Mi az archívum tudományos referencia apparátusa. Az archívum automatizált tudományos referenciakészüléke

A levéltári információs tér modern szerveződésének alapvető problémája a levéltári dokumentuminformációk osztályozásának problémája. Ezért jelenleg is folyik a munka az archív dokumentuminformációk iparági osztályozójának létrehozásán.

A levéltári dokumentumok tudományos referenciaberendezésének létrehozására irányuló munka egy olyan tudományos munka, amelynek célja, hogy szervezeteket és magánszemélyeket biztosítson a szükséges dokumentációs információkkal. A dokumentuminformáció információ, a dokumentumban található különféle adatok.

Gyakorlatban információs munka levéltári dokumentumok, amelyek az objektív valóság tárgyairól és az emberi mentális tevékenységről való elsődleges információforrások, az elsődleges dokumentáris információ hordozóinak nevezzük.

A dokumentumokkal kapcsolatos különféle üzeneteket, amelyek leírásokból, speciális rejtjelekből és kódokból állnak, információs információnak vagy másodlagos dokumentuminformációnak nevezzük.

A másodlagos dokumentuminformációkat tartalmazó archív címtárak és maguk az elsődleges dokumentuminformációt hordozó dokumentumok együttesen archív információs környezetet alkotnak.

Az összes dokumentuminformációt leíró archív könyvtár kötelező és választható részre van osztva.

A kötelező címtárak minden állami archívumban léteznek. Ide tartoznak a levéltári leltárak és levéltári katalógusok, dokumentumismertetők és egyéb levéltári segédkönyvek.

A további címtárak az archívum dokumentumainak sajátosságait figyelembe véve jönnek létre, és történetileg is kialakulnak (állandó tárolásra kapott átvett kartotékok, kartotékok és a közzétételre kijelölt dokumentumok listái). A további könyvtárak indexeket, ismertetőket, tematikus listákat, megjegyzésekkel ellátott katalógusokat tartalmaznak.

Az NSA rendszer felépítésének elvei. Az NSA-rendszer felépítésének fő elvei a következők:

1) a különböző címtárakból származó információk kapcsolata és komplementaritása, amelyek különböző szinteken írják le az elsődleges retrospektív dokumentuminformációkat;
2) a különböző típusú címtárak információinak egyedisége és megkettőzésmentessége;
3) az NSA osztályai, állami és önkormányzati levéltárainak utódlása.

Két csekély alapelvet kell betartani, hogy a keresés hatékonyabb legyen, és elkerülhető legyen a levéltáros munkaköltsége az információk megkettőzéséért.

Ha az alap leírását és katalogizálását az információk kölcsönös kapcsolata és komplementaritása elve szerint végzik, a kutató, miután megismerkedett az alap leltárával, és kiírta belőle a témában található tárolóegységek számát. érdekli őt, majd a katalógus megfelelő részéhez fordul egy alaposabb kereséshez. A katalógusban nemcsak a tárolóegységek megnevezését találja meg, hanem a dokumentumok címét és részletesebb információkat is, megjelölve a tárolóegység lapjait, amelyeken ez az információ megtalálható.

A harmadik alapelv nagyon fontos a keresőmunka megszervezése szempontjából. Ez azt jelenti, hogy a tanszéki, állami és önkormányzati levéltárakban minden típusú címtár létrehozása kötelező egységes követelményeketés gyakori módszerek. Így az irányítás alá tartozó intézmények irodai munkájában is készülnek esetleltárak tanszéki archívum. A tanszéki irattár tartós tárolási eseteinek leltárának összesítő leltárát (éves metszeteit) az állami levéltár EPC-jének jóvá kell hagynia, és az irattárak állandó tárolására való átadásáig az állami levéltárban ellenőrző példányként kell tárolni. Ugyanilyen ellenőrzést kell gyakorolni az osztályok irattárainak és egyéb könyvtárainak összetétele felett. A leírás minden elemének, a leltárhoz szükséges referencia-apparátus minden segédelemének szigorúan meg kell felelnie a tanszéki és állami levéltárak munkájára vonatkozó alapvető szabályoknak.

Az NSA rendszer felépítése. A szerkezeti felosztás NSA rendszere vertikális és horizontális szinten. A rendszer horizontális szintje a könyvtárak funkcionális különbségén alapul. Funkció szerint az NSA rendszer referenciakönyvei a következőkre oszlanak:

1. számviteli útmutatókhoz;
2. útmutatók a dokumentumok tartalmának nyilvánosságra hozatalához (információkereső rendszerek).

A rendszer vertikális szintje a következő archív dokumentumcsoportokhoz tartozó referenciaosztályok hierarchiáján alapul:

1. RF AF egésze;
2. levéltári hálózatok;
3. archívum;
4. alap;
5. ügy vagy külön irat.

Ennek a felosztásnak megfelelően megnevezhetők a legelterjedtebb levéltári dokumentumok referenciakönyvei és referenciakomplexumai.

A Szövetségi Levéltár központi állománykatalógusa, és korábban az alapján fejlesztették ki automatizált rendszer NTI.

2. Egy adott régió archívumainak csoportja:

az Orosz Föderációt alkotó jogalany vagy önkormányzat készletkatalógusa.

útikönyv vagy gyorstájékoztató;

jövedelemkönyv;

alapok listája;

alaplapok;

könyvtárak;

tematikus áttekintések;

mutatók;

archív útlevél;

alaplap;

alap áttekintése;

könyvtárak;

mutatók;

5. Külön tok ill külön dokumentum:

tematikus útmutatók;

könyvtárak;

mutatók;

részvény- és indexértékelések;

az eset belső leírása;

annotáció;

megerősítő felirat.

A gyakorlati munkában minden címtár a dokumentumszintek szerinti osztályozás eredményeként a következő nevet kapta:

inter-archívum (az RF AF és része szintjén); levéltáron belüli és alapok közötti (alapok vagy azok részei szintjén);

alapon belül (az alap vagy annak része szintjén).

Az oroszországi egyes szövetségi archívumok referencia-berendezéseinek részletes listája a meghatározott csoportokhoz (intraarchívum, interfund, intrafund könyvtárak) az 1994-ben megjelent „Oroszországi Szövetségi Levéltár és tudományos referenciakészülékük” című kézikönyvben található.

Az SNSA fejlesztésének kilátásai. Az NSA rendszer további optimális fejlesztésének kilátásainak kialakítása az alábbi főbb problémák megoldása alapján.

1. Az NSA AF RF rendszer egészének optimalizálása a nemzeti tudományos és műszaki információs rendszer (NTI) alrendszereként.
2. Az NSA AF RF rendszer egyes alrendszereinek és elemeinek optimalizálása a dokumentumszervezés különböző szintjein: archívum - alap - akta - dokumentum - ezek az NSA rendszerbe való "belépés" szintjei; és az egyes archívumok NSA-rendszerének optimalizálása.
3. Az állami levéltárak és intézményi levéltárak NSA folytonosságának átfogó biztosítása.
4. Bizonyos típusú címtárak létrehozására vonatkozó módszertan további fejlesztése, figyelembe véve azok interakcióját és komplementaritásukat az NSA archívumrendszerében.

Az NSA rendszert a számviteli módszerek és a bizonylatok leírásának egységessége alapján kell felépíteni, egységes szabályozási és módszertani alapon, amely a következő követelményeket határozza meg velük szemben:

1) kielégíti a társadalom minden igényét a visszamenőleges információk iránt, amint a kérelmek felmerülnek és az archívumba beérkeznek;
3) legyen univerzális, azaz. lefedi az RF AF teljes dokumentumkészletét (szöveges, KFFD, műszaki stb.), az információbiztonság módjától függetlenül;
4) egységes módszertannal kell rendelkeznie minden típusú és típusú referenciakönyv összeállítására;
5) különböznek a címtárak összekapcsolásában, komplementaritásában;
6) a tudomány és a technológia legújabb vívmányainak alkalmazásának további kilátásait figyelembe véve fejleszteni, pl. automatikus bevitel és információkeresés.

Ezen követelmények alapján az NSA rendszer alapja a „kettős egység” kell, hogy legyen: a dokumentumok szervezettségének egysége, amely a dokumentumok minősítésének tudományos és módszertani alapjainak egységével valósul meg. egy rendszer Az NSA rögzíti a dokumentumok szervezését és elszámolását tárolóegységek, pénztár, alapkomplexum, archívum szerint);

A dokumentumok leírásának egysége, amelyet a címtár összeállítási módszertanának egységessége ér el.

Jelenleg az NSA létrehozása és fejlesztése az egyes archívumokban differenciált. Ez azt jelenti, hogy a levéltárosok eltérő módon közelítik meg a különböző informatív értékű alapkönyvtárak létrehozását és fejlesztését.

