Організація роботи із документами. Діловодство на комп'ютері - Інформаційно-довідкова робота з документів - Література для студента

Однією з головних цілей реєстрації є створення банку даних про документи установи. На його основі служба діловодства зобов'язана за кілька хвилин відповісти на питання двох типів:

У кого, де, на якій стадії роботи перебуває будь-який документ;

В яких документах можна знайти інформацію щодо конкретного питання.

Для відповіді такі питання інформаційно-пошукова система має охоплювати весь масив документів установи.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів – найважливіше завдання служби діловодства. І насамперед для виконання саме цього завдання записуються у реєстраційні форми всі дані про документи.

Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна проводити як у традиційній формі за допомогою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі.

Довідкова картотека складається із реєстраційних карток. Для картотеки потрібна довга скринька або кілька ящиків, оскільки картки будуть, на відміну від термінової контрольної картотеки, накопичуватися протягом року.

Розділювачами у довідковій картотеці зазвичай бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або напрямки діяльності в установі. Усередині цих розділів зручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів тощо). Окремо ведеться картотека на звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги). Вона будується за абеткою прізвищ авторів звернень. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо-нормативні та розпорядчі документи, що формується за тематичним принципом. Часто ведуться окремо картотеки на виконані та невиконані документи.

Кількість картотек не обмежена. Їх можна побудувати за будь-яким, внесеним до реєстраційної картки показником. При змішаної форміорганізації діловодства картотеки можуть вестись у канцелярії та у відділах. В оперативній роботі знаходяться картотеки за поточний та минулий роки. Загальний термін зберігання карток – три роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки стоять до заміни документів на нові.

В цілому, до впровадження комп'ютерних технологійу сферу управління, інформаційно- довідкова роботаза документами організації була слабкою ділянкою роботи діловодних служб.

Можливості інформаційно-довідкового обслуговування значно розширено із запровадженням автоматизованої системи реєстрації.

Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки з будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.

Довідка може видаватися:

за конкретному документу: де знаходиться; стадія підготовки; результат виконання; місце зберігання.

За темою (змістом): конкретний документ; Група документів.

По регіону: країні; області; місту;

Для пошуку документа або групи документів можуть задаватися такі реквізити:

Вхідні, вихідні, внутрішні документи(Пошук може вестись як окремо за кожною категорією, так і за всіма трьома групами документів);

Вид документа (лист, наказ, договір тощо);

Приблизні хронологічні рамки пошуку (за датою надходження або для внутрішніх – підписання документа, від та до);

Регіон, яким ведеться пошук (країна, область);

Організація (кореспондент/адресат);

При пошуку відомостей за конкретним документом може безпосередньо задаватися номер документа.

Пошук документів може виконуватися за невиконаними документами, виконаними документами (що мають дату виконання та відмітку про приміщення у справу), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності – по архівній базі даних (документи попередніх років).

При видачі інформації за конкретним документом на екран виводиться і за необхідності друкується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

Результатом пошуку невиконаного документа є інформація, у якого виконавця документ знаходиться в даний момент. Якщо документ уже виконано, то на екран виводиться інформація, в якій справі. даний документ.

Істотно розширюють можливості пошуку повнотекстових баз даних за документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично прикріплюється файл із текстом самого документа (вхідний - отриманий за електронній пошті, факсу або введений шляхом сканування та подальшого розпізнавання паперового документа, вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо).

Такі повнотекстові системи дозволяють здійснювати пошук як по реквізитах, внесеним до картки на документ, а й у змісту документа, тобто. шукати документи, у тексті яких є ті чи інші слова чи словосполучення. Наприклад, якщо ми хочемо знайти документи, пов'язані із закупівлею паперу у фірми «Схід», здійснюється пошук за словами «папір» і «Схід».

Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації щодо документів і самих документів, що помітно вплинуло на якість прийнятих управлінських рішень та текст створюваних документів.

Контрольні питання

1. Яке значення має інформаційно-довідкова робота у створенні документаційного забезпечення управлінської діяльності?

