Табель обліку робочого часу зразок заповнення. Правила ведення спрощеного табеля обліку робочого часу

З наявних форм обліку підприємства можуть користуватися уніфікованими формами, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1.

Бланк графіка обліку формою Т-12 (якщо облік ведеться вручну)

Бланк табеля обліку формою Т-13 (якщо облік ведеться автоматизовано)

У законодавстві не зазначено, хто із співробітників компанії має займатися контролем робочого дня. Тому керівник може призначити відповідальним за роботу будь-якого підлеглого. Але зазвичай такі обов'язки покладають на працівників відділу кадрів та начальників підрозділів.

Правильно складений табель дозволяє визначити:

скільки днів протягом місяця працівник працював (перебував у відпустці, на лікарняному);
чи дотримувався він трудової дисципліни (запізнення, неявки).

З цих даних надалі відбувається нарахування зарплати, різних видів компенсацій і виплат. Якщо у внутрішніх документах прописані покарання за регулярне порушення трудової дисципліни, коректне заповнення табеля обліку робочого часу 0504421 (зразок заповнення нижче), Т-12 або Т-13 допоможе дізнатися, кого із працівників слід притягнути до відповідальності.

Де брати вимоги до оформлення форм

Перед тим, як показати зразок заповнення табеля обліку робочого часу (форма 0504421 новий), пояснимо, які відомості туди треба вписувати. Усі необхідні спеціальні позначення містяться першій сторінці форми Т-12. Вони актуальні і для Т-13, а для форми 0504421 є позначення.

Які символи – літери чи цифри – ставити, вирішують у компанії самостійно. Це непринциповий момент. Але застосовують два способи написання даних у табелі:

явки чи відсутність відзначають щодня – суцільне заповнення;
вказують лише «відхилення» - запізнення, неявки, роботу у вихідні, простий. Такий спосіб застосовують і при сумованому обліку робочого часу.

Покрокова інструкція із заповнення табеля Т-12

Припустимо, у створенні облік часу виробляється вручну і окремо від обліку розрахунку з персоналом з праці. Наша організація є комерційною, і керівник тяжіє до держкомстатівських форм. Покажемо, як заповнювати першу частину уніфікованої форми Т-12.

Блок 1

Заповнюємо першу сторінку табеля, яка містить відомості загального характеру про саму організацію, про звітний період, а також літерні та цифрові коди умовних позначень.

Крок 1. Вносимо відомості про найменування організації.

Крок 2. Вписуємо найменування відділу чи підрозділу організації. Якщо організації немає структурних підрозділів, залишаємо поле чистим.

Крок 3. Вносимо відповідний восьмизначний код.

Крок 4. Заносимо відомості, який період складено графік.

Крок 5. Надаємо порядковий номер і вказуємо дату складання.

Блок 2

Заповнюємо другу сторінку (рекомендуємо робити це відповідно до ). Теоретично дана сторінка заповнюється протягом звітного періоду, проте безпосередньо у процесі роботи можуть виникати ситуації, які відразу відобразити у графіку буде не зовсім коректно.

Наприклад, працівник К. не вийшов сьогодні на роботу та не попередив свого керівника про відсутність. Фактично на роботі він відсутній, але причина його відсутності невідома, і в табелі необхідно ввести літерний код ПН (неявка з нез'ясованих причин до з'ясування обставин). Припустимо, що завтра він вийде і пояснить причину своєї відсутності, отже, до графіка буде внесено зміни, і код ПН буде замінено на інший, залежно від причини відсутності.

А може статися, що працівник з'явиться на роботу перед здаванням графіка в бухгалтерію, тому рекомендується фактичний облік вести або олівцем, або в окремому документі, який можна десять разів переробити перед підсумковим внесенням відомостей безпосередньо в Т-12.

Крок 6. Надаємо перший порядковий номер.

Крок 7. Записуємо прізвище, ініціали та посаду конкретного працівника.

