisa postului de secretar-asistent se precizeaza ca un solicitant pentru un post vacant trebuie sa aiba studii superioare sau medii de specialitate si minim un an de experienta in munca. Dacă nu aveți încă experiență, nu sunteți familiarizat cu programele de birou și nu sunteți foarte încrezător în tastare, atunci puteți urma cursuri speciale pentru un asistent de secretară, unde veți fi învățat cum să conduceți corespondența de afaceri și să gestionați un computer la nivel a unui utilizator încrezător. Toate aceste cunoștințe le puteți obține pe cont propriu, găsind informații în cărți sau pe Internet. Puțină practică – și cu siguranță vei fi angajat de o companie care are nevoie de un astfel de specialist.

Unde să găsești un loc de muncă?

Postul de secretar-asistent este disponibil în aproape orice companie. Piața muncii este plină de oferte variate, printre care găsiți o opțiune cu disponibilitate și salariu adecvat. Dar rețineți că și concurența în acest domeniu este mare. Pentru a obține un loc, trebuie să ieși în evidență printre zeci de alți solicitanți. În plus, în companiile mici, responsabilitățile postului de asistent de secretară nu sunt adesea reglementate clar, iar angajatul trebuie să efectueze o mulțime de muncă variată. Pentru a evita acest lucru, alegeți companii mari, care de obicei definesc clar domeniul de aplicare al responsabilităților dumneavoastră. Dacă nu aveți o astfel de oportunitate, atunci pur și simplu discutați în detaliu toate responsabilitățile pe care le veți îndeplini la noul dvs. loc de muncă.

Cât câștigă specialiștii în evidență?

Salariul mediu al specialiștilor de secretariat variază între 25-45 de mii de ruble. Asistenții executivi câștigă de obicei puțin mai mult decât funcționarii. În plus, asistenții de secretariat pot învăța experiență unică de lucru de la superiorii lor în timpul muncii lor. Este puțin probabil ca un angajat începător să primească un salariu mai mare de 25.000 de ruble, chiar și în orașe mari precum Sankt Petersburg și Moscova. Dar odată cu creșterea experienței și a cunoștințelor, și rata salariului va crește.

Obțineți un loc de muncă ca secretară este mult mai ușor dacă știți despre ce vă întreabă în timpul interviurilor. Capacitatea de a lucra cu programe Word și Excel este decisivă atunci când aplici pentru un loc de muncă. De asemenea, va fi necesară o viteză mare de imprimare. Pe Internet puteți găsi programe speciale pentru predarea tastării tactile, ceea ce reduce semnificativ timpul de tastare. Pentru a fi angajat mai repede, ar fi o idee bună să vă actualizați CV-ul pe site-urile de căutare de locuri de muncă, iar pentru interviuri, pregătiți un mic portofoliu care să vă descrie abilitățile și abilitățile.

Pentru o întâlnire cu un potențial angajator, trebuie să te îmbraci într-un costum strict de birou în nuanțe închise. Acesta va da imediat tonul întâlnirii și vă va arăta ca un angajat responsabil și profesionist. Dacă aplicați pentru postul de asistent manager, amintiți-vă că în acest caz ar trebui să vă comportați foarte atent. Înainte de interviu, cercetați istoria companiei. Angajatorul va vedea că v-ați pregătit temeinic pentru întâlnire și veți evita o serie de greșeli enervante.

Rezultate

În ciuda listei mari de responsabilități și cerințe pentru secretarele asistenți, oricine se poate ocupa de această slujbă. Cu o pregătire adecvată, promovarea unui interviu nu va fi, de asemenea, dificilă. Și chiar dacă nu ai experiență, nu dispera, încearcă mai întâi să obții un loc de muncă într-o companie mică. Urmând reguli simple, poți face o carieră în domeniul managementului de birou.

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului, și din motive întemeiate, deoarece responsabilitățile secretarului managerului includ asigurarea de management și activități administrative eficiente. Secretarul managerului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Funcția de secretar-asistent poate fi considerată și o poziție reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. Acest tip de muncă necesită o mare calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Locuri de lucru

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Acestea pot fi atât întreprinderi mari, cât și organizații de afaceri mici.

