Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).
В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.
Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».
Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.
Инструкция - документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.
Реквизит 1 - Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, р
Реквизит2 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами.
Реквизит 3– заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция.
Реквизит 4 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.
Реквизит 5- гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.
Реквизит 6 – регистрационный номер –включает обязательный элемент - порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов.
33.Приказ: понятие, основные группы, реквизиты.
Приказ-это правовой акт издаваемый руководителем предприятия для разрешения основных и оперативных задач деятельности.
Существует 3 группы, на которые делятся все приказы:
1. Приказы по личному составу. К ним относятся:
Отбор и прием кандидата на работу;
Оформление увольнения работника;
Оформление командированных сотрудников;
Закрепление социальных гарантий;
Оформление поощрений работников и д.р.
2. Приказы по организационным вопросам. Например:
Утверждение штатного расписания;
Ликвидация или реорганизация предприятия;
Разделение полномочий между должностными лицами и т.д.
3. Приказы по основной производственной деятельности. К ним можно отнести:
Обеспечение предприятия необходимыми для нормальной работы ресурсами (оборудование, материалы и д.р.);
Содействие в выпуске качественной продукции;
Регулирование финансирования предприятия и т.п.
Приказ должен содержать следующие реквизиты:
Эмблема организации;
- код организации по ОКПО;
- код документа по ОКУД;
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата;
- индекс;
- место составления или издания;
- гриф ограничения доступа к документу;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования;
- визы;
- отметка о заверении копии;
- фамилия исполнителя и номер его телефона;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о переносе данных на машинный носитель.
Приказы по основной деятельности, его стуктура.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:
наименование организации;
название вида документа (ПРИКАЗ);
дата издания;
регистрационный номер;
место издания;
заголовок к тексту;
2.5. Инструкция, основные виды инструкций,
правила составления
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц . Инструкции составляют на основе законодательства РФ. Инструкции могут издавать:
– органы государственного управления;
– отраслевые органы управления;
– муниципальные органы управления;
– руководство организации.
Инструкции бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).
Инструкция должна иметь:
– наименование организации;
– заголовок к тексту;
– гриф утверждения;
– подписи составителей;
– печать (при необходимости);
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о государственном регулировании...»).
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными.
Образец инструкции представлен в прил. 4, 5.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия.
Должностная инструкция – один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на занимаемую должность (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.
Должностная инструкция и трудовой договор используются:
– при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
– с целью разделения труда между персоналом;
– для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
– разрабатывается – руководителем структурного подразделения;
– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
– утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
Должностная инструкция должна иметь:
– наименование министерства (если является отраслевой);
– наименование организации, разработавшей инструкцию;
– наименование вида документа;
– заголовок к тексту;
– гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
– подписи составителей;
– печать (при необходимости);
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
– Общие положения.
– Функции.
– Должностные обязанности.
– Ответственность.
– Служебное взаимодействие.
В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника.
В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:
– первый экземпляр хранится в кадровой службе;
– второй – у руководителя подразделения;
– третий – у работника.
Образцы должностных инструкций представлены на рис. 8 и в прил. 6.
____________________________________________
(наименование учреждения)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
_________________________
(наименование учреждения)
_________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
«__»_________200 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
__________________________________________________________________________
(полное наименование должности и структурного подразделения учреждения по штатному расписанию)
I. Общие положения
II. Должностные обязанности __________________________________________________
(наименование должности)
III. Права ____________________________________________________________________
(наименование должности)
IV. Ответственность ________________________________________________________
(наименование должности)
Руководитель структурного подразделения
__________________________________________________________________
(наименование должности) (подпись, фамилия, инициалы, дата)
Согласовано:
Начальник юридического отдела (юрисконсульт)
_________________________________________________
(подпись, фамилия, инициалы, дата)
Ознакомлен: (дата и подпись работника)
Рис. 8. Образец оформления должностной инструкции
2.6. Штатное расписание, правила составления и оформления
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание (рис. 9).
Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы .
Протокол заседания Совета директоров (Правления) от __________№ ______ |
|||||||||
Код и наименование должности | Должностной | Персональные надбавки | надбавки | Месячный фонд заработной платы | отчество | ||||
(код и наименование подразделения)
Руководитель отдела кадров Подпись Инициалы, фамилия
Рис. 9. Образцы оформления штатного расписания
2.7. Правила внутреннего трудового распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка .
Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации.
Правила составляются на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юрисконсультом и утверждаются руководителем организации. Образцы правил внутреннего трудового распорядка представлены на рис. 10 и в прил. 7.
Рис.10. Форма документа «Правила внутреннего трудового распорядка»
В правилах внутреннего трудового распорядка организации указывают следующие разделы:
– общее положение;
– порядок приема, перевода и увольнения служащих;
– основные обязанности служащих;
– основные обязанности администрации;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
– внутриобъектный режим;
– организация работы.
2.8. Регламент, правила подготовки и оформления
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения.
Обязательными реквизитами регламента являются:
– наименование учреждения;
– наименование коллегиального или совещательного органа;
– вид документа;
– номер документа;
– место составления;
– гриф об утверждении;
– подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой .
Задания для самостоятельной работы
1. Назовите основные учредительные документы.
2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?
3. В чем заключаются отличия оформления устава и учредительного договора?
4. Назовите основные виды уставов, порядок их утверждения.
5. Оформите титульный лист устава для ИП Ерошина.
6. Назовите основные реквизиты должностной инструкции.
7. Какие разделы включает в себя текст положения?
8. Оформите титульный лист положения ЗАО «ЦУМ» о персонале.
9. Составьте проект штатного расписания для ООО «Каравай».
10. Какие требования предъявляются к оформлению регламента?
11. Назовите основные разделы Правил внутреннего трудового распорядка.
12. Назовите основные реквизиты Устава.
13. Оформите гриф утверждения штатного расписания ЗАО ТЦ «Красноярье»
3. Распорядительные документы.
требования к составлению
3.1. Назначение и состав
распорядительной документации
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Многие авторы (Т. В. Кузнецова, В. А. Кудряев, М. В. Стенюков и другие) придерживаются единого подхода к рассмотрению распорядительной документации. Более полное определение назначения и состава распорядительной документации дано В. А. Кудряевым в учебнике «Организация работы с документами». Основным назначением распорядительных документов является регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации .
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху внизпо системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Распорядительные документы могут издавать совместно несколько органов управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы (рис. 11).
Рис. 1. Классификация распорядительных документов
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
организационно -распорядительных документах (план работы, перечень, штатная численность...
организационно -распорядительным документом распорядительных документов
Организационно-правовое обеспечение управления персоналом книга i прием на работу заключение трудового договора предисловие
КнигаИзменения должны быть оформлены соответствующим организационно -распорядительным документом , как правило, приказом или... определенные трудности, связанные с задержкой принятия распорядительных документов , устанавливающих зависимость размеров гарантий и...
Унифицированные системы документации " унифицированная система организационно-распорядительной документации требования к оформлению документов"
ДокументНастоящий стандарт распространяется на организационно -распорядительные документы , относящиеся к Унифицированной системе организационно -распорядительной документации (УСОРД), - постановления...
Инструкция в управленческой деятельности (от лат instructio - наставление, устройство) - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Инструкция оформляется на общем бланк организации. Титульный лист включает в себя следующие реквизиты:
· наименование организации,
· место и год издания.
В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования, например: ИНСТРУКЦИЯ по документационному обеспечению управления
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В тексте Инструкции используются слова: должен, следует, необходимо, не допускается, запрещается и т.п.
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим её. Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации.
На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции в тексте распорядительного документа не указан, им считается день подписания и регистрации документа.
Разновидностями инструкции являются инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) и должностная инструкция.
Инструкция по делопроизводству (ДОУ) - это правовой акт, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности (9).
Разрабатывается Инструкция на основе соответствующих законодательных актов РФ, общегосударственных нормативных документов: Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, нормативно-методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли.
Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные.
Типовые инструкции разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства.
Примерная инструкция составляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.
На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В разделе Общие положения прежде всего устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.
Основная часть Инструкции состоит из двух тематических разделов: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В разделе Документирование определяются:
· вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;
· виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;
· общие правила документирования;
· правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;
· порядок изготовления и размножения документов;
· правила оформления и заверения копий и приложений;
· порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;
· порядок работы исполнителей с документами.
