A dokumentum jogi ereje „tulajdon hivatalos dokumentum adott neki hatályos jogszabályok, az azt kiadó szerv illetékessége és kialakult rend dekoráció". Az okirat akkor jogilag érvényes, ha van bizonyos adathalmaz (a hivatalos okmányok formázásának kötelező elemei), például dátumok, aláírások, ill. szükséges esetekben pecsét, jóváhagyó bélyegző, közjegyzői hitelesítés és egyéb, a vonatkozó jogszabályokban meghatározott adatok.
Minden dokumentum rendelkezik bizonyos funkciókkal, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a fő funkcióihoz és tulajdonságaihoz. Az, hogy egy dokumentumnak lesz-e jogi hatálya vagy sem, attól függ, hogy fejlesztői betartották-e a formai és egyéb egyedi elemei (rekvizitjai) előírásait. Különösen a szervezeti és adminisztratív dokumentumok végrehajtására vonatkozó követelményeket a GOST R 6.30-2003 határozza meg, amelyet az oroszországi állami szabvány 2003. március 3-i rendelete hagyott jóvá.
Egy dokumentum szerzője „egy fizikai ill entitás amely létrehozta a dokumentumot. Szerzőség a dokumentum legfontosabb jellemzője. Szintén fontos dokumentumformáló funkció faj neve dokumentum (megrendelés, igazolás, nyilatkozat stb.). Lehetővé teszi, hogy az első legáltalánosabb képet kapjon a dokumentumról, annak jogi jelentőségéről.
A legfontosabb jellemzők között dokumentált információ a dokumentum keltére utal. Dátum dokumentum az aláírásának vagy jóváhagyásának dátuma, az aktusnál - ez az esemény időpontja, a jegyzőkönyvnél - az ülés (határozat) időpontja. A dátum hiánya bizonyos típusú dokumentumokon vitathatatlan oka az érvénytelenítésnek.
A kellékek jogilag is jelentősek. « regisztrációs szám dokumentum". Mind a kimenő, mind a bejövő dokumentumokhoz indexet kell rendelni. Az iratok nyilvántartási számozásának rendjét a szervezet vezetőjének rendeletében kell meghatározni.
A szervezeti és adminisztratív dokumentumon szerepelnie kell aláírás hivatalos. A szükséges aláírások megléte közvetlenül összefügg azzal a kérdéssel, hogy a dokumentumnak van-e jogereje, vagy sem. A dokumentum tartalmáért az a személy felelős, aki aláírta. Egy adott dokumentum követelményeinek teljesítése előtt figyelni kell a dokumentumot aláíró személy kompetenciájára. Ha a tisztviselő annak elkészítésekor és aláírásakor túllépte a hatáskörét, az iratnak nincs jogereje és érvénytelen.
Keselyű nyilatkozatok - ez egyfajta megerősítése a megszerkesztett és aláírt dokumentum fontosságának és relevanciájának. Számos dokumentum csak akkor válik jogerőre, ha jóváhagyják azokat a vállalkozás vezetői vagy tisztségviselői, akiknek hatáskörébe tartozik bizonyos kérdések megoldása. Fóka jogilag is jelentős kellék, hiszen számos dokumentum (pl. alapító okirat, pénzügyi tartalmú dokumentum stb.) csak akkor kap jogerőt, ha annak lenyomata van.
Figyelembe véve a dokumentált információ jogi erejét, figyelembe kell venni, hogy nem csak az eredeti dokumentum, hanem bizonyos esetekben a dokumentum másolata is. Iratmásolat- ez "olyan dokumentum, amely teljes mértékben reprodukálja a valódi dokumentum információit és annak valamennyi külső jellemzőjét vagy azok egy részét, és amely nem rendelkezik jogi erővel." Másolat az eredeti dokumentum másodpéldánya, amely jogi erővel rendelkezik, és amelyet általában akkor adnak ki, amikor az eredeti dokumentumot elveszíti ugyanaz az intézmény, ahol azt létrehozták. Az is előfordul hivatalos másolat- ez az irat másolata, amelyre a megállapított eljárásnak megfelelően a szükséges adatokat felragasztják, jogerőt adva "hiteles másolati jel", közjegyzői okirat).
Szervezeti és adminisztratív dokumentumok, vezetői határozat vagy egyéb elkészítése tisztviselők az a vállalkozás, amelynek tevékenységére ezek a dokumentumok vonatkoznak. belső dokumentum, a vállalkozás által kibocsátott, csak akkor tekinthető kötelezőnek a munkavállalók számára, ha jogerős. A dokumentum érvényességéhez a következők szükségesek:
- a dokumentumban foglalt rendelkezéseknek szigorúan meg kell felelniük a jogszabályi előírásoknak;
- az okiratot az ehhez szükséges jogosultsággal rendelkező tisztségviselőnek kell kiállítania (a meghatalmazást a vezető által aláírt vagy jóváhagyott végzések, meghatalmazások, munkaköri leírások tükrözhetik);
- a dokumentum részleteinek kialakításának meg kell felelnie az elfogadott szabványoknak.
