1. Охарактеризуйте функції документа: інформаційна, комунікативна, історична, управлінська, правова, облікова, функція документа як джерела.
Функція –це цільове призначення документа, властиве йому. Немає документів, що несуть лише одну певну функцію. Документ, виступаючи як неодмінний елемент управлінської діяльності, є водночас і засобом праці, та її результатом. Таке місце документи займають завдяки поліфункціональності, тобто. наявності різних функцій.
Функції документів можна умовно поділити на три блоки:
- інформаційні функції (інформаційна, соціальна, політична, комунікативна);
функції, що забезпечують процес управління (управлінська, правова, облікова);
функції, що мають культурно-історичний характер (культурна, функція історичного джерела).
Виконуючи інформаційну функцію, документи мають певну інформаційну ємність (інформаційний потенціал), тобто. характеризуються певною кількістю та якістю інформації. Інформаційна ємність документа визначається такими показниками, як повнота, оптимальність та актуальність інформації.
Важливою функцією документа є соціальна , тобто. фіксація інформації про процеси, що відбуваються у суспільстві (соціальної інформації). На вивченні цієї функції документа базуються такі науки: історія, соціологія, джерелознавство. Соціально значущим є будь-який документ, т.к. він виникає в силу тієї чи іншої суспільної потреби. Слід зазначити, що значення документів, що виконують соціальну функцію, може бути різним. Так, розпорядчі документи мають більше значення, ніж довідка з роботи, видана громадянинові. Держстандарти з оформлення документів виконують соціальну функцію, т.к. орієнтовані на використання певних засобів обробки документів, що вказують на відому ступінь технічного розвитку, досягнутого країною (галузою). Тому документи можуть не лише відображати процеси, що відбуваються в суспільстві, а й впливати на суспільний розвиток.
Кожен документ може дати уявлення про певну галузь діяльності, характеристику соціальних відносин. Слід сказати, що соціальність і точність інформації зростає, якщо одиничний документ порівняти коїться з іншими групами однотипних документів, які стосуються однієї галузі діяльності, одного періоду у часі та просторі.
Соціальна функція може виявлятися і в характеристиці особистості її соціальних аспектах(Відображення діяльності, місця, ролі тієї чи іншої особистості в певній соцструктурі).
Соціальна інформація може бути у готовому вигляді або у формі, що дозволяє витягти її тільки в результаті аналізу.
З цією функцією тісно пов'язана фальсифікація документів. Навіть у тому випадку, коли документ є фальсифікованим, інформація, що міститься в ньому, не перестає бути соціальною. В даному випадкуз'ясовується лише якою суспільною потребою була викликана ця фальсифікація. Це дозволяє по-новому подивитись характер суспільства, даного установи, групу людей і навіть окремої людини.
Політична функція. Ця функція тісно пов'язана із соціальною. Документи, фіксуючи та зберігаючи інформацію про політичному процесі, тобто. про внутрішню та зовнішню політику держави, про діяльність політичних партій, опозицію, лідерів, виконують політичну функцію.
Комунікативна функція – функція передачі у часі та просторі. Завдяки цій функції підтримуються зв'язки між індивідуумом та суспільством, різними елементами суспільних структур. Тут можна виділити кілька напрямків руху документів:
- одностороннє, коли документи спрямовані щодо одного напрямі: зверху донизу, тобто. від законодавця до Лю. До цього типу руху належать такі документи як закони, укази, декрети, постанови. Односторонній рухто, можливо спрямовано і знизу нагору, тобто. від виконавця.
дхстороннє відбувається за допомогою документів, тісно пов'язаних між собою (договору, службове листування).
багатостороннє, коли обміну інформацією відбувається за допомогою документів, розрахованих на інформування всього суспільства (декрети, декларації, кодекси, закони).
Управлінська функція. У цій функції документ постає як управлінської діяльності. Управлінську функцію виконують документи, створені з метою управління й у його реалізації, задля забезпечення процесу реалізації решения. Документи, які мають цієї функцією, є основним джерелом інформації, грають велику роль інформаційному забезпеченні управління, тобто. виконують функцію організації інформації. Управлінські документи в специфічній формі відображають стадії, ланки та цикли управління і самі впливають на сферу управління.
В правової функції документ виступає як регулятор різних сторіндіяльності товариства, держави, установи, підприємства, організації. Ця функція виявляється у фіксації, закріпленні та застосуванні правових і правовідносин.
Документи, наділені цією функцією, можна поділити на дві групи:
- документи, що спочатку володіють нею;
документи, які набувають її на час.
До другийдо групи можна віднести документи, які можуть бути пред'явлені як докази в суді, органах слідства, прокуратурі, нотаріаті, арбітражі та органах управління.
Неправова доукментація використовується як основа прийняття правових актів. Так, планова документація може бути підставою для прийняття розпорядчого документа, яким вона затверджується.
За підсумками документів, наділених правової функцією, виникають певні правовідносини – адміністративні, трудові.
Облікова функція . За допомогою цієї функції документа характеризується кількісна сторона інформації, що міститься у документі. Облікова інформація, подана у формалізованому цифровому вираженні, систематизує та відображає всі явища господарської діяльності держави, її органів влади та управління. Для документів, що виконують облікову функцію, розроблено певну структуру подання інформації. Такі документи мають уніфіковані форми, які затверджені державними органами.
Існують такі види обліку:
- статистичний;
бухгалтерський;
оперативний.
Слід зазначити, що облік необхідний не тільки для вираження кількісних показників, але й для аналізу, контролю, підтвердження істини.
Облікові документи можна розділити на дві групи:
- первинні;
зведені.
Культурну функцію документа найефективніше виконують великі комплекси документів, що характеризують певну сферу діяльності (техніку, науку, живопис).
Однією з найважливіших функцій, що виконуються документами, є функція документа як історичного джерела . Документ стає історичним джерелом з моменту виникнення, а не тоді, коли він передається на зберігання архіву. Цю функцію документа вивчають такою наукою як: джерелознавство. Саме вона досліджує документ через аналіз його форми, змісту, походження, авторства, мови, матеріалу, на якому документ виготовлено.
Т.ч., документ поєднує в собі відразу кілька функцій, які пов'язані між собою, але роль кожної з них різна. Роль функцій документа може змінюватися в часі, коли інформація, що міститься в ньому, втрачає оперативність і актуальність і перетворюється на ретроспективну, а дієвість, нормативне і регулятивне значення втрачається. Відбувається витіснення одних функцій іншими.
Функції, які мають оперативний характер, час дії яких обмежено (політична, комунікативна, управлінська, правова, обліку) витісняються функціями, що мають постійний характер (інформаційна, культурна, соціальна, історичного джерела).
2. Дайте характеристику класифікації документів: за способом виготовлення, походженням, змістом, найменуванням, місцем складання, справжністю, кількістю відображених питань, за терміновістю, ступенем гласності, призначенням, юридичною силою, термінами зберігання.
1.Класифікація документів
- це розподіл документів на класи, розділи по найбільш загальним ознакамподібності та відмінності.
за способу фіксації
інформації (техніку відтворення)
документи поділяються на:
письмові (на паперовому носії), графічні, кіно-, фото-, фонодокументи, машиночитані документи, електронні документи. Сюди можна віднести технотронні документи (документи, створені з допомогою технічних засобів) і віртуальні документи.
за змістом
документи поділяються на організаційно- розпорядчі, розрахунково-фінансові, постачальні, збутові, за особовим складом та ін.
за найменування виду документа
розрізняють велику кількість документів. Це накази, протоколи, акти, листи, довідки тощо.
за видам
документи бувають типові, зразкові, індивідуальні та трафаретні.
