Структура документированной информации, наличие или отсутствие основных реквизитов оказывает непосредственное влияние на правовой статус документа. Иначе говоря, документ должен быть надлежащим образом оформлен, его достоверность подтверждена удостоверением, т. е. соответствующими реквизитами (в зависимости от вида документа -подписью, датой, грифом согласования документа, оттиском печати и др.). К примеру, обязательное указание даты создания официальных документов необходимо для правовой оценки содержащейся в них информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, это может стать основанием для признания незаконными фактических отношений, даже если они сложились на основе информации, имеющей правовое значение. Особым способом удостоверения официального документа после подписания является его утверждение. Этот реквизит санкционирует распространение действия документа на подчиненные органы, должностных лиц или граждан.
В теории и практике управленческого документоведения с недавних пор стали разделять понятия «юридическая сила» и «юридическая значимость» документа. В действующем ГОСТе терминов и определений в сфере делопроизводства и архивного дела юридическая сила документа рассматривается, как «свойство официального документа вызывать правовые последствия». Это означает возможность посредством документов реализовывать властные предписания органов власти и должностных лиц. При этом считается, что юридической силой обладают не все документы, а только те их виды, которые содержат правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц. К их числу относятся, прежде всего, законодательные и иные нормативные правовые акты.
Согласно тому же ГОСТу, «юридическая значимость документа» - «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера» 1 . В отличие от давно вошедшего в управленческий лексикон понятия «юридическая сила документа», это понятие является относительно новым. Его применение обусловлено, прежде всего, все более широким использованием электронных документов и систем электронного документооборота. Дело в том, что наличие в электронном документе соответствующей электронной подписи хотя и означает, что такой документ обладает юридической силой, однако, не факт, что данный документ может быть подлинным доказательством в случае его предоставления какому-либо иному органу или лицу. Лишь после проверки электронной подписи и установления ее подлинности этот документ может выступать как доказательство.
Разумеется, термин, понятие и определение юридической значимости в полной мере применимы не только к электронным, но и к «традиционным» документам.
Говоря о юридической силе и юридической значимости документа, нужно принимать во внимание, кроме наличия соответствующего его удостоверения, еще два фактора, а именно:
- 1) документ должен базироваться на действующем законодательстве, которое придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия;
- 2) юридическая сила и значимость документа зависят от функций, прав, обязанностей, т. е. от компетенции органа управления или должностного лица. Иначе говоря, документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. К примеру, один из российских губернаторов некоторое время назад подписал постановление о награждении орденом «Труд, честь, доблесть» свыше 30 отличившихся жителей области. Однако вскоре выяснилось, что губернатор превысил свои полномочия, поскольку разработанный и утвержденный в области проект ордена был изготовлен без его утверждения Геральдической комиссией при Президенте РФ. В результате подписанный губернатором документ изначально не имел юридической силы, а сама процедура состоявшегося награждения этим орденом оказалась нелегитимной.
Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
наименование организации (должностного лица) -- автора документа;
наименование вида документа; дата документа;
регистрационный номер;
гриф утверждения документа;
текст; подпись;
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.
Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.
Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
- - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
- - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.
Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
- - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
- - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
- - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
- - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).
Понятие юридической значимости документа первоначально в формулировке «юридическое значение» появилось в связи с развитием систем электронного документооборота и возможности создавать, хранить и использовать электронные документы, равнозначные официальным документам на бумажном носителе. Однако употребление этого понятия без его четкой дефиниции ставит ряд вопросов, связанных как с толкованием самого понятия, так и с определением его места в понятийной базе документоведения. Напомним, что более привычным и понятным большинству специалистов является термин «юридическая сила документа».
Понятия юридическая сила и юридическая значимость документа в нормативной базе
Впервые понятие юридической значимости документа (в формулировке «юридическое значение документа») отмечено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», где в ст. 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи» устанавливалось следующее:
«1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
2. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи ».