Istoria profesiei

Primii secretari pot fi considerați cărturari și cronicari - notau decretele și ordinele regale, cronicau evenimentele curente și erau responsabili de menținerea corespondenței. De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut o nevoie de specialiști cu o specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

primirea vizitatorilor;
primirea apelurilor telefonice;
păstrarea evidenței;
planificarea zilei de lucru a managerului;
organizarea de întâlniri;
comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
comanda de papetărie pentru birou;
îndeplinirea solicitărilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.

Cerințe pentru o secretară

Cerințele pentru un asistent de secretară includ:

studii medii sau superioare;
Proprietatea PC-ului;
cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

punctualitate;
capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
organizare.

Exemplu de CV secretar

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Acesta poate fi titularul oricărei studii superioare care a absolvit cursuri de asistent de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale cu privire la specialitatea dobândită a solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

Salariul de secretar

Salariul unui secretar poate varia - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de sarcinile angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent de secretară este de 30 de mii de ruble.

Unde să te antrenezi

Pe lângă studiile superioare, există pe piață o serie de formare pe termen scurt, care durează de obicei de la o săptămână la un an.

Institutul de Educație Profesională „IPO” vă invită să urmați cursuri la distanță în direcția „” (există opțiunile 256, 512 și 1024 de ore academice) pentru a primi o diplomă sau un certificat eliberat de stat. Am instruit peste 8.000 de absolvenți din aproape 200 de orașe. Puteți urma cursuri externe și puteți primi rate fără dobândă.

Anexa nr. ___ la contractul de muncă

"APROBAT"
CEO
OOO ____________
«___» _______________

DESCRIEREA POSTULUI
Secretar-referent

1.1. Secretarul asistent aparține categoriei specialiștilor întreprinderii și este angajat și eliberat din funcție de director.
1.2. Principalele sarcini ale asistentului de secretariat sunt suportul organizatoric si documentativ pentru activitatile de management.
1.3. Secretarul adjunct raportează direct directorului întreprinderii.
1.4. În activitatea sa, secretarul-referent este ghidat de:

actele legislative ale Federației Ruse;
Carta intreprinderii;
Reglementări privind serviciile funcționale ale întreprinderii;
ordine (instrucțiuni) ale conducerii întreprinderii;
materiale normative și metodologice privind organizarea muncii de birou;
această fișă a postului.

1.5. În funcția de asistent de secretariat sunt numite persoane cu studii superioare, medii de specialitate și vechime în muncă de cel puțin 1 an sau fără experiență, dar cu condiția parcurgerii unor cursuri de pregătire pentru secretari asistenți.
1.6. Secretarul asistent trebuie să cunoască următoarele întrebări:

perspectivele de dezvoltare a întreprinderii, a activităților sale financiare și economice;
organizarea muncii cu documente, intocmirea documentatiei;
organizarea muncii manageriale;
utilizarea computerelor și tehnologiei organizaționale;
traducerea documentației oficiale într-o limbă străină a unui partener comercial;
cultura muncii și etica muncii;
sănătatea, securitatea în muncă și protecția împotriva incendiilor.

2. FUNCȚII

Secretarului-referent îi sunt atribuite următoarele funcții:

2.1. Servicii de informare și referință privind documentele întreprinderii.
2.2. Îndrumarea metodologică și controlul asupra organizării muncii de birou în diviziile structurale și ramurile întreprinderii.
2.3. Documentarea activităților organelor consultative ale întreprinderii.
2.4. Servicii operaționale și organizatorice pentru management.
2.5. Mentinerea pregatirii documentatiilor si evidentelor de personal (in lipsa unui inspector de personal).