Типові документи розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер. Зразкові документи також розробляються вищими органами для організацій своєї системи, але мають рекомендаційний, зразковий характер. Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями внутрішнього користування. У трафаретних документах постійна частинатексту надруковано при виготовленні (на комп'ютері або в друкарні), а для змінного тексту залишено місце.
за ступеня складності
розрізняють прості документи, що містять одне питання, та складні, що містять кілька питань. Рекомендується складати прості документи, т.к. їх легше розмежовувати, формувати у відносинах, обробляти.
за місцю складання документи
класифікують на внутрішні та зовнішні. Внутрішні – документи, створені у установі у процесі документування на вирішення своїх питань і які виходять межі установи. Зовнішні – вхідна та вихідна кореспонденція.
за термінам виконання
документи поділяють на термінові та нестрокові.
за походження
документи бувають службові та офіційно-особисті. При цьому, у свою чергу, службові документи поділяються на загальні та спеціальні (планові, облікові, грошово-розрахункова документація).
за ступеня гласності
виділяють звичайні, секретні документи та документи з грифом «Для службового користування» (ДСП).
за юридичну силу
розрізняють справжні та фальшиві документи. Справжніми вважають документи, видані у порядку з дотриманням всіх правил. Справжній
– це документ, відомості про місце та час створення якого, що містяться в ньому самому, відповідають дійсності. Підробленими документи вважаються документи, оформлення чи зміст яких відповідає істині. Справжні документи поділяються у свою чергу на дійсні та недійсні. Недійсним документ стає у разі, якщо він втратив юридичну силуз будь-яких причин, наприклад, закінчення терміну дії.
за стадіям створення (спосібам посвідчення)
документи поділяють на оригінали (оригінал) та копії.
Оригінал
– це самобутній, оригінальний, первісний документ., тобто це документ вперше створений будь-яким індивідуальним чи колективним автором. Оригінал може мати кілька редакцій та варіантів. Оригінали можуть бути у вигляді чорнового, білого документа, машнописного екземпляра. Оригінали, створені в декількох екземплярах називають помноженими
. Іноді як синонім до слова «оригінал» використовують «оригінал», хоча «оригінал» має дещо інше значення, ніж «оригінал». Оригінал
вважається перший або якісний екземпляр офіційного документа. Оригінал
- Це оригінал, завірений за встановленою формою. Тобто має реквізит «підпис». Щоб оригінал став першотвором він повинен бути оформлений на бланку, мати підпис, друк.
Копія
- Це безліч. Розрізняють такі види копій:
Виписка
– це копія частини документа (витяг із наказів, протоколів).
Відпустка службового листа
- копія документа, що відсилається, тобто. листи. Оформляється вона під копірку на чистому аркуші паперу та залишається в організації. При цьому він набуває юридичної сили.
Кратні копії
- копії з копії. Дворазові копії
- Це коли створюють 2 документи: для передачі і власне документ. Ці документи не одне й теж за своєю характеристикою.
Поява нової техніки відтворення (розмноження) призвела до появи автоматичних (факсимільних)
копій. Дані копії отримують одночасно з оригіналом. З цією копією тісно пов'язане поняття «факсиміле». Факсиміле
– автоматично отриманий підпис. Це означає, коли відтворюється весь документ, включаючи підпис. Такі копії ще називають факсимильними оригіналами
. Тут підпис визнається на правах оригіналу і жодного засвідчення не потребує. Приклад факсу є факсом.
Існують також такі види копій як фотокопії та світлові копії. Їхня відмінна риса - точне відтворення оригіналу.
За способом засвідчення копії поділяються на:
офіційно засвідчені;
прості засвідчені;
нотаріально засвідчені;
незавірені.
Офіційно загорнута копія –
коли відповідність поліннику підтверджується іншою посадовою особою та супроводжується формальностями (ставиться печатка та підпис посадової особи).
Проста завірена копія
– коли відповідність оригіналу підтримується без дотримання встановлених формальностей (без друку).
Нотаріально засвідчена копія
- коли відповідність оригіналу підтверджено офіційною особою, нотаріусом.
Незавірена копія
– це такі копії, які не мають підтвердження про свою відповідність оригіналу.
За юридичною силою копії поділяються на:
дублікати;
дипломатичні копії
Публікат
– це копія, яка має юридичну силу першотвору. Це не другий екземпляр оригіналу, він може мати відхилення від нього.
Дипломатична копія
- копія, що відтворює документ з усіма особливостями (старий правопис, помилки, пунктуації).
за термінів зберігання
документи поділяють на три основні групи:
постійного терміну зберігання;
тимчасового терміну зберігання понад 10 років;
тимчасового терміну зберігання до 10 років.
за формі
документи поділяються на:
певної форми;
довільної форми.
За певною формою оформляються офіційні документи, а, по довільній формі документи особистого походження. Форми документи бувають об'ємними, майданними (креслення, плакати), лінійними (фільм, сувій), картковими та кодексовими.
за носіям
документи поділяють на паперові та документи на спеціальних носіях.
за прийомів запису
документи бувають: простими, стенографічними та шифрованими.
за видів діяльності
документи поділяються на обмежувальні, розпорядчі та інформаційно-довідкові.
за ступеня обов'язковості
розрізняють директивні та інформативні. Директивні документи – це документи, які видаються органами влади та виконують управлінську функцію. До інформаційних документів належать документи поточного характеру.
3. Дайте поняття «бланк», види бланків, призначення, склад реквізитів.
Бланк документа– стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, та місцем, що відведено для змінної. Використання бланків знижує витрати на виготовлення документа, зменшує кількість помилок при складанні та оформленні, дозволяє домогтися уніфікації форм документів. Крім того, використання бланків полегшує сприйняття документа, покращує його зовнішній вигляд. Правильно оформлений бланк є візною карткою організації.
Вимоги до розробки, використання та зберігання бланків документів сформульовані у таких нормативних актах:
СТБ 6.38-2004 « Уніфіковані формидокументації. Система організаційно-розпорядчої доукментації. Вимоги до оформлення документів»;
«Інструкції з діловодства у державних органах та організаціях Республіки Білорусь»;
Указ Президента Республіки Білорусь від 28.06.2000 № 357 «Про впорядкування виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба республіки Білорусь»;
Постанова Ради Міністрів республіки Білорусь від 31.07.2000 № 1172 «Про затвердження положення про порядок виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба республіки Білорусі про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів Республики Білорусь від 7.08.1995 № 424».
Загальні вимоги до бланків сформульовані у СТБ 6.38-2004. Стандарт встановлює єдині правила підготовки ОРД, і навіть бланків, застосовуваних за її оформленні.
Бланки документів виготовляються на форматі А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Виготовлення останніх рекомендується для економії паперу. Вони використовуються для підготовки невеликих за обсягом документів, наприклад, супровідних листів.
Бланк повинен мати поля: ліве – 30 мм, праве – 8-10 мм, верхнє та нижнє – 20 мм, при цьому нанесення полів або їх обмежувальних позначок на бланк необов'язкове.
СТБ 6.38-2004 встановлено такі види бланків ОРД: бланк для листіві загальний бланк. Перший бланк використовується виключно для оформлення листів незалежно від їхнього вигляду. Тому немає потреби вказувати на ньому назву виду документа. На бланку для листівзамість реквізиту «Назва виду документа» мають у своєму розпорядженні реквізити «поштова адреса відправника» та «комерційні та комунікаційні дані», а замість реквізиту «місце складання або видання документа» мають у своєму розпорядженні реквізит «посилання на дату та номер вхідного документа». На загальних бланках оформляються розпорядчі документи організації (розпорядження, накази, постанови), а також організаційні (положення, інструкції) та довідково-інформаційні (акти, протоколи, довідки, доповідні записки тощо). Допускається виготовлення на основі загального бланкуспеціальних бланків для конкретного виду документа, наприклад, бланк наказів, бланк для протоколів. Відповідно до Прикладної інструкції з діловодства виготовлення спеціальних бланків за видами документів вважається за доцільне, якщо таких документів в організації створюється понад 200 на рік.
