Поправки до Трудового кодексу, прийняті минулого року, торкнулися багатьох кадрових документів, які мають бути в організації в 2019 р. Вони стосуються зміни умов прийому на роботу, оплати праці, визначення рівня кваліфікації здобувачів низки посад, надання деяких соціальних гарантій.

Ряд нововведень полегшує та спрощує ведення кадрових документів у 2019 р., що має позитивно позначитися на стані малого бізнесу. Розглянемо, чого слід підготуватися співробітникам кадрових служб.

Ведення кадрового діловодства у 2019 р.

Кадрове діловодство - це комплекс заходів, які включають розробку і ведення документів, що належать до персоналу. Більшість вимог до кадрових документів у 2019 році залишилася незмінною. Ведення кадрового обліку є обов'язковим абсолютно для всіх роботодавців, хоча в деяких з них з'явилася можливість робити це у дещо зрізаному вигляді.

Як і раніше, продовжує діяти введена ще у 2016 р. заборона на позикову працю. Це означає, що з усіма працівниками, які виконують трудову функцію на території роботодавця, обов'язково має бути укладений трудовий договір. Винятком може бути лише аутсорсинг низки непрофільних функцій, для проведення якого укладається договір цивільно-правового характеру.

Що стосується безпосередньо кадрового діловодства, то всі документи, які необхідно вести щодо персоналу, оформляються відповідно до вимог Трудового кодексу, низки підзаконних актів та відомчих інструкцій. Відповідальний (або відповідальні) за виконання такої роботи призначається наказом організації.

Кадрове діловодство у 2019 р.: основні документи

Для того, щоб зрозуміти, які документи з кадрового діловодства повинні бути в організації, проаналізуємо трудове законодавство і представимо результат у вигляді таблиці. Для більшості з них існують уніфіковані форми, розроблені та затверджені Держкомстатом. Їхнє застосування не є обов'язковим, але суттєво облягає роботу співробітників кадрових служб.

Кадрове діловодство-2019: основні документи

Документ	Нормативна база
Штатний розклад
Правила внутрішнього трудового розпорядку	ст. 189 ТК РФ
Посадові інструкції
Положення про захист персональних даних	ст. 86 ТК РФ
Положення про оплату праці та заохочення співробітників	Розділ 6 ТК РФ
Інструкції з охорони праці та журнали проведення інструктажу	Розділ 10 ТК РФ
Графік відпусток	ст. 123 ТК РФ, Уніфікована форма затверджена Постановою Держкомстату № 1 у 2004 р.
Трудові договори	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Особисті картки	Уніфіковану форму затверджено Постановою Держкомстату № 1 у 2004 р.
Кадрові накази	Уніфіковані форми затверджено Постановою Держкомстату № 1 у 2004 р.
Трудові книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга обліку трудових книжок та вкладишів	Постанова Мінпраці №69 від 2003 р.
Табель обліку часу	Уніфіковану форму затверджено Постановою Держкомстату № 1 у 2004 р.
Колективний договір	Розділ 2 ТК РФ
Перелік посад для яких встановлено ненормований день	ст. 101 ТК РФ
Графік змін для підприємств із безперервним виробництвом	ст. 103 ТК РФ
Договори про повну мат. відповідальності	ст. 244 ТК РФ
Положення про комерційну та іншу таємницю	Відповідні Федеральні закони
Положення про атестацію (якщо вони проводяться)	ст. 81 ТК РФ
Журнали реєстрації наказів, довідок тощо.

Зміни у кадровому діловодстві у 2019 р.

Російське трудове законодавство - динамічна система, що постійно вдосконалюється. Низка норм цього документа, які набули чинності у 2018 р., стосуються і обов'язкових документів для кадрового діловодства. Розглянемо, що саме змінити у роботі кадрової служби.

1. Збільшення значення МРОТ. З 1 липня він дорівнюватиме 7800 р., що на 4% вище попереднього значення. Для роботодавців це означатиме перегляд умов оплати праці та включення до трудових договорів, що укладаються з новонайманими працівниками, положень, що враховують цю зміну. Нагадаємо, що платити менше МРОТ за роботу повний день, зміну чи тиждень роботодавець права не має.
2. Спрощення кадрового обліку для малого бізнесу, який підпадає під критерії мікропідприємств. Нижче на прикладі ІП ми докладно розглянемо цю новацію та назвемо необхідні кадрові документи зразки та бланки 2018 р.
3. Незалежна оцінка кваліфікації Федеральний закон, що регулює її проведення, прийнятий у липні 2016 р. і набрав чинності з 01.01.2017 р. Здобувачі проходять її або за рахунок власних коштів, або за направленням роботодавця. Оцінка провадиться у вигляді іспиту за підсумками якого видається свідоцтво. Негативний результат відображається у висновку з рекомендаціями щодо покращення знань. Ініціатива щодо проходження незалежної оцінки може надійти і від роботодавця. Але для направлення працівника на іспит потрібна його письмова згода. Під час іспиту за співробітником зберігається його посада та зарплата, а також відшкодовуються витрати на відрядження.
4. Посилено терміни виплати зарплати. Якщо раніше роботодавці самі могли встановлювати їх, то тепер у ст. 136 ТК встановлюються граничні терміни - пізніше 15 числа місяця, наступного за відпрацьованим.