3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI

Secretarul asistent trebuie:

3.1. Întocmește documentele necesare, asigură activitățile financiare și economice ale întreprinderii.
3.2. Asigură recepție, contabilitate, înregistrare, control asupra execuției documentelor, servicii de informare și referință și stocare a informațiilor documentare.
3.3. Monitorizează calitatea pregătirii, corectitudinea întocmirii, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.
3.4. Monitorizați execuția documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii, luați măsuri prompte în vederea executării lor la timp și de înaltă calitate.
3.5. Organizați pregătirea, luarea deciziilor și comunicarea acestora către executorii imediati. Analizează certificatele și rapoartele furnizate conducerii și da concluzii competente cu privire la acestea.
3.6. Efectuează comunicare operațională cu organizații terțe (atât comerciale, cât și guvernamentale) și cu cetățenii individuali cu privire la activitățile curente ale întreprinderii (telefon, fax etc.).
3.7. Primește vizitatori.
3.8. Efectuați lucrări privind suportul documentației pentru activitățile de personal ale întreprinderii:

emiterea de comenzi pentru personal;
înregistrarea cardurilor personale din formularul T-2 sau a dosarelor personale;
înregistrarea cărților de muncă;
înregistrarea și menținerea contractelor de muncă (acorduri);
pregătirea documentelor de călătorie;
înregistrarea certificatelor de incapacitate de muncă;
mentinerea foilor de pontaj;
eliberarea certificatelor de experienta in munca si salariu.

3.9. Asigurarea executiei lucrarilor de dactilografiere si copiere.
3.10. Utilizați un computer personal ca mijloc de automatizare a suportului de documentare a unei întreprinderi.
3.11. Efectuați o selecție anuală de documente pentru depozitarea sau distrugerea în arhivă.
3.12. Efectuează instrucțiuni individuale de la conducere cu privire la profilul activităților financiare și economice ale întreprinderii.

4. DREPTURI

4.1. Solicitați materialele necesare de la serviciile funcționale, precum și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiuni de la conducere.
4.2. Examinați documentele și transmiteți-le pentru executare managerilor și specialiștilor întreprinderii.
4.3. Solicitați executanților să finalizeze documentele pregătite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea lor (GOST 6.38-90), reguli internaționale pentru pregătirea documentelor (ISO).
4.4 Avizează documente ale activităților de management în sfera de competență a acestora.
4.5. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a conducerii pentru a îmbunătăți suportul documentației activităților întreprinderii, a îmbunătăți formele și metodele de lucru de management bazate pe utilizarea tehnologiei electronice.
4.6. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate în activitățile întreprinderii.
4.7. Lucrați cu documente marcate „CT” sau „Confidențial”.
4.8. Luați decizii în limitele competenței dvs.
4.9. Interacționează cu toate serviciile (angajații) întreprinderii pe probleme de verificare a executării documentelor și transmiterea informațiilor necesare către conducere.

5. RESPONSABILITATE

5.1. Calitatea documentelor prevăzute pentru semnare conducerii întreprinderii.
5.2. Atitudine neglijentă, neglijentă față de înregistrarea și păstrarea documentelor.
5.3. Securitatea documentației, dezvăluirea de informații clasificate ca „Confidențial” sau „KT”.
5.4. Efectuarea neclară și intempestivă a sarcinilor de serviciu prevăzute în aceste instrucțiuni.

CEO ________________ __________________________

Consilier juridic ________________ __________________________

Am citit instrucțiunile ________________ __________________________

Adăugat: 3.03.2017 19:53:39

Care sunt responsabilitățile postului unui asistent de secretară?

Secretarul managerului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Locuri de lucru

Istoria profesiei

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

primirea vizitatorilor;
primirea apelurilor telefonice;
păstrarea evidenței;
planificarea zilei de lucru a managerului;
organizarea de întâlniri;
comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
comanda de papetărie pentru birou;
îndeplinirea solicitărilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.

Cerințe pentru o secretară

Cerințele pentru un asistent de secretară includ:

studii medii sau superioare;
Proprietatea PC-ului;
cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

punctualitate;
capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
organizare.

Exemplu de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Salariul de secretar

Descrierea postului

Deschideți în format WORD

I. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Angajarea și eliberarea din funcție a Secretarului-Ofițer de Referință se efectuează prin ordin al Directorului General.

1.2. Principalele sarcini ale asistentului de secretariat sunt suportul organizatoric si documentativ pentru activitatile de management in cadrul Companiei, precum si imbunatatirea suportului de documentare pentru management.

1.3. Secretarul asistent raportează direct Șefului Direcției Administrative și Economice a Direcției Suport Logistic, iar în lipsa acestuia, Administratorului Direcției Administrative și Economice a Direcției Suport Logistic.

