Проблема класифікації архівної документної інформації – це стрижнева проблема сучасної організації архівного інформаційного простору. Тому нині ведеться робота зі створення галузевого класифікатора архівної документної інформації.
p align="justify"> Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідною документною інформацією. Документна інформація – це відомості, різні дані, які у документі.
У практиці інформаційної роботи архівні документи, що є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації.
Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів та кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинною документною інформацією.
Архівні довідники, що містять вторинну документну інформацію, і самі документи, що несуть первинну документну інформацію, разом становлять архівне інформаційне середовище.
Усі архівні довідники, що описують документну інформацію, поділяються на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові довідники є у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи та архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.
Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично (дієвиробничі картотеки, що надійшли на постійне зберігання, картотеки та переліки документів, виявлених для публікації). До додаткових довідників належать покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.
Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є:
- 1) взаємозв'язок та взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документну інформацію на різних рівнях;
- 2) неповторність та недубльованість інформації різних видів довідників;
- 3) наступність НСА відомчих, державних та муніципальних архівів.
Плеві два принципи необхідно дотримуватися для того, щоб зробити пошук більш ефективним та уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації.
Якщо опис і каталогізація фонду проведені відповідно до принципу взаємозв'язку та взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду і виписавши з неї номери одиниць зберігання на його тему, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку. У каталозі він знаходить як назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш докладну інформацію із зазначенням листи одиниці зберігання, у яких цю інформацію можна знайти.
Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних та муніципальних архівах застосовуються єдині вимогита єдині методи. Так, описи справ складаються ще у діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені описи (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву та зберігаються у державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий самий контроль має здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, всі допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні бути у суворій відповідності до основних правил роботи відомчих та державних архівів.
Структура системи НСА. Система НСА структурного підрозділу на вертикальний та горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи ґрунтується на функціональній відмінності довідників. За функціями довідники системи НСА поділяються:
- 1. на довідники з обліку;
- 2. довідники з розкриття змісту документів (інформаційно-пошукові системи).
Вертикальний рівень системи ґрунтується на ієрархії класів довідників до наступних комплексів архівних документів:
- 1. АФ РФ загалом;
- 2. мережі архівів;
- 3. архіву;
- 4. фонду;
- 5. справі чи окремому документу.
Відповідно до такого поділу можна назвати найпоширеніші довідники та довідкові комплекси до архівних документів.
Центральний фондовий каталог Росархіву та раніше розробляється на його основі автоматизована системаНТІ.
2. Група архівів окремого регіону:
фондовий каталог суб'єкта РФ чи муніципального освіти.
путівник чи короткий довідник;
книга надходжень;
перелік фондів;
листи фондів;
каталоги;
тематичні огляди;
покажчики;
паспорт архіву;
аркуш фонду;
огляд фонду;
каталоги;
покажчики;
5. Окрема справа або окремий документ:
тематичні путівники;
каталоги;
покажчики;
огляди фондові та вказівні;
внутрішній опис справи;
анотація;
завірювальний напис.
У практичній роботі всі довідники внаслідок їхньої класифікації за рівнями документів отримали назви:
міжархівні (на рівні АФ РФ та його частини); внутрішньоархівні та міжфондові (на рівні фондів або їх частин);
внутирфондові (на рівні фонду або його частини).
Детальний перелік довідкового апарату кожного федерального архіву Росії за зазначеними групами (внутрішньоархівної, міжфондової, внутрішньофондової довідники) дається в довіднику «Федеральні архіви Росії та їх науково-довідковий апарат», опубліковано в 1994 році.
Перспективи розвитку НССА. Розробка перспектив подальшого оптимального розвитку системи НСА, спираючись на вирішення таких основних проблем.
- 1. Оптимізація системи НСА АФ РФ загалом як підсистеми загальнодержавної системи науково-технічної інформації (НТІ).
- 2. Оптимізація окремих підсистем та елементів системи НСА АФ РФ на різних рівнях організації документів: архів - фонд - справа - документ - це рівні «входу» до системи НСА; а також оптимізація системи НСА кожного архіву.
- 3. Всебічне забезпечення наступності НСА державних архівів та архівів установ.
- 4. Подальше вдосконалення методики створення окремих типів довідників з урахуванням їхньої взаємодії та взаємодоповнюваності в системі НСА архіву.
Система НСА має будуватися на основі єдності методів обліку та опису документів на єдиному нормативно-методичному забезпеченні, що визначає такі вимоги, що пред'являються до них:
- 1) задовольнять усі потреби суспільства у ретроспективній інформації у міру виникнення та надходження запитів в архіві;
- 3) бути універсальною, тобто. охоплювати всю сукупність документів АФ РФ (текстових, КФФД, технічних та ін.) незалежно від способу закріплення інформації;
- 4) мати єдину методику складання всіх типів та видів довідників;
- 5) відрізнятися взаємозв'язком, взаємодоповнюваністю довідників;
- 6) розвиватися з урахуванням подальших перспектив застосування нових досягнень науки і техніки, тобто. автоматизованого введення та пошуку інформації.
Виходячи з цих вимог, основу системи НСА має становити подвійну єдність: єдність організації документів, яка досягається єдністю науково-методичних основ класифікації документів ( єдина системаНСА закріплює організацію документів та їх облік за одиницями зберігання, фондом, комплексом фонду, архівом);
Єдність опису документів, що досягається єдністю методики складання довідника.
Нині створення та вдосконалення НСА у кожному архіві відбувається диференційовано. Це означає, що архівісти по-різному підходять до створення та вдосконалення довідників фондів різної інформативності.
Залежно від інформативності архівні фонди поділяють на 3 категорії. Під категорією архівного фондупри цьому розуміють різну міру інформативності матеріалів цього фонду. Так, до значних, багато аспектних за змістом та великим фондам, яких часто звертаються слідчі, створюються складні, високоякісні види архівних довідників, які відрізняються глибинної і деталізацією відомостей про зміст документа. Такі довідники створюються фондом І категорії.
Більш спрощеною НСА створюється до фондів ІІ та ІІІ категорії.
Опис справ
Опис виконує три найважливіші функції: інформаційну (розкриває склад та зміст документів), облікову (забезпечує облік справ), класифікаційну (закріплює систематизацію справ усередині фонду).
Інформаційна функція опису реалізується у процесі опису кожної справи на картках, при складанні такого важливого елемента, як заголовок справи, що розкриває видовий склад документів та утримання одиниці зберігання. Архівний опис, закінчений і правильно оформлений, дає уявлення про склад та зміст документів фонду в цілому.