Крок 8. Вносимо табельний номер (можна подивитися у наказі про призначення або в особистій картці працівника Т-2).

Крок 9. У стовпці явки та неявки за числами місяця вносимо відповідні відомості, при цьому ця інформація відображається у двох графах:

у верхній графі вказується відповідний код (літерний чи цифровий, кому що подобається);
у нижній графі вказується тривалість.

У прикладі порядок ведення табеля для організації на п'ятиденці. Як правильно заповнити табель при шестиденному робочому графіку? Все те саме, але буде тільки один вихідний, а не два.

Крок 10. Вважаємо за кожною графою, скільки відпрацьовано днів та годин за першу половину місяця.

Крок 11. Вважаємо, скільки відпрацьовано за другу половину місяця.

Крок 12. Вважаємо, скільки днів і годин загалом відпрацьовано за місяць.

Крок 13. Проставляємо кількість днів відсутності чи неявок, у тому числі з розшифровкою у відповідних стовпцях. Якщо таких днів не було, залишаємо порожні клітки.

Крок 14. Вписуємо кількість вихідних та святкових днів.

Крок 15. Звіряємо отримані цифри з виробничим календарем щодо відповідності . Якщо щось не збігається, шукаємо помилку чи готуємося пояснювати керівництву причини.

Крок 16. Підписуємо самі, у керівника структурного підрозділу (за наявності), у працівника кадрової служби (якщо працівник кадрової служби та особа, відповідальна за заповнення графіка, — одна особа, підписуємо і там, і там) і несемо до бухгалтерії, де на підставі даних графіка працівникам будуть .

Заповнений зразок графіка обліку

Інструкція із заповнення форми Т-13

Між табелями Т-12 та Т-13 є кілька відмінностей, але загалом вони ідентичні та заповнюються за загальними правилами. Т-12 допускається вести лише обліку відпрацьованих годин, без розділу 2 «Розрахунок з персоналом з праці». Якщо підприємство користується формою Т-13, її треба заповнювати повністю, включаючи додаткові рядки нарахування заробітної плати.

Що писати у цій частині? Для її ведення знадобиться перелік цифрових кодів видів оплати праці, затверджених Наказом ФНП Росії від 10.09.2015 № ММВ-7-11/ Він великий, оскільки включає всі можливі види доходів громадян. Але для табеля обліку знадобиться лише кілька кодів, і вони представлені у таблиці.

Ведення форми Т-13 аналогічно порядку внесення записів до Т-12. Спочатку заповнюють шапку бланка, потім вписують відомості про працівників, вказують дані про відпрацьований годинник і вихідні протягом місяця. Тобто перші 15 кроків інструкції треба повторити. За неявками протягом звітного періоду додатково відписуються у графах 10-13, вказуючи узагальнені дані.

Графи 7-9 подані для вказівки:

коду виду оплати (доходу);
кореспондуючого рахунку;
днів, що підлягають сплаті.

Коли всю потрібну інформацію вказано, підписуємо документ (останній крок).

Наповнений приклад форми Т-13

Приклад видно, що кожного працівника можна вказати відразу 8 різних видів кодів оплати. І тому графи 7-9 повторюються.

Щодо кореспондуючого рахунку, то його можна вказати лише 1 раз — над графами 7-9, якщо він один для всіх. Але якщо завжди вписувати його до графи 8, помилкою теж не порахують.

Як вести облік робочого часу держпідприємствам

Які програми використовують для ведення табелю

Щоб заповнювати табель в автоматичному режимі, необхідно або купити програму (але вносити до неї відомості все одно доведеться руками), або встановити комплекс програмного та технічного забезпечення, яке забезпечить в автоматичному режимі збирання, зберігання та обробку відомостей про наявність працівників на місцях, годинах їх приходу та догляду, періоду роботи та відпочинку співробітників тощо.

