Hatékony használat Az intézményekben a döntéshozatalhoz szükséges információkat a dokumentumkeresők (az intézmény dokumentumaira vonatkozó adatbázisok) adják. A regisztráció során megadott dokumentumokkal kapcsolatos információk bekerülnek a keresőrendszerbe, amely tartalmazza az irattárakat és az osztályozási segédkönyveket.
A nyilvántartó szolgálat és a titkár (kis intézményekben) adatbázis segítségével köteles szükség esetén gyors keresés adatok arról, hogy ki, hol, az előkészítés melyik szakaszában található a dokumentum, mely dokumentumokban találhat információt egy adott kérdésről.
A kereső rendszerezésének előfeltétele az érthetőség. Ez különösen fontos, tekintettel arra, hogy a modern irodai munkában meglehetősen gyakori a személyzet fluktuációja. A keresőnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:
o teljes körűen nyilvánosságra hozza a dokumentumok összetételét és tartalmát;
o dokumentumok, információk gyors felkutatása, végrehajtásuk ellenőrzése.
A teljes információs és dokumentációs forrás birtoklása az irodai munkaszolgálat fő feladata.
A dokumentumokkal együtt a keresők is az intézmény archívumába kerülnek tárolásra.
Információ- referencia munka, valamint a dokumentumok nyilvántartása hagyományosan - referencia állományok formájában, valamint automatizált módban - szervezhető.
Hagyományos dokumentumkereső űrlap
A bizonylatok nyilvántartására szolgáló kártyalap használata esetén kinyomtatják a szükséges számú RKK-t, amelyből olyan önálló iratszekrények állíthatók össze:
o hivatkozás (levelezők, dokumentumtípusok, szerzőik stb. szerint);
o ellenőrzés (határidők, előadók stb. szerint);
o kodifikáció vagy tematikus ( előírások, adminisztratív dokumentumok stb.);
o állampolgárok kérésére;
o ábécé.
Az intézményben lévő irattárak számát a nyilvántartási és keresési műveletek központosításának mértéke, valamint a konkrét feltételek az intézmény tevékenységét.
A kézi iratszekrény egy vagy több doboz, amelyben a kártyák meghatározott sorrendben helyezkednek el. Különböző kategóriájú dokumentumok regisztrálásához célszerű különböző színű kártyákat készíteni, vagy a közönséges kártyák felső lapján speciális színes csíkokkal ellátott jelöléseket készíteni. Az indexszelvény rovatait és rovatait karton vagy műanyag elválasztókkal választják el egymástól, amelyek a rovatok vagy a rovatmutatók nevét jelzik. A kártyák címsorokban való elhelyezése ABC sorrendben történik, alárendeltség, fontossági fok stb.
A kártyamutatókat különböző sémák szerint szervezik. felépítésük függ az intézmény felépítésétől, a referenciamunka központosításának mértékétől, az információigénylések jellegétől, számától és egyéb tényezőktől. Tehát központosított iratnyilvántartási rendszer alkalmazása esetén a referenciafájlokat az irodai szolgálatban alakítják ki; egy decentralizált rendszer biztosítja az irattárak kialakítását szerkezeti részlegekben, vegyes - a hivatali szolgálatban és a szerkezeti részlegekben.
Referencia fájlok ezek a fő típusú kartotékok az intézményekben. Ezekben az iratszekrényekben az RKK csoportosítása (rendszerezése) a következő szempontok szerint történik:
o betűrendes (vezetéknevekkel, tárgyak vagy tárgyak nevével);
o földrajzi (igazgatási és gazdasági egységek elnevezése szerint);
o Levelező (azon intézmény neve szerint, amellyel a levelezést folytatják);
o névleges (okmányfajták megnevezése szerint);
o alanyi kérdező vagy tematikus (a dokumentumok tartalma vagy tevékenységi köre szerint, amelyre a dokumentumok vonatkoznak);
o szerkezeti (tartozó dokumentumok szerint szerkezeti felosztások intézmények);
o időrendi (az iratok beérkezésének, lebonyolításának, aláírásának, elküldésének időpontja szerint).
Az iratszekrények kialakításakor különféle keresési funkciók kombinációja lehetséges.
A referenciafájl általában két részből áll: nem végrehajtott és végrehajtott dokumentumokból.
