Структура документованої інформації, наявність або відсутність основних реквізитів безпосередньо впливає на правовий статусдокумента. Інакше висловлюючись, документ має бути належним чином оформлений, його достовірність підтверджено посвідченням, т. е. відповідними реквізитами (залежно від виду документа -підписом, датою, грифом погодження документа, відбитком печатки та інших.). Наприклад, обов'язкова вказівка датистворення офіційних документів необхідно для правової оцінкиінформації, що міститься в них, а також для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з вираженням у документі волі органу управління. Якщо в документі хоча б на один день зміщено дату, це може стати підставою для визнання незаконними фактичних відносин, навіть якщо вони склалися на основі інформації, що має правове значення. Особливим способомпосвідчення офіційного документапісля підписання є його твердження.Цей реквізит санкціонує поширення дії документа на підлеглі органи, посадових осіб чи громадян.
У теорії та практиці управлінського документознавстваз недавніх пір стали розділяти поняття «юридична сила» та «юридична значимість» документа. У чинному ГОСТі термінів та ухвал у сфері діловодства та архівної справи юридична сила документарозглядається як «властивість офіційного документа викликати правові наслідки». Це означає можливість у вигляді документів реалізовувати владні розпорядження органів влади та посадових осіб. При цьому вважається, що юридичною силоюмають не всі документи, а лише ті їхні види, які містять правові норми, обов'язкові для багаторазового застосування та, як правило, розраховані на широке коло організацій та осіб. До них належать, перш за все, законодавчі та інші нормативні правові акти.
Відповідно до того ж ГОСТу, «юридична значимість документа» - «властивість документа у ролі підтвердження ділової діяльності чи обставин особистого характеру» 1 . На відміну від поняття «юридична сила документа», що давно ввійшло в управлінський лексикон, це поняття є відносно новим. Його застосування обумовлено, насамперед, дедалі ширшим використанням електронних документів та систем. електронного документообігу. Справа в тому, що наявність в електронному документі є відповідною електронного підписухоча і означає, що такий документ має юридичну силу, однак, не факт, що даний документможе бути справжнім доказом у разі його надання будь-якому іншому органу або особі. Лише після перевірки електронного підпису та встановлення його справжності цей документ може виступати як доказ.
Зрозуміло, термін, поняття та визначення юридичної значущості повною мірою застосовні не лише до електронних, а й до «традиційних» документів.
Говорячи про юридичну силу та юридичну значущість документа, потрібно брати до уваги, крім наявності його посвідчення, ще два фактори, а саме:
- 1) документ має базуватися на чинному законодавстві,яке надає безперечності, обов'язковості документа для того кола осіб, які ґрунтуватимуть на ньому свої дії;
- 2) юридична сила і значимість документа залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто. від компетенції органу управління чи посадової особи.Інакше висловлюючись, документ, виданий некомпетентним, не уповноваженою те що особою чи оформлений без попередньої згоди, нічого очікувати вважатися законним. Наприклад, один з російських губернаторів якийсь час тому підписав постанову про нагородження орденом «Праця, честь, доблесть» понад 30 жителів області. Проте невдовзі з'ясувалося, що губернатор перевищив свої повноваження, оскільки розроблений та затверджений в області проект ордена був виготовлений без його затвердження Геральдичною комісією за Президента РФ. В результаті підписаний губернатором документ спочатку не мав юридичної сили, а сама процедура нагородження цим орденом, що відбулося, виявилася нелегітимною.
Юридична сила- це властивість офіційного документа, що повідомляється йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав і встановленим порядкомоформлення. Відсутність необхідних реквізитів або їх неправильне оформлення може призвести до того, що документ не матиме юридичної сили (наприклад, немає підпису або дати). Якщо ж у ньому не буде заголовка до тексту або позначки про виконавця, це призведе лише до певних труднощів у роботі з документом, але не вплине на його юридичне значення.
Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документів, є:
найменування організації (посадової особи) - автора документа;
найменування виду документа; дата документа;
реєстраційний номер;
гриф затвердження документа;
текст; підпис;
Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Посадова особа, проставляючи підпис у документі, бере на себе відповідальність за достовірність документа; за можливі наслідки виконання (набрання чинності) документа. Право підпису надається певним особам та може бути закріплене: у статуті підприємства; у положенні про підприємство (про структурний підрозділ); в інструкції з діловодства; у посадовій інструкції працівника; у наказі про розподіл обов'язків. Документи організації підписує директор чи його заступники. Документи структурних підрозділівпідписують їхні керівники. З низки питань право підпису можуть мати інші працівники, наприклад провідні фахівці підприємства. Підпис ставиться першому примірнику документа, за необхідності -- інших примірниках, наприклад під час укладання договору.
Дата документа - одне з найважливіших реквізитів документа. Відсутність дати на документі робить його недійсним.
Друк - юридично значимий реквізит і застосовується з метою засвідчення підпису посадової особи на найважливіших (або фінансових) документах.