Подібні системи мають функції аналізу отриманої ними інформації, тому дуже зручні, економлять масу часу для кадровиків і бухгалтерів. Роботодавці теж у захваті, оскільки будь-якої миті можуть подивитися, де працівник Петров, що робить, коли вчора пішов і т. д. Однак, крім суцільних переваг, ці системи мають один, але суттєвий недолік — коштує впровадження таких програм дуже дорого.

Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь

Почнемо з того, що роботодавцем може бути як юрособа, так і індивідуальний підприємець, якщо укладає трудовий договір із найманими працівниками. А під відповідальність кожного роботодавця підпадає не лише обов'язок сплачувати внески до ФСС та ПФР, а й вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Щоб робити це було просто, і щоб якось регламентувати та стандартизувати ці процеси у діяльності фірми, існують спеціальний бланк, що має назву табель робочого часу. Заповнювати його буде людина, на якій лежать дані обов'язки у фірмі, або сам керівник, що, якщо брати великі фірми, ніколи не зустрічається.

Для чого потрібний табель робочого часу

Як ми вже писали, обов'язки щодо ведення такого бланку лягають на підприємців та керівників фірми. Це зумовлено трудовим кодексом Російської Федерації. Відповідно, якщо виявляється порушення у виконанні цього припису, фірму чекає штраф. Причому покарання як для всієї фірми загалом, так конкретного працівника, якого за трудовим договором покладено обов'язки.

У табелі записуються дані роботи кожного конкретного працівника фірми. Усі його проведені робочі години, а також час, коли на роботу він не виходив, незалежно від того, чи була причина прогулу поважною чи ні.

Є два способи ведення табелю:

Щоденне заповнення даних про працівника.
Інформація фіксується лише у разі порушення робочої норми. Тобто тоді, коли працівник не є на роботу, спізнюється і таке інше.

Надалі, виходячи з інформації, що міститься в цьому документі, буде здійснюватися розрахунок заробітної плати до нарахування. Також за допомогою табеля ведеться документування виконання норм трудової дисципліни, наявності понаднормової переробки, виконання обов'язків у вихідний час.

Як ми вже писали в іншій статті, стандартний робочий тиждень за п'ятиденком за законом складається з 40 годин. У шестиденному тижні – 36 годин.

У разі порушення цього графіка, основною вимогою стане збіг загальної кількості годин з нормою за звітний період - квартал або рік.

Важливо! При перевірочних заходах з боку органів трудової інспекції табель про робочий час буде першим документом, який запросять у керівництва фірми.

Також за табелем вестиметься статистика з трудових кадрів разом із потрібною звітністю.

Порядок застосування табеля обліку робочого часу

За чинним законодавством для заповнення цього облікового документа відповідальна особа заповнює форми Т-12 або Т-13. Ці формати законодавчо схвалені та мають підтвердження Росстату.

Форму Т-12 використовують для ведення обліку за періодами роботи, а також для розрахунків за з/п.
Форма Т-13 використовується співробітником у тому випадку, коли робочий час відображається автоматично.

Існує і третій варіант ведення звітності за робочим часом. Він передбачає, що фірма сама розробила свій варіант документа. Щоб він був правильно оформлений та визнаний офіційним, необхідно позначати у ньому низку реквізитів та потрібну інформацію.

Якщо компанія використовує спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє вести кадровий облік, бланки для заповнення табеля про робочий час будуть утримуватися вже всередині програмного забезпечення.

Заповнювати форми табеля дозволяється як вручну, так і за допомогою програм. Знову ж таки, якщо в рамках роботи фірми використовується профільне ПЗ, то працівникові достатньо вносити потрібну інформацію до бази, а сам документ складатиметься автоматично та роздруковуватиметься за потребою.

Важливо розуміти, що в різних випадках заповнення та ведення бланків звітності за робочим часом будуть використовуватись різні позначення. Вони можуть бути як літерні, і цифрові. Так, як приклад, візьмемо позначення роботи найманого співробітника у межах норми. У такому варіанті буквене позначення буде виражено символом "Я", а в цифровому варіанті це буде кодування "01".