Első részÚgy tervezték, hogy rögzítse és információkat keressen a dokumentumokról a végrehajtásuk során, és szükség esetén vezérlő funkciót biztosít. A benne lévő kártyákat előadók, strukturális részlegek, levelezők vagy a dokumentumok teljesítésének határideje rendszerezheti.
A dokumentumok végrehajtása során a megfelelő jelzéssel ellátott kártyák kikerülnek a második rész rovataiból és címsoraiból álló kartonlap első részéből.
Második rész az irattárak a már elkészült dokumentumok keresésére szolgálnak, és a termelési és ágazati séma szerint épülnek fel, tükrözve az intézmény tevékenységének irányait, funkcióit és kérdéseit. Az index második részében található kártyák rendszerint az esetek nómenklatúrája szerint vannak rendszerezve. Az akta rovatai és fejlécei megfelelnek az ügyek nómenklatúrájának szakaszainak és cikkeinek. A dokumentum fő keresési jellemzője a tartalma.
A dokumentumok típusától (csoportjaitól) függően nyilvántartásba veszik, külön hivatkozási fájlokat alkotnak a beérkező dokumentumokról, a kezdeményezésre kimenő dokumentumokról, az állampolgári fellebbezésekről, a szabályozási jogi aktusokról, adminisztratív dokumentumokat stb.
A bejövő, kimenő és belső dokumentumok irattárainak kialakítása időrendi alapon történik.
A referenciafájlok mindegyikhez külön jönnek létre naptári év. Az operatív munkában az aktuális és az előző évek iratszekrényeit is használják. Általános kifejezés tárolókártyák - három év.
Vezérlő (sürgős) iratszekrények a dokumentumok végrehajtásának időzítésének szabályozására szolgál. Címsoraik elválasztóján hónapok naptári számai, szerkezeti felosztások neve és előadók neve rögzíthető. Az ellenőrző (sürgősségi) fájl kialakításának menetét a 3.2.4.4. alpont tartalmazza.
Tematikus (kodifikációs) iratszekrények, legteljesebb mértékben nyilvánosságra hozza a szervek szabályozó jogi aktusait létrehozó dokumentumok tartalmát legmagasabb szint, az intézmény ügyviteli dokumentumai, szerződések stb. Az ilyen iratszekrények kialakításához minden kérdéshez, a dokumentum szövegében tükröződő tárgyhoz külön kártyát állítanak össze, így egy dokumentum tartalmától függően több kártyára is felfesthető. Az információk rendszerezése az intézmény tevékenységével kapcsolatos kérdések rendszeren belüli osztályozója címsorai szerint történik.
Normatív jogi aktusok és igazgatási dokumentumok kartonjai alanyi kérdező (tematikus) jellemzővel és kronologikusan alkotják. Egy ilyen iratszekrényben a kártyákat addig tárolják, amíg a dokumentumokat újakra nem cserélik.
Tematikus iratszekrények csak referenciaként használhatók, nem vezérlőfájlként.
A polgárok fellebbezéseinek igazolványállománya A pályázók nevei szerint ábécé sorrendbe rendezve.
A keresőmotor hatékonyságának javítása ilyen fejlesztéssel érhető el osztályozási útmutatók:
o az intézmény tevékenységével kapcsolatos kérdések osztályozója;
o dokumentumtípusok osztályozója;
o levelező osztályozó;
o felbontás osztályozó;
o előadók osztályozója;
o a dokumentumok végrehajtásának eredményeinek osztályozója;
o esetnómenklatúra.
Automatizált dokumentumkereső rendszer
Jelenleg az intézményekben egyre terjednek az automatizált iratnyilvántartó rendszerek, amelyek lehetővé teszik a regisztrációs lapok számítógépes kitöltését és egyúttal az intézmény dokumentumaiból adatbázis létrehozását. Az automatizált keresőrendszerekben főszabály szerint az információk keresése központilag, automatizált helyeken történik az információk rögzítésére és feldolgozására. A felhasználónak képesnek kell lennie az összes vagy több regisztrációs adatra vonatkozóan tájékozódni, tudnia kell a dokumentum helyét egy bizonyos órán keresztül. Referenciákat adnak ki:
o által konkrét dokumentum- hol található, az előkészítés szakasza, a végrehajtás eredménye, a tárolás helye;
o témakörönként (tartalom szerint) - konkrét dokumentumról, dokumentumcsoportról;
o régiók szerint - ország, régió, város, kerület szerint.