Друк свідчить: про справжність документа про належність документа до зазначеної печатки організації. Друк проставляється на документах, видання яких тягне за собою:
- - будь-які правові наслідки, наприклад створення, реорганізацію підприємства;
- - матеріальні наслідки, наприклад передачу матеріальних цінностей, посвідчення права організації або окремої особи на що-небудь.
Гриф затвердження - деякі документи набувають юридичної чинності тільки з моменту їх затвердження керівником або вищим органом. Гриф затвердження - це реквізит офіційного документа, що додає нормативний або правовий характерйого змісту. Обов'язковому затвердженню підлягають: статути, положення про підприємства (філії); штатні розклади; акти перевірок, акти приймання-передачі; посадові інструкції; кошториси, бізнес-плани, звіти іт. п.
Реєстраційний номер є додатковою гарантієюавтентичності документа. Він свідчить про те, що документ пройшов усі стадії обробки, зареєстрований і цим є офіційним документом підприємства. Для надання юридичної сили електронному документу використовується електронний цифровий підпис. Електронний документ визнається юридично значущим лише за позитивного результату перевірки справжності електронної цифрового підпису.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключаелектронного цифрового підпису та дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі. ЕЦП в електронному документі рівнозначна власноручному підпису в документі на паперовому носії при дотриманні наступних умов:
- - сертифікат ключа підпису, виданий центром, що засвідчує, діє в момент підписання електронного документа; підтверджено справжність електронного цифрового підпису в електронному документі;
- - електронний цифровий підпис використовується відповідно до його відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису. Завдяки цій технології виходить електронний документ: який має юридичну силу; що підтверджує авторство документа; що підтверджує відсутність спотворення інформації у документі. Щоб копія паперового документа мала юридичну силу оригіналу, її необхідно завірити в установленому порядку. З цією метою проставляється реквізит "відмітка про засвідчення копії", який містить: засвідчувальний напис "Вірно"; посада особи, яка засвідчила копію; його підпис; дату засвідчення;
- - друк (для найважливіших чи зовнішніх документів). Засвідчення проводиться самим підприємством або за потреби нотаріусом.
Відповідно до нормативних правових актів або за згодою сторін паперовий документ, що має печатку, при перетворенні на електронний документ може засвідчуватися електронним цифровим підписом посадової особи. Підприємствам дозволяється запевняти:
- - копії документів, що подаються громадянами під час прийому на роботу, навчання;
- - копії документів для вирішення соціальних проблемпрацівників. На підприємстві копії засвідчуються: - керівником організації; посадовою особою (начальником відділу кадрів).
Поняття юридичної значущості документа спочатку у формулюванні «юридичне значення» виникло у зв'язку з розвитком систем електронного документообігу та можливості створювати, зберігати та використовувати електронні документи, рівнозначні офіційним документам на паперовому носії Проте вживання цього поняття без його чіткої дефініції ставить низку питань, пов'язаних як із тлумаченням самого поняття, так і з визначенням його місця у понятійній основі документознавства. Нагадаємо, що більш звичним та зрозумілим для більшості фахівців є термін «юридична сила документа».
Поняття юридична сила та юридична значимість документа у нормативній базі
Вперше поняття юридичної значущості документа (у формулюванні «юридичне значення документа») зазначено у Федеральному законі від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», де у ст. 4 «Умови визнання рівнозначності електронного цифрового підпису та власноручного підпису» встановлювалося так:
«1. Електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначний власноручному підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
сертифікат ключа підпису, що відноситься до цього електронного цифрового підпису, не втратив чинності (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
- підтверджено справжність електронного цифрового підпису в електронному документі;
- електронний цифровий підпис використовується відповідно до відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису.
2. Учасник інформаційної системи може бути власником будь-якої кількості сертифікатів ключів підписів. При цьому електронний документ із електронним цифровим підписом має юридичне значення при здійсненні відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису».
Привертає увагу, що, як випливає зі змісту статті, сам факт засвідчення електронного документа електронним підписом ще означає, що документ набуває юридичного значення; він набуває його тільки за наявності певної додаткової умови, а саме: документ з електронним підписом використовується тільки для реалізації відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису.
Аналогічне положення міститься у статті закону, яка встановлює вимоги до сертифіката ключа підпису: сертифікат повинен містити відомості про відносини, при здійсненні яких електронний документ з електронним цифровим підписом матиме юридичне значення.
Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» діє до 01.07.2012. Чи містяться подібні чи аналогічні положення у вже прийнятому та чинному Федеральному законі від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис»? Аналіз тексту закону показує, що у законі понять «юридичне значення документа» чи «юридична значимість документа» немає, але використовується поняття «юридичної сили документа».
Зокрема, у ст. 4 «Принципи використання електронного підпису», одним із принципів названо принцип «неприпустимості визнання електронного підпису та (або) підписаного ним електронного документа не мають юридичної силитільки на підставі того, що такий електронний підпис створено не власноруч, а з використанням засобів електронного підпису для автоматичного створення та (або) автоматичної перевірки електронних підписів у інформаційної системи».
