Процедура за регистрация и настаняване на гости. Хотелски бизнес в Русия Шаблон на карта за регистрация на гости на хотела

ОСНОВНИ РАЗПОРЕДБИ

• Единната карта за гости е собственост на ирландския пъб "Papa's Pub" ("Papas Pub"), веригата кафенета "Coffee and Chocolate", мрежата от сладкарници "Peche Mignon" ("Pesche Mignon") и ви дава възможност за: получаване на привилегии за всяко посещение, освен специални оферти, получаване на допълнителна информация за всички събития, провеждани в нашите заведения, поръчка на маси по телефона, освен това подчертава отличния ви вкус и ви обединява с интересни, утвърдени хора.
• Картата може да бъде издадена във всяко заведение от мрежата и е валидна във всички заведения на ирландския пъб "Papa's Pub" ("Papas Pub"), веригата кафенета "Coffee and Chocolate", мрежата от сладкарници "Peche Mignon “ („Pesche Mignon“).
• Предпоставказа издаване на карта за гост е правилното и пълно попълване на въпросника за гост. Компанията Ви гарантира поверителността на предоставената информация.
• Картата за гости става валидна 4 работни дни след попълване на въпросника.

ИЗЧИСЛЯВАНЕ НА БОНУС

• Натрупването на бонуси може да стане само с вашата карта за гости, така че не забравяйте да я представите преди да платите сметката.
• Бонуси не могат да се начисляват, ако представите картата след плащане на сметката и получаване на касов бон.
• Притежателят на картата за гости има възможност да натрупва бонуси и да плаща с тях в мрежата от ирландски пъбове "Papa's Pub" ("Papas Pub"), мрежата от кафенета "Coffee and Chocolate", мрежата от сладкарници "Peche Миньон“ („Pesche Mignon“).
• Бонусите се кредитират на картата след плащане на сметката.
• Максимален сроккредитиране на бонуси - 3 дни.
• 1 бонус = 1 рубла.
• Бонусите се кредитират към вашата карта за гости при поръчка на корпоративни събития.
• Бонуси не се присъждат за покупка на стоки, продадени по специални оферти.
• Бонуси не се присъждат при плащане по банков път.
• При покупка Подаръчни картии други дебитни карти, бонуси не се присъждат.
• Картата за гост не може да бъде прехвърлена от Картодържателя на други лица за плащане.

ИЗПОЛЗВАНЕ НА БОНУСИ

• С натрупаните бонуси можете да затворите сметката напълно или частично. Остатъкът по сметката при частично плащане може да бъде платен в брой или с Ваша банкова карта.
• Ако по технически причини онлайн транзакции с карти не са възможни, използването на картата за получаване на отстъпка (отписване на бонуси) не е разрешено.
• Натрупаните бонуси не могат да се обменят за пари.

ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ И БЛОКИРАНЕ НА КАРТАТА

• Картата за гост подлежи на блокиране и замяна с нова, ако бъде загубена, като се запазва броят и състоянието на бонусите, при условие че са изпълнени следните условия:

1. попълване на заявление за възстановяване, наличие на лични данни на госта в базата данни на притежателите на карти за гости,
2. Възстановяването на изгубена карта за гости се заплаща такса. Цената на реставрацията е 100 рубли.

• Прехвърлянето на бонуси от изгубената карта и възстановяването на Картата за гост се извършва в рамките на 4 работни дни след подаване на заявлението за загуба на картата.
• Притежателят на картата за гости има право да блокира картата в случай на загуба. В този случай не се извършва издаването на пари в брой по картата. Блокирането на картата е възможно при следните условия:
• представяне от госта, за когото е издадена Картата за гост, на документ за самоличност,
• писане на заявление за блокиране, наличие на лични данни на Гост в базата данни на картодържателите на гостите.
• Ако картата бъде загубена, трябва незабавно да се вземат мерки за блокиране на картата. Компанията не носи отговорност за безопасността на бонусите по изгубената карта.

ВАЛИДНОСТ И ЗАКЛЮЧВАНЕ НА КАРТАТА

• Картата за гости се блокира, ако са изминали 12 месеца от последната ефективна операция на картата за гости, без да се включва деня на последната ефективна операция.
• Неизползваните бонуси изтичат, ако са минали 12 месеца от активирането им. без да включва деня на активиране на бонусите.

