Видаткова накладна – це документ, що має юридичну силу, на підставі якого проводиться відпустка будь-яких матеріальних цінностейяк товари. Стандартної форми такого бланка, як видаткова накладна, немає, і поняття «зразок видаткової накладної» не має юридичного обґрунтування, тому такий документ складається у вільній формі, але як зразок для використання може бути типова форма №ТОРГ-12, -13 або №ТОРГ -14.
В основі своєї документ «витратна накладна» призначається на підтвердження факту передачі товарних матеріальних цінностей покупцю. Цей документ рекомендується розділити на три частини:
- верхня частина – шапка;
- середня частина – таблична;
- Нижня частина.
Правила оформлення видаткової накладної
Коротко розглянемо обов'язкові реквізитивидаткової накладної. Рекомендуємо завантажити та відкрити бланк для більшої наочності.
У верхній частині накладної, у шапці, вказуються покупець та продавець з їх реквізитами, а також договір між ними (номер та назва). Тут можуть відображатися інші дані, передбачені домовленостями.
У середній табличній частині цього бланка відображається перелік товарних та матеріальних цінностей або послуг, що купуються контрагентом (покупцем), але зазвичай товари та послуги формуються різними видатковими накладними.
При цьому пам'ятаємо, що обов'язковим для відображення в документі є:
- найменування товару чи послуг;
- кількісні показники товарів;
- вартість товарів;
- суми щодо кожного виду товару.
У видаткових накладних можливе відображення додаткової супровідної інформації: серія партії, артикул, внутрішній код та ін.
Нижня частина витратної накладної містить таку інформацію:
- підсумкову суму;
- підписи відповідальних осіб (продавця, покупця, із зазначенням їх посад – директор, менеджер чи інші);
- місце, яке відведено для друку;
- дата проведення операції.
Якщо ж товар відпускається за довіреністю, потрібно вказати номер і дату довіреності.
Ким та як виготовляється видаткова накладна
Видаткова накладна виготовляється матеріально відповідальною особою, яка безпосередньо відпускає товар, у двох примірниках для обох представників - і для продавця, і для покупця (що здає та приймає).
Зазвичай бланк видаткової накладної є типовим та особливих змін не зазнає. А інтернет надає можливість безкоштовно завантажити зразок Excel-євського бланка видаткових накладних або інших стандартних форм, наприклад:
- рахунки,
- рахунки-фактури,
- прибутково-витратні касові ордери,
- акти,
- накладні та інші.
Кожен із цих документів можна налаштовувати за своїми вимогами та доповнювати за потребою. Все це просто. і за потреби завжди можна завантажити в Інтернеті заповнений зразок бланка.
Щоб зареєструвати продаж продукції або її передачу до іншого підрозділу з одного зі складів, створіть витратну накладну. Для цього:
- Виберіть пункт меню Товари та склади → Накладні.
- Натисніть кнопку Створитита виберіть пункт Видаткова накладна.Нову накладну можна створити на основі вже існуючої. Для цього виберіть пункт контекстного меню Копіювати.
- У разі потреби відредагуйте автоматично згенерований номер накладної. Номер може бути відсутній, якщо шаблон нумерації налаштований так, що при створенні документа йому не вистачає даних для створення. І тут система запропонує згенерувати його за збереження документа.
- У полі Дата та час видачі товарувкажіть дату та час, коли накладна має бути проведена. За промовчанням береться значення, задане в установках торговельного підприємства, див. Установки обліку. Якщо там же встановлена галочка Підставляти дату за останньою накладною,
- Щоб під час створення звітів дані цього документа були віднесені до тієї чи іншої концепції, виберіть її назву в полі Концепція.
- З списку Тип покупцяВиберіть постачальника, співробітника або гостя. Залежно від цього дебетується відповідний рахунок:
- Для постачальників (покупців) - "Заборгованість перед постачальниками".
- Для співробітників - "Поточні розрахунки зі співробітниками".
- Для гостей – рахунок "Депозити гостей".
- Виберіть назву позиції зі списку у полі Найменування товару у нас(або додайте позицію по штрих-коду, якщо підключений сканер штрих-кодів).
- Тип елементів, доступних для вибору, визначається тим, яка закладка вибрана над списком, що заповнюється: «Всі», «Товари», «Страви», «Заготівлі», «Послуги» або «Модифікатори».