Облікова функція опису полягає у зазначенні кількості одиниць зберігання фонді. Цим забезпечується безпека документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє швидкого пошукунеобхідної дослідникам інформації.
Класифікаційна функція закріплює та відображає найбільш раціональне розташування справ у фонді. Під класифікацією документів і справ у межах архівного фонду розуміється їх наукове угруповання відповідно до структури фондоутворювача, що історично склалася, або основними напрямками та питаннями його діяльності.
Розрізняють три види описів: внутрішній опис, опис структурного підрозділу (здавальна), зведений опис на відносини фонду.
Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи тощо), а також для обліку справ постійного та тимчасового ( понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документа.
Описи структурних підрозділів (здатні) та зведені описи будуються за єдиною методикою. Вони складаються окремо на такі групи справ:
постійного зберігання;
тимчасового зберігання (наприклад, 5 років і вище, 10 років і вище, понад 10 років (на розсуд організації);
з особового складу.
Як приклад, розглянемо методику складання опису справ постійного зберігання.
Опис і двох частин: власне опису, тобто. переліку справ (описових статей), та довідкового апарату до опису. Зазвичай, описи складаються ще організаціях. Але й у державних та муніципальних архівах складаються описи під час удосконалення системи науково-довідкового апарату, під час переробки незадовільно описаних документів.
Робота зі складання опису складається з:
описи справ;
організації документів та справ у межах архівного фонду (розробки класифікаційної схеми справ фонду та класифікації справ фонду);
складання власне опису документів;
складання довідкового апарату та оформлення опису.
Власне опис документів (основна інформаційна частина) складається з описових статей, які є сукупністю відомостей про кожну одиницю зберігання та складається з наступних елементів:
порядковий номер;
діловодний індекс (номер справи за номенклатурою чи старий інвентарний номер);
заголовок справи та у ряді випадків інструкція документа;
останні дати документів у справі (число, місяць, рік);
кількість аркушів у справі;
Примітки.
Кожному з елементів статті, який виконує певну функцію, відповідає своя графа у аркуші опису.
Графа 1 - " Порядковий номер- відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування справ у фонді. Привласнений у порядку валової нумерації номер останньої статті вказує на кількість одиниць зберігання, включених до опису. ").
Графа 2 - "Діловодний номер" - це "рідний" для справи номер, наданий у діловодстві (це індекс справи за номенклатурою справ). Він може послужити додатковим "маячком" у пошуку.
Графа 3 - "Заголовок справи" відображає інформаційну функцію опису, розкриваючи склад та зміст документів кожної справи.
У заголовку не повинно бути жодних довільних скорочень, лише загальноприйнятих або передбачених у списку скорочень. Найменування установ, організацій та підприємств (авторів, кореспондентів) дається за першої їх згадці повністю, а дужках - загальноприйняте скорочення. Наприклад, "Проекти федеральних законів, підготовлені ВАТ "Російські залізниці" (ВАТ "РЖД")". При наступних згадках установи в заголовку наводиться тільки його загальноприйняте скорочення (абревіатура): ВАТ "РЖД". .
Графа 4 - "Крайні дати" - розкриває дати початку та закінчення справи. Найменування місяця, зазвичай, пишеться прописом. При позначенні дати спочатку вказується число, потім місяць та рік.
Графа 5 - "Кількість листів" - дає уявлення про обсяг одиниці зберігання.
Наприкінці опису справ, документів виробляється підсумкова запис, у якій вказується кількість одиниць зберігання (числом та прописом); перший та останній номери одиниць зберігання за описом, обумовлюються наявні прописи номерів, літерні номери, що вибули одиниці зберігання та підстави їх вибуття.
Наприклад:
"В опис внесено 24 (двадцять чотири) справи з N 1 до N 24".
Завірювальний напис - складається на окремому аркуші-завірителі, де вказується (числом та прописом) скільки аркушів опису підшито та пронумеровано у справі, а також відображаються літерні та пропущені номери, аркуші внутрішнього опису, особливості фізичного стану аркушів опису.
Наприклад:
"У справі підшито та пронумеровано 57 (п'ятдесят сім) листів (цифрами та прописом) з N 1 по N 57
у тому числі: літерні номери листів 7а 7б
пропущені номери листів
Листів внутрішнього опису
Методика складання довідкового апарату до опису
Після складання основної частини довідника - власне опису - складається довідковий апарат до неї, який виконує дві функції: прискорює пошук відомостей щодо власне опису та надає додаткову інформацію про фонд.
Склад довідкового апарату до опису великий. Він включає:
титульний лист;
передмова;
Список скорочень;
вказівник.
Це основні елементи довідкового апарату, але опис може містити додаткові елементи - перекладні таблиці, бібліографію, термінологічний словник.
Титульний лист – містить відомості, що розкривають повну назву державного архіву, де зберігаються документи фонду; повна назва фонду з перерахуванням усіх перейменувань, якщо вони були, та скорочене найменування (у круглих дужках); номер фонду; номер опису; назва опису (найменування структурної частини чи роки, які справи включені в опис).
Передмова включає історію організації-фондоутворювача, історію фонду, анотацію складу та змісту документів в опису та складу довідкового апарату до опису.
Список скорочень є алфавітний перелік які у описи скорочено написаних слів. Список супроводжується повним найменуванням скорочених слів. Скорочення вводяться з метою економії місця для слів, що часто зустрічаються, в тексті опису, а також для розкриття абревіатур у складі довідкового апарату і досягнення однаковості в передачі змісту документів.
Загальноприйняті скорочення, що не вимагають спеціальних роз'яснень (тобто, т.д., ін.), що позначають назву заходів маси, часу, простору, що відносяться до цифр або будь-яких найменувань і не викликають двоякого тлумачення (кг, мін ., см, м), а також скорочення слів, що увійшли до розмовної та письмової мови, подібно до таких, як, профком, до списку скорочень не включаються. Якщо при складанні опису були використані такі скорочення, як "р. - народився", "пом. - помер", "п. - протокол", "м. - матеріали" тощо, то необхідно переукласти опис, а не включати ці слова до списку скорочень.
Передмова підписується його укладачем.
Покажчики до опису є перелік предметних понять, які у описи, з необхідними поясненнями і посиланнями. Завдання покажчиків - прискорити та полегшити працю користувача по роботі з описом. Покажчики можуть бути: предметними (загальними та спеціальними), іменними, географічними (як різновиди предметних), хронологічними та ін. Можливі комбіновані покажчики при незначній кількості особистих імен, географічних назвта предметів.
