Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.
Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.
Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
Унифицированная система банковской документации (код 0400000);
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
Унифицированная система документации по труду (код 0800000);
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);
В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации;
Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 - документация по учету и распределению средств);
Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 - расчетная ведомость по страховым взносам);
Восьмой знак - контрольное число.
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью - за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.
Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали.Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Конструкционная сетка (рис. 1.10) позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).
На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5-87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.
К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).
Представление документов в анкетной форме - способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.
Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.).
Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП - стандарт предприятия).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327- 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:
Для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;
На создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).
Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.
Совершенствование системы управления общественным производством - всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
1. Унификация управленческих документов
Унификация - это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.
Унификация документов - это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.
Унификация документов- это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация - это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».
В соответствии с той же статей «стандарт ... - это документ, в котором в целях добровольного многократного использованияустанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов - это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.
2. Унифицированная система документации
Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».
Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.
Унифицированная система документации способствует:
1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
3)упорядочению информационных потоков;
4)сокращению количества документов;
5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.
Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .
Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа - это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .
В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
Общероссийские;
Отраслевые (ведомственные);
Формы документов субъектов Федерации;
Формы документов объединений, предприятий, организаций.
Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.
Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека - для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.
Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.
Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.
Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.
Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов.
В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.
Табель унифицированных форм документов - это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .
Примерный Табель форм - это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Табель форм документов предназначен для:
Оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
Классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;
Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;
Унификации форм документов;
Упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .
Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.
Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия
Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .
Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:
Единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
Единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
Определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
Установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
Оперативность реализации управленческих функций;
Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).
Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.
Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.
В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.
3. Унифи цированные системы документации
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
Документация по созданию организации, предприятия;
Документация по реорганизации организации, предприятия;
Документация по ликвидации организации, предприятия;
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
Документация по распорядительной деятельности организации предприятия
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
Документация по приему на работу;
Документация по увольнению с работы;
Документация по оформлению отпусков;
Документация по оформлению поощрений;
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.
УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению
Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.
2. Уни ф ицированная система первичной учетной документации:
Документация по учету труда и его оплаты;
Документация по учету основных средств и нематериальных активов;
Документация по учету кассовых операций;
Документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации;
Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;
Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
Документация по учету движения зерна;
Документация по учету движения другой продукции растениеводства;
Документация по учету движения животных;
Документация по учету движения продукции животноводства;
Документация по учету реализации продукции;
Документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения;
Документация по учету работы строительных машин и механизмов;
Документация по учету работ в автомобильном транспорте.
3. Унифицированная система банковской документации:
Платежная документация по безналичным расчетам;
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
Документация по квитовке авизо;
Документация по организации валютного регулирования и валютного контроля;
Документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России;
Документация по кредитным операциям банков;
Документация по денежному обращению;
Документация банковской отчетности;
Документация депозитарного учета.
4. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации:
Финансовая документация;
Документация по бюджетной отчетности;
Документация по бюджетному учету;
Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации;
Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
Документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора;
Документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
Документация по доходам и уровню жизни населения;
Документация по науке и инновациям;
Документация по демографическим показателям и правонарушениям;
Документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников;
Документация по оптовой торговле;
Документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации);
Документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно-коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам;
Документация по статистике промышленности;
Документация по сельскому хозяйству;
Документация по строительству;
Документация по внешнеэкономической деятельности;
Документация по розничной торговле и общественному питанию;
Документация по транспорту и связи;
Документация по ценам и тарифам;
Документация по инвестициям.
6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
Отчетная бухгалтерская документация;
Регистры бухгалтерского учета;
Первичная учетная документация;
Бланки строгой отчетности.
7. Унифицированная система документации по труду:
Документация по состоянию рынка труда;
Документация по трудовым отношениям;
Документация по повышению квалификации работников органов по труду;
Документация по охране труда;
Документация по минимальным потребительским бюджетам;
Документация по обращениям в органы по труду.
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:
Документация по учету и распределению средств;
Документация по планово-экономической деятельности;
Документация по контрольно-проверочной деятельности.
9. Унифицированная система внешнеторговой документации:
Оперативно-коммерческая документация;
Товаросопроводительная документация;
Расчетная внешнеторговая документация;
Страховая внешнеторговая документация;
Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
Транспортная внешнеторговая документация;
Экспедиторская внешнеторговая документация.
Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению.
Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная впервые в 1965 г. система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.
В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащихся в стандартах и технологических условиях.
В 1971 г. был разработан основной комплекс более чем из 20 стандартов и руководящих документов - Единая система технологической документации (ЕСТД). Основным он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и в организациях независимо от их типа и характера производства. Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнением бланков документов и оформлением технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию, требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.
Схожа по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся параллельно. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТКЮ «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».
Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения.
Существуют две системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство и Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним и Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации, Единая система внешнеторговой документации.
В последние годы активно пополняется новыми нормативными документами Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИВИД), в частности нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.
Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие.
Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.
Заключение
Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
унификация управленческий юридический документация
Список используемой литературы
1. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. -- СПб.: Питер, 2007. -- 224 с.
2. Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.
3. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. - Пенза: ЦНТИ, 2004. - 107 с.
4. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.
5. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288с.
8. Крылова Г. Д. «Основы стандартизации, сертификации, метрологии». Учебник для вузов. М.: Юнити-Дана. 1999 г.
9. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.
10. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. -М.: Мастерство, 2002. - 208 с.
11. Шишкин И. Ф. «Метрология, стандартизация и управление качеством». Учебник. М.: Издательство стандартов. 1990г.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.
реферат , добавлен 17.05.2011
Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.
дипломная работа , добавлен 10.02.2009
Система распорядительной документации организации и ее подготовка. Документооборот, его основные этапы, бланки документов. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО "Универсал-Сервис".
курсовая работа , добавлен 16.11.2014
Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.
реферат , добавлен 07.04.2014
Информационное обеспечение управления. Унифицированные формы документов как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Классификация, кодирование, рационализация документооборота. Технология внесения изменений в унифицированные формы.
реферат , добавлен 24.10.2013
Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.
курсовая работа , добавлен 13.01.2011
Понятие и функциональные особенности, исследование практической организации заданной системы распорядительной документации. Выявление имеющихся недостатков и выработка предложений по совершенствованию данного процесса, его информационные источники.
презентация , добавлен 23.02.2015
Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.
учебное пособие , добавлен 07.04.2011
Свойства, общие и специальные функции документов. Анализ организационно-распорядительной документации ООО "Атек". Цель и значение классификации документов предприятия, их распределение по группам на основе содержания, формы составления и других признаков.
курсовая работа , добавлен 24.01.2012
Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной учетной документации;
3) унифицированная система банковской документации;
4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) унифицированная система документации по труду;
8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой документации.
24. Оценка качества продукции состоит в установлении соответствия продукции определенным требованиям. Это соответствие определяется на основе сопоставления различными способами показателей оцениваемой продукции с базовыми, в результате получают:
1. Происходит превосходит требуемый уровень;
2. Соответствует требуемому уровню;
3. Уступает требуемому уровню.
Результаты оценки могут использоваться:
1. При разработке новой продукции;
2. При обосновании требований, закладываемых в техническое задание на разработку продукции.
3. При разработке нормативных документов;
4. При замене продукции;
5. При формировании предложения по экспорту и импорту.
Общая схема
Выбор базового образца
Классификация промышленной продукции по признакам ее использования и классификация показателей качества продукции по характеризуемым свойствам
Потребляемая продукция относится к первой категории (это продукция, использование которой при её отказе или низком значении показателей качества может привести к катастрофическим последствиям).
Материал – исходный предмет труда, потребляемый для изготовления изделия.
Продукт – материальный результат труда, не являющийся изделием и предназначен для употребления и эксплуатации продукции.
Изделие – единица продукта, количество которой может начисляться в штуках.
Расходное изделие – единица продукции, которая начисляется при помощи непрерывных величин (килограмм, метр и.т.д.), но при этом обязательно выпускается в промышленной упаковке.
Классификация показателей качества продукции.
Существует деление показателей качества продукции на две группы:
1. единичные показатели
2. комплексные показатели
При этом и те, и другие могут быть отнесены к оцениваемым показателям и базовым.
Все показатели являются относительными, так как оценка проводится путем сравнения измеряемого значения с некоторым заранее установленным базовым.