- Якщо елемент номенклатури має кілька розмірів, і вони налаштовані в його картці, заповніть поле Розмір.При виборі товару автоматично підставляється розмір за замовчуванням. Якщо такий не налаштований, вибирається перший по порядку в шкалі.
- Введіть кількість товару у полі У тарі .
- Вкажіть відпускну ціну товару. Ціна вказується за одиницю фасування (тари), включаючи ПДВ, її можна встановити вручну або автоматично.
Є кілька способів автоматичного заповнення цін на позиції видаткової накладної:
| Спосіб розрахунку ціни | Як розрахувати | Приклад використання |
|---|---|---|
| За націнкою | Дії → Розрахувати ціну за націнкою | Для розрахунку за собівартістю та заданою націнкою |
| За чинним прейскурантом | Події → Розрахувати ціну з прейскуранту | Якщо для контрагента було створено спеціальний наказ |
| За собівартістю | Події → Відвантажити за собівартістю | Для розрахунків зі співробітниками або внутрішніх переміщень |
| За останньою прибутковою накладною | Дії → Відвантажити за цінами з останньої парафії | Для внутрішніх переміщень |
- Заповніть поля на закладці Доставка і оплата:
- У полі Термін оплатипідставляється розрахункова дата оплати документа: до дати проведення накладної додається кількість днів відстрочки платежу, а також враховується день платежу. Ці параметри встановлені в картці постачальника. на закладці Контроль цін.Якщо відстрочку платежу не вказано, то термін оплати введіть вручну. За терміном оплати можна проконтролювати своєчасність оплати документа у вікні прийому платежів.
- Поле дата оплатизаповніть вручну після отримання платежу від контрагента.
- Натисніть кнопку Зберегти та закрити.За замовчуванням усі накладні зберігаються із проведенням. Якщо вам потрібно зберегти накладну без проведення, зніміть галочку Із проведенням.
Щоб зареєструвати оплату за проведеною видатковою накладною, у меню Діївиберіть пункт Прийняти оплату.Далі дотримуйтесь інструкцій, описаних у статтіПрийом платежів .
З видаткової накладної можна роздрукувати:
- Товарну накладну формою ТОРГ-12.
- Спрощену форму товарної накладної.
- Рахунок-фактуру.
- Вимога-накладну за формою М-11.
- Товарно-транспортну накладну за формою 1-Т.
- Накладну на відпуск матеріалів на бік за формою М-15.
Для цього натисніть кнопку Діїта виберіть потрібну форму.
Щоб роздрукувати Товарну накладнуз назвами товарів постачальника, натисніть кнопку Діїта виберіть пункт Друк (за товарами постачальника).Документ надрукується правильно, якщо при його формуванні позиції було знайдено за кодом або найменуванням товару у постачальника.
Якщо в налаштуваннях торгового підприємства не встановлено галочки Використати товари у постачальника, друк накладної із назвами товарів у постачальника буде недоступним.Покупець може запросити сертифікати якості та безпеки на продукцію. Щоб їх роздрукувати з витратної накладної:
Розрахунок відпускної ціни за націнкою
Відпускні ціни на продукцію торговельного підприємства можуть формуватись системою автоматично на підставі її собівартості та заданого значення націнки.
Для застосування даного механізму величина націнки має бути задана у номенклатурній картці елемента номенклатури на закладці Додаткова інформація.
Для визначення собівартості в накладній також має бути обраний склад витрати. Якщо після розрахунку відпускної ціни ви вкажете інший склад, то цю процедурунеобхідно буде виконати наново.
Щоб зробити автоматичний розрахунок цін для всіх або вибраних у накладній позицій, виконайте такі дії:
- Натисніть кнопку Діїта виберіть Розрахувати ціну за націнкою.Відкриється форма параметрів перерахунку.
- Якщо на продукт має бути нарахована націнка, в яку вже закладено ПДВ, то встановіть галочку Включити ПДВ до націнки.
- За замовчуванням розрахунку ціни товару використовується націнка, задана у його номенклатурної картці, і навіть ставка ПДВ, задана у цій накладної. Ці значення можна змінити. У поля Націнкаі ПДВвведіть значення, які слід використовувати при розрахунку ціни вибраних продуктів.
При розрахунку використовується собівартість товару на складі, з якого він списуватиметься за витратною накладною.
- Вкажіть кількість рублів, до якого необхідно округлити розрахункове значення ціни (за замовчуванням ціна буде заокруглена до 10 копійок).