Ha az elektronikus dokumentumok jogi erejéről beszélünk, akkor mindenekelőtt felmerül a jogi erejük, megbízhatóságuk vagy hitelességük elismerésének problémája, a papíralapú adathordozók megtagadásának lehetősége a menedzsment tevékenység dokumentálása során. Az elektronikus technológiák problémája az irodai munkában a hagyományos körülmények között való használat problémája a legújabb technológiákat, a folyamatok felgyorsítása az irodai munka minden szakaszában, a dokumentációtól az irattári tárolásig. Bizonytalanság a jogszabályokban, jogi szabályozás dolgozik vele elektronikus dokumentumokat nehézségekhez vezet a gépi adathordozón rögzített információk jogi érvényre juttatása során.
Hazánkban a számítástechnika által létrehozott dokumentumok felhasználási problémáinak megoldásában az első lépés a GOST 6.10.4-84 „Jogerő biztosítása a gépi adathordozón lévő dokumentumoknak és a számítógépes technológiával készített machinogramnak” kidolgozása volt. Alapvető rendelkezések". A mai napig az egyetlen műszaki lehetséges módja elektronikus dokumentum bizonyítása a felhasználás Elektronikus aláírás. A szövetségi törvény 2002.01.10-i keltezésű 1-FZ „Az elektronikus digitális aláírás» (EDS) szabályozza az elektronikus digitális aláírás elektronikus dokumentumban történő használatának jogi feltételeit, amelyre figyelemmel az EDS egyenértékűnek minősül kézzel írt aláírás papírdokumentumban.
Szintén elérhető jogalkotási aktusok Orosz Föderáció, melynek alapján tanszéki rendelkezések, utasítások, amelyek biztosítják az ED törvényes működését. Elkészült az elektronikus digitális aláírásról szóló mintatörvény tervezete, amely állítólag a kódex egységes szabályokatés a CIS-en belüli eljárások, amelyeket minden résztvevő elfogad, és az adott országokban jogalkotási aktusként vezet be. Egy ilyen törvény megléte biztosítja az elektronikus dokumentumok jogilag rögzített cseréjét a VIR-en belül.
D.V. Rysyuk
Irodalom
- GOST 6.10.4-84 „Jogerő adása gépi adathordozón lévő dokumentumoknak és számítógépes technológiával készített machinogramnak. Alapvető rendelkezések". - A Szovjetunió fő archívuma.
- 2002. január 10-i 1-FZ szövetségi törvény az elektronikus digitális aláírásról
- GOST R 6.30-2003. USADOLLÁR - egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. Dokumentációs követelmények. - Oroszország Gosstandartja, 2003.
- Degtyarev V.A. Jogi erő a vállalkozás szervezeti és adminisztratív dokumentumai. - M .: Felsőiskola, 1999.
- Kosovets A.A. Jogi szabályozás elektronikus dokumentumkezelés// Vestn. Moszkva egyetemi - Ser. 11. - 1997. - 4. sz.
A dokumentum jogi ereje - azt a hatályos jogszabályok által közölt közokirat tulajdona, az azt kibocsátó szerv hatásköre, valamint a nyilvántartásba vétel megállapított rendje *. Ebből a meghatározásból az következik, hogy a dokumentumot kiállító irányító testület vagy tisztviselők kötelesek:
* GOST R 51141-98 Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások. -M.: Gosstandart of Russia, 1998, 2. o.
Elkészítésénél tartsa be a hatályos jogszabályokat;
dokumentumokat csak a hatáskörükön belül publikálni;
Betartani a dokumentumok elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó, mindenkor hatályos nemzeti szabályokat.
A jogilag legjelentősebb adatok a következők: a szervezet neve, az okirat kelte és nyilvántartási száma, aláírás, pecsét, jóváhagyó és jóváhagyó bélyegző.
A különböző dokumentumok jogi erejének igazolására különböző részleteket használnak. Így a kérelmet hivatalos személynek kell címezni, tartalmaznia kell a „jelentkezés” szót, szöveget (a kérelem tárgyát vagy indokát), dátumot és aláírást. A vezetői megbízást a szervezet fejléces papírjára kell felállítani, tartalmaznia kell az irat (megrendelés) típusát, az adminisztratív intézkedések szövegét, jóváhagyási vízumot, regisztrációs számot, dátumot és aláírást. A szervezet létszámtáblázatához nem csak a felsorolt adatok szükségesek, hanem pecséttel hitelesített jóváhagyó bélyegző is. Egyes okmánytípusok esetében a nyilvántartásba vétel jelenlegi szabályai a jogi erejüket igazoló részletekre vonatkozó követelményeket dolgoztak ki.