Обращает на себя внимание, что, как следует из содержания статьи, сам факт заверения электронного документа электронной подписью еще не означает, что документ приобретает юридическое значение; он приобретает его только при наличии некоего дополнительного условия, а именно: документ с электронной подписью используется только для реализации отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
Аналогичное положение содержится в статье закона, устанавливающей требования к сертификату ключа подписи: сертификат должен содержать сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» действует до 01.07.2012. Содержатся ли подобные или аналогичные положения в уже принятом и действующем Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»? Анализ текста закона показывает, что в новом законе понятий «юридическое значение документа» или «юридическая значимость документа» нет, но используется понятие «юридической силы документа».
В частности, в ст. 4 «Принципы использования электронной подписи», одним из принципов назван принцип «недопустимости признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе».
Заметим, что в данном случае не выдвигается никаких дополнительных условий или требований, при наличии которых электронный документ считается имеющим юридическую силу, кроме как наличие электронной подписи.
Еще в одной статье закона (ст. 7 «Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами») устанавливается: «Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права». И в данном случае речь идет о юридической силе документа, и юридическая сила документа связывается с наличием электронной подписи.
Таким образом, мы видим, что в одном случае (Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 г.) употребляется понятие юридического значения документа, в другом (Закон «Об электронной подписи» 2011 г.) – понятие юридической силы документа.
Следует отметить, что понятие юридической силы документа – давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98 * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.: «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Понятие юридического значения (значимости) документа – понятие относительно новое, получившее широкое употребление в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется, как правило, не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот» (это понятие широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем).
Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия употребляются как синонимичные. Так ли это?
Юридическая сила документа
Как следует из приведенного выше определения данного понятия, закрепленного в ГОСТ Р 51141-98, говорить о том, что документ имеет юридическую силу, можно в случае, если документ удовлетворяет трем требованиям: соответствует законодательству, издан органом (лицом), имеющим соответствующие полномочия, оформлен в соответствии с установленными правилами. Если документ удовлетворяет всем перечисленным требованиям, он имеет юридическую силу, иначе говоря, является подлинным подтверждением зафиксированной в нем информации об объективной действительности.
Важно знать!
Документ, имеющий юридическую силу, - документ, способный порождать определенные правовые последствия.
Несмотря на то, что понятие юридической силы имеет закрепленное в стандарте определение, природа этого понятия практически не исследована, что, безусловно, не добавляет ясности, а напротив, тянет за собой целый ряд вопросов.
Прежде всего, требует прояснения формулировка, данная в определении понятия «юридическая сила»: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством…». Что следует понимать под этим свойством документа, которое сообщается ему законодательством, и всегда ли мы можем, создавая документ, опираться на нормы, закрепленные в законодательстве? Известно, что в отдельных случаях в законодательстве имеются лишь указания на то, что определенные ситуации требуют документирования, без указания вида или разновидности документа, который должен создаваться в данной ситуации, и без установления каких-либо требований к содержанию и оформлению документа. Таких положений достаточно много, например, в Трудовом кодексе Российской Федерации. Приведем несколько примеров:
«С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату…» (ст. 60.2.).
«Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня» (там же).
«По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме» (ст. 64).
«С письменного согласия», «в письменной форме» и другие подобные формулировки говорят лишь о том, что ситуация должна быть задокументирована, но не определяется при этом вид создаваемого документа.
В то же время в законодательстве достаточно много норм, определяющих и вид создаваемого документа, и в отдельных случаях устанавливающих требования к содержанию и оформлению документа. Приведем только один пример: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» перечисляет не только виды документов, в которых должна отражаться деятельность органов управления акционерным обществом, но и устанавливает комплекс требований к порядку составления и оформления этих документов, их содержанию, например:
«Статья 63. Протокол общего собрания акционеров
1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
2. В протоколе общего собрания акционеров указываются:
- место и время проведения общего собрания акционеров;
- общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;
- количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием».
Такие же четкие и определенные нормы содержатся в законе и в отношении других документов.