Egy dokumentum vagy dokumentumcsoport kereséséhez a következő részletek adhatók meg:
o bejövő" kimenő, belső dokumentumokat(a keresés kategóriánként külön-külön és mindhárom dokumentumcsoportra is elvégezhető);
o dokumentum típusa (levél, megrendelés, megrendelés, szerződés stb.);
o a keresés hozzávetőleges kronológiai hatóköre (beérkezés dátuma vagy (belső dokumentumok esetén) az irat aláírása szerint);
o a régió, ahol a keresést végzik (ország, régió);
o szervezet (levelező/címzett);
Egy adott dokumentumról a számának megadásával kereshet információkat. Ezen túlmenően a keresés elvégezhető a fennálló dokumentumokon, a teljes működési adatbázison (tárgyi üzleti év dokumentumai), szükség esetén az archív adatbázisban (korábbi évek dokumentumai).
A képernyőn megjelennek a dokumentummal kapcsolatos információk, szükség esetén regisztrációs űrlapot nyomtatnak. Ha egy dokumentumcsoportról beszélünk, akkor a keresési eredmények megjelennek a képernyőn és táblázatos formában kinyomtatják.
Nem végrehajtott irat keresése esetén a keresés eredménye az a szerkezeti egységre vonatkozó információ (melyik végrehajtóknál) található az irat a keresés időpontjában. Ha a dokumentum elkészült, a helyére vonatkozó információ megjelenik a képernyőn.
Az irodai szolgálat (titkár-referens) információs és referenciamunka területén történő eredményes működésének feltétele a referenciaállomány létrehozása ( ügyfélszolgálat), amelyben a regisztrációs kártyák egy bizonyos rendszer szerint vannak elrendezve. A referencia apparátus feladata az irodai munkában, hogy bármikor két kérdésre válaszoljon: az első az, hogy melyik osztályon, melyik előadók közül és a végrehajtás melyik szakaszában, melyik előadó és a végrehajtás melyik szakaszában van a kívánt dokumentum. , a második - melyik dokumentumban ( mely dokumentumokban) van információ a kívánt kérdésről. Az információs és referenciamunka hagyományosan referenciakártyákkal és automatizált módban is elkészíthető. Tekintsük röviden mindkét megközelítést. A regisztrációs és referenciaműveletek központosításának referenciaállományai az irodában és a kontrollcsoportban találhatók. Decentralizált működés esetén az irattárak a szervezet szerkezeti részlegeiben helyezkednek el. A kártyák a tartalomtól teljes mértékben függő tulajdonságok, kérések szerint vannak csoportosítva egy kártyafájlban, amelyeket a segítségével ki kell elégíteni. A referenciafájl két részre oszlik: az első a nem teljesített dokumentumok kártyáit tartalmazza, a második a végrehajtott dokumentumokat. A kártyák végrehajtása során a kártyamutató első részének szakaszaiból a kártyák a második rész megfelelő részébe kerülnek. Az index második rovatában elhelyezett regisztrációs kártyán minden oszlopot ki kell tölteni. A színes indikátorok használata lehetővé teszi a referenciatömb osztályozását és megkönnyíti a keresést szükséges információ, növeli a keresés hatékonyságát. A referenciakártyák a kitöltött papírokkal és dokumentumokkal együtt az archívumba kerülnek. Az információs és referenciaszolgáltatások lehetőségei az automatizált iratnyilvántartó rendszer bevezetésével jelentősen bővültek. Az automatizált rendszer lehetővé teszi, hogy az okmánynyilvántartási kártyán szereplő adatok tetszőleges kombinációjához hivatkozásokat találjon. Egy adott dokumentumra vonatkozó információkeresés a fennálló és teljesített bizonylatokon, a tárgyév teljes operatív adatbázisán, illetve szükség esetén korábbi évek irataiban (levéltári adatbázis) végezhető. Ha egy adott dokumentumról információt kell szerezni, a megfelelő regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, majd kinyomtatja. A dokumentumcsoportra vonatkozó információkeresés eredményei táblázatos formában jelennek meg, és szükség esetén ki is nyomtathatók. A ki nem készült, illetve egy elkészült dokumentumra vonatkozó információ megmutatja, hogy melyik vállalkozó rendelkezik a dokumentummal és milyen esetben ez a dokumentum szegett. Jelenleg egyre elterjedtebbek a szükséges információk teljes szövegű keresőrendszerei. Ebből a célból a dokumentum regisztrációs kártyájához csatolják a dokumentum szövegét tartalmazó fájlt. Az ilyen rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak a regisztrációs kártya adatai alapján keressen, hanem magának a dokumentumnak a tartalma alapján is – keresse ezt a dokumentumot kulcsszavakat vagy kifejezéseket. Használat számítógépes technológia felgyorsítja a munkafolyamatot, javítja az alkalmazottak végrehajtói fegyelmét, javítja a szervezet egészének irányítását.