2. Як інформаційно-довідкова робота пов'язана із реєстрацією документів?

3. У яких формах може бути організовано інформаційно-довідкову роботу в установі?

4. Назвіть типові типи запитів щодо документів.

5. Як будується інформаційно-довідкова картотека у традиційній формі, її роздільники?

6. У чому перевага ведення інформаційно-довідкової роботи в автоматизованому режимі?

7. За якими даними документ може наводитися довідка в автоматизованому режимі?

Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін. Діловодство (Організація та технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів
скачати (3143 kb.)
Доступні файли (1):

n1.doc

3143kb.

08.07.2012 01:05

завантажити

Кузнєцова Т.В. (Ред.), Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін. Діловодство. Організація та технології документаційного забезпечення управління (Документ)
Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін. Діловодство (Організація та технології документаційного забезпечення управління) (Документ)
Сіганова Т.В. Діловодство та документообіг (Документ)
Єхлаков Ю.П. Методи та технології документаційного забезпечення управлінських рішень (Документ)
Кузнєцова Т.В. Діловодство (документальне забезпечення управління) (Документ)
Саак А.Е., Пахомов Є.В., Тюшняков В.М. Інформаційні технології управління (Документ)
Саак А.Е., Пахомов Є.В., ін. Інформаційні технології управління (Документ)
Арляпова Є.В. Документаційне забезпечення управління у соціально-культурному сервісі та туризмі (Документ)
Зотов В.Б., Макашева З.М. Система муніципального управління (Документ)
Мішин В.М. Дослідження систем керування (Документ)
Плакати навчальні - Організація забезпечення електробезпеки (Документ)
Грекул. Проектування інформаційних систем (Документ)

n1.doc

11. Інформаційно-довідкова робота з документів

У кого, де, на якій стадії роботи перебуває будь-який документ;

В яких документах можна знайти інформацію щодо конкретного питання.

Для відповіді такі питання інформаційно-пошукова система має охоплювати весь масив документів установи.

Розділювачами у довідковій картотеці зазвичай бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або напрямки діяльності в установі. Усередині цих розділів зручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів чи питань діяльності (товарів, виробів тощо). Окремо ведеться картотека на звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги). Вона будується за абеткою прізвищ авторів звернень. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо-нормативні та розпорядчі документи, що формується за тематичним принципом. Часто ведуться окремо картотеки на виконані та невиконані документи.

Кількість картотек не обмежена. Їх можна побудувати за будь-яким, внесеним до реєстраційної картки показником. При змішаній формі організації діловодства картотеки можуть вестись у канцелярії та у відділах. В оперативній роботі знаходяться картотеки за поточний та минулий роки. Загальний термінзберігання карток – три роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки стоять до заміни документів на нові.

У цілому нині, до впровадження комп'ютерних технологій у сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документам організації була слабкою ділянкою роботи діловодних служб.

Довідка може видаватися:

За конкретним документом: де знаходиться; стадія підготовки; результат виконання; місце зберігання.

За темою (змістом): конкретний документ; Група документів.

По регіону: країні; області; місту;

Для пошуку документа або групи документів можуть задаватися такі реквізити:

Вхідні, вихідні, внутрішні документи (пошук може вестись як окремо за кожною категорією, так і за всіма трьома групами документів);

Вид документа (лист, наказ, договір тощо);

Регіон, яким ведеться пошук (країна, область);

Організація (кореспондент/адресат);

При пошуку відомостей за конкретним документом може безпосередньо задаватися номер документа.

Істотно розширюють можливості пошуку повнотекстових баз даних за документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично прикріплюється файл з текстом самого документа (вхідний - отриманий електронною поштою, факсом або введений шляхом сканування та подальшого розпізнавання паперового документа(вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо).

Контрольні питання

2. Як інформаційно-довідкова робота пов'язана із реєстрацією документів?

3. У яких формах може бути організовано інформаційно-довідкову роботу в установі?

