Нужны ли ип закрывающие документы. Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется. Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления. В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг. Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы. При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную.
Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

1. наименование документа и дата его выдачи;
2. перечень и описание передаваемого товара;
3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
4. наименование поставщика;
5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт . При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале. Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.
Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации. Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

• наименование документа;
• его нумерация;
• наименование заказчика и исполнителя;
• перечень проведенных действий;
• указание стоимостных и натуральных показателей;
• подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

1. задержка бумаг поставщиком;
2. задержка покупателем первичной документации;
3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

• из рук в руки;
• по электронной почте;
• по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

Видео «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

Видео инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Закрытие ИП – ситуация, которая встречается часто. Что и говорить, время сейчас непростое как для крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса. Как провести эту процедуру корректно, не нарушая законодательства, обсудим далее.

Почему ИП закрывают

На самом деле, для этого есть великое множество причин.

Перечислим только самые распространенные:

• Получаемая прибыль не покрывает затраты, которые несет предприниматель;
• Вместо ИП, ;
• Пропало желание быть предпринимателем;
• Принято решение вести теневую деятельность (чревато проблемами с законом);
• Нет возможности уплачивать налоги и сборы;
• Вынесено решение судебных органов о принудительной ;
• Лицу запрещено вести предпринимательскую деятельность;
• Случаи ;
• Предприниматель – иностранный гражданин и срок его пребывания в РФ закончился.

Могут быть и другие причины, у каждого предпринимателя в конечном итоге, они свои.

Некоторые предприниматели ошибочно считают, что если ИП закрыть, это позволит не уплачивать штрафы и не выполнять долговые обязательства перед налоговой и различными фондами. Это не так, действуя подобным образом, можно понести ответственность по действующему законодательству.

Документы для закрытия ИП

Перед тем как собирать документацию и сдавать ее в ФНС, убедитесь в том, что:

• Вы заполнили и сдали (она должна быть сдана, даже если деятельность вообще не осуществлялась);
• Что вы сдали всю отчетность в ФСС;
• Если есть ККМ, снять ее с учета.

Только после этого нужно заняться сбором пакета документации.

В него входят:

• Ксерокопия ;
• Паспорт в подлиннике;
• Ксерокопия паспорта;
• Квитанция, которая подтвердит, что вы заплатили госпошлину;
• Свидетельство о ;
• Доверенность, если закрытие осуществляется через представителя;
• Заполненное заявление (форма Р26001 ).

Размер госпошлины

Государственную пошлину нужно оплатить заранее, ее размер небольшой – 160 рублей. Можно оплатить в режиме онлайн, в офисе Сбербанка или через интернет-банк, никакой комиссии с вас не возьмут. Несмотря на то что сумма маленькая, если квитанции у вас нет, заявление на закрытие ИП не примут.

Как правильно заполнить заявление на ликвидацию ИП

Бланк заявления можно заполнить в электронном виде или вручную. Если заполняете рукописным способом, пользуйтесь черными чернилами, а буквы пишите печатными и заглавными. При электронном заполнении максимально подходит для использования шрифт Courier New, размер 18.

Обязательно нужно указать:

• Фамилию и инициалы заявителя;
• Номер ОГРНИП.

Приносить документы в отдел ФНС необязательно лично. Можно отправить по почте, либо передать с представителем, предварительно оформив доверенность.

Обязательно укажите адрес электронной почты и номера телефонов, по которым при необходимости с вами можно связаться.

Пошаговая инструкция по закрытию ИП

В этой инструкции мы рассмотрим все необходимые шаги, которые нужно сделать для закрытия ИП, а также расскажем, как самостоятельно закрыть ИП.

Этап 1. Решение всех вопросов с долговыми обязательствами

Прежде всего стоит разобраться со всеми долговыми обязательствами. Конечно, можно закрыть ИП с долгамии мы поговорим об этом далее, но от уплаты долгов никто предпринимателя не освободит.