Зауважимо, що в даному випадкуне висувається жодних додаткових умов чи вимог, за наявності яких електронний документ вважається таким, що має юридичну силу, крім як наявність електронного підпису.
Ще в одній статті закону (ст. 7 «Визнання електронних підписів, створених відповідно до норм іноземного праваі міжнародними стандартами») встановлюється: «Електронний підпис та підписаний нею електронний документ не можуть вважатися не мають юридичної силилише на тій підставі, що сертифікат ключа перевірки електронного підпису видано відповідно до норм іноземного права». І в цьому випадку йдеться про юридичну силу документа, і юридична сила документа пов'язується з наявністю електронного підпису.
Отже, бачимо, що у разі (Закон «Про електронного цифрового підпису» 2002 р.) використовується поняття юридичного значеннядокумента, в іншому (Закон "Про електронний підпис" 2011 р.) - поняття юридичної сили документа.
Слід зазначити, що поняття юридичної сили документа - давно існуюче та звичне всім фахівцям поняття, значення якого визначено ГОСТ Р 51141-98 * ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення: «юридична сила документа - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення».
Поняття юридичного значення (значущості) документа – поняття щодо нове, яке набуло широкого вживання останні 5-10 років. При цьому слід зазначити, що це поняття, по-перше, застосовується, як правило, не до документа взагалі, а до електронного документа, а по-друге, поряд із цим поняттям також використовується поняття «юридично значущий електронний документообіг» (це поняття широко використовується як розробниками систем електронного документообігу, і користувачами цих систем).
Якщо поняття юридичної сили має встановлене стандартомвизначення, то поняття юридичної значущості документа (документообігу) такого визначення немає, що, безумовно, створює певні проблеми з вживанні цих понять. Нерідко навіть у спеціальній літературі ці поняття використовуються як синонімічні. Чи так це?
Юридична сила документа
Як випливає з наведеного вище визначення даного поняття, закріпленого в ГОСТ Р 51141-98, говорити про те, що документ має юридичну силу, можна у разі, якщо документ задовольняє трьом вимогам: відповідає законодавству, виданий органом (особою), що має відповідні повноваження, оформлений відповідно до встановленими правилами. Якщо документ задовольняє всі перераховані вимоги, він має юридичну силу, інакше кажучи, є справжнім підтвердженням зафіксованої в ньому інформації про об'єктивну дійсність.
Важливо знати!
Документ, має юридичну силу, - документ, здатний породжувати певні правові наслідки.
Незважаючи на те, що поняття юридичної сили має закріплене в стандарті визначення, природа цього поняття практично не досліджена, що, безумовно, не додає ясності, а навпаки, тягне за собою цілий рядпитань.
Насамперед вимагає прояснення формулювання, дане у визначенні поняття «юридична сила»: «властивість офіційного документа, що повідомляється чинним законодавством…». Що слід розуміти під цією властивістю документа, яке повідомляється йому законодавством, і чи завжди ми можемо, створюючи документ, спиратися на норми, закріплені у законодавстві? Відомо, що в окремих випадкаху законодавстві є лише вказівки те що, що певні ситуації вимагають документування, без зазначення виду чи різновиду документа, який має створюватися у цій ситуації, і без встановлення будь-яких вимог до змісту та оформлення документа. Таких положень досить багато, наприклад, Трудовий кодекс Російської Федерації. Наведемо кілька прикладів:
«За письмовою згодою працівника йому може бути доручено виконання протягом встановленої тривалості робочого дня (зміни) поряд із роботою, визначеною трудовим договором, додаткової роботиза іншою або такою ж професією (посадою) за додаткову оплату…»(Ст. 60.2.).
«Робітник має право достроково відмовитися від виконання додаткової роботи, а роботодавець - достроково скасувати доручення про її виконання, попередивши про це іншу сторону письмовій форміне пізніше, ніж за три робочі дні»(там же).
«На вимогу особи, якій відмовлено в ув'язненні трудового договору, роботодавець зобов'язаний повідомити причину відмови у письмовій формі»(Ст. 64).
«За письмовою згодою», «у письмовій формі» та інші подібні формулювання свідчать лише про те, що ситуація має бути задокументована, але не визначається при цьому вид створюваного документа.
У той самий час у законодавстві досить багато норм, визначальних і вид створюваного документа, й у окремих випадках встановлюють вимоги до змісту та оформлення документа. Наведемо лише один приклад: Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» перераховує як види документів, у яких має відбиватися діяльність органів управління акціонерним товариством, а й встановлює комплекс вимог щодо порядку складання та оформлення цих документів, їх змісту, наприклад:
«Стаття 63. Протокол загальних зборівакціонерів
1. Протокол загальних зборів акціонерів складається пізніше 15 днів після закриття загальних зборів акціонерів у двох примірниках. Обидва екземпляри підписуються головуючим на загальних зборах акціонерів та секретарем загальних зборів акціонерів.
