Расчеты наличными денежными средствами: что надо знать бухгалтеру? Заключаем договор с кассиром С кассиром должен быть заключен.

Что недопустимо в общении с инспекторами?
О чем должен помнить сотрудник, если пришли налоговики?
Стоит ли на месте улаживать конфликт с проверяющими?
Надо ли требовать документы от ревизоров?

Артем Родионов , главный редактор

До проверки

Действия контролеров

Результат проверок использования ККМ во многом зависит от ваших сотрудников. В первую очередь, – от кассира, продавца либо другого работника, принимающего деньги клиентов. Поэтому их стоит заранее подготовить, рассказав о вероятных действиях контролеров. Начать лучше с перечня интересующих их документов.

Кассир должен отвечать за наличие и правильность документов, находящихся в торговой точке. Обговорите сразу этот вопрос: устно или в договоре – в зависимости от вашей формы отношений с сотрудниками

При кассовых проверках чиновники нередко обращают внимание на то, зарегистрирован ли кассовый аппарат? Следовательно, в магазине нужно держать карточку регистрации ККМ, опечатанную в налоговой (приложение № 3 к Порядку, одобренному приказом Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. № ВГ-3-14/36). Нередко инспекторы требуют, чтобы карточка не просто лежала, а была видна всем покупателям. Можно пойти им навстречу, хотя необязательно. В пункте 9 Порядка сказано лишь, что такой документ надо предъявлять по просьбе контролеров.

Та же ситуация с журналом кассира-операциониста. Он, как и паспорт ККМ, должен находиться у директора (в нашем случае – предпринимателя) либо у его заместителя, либо у главного бухгалтера. Это по пункту 3.7 Типовых правил эксплуатации ККМ. А по жизни налоговики его требуют, проверяя палатку или иное место торговли, где может и не быть предпринимателя. Так что лучше держать журнал и паспорт рядом с кассой и сразу выдавать его «гостям». Исключение – случаи, когда надо скрыть ошибки, о чем мы расскажем дальше.

Кроме того, налоговики изучают договор предпринимателя с продавцом или кассиром. Могут спросить и личные документы продавца: паспорт или, что реже, санитарную книжку. Договор и санитарную книжку, как и копии свидетельства о регистрации предпринимателя с разрешением на право торговли, лучше хранить на рабочем месте. Еще желательно (но не обязательно!) там же хранить бумаги, связанные с ККМ. Это журнал вызова технических специалистов (форма № КМ-8), копии свидетельств на обучение кассиров – если такие удостоверения имеются 1 . Случается, ревизоры хотят взглянуть и на другие бланки.

Юрий Бисеров , налоговый консультант:

– Встречается такой прием – завалить вопросами. Его хорошо освоили многие проверяющие со стажем. К примеру, вначале они спросят у продавца кассовые отчеты, а они – в бухгалтерии, а не на торговой точке. Налоговик недоволен и интересуется еще чем-нибудь. Хотя бы договором предпринимателя с сотрудником. Взяв его, чиновник, возможно, заявит: «договор не тот, мне нужен трудовой, а вы даете возмездного оказания услуг. Это две разные вещи!» 2 . Потом визитер запрашивает, скажем, договор о полной материальной ответственности кассира. Его отсутствие – очередной недочет. И так далее. Причем умный инспектор обычно на работника не нападает, а скорее сочувствует, говоря что-то вроде: «сколько же ваш хозяин ошибок наделал». Он пытается «сломать» проверяемого. Уверовав во множество нарушений, человек без особого сопротивления будет признавать новые. Тем более, обвиняют не его.

Формально с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Но нет штрафа за его отсутствие

Способы защиты

Как бороться с данным приемом? Сообщите продавцу о том, какие документы нужны (те, о которых рассказали выше и санитарные), заставьте следить за их наличием. Укажите, что штрафы он будет платить из своего кармана (может частично, но будет). Правда, для таких заявлений следует обеспечить нормальную зарплату, иначе люди просто уйдут.

Еще подчиненный должен заучить – все имеющиеся у него документы оформлены правильно. Если инспектор считает иначе, то пусть разговаривает с самим предпринимателем. Так советуем отвечать контролерам. И, конечно, работнику надо запретить подписывать любые акты и другие подобные бумаги, где сообщается о нехватке документов у предпринимателя или ошибках в них. В крайнем случае, подпись допустима, но с обязательной оговоркой. Ее примерный текст: «ознакомлен, все документы находятся у предпринимателя». Текст может быть и другим. К примеру, кассир сообщает, что он не ведет учет и поэтому не дает пояснений. Зависит от обстоятельств.

Также установите, – о начале проверки работник обязан сразу же сообщить вам или тому из ваших помощников, кого вы назначите ответственным за проверки. Нужный номер мобильного телефона доводится до каждого продавца и кассира.