Усі шифри, які використовуються у бланку обліку, необхідно супроводжувати підтвердженням у вигляді документів. Просто так вносити інформацію забороняється.

Що стосується часу, що відображається в документі, то в облік йдуть навіть поїздки за завданням компанії, відпустка співробітника, його виходи по лікарняному листу і так далі.

Код виду оплати праці позначається чотиризначним числом. Залежно від виду використовують:

Заробітна плата – код 2000.
Цивільно-правові договори з працівниками – код 2010.
Коди відпустки та компенсаційних виплат – 2012.
Лікарняні – код 2300.

Закриває табель відповідальна особа в останній робочий день місяця або наступного. Далі заповнений (або роздрукований) бланк передається начвідділу, який перевіряє вірність внесеної інформації та переправляє готовий підписаний бланк у відділ кадрів.

Наступним кроком стає пересилання документа до бухгалтерії, де за отриманими даними, і буде нараховано заробітну плату співробітникам.

Важливо! Дані до бухгалтера надходить двома етапами. Перша частина - для виплат за авансами працівникам фірми. Друга - для виплат за основною частиною заробітної плати за підсумками звітного періоду.

Після закінчення процедури виплати, бланки відправляються до архіву, при цьому підшиваючись в окрему папку. Термін зберігання бланків – 5 років. Це у стандартному випадку. Якщо ж підприємство організоване із шкідливими чи небезпечними умовами праці (позначаються після спеціалізованої перевірки), то термін зберігання – 75 років.

Заповнення табеля обліку робочого дня. Зразок.

Примітка: на зображеннях у статті можна побачити, що бланки не містять деяких рядків, що відрізняє їх від реальних. Це зроблено для зручності та простоти, а сенс залишається незмінним. Наприкінці статті буде посилання на повноцінний зразок.

Насамперед заповнюється шапка бланка в табелі. Що тут треба зазначити:

Назва фірми повністю.
Код організації, виходячи з довідника ОКПО.
Назва структурного підрозділу, робота якого відбивається у бланку.
Порядковий номер табеля.
Дата документу.
Період часу, за яким складається табель (стандартно – місяць).

Графа 1.Нумерація рядків. Тут йде проста нумерація, що не порушується.

Графа 2.Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія).

Графа 3.Табельний номер працівника. Кодування надається спочатку.

Граф 4.Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця. Відповідно, для кожного співробітника таблиця заповнюється індивідуально, виходячи із цієї ситуації щодня. При цьому у верхній клітинці таблиці записується кодове позначення (цифра або літера). А нижня клітина існує для запису кількості відпрацьованих годин у цей день (Дозволено залишати порожньою).

Стандартно для позначення, що вписується у верхню клітину застосовують:

"Я" - працівник був присутній весь робочий день.
«К» - службове відрядження працівника.
«В» - вихідний чи неробочий-святковий день.
«ВІД» - основна оплачувана відпустка.
«Б» – лікарняний співробітник.
"ДО" - відпустка працівника, який береться за свій рахунок.
«Р» - відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами.
«ОЖ» - відпустка для догляду за дитиною, якій не виповнилося три роки.
«ПН» – неявка без причини.

Примітка: коли працівник відсутній, але роботодавець не може точно сказати, чи є причина поважною, можна не заповнювати поки що цю клітину, і проставити позначення пізніше, коли ситуація проясниться.

Граф 5.Потрібно вказувати загальну кількість днів та годин, яку пропрацював співробітник за кожну з двох половин робочого місяця. У першій клітині вписуються дні, а нижче – годинник.

Графа 6.Вписуємо ту саму інформацію, лише за повний місяць.