1.4. În absența Secretarului Adjunct (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate Secretarului Adjunct în funcție, care este numit prin ordin al Directorului General.

1.5. Secretarul-referent în activitatea sa este ghidat de:

— Constituția Federației Ruse;

— Codul civil al Federației Ruse;

— Codul Muncii al Federației Ruse;

— Legea federală a Federației Ruse nr. 24-FZ din 20 februarie 1995 „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”;

— Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 26 din 04.06.2001 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”;

— Instrucțiuni privind procedura de păstrare a cărților de muncă la întreprinderi, instituții, organizații, materiale de reglementare și metodologice ale Ministerului Muncii al Federației Ruse;

— GSDOU. Dispoziții de bază. Cerințe de bază pentru documente și servicii de documentare de gestiune;

— GOST R6.30-97. Sisteme de documentare unificate. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru pregătirea documentelor (modificate și completate în 2000);

— Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale;

— GOST R51141-98. Păstrarea înregistrărilor și termenii de arhivare.

Asistent secretar: fișa postului, atribuții și responsabilități

Termeni și definiții;

— O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de șeful Serviciului Federal de Arhive la 6 octombrie 2000;

— Arhiva companiei (organizație neguvernamentală). Un ghid metodologic și o listă aproximativă a documentelor generate în activitățile instituțiilor neguvernamentale, cu indicarea perioadelor de păstrare;

— Sistemul de stat unificat al muncii de birou;

— Regulile și instrucțiunile lui Rosarkhiv;

— Statutul Societății;

— Instrucțiuni pentru munca de birou a Companiei;

— Regulamentul intern de muncă al Societății;

— Ordine, instrucțiuni ale conducerii Societății;

— Această fișă a postului.

1.6. În funcția de asistent secretar sunt numite persoane cu studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau persoane cu studii medii (complete) și pregătire specială conform programului stabilit și experiență de lucru de cel puțin 1 an.

II. FUNCȚII

Secretarului-referent îi sunt atribuite următoarele funcții:

— primirea, trimiterea și înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire;

— pregătirea proiectelor de documente conform instrucțiunilor directorului general;

— controlul calității documentelor prezentate spre semnare către directorul general;

— controlul executării documentelor și instrucțiunilor;

— organizarea activității de recepție a directorului general;

— documentarea activităților organelor consultative ale Societății;

— elaborarea reglementărilor locale privind suportul documentației pentru Companie;

— organizarea documentelor în munca de birou;

— organizarea de servicii fără hârtie pentru directorul general.

III. RESPONSABILITĂȚI

secretar-referent:

3.1. îndeplinește funcții tehnice pentru a sprijini și întreține activitatea Directorului General al Societății sau a diviziilor acesteia;

3.2. acceptă și înregistrează corespondența primită în jurnalul de documente primite, în conformitate cu hotărârea conducătorilor Societății sau diviziilor acesteia, transferă documente spre executare;

3.3. monitorizează trecerea documentelor, monitorizează implementarea acestora;

3.4. eliberează certificatele necesare pe documentele înregistrate;

3.5. trimite destinatarilor documentația completată (inclusiv prin e-mail);

3.6. asigură siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare;

3.7. primește informații de la angajații departamentului pentru directorul general și îi cheamă la instrucțiunile acestuia;

3.8. organizează convorbiri telefonice ale directorului general;

3.9. primește și transmite mesaje telefonice, înregistrează mesajele primite în lipsa directorului general și le aduce la cunoștință acestuia;

3.10. desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor sau ședințelor ținute de directorul general (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței și înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale;

3.11. efectuează lucrări de tipărire și copiere;

3.12. monitorizează asigurarea directorului general cu rechizite de birou, echipamente organizatorice, creează condiții propice muncii eficiente a managerului;

3.13. acceptă documente spre semnare de către directorul general;

3.14. controlează calitatea întocmirii, corectitudinea redactării, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare directorului general;

3.15. controlează executarea documentelor și instrucțiunilor Directorului General al Societății, ia măsuri operaționale care vizează implementarea la timp și de înaltă calitate a acestora;

3.16. organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților Societății;