- Натисніть кнопку Розрахувати.
Нова ціна розраховується за формулою:
Ціна = Ціна без ПДВ + ПДВ, де:
- Ціна без ПДВ = Собівартість + (Собівартість × % Націнки)/100%
- ПДВ = Ціна без ПДВ × (%Ставка ПДВ/100%)
- При встановленій галочці Включити ПДВ у ціну буде встановлена Ціна = Ціна без ПДВ.
Наприклад, у картці продукту встановлено нове значення націнки – 200%, собівартість по складу витрати дорівнює 25,43 р., у накладній вказано ставку ПДВ 18%, у параметрах розрахунку зазначено округлення до 0,01 р. Ціна без ПДВ = 25,43+(25,43×200)/100=76,29. ПДВ = 76,29 × (18/100) = 13,73. В результаті розрахунку ціни за націнкою буде встановлено: Нова ціна = 76,29 + 13,73 = 90,02 грн. При встановленій галочці Включити ПДВ у цінубуде встановлена Нова ціна = 76,29 грн.
Розрахунок відпускної ціни за прейскурантом
Відпускні ціни на продукцію торгового підприємства можуть бути автоматично підставлені з прейскуранту, сформованого спеціально для даного контрагента. Для цього натисніть кнопку Діїта виберіть Розрахувати ціну із прейскуранта.
Відвантаження товару за собівартістю
Внутрішні переміщення товарів (наприклад, відпуск товарів із центрального складу склади підрозділів) здійснюється за ціною продажу, рівної собівартості за одиницю.
У відкритому періоді первинні документи можуть коригуватися заднім числом, у своїй виконується перерахунок собівартостей по всіх раніше проведених видатковим операціям цього періоду. Якщо відвантаження оформляється як внутрішнє переміщення, то перерахунок заднім числом може призвести до того, що ціна відвантаження не буде дорівнює собівартості, що списується. У цьому випадку необхідно в кожній видатковій накладній перерахувати ціну відвантаження, встановивши її рівною оновленої собівартості.
Для цього:
- Створіть та заповніть або відкрийте витратну накладну.
- Виконайте розрахунок суми відвантаження за собівартістю, обравши Події → Відвантажити за собівартістю.Будуть автоматично встановлені параметри перерахунку за націнкою (націнка = 0, ПДВ = 0), а також галочка Перевести з перерахунком ціни відвантаження.
- Збережіть документ, буде перераховано вартість відвантаження.
Можна перерахувати ціни відвантаження відразу кількох видаткових накладних, відвантажених за собівартістю. Для цього виберіть їх зі списку, натиснувши клавішу Shiftабо Ct rlта пункт контекстного меню Провести.
Групове відвантаження
Щоб не відкривати кожну накладну при зміні відвантажувальних цін у декількох документах, ви можете зробити це прямо зі списку.
Для цього:
- Перейдіть до розділу меню Товари та склади → Документи → Накладні.
- Виділіть у списку потрібні витратні накладні.
- У контекстному меню у пункті Діївиберіть один із пунктів:
- Відвантажити за собівартістю.
- Відвантажити за націнкою.
- Відвантажити за останнім приходом.
- Відвантажити за прейскурантом.
Програма перерахує ціну відвантаження та видасть повідомлення про успішне завершення операції.
Видаткова накладна - бухгалтерський документ, призначений для переміщення матеріальних цінностей як усередині компанії, так і за її межі. Документ є первинним, оскільки за його допомогою фіксується факт скоєння певної господарської операції та на його основі складається відповідна кореспонденція.
Бланк видаткової накладноїоформляється для рознесення операції за рахунками бухгалтерії, тому є аналітичним регістром обліку. На його підставі відомості надходять до синтетичних регістрів обліку, де збирається інформація з однакових документів.
Витратна накладна має чотири уніфіковані форми, і застосовується в залежності від напрямку використання:
- товарна накладна для передачі ТМЦ іншій організації (форма ТОРГ-12);
⇒ Завантажити форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Зразок заповнення форми ТОРГ-12 - накладна на внутрішнє переміщення для відпустки ТМЦ у власне користування організації (форма ТОРГ-13);
⇒ Завантажити форму ТОРГ-13 (word, excel, pdf)
⇒ Зразок заповнення форми ТОРГ-13 - видатково-прибуткова накладна для передачі товарів під подальшу реалізацію (форма ТОРГ-14);
⇒ Завантажити форму ТОРГ-14 (word, excel, pdf)
⇒ Зразок заповнення форми ТОРГ-14 - накладна (форма М-15) призначена спочатку для переміщення ТМЦ всередині організації (при передачі ТМЦ своєму підрозділу, що знаходиться на віддаленій території), або сторонній організації при неторгових операціях (повернення шлюбу, передача сировини тощо). Але відповідно до податкового кодексу, де не визначено форму накладної, яку слід застосовувати під час торгових операцій, форму М-15 можна застосовувати при переміщенні ТМЦ з метою продажу. При цьому передача може бути простим переміщенням з будь-якої підстави (договору, угоди) або з метою продажу цінностей.