4. Назвіть типові типи запитів щодо документів.

5. Як будується інформаційно-довідкова картотека у традиційній формі, її роздільники?

6. У чому перевага ведення інформаційно-довідкової роботи в автоматизованому режимі?

7. За якими даними документ може наводитися довідка в автоматизованому режимі?

12. Контроль над виконанням документів

12.1. Значення та види контролю

Контроль виконання завдання - одне з функцій управління. Мета контролю полягає у забезпеченні своєчасного та якісного виконання доручень та вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання та контроль за термінами виконання завдання.

Контроль сутнісно- це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання. Контроль сутнісно виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне та своєчасне вирішення питань, відображених у документах, несуть керівники структурних підрозділів та працівники, яким доручено виконання документа. Виконавець зазвичай вказується в резолюції керівника на документі або визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника зазначено кілька виконавців, відповідальним за виконання документа та відповідно організуючим його виконання є особа, зазначена у резолюції першою.

Контроль за термінами виконання документівведе служба документаційного забезпечення управління, а невеликій фірмі - секретар. В Державній системідокументаційного забезпечення управління зазначено, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів, інформування керівника. Організація контролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів».*

* Державнасистема документаційного забезпечення управління. Основні засади. Загальні вимогидо документів та служб документаційного забезпечення. – М., 1991, с.47-48.
Технологію ведення контролю за термінами виконання документів можна розбити на такі процедури:

Фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (в процесі реєстрації);

Перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;

Коригування даних про контрольовані документи при зміні термінів виконання, передачу документа від виконавця до виконавця, з підрозділу до підрозділу (заповнення розділу «Хід виконання»);

Нагадування виконавцям та керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів та доручень;

Інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;

Внесення даних щодо виконання документів;

Аналіз стану справ та рівня виконавської дисципліни з організації загалом, за структурними підрозділами, спеціалістами, видами документів та іншими аспектами.

З урахуванням того, що виконавська дисципліна в нашій країні поки що не на належному рівні, всі документи, що вимагають прийняття управлінського рішення або виконання будь-яких дій, складання відповідного або іншого документа, повинні бути поставлені на контроль. Для розпорядчих документів, наприклад, наказів, предметом контролю є рішення, що містяться в ньому. Відповідно на контроль ставиться кожен пункт, кожне завдання чи доручення, що міститься у розпорядчому документі.

Терміни виконання документів може бути визначено законодавством, наприклад, для виконання звернень громадян.

У документах, що надійшли від вищих організацій та містять якесь доручення, зазвичай термін зазначений. В розпорядчих документівта рішення колегіальних органів термін вказується за кожним пунктом. На документах, розглянутих керівником, термін виконання міститься у резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань в установі повинні бути встановлені та відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.

У додатку до «Державної системи документаційного забезпечення управління» подано перелік типових термінів виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.

Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому разі необхідно розділити доручення на етапи та контролювати виконання завдання поетапно.

У терміновому контролі можна назвати поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль.

Основними видами контролю є поточний та запобіжний контроль.

Під поточнимконтролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документи, термін виконання яких спливає сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа та нагадування виконавцю про закінчення терміну виконання та необхідність завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють та складають список документів, термін виконання яких спливає сьогодні.

Поточний контроль допомагає скласти план на день. Він одразу показує, які справи мають бути завершені сьогодні (вирішення питання на засіданні, підписання документа, надсилання факсу тощо). Тому контроль за термінами виконання документів - це функція, що обов'язково передбачається в посадової інструкціїсекретаря керівника. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких спливає, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а у разі зриву строків – повідомляє про це керівнику.

В ході попереджувальногоконтролю складаються зведення та попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких спливає через 2-3 дні. Співробітник має ще час на вирішення питання.

Дуже важливою є форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю допоможе співробітникам у створенні їх роботи, а чи не виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а чи не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.

Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен вчасно, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми тощо, наголошує на необхідності даного працівника та його роботи. Крім того, термінова картотека допомагає при плануванні робочого дня керівника, тому що в ній відображені всі заходи та завдання на дане число.

Якщо при отриманні документа, або в ході виконання документа виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це повідомляє керівник підрозділу (тому керівник, резолюція якого є на документі або який дав завдання виконавцю), який має право на перенесення терміну виконання документа. Якщо керівник продовжує термін виконання, секретар відповідно до його вказівки вносить до реєстраційної картки новий термінвиконання.

Питання про перенесення термінів виконання документа має бути поставлене не пізніше одного дня до закінчення контрольної дати. Перенесення терміну виконання заднім числомне допускається і, як правило, неможливий в автоматизованих системах.

Для документів з тривалим (кілька місяців) терміном виконання, наприклад договорів, можуть контролюватись проміжні етапи виконання із занесенням відомостей про хід виконання у полі «Хід виконання» реєстраційної картки документа.

Часто вирішення питання потребує послідовної роботи над документом кількох виконавців або узгодження документа з кількома підрозділами. Наприклад, проект договору має бути узгоджений з юридичною службою, з бухгалтерією тощо. У цих випадках має контролюватись термін знаходження документа у кожного виконавця. Під час передачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Зазвичай реєстрація проводиться секретарем підрозділу, який передає документ. Рух документа та дати його передачі відображаються у розділі реєстраційної картки «Рух документа».

З появою документів зі строком виконання їх список того ж дня роздруковується і доповідається керівнику.

Якщо право на. проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу працівників, то внесення змін до реєстраційної картки, як правило, здійснюється лише одним відповідальним працівником, секретарем-референтом або начальником канцелярії.

Зняття документа з контролюздійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки документа у відповідь, отримання відповіді на вихідний документта іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа має бути записаний у реєстраційній картці. Наприклад: направлено запрошення, підписано договір, надіслано листа зі специфікацією продукту тощо.

До реєстраційної картки також вносяться відомості про дату виконання документа та вказується номер справи за номенклатурою, у яку підшитий виконаний документ.

До підсумковомуконтролю відносять аналітичну роботущодо узагальнення виконавчої дисципліни та результатів роботи співробітників підрозділу чи організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), які відповідають за контроль виконання, або секретарем фірми із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він є аналітичним узагальненням документообігу, виконавчої дисципліни в організації (фірмі) та її структурних підрозділах, Уявлення про роботу організації загалом. Результати подальшого контролю знаходять свій відбиток у підсумкових кількісних і спискових зведеннях стану виконання завдань, т. е. контрольованих документів. Підсумковий контроль у обов'язковому поєднанні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих та комерційних завдань і водночас стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.

Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності за документами організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той чи інший співробітник (підрозділ) і як справи з конкретному напрямку діяльності (вирішенню того чи іншого питання).

Форма звіту з контролю

Така таблиця є основою підсумкового контролю.

Запитання 8. Організація довідково-інформаційної роботи

Умовою успішної діяльності служби ДНЗ у галузі інформаційно-довідкової роботи є створення довідкової картотеки ( довідкового апарату), у якій реєстраційні картки розташовані за певною системою (див. відповідь на питання 54, с. 159).

Завдання довідкового апарату у діловодстві полягає у відповіді будь-якої миті на два питання: перше - в якому підрозділі, у кого з виконавців і в якій стадії виконання знаходиться шуканий документ, другий - у якому документі (в яких документах) знаходиться конкретна інформація з потрібного питання .

Інформаційно-довідкова робота може бути побудована традиційно з використанням довідкових карток, так і в автоматизованому режимі. Розглянемо коротко обидва підходи.

Довідкові картотеки при централізації реєстраційно-довідкових операцій розміщуються у канцелярії та контрольній групі. При децентралізованому здійсненні операцій картотеки перебувають у структурних підрозділах організації.

Картки групують у картотеці за ознаками, що повністю залежать від змісту, запитів, які мають задовольнятися за її допомогою.

