Порядок реєстрації та розміщення гостей. Готельний бізнес в Росії Реєстраційна карта гостя в готелі шаблон

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ

• Єдина Карта Гостя є власністю Ірландського пабу «Papa's Pub» («Папас Паб»), мережі кав'ярень «Кава і шоколад», мережі кондитерських «Peche Mignon» («Пеше Міньйон») і дає Вам можливість: отримати привілеї на кожне відвідування, крім спеціальних пропозицій, отримання додаткової інформації про всі заходи, що проводяться у нас у закладах, замовлення столиків по телефону, крім того, вона підкреслює Ваш відмінний смак і поєднує з цікавими людьми, що відбулися.
• Карта може бути видана в будь-якому закладі мережі та діє у всіх закладах Ірландського пабу Papa's Pub (Папас Паб), мережі кав'ярень Кава та шоколад, мережі кондитерських Peche Mignon (Пеше Міньон).
• Обов'язковою умовоюдля оформлення Карти Гостя є коректне та повне заповнення анкети гостя. Підприємство гарантує Вам конфіденційність наданої інформації.
• Карта Гостя починає діяти через 4 робочі дні після заповнення анкети.

НАЧИСЛЕННЯ БОНУСІВ

• Нарахування бонусів може бути зроблено лише за допомогою Вашої Карти Гостя, тому просимо не забувати пред'являти її перед оплатою рахунку.
• Бонуси не можуть бути нараховані, якщо Ви пред'явили картку після оплати рахунку та отримання касового чека.
• Власник Карти Гостя має можливість накопичувати бонуси та розплачуватись ними в мережі ірландських пабів «Papa's Pub» («Папас Паб»), мережі кав'ярень «Кава та шоколад», мережі кондитерських «Peche Mignon» («Пеше Міньйон»).
• Бонуси зараховуються на картку після оплати рахунку.
• Максимальний термінзарахування бонусів – 3 дні.
• 1 бонус = 1 карбованець.
• Бонуси нараховуються на Вашу Карту Гостя та при замовленні корпоративних заходів.
• Бонуси не нараховуються за покупку товару, що продається за спеціальними пропозиціями.
• Бонуси не нараховуються при оплаті за безготівковим розрахунком.
• При придбанні Подарункових картта інших дебетових карток, бонуси не нараховуються.
• Карта Гостя не може передаватися Держателем картки іншим особам для оплати.

ВИКОРИСТАННЯ БОНУСІВ

• Нагромадженими бонусами Ви можете закрити рахунок повністю або частково. Залишок у разі часткової оплати можна доплатити готівкою або Вашою банківською карткою.
• Якщо з технічних причин операції з картами онлайн неможливі, використання картки для отримання знижки (списання бонусів) не допускається.
• Накопичені бонуси не можна обміняти на готівку.

ВІДНОВЛЕННЯ І БЛОКУВАННЯ КАРТИ

• Карта Гостя підлягає блокуванню та заміні на нове при її втраті із збереженням кількості та статусу бонусів при виконанні умов:

1. заповнення заяви на відновлення, наявність анкетних даних гостя у Базі даних Власників Карт Гостя,
2. відновлення втраченої Карти Гостя провадиться платно. Вартість відновлення -100 руб.

• Перенесення бонусів з втраченої картки та відновлення Карти Гостя здійснюється протягом 4 робочих днів після подання заяви про втрату картки.
• Утримувач Карти Гостя має право заблокувати картку при втраті. У цьому видача готівки по карті не проводиться. Блокування картки можливе при виконанні умов:
• пред'явлення гостем, на якого оформлялася Карта Гостя, документа, що засвідчує особу,
• написання заяви на блокування, наявність анкетних даних Гостя у Базі даних Власників Карт Гостя.
• У разі втрати картки необхідно негайно вжити заходів щодо блокування картки. Компанія не несе відповідальності за збереження бонусів на втраченій картці.