Работник, не сообщивший о начале проверки, из своего кошелька оплачивает все штрафы. Таково неофициальное правило у многих предпринимателей

Во время проверки

Первичная ревизия

По словам опрошенных нами инспекторов, объект для проверки они часто выбирают на месте: одну из нескольких палаток. Иногда выбор произволен, а иногда – нет.

Юрий С. , налоговый инспектор:

– Я могу как обычный покупатель, приобрести что-нибудь и проверить, выдали ли мне чек. Если нет, то проверяемый найден. Еще всегда смотрю ценники. У тех, кто их небрежно оформляет, легче найти и нарушения закона о контрольно-кассовой технике.

Поэтому за ценниками надо следить внимательно (см. статью в СП № 3, 2007, стр. 38 – Примеч. ред.). Что же касается чеков, то некоторые ИП инструктируют продавцов – пробивайте все мелкие покупки (в пределах 100 рублей). Экономия от сокрытия невелика, а под контроль они попадают чаще всего 3 . Кроме того, опытные сотрудники нередко узнают проверяющих – по тому, как долго те разглядывают товар, вернее ценники.

На время проверки ревизоры часто запрещают работу. Такой устный запрет незаконен, но с ним лучше смириться. Сложно отвечать контролерам и в то же время обслуживать покупателей

Ну а если проводится проверка нескольких рядом расположенных точек, то о ней становится известно, как только инспекторы зашли к первому из торговцев. «Остальные тут же начинают работать правильно или закрывают палатки, что не запрещено», – с грустью сказал нам один из опрошенных чиновников.

Понимая свою заметность, налоговики стараются поймать на мелочах. Одна из них – несоблюдение алгоритма работы с чеком (см. таблицу 1), например его выдача отдельно от сдачи. Бывает, контролеры провоцируют продавца (говоря что-то вроде «быстрее, я спешу и мне не до чека»). Впрочем, сейчас это встречается все реже. Зачастую подобные действия прямо запрещены. Например, в Москве – порядком организации работы по контролю за применением ККТ (п. 4.1), утвержденном приказом налогового управления от 29 июня 2004 г. № 189. Жалуясь туда на провокацию, можно (хотя и трудно) добиться отмены штрафа.

Таблица 1. Алгоритм выдачи чека

№ п/п	Положенное действие	Наш комментарий
	Принять деньги, четко назвав их сумму и положив на виду у покупателя
	Напечатать чек	Нельзя сразу (до чека) выдавать товар или сдачу. Это уже серьезное нарушение. Оно грозит штрафом за неиспользование ККТ. На нем многие попадаются
	Сообщить сумму сдачи и выдать ее вместе с чеком. Тогда же (не раньше!) можно передать товар	Желательно товар отдать вместе с чеком. Так установлено пунктом 27 примерных правил розничной торговли (одобрены письмо Роскомторга от 17 марта 1994 г. № 1-314/32-9). Можно положить вещь сразу за чеком – закон о ККТ не будет нарушен. Нельзя сначала предложить товар, а потом чек. Чиновники заявят о работе без кассового аппарата

Серьезно относятся инспекторы к кассирам, которые не выдают часть сдачи. Так что, подозревая контролеров, ваш сотрудник должен быть особенно щепетильным.

Пример

Клиентом заплачено 355 рублей за товар, стоящий 352,2 рубля. Чек был пробит на 352,2 рубля, а сдачу покупателю не вернули. Следовательно, 2,8 рубля (355 – 352,2) не проведены через кассовый аппарат. Так решили налоговики, выставив штраф по статье 14.5 КоАП РФ (для ИП – от 3 до 4 тыс. рублей, для фирмы – в 10 раз больше). Коммерсанту удалось оспорить взыскание: цена товара соответствовала сумме по чеку. Он пробит верно. Отсутствие сдачи – обсчет потребителя, но в этом бизнесмена не обвинили. Чиновники незаконно требуют штраф – заключил Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа (постановление от 24 июля 2006 г. № А33-4716/06-Ф02-3652/06-С1). Налогоплательщик ушел от серьезного наказания. А все началось с конфликта вокруг 3 рублей.

Штраф за неприменение ККМ взимается, даже если не пробита самая дешевая покупка

Опасные ситуации нередко создают сами проверяющие, отказываясь от мелкой сдачи. Услышав: «сдачи не надо», лучше насторожиться и отдать покупателю все до копейки. Даже если он не возьмет деньги, то это будет уже его воля. Предприниматель закон выполнит.