ESSZÉ
az "Irodai munka és számlák levelezése" szakterületen
a következő témában: "Információs és referenciamunka"
2011
Tartalom
1. Tájékoztató és referencia dokumentumok: okirat, jegyzőkönyv, feljegyzés, magyarázó jegyzet, igazolás, levelek, távirat ....……………3
2. Tájékoztató és referenciamunka a dokumentumokról……………………….… .8
3. Az információkereső munka jellegzetességei automatizált rendszerekben…………………………………………………..….. .10
Hivatkozások……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
1 Tájékoztató és referencia dokumentumok: okirat, jegyzőkönyv, feljegyzés, magyarázó jegyzet, bizonyítvány, levelek, távirat
Az intézmények által készített dokumentumok többsége tájékoztató és referencia.
Információk és referencia dokumentumok
- ez a tényállásra vonatkozó információkat tartalmazó, döntések meghozatalának, adminisztratív iratok kiállításának alapjául szolgáló iratok összessége.
Információk és referencia dokumentumok típusai:
- Törvény;
jegyzőkönyv;
memorandum;
magyarázó levél;
referencia;
betűk;
távirat, távirat.
Az aktus formája részletekből áll : a minisztérium vagy ügynökség neve; a szervezet neve; a szerkezeti egység megnevezése, az irattípus megnevezése, dátuma, száma, megjelenési helye, címe, szövege pályázatok, aláírások (a bizottság tagjai), jóváhagyó bélyegző, jóváhagyás.
2. Protokoll - olyan dokumentum, amely rögzíti a kérdések megvitatásának menetét és a döntéshozatalt az üléseken, értekezleten, értekezleten stb. A jegyzőkönyvek a szervezetek fejlécére készülnek, A4-es formátumban. A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből. A protokoll szövegének bevezető része állandó és változó információval rendelkezik. .
A jegyzőkönyv űrlap a részletekből áll: a szervezet vagy osztály neve (ha van), a szerkezeti egység neve (ha van); a dokumentum típusának neve - JEGYZŐKÖNYV; az ülés időpontja, száma (naptári éven belül); összeállítás helye (város); beosztás (a testületi munka típusa és a testület neve); a bevezető és a fő rész szövege; aláírások; jóváhagyó bélyegző, jóváhagyás (ha szükséges).
3. memorandum - szervezete vezetőjének vagy magasabb szervezetének címzett, bármely kérdésre vagy tényre vonatkozó nyilatkozatot tartalmazó irat.
A jelentések tartalma szerint:
- a) információ;
- b) jelentéstétel (üzleti út eredményei alapján stb.).
- belső;
külső.
A belső memorandum formája a részletekből áll: a szerkezeti egység neve (ha van); a dokumentum típusának megnevezése - feljegyzés; dátum, szám; rendeltetési hely; cím; szöveg; alkalmazások; aláírás.
A külső memorandum formája a következő részletekből áll: a minisztérium vagy osztály neve; a szervezet neve; a szerkezeti egység megnevezése (ha van), az irattípus megnevezése - feljegyzés; dátum, szám; megjelenés helye; rendeltetési hely; cím; szöveg; alkalmazások; aláírás.
4. Magyarázó megjegyzés - a fődokumentum (terv, program, jelentés) egyes rendelkezéseinek tartalmát ismertető, vagy a munkafegyelem megsértésének, a megbízás teljesítésének elmulasztásának okait ismertető dokumentum.
A fődokumentum mellékletét képező, azt magyarázó magyarázó megjegyzések készülnek gyakori formák. Vezetőjük aláír. A munkafegyelem megsértésének, a megbízás teljesítésének elmulasztásának okait ismertető magyarázó megjegyzéseket az egyes alkalmazottak szabványos papírlapon készítik el. Az összeállítók aláírták.