ТЕРМІН ДІЇ КАРТИ І БЛОКУВАННЯ

• Карта Гостя блокується, якщо з моменту останньої результативної операції по Карті Гостя пройшов термін 12 міс., не включаючи день проведення останньої результативної операції.
• Невикористані бонуси згоряють, якщо з моменту їхньої активації пройшов термін 12 міс. не включаючи день активації бонусів.

ІНШІ УМОВИ

• Карта Гостя діє у всіх закладах мережі.
• Мережа закладів залишає за собою право без попереднього повідомлення змінювати список закладів дії Карти Гостя.
• Використовувати картку для отримання готівки неможливо.
• При скоєнні однієї покупки може бути використана тільки одна Карта Гостя.
• Карта не є платіжним засобом.
• Якщо з технічних причин операції з картами неможливі, мережа закладів залишає за собою право відмовити гостю у проведенні операції до усунення причин несправностей.
• Мережа закладів залишає за собою право за наявності сумнівів щодо законності проведених по карті операцій заблокувати картку до з'ясування обставин.
• Мережа закладів має право відмовити фізичній особів отриманні Карти Гостя при виявленні оформленої Карти Гостя на цю фізичну особу.
• Під час Papa's Party, що проводяться в Ірландському пабі Papa's Pub (Папас Паб), бонуси нараховуються на Карту Гостя, але розплачуватися бонусами не можна.
• Бонуси не нараховуються за покупку товару, що продається за спеціальними пропозиціями, але сам товар можна сплатити бонусами.
• Адміністрація залишає за собою право анулювати карту за негідної поведінки Гостя.
• Обробку персональних даних здійснює Власник картки - компанія ТОВ «Система харчування-Берег», ІПН 6455017023, ОГРН 1026403672217 .
• Власник не несе відповідальності за незнання Держателем картки Правил користування Карти Гостя.
• Власник залишає за собою право змінювати правила користування картки гостя без попереднього повідомлення.
• Усі зміни публікуються на сайті http://сайт/discount/discount_info.php

Сторінка 3 з 7

Реєстраційна карткагостя- документ, що містить інформацію про гостя, спосіб оплати та виконує функції договору між готелем та гостем.

Посібник у неавтоматизованих готелях все ще використовує реєстраційні карти як частину процесу розміщення. Гостю, що прибуває, вручається незаповнена реєстраційна карта, ручка, і його просять заповнити необхідні графи. Заповнивши картку, гість підписує її, тим самим укладаючи договір, що підтверджує вид розміщення, тривалість проживання та вартість номера.

Сьогодні автоматизована системауправління готелем зменшила потребу у ручному зборі інформації. Готелі, що мають подібну систему, заповнюють реєстраційні картки за допомогою інформації, зібраної під час бронювання. Тепер гість замість заповнення реєстраційної картки просто перевіряє інформацію на точність і ставить на карті свій підпис.

Стандартна інформація, що потрібна при реєстрації, зазвичай однакова в готелях всіх типів. Число заповнюваних реєстраційних карток залежить від характеру групи туристів більше, ніж від її розміру. Зазвичай кожен гість отримує окрему картку, так зване внутрішнє посвідчення особи.

Внутрішнєпосвідченняособистості- карта, що включає ім'я гостя та період його перебування, що віддається наприкінці реєстрації та служить для підтвердження особи при обслуговуванні та обліку витрат.

Виняток робиться для сімейних пар. Так, два дорослі брати отримують індивідуальні реєстраційні картки, а чоловік і дружина отримують при реєстрації одну картку на двох. Заміжні жінки, що зберегли своє прізвище, також одержують індивідуальні реєстраційні картки.

Від кількості людей у ​​номері залежить розмір оплати. При вказанні кількості гостей у номері багато готелів відокремлюють дорослих від дітей. Це дуже важливо в готелях низки держав, де вартість харчування дітей значно менша від вартості харчування дорослих.

