Относно организацията на контрола върху изпълнението на поръчките. Контрол върху изпълнението на нарежданията на мениджъра - система LeaderTask

26 февруари 2010 г., 15:19 ч

Алексей Афанасиев, директор по качеството на InterTrust

В много предприятия в Русия, особено тези, които са преживели през последните години бърз растеж, се наблюдава същият проблем: невъзможността на служителите на организацията да осигурят качествен и правилен контрол върху изпълнението на техните инструкции. Обикновено новите компании страдат от този проблем, докато онези организации, които все още имат съветско минало, както и администрациите на общинските, регионалните и федералните власти доста ефективно използват опита на директивното управление, което беше особено популярно в нашата страна преди перестройката. Тази статия си поставя за основна цел именно прехвърлянето на опит в областта на наблюдението на изпълнението на поръчки на ръководители към съвременните компании.

Почти всеки вид управленска дейност на организация е свързана с изпълнението на инструкции от нейното ръководство, така че е важно да се установи контрол върху изпълнението на инструкциите. Поръчките могат:

● прикрепени под формата на резолюции върху вътрешни и входящи документи (например бележки и писма);

● да бъдат формулирани в административни документиколегиални органи (в протоколи) и отделни органи на управление (в заповеди и инструкции).

По отношение на жалбите на гражданите отбелязваме следното. Формално процедурата за работа с тях е идентична с обработката на входящата кореспонденция, но сроковете са регламентирани действащото законодателствона федерално ниво, което следва да се вземе предвид както от ръководителя, който определя сроковете за изпълнение, така и от изпълнителя, който е призован да спазва тези срокове.

Много документи в хода на тяхната жизнен цикълможе да се постави под контрол. Виждаме както печата с буквата "К", така и думата "Контрол", изписана с червена писалка или направена под формата на отпечатък (виж пример 1). Задачата на такива бележки е една - да привлече вниманието към необходимостта да се поставят под контрол инструкциите, дадени в текста на документа или в резолюцията върху него (в нашия пример входящото писмо съдържа резолюция с инструкцията на Игнатова Ю. .S., какво и кога да правя). До приключване на изпълнението такива документи се съхраняват в отделна папка. След приключване на изпълнението в документа се прави бележка за това (в пример 1, в долния десен ъгъл на 07.10.2009 г. е направен запис за сключването на договора и поставянето на документа в дело № 08-24).

Поставяне на задача на изпълнителите

Кой формулира заповедта? Това се прави от лидери на всички нива. Просто обикновено изпълнението на инструкциите на първото лице или на цялото висше ръководство на организацията е поставено под контрол, а службата DOW се занимава с това. А инструкциите на мениджъри от по-нисък ранг - ръководители на отдели, като правило, се обработват от служители на същите отдели, отговорни за офис работата в тях.

Изглежда, че в текста на резолюция или административен документ вече трябва да бъде ясно и недвусмислено формулирано:

● самата поръчка,

● дата на падежа,

● конкретен изпълнител.

Ако поне едно от тези условия не е изпълнено (което се случва), е необходим отделен служител, който може ясно да преформулира изискванията на мениджърите и, ако е необходимо, да ги раздели на по-малки, но с ясно определени изпълнители.

При формулирането на инструкциите е препоръчително да се придържате към следните прости правила: формулировката трябва да бъде кратка, сбита, да изключва доколкото е възможно неяснотата на тълкуването и да има ясно дефиниран и измерим резултат. Всичко това ще ви позволи да не губите време за допълнителни уточнения на поръчката. От друга страна, това дава на изпълнителя цел, а на автора на заданието - увереността, че резултатът от действията на изпълнителя ще се очаква.

Ето примери за неясни формулировки и съответните им правилни текстови структури:

При установяване на контрол върху изпълнението на инструкциите в организацията документите започват да се променят доста скоро: вместо общи изисквания се появяват кратки и пълни инструкции с конкретен изпълнител, краен срок и очакван резултат. Това значително повишава ефективността на управлението на компанията, което се отбелязва почти веднага както от нейното ръководство, така и от собствениците.

Краен срок за изпълнение на поръчката

Сроковете за изпълнение на поръчките в организацията обикновено се определят от главния автор, създал поръчката. В някои случаи срокът за изпълнение на инструкциите може да бъде определен с местен акт на организацията или външен регулаторен документ.

Цитат тук регулиране на моделавзаимодействия федерални органи Изпълнителна власт:

Фрагмент от документа

Одобрен е модел за регулиране на взаимодействието между федералните органи на изпълнителната власт. Постановление на правителството на Руската федерация № 30 от 19 януари 2005 г., изменено от 21 февруари 2008 г. Поръчката подлежи на изпълнение в посочения в нея срок. Ако за краен срок е определен период от време, за начало се счита датата на подписване на инструкцията. Поръчка, съдържаща индикация "спешно", подлежи на изпълнение в 3-дневен срок. Индикацията "своевременно" предвижда 10-дневен срок за изпълнение на поръчката. Ако срокът за изпълнение не е посочен в заповедта, тя подлежи на изпълнение в срок до 1 месец от датата на подписването й (до съответната дата на следващия месец, а ако няма такава дата в следващия месец, после преди последен денмесеци). Ако последният ден от срока за изпълнение на разпореждане се пада на неработен ден, то подлежи на изпълнение в предходния работен ден.

За да се подобри системата за управление на организацията, има смисъл поръчките, които са поставени под контрол, да уеднаквят сроковете за изпълнение - да ги приведат в единна база, установена в организацията. Първоначално такова решение трябва да бъде документирано в местен акт, например в Инструкциите за работа в офиса. Промяната на крайния срок също трябва да е възможна само в случаите, документирани в местните актове на организацията. И разбира се, въведената система за изчисляване на термините трябва да отговаря на здравия разум. В крайна сметка е трудно да се намери по-демотивиращ фактор за изпълнителя от невъзможна задача.

Нека да дадем примери за няколко формулировки на поръчки и да обясним коя дата за всяка от тях ще се счита за последна дата за навременното изпълнение на поръчката. Това е много важно, т.к Често има объркване по този въпрос.

Доста често срещана ситуация е, когато един лидер поверява изпълнението на задача на друг мениджър от по-ниско ниво и той, по свое усмотрение, понижава поръчката още един "етаж по-долу". Така поръчката минава през ръцете на няколко лидера, преди да стигне до крайния изпълнител. Вярно е, слизайки по тази стълба, задачата може да се „разклони“ на няколко „подзадачи“, изпълнявани от различни хора в различни дати. Тази система се нарича създаване на "вложен ред".

При формулиране"вложени" поръчки, важно е да се постави временен резерв. По отношение на поръчката "родител", тя трябва да бъде най-малко 1 до 3 работни дни. Препоръчително е да избягвате твърде много „гнездене“ на инструкции, като изключите от веригата онези лидери, които само „предават щафетата“. Ако има изпълнител, който отговаря за изпълнението на цялата поръчка като цяло, той се нарича „отговорен изпълнител”.

Като пример, когато крайният срок за изпълнение на заповед е регламентиран от външен регулаторен документ, ще цитираме Федерален закон № 59-FZ „За реда за разглеждане на жалбите на гражданите в Руската федерация“. Според този документ максимален срокразглеждането на писмено заявление на гражданин на Руската федерация е 30 дни и започва да се разглежда от момента на регистрация на такъв документ (законът отпуска 3 дни за тази процедура от момента на получаване на заявлението).

Ако гражданин например се нуждае от съдействието на местната власт за упражняване на правата си, тогава периодът, който е необходим за това, често надхвърля 1 месец. При такава ситуация на заявителя се изпраща писмен отговор в едномесечен срок, който не решава въпроса му по същество, но ясно описва процедурата за по-нататъшно съдействие на органа. В същия орган инструкцията, съставена въз основа на разглеждането на такава жалба, трябва да бъде поставена под работен контрол с редовен доклад за развитието на ситуацията до ръководителя - автора на инструкцията.

Често се случва гражданите да адресират жалбите си неправилно. И тогава адресатът не ги разглежда, а ги препраща на този орган или официаленкойто има юрисдикция по въпроса. Законът предвижда това в 7-дневен срок от датата на регистриране на жалбата. В този случай гражданинът се уведомява за такова пренасочване. И, между другото, законът изрично забранява изпращането на жалби за разглеждане до този орган или това длъжностно лице, чието решение или действие (бездействие) се обжалва.

Процедура за контрол на изпълнението на поръчката

Сега, разполагайки с основната информация за подготовката на инструкциите, е необходимо да разгледаме подробно самата процедура за наблюдение на изпълнението на инструкциите.

Имайте предвид, че в конкретна компания може да се извършва работа по контрол на изпълнението на поръчките:

● ръчно с използване на файл с регистрационни и контролни карти (RCC);

● в системата електронно управление на документи, където съставът на информацията, записана в „електронните карти“ остава същият, но много операции за уведомяване на изпълнителите и генериране на отчети за изпълнителската дисциплина се извършват автоматично;

● все още има междинен вариант, когато възможностите на MS Excel се използват за улесняване на работата - поставените под контрол инструкции са описани в табличен вид, в който след това можете да филтрирате информация по изпълнители, срокове и т.н. Вижте .

На етап „Поставяне на контрол“ служителят регистрира поръчката. Ако се съдържа в документа, тогава върху него се поставя отпечатък на печата „K“ или „Control“ или същото се изписва с ярка писалка, възможно е също просто да преместите документа в папката на контролираните инструкции.