A vezetői gyakorlatban a dokumentumokat hitelességük foka szerint szokás megkülönböztetni piszkozatra, fehérre, eredetire, másolatra.
dokumentumtervezet , kézzel, géppel vagy számítógépről nyomtatva, tartalmán tükrözi a szerző munkáját. Csak szöveget tartalmazhat, és nem jogi ereje.
fehér papír - azt kézzel vagy géppel írt dokumentum, amelynek szövegét dokumentumtervezetről másolják, vagy foltok és javítások nélkül írják.
Hitelesnek minősül az a dokumentum, amely a hitelességét igazoló információkat tartalmaz (a szerzőről, a keletkezés idejéről és helyéről). Eredeti hivatalos dokumentum - azt a dokumentum első (vagy egyetlen) példánya, amely jogi erővel rendelkezik.
Iratmásolat - azt olyan dokumentum, amely teljes mértékben reprodukálja az eredeti dokumentum információit és annak minden külső jellemzőjét vagy alkatrészét ux*. A dokumentum másolata lehet fax vagy ingyenes. A faxmásolat teljes mértékben reprodukálja az irat tartalmát és annak minden külső jellemzőjét (az eredetiben szereplő adatokat, beleértve az aláírást és a pecsétet is) vagy azok egy részét, különösen a helyét. Faxmásolat fénymásolókon, fényképezéssel, faxgépekkel, nyomtatókkal készül. Írógépen készült dokumentumok esetében a faxmásolat a másodlagos és az azt követő másolatok, amelyeket karbonpapíron keresztül fogadtak. Általában az intézmény ügyeiben maradnak. Az ilyen másolatok elavult neve vakáció. Az ingyenes példány a dokumentum minden részletét tartalmazza, de nem feltétlenül ismétli meg annak formáját.
* GOST R 51141-98 Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások. - M.: Gosstandart of Russia, 1998, 2. o.
Minden típusú másolat jogilag nem érvényes, hacsak nem kaptak külön tanúsítványt. Ilyenek például a közjegyző által hitelesített másolatok vagy az okirat másodpéldánya - az eredeti másodpéldánya, amely jogi erővel bír, és általában akkor kerül kiadásra, ha egy okirat (születési anyakönyvi kivonat, oklevél stb.) elveszik.
Az automatizált információs rendszerből kapott dokumentum a törvénynek megfelelően akkor válik jogerőssé, ha azt egy tisztviselő az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt módon aláírta. Az automatizált információs és távközlési rendszerek segítségével tárolt, feldolgozott és továbbított dokumentum jogereje elektronikus digitális aláírással igazolható. Az elektronikus digitális aláírás jogereje akkor ismerhető el, ha az automatizált információs rendszerben olyan szoftver és hardver eszközök állnak rendelkezésre, amelyek biztosítják az aláírás azonosítását, és betartják a használatuk megállapított módját. Az Orosz Föderációban az elektronikus digitális aláírás azonosságának igazolására vonatkozó jogot engedély alapján gyakorolják.*
* Szövetségi Az Orosz Föderáció "Az információról, az informatizálásról és az információk védelméről" szóló törvénye, 1995. február 20-i 24-FZ, 5. cikk.
A vezetésben, akárcsak az emberi tevékenység más területein, munkamegosztás van, ami oda vezet, hogy az adminisztratív apparátus vagy annak strukturális részlegeinek különböző szakemberei különböző vezetői feladatokat látnak el. Néhány vezérlési funkció tipikus, minden vezérlőberendezés velejárója. Ilyen funkciók például az előrejelzés és tervezés, a szervezési és adminisztratív tevékenységek, a számvitel és jelentéskészítés, a finanszírozás stb. Más funkciókat egyes adminisztratív apparátusok részben vagy egyáltalán nem látnak el.
Az irányítási tevékenység minden formáját tükrözik a vonatkozó dokumentumok, amelyek a vezetési apparátushoz rendelt funkciók végrehajtásának módjaként és eszközeként szolgálnak. Az intézmény tevékenységét a dokumentációs rendszer irányítási funkcióinak és összetevőinek megfelelő, egymással kölcsönhatásban álló dokumentumok halmaza formalizálja.
A dokumentum elsősorban az információk rögzítésére és jogi érvényre juttatására jött létre. A latin „dokumentum” (documentum) szó jelentése bizonyíték, bizonyíték. Jelenleg az okirat vitathatatlanságát az „okirat jogereje” fogalma is meghatározza. Az okirat jogereje alatt a jogszabályon alapuló irat tekintélyelvű jellegét is értjük.
Az irányítási tevékenységnél kiemelten fontos a dokumentumok jogi ereje, hiszen ez azt jelenti, hogy a dokumentumok valódi bizonyítékul szolgálhatnak a bennük foglalt információkra. A hivatalos dokumentum jogi ereje kötelező jelleggel jár a címzettek, illetve a vezetői cselekményekben résztvevők köre (kormányzati szervek, szervezeti egységeik, állami szervezetek, tisztviselők és állampolgárok), akik a dokumentumtól vezérelve, tevékenységüket arra alapozzák, vagy attól tartózkodnak.