Точна та повна адреса необхідна для оплати в кредит,

складання рахунків та для дослідження ринку. Повна адреса включає такі дані, як поштовий індекс, адресу місця проживання, тому що в багатьох країнах є міста з однаковими назвами.

Гостю, чия адреса була перевірена шляхом обміну кореспонденцією про бронювання номера, може бути наданий більший кредит, ніж гостю без броні. Хоча шахраї часто використовують помилкові адреси або орендовані абонентські скриньки, люди, які ненавмисно забули перевірити та сплатити рахунок при від'їзді, можуть бути знайдені завдяки правильно заповненій адресі.

Як тільки гість зареєстрований у системі управління готелем та призначений номер, всі наступні операції проводяться з використанням номера кімнати, а не імені гостя. Номер кімнати необхідний для отримання інформації про розташування гостя, місце його знаходження та складання рахунків.

Просимо забронювати для працівників нашої організації Ільїна П.М. та Федорова Н.С. два одномісні номери з 15.08.05 року до 20.08.05 року, заїзд о 15 –00 год.

Мета приїзду – відрядження.

Оплату гарантуємо.

Просимо підтвердити бронювання факсом 345-56-73.

Директор ТОВ "Сегмент" Мішин Ю.В.

Заявки на бронювання місць за телеграмами, телефонними дзвінками, листами реєструються у спеціальному журналі «П» за формою, встановленою Наказом Мінфіну Російської Федераціївід 13 грудня 1993 року №121 «Про затвердження форм документів суворої звітності», що містить такі реквізити:

Заявки, отримані від організацій, реєструються у спеціальному журналі «П» за наступною формою, встановленою Наказом Мінфіну Російської Федерації від 13 грудня 1993 № 121 «Про затвердження форм документів суворої звітності»:

У Правилах надання готельних послуг у Російській Федерації, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 25 квітня 1997 №490 «Про затвердження правил надання готельних послуг у Російській Федерації» не обумовлюється розмір плати за бронювання. Цей розмір встановлюється адміністрацією готелю. Зазвичай він становить від 30% до 50% від тарифу номера чи місця у номері за добу.

Прибувши до готелю клієнт повинен зареєструватися. І хоча процес реєстрації клієнта в готелях різних категорій різний (переважно він відрізняється за часом і якістю обслуговування), але інформація про гостя скрізь однакова.

Час реєстрації залежить від того, який гість прибув до готелю: той, який забронював номер чи ні. Природно, що поселення по броні в готелях, де організовано автоматизований облік, займає лише кілька хвилин, оскільки практично вся необхідна інформація вказана у попередній заявці.

Процес реєстрації без попереднього замовлення триває дещо довше, адміністратор і гість повинні обговорити такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. Якщо сторони приходять до взаємної згоди, то відповідно до Правил, виконавець зобов'язаний укласти із споживачем договір на надання послуг.

Потім клієнт вирішив виїхати із готелю достроково. Така ситуація часто трапляється на практиці. Пунктом 20 вищезгаданих Правил зазначено:

«Споживач має право розірвати договір на надання послуги у будь-який час, сплативши виконавцю частину ціни пропорційно частині наданої послуги до отримання повідомлення про розірвання договору та відшкодувавши виконавцю витрати, вироблені ним до цього моменту з метою виконання договору, якщо вони не входять до зазначеної частини ціни послуги ».

Таким чином, якщо постоялець виїжджає раніше зазначеного терміну, надміру сплачена ним сума має бути йому повернена. При цьому повернення може бути здійснене за допомогою двох можливих варіантів:

· У день внесення оплати (до закриття зміни та зняття Z-звіту);

· У день, що не збігається з днем ​​внесення коштів у касу.

Якщо повернення здійснюється за першим варіантом, то споживачеві має бути виписаний новий рахунок та пробитий новий касовий чеку сумі фактично наданої послуги. При цьому «старі» документи, а саме рахунок, який було виписано спочатку і чек контрольно-касової техніки (далі ККТ), повинні бути витребовані працівниками готелю у проживаючого.