В разделе Организация работы с документами устанавливаются:
· порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
· порядок передачи документов внутри организации;
· порядок подготовки, обработки исходящих документов;
· порядок учета количества документов;
· общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
· характеристика форм регистрации;
· описание принятой технологии и порядок индексации документов;
· принципы построения информационно-справочной работы в организации;
· порядок систематизации и классификации справочной информации;
· порядок постановки на контроль;
· технология контроля;
· типовые сроки исполнения;
· общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;
· порядок составления номенклатуры дел организации;
· правила формирования в дела отдельных категорий документов;
· порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов;
· организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
· правила оформления дел для передачи на хранение;
· требования к описанию документов постоянного и временного хранения;
· порядок передачи дел в архив учреждения.
Приложения к инструкциидолжны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:
· схемы документопотоков;
· оттиски печатей и штампов;
· образцы бланков;
· образцы заполнения форм документов;
· перечень документов, не подлежащих регистрации;
· формы номенклатуры дел и др.
Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность (10).
Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения.
В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда (аттестации) работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность.
Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т.п.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция.
Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками.
Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя; ... секретаря приемной.
В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время жестко не регламентируются, что позволяет создавать ее индивидуально для каждого предприятия с учетом его специфики.
Должностная инструкция может состоять их следующих разделов:
1) «Общие положения» - указывается наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от занимаемой должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования к работнику (уровень образования, навыки, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.
2) «Функции» - определяется основное назначение должности. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Раздел «Функции» можно не включать в должностную инструкцию, если в разделе «Общие положения» сформулировано общее назначение должности.
3) «Должностные обязанности» - устанавливается конкретное содержание деятельности работника: перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
Этот разделможет представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. Например, если в функции работника входит «контроль исполнения документов», то обязанностями, соответственно, будут:
· постановка документов на контроль,
· контроль за ходом исполнения документов,
· снятие документов с контроля,
· анализ исполнительской дисциплины,
· информирование руководства о результатах исполнения документов.
4) «Права» - устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
· право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
· право давать указания по конкретным вопросам;
· право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
· право обращаться к руководителю с предложениями;
· право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;
· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
· право требовать выполнения определенных действий от других работников,
· право визировать определенных видов документов;
· право возвращать документов на доработку;
· право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;
· право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;
· право получения необходимые периодические издания;
· право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.
В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):
· право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
· право на комфортные условия;
· право на повышение квалификации;
· право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
5) «Ответственность» - определяются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника.
Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной.
В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за:
· непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям;
· несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах;
· нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами;
· отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств;
· отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя.
При составлении разделов «Права» и «Обязанности» главное - предоставить работнику права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, - возложить на работника обязанности, но не предоставить ему права для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.
6) «Взаимоотношения» - определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств.
7) В текст должностной инструкции может быть включен раздел «Условия оплаты труда» , в котором указывается:
· какой должностной оклад устанавливается работнику в соответствии с контрактом или штатным расписанием;
· какие он может получать премии;
· какие он может получать надбавки;
· как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью);
· может ли работник совмещать профессии (должности) и др.
8) В методической литературе предлагается завершать должностную инструкцию разделом «Оценка работы» (Показатели оценки работы), в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации.
К числу общих показателей относятся:
· полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
· качество составления и оформления документов;
· отсутствие ошибок и служебных нарушений;
· отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
· квалифицированное применение требований инструкции и других нормативных документов;
· своевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения документов.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются:
· наименование организации,
· наименование коллегиального или совещательного органа,
· наименование вида документа,
· дата и номер документа,
· место составления,
· подпись,
· гриф утверждения.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Правила (в форме множ. ч.) как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.
По сфере применения правила можно разделить на
1) имеющие общее значение для всех отраслей, (правила по технике безопасности; основные правила работы архивов организации),
2) отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (правила приема в высшие учебные заведения; правила бытового обслуживания населения).
Каждого работника, принятого в организацию, касаются Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт, детально регламентирующий организацию повседневной деятельности учреждения, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается заместителем руководителя, утверждается руководителем организации.
Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы:
· общие положения,
· порядок приема, перевода и увольнения работников,
· основные обязанности работников,
· рабочее время и его использование,
· поощрения за успехи в работе,
· взыскания за нарушение административной и трудовой дисциплины.
С учетом специфики деятельности организации в Правила могут быть включены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.
Приветствую, уважаемые друзья! Заметка о производственных инструкциях.