Система каталогів в архіві
Система зберігання архівних документів лише на рівні фонду закріплюється описом, але пошуку документної інформації це недостатньо. При використанні архівних документів запити найчастіше формуються з предметів, питань, тем, подій. Для вирішення цього завдання в архівах створюються каталоги як міжфондові архівні довідники, в яких інформація про зміст документів архіву згрупована за предметами (темами, галузями), розташованими відповідно до прийнятої для даного каталогу схеми класифікації документної інформації, що дає досліднику широкі можливості для пошуку інформації. .
Система каталогів у вітчизняних архівах почала складатися на початку 60-х років. ХХ ст. За минулий період державні архіви накопичили значний досвід створення та ведення різних видів каталогів. Однак "масова" каталогізація, що проводилася в 70-80-ті роки. ХХ ст. у вітчизняних архівах призвела до того, що у традиційному вигляді каталоги містили мільйони карток, але ефективність їх використання була низька. Це пояснюється низкою факторів: по-перше, традиційною формою пошуку в каталозі інформації; по-друге, їх " непублічним " характером, тобто. обслуговували запити дослідників лише працівники архіву. Все це призвело до 90-х років. ХХ ст. до зупинення каталогізації документної інформації.
На відміну від опису каталог:
по-перше, охоплює переважна більшість фондів архіву, тому що його структура не залежить від системи зберігання документів, а відображає класифікацію документної інформації за темами, галузями тощо, опис же складається на документи одного архівного фонду або його частини;
по-друге, набагато докладніше опису, оскільки може містити інформацію як однієї справи, а й частини документа, одного документа, групи документів, групи справ;
по-третє, на відміну опису перестав бути обліковим довідником, тобто. він не служить для підрахунку кількості справ та документів; єдина його функція – інформаційний пошук;
по-четверте, якщо кожен опис будується на основі власної схеми систематизації матеріалів даного фонду, то каталожні картки всіх фондів архіву впорядковуються відповідно до єдиної схеми, основи побудови якої є загальними для всіх архівів.
В архівах організацій замість каталогів використовують картотеки.
У діловодстві важливо вміти швидко знайти ту чи іншу документну інформацію. З цією метою ведуться реєстраційні та обліково-реєстраційні картотеки документів, картотеки листів та заяв громадян та ін. При цьому необхідно пам'ятати, що ці картотеки мають не лише сьогохвилинне значення: надалі разом із документами вони мають надійти до архіву організації.
Процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів називається каталогізацією архівних документів:
Каталогизація включає наступні види робіт:
визначення виду каталогу;
розробка схеми класифікації документної інформації у каталозі;
виявлення та відбір документної інформації для каталогізації;
опис документної інформації на каталожних картках;
індексування каталожних карток;
систематизація карток та ведення каталогу
Визначення виду каталогу, створення якого передбачається, залежить від складу та змісту документів, і навіть від інших видів каталогів.
При визначенні складу каталогів конкретного державного чи муніципального архіву враховуються: ранг та профіль архіву; структура, склад та утримання фондів архіву; ступінь розробленості фондів; інтенсивність та завдання використання документів; наявність та якісний рівень інших типів архівних довідників; матеріально-технічні можливості архіву
Залежно від обраної структури каталоги бувають двох типів: логічної структури та алфавітної структури.
Якщо інформація розташовується від загального приватного, тобто. зверху донизу (метод дедукції), отримують логічну структуру побудови каталогів.
Якщо інформація знаходиться від приватного до загального, тобто. знизу вгору (метод індукції), одержують алфавітну (формальну) структуру.
У свою чергу каталоги логічної структури за видами поділяються на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталог з історії установ та каталог з історії адміністративно-територіального поділу) та хронологічні, а каталоги алфавітної структури – на предметні та їх різновиди, іменний та географічний. Каталоги є міжфондовими архівними довідниками.
Для державних та муніципальних архівів основу системи каталогів становлять систематичний каталог
Розробка схеми класифікації документної інформації у каталогах. Наукова розробкапроблеми класифікації архівної документної інформації, що знаходиться в тісному зв'язку з розвитком загальної теорії класифікації, відноситься до початку XIXв., на час складання предметної галузі архівознавства, системи архівів, виділення архівної справи в самостійну область державного управління, коли почали розроблятися класифікаційні схеми у споріднених з архівознавством областях – документознавстві та джерелознавстві.
В результаті теоретичних досліджень було визначено основні види класифікації документної інформації, відображеної у довідково-інформаційних засобах: структурна, предметно-тематична, типологічна, в основі яких лежать структурний елемент(структура), предмет (тема) або характерна (притаманна даному об'єкту або його частини) типова ознака. Перші два види класифікації визначають специфіку НСА архівів як традиційного, так і чинного в автоматизованому режимі.
Теоретичні досягнення вітчизняного архівознавства у галузі класифікації 70-80-х рр. були реалізовані при розробці Схем єдиної класифікації документної інформації (СЕК) 1978, 1983 рр., а також Рубрикаторів та Тезаурусів АСНТІ за документами ДАФ СРСР, пізніше – Єдиного класифікатора документної інформації Архівного фонду Російської Федерації(ЕКДІ) 2007 р.
При розробці ЕКДІ АФ РФ було враховано системні зміни, що відбулися практично у всіх сферах життя Російської Федерації: нове політичне та державний устрій, зміна форм власності та багато іншого, що знайшло відображення в документах, інформація про які має увійти до каталогів. Важливо відзначити, що ЕКДІ АФ РФ на новому методичному рівні розвиває підходи до каталогізації, закладені в СЕК (М., 1978; М., 1983).
Опис документної інформації на каталожних картках. Цей процес є не що інше, як фіксування вторинної документної інформації на каталожній картці:
Каталожна картка має суворо встановлену форму з обов'язковим набором елементів, об'єднаних в окремі групи:
класифікаційні (індекс, рубрика, підрубрика, дата та місце події);
інформаційні (зміст документів);
пошукові (назва архіву, назва фонду, N фонду, N опису, N справи, листи);
зовнішні (мова документа та спосіб відтворення);
контрольні (посада та підпис укладача, дата складання картки).
Важливим елементом ведення будь-якого каталогу є індексування відібраної йому документної інформації. Індексування - це процес вибору або складання індексів за схемою та проставлення на каталожній картці:
Індекс – це умовне позначення, елемент мови, цифр, літер та умовних знаків у системі класифікації. Одне умовне позначення або їхня сукупність присвоюються відповідним класифікаційним поділам схеми класифікації документної інформації та проставляються на каталожних картках.