2. У протоколі загальних зборів акціонерів зазначаються:
- місце та час проведення загальних зборів акціонерів;
- загальна кількість голосів, які мають акціонери - власники голосуючих акцій товариства;
- кількість голосів, які мають акціонери, що беруть участь у зборах;
- голова (президія) та секретар зборів, порядок денний зборів.
У протоколі загальних зборів акціонерів товариства мають утримуватися основні положення виступів, питання, поставлені на голосування, та підсумки голосування за ними, рішення, прийняті зборами».
Такі ж чіткі та певні нормимістяться у законі та щодо інших документів.
Наведені приклади показують, що вимоги до документів, що встановлюються чинним законодавством, можуть формулюватися як вимоги обов'язкового документування ситуації (без зазначення виду документа, особливостей оформлення та вимог до змісту), і як чіткі норми, що визначають вид документа (види документів), порядок його складання та, в окремих випадках, оформлення.
Розглядаючи сутність поняття «юридична сила», ми маємо відзначити ще одну невизначеність, що існує у зв'язку з цим поняттям: чи обов'язково наявність усіх трьох умов для того, щоб документ набув юридичної сили (маються на увазі ознаки, виділені у визначенні: відповідність законодавству, компетенції органу чи особи, правилам оформлення). Відомо, що далеко не для всіх документів законодавством встановлені будь-які вимоги: є велика кількістьвидів та різновидів документів, щодо яких законодавством не встановлено жодних норм, і ми можемо говорити лише про правила, які визначаються традицією (практикою документування) або угодою сторін.
Застосування принципу угоди сторін під час документування прямо передбачено Федеральним законом від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційних технологійі захисту інформації» (п. 1 ст. 11,): «Законодавством Російської Федерації чи угодою сторін можуть бути встановлені вимоги до документування інформації». Цим законом передбачена можливість застосовувати при документуванні правила, прийняті сторонами інформаційного обміну.
Дві інші ознаки, виділені у визначенні поняття «юридична сила документа» (властивість офіційного документа, що повідомляється йому … компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення), не викликають сумніву. Компетенція органу (посадової особи), який видав (підписав, затвердив) документ, визначається тими повноваженнями, які надані відповідному органу або особі та закріплені в організаційно-правових, розпорядчих або інших документах, наприклад, у довіреностях.
Компетенція органів управління (загальних зборів акціонерів, ради директорів, наглядової ради), керівника організації, що здійснює виконавчо-розпорядчі функції, визначається статутом організації або положенням про організацію. Компетенція інших посадових осіб встановлюється наказом керівника про делегування повноважень (права підпису), довіреності, дані керівника організації, а також положення про підрозділи, посадові інструкції.
Якщо при підписанні або затвердженні документа посадова особа вийшла за межі наданих їй повноважень, документ не має юридичної сили та є недійсним.
Остання умова, потрібна для того, щоб документ мав юридичну силу, - дотримання встановленого порядкуоформлення чи встановленої форми документа. Але якщо вимоги до змісту та оформлення документа встановлені законом або іншим нормативним правовим актом, то дотримуючись першої вимоги, ми одночасно дотримуватимемося і останньої умови, необхідної для надання документу юридичної сили, – відповідність його правилам оформлення. Інша річ, якщо таких правил немає у законодавстві: тоді вони встановлюються у локальних нормативних актах (правилах, положеннях, інструкціях) або ухвалюються угодою сторін – учасників інформаційного обміну.
Є ще одна обставина, яка також потребує розгляду у зв'язку із поняттям «юридична сила документа». Представниками юридичної науки поняття юридичної сили документа пов'язується лише з певною категорією документів – законодавчими та іншими нормативними правовими актами. Наведемо як приклад таке судження: «На місце нормативного акта в нормативно-правовій базіпоказує його юридична сила – якість акта породжувати певні правові наслідки. Юридична сила акта залежить від становища органу, який видав цей акт, у системі органів держави та її компетенції »(Антипова Т.В. Правила застосування нормативних правових актів // Право та економіка. 2004. № 11 (201). С. 4.)
Отже, федеральний закон має більшу юридичну силу, ніж закон суб'єкта Російської Федерації, постанова Уряду Російської Федерації має більшу юридичну силу, ніж рішення федерального органу виконавчої влади. Вищою юридичною силою має Конституція Російської Федерації.
Зрозуміло, що коли ми маємо на увазі нормативну правову базу, що має ієрархічну будову, що фактично відображає ієрархію органів влади, поняття юридичної сили акта дійсно набуває ще однієї дуже важливої і цілком конкретної властивості: сила дії акта.
Зокрема, ця властивість акта проявляється в тому, що якщо те саме питання регулюється різними нормативними правовими актами, то застосовується норма акта, виданого органом, що займає більш високе місце в ієрархії органів влади, тобто акт, що займає більш високе місце в ієрархії актів і має, відповідно, вищу юридичну силу.
Суперечка у тому, чи правомірно пов'язувати юридичну силу лише нормативними правовими актами – питання, який потребує глибшому дослідженні.