A levéltárak információtartalmuktól függően 3 kategóriába sorolhatók. Kategória alatt levéltári alap ugyanakkor megértik az alap anyagainak eltérő információtartalmát. Így jelentős, több szempontú tartalmi és nagy alapokhoz komplex, minőségi levéltári segédkönyvek jönnek létre, amelyekhez gyakran fordulnak a nyomozók, melyeket a dokumentum tartalmára vonatkozó mély és részletes információ jellemzi. Az ilyen címtárakat egy I. kategóriás alap hozza létre.

A II. és III. kategóriájú alapokhoz egy egyszerűsített NSA jön létre.

esetleírások

A leltár három fontos funkciót lát el: tájékoztató (nyilvántartó a bizonylatok összetételét és tartalmát), számviteli (ügynyilvántartást biztosít), osztályozó (rögzíti az ügyek pénztáron belüli rendszerezését).

A leltár információs funkciója az egyes esetek kártyákon történő leírásának folyamatában valósul meg, ilyen összeállításkor fontos eleme, mint az ügy címe, amely feltárja az iratok konkrét összetételét és a tárolóegység tartalmát. A teljes és helyesen kivitelezett archív leltár képet ad az alap egészének dokumentumainak összetételéről és tartalmáról.

A leltár számviteli funkciója az alapban lévő tárolóegységek számának feltüntetése. Ez biztosítja a dokumentumok biztonságát, az alap volumenében bekövetkezett változások ellenőrzését. Ezenkívül az esetek sorszámának jelenléte hozzájárul ahhoz gyors keresés a kutatók számára szükséges információkat.

Az osztályozási funkció az alap ügyeinek legracionálisabb elrendezését konszolidálja és tükrözi. Az iratok és iratok levéltári alapon belüli besorolása alatt azok tudományos csoportosítását kell érteni, az alapteremtő történetileg kialakult struktúrája vagy tevékenységének fő irányai és kérdései szerint.

A leltárnak három fajtája van: belső leltár, szerkezeti egység leltár (szállítás), a pénztár ügyeinek összesítő leltárja.

Az állandó és átmeneti (10 éven túli) tárolás iratainak rögzítésére belső leltár készül az ügyiratokról, amelyek elszámolását e dokumentáció sajátosságai okozzák (különös tekintettel az értékes, személyi, bírósági, nyomozati iratok stb.), mint pl. valamint a tartós és ideiglenes (10 év feletti) tárolás rögzítésére, az iratfajták szerint kialakítva, amelyek címei nem árulkodnak az irat konkrét tartalmáról.

A szerkezeti részlegek leltározása (szállítás) és az összesítő készletek egységes módszertan szerint készülnek. Külön-külön a következő esetcsoportokba vannak összeállítva:

állandó tárolás;

ideiglenes tárolás (például 5 év vagy több, 10 év vagy több, több mint 10 év (a szervezet belátása szerint);

személyzet által.

Példaként vegye figyelembe az állandó tárolási esetek leltárának összeállításának módszerét.

A leltár két részből áll: magából a leltárból, azaz. az esetek listája (leíró cikkek), valamint a leltárhoz szükséges referenciakészülék. A leltárt általában a szervezetekben állítják össze. De még az állami és önkormányzati levéltárban is készülnek leltárak a tudományos referenciaapparátus rendszerének fejlesztése során, a nem kielégítően leírt dokumentumok feldolgozása során.

A leltár összeállítása a következőkből áll:

esetleírások;

iratok, ügyiratok levéltári alapon belüli szervezése (a pénztár iratainak osztályozási sémája és az alap iratainak minősítése);

a dokumentumok tényleges leltárának elkészítése;

referencia-berendezés összeállítása és a leltár nyilvántartása.

Maga a dokumentumleltár (a fő információs rész) leíró cikkekből áll, amelyek az egyes tárolóegységekre vonatkozó információk gyűjteményei, és a következő elemekből állnak:

sorozatszám;

irodai index (a nómenklatúra vagy a régi leltári szám szerinti ügyszám);

az ügy címe, és egyes esetekben az irat megjegyzése;

az ügy iratainak határideje (nap, hónap, év);

az aktában lévő lapok száma;

jegyzetek.

A cikk meghatározott funkciót betöltő elemei mindegyikének megvan a maga oszlopa a leltári lapon.

1. oszlop - " Sorozatszám"- tükrözi a leltár számviteli funkcióját, rögzíti az ügyek elrendezésének sorrendjét a pénztárban. A bruttó számozási sorrendben utoljára hozzárendelt cikk száma jelzi a leltárban szereplő tárolóegységek számát. Ha van a leltári esetek mennyiségi összetételének változása, a leltár végén (a "Végső nyilvántartásban") ennek megfelelő bejegyzés történik.

2. oszlop - "Irányszám" - ez az ügy "natív" száma, amelyet az irodai munkában adnak ki (ez az ügy indexe az ügyek nómenklatúrája szerint). További "jelzőfényként" szolgálhat a keresésben.

A 3. oszlop - "Ügycím" a leltár információs funkcióját tükrözi, feltárva az egyes ügyek dokumentumainak összetételét és tartalmát.

A címben ne szerepeljenek önkényes rövidítések, csak általánosan elfogadott vagy a rövidítések listájában szereplő rövidítések. Az intézmények, szervezetek és vállalkozások (szerzők, tudósítók) nevét teljes egészében az első említéskor, zárójelben pedig az általánosan elfogadott rövidítést adjuk meg. Például: „Projektek szövetségi törvények készítette: JSC "Russian Railways" (JSC "RZD"). Az intézmény további említésekor a címsorban csak az általánosan elfogadott rövidítése (rövidítése) szerepel: JSC "RZD". A leltár ugyanabban az oszlopában, egy új sor a főcím után, a dokumentumok megjegyzése kerül beírásra.

A 4. oszlop – „Határidő” – az ügy kezdési és befejezési dátumát mutatja. A hónap nevét általában kurzussal írják. Dátum megadásakor először a nap, majd a hónap és az év kerül feltüntetésre.

Az 5. oszlop - "Lapok száma" - képet ad a tárolóegység térfogatáról.

Az ügyek, iratok leltározásának végén záróbejegyzés készül, amely jelzi a tárolóegységek számát (számban és szóban); a raktározási egységek első és utolsó darabszáma a leltár szerint, a rendelkezésre álló vényszámok megadva, betűs számok, kivont tárolóegységek és elhelyezésük okai.

Például:

"24 (huszonnégy) eset az 1. számtól a 24. számig szerepel a leltárban."

Hitelesítő felirat - külön igazoló lapon készül, amelyen (számmal és szóval) feltüntetik, hogy a leltár hány ívét iktatják és sorszámozzák az ügyben, valamint a betűs és hiányzó számokat, a belső leltár lapjait, ill. a leltár lapjainak fizikai állapotának jellemzői.

Például:

"Az aktában 57 (ötvenhét) ív van iktatva és számozva (számokkal és szavakkal) N 1-től N 57-ig.

beleértve: a 7a 7b lapok betűszámait

hiányzó lapszámok

Belső leltár lapjai

A leltárhoz szükséges referenciakészülék összeállításának módszertana

A címtár fő részének - magának a leltárnak - összeállítása után egy referenciakészüléket állítanak össze, amely két funkciót lát el: felgyorsítja magára a leltárra vonatkozó információk keresését, és további információkat nyújt az alapról.

A leltár referencia-berendezésének összetétele kiterjedt. Magába foglalja:

Címlap;

Előszó;

rövidítések listája;

mutató.

Ezek a hivatkozási apparátus fő elemei, de a leltár további elemeket is tartalmazhat - fordítási táblázatok, irodalomjegyzék, terminológiai szótár.

Címlap - olyan információkat tartalmaz, amelyek felfedik annak az állami archívumnak a teljes nevét, ahol az alap dokumentumait tárolják; az alap teljes neve az összes átnevezéssel, ha van ilyen, és a rövidített név (a zárójelben); alapszám; leltári szám; a leltár megnevezése (annak a szerkezeti résznek vagy éveknek a neve, amelyekre az esetek szerepelnek a leltárban).

Az előszó tartalmazza az alapképző szervezet történetét, az alap történetét, a leltárban szereplő dokumentumok összetételét és tartalmát, valamint a leltár referencia apparátusának összetételét.

A rövidítések listája a leltárban található rövidített szavak alfabetikus listája. A listát a rövidített szavak teljes neve kíséri. A rövidítések bevezetése annak érdekében, hogy helyet takarítson meg a leltár szövegében gyakran előforduló szavak számára, valamint hogy a rövidítéseket felfedje a referenciakészülékben, és egységes legyen a dokumentumok tartalmának átvitele.