Проблемными иногда становятся покупки на ровную сумму. К примеру, инспектор может потребовать весового товара на 300 рублей. Продавец, сказав, что именно столько не отмеришь, отпустит на чуть меньшую сумму (299,94 руб.), сразу же пробьет на нее чек и выдаст вместе с покупкой. Лишь потом он вернет сдачу, а будет уже поздно. Налоговик заявит о нарушении: чек передан раньше чем сдача и его сумма меньше полученной кассиром. Это приравнивается к неиспользованию ККМ 4 . В рассмотренном случае от штрафа удалось уйти, – через суд (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25 сентября 2006 г. № А56-2487/2006). Трудностей не возникло бы, если приложить сдачу к чеку. Данное правило продавец и кассир должны знать назубок.

Допустим, несмотря на все предосторожности, чек не пробит, или его сумма меньше положенной. Ревизоры предъявят свои документы. Тогда кассир сразу же обязан провести по кассе всю покупку, не обращая внимания на запрет визитеров. Этого надо требовать от персонала. Подобные действия незаконны, зато операция отразится в фискальной памяти ККМ. Вы сможете утверждать – все деньги учтены. Чиновникам сложно опровергнуть показания кассовых счетчиков и доказать нарушение.

В конфликтных ситуациях неизбежна (да и в остальных встречается) вторая часть контроля – документальная. Она обычно начинается с того, что «гости» заходят в палатку или требуют показать и другие документы на ККМ.

Юридическая консультация

Об использовании бланков

Артем Зуйков , эксперт журнала:

Соблюдение закона об использовании контрольно-кассовой техники проверяется и у тех, кто применяет бланки строгой отчетности (БСО). Чиновники смотрят: выдаются ли эти бланки, и кем они изготовлены.

ИП не вправе сам распечатать их на принтере. Они должны выпускаться типографией – сообщил Минфин России в письме от 27 сентября 2005 г. № 03-01-20/5-193. В законе нет такого ограничения. Суд его не учитывает (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 2 февраля 2007 г. № А65-19217/ 2006-СА3-38 и др.). Но спокойней работать с типографскими документами.

Не забудьте еще завести книгу учета бланков строгой отчетности. О ее необходимости сказано в пункте 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171. Ее стоит пронумеровать и прошнуровать. На последней странице указывается количество листов и дата, когда книга скреплена подписью ИП. Кроме того, ставится печать либо штамп, если они имеются.

Общей формы документа нет. Бизнесмен разрабатывает ее сам. Обычно хватает двух разделов. В первом пишется дата поступления бланков, их наименование (к примеру, квитанция), реквизиты (серия и номера) и количество. Во втором дается та же информация по выбытию БСО.

Таблица 2. Возможные действия кассира после снятия показаний ККМ

Итог сверки: сумма, пробитая за день:	Выводы налоговиков	Возможные действия кассира
Сходится с наличными в кассе	Нарушений не установлено	Упирая на соответствие можно опровергнуть обвинения в работе без ККМ (если они были)
Меньше, чем сумма наличных в кассе	Выявлена работа без ККМ. Штраф для ИП от 3 до 4 тыс. рублей	Когда расхождения невелики, есть шанс оправдаться. Продавец может сказать, что он ошибся в сдаче или в кассе лежит сумма, полученная в начале работы для размена (на нее составляется расходный ордер, который находится у бухгалтера). Еще вариант - личные деньги в кассе. Это запрещено, но не влечет штрафа. Плохо, что налоговики, догадываются об уловках и часто заранее спрашивают сотрудника: нет ли в кассе неоприходованных средств
Больше, чем сумма наличных в кассе	Неоприходована выручка. Штраф для ИП от 4 до 5 тыс. рублей	Здесь легче защищаться, чем в прошлом случае. Если разница незначительна, то кассир может объяснить ее своей ошибкой: дал лишнюю сдачу одному из покупателей или не получил с него деньги. При существенных расхождениях - ИП взял часть денег из кассы для расчета с поставщиком. Выписанный расходный ордер находится у бухгалтера

Осмотр и документы

У ряда инстанций есть право осмотра торгового помещения. В соответствии со статьей 27.8 КоАП РФ он разрешен тем, кто оформляет протокол. Для ревизий по ККМ это налоговики и сотрудники милиции – следует из статьи 28.3 КоАП РФ. У иных инстанций такого права нет, поэтому их не стоит допускать к осмотру – такое указание предлагаем дать продавцу.

До начала торговли в журнале кассира-операциониста должны быть заполнены данные на конец предыдущего дня (графы 9 и 10) и на начало текущего (графа 6)

Особняком стоит торговая инспекция. С одной стороны ей дозволено выписывать протоколы о работе без ККМ (ст. 23.49 КоАП РФ). С другой – контроль за работу с ККТ возложен на налоговиков и милицию (ст. 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Поэтому попытки осмотра торговыми инспекторами тоже можно пресекать.

