Аналіз документопотоків

У документообігу будь-якої організації виділяють такі документопотоки:

o вхідні документи (отримані ззовні, з інших установ);

o документи, створені в установі.

Під час вивчення документообігу кожну групу розглядають окремо. Вхідні документианалізують за кореспондентами – авторами документів:

o документи установ вищого рівня(укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення та відомості;

o документи підвідомчих установ- первинна планова, звітно-облікова документація та різноманітні запити;

o документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або ухвалення спільних дій;

o звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Аналіз вхідних документів за кореспондентами-авторами використовується для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування (адреси, телефони, прізвища, імена, по батькові, посади керівного складу).

Документи можна кваліфікувати за видами:

o розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

o інформаційно-аналітичні (листи, акти, довідки, доповідні записки тощо);

o обліково-звітні.

Крім того, всі вхідні документи за змістом можна поділити на ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, які вимагають відповіді або виконання, та надіслані до відома) та листи-відповіді, тобто. документи, одержані у відповідь на запит установи.

Залежно від значущості автора та змісту вхідні документи направляють керівнику установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю. Отже, весь потік вхідних документів розподіляють на кілька груп, кожна з яких має різні шляхи руху і потребує різної послідовності роботи з ними.

Кому слід передавати той чи інший документ, визначає служба діловодства чи секретар на стадії попереднього розгляду.

Документи, створені в установі,діляться на дві групи:

o внутрішні, створені потреб установи, функціонують лише її межах;

o вихідні, які після створення направляють до інших установ.

Внутрішні документи, як правило, не розсилаються. Однак за умови територіальної роз'єднаності структурних підрозділів або існування філії установи, куди направляються і внутрішні документи, наприклад, розпорядчі, для внутрішніх документів також має бути передбачено етап відправлення.

Усі документи, створювані в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи або розроблені на виконання завдань вищих органів) та підготовлені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документияк і вхідні, можна проаналізувати за видами та за кореспондентами-адресатами. Вихідні документи також поділяються на такі, що вимагають відповіді, та надіслані до відома, з метою інформування.

Таким чином, документи установ можна вивчати із документопотоками. І кожному потоку властиві певні особливостіпроходження та обробки.

Визначення обсягу документообігу

Обсяг документообігу установи визначається з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу – як правило, за рік. При цьому кожен документ обліковується один раз. Рекомендується окремо підраховувати кількість оригіналів документів та копій.

Вхідні та вихідні документи враховуються на етапі прийому та надсилання кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи підраховують за місцем їх реєстрації чи підготовки. Усі внутрішні документи також підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо). Облік таких документів може здійснюватися як службою діловодства, а й іншими структурними підрозділами, наприклад кадровою службою, бухгалтерією, відділом науково-технічної інформації тощо.

Розмножені екземпляри підраховуються окремо у копіювально-розмножувальному бюро, машинописному бюро, службі автоматизованої підготовки документів. У цьому застосовується застосована організації системи обліку.

Підрахунок ведеться за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (зазвичай, за видами) та вихідних документів. З метою більш точного визначення обсягу документообігу слід враховувати і документи, які не підлягають реєстрації, оскільки їхня обробка також потребує певного часу. Це може бути зроблено за реєстрами вхідної кореспонденції (див. Додаток 45).

Облік документообігу дозволяє:

o розрахунок штатної чисельностіділоводного персоналу;

o виявлення ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів;

o визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, і навіть структурних підрозділів та окремих виконавців роботою з документами.

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг враховують щомісяця, що дозволяє визначити періоди найбільш інтенсивної роботи. Підрахунок можна здійснювати також щокварталу. У невеликих установах кількість документів доцільно підраховувати протягом року. Підсумкові дані обліку документообігу оформлюють такою довідкою:

Форму довідки про обсяг документообігу вводять як шаблон на згадку про комп'ютер і друкують з необхідною періодичністю.

контрольна робота

1.2 Облік обсягу документообігу. Правила підрахунку документів

Обсяг документообігу виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію та створених у ній за певний период.5 Під обсягом документообігу розуміється кількість справжніх екземплярів вхідних, вихідних, внутрішніх документів та звернень громадян за певний період часу.

Служба ДОП може встановлювати будь-яку періодичність підрахунку документообігу: щотижневу, щомісячну, щоквартальну, щорічну.

