Ініціювання видачі наказу закінчується. Накази в організації: види та особливості оформлення

На стадії підготовки Наказу виконуються такі операції

• підготовкою проекту Наказу;
• оформлення проекту Наказу.

Підготовку та оформлення проектів Наказів проводять посадові особи – керівники підрозділів (фахівці) за дорученням керівника підприємства.

1. Підготовка проекту Наказу

Під час підготовки проекту Наказу здійснюється вивчення питання та складання тексту проекту Наказу.

Текст Наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині викладають підстави (факти, події, документи та ін.) та дають мотивування мети видання Наказу.

Констатуюча частина Наказу опускається, якщо його розпорядча частина не потребує роз'яснення (тобто причина видання Наказу є очевидною).

Констатуючу частину Наказу відокремлюють від розпорядчого розділового слова "Наказую:", яке друкується на окремому рядку від нульового положення табулятора, великими літерами з двокрапкою, без розрядки та лапок.

У розпорядчій частині Наказу викладають "кому" (виконавцю або структурному підрозділу - відповідальні за виконання), "що зробити" (вказують конкретну роботу), "до якого числа" (терміни її закінчення). Якщо доручення виконавцю дається постійне, термін виконання може бути відсутнім.

Розпорядчу частину тексту Наказу зазвичай ділять на пункти, що нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті вказують особу чи структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням Наказу загалом.

У разі потреби окремим пунктом наприкінці Наказу перераховуються раніше видані документи (Накази, Рішення та ін.) або частини їх, які цим Наказом скасовуються, змінюються або доповнюються.

Окремі завдання (наприклад, завдання, що містить цифрові дані) або які вводяться в дію Наказом нормативні документи(Інструкції, Положення, Правила та ін.), як правило, оформляються у вигляді Додатка до Наказу з посиланням на них у відповідних пунктах Наказу. На першому аркуші Додатка у правому верхньому куті робиться напис: "Додаток до наказу Керівника АТ "ІМ'Я ФІРМИ" від 00.00.00 № 000".

Сторінки Наказу та Додатків нумеруються як єдиний документ.

2. Оформлення проекту Наказу

Оформлення проекту Наказу полягає у проставленні в строго визначених місцях бланка або стандартного аркуша необхідного (визначеного для даного типу документів) набору реквізитів (згідно з ГОСТ 6.38-90). На цій стадії на проекті Наказу проставляються такі реквізити:

• емблема організації;
• код організації з ОКПО;
• код документа щодо ОКУД;
• найменування організації;
• назва виду документа;
• місце складання чи видання;
• заголовок до тексту;
• текст;
• відмітка про наявність програми;
• прізвище виконавця та номер його телефону.

Накази з основної діяльності (перший лист) оформляють, як правило, на Загальному бланку підприємства.

Підписання Наказу

• погодженням проекту Наказу;
• передачею проекту Наказу до служби ДОП;
• перевіркою правильності оформлення проекту Наказу;
• коригуванням проекту Наказу;
• проставлення реквізиту "гриф обмеження доступу до документа";
• підписанням проекту Наказу.

3. Погодження проекту Наказу

Підписання проекту Наказу розпочинається з його погодження. Посадова особа, яка готує проект Наказу, погоджує його з:

• керівниками структурних підрозділів;
• юристом;
• головним бухгалтером;
• іншими заінтересованими посадовими особами.

Таке узгодження оформляється у вигляді проставлення реквізиту "віза" у строго визначеному місці Загального бланкуабо стандартного аркуша, на якому оформлено проект Наказу (далі "на Бланку Наказу"). Якщо за погодженні з'являються зауваження, всі вони вказуються або у самій візі (якщо зауваження коротке), або окремому аркуші з проставленням відповідної позначки на Бланку Наказу ( " Зауваження додаються " поруч із візою). Візи збираються на останньому аркуші проекту Наказу.

4. Передача проекту Наказу до служби ДОП

Після завершення погодження проект Наказу передається Посадовою особою, яка готувала його, до служби ДОП для підписання Керівником підприємства (або його заступником, який має відповідні права - надалі "його заступник").

5. Перевірка правильності оформлення проекту Наказу

Перед передачею проекту Наказу на підпис Керівнику підприємства (його заступнику) співробітник служби ДОП перевіряє правильність його оформлення відповідно до чинних державними стандартамина організаційно-розпорядчу документацію. Неправильно оформлений проект Наказу повертається Посадовій особі, яка готувала його, на доопрацювання.

6. Коригування проекту Наказу

В отриманий від спеціаліста служби ДОП для підписання проект Наказу Керівник підприємства (його заступник) може вносити зміни та доповнення. Такі зміни та доповнення стають невід'ємною частиною проекту Наказу та не порушують його юридичної сили.

7. Проставлення реквізиту "Гриф обмеження доступу до документа"

За наявності у проекті Наказу відомостей, що входять до Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницюпідприємства на проекті Наказу Керівник (його заступник) проставляє реквізит "гриф обмеження доступу до документа".