Основные группы показателей
1. Показатели назначения: к ним относят показатели, характеризующие функциональные свойства объекта, т.е. показатели состава, структуры, производительности.
2. Экономические показатели: данная группа показателей характеризует соответствие изделия экономическим требованиям, а так же соответствие изделия возможностям информационного взаимодействия с человеком.
3. Эстетические показатели: характеризуют информационную выразительность, рациональность форм и целостность композиции (нравится или не нравится).
4. Эргономические показатели: характеризуют удобство исполнения и комфортность в использовании.
5. Экономические показатели: делят на три группы
Физические (уровень пылевыделения, электромагнитные колебания)
Химические (токсичные выбросы)
Микробиологические (уровень патогенности микроорганизмов, выделяющихся во время различных синтезов).
6. Показатели безопасности: делятся на
Механические (уровень вибрации)
Термические
Электрические
Пожароопасные и взрывоопасные
Биологические
7. Патентно-правовые показатели: данная группа характеризует степень патентной защищенности объекта.
8. Показатели технологичности: данная группа делится на основные показатели и дополнительные.
К основным относят – трудоемкость, себестоимость, материалоемкость.
К дополнительным относят – коэффициент использования материала, КПД изделия.
9. Показатели транспортабельности: габаритные размеры, масса, диапазон температур, влажность, трудоемкость работ при разгрузке и транспортировке.
10. Сервисные показатели: характеризуют уровень и качество сервисного обслуживания, а так же удаленность сервисных центров.
11. Показатели надежности: надежность является одним из самых главных качеств продукции, чем ответственнее продукция, тем выше требования надежности, предъявляемые к ней.
25. 4. Техническаяоснова метрологического обеспечения. Элементы технической основы МО. Их содержание,значение и роль в формировании технической основы МО. Системы государственныхэталонов единиц физических величин и передачи размеров единиц физических величин.Испытания и утверждение типа средств измерений, метрологическая аттестация нестандартизированных средств измерений. Поверка и калибровка средств измерений какэлементы технической основы МО. Система стандартных образцов состава и свойств веществ иматериалов. Система стандартных справочных данных о физических константах и свойствах веществ и материалов.
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
1. Стандартизация является одним из эффективных средств организации общественных, производственных и экономических отношений в обществе.Определение, данное Международной организацией по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссией (МЭК):Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач.Важнейшими результатами такой деятельности являются:повышение степени соответствияпродукции, процессов и услуг их функциональному назначению; -устранение барьеров в торговле; -содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству. -В 2002 г. был принят федеральный закон "О техническом регулировании", в котором дано следующее определение стандартизации.Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.Стандартизация осуществляется в целях :1. Повышения уровня безопасности жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, экологической безопасности, безопасности жизни или здоровья животных и растений, содействия соблюдению требований технических регламентов.2. Повышения уровня безопасности объектов с учётом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и технического характера.3. Обеспечения научно-технического прогресса.4. Повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.5. Рационального использования ресурсов.6. Технической и информационной совместимости.7. Сопоставимости результатов исследований и измерений, технических, экономико-статистических данных.8. Взаимозаменяемости продукции. Взаимозаменяемость – это пригодность одного изделия, процесса или услуги для использования вместо другого изделия, процесса или услуги в целях выполнения одних и тех же требований.Для реализации целей отечественной стандартизации сформулированы основные задачи стандартизации :1. Обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями.2. Установление требований к качеству продукции с учётом её безопасности.3. Установление метрологических норм и правил, требований по совместимости, взаимозаменяемости, требований к технологическим процессам.4. Обеспечение вопросов стандартизации по всем стадиям жизненного цикла продукции.5. Совершенствование системы информационного обеспечения в области стандартизации.Стандартизация как техническая наука базируется на исходных положениях и принципах, которые изложены в Федеральном законе РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и ГОСТ Р 1.0–2004. Стандартизация в РФ. Основные положения .