Якщо прийняти цю точку зору, то наказ організації, яким затверджується будь-який документ (правила, положення, інструкція) має певну юридичну силу, тому що належить до категорії нормативних правових актів, а наказ організації, яким надаються конкретні доручення, не має юридичної сили, тому що є ненормативним.
Якщо приймаємо положення про те, що юридична сила документа – це властивість документа породжувати певні правові наслідки, то, з погляду, неправомірно пов'язувати цю властивість лише з нормативними правовими актами. Правові наслідки, на наш погляд, можуть породжувати багато документів, які не належать до категорії нормативних правових актів, за умови, що вони видані з дотриманням правил, про які ми говорили вище.
Простий приклад: будь-який підписаний сторонами договір породжує правові наслідки як у разі виконання, так і у разі невиконання (природно, у кожному випадку вони будуть різні). Домовленості, досягнуті на переговорах і закріплені протоколі, підписаному сторонами, також породжують правові наслідки. Лист-пропозиція ( комерційна пропозиція) також може породжувати правові наслідки.
Звичайно, залежно від виду документа та документованої ситуації ступінь (якість) цих наслідків може бути різним, від зобов'язання чи права вчинити певні діїдо наслідків, дозволених у судовому порядку. Навіть документ приватної особи, наприклад, звернення громадянина, направлене до органу влади, породжує правові наслідки, оскільки відповідно до чинного законодавства будь-яке звернення має бути розглянуте і на будь-яке звернення має бути дана відповідь по суті – і це також у цьому випадку правові наслідки.
З якої позиції ми б не підходили до поняття юридичної сили документа і які б не досліджені поки що сторони цього поняття нам не відкривалися, очевидно одне: юридична сила – це те, що властиве самому документу.
На замітку!
Документ або має юридичну силу, або немає її, відповідно, у разі документ неспроможна породжувати правових наслідків.
Наприклад, якщо заступник керівника організації відповідно до наказу про призначення виконувача обов'язків на час відпустки генерального директора в період з 01 по 15 червня 2011 р. виконував обов'язки генерального директора, наказ, виданий ним 16 червня 2011 р., тобто після виходу генерального директора директора з відпустки не матиме юридичної сили, оскільки дія повноважень, що дають заступнику генерального директора право видавати накази, закінчилася 15 червня 2011 р.
Юридична значимість електронного документа
Щоб зрозуміти, що таке «юридична значимість електронного документа» поставимо собі питання, чому це поняття виникло саме тоді, коли ми стали активно працювати з електронними документами і коли з'явилася можливість засвідчувати електронний документ електронним підписом і, відповідно, сформувалися передумови для переходу на безпаперовий документообіг, тобто винятки у певних випадках документа на паперовому носії з інформаційного обміну. Чому, маючи справу з документами на паперовому носії, ми могли обходитися поняттям «юридична сила документа» і нам його вистачило? Очевидно, відповідь на це питання полягає в тому, що документ на паперовому носії - це самостійний фізичний об'єкт, контроль над яким ми можемо здійснювати безпосередньо, відстежуючи переміщення даного об'єкта в процесі підготовки або виконання.
Звичайно, документ на паперовому носії не існує сам по собі: у процесі підготовки він може бути пов'язаний з іншими документами (наприклад, документами, що ініціюють видання цього документа або службовцями основою його видання, з раніше підготовленими проектами та ін.); після того, як документ підготовлено або видано, він може переміщатися в іншу систему документообігу або поміщатися у справу і потрапляти до складу документального фонду, але в будь-якому випадку документ на паперовому носії – це об'єкт, який ми візуально сприймаємо і контролюємо.
Відносини між суб'єктом, що здійснює документування (автором документа) і самим документом в даному випадку можна графічно представити таким чином:
Зовсім інша ситуація складається у випадку з електронним документом, оскільки електронний документ створюється за допомогою інформаційної системи, передається з однієї інформаційної системи до іншої, зберігається в інформаційній системі, тобто існує протягом свого життєвого циклуу інформаційній системі – системі електронного документообігу (СЕД). Візуально ми сприймаємо електронний документ через його представлення у формі людини як відеограму на екрані монітора або у вигляді роздруківки на папері. Контроль за документом протягом усього періоду існування здійснює СЕД. У зв'язку з цим відносини між автором електронного документа та власне документом виглядають інакше:
Саме той факт, що існування електронного документа забезпечується інформаційною системою – СЕД, і людина не може безпосередньо управляти електронним документом, так як вона раніше керувала документом на паперовому носії, ставить ряд додаткових питань, вирішення яких необхідне для визначення місця електронних документів у системі соціальних комунікацій та, у тому числі, визнання за електронним документом статусу офіційного документа та, що найголовніше, - можливості використовувати електронні документи як доказ, у т. ч. у суді.