При виготовленні бланка для листів використовуються реквізити:
поштова адреса відправника;
комунікаційні та комерційні дані;
обмежувальні позначки реквізитів "Дата", "Реєстраційний індекс", "Посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа" та "відмітка про контроль".
На загальному бланку вказують:
- Державний герб Республіки Білорусь
емблема або товарний знак(знак обслуговування) для організацій недержавної форми власності;
код організації по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органи державної влади та управління» для органів держвлади та управління) та ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридичні особи та підприємці»);
найменування вищої організації;
повне та скорочене найменування організації;
найменування структурного підрозділу;
місце складання чи видання документа;
обмежувальні позначки та лінії для реквізитів "код документа по ОКУД", "дата", "реєстраційний індекс", "відмітка про контроль".
Бланки документів можуть бути надруковані в друкарні, а при використанні ПК бланк може бути введений у пам'ять комп'ютера і автоматично виводитися під час друку документа. Однак яким би способом бланк не виготовлявся, він повинен бути надрукований на білому папері.
Для виготовлення бланків установ друкарським способом необхідно скласти макет (креслення) бланка, що будується на основі сітки констукції. Креслення слід виконувати тушшю в масштабі 1:1 у суворій відповідності до розмірів, зазначених у СТБ 6.38-2004, і він повинен точно представляти майбутній бланк документа. На кресленні мають бути проставлені:
- формат бланку;
розміри полів;
площі кожного реквізиту.
До креслення додається пояснювальна записка, в якій вказуються сорт і колір паперу, колір друкарської фарби, назва шрифту, розміри кеглів (для набору реквізитів), перелік реквізитів, що виконуються друкарським способом.
При виготовленні бланків слід застосовувати друкарські шрифти розміром від 6 до 16 кеглів літертурної, звичайної та газетної гарнітури. Допустимо виділяти найменування установи мальованим шрифтом розміром від 6 до 24 кегля. Слід враховувати, що в межах одного бланка шрифти, що застосовуються, не повинні значно відрізнятися за розмірами.
При виготовленні бланків друкарським способом або за допомогою комп'ютера реквізити завжди оформляються центованим способом.
СТБ 6.38-2004 визначає загальні вимоги, що пред'являються до оформлення бланків документів. З метою впорядкування виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба РБ було видано Указ Президента від 28.06.2000 № 357 (далі Указ Президента).
Указом Президента право поміщати зображення Державного герба на бланках документів надано лише державним органам та іншим державним організаціям. Відповідно до Положення про Державний герб Республіки Білорусь, затвердженого Указом Президента РБ від 7.06.1995 № 213, Відтворення Державного герба на бланку документів є обов'язковим для цих організацій.При цьому зображення Державного Герба РБ повинне розміщуватися державними органами та іншими державними організаціями як на бланках для листів, так і на загальних бланках, а також на бланках конкретного виду документа.
Указом Президента затверджено зразки гербових бланків:
- для всіх видів ОРД білоруською та російською мовами з поздовжнім розташуванням реквізитів;
- для листів білоруською та російською мовами з поздовжнім розташуванням реквізитів.
Усі гербові бланки відповідно до затверджених зразків оформляються білоруською та російською мовами.
Кутовий варіант при цьому не допустимий.Указ Президента вимагає забезпечити неухильне дотримання актів законодавства РБ, які регламентують порядок складання та оформлення ОРД.
Указ Президента забороняє керівникам та іншим посадовим особам державних органів та інших державних організацій виготовлення та використання посадових бланків із зображенням Державного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не передбачено такого реквізиту як «Вказування посади особи, яка видає документ».
Право розміщувати зображення Державного герба РБ на бланках документів інших організацій, крім названих вище, а також посадових бланках документів керівників, інших посадових осіб державних органівта інших організацій то, можливо надано Президентом РБ чи встановленому їм порядку. Нині порядок не встановлено.
Організаціям державної форми власності,зображення, що не використовують як реквізит бланка Державного герба при виготовленні бланка документів керуються вимогами 6.38-2004. При цьому бланки для листів повинні виготовлятися обов'язково двома мовами(відповідне рішення було ухвалено Конституційним судомРБ у квітні 2000 р). Загальні бланки та спеціальні бланки для конкретних видів документів допускається виготовляти однією з державних мов. Реквізити всіх видів бланків можна розташовувати як кутовим, і поздовжнім способом. Проте слід пам'ятати, що СТБ 6.38-2004 рекомендує розташовувати реквізити бланка, оформленого двома мовами поздовжнім способом.
На виконання Указу Президента постановою Ради Міністрів від 31.07.2000 № 1172 затверджено Положення про порядок виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба РБ.
Відповідно до цього Положення бланки, що мають як реквізит Державний герб РБ повинні виготовляти виключно друкарським способом . Використання ксерокопій таких бланків під час створення документів не допускається.
Гербові бланки підлягають обов'язковому обліку. Для цього на бланках проставляються друкарським способом чи нумератором облікові порядкові номери. Ці номери можна проставляти на лівому нижньому полі лицьової сторониабо на зворотному боці бланка. Найбільш раціональним є спосіб розташування порядових номерів на обороті, т.к. це дозволяє використовувати вільне місце на лицьовій стороні для проставлення різних службових позначок (реєстраційного штампу вхідних документів, позначки про виконання документа та направлення його у справу).
Облік гербових бланків при їх надходженні в організацію ведеться окремо за видами в обліково-реєстраційній формі (картці або журналі) за такими реквізитами:
найменування гербового бланка (загальний, бланка для листів, бланк для конкретного виду документа);
дата надходження, дата, індекс супровідного документа, організація-постачальник бланків (вказується дата та номер листа поліграфічного підприємства, що виготовляє бланки, його найменування);
кількість екземплярів, що надійшли, серія та номери гербових бланків, найменування структурного підрозділу державного органу (організації), ініціали, прізвище посадової особи-одержувача гербових бланків, розписка в отриманні, позначки про знищення.
Особа, персонально відповідальна за облік, використання та зберігання гербових бланків документів призначається наказом (розпорядженням) керівника. Воно видає гербові бланки безпосередньо структурним підрозділам (виконавцям).
Особа, відповідальна за облік, використання та зберігання гербових бланків, веде ще одну реєстраційну форму (журнал або картку) щодо видачі цих ланків безпосереднім виконавцям. У ній фіксується:
найменування виду виданих бланків (загальний, бланк для листів, бланк для конкретного виду документа);
одержувач бланків (найменування структурного підрозділу чи виконавця);
посада, прізвище або ініціали, що отримав бланки;
кількість екземплярів;
дата отримання;
розписка в отриманні;
номери та серії отриманих бланків;
позначка про знищення.
В організації з невеликим обсягом документообігу допускається вести одну реєстраційну форму на отримання та видачу гербових бланків.
Реєструючи вихідні документи, підготовлені на гербових бланках, у відповідній реєстраційній формі доцільно запровадити графу «Серія та номер бланку».
Знищуються бланки із зображенням Державного герба РБ за актом із позначкою у журналі (картці).
Для цього наказом керівника призначається комісія, яка не рідше одного разу на рік здійснює перевірку наявності, використання та зберігання бланків, про що робиться відмітка в обліково-реєстраційній формі після останнього запису.