Изпълнителят, получавайки заповед,трябва да се запознае с него и преди изтичане на срока, посочен в заповедта, да изпълни поставените в нея задачи. Ако изпълнителят трябва да прехвърли работата, която да бъде извършена от други служители, подчинени на него, тогава той създава поръчки от по-ниско ниво, както обсъдихме по-рано.

Ако изпълнителят осъзнае, че срокът не отговаря на възможността да изпълни посочените задачи навреме, той моли ръководителя, издал заповедта, да отложи датата на изпълнение. В друг случай, ако изпълнителят знае, че изпълнението на поръчката е извън неговата компетентност и сфера на отговорност, той може да подаде молба за пълна или частична анулиране на поръчката.

Ако мениджърът реши да отложи или отмени заданието, той информира за това лицето, отговорно за контрола на времето. При всички случаи исканията на изпълнителя за отлагане или отмяна на възлагането трябва да се подават до управителя преди датата на изтичане на крайния срок за възлагането.

« Контрол върху изпълнението на указанията по същество» обикновено се извършва от служител, който е достатъчно компетентен да оцени релевантността на постигнатия резултат от изпълнението на поставената в заданието задача. Такъв контрол може да бъде иницииран от компетентно лице при получаване на отчета за изпълнението и може да бъде завършен или чрез оттегляне от контрол, или връщане за преразглеждане.

Процедурата „Отстраняване от контрол” на поръчката се извършва от служителя, който е наблюдавал изпълнението на поръчката по същество, както и в случай, че управителят удовлетвори искането за премахване на поръчката изцяло.

Като част от сцената Контрол на срока за изпълнение» Специализиран служител контролира времето за изпълнение на всички активни, тоест текущи поръчки едновременно (ако такава работа в организацията се извършва ръчно или с помощта на MS Excel, тогава това обикновено се прави от секретаря на автора на поръчката или служители на службата DOW). В момента по-голямата част от тази работа може да се извършва от системи за електронно управление на документи, информиращи изпълнителите за крайните срокове за приключване на изпълнението на инструкциите. Информирането е предупреждение за прекъсване за всички инструкции, които не са премахнати от контрол (вижте Пример 4).

Натоварването на отделния изпълнител непрекъснато се увеличава и в резултат на това дисциплината на изпълнение на служителите започва да пада поради елементарна забрава. Периодичното информиране на служителите, например седмично, ви позволява ясно да разберете обхвата на задачите, които трябва да бъдат изпълнени, и да се ориентирате във времето за отчитане.

Информационен листможе да бъде или кратка (виж), или по-пълна, със състава на информацията, която е представена в таблицата от. Между другото, ако в такава таблица на MS Excel филтрираме поръчки за конкретен изпълнител с празен знак за изпълнение, тогава чрез отпечатване на резултата просто ще получим друга версия на информационния лист за изпълнителя.

Ако такива листове се генерират от EDMS, тогава е удобно да се включи колона в табличен вид с броя дни, оставащи до края на крайния срок. Класирането на поръчките по срок на валидност също е много удобно - това позволява на изпълнителя да се ориентира по-бързо и да управлява собственото си работно време по-ефективно.

Отчитане на дисциплината на изпълнение

Някои организации практикуват междинно отчитане на изпълнителите. Ако е необходимо редовно да се следи хода на изпълнение на особено важни инструкции, техните автори добавят към текста на инструкцията информация за необходимостта от периодично, например седмично отчитане, което трябва да се предоставя през целия период на изпълнение. Междинният отчет за изпълнението обикновено се изготвя в свободна писмена форма или под формата на меморандум. Тези отчети могат да бъдат изготвени от:

● самият изпълнител

● подчинен секретар,

● служител, отговарящ за дисциплината на изпълнение във фирмата.

За наблюдение на нивото на дисциплина на изпълнение в организацията, периодично или по искане на ръководството, се изготвят няколко вида отчети, които могат да се отнасят до дисциплината на изпълнение:

● индивидуален изпълнителен директор;

● специфична единица

● организацията като цяло;

● инструкции, издадени от определен ръководител и др.

За управление под формата на статистическо обобщение информацията се обобщаваза доставени, изпълнени, както и за прехвърляне в друг отчетен период инструкции. За да се даде възможност за по-ефективно управление на дисциплината на изпълнение, се използват различни модели на отчитане. Представени са варианти на отчетни форми в и по мнение на Е. Каменева.

Тъй като такива отчети се изготвят както за организацията като цяло, така и за нейните подразделения в частност, в секцията изпълнители са включени само онези длъжностни лица, на които ръководителят дава инструкции директно. Например за генералния директор това ще бъдат неговите заместници и ръководители на дейности, докато за началника на отдел това ще бъдат началниците на отдели и евентуално сектори.

Дори ако организацията няма пълноценна автоматизация на работния процес чрез EDMS, такъв документ е доста удобен за компилиране и поддържане в системата за електронни таблици Microsoft Excel или OpenOffice.org Calc. Тези системи имат до голяма степен сходен интерфейс и функционалност, те могат да помогнат за автоматизиране на счетоводството и изграждане на отчетност в малка и средна компания. Основното нещо е ясно да знаете какво точно трябва да получите на изхода.

Мнение

Разгледахме въпросите за пускане и извеждане на поръчки от контрол, както и методиката за изпълнение на инструкциите и отчитане за наблюдение на тяхното изпълнение. Предложените в статията модели на директивно управление ще помогнат за по-ясно и по-прозрачно управление на организацията.

Ритъм модерен животдиктува необходимостта от постоянно търсене на нови начини за решаване на проблемите, принуждава ни да бъдем гъвкави, приспособявайки се към неистов ритъм. Ето защо нова идеология на организацията на труда, основана на ефективно използванемодерни онлайн инструменти. Когато служителите са по-малко вероятно да са на работното място, са в командировки, на срещи с клиенти и могат да използват възможността да работят от вкъщи от време на време, овладяването на такива инструменти става необходимо. Пълният или частичен преход към онлайн методи на работа поставя високи изисквания към управленската и информационната инфраструктура на компанията. Необходима е прозрачност на времето и задачите на служителите, които прекарват значителна част от времето си извън офиса.

Първата стъпка за създаване на ефективна "дистанционна" управленска структура е въвеждането на контрол върху указанията на ръководителя. Ако не можем да контролираме ефективността на даден служител чрез физическото му присъствие в офиса, трябва да се научим да правим това чрез резултатите от изпълнението на възложените задачи.

Да поговорим веднага. В големите и средни корпорации "контрол на поръчките" обикновено означава доста тежка система на работния процес, която работи с поръчки, решения на борда и т.н. По правило тази система ви позволява да контролирате само най-големите, мащабни поръчки на първите лица на организацията, като напълно оставяте зад кулисите текущата работа, която се състои от много малки, но важни задачи.

По-нататък говорим за контрол на оперативни, ежедневни задачи и задачи, които всеки висш мениджър има от няколко десетки до няколкостотин, като много от тях далеч не са толкова мащабни, че да претоварват с тях бюрократичната система за управление на документи. , а някои от тях по принцип ги няма - например контрол на необходимите ежедневни дейности на доставчици, журналисти, клиенти и други външни контрагенти на компанията.

Случай от нечий живот. Авторът на диагностична среща с член на борда на една от най-големите руски енергийни корпорации задава въпроса: „Как контролирате поръчките си“? (разбира се, има мощна система за управление на документи в компанията). „Виждате ли листовки на стената - разпечатки от Word? Това са протоколите от заседанията на борда. Жълтият маркер подчертава това, което се отнася до моите отдели, т.е. всъщност инструкциите на борда към мен. „Добре, как контролирате задачите си, които изпълнявате въз основа на линиите, подчертани с маркер?“ „Тук имам пакет стикери на масата. Вярно е, че расте по-бързо, отколкото аз го контролирам, така че дъното на опаковката редовно трябва да се изпраща до шредера ... "

Три седмици по-късно топ мениджърът беше настроен със система за наблюдение на оперативните задачи в Outlook (фиг. 1), като по всяко време му даваше информация за избрания аспект: проекти, срещи, подчинени и т.н. Освен това основната рутинна работа по въвеждането и актуализирането на инструкциите беше извършена от секретаря, а ръководителят използва резултата.

Снимка 1

Заповеди на главния изпълнителен директор, подбор по отдел

Оценете ефективността.Случвало ли ви се е да се събуждате в неделя в провинцията с мисълта „Петров ли забрави да изпрати… съгласен… подпис“? Или, виждайки Петров в коридора, си спомняте, че трябваше да направи нещо вчера? Една от най-сериозните причини за стрес, изгаряне по време на работа, синдром на хронична умора е прекомерната натовареност на мениджъра с много проблеми, чувство на постоянно безпокойство, че част от работата може да не бъде свършена навреме или изобщо да не се свърши. Елиминирането на този постоянен стрес, което се постига чрез контрол на поръчките, е много трудно да се измери в пари. Здравето и удоволствието от всеки момент от живота са безценни.

Принципи на системата за управление

Принципите на системата за контрол на поръчките са много прости.