A dokumentum jogi ereje -- azt a hatályos jogszabályok által közölt közokirat tulajdona, az azt kiállító szerv illetékessége és a nyilvántartásba vételre megállapított eljárás Kuznetsova T.V. Irodai munka (A menedzsment okmányos támogatása). - M .: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 1999. - 10. o. .
Ebből a meghatározásból az következik, hogy az okmányt kiállító irányító testület vagy tisztviselők kötelesek:
elkészítésekor betartani a hatályos jogszabályok normáit;
dokumentumokat csak a hatáskörükön belül publikálni;
betartani a dokumentumok elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó, mindenkor hatályos nemzeti szabályokat. A jogilag legjelentősebb adatok a következők: a szervezet neve, az okirat kelte és nyilvántartási száma, aláírás, pecsét, jóváhagyó és jóváhagyó bélyegző.
A különböző dokumentumok jogi erejének igazolására különböző részleteket használnak. Így a kérelmet hivatalos személynek kell címezni, tartalmaznia kell a „jelentkezés” szót, szöveget (a kérelem tárgyát vagy indokát), dátumot és aláírást. A vezetői megbízást a szervezet fejléces papírjára kell felvenni, tartalmaznia kell az okmány (megrendelés) típusának megjelölését, az adminisztratív intézkedések szövegét, jóváhagyási vízumot, regisztrációs számot, dátumot és aláírást. A szervezet létszámtáblázatához nem csak a felsorolt adatok szükségesek, hanem egy, pecséttel hitelesített jóváhagyó bélyegző is. Egyes okmánytípusok esetében a hatályos nyilvántartási szabályok meghatározták a jogi erejüket igazoló részletekre vonatkozó követelményeket. Kuznetsova T.V. Irodai munka (A menedzsment okmányos támogatása). - M .: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 1999 - 818 p.
Dokumentum funkciók
Társadalmi értelemben minden hivatalos dokumentum többfunkciós, pl. egyidejűleg több funkciót is ellát, ami lehetővé teszi különféle emberi igények kielégítését. A funkciók között vannak általános és speciális.
Általános dokumentum funkciók:
- információs: bármely dokumentum információ mentésére jön létre;
- társadalmi: a dokumentum társadalmilag jelentős tárgy, hiszen egyik vagy másik társadalmi igény generálja;
- kommunikatív: a dokumentum kommunikációs eszközként működik a társadalmi struktúra egyes elemei között, különösen az intézmények között;
- kulturális: a dokumentum a kulturális hagyományok, a civilizáció fejlődésének állomásai megszilárdításának és továbbadásának eszköze. Így például a tudományos-műszaki dokumentáció tükrözi a társadalom tudományos-technikai fejlettségi szintjét.
A dokumentum speciális jellemzői:
- vezetői: a dokumentum kezelési eszköz; ez a funkció speciálisan vezetési célokra készült, úgynevezett vezetési dokumentumokkal (tervezési, beszámolási, szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal stb.) van ellátva;
- jogi: a dokumentum a rögzítés és változtatás eszköze törvényi előírásokatés jogviszonyok a társadalomban. A jogi funkciót a jogalkotási és jogi normatív aktusok, valamint a megszerzett dokumentumok látják el jogi funkciója egy ideig. Tehát igazságügyi bizonyítékként való felhasználáshoz bármilyen dokumentum lehet;
- történeti forrás funkció: a dokumentum a társadalom fejlődésével kapcsolatos történelmi információk forrásaként működik.
Ezek a funkciók nemzetközi jellegűek, és meghatározzák a dokumentumok elkészítésének és lebonyolításának alapvető szabályait.
Így például egy dokumentum jogi erejét egy komplexum biztosítja részletek-- A dokumentum-végrehajtás kötelező elemei. Ezek a következők: az irat készítőjének neve, címzettje, aláírása, dátuma, iratszáma, jóváhagyó bélyegzője, pecsétje stb. dokumentum nyomtatvány.
Az iratoknak jogi erőt adó részletek összetétele.
Az üzleti életben vannak egységes követelményeket valamint a vezetői okiratok végrehajtásának szabályai, amelyeket állami szabályozás állapít meg.
A papírmunka egységes szabályainak betartása biztosítja:
- a dokumentumok jogi ereje;
- · a dokumentumok hatékony és minőségi előkészítése és lebonyolítása;
- szervezet gyors keresés dokumentumok;
- a számítógép aktívabb használata a dokumentumok elkészítésében.
Bármely dokumentum számos alkotó dokumentumból áll (dátumok, szövegek, aláírások stb.), amelyeket részleteknek nevezünk. Minden dokumentumtípusnak (cselekmény, megbízás, levél) meghatározott részletezése van.