Általánosan elfogadott, különösebb magyarázatot nem igénylő rövidítések (pl. stb., stb. stb.), amelyek a tömeg-, idő-, térmértékek nevét jelölik, számokhoz vagy bármilyen névhez kapcsolódnak, és nem okoznak kettős értelmezést (kg, min . , cm, m), valamint a köznyelvben és az írott beszédben szereplő szavak rövidítései, mint például a szakszervezeti bizottság, nem szerepelnek a rövidítések listáján. Ha a leltár összeállításakor olyan rövidítéseket használtak, mint "született - született", "sz. - meghalt", "p. - jegyzőkönyv", "m. - anyagok" és hasonlók, akkor újra kell fordítani a leltárt, és ne vegye fel ezeket a szavakat a rövidítések listájára.

Az előszót a fordítója írja alá.

A leltár tárgymutatói a leltárban található tárgyfogalmak listája, a szükséges magyarázatokkal és hivatkozási adatokkal. A pointerek feladata a felhasználó leltárral való munkájának felgyorsítása, megkönnyítése. Az indexek lehetnek: tárgyi (általános és speciális), névleges, földrajzi (mint tárgyváltozatok), kronológiai stb. Kevés számú személynévvel kombinált indexek lehetségesek, földrajzi nevekés tételek.

Archív címtárrendszer

A levéltári iratok pénztári szintű tárolási rendszerét leltár rögzíti, de ez nem elegendő az okirati információk kereséséhez. A levéltári dokumentumok felhasználása során a kérések leggyakrabban témákra, kérdésekre, témákra, eseményekre vonatkoznak. Ennek a problémának a megoldására az archívumokban katalógusokat készítenek állományközi archív referenciakönyvekként, amelyekben az archív dokumentumok tartalmára vonatkozó információkat témakörök (témák, iparágak) szerint csoportosítják, a jelen katalógushoz elfogadott dokumentuminformációs osztályozási séma szerint rendezve, amely bőséges lehetőséget ad a kutatónak az információkeresésre.

Az orosz levéltárak katalógusrendszere az 1960-as évek elején kezdett kialakulni. 20. század Az elmúlt időszakban az állami levéltárak jelentős tapasztalatot halmoztak fel különféle típusú katalógusok létrehozásában és karbantartásában. Azonban a "tömeges" katalogizálás, amelyet a 70-80-as években végeztek. 20. század a hazai archívumokban oda vezetett, hogy a hagyományos formában a katalógusok több millió kártyát tartalmaztak, de felhasználásuk hatékonysága alacsony volt. Ez számos tényezőnek köszönhető: először is a katalógusban történő információkeresés hagyományos formája; másodsorban "nem nyilvános" jellegük, i.e. csak az archívum munkatársai szolgálták ki a kutatók kéréseit. Mindez a 90-es évekhez vezetett. 20. század az okirati információk katalogizálásának felfüggesztésére.

A katalógus katalógussal ellentétben:

egyrészt lefedi a levéltári alapok túlnyomó többségét, mert felépítése nem függ az irattári rendszertől, hanem tükrözi a dokumentuminformációk témakörök, iparágak stb. szerinti besorolását, míg a leltárt egy levéltári alap dokumentumaira, ill. része;

másodszor, a leltár sokkal részletesebb, hiszen nem csak egy ügyről, hanem egy dokumentum egyes részeiről, egy iratról, iratcsoportról, ügycsoportról is tartalmazhat információkat;

harmadrészt a leltárral ellentétben nem számviteli útmutató, i.e. nem szolgál az ügyek és iratok számának megszámlálására; egyetlen funkciója az információkeresés;

negyedszer, ha minden leltár a saját rendszerezési séma alapján épül fel ennek az alapnak az anyagaira, akkor az összes levéltári alap katalóguskártyáit egyetlen séma szerint rendelik meg, amelynek alapjai minden levéltárban közösek.

A szervezetek archívumában a katalógusok helyett iratszekrényeket használnak.

Az irodai munkában fontos, hogy gyorsan meg tudjunk találni egyik vagy másik dokumentuminformációt. Ebből a célból iktató- és anyakönyvi irattárakat, állampolgári levelek és nyilatkozatok irattárait stb. tartjuk fenn. be kell mennie a szervezet archívumába.

A levéltári katalógusok elkészítésének, összeállításának és karbantartásának folyamatát levéltári dokumentumok katalogizálásának nevezzük:

A katalogizálás a következő típusú munkákat tartalmazza:

a könyvtár típusának meghatározása;

osztályozási rendszer kidolgozása a katalógusban található dokumentációs információkhoz;

a katalogizáláshoz szükséges dokumentációs információk azonosítása és kiválasztása;

a katalóguskártyákon található dokumentációs információk leírása;

indexkártyák;

kártyák rendszerezése és katalógus vezetése

A létrehozandó katalógus típusának meghatározása a dokumentumok összetételétől és tartalmától, valamint más típusú katalógusok elérhetőségétől függ.

Egy adott állami vagy önkormányzati levéltár katalógusainak összetételének meghatározásakor a következőket veszik figyelembe: a levéltár rangja és profilja; az archívumok szerkezete, összetétele és tartalma; az alapok fejlettségi foka; a dokumentumok felhasználásának intenzitása és céljai; más típusú archív címtárak elérhetősége és minőségi szintje; az archívum anyagi és technikai lehetőségei.

A választott struktúrától függően kétféle katalógus létezik: logikai és alfabetikus szerkezet.

Ha az információ az általánostól a konkrétig van elrendezve, azaz. fentről lefelé (deduktív módszer), kapja meg az épületkönyvtárak logikai szerkezetét.

Ha az információ a konkréttól az általános felé van elrendezve, azaz. alulról felfelé (indukciós módszer), kapjunk egy alfabetikus (formális) szerkezetet.

A logikai felépítés katalógusai pedig típusonként szisztematikusra, tematikusra és ezek fajtáira (az intézménytörténeti katalógus és a közigazgatási-területi felosztás történeti katalógusa) és kronológiaira, valamint az ábécés szerkezetű katalógusokra oszthatók. tantárgyakra és fajtáikra, névleges és földrajzi típusokra oszlanak. A katalógusok alapok közötti archív könyvtárak.

Az állami és önkormányzati levéltárak esetében a katalógusrendszer rendszeres katalóguson alapul

Osztályozási rendszer kidolgozása a katalógusokban található dokumentációs információkhoz. Tudományos fejlődés a levéltári dokumentuminformációk osztályozási problémái, amelyek szorosan összefüggnek az osztályozás általános elméletének fejlődésével, utal a eleje XIX c., a levéltári tudomány tárgykörének, a levéltári rendszernek, a levéltári tevékenység önálló területre osztásának idejére. kormány irányítása alatt áll amikor az osztályozási sémákat elkezdték kidolgozni a levéltártudományhoz kapcsolódó területeken - dokumentumtudomány és forrástudomány.

Az elméleti vizsgálatok eredményeként azonosításra kerültek a dokumentuminformációk referencia- és információs eszközökben tükröződő osztályozásának főbb típusai: strukturális, tantárgyi tematikus, tipológiai, amelyek a szerkezeti elem(struktúra), tárgy (téma) vagy jellemző (egy adott tárgyban vagy annak egy részében rejlő) tipikus jellemző. Az első két osztályozási típus határozza meg az NSA archívumainak sajátosságait, mind a hagyományos, mind az automatizált.

A hazai levéltártudomány elméleti eredményei az osztályozás területén a 70-80-as években. 1978-ban, 1983-ban a Dokumentuminformációk Egységes Osztályozási Rendszerei (SEC), valamint a Szovjetunió GAF dokumentumai szerint az ASNTI Rubrikátorai és Tezauruszai, később a Szovjetunió egységes osztályozója kidolgozása során valósult meg. a Levéltári Alap dokumentuminformációi Orosz Föderáció(ECDI) 2007

Az ECDI AF RF kidolgozásakor figyelembe vették azokat a rendszerszintű változásokat, amelyek az Orosz Föderáció életének szinte minden területén bekövetkeztek: új politikai ill. államszerkezet, változó tulajdonosi formák és még sok más, ami tükröződik a dokumentumokban, amelyekről információkat kell tartalmazni a katalógusokban. Fontos megjegyezni, hogy az EKDI AF RF új módszertani szinten fejleszti a SEK-ben lefektetett katalogizálási megközelítéseket (M., 1978; M., 1983).