• Материализиране на всички поръчки на ръководителя в едно хранилище.В повечето случаи Outlook е най-лесното и удобно хранилище за използване. Предимствата му са световният стандарт "де факто"; запознаване с него (поне като програма за поща) на огромното мнозинство настоящи и бъдещи служители на организацията; унифициран контрол на инструкциите с електронна поща, календари и контакти; абсолютна взаимосвързаност с външния свят (все по-често виждам как срещите и задачите чрез Outlook „вървят“ между компаниите, а не само в рамките на компанията). Понякога удобно хранилище за поръчки е SharePoint, което ще бъде обсъдено по-долу.
• „Тематични селекции“ в различни управленски ситуации.Общувайки с подчинен, мениджърът може да получи селекция от задачи за подчинения с едно щракване на мишката; провеждане на среща по планиране на проекта – избор на задачи за проекта; по време на телефонен разговор (или скайп сесия) с клон – по клон и др. В Outlook тази възможност се предоставя чрез задаване на така наречените "персонализирани изгледи".
• Редовен превантивен контрол.Задачата трябва да се напомня на подчинените предварително и многократно, за да се гарантира, че е изпълнена навреме. Постепенно системата за контрол ще повиши дисциплината на изпълнение и ще намали нуждата от такива напомняния. Също така е полезно за мениджъра да разбере предварително, в хода на задачата, нейното текущо състояние, възможни проблемии т.н.

Ако мениджърът има секретарка, значителна сума техническа работаможе да му се делегира. Как точно поръчките от мениджъра стигат до секретаря (чрез Outlook, с диктофон, формуляр за контрол на поръчки и т.н.) е отделен въпрос, който трябва да бъде изяснен при настройката на контрола на поръчките.

Има презентация за клиент - строителна компания, работеща в един от сибирските градове на Русия. Нашият консултант пита: "Моля, запомнете случая, когато липсата на система за контрол на поръчките доведе до загуби за компанията." изпълнителен директор: "Лесно! Преди месец поради факта, че няколко задачи в рамките на компанията не бяха изпълнени навреме, ние наехме паркинга късно и бяхме принудени да даваме на клиентите отстъпки от цената на паркоместа. Общите загуби са около 600 хиляди рубли, за нашата малка компания това е много сериозна сума.

Още един пример. В телекомуникационна компания охладителната система на центъра за данни забрави да поръча комплекти за подмяна на климатици, които технически трябва да се сменят на всеки три месеца. Един служител е забравил да го направи, друг е забравил да го провери. В резултат на това, поради липса на комплект на стойност няколкостотин долара, климатик, струващ десетки хиляди долари, се провали. Добре е, че центрът за данни първоначално е проектиран с резерв и повредата на един климатик не е повлияла на работата на цялата система. В противен случай загубите щяха да ескалират: заради климатика сървърите щяха да се повредят, работата на работещите на тях програми щеше да спре и т.н. Като цяло конят куца, командирът е убит, битката е загубена, „защото в ковачницата нямаше пирон“.

Опростете отчитането и увеличете мотивацията

Много полезна функция е автоматичното генериране на официални корпоративни отчети от Outlook – планове, отчети за изпълнени задачи, протоколи от срещи и т.н. За съжаление, това не е вградена функция на Outlook, а макро добавка, разработена от нашата компания. Неговата настройка е включена в общия списък на заданията при настройка на контрол на поръчките.

Пример от практиката на клиентите. Един от резервите за ефективност, посочени по време на диагностиката от членове на борда на Байкалската банка на Сбербанк на Русия, беше дългото формиране на протоколи след срещи, което може да отнеме няколко дни (изясняване на формулировката, срокове и т.н.), което забави изпълнението на задачите.

В хода на настройката за контрол на инструкциите беше приет и включен в регламента следният модел на действия: инструкциите се създават по време на срещата веднага в Outlook от секретаря на борда, а прозорецът на Outlook се показва на големия екран , всеки може да види формулировката, сроковете, отговорните лица и може да направи свои собствени разяснения. В края на срещата, протоколът от официалния формат, приет от банката (фиг. 2) на бланки Wordсе създава автоматично от Outlook, подписва се и има "силата на закона".

Фигура 2

Пример за експортиране на инструкции от Outlook в документ с официален формат

Възможността за създаване на официални документи от задачи на Outlook спестява десетки и стотици човекочасове време, като същевременно прави отчитането по-подходящо и адекватно. Той също така ви позволява да свържете системата за контрол на поръчките с KPI (ключови показатели за ефективност) на служителите и отделите, система за мотивация и система за планиране.

За председателя на управителния съвет на една от руските банки беше разработена система за контрол на поръчките, която даде възможност да се изгражда рейтинг за представяне на служителите на месечна база, като се използва експортиране на поръчки в Excel и автоматизиран анализ на управление (като се вземе предвид "тежестта" на поръчката, забавяне на изпълнението и др.). Системата се оказа толкова проста и прозрачна, че след известно време елементи на паричната мотивация бяха обвързани с този рейтинг - част от тримесечния бонус на служителя започна да зависи от коефициента на изпълнение на инструкциите.

Календари на служителите и проследяване на времето

Всяко „онлайн“ и „отдалеченост“ в работата на компанията изисква много благоговейно отношение към отчитането на времето и резултатите. Ако физически не можем да се видим през работния ден, трябва да се научим да поставяме точно задачите и правилно да оценяваме разходите за труд.

Този контрол е много важен и изобщо не защото хората са злодеи и търсят начини да избегнат работата. Всички сме несъвършени, имаме нужда от „реквизит“, който да ни помага да работим ефективно, да преодоляваме собствения си мързел.

Въпросът с прозрачното и управляемо поставяне на задачите се решава с помощта на контрола на поръчката, за който вече говорихме. Въпросът с прозрачността и управляемостта на времето се решава с помощта на корпоративен стандарт за планиране в календари.

Принципите на този стандарт са доста прости:

• Всички мениджъри и служители планират времето си (срещи и големи „бюджетирани“ задачи) изключително в календари на Outlook, без „хартии“, стикери и т.н. не е позволено; поканата за срещата се извършва само през Outlook, без телефонни обаждания и имейли.
• Календарите, с изключение на срещите, маркирани с квадратче „частно“, са достъпни за колеги в съответствие с корпоративната политика, уреждаща кой и чии календари може да вижда, редактира, насрочва срещите в тях директно и т.н.
• При поддържане на календари се използва единен стандарт за въвеждане на информация: цветово кодиране на срещите, ключови думи в заглавията, използване на прикачени файлове (дневен ред на срещата, указания за външна среща и др.).

Такава система дава значително увеличение на управляемостта за мениджърите и лекота на работа - за всеки. Винаги можете да видите кой какво планира да направи и къде се намира. Когато свиквате среща, можете лесно да включите календарите на хората, от които се нуждаете, и да изберете най-много удобно време(Outlook дори има функция, която улеснява намирането на точното време; Фигура 3).

Фигура 3

Колективна работа с календари

В същото време не става дума за тотален контрол: в съответствие с принципите на управление на времето, до 30-40% от работния ден (тази цифра може да варира за различните позиции) се оставя за работа с неочаквани задачи.

Ако е необходимо, стандартът за корпоративно планиране на времето може да включва такива полезни опции:

• Свързване на график в календари с мобилни устройства– смартфони, комуникатори и др. Когато сте на среща извън обекта, вие въвеждате тази среща в смартфона си - и след няколко минути тя вече е в календара на вашия сървър, всички служители виждат най-новата и актуална версия на вашия график. И обратното, ако някой от офиса ви изпрати покана за среща, след минута вече ще я видите на вашия смартфон.
• Свързване на планирането и отчитането.Благодарение на експортирането на ангажименти от календара в Word или Excel, можете да генерирате седмични или месечни отчети, отчети за проекти, буквално с натискане на бутон (фиг. 4). Хубавото е, че създаването на отчети не изисква "драскане", разход на време и усилия на служителите. В редица компании например месечните отчети на консултантите по проекти се създават за една-две минути, което е напълно официални документиот които зависят заплатите.

Фигура 4

Доклад за поръчка

Година след завършването на проекта попитахме ръководителя, директора по развитие на сибирската производствено-търговска компания: „Сега, година по-късно, когато сертификатите за приемане и благодарствените писма отдавна са подписани, какъв е истинският „сух“ остатък"?"

В тази компания, при въвеждането на управление на времето, акцентът беше поставен върху календарите. Отговорът на мениджъра беше: „Знаеш ли, помня времената, когато живеехме без мобилни телефони. Трябваше да се разбере, че Коля сега посещава Федя и тъй като Федя няма стационарен телефон, трябва да се обадите на съседа му и да го помолите да се обади на Коля на телефона ... Спомням си нашия живот без общи календари, прозрачни и разбираемо, както животът без мобилен телефон. Всички онези дневници, документи, безкрайни обаждания за уговорка на среща, още повече обаждания за пренасрочване на среща, припокривания и несъответствия в срещите... Като цяло животът без корпоративен стандарт за планиране е като живота без мобилен телефон. Теоретично възможно, практически – изключително неудобно и неефективно.”

Оценете ефективността.Въвеждането на корпоративен стандарт за планиране и бюджетиране на времето помага да се освободи в графика на всеки мениджър, в зависимост от позицията, около три до шест часа седмично, които се изразходват за непродуктивни разходи при планиране и организиране на срещи, което е еквивалентно на около 10% от заплатата. В същото време повишаването на ефективността на управлението поради прозрачността на разходите за време и труд варира от 10 до 25%.

Като начало нека си припомним правилата за наблюдение на изпълнението на инструкциите, които по-късно ще започнем да автоматизираме, използвайки стандартните функции на MS Excel.

Разпределете контрол по съществото на решаването на проблемите и контрол върху времето за изпълнение на задачите.