A munka gyakorlatában kereskedelmi vállalkozások az „1 - állam emblémája” kellékeket nem használják. Csak a dokumentumokon kerül elhelyezésre közintézményekés azokat a vállalkozásokat, amelyek ilyen jogot kapnak. A szükséges „3 - kitüntetések képe” szintén nem kerül felhasználásra a cég fejlécének fejlesztése során.
A modern gyakorlatban használt dokumentumok legfontosabb részletei a következők:
- 2 - a szervezet jelképe;
- 7 - a szervezet neve;
- 9 - a kommunikációs vállalkozás indexe, irányítószáma, telefon, fax, bankszámlaszám;
- 10 - a dokumentumtípus neve;
- 11 - dátum;
- 12 - a dokumentum indexe (száma);
- 13 - hivatkozás a beérkező dokumentum indexére és dátumára;
- 15 - a dokumentumhoz való hozzáférés korlátozásának bélyegzője;
- 16 - címzett;
- 17 - jóváhagyó bélyegző;
- 18 - felbontás;
- 19 - a szöveg címe;
- 20 - ellenőrző jel;
- 21 - szöveg;
- 22 - jelölés az alkalmazások jelenlétéről;
- 23 - aláírás;
- 25 - vízumok;
- 26 - pecsét;
- 27 - jelölés a másolat hitelesítésén;
- 28 - az előadó vezetékneve és telefonszáma;
- 29 - jelölés az irat végrehajtására és annak irányára az ügyben;
- 31 - felvételi jegy.
Különösen fontos az olyan adatok helyes megadása, mint a dátum, aláírás, pecsét, jóváhagyó bélyegző, amelyek jogi erőt adnak a dokumentumnak.
Minden dokumentum 3 fő részre osztható:
- fejléc rész (a szöveg előtt található részleteket tartalmazza);
- fő rész (részletek „szöveg” és „alkalmazások”);
- · tervezési rész (a részletek a szöveg és az alkalmazás alatt találhatók).
Okirat hitelesítés. Az összetételében szereplő részletek kialakításának szabályai.
A szervezeti és adminisztratív dokumentumon feltétlenül szerepelnie kell egy tisztségviselő aláírásának (aláírások, ha a dokumentumot több tisztviselő dolgozta ki és tette közzé).
A szükséges aláírások megléte közvetlenül összefügg azzal a kérdéssel, hogy a dokumentumnak van-e jogereje, vagy sem.
A dokumentum tartalmáért az a személy felelős, aki aláírta.
Meg van határozva, hogy milyen dokumentumok jogosultak aláírni ezt vagy azt a tisztviselőt belső aktusok vállalkozások (például charták, szabályzatok, megbízások stb.). Tehát a vállalkozás nevében a dokumentumokat annak vezetője írja alá. A vállalkozás szerkezeti részlegeinek tevékenységére vonatkozó utasításokat és szabályzatokat ezen részlegek vezetői írhatják alá. Számos egyedi kérdésben a vállalkozás más alkalmazottai is rendelkezhetnek aláírási joggal. Az ilyen kérdések kimerítő körét tükrözni kell az irodai munkára vonatkozó utasításokban vagy más hasonló dokumentumokban.
A dokumentumok típusától függően egy aláírás, kettő vagy több is lehet.
A "Jóváhagyva" ("Jóváhagyom") bélyegző egyfajta megerősítése az elkészített és aláírt dokumentum fontosságának és relevanciájának, valamint egyfajta szankció ennek a dokumentumnak az alkalmazására vonatkozóan egy bizonyos munkavállalói körrel kapcsolatban. , tisztviselők, a vállalkozás részlegei.
Számos dokumentum csak akkor válik jogerőre, ha jóváhagyják azokat a vállalkozás vezetői vagy tisztségviselői, akiknek hatáskörébe tartozik bizonyos kérdések megoldása.
A kötelező jóváhagyás feltétele:
- alapszabályok;
- Szabályzat a képviseleti irodákra, fióktelepekre ill szerkezeti felosztások vállalkozások;
- struktúra, létszám és személyi állomány;
- Ellenőrzési, auditálási, átvételi-átadási aktusok anyagi javak;
- · munkaköri leírások;
- belső munkaügyi szabályzatok szabályai;
- · becslések;
- munkák és szolgáltatások árai stb.
A vállalkozásnak a tevékenysége sajátosságai alapján ki kell dolgoznia a jóváhagyandó dokumentumok listáját, valamint az ezek jóváhagyására jogosult tisztségviselők körét.