У Рекомендаціях Європейської економічної комісії ООН щодо функціональної сумісності підписаних цифрових документів(Рекомендація № 37: Рекомендація щодо функціональної сумісності підписаних цифрових документів / ЄЕК ООН, 2010. П. 18) наголошується, що між цифровими та паперовими документами багато спільного, але між ними є й низка важливих відмінностей, зокрема, «підписані паперові документи , як правило, містять власноручний підпис підписувача, тоді як цифровий підпис під електронним документом не має графічної форми. Зазвичай лише комп'ютерна програма здатна зробити складні математичні розрахунки, необхідні перевірки цифрового підпису».
Правовий режим електронного підпису в Україні встановлено Федеральним законом від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис», яким (ст. 6) визначено умови визнання електронних документів, підписаних електронним підписом, рівнозначними документам на паперовому носії, підписаним власноручним підписом. Ці умови різняться залежно від того, яким електронним підписом підписаний документ, і полягають у наступному:
«1. Інформація в електронної форми, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, крім випадку, якщо федеральними законамиабо нормативними правовими актами, що приймаються відповідно до них, встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії.
2. Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативними правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, мають передбачати порядок перевірки електронного підпису…».
Крім того, законом (ст. 11) встановлено порядок визнання кваліфікованого електронного підпису, який включає низку умов, однією з яких є позитивний результат перевірки власності власнику кваліфікованого сертифікатакваліфікованого електронного підпису, за допомогою якого підписано електронний документ, та підтверджено відсутність змін, внесених до цього документа після його підписання.
З наведених положень закону випливає, що сама можливість використання для підписання електронних документів того чи іншого виду електронного підпису має бути встановлена нормативними правовими актами або угодою сторін (у разі використання некваліфікованого або простого електронного підпису), а при отриманні електронного документа, підписаного електронним підписом, обов'язковою є процедура перевірки, яка повинна підтвердити (або не підтвердити) приналежності власнику кваліфікованого сертифіката кваліфікованого електронного підпису та відсутність спотворень у підписаному електронному документі.
Уявімо ситуацію: ми створили внутрішній електронний документ, підписали його некваліфікованим або простим електронним підписом (відповідно до встановленого в організації порядку), отже, ми маємо право вважати, що даний електронний документ має юридичну силу. Якщо той же електронний документ необхідно буде передати контрагенту або подати як доказ до суду, нам доведеться вчинити низку додаткових дій: або підписати документ кваліфікованим підписом, якщо у нас є електронний підпис для типу відносин, що реалізується, або керуватися угодою між сторонами, що дає право використовувати даний виделектронного підпису при обміні документами (якщо така угода є), або (якщо йдеться про використання цього документа як судового доказу) уявити внутрішній нормативний документ, що встановлює порядок підписання електронних документів цього виду та підтверджує, що документ має юридичну силу. І лише якщо документ задовольнятиме всім існуючим умовам, можна буде вважати, що він є юридично значущим документом.
Таким чином, стосовно електронного документа слід визнати, що факт підписання електронного документа встановленим видом електронного підпису означає, що цей документ має юридичну силу, але це ще не означає, що цей документ може бути справжнім доказом, якщо цей документ потрібно подати контрагенту або іншому органу чи особі. Говорити про те, що цей документ може виступати як доказ можна буде як мінімум після перевірки електронного підпису та отримання позитивного результату, а можливо, і після здійснення інших додаткових дій, наприклад, подання угоди, укладеної сторонами інформаційного обміну.
З вищевикладеного можна дійти невтішного висновку: юридично значимий документ – це документ, який може бути докази (підтвердження) ділової чи іншої діяльності, інакше кажучи, це документ, зміст якого може сприйматися як справжнє. Чому ми не мали поняття юридичної значущості при роботі з документами на паперовому носії? Відповідь очевидна: будь-який документ на паперовому носії, має юридичну силу, є одночасно юридично значущим документом. Звичайно, і при роботі з документами на паперовому носії виникали ситуації, що вимагають перевірки справжності документа, отже, і в цьому випадку за позитивного результату можна було б говорити, що документ є юридично значущим, або при непідтвердженні справжності документа - про те, що документ перестав бути юридично значимим документом, а є підробкою, фальшивим документом. Як нам видається, щодо документів на паперовому носії поняття «справжній документ» (тобто, документ, відомості про автора, час і місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження) (ГОСТ Р 51141 - 98. Діловодство та архівна справа (терміни та визначення) та «юридично значущий документ» можна розглядати як синоніми.
На закінчення звернімося до ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Загальні вимоги), що встановлює вимоги до електронних документів. Стандарт встановлює (розділ 7, п. 7.2.1.–7.2.5.), що принципи політики, процедури та практика управління документами повинні забезпечувати створення справжніх документів, що мають певні характеристики, а саме: автентичність, цілісність, достовірність, придатність для використання .
За ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ є автентичним, якщо він відповідає встановленим правилам, було створено або надіслано особою, уповноваженою на це, було створено або надіслано у той час, що зазначено у документі. Достовірним є документ, зміст якого вважатимуться повним і точним поданням підтверджуваних операцій, діяльності чи фактів і якому можна довіряти у наступних операціях чи наступної діяльності. Цілісність документа визначається його повнотою та незмінністю.