контрол по същество

Контролът по същество е оценка на това колко правилно, успешно, напълно проблемът е решен. Такъв контрол се осъществява от ръководителя (на институция или отдел) или специално упълномощено лице. Мениджърите носят отговорност за правилното и навременно разрешаване на проблемите, отразени в документите. структурни подразделенияи служители, на които е поверено изпълнението на документа. Изпълнителят обикновено е:

• посочено в резолюцията на ръководителя върху документа (например във входящото писмо, в изявлението на служителя) или
• той е написан директно в текста на инструкцията (обикновено в заповедта / протокола, отделните инструкции се съставят под формата на независими параграфи от текста и се формулират така, че веднага да е ясно какво, на кого и кога трябва да се направи ; съответно всеки елемент се поставя под контрол поотделно - задачата/инструкцията),
• когато изпълнителят не е пряко посочен, той се определя в съответствие с разпределението на отговорностите в организацията.

Ако в резолюцията/инструкцията на ръководителя са посочени няколко изпълнители, лицето, посочено първо в резолюцията, отговаря за изпълнението на документа/инструкцията и съответно организира неговото изпълнение.

Инструкциите могат да следват от текста на документа или да са „независими“, т.е. без документи и все пак подлежащи на контрол върху изпълнението им. Ако инструкцията е създадена на базата на документ, тя съдържа връзка към документната база (вижте попълването на първите четири колони в таблицата на фигура 1). Заповедите се издават от ръководители на всички нива. Кои документи/заповеди обаче да постави под контрол всяка организация решава сама. Обикновено това са всички заповеди на ръководителя на организацията и неговите заместници. Колкото по-голям е броят на документите в организацията, толкова по-важно е да се рационализира работата по наблюдението на изпълнението на документи и толкова по-селективно организацията подхожда към решаването на въпроса „какво ще контролираме“ - важна е златната среда тук. Така че изпълнението на инструкциите на първото лице обикновено се поставя под контрол, с това се занимава службата на предучилищното образователно заведение или секретарят.

Заповедите трябва да бъдат ясно и недвусмислено формулирани:

• самата поръчка;
• срок на изпълнение;
• изпълнител (възможно е изпълнението на поръчката от няколко лица, след което едно се назначава за отговорен изпълнител, а останалите се считат за съизпълнители).

При съставянето на инструкциите е желателно да се придържате към прости правила: формулировката трябва да бъде кратка, сбита, да изключва неяснота на тълкуването и да има ясно дефиниран и измерим резултат.

Докато поръчката се изпълнява, са възможни следните действия:

• авторът може да промени срока за изпълнение на заданието;
• авторът може да смени отговорния изпълнител на заданието;
• изпълнителите създават отчети за резултатите от изпълнението;
• авторът има възможност да върне заповедта за преработка или да одобри резултата от изпълнението.

Ако задачата е била разделена между съизпълнители, тогава отчетите за тяхното изпълнение се получават от отговорния изпълнител. Той е този, който формира окончателния единичен доклад от името и го изпраща на автора.

Контрол върху сроковете

Контролът върху времето за изпълнение на документи / поръчки се осъществява от службата за управление на документи (DOE), а в малка организация - от секретаря.

Технологията за наблюдение на времето на изпълнение може да бъде разделена на следните процедури:

• фиксиране на всички поставени под контрол документи, инструкции, инструкции, задачи на ръководството;
• проверка на навременната доставка на документа на изпълнителя;
• коригиране на данни за контролирани документи при промяна на сроковете за изпълнение, документът се прехвърля от изпълнител на изпълнител, от поделение на поделение (записваме това в полето „Статус на изпълнение”, виж Фигура 1);
• напомняне на изпълнителите и ръководителите на отдели за наличие на неизпълнени документи и инструкции;
• информиране на ръководителите (отделения и организации) за състоянието и хода на изпълнение на документи;
• въвеждане на данни за изпълнение на документи;
• анализ на състоянието на нещата и нивото на изпълнителската дисциплина в организацията като цяло, по структурни подразделения, специалисти, видове документи и други аспекти.

Сроковедокументи могат да бъдат определени:

Както виждате, срокът за изпълнение на поръчката обикновено се определя от нейния автор. В същото време се приема, че инструкциите, съдържащи индикация "спешно"са дължими до 3 дни. Индикацията "своевременно" предвижда 1-дневен срок за изпълнение на поръчката. Ако срокът не е посочен в заповедта, подлежи на изпълнение в срок до 1 месец от датата на подписването му (до съответната дата на следващия месец, а ако няма такава в следващия месец, то до последния ден на месеца ). Ако последният ден от срока за изпълнение на разпореждане се пада на неработен ден, то подлежи на изпълнение в предходния работен ден.

За документи, съдържащи сложна задача, могат да се определят дълги срокове (няколко месеца, шест месеца, една година). В такъв случай е необходимо Разделете задачата на етапи и контролирайте изпълнението на задачата на етапи.

Контролът на времето може да включва:

• текущ контрол,
• предпазни и
• окончателен контрол.

Основните видове контрол са текущ и превантивен.

Под текущ контролразбират ежедневната подготовка на информация за документи, които изтичат днес. Текущият контрол се осъществява чрез ежедневна проверка на хода на документа и напомняне на изпълнителя за изтичането на срока и необходимостта от завършване на работата по документа. Отговорен за наблюдението на изпълнението (в малка фирма - секретарят) ежедневно, като правило, в началото на работния ден, идентифицира и съставя списък с документи, които изтичат днес.

Текущият контрол помага да се планира работата за деня. Веднага показва какви въпроси трябва да бъдат завършени днес (решаване на проблем на среща, подписване на документ, изпращане на факс и т.н.). Следователно контролът върху времето на изпълнение на документи е функция, която задължително е предвидена в описание на работатаглавен секретар. Всеки ден, идентифицирайки документи, които трябва да изтекат, секретарят открива възможността за своевременно разрешаване на проблема и в случай на неспазване на сроковете докладва на управителя за това.

По време на превантивен контролсъставят се обобщения и се предупреждават изпълнителите за документи, които изтичат след 2-3 дни (ние в нашата организация правим това за 4 календарни дни). И тогава служителят все още има време да разреши проблема навреме.

Позицията на контрол е много важна. Само ориентацията на контрола да се помогне на служителите, а не да се идентифицират недостатъците, желанието да се помогне, да се напомни, а не да се осъди, може да осигури най-голяма ефективност на службата за контрол.

Систематична проверка на изпълнението, умело и правилно извършена от служител, който тактично напомня, че документът е необходим навреме, че просперитетът на компанията зависи от навременното разрешаване на проблема и т.н., подчертава необходимостта този служители неговите усилия. Освен това „досие на срок“ помага при планирането на работния ден на мениджъра, тъй като отразява дейностите и задачите за дадена дата.

Ако при получаване на документа или в хода на неговото изпълнение от изпълнителя стане ясно, че е невъзможно да се изпълни своевременно, това се съобщава на управителя (автора на такава поръчка), който има право да отложи изпълнението на документа. Ако лидерът удължава срока, секретарят, в съответствие с неговите указания, влиза в регистрационната форма нов срокекзекуция.

Въпросът за отлагане на сроковете за изпълнение на документа трябва да бъде повдигнат не по-късно от 1 ден преди изтичането на ключовата дата. Отлагане на крайния срок задна датане е разрешено и като правило е невъзможно по принцип в автоматизираните системи.

За документи с дълъг (няколко месеца) срок на изпълнение, междинните етапи на изпълнение могат да бъдат контролирани с въвеждане на информация за хода на изпълнението (правим това в полето „Статус на изпълнение” на регистрационната карта на документа).

Често решаването на въпроса изисква последователна работа по документа от няколко изпълнители или съгласуване на документа с няколко отдела. В тези случаи трябва да се контролира продължителността на документа при всеки изпълнител. При прехвърляне на документ трябва да се регистрира фактът на прехвърлянето. Обикновено регистрацията се извършва от секретаря на звеното, което прехвърля документа. Отразяваме движението на документа и датата на прехвърлянето му в полето "Състояние на изпълнение".

Когато има документи с изтекъл сроксписъкът им се разпечатва същия ден и се докладва на ръководителя.

Ако правото на регистриране на документи може да бъде предоставено на широк кръг служители, тогава промените, отразяващи напредъка на неговото изпълнение, като правило, се извършват само от един отговорен служител: помощник-секретарят или специалист на предучилищното образователно заведение.

Премахване на документ от контролсе извършва само след пълното изпълнение на документа: изпълнение на резолюцията на ръководителя, подготовка на документ за отговор, получаване на отговор на изходящ документили друго документирано потвърждение на факта на изпълнение. Резултатът от изпълнението на документа трябва да бъде записан в регистрационната карта (например „изпратена е покана“, „изпратено е писмо от ... No ...“ и т.н.). Регистрационната карта съдържа и информация за датата на изпълнение на документа и посочва номера на делото по номенклатурата, в която е заведен изпълненият документ.

ДА СЕ окончателен контролсе отнасят аналитична работада обобщи дисциплината на изпълнение и резултатите от работата на служителите на звеното или организацията като цяло. Окончателният контрол се извършва от служителите (службата), отговорни за наблюдението на изпълнението, или от секретаря на организацията с определена честота (седмично, месечно, тримесечно). Резултатите от последващия контрол се отразяват в крайните количествени и списъчни обобщения на състоянието на изпълнение на задачите (контролирани документи). Това позволява на ръководството да знае какво прави този или онзи служител (отдел) и как вървят нещата в определена област на дейност (решаване на конкретен проблем).