A vállalkozás által kiállított dokumentumok többsége nem bélyegzett. De a pecsétlenyomatnak a következő dokumentumokon kell szerepelnie:
- Olyan tényekre vonatkozó információk tükrözése, amelyek különleges jogi jelentősége(vállalkozás létrehozásáról, átszervezéséről vagy felszámolásáról stb.);
- a vállalkozás vagy magánszemélyek jogainak igazolása (meghatalmazás);
- pénzügyi és tárgyi értékekkel kapcsolatos tények rögzítése.
Az ilyen okmányok esetében a pecsét jogilag jelentős kellék, mivel csak akkor bír jogi erővel, ha van rajta lenyomat.
Ha a dokumentum nem tartalmaz jogilag jelentős részletet, akkor nincs jogi ereje, és a vállalkozás alkalmazottai jogosultak megtagadni a jelen dokumentumban foglalt követelmények teljesítését.
A dokumentumok másolatának jogi ereje.
Gyakran előfordul, hogy a vállalkozásoknak másolatot kell készíteniük a dokumentumokról, például akkor, ha nagy az eredeti elvesztésének valószínűsége, vagy egy dokumentumot különböző intézményekhez kell benyújtani.
Mikor érvényes a másolat eredetiként?
A másolatnak pontosan meg kell ismételnie az eredeti szövegét és tervét.
A vállalkozás által kiállított okirat másolatát a vállalkozás vezetője vagy felhatalmazott alkalmazottja, például a személyzeti osztály vezetője vagy az iroda vezetője hitelesítheti. Kivételt képeznek az olyan dokumentumok másolatai, mint például a szervezetek alapszabálya. Az alapító okirat másolatát közjegyző hitelesíti.
Arra a kérdésre, hogy a faxon érkezett iratnak van-e jogereje, egyelőre nincs egyértelmű válasz. Egyes hazai és külföldi vállalkozások elismerik a telefaxmásolat jogszerűségét és elfogadják azt végrehajtásra. Véleményünk szerint azonban az ilyen másolatok megbízhatósága nem mindig tekinthető nyilvánvalónak és teljesnek. A telefax üzenet elvileg csak egy dokumentum másolata, ami egyenértékű a másológépen készült másolattal.
A faxot olyan dokumentumok küldésére és fogadására kell használni, amelyek nem kapcsolódnak a vállalkozáshoz. jogi következményei(tájékoztató, reklám stb.). 24
1. A dokumentum jogi ereje………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. A dokumentum másolatainak típusai…………… ................................. ... .. ..................5
3. Hivatalos pecsét………………………………………………… ........ ........nyolc
Bibliográfia
A DOKUMENTUM JOGI ÉRVÉNYESSÉGE.
Mint minden objektumnak, a dokumentumnak is számos tulajdonsága (megkülönböztető tulajdonsága) van. Egy dokumentumnak több alapvető tulajdonságát szokás kiemelni, amelyeket a megfelelő tulajdonságok jellemeznek: jogi erő, eredetiség, hitelesség.
A dokumentum jogi ereje. Egy dokumentum mely tulajdonsága nevezhető jogi erőnek? Ez a tulajdonság valódi bizonyítéka a dokumentumban szereplő tényeknek, eseményeknek és cselekedeteknek.
Mi befolyásolja az okirat általi jogerő megszerzését?
1. A hatályos jogszabályok előírásainak betartása a szervezet, a dokumentumot készítő tisztségviselői részéről.
2. A dokumentálás magában foglalja az információrögzítésre megállapított szabályok betartását. Ezek a szabályok minden dokumentumtípusra egyediek, és a GOST-ok és más szabályozási és módszertani anyagok szabályozzák őket.
Az okirat jogereje a közokirat olyan tulajdonsága, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kiállító szerv hatásköre, valamint a végrehajtására megállapított eljárás közöl vele.
Az okirat jogereje az egyes iratfajtákra megállapított részletezéssel biztosítható, pl. a papírmunka kötelező elemei: a szervezet neve - a dokumentum készítője, aláírás, dátum, az okirat nyilvántartási száma, jóváhagyó bélyegző, pecsét stb.
A dokumentum eredetisége. Az "eredeti" szó a latin "originalis" szóból származik, ami eredetit, eredetit jelent. Az eredeti jellegzetessége az egyedisége.
Gyakran „sokszorosított eredetik”, pl. több példányban készült eredetik. Például egy államok közötti megállapodást ősidők óta a szerződő felek számának megfelelő számú példányban kötöttek, és mindegyik példány eredeti.
az eredeti dokumentumokat kinézet lehetnek fehér papírok és piszkozatok.
A piszkozat egy előre szerkesztett dokumentum. Dokumentumtervezet: Kézzel vagy géppel írt dokumentum, amely a szerző vagy a szerkesztő munkáját tükrözi a szövegén.
A fehér papír a dokumentum utolsó, újraírt vagy fehérre nyomtatott változata. Fehér papír: olyan kézzel vagy géppel írt irat, amelynek szövegét irattervezetből másolták, vagy törlés és javítás nélkül írták.