Довідкова картотека поділяється на дві частини: у першу входять картки на невиконані документи, у другу – на виконані.

У міру виконання картки із розділів першої частини картотеки переміщуються у відповідну рубрику< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Довідкові карткипередають до архіву разом із закінченими діловодством справами та документами.

Можливості інформаційно-довідкового обслуговування із запровадженням автоматизованої системи реєстрації документів значно розширилися. Автоматизована система дозволяє знаходити довідки з будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.

Пошук відомостей по конкретному документу може виконуватися за невиконаними виконаними документами, по всій оперативній базі даних поточного року, а за необхідності документами попередніх років (архівна база даних).

При необхідності отримання інформації за конкретним документом на екран виводиться, а потім роздруковується відповідна реєстраційна форма. Результати пошуку інформації по групі документів виводяться на екран у табличній формі, а також при необхідності можуть бути роздруковані.

Відомості по невиконаному документу або виконаному відповідно показують, у якого виконавця знаходиться документ або в яку справу цей документ підшитий.

В даний час набувають все більшого поширення повнотекстові системи пошуку необхідної інформації. З цією метою до реєстраційної картки на документ прикріплюється файл із текстом самого документа. Такі системи дозволяють здійснити пошук не тільки за реквізитами реєстраційної картки, але і за змістом самого документа - шукати цей документ ключовим словамабо словосполученням.

Використання комп'ютерних технологій прискорює документообіг, підвищує виконавську дисципліну співробітників, удосконалює управління організації загалом.

Сторінка 15 з 16

Іінформаційно-довідкова робота з документів.

Основою інформаційно-довідкової роботи з документівє база даних, сформована у процесі введення вхідних, вихідних та внутрішніх документів у ПК.

Сучасні СУБД (системи управління базами даних) дозволяють складати запити та відповідно отримувати відповіді щодо будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.

Аналогічно здійснюється пошук самих документів. Пошук може бути за будь-якою ознакою (полем), заповненим у реєстраційній картці. Як правило, це вхідний номер документа, дата надходження документа, вид документа, кореспондент, територія, виконавець документа, вихідний номер документа, дата надсилання документа тощо. Відповідні значення полів або вводяться з клавіатури, або для значень, що класифікуються, вибираються з відповідного списку (вид документа, виконавець і т.п.). Довідка може видаватися:

1. За конкретним документом: де (у кого) перебуває; стадія виконання (підготовки); результат виконання; місце зберігання (для виконаних документів).

2. За темою (змістом): конкретний документ; Група документів.

4. По регіону: країні; області; місту.

При пошуку конкретних документів або групи документів можуть бути зазначені такі реквізити:

1) вхідні, вихідні, внутрішні документи (пошук може вестись як окремо за кожною категорією, так і за всіма трьома групами документів);

2) вид документа (лист, наказ, договір тощо);

3) приблизні хронологічні рамки пошуку (за датою надходження або для внутрішніх – підписання документа, або від одного числа до іншого);

4) регіон, яким ведеться пошук (країна, область);

5) організація (кореспондент/адресат);

При пошуку відомостей за конкретним документом може безпосередньо задаватися номер документа.

Умови пошуку формуються як поєднання заповнених полів картки, аналогічно до реєстраційної, тобто. під час заповнення кількох полів будуть знайдені документи, що відповідають усім зазначеним параметрам.

Пошук документів може виконуватися за невиконаними, виконаними документами (що мають дату виконання та відмітку про приміщення у справу), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності – по архівній базі даних (документи попередніх років).

У разі пошуку конкретного невиконаного документа результатом пошуку є інформація, якого виконавця документ знаходиться в даний момент. Якщо документ уже виконано, то на екран виводиться інформація, в якій справі цей документ.

Істотно розширюють можливості пошуку повнотекстових баз даних за документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично прикріплюється файл з текстом самого документа (вхідний, отриманий електронною поштою, факсом; або введений шляхом сканування та подальшого розпізнавання паперового документа, вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо). п.).

