На будь-якому підприємстві з часом з'являється обладнання, яке стає непридатним з тих чи інших причин. Для фіксації подібних поломок існує спеціальна документація, яку заповнює відповідальна особа, встановлюючи недоліки та фіксуючи виконання необхідних заходів для їх виправлення.
Дефектний акт- Це папір фіксує поломки, несправності та недоліки в будь-якому обладнанні або об'єкті. Такий документ має відношення до первинної документації та ґрунтується на складеному висновку комісії.
Саме дефектний акт може бути основою списання ОС чи вироби, оскільки у нього вносяться дані щодо виявлених недоліків у устаткуванні, також у акті вказується варіант їх виправлення, якщо комісія встановила, що устаткування підлягає відновленню.
Важливо: дефектний акт необхідно складати за всіма вимогами, оскільки його неточне формування найчастіше є відмовою податкової служби у визнанні витрат на ремонт, що спричинить нарахування додаткових податків та штрафів.
Акт не містить ціни ремонтних робіт або отриманих збитків, він є підставою для складання:
- Кошториси для ремонту;
- Звіти щодо доцільності проведення ремонту;
- наказу виконання ремонтних робіт;
- Списання зношеного об'єкта. ви дізнаєтесь, як правильно скласти наказ про списання основних засобів.
Важливо: документ у обов'язковому порядкуформується, якщо обладнання знаходиться на гарантії чи сервісному обслуговуванні.
Як правильно скласти та відредагувати дефектну відомість ви дізнаєтесь у цьому відео:
Хто і коли складає акт
При поломці техніки для з'ясування обставин та розміру збитків збирається спеціальна комісія за наказом керівника організації, яка займається складанням такої документації.
На документі обов'язково повинні стояти підписи всіх учасників огляду обладнання.
Форма та реквізити дефектного акту
Цей документ має уніфіковану форму ОС-16 від 2011 року, проте організація має право розробити внутрішній бланк документа. Зазвичай це таблиця чи варіант списку.
У будь-якому випадку документ повинен містити основні дані:
- Назва підприємства та відомості про керівництво;
- Порядковий номер акта та дата формування;
- Підстава для складання;
- Перелік комісій;
- Відомості про обладнання;
- Дані про виявлені дефекти;
- Рекомендації уповноважених осіб;
- Висновки;
- Підписи.
Покрокова інструкція формування
Формувати документ можна за допомогою уніфікованої форми або власного розробленого на підприємстві зразка, для цього достатньо взяти фірмовий бланкпідприємства з логотипом або аркуш формату А4.
В даному випадкуакт повинен містити крім основних даних та реквізитів:
- Перелік дефектів, визнаних непереборними;
- Технічні параметри вад із зазначенням відповідних нормативним стандартам вимірів.
Списання обладнання
Для списання обладнання, яке вважається майном організації потрібно складати папір про виявлені недоліки у процесі інвентаризації, зазвичай цей західздійснюється перед здаванням річного бухгалтерського звіту.
При плановому огляді виявляються поломки, ознаки зношування, які не можливі для відновлення, при цьому для списання обладнання слід враховувати не первинну ціну обладнання, а амортизаційне зношування.
Важливо: акт повинен містити первісну ціну об'єкта та суму витрачену на амортизацію обладнання, і якщо витрати на ремонт перевищують залишкову вартість, слід обладнання списувати.
Що є і як його скласти правильно - дізнайтеся за посиланням.
Висновок
Дефектний акт у ролі первинного документає підставою для складання великої кількостідокументів, а також списання витрат на ремонт під час обчислення податку.
Це все вказує на те, що до його складання необхідно підійти з усією відповідальністю, включивши в документ, якнайбільше подробиць щодо ступеня зносу, розмірів, технічного станута характеристик об'єкта, так щоб комісія змогла зробити об'єктивний висновок щодо доцільності проведення ремонтних робіт.
Як здійснюється розрахунок за дефектною відомістю вартості робіт ви дізнаєтесь тут:
Дефектний акт на будівельні роботи — обов'язковий документ, що складається у процесі прийому об'єкта нерухомості Він складається за участю підрядника та замовника, та підписується обома сторонами.
Призначення дефектного акту
Дефектувальний акт у будівництві - це документ, що складається в процесі перевірки об'єкта нерухомості, що здається в експлуатацію. У ньому перераховуються виявлені біля будівлі дефекти, з докладним описом. Обов'язково вказується, як знайдені вади впливають на конструкцію. При необхідності дефектний акт можна підготувати будь-якому етапі будівництва. Але при здачі об'єкта він оформляється обов'язково.