Основные принципы стандартизации:
1. Разработка документов по стандартизации на основе консенсуса (согласия) всех заинтересованных сторон;2. Целесообразность разработки стандарта с точки зрения социальной, технической и экономической необходимости;3. Приоритет в разработке – это стандарты, способствующие обеспечению безопасности для жизни, здоровья людей и имущества, охраны окружающей среды, обеспечивающие совместимость и взаимозаменяемость продукции.4. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов;5. Установление требований и их однозначность к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены;6. Добровольное применение стандартов;7. Максимальный учёт при разработке стандартов интересов заинтересованных лиц;8. Использование международных стандартов как основы для разработки национальных стандартов;9. Недопустимость создания препятствий производству и обращению безопасной продукции, международной торговле;10. Недопустимость установления стандартов, которые противоречат техническим регламентам.
2. Перечислим основные принципы стандартизации.1. Принцип добровольности стандартов реализуется в процессе принятия решения о применении стандарта. Если было принято решение применять какой-либо стандарт, то хозяйствующий субъект обязан осуществлять свою деятельность таким образом, чтобы она полностью соответствовала принятому стандарту.2. При разработке и утверждении стандартов должны учитываться законные интересы заинтересованных лиц.3. За основу национальных стандартов должны приниматься Международные стандарты. Данный принцип может не выполняться, если применение Международных стандартов в качестве основы национальных признано невозможным.4. Стандартизация не должна препятствовать нормальному товарообороту больше, чем это необходимо для ее осуществления.5. Все элементы системы, подвергнутой стандартизации, должны быть совместимы.6. Все принятые стандарты должны быть максимально динамичны, т. е. должны своевременно адаптироваться к достижениям научно-технического прогресса.7. Стандартизация должна быть эффективной, т. е. стандартизация должна давать либо экономический, либо социальный эффект.8. Стандарты не должны противоречить друг другу или техническим регламентам, не должны создавать барьеров в международной торговле.9. Все стандарты должны быть четко сформулированы и не должны допускать двусмысленных трактовок.10. Стандарты для готовой продукции должны быть непосредственно связаны со стандартами составных частей или сырья, из которого данная продукция была изготовлена.11. Стандартизация должна проводиться таким образом, чтобы выполнение установленных стандартов в дальнейшем могло быть объективно проверено.Основными методами проведения стандартизации являются:1) упорядочение объектов стандартизации;2) параметрическая стандартизация;3) опережающая стандартизация;4) нификация продукции;5) комплексная стандартизация;6) агрегатирование
3. В системе стандартизации существенное значение имеют нормативы, регламентирующие численное значение параметров изделий, так называемые параметрические ряды. Такие стандарты определяют номенклатуру изделий одного и того же назначения: ряд номинальных мощностей данного типа двигателей, ряд размеров обуви определенного фасона и т.пПараметрические стандарты строятся на основе рядов предпочтительных чисел. Эти ряды должны отвечать следующим требованиям: быть бесконечными как в сторону малых, так и в сторону больших чисел;· включать единицу и все значения кратные десяти. быть достаточно простыми для запоминания.Ряды предпочтительных чисел обычно представляются членами арифметической или геометрической прогрессии. Примером параметрического ряда, построенного по принципу арифметической прогрессии, является ряд метрической резьбы. Положительным свойством такого ряда является постоянство разности между соседними членами, а недостатком – неравномерность, так как отношение соседних членов убывает по мере возрастания значения члена такого ряда. Поэтому в области больших значений параметра неоправданно завышается количество номиналов ряда. Это вынуждает прибегать к производным рядам, например с использованием разрывов ряда. Таков ряд метрической резьбы: М1, М2, М3, М4, М5, М6, но М8, М10, М12…У геометрической прогрессии этот недостаток отсутствует; отношение смежных членов всегда постоянно и равно знаменателю прогрессии. Недостатком геометрической прогрессии является то, что в общем случае ее члены не кратны десяти и требуют округления.Недостатки рядов, построенных на основе геометрической прогрессии, менее существенны, чем у арифметической, поэтому согласно рекомендациям Международной организации по стандартизации (ИСО) действующий ГОСТ-8032-56 предполагает построение параметрических рядов на основе геометрических прогрессий. Такие ряды были разработаны в конце XIX столетия французским офицером Ш. Ренаром и получили название рядов Ренара.Ряды Ренара строятся со знаменателями геометрической прогрессии 
; 
;
; 
Первые четыре ряда являются основными, ряд R80 – дополнительным. Номиналы рядов следующие:R5 – 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3;R10 – 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 – 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5.0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.