1. Збільшився розмір відповідальності роботодавця за затримку виплат, що належать працівникам. Компенсація, що належить працівникам кожен день пропуску перерахування чи видачі зарплати, відпускних чи інших коштів збільшилася вдвічі і становила вже 1/150 від ставки рефінансування ЦБ РФ. Нарахування такого штрафу починається з наступного за встановленим законом або внутрішнім актом дня виплати і триває до фактичного дня ра
2. Трудові книжки дозволили не засвідчувати круглою печаткою. Відповідну зміну до інструкції щодо їх заповнення внесено Наказом Мінпраці 31.10.2016 р. Для завірення зроблених записів про прийом, переказ тощо достатньо використати друк служби кадрів, якщо вона є.
3. Доповнено перелік підстав для позапланового візиту представників трудінспекції. Тепер для проведення перевірки дотримання роботодавцем норм трудового законодавства інспекторам ДІТ достатньо інформації про існуючі затримки заробітної плати та інші виплати або встановлення їх розміру нижче за мінімальну планку, передбачену законом. Крім компенсації, яка належить працівникам, такий роботодавець заплатить штраф, накладений на нього трудінспекцією.
4. У муніципальних та державних організаціях (установах та підприємствах) зарплату директорів та головбухів «прив'язали» до заробітку інших співробітників. Граничну «вилку» призначає Уряд РФ та суб'єктів чи органи місцевого самоврядування.
5. До списку документів, обов'язкових під час укладання трудового договору включено ще одну довідку - відсутність адміністративних стягнень за вживання речовин, які стосуються наркотичних чи психотропним. Обов'язковим такий документ не для всіх, а лише в тому випадку, коли така вимога до працівника встановлена ​​законом. Відповідні доповнення включено до ст. 65 ТК РФ.
6. Знижено допустиму частку залучення іноземних працівників у деяких галузях. Так, у сфері перевезень пасажирів та вантажів сухопутним транспортом вона урізана до 30%. іноземні водії у своїй повинні мати права російського зразка. Заборона на використання посвідчень водіїв іноземних держав для працівників транспортної галузі почне діяти з 1.06.2017 р., тому у роботодавців є час підготуватися.

1. Змінилися терміни позовів щодо деяких трудових спорів. Зокрема, тепер домогтися справедливості при невиплаті заробітної плати або її частини, особливо при звільненні, можна не протягом трьох місяців, як це було раніше, а протягом року. Такий захід покликаний захистити працівників від свавілля несумлінних роботодавців, які користувалися скороченим терміном давності за подібними позовами.
2. Зміни в оформленні та оплаті листків непрацездатності. Паперові лікарняні листи замінять електронний документ. Це скоротить час на оформлення виплат за ними для кадровиків та бухгалтерів. Крім того, підробити чи втратити такий документ практично неможливо. Водночас, чиновники збільшують стаж, необхідний для отримання допомоги з непрацездатності в повному розмірі. У 2017р. його термін збільшиться до 9 років. Поступово планують довести його до 15 років. Для тих, хто відпрацював 8-15 років, розмір допомоги буде рівним 80%, а до 8 років - 60% від заробітку.

Інструкція з кадрового діловодства

Кадрові документи для ІП у 2019 р.

Для індивідуального підприємця ведення кадрової документації стає необхідним лише у тому випадку, коли він виступає як роботодавець. Якщо ж він отримує дохід лише від власної підприємницької діяльності, то жодної документації, крім бухгалтерської та податкової, немає необхідності.

Деякі кадрові документи для ІП у 2019 р.більше не є обов'язковими. Така новація передбачена Законом від 03.07.2016 р. № 348-ФЗ. Відповідно до його положень, від необхідності вести кадровий облік звільняються так звані мікропідприємства. До цієї категорії можуть входити як ІП, і юридичних осіб. Критеріями віднесення саме до мікропідприємств називає такі ознаки:

• чисельність працівників до 15 осіб;
• загальний річний дохід не виходить за межі 120 млн. руб.;
• для ТОВ серед засновників частка інших юридичних осіб не перевищує 49%.