Систематизація карток та ведення каталогу. Заіндексовані картки необхідно систематизувати для включення до каталогу.
Пам'ятайте! Систематизація карток проводиться відповідно до індексів у порядку розташування цифр.
- 28.00.00.00. Культурно-освітня робота.
- 28.01.00.00. Загальні питання.
- 28.01.01.00. Законодавство з питань культурно-просвітньої роботи.
- 28.02.00.00. Діяльність культурно-освітніх установ.
- 28.10.02.02. Використання пам'яток історії та культури в культурно-освітніх та наукових цілях.
У групі карток з однаковими індексами подальша систематизація проводиться за рубриками та підрубриками, зазначеними на картках. Розташування самих карток вже на рівні підрубрик проводиться за логічним принципом- від найвищого до нижчого, від загального до приватного. Наприклад: групи карток, утворені за географічною ознакою, розташовуються за вказаним принципом, а рівнозначні - за абеткою географічних найменувань. Групи карток, утворені за хронологічною ознакою, розташовуються за датою подій та далі за датами документів.
Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних, архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академіїнаук (далі - Правила 2007 р.) продовжуючи практику, що склалася у вітчизняній теорії та методиці архівознавства, традиційно відносять каталог(и) до категорії обов'язкових для ведення в архіві (с. 95). При цьому Правила фіксують таке положення: "Склад системи каталогів архіву визначається складом та змістом архівних документів, інтенсивністю їх використання, ступенем розробленості архівних фондів, наявністю та якістю інших типів архівних довідників. Основними у системі каталогів архіву є систематичний та іменний"
Таким чином, слід зробити висновок про те, що процес ведення каталогів в архівах повинен продовжуватися, і базою для цієї роботи має бути новий Єдиний класифікатор документної інформації Архівного фонду Російської Федерації.
Путівники
Путівники як і каталоги відносяться до обов'язкових довідників у системі довідково-пошукових коштів у державних, муніципальних та відомчих архівах:
Путівник - це традиційна форма довідника, призначена для публікації з метою надання можливості дослідникам заздалегідь знайомитись із складом документів конкретного архіву.
Поняття "путівник" є родовим. Видами путівника є:
путівник фондами архіву (архівів);
короткий довідник з фондів архіву (архівів);
тематичний путівник фондами архіву (архівів).
Путівники поділяються також на архівні (внутрішньоархівні) та міжархівні.
Вид путівника визначається його цільовим призначенням.
Путівник фондами архіву - вид архівного довідника, що містить короткі характеристикиабо Короткі відомостіпро архівні фонди (колекції, комплекси документів) у систематизованому порядку та призначеного для загального ознайомлення зі складом та змістом фондів архіву.
Короткий довідник з фондів архіву - це вид путівника, що містить систематизований перелік фондів. Короткі довідники поділяються на анотовані та неанотовані. В анотованому короткому довіднику містяться відомості про назву архівних фондів архіву з усіма перейменуваннями фондоутворювачів, довідкових даних про фонди та короткою анотацією документів, що містяться в ньому.
Неанотований короткий довідник за фондами архіву містить відомості про назви архівних фондів та їх довідкових даних.
Тематичний путівник по фондам архіву(ів) - вид путівника по фондам архіву(ів), що характеризує ту частину документів цих фондів архіву(ів), в якій міститься інформація за темою (темами), і вказує назви чи номери архівних фондів.
Путівник, короткий довідник та тематичний путівник можуть створюватися за фондами всіх або кількох архівів будь-якого регіону, фондами окремого державного, муніципального архіву, окремим комплексом фондів державного, муніципального архіву(ів).
Будь-який путівник складається з двох частин: характеристик фондів (власне путівник) та довідкового апарату.
Характеристики фондів у путівнику. Основною частиною у путівнику є характеристика фонду – це сукупність відомостей, що включають назву фонду, довідкові дані про нього, історію організації-фондоутворювача (для фонду особового походження - основні біографічні відомості про особу), інформацію про склад та зміст документів фонду. Вона може доповнюватись бібліографічним спискомлітератури про фонд
Кожен елемент характеристики має певне інформаційне навантаження.
Назва фонду- обов'язковий елемент характеристики, який може дати вказівку:
- 1) на історичну епоху діяльності фондоутворювача;
- 2) назву фондоутворювача, його функції у державному апараті чи галузі економіки, культури тощо;
- 3) масштаб діяльності фондоутворювача, який міститься в поняттях "губернський", "обласний", "волосний", "повітовий", "федеральний", "муніципальний" тощо. У той самий час за назвами фондів організацій не можна, зазвичай, встановити масштаб своєї діяльності;
- 4) місцезнаходження фондоутворювача.
Назва фонду в індивідуальній характеристиці має відповідати назві в облікових документах.
Довідкові дані про фондповідомляють пошукові відомості як номер фонду.
Важливою частиною характеристики фонду є історична довідка, яка допомагає розкрити сутність історичних та логічних зв'язків документів описуваного комплексу, усвідомити характер та правильно оцінити зміст документів, включених до анотації. Історична довідка є свого роду введенням до інструкції, даючи загальне уявлення про місце цієї організації в системі державного апарату або установ, періоду її діяльності, масштабі та функціях (якщо назва фонду не повідомляє ці дані).
Історична довідка для фондів особистого походженняскладається з коротких біографічних даних про фондоутворювач: прізвище, ім'я, по батькові, псевдонім, дівоче прізвище, дати життя, професія, рід службової та суспільної діяльності. В історичній довідці на сімейні та родові фонди надаються відомості з хронології ступеня спорідненості. На фонди, що складаються з документів кількох осіб, пов'язаних творчою діяльністю, коротко викладаються відомості про службову та громадську діяльність фондоутворювачів у порядку алфавіту їх прізвищ.
Анотація складу та змісту документівфонду є коротким узагальненим описом складу документів (за видами) та їх змісту (за темами, питаннями, що відображають напрямки діяльності фондоутворювача).
Довідковий апарат до путівника. Основними елементами довідкового апарату в путівнику є: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, додатки, покажчики.
До путівника складається загальна бібліографія. У багатотомних виданнях путівників складається довідковий апарат як всього видання, так окремих томів.
Слід знати, що титульний лист як завершує оформлення довідника, а й містить основні відомості довідково-орієнтуючого характеру. Це - інформація загального характеру про підвідомчість даного архіву, назву архіву та назву довідника, про місце і час видання.