⇒ Завантажити форму М-15 (word, excel, pdf)
⇒ Зразок заповнення форми М-15
Уніфіковані форми бланків видаткових накладнихносять рекомендований характер - організація може виходячи з уніфікованої форми розробити свій власний документ. Він обов'язково має затверджуватись локальною документацієюпідприємства та утримувати всі необхідні реквізити.
Тому популярна не уніфікованаформа накладної, в якій відображаються вантажовідправник і вантажоодержувач, перелік цінностей, що передаються, підстава для їх передачі, а також довіреність, пред'явлена при отриманні. У накладній обов'язково вказується, хто дозволив відпустку та яку суму передано ТМЦ.
Уніфіковані стандартні зразки бланків видаткових накладнихприйнято Постановою Держкомстату РФ від 25.12.1998 р. № 132. Крім цього, спеціальна Постанова Держкомстату РФ від 24.03.1999 р. № 20 свідчить про те, що організація має право вносити в бланки необхідні доповнення або реквізити. При цьому в уніфікованих формах не можна змінювати або видаляти реквізити, встановлені законодавством. Якщо вносяться зміни до бланк видаткової накладної, вони мають бути відображені в організаційно-розпорядчій документації підприємства.
⇒ Завантажити бланк видаткової накладної (word, excel, pdf)
⇒ Зразок заповнення видаткової накладної
Заповнювати видаткову накладнунеобхідно у двох примірниках: перший їх залишається в оформлювача, другий передається тому, хто забирає товарно-матеріальні цінності. При цьому відпускати ТМЦ має право лише матеріально відповідальна особа, встановлена наказом керівника. Підписувати та проставляти печатки організації необхідно з обох боків операції – і хто передає ТМЦ, і хто їх отримує.
Відповідно до ст.120 НК РФ за відсутності у створенні первинних документівв одному податковому періоді податківці мають право оштрафувати компанію у сумі 10 тис. руб.; при повторне порушення- 30 тис. руб. Якщо порушення спричинило у себе зменшення суми податку до сплати, штраф становитиме 20% від несплаченого податку (щонайменше 40 тис. крб.).
Накладна може бути розроблена самостійно, але у ній мають бути обов'язкові основні реквізити, зазначені у ч.2 ст.9 Закону від 06.12.2011 р. № 402-ФЗ. Їх пропуск податківці можуть також розцінювати як грубе порушення норм та правил здійснення бухгалтерського обліку, тому мають право стягувати штраф і пені.
Видаткову накладну скачатиможна в будь-якому з представлених варіантів, залежно від ваших цілей.
Будь-яке майно має свою цінність, чи то гроші, чи товар, тому обов'язково його передача будь-кому повинна фіксуватися на папері. Рух грошей достатньо підтвердити банківською випискою, контрольно-касовими документами тощо. А ось продукція при передачі супроводжується видатковими накладними, які містять всю фінансову інформацію про об'єкти, що переміщуються.
Видатковою накладною називають документ, за яким відпускаються матеріальні кошти. Єдиної форми вона не має, але має юридичною силою. Відповідно до видаткової накладної бухгалтери проводять операції, пов'язані з рухом товарно-матеріальних цінностей. І у разі виявлення будь-яких розбіжностей навіть згодом, згідно з цим документом можуть проводитися розгляди з претензіями та подальшим зверненням до суду.
Незважаючи на те що єдиної форминакладної немає, але законодавством таки регулюється даний документ. З листа Комітету РФ з торгівлі від 10.07.1996 № 1-794/32-5 виходить, що:
- Будь-яке переміщення продукції від продавця до покупця фіксується товаросупровідними документами, зокрема. та накладними;
- Формуються лише матеріально відповідальними особами;
- Накладні потрібні як підтвердження витрати, так оприбуткування коштів, зокрема. та при поверненні бракованого товару продавцю;
- Відповідальна особа, яка відпускає товар під час роботи, повинна підтверджувати прийом та здачу своєї зміни прибутково-витратної накладної.