Послаблення для малого бізнесу не означає можливості не вести кадрову документацію зовсім. Йдеться лише про низку локальних актів, таких як ПВТР, положення про зарплату та преміювання, графіки відпусток та змін тощо. Проте всі умови, які зазвичай включаються до таких документів, повинні бути прописані у трудових договорах, які укладаються зі співробітниками. Їх наявність так само обов'язково.

Як і раніше потрібні такі документи, як:

• штатний розклад;
• кадрові накази (про прийом, переведення, звільнення, надання відпустки тощо);
• табель обліку відпрацьованого часу;
• особисті картки;
• трудові книжки

фрагмент)

Усі компанії, що підпадають під положення про мікропідприємства, засновані у 2018 р. та пізніше, зобов'язані наказом закріпити відмову від використання кадрового діловодства, список документівякого можна не наводити. Ті самі ІП, що були зареєстровані раніше, також можуть спростити собі роботу. Але у наказі доведеться також зазначити, що раніше ухвалені документи при цьому втрачають свою силу.

Для того, щоб відмова від оформлення кадрової документації у малому бізнесі не призвела до масового порушення прав працівників таких підприємств, Уряд розраховує розробити та затвердити типовий трудовий договір, де буде враховано всі необхідні нюанси щодо умов праці, його оплати та соціальних гарантій. Відповідні поправки щодо особливостей працевлаштування на мікропідприємствах з'являться і в Трудовому кодексі у вигляді окремого розділу.

При розростанні штату чи збільшенні прибутку, тобто під час переходу до категорії малого чи середнього підприємства, послаблення у частині кадрового обліку стають недійсними. Підприємцю дається чотири місяці на те, щоб запустити кадрове діловодство у повному обсязі практично з нуля.

Обсяг змін, що торкнулися кадрового діловодства у 2018 р., досить великий. Це говорить про бажання держави скоротити кількість зловживань з боку роботодавців та максимально захистити права обох сторін трудових відносин. Наскільки вдалими будуть нововведення покаже правозастосовна практика.

Вивчаючи кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції 2019 року допоможуть зорієнтуватися з чого почати. Яких ДСТУ дотримуватися, що робити кадровику - читайте у статті.

Зі статті дізнаєтесь:

Як організувати кадрове діловодство з нуля: вибір відповідальної особи

Кадрове діловодство ведуть у будь-якій організації, у якій застосовують найману працю. На щойно створеному підприємстві документами найчастіше займається керівник. З розвитком фірми обов'язки покладають на кадровика чи структурне підрозділ.

Щоб спростити роботу з документами, складіть інструкцію з кадрового діловодства. Пропишіть у ній правила заповнення кадрових документів за новим ГОСТом. Редакція журналу «Кадрове справа» розібрала вам, . Перенесіть ці правила в свою інструкцію, і ви ніколи не припуститеся помилок у діловодстві.

Довідка:на початковому етапі, коли компанія тільки починає своє існування, а в її штаті немає співробітників чи їх небагато, не потрібно створювати відділ чи структурний підрозділ. З організацією кадрового діловодства впорається одна людина.

Приймаючи на роботу співробітника, обирайте людей, які мають досвід роботи. Тільки вони можуть організувати кадрове діловодство з нуля, не вдаючись до сторонніх експертів. При укомплектуванні штату кадровиків-початківців прикріплюйте до більш досвідчених наставників.

Висока кваліфікація, досвід впливають на ефективність роботи спеціаліста, кількість помилок. Але оскільки закони періодично переглядаються, в них вносять суттєві поправки, відправляйте кадровиків, незалежно від їхнього стажу, . Якщо співробітника не можна підмінити на деякий час, вибирайте дистанційний вид навчання.

Організуючи кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції допоможуть зорієнтуватися, як підготувати накази та посадові інструкції, локальні акти компанії. Дотримуйтесь основних правил.

Алгоритм організації ведення кадрового діловодства з нуля

Для того, щоб організувати з нуля, користуйтесь затвердженими стандартами.

Щоб розібратися в особливостях обліку та кадрового документообігу в організації, необхідно пройти навчання. Дистанційні курси підійдуть як досвідченим, так і кадровикам-початківцям.

Кадрове діловодство з нуля: інструкція

Зверніть увагу!пропонує пройти прискорені дистанційні курси, які включають в себе основи кадрового діловодства. За фактом їхнього завершення видається офіційний сертифікат, що підтверджує кваліфікацію. Отримана в ході навчання інформація дозволяє систематизувати знання, дізнатися про всі зміни у нормативній базі, уникнути помилок під час подальшої роботи.