Окончателният контрол в задължителна комбинация с превантивен контрол е стимулиращ фактор за подобряване на дисциплината на служителите.

Пример за контрол на поръчката с помощта на MS Excel

Сега нека покажем какво може да се автоматизира с помощта на стандартните функции на MS Excel. За да започнете, отворете нова книга MS Excel и създайте таблица в негос полетата/колони/графики, показани на Фигура 1. Това е основната таблица, която показва информация за времевия контрол на изпълнение на поръчките в нашата организация.

След това в отделна клетка поставете формулата, така че когато отворите този лист на MS Excel над таблицата, винаги се показва текущата дата(обозначен с номер 1 на фигура 1). Тогава ще ни е от полза в ежедневната ни работа с масата. Можете да направите това по два начина:

Фигура 2

Свиване на шоуто

В тази таблица можете да филтрирате редове (т.е. контролирани поръчки) според различни критерии. Но за това трябва да активирате филтъра:

Фигура 3

Бутон за активиране на филтъра на екрана в MS Excel 2007 и 2010

Свиване на шоуто

Фигура 4

Критерии за филтриране на редове в таблицата по съдържание на колони в MS Excel 2007 и 2010

Свиване на шоуто

Показаните по-горе критерии за филтриране се появиха в резултат на щракване върху сивия квадратен бутон за извикване на филтъра в колоната „Изпълнители“ (маркирана с цифрата 1). Клетките на тази колона са запълнени с текст, така че програмата ни предложи следните опции за избор:

2 - първо, можем да филтрираме един или повече изпълнители, оставяйки само "кърлежи" върху тях; можем също да избираме само празни редове, оставяйки „отметка“ само в последния елемент от списъка; ако оставим „отметката“ в позиция „Избор на всички“, тогава няма да има филтриране по този критерий (това сега е показано на фигурата);

3 - второ, можете да филтрирате по текста, съдържащ се в клетките на колоната, но този критерий е по-подходящ при работа с колоната " Резюме» документ и др. Например, ако не помним точно заглавието, но помним ключова дума, който трябва да бъде в него, тогава трябва да изберете елемента "съдържа ..." и да въведете тази дума без нейния край, след което в резултат на филтъра ще останат само редове, които имат думата, която въведохме с различни окончания в " Резюме" полето ще остане на екрана.

Можете да премахнете филтъра, като изберете командата със същото име - обозначена с числото 6. Ако сте филтрирали редове, като зададете различни критерии за избор в няколко колони, тогава еднократна селекция на тази команда ще премахне филтъра само в колоната, в която сте изберете такава команда, докато останалите филтри в другите колони ще останат валидни - всеки от тях трябва да бъде премахнат поотделно. В тези колони, в които филтърът е активиран, бутонът за извикване на филтър променя изображението си на активиран бутон за филтър .

Ако колоната, по чието съдържание искаме да филтрираме редовете на таблицата, е изпълнена с дати, тогава вместо текстов филтър програмата ще ни предложи друг - специален за дати - обозначен с числото 4: можем да избираме не само конкретна дата, но също така по-късно или по-рано от някаква дата, или ограничен период от време, вчера, днес или утре и т.н.

Нашата таблица има 3 колони с дати.

Числовият филтър (обозначен с числото 5) е специално изострен за работа с колони, чието съдържание е числа (в нашия случай това е регистрационен номердокумент).

Фигура 5

Критерии за филтриране на редове в таблицата по съдържание на колони в MS Excel 2003

Свиване на шоуто

В MS Excel 2003 филтърът по съдържание на колона се извиква от същия екранен бутон, както в по-късните версии на програмата, но в резултат на натискането му се отваря един общ списък, за да изберете конкретна стойност на клетка или да зададете по-сложно условие за филтриране , който вече е персонализиран за текст, дата или число - стартира се в отделен прозорец на екрана след избиране на елемента "(Условие...)" в списъка.

Фигури 4 и 5 ясно показват По какви критерии сега можем да филтрирамередове на таблица в MS Excel от различни версии. Ще можем да филтрираме инструкции по изпълнители, техните автори, условия, данни от контролирани документи и всякаква друга информация, въведена в електронната таблица. Освен това ще бъде възможно да се филтрира едновременно по няколко критерия, например:

• за кои указания срокът за изпълнение изтича днес за конкретен изпълнител:
  в колоната „Изпълнители“ изберете необходимия служител (вижте номер 2 на фигура 4), а в колоната „Дата на падежа“ филтрирайте редовете, чиято дата отговаря на критерия „днес“ (номер 4 на същата фигура) или
• на когото лидерът, който избрахме, даде инструкции този месец:
  в колона „Автор на поръчката“ избираме анализирания от нас мениджър (номер 2 на фигура 4), а в колоната „Срок на падежа“ филтрираме датите, попадащи под критерия „Този ​​месец“ (номер 4), и т.н.

И сега ще ви научим как можете да конфигурирате програмата така, че когато отворите файл автоматично получават информация за това кои поръчки трябва да бъдат изпълнени, например след 4 днида уведоми изпълнителите предварително. За да направите това, ние предвидихме наличието в таблицата на специална колона, която нарекохме „Период на изпращане“. Сега нека го настроим:

• изберете клетка I6 (в първия ред на персонализираната колона) и въведете знака „=“ в нея;
• щракнете с "мишката" върху съседната клетка J6 (в същия ред, но в колоната "Due date") и ще видите, че тя е включена във формулата за изчисляване на съдържанието на клетка I6;
• след това продължете да маркирате формулата, като напишете "-4" от клавиатурата;
• това завършва попълването на формулата (текущото й състояние винаги може да се види в лентата с формули, разположена над листа на Excel, вижте фиг. символ 1 на фигура 7, получаваме "=j6-4"). Сега натиснете на клавиатурата Въведете- и резултатът от изчислението на вградената формула ще се появи в клетката на таблицата;
• след това формулата може да бъде копирана в следващите редове на таблицата и след това в колоната „Период на изпращане“ датата винаги ще бъде 4 дни по-рано, отколкото в колоната „Due date“: посочете с „мишката“ до долния десен ъгъл на клетка I6 (с показалеца "мишка" трябва да бъде под формата на черен удебелен кръст), натиснете левия бутон на "мишката" и, без да го пускате, го плъзнете надолу до края на колоната, след това пуснете бутона. В колона I ще видите датите на всички необходими предупреждения (номер 2 на Фигура 7);
• след това можете да направите така, че в колоната "Условия за изпращане" клетките с текущите автоматично да се оцветяват в цвят, т.е. днешните дати (1 октомври това ще бъде една клетка, а 2 октомври - вече други и т.н.). За да направите това, трябва да използвате функцията за условно форматиране. В MS Excel 2007 или 2010 това се прави по следния начин:
  • изберете всички клетки от таблицата на колоната "Период на изпращане", разположена под "заглавката";
  • щракнете върху бутона Условно форматиранев група Стиловераздел У дома(Вижте фигура 6), изберете команда Правила за избор на клеткии в панела, който се отваря отляво или отдясно, изберете командата дата на. Ще се отвори диалогов прозорец със същото име, в който има два списъка (Фигура 8): в лявата трябва да изберете позицията днес, а отдясно - начин за форматиране на клетки, които отговарят на това условие, напр. Светлочервен запълване и тъмночервен текст. Следващо щракване Добре.

Фигура 8 показва как изглежда готовата таблица с условно форматиране. Като отвори тази таблица, например на 13.08.2012 г., специалистът може лесно да определи кои известия се изпращат.

Можете да предвидите наличието на последната „техническа“ колона в таблицата, във всеки ред трябва да поставите числото 1. След това, когато филтрирате по един или повече критерии, винаги бързо ще преброите броя на филтрираните редове. За да направите това, изберете останалите клетки на екрана с мишката в тази колона - MS Excel ще изчисли сумата от техните стойности​​​и ще я запише в долния референтен ред под листа на Excel.

Фигура 6

Условно форматиране

Свиване на шоуто

Условията за изпълнение на документите могат да се тълкуват по различни начини. Например от кой момент да започне изчисляването на срока (от датата на издаване на заповедта или деня, следващ нея)? Трябва ли да се изчислява в календарни или работни дни? Какво ще кажете за документите, които се дължат през почивните дни? Ами ако изобщо няма краен срок? На всички тези въпроси са дадени подробни отговори, много е обяснено с примери (общо 16) в статията „Как да определим сроковете? » на стр. 12 на сп. No8" 2011г

Нереалистично е да се контролира изпълнението на всички документи на организацията. Следователно ще ви помогнат препоръки за определяне на списъка с документи, подлежащи на контрол на изпълнението. Ще научите какви срокове обикновено се задават и как се прави това, както и как могат да се контролират устните нареждания. Вижте статията „Какво ще контролираме? » на стр. 30 на сп. No7" 2011г

Както знаете, функционалността на асистент или личен асистент (каквото и да се нарича тази позиция работна книжка) в различните компании варира в зависимост от спецификата и размера на организацията, корпоративната култура, възприета в компанията, и личността на лидера. Има обаче отговорности, без които всеки личен асистент просто не може, независимо къде работи. Сред тях - контролът на изпълнението на поръчките.