Графа 7,8,9. Тут має бути зазначена інформація щодо нарахування співробітнику зарплати. Коли всього складу працівників використовується один код оплати праці та кореспондуючий рахунок, заповнюється даними шапка цієї таблиці. Тоді графи під номером 7 та 8 за конкретним працівником не заповнюються. А у графі номер 9 вказується годинник відпрацьованого часу. Інакше заповнюються всі графи цілком - зі своїми кодами оплати та кор.рахунком. Кореспондуючий рахунок береться з Плану рахунків за конкретним видом оплати.

Ми описували кілька варіантів кодів виду оплати вище. Якщо у вас є бажання подивитися всі коди, то можете звернутися до файлу з переліком кодів, що додається до статті.

Графи 10,11,12,13.Потрібні для того, щоб заносити інформацію у разі відсутності працівника дома. Тут позначається причина неявки та кількісне позначення часу пропуску.

Внизу табельного бланка ставимо прізвище відповідальної особи, що заповнює, та її посаду. У правому кутку бланк повинен містити підпис керівника підрозділу, інформацію щодо якого було занесено до цього табеля. Також потім підпис поставить працівник відділу кадрів, якому бланк піде на перевірку. Кожен підпис забезпечується датою підписання.

Особливості заповнення табеля обліку робочого часу

Допускається, що на додаток до основного табеля фірма заводить додаток. Аркуш програми заповнюється при звільненні співробітника. Після закінчення звітного періоду (місяця) додатковий аркуш прикладається до табеля, а в ньому вже складається запис «Звільнений».
Ми вже писали, що можна не вносити кодування причин неявки, якщо відповідальний співробітник не впевнений, що причина була неповажною. Але можна також у графі №4 проставити код «ПН», або «30» (нез'ясована причина). У такому разі, після появи співробітника та надання підтверджуючого документа (наприклад, медичної довідки), в табель вносяться виправлення.
Коли трапляється так, що працівник, будучи у відпустці, отримує лікарняний листок, співробітник у табелі обліку часу ставить кодування «Б» замість «ВІД» із кількістю днів за довідкою. Тоді відпустка продовжується на ідентичну кількість днів.
Тоді ж, коли під час відпустки йдуть святкові вихідні (за виробничим календарем), то дні збігу у відпустку не захищаються. А в табелі на їх місці буде кодуватися «В». Приклад: у разі відпустки співробітника в період з 11 по 18 червня день Росії потрапляє в проміжок. Тоді потрібно у таблиці бланка 13 червня відзначити кодуванням «В».

Особливості форми Т-12 – простого бланка

Основною відмінністю цієї форми від стандартної комп'ютеризованої Т-13 є розділ, де можна вказати заробітну плату працівника.

Однак компанія не зобов'язана заповнювати його, якщо ці цифри будуть відображені в інших видах документації.

Табель за цією формою заповнюється в одному варіанті. Також призначається відповідальний. Усі процедури роботи з бланку схожі з описаним вище.

Табель обліку робочого часу дозволяє фіксувати можливу зайнятість неповного робочого дня, виходи на роботу у позаурочний час та переробки, а також отримувати відомості про підсумкову кількість відпрацьованих годин з урахуванням відпусток та відгулів. Всі ці відомості є важливими для нарахування заробітної плати.

Ведення документа є обов'язковим для роботодавців. Це законодавчо закріплено у статті 91 ТК РФ.

Порядок ведення табелю робочого часу на 2019 рік

Наказ на складання табеля видає та підписує керівник організації. Відповідальною особою за її ведення призначається, як правило, керівник структурного підрозділу.

Документ складається в єдиному екземплярі та заповнюється щодня. Наприкінці кожного місяця виводиться загальна кількість відпрацьованих днів та годин. Документ підписує керівник структурного підрозділу, працівник кадрової служби, після чого він передається до бухгалтерії.

Цей документ має два бланки — форма T-12 та форма T-13, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Перша форма дозволяє враховувати як час зайнятості, а й вести моніторинг виплат працівникам. Форма Т-13, навпаки, містить лише графи заповнення фактично відпрацьованого часу. Завантажити табель обліку робочого часу на 2019 рік можна нижче.