Після вивчення основної інформації регламентуйте кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції. Оскільки єдиного поетапного плану, що означає роботу кадровика, немає, складіть індивідуальний алгоритм дій. Враховуйте, що він не повинен суперечити пунктам, з якою знайомили співробітника під час працевлаштування.

Практичний випадок

Як оформити Інструкцію з кадрового діловодства?

Законодавством не встановлено обов'язок роботодавця складати інструкцію, якщо кадрове діловодство починаємо з нуля. Однак на практиці організації та відомства використовують її у своїй діяльності. Типової інструкції з кадрового діловодства у законодавстві не передбачено, тому компанія може скласти її у довільній формі (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Під час підготовки документа за основу можна взяти типові інструкції. Найменування та кількість тематичних розділів документа залежить від того, які процедури здійснює кадрова служба. Зазвичай кожен розділ присвячено окремій процедурі, яка регламентована трудовим законодавством.

Крок №1. Створення нормативної бази

Визначте, які нормативні акти користуються попитом у роботі. Спирайтеся на сферу діяльності, умови праці, інші фактори. Найчастіше кадровики використовують такі документи:

• Трудовий кодекс містить основні моменти щодо нормування робочого часу співробітників (гл. 15–16, 22). У ньому вказано тривалість, періодичність відпусток (гл. 19), особливості нарахування заробітної плати (гл. 21). Крім цього, розписані права, обов'язки сторін трудових відносин.
• Постанова Держкомітету статистики від 04.01.2001 року за № 1 - у ньому представлені уніфіковані форми первинних документів, необхідні кадровому обліку. Їхнє використання не є обов'язковим. Але у формах враховано графи та реквізити, що полегшують розробку індивідуальних шаблонів.
• Урядова постанова від 16.04.2003 року за № 225, яка допомагає у роботі з трудовими книжками.
• Методичку ведення військового обліку, затверджену Генштабом ЗС РФ від 11.04.2008 року. Рекомендації дозволяють освоїтися із веденням військового обліку співробітників.
• Наказ Росстандарту від 17.10.2013 року за № 1185-ст, постанова Держстандарту від 03.03.2003 року за № 65-ст, наказ Мінкультури від 25.08.2010 року за № 558 та постанова від 15.06.2007 року за № 14. стандарти діловодства, що полегшують повсякденну роботу.

Співробітнику, який проходить навчання з нуля, забезпечте доступ до цих та інших нормативних актів. Поясніть кадровику, що він повинен стежити за змінами, оновленнями та виходом нових законів. Не забувайте самостійно поповнювати свої знання.

Зверніть увагу!Ручний моніторинг законодавства скрутний. На нього йде багато часу та сил. Щоб полегшити завдання, оформіть передплату на інформаційні портали. Електронний журнал «» та «» постійно поповнюються інформативними статтями, інструкціями, файлами та формами для скачування та багатьом іншим.

Крок №2. Складання кадрових документів, що беруть участь у діловодстві

Підготуйте документи або доручіть це зробити кадровику. Необхідно скласти правила внутрішнього трудового розпорядку, графік відпусток та інші акти, що регулюють роботу організації та діяльність співробітників.

До обов'язкових документів, які заводять у міру укомплектування штату, входять такі документи

• трудові договори;
• книга обліку руху трудових, які надають працівники;
• книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів у них;
• ;
• особисті картки працівників;
• накази та документи-підстави для їх видання;
• посадові інструкції.

У ряді випадків потрібна підготовка колективного договору, положення про преміювання, комерційну таємницю, атестацію та інші акти. Своєчасно переглядайте документи, вносити коригування, виправляйте виявлені недоліки. Пропишіть.

Порада від редакції:, дотримуючись усіх умов. Це дозволить уникнути штрафів. Враховуйте, що навіть ненавмисне псування паперу призводить до проблем при перевірках.

Крок №3. Твердження документів, їх бланків

Якщо є зауваження щодо змісту чи форми документів, бланків кадровик усуває їх та погоджує з керівником заново. Після чого документи, що впливають на кадровий та бухгалтерський облік, відображають в обліковій політиці організації.

Якщо ви організуєте кадрове діловодство, допоможе уникнути помилок, які спричиняють накладення штрафів. Без проходження курсів складно розібратися в засадах, законах. Не забувайте надсилати кадровиків компанії на підвищення кваліфікації. Своєчасно надайте їм журнали, у яких йдеться про зміни у трудовому законодавстві.