A katalóguskártyákon található dokumentációs információk leírása. Ez a folyamat nem más, mint másodlagos dokumentációs információk rögzítése egy katalóguskártyán:

A katalóguskártya szigorúan előírt formával rendelkezik, kötelező elemkészlettel külön csoportokba csoportosítva:

besorolás (index, címsor, alcím, az esemény dátuma és helye);

információs (dokumentumtartalom);

keresők (levéltár neve, pénztár neve, alap N száma, leltár N száma, akta N száma, lapok);

külső (dokumentumnyelv és sokszorosítási mód);

ellenőrzés (a fordító pozíciója és aláírása, a kártya kiállításának dátuma).

Bármely katalógus karbantartásának fontos eleme a hozzá kiválasztott dokumentációs információk indexelése. Az indexelés az indexek kiválasztásának vagy összeállításának folyamata egy séma szerint, és egy katalóguskártya elhelyezése:

Az index az szimbólum, a nyelv, a számok, betűk és szimbólumok eleme egy osztályozási rendszerben. Egy szimbólum vagy ezek kombinációja hozzá van rendelve a dokumentuminformációs osztályozási séma megfelelő osztályozási osztályaihoz, és felkerül a katalóguskártyákra.

Kártyák rendszerezése és katalógus karbantartása. Az indexelt kártyákat rendszerezni kell a katalógusba kerüléshez.

Emlékezik! A kártyák rendszerezése a számsorrendben szereplő indexek szerint történik.

28.00.00.00. Kulturális és oktatási munka.
28.01.00.00. Általános kérdések.
28.01.01.00. Jogszabályok a kulturális és oktatási munka kérdéseiről.
28.02.00.00. Kulturális és oktatási intézmények tevékenysége.
28.10.02.02. Történelmi és kulturális emlékek kulturális, oktatási és tudományos célú felhasználása.

Azonos indexű kártyacsoportban a további rendszerezés a kártyákon feltüntetett cím- és alcímek szerint történik. A kártyák elhelyezkedése már alcímek szintjén a szerint történik logikai elv- a legmagasabbtól a legalacsonyabbig, az általánostól a különlegesig. Például: a földrajzi jelzések alapján alkotott kártyacsoportok a jelzett elv szerint, az ezzel egyenértékűek pedig földrajzi nevek szerint vannak ábécé sorrendben. Az időrendi alapon kialakított kártyacsoportok az események időpontja, majd a dokumentumok dátuma szerint vannak elrendezve.

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok az állami és önkormányzati, levéltárak, múzeumok és könyvtárak, szervezetek számára Orosz Akadémia tudományok (továbbiakban - 2007. évi Szabályzat), folytatva a hazai archiválási elméletben és módszertanban kialakult gyakorlatot, a katalógus(oka)t hagyományosan az archiváláshoz kötelezővé minősítik (95. o.). A Szabályzat ugyanakkor rögzíti a következő rendelkezést: „Az irattári katalógus rendszer összetételét a levéltári dokumentumok összetétele és tartalma, felhasználásuk intenzitása, a levéltári alapok fejlettségi foka, a dokumentumok elérhetősége és minősége határozza meg. más típusú archív címtárak. Az archív katalógusrendszerben a főbbek a szisztematikus és névlegesek"

Így arra a következtetésre kell jutni, hogy a katalógusok archívumban való karbantartásának folyamatát folytatni kell, és ennek a munkának az alapját az új "Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentuminformációinak egységes osztályozója" kell képeznie.

Útmutatók

Az útikönyvek a katalógusokhoz hasonlóan kötelező segédkönyvek az állami, önkormányzati és megyei levéltárak referencia- és keresőeszközrendszerében:

Az útikönyv a referenciakönyv hagyományos formája, amelyet publikálásra szántak, hogy a kutatók előzetesen megismerkedhessenek egy adott archívum dokumentumainak összetételével.

Az „útmutató” fogalma általános. Az útmutató típusai a következők:

útmutató a levéltár (levéltár) alapjaihoz;

rövid útmutató a levéltár (levéltár) alapjaihoz;

tematikus útmutató a levéltár (levéltár) alapjaihoz.

Az útmutatók archívumra (intraarchívumra) és interarchiválisra is fel vannak osztva.

Az útikönyv típusát a célja határozza meg.

Útmutató az archív alapokhoz – egyfajta archív könyvtár, amely tartalmazza rövid jellemzők vagy rövid tájékoztatás a levéltári alapokról (gyűjtemények, irategyüttesek) szisztematikusan, a levéltári alapok összetételének és tartalmának általános megismertetésére szolgál.

Az archívum(ok) állományához tartozó gyorskalauz egy olyan útmutató, amely szisztematikus állománylistát tartalmaz. A rövid referenciakönyvek megjegyzésekkel ellátott és nem jegyzett könyvekre oszthatók. A jegyzetekkel ellátott rövid útmutató tájékoztatást tartalmaz a levéltár levéltári alapjainak megnevezéséről, az alapítók összes átnevezésével, az alapokra vonatkozó referenciaadatokkal és a benne található dokumentumok rövid megjegyzésével.

Az archívum(ok) gyűjteményeihez egy megjegyzés nélküli rövid útmutató ad tájékoztatást a levéltári gyűjtemények nevéről és hivatkozási adatairól.

Tematikus útmutató a levéltár(ok) alapjaihoz - az archívum(ok) alapjainak egyfajta útmutatója, amely a levéltár(ok) ezen alapjainak dokumentumainak azt a részét jellemzi, amely a témával (témáival) kapcsolatos információkat tartalmaz ), és feltünteti a levéltári alapok nevét vagy számát.

Útmutató, rövid ismertető és tematikus útikönyv készíthető bármely régió összes vagy több levéltárának pénztáraihoz, külön állami, önkormányzati levéltár pénztáraihoz, az állami, önkormányzati levéltár külön alapkészletéhez ( s).

Bármely útmutató két részből áll: az alapok jellemzőiből (magából az útmutatóból) és a referencia-berendezésből.

Az útmutatóban szereplő alapok jellemzői. Az útmutató fő része az alap jellemzői - ez egy információkészlet, beleértve az alap neve, hivatkozási adatai, az alapteremtő szervezet története (személyes eredetű alap esetében - a személy alapvető életrajzi adatai), a pénztári dokumentumok összetételére és tartalmára vonatkozó információk. Kiegészíthető bibliográfiai lista alapozó irodalom.

A jellemző minden eleme bizonyos információterhelést hordoz.

Alap neve- kötelező jellemző elem, amely utalhat a következőkre:

1) az alapteremtő tevékenységének történelmi korszakára;
2) az alap létrehozójának neve, az államapparátusban vagy a gazdasági, kulturális stb. ágazatban betöltött feladatai;
3) az alap létrehozójának tevékenységi köre, amelyet a „tartományi”, „regionális”, „volost”, „körzet”, „szövetségi”, „önkormányzati” stb. fogalmak tartalmaznak. Ugyanakkor általában lehetetlen a szervezetek alapítványainak neve alapján tevékenységük mértékét megállapítani;
4) az alap létrehozójának helye.

Az alap nevének az egyedi jellemzőkben meg kell egyeznie a számviteli bizonylatokban szereplő nevével.

Referencia adatok az alapról jelentse a keresési információkat alapszám formájában.

Az alap jellemzőinek fontos része az történelem hivatkozás, amely segít feltárni a leírt komplexum dokumentumai történeti és logikai összefüggéseinek lényegét, megérteni a jegyzetben szereplő dokumentumok természetét és helyesen értékelni a tartalmat. A történeti jegyzet egyfajta bevezetés az annotációhoz, amely általános képet ad ennek a szervezetnek az államapparátus vagy intézményrendszerben elfoglalt helyéről, tevékenységének időszakáról, mértékéről és funkcióiról (ha az alapítvány neve nem adja meg ezeket az adatokat).

Történelmi jegyzet személyes eredetű alapokhoz az alapító rövid életrajzi adataiból áll: vezetéknév, keresztnév, családnév, álnév, leánykori név, életidő, foglalkozás, hivatalos és társadalmi tevékenység típusa. A családi és nemzetségi alapokról szóló történeti információk a rokonsági fok kronológiájáról adnak tájékoztatást. A több személy alkotói tevékenységéhez kapcsolódó dokumentumaiból álló alapok esetében az alapítók hivatalos és társadalmi tevékenységére vonatkozó információk vezetéknevük ábécé szerinti sorrendjében kerülnek összefoglalásra.

A dokumentumok összetételének és tartalmának megjegyzése alap a dokumentumok összetételének (típusonkénti) és tartalmának (témakörönként, az alap létrehozói tevékenységét tükröző kérdések) rövid általánosított leírása.

Referenciakészülék az útmutatóhoz. Az útikönyv hivatkozási apparátusának fő elemei: címlap, tartalom (tartalomjegyzék), előszó, rövidítésjegyzék, mellékletek, tárgymutatók.