На суму повернення за первісним чеком оформляється акт за формою КМ-3, затверджений Постановою Держкомстату Російської Федерації від 25 грудня 1998 року №132 «Альбом уніфікованих формпервинної облікової документації з обліку грошових розрахунків із населенням під час здійснення торгових операцій із застосуванням контрольно - касових машин» (форма цього акта наведено далі у розділі «Оформлення готівкових розрахунків із клієнтами»). Погашений чек, наклеюється на аркуш паперу та разом із актом та початковим рахунком здається у бухгалтерію.

Сума, на яку здійснено повернення, заноситься до спеціального (форма КМ-4) до графи 15 та на цю суму зменшується сума виручки за день.

Така процедура повернення передбачена Типовими правиламиексплуатації контрольно-касових машин під час здійснення грошових розрахунків із населенням, затверджених Листом Мінфіну Російської Федерації від 30 серпня 1993 року №104.

Якщо ж повернення здійснюється над день оплати, тобто, після зняття Z-звіту, то повернення коштів клієнту провадиться тільки з головної каси готелю, на підставі письмової заяви та документа, що засвідчує особу. При цьому касиром організації складається видатково-касовий ордер (форма КО-2) обов'язковим заповненнямусіх реквізитів цього документа. До видатково-касового ордера прикладається заява на повернення, спочатку пробитий чек та спочатку виписаний рахунок.

Виходячи з нашої консультаційної практики, можна судити про те, що нерідко працівники готелю припускаються помилок, пов'язаних з поверненням коштів, при достроковому виїзді гостя з номера.

Найпоширеніша помилка у тому, що з повернення коштів, касир-операціоніст пробиває зворотний чек і цим збільшує підсумкову суму виручки, фиксируемую за підсумками дня.

Повернутий споживачем чек (його сума вже міститься у фіскальній пам'яті ККТ) зі складанням усіх необхідних документів, є свідченням того, що споживач відмовився від послуги, розірвав договір, укладений із готелем та отримав грошові коштиназад. Оформлена правильно процедура повернення документально підтверджена поверненим чеком, актом та записом у книзі касира-операціоніста.

Якщо касир-операціоніст пробиває «поворотний чек», сума у ​​ньому знову фіксується у пам'яті ККТ, проте у разі відсутній документально підтверджений факт розірвання договору. В результаті готель має різницю у сумі виручки та результатів блоку фіскальної пам'яті.

І ще один момент, на якому хочеться зупинитися, говорячи про готельний бізнес. Нерідко трапляється так, що з вини постояльця майно готелю стає непридатним. І тут працівники готелю зобов'язані скласти Акт про псування майна готелю (форма №9-Г)(Форма по ОКУД 0790209). Акт складається працівниками готелю у трьох примірниках: перший передається до бухгалтерії, другий - матеріально-відповідальній особі, у підзвіті якої перебуває майно готелю, третій видається на руки платнику.

Докладніше з питаннями щодо бланків суворої звітності Ви можете ознайомитись у книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» « Бланки суворої звітності».

Загальні відомості

Електронна ідентифікація служить для автоматичного пошуку гостей за виданими ним пластиковими картками, штрих-кодами, пристроями RFID тощо. Пошук гостя виконується на підставі коду, зчитаного з якогось носія інформації, виданого йому як ідентифікатор особи.

Електронна ідентифікація може застосовуватися не тільки для пошуку людини у довіднику «Фіз.особи», але й для швидкого переходу до виконання облікових операцій: достатньо рахувати код із носія інформації, щоб відкрилася форма документа з уже обраним у ньому гостем.

Підтримувані види носіїв інформації:
- Магнітна картка – карта з магнітною смужкою, на якій записаний унікальний код. Передбачає використання зчитувача магнітних карток.
- Штрих-код – код, нанесений на будь-яку поверхню ( пластикова картка, папір). Передбачається використання сканера штрих-кодів.