Якщо документ, оформлений на гербовому бланку, призначений для розсилки, може тиражуватися засобами оперативної поліграфії. При цьому кожна копія документа, що розсилається, засвідчується печаткою. Покажчик розсилки зберігається у справі разом із оригіналом документа або копією листа, що розсилається.
Бланки документів із зображенням Державного герба РБ повинні зберігатися в організаціях та надійно замиканих та опечатуваних шафах (сейфах).
4. Розкрийте поняття "реквізит документа". Охарактеризуйте постійні та змінні реквізити, обов'язкові та додаткові реквізити, взаємозамінні реквізити.
Реквізит
- Це обов'язковий інформаційний елемент офіційного документа. Різні документи складаються із різного набору реквізитів. Число реквізитів, що становлять документи, визначається їх видом, призначенням та ін факторами. Склад реквізитів окремих видів документів, що видаються органами держвлади та держуправління (наприклад, паспорти, трудової книжки, диплома, свідоцтва про народження), встановлено у законодавчих та нормативних актах.
Як раніше говорилося, набір реквізитів офіційного письмового документа, розміщених у певній послідовності називається формуляром документа
. Формуляром-зразком встановлено 32 реквізити. Цей складревізитів закріплено у СТБ 6.38-2004.
1 – Державний Герб РБ;
2 – емблема організації чи товарний знак;
3 - код орг-ції по ОКОГУ або ОКЮЛП;
4 – код док-ту з ОКУД;
5 – найм. вищої орг-ції;
6 – найм. орг-ції;
7 – найм. структ. підрозділи;
8 – поштова адреса відправника;
9 – комунікаційні (телеграфна адреса, номери тел., факсу, телетайпу, телексу, е-майл) та комерційні дані (№ рахунки, найм. банку);
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – реєстраційний індекс;
13 – посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного док- та;
14 – місце складання чи видання док-та;
15 – гриф обмеження доступу до док-ту;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту;
20 - відмітка про контроль;
21 – текст;
22 – відмітка про наявність програми;
23 – підпис;
24 – гриф програми;
25 – гриф погодження;
26 – візи;
27 – друк;
28 – прізвище виконавця та № його тел.;
29 – відмітка про засвідчення копії;
30 – відмітка про виконання документа та направлення його у справу;
31 – відмітка про надходження (реєстраційний штамп вхідних документів);
32 - відмітка про перенесення даних на машинний носій;
Реквізити характеризують документ. Цільове призначення реквізитів неоднозначне. Деякі реквізити несуть інформацію про документ, є обов'язковими атрибутами (підпис, дата, номер). Деякі реквізити характеризують явища, описані у документі.
Реквізити, що характеризують сам документ, місце, яке займає документ у просторі та часі. Так реквізити найменування організації, адресат, резолюція, гриф затвердження, комунікаційні та комерційні дані, поштова адреса вказують на становище документа у просторі, його географічне становище, ієрархічне становище, вказують шлях, який документ уже пройшов або який він має пройти.
Положення документа у часі характеризується такими реквізитами, як дата. Він показує, у який момент створено документ. Датою супроводжуються та інші реквізити, тобто. вони датуються: гриф затвердження, погодження, візи, відмітка про виконання направлення у справу, резолюція, відмітка про вступ. Дата є одним із основних реквізитів, оскільки вона надає документу юридичної сили.
Цільове призначення документа характеризується такими реквізитами як вид документа, заголовок до тексту, резолюція, текст, коди по ОКУД і ОКОГУ і ОКЮЛП.
Реквізити відмітка про засвідчення копії, підпис, гриф затвердження, друк засвідчують справжність документа.
Реквізити можуть повідомляти про документ та деякі відомості про документ. Відмітка про наявність програми свідчить про те, що цей документ або не має всієї необхідної повноти інформації і повинен бути вивчений разом з іншими документами, що додаються.
Наявність реквізиту «текст» свідчить, що йдеться про цілком конкретному документі, що є засобом передачі та збереження інформації.
Реквізити, що використовуються при оформленні ОРД, бувають постійними, змінними та взаємовиключними (взаємозамінними).
До постійним
можна віднести такі реквізити, які присутні на документі у постійному значенні і які, отже, можна заздалегідь нанести на бланк організації. Це такі реквізити, як:
Державний Герб РБ (якщо організація має право зображати герб на своєму бланку), емблема організації або товарний знак (якщо є),
найм. орг-ції,
комунікаційні (телеграфна адреса, номери тел., факсу, телетайпу, телекса, е-майл) та комерційні дані (№ рахунки, найм. банку),
код орг-ції по ОКОГУ та ОКЮЛП,
код док-ту з ОКУД.
У разі зміни даних реквізитів виготовляються нові бланки.
Т.ч. можна сказати, що постійні реквізити – це реквізити, що наносяться під час виготовлення уніфікованої форми документа чи бланка.
До змінним
належать реквізити, які залежать від конкретних обставин. Наприклад, реквізит «дата» залежить від цього, коли створюється документ, реквізит «текст» - від цього, що буде сказано у документі, тобто. змісту питання, що висвітлюється у документі. Інакше кажучи, змінні реквізити – це реквізити, які наносяться при складанні документа.
Т.ч., значення змінних реквізитів завжди буде різним, залежно від обставин підготовки та виду документа, але незмінним залишаються місце їх розташування на документі та правила їх оформлення.
Взаємовиключні (взаємозамінні)
реквізити - це реквізити, для яких відводиться та сама площа на формуляр-зразку. Вони не зустрічаються в тому самому документі. До таких реквізитів належать:
поштова адреса відправника та назва виду документа;
адресат та гриф затвердження;
посилання на дату та № вхідного документа та місце створення або видання документа.
Реквізити можна розділити на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові
реквізити забезпечують юридичну силу документа і вони присутні завжди у вигляді ОРД. До них відносяться:
найм. орг-ції;
дата;
індекс документа;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
печатка.
Додаткові реквізити може бути не всіх видах документів (наприклад, емблема, відмітка контролю). Додаткові реквізити можуть характеризувати етапи обробки документа (наприклад, позначка про надходження, резолюція, прізвище виконавця та № його телефону, відмітка про виконання документа та направлення його у справу). Відсутність додаткового реквізиту на документі не може вплинути на юридичну чинність документа.
5. Охарактеризуйте порядок складання та оформлення розпорядчих документів, що приймаються на основі колегіальності та спільних розпорядчих документів.
розпорядчі документи.
постанови,
накази,
рішення,
вказівки,
розпорядження.
Правовий акт
У певних управлінських ситуаціях виникає потреба видання спільного розпорядчого документа двох чи кількох організацій. Якщо ці організації мають право видавати однаковий вид розпорядчого документа, то спільний документ видається у формі цього виду. Якщо організації видають різні види розпорядчих документів, спільний розпорядчий документ видається як спільного рішення.
вивчення суті питання;
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа – це визначення кола питань, які має відобразити. Це вимагає збору необхідної інформації по суті питання, що розглядається. Тільки після цього можна розпочинати складання проекту розпорядчого документа.
Проекти розпорядчих документів, які приймаються колегіальними органами, обговорюються та приймаються на засіданнях. Під час обговорення до них можна вносити доповнення та зміни. Доопрацьовані проекти документів виносяться на затвердження наступного засідання.
Оформляється розпорядчий документ загальному бланку формату А4. Такий вид розпорядчого документа, як рішення, можна виготовляти не на бланку.
- найменування організації;
- Назва виду документа;
- Дата;
- Індекс документа;
- місце складання чи видання документа;
- Заголовок;
- Текст;
- візи;
- Підпис.