Аналогично строятся ряды R40 и R80.Ряды Ренара имеют следующие особенности:- относительная разность между членами ряда сохраняется постоянной и равна знаменателю прогрессии;количество членов ряда равно показателю корня; каждый последующий ряд включает все числа предыдущего;безграничность достигается путем умножения на 10, 100, 1000 или на 0,1, 0,01, 0,001 и т.д.; произведение или частное двух чисел ряда дает число, входящее в этот ряд.Следует отметить, что, начиная с ряда R10, в рядах предпочтительных чисел есть число 3.15, близкое p. Поэтому длины окружностей и площади кругов также можно с достаточной точностью выразить предпочтительными числами.На практике могут применяться производные ряды, которые получаются отбором n членов ряда, ограничением верхнего и нижнего пределов. Применение производных рядов предпочтительных чисел позволяет достичь ограничения типоразмеров изделий и оптимального сокращения их номенклатуры. Последнее позволяет упростить производство изделий, упрощает унификацию, сокращает номенклатуру запасных частей, т.е. повышает экономическую эффективность производства.Построение ряда параметров для изделий требует проработки следующих вопросов: Выбор главных параметров, которые должны отражать основные технические, эксплуатационные и технологические свойства изделия. Главные параметры не должны ограничивать возможность совершенствования и унификации изделия. Выбирается диапазон ряда, который охватывает общий объем потребности в изделиях данного вида. При этом учитывается имеющийся опыт как отечественный, так и международный, возможности агрегирования, перспективы развития производства. Определяются интервалы между членами ряда (градация ряда). В отдельных случаях интервалы могут быть различными, т.е. образуется ряд переменной густоты.. Производится экономическое обоснование выбора ряда с целью определения выбора ряда с целью определения оптимального количества типоразмеров, при которых затраты на изготовление и эксплуатацию будут минимальными.
Применяются также и параметрические ряды, построенные не на основе арифметических или геометрических прогрессий, а на иной базе. Характерным примером могут служить параметрические ряды частот вращения синхронных электрических машин и синхронных скоростей асинхронных двигателей. Эти величины зависят от частоты питающей сети и числа пар полюсов.
В ряде случаев могут применяться ряды предпочтительных чисел, построенные на базе геометрических прогрессий, но отличающиеся от рядов Ренара. Таковы ряды номинальных сопротивлений резисторов. Эти ряды обозначаются EN, где N – число номинальных величин в каждом десятичном интервале, и представляют геометрические прогрессии со знаменателем
Согласно рекомендаций Международной электротехнической комиссии (МЭК) и действующим отечественным стандартам значения сопротивлений резисторов с допуском ±5% и более соответствует рядам Е3, Е6, Е12 и Е24, а с допуском менее ±5% - рядам Е48, Е96 и Е192.Номинальные напряжения трехфазного переменного тока в области низких напряжений представляют ряд с знаменателем Ö3, учитывающий соотношение величин линейных и фазных напряжений при включении по схеме ²звезда² или ²треугольник².
15. Основная роль в развитии информационного общества принадлежит международным стандартам, создаваемым на основе шести принципов, определенных Всемирной торговой организацией (ВТО): открытость, прозрачность, непредвзятость и соблюдение консенсуса, эффективность и целесообразность, согласованность и нацеленность на развитие. В связи с этим в России приобретают особую важность и актуальность работы по развитию и совершенствованию отечественной нормативной базы в области информационных технологий и информационно-телекоммуникационных систем.
Создание и внедрение информационно- телекоммуникационных систем (ИС) различных уровней и назначений на основе использования современных информационных технологий (ИТ), интеграции информационных, вычислительных, телекоммуникационных ресурсов и применения технологии открытых систем - это сложная, комплексная, межотраслевая, многоплановая и многоаспектная проблема. В ее решении одно из ключевых мест занимает стандартизация в области ИТ и прежде всего внедрение методов функциональной стандартизации. Эти методы позволяют с помощью функциональных стандартов и профилей (включая профили на конкретные проекты ИС) идентифицировать группы базовых стандартов вместе с факультативными возможностями, требованиями и параметрами, необходимыми для выполнения функций, реализуемых конкретными ИС в разных предметных областях деятельности.