Az útmutatóhoz egy általános bibliográfiát állítanak össze. Az útikönyvek többkötetes kiadásaiban mind a teljes kiadványra, mind az egyes kötetekre vonatkoztatási apparátust állítanak össze.

Tudnia kell, hogy a címlap nem csak az útmutató kialakítását teszi teljessé, hanem alapvető hivatkozási információkat is tartalmaz. Ez általános információ az archívum illetékességéről, az archívum nevéről és a címtár nevéről, a megjelenés helyéről és idejéről.

A tartalomjegyzék információtartalmának növelése érdekében nem csak a rovatokat, alfejezeteket, hanem a címsorokat is célszerű oldalankénti listával kiegészíteni. A tartalomjegyzék bizonyos információterhelést hordoz, bemutatja a rendszerezés főbb szakaszait, konkrét és vizuális információt ad a dokumentum-együttes leírásának szerkezetéről.

Az előszó tartalmazza Általános információ a levéltár történetéről, amelynek dokumentumaihoz ez a segédkönyv készült, az iratok összetételéről és tartalmáról, valamint a segédkönyv felépítéséről. A levéltár történetét nagyon röviden ismertetjük, kiemelve olyan kérdéseket, mint a levéltár megszerzésének története, terjedelme és profilja.

Az útikönyvek rövidítéseinek, mutatóinak és tartalomjegyzékének (tartalomjegyzékének) összeállításának módszertana hasonló a referenciaberendezés ezen elemeinek leltározáshoz való elkészítésének módszertanához.

A pályázatok a következőket tartalmazhatják:

tájékoztatás a közigazgatási-területi felosztás változásairól;

alapok listái: felszámolták, összevonták, más levéltárba kerültek;

információk az archívum tudományos referencia-apparátusának összetételéről

További referencia- és keresőeszközök

Az archívumban az ATP rendszer további könyvtárai hozhatók létre - áttekintések, tárgymutatók, tematikus kartotékok és iratok és ügyek tematikus listái, a leltárak megjegyzésekkel ellátott nyilvántartásai.

Dokumentumértékelések

A recenzió a levéltári segédkönyvek egy fajtájaként az archívum kiegészítő referencia- és keresőeszközeinek csoportjába tartozik, de az útikönyvhöz hasonlóan publikálásra szolgál, hogy tájékoztassa a felhasználókat a levéltár dokumentumainak összetételéről és tartalmáról. alap vagy különböző alapok, de egy témában:

A recenziók összeállításának célszerűségét az általa tárgyalt probléma relevanciája, jelentősége, tanulmányozásának mértéke, valamint a bírálatba bevont dokumentumok újszerűsége határozza meg.

A recenziók összeállítása és közzététele (replikációja) az alábbi esetekben javasolt: ha az alap nagy volumenű és sok tartalmilag azonos típusú ügyet tartalmaz, vagy fordítva, sok összetett, több tárgyú tartalommal rendelkező eset, pl. példa: protokollok, levelezés több egymással nem összefüggő kérdésben. Ebben a helyzetben célszerű a levéltári alapokról áttekintéseket kiadni, ahol a több tárgyú ügyek tartalma logikusan tagolható és homogén csoportokba sorolható. A leltárba bevitt bizonylatokon szigorú rendszer vagy logikai kapcsolat nélkül, illetve a különböző leltárak között szétszórt dokumentumokon is lehet felülvizsgálatot végezni. A feltárt hiányosságok könnyebben kiküszöbölhetők áttekintések készítésével, nem pedig leltározással.

A recenziók készítésének tapasztalatai azt mutatják, hogy önálló kiadványok formájában és önálló cikkként folyóiratokban és folyóiratokban is megjelenhetnek, ami releváns a szervezetek levéltári iratanyagainak áttekintésének elkészítéséhez.

Mutatók

Az indexek lehetnek független archív könyvtárak az archívumban, vagy más archív könyvtárak referenciaberendezésének elemei:

Az index összeállításának módszertanát a referencia-apparátus elemeként a dokumentumok és ügyek leltárának példáján vettük figyelembe.

Tematikus dokumentumlisták

Kiegészítő levéltári segédkönyvként tematikus dokumentum- és ügyjegyzékek állíthatók össze:

Dokumentumlistákat állítunk össze a legrelevánsabb, legnépszerűbb és kevéssé vizsgált témákról, hogy a kutatók, dokumentum-kiadók, levéltárosok, újságírók és más szakemberek széles körének tájékozódjanak.

Adatbázis

A dokumentumjegyzék mellett az állami, önkormányzati és tanszéki archívumok aktívan fejlesztik az adatbázisokat és közzéteszik azokat hivatalos weboldalaikon, ami lehetővé teszi a dokumentuminformációk gyors és sokoldalú keresését és bemutatását távoli elérési módban.

BEVEZETÉS

A Fehérorosz Köztársaság Nemzeti Levéltára munkájának egyik prioritása a keresőrendszerek létrehozása a visszamenőleges információk felgyorsítása érdekében. Ezért szükség van a tudományos és referencia apparátus széles rendszerére, amely a dokumentumanyagok működőképes és lehető legteljesebb felhasználását szolgálja.

A tudományos referencia apparátus rendszer egymással összefüggő és egymást kiegészítő számviteli bizonylatok, archív címtárak, gépesített és automatizált információkereső rendszerek, információs dokumentumok egységes módszertani és tudományos-módszertani alapon létrehozott komplexuma, amely biztosítja a levéltári dokumentumok és dokumentuminformációk biztonságos és hatékony keresését. a levéltári alapon, archívumban, a Belarusz Köztársaság NAF-jában, átfogó felhasználás céljából.

A historizmus, az átfogóság és a komplexitás elvein alapuló NSA rendszert a szisztematikus szemlélet, a holisztikus, komplexen szervezett objektum figyelembe vételével kell felépíteni, amely tartalmazza a bizonylatok elszámolásához és leírásához szükséges alrendszereket, egységes szabályozási és módszertani alapon.

A tudományos referencia-apparátus rendszere felosztható aszerint, hogy milyen funkciókat lát el:

1) referenciakönyvek a számviteli bizonylatokról;

2) kézikönyvek a dokumentumok tartalmáról.

Mindegyik csoportban ki vannak osztva a fő könyvtárak, amelyek kötelezőek minden archívum és segédkönyvtár számára, szükség szerint létrehozva. A főbb számviteli segédkönyvek a bizonylatok, a pénzeszközök listája, alaplapok, leltárak, leltárnyilvántartások, a segédkönyvek a levéltár személyes számlája, a pénzmozgások számviteli kártyái, könyvei stb. .

A fő tartalmi útmutatók leltárakat, útmutatókat és katalógusokat tartalmaznak, míg a kiegészítők áttekintéseket, indexeket és tematikus listákat tartalmaznak.

Így az NSA rendszerben minden címtárnak megvan a maga célja, sajátosságai, kiegészítik a többi címtárat és szükségesek. szerves része SNSA. Meg kell azonban jegyezni, hogy a teljes SNSA komplexum nem mindig kötelező minden egyes archívum számára. A címtárak száma és összetétele eltérő. Fontos, hogy az archívum olyan információs rendszerrel rendelkezzen, amely lehetővé teszi a dokumentumokkal kapcsolatos minden típusú munka ésszerű elvégzését.

1 AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ LEVÉLTÁRI ALAPJÁNAK DOKUMENTUMAIHOZ VALÓ TUDOMÁNYOS REFERENCIÓKÉSZÜLÉK KIALAKULÁSA (1991-2005)

Az 1991-től 2005-ig tartó időszak mozgalmas és nagyrészt egyedülálló időszak az Orosz Föderáció Levéltári Alapja (AF RF) dokumentumainak tudományos referenciaberendezésének (RSA) fejlesztésében.
Ezekben az években intenzíven születtek a levéltári segédkönyvek, amelyek hagyományos módon és változatos számítástechnikai eszközökkel is megjelentek. Az alábbiakban a kiadott hagyományos kézikönyvek köteteiről és típusairól közölt információk a Rosar-Khiv által fenntartott levéltári segédkönyvek bibliográfiai adatbázisán (DB) alapulnak. Az adatbázis 658 publikációról tartalmaz információt, és az 1939 és 2006 közötti időszakot fedi le.