В много организации проблем е неизпълнението на инструкциите и липсата на контрол върху навременното им изпълнение, т.нар. "бутилно място" (от англ. гърло на бутилка- гърло на бутилка), т.е. сериозна пречка, която значително забавя бизнес процесите на компанията. Тук много зависи от асистента! Не всичко обаче е толкова очевидно, колкото изглежда на пръв поглед. Често се сблъскваме със ситуации, когато незаменим помощник внезапно се разболя или отиде на почивка или за известно време в командировка, а по време на отсъствието му ... работата спря, заданията не бяха фиксирани, сроковете бяха пропуснати, отговорните бяха неизвестни. По правило това говори не толкова за необходимостта на служителя, колкото за липсата на система. Така че задачата на асистента е да изгради точно системата за наблюдение на изпълнението на инструкциите. А системата, както знаете, до голяма степен е в състояние да поддържа работата си сама. И не можете да го направите сами! Но нека се справим с всичко по ред.

Контрол и неговите видове

Слонът, както се казва, трябва да се яде на части. И нека започнем с терминологията.

Контроле сравнение на плана с действителното състояние на нещата. Контролът разкрива дори малки отклонения от планираните резултати и действия на хората и прави възможно промяната на ситуацията.

Има следните видове контрол:

1. Предварителен. Извършва се от ръководителя преди действителното започване на работа от името. Предварителният контрол се използва, като се вземат предвид човешки, материални и финансови ресурси, т.е., преди да даде заповед за работа, ръководителят трябва да се увери, че изпълнителят разполага с ресурси да го изпълни.

2. Концептуални (входящи).Използва се за изясняване на:

Знае ли изпълнителят, че има задание;

Как е разбрал задачата този, който ще го реши;

Как точно ще го направи.

Този вид контрол се извършва от асистент на ръководителя и веднага след извършване на заданието. Целта е да се провери разбирането от изпълнителя на същността на заданието и навременността на неговото изпълнение. На този етап задачата на асистента е да привлече вниманието на изпълнителя към наличието на заданието, сроковете и приоритета на задачата, за да се увери, че заданието е прието за работа. В същото време асистентът трябва да „открои“ спешни и важни задачи (помнете матрицата на Айзенхауер), например, както следва: „Моля, обърнете внимание на факта, че тази задача е важна и спешна!“ Тази вълшебна фраза, произнесена навреме, ще помогне да се избегнат много недоразумения и непростима загуба на време - недопустимо е процесът на класиране на задачите по приоритети да протече, тъй като мнението на изпълнителите не винаги съвпада с мнението на управителя. Не забравяйте, че това, което е очевидно за вас, може да не е така за другите хора.

3. Текущи (междинен, контрол на процеса).Целта е да се оцени текущият процес на дейност: как се извършва работата, какво вече е направено, какви трудности са възникнали. Този вид контрол се извършва от асистент, когато работата вече е в ход, но крайният срок за изпълнение на заданието все още не е настъпил. Задачата на контрола е своевременно да идентифицира отклоненията, които възникват в хода на работата, да информира мениджъра за тях за възможно коригиране на посочените параметри. Текущият контрол се основава на обратна връзка.

4. Финал (финален, контрол на резултата).Използва се за оценка дали целта е постигната до дадена дата.

Получените действителни резултати се сравняват с установените по-рано. Въпреки факта, че е твърде късно да се намесва в работата на този етап, този контрол е необходим. Показва какви резултати са постигнали изпълнителите, разкрива пропуски и недостатъци в работата. Помага да се извлекат уроци за бъдещето. По правило на този етап лидерът и асистентът работят заедно, т.к. квалификацията на асистента може да не е достатъчна, за да се определи пълнотата и коректността на изпълнението на заданието.

Какво и как да се контролира

Разпределението на отговорността за осигуряване на контрол в ключови области зависи от размера на организацията:

На контрол	Размер на компанията	Отговоренза осигуряване на контрол
Норми и законови изисквания	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Адвокат, счетоводител правно обслужване, счетоводство Правна служба и ръководители на направления
Заповеди на лидера	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Главен секретар Помощник управител Асистент и ръководители на направления
Изисквания на местните нормативни документи	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Главен секретар Помощник управител Линия на бизнес лидери
Отделни заповеди на ръководителя	До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Главен секретар Помощник управител
Получени поръчки от корпоративния център	До 1500 души До 2500 души Повече от 2500 души	Помощник управител Помощник-управител и секретариат Управление на казуси

"Контрол" и "мониторинг" са две различни неща!

За да разберете най-накрая какво е какво, трябва да обърнете внимание на друг термин, който често се среща в съвременния мениджмънт - "мониторинг". Често в литературата понятията "контрол" и "мониторинг" се използват като идентични, но това са коренно различни неща! За да се приложи систематичен подход към управлението на изпълнението на инструкциите, тази разлика трябва да се разбере. Ако наблюдениеслед това следи параметрите на обект с фиксиране и записване на данни контроле наблюдение със задължителна въздействие върху обектав случай, че стойностите на параметрите са извън диапазона. По отношение на заданията това означава, че асистентът трябва да има инструмент за наблюдение, т.е. поддържа определена база данни, в която фиксира поръчки, срокове, отговорни лица и статус на изпълнение (завършен/незавършен). За да се изгради ефективна система за контрол обаче, не е достатъчно само да се води статистика – контролът предполага активно управление на ситуацията, коригиране и влияние, т.е. целенасочено съзнателно въздействие с цел постигане на положителна динамика в изпълнителската дисциплина.

Как да гарантираме, че поръчките се изпълняват?

За да бъдат изпълнени инструкциите, е необходим интегриран подход за решаване на този проблем. Системата за контрол на изпълнението на поръчки ще работи при спазване на следните принципи:

1) Висок приоритет от ръководството.Мениджърът трябва да демонстрира, че стриктното спазване на неговите инструкции е важно за него и за компанията.

2) Съвместно обсъждане на подходи за решаване на проблема.За да се отчетат всички рискове и да се разгледа комплексно въпроса, е необходимо в дискусията да се включат всички участници в процеса - както ръководителят, който дава указания, така и асистентът, който ги ръководи, и ръководителите, които ще бъдат пряко отговорни за екзекуция. Споразуменията трябва да се отнасят преди всичко до методите за получаване на информация за инструкцията и сроковете, формата на отчета за изпълнението, процедурата за отлагане на сроковете и подходите за награждаване или наказание в случай на неизпълнение на инструкциите. Мениджърът също трябва да информира подчинените си за правомощията на асистента по отношение на наблюдението на изпълнението на инструкциите (ако сте нов човек в екипа и все още не сте успели да спечелите авторитет, попитайте вашия мениджър за това сами).

3) Информиране на всички служители на фирмата за внедряване на система за наблюдение на изпълнението на поръчките.Необходимо е да се осигури прозрачност на подходите, т.е. правилата трябва да бъдат формализирани в местния регулаторен документ на компанията.

4) Последователност и редовност.Дисциплината на изпълнението ще се повиши, ако служителите са сигурни, че всяка задача е записана, че всяко задание трябва да бъде отчетено, нито едно от тях няма да бъде пропуснато или забравено и неизбежно ще последва наказание за неизпълнение на инструкциите на ръководството. (Незабавно си струва да се обмисли процедурата за информиране, тъй като инструкциите може да не са изпълними априори или да имат основателни причини да не ги изпълнят навреме. Всеки такъв случай трябва да се разглежда индивидуално.)

Прилича на задача за, казвате. Отчасти е така. Каква е ролята на асистента? Помощник е точно същият служител на компанията, който трябва да информира мениджъра, че проблемът съществува, че носи специфични рискове, че се опитвате да държите „ръка на пулса“ (и досега това до голяма степен се дължи на личните ви качества), но системата за липса рано или късно ще се почувства и ви тревожи.

Основното нещо - не забравяйте да кажете, че имате конкретно предложение как да организирате система за управление (тоест не трябва да бъде просто проблем, поднесен на сребърна чиния, а проблем и решения).

Дори ако ти нов служителкомпания, не се страхувайте да се свържете с ръководителя с подобно предложение. Ако до момента във вашата компания не се е случило нищо фатално поради неизпълнена / просрочена / неотчетена поръчка, вашият мениджър все пак няма да остави предложението ви да остане незабелязано. Може би в цялата компания няма повече заинтересован човек да реши този проблем.

Значението на ефективната комуникация

Да приемем, че вашето предложение е прието: мениджърът очерта важността на задачата, обяви вашата роля в този процес, одобри местния нормативен документрегулиране на процеса се информират всички служители на фирмата. Какво следва? Публикуваният документ рискува да остане бездушен лист хартия, ако се откажете на този етап. Как да накарам всичко да работи?

Отговорът се крие преди всичко в ефективните комуникационни умения на асистента. Да, това е същата фраза, която толкова често виждаме в автобиографиите за административни позиции. Наличието на такива умения е жизненоважно за асистент. В тесен смисъл, по отношение на контрола на изпълнението на инструкциите, ефективната комуникация е начин за бързо прехвърляне на информация без изкривяване и получаване на обратна връзка за правилното разбиране на „съобщението“.

Ефективната комуникация се изгражда:

Ефективно или неефективно?

Неефективната комуникация е спор с другите, насочени към защита на вашите цели и планове. Това означава, че има победители и губещи. Този стил на "комуникация" е категоричен: има "правилно" и "грешно", "победа" и "поражение", "добро" и "лошо", без да се вземат предвид междинните състояния. Има само едно правилно мнение, така че можем да пренебрегнем възгледите и преживяванията на хора, които са способни да обогатят познанията ни за света и да формират цялостна картина. Вместо това ние непрекъснато защитаваме нашите тесни възгледи. Пауза в конфликта се счита за успех, когато защитникът временно се оттегли. В резултат на това разногласията водят до съпротива, загуба на ефективност на екипа и дори саботаж, докато се установи баланс на силата и уважението.