В настоящее время подавляющее большинство ИС всех классов и назначений строятся на основе технологии открытых систем. Ее суть состоит в использовании стандартных интерфейсов между разнородными аппаратными и программными компонентами систем. Технология открытых систем лежит в основе создания инфраструктуры всех уровней - от предприятия и отрасли до национальной информационной инфраструктуры. Кроме того, она обеспечивает интеграцию с мировым информационным пространством и, тем самым, с мировой экономикой. Внедрение принципов открытых систем на всех этапах жизненного цикла проектирования ИС базируется на стандартизации информационных технологий, являющейся интеграционным механизмом и мощным средством управления процессами развития информатизации.
Научно - техническая политика в области стандартизации информационных технологий и проектирования систем в России заключается в следующем (см. схему):
I. создание необходимых актуализированных основополагающих базовых национальных стандартов и других нормативных документов (путем прямого применения международных, региональных и зарубежных документов по стандартизации), определяющих фундаментальные общие процедуры, положения и требования, которые могут быть использованы в различных предметных областях деятельности, причем в каждой из них могут выбираться собственные факультативные параметры и требования из базовых национальных стандартов;
II. разработка функциональных стандартов (профилей), определяющих соответствующие подмножества или комплектации базовых национальных стандартов, используемых для обеспечения реализаций конкретных процессов, функций и задач ИС, применимость конкретных факультативных параметров из базовых национальных стандартов, а также являющихся основой для разработки аттестационных тестов для испытаний и подтверждения соответствия компонентов и средств информационных систем.
С тандартизация в мире
На международном уровне сформировалась мощная кооперация организаций, разрабатывающих стандарты в области ИТ, среди которых, в первую очередь, следует назвать ИСО (Международную организацию по стандартизации), МЭК (Международную электротехническую комиссию) и МСЭ (Международный союз электросвязи). Сектор МСЭ по телекоммуникациям (МСЭ Т) является с 1993 г. правопреемником МККТТ (Международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии.) В 1987 г. ИСО и МЭК объединили свою деятельность по стандартизации в области ИТ, создав ИСО/МЭК/СТК 1 "Информационные технологии", основной задачей которого является разработка базовых стандартов ИТ вне зависимости от их конкретных применений. В последние годы ИСО/МЭК/СТК 1 активно взаимодействует с рядом технических комитетов ИСО, включая:
ТК 46 "Информация и документирование";
ТК 68 "Банковское дело, защита и другие финансовые услуги";
ТК 130 "Графическая технология";
ТК 154 "Процессы, элементы данных и документы в торговле";
ТК 171 "Прикладное представление документов";
ТК 176 "Управление качеством и обеспечение качества";
ТК 184 "Системы промышленной автоматизации и их интеграция";
ТК 204 "Транспортные информационные и управляющие системы";
ТК 215 "Информатика в здравоохранении".
Сегодня большая часть экономических субъектов развитых стран направляет свою деятельность на развитие процессно-ориентированного управления всем циклом создания, эксплуатации своей продукции. Электронная поддержка процессов разработки изделия, его производства, сбыта, эксплуатации, сервисного обслуживания, модернизации и в конечном итоге утилизации должна осуществляться на основе системного подхода. Такой подход предусматривается активно развивающейся концепцией использования GALS-технологий (рис. 2).
В комплекс работ по внедрению GALS-технологий включены :
– Разработка и внедрение технологий перевода технической эксплуатационной документации в электронный вид, соответствующий требованиям GALS-стандартов, на ведущих предприятиях-экспортерах.
– Разработка и апробация на предприятиях электронной системы управления данными о готовом продукте в процессе конструирования, разработки технологий и технологической подготовки производства (РDМ-системы).
– Разработка и внедрение на предприятиях типовых компьютерных систем управления качеством продукции; интегрированных информационных систем электронного конструкторско-технологического и производственного документооборота; систем интегрированной поддержки выпускаемой продукции на всех этапах ее жизненного цикла.
 |
Рисунок 2 – Основные идеи GALS-технологий
16. Для реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодированияПравительство Российской Федерации утвердило ряд постановлений, в которых описана ответственностьфедеральных органов исполнительной власти за введение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 1999 года № 1212 было утверждено Положение «О проведении работ по развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», в котором были определены общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной информации. Данное Положение утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 10 ноября 2003 года № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».