Еще подчиненным лучше объяснить – журнал кассира-операциониста желательно не выдавать проверяющим, если в нем не отражены показания счетчиков на вчерашний день. Иначе говоря, не заполнены графы 9 и 10 на эту дату. Такие действия показывают, что ИП не учел выручку – утверждается в ряде писем (например, от 30 ноября 2005 г. № 09-24/87838, изданном УФНС России по г. Москве). Штраф тут равен от 4 до 5 тыс. рублей (с предпринимателя), в 10 раз больше – с юридического лица (ст. 15.1 КоАП РФ). В суде индивидуала часто освобождают от наказания (пример – постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 22 марта 2007 г. № А47-7862/06) 5 . Но лучше не доводить дело до спора. В журнале недочеты? Проще сказать, что он у бухгалтера или ИП. Это разрешено (о заполнении журнала читайте в СП № 3, 2006, стр. 37 – Примеч. ред.). Конечно, мы не говорим о ситуациях, когда журнал лежит вместе с кассовыми документами и виден «гостям».

Таблица 3. Объяснительная. Выгодные и опасные аргументы

№ п/п	Аргумент
Аргументы, которые помогли предпринимателям
	В кассе не было мелочи. Продавец взял деньги на сдачу из своего кошелька. Отсюда излишек наличности в кассе (по сравнению с показаниями счетчиков ККТ). Налоговики зря обвиняют в работе без ККМ. Так сказал коммерсант, а вслед за ним - судья (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 5 марта 2007 г. № А56-48435/2006)
	Продавец ошибочно не дал сдачу. Поэтому в кассе излишек денег. Работа без ККТ не доказана - решал суд (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 31 августа 2006 г. № А65-1169/2006-СА3-38). Аргумент не гарантирует победы бизнесмену. Иногда подобные дела выигрывают чиновники. Но лучше хоть какие-то защитные доводы, чем их отсутствие
Аргументы, которые были использованы против предпринимателей
	Чек не сразу пробит, – касса была занята (другим продавцом, отпускавшим товар). Подобным «аргументом» налогоплательщик признался в нарушении правил работы с ККТ. Его оштрафовали (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27 декабря 2006 г. № КА-А41/12416-06)
	Чек пробит после того, как реализован товар – указал продавец в объяснительной. Это нарушение статьи 5 Закона о ККТ (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ) – чек надо выдать в момент оплаты. Так признал суд и согласился со штрафом (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 7 февраля 2007 г. № А66-5984/2006). От себя заметим – удобней пробить чек, но не признаваться в опоздании. Тогда вину доказать очень трудно
	Предприниматель в объяснительной сообщил – работа без ККТ допущена, но по вине продавца. Его предупредили о необходимости использовать кассу. Тем не менее, суд оштрафовал предпринимателя (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 27 апреля 2005 г. № А14-15954/2004/492/18). Он отвечает за подчиненного
	В объяснительной сотрудник сам признал нарушение и это стало одним из доказательств вины ИП (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 6 апреля 2006 г. № Ф09-2441/06-С1). Советуем запретить подобные объяснения. Лучше отказываться от дачи показаний
	ККМ не применялась, так как я отвлекся на раскладку товаров - сообщил кассир. Это суд резонно посчитал свидетельством вины налогоплательщика (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 18 апреля 2006 г. № А57-811АД/05-10)

Сведения из других документов по ККМ чиновники сопоставляют с информацией на самом кассовом аппарате. Любое расхождение (например, в номерах пломбира ЦТО) трактуется как нарушение. Хотя часто оно объясняется ошибками механиков центра технического обслуживания (подробности в СП № 3, 2006, стр. 16 – Примеч. ред.). Так что продавцу не стоит паниковать, когда обнаружены подобные нарушения. Нужно запомнить – где именно выявлены несоответствия и сообщить предпринимателю. Потом совместно с ЦТО определяются причины нестыковок.

Если вы принимаете оплату по кредитным карточкам, то эта сумма учитывается в выручке, когда проверяется использование ККМ

Заключительная часть документальной проверки – снятие данных кассы. Имеющиеся в ней деньги контролеры сравнивают с суммой, показанной в Х-отчете (таблица 2).

По итогам проверки контролеры должны составить акт. Это правило выполняется не всегда. Иногда акт выписывается вместе с протоколом только на нарушителей. Тогда рекомендуем коммерсанту присутствовать при его оформлении. Не для того, чтобы ознакомиться с ним. Гораздо важней следить за объяснениями работника, не пробившего чек. Они могут как избавить от штрафа, так и наоборот – стать аргументом «за» наказание. Поэтому предпринимателю желательно самому получить информацию от продавца и решить, что стоит говорить налоговикам, а о чем промолчать. Такие доводы приведены в таблице 3. Она и для предпринимателя, и для его подчиненного – если тот станет общаться с ревизорами.