З метою забезпечення цілісності документа будь-які зміни у документі мають бути санкціоновані відповідно до встановлених правил та процедур. Будь-які санкціоновані зміни мають фіксуватися та контролюватись.
Придатним для використання є документ, який можна знайти (мається на увазі, в інформаційній системі), відтворити та інтерпретувати. При відтворенні повинні зберігатися зв'язки між документами, що фіксують послідовність дій, зв'язки з діловою діяльністю чи операціями, у яких ці документи було створено та застосовувалося.
Сформульовані у стандарті вимоги, яким мають відповідати електронні документи, не мають прямого відношення до юридичної сили документа (як ми вже зазначали, для надання юридичної сили документ має бути підписаний уповноваженим органом(Особою) встановленим видом електронного підпису), але мають безпосереднє відношення до юридичної значущості електронного документа, оскільки вважати юридично значущим можна тільки той електронний документ, який є автентичним, достовірним, цілісним та придатним для використання.
В.Ф. Янкова, заст. директора ВНДІДАД, канд. іст. наук
Носієм інформації виступає документ. Кожен управлінський документє носієм інформації, використовується для її збору, аналізу, розробки та прийняття управління рішення, його доведення до безпосередніх виконавців, зацікавлених організацій або громадян. Головна вимога, що пред'являється до управлінських документів, - офіційність, достовірність, об'єктивність. Реалізується ця вимога при наділенні документа юридичною силою, тобто умовою, при якому інформація документа може бути використана у сфері управління без сумніву в її достовірності для здійснення будь-яких дій. В даний час безперечність і обов'язковість документа також визначається поняттям "юридична сила документа".
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, тому що вони служать способом доказу укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права. Юридичну силу документа розуміють як безперечність та авторитетність, засновану на законодавстві. Юридична сила документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управління (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб, державних службовців і громадян), які керуються цим документом і ґрунтують на ньому свою діяльність або утримуються від неї.
Одні документи, наприклад правові акти федеральних органів представницької та виконавчої влади, судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, договірна документація, спочатку мають юридичну функцію, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дія. Інші документи наділяються юридичною функцією у разі використання їх як доказу в суді, органах слідства і прокуратури, нотаріаті, арбітражі та ін. В управлінській діяльності юридична сила документа забезпечує його офіційність для працівників, як даної управлінської системи, так і всіх інших структур, з якими вона взаємопов'язана.
Юридична сила документа- Це властивість, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав його органу і встановленим порядком оформлення.
З цього визначення випливає, що орган управління або посадова особа, що випускає док-т, зобов'язані:
Дотримуватись при його підготовці чинних норм законодавства;
Видавати документи лише в межах своєї компетенції;
Дотримуватися діючих у визначений час загальнодержавних правил складання та оформлення документів.
Т.ч., юридична сила док-та визначається і змістом, і формою док-ту. Для певних видів документів у чинних правилах оформлення розроблено вимоги до реквізитів, що засвідчують їхню юридичну силу.
Для надання документу юр. сили необхідні слід. реквізити:
Найменування виду док-ту;
Дата документу;
Реєстр. номер лікаря;
Підпис;
Гриф затвердження;
Гриф погодження;
Законодавчі акти, що визначають порядок посвідчення електронних документів .
Отже, юридичну силу електронному документу надають:
Обов'язкові реквізити;
Доказ повноважень автора;
склад обов'язкових реквізитіввстановлюється такими нормативними актами:
Федеральними законами:
ФЗ "Про інф-цію, інформацію та захист інф-ції". Він не тільки дає визначення найважливіших понять у сфері інформації, але і визначає цілі захисту інформації, а також загрози інформації. Цей закон опр-ет документ-тир-е як обов'язкове умова включення інф-ції в інформаційні. ресурси. Відповідно до закону юрид. сила док-та, що зберігається, оброблюваного і переданого за допомогою автомат. інформац. та теле-комунікац. систем, може підтверджуватись електр. підписом.
В Закон РФ "Про зв'язок" питання електронного документир-я та організації роботи з електронними документами знайшли часткове відображення. Закон свідчить, що розвиток і забезпечення стійкої і якісної роботи зв'язку є найважливішою умовою розвитку суспільства і діяльності держави. Відповідно до ним засоби зв'язку разом із засобами обчислювальної техніки складають технічну базу забезпечення процесу збору, обробки, накопичення та поширення інформації.
Закон РФ "Продерж. таємниці "ввів опр-я ще 2 понять, що відносяться до проблеми даної теми: про методи і ср-вах захисту секретної інф-ції; про державні програми і заходи в області захисту державної таємниці.
Закон регулює деят-ть орг-цій, що надають послуги з поширення інтегрованих автоматизованих систем діловодства (ІАСД), що включають в себе під-систему захисту інф-ції. Ліцензія для проведення зазначених робіт видається на основі результатів спеціальної експертизи організації та держ. атестації її керівників, відповідальних за захист інф-ції, причому орг-ція має виконати низку вимог.