Этап 2. Оплата государственной пошлины

Осуществите оплату государственной пошлины. Размер оплаты небольшой, главное правильно заполнить все реквизиты. Если допустите ошибку, оплачивать пошлину придется второй раз. Квитанцию для оплаты можно взять в ФНС, либо заполнить на официальном сайте ФНС.

После заполнения квитанцию можно распечатать и внести оплату через любое отделение Сбербанка.

Сделайте для себя ксерокопию квитанции, которая уже оплачена. Оригинал отдадите в ФНС, а копию оставьте себе, потому что ситуации бывают разные, чтобы вы смогли подтвердить факт оплаты.

Этап 3. Оформление документов, подтверждающих, что нет долгов в ПФР

Уточните в налоговой, понадобятся ли для процедуры данные из ПФР. Предоставление их сейчас обязательным не является, но лучше этот вопрос выяснить заранее. Некоторые отделения ФНС не позволят закрыть ИП, пока вы не принесете справку об отсутствии задолженности в ПФР.

Этап 4. Предоставление документации в ФНС

Сейчас идем в ФНС и отдаем собранные документы.

Подать документы можно несколькими способами:

• Отдать лично;
• Отправить по почте с описью вложения и объявленной ценностью;
• Отправить с помощью представителя, у которого имеется доверенность;
• Используя интернет.

На подаче в электронном виде остановимся подробнее.

Закрыть ИП через интернетпросто, если вы его открывали таким же образом. То есть если у вас есть электронная подпись и личный кабинет, никакого труда процедура не составит.

Благодаря системе, ошибок вы не допустите. Если же ИП было открыто другим способом, не стоит заниматься тратой времени и денег.

Этап 5. Получение документов, подтверждающих закрытие ИП

По окончании шестого рабочего дня нужно получить на руки документы, которые подтвердят, что ИП официально закрыто. Вам будет выдан лист записи из ЕГРИП. Если же были допущены ошибки в оформлении бумаг, скорее всего, в закрытии будет отказано.

Закрытие ИП с работниками

Всех работников увольняют до того, как будет запущен процесс закрытия. За 14 дней до увольнения всю информацию направляют в службу занятости. Увольнение осуществляют с формулировкой «по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности». Затем выдают окончательный расчет.

Как закрыть ИП без работников

В большинстве случаев процедура стандартна и не отличается от обычной. Достаточно написать заявление, оплатить пошлину и предоставить всю документацию в ФНС.

Сколько стоит закрыть ИП

Мы уже упоминали эту цифру выше – она составляет 160 рублей (размер госпошлины). Оставшаяся сумма расходов будет зависеть от того, есть ли у вас какие-либо долговые обязательства.

Если документы будут поданы в электронном формате – через сайт налоговой или портал госуслуг, то госпошлину можно не оплачивать (234-ФЗ от 29.07.2018 г.)

Что нужно для закрытия ИП с долгами

Процедура по закрытию ИП с наличием долгов по алгоритму не отличается от обычной. Закрыть ИП с долгами можно, но их придется выплатить.

Если у ИП есть долги в ПФР или других органах, закрывать его нужно в том отделении ФНС, в котором вы его открывали. Сроки закрытияИП с долгами четко не закреплены, а вот сроки рассмотрения документов имеют границы. Их рассматривают 5 рабочих дней.

Сроки, в которые можно погасить все долги, также имеют ограничения. В частности: если имеется задолженность перед Пенсионным фондом, погасить ее нужно в течение 14 дней с момента закрытия ИП.

Предоставление отчетности закрытого ИП производится в следующий срок:

• Если ИП работало по системе – до момента, пока статус предпринимателя будет ликвидирован;
• Если по – до 25 числа того месяца, который будет следовать за месяцем закрытия ИП.

Если предприниматель отказывается выплачивать долг, ПФР может обратиться в судебные органы и взыскать средства принудительно.