A hivatalos iratok eredeti példánya tisztviselők által aláírt fehér papír, a kérelemmel, esetenként pecséttel.
A szolgáltatási dokumentumok eredeti példányai fejléces papírra nyomtathatók.
Az autogramokat megkülönböztetik - a szerző kézzel átírt vagy javított dokumentumokat (újranyomtatás vagy levelezés után).
A dokumentum hitelessége. Az eredeti szó szinonimájaként az eredetit használják, ami latinul megbízhatót jelent. Hiteles dokumentum: olyan dokumentum, amelynek szerzőjére, keletkezésének idejére és helyére vonatkozó, magában az okiratban foglalt vagy más módon feltárt információ eredetének hitelességét igazolja. Így a végleges változatban, megfelelően elkészített és aláírt dokumentumot a hivatalos dokumentum eredetijének nevezzük. Ez lehet az eredeti dokumentum első vagy egyetlen példánya. Iratmásolat: az eredeti irat másodpéldánya, amely jogi erővel rendelkezik.
Dokumentumok másolatai. Az iratmásolat olyan dokumentum, amely teljes mértékben reprodukálja a valódi dokumentum információit és annak valamennyi külső jellemzőjét vagy azok egy részét, és amely jogilag nem kötelező erejű.
Az eredetik ismételt, pontos sokszorosítása (többszörözési célból) másolat. Maga a másolat fogalma (lat. сopia - készlet) az eredeti bármilyen jellegű reprodukálásához kapcsolódik.
A másolatok között különböznek:
A kivonat egy dokumentum egy részének másolata. A kivonatnak tartalmaznia kell az adott kérdésben hozott határozat teljes szövegének másolatát. A kivonat a szervezet tisztségviselője vagy közjegyző általi hitelesítése után nyer jogerőt.
Különleges fajta - fényképek és tervrajzok, amelyek megkülönböztető jellemzője az eredeti pontos reprodukciója. Ezek egyfajta fax, automatikus másolás. Kivéve a közvetlenül az eredetiből készült vagy automatikusan megszerzett másolatokat, pl. az eredetivel egyidejűleg több másolat is készülhet: másolat egy másolatról.
A másolatok jogi ereje:
1) a másolatnak tartalmaznia kell az eredeti pontos szövegét (beleértve a nyomtatványt is, amelyen az irat készült), a pecsétek dekódolását, a tisztviselők aláírását.
2) az okmány másolatának jogi erejének bizonyítéka - a tanúsítványon egy jel. A másolatok hitelesítését magának a szervezetnek vagy szükség esetén közjegyzőnek kell elvégeznie. Általában közjegyzői igazolás szükséges a szervezet alapító okiratainak olyan másolataihoz, amelyeket különböző kormányzati szervekhez (igazságügyi, adó- és engedélyezési hatóságok, ingatlangazdálkodási bizottságok stb.) nyújtanak be, de elvileg minden olyan dokumentum másolata, amely nem mond ellent a törvénynek. és jogi jelentőséggel bír közjegyző által hitelesített.
A közjegyző összehasonlítja az eredetit a másolattal és hitelesíti. Tilos az útlevelek, katonai jegyek, szolgálati igazolványok másolatának közjegyzői hitelesítése.
Maguk a szervezetek jogosultak az ezekben a szervezetekben készített dokumentumok hitelesítésére. Ezenkívül a szervezetek igazolhatják az állampolgárok dokumentumait, amikor állásra jelentkeznek (oklevél, bizonyítvány, juttatási igazolás stb.)
A másolatokat a szervezet vezetője vagy erre felhatalmazott tisztségviselő (például a személyzeti osztály vezetője vagy az irodavezető) hitelesíti. A szervezeteknek megküldött hiteles másolatokat pecséttel hitelesítik.
A dokumentumok másolatainak fajtái.
A dokumentum másolata "olyan dokumentum, amely teljes mértékben visszaadja a valódi dokumentum információit és annak valamennyi külső jellemzőjét vagy azok egy részét, és amely nem rendelkezik jogi erővel." A külső jelek alatt érthető az információhordozó, az iratok fizikai állapota, az irat mérete, az irodai munka vagy a dekoráció elemei.
Ahhoz, hogy egy másolat jogilag érvényes legyen, azt hitelesíteni kell. A dokumentum hiteles másolata egy olyan dokumentum másolata, amelyen a GOST R 6.30-97 szerint fel kell tüntetni a szükséges adatokat, hogy jogi erőt adjon. A kialakított eljárás a hatályos jogszabályok által egyértelműen meghatározott szabályokat jelenti arra vonatkozóan, hogy ki és milyen típusú hatósági okiratmásolatokat jogosult hitelesíteni.
Így például a közjegyzőnek igazolnia kell az idegen nyelven írt hivatalos okirat másolatának helyességét.