ДРУГИ УСЛОВИЯ

• Картата за гости е валидна във всички заведения на мрежата.
• Мрежата от заведения си запазва правото да променя списъка на заведенията, валидни за картата за гости, без предизвестие.
• Не е възможно да използвате картата за получаване на пари в брой.
• При извършване на една покупка може да се използва само една карта за гости.
• Картата не е платежно средство.
• Ако по технически причини операциите с карти не са възможни, мрежата от заведения си запазва правото да откаже операцията на госта до отстраняване на причините за неизправностите.
• Мрежата от заведения си запазва правото, ако има съмнения относно законността на транзакциите, извършени по картата, да блокира картата до изясняване на обстоятелствата.
• Мрежата от институции има право да откаже на физическо лицепри получаване на карта за гост при откриване на издадена карта за гост за това лице.
• По време на Papa's Party, което се провежда в ирландския пъб "Papa's Pub" ("Papas Pub"), бонусите се кредитират към картата за гости, но не можете да плащате с бонуси.
• Бонуси не се присъждат за покупка на стоки, продадени по специални оферти, но самите стоки могат да бъдат платени с бонуси.
• Администрацията си запазва правото да анулира картата в случай на непристойно поведение на Гост.
• Обработката на лични данни се извършва от Картодържателя - фирма Система Питание-Берег LLC, TIN 6455017023, OGRN 1026403672217.
• Собственикът не носи отговорност за непознаването от страна на Картодържателя на Правилата за използване на Картата за гости.
• Собственикът си запазва правото да променя Условията за ползване на Картата за гости без предизвестие.
• Всички промени се публикуват на уебсайта http://website/discount/discount_info.php

Страница 3 от 7

Регистрация картагост- документ, съдържащ информация за госта, начина на плащане и изпълняващ функциите на споразумение между хотела и госта.

Ръчните хотели все още използват регистрационни карти като част от процеса на настаняване. Пристигащият гост получава непопълнена регистрационна карта, химикал и се иска да попълни задължителните полета. След попълване на картата гостът я подписва, като по този начин сключва споразумение, потвърждаващо вида на настаняването, продължителността на престоя и цената на стаята.

днес автоматизирана системауправлението на хотела намали необходимостта от ръчно събиране на информация. Хотелите, които имат такава система, попълват регистрационните карти, като използват информацията, събрана по време на резервацията. Сега гостът, вместо да попълни регистрационната карта, просто проверява информацията за достоверност и поставя подписа си върху картата.

Стандартната информация, изисквана при настаняване, обикновено е една и съща във всички видове хотели. Броят на регистрационните карти, които трябва да се попълнят, зависи повече от естеството на туристическата група, отколкото от нейния размер. Обикновено всеки гост получава отделна карта, така наречената вътрешна лична карта.

вътрешнисертификатличности- карта, съдържаща името на госта и периода на престоя му, предоставена в края на регистрацията и служеща за потвърждаване на самоличността на услугата и отчитане на разходите.

Изключение се прави за семейни двойки. И така, двама възрастни братя получават индивидуални регистрационни карти, а съпругът и съпругата получават една карта за двама при регистрация. омъжени жениТези, които запазват фамилното си име, получават и индивидуални регистрационни карти.

Размерът на плащането зависи от броя на хората в стаята. Когато уточнявате броя на гостите в една стая, много хотели отделят възрастните от децата. Това е много важно в хотелите в редица страни, където цената на храната за деца е много по-ниска от цената на храната за възрастни.

За плащане на кредит се изисква точен и пълен адрес,

фактуриране и за пазарни проучвания. Пълният адрес включва подробности като пощенски код, адрес на местожителство, тъй като много държави имат градове със същото име.

На гост, чийто адрес е потвърден чрез размяна на кореспонденция за резервация на стая, може да бъде предоставен по-висок кредит от гост без резервация. Докато измамниците често използват фалшиви адреси или наети пощенски кутии, хората, които по невнимание забравят да проверят и платят сметката си, когато напуснат, могат да бъдат открити чрез правилно попълване на адрес.

След като гостът бъде регистриран в системата за управление на хотела и му бъде назначена стая, всички последващи транзакции се извършват с номера на стаята, а не с името на госта. Номерът на стаята е необходим за получаване на информация за местоположението, местоположението и фактурирането на госта.

Моля, резервирайте за служителите на нашата организация Ilyin P.M. и Федорова Н.С. две единични стаи от 15.08.05 до 20.08.05, настаняване в 15:00ч.

Целта на посещението е командировка.

Ние гарантираме плащане.

Моля, потвърдете резервацията си с факс 345-56-73.

Директор на Segment LLC Mishin Yu.V.

Заявленията за резервиране на места чрез телеграми, телефонни обаждания, писма се регистрират в специално списание "P" във формата, установена със заповедта на Министерството на финансите Руска федерацияот 13 декември 1993 г. № 121 „За утвърждаване на формулярите на документи за строга отчетност”, съдържаща следните данни:

Заявленията, получени от организации, се регистрират в специално списание "P" в следната форма, установена със Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 декември 1993 г. № 121 "За одобряване на формуляри на документи за строги отчети":

Правилата за предоставяне на хотелски услуги в Руската федерация, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 25 април 1997 г. № 490 „За одобряване на правилата за предоставяне на хотелски услуги в Руската федерация“, правят не посочва размера на таксата за резервация. Този размер се определя от администрацията на хотела. Като правило тя варира от 30% до 50% от цената на стая или място в стая на ден.