Вихідні, вхідні, внутрішні документи, пропозиції та заяви громадян підлягають окремому обліку.

Кількість вхідних та вихідних підраховують при початковій обробці або надсиланні документів за реєстраційними формами (журнали). Внутрішні документи враховуються за місцем їхньої реєстрації або підготовки.

Кожен документ враховується лише один раз. За одиницю підрахунку приймається сам документ. Копії документів, виготовлених за допомогою різних технічних засобів, вважають окремо від справжніх документів Розмножені екземпляри (копії) підраховуються за журналами робіт у машинописному та копіювально-розмножувальному бюро.

Протягом останніх десятиліть нормативно-методичними розробками Архівної служби рекомендується запис результатів обліку документів (та їх копій) протягом року у вигляді простих дробів, де у чисельнику вказується кількість документів, а знаменнику кількість їх копій, наприклад: 34/106.

Результати підрахунку оформляються як зведення даних про обсяг документообігу. Причому може проводитися як кількісний, так і якісний аналіз документообігу. Результати, отримані при підрахунку обсягу документообігу, застосовуються щодо структури і штатної чисельності служби ДНЗ для аналізу завантаженості структурних підрозділів та окремих исполнителей.6 Величина документообігу також необхідна розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства.

1.3 Організація роботи з документами

Існують три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.

Вибір форми залежить від характеру діяльності, функцій, організаційної структури організації.

Централізована форма організації документообігу застосовується у установах із невеликим документообігом; при децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються в структурних підрозділахустанови; Змішана форма роботи з документами використовується у великих об'єднаннях (установах) зі складною структурою та великим обсягом документообігу. За такої форми частина операцій з роботі з документами (прийом, відправка, контроль, виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрація, формування справ, поточне зберіганняі т.д.) виконують структурні підрозділи.7

У технологічному ланцюжку обробки та руху документів можна виділити такі етапи:

Прийом та первинна обробка документів;

Попередній розгляд та розподіл документів; - реєстрація документів - контроль за виконанням; * - інформаційно-довідкова робота; - виконання документів та відправлення.8

Порядок руху документів у організації закріплюється у схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення та затверджуються керівництвом організації. (Додаток 2)

Організація роботи з документами – це створення оптимальних умовдля всіх видів робіт із документами - з моменту створення або отримання документа до його знищення чи передачі на архівне зберігання.

Схема руху документів

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів та посадових осіб, надає позитивний вплив на управлінський процес загалом.

інформування керівництва про хід та результати виконання документів. 2.1 Постановка документів на контроль При постановці документа на контроль у верхньому полі документа справа робиться позначка контролю (зазвичай, штампом)...

Аналіз організації контролю за виконанням документів

Дані про хід та результати контролю, узагальнені у зведеннях, надаються керівництву організації.

Аналіз системи управління документацією та записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченського району м. Владивостока

На кожен документ системи якості після його затвердження заводиться картка обліку, в якій наводяться номер екземпляра копії, відділ, прізвище та підпис особи, яка отримала копію...

Діяльність структурного підрозділу залізниці

Рух первинних документіву бухгалтерському обліку (створення або отримання від інших підприємств, установ, прийняття до обліку, обробка, передача до архіву - документообіг) регламентується графіком...

Документування та документообіг в організації

Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень щодо них, відправлення або здавання у справу утворюють документообіг організації.

Документообіг організації. Види бланків документів

Поняття «документообіг» і термін виникли у діловодстві у роки. У працях великих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д.Р. Покровський, П.М. Керженців та ін.

Документи організації, що регламентують електронний документообіг

На перший погляд, робота зі складання документів, їх оформлення, обліку, контролю за виконанням видається досить рутинною. Проте історія розвитку документознавства та практики діловодства...

Організаційна структурата управління персоналом у ВАТ "Сибтранснафтопродукт"

Начальник документообігу призначається посаду і звільняється від неї наказом генерального директораТовариства за поданням начальника відділу та Заступника генерального директора з економіки та фінансів.

Організаційні документи у системі управління підприємством

документ реквізит бланк організаційний Склавши текст документа, його треба правильно оформити, щоб він мав юридичну силу. Порядок оформлення організаційних документів визначено ГОСТ Р 6

До документів, що не реєструються (документів, що не підлягають реєстрації), належать документи, що не потребують виконання і не містять інформації, що використовується в довідкових цілях: запрошення, вітальні листи, телеграми, квитки...