В организациях, осуществляющих строительство, эксплуатацию, реконструкцию, техническое перевооружение, консервацию и ликвидацию опасного производственного объекта; объекта электроэнергетики; объекта, на котором эксплуатируются электрические, тепловые установки и сети, гидротехнические сооружения; изготовление, монтаж, наладку, обслуживание и ремонт технических устройств (машин и оборудования), применяемых на объектах, транспортирование опасных веществ, разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном в этих организациях, производственные инструкции.
Обязательная разработка производственных инструкций предусмотрена нормативными актами в области промышленной безопасности для обеспечения требований промышленной безопасности, а не в области охраны труда.
В соответствии с п. 26 Положения об организации обучения и проверки знаний рабочих организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденного приказом Ростехнадзора от 29.01.2007 г. № 37, в организациях, осуществляющих строительство, эксплуатацию, реконструкцию, техническое перевооружение, консервацию и ликвидацию опасного производственного объекта; объекта электроэнергетики; объекта, на котором эксплуатируются электрические, тепловые установки и сети, гидротехнические сооружения, изготовление, монтаж, наладку, обслуживание и ремонт технических устройств (машин и оборудования), применяемых на объектах, транспортирование опасных веществ, разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном в этих организациях, производственные инструкции.
Следовательно, требования к структуре производственной инструкции должны быть установлены локальными актами организации.
По общему правилу, если иное не установлено законодательством РФ, производственные инструкции пересматриваются в порядке, утвержденном организацией.
Производственные инструкции разрабатываются на основании квалификационных требований, указанных в квалификационных справочниках, и/или профессиональных стандартов по соответствующим профессиям рабочих, а также с учётом особенностей технологических процессов конкретного производства. Перед допуском к самостоятельной работе после инструктажа по безопасности рабочие проходят проверку знаний инструкций. (п. 26 РД от 29.01.2007 г. № 03-19-2007 «Положение об организации работы по подготовке и аттестации специалистов организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору»).
Кроме того, производственные инструкции должны разрабатываться на основании типовых отраслевых и межотраслевых инструкций. Например, должностная инструкция для специалиста, ответственного за содержание кранов-трубоукладчиков в исправном состоянии, разрабатывается на основании типовой инструкции РД 10-275-99, производственная инструкция машиниста крана-трубоукладчика — на основании РД 10-276-99 и т.д.
Производственные инструкции для персонала, обслуживающего ОПО, утверждаются лицами, уполномоченными на это в соответствии с учредительными документами и локальными нормативными актами организации, с учётом требований нормативных документов.
Так, к примеру, согласно требованиям п. 2 Приложения № 1 РД 10-40-931 производственные инструкции для персонала, обслуживающего ГПМ и подъёмники имеет право разрабатывать — технический директор (главный инженер), обученный и аттестованный по предприятию.
Производственные инструкции находятся на рабочих местах и выдаются под роспись рабочим, для которых обязательно знание этих инструкций.
На основании приказа Ростехнадзора от 29.01.2007 г. № 37 «О порядке подготовки и аттестации работников организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору» рабочие периодически проходят проверку знаний производственных инструкций и/или инструкций для конкретных профессий не реже одного раза в 12 месяцев.
Скачать и посмотреть пример производственной инструкции по режиму работы и безопасному обслуживанию сосудов, работающих под избыточным давлением (стерилизатор паровой ВК-75-01, ГК-100-3) от нашего коллеги Алексея Семихатсткого.
На этом всё. До новых заметок!
Каждый работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда на рабочих местах (ст. 212 ТК РФ). В связи с этим все организации должны иметь инструкции по охране труда, которые бывают разных видов.
Из этого материала вы узнаете:
- какие виды инструкций по охране труда бывают;
- для чего нужны типовые инструкции по охране труда по профессиям, по видам работ;
- кто разрабатывает и утверждает инструкции по охране труда по профессиям и видам работ в организации.
Виды инструкций по охране труда 2015
Все инструкции по охране труда подразделяются на две группы (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ):
- инструкции по охране труда по профессиям;
- инструкции по охране труда по видам работ.
Среди них встречаются постоянные и временные инструкции . Временные инструкции могут разрабатываться, когда необходимо ввести в действие новые или реконструированные производства. Срок действия временных инструкций определяется сроком приемки в эксплуатацию указанных производств (п. 5 методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом России 13 мая 2004 г.).