Заголовок розпорядчого документа починається з прийменника «Про» («Про») і формулюється за допомогою віддієслівного іменника («Про назанчення..», «Про звільнення… «Про введення…», «Про надання…») або іменник, що вказують на те , Через що він видається («Про заходи ...», «Про підсумки ...»).
Текст розпорядчого документа найчастіше складається із двох взаємозалежних частин – констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частинає введенням у суть питання і в ній вказується причина видання ждокумента, можуть бути перелічені будь-які факти або дана оцінка. Починається ця частина тексту зі слів: «З метою…», «На виконання…».
Найчастіше у констатуючій частині наводиться переказ акта вищого органу, на виконання якого видається цей розпорядчий документ. У цьому випадку вказується вид акта, автор, дата та номер документа та повна назва. Якщо не потрібно давати роз'яснення, то констатуюча частина може бути відсутнім.
Основне навантаження несе розпорядча частина, яка завжди викладається у наказовій формі. Розпочинається частина тексту з розпорядчого слова, яке друкується великими літерами від нульового положення табулятора на окремому рядку, щоб воно виділялося із загального тексту. За розпорядчим словом друкується двокрапка. Текст розпорядчого документа викладається з першої особи од. ч. (документ, прийнятий одноразово) або від третьої особи од. ч. (документ, що видається колегіальним органом).
Після розпорядчого слова з нового рядка, від 1-го положення табулятора оговтується текст постанови. Формулювання цієї частини тексту мають бути чіткими та ясними. Не допускаються формулювання, які мають різні тлумачення. Не слід використовувати неконкретні вирази («поліпшити», «підвищити», «підсилити» тощо).
Як правило, розпорядча частина тексту поділяється на пункти. Кожен пункт нумерується арабськими цифрами, друкується від першого покладання табулятора і будується за схемою:
виконавець(посада, п.в.о., структурний підрозділ у дат. відмінку) – дія – термін виконання.
1. Начальнику відділу кадрів ТДВ «Прамень» Іванову І.І. скласти графік відпусток працівників.
Термін виконання – 01.02.2007.
Термін виконання має бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт. При цьому слід зважати на час доведення інформації до конкретних виконавців.
Розпорядчий документ може мати загальний всім виконавців (якщо їх кілька) термін. Однак зазвичай термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо.
Наприкінці тексту розпорядчого документа може міститися перелік документів, що втратили чинність або змінюються у зв'язку з виданням цього акта. При цьому слід застосовувати стійкий оборот: «Вважати таким, що втратив чинність... від... №...».
Останнім пунктом у розпорядчих документах зазвичай вказується особа, на яку покладається контроль за їх виконанням. Якщо ця особа не вказується, то вважається, що контроль за виконанням документа здійснюється самим керівником:
5. Контроль над виконанням наказу покласти на... .
Розпорядницькі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються в тексті, проте реквізит «Позначка наявності програми» не оформляється.
Не слід включати до розпорядчого документа пункт: «Наказ довести до відома...». Підрозділи та посадові особи, до відома яких наводиться документ, перераховуються у списку розсилки, що додається до проекту документа.
Це покладання не діє за необхідності ознайомлення зі змістом документа всіх працівників організації. І тут пункт: «Наказ довести до відома всіх працівників» є обов'язковим.
Постанова– це правовий акт, який приймається колегіально органами державної владита управління. У РБ ухвали видаються Радою міністрів, палатами Національних зборів РБ, міністрствами, відомствами, президіями судів іншими органами колегіального управління (комітетами, комісіями).
Постанови оформляються відповідно до СТБ 6.38-2004, юридичними підставамидля їх видання можуть бути закони РБ та ін. нормативно-правові акти або необхідність здійснення власної виконавчої або розпорядчої діяльності, а також необхідність правового регулювання роботи власного апарату управління (у тому випадку, якщо постанови видаються з ініціативи організації).
До складу реквізитів розпорядження входять:
- реквізити загального бланка (назва виду документа ПАСТАНОВА та ПОСТАНОВЛЕННЯ).
- Заголовок до тексту;
- Текст;
- підпис;
- візи;
- Дата;
- Індекс.
Текст постанови складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина іноді може бути відсутнім.
Розпорядча частина починається розпорядчим словом ПОСТАНОВЛЯЄ: перед яким вказується найменування колегіального органу.
Розпорядча частина будується за пунктами, у кожному з яких зазначено доручення, названо виконавця, зазначено строки. Постановою можуть затверджуватись інші документи, як правило, організаційні. Відмітка про наявність таких додатків повинна наводитися в тексті, у тому пункті, в якому затверджується документ, одразу ж після пункту.
1. Затвердити Положення про порядок атестації педагогічних та керівних працівників державних освітніх установ (Додаток 1).
Якщо затверджується один документ, то текст пункту виглядає так:
1. Затвердити Положення про...
На документі, що додається, робиться позначка
Додаток 1
до Постанови
Ради міністрів
від 00.00.0000 № 00
Підписується постанова органу законодавчої та виконавчої владикерівником колегіального органу. Постанови колегії міністерства, керівного органу громадської організаціїмають, як правило, два підписи – керівника колегіального органу та відповідального секретаря.
Постанови Ради міністрів набирають чинності лише після їх реєстрації та офіційного опублікування.
Дата постанови буде дати засідання колегіального органу.
Номером є порядковий номерз початку діловодного року.
Рішення– правовий акт, який приймається колегіально виконавчими та розпорядчими органами, а також колегіальними органами, що мають дорадчі функції. Рішення можуть видаватися міністерствами, відомствами, науковцями, громадськими організаціями.
Оформляється на загальному бланку формату А4.
До складу реквізитів рішення входять:
- реквізити загального бланка (назва виду документа РІШЕННЯ та РІШЕННЯ).
- Заголовок до тексту;
- Текст;
- підпис;
- візи;
- Дата;
- Індекс.
Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина іноді може бути відсутнім.
Розпорядча частина починається розпорядчим словом ВИРІШИВ: (ВИРІШИЛИ:, ВИРІШИЛА:), перед яким вказується найменування колегіального органу.
У разі потреби рішення візується керівником підрозділу, який готував проект рішення, юрисконстультом, посадовими особами, відповідальними за його виконання.
Рішення підписується керівником колегіального органу та відповідальним секретарем.
Номером рішення буде порядковий номер з початку виробничого року, а датою – дата засідання колегіального органу.
Спільні акти органів державної влади та управління приймаються у вигляді ухвал. Спільні акти місцевих Рад депутатів, виконавчих та розпорядчих органів приймаються у вигляді рішень. Спільні розпорядчі документи інших організацій, що видають (приймають) однакові види документів (накази, постанови та ін) видаються (приймаються) у відповідному вигляді. Спільні розпорядчі документи організацій, що видають різні види документів, приймаються у вигляді рішення, що має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, яка ухвалила цей документ.
Рішеннями також оформляються спільні розпорядчі документи, прийняті двома і більше організаціями, що видають різні види розпорядчих документів.
Оформлюються спільні рішення на чистому аркуші паперу. У заголовній частині вказуються найменування всіх організацій, що видають цей документ.
Номер рішення порядковий з початку діловодного року, номери організацій відокремлюються косою межею: 35/98/40.
Датою спільного документа буде дата засідання.
Текст спільного рішення викладається від першої особи мн. числа.
Підписи розташовуються одному рівні, нижче тексту під назвою організації.
6. Охарактеризуйте порядок складання та оформлення розпорядчих документів, що приймаються на основі єдиноначальності (наказів, розпоряджень та вказівок).