3.17. menține un jurnal al angajaților Companiei care au întârziat la serviciu;

3.18. transmite lunar directorului general un raport privind întârzierile angajaților;

3.19. menține programul de lucru al șoferului;

3.20. rezolvă problemele legate de emiterea de invitații, vize, pașapoarte internaționale, rezervarea și achiziționarea de bilete pentru angajații companiei care pleacă într-o călătorie de afaceri;

3.21. acceptă documente completate de lucrări de birou pentru depozitare de la diviziile structurale ale Societății;

3.22. participă la elaborarea nomenclatoarelor de caz, verifică corectitudinea formării și executării dosarelor atunci când acestea sunt transferate în arhivă;

3.23. criptează cazurile în conformitate cu regulile aplicabile;

3.24. sistematizează și plasează dosare, ține evidența acestora;

3.25. întocmește inventare sumare ale dosarelor cu termene de păstrare permanentă și temporară, precum și acte de trecere a dosarelor în depozitul de stat, de radiere și distrugere a documentelor ale căror perioade de păstrare au expirat;

3.26. participă la lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă;

3.27. emite copii și documente de arhivă, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă și ține evidența acestora;

3.28. consiliază angajații cu privire la pregătirea dosarelor pentru depunerea în arhive.

IV. DREPTURI

Secretarul-referent are dreptul:

4.1. dezvoltarea proceselor tehnologice de lucru cu documente bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice;

4.2. solicita de la diviziile structurale ale Societatii materialele necesare, precum si explicatii ale motivelor intarzierii in indeplinirea sarcinilor si instructiuni de la conducere;

4.3. revizuiește documentele și le trimite spre executare managerilor și specialiștilor Societății;

4.4. să prezinte propuneri spre luarea în considerare a conducerii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru managerial bazate pe utilizarea tehnologiei electronice;

4.5. cere de la conducere crearea condițiilor normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța documentației de personal;

4.6. lucrați cu documente marcate „Pentru uz oficial”;

4.7. efectuați „filtrarea” apelurilor telefonice;

4.8. previzualizați documentele și stabiliți care dintre acestea pot fi transferate executorilor, ocolind directorul general;

4.9. organizează recepția și stabilește prioritatea vizitatorilor;

4.10. cere respectarea regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale Companiei;

4.12. dezvolta sisteme de documentare unificate, foi de pontaj, liste de documente;

4.13. ia decizii și avizează documente din competența lor;

4.14. face propuneri care vizează îmbunătățirea lucrului cu personalul;

4.15. cere explicații în scris de la angajații care au încălcat disciplina muncii;

4.16. solicită executanților să finalizeze documentele întocmite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea documentelor pentru personal;

4.17. lucrați cu documente marcate „Confidențial” sau „Secret comercial”.

V. RESPONSABILITATE

Secretarul asistent este responsabil pentru:

5.1. transmiterea la timp a informațiilor primite către destinatari;

5.2. oportunitatea trimiterii corespondenței de ieșire;

5.3. calitatea documentelor depuse spre semnare conducerii Societatii;

5.4. atitudine neglijentă, neglijentă față de înregistrarea și păstrarea documentelor;

5.5. transmiterea intempestivă a informațiilor către directorul general;

5.6. siguranța documentației de ieșire, de intrare și internă;

5.7. dezvăluirea de informații care constituie un secret comercial al Companiei și alte informații care au devenit cunoscute în cursul activității;

5.8. siguranța proprietății care îi sunt furnizate de Companie pentru îndeplinirea funcțiilor sale;

5.9. atitudine lipsită de tact față de angajații Companiei și alți cetățeni care iau legătura cu Secretarul-Referent;

5.10. nerespectarea cerințelor acestor instrucțiuni.

VI. RELAȚII PE POZIȚIE

6.1. cu Directorul General - pe suport documentar și nedocumentar al activităților sale;

6.2. cu Direcția Administrativ și Economic - pe probleme de asigurare a asistentului de secretariat cu rechizite de birou și echipamente necesare;

6.3. cu toate diviziile structurale ale Companiei - pe probleme de documentare suport pentru management.