Как закрыть ИП если есть долги перед ФНС

Вообще, это частный случай. В этом случае ИП закроют только тогда, когда все долги будут погашены и вы выплатите все штрафы за неуплату налогов. Так что сумма затрат может быть весьма приличной.

Если у собственника ИП отсутствуют средства для возврата долгов, в виде оплаты может выступить собственность, которой владеет бывший предприниматель.

Понятно, что реализовывать ее будут совсем не по рыночной стоимости. Кроме этого, к вашим расходам приплюсуют затраты на проведение всех мероприятий по реализации, а также на оплату услуг управляющего.

Но отметим, что есть вариант, при котором удастся не потерять имущество – это банкротство. В этой ситуации суд может перенести сроки уплаты или снизить долговое бремя, назначив рассрочку платежа. Чуть позже мы поговорим об этой процедуре подробнее.

Исходя из того, что уже было сказано, понятно, что закрыть ИП с долгами можно. Но стоит обдумать вопрос: а как выплачивать эти долги? Выплатить их при любом раскладе придется, если откажетесь – вас ждет судебное разбирательство, а приставы в дальнейшем могут конфисковать все имущество.

Что можно посоветовать? Ответ банален: вносить все платежи вовремя и не создавать самому себе проблем.

Закрытие ИП, деятельность которого не осуществлялась

Сначала составьте и предоставьте в ФНС нулевые налоговые декларации. Затем оплатите все взносы, проверьте, нет ли каких-либо долгов или штрафов.

Со всеми этими квитанциями и отчетностью обратитесь в налоговую по месту регистрации вашего ИП. Что касается перечня документов, в разных регионах он может отличаться, поэтому выяснить этот момент нужно заранее.

Процедура банкротства ИП

То, что ИП – банкрот, может решить только Арбитражный суд. Отметим, что банкротом может быть признан любой предприниматель. Для того чтобы это признание произошло, нужно рассмотреть предпосылки, которые к этому ведут.

Итак, признаки банкротства:

• Сумма задолженности ИП больше, чем стоимость имущества предпринимателя;
• Более трех месяцев не выполняются долговые обязательства перед кредиторами;
• Стоимость обязательств составляет более чем 10 000 рублей.

Кто может подать заявление о признании ИП банкротом

Заявление в Арбитражный суд может подать:

• Предприниматель с наличием задолженностей перед ФНС и различными фондами;
• Конкурсный кредитор, которому предприниматель должен;
• ФНС, ПФР, другие органы;
• Местные органы власти.

То, что индивидуальный предприниматель является несостоятельным, должно быть подкреплено доказательственной базой. Для этого проводят финансовый анализ, а арбитражный управляющий в итоге выдает заключение, есть или нет признаки того, что банкротство фиктивное.

Как происходит процедура

В Арбитражный суд региона, где зарегистрировано ИП, подают следующую документацию:

• Заявление о признании банкротства;
• Список всех долгов с суммами по каждому кредитору;
• Свидетельство о регистрации в качестве ИП;
• Документы, которые подтвердят, что предприниматель – собственник имущества и сколько оно стоит.

Затем анализируют, насколько предприниматель платежеспособен.

Следующим шагом можно назвать поиск компромисса между должником и всеми его кредиторами. После этого начинается конкурсное производство, в ходе которого права предпринимателя на имущество утрачиваются, а само имущество реализуется для покрытия долгов.

После этого ИП – банкрот.

За долги ИП предприниматель отвечает всем своим имуществом. Но если кредиторы отказываются принять то имущество, которое им было предложено, оно будет возвращено должнику.

А если имущества нет?

В таком случае банкротство – максимально выгодный вариант. Стоимость всей процедуры составит около 400 тысяч рублей. Поэтому обанкротить ИП выгодно, если ваши долги перевалили за эту сумму. Но если же сокрытое имущество выявят, штрафные санкции не заставят себя ждать.