Організація діловодства в державній установі

Облік обсягів документообігу ведеться з метою вдосконалення організації роботи з документами та розрахунку оптимальної чисельності працівників, зайнятих у діловодстві, а також раціонального розподілу документопотоків.

Організація діяльності підприємства ТОВ "Р.І.К." кафе "Луїза"

Документообіг - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування та з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції з прийому...

Основи забезпечення документообігу

Реквізит документа – це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа(ГОСТ Р 6.30 – 2003). 08 - Найменування організації...

Оформлення управлінських документів

Відбір реквізитів для включення до державний стандартпроводився з метою закріплення на практиці документування тих елементів, які виконують традиційно сформовані функції документа. Звичайно...

Розробка проекту вдосконалення електронного документообігу медичного закладу(На прикладі ДДКБ №5 ім. Н.Ф. Філатова)

В даний час регламентація документування, організації документаційного забезпечення управління ведеться у кількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація...

Документообіг – це рух документів від моменту їх створення до моменту закінчення роботи з ними.

Організація документообігу має багато з організацією механічного конвеєра. Свого часу введення конвеєрної збірки поряд з типізацією продукції та стандартизацією деталей призвело до значного зростання продуктивності праці, зниження вартості процесу виробництва та започаткувало масове виробництво. Правда, при цьому ритм, що задається конвеєром, призвів до збільшення інтенсивності праці та нервової напруги працівників.

Документообіг на підприємстві

Організація документообігу заснована на тих же принципах, що й механічний конвеєр: рух документів повинен мати мінімальні повернення на попередні щаблі, документи повинні надсилатися виконавцям відповідно до їх обов'язків, щоб уникнути дублювання операцій.

Схема документообігу

Схема документообігу

Розрізняють зовнішній та внутрішній контури документообігу.

Зовнішній контур починається із вхідних (зовнішніх) документів, що надходять на підприємство ззовні. Це може бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів замовників тощо. Отримані документи реєструються секретарями і потім надходять на виконання.

Вхідна документація - це документація, що надходить підприємство від інших організацій. Вихідні документи - це документи, які підприємство (організація) надсилає іншим підприємствам. Вихідна документація - це документи, які несуть у собі інформацію, вироблену для підприємства з метою передачі їх у інші організації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми тощо.

Документообіг– рух документів в організації з моменту їх отримання або видання до завершення виконання або надсилання.

Розрізняють три основні потоки документації:

- Документи, що надходять з інших організацій (входять);

- Документи, що надсилаються в інші організації (вихідні);

-Документи, створювані в організації та використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Документообіг є складовоюДОП, мета якого - інформаційне забезпечення діяльності установи, її документування та зберігання раніше створеної управлінської інформації. ДОП безпосередньо залежить від управлінських рішень, документаційне забезпечення яких як процес включає три складові: інформаційну підтримку рішень, тобто забезпечення прийнятого рішення інформацією (документами), документування рішення та контроль за його виконанням. Основними складовими цього процесу є: отримання вихідної інформації, постановка мети (завдання), пошук необхідної інформації (довідкова робота), вироблення рішення (складання проекту документа), його погодження, редагування, виготовлення, посвідчення, відправлення (передача адресату), контроль за виконанням рішення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів установи за конкретний період (рік, квартал, місяць, день). Раціональна організація документообігу передбачає врахування наступних принципів: прямоточність, безперервність, ритмічність, паралельність, пропорційність. Принцип прямоточності руху документів вимагає, щоб переміщення документів здійснювалося найбільш коротким шляхом. Найбільш простий формі руху потоків документів відповідає лінійне розташування структурних підрозділів. Принцип безперервності в документообігу - це безперервне подання документів на той рівень, де по них приймається рішення. Цей принцип несумісний із «залежуванням» документів, їх накопиченням в одній інстанції. Принцип ритмічності документообігу означає рівномірність руху потоків документів. Принцип паралельності означає виконання окремих операційз опрацювання документа у процесі його руху. Основне призначення цього принципу полягає у скороченні часу на проходження документа. Паралельне виконання окремих операцій значно прискорює як документообіг, і виконання документа загалом. Принцип пропорційності передбачає рівномірне пропорційне завантаження каналів руху документів. Важливим є принцип самостійності та відповідальності у роботі з документами. Цей принцип означає, що з усіх діях – напрямі, розподілі, погодженні, підписанні та інших. – потрібно суворо керуватися функціями установи та її елементів, компетенцією працівників. Значний вплив на документообіг мають існуюча структура та функції установи, форми та методи управлінської діяльності. Тому оперативному проходженню та виконанню документів, крім суто діловодних причин, перешкоджають організаційні недоліки, відсутність чіткого розмежування обов'язків між посадовими особами, недостатня визначеність функцій деяких установ та їх окремих структурних підрозділів.