При пристигане в хотела клиентът трябва да се регистрира. И въпреки че процесът на регистрация на клиент в хотели от различни категории е различен (най-вече се различава по време и качество на обслужване), но информацията за госта е една и съща навсякъде.

Времето за настаняване зависи от това кой гост е пристигнал в хотела: този, който е резервирал предварително стаята или не. Естествено, настаняването в хотели, където е организирано автоматизирано счетоводство, отнема само няколко минути, тъй като почти цялата необходима информация е посочена в предварителното заявление.

Процесът на регистрация без предварителна поръчка отнема малко повече време, докато администраторът и гостът трябва да обсъдят въпроси като цената на стаята, условията за настаняване, процедурите за плащане. Ако страните постигнат взаимно съгласие, тогава в съответствие с Правилата изпълнителят е длъжен да сключи споразумение с потребителя за предоставяне на услуги.

Тогава клиентът реши да напусне хотела предсрочно. Тази ситуация често се среща на практика. Параграф 20 от горните правила гласи:

„Потребителят има право да прекрати договора за предоставяне на услуги по всяко време, като заплати на изпълнителя част от цената, пропорционална на частта от предоставената услуга, преди да получи съобщение за прекратяване на договора и да възстанови на изпълнителя за направените от него до този момент разходи за изпълнение на договора, ако не са включени в посочената част от цената на услугата“.

По този начин, ако гостът напусне по-рано от посочения период, сумата, платена от него в повече, трябва да му бъде върната. В този случай връщането може да се извърши с две възможни опции:

· в деня на плащане (преди затваряне на смяната и премахване на Z-отчет);

в ден, който не съвпада с деня на внасяне на средствата в касата.

Ако връщането се извършва по първия вариант, тогава на потребителя трябва да бъде издадена нова фактура и нова касов бонсумата на действително извършената услуга. В същото време „старите“ документи, а именно първоначално издадената фактура и чека на касовия апарат (наричани по-долу ЦК), трябва да бъдат поискани от служителите на хотела от резидента.

За размера на възстановяването на оригиналния чек се съставя акт във формуляр KM-3, одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 25 декември 1998 г. № 132 „Албум унифицирани формипървична счетоводна документация за отчитане на парични разплащания с населението в хода на търговски операции с касови апарати“ (формата на този акт е дадена по-нататък в раздела „Разплащания в брой с клиенти“). Анулираният чек се залепва на лист хартия и заедно с акта и първоначалната фактура се предава в счетоводството.

Сумата, за която е извършено възстановяването, се вписва в специален (формуляр КМ-4) в колона 15 и сумата на прихода на ден се намалява с тази сума.

Тази процедура за връщане е моделни правиларабота на касови апарати при извършване на парични разплащания с населението, одобрено с писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 август 1993 г. № 104.

Ако възстановяването на сумата не е извършено в деня на плащане, тоест след премахването на Z-отчета, тогава възстановяването на клиента се извършва само от главната каса на хотела, въз основа на писмено заявление и документ за самоличност. В същото време касиерът на организацията съставя разход и касов ордер (формуляр КО-2) с задължително попълваневсички подробности този документ. Към касовия ордер са приложени заявление за възстановяване на сумата, оригинално перфориран чек и оригинално издадена фактура.

Въз основа на нашата консултантска практика може да се прецени, че служителите на хотела често допускат грешки, свързани с връщането на средства, когато гостът напусне стаята по-рано.

Най-честата грешка е, че при връщане на средства касиерът-оператор прекъсва чека за връщане и по този начин увеличава общата сума на приходите, фиксирани в края на деня.

Чекът, върнат от потребителя (сумата му вече се съдържа във фискалната памет на касата) със съставянето на всички задължителни документи, е доказателство, че потребителят е отказал услугата, прекратил е сключения с хотела договор и е получил пари в бройобратно. Правилно изпълнената процедура по връщане се документира с върнат чек, акт и вписване в книгата на касиера-оператор.

Ако касиерът-оператор удари „чека за възстановяване“, сумата върху него отново се записва в паметта на касата, но в този случай няма документиран факт на прекратяване на договора. В резултат на това хотелът има разлика в размера на приходите и резултатите от блока на фискалната памет.

И още нещо, върху което искам да се спра, когато говорим за хотелиерския бизнес. Често се случва по вина на госта имуществото на хотела да стане неизползваемо. В този случай служителите на хотела са длъжни да съставят Акт за щети на имущество на хотела (формуляр № 9-Г)(формуляр по ОКУД 0790209). Актът се съставя от служители на хотела в три екземпляра: първият се предава на счетоводството, вторият - на финансово отговорното лице, в чиято сметка се намира имуществото на хотела, третият се предава на платеца.