Найважливішу роль в управлінні підприємствами та організаціями відіграють розпорядчі документи.Вони звернені до нижчих підлеглих посадових осіб чи організацій. Головним призначенням розпорядчих документів є регулювання діяльності, за допомогою якої здійснюється реалізація функцій завдань, поставлених перед організацією, незалежно від характеру та змісту діяльності організації, її організаційно-правової форми та інших факторів.
Вдосконалення організаційної структуриустанови, змісту, способів та засобів здійснення основної діяльності, забезпечення організації всіма видами ресурсів відбувається за допомогою розпорядчих документів. Саме з допомогою їх вирішуються всі проблеми і ситуації.
Розпорядчі документи містять юридично владні розпорядження суб'єктів виконавчої, адресатами яких є конкретні організації, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники.
До розпорядчих документів належать:
постанови,
накази,
рішення,
вказівки,
розпорядження.
Усі ці документи є правовими актами. Правовий акт– документ, що містить підзаконне офіційне рішення, прийняте органом виконавчої влади або посадовою особою в односторонньо-владному порядку та з дотриманням встановленої процедури з того чи іншого питання, віднесеного до його компетенції, наділене у передбачену законом форму та породжувальне юридичні наслідки.
З погляду прийняття рішень розпорядчі документи поділяються на дві групи.
У разі колегіальності спільно обговорюються найважливіші і найскладніші питання діяльності організації, галузі тощо. Рішення, виражене потім у формі розпорядчого документа, також приймається спільно. На основі колегіальності діють Рада міністрів Республіки Білорусь, держкомісії та держкомітети, колегії міністрств, відомств, вищі органиуправління АТ. В органах управління, що діють на основі колегіальності, їх керівники мають право приймати одноосібні рішення лише з досить вузького кола питань та видавати в межах своєї компеетції інші види розпорядчих документів. Наприклад, Рада міністрів РБ видає ухвали, а прем'єр-міністр – розпорядження.
В умовах єдиноначальності право прийняття рішень з будь-якого питання управління належить керівнику організації, що збільшує опеаритність управління та персональну відповідальністьза ухвалені рішення. В умовах єдиноначальності діють міністерства, органи виконавчої влади організацій, установ, підприємств, фірм.
У певних управлінських ситуаціях виникає потреба видання спільного розпорядчого документа двох чи кількох організацій. Якщо ці організації мають право видавати однаковий вид розпорядчого документа, то спільний документ видається у формі цього виду. Якщо організації видають різні види розпорядчих документів, спільний розпорядчий документ видається як спільного рішення.
Усі розпорядчі документи мають суворо відповідати законодавству.
Підготовка всіх видів розпорядчих документів проводиться у разі подібним правилам. Виділяються такі етапи цього процесу:
вивчення суті питання;
підготовка проекту документа, його погодження та підписання. Для розпорядчих документів, що видаються еколегіальними органами, додається посада обговорення та прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.
Процедуру складання та оформлення розпорядчих документів в організації бажано описати в інструкції з діловодства.
Підготовку проектів розпорядчих документів можна доручити структурному підрозділу або посадовій особі. Головна умова – компетентність тих, хто готовий до проекту.
Підставою розробки розпорядчого документа то, можливо видання нормативного акта органами влади чи управління, доручення вищого органу чи потреби самої організації.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа – це визначення кола питань, які має відобразити. Це вимагає збору необхідної інформації по суті питання, що розглядається. Тільки після цього можна розпочинати складання проекту розпорядчого документа.
Спочатку слід сформулювати основні положення документа, а потім уже уточнити його допоміжні частини, погоджуючи їх з керівником та іншими компетентними особами.
Завершальним етапом роботи з проектами про опоряджувальних документів є їх узгодження та підписання. Узгоджується проект документа з усіма зацікавленими установами, структурними підрозділами, посадовими особами, яких цей розпорядчий документ стосується. Погодження проводиться шляхом проставляння реквізиту «Віза» або «Гриф погодження». Візується посадовою особою, яка складала проект документа, зазначеними у проекті виконавцями, посадовою особою, відповідальною за виконання розпорядчого документа в цілому, юрисконсультом. Розпорядчі документи, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджується з фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульту свідчить про відповідність документа законодавчим та нормативним актам.
Узгодження проводить структурний підрозділ або особу, яка готувала проект розпорядчого документа. Реквізити «Віза» та «Гриф погодження» проставляються, як правило, на першому екземплярі проекту. У разі незгоди з проектом пишеться вмотивований висновок.
Проекти розпорядчих документів, які приймаються колегіальними органами, обговорюються та приймаються на засіданнях. Під час обговорення до них можна вносити доповнення та зміни. Доопрацьовані проекти документів виносяться на затвердження наступного засідання.
Цілком підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник або його заступник. Постанова і рішення мають два підписи – голови та секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший екземпляр документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи набирають чинності з їх підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків термін набуття чинності та термін дії документа вказується в ньому самому.
Оформляється розпорядчий документ загальному бланку формату А4. Такий вид розпорядчого документа, як рішення, можна виготовляти не на бланку.
До складу обов'язкових реквізитіврозпорядчого документа входять:
- державний герб (емблема чи товарний знак);
- найменування вищої організації;
- найменування організації;
- Назва виду документа;
- Дата;
- Індекс документа;
і т.д.................
Читайте також:
|
Хто є спадкодавцем, а хто спадкоємцем?
Коли набуває чинності заповіт?
Якби Є. Х. Бичков не залишив заповіту, хто міг би стати його спадкоємцем?
Уявіть, що спадкоємці, які отримали у спадок незаповіданий будинок, не змогли домовитися про те, як його поділити. Що в такому разі їм робити?
^ V. Питання для самоперевірки.
Дайте визначення цивільних правовідносин. Що розуміють під його змістом?
Які особливості характерні для цивільних правовідносин?
Наведіть свій приклад цивільних правовідносин, виділивши його суб'єкт (суб'єкти), об'єкт, підставу виникнення та зміст.
Поясніть, що таке громадянська правоздатністьта громадянська дієздатність. Охарактеризуйте себе суб'єкта цивільних правовідносин.
Що може бути об'єктом майнових прав? Наведіть приклади.
Які особисті немайнові правави знаєте?
У чому особливість права на інтелектуальну власністьсеред інших громадянських прав?
Що таке спадкування? Які успадкування існують?
Які засоби захисту цивільних прав?
VI. Завдання.
Обґрунтуйте, що з перерахованого може стати об'єктом цивільних правовідносин: а) винайдений новий вид двигуна до автомобіля; б) складання документів на замовлення власника автомобіля; в) вірші про автомобіль; г) викрадений автомобіль; д) ремонт автомобіля.
Кочкін придбав у магазині концертний рояль. Наступного дня в магазин прийшла дружина Кочкіна і, посилаючись на те, що її чоловік - просто хворий, попросила прийняти рояль назад і повернути гроші, тому що рояль займає занадто багато місця в квартирі.
Хто є у разі суб'єктами цивільного правовідносини? У чому його зміст? Як має закінчитись ця історія?
Бернард Шоу якось написав: «Якщо у вас є яблуко, і у мене є яблуко, і якщо ми обміняємося цими яблуками, то у вас і в мене залишиться по одному яблуку. А якщо у вас є ідея, і у мене є ідея, і ми обмінюємося цими ідеями, то у кожного буде по дві ідеї».
Про які права йдеться, якщо подивитися на цю ситуацію з позиції громадянського права?
VII. Думки мудрих.
«Дурне вживання матеріальних благ часто є вірним шляхом до найбільших негараздів».
Д. Дефо (бл. 1660-1731), англійський письменник
VIII. Заключна частина.
Оцінювання відповідей учнів.