Ефективната комуникация от своя страна цели да разбере възгледите, чувствата и мненията на другите. Когато две страни се слушат, и двете печелят. Взаимното разбиране и уважение стават в основата на сътрудничеството, взаимозависимостта и лоялността. Успехът се постига, ако всяка страна каже: „Да, това имах предвид. Разбираш ли ме".

Ефективната комуникация, разбира се, е необходима за успешното изпълнение на целите на организацията. Изкривените, неправилно тълкувани съобщения често причиняват поражение на големи компании, армии и народи.

Ефективните комуникационни умения позволяват на противоположностите да съществуват съвместно - това е най-високата способност да разберете различна гледна точка и да намерите компромис. Защо да спорим кой е прав и кой крив? Целта на ефективната комуникация е да се изградят и поддържат взаимноизгодни и следователно трайни работни взаимоотношения.

В контекста на наблюдение на изпълнението на инструкциите асистентът трябва да покаже ефективни комуникационни уменияна всички етапи от инструкциите за "пътуване":

1) Свържете се с мениджъра при поръчване на задачи.Задачата на асистента е правилно да фиксира реда, опитвайки се да се придържа към всяка конкретна схема за поставяне на цели, например SMART. Това ще позволи на подчинените да разберат какво се изисква от тях. Формулировката на поръчката трябва да бъде ясна, в устна форма (отговор на въпроса: какво да се направи?), поръчката трябва да има определен краен срок, за всяка поръчка трябва да се посочи отговорен изпълнител.

След като поръчката е правилно записана, асистентът трябва да се увери, че няма неточности, да представи окончателния вариант на протокола или регистъра на поръчките на мениджъра за одобрение или устно да попита отново: „Разбрах ли те правилно? Иванов И.И. трябва да разработи и представи за одобрение график за изпълнение на проекта до 11 май 2015 г.?“

Какво станаУМНИ?

УМНИе мнемонично съкращение, използвано в управлението и управлението на проекти за дефиниране на цели и поставяне на задачи.
Целта или целта, поставена според критериите SMART, има следните характеристики:
. С- конкретно (конкретно) - ясно, точно, ясно описано;
. М- измерим (измерим) - с установени показатели за изпълнение, по които може да се разбере, че целта е постигната. Те могат да бъдат както количествени, така и качествени. Без тези критерии е почти невъзможно да се оцени изпълнението на заданието;
. А- постижим (постижим) - реалистичен, но изискващ известно усилие, който служи като допълнителен мотивиращ фактор;
. Р- релевантни (релевантни) - съвпадащи с по-широките цели на отдела, организацията;
. т- ограничен във времето (ограничен във времето) - трябва да бъде дефиниран сроковепостигане на целта.

2) Взаимодействие с изпълнители при прехвърляне на поръчки на работа.Основната задача на този етап е да се гарантира, че изпълнителят е информиран за заданието и го приема за работа. Ако организацията е малка, тогава асистентът или секретарят се свързва директно с изпълнителите чрез електронна пощаили по телефона. В големите организации подобно взаимодействие е трудно осъществимо, така че асистентът прехвърля поръчката и директно взаимодейства със заместник-ръководителите на организацията, а при прехвърляне на поръчки се прилага каскадният принцип, например: ЕЕдиректор на отделЕНачалник на отделЕпряк изпълнител.

3) Информацията за изпълнението на поръчката се предава по обратния път: генерален мениджър/асБзаместник генерален директорБдиректор на отделБНачалник на отделБпряк изпълнител.

Помощникът играе ролята на посредник при предаването на информация за поръчката. В същото време, за да се намали времето за прехвърляне на данни към асистента, препоръчително е да се предвиди използването на информационен ресурс, който ви позволява да публикувате обобщена информация за инструкциите в публичното пространство, например на вътрешен корпоративен портал на организацията, където всеки служител може онлайн да види какви инструкции има и да изпрати коментари до асистента.

4) При извършване на междинен контрол е необходимо да се изясни прогнозата от изпълнителя:дали е навреме или в хода на изпълнение се оказа, че обемът на работата е по-голям от очакваното, или ресурсите на изпълнителя не са достатъчни и е необходимо привличане на служители от други структурни поделения, т.к. Задачата се оказа многофункционална. Помощникът трябва да поддържа непрекъснат конструктивен диалог с отговорния ръководител/изпълнител, за да получи бърза и достоверна информация за хода на изпълнението, а в случай на сериозни проблеми да информира мениджъра за това, докато нещо все още може да се коригира. В същото време не бива да отивате твърде далеч и да се натрапвате, да пречите на изпълнителя и да го разсейвате по дреболии. Всички участници в процеса трябва ясно да разберат, че имат общи целии уважавайте работата на другия. За да направите това, съгласете се за приемлив формат за комуникация.

5) При получаване на информация за изпълнението на заданието асистентът, заедно с ръководителя, оценява пълнотата на представените данни и взема решение за приемане на заданието или връщането му за преработка. ОТНОСНО решениеасистентът трябва да уведоми изпълнителя.

6) При генериране на аналитични отчети.Строгото счетоводство предполага редовно отчитане и анализ на базата на статистически данни. С определена честота, например веднъж месечно, асистентът трябва да анализира натрупаните статистически данни за заданията и да генерира отчет за дисциплината на изпълнение (фиг. 1). Такъв отчет може да съдържа информация за това колко поръчки са били общо, колко от тях са изпълнени навреме /закъснели/неизпълнени, кои звена са лидери и кои са антилидери по отношение на навременното изпълнение на инструкциите на главата. Мениджърът може да се разпорежда с тази информация по своя преценка. Желателно е обаче подходът към наградите и наказанията да бъде предвидим и еднакъв за всички.

Ориз. един

Импровизирани инструменти в арсенала на асистента

Има много такива инструменти, но е важно да се спазва основният принцип - всички инструкции на ръководителя трябва да бъдат материализирани, въведени в едно хранилищекъдето е възможно редовно да се следи изпълнението на инструкциите в съответствие с техния приоритет.

Идеалното техническо изпълнение е Microsoft Outlook, защото съдържа гъвкави конфигурационни механизми за т.нар. „персонализирани изгледи“. В допълнение към стандартните изгледи „По изпълнители“, „По категории“, „По срокове“, можете да конфигурирате всякакви други – „По фабрики“, „По комисии“, „Само просрочени задачи, крайният срок за които е изтекъл от 5 до преди 20 дни" и т.н. Веднъж конфигуриран, изгледът става достъпен в бъдеще с едно щракване на мишката. Няма да се спираме на това подробно, т.к. поредица от статии вече са посветени на този инструмент.

Понякога такава система се конфигурира въз основа на системи за електронно управление на документи, например Lotus Notes, Documentum или Directum, където ключовата информация за поръчката се записва в картата за регистрация и контрол (RCC). Въпреки това, EDMS е скъпа програма, която не всички организации могат да си позволят.

Един от най-универсалните и достъпни инструменти за наблюдение на изпълнението на инструкциите е Microsoft превъзхождам. Тази програма може да се използва като допълнение към съществуващите, ако работите в голяма компанияи като самостоятелен инструмент. Красотата на това е, че въз основа на това техническо решение можете да създавате единична основаданни за инструкции с гъвкави настройки на полета и филтри по ваша преценка. Такъв консолидиран регистър на инструкциите може да бъде публикуван и всеки служител може да изясни формулировката, сроковете и да проследи статуса на своите инструкции. Първо трябва да се конфигурира ограничени праваза да редактирате файла, за да избегнете случайно повреждане или изтриване на данни.

В MS Excel можете не само да въвеждате инструкции ръчно, както в случая на устни инструкции от ръководителя, но и да качвате инструкции от EDMS (ако това са инструкции от протоколи или инструкции, идващи отвън, например искания от регулаторни органи или власти държавна властили корпоративен център).

Като зададете полетата по определен начин, можете да зададете цветово кодиране в колоната "Статус на изпълнение на поръчката". Например поръчка, която все още не е изтекла, автоматично ще бъде маркирана в синьо; инструкция, изпълнена навреме - зелено (за това датите в полето "Драй за изпълнение" и "Действително изпълнение" трябва да съвпадат); инструкция, за която срокът за изпълнение е изтекъл, но не е получена отметката за получаване на отчета за изпълнение, автоматично ще се изведе като неизпълнена и е маркирана в червено.

Настройване на регистъра на поръчките вГОСПОЖИЦА превъзхождам

Полетата в системния регистър се конфигурират чрез записване на макрос. За такава фина настройка е най-добре да включите IT специалист.

Ако няма IT специалист и нямате умения за програмиране, можете да използвате друг по-опростен и достъпен начин.

Можете сами да персонализирате клетките на таблицата, като използвате функции за условно форматиране.

За да зададете запълването на клетката, изберете клетката в таблицата, за която ще зададем форматирането (в нашия случай това е клетката г10 ), в раздела У дома - Условно форматиране, в предложеното контекстно меню - Създаване на правило(фиг. 2).

Ориз. 3

В лентата с формули на диалоговия прозорец под името трябва да посочите правило, което ще се счита за вярно (фиг. 4).