ФЗ «Про архівну справу в РФ»каже, що електр. Док-ти можна віднести до складу Арх. фонду РФ. Проте нормативні акти ар-г. відомства лише в найзагальніших рисах стосуються питань прийому на зберігання, забезпечення безпеки, обліку та опису електрон. док-ст. Питання створення та використання електронних документів вирішуються деякими іншими відомствами самостійно.
Створення електрон. Уряди фактично явл-ся основною метою ФЦП «Електрон. Росія», у зв'язку з чим деякі положення програми присвячені організації електронного документообігу.
Постановами федеральних органіввиконавчої влади та ГОСТами:
Держкомстату України від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих формпервинної облікової документації з обліку праці та її оплати";
ГОСТ Р 6.30-2003"Уніфіковані системидокументації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", відповідно до яких оформлюються документи.
Для електронних документів діє ГОСТ 6.10.4-84 „Уніфіковані системи документації.Надання юридичної чинності документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення". Цей Стандарт встановлює вимоги до складу та змісту реквізитів, які надають електронному документу юридичної сили, а також встановлює порядок внесення до них змін.
Для електронних повідомлень – ГОСТ Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем керування документами. Вимоги до електронного повідомлення. Стандарт встановлює формат, склад та зміст електронного повідомлення.
Електронний документ має містити:
Реєстраційний номер;
Реєстраційну дату;
Підпис (код) особи, яка відповідає за правильність виготовлення документа або затвердила документ;
Назва організації - автора документа;
Місцезнаходження організації – творця документа або поштова адреса.
Можливе використання додаткових реквізитів, головне щоб обов'язкові можна було однозначно ідентифікувати.
Справжність та автентичність
Найпростіше забезпечити справжність електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису (ЕП). Оцінюючи доказової сили електронного документа судом враховується передусім надійність способів формування, зберігання, передачі та ідентифікації автора. Для цього, крім ЕП, важлива довірена системаобробки електронних документів (довірене сховище)
Однією з цілей документаційного забезпечення управління є доказовість діяльності організації. Тільки для того, щоб при нагоді аргументувати якусь дію чи рішення, довести будь-яку подію у житті компанії, і ведеться діловодство. Але далеко не всякий документ може стати доказом, а лише той із них, що має так звану юридичну силу. Що таке юридична сила документа та як її досягти, розуміємось у статті.
Юридична сила документа
Юридична сила документа: якість офіційного документа викликати правові наслідки. Таке визначення дає.
Іншими словами, юридично значимий документ може бути представлений до суду як доказ, може бути доданий до договору, представлений за будь-якої перевірки. Тепер подивимося, як відрізнити документи, які мають юридичну силу від тих, що її не мають.
Реквізити, що надають юридичної сили
Головними реквізитами («першого порядку»), які надають документу юридичної чинності, є підпис та .
Підписувати будь-який документ має право лише посадова особа, яка має на це повноваження. Так, наприклад, генеральний директор може підписати будь-який документ у своїй компанії. Директор з персоналу може підписувати всі або деякі документи з особового складу, але тільки в тому випадку, якщо він має довіреність на це. А довіреність видається і підписується тим самим генеральним директором. Начальник керування може підписувати, наприклад, вказівки, які поширюються лише на його керування. Але право на це знову надано йому першою особою компанії. Те саме стосується і затвердження.
На одному документі може бути оформлений або підпис, або гриф затвердження.
Реквізит «другого порядку», від якого може залежати юридична сила документа, це реєстраційні дані документа ( , ). Сюди ж можна віднести бланк документа, який сам хоч і не є реквізитом, натомість поєднує на собі одразу кілька. При цьому, будь ласка, зверніть увагу: без підпису/грифу затвердження документ, хоч і зареєстрований та надрукований на бланку, жодної юридичної сили не матиме.
Юридична сила копії документа
Сама по собі жодної юридичної сили не має. Все змінюється, якщо на копії оформити позначку засвідчення. Позначка означає, що саме ця копія є абсолютно рівнозначною оригіналу, причому є конкретна людина, яка несе за це відповідальність – вона і розписується у позначці.
Юридична сила електронного документа
Однозначно та непохитно електронний документ має юридичну силу лише в одному випадку: якщо він підписаний посиленим кваліфікованим підписом посадової особи. Ці підписи реєструються у спеціально уповноважених центрах сертифікації.
На рівні організації можна, видавши відповідний локальний нормативний акт, встановити, що юридичну силу має дію, вчинене з облікового запису працівника. Наприклад, якщо працівник бере на роботу завдання в СЕД, попередньо увійшовши до системи під своїм логіном та паролем. Але це тільки всередині компанії: у зовнішньому середовищі навряд чи вдасться довести, що ця дія вчинила саме ця людина.
Робимо висновок: юридичну силу мають лише оригінали паперових документів та їх засвідчені копії, а також електронні документи, підписані посиленим кваліфікованим електронним підписом.