Последствия этой процедуры тоже существуют: заниматься предпринимательской деятельностью банкроту запрещено в течение 1 года.

Сроки хранения документации

Вся документация после закрытия хранится не менее, чем 4 года. А если имеется документация по кадрам, то она хранится 75 лет.

Уничтожение печатей и штампов

Их можно уничтожить самостоятельного, или прибегнуть к услугам организации, которая занималась их изготовлением.

Для самостоятельного уничтожения нужно:

• Написать заявление по установленному образцу;
• Оплатить пошлину за уничтожение;
• Уничтожить печать или штамп.

Если же вы обращаетесь в организацию, то:

• Напишите заявление со своей подписью;
• Приложите квитанцию об оплате пошлины;
• Также предоставьте ксерокопию своего паспорта;
• Доверенность на имя лица, которое уничтожит печать;
• Печать или штамп.

Заключение

Ведение – процесс увлекательный и в то же время очень сложный. Не всегда у предпринимателя все получается безупречно. Поэтому иногда, если вы понимаете, что ни ожиданий, ни вложений не оправдывает, лучше закрыть его не теряя средства, нервы и время.

«Первичная документация в бухгалтерии – что это такое?» — вряд ли такой вопрос может возникнуть у бухгалтера, а вот обычным людям придется поломать голову.

В отличие от вторичных, первичка – это документ, который был создан в момент проведения операции и является подтверждением того, что операция произошла.

Когда составляется первичный документ

Бумага составляется за некоторое время до окончания операции, а подписывается уже в момент ее окончания.

Например, если речь о продаже товара, счета, акты и накладные составляются заранее, до передачи товара покупателю — как только он получил и проверил груз, он должен подписать бумаги.

Это же относится и к другим бумагам: договорам, текст которых может захотеть проверить вторая сторона, расчетным листкам по выдаче зарплат и другим.

Первичные документы хранятся 5 лет. За это время их может запросить налоговая для проведения проверки обеих стороны. Документы, связанные с сотрудниками, их зарплатами и перечислениями в Пенсионный фонд, должны храниться не менее 75 лет.

Важно знать: уничтожение первичных документов происходит специально созданной комиссией с составлением акта и описи.

Виды первичных документов

В зависимости от варианта деления бумаги могут быть нескольких видов.

По назначению они делятся на:

1. Бухгалтерские: расчеты, счета, ведомости, кассовые ордена, то есть все учетные документы, связанные с финансами фирмы.
2. Оправдательные: акты приема, накладные, требования и т.д. Эти бумаги необходимы для подтверждения самого факта проведения и окончания процедуры.
3. Распорядительные или организационные: платежные поручения, доверенности, приказы. Это внутренние документы, регулирующие отношения внутри фирмы.

Виды первичной документации в бухгалтерии

По объему:

• первичные;
• сводные: это сводка первичных документов.

По количеству операций:

• разовые;
• накопительные.

По месту применения:

1. Внутренняя: отчетные акты, накладные, авансы, которые «ходят» между отделами.
2. Внешняя: счета и договора для поставщиков или покупателей.

По оформлению:

• типовые или унифицированные формы;
• специализированные бланки.

Стоит отметить: типовые бланки применяются для большинства операций, специализированные – для ведения операций узкой специализации.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Перечень таких бумаг состоит из:

1. 1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
   2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
   3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
   4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
   5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
   6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
   7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
   8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
   9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.

Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

1. Табеля учета рабочего времени: в нем отмечают отработанные часы каждого рабочего за месяц.
2. Расчетной и платежной ведомостей: в первой бумаге отмечают начисление зарплаты, во второй – выдачу. Иногда вместо зарплатных ведомостей выдают одну общую расчетно-платежную ведомость.

Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Речь идет о бумагах, в которых указано, что сделка полностью завершена, а стороны полностью выполнили свои обязанности.

По этим документам бухгалтер после будет начислять налоги.