На підвищення інформативності змісту доцільно включати у нього посторінковий список як розділів, підрозділів, а й рубрик. Зміст несе певне інформаційне навантаження, показуючи основні щаблі систематизації, даючи конкретну та наочну інформацію про структуру опису комплексу документів загалом.
Передмова включає загальні відомостіз історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом та змістом документів та побудовою довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг та профіль.
Методика складання списку скорочень, покажчиків та змісту (зміст) до путівників аналогічна методику підготовки цих елементів довідкового апарату до опису.
Як додатки можуть бути дані:
відомості про зміни адміністративно-територіального поділу;
списки фондів: ліквідованих, об'єднаних, переданих до інших архівів;
відомості про склад науково-довідкового апарату архіву
Додаткові довідково-пошукові засоби
В архіві можуть створюватися додаткові довідники системи УПС - огляди, покажчики, тематичні картотеки та тематичні переліки документів та справ, анотовані реєстри описів.
Огляд документів
Огляд як тип архівного довідника відноситься до групи додаткових довідково-пошукових засобів архіву, але як і путівник призначений для публікації з метою інформування користувачів про склад та зміст документів фонду або різних фондів, але з однієї теми:
Доцільність складання оглядів визначається актуальністю і значимістю проблеми, якій він присвячений, ступенем її вивченості, а також новизною документів, що включаються в огляд.
Складання та видання (тиражування) оглядів рекомендується проводити в наступних випадках: коли обсяг фонду великий і в ньому є багато справ, однотипних за своїм змістом, або, навпаки, багато справ зі складним, багатопредметним змістом, наприклад: протоколи, листування за декількома не пов'язаними між собою питанням. У такому положенні доцільно випускати огляди архівних фондів, де зміст багатопредметних справ то, можливо логічно розчленовано і класифіковано по однорідним групам. Також огляди можна складати на документи, внесені до описів без суворої системи чи логічного зв'язку, або коли документи розпорошені за різними описами. Зазначені недоліки простіше усунути за допомогою складання оглядів, а не перескладання описів.
Досвід підготовки оглядів показує, що вони можуть публікуватися як у вигляді самостійних видань, так і окремими статтями в періодичних виданнях, що продовжуються, що актуально для підготовки оглядів за архівними документами в організаціях.
Вказівники
Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками в архіві або елементом довідкового апарату інших архівних довідників:
Методика складання покажчика як елемента довідкового апарату було розглянуто з прикладу опису документів та справ.
Тематичні переліки документів
Як додатковий архівний довідник можуть складатися тематичні переліки документів та справ:
Переліки документів складаються за найбільш актуальними, затребуваними, а також маловивченими темами для інформування широкого кола дослідників, публікаторів документів, архівістів, журналістів та інших фахівців.
Бази даних
Поряд із переліком документів державні, муніципальні та відомчі архіви активно розробляють бази даних та розміщують їх на своїх офіційних сайтах, що забезпечує можливість оперативного та багатоаспектного пошуку та подання документної інформації в режимі віддаленого доступу.
ВСТУП
Створення пошукових систем з метою забезпечення прискореного знаходження ретроспективної інформації одна із пріоритетних напрямів у роботі Національного архіву Республіки Білорусь у. Тому цілям оперативного та максимально повного використання документальних матеріалів покликана служити широка система науково-довідкового апарату.
Система науково-довідкового апарату - комплекс взаємопов'язаних та взаємодоповнюваних облікових документів, архівних довідників, механізованих та автоматизованих інформаційно-пошукових систем, інформаційних документів, створюваних на єдиних методологічних та науково-методичних засадах для забезпечення безпеки та ефективного пошуку архівних документів та документної інформації в межах фонду, архіву, НАФ Республіки Білорусь у цілях всебічного використання.
Система НСА, ґрунтуючись на принципах історизму, всебічності та комплексності, має будуватися з урахуванням системного підходу, і цілісний складноорганізований об'єкт, що включає необхідні підсистеми обліку та опису документів на єдиному нормативно-методичному забезпеченні.
Систему науково-довідкового апарату можна розділити за функціями, які вона виконує:
1) довідники з обліку документів;
2) довідники щодо змісту документів.
У кожній з цих груп виділяються основні довідники, обов'язкові кожному за архіву і допоміжні, створювані за необхідності. До основних довідників з обліку відносяться книга надходжень, список фондів, листи фондів, описи, реєстри описів, до допоміжних – особовий рахунок архіву, картки та книги обліку руху фондів та ін.
До основних довідників за змістом відносяться описи, путівники та каталоги, до допоміжних – огляди, покажчики, тематичні списки.
Таким чином, у системі НСА кожен довідник має своє призначення, специфіку, доповнює інші довідники та є необхідною складовоюНССА. Однак при цьому слід зазначити, що весь комплекс СНСА не завжди є обов'язковим для кожного архіву. Кількість та склад довідників є різним. Важливо, щоб архів мав таку сукупність ІПС, яка дозволяла б раціонально виконувати всі види робіт із документами.
1ЕВОЛЮЦІЯ НАУКОВО-ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ ДО ДОКУМЕНТІВ АРХІВНОГО ФОНДУ РФ (1991-2005 рр.)
p align="justify"> Час з 1991 по 2005 рік - період насичений і багато в чому унікальний у розвитку науково-довідкового апарату (НСА) до документів Архівного фонду Російської Федерації (АФ РФ).
У ці роки активно створювалися архівні довідники, які публікувалися як традиційним способом, так і з різноманітним використанням комп'ютерних технологій. Наведені нижче відомості за обсягами та типами виданих традиційних довідників засновані на бібліографічній базі даних (БД) з архівних довідників, яку веде Росар-хів. БД містить інформацію про 658 виданнях та охоплює період з 1939 по 2006 рік.
За останні 15 років було видано 394 довідники, тобто 60% всіх опублікованих довідників за документами АФ РФ, що зберігаються в державних та муніципальних архівах. Федеральні архіви опублікували 133 довідники, що становило 34% загального приросту. Основну масу приросту кількості довідників дали державні архіви суб'єктів РФ - вони видали 233 довідники, або 59%, що залишилися 7% - це внесок муніципальних архівів (10 довідників), Росархіву та ВНІІДАД. Хоча частка держархів суб'єктів РФ превалює, найбільшу роботу проробили федеральні архіви -в середньому 8,9 довідника на архів, держархів дали приріст в 1,1 довідника на архів. Іноді основою хвилі архівних довідкових публікацій називають довідники з архівосховищ колишньої КПРС, однак це не так. Реально вони внесли 16% загального приросту довідників за цей період.