VII. EVALUAREA PERFORMANȚEI

7.1. Principalele criterii pentru munca unui asistent de secretară sunt eficiența și diligența.

VIII. PROCEDURA DE REVIZUIRE A FIȘERILOR DE POST

8.1. Aceste instrucțiuni pot fi revizuite în următoarele cazuri:

— modificări în structura Societății;

— schimbarea tehnologiei de documentare;

— modificări ale funcțiilor secretarului adjunct.

Fișa postului de secretar-asistent reglementează relațiile de muncă dintre angajator și salariat. Documentul conține cerințe privind calificările, experiența de muncă, cunoștințele și abilitățile funcționarului. Stabilește procedura de subordonare, numire, eliberare din funcție, descrie responsabilitățile funcționale, drepturile salariatului și responsabilitățile acestuia.

eu. Dispoziții generale

1. În funcția de secretar-asistent este numită o persoană cu studii superioare și minimum un an de experiență într-o funcție similară.

2. Numirea sau eliberarea din funcție a unui secretar-asistent se realizează prin ordin al directorului general.

3. Secretarul adjunct raportează direct directorului general.

4. În absența asistentului de secretariat, drepturile, îndatoririle funcționale și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, conform ordinului organizației.

5. Secretarul asistent trebuie să cunoască:

reguli de lucru cu documente;
limbă străină;
standarde de etichetă în afaceri;
reguli pentru operarea echipamentelor organizatorice și informatice;
standarde de securitate, protecția muncii și de protecție împotriva incendiilor;
bazele legislației civile și ale muncii.

6. Secretarul adjunct este ghidat în activitatea sa de:

legislația Federației Ruse;
Carta organizatiei;
comenzi și instrucțiuni de la conducere;
regulamentul intern al muncii, alte acte de conducere ale organizației;
această fișă a postului.

II. Responsabilitățile postului de secretar-asistent

Secretarul asistent îndeplinește următoarele atribuții funcționale:

1. Oferă servicii de informare și referință organizației.

2. Primește vizitatori.

3. Organizează întâlniri, călătorii de afaceri, călătorii ale managerului.

4. Pregătește documentele necesare, le primește, le înregistrează și le stochează.

5. Controlează calitatea pregătirii, corectitudinea conținutului, aprobarea documentelor prezentate spre aprobare conducerii organizației.

6. Analizează informațiile furnizate conducerii și dă concluzii competente cu privire la acestea.

7. Monitorizează executarea documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii.

8. Pregătește întâlniri și întâlniri cu participarea managerului. Colectează materialele necesare, informează participanții despre ora și locul întâlnirii lor, ordinea de zi, menține și întocmește procese-verbale.

9. Îndeplinește sarcini oficiale ale managerului în limitele competenței sale.

III. Drepturi

Secretarul-referent are dreptul:

1. Primesc informații oficiale necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor funcționale.

2. Cere conducerii să creeze condiții normale pentru exercitarea atribuțiilor lor și siguranța documentelor și a bunurilor materiale.

3. Trimite propuneri de raționalizare conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și activitățile organizației.

4. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.

5. Primește de la departamente materialele necesare și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiunilor de management.

6. Informați supervizorul imediat despre deficiențele din activitățile organizației și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

7. Nu începeți să vă îndepliniți îndatoririle dacă există un pericol pentru sănătate și viață.

IV. Responsabilitate

Secretarul asistent este responsabil pentru:

Secretar de profesie

Îndeplinirea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

2. Calitatea documentelor prezentate spre aprobare conducerii organizației.

3. Consecințele deciziilor luate, propriile acțiuni.

4. Desfășurarea de ședințe și reprezentări ale intereselor organizației care nu sunt autorizate de conducere.

5. Încălcarea prevederilor documentelor de conducere ale organizației.

6. Dezvăluirea greșită a informațiilor personale, transferul secretelor comerciale, informații confidențiale.

7. Cauzarea de daune organizației, angajaților acesteia, statului sau contractorilor.

8. Încălcarea prevederilor disciplinei muncii, standardelor de siguranță, reglementărilor interne ale muncii, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea standardelor de comunicare și etichetă în afaceri.

Fișa postului de secretar-referent

Fișa postului de secretar

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
— ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu primiți un răspuns cert, cereți ajutor rapid.