A magyarázó megjegyzés űrlap a részleteket tartalmazza: a minisztérium vagy osztály neve; a szervezet neve; a szerkezeti egység neve (ha van); a dokumentumtípus neve; dátum, szám; megjelenés helye; rendeltetési hely; cím; szöveg; aláírás.
5. Segítség - bármely tényt vagy eseményt megerősítő dokumentum.
Az igazolás szövege annak a munkavállalónak (vagy más személynek - diáknak, nyugdíjasnak stb.) vezetéknevével, nevével és apanevével (névadó esetben) kezdődik, akiről az információt jelentették.
A tanúsítványokat a szervezet termelési tevékenységei során tapasztalt tények vagy események leírására és megerősítésére állítják össze. Az utalás szövege két részből áll: az elsőben az írásra okot adó tényeket rögzítik; a második konkrét adatokat közöl.
A referencia űrlap a következő részleteket tartalmazza: a minisztérium vagy osztály neve; a szervezet neve; a szerkezeti egység megnevezése (ha van), az irattípus megnevezése; dátum, szám; megjelenés helye; rendeltetési hely; cím; szöveg; aláírás; fóka.
6. Jelentés - következetes bemutatás értekezleten, értekezleten stb. a szervezet vezetője vagy más tisztségviselő által elvégzett vagy tervezett munkára vonatkozó tájékoztatás egy adott egység vagy az egész szervezet dolgozói számára.
A jó jelentés elkészítéséhez meg kell határoznia a dokumentum célját és a formázási szabályokat. A riport célja: tájékoztatás és meggyőzés. A beszámoló elemei: bevezetés (a jelentés céljainak és céljának bemutatása); a fő rész - a fő tények nyilatkozata; következtetések (rendelkezések formájában); ajánlásokat. A jelentés szövege rövid mondatokból álljon. A mondat nem lehet hosszabb 20 szónál.
7. Távirat - távírón továbbított hivatalos üzenet. A távirat szövege legyen rövid. A kötőszavak, elöljárószavak, írásjelek kimaradnak a szövegből. A távirat első része tartalmazza: a távirat kategóriájának jelölését; rendeltetési hely; szöveg; vezetéknév hivatalos aki aláírta a táviratot. A távirat második részében - a sor alatt - a következők szerepelnek: a szervezet címe és neve - a távirat feladója; beosztás megnevezése; annak a személynek az aláírása, akinek nevében a távirat érkezik; fóka; dátum.
8.Telefon üzenet - telefonon továbbított hivatalos üzenet. Ez a fajta információ háttérdokumentum sürgős rendelések, értesítések telefonhálózaton belüli továbbítására szolgál. Telefonüzenet továbbításakor a következő beállításokat kell betartani: csak rövid, sürgős információkat továbbítson; visszajelzéssel ellenőrizze a rekord helyességét; szöveg - legfeljebb 50 szó; ne használjon nehezen kiejthető és ritka szavakat; egy speciális főkönyvben rögzítse a telefonüzenet továbbításának tényét.
A telefonos űrlap részletekből áll : minisztérium vagy főosztály neve, szervezet - feladó neve, dokumentum típusának megnevezése kelte, száma, összeállítás helye, címzettje, címe; szöveg;aláírás;a telefonüzenet küldőjének beosztása, vezetékneve, telefonszáma, továbbítási ideje;a telefonüzenetet fogadó személy beosztása, vezetékneve, telefonszáma, átvételének ideje.
9. Levél - a különböző tartalmú dokumentumok általánosított neve, amelyek a címzettek közötti kommunikációt és információtovábbítást szolgálják. Az írás funkciói a következők: kommunikációs eszközök; információ továbbítása; észre valamit.
A levél szövege két részből áll: bevezető és fő részből. A bevezető rész azokat a tényeket ismerteti, amelyek megírására ad okot. A fő rész a célokat rögzíti: kérés, ajánlat, visszautasítás stb.
A hivatalos levelek típusai: levél - kérés; levél - ajánlat; levél - követelés; egy vizsgálat; levél - értesítés; információs levél; levél - elutasítás; levél - emlékeztető; kísérőlevél stb.