Структура опублікованого довідкового фонду лишилася стабільною. Наймасовіший із опублікованих – довідник типу путівника. І 1990 р., і нині такі довідники становлять 63% всіх виданих. Інші види довідників практично зберегли свою питому вагу загальної структури: лише незначно підвищилася частка каталогів (з 8 до 10%) та покажчиків (з 6 до 10%), трохи знизилася (з 10 до 6% частка оглядів) та опублікованих описів (з 8 до 6%). З наведених цифр ясно, що темпи приросту по кожному виду довідників були практично однаковими, а пріоритети в довідкових публікаціях не змінилися.
Основна частка у прирості саме путівників належить регіональним архівам. Федеральні архіви значною мірою забезпечені путівниками, тобто відбулося певне насичення.
Багато регіональних архівів ще готують свої перші путівники. Особливо це відноситься, зрозуміло, до архівосховищ документів КПРС та до муніципальних архівів. Як видається, останні здебільшого віддадуть перевагу підготовці та виданню міжархівних довідників, у створенні яких координуючу роль повинні зіграти органи управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації.
Звичайно, кількісне зростання кількості опублікованих довідників вражає, хоча це не зовсім адекватний показник забезпеченості довідниками архівних документів. Більш точним (нехай і не ідеальним) показником у цьому відношенні стосовно довідників типу путівника було б не число довідників, а кількість фондів, опис яких дано в довідниках. Зауважимо, що цей показник використовується при оцінці ведення БД «Архивний фонд».
Поряд із стабільним останнім часом приростом кількості довідково-інформаційних видань у цій сфері є ще один показник, який, на жаль, залишається незмінним – якість довідників. На цю обставину неодноразово зверталася увага архівів: див. доповідь Росархіву на засіданні Наукової ради Росархіву (2000); Інструктивний лист Росархіву про створення та розвиток НСА до документів державних та муніципальних архівів (2001); доповідь Росархіву на Всеросійській конференції 2003 «Тенденції та перспективи розвитку НСА до документів державних та муніципальних архівів»; рішення колегії Росархіву (2003) «Про стан роботи державних архівів Російської Федерації щодо створення та розвитку науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду Російської Федерації у 1996-2001 рр.»; рішення колегії Росархіву (2005) "Про Зведений план підготовки документальних публікацій та архівних довідників в архівних установах Російської Федерації на 2006-2010 рр.."; рішення колегії Росархіву за підсумками галузевих конкурсів наукових працьза 2000-2001 рр. та 2003-2004 рр. До основних недоліків довідників можна віднести їх оформлення та структуру, вибір рівня опису, способи уніфікації описів, розподіл фондів для індивідуального та групового анотування. Анотації найчастіше містять лише перелік видів документів, а історичні довідки – дати існування та функції фондоутворювачів. У результаті - серед видань велика кількість коротких довідників, анотованих переліків тощо, причому деякі з них за відсутності анотацій чи історичних довідок титулуються путівниками. Вирішення ж проблеми полягає лише в тому, щоб чітко виконувати методичні вимоги до підготовки різних видів НСА, що багаторазово викладені в правилах та посібниках і не зазнали за останні роки жодних змін.
Говорячи про приріст кількості довідкових публікацій та їх структуру, слід зазначити щодо нове явище у цій сфері. Публікуються видання, які, власне кажучи, не можуть вважатися частиною системи НСА. Це біографічні та біобібліографічні довідники, регіональні енциклопедії, що тяжіють до краєзнавства тощо. Ряд видань, іменованих довідниками, містить і великі добірки документів. Причини появи їх зрозумілі. Як правило, для цих видань архіви одержують фінансування (попереднє або від продажу тиражу). Публікація видань, які з різних причин затребувані широкою публікою, адміністративними органами або комерційними структурами, що мають відповідні засоби, безсумнівно, є відповіддю на потреби суспільства. Крім того, вони відповідають і нагальним потребам архівів. Водночас це один із прямих та ефективних інструментів популяризації архівної справи. Широка публікація такого роду довідкових матеріалів заслуговує на схвалення, і воно, зокрема, могло б проявитися на проведеному Росархівом конкурсі наукових праць у галузі архівознавства, археографії та документознавства. Проте за номінацією «Довідники про склад та зміст документів» на конкурс надходять роботи, які справедливо кваліфікуються журі конкурсу як непрофільні для цієї номінації та програють у рейтингу виданням, у яких досить суворо витримано класичний жанр. Звісно ж, що ці видання, іноді виконані високопрофесійно, заслуговують на окрему номінацію (або перетворення існуючої номінації) під назвою, скажімо, «довідково-інформаційна література». Тоді до цієї номінації можна було б віднести і буклети, які за нинішніми умовами конкурсу до розгляду не приймаються . Очевидно, в результаті потрібно буде розширити і назву конкурсу, тобто позначити його як конкурс наукових та науково-популярних робіт.
Зростання числа тематичних довідників (традиційних та автоматизованих) та зміна їх тематики (за документами за особовим складом, за розсекреченими документами, за генеалогічними матеріалами, за регіональною історією за рішеннями органів влади тощо) неодноразово аналізувалися при висвітленні питань використання архівних документів у сучасний період. Тому немає потреби наводити тут відповідні дані. Найпильнішої уваги заслуговують зміни форм і структури НСА.
1991-2005 роки – період потужного зростання та послідовного розвитку автоматизованого науково-довідкового апарату. Термін «автоматизований НСА» виник за історичними мірками зовсім недавно, але став цілком повсякденним. Для уточнення конкретної форми подання НСА не додають «автоматизований». Все частіше додається: "друкований довідник", "у традиційній формі". Декілька років тому доводилося говорити про неминучість автоматизованого НСА, потім доводити його переваги за багатьма функціями та параметрами, переконувати у необхідності його розвитку. Наближається час доводити, чому деякі довідники слід публікувати також у традиційній формі.
В даний час найбільшим за обсягом, універсальністю та поширеністю довідковим архівним електронним ресурсом є масив БД «Архівний фонд». Ці БД спочатку, та й тепер, формально конституюються як елементи системи автоматизованого централізованого державного обліку. По суті вже в перших версіях цього програмного комплексу (ПК), а особливо в чинній, превалюють інформація НСА та засоби роботи з нею перш за все (хоча і не тільки) тому, що ряд облікових документів виконують функції НСА безпосередньо або в пересистематизованому вигляді. ПК «Архівний фонд» дає можливість запроваджувати описи документів на чотирьох рівнях: фонд, опис (загалом), одиниця зберігання (одиниця обліку), документ. У ПК «Архівний фонд» можна автоматично формувати тексти путівника за фондами архіву (з покажчиками путівника), короткий довідник за фондами, десятки видів переліків фондів, описів, справ; можна вести описи, будь-якого каталоги, покажчики.