Акт дефектування будівельних робіт складається з низки причин:
- Визначити дефекти та недоліки, що є у нової будови.
- Уточнити масштаб проблем, а потім розібратися з обсягом робіт з відновлення об'єкта і приведення його в потрібний вигляд.
- Вирішити, чи обґрунтовані додаткові витрати на відновлення нерухомості. Якщо витрати обґрунтовані – визначається їхній загальний обсяг.
- Виявити осіб, відповідальних за появу недоліків у конструкції. При цьому жодних згадок про покарання не повинно бути. І тому є інші документи.
Ще одне призначення дефектного акта — використання при заповненні інших документів, оформлюваних у процесі будівництва. Він потрібно у випадках:
- Підготовка кошторису для будівництва. У цій ситуації інформація використовується для вказівки сум, витрачених на виправлення недоліків.
- Акт виконання будівельно-ремонтних робіт. Зазначений документ неможливо здати без письмового перерахування всіх виявлених недоліків. Якщо роботу виконано ідеально — у дефектному акті йдеться про те, що проблем не було виявлено.
- Акт про додаткове списання використаних матеріалів. Якщо процесі будівництва частина матеріалів виявилася безповоротно зіпсована, цей факт відбивається у дефектному акті. А сам документ використовується як додаток до акта про додаткове списання.
- При підготовці наказу про виконання робіт з будівництва та ремонту. Для будівлі, що зводиться з нуля, дефектний акт не потрібен. Але при ремонті чи продовженні будівництва він потрібний обов'язково.
Ким складається?
Упорядкуванням дефектного акту займається спеціально зібрана комісія. Наказ про формування комісії підписується керівником будівельної організації. Склад комісії не є фіксованим і залежить від типу об'єкта. Зазвичай до неї входять представники замовника, підрядника та незалежний спеціаліст (фахівці) з адміністрації населеного пункту.
Склад комісії обговорюється на початок перевірки. Інакше її результати можна буде оскаржити лише через суд. Тому перевіряючі підбираються виходячи з рівня їхньої компетентності та неупередженості.
Правила складання
Згідно чинному законодавству, немає суворих вимог, якими складається форма дефектного акта у будівництві. Але існує спеціально розроблена форма № ОС-16, «Акт про виявлені дефекти обладнання». Вона не підходить для будівельних об'єктів, але служить зразком для складання описуваного документа. Також рекомендується ознайомитися з положеннями ФЗ №402 «Про бухгалтерський облік».
Кількість копій залежить від кількості організацій, що у прийнятті об'єкта будівництва. Стандартний варіант: одна копія замовнику, друга – підряднику, а третя – до міської адміністрації. Усі копії засвідчуються експертною комісією. Інструкція із заповнення дефектного акту на будівельні роботи представлена нижче.
На початку документаперераховується інформація, що стосується членів комісії, підприємства та найдефектнішого акта. Виглядає це так:
- Початок документа — посилання на наказ, який затверджує форму акта дефектування будівельного об'єкта, що використовується. Записується дата підписання та номер наказу. Бажано вказати посадова особа, що затвердила цю постанову.
- Інформація про підрядника. Перераховуються: назва організації, її тип, підрозділ, чиїм обов'язком є перевірка нерухомості, що здається, на наявність дефектів. Рекомендується написати адресу основного офісу підрядника.
- Інформація про керівника організації: ПІБ, посада. Поруч пишеться дата ухвали про перевірку на наявність дефектів.
- Назва, номер, дата оформлення дефектного акта, точна адреса будівлі, що перевіряється.
- Посилання на наказ про збирання експертної комісії, що оцінює об'єкт нерухомості наявність дефектів. Перераховується: дата підписання, номер наказу, склад - ПІБ співробітників та їх посади.
- Перший пункт основної частини - докладний описоб'єкт нерухомості. Обов'язково вказується тип будівлі – житлове чи нежитлове. Вказується сфера застосування (житловий будинок, склад, ТЦ, промислова будівляі т.п.). Перераховуються основні дані розмірах. Зазначаються терміни будівництва. Якщо будівництво ще не закінчено - передбачувана дата завершення будівництва. Наприкінці вказується номер об'єкта нерухомості.
- Другий пункт – перерахування причин перевірки. Перевірка може бути як планової, і через виникнення підозр на дефекти конструкції. Усі причини докладно описуються у документі.
- Перелік наявних дефектів. Формулювання повинні бути максимально точними, що не допускають двоякого тлумачення. Експертна комісія зобов'язана дати рекомендації щодо усунення виявлених проблем. Якщо усунути дефект неможливо, то члени комісії повинні з'ясувати причину та викласти її у письмовій формі.