Az elmúlt 15 év során 394 referenciakönyvet adtak ki, vagyis az állami és önkormányzati archívumokban tárolt, az RF AF dokumentumairól kiadott referenciakönyvek 60%-át. A Szövetségi Levéltár 133 címtárat tett közzé, ami összesen 34%-os növekedést jelent. A címtárak számának növekedésének zömét az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok állami archívumai adták - 233 címtárat adtak ki, vagyis 59%, a fennmaradó 7% az önkormányzati archívumok (10 címtár), Rosarkhiv hozzájárulása. és VNIIDAD. Noha az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok állami archívumainak aránya túlsúlyban van, a legtöbb munkát a szövetségi levéltárak végezték - átlagosan 8,9 címtárnyi levéltár, az állami levéltárak pedig 1,1 címtárral növelték archívumot. Néha az egykori SZKP archívumáról szóló kézikönyveket nevezik az archív referenciakiadványok hullámának alapjainak, de ez nem így van. Valójában 16%-kal járultak hozzá a címtárak meghatározott időszakon belüli növekedéséhez.

A közzétett referenciaalap szerkezete stabil maradt. A megjelentek közül a legmasszívabb egy útikönyv típusú útikönyv. Mind 1990-ben, mind jelenleg az összes kiadott könyv 63%-át teszik ki ilyen segédkönyvek. Más típusú címtárak gyakorlatilag megtartották részesedésüket átfogó szerkezet: kismértékben nőtt a katalógusok (8-ról 10%-ra) és az indexek (6-ról 10%-ra), kismértékben csökkent (10-ről 6%-ra az ismertetők aránya) és a megjelent leltárak (8-ról 6%-ra) aránya. A megadott számadatokból jól látható, hogy az egyes címtártípusok növekedési üteme gyakorlatilag azonos volt, míg a referencia kiadványokban a prioritások nem változtak.

Az útikönyvek gyarapodásában a fő részesedés a regionális levéltároké. A szövetségi archívumot nagyrészt útikönyvekkel látják el, vagyis bizonyos telítettség következett be.

Sok regionális levéltár még mindig készíti első útikönyvét. Ez különösen vonatkozik természetesen az SZKP irattárára és a városi levéltárra. Úgy tűnik, hogy ez utóbbiak nagyrészt az archívumok közötti névjegyzékek elkészítését és kiadását részesítik előnyben, amelyek létrehozásában az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok archívumát irányító testületeknek kell koordináló szerepet játszaniuk.

Természetesen a kiadott kézikönyvek számának mennyiségi növekedése lenyűgöző, bár ez nem teljesen megfelelő mutatója a levéltári dokumentumok referenciakönyvekkel való elérhetőségének. Pontosabb (bár nem ideális) mutató ebben a vonatkozásban az olyan segédkönyvek, mint például az útikönyv vonatkozásában, nem a kézikönyvek száma, hanem a gyűjtemények száma, amelyek leírását a kézikönyvek tartalmazzák. Ne feledje, hogy ezt a mutatót használják a „levéltári alap” adatbázis karbantartásának értékeléséhez.

Az ezen a területen található referencia- és tájékoztató kiadványok számának közelmúltban tapasztalt folyamatos növekedése mellett van egy másik mutató is, amely sajnos változatlan: a kézikönyvek minősége. Erre a körülményre már nem egyszer felhívták a levéltár figyelmét: lásd a Szövetségi Levéltár jelentését a Szövetségi Levéltár Tudományos Tanácsának ülésén (2000); A Rosarkhiv oktatólevele az NSA létrehozásáról és fejlesztéséről az állami és önkormányzati levéltárak dokumentumaihoz (2001); a Szövetségi Levéltár jelentése a 2003-as Összoroszországi Konferencián "Az állami és önkormányzati levéltárak nemzeti archívuma fejlesztésének tendenciái és kilátásai"; a Szövetségi Levéltár igazgatóságának határozata (2003) „Az Orosz Föderáció Állami Levéltára munkájának állásáról az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaihoz szükséges tudományos referenciakészülék létrehozásáról és fejlesztéséről 1996-2001 "; a Szövetségi Levéltár Igazgatóságának határozata (2005) „Az Orosz Föderáció levéltári intézményeiben a 2006–2010-es időszakra szóló dokumentum kiadványok és archív referenciakönyvek elkészítésének egységes tervéről”; a rosarkhivi kollégium döntései az iparági versenyek eredményei alapján tudományos munkák 2000-2001 között és 2003-2004 A kézikönyvek fő hiányosságai közé tartozik a tervezés és a felépítés, a leírási szint megválasztása, a leírások egységesítésének módszerei, az egyéni és csoportos annotációk forráselosztása. Az annotációk gyakran csak a dokumentumtípusok listáját és történelmi hivatkozásokat tartalmaznak - az alapok létrehozásának dátumait és funkcióit. Ebből adódóan a kiadványok között nagy számban találhatók rövid segédkönyvek, jegyzetekkel ellátott listák stb., míg ezek egy részét annotációk, történeti hivatkozások hiányában útikönyvnek nevezzük. A probléma megoldása csak az, hogy egyértelműen be kell tartani a különböző típusú SSA-k elkészítésére vonatkozó módszertani követelményeket, amelyek a szabályokban és a kézikönyvekben ismételten szerepelnek, és amelyek az elmúlt években nem változtak.

A referencia publikációk számának és szerkezetének növekedéséről szólva egy viszonylag új jelenséget kell megjegyezni ezen a területen. Olyan publikációk jelennek meg, amelyek szigorúan véve nem tekinthetők az NSA rendszer részének. Ezek életrajzi és biobibliográfiai kézikönyvek, helyi történelem felé vonzódó regionális enciklopédiák stb. Számos referenciakönyvnek nevezett kiadvány kiterjedt dokumentumgyűjteményt tartalmaz. Megjelenésük okai világosak. Általában ezekre a kiadványokra az archívumok finanszírozást kapnak (előzetesen vagy a példányszám eladásából). Az olyan kiadványok megjelenése, amelyekre különböző okokból a lakosság, a megfelelő forrásokkal rendelkező közigazgatási szervek vagy kereskedelmi struktúrák igénye van, kétségtelenül válasz a társadalom szükségleteire. Ezen kívül kielégítik a levéltár sürgős igényeit. Ugyanakkor az archívumok népszerűsítésének egyik közvetlen és hatékony eszköze. Az ilyen jellegű referenciaanyagok széleskörű publikálása elismerést érdemel, és ez különösen az Orosz Levéltár archiválási, régészeti és dokumentumtudományi tudományos munkáinak pályázatán nyilvánulhat meg. A „Dokumentumok összetételére és tartalmára vonatkozó referenciakönyvek” jelölésben azonban olyan alkotások érkeznek a pályázatra, amelyeket a verseny zsűrije jogosan minősített nem alapjellegűnek ebben a jelölésben, és veszít a minősítésben azokkal a kiadványokkal szemben, amelyekben a klasszikus műfaj. szigorúan fenntartják. Úgy tűnik, ezek az esetenként rendkívül profi módon készült kiadványok külön jelölést (vagy a meglévő jelölés átalakítását) érdemelnek, mondjuk „referencia- és információs irodalom” néven. Akkor ez a jelölés olyan füzeteket is tartalmazhat, amelyek a A verseny jelenlegi feltételeit nem fogadják el mérlegelésre. Emiatt láthatóan szükség lesz a pályázat nevének bővítésére, azaz tudományos és ismeretterjesztő alkotások pályázatának kijelölésére.

A tematikus segédkönyvek (hagyományos és automatizált) számának növekedését és témájuk változását (személyi dokumentumokról, titkosított dokumentumokról, genealógiai anyagokról, hatósági határozatokról szóló regionális történelemről stb.) többször elemzik. amikor rávilágít a levéltári dokumentumok felhasználásának kérdéseire a modern korban. Ezért a vonatkozó adatokat itt nem szükséges bemutatni. Az NSA formáiban és szerkezetében bekövetkezett változások érdemelnek különös figyelmet.

1991-2005 - az erőteljes növekedés és az automatizált tudományos referenciaberendezés következetes fejlesztésének időszaka. Az „automatizált NSA” kifejezés a történelmi mércével szemben egészen a közelmúltban jelent meg, de meglehetősen általánossá vált. Az „automatizált” szó már nem szerepel az NSA konkrét bemutatási formájának tisztázása érdekében. Egyre többen hozzá: "nyomtatott útmutató", "hagyományos formában". Néhány éve még az automatizált NSA elkerülhetetlenségéről kellett beszélnünk, majd számos funkcióban és paraméterben bizonyítanunk az előnyeit, és meggyőznünk a fejlesztés szükségességéről. Eljött az idő, hogy vitatkozzunk, miért is kellene néhány kézikönyvet hagyományos formában kiadni.