На практиці ця інформація (крім її облікових додатків) використовується безпосередньо як НСА для пошуку архівних документів, іноді - для формування текстів довідників для подальшого їх макетування та опублікування, в деяких випадках дані конвертуються в інші архівні системи (наприклад, в автоматизовану систему обліку та контролю) руху справ та документів, розробка якої завершується на базі ГА РФ та РДАЕ). А іноді в редукованому вигляді ця інформація розміщується у мережі Інтернет.
Ведення архівами БД «Архівний фонд» оцінюється двома основними показниками – числом архівів, які використовують цю програму, та обсягом введених даних. Наведемо дані на 2005 р. За охопленням системою архівної галузі цифри такі. Ведуть БД «Архівний фонд»: 14 федеральних архівів (з фондовою організацією документів) – 100%; 170 державних архівів суб'єктів РФ – 81%; 801 муніципальний архів - 33%. довідкового апаратуРеферат >>
Дослідити науково-довідковий апаратархіву та автоматизацію його інформаційної діяльності. 1. Автоматизація інформаційної діяльності науково-довідкового апаратуАвтоматизований науково-довідковий апарат ...
Принципи побудови системи Науково-довідковогоапарату
Реферат >> Промисловiсть, виробництвоНаявного науково-довідкового апаратудо фонду. 4.06. До фондів першої категорії складається науково-довідковий апарат, що забезпечує... та принципів побудови системи науково-довідкового апарату. Спадкоємність передбачає обов'язковість складання...
Довідково-бібліографічний апаратбібліотеки (2)
Контрольна робота >> Культура та мистецтвоБагатьох науково-технічних бібліотеках набув поширення та офіційне визнанняінший термін: довідково-Пошуковий апарат... (СПА). У ГОСТ 7.27-80 « Науково-Інформаційна діяльність. Основні...
Облік документів
Реферат >> Промисловiсть, виробництвоАркушів справи. Глава 1. Науково-довідковий апаратдо документів архіву Науково-довідковий апарат(НСА) – структурована сукупність... та їх науково-довідковий апарат. - М., 1994. 4. Основні положення розвитку системи науково-довідкового апаратудо документів...
Картотека – довідник, який містить відомості про зміст документів на картках. Картки розташовують у картотеках залежно від потреб організації інформації. Як показує практика роботи архівів організацій, найбільш уживаною є інформація щодо змісту організаційно- розпорядчих документів(наказів щодо основної діяльності, протоколів, договорів, угод, листів тощо).
Залежно від завдань із використання документів можуть створюватися предметні та предметно-тематичні картотеки.
У предметній картотеці картки групують за алфавітом понять (наприклад, для наказів - за алфавітом найменувань ділянок діяльності: акціонування, виробництво, збут, охорона праці; для листів - за алфавітом найменувань організацій-кореспондентів тощо)
Доцільним є створення картотек з особового складу для пошуку відомостей про трудовому стажі, зарплати та інших даних соціально-правового характеру
Картки повинні містити прізвище, ім'я, по батькові співробітника організації та пошукові дані (номер фонду, описи, справи та аркушів) документів, у яких є відомості про нього. Картки систематизують на прізвища в порядку алфавіту в межах однакових прізвищ по алфавіту імен та по батькові.
При створенні та застосуванні автоматизованих систем пошуку документів та справ в архівах організацій, традиційні правила реєстрації та обліку документів та справ, як на стадії діловодства, так і в архіві, повинні бути використані для розробки програм для ЕОМ.
Така спадкоємність полегшить перехід роботи в архівознавстві нового технічний рівень.
Особливе місце серед архівних довідників посідає історична довідка. Довідку складають при першому надходженні документів фонду до архіву організації. Надалі після закінчення 5-7 років доцільно складати доповнення до історичної довідки.
Історичну довідку складає та підписує завідувач архіву. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються протягом року, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання.
Історична довідка складається із трьох розділів:
1. історії фондоутворювача;
2. історії фонду;
3. Показники документів фонду.
Перший розділ - історія фондоутворювача, (у хронологічній послідовності) містить такі відомості:
1. дати, номери та заголовки розпорядчих документів про створення, перетворення та ліквідацію організації;
2. крайні дати діяльності організації;
3. зміни у назві та діяльності організації;
4. завдання та функції організації та їх зміни;
5. масштаб діяльності організації та її місце у системі державного апарату, галузі;
6. структура організації та її зміни (із зазначенням дат).
Другий розділ-історія фонду містить такі відомості:
1. Кількість справ у фонді та останні дати справ фонду;
2. склад документів фонду та останні дати кожної групи;
3. час надходження фонду до архіву організації;
4. ступінь збереження документів;
5. зміни у складі та обсязі документів фонду;
6. вказівку (якщо організація передає документи на державне зберігання) дати та місця передачі справ на державне зберігання (найменування державного архіву; № фонду, наданий державним архівом, посилання на акт приймання-передачі справ, його дату та номер).
Третій розділ-характеристика документів фонду містить перерахування видів науково-довідкового апарату до фонду.
У третьому розділі-характеристиці документів фонду перераховують:
1. основні види документів;
2. вказують на особливості документування у цій організації;
3. дають загальні відомості про використання документів (основний зміст та кількість довідок соціально-правового характеру, підбору та видачі документів у структурні підрозділи, і т.п.
Довідку друкують на загальному бланкуорганізації у 4-х примірниках (3 примірники призначені для державного архіву та передаються разом із описами при прийомі-передачі справ.
Система науково-довідкового апарату до архівних документів
Система науково-довідкового апарату до архівних документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних та взаємодоповнюваних архівних довідників про склад та зміст архівних документів, створюваних на єдиній методичній основідля пошуку архівних документів та архівної інформації з метою ефективного використання.
Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних та взаємодоповнюваних архівних довідників про склад та зміст архівних документів, створюваних на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів та архівної інформації з метою ефективного використання.
Класифікація архівної документації.
Проблема класифікації архівної документної інформації – це стрижнева проблема сучасної організації архівного інформаційного простору. Тому нині ведеться робота зі створення галузевого класифікатора архівної документної інформації.
p align="justify"> Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідною документною інформацією. Документна інформація - це відомості, різні дані, які у документі.