З огляду на всі ці аспекти, можна сказати, що видаткова накладна більше потрібна для обліку продукції всередині самої організації. Це зумовлено ще й простотою оформлення.
Часто видаткову накладну формують за однією з уніфікованих форм:
Це зовсім необов'язково, але доступність бланків, які можна скачати з нашого сайту, вирішує проблему швидко.
Правила заповнення
Видаткова накладна формується лише матеріально відповідальною особою у двох примірниках, один з яких залишається у сторони віддаючої, інший - у приймаючої. У ній вказуються основні параметри, потрібні обліку складі. Оскільки єдиної форми немає, можна вказувати будь-які додаткові дані.
Умовно документ ділиться втричі частини: «шапка», таблиця у середині, нижня частина.
Відповідно до цього поділу в «шапці» може прописуватися така інформація:
- Назва організації продавця;
- № договору;
- Найменування складу (міста) та інші реквізити.
Якщо верхня частина переважно залишається незмінною, то середина змінюється повністю у кожному новому документі, крім цього займає більшу частину накладної. У ній відображаються такі дані:
- Перелік матеріальних цінностей, що відпускаються, за принципом: в одному рядку – один артикул (найменування);
- Кількість по кожному рядку окремо (кг, тонни, шт. тощо);
- Вартість за графою;
- Загальна сума за кожним найменуванням (артикулом).
Нижня частина містить основну інформацію про відповідальних осіб і є результатом, що включає:
- Загальну суму цінностей, що передаються за документом;
- Дані про відповідальних осіб (посада, ПІБ, підпис): хто відпустив та хто прийняв;
- Місце для друку (позначається як "М.П."), ставлять обидві сторони, якщо юридичні особи;
- Дата, коли скоєно відвантаження;
- Якщо продукція відпускається або приймається за довіреністю, її дані теж вказуються тут.
Зазвичай організації формують видаткові накладні за підсумками зміни відповідальних працівників чи за підсумками кожного операційного дня. Вони відображається інформація з руху мат. цінностей: продані та повернені на залишки.
Зразок накладної
За основу видаткової накладної частіше беруть форми Торг-12 або Торг-14, але багато організацій створюють і свої, зручні для них варіанти. Документ виконується в Excel у формі таблиці і роздруковується на звичайному офісному папері.
Для наочності можна використовувати даний зразок:
У накладній завжди повинні вказуватися лише правдиві та своєчасні дані.
Витратна накладна та товарна накладна - це одне й теж?
У деяких випадках можна вважати, що товарна накладна та видаткова є одним документом. І, враховуючи той факт, що з 2013 року обов'язковий супровід матеріальних цінностей конкретною уніфікованою формою накладної не потрібний, то правильним погодиться з цією думкою.
І все-таки, різниця цих двох документів є. Товарна накладна вимагає особливої чіткості в оформленні, тому що супроводжує товар від продавця до покупця. У разі неправильних параметрів, зазначених у ній, операції з безготівковими платежами неможливо буде здійснити.
Або при виникненні претензій щодо кількості відданого майна саме цей документ буде юридичним підтвердженнямугоди. І більшість організацій працюють із загальновизнаними формами накладних.
Витратна ж накладна підходить більше передачі цінностей всередині фірми: від складу у торговий зал, від однієї зміни до інший тощо. Просто тому, що вона не має суворої форми і її можна доповнювати даними. На основі цього документа також працюють бухгалтери, проводяться інвентаризації та коригуються залишки.
Використовувати видаткові накладні потрібно обов'язково, хоч вони цінні в основному для внутрішніх цілей компанії, але завдяки ним на складах, виробництвах, магазинах панує порядок. Особливо важливі вони тих компаній, які мають кілька підрозділів з різною структурою організації та реквізитами.
Формування видаткової накладної відбувається тоді, коли йде рух товарно-матеріальних засобів. Найбільш широке поширення вона має на заводах, фабриках та виробництвах з власними відвантажувальними складами, а також на підприємствах, що працюють у сфері торгівлі, причому їх сфера діяльності ролі не грає: це може бути продаж інструментів та обладнання, побутових товарів, продуктів харчування та ін.