Ниже приведён актуальный перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и федеральных органов ответственных за их введение.
| Наименование общероссийского классификатора | Федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий разработку, введение и применение |
| Общероссийский классификатор стандартов (ОКС) | Ростехрегулирование |
| Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) | |
| Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН) | |
| Общероссийский классификатор продукции (ОКП) | |
| Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) | |
| Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД) | |
| Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) | |
| Общероссийский классификатор валют (ОКВ) | |
| Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) | |
| Общероссийский классификатор информации о населении(ОКИН) | |
| Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД) | |
| Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД) | |
| Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения(ОТКСЕ) | |
| Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) | |
| Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) | |
| Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) | |
| Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) | Росстат |
| Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) | |
| Общероссийский классификатор форм собственности(ОКФС) | |
| Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) | |
| Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований (ОКТМО) | |
| Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) | Минэкономразвития России |
| Общероссийский классификатор экономических регионов(ОКЭР) | |
| Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) | |
| Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) | Минобрнауки России |
| Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) | |
| Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО) | |
| Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) | Минздравсоцразвития России |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) | |
| Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ) | Росжелдор |
| Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ) | |
| Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов (ОКГР) | Минэнерго |
17. Важнейшими приоритетными направлениями стандартизации в машиностроении являются:
Комплексность нормативно-технического обеспечения при создании, освоении и эксплуатации новой техники;
Совершенствование общетехнических требований на основе минимизации их количества;
Оптимизация и системно-комплексное формирование фонда документации по стандартизации в промышленности;
Автоматизация информационного обеспечения работ по стандартизации;
Совершенствование системы испытаний и сертификации продукции машиностроения на основе развития ее метрологического обеспечения.
Фонд государственных стандартов в машиностроении содержит все виды стандартов: от стандартов на параметры, размеры, технические требования на конкретные виды продукции до терминологических. Требования к машиностроительной продукции содержат стандарты ряда общетехнических систем, таких как Система стандартов безопасности труда (ССБТ), Основные нормы взаимозаменяемости (ОНВЗ), надежность в технике и др. Например, стандарты ОНВЗ, гармонизированные с международными, устанавливают допуски, посадки, отклонения формы и расположения поверхностей, параметры резьбы, точность зубчатых передач и другие показатели, обеспечивающие взаимозаменяемость, без регламентации которых функционирование машиностроения и других отраслей промышленности было бы практически невозможно.
В настоящее время российский фонд национальных стандартов составляет более 5 тысяч документов и в основном удовлетворяет требования потребителей и производителей продукции машиностроения. По ряду критериев он даже превосходит национальные фонды стандартов промышленно развитых стран, например, Франции, Великобритании, США.
Примером практически полного охвата продукции всесторонними требованиями стандартов могут служить такие ее виды, как металло- и деревообрабатывающее оборудование, лезвийный, слесарно-монтажный, абразивный и алмазный инструмент, технологическая оснастка и др.
Рациональное конструирование, изготовление и взаимозаменяемость машиностроительной продукции обеспечиваются большой группой стандартов на изделия общемашиностроительного применения: крепежные изделия, подшипники, гидро- и пневмоустройства, соединения трубопроводов, а также комплексом стандартов на основные нормы взаимозаменяемости.
Россия является активным членом практически всех технических комитетов ИСО по продукции машиностроения. Гармонизация отечественных и международных стандартов находится в числе приоритетных направлений работ Ростехрегулирования. Уровень гармонизации российских стандартов с международными для машиностроительной продукции в среднем составляет 60%, а по отдельным видам техники - до 75%. Уровень гармонизации стандартов по отдельным областям машиностроения следующий: станкоинструментальная промышленность - 74%, сельскохозяйственное машиностроение - 61, автомобильная промышленность - 100, электротехника - 35, приборостроение - 67%. Гармонизация проводится с учетом требований отечественной промышленности и российских условий эксплуатации машин и механизмов. Ведется большая работа по гармонизации российских стандартов с европейскими нормами.