Такі повнотекстові системи дозволяють здійснювати пошук як по реквізитах, внесеним до картки на документ, а й у змісту документа, тобто. шукати документи, у тексті яких є ті чи інші слова чи словосполучення. Наприклад, якщо ми хочемо знайти документи, пов'язані із закупівлею принтера у фірми «Оріон», то здійснюється пошук за словами «Принтер» та «Оріон».

Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання та довідково-інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати заповнення однієї традиційної реєстраційної картки становлять 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - лише 0,054 год. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформаціїскладають 0,17 або 0,054 год, складання довідок про невиконані у строк документи за традиційної технології займає щомісячна (10 документів), річна (понад 100 документів) від 0,26 год до 8 год. У той же час аналогічна довідка автоматизованої системиготується за 0,05 год, а при відповідних налаштуваннях може взагалі створюватися та роздруковуватися автоматично із заданою періодичністю.

Цікаві норми часу на контроль виконання документів, що включають проставлення позначки «К» на документі, що підлягає контролю, нагадування про термін виконання виконавцю, внесення відомостей до картки про хід виконання, інформування керівників про стан виконання, зняття документа з контролю, підготовка зведення документів, не виконаних у строк, складання зведення про виконання документів, що підлягають контролю; узагальнення результатів виконання документів у структурних підрозділах, аналіз стану виконання документів у організації. Наприклад, підготовка довідки для інформування керівництва (довідка за 20 документами) у традиційному діловодстві займає 1,8 год, а в автоматизованому - 1 год.

Програми реєстрації та контролю за виконанням документів є важливою складовоюсучасні системи автоматизації офісної діяльності.

Однією з головних цілей реєстрації є створення бази даних про документи організації. Служба документаційного забезпечення управління (або секретар у невеликій організації) на основі цієї бази даних зобов'язані відповісти на питання двох типів:

· У кого, де, в якій стадії роботи перебуває будь-який документ;

· У яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів – найголовніше завдання служби ДНЗ. І, перш за все, для виконання саме цього завдання записуються у реєстраційні форми всі дані про документи. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації може вестись як у традиційній формі (в основному за допомогою картотеки), так і в автоматизованому режимі.

Довідкова картотека будується із реєстраційних карток. Розділювачами у довідковій картотеці є назви структурних підрозділів чи напрями діяльності організації. Усередині цих розділів найзручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів тощо). У момент реєстрації документа складається дві картки: одна міститься у термінову контрольну картотеку, інша довідкову. Після виконання документа картка з термінової картотеки як повніша і має всі відмітки вирішення питання, порушеного у документі, переставляється у довідкову картотеку, а аналогічна картка з довідкової картотеки знищується чи використовується під час створення додаткової картки для пошуку документів за іншою пошуковою ознакою.

Говорячи про інформаційно-довідкову роботу з документів організації, необхідно зазначити, що однією з основних переваг використання автоматизованих систем документаційного забезпечення управління, порівняно з традиційними технологіями, є скорочення часу, що витрачається на пошук документів та складання зведень та звітів, а також підвищення ефективності пошуку та якості зведень та звітів.

Використовуючи автоматизовану систему документаційного забезпечення управління, можна швидко проводити пошук документа або документів як за значенням та поєднанням будь-яких реквізитів реєстраційно-контрольної картки, так і за текстами самих документів (файлів).

Використання автоматизованої системи документаційного забезпечення управління перекладає інформаційно-довідкову роботу нового рівня. Доступ до системи з робочих місць усіх працівників, що працюють з документами, а не лише служби документаційного забезпечення управління, а також можливість оперативного пошуку будь-яких документів як поточного діловодства, так і за минулі роки, дозволяє значно підвищити якість складання документів, виключити повторне складання аналогічних документів або підготовку документів, що суперечать один одному, різними співробітниками або підрозділами і, зрештою, призводить до істотного підвищення ефективності роботи управлінського апарату в цілому.