При составлении протокола вам должны сообщить о ваших правах (не свидетельствовать против себя и т. д.). Если этого не произошло, укажите в объяснениях: «мои права мне не разъяснены». Такая фраза – частая причина для отмены штрафа

Бывает, инспекторы предлагают обойтись без акта и «договориться по-хорошему». Иногда на это можно пойти, когда вы уверены: проверяющие – чиновники, а не работающие под их видом самозванцы. Но не будьте слишком щедрыми. С вас могут потребовать чересчур большую сумму, говоря – официальный штраф за работу без кассы составляет 40 тыс. рублей. Не верьте. Такие суммы введены для юридических лиц. Это ясно из статьи 14.5 КоАП РФ. Санкции с предпринимателя – от 3 до 4 тыс. рублей. Столько берут с должностных лиц, к ним относится индивидуальный предприниматель (ст. 2.4 КоАП РФ).

Юридическая консультация

Требуйте документы

Юрий Бисеров , налоговый консультант:

Надо ли проверять наличие полномочий у пришедших проверять использование ККМ? Мы считаем, что лучше проверить. Не для того, чтобы выявить самозванцев, проверяющих под видом налоговиков и милиции. Эти, если захотят, подделают любое удостоверение.

Проглядев (а при необходимости – спросив) документы у официальных контролеров, ИП покажет – он не будет молчащим участником проверки, которому могут приписать все что угодно. Поэтому скажем – у чиновников должны быть удостоверения, а кроме того – решение (поручение) о проведении проверки. В нем сообщается либо проверяемый объект (предприниматель такойто), либо их группа (проверка торговых точек на такомто рынке). При несовпадении с вашими данными или отсутствии поручения вы можете не пускать контролеров. Впрочем, тут надо быть очень осторожными. В частности, у милиции почти никогда не бывает решений на проверку, однако спорить с ними опасно. Один раз милиционер уйдет, а потом сумеет отыграться. Также и налоговики могут постоянно ходить к тем, кто сорвал им работу.

При отсутствии поручения лучше связаться с инспекцией или отделением милиции (в зависимости от того из какого ведомства проверяющие). Допустим, полномочия подтвердят. Тогда рекомендуем принять ревизоров, объяснив, что своим запросом вы просто защищались от возможных самозванцев. О невыписанном решении помните – пригодится, если станете оспаривать результаты проверки. Ее сомнительный статус обязательно надо упомянуть, жалуясь, к примеру, в налоговое управление.

1 Необходимость обучения кассиров следует из пункта 2.1 Типовых правил эксплуатации ККМ. Но требования к нему не установлены. Нет штрафа за его отсутствие.

2 С кассиром может быть заключен только – сказано в письме Минфина России от 25 мая 2006 г. №03-01-15/4-114. Требование нарушается постоянно, потому что за это нарушение нет штрафов.

3 Мы рассказываем об имеющейся практике, а не призываем принимать деньги без кассового аппарата. Иногда это даже бессмысленно (к примеру, при ЕНВД).

4 Если пробита не вся стоимость покупки, то это работа без ККМ. Так решил Пленум Высшего арбитражного суда (постановление от 31 июля 2003 г. № 16).

5 Штраф незаконен, если приход денег отражен в других документах, в частности в кассовой книге. Так решил суд.

На данную должность назначается лицо, имеющее полное среднее или средне-специальное образование, старше 18 лет. Основные обязанности:

Хранение и учет денежной наличности
Произведение расчетных операций на ККМ.
Ведение отчетной документации, кассовой книги
Определение подлинности купюр

В некоторых предприятиях практикуется выдача работником заработной платы по расчетной ведомости. Так как организация полностью доверяет сотруднику материальные средства, то он полностью ручается за их хранение, что подтверждается договором.

Любые убытки, причиненные компании по вине работника, возмещаются им в обязательном порядке, в соответствии с договором.

Виды

Виды материальной ответственности, применяемые к должности:

Индивидуальная — кассир обязан сохранять доверенные ему материальные средства, представлять ежедневный отчет об их движении. В ситуации нехватки или недостачи ценностей, обязуется компенсировать убытки в индивидуальном порядке.
Коллективная материальная . Действующие сотрудники предприятия обязаны сохранять в целостности предоставляемое им имущество. В случае повреждения или утраты (хищения) товара, работники возмещают недостачу компании в равных долях.

Помимо прочего, на него может налагаться административная или уголовная ответственность. Сотрудник привлекается к административной ответственности при нарушении им прописанных в контракте правил работы, которые регламентируются статьей 15.1 КоАП РФ и влекут за собой наказание в виде штрафа от 4000 до 5000, это:

выявление наличности в кассе свыше требуемого, по результатам кассового отчета
нарушения при ведении учетной документации
несвоевременное или неполное оприходование кассовой наличности

При хищении финансовых ценностей компании, он привлекается к уголовной ответственности, подтверждаемой статьей 160 УК РФ, и подлежит наказанию в виде штрафных санкций, назначения исправительных работ или лишения свободы.