Jelenleg mennyiségét, sokoldalúságát és elterjedtségét tekintve a legnagyobb referencia archívum elektronikus forrás a DB tömb „Archival Fund”. Ezek az adatbázisok kezdetben és ma is formálisan egy automatizált, központosított állami számviteli rendszer elemeiként épülnek fel. Valójában már ennek a szoftvercsomagnak (PC) az első verzióiban, és különösen a jelenlegiben az NSA információi és a vele való munkavégzés eszközei érvényesülnek, elsősorban (bár nem csak) azért, mert számos A számviteli bizonylatok az NSA feladatait látják el - közvetlenül vagy újrarendszerezett formában. A PC "Archívum Alap" lehetővé teszi a dokumentumok leírásának négy szinten történő bevitelét: alap, leltár (mint egész), tárolóegység (számviteli egység), dokumentum. A PC "Levéltári Alap"-ban lehetőség van az irattári alapok útmutatójának (útmutató-mutatókkal), a pénztárak rövid ismertetőjének, több tucat fajta alapjegyzék, leltár, ügyirat szövegeinek automatikus generálására; vezethetsz leltárt, bármilyen katalógust, indexet.

A gyakorlatban ezt az információt (a számviteli alkalmazásai mellett) közvetlenül NSA-ként használják fel archív dokumentumok keresésére, esetenként - referenciakönyvek szövegeinek generálására azok későbbi elrendezéséhez és közzétételéhez, bizonyos esetekben az adatokat más dokumentumokba konvertálják. irattári rendszerek (például automatizált számviteli és ellenőrző rendszerré). az ügyek és iratok mozgatása, amelyek fejlesztése az Orosz Föderáció Államigazgatása és az RGAE alapján befejeződik). És néha csökkentett formában ez az információ felkerül az internetre.
Az „Archív Alap” adatbázis archívumának kezelését két fő mutató – a programot használó archívumok száma és a bevitt adatok mennyisége – értékelik. Íme a 2005-ös adatok. A levéltári szektor rendszer általi lefedettségére vonatkozó adatok a következők. Fenntartják az "Archival Fund" adatbázist: 14 szövetségi levéltár (dokumentumok állományszervezésével) - 100%; Az Orosz Föderáció alanyainak 170 állami archívuma - 81%; 801 önkormányzati levéltár - 33% tudományos - referencia berendezésAbsztrakt >>

Kutatás tudományosan-referencia berendezés archívum és automatizálása információs tevékenység. 1. Információs tevékenységek automatizálása tudományosan-referencia berendezés automatizált tudományosan-referencia berendezés ...

Rendszerépítési elvek Tudományos-referencia berendezés

Absztrakt >> Ipar, termelés

Elérhető tudományosan-referencia berendezés az alaphoz. 4.06. Az első kategória alapjaira kerül összeállításra tudományosan-referencia berendezés, amely ... és a rendszer felépítésének alapelvei tudományosan-referencia berendezés. A folytonosság magában foglalja a ...

Tájékoztatásul- bibliográfiai berendezés könyvtárak (2)

Teszt >> Kultúra és művészet

sok tudományosan műszaki könyvtárak terjedtek el és hivatalos elismerés másik kifejezés: referencia-keresés berendezés... (SPA). A GOST 7.27-80 " Tudományos- információs tevékenység. Alapvető...

Dokumentum könyvelés

Absztrakt >> Ipar, termelés

Toklapok. 1. fejezet. Tudományos-referencia berendezés dokumentumok archiválására Tudományos-referencia berendezés(NSA) - strukturált gyűjtemény ... és azok tudományosan-referencia berendezés. - M., 1994. 4. Alapvető rendelkezések a rendszer fejlesztéséhez tudományosan-referencia berendezés dokumentumokhoz...

Kártyafájl - egy könyvtár, amely információkat tartalmaz a kártyákon lévő dokumentumok tartalmáról. A kártyákat a szervezet információs igényeitől függően iratszekrényekben helyezzük el. Amint azt a szervezetek levéltári munkájának gyakorlata mutatja, a leggyakrabban használt információk a szervezeti, ill. adminisztratív dokumentumokat(alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések, jegyzőkönyvek, szerződések, megállapodások, levelek stb.).

A dokumentumhasználati feladatoktól függően tárgyi és tantárgyi tematikus irattárak is kialakíthatók.

A tárgykártya-nyilvántartásban a kártyák ábécé sorrendben vannak csoportosítva fogalmak szerint (például megrendeléseknél - ábécé sorrendben a tevékenységi területek megnevezése szerint: társaságosítás, termelés, marketing, munkavédelem; betűk esetén - betűrendben a levelező szervezetek nevei szerint stb. )

Célszerű iratszekrényeket létrehozni, ahol a személyzet információt kereshet szolgálati idő, bér és egyéb szociális és jogi jellegű adatok.

A kártyáknak tartalmazniuk kell a szervezet alkalmazottjának vezetéknevét, keresztnevét, családnevét, valamint a rá vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumok keresési adatait (alap száma, leltár, tok és lapok). A kártyákat a vezetéknevek ábécé sorrendben rendszerezik, ugyanazon vezetékneveken belül a nevek és a családnevek ábécé sorrendjében.

A szervezetek archívumában lévő dokumentumok és fájlok keresésére szolgáló automatizált rendszerek létrehozásakor és használatakor a számítógépes programok fejlesztése során a dokumentumok és iratok nyilvántartására és rögzítésére vonatkozó hagyományos szabályokat kell alkalmazni, mind az irodai munka szakaszában, mind az archívumban.

Ez a folytonosság megkönnyíti az archiválási munka új technikai szintre való átállását.

A történelmi információk különleges helyet foglalnak el a levéltári kézikönyvek között. Az igazolást az alap dokumentumainak a szervezet archívumába való első kézhezvételekor állítják ki. Ezt követően 5-7 év elteltével célszerű kiegészítést készíteni a történelmi háttérről.

A történeti információkat a levéltár vezetője állítja össze és írja alá. Azokban a szervezetekben, ahol évente kis mennyiségű ügy keletkezik, a történeti feljegyzés helyettesíthető az állandó tárolási ügyek leltárának előszavával.

A történelmi háttér három részből áll:

1. az alapító története;

2. az alap története;

3. az alap dokumentumainak jellemzői.

Az első rész - az alapító története (időrendi sorrendben) a következő információkat tartalmazza:

1. a szervezet létrehozásáról, átalakulásáról és felszámolásáról szóló igazgatási dokumentumok dátuma, száma és címe;

2. a szervezet tevékenységének határideje;

3. a szervezet nevében és tevékenységeiben bekövetkezett változások;

4. a szervezet feladatai, funkciói és azok változásai;

5. a szervezet tevékenységének mértéke és az államapparátus, ipar rendszerében elfoglalt helye;

6. a szervezet felépítése és változásai (dátumokkal).

A második rész, az alap története a következő információkat tartalmazza:

1. A pénztárban lévő ügyek száma és a pénztári ügyek határideje;

2. a pénztár dokumentumainak összetételét és az egyes csoportokra vonatkozó határidőket;

3. az alap beérkezésének időpontja a szervezet archívumába;

4. az iratok biztonságossági foka;

5. a pénztári dokumentumok összetételében és terjedelmében bekövetkezett változások;

6. jelzés (ha a szervezet iratokat állami tárolásra ad át) az ügyek állami tárolásra történő átadása időpontjának és helyének (állami levéltár megnevezése; állami levéltár által rendelt alapszám, utalás az átvételi és átadási okiratra). esetek, annak dátuma és száma).

A harmadik rész – az alap dokumentumainak jellemzői – az alap tudományos és referencia apparátusainak típusait tartalmazza.

A harmadik részben, az alap dokumentumainak leírásában felsorolják:

1. főbb dokumentumtípusok;

2. jelezze a dokumentáció jellemzőit ebben a szervezetben;

3. általános tájékoztatást ad a dokumentumok felhasználásáról (a szociális és jogi jellegű igazolások fő tartalma és száma, a dokumentumok kiválasztása és kiállítása szerkezeti egységek stb.

A súgó rá van nyomtatva közös forma szervezetek 4 példányban (3 példány az állami levéltárba kerül, és az ügyek átvételekor és átadásakor a leltárral együtt kerül átadásra.

A levéltári dokumentumok tudományos referencia-apparátusának rendszere

Az archívum levéltári dokumentumaira vonatkozó tudományos referenciaapparátus rendszere egymással összefüggő és egymást kiegészítő levéltári kézikönyvek együttese, amelyek az archív dokumentumok összetételéről és tartalmáról szólnak, és egyetlen alapon készültek. módszertani alapja archív dokumentumok és levéltári információk keresésére a hatékony felhasználás érdekében.

A Scientific Reference Apparatus System (SNSA) az archív dokumentumokhoz az archív dokumentumok összetételével és tartalmával foglalkozó, egymással összefüggő és egymást kiegészítő levéltári kézikönyvek komplexuma, amelyek egyetlen módszertani alapon jöttek létre a levéltári dokumentumok és levéltári információk keresésére a hatékony felhasználás érdekében.