Форма Т-12

Форма Т-13

Правила ведення табеля обліку

За будь-якої тривалості роботи, незалежно від встановлених режимів, відомості можуть відображатися в таблиці двома способами:

методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, понаднормового годинника тощо).

Усі відмітки про відступи від звичайних умов зайнятості (прогул, лікарняний, понаднормова робота тощо) мають бути підтверджені відповідними документами (медичними довідками, наказами тощо).

Усі позначення та коди табеля вказуються на титульному листі. Наприклад, літерою "Я" позначається явка на роботу, "ВІД" - відпустка, "В" - вихідний і т.д.

Докладніше про це читайте у статті « » .

Зразок табеля обліку робочого часу

Програми для ведення обліку

Деякі організації використовують спеціальні програми для ведення відображення робочого часу співробітників, які забезпечують в автоматичному режимі збирання, зберігання та обробку відомостей про присутність працівників на робочих місцях, час їх приходу та догляду, період роботи та відпочинку співробітників тощо.

Однак у більшості організацій досі прийнято заповнювати відомість вручну. Оскільки вона є найважливішим документом як розрахунку заробітної плати, але й декларування витрат підприємства на оплату праці, що, своєю чергою, впливає розміри податків. Отже, заповнювати її потрібно грамотно та уважно.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

З якою метою використовується документ	Термін зберігання
Для підтвердження витрат на оплату праці з метою оподаткування прибутку	Чотири роки після закінчення податкового періоду (року), у якому заробітна плата, нарахована на підставі табеля, врахована у податкових витратах
Для первинного бухгалтерського обліку	П'ять років після закінчення року, в якому заробітна плата, нарахована на підставі табеля, врахована у витратах
Для нарахувань виплат на користь працівників, які оподатковуються внесками до ПФР, ФСС та ФФОМС	Шість років після закінчення року, коли документ використовувався для нарахування внесків
Для обліку документів щодо особового складу, що стосуються організації праці	П'ять років з дня закінчення року, в якому він складений, якщо в табелі враховувався час зайнятості лише тих працівників, які працюють у нормальних умовах праці
	50 років з дня складання документа, якщо в ньому враховувався робочий час працівників, зайнятих на шкідливих чи небезпечних роботах

У кожній організації щоденно повинен вестись облік наявності співробітників на своїх робочих місцях, для цього відділ кадрів застосовує уніфіковану форму табеля обліку робочого часу за формою Т-13. Він дозволяє фіксувати їхню присутність, запізнення та відсутності, причини якого можуть виникати з різних причин, як поважних, так і не поважних. На підставі даних табеля після закінчення місяця бухгалтерія розраховує заробітну плату співробітників, особливо це стосується тих працівників, у яких оплата праці формується з часу присутності на робочому місці.

Табель виконує важливу роль у роботі підприємства, від урахування відвідуваності працівниками робочого місця, до нарахування їм заробітної плати. Для кожної події запроваджено свій спеціальний код, який може відображати час трудового дня, хворобу, відрядження, відпустку, у тому числі запізнення та відсутність працівника на роботі. Крім того, цей документ дозволяє відстежувати норми робочого тижня та вносити певні корективи до робочого процесу.

Так, на підставі даних табеля керівник може приймати певні рішення щодо зміни трудового тижня співробітника, якщо виникла переробка, таке досить часто може виникати при плаваючому графіку або заміщенні співробітника, що хворіє. Також на підставі даних табеля можна прийняти рішення, як про преміювання та заохочення співробітника, так і про преміювання та накладення стягнення.