Azon szervezetek számára, amelyek a hivatalos dokumentumokról saját használatra másolatot készítenek, vagy azokat állampolgárok kezébe adják, szabványos szabályokat állapítanak meg:
1. A szervezeteknek csak azokról a dokumentumokról van joguk másolatot készíteni, amelyeknek a szerzője maga a szervezet, az állampolgárok érdekeinek és jogainak védelme érdekében.
2. A szervezet hivatalos iratainak másolatát, ideértve a levéltári dokumentumok másolatát is, csak a szervezet vezetőjének vagy az iratkezelési szolgálat vezetőjének engedélyével adják ki az állampolgárok.
3. A szervezet más szervezet hivatalos iratairól másolatot készíthet és azokat az előírt módon hitelesítheti, ha ezek a dokumentumok a szervezeten belüli felhasználáshoz szükségesek. Például egy szervezet állásra jelentkezéskor másolatot készíthet és hitelesíthet a munkavállaló okleveléről, amelyet azután a személyi aktájába iktatnak.
4. Tilos másolatot készíteni az alábbi dokumentumokról: útlevél, katonai igazolvány, szolgálati igazolvány; nem másolandó jelzéssel ellátott dokumentumok; nem egyértelmű szövegű, törlésekkel és meg nem határozott javításokkal rendelkező dokumentumok.
A másolatkészítés módjától függően van fax és ingyenes másolat.
A fakszimile másolat pontosan reprodukálja az összes külső jelet, a kellékek tervezésének művészi jellemzőit, elhelyezkedését. Faxmásolatok készíthetők irodai eszközökkel, tipográfiai úton.
A dokumentumról ingyenes másolat készíthető kézírással vagy géppel. Teljes mértékben képes reprodukálni egy hivatalos dokumentum információit, de nem tudja teljesen pontosan reprodukálni a külső jellemzőket (például a betűtípust).
A szervezetben készült másolatot a szükséges 25 „Másolatok hitelesítési jele” hiánytalan, ill. rövid forma.
A másolatok a következő típusúak:
teljes másolat;
kivonat;
vakáció.
A személyesen kiállított hivatalos okirat teljes másolatát a szervezet hivatalos pecsétjével ellátott, teljes formájú másolati hitelesítési jelzéssel kell hitelesíteni.
Ha egy hivatalos dokumentumot jelentős számú szervezet vagy előadóművész tudomására és végrehajtására kell felhívni, arról irodai eszközökkel kell másolatot készíteni a szükséges számban. Ebben az esetben a másolás nem az eredetiről történik (a fej aláírását ilyen módon nem szabad lemásolni), hanem az irat kifejezetten sokszorosításra készített másodpéldányáról, amelyen nincs személyes aláírás. a fejet a szükséges „Aláírás”-ban. A megadott feltétel alatt a másolatot teljes formájú irodai pecséttel hitelesítő jelöléssel (a szervezet hivatalos pecsétje sem másolható ilyen módon), pl.
Jobb
Az iroda vezetője N. M. Sergeeva
15.10.2000
Hivatalos okiratból, például végzésből, jegyzőkönyvből kivonat készül, ha nincs szükség teljes másolat készítésére. A nyilatkozatot a következőképpen adják ki:
az irattípus megnevezése: „megrendelési kivonat”, „jegyzőkönyvi kivonat”;
a hivatalos dokumentum bevezető részét (ha van) teljes terjedelmében reprodukálja;
a dokumentum szövegének fő részéből kiírják azt a tételt, amelynek információira szükség van;
kellékek "Aláírás" reprodukálva (személyes aláírás nélkül);
jelölést helyeznek el a másolat teljes formájának pecséttel történő hitelesítésére.
Egy dokumentum (megrendelés) kivonatának mintáját a Melléklet tartalmazza. 33.
A vakáció egy kimenő dokumentum másolata, amelyet a szervezet üzletébe iktatnak, és az eredeti dokumentumot, például egy üzleti levelet elküldik a címzettnek. Az okirat második példányán a másolat hitelesítésére az előírt helyen jelet helyeznek el rövid formában, pl. az azt hitelesítő személy pozíciójának megjelölése és az aláírás dekódolása nélkül. Ha a szabadságot nem adják ki a szervezet fejléces papírján, akkor a dátumot, a regisztrációs számot, valamint az indexre és a dátumra mutató hivatkozást az első példánytól kell átvinni rá.
A másodpéldányt meg kell különböztetni az okirat másolatától, amely az eredeti irat jogerős másolata. Az eredeti (például születési anyakönyvi kivonat, anyakönyvi kivonat vagy oklevél stb.) elvesztése esetén az eredetivel megegyező nyomtatványon másodlat készül. A másodpéldányon azon tisztviselők eredeti pecsétje és aláírása szerepel, akik a másodlat kiállításakor aláírási joggal rendelkeznek ezen dokumentumokon. A másodpéldányon a jobb felső sarokban egy jelölés található a „másolat” szó formájában.