Кадрове діловодство з нуля: покрокове керівництво 2019

КАДРОВЕ ДІЛОВИРОБНИЦТВО З НУЛЯ:

короткий приблизний покроковий посібник з постановки кадрового діловодства в фірмі, що знову відкривається.

(якщо Ви хочете навести лад у вже діючій кампанії, то Вам більше підійде інше покрокове керівництво - відновлення кадрового обліку >>)

Якщо Вам доручили поставити в компанії, що знову відкривається кадрове діловодство з нуля, а досвіду роботи в цій галузі у Вас мало (може бути, Ви творець, керівник і поки що єдиний працівник нової компанії, кадровик-новачок, або взагалі бухгалтер або офіс-менеджер, на якого "повісили" кадри, або підприємець-початківець), тоді наше керівництво Вам допоможе. Воно складено просто та доступно, спеціально для новачків у кадровій справі.

І неодмінно Вам допоможуть багаті запаси нашого сайту :

• безкоштовна довідкова база з кадрового діловодства: 25 основних покрокових процедур (прийом на роботу, відпустку, звільнення та ін.), 200 зразків документів по кадрах, блок "Трудові книжки" (зразки заповнення та консультації), 5 методичок з кадрової справи, консультації, статті з кадрів) та багато іншого;
• велика довідкова база, доступна передплатникам журналу "Кадровик-практик" (ціна всім під силу >>): 140 покрокових інструкцій з кадрової роботи, понад 1000 зразків кадрових документів, засіки консультацій та статей, курс основ кадрового діловодства, книжкова полиця та ін.;
• наші найкращі книги з кадрового діловодства.

Тож Вам доручили кадри. З чого почнемо?

1. Запасемося необхідними законами, спеціальною літературою та програмами.Все це знадобиться Вам у роботі.

• Потрібні Порушення трудового законодавства може спричинити великий штраф.Тому до знання та дотримання трудового законодавства потрібно підходити відповідально.
• Зі спеціальної літератури ми раді запропонувати Вам методички (завантажити можна безкоштовно) інаші найкращі книги з кадрового діловодства. Також корисні будуть комори довідкових баз сайту.
• Вирішіть із посібником питання про придбання програми, в якій вести кадровий облік. Таких програм безліч, причому багато спеціалізованих, дуже і дуже зручні. Деякі у чомусь обходять за функціоналом 1С. Але більшість компаній кадровий облік ведуть за традицією в 1С. Справа в тому, що фахівців із супроводу 1С достатньо в будь-якому місті, а ось фахівців із супроводу інших програм знайдеш не скрізь.

2. Беремо у керівництва копії установчих документів організації та уважно їх вивчаємо.

Кадрові документи повинні відповідати установчим документам фірми, і ніяк їм не суперечити. Почитайте у Статуті порядок прийому директора (Ви ж його оформлятимете на роботу) та порядок встановлення йому зарплати, термін, на який з ним можна укладати трудовий договір - у Статуті можуть бути прописані деякі особливості. Іноді у Статуті прописують порядок прийому працювати ключових керівних працівників і встановлення їм систем оплати праці (наприклад з попереднього узгодження загальних зборів засновників), і навіть порядок затвердження штатного расписания.

3. Визначаємо перелік документів, які мають бути на ділянці кадрової роботи, та які ми складатимемо.

Зрозуміло, що обов'язкові за законом документи Ви складатимете у будь-якому випадку. Уточніть у посібника, які з необов'язкових документів Ви складатимете для компанії. Також заздалегідь у директора можна уточнити, які особливі умови хоче бачити в правилах внутрішнього трудового розпорядку, інших локальних нормативних актах, в бланках трудових договорів.

Якщо Ваша компанія є мікропідприємством, то згідно з 309.2 Трудового кодексу РФ деякі документи Ви можете не складати:

"Роботодавець - суб'єкт малого підприємництва, який віднесено до мікропідприємств, вправі відмовитися повністю чи частково від ухвалення локальних нормативних актів , містять норми трудового права (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, положення про преміювання, графік змінності та інші). При цьому для регулювання трудових відносин та інших безпосередньо пов'язаних з ними відносин роботодавець - суб'єкт малого підприємництва, який віднесений до мікропідприємств, повинен включити до трудових договорів із працівниками умови, що регулюють питання, які відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, мають регулюватися локальними нормативними актами..."

4. Оформляємо директора

Перевірте, чи оформлений директор (генеральний директор) належним чином. Якщо ні, то насамперед оформляємо директора. Він перший робітник! З документів має бути видно, з якої дати працює директор. Покрокова процедура оформлення на роботу директора є у великій довідковій базі та у «Пакеті Кадровика», необхідні зразки документів, тематичні консультації там же.