Масштаби управління з урахуванням науково-технічного прогресу вимагають механізації діловодства всіх його етапах. Механізація діловодних процесів полягає у застосуванні технічних засобів для виконання операцій з документування та обробки документів. Електронна техніка стала реальною необхідністю під час вирішення завдань документаційного забезпечення управління підприємством. У період комп'ютерів традиційне визначення документа потребує уточнення, оскільки у час документами може бути повідомлення, отримані електронною поштою, звукові файли, відеофільми. Тому документу можна надати таке визначення: документ – це сукупність інформації, доступна людському сприйняттю . Існує безліч програм для складання та редагування службових документів. Незважаючи на бурхливий розвиток електронних документів, фахівці вважають, що низка організаційних та технічних труднощів не дозволить їм у найближчому майбутньому повністю замінити та виключити з обігу традиційні документи.

Питання для обговорення

1 З яких розділів складається контрольна картотека?

2 Які терміни виконання документів Ви знаєте?

3 Яке посадова особазнімає документ із контролю?

4 Що є об'єктом контролю за виконанням документів?

5 З яких елементів складається реєстраційний індекс документа?

6 Оформіть на документах реквізит «Позначка контролю».

7 З якого моменту обчислюється термін виконання та контроль за виконанням документа?

8 Яким є порядок продовження терміну виконання документа?

9 У чому полягає мета документообігу?

10 Які документи дозволяють здійснити аналіз та вдосконалення документообігу?

11 Що таке документообіг?

12 Охарактеризуйте поняття «Номенклатура справ».

13 Охарактеризуйте поняття «Справа».

14 Що таке реєстрація документів?

15 Вкажіть основні стадії діловодства.

16 Назвіть етапи роботи з документами, характерні для документообігу.

17 Що включає поняття «Формування справ»?

18 Хто здійснює попередній розгляд документів?

19 За яким принципом відбувається відбір документів для зберігання чи знищення?

20 За якими ознаками будуються номенклатури справ?

21 Дайте визначення експертизи цінності документів.

22 У чому полягає завдання експертизи документів?

23 Які види номенклатури справ розробляються установами?

24 На які групи можна розбити термін зберігання документів, що встановлюються переліками?

25 Яких вимог необхідно дотримуватись під час переплетення або підшивки справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом?

26 Як здійснюється нумерація аркушів у справі?

27 Які дані вказуються на титульній сторінці опису постійного зберігання?

Підрахунок обсягу документообігу проводитися на основі даних обліку документів на дільницях первісної обробки та відправлення, а також за реєстраційними формами у службі діловодства та у структурних підрозділах. Підрахунок обсягу документообігу необхідно проводити за виділеними ділянками реєстрації, оскільки реєстрація ведеться межах окремих груп документів (протоколи, листування, накази, звіти, звернення громадян та інших.).

Стандартна методика підрахунку документообігу представлена ​​у вираженні його обсягу дробом, де в чисельнику вказується кількість оригіналів, а знаменнику - кількість копій. Як би там не було отриманий результат буде некоректним - оскільки багато документів оформлені на кількох сторінках, що за такого методу не позначиться в загальному результаті. Головний принцип підрахунку документів – одноразовість.

Служба діловодства циклічно (щоквартально, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де, крім кількісних даних, проводиться аналіз обсягу документообігу. Такі дані дають можливість встановити певні закономірності стану та зростання документообігу, а також його змін. Як показує практика, густота документообігу значно змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих тимчасових відрізків сильно зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.