A levélűrlap a következő részletekből áll: a minisztérium vagy osztály neve; a szervezet neve; a szervezeti egység megnevezése (ha van), a szervezet címe (posta, távíró), telefon, fax, távírószám; bankszámlaszám; dátum, szám; hivatkozás a beérkező dokumentum tárgymutatójára és dátumára, címzettjére, címére, címére; szöveg;jelentkezések;aláírás; pecsét, az előadó vezetékneve és telefonszáma; hozzáférési korlátozás.
10.Fax - telefonos kommunikációs csatornákon speciális eszközzel (telefax) érkezett dokumentum. A fax mindig a továbbított dokumentum másolata lesz. A fax feldolgozása ugyanúgy történik, mint egy üzleti levél.
További adatok, amelyeket maga az eszköz rögzít : a feladó jelzése (kódja); az átvitel dátuma és ideje; átvitel időtartama; faxszám, amelyről az információt küldték; oldalszám.
2 Tájékoztató és referenciamunka a dokumentumokról
A regisztráció egyik fő célja- A szervezet dokumentumaiból adatbázis létrehozása. A dokumentumkezelő szolgálatnak (kis szervezetben a titkárnak) ezen adatbázis alapján kétféle kérdésre kell válaszolnia:
- ki, hol, milyen munkaszakaszban van bármely dokumentum;
mely dokumentumokban találhat információt egy adott kérdésről.
Információs és referenciamunka, valamint maga a regisztrációs rendszer is elvégezhető:
- hagyományos formában (főleg iratszekrény segítségével);
automatizált módban.
A szervezet dokumentumaival kapcsolatos információkról és referenciamunkákról szólva meg kell jegyezni, hogy az automatizált dokumentumkezelési rendszerek alkalmazásának egyik fő előnye a hagyományos technológiákkal szemben, hogy csökkenti a dokumentumok keresésére és az összefoglalók összeállítására fordított időt. és jelentések, valamint a keresés hatékonyságának és az összefoglalók, jelentések minőségének növelése.
Használata automatizált rendszermenedzsment dokumentációs támogatás, gyorsan megkereshet egy dokumentumot vagy dokumentumokat mind a regisztrációs és ellenőrzési kártya bármely adatának értéke és kombinációja, mind pedig maguknak a dokumentumoknak (fájloknak) szövege alapján.
stb.................
15/16. oldal
ÉS dokumentumokkal kapcsolatos információk és referenciamunka.
A dokumentumokkal kapcsolatos információk és referenciamunka alapja egy olyan adatbázis, amely a bejövő, kimenő és belső dokumentumok PC-re történő bevitele során jön létre.
A modern DBMS-ek (adatbázis-kezelő rendszerek) lehetővé teszik a lekérdezéseket és ennek megfelelően a válaszok fogadását a dokumentum-nyilvántartási kártyán szereplő adatok bármilyen kombinációjára.
Hasonlóképpen megtörténik maguknak a dokumentumoknak a keresése is. Keresés a regisztrációs kártya bármely kitöltött jelén (mezőn) történhet. Általában ezek a bejövő bizonylat száma, az irat átvételének dátuma, az okmány típusa, a levelező, a terület, az irat végrehajtója, a kimenő bizonylat száma, az irat elküldésének dátuma stb. A megfelelő mezőértékek vagy a billentyűzetről írhatók be, vagy a minősített értékekhez a megfelelő listából (dokumentumtípus, előadó stb.) kerülnek kiválasztásra. Segítség adható:
1. Konkrét dokumentum szerint: hol (ki) található; a végrehajtás (előkészítés) szakasza; végrehajtás eredménye; tárolási hely (a végrehajtott dokumentumok számára).
2. Téma (tartalom) szerint: konkrét dokumentum; dokumentumok csoportja.
4. Régió szerint: ország; területek; város.
Konkrét dokumentumok vagy dokumentumcsoportok keresésekor a következő adatok jelezhetők:
1) bejövő, kimenő, belső dokumentumok (a keresés kategóriánként külön-külön és mindhárom dokumentumcsoportra is elvégezhető);
2) a dokumentum típusa (levél, megrendelés, szerződés stb.);
3) a keresés hozzávetőleges időrendi hatóköre (a kézhezvétel időpontja szerint vagy belső - a dokumentum aláírása szerint, vagy egyik számtól a másikig);
4) az a régió, ahol a keresést végzik (ország, régió);
5) szervezet (levelező/címzett);
Ha egy adott dokumentumra vonatkozóan keres információt, a dokumentum száma közvetlenül megadható.