5. Складаємо штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, інші нормативні акти (див. таблицю з пункту 3).

Напевно, в компанії ще немає штатного розкладу та правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативних актів. Складаємо їх. Усі ці документи погоджуємо із директором. Враховуємо зауваження та побажання директора, перевіряємо, чи не суперечать вони законодавству. Готові варіанти названих документів узгоджуються у встановленому законом порядку (за потреби з урахуванням думки представницького органу працівників), потім керівник компанії їх затверджує. У нас на сайті у вільному доступі є багато зразків таких документів. Набагато більше таких зразків та тематичних коментарів до них, покрокові процедури їх затвердження є у великій довідковій базі та у «Пакеті Кадровика». На нашому сайті у вільному доступі Ви можете прочитати нову корисну статтю Штатний розклад: форма та зміст". Передплатникам журналу "Кадровик-практик" рекомендуємо почитати статтю: " Складаємо правила внутрішнього трудового розпорядку: законні, продумані та вигідні роботодавцю"та подивитися шаблони локальних нормативних актів.

6. Розробляємо типовий бланк трудового договору, який укладатиметься із працівниками.

Передплатникам журналу "Кадровик-практик" рекомендуємо методичку: "Приймаємо працівника на роботу: кадрові питання". З неї Ви дізнаєтеся навіть про те, які вигідні роботодавцю умови включати до трудового договору, а які навпаки не бажані і небезпечні.

7. Готуємо інші документи, які знадобляться нам для ведення кадрової роботи надалі:

Готуємо книги обліку, журнали реєстрації, табелі обліку робочого часу, бланки наказів, договорів матеріальної відповідальності та інших.

8. Вирішуємо з керівництвом питання про те, хто вестиме трудові книжки .

Якщо ще працівники працювати не прийнято, то спочатку вести трудові книжки доведеться керівнику організації (директору). Про це видається наказ. На нашому сайті є зразок наказу про прийняття керівником організації на себе відповідальності за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок. Такий наказ є обов'язковим, це вимога Постанови Уряду РФ. Якщо його не буде, роботодавцю може загрожувати штраф. Згодом директор може передати ці повноваження прийнятому кадровому працівникові теж наказом. На нашому сайті є форма наказу про призначення відповідальних за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок >>

9. Оформляємо працювати працівників.

Потім співробітники почнуть працювати і для кадрового працівника настане фаза трудових буднів, потрібно буде вести табель обліку робочого часу, оформляти графік відпусток, оформляти відпустки, застосування заходів заохочення та стягнення, відрядження, поєднання, звільнення та багато іншого… У всьому цьому Вам допоможуть наші ресурси сайту.

Зміни у кадровому діловодстві у 2016 році і ті, які набудуть чинності вже за кілька днів, є досить суттєвими. Це і нові правила прийому на роботу окремих співробітників, і спрощений кадровий облік для мікропідприємств, і зміни до правил оцінки рівня кваліфікації співробітників. Розберемося в основних нововведеннях, про які треба знати кожному кадровику.

1 Спрощений кадровий облік у мікропідприємствах

З наступного року завдяки Федеральному закону від 03.07.2016 №348-ФЗ спрощується кадровий облік для мікропідприємств. Керівництво таких компаній може повністю або частково відмовитись від затвердження локальних нормативних актів, що містять норми трудового права. Йдеться, зокрема, про правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці та преміювання, графік змінності та інші кадрові локально-нормативні акти.

При цьому всі умови, регульовані вищеназваними документами, підприємцям належить включити безпосередньо до трудового договору, типову форму якого затверджено постановою уряду від 27 серпня 2016 року № 858. року нічого не зміниться.

Забути про локальні нормативні акти можуть лише компанії, що мають статус мікропідприємства. Це може бути як юридична, так і фізична особа, яка має не більше 15 найманих працівників, а дохід за минулий календарний рік не перевищує 120 млн рублів. Якщо індивідуальний підприємець чи компанія втрачає статус суб'єкта мікробізнесу, у чотиримісячний термін йому доведеться оформити всі «традиційні» кадрові документи.

2 Незалежна оцінка кваліфікації

З 1 січня 2017 року набудуть чинності норми щодо незалежної оцінки кваліфікації. Це свого роду перевірка професійної підготовки працівників на відповідність встановленим стандартам та кваліфікаційним вимогам. Кадровим працівникам слід пам'ятати, що Федеральний закон від 3 липня 2016 р. N 239-ФЗ зобов'язує роботодавця надавати працівникові, спрямованому на іспит з оцінки кваліфікації, всі гарантії, встановлені трудовим законодавством, колдоговором, угодами та іншими локальними нормативними актами. Тобто за таким співробітником зберігається місце роботи і середня зарплата, йому також відшкодовуються витрати на відрядження.