В чем заключается?

Кассир обязан в целости сохранять имущество компании, вести отчетность в кассовом журнале (приход и расход). Работник несет обязательства возместить убыток предприятию, который произошел по его вине, в результате преднамеренных действий или пренебрежительного отношения.

Если в кассе обнаружена недостача, то он обязан возместить ее в полном размере. Взыскание недостачи производится следующим образом:

Должна быть обязательно проведена проверка, устанавливающая причины возникновения недостатка средств.
Работник обязан в письменном виде предоставить объяснительную записку, в которой подробно описаны причины возникшей ситуации.
Он должен компенсировать убытки в течение последующего месяца, в противном случае, взыскание производится в судебном порядке.

Однако договором регламентируются случаи, когда работник освобождается от взыскания недостачи, если:

Недостача возникла в результате хищения наличности другими лицами и их вина установлена.
Если свободный доступ к кассе помимо кассира имеют другие сотрудники организации.
Если должностное лицо выдало деньги по расходному ордеру, полученному от бухгалтера, в котором была совершена ошибка. В данной ситуации недостачу должен возместить бухгалтер.
Если сотрудник вынужденно покинул рабочее место в результате обстоятельств, угрожающих его здоровью и жизни, к ним относятся стихийные бедствия, пожары, акты терроризма.

Основания и условия

Кассир должен максимально ответственно относиться к доверенным ему ценностям, а работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работника необходимыми условиями для сохранности средств.

Основанием для наступления ответственности является наличие убытков, в данном случае недостачи денежных средств, виной которым явились действия или бездействия работника.

Кассир привлекается к обязательству возместить причиненный им ущерб, если соблюдены следующие условия:

Установление причины , которая является прямым доказательством вины работника. То есть, если установлено, что недостача явилась следствием преднамеренных действий сотрудника, или возникла по неосторожности или халатности.
Противоправные действия или бездействия. Если недостаток денежных ценностей возник в результате невыполнения его прямых обязательств, регламентируемых трудовым договором. К ним относятся: несоблюдение правил хранения и передачи ценностей, ошибочное совершение кассовых операций, нарушение правил эксплуатации кассовой машины, самовольный уход с рабочего места в течение дня.
Установление причинно-следственной связи между вышеперечисленными условиями, то есть доказанная вина должна являться следствием действий человека на должности.

Таким образом, кассир должен возместить ущерб, причиненный организации, если все вышеперечисленные условия имеют место быть.

Заключение договора

Заключение

Заключение договора о материальной ответственности не является обязательным, однако, для людей, чья работа напрямую связана с финансовым имуществом организации (должности прописаны в постановлении Минтруда РФ №85 от 31.12.2002), он имеет юридическую силу.

Поэтому наниматель имеет право отказать соискателю, претендующему на должность, если он отказывается подписывать данный контракт.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, кроме этого дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банках, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.
Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.
Напомним, что руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Помещение кассы должно быть оснащено необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).
Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций.
В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, проверку можно считать недействительной.
Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
До начала инвентаризации наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет.
Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.
При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих требований:
– правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
– кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
При инвентаризации кассы необходимо также проверить:
– установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
– есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
– правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
– своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам.
Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88, в нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:
Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса организации» или «Денежные документы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы».
При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете отражается проводка:
Дебет 50 «Касса организации»
Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов:
Дебет91 «Прочие расходы»
Кредит счет 94
При расчетах с населением организации используют контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. В этом случае установлен особый порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент проверки. Эти показания, отражающие сумму выручки, сравниваются с данными кассовой ленты. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент проверки определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации.
Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.
Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. Проверяются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. Для учета информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях). Учет движение денежной наличности в иностранной валюте осуществляется на счете 52 «Валютные счета». При проверке денежных средств на валютном счете устанавливается правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на хранении в банках, производиться путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Учет денежных средств в пути ведется на счете 57 «Переводы в пути». Проверка средств на этом счете осуществляется заключается в установлении документального обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу проверяется своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода.

Обязанности кассира

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Рядовые кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты (как вы помните, это обычно три дня).

До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с требованиями безопасности денег руководители всех предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Существует специальная инструкция по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, которая должна неукоснительно соблюдаться во избежание дисциплинарных мер. Ее главные требования:

· Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

· Государством предписаны единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий - они должны быть выполнены (существует документ).

· Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

· Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях -- в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

· Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

· При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета. [Текст] : учебник / В. И. Щербакова. - М. : Форум, 2010.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, в том числе личных, кассиру запрещается. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Бывают и неприятные случаи. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4 экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй -- отсылается в страховую компанию, третий высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый остается у предприятия.