Инструкции по охране труда по профессиям обычно адресованы представителям определенных специальностей (токарь, слесарь, повар, бухгалтер, делопроизводитель и т. д.). Инструкции по охране труда по видам работ привязаны к выполнению определенных видов работ (пуско-наладочных, монтажных, погрузочно-разгрузочных), в том числе на различных станках, агрегатах и механизмах (например, инструкция по охране труда при работе с электроплитой и т. д.).
Трудовое законодательство не содержит перечня профессий, должностей и видов работ, которые требуют разработки инструкций по охране труда. Обычно они разрабатываются исходя из конкретной должности или вида выполняемой работы. При разработке инструкции по охране труда по профессиям и видам работ работодатель часто использует межотраслевые или отраслевые типовые инструкции по охране труда по видам работ. Если типовые инструкции по охране труда по видам работ отсутствуют, то за основу берется техническая документация организации-изготовителя оборудования, механизма или агрегата, с которым работает сотрудник (п. 3 методических рекомендаций по разработке инструкций по охране труда, утвержденных Минтрудом России 13 мая 2004 г.). Помимо этого в обязательном порядке учитываются условия производства, вредные и (или) опасные факторы, влияющие на работника.
Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ помимо общих требований охраны труда должны содержать требования охраны труда перед началом работ, во время работы, охраны труда в аварийных ситуациях и по окончании работ (Раздел IV Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).
Кто разрабатывает инструкции по охране труда по профессиям и видам работ?
Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ в организации обычно разрабатывают руководители структурных подразделений предприятия, служба охраны труда или специалист по охране труда. На должность чаще всего назначается лицо, которое имеет профильное образование в сфере безопасности производственной деятельности, либо прошло соответствующее обучение (переобучение).
Инструкции по охране труда по видам работ разрабатываются и утверждаются с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (при ее наличии). Инструкция утверждается сроком на пять лет (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом России 13 мая 2004 г.). Однако может быть изменена (пересмотрена) и раньше - если изменятся условия труда работников, будет внедрена новая технология производства, этого потребуют представители органов по труду и в других случаях (п. 7 методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом России 13 мая 2004 г.).
Порядок согласования инструкции по охране труда с профсоюзом
Шаг 1. Проект инструкции направляется в профсоюз с сопроводительным письмом.
Шаг 2. Профсоюзная организация направляет работодателю мотивированное мнение по проекту инструкции не позднее пяти дней со дня ее получения (ч. вторая ст. 372 ТК РФ).
Шаг 3 . Если профсоюз согласен, на титульном листе инструкции делается соответствующая отметка и руководитель своим приказом утверждает инструкцию.
Шаг 4. Если профсоюз не согласен, то работодатель имеет право согласиться с его мнением, а может не согласиться и назначить дополнительные консультации с первичной организацией по проекту инструкции (ч. третья ст. 372 ТК РФ).
Шаг 5. Если по итогам дополнительных консультаций согласие между работодателем и профсоюзом не достигнуто, составляется протокол разногласий, а работодатель утверждает приказом текст в своей редакции.
Шаг 6. Профсоюз имеет право инициировать коллективный трудовой спор, или обжаловать принятый акт работодателя в ГИТ или в суд (ч. четвертая ст. 372 ТК РФ).
Учет инструкций по охране труда
Чаще всего инструкции по охране труда хранятся у руководителей подразделений. Хранение должно быть обеспечено таким образом, чтобы любой сотрудник имел возможность в любое время ознакомиться с текстом инструкции (п. 10 методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом России 13 мая 2004 г.). Копии инструкций могут выдаваться работникам при прохождении ими первичного инструктажа при приеме на работу или впоследствии при обращении работника.
Все инструкции, которые разработаны на предприятии, должны быть зарегистрированы в журнале учета инструкций по охране труда (образец 1). Выданные на руки инструкции регистрируются в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников (образец 2).
Образец 1. Журнал учета инструкций по охране труда для работников
|
Наименование инструкции |
Дата утверждения |
Обозначение (номер) |
Плановый срок проверки |
Ф.И.О. и должность работника, производившего учет |
Подпись работника, производишего учет |
||
|
Специалист по охране труда Веденеев В.В. |
Веденеев |
||||||
Образец 2. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников
|
Дата выдачи |
Обозначение (номер) инструкции |
Наименование инструкции |
Количество выданных экземпляров |
Ф.И.О., профессия, должность получателя инструкции |
Подпись получателя инструкции |
|
|
Инструкция по охране труда для медицинской сестры |
Медицинская сестра Ковригина А.В. |
Ковригина |
||||