- Кінець документа – повторне перерахування членів експертної комісії. Поруч із кожним ім'ям залишається пробіл для підпису. Без підписів усіх учасників перевірки дефектний акт стане недійсним.
Важливий момент: члени експертної комісії відповідають за складання кошторису для усунення виявлених дефектів. Але дана інформаціявказується в окремому документі(Кошторис), а не в дефектному акті.
Під час інвентаризаційного огляду чи перевірки якості ОС (обладнання) експертною комісією може бути виявлено дефекти. Свої висновки щодо неможливості усунення цих дефектів або про обсяг необхідного ремонту комісія фіксує у сформованому за підсумками огляду (перевірки) спеціальному документі - дефектному акті.
Відсутний чи неправильно складений дефектний акт часто стає причиною невизнання податкової інспекційвитрат на ремонт (списання) ОЗ (обладнання) у податковому обліку, що веде до донарахування податків та штрафних санкцій.
Складання дефектного акта на списання основних засобів (обладнання): зразок
Дефектний акт на списання ОЗ (обладнання) формується та підтверджується комісією, затвердженою наказом організації. До комісії обов'язково включаються: призначений наказом голова комісії, головний бухгалтер, співробітник, відповідальний за безпеку ОС (обладнання), і фахівець, який знається на технічні характеристикиоглядається ОС (обладнання). За відсутності останнього у штаті організації на формування дефектного акта запрошуються сторонні підприємства, здійснюють технічну оцінку ОС (устаткування).
У дефектному акті на списання ОС (обладнання) зазначаються такі обов'язкові відомості:
- Назва акту.
- Дата формування та затвердження акта.
- Назва організації, що становить акт.
- Назва та інвентарний номер об'єкта.
- Опис дефектів, які стосуються непереборних з погляду фізичного зносу чи морального старіння.
- Технічні параметри виявлених дефектів та одиниці їх виміру.
- Посади, прізвища, ініціали та підписи учасників комісії.
Зразок дефектного акта на списання основних засобів (обладнання) є доступним для скачування на нашому сайті.
ВАЖЛИВО! Дефектний акт відноситься до документів, що містять лише якісну оцінку технічного стану підлягають списанню (ремонту) ОС (обладнання), та вартісні показники у ньому не проставляються.
Складання дефектного акта на ремонт ОС (обладнання): зразок
Уніфікована форма дефектного акта на ремонт ОС (устаткування) затверджено постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 № 7 і має назву «Акт про виявлені дефекти обладнання» (форма ОС-16).
За змістом поданий документ перестав бути універсальним й у низки ситуацій фіксування дефектів неприйнятним. Наприклад, відображення дефектів об'єктів нерухомості ця форма не підходить. У таких випадках організації мають право скласти та затвердити власний бланк дефектного акта із зазначенням обов'язкових відомостей (пп. 2, 4 ст. 9 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Основні правила самостійного формування дефектного акта на ремонт ОС (устаткування) аналогічні правилам складання дефектного акта на їх списання, викладеним у попередньому розділі. При цьому в обов'язкових відомостях (п. 5 наведеного вище списку) дається опис дефектів, що підлягають усуненню стороннім підрядником або власними силами.
Зі зразком дефектного акту на ремонт основних засобів (обладнання) можна ознайомитися на нашому сайті.
Коли потрібен акт про виявлені дефекти обладнання
Необхідність оформити акт про виявлені дефекти обладнання може виникнути на будь-якому етапі роботи з ним:
- При вступі складу.
Зазвичай устаткування складу надходить у упакованому вигляді, тому його прийманні можуть виявитися дефекти, що виникли у процесі доставки від виробника до кінцевого покупцю. Цей шлях включає численні переміщення обладнання (наприклад, при вантажно-розвантажувальних роботах з одного виду транспорту на інший). В результаті можуть виникати зовнішні дефекти (тріщини, вм'ятини, деформації тощо), які виявляються при візуальному контролі. - У процесі монтажу.
При складанні та монтажі обладнання також можливе виявлення дефектів, спричинених різними причинами: деталі та комплектуючі із заводським шлюбом або невідповідної модифікації, дефекти елементів обладнання, які не виявлені при вхідному візуальному контролі та ін. - При випробуванні (налагодженні).