Коди ідентифікації надаються носіям поза системою «SandSoft: Готель». При видачі носія гостю код з нього зчитується та реєструється в системі як пов'язаний із цією людиною.

Ідентифікація гостей

Для ідентифікації гостей необхідно надати їм відповідні коди. Для цього необхідно відкрити форму гостя та зчитувати код з носія. Отриманий код буде надано гостю.

Якщо при зчитуванні коду відкрито форму списку гостей, то буде здійснено пошук людини з цим кодом.

Надання послуг

Електронна ідентифікація застосовується швидкого виконання операції з надання послуг гостю.
Для створення нового документа «Надання послуг» необхідно, перебуваючи у шахівниці або на стартовій формі», зчитати код з носія інформації. Якщо зчитування пройшло успішно, буде відкрито форму нового документа, де вже буде обраний гість, який має цей код.
Також, якщо форму документа відкрито вручну, то при зчитуванні коду до документа буде додано новий рядок із вже обраним у ньому гостем.

Як працює Карта Гостя

Купуючи комплект «Карта Гостя Санкт-Петербурга», ви отримуєте пластикову смарт-карту та путівник із відривними купонами. У музеях Вам знадобиться весь комплект: карта та путівник.Протягом терміну дії Карти Гостя ви можете одноразово відвідати необмежену кількість музеїв та екскурсій, включених до її складу.

Карта діє з моменту активації протягом 48, 72, 120 або 168 годин. Знижками та спеціальними пропозиціями можна скористатися після закінчення терміну дії Карти Гостя.

Карта також є транспортним квитком, який поповнюється у касах або терміналах метрополітену та використовується для оплати проїзду міським транспортом. Відповідно до правил, встановлених Комітетом з транспорту м. Санкт-Петербурга, дані кошти не можуть бути повернені готівкою у разі невикористання. Транспортний квиток у складі Карти Гостя дійсний протягом 3 років з моменту останнього поповнення.

Активація Карти Гостя

Датою активації вважається момент першого відвідування музею чи екскурсії. Щоб активувати Карту Гостя, впишіть на зворотному боці дату та час першого візиту. Використання транспортного квитка на активацію Карти не впливає.

Як пройти в музей або на екскурсію Картою Гостя

Карта Гостя забезпечує легкість та зручність безготівкового розрахунку при відвідуванні визначних пам'яток. Пред'явіть у касу Карту Гостя разом із путівникомта отримайте безкоштовний квиток на прохід. Касир перевіряє термін дії Карти, витягує купон визначної пам'ятки і видає квиток. Для проходу на експозицію в музеях, де встановлені турнікети, з отриманого квитка сканується штрих-код. На екскурсіях і в музеях, де турнікети відсутні, квиток пред'являється контролеру.

Обслуговування проводиться на загальних умовах, за винятком деяких музеїв, де відвідувачі з Картою Гостя можуть отримати квитки в касах для роботи з гідами, де зазвичай черга менша за загальну (Петропавлівська фортеця, Нижній парк у Петергофі, Ісаакіївський собор, Спас на крові). У цьому випадку обслуговування проводиться в порядку живої черги, особливих випадкахгіди можуть отримувати квитки у пріоритетному порядку.

Якщо ви подорожуєте з дітьми

Карта Гостя призначена для дорослих туристів у зв'язку з тим, що для пільгових категорій (дошкільнята, учні, пенсіонери) і так надаються особливі умовивідвідування у музеях та на екскурсіях. Разом з тим ці умови можуть відрізнятися відповідно до індивідуальної цінової політики кожного з партнерів. Тому економія з Картою Гостя для дитини може визначатися лише з вашого індивідуального маршруту. У будь-якому випадку, придбати пільговий квиток для дитини ви зможете у тій же касі, де здійснюється обслуговування по Карті Гостя (винятком є ​​спеціальні каси).