К ним относятся:

• счета-фактуры;
• товарная накладная;
• акт о выполнении работ или услуг.

Следует учесть: иногда также может потребоваться ТТН, если услуги фирмы связаны с перевозками.

Закрывающие документы должны быть распечатаны в двух (изредка трех) экземплярах – по одному каждой стороне. Если речь идет о перевозке (передаче) товара, водитель (курьер) может потребовать один экземпляр для себя, как доказательство передачи. Принимающая сторона должна поставить на всех экземплярах подпись и печать.

Если при передаче закрывающих документов не было, у фирмы не будет подтверждения легальности получения суммы денег. При проверке налоговой это может обернуться штрафами и потерей репутации компании.

Первичная документация является важной частью бухгалтерии, основой бухучета. Это бумаги, которые подтверждают совершение продажи или оказание услуги, а также перечисление зарплат. Эти документы необходимы для правильного начисления налогов.

Смотрите видео, в котором специалист в доступной форме разъясняет, что такое первичная документация в бухгалтерии:

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в .

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье .

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

Проведение любой сделки принято оформлять документально. Особое внимание специалисты рекомендуют уделять закрывающим документам. От правильности их оформления во многом зависит возможность предъявления претензий одной стороне к другой в случае необходимости.

Часто закрывающими документами считаются документы, подтверждающие факт оплаты товара или услуги (платежные поручения, квитанции, чеки, банковские выписки). На самом деле к закрывающим такие бумаги не причисляются. Они, безусловно, важны. Но подтверждения оплаты не заменяют закрывающие документы.

Закрывающим сделку является документ, фиксирующий подтверждение сторонами договора факта завершенности сделки, то есть выполнения предмета договора. Подписание такого документа исключает возникновение недопонимания, недоразумений по деталям проведенной операции.

В закрывающем документе, как и в контракте, рекомендуется детально прописывать все нюансы сделки. Разница заключается в том, что в закрывающем документе указываются не обязательства сторон, а фактически выполненные работы.

Разные типы сделок предусматривают использование различных закрывающих форм. Последние актуальны как для поставщика, так и для покупателя. Бухгалтерия юридического лица использует закрывающие документы для:

• подтверждения факта получения оплаты по сделке;
• подтверждения операции перевода средств контрагенту;
• подтверждения предмета получения или перечисления средств.

Любая сделка по поставке должна быть соответствующим образом закрыта. Закрывающим документом является накладная. Юридическую силу имеет только оригинал этого документа. В в качестве отчетного документа может быть принята копия накладной. Это, как правило, отображается в договоре. Но под бухгалтерский регистр должен быть подложен оригинал документа. Сделка, закрытая копией накладной, юридически считается незавершенной.

Накладная является типовым документом, который оформляется согласно установленным правилам. Она должна содержать определенные реквизиты. Комплект таковых включает название, дату документа, наименование и реквизиты поставщика, описание передаваемых , единицы измерения в количественном и денежном эквиваленте. Подписывается накладная ответственным лицом, визируется печатью организации-поставщика.

Что касается формы накладной, она может быть произвольной. Бланк, как правило, разрабатывается компанией-поставщиком. Содержание реквизитов на накладной подчиняется требованиям ФЗ «О бухучете». Отсутствие обязательных реквизитов на документе является достаточным условием для признания его недействительным.

Сделку по предоставлению услуг и выполнению работ закрывает соответствующий акт. Он, как и накладная, может составляться в произвольной форме. При этом акт должен содержать реквизиты компании-исполнителя, или выполненных работ (преимущественно детализованный).

Закрывающий документ оформляется в печатном виде, подписывается ответственным лицом (представителем компании-исполнителя), специалистом, уполномоченным принять работы. Грамотно оформленный акт исключает недопонимание . В документе прописываются различные нюансы, возникшие при выполнении работ или предоставлении услуг. Подписанный акт служит документом обоюдного закрытия сделки. Он подтверждает факт предоставления услуг и их получения.