При приеме на работу кассира после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается самостоятельно передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается специальный договор, предусмотренный особым документом. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия.

О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями филиалов, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор по специальной форме и на которых распространяются все права и обязанности, установленные «Порядком ведения кассовых операций» для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним особого договора.

Для контроля рекомендуется проводить ревизию (инвентаризацию) кассы и вести постоянную проверку соблюдения кассовой дисциплины. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается специальная комиссия, состоящая из работников предприятия, которая составляет акт. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (машина тоже ошибается!).

Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации вплоть до суда.

Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.

Проверки порядка кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами -- контролерами ревизионных служб.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Ответьте пожалуйста. Если есть касса на предприятии обязателен ли кассир? Заместитель главного бухгалтера не отказывается вести кассу. Обязательно ли в этом случае оформлять совмещение или совместительство. Или просто просто дописать эти функции в трудовой договор? И обязателен ли договор о материальной ответственности?

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно п. 4 УКАЗАНИЯ ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У допускается ведение кассовых операций как кассиром, так и иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми тот должен ознакомиться под роспись.

При этом, если штатным расписанием организации предусмотрена должность кассира , то заместителю главного бухгалтера возможно оформить внутренне совместительство или совмещение по должности кассира. Выбор того или иного варианта зависит от того, в какое время сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ) за дополнительную плату (ст. 151 ТК РФ). Для оформления совмещения с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ в произвольной форме. Подробнее об этом см. п. 1 Подборки .

Если штатным расписанием предприятия должность кассира не предусмотрена , то чтобы возложить функции кассира на заместителя главного бухгалтера, нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию сотрудника. Сделать это можно только с согласия сотрудника. Подробнее об этом см. п. 2 Подборки.

Кроме того, с сотрудником, исполняющим обязанности кассира, целесообразно подписать договор о полной материальной ответственности, т.к. кассир - это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, и статей 242 и 244 Трудового кодекса РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить совмещение профессий (должностей)

Условия для совмещения

При каких условиях сотрудник может совмещать профессии (должности) в организации

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности ().

При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. , ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Также следует помнить, что сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, не вносят в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку ( , п. , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Вопрос из практики: нужно ли каждый раз оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно заключить один раз, если у сотрудника периодически увеличивается объем работ

Дополнительное соглашение необходимо оформлять на каждый случай увеличения объема работ.

Под увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (). При этом следует отличать увеличение объема работ от временного исполнения обязанностей по иной должности (профессии, специальности), когда у сотрудника частично (или полностью) изменится трудовая функция. Признавать такие работы увеличением объема работ нельзя. При временном увеличении объема работ сотрудник за счет интенсивности труда увеличивает объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ и т. п.), а сам интенсивный труд имеет временный характер.

В этой связи для оформления увеличения объема работ необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Такое соглашение определяет не только содержание, объем, размер дополнительной оплаты за установленное увеличение, но и срок будущей работы (ст. , ТК РФ). Поэтому оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо каждый раз, когда возникает необходимость увеличить сотруднику объем работы.

Вопрос из практики: на какой максимальный срок можно установить совмещение

Трудовой кодекс РФ не устанавливает максимальной продолжительности срока совмещения (). Поэтому стороны вправе установить совмещение на любой срок, определенный ими самостоятельно.

Если совмещение устанавливают сотруднику со срочным трудовым договором, то во избежание спорной ситуации и признания договора бессрочным срок совмещения не должен превышать срока самого трудового договора, и лучше сразу зафиксировать его в соглашении о совмещении. Иначе работодателю придется отслеживать срок дополнительно, чтобы предупредить сотрудника о прекращении совмещения не позднее чем за три дня до окончания срочного трудового договора ().

Вопрос из практики: является ли изменением трудовой функции расширение обязанностей в рамках занимаемой сотрудником должности

Ответ на данный вопрос зависит от того, входят новые обязанности в объем ранее закрепленных функциональных обязанностей сотрудника или нет.

Трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы (). Трудовая функция определяется либо , либо сотрудника (). Степень конкретизации обязанностей и отражения трудовой функции работников законодательство не устанавливает. Данный вопрос работодатель решает по своему усмотрению.

Поэтому если при расширении обязанностей сотрудника новые (расширенные) обязанности укладываются в тот функционал, который закреплен в трудовом договоре (инструкции), то смены трудовой функции не происходит. Если же новые обязанности выходят за рамки установленных, и требуется внесение изменений в трудовой договор (инструкцию), то расширение будет являться изменением трудовой функции, даже если эти обязанности увеличиваются в пределах той же должности (профессии).

Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, пересмотреть должностной оклад или установить доплату.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ и подтверждается судебной практикой (см., например, ).

Ограничение по должностям при совмещении

Может ли сотрудник совмещать одноименные должности

Совмещать одноименные должности (профессии) сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности. Этим совмещение профессий (должностей) отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям (профессиям). Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, ограничения на совмещение должностей предусмотрены в отношении руководителя организации. А именно:

руководитель не должен входить в состав органов, осуществляющих функции контроля и надзора в данной организации. То есть он не может совмещать обязанности ревизора, аудитора и т. п.;
руководитель не может совмещать должность главного бухгалтера. Это ограничение не распространяется на организации малого и среднего предпринимательства, при условии что они не относятся к кредитным. Руководителю кредитной организации совмещать должность главбуха запрещено во всех случаях.

Такой порядок предусмотрен статьи 276 Трудового кодекса РФ, а также Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Вопрос из практики: может ли сотрудник совмещать больше двух должностей в одной и той же организации

Да, может.

В трудовом законодательстве нет ограничений по количеству должностей, которые может совмещать один и тот же сотрудник (). Поэтому сотрудники вправе совмещать больше двух должностей в одной и той же организации.

Исключение составляют случаи, когда действует . Например, руководитель организации не может совмещать должность главного бухгалтера в кредитной организации ( , ).

Вопрос из практики: можно ли совместителю установить работу в режиме совмещения

При этом следует помнить, что работу в режиме совмещения совместитель будет выполнять в течение времени, определенного его трудовым договором. А время работы совместителя может составлять не более четырех часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени за один месяц (другого учетного периода) ().

Оформление совмещения новичку

Как установить совмещение профессий (должностей) новому сотруднику

Отдельный трудовой договор на совмещение с сотрудником оформлять не нужно.

Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то в трудовом договоре с ним отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора и укажите в нем на совмещение профессий (должностей).

Вопрос из практики: как отразить условие о совмещении профессий в приказе о приеме на работу по форме Т-1

В строке «Условия приема на работу, характер работы» приказа по укажите: «На условиях совмещения с должностью (наименование должности)». Форма приказа о приеме на работу утверждена .

Оформление совмещения уже работающему сотруднику

Как установить совмещение профессий (должностей) уже работающему сотруднику

Если совмещение устанавливается уже работающему в организации сотруднику, обязательно получите его согласие на совмещение (). Согласие сторон на совмещение оформите в виде (). В нем укажите:

работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;

срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;

Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении профессий (должностей). Типовая форма такого документа законодательством не предусмотрена, поэтому приказ составьте в .

Вопрос из практики: нужно ли вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о совмещении профессий (должностей)

В трудовую книжку работодатель вносит сведения о сотруднике, выполняемой им основной работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также сведения о награждениях ( , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

При этом ни один из документов, регламентирующих порядок заполнения трудовых книжек ( , утвержденные , утвержденная ), не предусматривают внесение записей о совмещении должностей (профессий).

Таким образом, вносить запись о совмещении должностей (профессий) в трудовую книжку не нужно.

Вопрос из практики: какую должность должен указывать сотрудник, который работает на условиях совмещения, при подписании документов: основную или по совмещению

Совмещение профессий (должностей) оформляют к трудовому договору. На основании допсоглашения издают . Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) будет являться подтверждением его полномочий в рамках совмещаемой деятельности.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ.

Пример оформления совмещения должностей

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась совмещать свою должность с должностью главного бухгалтера. На основании к трудовому договору руководитель организации издал о совмещении должностей.

Договор о полной материальной ответственности

Нужно ли заключить договор о полной материальной ответственности, если должность (профессия) которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание товарно-материальных ценностей

Если должность (профессия), которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с сотрудником ().

Доплата за совмещение

Как оплачивать работу сотрудника, который совмещает профессии (должности)

При совмещении профессий (должностей) сотруднику дополнительно к его заработку .

Отмена совмещения

Как отменить совмещение

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме совмещения профессий (должностей) сотрудника нужно уведомить в не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три рабочих дня. Такой порядок предусмотрен статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение

Нет, не нужно.

В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет. При совмещении отдельный трудовой договор не заключается и запись в трудовую книжку сотрудника не вносится ( , Инструкции, утвержденной ). Совмещение оформляется на определенный срок по соглашению сторон с изданием приказа руководителя. По истечении этого срока сотрудник прекращает работу по совмещаемой профессии (должности) и продолжает исполнять только ту работу, которая предусмотрена трудовым договором. Как организация, так и сотрудник вправе досрочно отказаться от совмещения, письменно известив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня. Такой порядок установлен Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать ).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

должностной инструкции в новой редакции;
или (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите руководителя организации и .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите руководителя организации и в общем порядке .

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника . А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.