Приведенные примеры показывают, что требования к документам, устанавливаемые действующим законодательством, могут формулироваться и как требования обязательного документирования ситуации (без указания вида документа, особенностей оформления и требований к содержанию), и как четкие нормы, определяющие вид документа (виды документов), порядок его составления и, в отдельных случаях, оформления.
Рассматривая сущность понятия «юридическая сила», мы должны отметить еще одну неопределенность, существующую в связи с данным понятием: обязательно ли наличие всех трех условий для того, чтобы документ приобрел юридическую силу (имеются в виду признаки, выделенные в определении: соответствие законодательству, компетенции органа или лица, правилам оформления). Известно, что далеко не для всех документов законодательством установлены какие-либо требования: имеется большое количество видов и разновидностей документов, в отношении которых законодательством не установлено каких-либо норм, и мы можем говорить только о правилах, определяемых традицией (практикой документирования) или соглашением сторон.
Применение принципа соглашения сторон при документировании прямо предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 1 ст. 11,): «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации». Тем самым законом предусмотрена возможность применять при документировании правила, принятые сторонами информационного обмена.
Два других признака, выделенных в определении понятия «юридическая сила документа» (свойство официального документа, сообщаемое ему … компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления), не вызывают сомнения. Компетенция органа (должностного лица), издавшего (подписавшего, утвердившего) документ, определяется теми полномочиями, которые даны соответствующему органу или лицу и закреплены в организационно-правовых, распорядительных или иных документах, например, в доверенностях.
Компетенция органов управления (общего собрания акционеров, совета директоров, наблюдательного совета), руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительные функции, определяется уставом организации или положением об организации. Компетенция иных должностных лиц устанавливается приказом руководителя о делегировании полномочий (права подписи), доверенностями, данными руководителем организации, а также положениями о подразделениях, должностными инструкциями.
Если при подписании или утверждении документа должностное лицо вышло за рамки предоставленных ему полномочий, документ не имеет юридической силы и является недействительным.
Последнее условие, необходимое для того, чтобы документ имел юридическую силу, - соблюдение установленного порядка оформления или установленной формы документа. Но если требования к содержанию и оформлению документа установлены законом или иным нормативным правовым актом, то соблюдая первое требование, мы одновременно будем соблюдать и последнее условие, необходимое для придания документу юридической силы, – соответствие его правилам оформления. Другое дело, если таких правил нет в законодательстве: тогда они устанавливаются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях) или принимаются соглашением сторон – участников информационного обмена.
Есть еще одно обстоятельство, которое также требует рассмотрения в связи с понятием «юридическая сила документа». Представителями юридической науки понятие юридической силы документа связывается только с определенной категорией документов – законодательными и иными нормативными правовыми актами. Приведем в качестве примера следующее суждение: «На место нормативного акта в нормативно-правовой базе указывает его юридическая сила – свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта зависит от положения органа, издавшего этот акт, в системе органов государства и его компетенции» (Антипова Т.В. Правила применения нормативных правовых актов // Право и экономика. 2004. № 11 (201). С. 4.)
Следовательно, федеральный закон обладает большей юридической силой, чем закон субъекта Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации имеет большую юридическую силу, чем решение федерального органа исполнительной власти. Высшей юридической силой обладает Конституция Российской Федерации.
Понятно, что когда мы имеем в виду нормативную правовую базу, имеющую иерархическое строение, фактически отражающее иерархию органов власти, понятие юридической силы акта действительно приобретает еще одно очень важное и вполне конкретное свойство: сила действия акта.
В частности, это свойство акта проявляется в том, что если один и тот же вопрос регулируется различными нормативными правовыми актами, то применяется норма акта, изданного органом, занимающим более высокое место в иерархии органов власти, т. е. акт, занимающий более высокое место в иерархии актов и имеющий, соответственно, более высокую юридическую силу.
Спор о том, правомерно ли связывать юридическую силу только нормативными правовыми актами – вопрос, нуждающийся в более глубоком исследовании.