Звертаємо вашу увагу, що перша частина табеля за першу половину місяця надається в бухгалтерію для розрахунку авансу із заробітної плати, а на підставі повністю заповненого табеля проводиться повний розрахунок з оплати праці.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель може бути заповнений двома способами, слід вибирати той, який буде найбільш зручним і зрозумілим:

Дані вносяться щодня – у формі зазначаються дані про явку співробітників на роботу та неявки, якщо такий факт було виявлено.
Дані у форму вносяться лише у разі відхилень від нормованих значень, наприклад, якщо співробітник раптом не прийшов працювати, у разі відзначається його відсутність.

Позначення в табелі обліку робочого часу

Подія	Цифровий код	Літерний код
Стандартний робочий день, співробітник присутній на робочому місці	01	Я
Святкові та вихідні дні. При стандартному графіку 5/2 це, як правило, субота та неділя. При індивідуальному графіку, наприклад, 2/2, це може бути будь-який день.	26	У
Співробітник перебуває у щорічній оплачуваній відпустці	09	ВІД
Відпустка з догляду за дитиною, вік якої не перевищує 3-х років	15	ОЖ
Відпустка, що надається за власний рахунок, без збереження заробітної плати	16	ДО
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами	14	Р
Лікарняний	19	Б
Відрядження	06	До
Неявка співробітника за не з'ясованими обставинами	30	ПН

Код виду оплати праці в табелі

Заробітна плата та відрядження – 2000
Оплата працівникам за договорами цивільно-правового характеру (не входять авторські винагороди) – 2010
Оплата відпускних – 2012
Оплата тимчасової непрацездатності – 2300

Форма т-13 зразок заповнення

Заповнення табеля не є особливою складністю, для цього вибирає зручний для вас варіант ведення обліку та проставляєте відповідні дані та коди:

У "Графе 1"необхідно зазначити черговий порядковий номер.
У "Графе 2"– персональні дані щодо кожного співробітника організації, відповідно до , посади та ПІБ.
"Графа 3"містить табельний номер працівника.
У "Графе 4"використовуючи літерні коди по кожному співробітнику вносяться дані за кожен день раби, у верхній клітині відповідний код, а нижній клітині вказується тривалість робочого співробітника. Тож якщо встановлено графік 5/2, то робочий день становить 8 годин, а тривалість робочого дня при графіку 2/2, становитиме – 11 годин. Вносяться дані за першу половину місяця та за другу в окремі графи. Угорі – за першу, а нижче за другу половину. У разі переробки роботодавець повинен компенсувати співробітнику зайве перероблений час або у грошовому еквіваленті, або відгулами.
У "Графі 5"Вказуються сумарно відпрацьований час окремо за першу половину та окремо за другу половину місяця.
"Графа 6"містить підсумкове значення відпрацьованого часу (сума графи 5).
У "Графе 7"вносяться дані про код оплати праці.
"Графа 8"містить дані про рахунок бухгалтерського обліку для відображення витрат із заробітної плати.
Графи 10-13застосовуються для обліку неявок співробітника із зазначенням відповідного коду та кількості днів.

Нестандартні ситуації

Відпустка без збереження зарплати

Відповідно до законодавства можна виділити такі види таких відпусток:

За сімейними обставинами - "ДО"
Відпустка без збереження зарплати, що надається відповідно до ТК РФ, наприклад, з нагоди весілля - "ОЗ"
На підставі рішення за колективним договором або за галузевим рішенням – “ДБ”

Якщо під час відпустки присутні святкові дні

За наявності святкових днів під час відведеної відпустки, відповідно до виробничого календаря на поточний рік, такі не відзначаються кодом “В”. Так, наприклад, якщо працівник пішов у відпустку з 9 по 16 червня, а в цей період є святковий день 12 червня, замість коду (ВІД) необхідно написати код “В”. Це день не входить у період оплачуваної відпустки.

Хвороба під час щорічної відпустки

Якщо під час відпустки співробітник переніс хворобу та на підтвердження надав лікарняний лист, то замість коду “ВІД” необхідно записати код “Б”, відповідно до лікарняного. При цьому відпустка буде продовжена на час хвороби.