A keresési feltételek a kártya kitöltött mezőinek kombinációjaként alakulnak ki, hasonlóan a regisztrációs kártyához, pl. több mező kitöltésekor az összes megadott paraméternek megfelelő dokumentumokat találja meg.
Az iratok keresése végrehajtható még nem végrehajtott, elkészült iratokon (végrehajtási dátummal és az ügyben elhelyezési jelzéssel), a teljes működési adatbázison (aktuális nyilvántartási év dokumentumai), valamint szükség esetén a az archív adatbázis (korábbi évek dokumentumai).
Egy adott dokumentumra vonatkozó információ kiadásakor a regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, és szükség esetén kinyomtatják. Dokumentumcsoport keresésekor a keresési eredmények táblázatos formában jelennek meg és nyomtatódnak ki.
Konkrét, még nem végrehajtott dokumentum keresése esetén a keresés eredménye az az információ, hogy az adott dokumentum éppen melyik vállalkozónál van. Ha a dokumentumot már végrehajtották, akkor a képernyőn megjelenik az információ, mely esetben ez a dokumentum található.
Jelentősen bővíteni a teljes szövegű adatbázisokban való keresés lehetőségeit az intézmény dokumentumaiban. A dokumentumok elektronikus másolataival végzett munka ezen formája az utóbbi időben egyre elterjedtebbé vált. Ebben az esetben a dokumentum regisztrációs kártyájához automatikusan csatolásra kerül egy fájl magával a dokumentum szövegével (bejövő, fogadott email, fax; vagy szkenneléssel és utólagos felismeréssel kell beírni papír dokumentum, kimenő vagy belső - készült szöveg szerkesztő, táblázat stb.).
Az ilyen teljes szövegű rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak az okmánykártyán szereplő adatok, hanem a dokumentum tartalma, pl. olyan dokumentumok keresése, amelyek szövegében bizonyos szavak vagy kifejezések találhatók. Például, ha az Orion nyomtató vásárlásával kapcsolatos dokumentumokat szeretnénk megtalálni, akkor keressük a "nyomtató" és az "Orion" szavakat.
Az automatizált technológiák alkalmazása jelentősen csökkenti a regisztrációs, végrehajtás-ellenőrzési, valamint referencia- és információs szolgáltatások munkaerőköltségét. Tehát, ha egy hagyományos regisztrációs kártya kitöltésének munkaerőköltsége 0,152 óra, akkor automatizált technológiával csak 0,054 óra, ennek megfelelően a keresés munkaerőköltsége aktuális információk 0,17 vagy 0,054 óra, a nem határidőre elkészült bizonylatok igazolása hagyományos technológiával havi (10 bizonylat), éves (100 dokumentum felett) 0,26 órától 8 óráig tart. automatizált rendszer 0,05 óra alatt készül el, és a megfelelő beállításokkal általában meghatározott gyakorisággal automatikusan elkészíthető és kinyomtatható.
Érdekesek a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó időszabályok, beleértve a "K" jelzést az ellenőrzés alá vont dokumentumon, a vállalkozó emlékeztetését a határidőre, a kártyára történő beírását a végrehajtás előrehaladásáról, a vezetők tájékoztatását a végrehajtás állapota, az irat ellenőrzés alóli kivonása, iratösszesítés készítése, nem határidőben, az ellenőrzés alá vont iratok teljesítéséről összesítés készítése; a dokumentumok végrehajtásának eredményeinek általánosítása a szerkezeti felosztásokban, a dokumentumok végrehajtási állapotának elemzése a szervezetben. Például egy tanúsítvány elkészítése a vezetőség tájékoztatására (20 dokumentumra vonatkozó tanúsítvány) a hagyományos irodai munkában 1,8 órát vesz igénybe, az automatizált - 1 órát.
Fontosak a dokumentumok nyilvántartására és végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló programok szerves része modern rendszerek iroda automatizálás.
<< Предыдущая - Следующая >>
| Tartalomjegyzék |
|---|
Gyakorlati lecke № 5
Megfontolandó kérdések:
1. kérdés
2. kérdés
Mi az információ kereső rendszer?