У систему розпорядчих документів входять як накази. Чим більша і старша організація, тим частіше вона використовує інші види розпорядчої документації: постанови, рішення, розпорядження, вказівки. Охарактеризуємо всі ці види документів, а також розглянемо на прикладах особливості оформлення та зберігання кожного з них.
РОЗПОРЯДНА ДОКУМЕНТАЦІЯ
На відміну, наприклад, від інформаційно-довідкових документів, кожен із яких має власні цілі та завдання, всі розпорядчі документи видаються з єдиною метою: довести до виконавців волю керівництва.
Відмінність між ними лише в «ранзі» самого розпорядчого документа: кожен із них стоїть на власній сходинці ієрархічних сходів, причому якесь переміщення цією ієрархією цілком виключене (рис. 1).
Визначимося з цільовим призначенням кожного з цих документів. Джерело всіх визначень - «Словник видів та різновидів сучасної управлінської документації»(ВНІІДАД, М., 2014).
■ Постанова
Авторами більшої частини ухвал є державні органи Російської Федераціїабо її суб'єктів. Значну кількість цих документів приймають також колегіальні органи управління організацією.
Постанова є найвищим за значимістю розпорядчим документом, отже, і видається вона найвищим за значимістю колегіальним органом управління особливо важливих випадках.
Так, постановою можна оформити рішення зборів акціонерів про реорганізацію акціонерного товариства, про його ліквідацію або зміну організаційної структури (Приклад 1).
■ Рішення
Другий варіант нас не цікавить, тому що до загального діловодства не належить.
Виконавчим і дорадчим колегіальним органам організації здебільшого для документування своїх управлінських дій цілком вистачає рішень (Приклад 2).
.PNG)
■ Наказ
Наказ, безсумнівно, є найпоширенішим із усіх розпорядчих документів. Навіть у найменшій організації є необхідний мінімум наказів (на відміну інших видів розпорядчої документації).
Накази видаються генеральним директором і лише їм: у визначенні документа фігурує слово «одноосібно».
Право на підписання наказів може бути передане генеральним директором заступнику або іншим топ-менеджерам, але важливо враховувати такі моменти:
Передача цього права обов'язково оформляється письмово (видається, знову ж таки, наказ чи оформляється довіреність);
Під час передачі суворо обумовлюється термін дії повноважень і те, які види наказів може підписувати конкретний топ-менеджер.
Найпоширеніший варіант: заступник наділяється такими правами на період відсутності генерального директора. Як тільки керівник повертається з відрядження або відпустки, дія повноважень завершується.
Розрізняють такі види наказів:
По основній діяльності;
з адміністративно-господарської діяльності (АХД);
За особовим складом.
Останніми займається відділ кадрів, і ми їх розглядати не будемо. Накази з основної та з адміністративно-господарської діяльності мають різні термінизберігання: «постійно» та 5 років відповідно.
Коло тем, що належать до адміністративно-господарської діяльності, окреслено в єдиному джерелі - Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, далі – Перелік 2010). На підставі цих відомостей можна зробити висновок, що до наказів АХД належать накази, що стосуються:
Дотримання правил внутрішнього порядку діяльності;
Експлуатації будівель та приміщень;
Транспортного обслуговування, внутрішнього зв'язку;
Забезпечення безпеки організації.
Наводити приклад наказу ми не будемо: у кожній організації їхня достатня кількість.
■ Розпорядження
Розпорядження, хоч і вважається «молодшим братом» наказу, близьким по цільового призначеннядо вказівки, у нормативних та методичні документиза діловодством завжди слід у дужках саме за наказом: наприклад, у Методичні рекомендаціїз розробки інструкцій з діловодства в федеральних органахвиконавчої влади (затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76, далі – Методичні рекомендації для ФЗІВ; Додаток 15) або у Переліку 2010 (ст. 19).
Керівник організації може видати розпорядження поруч із наказом, і може також наділити безстроковим правом видавати розпорядження топ-менеджерів за напрямами. При цьому кожне розпорядження діятиме у межах напряму: дирекції, департаменту, управління (Приклад 3).
■ Вказівка
Вказівка – документ, що створюється останнім часом виключно на рівні топ-менеджерів. Так само, як і розпорядження, вказівка може бути видана керівником структурного підрозділу з тією різницею, що для цього не потрібно спеціального дозволу генерального директора.
Кордон між вказівкою та розпорядженням стирається все сильніше, і поступово вони стають розпорядчими документами одного порядку (Приклад 4).
КОЛЕГІАЛЬНІ ОРГАНИ
Колегіальні органи у створенні - це групи осіб, які або управляють організацією, або виконують у ній якісь завдання.
Будь-який постійно діючий колегіальний орган суворо організований: є документ його створення, положення про колегіальному органі, і навіть власний апарат управління, що з голови і секретаря.
У своїй діяльності колегіальний орган зазвичай керується складеним та затвердженим планом. Засідання колегіального органу суворо протоколюються.
Колегіальні органи поділяються на органи управління, виконавчі та дорадчі органи.
■ Колегіальні органи управління, Як випливає з назви, управляють організацією на вищому рівні: збори акціонерів, збори засновників товариства тощо.
Якщо організації діє колегіальний орган управління, то генеральний директорпідпорядковується йому, звітує перед ним та за рішенням цього органу може бути замінено.
Колегіальний орган управління може впливати на діяльність організації на глобальному рівні, аж до прийняття рішень про реорганізацію та ліквідацію.
■ Виконавчі колегіальні организдійснюють безпосереднє керівництво організацією. Це може бути, наприклад, рада директорів, до якої входять усі топ-менеджери.
У статуті організації прописується, що генеральний директор (одноосібний виконавчий орган) не має права приймати рішення без згоди колегіального виконавчого органу.
■ Дорадчі колегіальні органидіють за керівника організації. Це всілякі комісії та колегії. Якось впливати на управління організацією вони не можуть, зате можуть пропонувати, пояснювати, рекомендувати будь-що генеральному директору в межах своєї компетенції.
Яскравий приклад в галузі діловодства - експертна комісія, що постійно діє в організації. У правилах з архівної справи про неї прямо говориться, що це «дорадчий орган за керівника організації» (пункт 4.8 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фондуРосійської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях; затверджено наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526).
Розпорядчі документи, які можуть видавати колегіальні органи – постанови та рішення.
Наприклад, добре знайомі секретарям та діловодам Основні правила роботи архівів організацій схвалені рішенням від 06.02.2002 дорадчого органу – Колегії Росархіву. В акціонерних товариствахдіють поради чи збори акціонерів.
ПОРЯДОК РОБОТИ З РОЗПОРОДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок роботи з розпорядчим документом залежить від того, як створюється документ: в умовах колегіальності або єдиноначальності.
Колегіальні органи перед тим, як прийняти якесь рішення, повинні його обговорити на засіданні.
■ Порядок роботи над постановою та рішенням включає:
1. Обговорення питання на засіданні колегіального органу.
2. Оформлення протоколу засідання колегіального органу.
3. Видання розпорядчого документа.
Як бачимо, безпосередньо підготовка постанови та рішення займає мінімум часу. Ключовий моменттут – обговорення питання. Прийняте рішенняфіксується у протоколі, та був на підставі протоколу готується розпорядчий документ.
■Порядок роботи над наказом, розпорядженням, вказівкою
В умовах єдиноначальності жодних попередніх дійне потрібно: генеральний директор приймає рішення видати розпорядчий документ та дає завдання секретареві підготувати проект, після чого підписує його.
Можливо, перед цим проект пройде процедуру погодження з компетентними посадовими особами організації.
Все вищевикладене - які розпорядчі документи ким видаються - можна у вигляді блок-схеми (рис. 2).
ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ РОЗПОРОДНИХ ДОКУМЕНТІВ
■ Реквізити розпорядчих документів, як і всієї організаційно-розпорядчої документації, оформлюються відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Як можна побачити у прикладах 1-4, обов'язковимиреквізитами розпорядчих документів є:
Найменування організації;
Найменування виду документа;
Реєстраційний номер документа;
Дата документу;
Місце видання документа;
Заголовок до тексту;
Підпис;
Відмітка про виконавця – для наказів, розпоряджень та вказівок.
Факультативними(необов'язковими) реквізитами можна вважати:
емблему організації (логотип) (розміщується, якщо в організації прийнято брендувати всі документи, включаючи внутрішні);
Позначку про додаток (якщо є);
Візи погодження (якщо вони потрібні).
Жодних відступів від правил оформлення реквізитів, викладених у ГОСТ Р 6.30-2003 та методичних рекомендаціях5 до нього, розпорядчі документи не вимагають.
■ Загальні правилаоформлення текстів розпорядчих документівможна почерпнути в Методичних рекомендаціях для ФОІВ та багатьох відомчих інструкціяхз діловодства.
Загальні правила оформлення текстів розпорядчих документів представлені у таблиці.
Особливості оформлення реквізитів розпорядчих документів, у тому числі тексту, комерційних організаціяхповинні бути описані в їхній локальній інструкції з діловодства. Саме в ній регламентуються шрифти та міжрядкові інтервали, порядок набору слів «постановляю» або «наказую» (розрядно або великими літерами) та їх розташування (по центру рядка або від лівого краю текстового поля).
Методичні рекомендації для ФОІВ не є для недержавних організацій нормативним документом. Втім, це не забороняє взяти їх за основу для складання власної інструкції: вся потрібна інформаціяміститься у Додатках 14 та 15 до цього документа.
ЗБЕРІГАННЯ РОЗПОРЯДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Зберігання розпорядчих документів складає загальних підставах. Вони формуються у справі згідно з видами та підвидами: при цьому не просто зберігаються окремо постанови, накази та вказівки, але накази за особовим складом обов'язковому порядкузберігаються окремо від наказів щодо основної та адміністративно-господарської діяльності.
Терміни зберігання встановлюються за Переліком 2010 (розділ 1 «Організація системи управління»):
Постанови: постійно (п. "б"-"д" ст. 18);
Рішення: постійно (п. "б"-"д" ст. 18);
Накази щодо основної діяльності: постійно (п. «а» ст. 19);
Накази з адміністративно-господарських питань: 5 років (п. "в" ст. 19);
Розпорядження: аналогічно до наказів;
Вказівки: Перелік 2010 року не містить такого документа, отже, термін зберігання для вказівок встановлюється експертною комісієюорганізації.
Не забуватимемо: термін зберігання «постійно» для організацій, що не є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, не може бути менше 10 років.
Щодо постанов, рішень, а також наказів та розпоряджень щодо основної діяльності таких організацій, то при їх ліквідації перелічені документи можуть бути прийняті на зберігання до держархіву, якщо пройдуть експертизу цінності та будуть визнані гідними цього. Розпорядчі документи у номенклатурі справ організації виглядають так (Приклад 5).
- Успішний американський бізнесмен М. Смолл, з власного досвіду, сформулював п'ять правил досягнення підприємницької мети (ідеї). Можливо, вони допоможуть і вам:
- Прийміть рішення: "Я можу робити гроші". В наш час у нашій країні людина може стати багатою.
- Щоб заробляти гроші, ви повинні думати про це постійно - під час їжі, прогулянки і навіть уночі, коли спите.
- Існує багато сфер діяльності, в яких ви можете досягти успіху. Шукайте і ви знайдете їх.
- Ви помиляєтеся. Але не падайте духом. Вчіться на своїх та чужих помилках. Починайте з того моменту, де спіткнулися. Йдіть уперед!
- Коли ви зупинитесь на будь-якій ідеї, постійно продумуйте її, розвивайте і не залишайте доти, доки не досягнете мети.
- До наведених порад варто додати і ще одну: не забувайте про правових нормахрегулювання підприємницької діяльності, слідкуйте за змінами у законодавстві. Це дійсно важливо для успішного розвитку вашого бізнесу: помилка в правових питаннях підприємницької діяльності може обійтися вам дуже дорого.
Документи
Стаття 14.1. Здійснення підприємницької діяльності без державної реєстрації або без спеціального дозволу (ліцензії)
- 1. Здійснення підприємницької діяльності без державної реєстрації як індивідуального підприємцяабо без державної реєстрації як юридична особа - тягне за собою накладення адміністративного штрафуу розмірі від п'яти до двадцяти мінімальних розмірівоплати праці<...>
Стаття 171. Незаконне підприємництво
- 1. Здійснення підприємницької діяльності без реєстрації або з порушенням правил реєстрації, а також подання до органу, який здійснює державну реєстрацію юридичних осіб, документів, що містять свідомо неправдиві відомості, або провадження підприємницької діяльності без спеціального дозволу (ліцензії) у випадках, коли такий дозвіл (ліцензія) є обов'язковим, або з порушенням ліцензійних вимог та умов, якщо це діяння завдало великих збитків громадянам, організаціям або державі або пов'язане з цим із вилученням доходу у великому розмірі*, - карається штрафом у розмірі від трьохсот до п'ятисот мінімальних розмірів оплати праці... або обов'язковими роботамитерміном від ста вісімдесяти до двохсот сорока годин... або позбавленням волі терміном до трьох років.
* Доходом у великому розмірі визнається дохід, сума якого перевищує двісті мінімальних розмірів оплати праці.
Запитання та завдання до документу
- Охарактеризуйте подані документи.
- Чому за те саме правопорушення (здійснення підприємницької діяльності без реєстрації) настають різні правові наслідки?
- Наведіть приклад, який би відповідав статті 14.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
- Наведіть приклад, який би відповідав статті 171 Кримінального кодексу РФ.
Питання для самоперевірки
- Дайте визначення підприємницьких правовідносин. Які закони регулюють підприємницькі правовідносини?
- Що заважає розвитку виробничого підприємництва?
- Які засади лежать в основі підприємницького права? Прокоментуйте їх.
- Що мається на увазі під обґрунтуванням підприємницької ідеї? Спробуйте навести конкретний приклад.
- Чим відрізняється статут від установчого договору?
- Що таке ліцензія? Яка мета ліцензування?
- Що тягне за собою провадження підприємницької діяльності без державної реєстрації?
Завдання
- Заповніть порівняльну таблицю організаційно-правових форм підприємницької діяльності.
- Подумайте, яку справу ви змогли б відкрити. Спираючись на матеріал параграфа, оберіть організаційно-правову форму для здійснення підприємницької діяльності. Обґрунтуйте свій вибір.
- Складіть пам'ятку «Для підприємця-початківця». Вкажіть, які документи необхідно зібрати, де пройти реєстрацію, щоб відкрити свою справу.
- Микола Р. та Петро С. вирішили зайнятися підприємництвом – створити своє охоронне агентство. Молоді люди уклали Установчий договір між громадянами Миколою Р. та Петром С. про створення товариства на вірі, у реєстрації якого... їм було відмовлено. Чого не врахували майбутні підприємці?
- Сучасний американський економіст П. Друкер написав: «Те, що фірма думає про свою продукцію, не найголовніше, особливо для майбутнього бізнесу або його успіху. Що споживач думає про свою покупку, у чому бачить її цінність – ось що має вирішальне значення, визначає сутність бізнесу, його спрямованість та шанси на успіх». Прокоментуйте висловлювання вченого.
Думки мудрих
"Підприємець - це людина, яка використовує будь-яку можливість з максимальною вигодою".
П. Друкер, сучасний американський вчений