ФАЙЛИ
Для чого використовують бланк видаткової накладної
Будь-яке переміщення продукції, товарів та матеріалів має бути зафіксовано у спеціальній супровідній документації. Одним із таких документів є видаткова накладна. Вона підтверджує відпустку товару, і навіть є підставою щодо різноманітних бухгалтерських операцій (насамперед, списання товарно-матеріальних цінностей зі складу).
Таким чином, пріоритетне значення документа полягає в обліку руху продукції всередині самої організації.
Витратна накладна може використовуватися також при поверненні товару постачальнику, наприклад, у тих випадках, коли в ході реалізації або вже після покупки у виробі було виявлено дефект, поломку або шлюб, а також тоді, коли з'ясувалося, що продукція поставлена не в потрібній комплектації або має низька якість.
Хто складає документ
Зазвичай обов'язок формування видаткової накладної лежить на материально–ответственном особі: це то, можливо продавець, менеджер, комірник тощо. Надалі документ передається до бухгалтерії, де спеціаліст відділу проводить усі подальші необхідні дії.
На якому етапі відвантаження товару формується накладна
Накладна складається безпосередньо у момент укладання угоди.
Оскільки її основі проходять , до її заповнення слід ставитися дуже уважно. Зокрема небажано допускати у накладній якісь помилки та неточності, робити виправлення.
І вже зовсім не можна вносити до бланку недостовірні або явно неправдиві відомості – при розтині таких фактів контролюючими органами, відповідальні особи або навіть організація можуть понести серйозне адміністративне покарання, як великі штрафи.
Також слід мати на увазі, що в деяких випадках накладна може набути статусу юридично значущого документа – коли якась із сторін через якісь несприятливі обставини надумає звернутися до суду.
Зразок складання видаткової накладної
З 2013 року єдині, стандартні уніфіковані формипервинних бухгалтерських документів скасовано, тому й типової формивидаткової накладної немає. Співробітники компаній можуть становити її в довільному вигляді, за раніше діючим, обов'язковим до застосування зразкам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 тощо), або якщо в організації є власний розроблений і затверджений шаблон накладної – на його основі. Головне, щоб за своєю структурою вона відповідала деяким стандартам діловодства, а за змістом включала ряд певних відомостей.
Умовно накладну можна розділити на три частини: «шапку», основну частину та висновок.
В першувноситься по порядку:
- номер та дата складання документа;
- найменування організації, яка здійснює відпустку товару та найменування організації, яка його отримує (якщо це фізична особаабо ІП, відповідно, сюди вписується його прізвище-ім'я-по батькові);
- також тут робиться посилання на договір, з метою реалізації якого відбувається дана операція (вказується його номер та дата укладання);
- якщо одна з осіб, задіяних у передачі товарно-матеріальних цінностей діє на підставі довіреності, інформацію про це також слід внести до видаткової накладної, вказавши її номер та дату видачі.
Во другий, основної частини документа, яка формується, як правило, у вигляді таблиці, міститься докладна інформація про товарно-матеріальні цінності, що відпускаються:
- їхня назва;
- кількість (у відповідних одиницях виміру – штуках, літрах, кілограмах, метрах тощо);
- ціна за штуку;
- Загальна вартість.
Якщо є потреба, цей розділ документа можна доповнити й іншими відомостями, зокрема сюди можна вписати сорт, категорію, вид, призначення, особливості, упаковку, умови зберігання виробів тощо. Довжина таблиці залежить те, скільки товарів у неї вноситься.
В заключнучастина бланка включається така інформація: кількість найменувань товару та підсумкова сума (обидва ці значення беруться з таблиці).
Оформлення документа
Як і зміст, оформлення бланка повністю залежить від бачення документа представниками організацій та його потребами. Бланк можна складати на простому чистому аркуші формату А4 або на фірмовому бланку підприємства, причому заповнювати його можна як від руки, так і на комп'ютері.
Важлива умова!Накладна повинна містити в собі «живі» підписи матеріально-відповідальних працівників: того, хто дозволив відпустку продукції, того, хто безпосередньо його здійснив і покупця.
При цьому засвідчувати видаткову накладну за допомогою штемпельних виробів потрібно лише в тому випадку, якщо норма їх використання закріплена у внутрішніх. нормативно-правових актахфірми.
Документ робиться завжди як мінімум у двох ідентичних примірниках, один із яких передається на руки представнику приймаючої сторони, другий – залишається у працівника підприємства, що відпускає продукцію.