Більше того, облік документообігу дозволяє:

Виміряти завантаження організації загалом, зокрема її структурних підрозділів та окремих виконавців;

Встановити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів функціям та завданням структурних підрозділів чи посадових осіб;

Розробити плани щодо вдосконалення процесів обробки документів або їх окремих операцій;

Визначити оптимальну кількість інформації, необхідної та достатньої для роботи апарату управління;

При організації документообігу у певній організації необхідно врахувати низку чинників, зокрема: форма організації діловодства (децентралізована, централізована, змішана), способи прийняття рішень та характеру розподілу обов'язків між керівниками організації, структура організації (що більше рівнів управління, тим складніша система документообігу).

Централізована форма діловодства має на увазі максимальне зосередження операцій з обробки документів у службі документаційного забезпечення та по можливості повне звільненняструктурних підрозділів від виконання діловодних функцій (реєстрації, обліку документів, зберігання справ та ін.)

Децентралізована форма передбачає, що у структурних підрозділах установи ведеться окреме діловодство (прийом, реєстрація, обробка, та інших.). Як правило, така методика діловодства резонна лише у разі територіальної роздробленості компанії, що віддалені від центрального офісу підрозділу. Тим не менш, при змішаної формічастина діловодних функцій здійснює служба документаційного апарату управління, частина підрозділи підприємства. В цілому, найчастіше при змішаній формі діловодства частина документів реєструється, контролюється, формується у справі та зберігається у службі документаційного апарату управління (частіше це документи, що виходять від керівництва та надходять до керівництва), а інша частина документів реєструється, контролюється, виконується, зберігається у структурних підрозділах (документи з питань, вирішення яких у компетенції підрозділів).

Здебільшого рух вихідних документів укладає такі етапи:

Підготовка виконавцем проекту документа.

Погодження (візування) проекту документа.

Доопрацювання проекту документа за зауваженнями.

Повторне узгодження документа.

Підписання документа керівником.

Реєстрація документа.

Передача документа до служби документаційного апарату управління (якщо документ підписано керівником підрозділу установи).

Надсилання документа адресату та передача копії у справу.

Документи, надіслані на відправлення, повинні бути надіслані того ж дня або наступного дня, але не пізніше.

Обсяг документообігу – це кількість документів, що надійшли до організації та створених нею за певний период.6

Величина документообігу необхідна для: розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації та механізації діловодства; розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу; визначення завантаженості служби ДНЗ, у тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.

У цілому нині обсяг документообігу показує завантаженість всього управлінського апарату, т.к. усім його працівникам доводиться мати справу із документами.

Підрахунок ведеться зазвичай за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (зазвичай за видами) та вихідних документів. У цьому слід враховувати, що у більшості організацій, зазвичай, враховується лише кількість зареєстрованих вхідних документів, а документи, які підлягають реєстрації, рідко підраховуються, хоча їх кількість значно перевищує кількість зареєстрованих документів. Внутрішні документи також далеко не завжди реєструються. Наприклад, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо. і тому їх кількість точно підрахувати важко

Крім того, не враховується рух копій документів, які у середніх та великих організаціях, які ще не перейшли на автоматизовані системиділоводства, можуть суттєво збільшувати загальну кількість документів.

Найпростіша формадовідки про обсяг документообігу виглядає так:

Повертаючись до аналізу документопотоків, можна назвати, що основними цілями дослідження документопотоків організації є: підвищення ефективності управлінської діяльності; прискорення руху документів у організації; зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Для аналізу та фіксації руху документів досить простим та наочним засобом є складання графічних оперограм та маршрутно-технологічних карт, у яких поетапно відображаються операції, які проводяться з документами, їх виконавці, порядок виконання операцій. Маршрутно-технологічні карти може бути доповнено тимчасовими, і навіть фінансовими витратами кожному етапі проходження документів. Крім оперограм та маршрутно-технологічних карт для наочного уявлення, швидкого вивчення порядку складання та обробки окремих документів, і навіть навчання цьому новоприйнятого персоналу з мінімальними витратами можна використовувати й інші методи наочного представлення руху документної інформації: технологічні ланцюжки, графіки, схеми, документограми тощо. При необхідності можуть застосовуватися і складніші методи обробки зібраних відомостей, наприклад, побудова інформаційних моделей.

25. . Поняття «документообіг» та розвиток його нормативно-методичної регламентації. Відповідь о 21!