Оскільки проходження незалежної оцінки кваліфікації – справа платна, законодавець передбачив можливість компенсувати понесені витрати. Якщо працівник оплачує поїздку та вартість іспиту самостійно, то він має право на відрахування з ПДФО на суму понесених витрат, але не більше 120 тисяч рублів. Якщо ж оцінку кваліфікації сплатив роботодавець, йому дозволено всі витрати, пов'язані з тестуванням, віднести до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією товарів (робіт, послуг).

Зауважимо, що наступного року іспит на відповідність кваліфікації не буде обов'язковим. Водночас, чиновники не приховують, що планують розробити перелік посад, на які зможуть претендувати лише особи, які мають відповідні свідоцтва про проходження тестування.

3 Додаткова довідка під час працевлаштування

З наступного року розширюється перелік документів, необхідні укладення трудового договору. Дотримуючись вимогам ч.1 статті 65 Трудового кодексу РФ , кадровики тепер вимагають від осіб, які надходять на роботу, документ, що засвідчує особу, трудову книжку (за наявності), СНІЛЗ, документи військового обліку, дані про освіту. У певних випадках потрібно довідка про судимість та інші документи, встановлені федеральним законодавством. З 1 січня 2017 року, відповідно до Федерального закону від 13 липня 2015 р. N 230-ФЗ, перелік додаткових документів доповнюється довідкою про те, чи особа піддавалася адміністративному покаранню за споживання наркотичних засобів або психотропних речовин без призначення лікаря або нових потенційно небезпечних психоактивних речовин. Такий папір знадобиться при вступі на роботу, пов'язану з діяльністю, до здійснення якої не допускаються особи, піддані адміністративному покаранню за споживання наркотиків.

4 Допустима частка іноземних працівників

Кадровикам слід знати і про допустиму частку іноземних працівників, встановлену наступного року. У відповідній Постанові Уряду РФ від 8 грудня 2016 р. N 1315 зазначено, що до сфери вирощування овочів дозволено залучати до половини іноземців від загальної чисельності працівників. Це обмеження не поширюється на Краснодарський, Ставропольський та Хабаровський краї, Астраханську, Волгоградську, Воронезьку, Липецьку, Московську, Ростовську та Саратовську області.

У сферу спорту дозволено залучати до 25% іноземних працівників, а компанії, що здійснює роздрібну торгівлю у спеціалізованих магазинах алкогольними напоями та тютюновими виробами, іноземців має бути не більше 15% від загальної чисельності працівників.

Як і у 2016 році, не допускаються іноземні працівники до фармацевтичної роботи, а також до роздрібної торгівлі у нестаціонарних торгових об'єктах, на ринках та іншій роздрібній торгівлі поза магазинами, наметами, ринками.

Одночасно знижується допустима частка іноземних працівників у сфері сухопутного пасажирського транспорту. Профільним компаніям, де працюють вихідці з інших країн, треба стежити, щоб їх кількість не перевищувала 30% від загальної чисельності працівників, тобто на 10% менше, ніж у 2016 р. Організаціям у сфері автомобільного вантажного транспорту скоротили наступного року частку іноземців з 35 до 30 відсотків.

Нагадаємо, що з 1 червня 2017 року почне діяти заборона на допуск водіїв з іноземними правами. Організаціям, у яких є співробітники з посвідченнями водія, виданими в інших державах, слід заздалегідь подбати про те, щоб, починаючи з літа наступного року, не порушити законодавство.

5 Збільшення МРОТ та регіональних мінімумів

Мінімальний розмір оплати праці, як відомо, використовується для оплати праці та розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів, а також для інших цілей обов'язкового соціального страхування. З 1 липня 2016 року уряд підвищив цей показник до 7500 тисяч рублів. Крім того, Федеральним законом від 19.12.2016 N 460-ФЗ схвалено параметр, який діятиме з 1 липня 2017 року. Він становитиме 7800 рублів.

Одночасно слід зважати на підвищення мінімальних заробітних плат у конкретному регіоні. Якщо на підприємстві оклад нижчий від встановленого для суб'єкта, необхідно зробити підвищення. Інакше, згідно з правилами, введеними Федеральним законом від 03.07.2016 № 272-ФЗ, компанії загрожують великі штрафи, а її посадовим особам – грошові санкції та навіть дискваліфікація на строк до 3 років.