На цьому етапі виявляються дефекти, не виявлені під час приймання та монтажу. Причиною їхньої появи можуть бути порушення при виготовленні елементів обладнання, помилки монтажу, а також виявлені під час випробувань внутрішні дефекти в корпусних та комплектуючих елементах обладнання. При випробуванні виявляються і технологічні дефекти, за наявності яких виконуються повною мірою заявлені виробником показники (потужність, продуктивність тощо. буд.). В результаті експлуатація обладнання неможлива, у зв'язку з чим приймається рішення про ремонт, доукомплектацію або заміну.
Хто оформляє акт дефектування
Акт про виявлені дефекти (акт про виявлені дефекти) — це документ, за допомогою якого:
- фіксуються виявлені дефекти;
- встановлюється винуватець їх виникнення;
- відбивається прийняте комісією рішення у тому, хто як має виправити виявлені неполадки.
Акт є результатом роботи комісії, до якої можуть входити представники:
- підприємства-виробника;
- компанії-замовника;
- перевізника;
- фірми, яка виконує монтажні роботи;
- інші зацікавлені особи.
Комісійне оформлення акта необхідне для об'єктивного обстеження обладнання та встановлення осіб, за чиєю недоробкою чи недбалістю сталися неполадки (дефекти) обладнання, через які його експлуатація неможлива.
Форма акту: бланк та зразок
При оформленні акта можна використати:
- самостійно розроблений компанією документ;
- акт уніфікованої форми № ОС-16
Чи не знаєте своїх прав?
Застосовувати виключно уніфіковану форму акта необов'язково – у законодавстві такої вимоги немає. Якщо компанія вирішить розробити свій бланк акта, за зразок акта дефектування обладнання можна взяти акт про виявлені дефекти обладнання ОС-16, доповнивши його необхідними рядками та таблицями. Якщо допрацьовувати акт не потрібно, можна скористатися уніфікованою формоюОС-16, оскільки містить всі необхідні реквізити.
Основні засоби, що вийшли з ладу, не можуть використовуватись за призначенням. Це потрібно підтвердити документально. Уповноважений працівник визначає, чому ОС вийшло з ладу, після чого формує акт дефектування спецобладнання.
Огляд спецобладнання проводить спеціально сформована комісія. У результаті огляду вона становить акт дефектації. У ньому наводяться списки необхідних ремонтних робіт та деталей для заміни. Також пишеться висновок про придатність використання конкретних деталей.
Цей акт є підставою для формування кошторису на ремонтні роботи. Також, на його основі розробляють проектно-конструкторську документацію та виписують необхідні матеріали зі складу.
Не менш важливим призначенням акта дефектування є обґрунтування списання спецобладнання, коли ремонт є доцільним і невигідним.
Зміст документа
Підприємства можуть самостійно розробляти форми актів дефектації. Головною умовою є зміст у формі наступних відомостей:
- Найменування перевіряється на наявність дефектів спецобладнання;
- Список працівників, що входять до комісії;
- Список виявлених дефектів;
- Рекомендації щодо ліквідації цих дефектів.
Інструкція із заповнення акту
Дефектний акт повинен складатися у відповідність до наступних правил:
- Відповідальність за заповнення акта несе експертна комісія. Склад цієї комісії визначає керівник компанії, якщо в організації відсутня комісія, що діє постійно.
- Датою акта є дата формування.
- Основний текст акта починається з обгрунтування його складання – документа, основі якого складено акт (наприклад, наказ директора підприємства).
- У початковій частині документа наводиться список осіб, які входять до складу комісії, із зазначенням посад та ПІБ.
- Після цього слідує таблична частина. У ній вказується наступна інформація: список дефектів, їх опис, список робіт з усунення несправностей, ПІБ виконавця та строки виконання робіт.
- Комісія пише свій остаточний висновок.
- Наприкінці голова комісії та її члени проставляють свої особисті підписи.
Як здійснюється огляд спецобладнання
Процес огляду спецобладнання відбувається у три етапи:
- Попередня дефектація. Під час цього етапу здійснюється візуальний огляд об'єктів ОС, замір продуктивності спецобладнання та основних параметрів, аналіз зауважень щодо його роботи. Отримані результати порівнюють з нормативними значеннями. За підсумками визначають стан спецобладнання загалом. Це робиться для встановлення необхідних робітта термінів їх виконання.
- Поузлова дефектація. Цей етап передбачає вивчення конкретних комплексів при поточному огляді. Це робиться з метою встановлення їх придатності до експлуатації.
- Подетальна дефектація. На даному етапі відбувається повне розбирання спецобладнання у процесі здійснення ремонту. Також визначається можливість повторного використання конкретних деталей і встановлюється характер майбутніх ремонтних робіт.