Ориз. 4

За нашия регистър ще е необходимо последователно да конфигурирате четири правила за една и съща клетка г10 , а след това „разтягат“ действието им до цялата колона г.

• За да посочите неизпълнена поръчка, настройте правило 1.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа Форматиранеизберете цвят на запълване. Първото правило ще бъде червено.

След това въведете следното описание на правилото в лентата с формули: =АКО(Ф10>0; Ф10<СЕГОДНЯ();"") (фиг. 5). Това означава, че при условие че клетката Ф10 датата на падежа е посочена и вече е изтекла, клетката автоматично ще стане червена.

Ориз. пет

Натиснете клавишаОДА СЕ.

• За да посочите задание, което е в ход, настройте правило 2.Повтаряме последователността от действия, описана по-горе: изберете клетка г10 , отидете на Условно форматиране, избирам Създаване на правилоИ Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате.

В вече познатия диалогов прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа Форматиранеизберете различен цвят на запълване. Второто правило ще съответства на синьото.

=АКО(F10>0;F10>ДНЕС();""). Това означава, че ако клетката Ф10 датата на падежа е посочена и все още не е пристигнала, клетката автоматично се оцветява в синьо.

Натиснете клавиша ОДА СЕ.

• За да посочите задача, която е изпълнена навреме, задайте правило 3.Отново повтаряме описаната по-горе последователност от действия, само този път в диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа Форматиранеизбирам зелен цвятпопълва, за да покаже, че поръчката е изпълнена стриктно навреме или предсрочно.

Въведете описанието на правилото в лентата с формули: =АКО(F10>0,АКО(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Така че, ако клетката Ф10 г10 е посочен срокът за реално изпълнение, който съвпада със срока Ф10 или я предхожда, клетка г10 автоматично ще стане зелено.

Натиснете клавиша ОДА СЕ.

• И накрая, за да посочим задание, което е завършено по-късно от посочения краен срок, ние задаваме правило 4.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа Форматиранеизберете жълт цвят за запълване, за да посочите, че поръчката е изпълнена късно.

Въведете следното правило в лентата с формули: =АКО(F10>0,АКО(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Това означава, че ако клетката Ф10 е посочен срокът за изпълнение, а в кел г10 е посочена датата на реално изпълнение, която е по-късна от датата Ф10 , след това клетката г10 автоматично ще стане жълт.

Веднъж в клетка г10 и четирите правила са конфигурирани, ние „разтягаме“ дадената формула надолу по цялата колона ги го попълнете с действителните дати на изпълнение на инструкциите. Клетките автоматично ще бъдат оцветени в определената палитра.

Следващата стъпка е настройка за визуализация, т.е. диаграми, за по-визуално възприемане на картината според изпълнителската дисциплина.

За да изградим диаграма, се нуждаем от количествени данни, т.е. броя на всички инструкции и всеки тип поотделно. Следователно е необходима междинна настройка. Можем да изведем количествени данни в легендата, където те автоматично ще бъдат въведени от нашата таблица (легендата може да бъде поставена на същия лист, например над таблицата).

За да събирате статистически данни, трябва да попълните една от клетките на таблицата, например съседната клетка Х10 , по следния начин:

1. Изберете клетка Х10 , в горната част на лентата с формули щракнете върху иконата fx Функция за вмъкване, изберете категорията " логично», « АКО».

Пишем следното правило в горния ред на формулите: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (фиг. 6).

Ориз. 6

Разтегнете правилото, посочено в клетката Х10 , надолу по цялата колона Х(фиг. 7).

Ориз. 7

След това колона Хможе да бъде скрит, оставяйки видима само необходимата информация в регистъра.

• Настройка на легендата.За да получите данни от колона Хпопаднали в легендата и били показани в нея в количествен вид, трябва да настроите клетките на легендата, както следва:

1. Задайте правилото на клетката г3 : изберете тази клетка, в лентата с формули щракнете върху иконата fx Функция за вмъкване, изберете типа функции " статистически», « COUNTIF».

2. След това пишем следното в лентата с формули: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(фиг. 8).

Ориз. 8

3. "Разтегнете" формулата от клетката г3 преди г6 съответно.

Можете също да настроите визуализация и да качвате данни за поръчки за даден период от време под формата на диаграма.

• ОТсъздаване на диаграма.За да направите това, отидете на раздела Вмъкванеи изберете диаграма, като кръгова диаграма, след като изберете диапазона клеткиот г3 преди г6 (фиг. 9).

Ориз. девет

Вмъкваме диаграмата и оцветяваме нейните сегменти в цветовете за запълване, които сме избрали, като избираме сегмента и извикаме съответното контекстно меню с десния бутон на мишката (там всичко е интуитивно). Нашият регистър е готов (фиг. 10).

Ориз. 10

И накрая

Доста трудно е да се създаде ефективна система за наблюдение на изпълнението на инструкциите - необходимо е да се вземат предвид много различни аспекти и характеристики, които могат да бъдат уникални за различните организации. Не е лесно, но не забравяйте, че всяка гатанка има решение. Когато съм изправен пред трудна задача, която на пръв поглед няма решение, винаги си спомням гатанката на Б. Вербер:

„Как да свържете тези девет точки с четири линии, без да вдигате писалката от хартията?

Често не можем да намерим решение, защото умът ни е заключен в областта на чертежа. Но никъде не е казано, че е невъзможно да се премине отвъд него.

Има решение:

Морално: за да разбере системата, човек трябва... да излезе от нея.

Има много начини за организиране на ефективна система за наблюдение на изпълнението на инструкциите. Основното е да намерите точно този, който най-органично ще се впише в работата на вашата и вашата компания, да усещате мярката във всичко и да не прекрачвате границата, отвъд която идва маниакалният хиперконтрол.

M.A. Сучкова, помощник на генералния директор на ЗАО Рязанска нефтопреработваща компания (дъщерно дружество на ОАО НК-Роснефт)

Документопоток и инструкции - това са двете основни щепсела в работата на всяка компания. Осигуряването на приличен контрол върху изпълнението на инструкциите е трудно, но възможно. Същото важи и за съхранението на документи – всеки на мястото си. Мислиш ли, че е приказка? Съвсем не, а името на тази истинска история е LeaderTask.

Как да организираме контрол на поръчката

Първо, нека дефинираме основните въпроси за организиране на контрол на поръчките:

1. Как да разберете на кой етап е изпълнението на вашата поръчка?
2. Как да предотвратим игнорирането на поръчки?
3. Как да проверите резултата от възложената задача?

Всички отговори могат да бъдат намерени в програма LeaderTask. Благодарение на разработената система от поръчки, нито една от вашите задачи няма да изчезне от полезрението. Запишете всички служители в програмата и дайте писмени инструкции от всякакъв мащаб - до глобален проект.

Когато изпратите поръчката си на един от подчинените, неговият аватар срещу името на задачата ще стане прозрачен - това означава, че поръчката вече е доставена, но все още не е прочетена. Веднага щом служител отвори задача от вас, неговият аватар в програмата ще придобие стандартен цвят. Така изявления като „ Не видях ” просто ще бъде неподходящо.

Служител също няма да може да пропусне вашата задача - освен ако, разбира се, не зададете краен срок за решаване на задачата. Той ще се появи в списъка със задачи на вашия подчинен, а програмният навигатор ще покаже вашето име с броя на възложените задачи.

Ако задачата не е изпълнена до крайния срок, на следващия ден тя ще се появи в списъка ви със задачи и можете да попитате изпълнителя каква е причината за забавянето. Можете също да попитате във вградения чат, който се появява за всяка задача, след като е създадена.

Така всички ваши поръчки ще бъдат изпълнени безотказно и нито една от тях няма да бъде загубена. LeaderTask ще ви помогне с организацията на контрол върху изпълнението на инструкциите на 100%. За повече информация как да разберете дали дадена поръчка е прочетена, можете да гледате във видеото по-долу:

А какво ще кажете за документи от името? Как да осигурим пълен контрол върху изпълнението на документи и инструкции?

Работа с документи в LeaderTask

Всички файлове и документи за конкретна задача се съхраняват вътре в тази задача. Това могат да бъдат файлове на Microsoft Office, снимки, видеоклипове и др.

Например задачата е да създадете графика за нов сайт - да прикачите всички необходими файлове към заданието или проекта. Само тези служители, на които разрешите, ще имат достъп до тях. Така поверителна информация никога няма да попадне в ръцете на неоторизирани лица - това е изключено!

Малко хора знаят, но вътре в LeaderTask можете също да създавате свои собствени документи - бележки с форматиране точно в желаната задача. За да направите това, намерете подходящия бутон в необходимата задача и създайте документи с произволно съдържание в прозореца, който се отваря.

Как визуално да подчертаем важни и спешни задачи и документи?

Разработчици на софтуеросигури всичко необходимо за визуална работа със задачи – цветове, етикети, подзадачи и много други. Например, ако една от вашите задачи е спешна, създайте етикет със същото име и го прикачете към желаната задача. Служителят ще го види в известието и списъка със задачи и незабавно ще започне изпълнението му.

Лесен лайфхак от самите нас- добавете клауза към фирмените правила, че поръчките със съответните етикети трябва да се изпълняват първо, като всички останали случаи се отлагат за по-късно. И по този начин ще можете да изградите цяла система за работа със задачи във вашата организация.

Визуализирайте информацията, подчертайте всички най-важни неща и започнете с изтеглянето на LeaderTask, програма за управление на поръчки.