A levéltári dokumentáció osztályozása.

Az információs munka gyakorlatában a levéltári dokumentumokat, amelyek az objektív valóság tárgyairól és az emberi mentális tevékenységről való elsődleges információforrások, az elsődleges dokumentuminformáció hordozóinak nevezik.

A másodlagos dokumentuminformációkat tartalmazó archív címtárak és maguk az elsődleges dokumentuminformációt hordozó dokumentumok együttesen archív információs környezetet alkotnak.

Az összes dokumentuminformációt leíró archív könyvtár kötelező és választható részre van osztva. A kötelező címtárak minden állami archívumban léteznek. Ide tartoznak a levéltári leltárak és levéltári katalógusok, dokumentumismertetők és egyéb levéltári segédkönyvek.

Az NSA rendszer felépítésének elvei. Az NSA rendszer felépítésének fő elvei a következők: 1)

az elsődleges retrospektív dokumentuminformációkat különböző szinteken leíró különféle címtárak információinak kölcsönös kapcsolata és komplementaritása; 2)

a különböző típusú címtárak információinak egyedisége és megkettőzésmentessége; 3)

az NSA tanszéki, állami és önkormányzati levéltárának folyamatossága.

Az első két alapelvet be kell tartani, hogy hatékonyabbá tegyük a keresést, és elkerüljük a levéltáros munkaköltségét az információk sokszorosítása miatt.

A katalógusban nemcsak a tárolóegységek megnevezését találja meg, hanem a dokumentumok címét és részletesebb információkat is, megjelölve a tárolóegység lapjait, amelyeken ez az információ megtalálható.

A harmadik alapelv nagyon fontos a keresőmunka megszervezése szempontjából. Ez azt jelenti, hogy a tanszéki, állami és önkormányzati levéltárakban minden típusú címtár létrehozására egységes követelmények és egységes módszerek vonatkoznak. Így az ügyek leltárát az osztálylevéltár irányítása alatt álló intézmények irodai munkájában is összeállítják. A tanszéki irattár tartós tárolási eseteinek leltárának összesítő leltárát (éves metszeteit) az állami levéltár EPC-jének jóvá kell hagynia, és az irattárak állandó tárolására való átadásáig az állami levéltárban ellenőrző példányként kell tárolni. Ugyanilyen ellenőrzést kell gyakorolni az osztályok irattárainak és egyéb könyvtárainak összetétele felett. A leírás minden elemének, a leltárhoz szükséges referencia-apparátus minden segédelemének szigorúan meg kell felelnie a tanszéki és állami levéltárak munkájára vonatkozó alapvető szabályoknak.

Az NSA rendszer felépítése. Az NSA rendszer szerkezetileg függőleges és vízszintes szintre oszlik. A rendszer horizontális szintje a könyvtárak funkcionális különbségén alapul. Funkció szerint az NSA rendszer referenciakönyvei a következőkre oszlanak:

számviteli útmutatókhoz;

útmutatók a dokumentumok tartalmának nyilvánosságra hozatalához (információkereső rendszerek).

A rendszer vertikális szintje a következő archív dokumentumcsoportokhoz tartozó referenciaosztályok hierarchiáján alapul:

AF RF mint egész; archív hálózatok; archívum; alap;

ügy vagy egyedi dokumentum.

Ennek a felosztásnak megfelelően megnevezhetők a legelterjedtebb levéltári dokumentumok referenciakönyvei és referenciakomplexumai. egy.

A Szövetségi Levéltár központi állománykatalógusa és az ennek alapján korábban kifejlesztett NTI automatizált rendszer;

kézikönyv "A Szovjetunió Állami Levéltára". - 1-2. - M., 1989;

kézikönyv "A Szovjetunió GAF dokumentumai könyvtárakban, múzeumokban és tudományos archívumokban". - M., 1991;

index "Személyes levéltári alapok a Szovjetunió állami adattáraiban". - T. 1-2. - M., 1963; T. 3. - M., 1980. 2.

Egy adott régió archívumainak csoportja:

az Orosz Föderáció valamely alanya vagy önkormányzat állománykatalógusa;

útmutató "Moszkva Központi Levéltára". - Probléma. 1 - 3. - M., 1999; Probléma. 4. - M., 2000. 3.

útikönyv vagy gyorstájékoztató;

jövedelemkönyv;

alapok listája;

alaplapok;

könyvtárak;

tematikus áttekintések;

mutatók;

archív útlevél. 4.

Alap: alaplap; leltár;

alap áttekintése;

könyvtárak;

mutatók; 5.

Egyedi ügy vagy egyedi dokumentum: tematikus útmutatók;

könyvtárak;

mutatók;

állomány- és tematikus áttekintések; az eset belső leírása; annotáció;

megerősítő felirat.

A gyakorlati munkában minden címtár a dokumentumszintek szerinti osztályozás eredményeként a következő nevet kapta:

inter-archívum (az RF AF és része szintjén);

levéltáron belüli és alapok közötti (alapok vagy azok részei szintjén);

alapon belül (az alap vagy annak része szintjén).

Az oroszországi egyes szövetségi archívumok referencia-berendezéseinek részletes listája a meghatározott csoportokhoz (levéltáron belüli, alapokon belüli, alapon belüli névjegyzékek) az "Oroszországi Szövetségi Levéltár és tudományos referenciaberendezéseik" című kézikönyvben található. 1994-ben jelent meg.

Az SNSA fejlesztésének kilátásai. Az NSA rendszer további optimális fejlesztésének kilátásainak kialakítása az alábbi főbb problémák megoldásán alapul. egy.

Az NSA AF RF rendszer egészének optimalizálása a nemzeti tudományos és műszaki információs rendszer (NTI) alrendszereként. 2.

Az NSA AF RF rendszer egyes alrendszereinek és elemeinek optimalizálása a dokumentumszervezés különböző szintjein: archívum - alap - akta - dokumentum - ezek az NSA rendszerbe való „belépés” szintjei; és az egyes archívumok NSA-rendszerének optimalizálása. 3.

Az állami levéltárak és intézményi levéltárak NSA folytonosságának átfogó biztosítása. 4.

Bizonyos típusú címtárak létrehozásának módszertanának további fejlesztése, figyelembe véve azok interakcióját és az NSA archívumrendszerében való kiegészítő jellegét.

Az NSA rendszert a számviteli és bizonylatleírási módszerek egységességére és egyetlen szabályozási és módszertani támogatásra kell építeni, amely a következő követelményeket határozza meg vele szemben: 1)

kielégíti a társadalom minden igényét a visszamenőleges információk iránt, amint a kérések felmerülnek és a levéltárak megkapják; 2)

elsősorban a tematikus információkeresésre összpontosít; 3)

legyen univerzális, pl. lefedi az RF AF teljes dokumentumkészletét (szöveges, KFFD, műszaki stb.), az információbiztonság módjától függetlenül; 4)

egységes módszertannal kell rendelkeznie minden típusú és típusú segédkönyv összeállításához; 5)

különböznek a címtárak összekapcsolásában, komplementaritásában; 6)

a tudomány és a technológia legújabb vívmányainak, azaz az automatizált bevitelnek és információ-visszakeresésnek a további alkalmazási lehetőségeit figyelembe véve dolgozzanak ki.

Ezen követelmények alapján az NSA-rendszer alapja egy „kettős egység” kell, hogy legyen:

a dokumentumok rendszerezésének egységessége, amely a dokumentumok osztályozásának tudományos és módszertani alapjainak egységével valósul meg (az NSA egységes rendszere rögzíti a bizonylatok szervezését és elszámolását tárolóegységek, pénztárak, alapegyüttesek szerint, levéltár);

a dokumentumok leírásának egységessége, amelyet a címtárak összeállítási módszertanának egységessége ér el.

Jelenleg az NSA létrehozása és fejlesztése az egyes archívumokban differenciált. Ez azt jelenti, hogy a levéltárosok eltérő módon közelítik meg a különböző információtartalmú alapokhoz tartozó címtárak létrehozását és fejlesztését.

A levéltárak az információtartalomtól függően három kategóriába sorolhatók. A levéltári alap kategóriája alatt az alap anyagainak eltérő fokú informativitását értjük. Tehát jelentős, sokrétű tartalmú és nagy alapokra, amelyekhez a kutatók gyakran fordulnak, összetett, jó minőségű levéltári segédkönyvek születnek, amelyeket a dokumentumok tartalmára vonatkozó információk mélysége és részletessége különböztet meg. Az ilyen címtárakat az I. alapokhoz hozzák létre

A II. és III. kategóriájú alapokhoz egy egyszerűsített NSA jön létre. 6.2.