За повече информация по въпроси, свързани със строги формуляри за отчитане, можете да намерите в книгата на ЗАО "БКР-Интерком-Одит" " Форми на стриктно отчитане».

Главна информация

Електронната идентификация се използва за автоматично търсене на гости чрез издадени им пластмасови карти, баркодове, RFID устройства и др. Търсенето на гост се извършва въз основа на код, прочетен от определен носител за съхранение, даден му като идентификатор.

Електронната идентификация може да се използва не само за търсене на лице в указателя „Лица“, но и за бърз преход към извършване на счетоводни операции: достатъчно е да прочетете кода от носителя на информация, за да отворите формуляра на документа с госта, който вече е избрани в него.

Поддържани типове медии:
- Магнитна карта – карта с магнитна лента, на която е записан уникален код. Предполага използването на четец на магнитни карти.
- Баркод - код, отпечатан върху всяка повърхност ( пластмасова карта, хартия). Предполага се, че се използва скенер за баркод.

Идентификационните кодове се присвояват на превозвачи извън системата SandSoft: Hotel. Когато превозвачът се издава на гост, кодът се чете от него и се регистрира в системата като асоцииран с това лице.

Идентификация на госта

За да идентифицирате гостите, трябва да им зададете съответните кодове. За да направите това, трябва да отворите формата за гости и да прочетете кода от медиите. Полученият код ще бъде присвоен на госта.

Ако формулярът за списък с гости е отворен при четене на кода, тогава ще бъде извършено търсене на човек с този код.

Предоставяне на услуги

Електронната идентификация се използва за бързо приключване на операцията по предоставяне на услуги на госта.
За да създадете нов документ "Предоставяне на услуги", е необходимо, като сте на шах или в началната форма, да прочетете кода от носителя за съхранение. Ако четенето е било успешно, ще се отвори нов формуляр за документ, където вече ще бъде избран гост с този код.
Също така, ако формулярът на документа се отвори ръчно, тогава когато кодът бъде прочетен, към документа ще бъде добавен нов ред с вече избран гост в него.

Как работи картата за гости

При закупуване на комплекта Карта за гости Санкт Петербург получавате пластмасова смарт карта и ръководство с купони за откъсване. В музеите ще ви трябва целият комплект: карта и пътеводител.По време на срока на валидност на картата за гости можете еднократно да посетите неограничен брой музеи и екскурзии, включени в нейния състав.

Картата е валидна от момента на активиране в рамките на 48, 72, 120 или 168 часа. Отстъпки и специални оферти могат да се използват дори след изтичане на картата за гости.

Картата е и транспортен билет, който се попълва в билетни каси или терминали на метрото и се използва за заплащане на градския транспорт. В съответствие с правилата, установени от Комитета за транспорт на Санкт Петербург, тези средства не могат да бъдат върнати в брой в случай на неизползване. Транспортният билет като част от картата за гости ще бъде валиден 3 години от датата на последното презареждане.

Активиране на карта за гости

Датата на активиране се счита за момента на първото посещение на музея или екскурзия. За да активирате картата за гости, напишете на обратната страна датата и часа на първото си посещение. Използването на транспортен билет не оказва влияние върху активирането на Картата за гости.

Как да стигнете до музея или на обиколка с картата за гости

Картата за гости осигурява лекота и удобство при безкасови плащания при посещение на атракции. Представете картата за гости на касата заедно с пътеводителяи вземете безплатен входен билет. Касиерът проверява валидността на Картата, изважда купона за посетената атракция и издава билет. За да влезете в изложбата в тези музеи, където са монтирани турникети, от получения билет се сканира баркод. При екскурзии и в тези музеи, където няма турникети, билетът се представя на контролера.

Услугата се извършва на Общи условия, с изключение на някои музеи, където посетителите с карта за гости могат да получат билети на касата за работа с гидове, където опашката обикновено е по-къса от общата (Крепостта Петър и Павел, Долен парк в Петерхоф, Исакиевската катедрала , Спасителят на пролятата кръв). В този случай услугата се извършва по принцип „първи дошъл, първи обслужен“. специални случаиводачите могат да получават билети приоритетно.

Ако пътувате с деца

Картата за гости е предназначена за възрастни туристи, поради факта, че за привилегировани категории (предучилищна възраст, студенти, пенсионери) специални условияпосещения на музеи и екскурзии. Тези условия обаче могат да варират в съответствие с индивидуалната ценова политика на всеки от партньорите. Следователно спестяванията с карта за гости за дете могат да се определят само въз основа на вашия индивидуален маршрут. Във всеки случай можете да закупите билет с отстъпка за дете на същата каса, където се обслужва картата за гости (с изключение на специалните билетни каси).