Az információkereső rendszer egy alkalmazott számítógépes környezet a strukturált információk nagy tömbjei feldolgozására, tárolására, rendezésére, szűrésére és keresésére.
Mindegyik IS bizonyos típusú problémák megoldására szolgál, amelyeket saját objektumkészletük és jellemzőik jellemeznek. Az IPS két típusból áll:
1. Dokumentográfiai. A dokumentográfiai információs rendszerekben minden tárolt dokumentumot speciális módon indexelnek, azaz minden dokumentumhoz egyedi kódot rendelnek, amely a keresési képet alkotja. A keresés nem magukon a dokumentumokon, hanem a keresési képeiken alapul. Így keresik a könyveket a nagy könyvtárakban. Először egy kártyát keresnek a katalógusban, majd a rajta feltüntetett szám alapján magát a könyvet is megtalálják.
2. Tényszerű. A faktográfiai információs rendszerek nem dokumentumokat, hanem bármely tárgykörhöz kapcsolódó tényeket tárolnak. A keresés a tény mintájának megfelelően történik.
Mindegyik IPS két részből áll: egy adatbázisból (DB) és egy adatbázis-kezelő rendszerből (DBMS).
Az adatbázis egy adott témakörhöz kapcsolódó strukturált adatok elnevezett gyűjteménye.
Az adatbázis-kezelő rendszer olyan szoftverek és nyelvi eszközök összessége, amelyek szükségesek az adatbázisok létrehozásához, azok naprakészen tartásához és a bennük lévő szükséges információk keresésének megszervezéséhez.
A jelenleg Sokféle DBMS létezik. A legismertebbek például a dBase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
3. kérdés
6. kérdés
7. kérdés
8. kérdés
Milyen információkat kell tartalmaznia a regisztrációs és ellenőrző kártyának?
5. gyakorlat
"Információs és referenciamunka szervezése"
Megfontolandó kérdések:
1. Mit jelent a dokumentumokkal kapcsolatos információs és referenciamunka?
2. Mi az információkereső rendszer?
3. Mik azok az "okmánynyilvántartó kártyák", és mi a sajátossága a velük való munkavégzésnek?
4. Mi az a referenciafájl?
5. Milyen alapelvei vannak az iratszekrény karbantartásának?
6. Mit tartalmaz a dokumentum végrehajtásának ellenőrzése az arra vonatkozó határozathozatalt követően?
7. Milyen jellemzői vannak az állampolgárok fellebbezéseivel való munka technológiájának?
8. Milyen adatokat tartalmazzon a regisztrációs és ellenőrző kártya?
1. kérdés
Mit jelent a dokumentumokkal kapcsolatos információs és referenciamunka?
A regisztráció egyik fő célja a szervezet dokumentumaiból adatbázis létrehozása. Az iratkezelési szolgálatnak (vagy kis szervezetben a titkárnak) kétféle kérdésre kell válaszolnia ezen az adatbázison alapulva:
- ki, hol, milyen munkaszakaszban van bármely dokumentum;
- mely dokumentumokban találhat információt egy adott kérdésről. egy
A teljes információs és dokumentációs forrás birtoklása az irodai munkaszolgálat fő feladata. És mindenekelőtt ennek a feladatnak az elvégzéséhez a dokumentumokon szereplő összes adatot rögzítik a regisztrációs és elszámolási űrlapokon. Az információs és referenciamunka, valamint maga a regisztrációs rendszer hagyományos formában (főleg irattár segítségével) és automatizált módon is elvégezhető. 2
A referenciafájl regisztrációs kártyákból épül fel. A referenciafájlban az elválasztók a szervezet strukturális részlegeinek vagy tevékenységeinek nevei. Ezeken a részeken belül a legkényelmesebb a kártyákat a levelezők vagy a tevékenységi körök (áruk, termékek stb.) ABC sorrendjében elhelyezni. Az okmány nyilvántartásba vételekor két kártya készül: az egyik az időellenőrző fájlba, a másik a referenciafájlba kerül. Az okirat elkészítése után a kartotékos terminus kártyája, mint teljesebb és a dokumentumban felvetett probléma megoldásának minden jelzésével rendelkezik, átkerül a referencia kartotékba, és egy hasonló kártya a referenciakártyáról. Az index megsemmisül, vagy egy további referenciakártya-index létrehozása során kerül felhasználásra a dokumentumok más keresési funkcióval történő kereséséhez.