Если принять эту точку зрения, то приказ организации, которым утверждается какой-либо документ (правила, положение, инструкция) имеет определенную юридическую силу, т. к. относится к категории нормативных правовых актов, а приказ организации, которым даются конкретные поручения, не имеет юридической силы, т. к. является ненормативным.
Если мы принимаем положение о том, что юридическая сила документа – это свойство документа порождать определенные правовые последствия, то, на наш взгляд, неправомерно связывать это свойство только с нормативными правовыми актами. Правовые последствия, на наш взгляд, могут порождать многие документы, не относящиеся к категории нормативных правовых актов, при условии, что они изданы с соблюдением правил, о которых мы говорили выше.
Простой пример: любой подписанный сторонами договор порождает правовые последствия, как в случае исполнения, так и в случае неисполнения (естественно, в каждом случае они будут разные). Договоренности, достигнутые на переговорах и закрепленные в протоколе, подписанном сторонами, также порождают правовые последствия. Письмо-предложение (коммерческое предложение) также может порождать правовые последствия.
Конечно, в зависимости от вида документа и документируемой ситуации степень (качество) этих последствий может быть разной, от обязательства или права совершить определенные действия до последствий, разрешаемых в судебном порядке. Даже документ частного лица, например, обращение гражданина, направленное в орган власти, порождает правовые последствия, поскольку в соответствии с действующим законодательством любое обращение должно быть рассмотрено и на любое обращение должен быть дан ответ по существу - и это тоже в данном случае правовые последствия.
С какой позиции мы бы не подходили к понятию юридической силы документа и какие бы не исследованные пока еще стороны этого понятия нам ни открывались, очевидно одно: юридическая сила – это то, что свойственно самому документу.
На заметку!
Документ либо имеет юридическую силу, либо не имеет ее, соответственно, в последнем случае документ не может порождать правовых последствий.
К примеру, если заместитель руководителя организации в соответствии с приказом о назначении исполняющего обязанности на время отпуска генерального директора в период с 01 по 15 июня 2011 г. исполнял обязанности генерального директора, приказ, изданный им 16 июня 2011 г., то есть после выхода генерального директора из отпуска, не будет иметь юридической силы, поскольку действие полномочий, дающих заместителю генерального директора право издавать приказы, закончилось 15 июня 2011 г.
Юридическая значимость электронного документа
Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и, соответственно, сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе – это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.
Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе – это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект.
Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:
Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе – системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:
Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой – СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом, так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и, в том числе, признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, - возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.
В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов (Рекомендация № 37: Рекомендация в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов / ЕЭК ООН, 2010. П. 18) подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности, «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».
Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:
«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи…».
Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.
Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.
Представим ситуацию: мы создали внутренний электронный документ, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.
Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например, представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.
Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ – это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа, - о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» (т.е., документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.
В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования), который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, п. 7.2.1.–7.2.5.), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.
По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
В целях обеспечения целостности документа любые изменения в документе должны быть санкционированы в соответствии с установленными правилами и процедурами. Любые санкционированные изменения должны фиксироваться и контролироваться.
Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду, в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.
Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.
В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук
Носителем инфор-мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу-ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп-равленческого решения, его доведения до непосредствен-ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ-ленческим документам, — официальность, достовер-ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови-ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на-стоящее время бесспорность и обязательность докумен-та также определяется понятием "юридическая сила документа".
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо-собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри-дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза-тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж-дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива-ются от нее.
Одни документы, например правовые акты феде-ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар-битражные акты, договорная документация, изначаль-но обладают юридической функцией, устанавливая, за-крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде-ляются юридической функцией в случае использова-ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен-ческой деятельности юридическая сила документа обес-печивает его официальность для работников, как дан-ной управленческой системы, так и всех иных струк-тур, с которыми она взаимосвязана.
Юридическая сила документа — это свойство, сооб-щаемое ему действующим законодательством, компетен-цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управле-ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:
Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
Издавать документы только в пределах своей ком-петенции;
Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Т.о., юридическая сила док-та опре-деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую-щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:
Наименование вида док-та;
Дата документа;
Рег. номер док-та;
Подпись;
Гриф утверждения;
Гриф согласования;
Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов .
Итак, юридическую силу электронному документу придают:
Обязательные реквизиты;
Подтверждение полномочий создателя;
Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:
Федеральными законами:
ФЗ "Об инф-ции, инфор-матизации и защите инф-ции" . Он не только дает определения важ-нейших понятий в сфере инфор-мации, но и определяет цели за-щиты инф-ции, а также угро-зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен-тир-е как обязательное усло-вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае-мого с помощью автомат. информац. и теле-коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.
В Законе РФ "О связи "воп-росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на-шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече-ние устойчивой и качественной работы связи является важней-шим условием развития обще-ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы-числительной техники составля-ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп-ления и распространения инфор-мации.
Закон РФ "О гос. тайне " ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про-блематике данной темы: о методах и ср-вах за-щиты секретной инф-ции; о гос. програм-мах и мероприятиях в области за-щиты гос. тайны.
Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля-ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро-ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под-систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос-новании результатов специаль-ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.
ФЗ «Об архи-вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар-х. ведомства лишь в самых об-ших чертах касаются вопросов при-ема на хранение, обеспечения сохран-ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис-пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве-домствами самостоятельно.
Создание электрон. правитель-ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.
Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами :
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы.
Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.
Для электронных сообщений - ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.
Электронный документ должен содержать:
Регистрационный номер;
Регистрационную дату;
Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
Наименование организации - создателя документа;
Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.
Подлинность и аутентичность
Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Одна из целей документационного обеспечения управления – доказательность деятельности организации. Только для того, чтобы при случае аргументировать какое-то действие или решение, доказать какое-либо событие в жизни компании, и ведется делопроизводство. Но далеко не всякий документ может стать доказательством, а только тот из них, что имеет так называемую юридическую силу. Что такое юридическая сила документа и как ее достичь, разбираемся в статье.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия. Такое определение дает .
Другими словами, юридически значимый документ может быть представлен в суд в качестве доказательства, может быть приложен к договору, представлен при любой проверке. Теперь посмотрим, как отличить документы, которые имеют юридическую силу, от тех, что ее не имеют.
Реквизиты, придающие юридическую силу
Главными реквизитами («первого порядка»), которые придают документу юридическую силу, являются подпись и .
Подписывать любой документ имеет право только должностное лицо, которое имеет на это полномочия. Так, например, генеральный директор может подписать любой документ в своей компании. Директор по персоналу может подписывать все или некоторые документы по личному составу, но только в том случае, если у него есть доверенность на это. А доверенность выдается и подписывается тем же генеральным директором. Начальник управления может подписывать, например, указания, которые распространяются только на его управление. Но право на это вновь дано ему первым лицом компании. То же касается и утверждения.
На одном документе может быть оформлена либо подпись, либо гриф утверждения.
Реквизит «второго порядка», от которого тоже может зависеть юридическая сила документа, это регистрационные данные документа ( , ). Сюда же можно отнести бланк документа, который сам хоть и не является реквизитом, зато объединяет на себе сразу несколько. При этом, пожалуйста, обратите внимание: без подписи/грифа утверждения документ, хоть и зарегистрированный и напечатанный на бланке, никакой юридической силы иметь не будет.
Юридическая сила копии документа
Сама по себе никакой юридической силой не обладает. Все меняется, если на копии оформить отметку о заверении. Отметка означает, что именно эта копия абсолютно равнозначна оригиналу, причем есть конкретный человек, который несет за это ответственность – он и расписывается в отметке.
Юридическая сила электронного документа
Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.
На уровне организации можно, издав соответствующий локальный нормативный акт, установить, что юридическую силу имеет действие, совершенное с аккаунта работника. Например, если работник принимает в работу задачу в СЭД, предварительно войдя в систему под своим логином и паролем. Но это только внутри компании: во внешней среде вряд ли удастся доказать, что именно это действие совершил именно этот человек.
Делаем вывод: юридическую силу имеют только оригиналы бумажных документов и их заверенные копии, а также электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.