6 Нові терміни подання позовів з трудових спорів

Федеральний закон № 272-ФЗ збільшив також терміни для звернення до суду у зв'язку з невиплатою або неповною виплатою зарплати та інших виплат, які належать працівникові. З 3 жовтня 2016 року «ображений» працівник має право піти до суду протягом одного року від дня встановленого строку виплати зазначених сум. Раніше зі скаргою до суду можна було звертатися лише протягом трьох місяців, що дозволяло несумлінним роботодавцям уникати повного розрахунку з підлеглими, особливо якщо вони звільнялися.

Нагадаємо, що причиною для подання позову може бути низька порівняно з регіональним мінімумом заробітна плата, порушення термінів її виплати, відмова сплачувати компенсацію у розмірі 1/150 ключової ставки Банку Росії за затримку належних коштів.

7 Електронні лікарняні

Чиновники наполягають, щоб наступного року з'явився новий вид документів, які б підтверджували тимчасову непрацездатність громадян, - електронні лікарняні. Відповідний законопроект уже схвалено у першому читанні депутатами і вже після новорічних свят документ можуть ухвалити в остаточному варіанті.

Це не означає, що від традиційних паперових лікарняних влада відмовляться: поки що далеко не всі лікувальні заклади мають відповідну матеріальну базу, щоб підключитися до автоматизованої інформаційної системи та користуватися електронним підписом. Проте, з моменту запровадження нового типу листків непрацездатності у кадровиків та бухгалтерів має стати набагато менше роботи. Електронний документ набагато складніше підробити, його можна перевірити. Крім того, нова система спростить взаємодію з ФСС, яка навіть після передачі прав з адміністрування страхових внесків продовжить стежити за правильністю обчислення соціальної допомоги.

8 Професійний профіль "Кадри та бухгалтерія" у Консультант Плюс

Восени 2016 року розробник програми Консультант Плюс випустив оновлення, з яким усі кадрові працівники отримали можливість налаштовувати програму "під себе" одним кліком. Новинка отримала назву "професійний профіль для бухгалтерії та кадрів". Її завдання – спростити роботу фахівців та оптимізувати час на пошук матеріалів за потрібними темами. .

А які зміни, схвалені владою цього року, видаються вам значущими? Обов'язково поділіться з нами та своїми колегами у коментарях до цього матеріалу, щоб ми могли докладно про це розповісти.

Існують документи обов'язкові (передбачені) та рекомендовані. Якщо у вашому КДП повний нуль — варто активно взятися за створення обов'язкової документації. У найзагальнішому вигляді вона поділяється на дві категорії:

1. Локальні нормативні акти.
2. Документи, створювані під час оформлення трудових відносин.

• положення про захист.

Сюди ж, але з урахуванням специфіки, можна зарахувати:

• положення про та ін. (якщо такі особливості на вашому підприємстві існують).

• документи з обліку кадрів (трудові, цивільно-правові договори; накази з особового складу; особові картки працівника);
• документи з обліку робочого часу та розрахунків (табелі, розрахунково-платіжні відомості);
• індивідуальні документи співробітників (трудові книжки, документи особистої справи).

Нумерація наказів у кадровому діловодстві

Зазвичай у новачків постає питання: як нумерувати накази? Хороша новина: законодавчих вимог не встановлено, покладіться на здоровий глузд.

Є кілька запитань-підказок, відповівши на які, ви зможете створити власну логіку нумерації наказів.

• Скільки в організації штатних співробітників: 10, 50, понад п'ятдесят?
• Яка плинність кадрів?
• Як часто доводиться змінювати умови праці (перекладати працівників з посади на посаду, залучати до роботи у вихідні дні тощо)?

Якщо побачите, що обсяг наказів буде невеликим, можна робити наскрізну нумерацію з додаванням літери «К» (щорічно з № 01-К), щоб відокремити їх від наказів з основної діяльності. Якщо наказів багато — досвідчені кадровики радять розділити та промаркувати літерними позначеннями різні види наказів залежно від їхньої теми.

Щоб не заплутатися та містити документацію в порядку, також рекомендовано вести журнал реєстрації наказів.

Ведення кадрового діловодства

Ця непроста робота здійснюється на підставі, що містить бібліотеку зразків усіх документів - можна брати та користуватися. До речі, з 2013 року ніхто не має права вимагати документи лише в тому вигляді, в якому вони представлені в ухвалі: але навіщо витрачати час на винахід велосипеда?

Для початку рекомендується видати інструкцію чи регламент щодо КДП, де прописати, як документуються всі кадрові процедури, як вони проходять всередині організації тощо. Така інструкція стане надійною основою всього КДП на підприємстві та дозволить навести в ньому ідеальний порядок.