У практиці інформаційної роботи архівні документи, що є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації.
Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів та кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинною документною інформацією.
Архівні довідники, що містять вторинну документну інформацію, і самі документи, що несуть первинну документну інформацію, разом становлять архівне інформаційне середовище.
Усі архівні довідники, що описують документну інформацію, поділяються на обов'язкові та додаткові. Обов'язкові довідники є у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи та архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.
Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично (дієвиробничі картотеки, що надійшли на постійне зберігання, картотеки та переліки документів, виявлених для публікації). До додаткових довідників належать покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.
Принципи побудови системи НСА. Основними засадами побудови системи НСА є: 1)
взаємозв'язок та взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документну інформацію на різних рівнях; 2)
неповторність та недубльованість інформації різних видів довідників; 3)
спадкоємність НСА відомчих, державних та муніципальних архівів.
Перші два принципи необхідно дотримуватись для того, щоб зробити пошук більш ефективним та уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації.
Якщо опис і каталогізація фонду проведені відповідно до принципу взаємозв'язку та взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду і виписавши з неї номери одиниць зберігання на його тему, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку.
У каталозі він знаходить як назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш докладну інформацію із зазначенням листи одиниці зберігання, у яких цю інформацію можна знайти.
Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних та муніципальних архівах застосовуються єдині вимоги та єдині методи. Так, описи справ складаються ще у діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені описи (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву та зберігаються у державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий самий контроль має здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, всі допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні бути у суворій відповідності до основних правил роботи відомчих та державних архівів.
Структура системи НСА. Система НСА структурно поділяється на вертикальний та горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи ґрунтується на функціональній відмінності довідників. За функціями довідники системи НСА поділяються:
на довідники з обліку;
довідники з розкриття змісту документів (інформаційно-пошукові системи).
Вертикальний рівень системи ґрунтується на ієрархії класів довідників до наступних комплексів архівних документів:
АФ РФ загалом; мережі архівів; архіву; фонду;
справі чи окремому документу.
Відповідно до такого поділу можна назвати найпоширеніші довідники та довідкові комплекси до архівних документів. 1.
Центральний фондовий каталог Росархіву та автоматизована система НТІ, що розроблялася раніше на його основі;
довідник "Державні архіви СРСР". - Ч. 1-2. - М., 1989;
довідник «Документи ДАФ СРСР у бібліотеках, музеях та науково-галузевих архівах». - М., 1991;
покажчик «Особисті архівні фонди у державних сховищах СРСР». – Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. – М., 1980. 2.
Група архівів окремого регіону:
фондовий каталог суб'єкта Російської Федерації чи муніципального освіти;
путівник "Центральні архіви Москви". - Вип. 1 – 3. – М., 1999; Вип. 4. – М., 2000. 3.
путівник чи короткий довідник;
книга надходжень;
перелік фондів;
листи фондів;
каталоги;
тематичні огляди;
покажчики;
паспорт архіву. 4.
Фонд: аркуш фонду; опис;
огляд фонду;
каталоги;
покажчики; 5.
Окрема справа або окремий документ: тематичні путівники;
каталоги;
покажчики;
огляди фондові та тематичні; внутрішній опис справи; анотація;
завірювальний напис.
У практичній роботі всі довідники внаслідок їхньої класифікації за рівнями документів отримали назви:
міжархівні (на рівні АФ РФ та його частини);
внутрішньоархівні та міжфондові (на рівні фондів або їх частин);
внутрішньофондові (на рівні фонду чи його частини).
Докладний перелік довідкового апарату кожного федерального архіву Росії за зазначеними групами (внутрішньоархівні, міжфондові, внутрішньофондові довідники) дається в довіднику «Федеральні архіви Росії та їх науково-довідковий апарат», опублікованому в 1994 році.
Перспективи розвитку СНСА. Розробка перспектив подальшого оптимального розвитку системи НСА спирається вирішення наступних основних проблем. 1.
Оптимізація системи НСА АФ РФ загалом як підсистеми у загальнодержавній системі науково-технічної інформації (НТІ). 2.
Оптимізація окремих підсистем та елементів системи НСА АФ РФ на різних рівнях організації документів: архів – фонд – справа – документ – це рівні «входу» в систему НСА; а також оптимізація системи НСА кожного архіву. 3.
Всебічне забезпечення наступності НСА державних архівів та архівів установ. 4.
Подальше вдосконалення методики створення окремих типів довідників з урахуванням їхньої взаємодії та взаємодоповнюваності в системі НСА архіву.
Система НСА повинна будуватися на основі єдності методів обліку та опису документів та на єдиному нормативно-методичному забезпеченні, що визначають такі вимоги, що пред'являються до неї: 1)
задовольняти всі потреби суспільства у ретроспективній інформації у міру виникнення та надходження запитів до архівів; 2)
орієнтуватися переважно на тематичний пошук інформації; 3)
бути універсальною, тобто. охоплювати всю сукупність документів АФ РФ (текстових, КФФД, технічних та ін.) незалежно від способу закріплення інформації; 4)
мати єдину методику складання всіх типів та видів довідників; 5)
відрізнятися взаємозв'язком, взаємодоповнюваністю довідників; 6)
розвиватися з урахуванням подальших перспектив застосування найновіших досягнень науки і техніки, тобто автоматизованого введення та пошуку інформації.
Виходячи з цих вимог, основу системи НСА має становити подвійну єдність:
єдність організації документів, що досягається єдністю науково-методичних засад класифікації документів (єдина система НСА закріплює організацію документів та їх облік за одиницями зберігання, фондами, комплексами фондів, архівами);
єдність опису документів, що досягається єдністю методики складання довідників.
Нині створення та вдосконалення НСА у кожному архіві відбувається диференційовано. Це означає, що архівісти по-різному підходять до створення та вдосконалення довідників до фондів різної інформативності.
Залежно від інформативності архівні фонди поділяють на три категорії. Під категорією архівного фонду у своїй розуміють різну ступінь інформативності матеріалів цього фонду. Так, до значних, багатоаспектним за змістом та великим фондам, до яких часто звертаються дослідники, створюються складні, високоякісні види архівних довідників, що відрізняються глибиною та деталізацією відомостей про зміст документів. Такі довідники створюються до фондів I
Найбільш спрощений НСА створюється до фондів ІІ та ІІІ категорій. 6.2.