8. Підписання проекту Наказу

Наказ підписує (проставляє реквізит "підпис" на Бланку Наказу) Керівник підприємства (або його заступник, який має відповідні права). Підписується перший екземпляр Наказу (оригінал). Наказ набирає чинності з його підписання, якщо його тексті не зазначений інший термін.

Реєстрація наказу

На даній стадії виконуються технологічні операції, пов'язані з:

• реєстрацією Наказу;
• проставленням реквізиту "Позначка контролю".

9. Реєстрація Наказу

Повністю підготовлений, оформлений та підписаний Наказ перед передачею його Виконавцю для роботи (виконання) реєструється спеціалістами служби ДНЗ. Реєстрація необхідна для забезпечення збереження документів, їхнього оперативного пошуку, обліку та контролю. Існує кілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована та змішана (у даному матеріаліне будемо зупинятись на їх докладній характеристиці).

Реєстрація Наказу - це фіксація факту його створення шляхом проставлення на ньому реквізитів "індекс" та "дата" (на Бланку Наказу) з наступним записом необхідних відомостейпро Наказ у реєстраційних формах (журналах та/або картках).

Наказ реєструється лише один раз – у день його підписання. Під час передачі зареєстрованого Наказу з одного структурного підрозділу підприємства до іншого він повторно не реєструється.

Реквізит "дата" проставляється на Наказі після його підписання (фахівцями служби ДНЗ).

Реквізит "індекс" Наказу, як правило, є арабськими цифрами без буквених знаків, що проставляються в хронологічному порядку (проста порядкова нумерація) з початку календарного року. Цей реквізит проставляється на Наказі (на Бланку Наказу) спеціалістами відповідних структурних підрозділів (служба ДНЗ, структурний підрозділ, керівник якого готував проект Наказу), залежно від прийнятої на підприємстві форми реєстрації документів.

На Додатках до Наказу індекси не проставляються.

Накази з основної діяльності реєструються в окремих реєстраційних формах (Журнали реєстрації наказів з основної діяльності). Форма журналу реєстрації не регламентована, тобто оптимальний склад та порядок розташування реєстраційних граф (реквізитів) визначається службою ДНЗ підприємства на свій розсуд. Форма та порядок ведення таких журналів закріплюється у розроблюваній підприємством "Інструкції з ведення журналу (карток) реєстрації Наказів з основної діяльності". Як правило, у реєстраційних формах використовуються такі реєстраційні графи:

• індекс та дата;
• автор (розробник);
• хто підписав;
• заголовок та/або короткий зміст;
• додатки;
• резолюція (зміст доручення, виконавець, автор доручення, дата);
• розписка виконавця у отриманні Наказу;
• термін виконання;
• позначка контролю;
• хід виконання;
• відмітка про виконання;
• номер справи;
• перенесення даних на машинний носій

За наявності у Наказі відомостей, що входять до Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, Наказ реєструється у спеціальній обліковій (реєстраційній) формі. Технологія проходження для підприємства документів, містять комерційну таємницю, у цьому матеріалі не розглядаються.

10. Проставлення реквізиту "Позначка контролю"

Реєстрацію Наказу можна як початковий етап контролю над його виконанням. Після вказівки Керівника (його заступника) підприємства про постановку Наказу на контроль спеціаліст служби ДОП проставляє реквізит "позначка про контроль" на лівому полі Наказу навпроти реквізиту "заголовок до тексту" (рідше - навпроти контрольованих пунктів цього Наказу).

Виконання та контроль виконання наказу

На даній стадії виконуються технологічні операції, пов'язані з:

• розмноженням Наказу;
• засвідченням розмножених копій Наказу;
• розсиланням Наказу (копій) виконавцям;
• постановкою наказу на контроль;
• перевіркою своєчасного отримання Наказу (копій) виконавцями;
• виконанням Наказу;
• перевіркою та регулюванням виконання Наказу;
• доповіддю Керівнику підприємства про виконання Наказу;
• погодженням зміни строків та порядку виконання Наказу;
• зміною строків та порядку виконання Наказу;
• завершенням виконання Наказу.

Наказ, підписаний Керівником (його заступником) та зареєстрований спеціалістами служби ДОП, передають зазначеним у ньому Виконавцям під розписку для проведення робіт з його виконання.

11. Розмноження Наказу

Якщо у Наказі зазначено кілька Виконавців, то для забезпечення оперативності виконання Наказу допускається його розмноження у необхідній кількості примірників. Необхідність розмноження Наказу та кількість копій (список розсилки) визначається особою, яка організує його виконання (відповідальним виконавцем). У списку розсилки вказують найменування Наказу, прізвище виконавця, структурний підрозділ, кількість екземплярів, що передаються, дату. Відповідальність за визначення тиражу та правильність складання списку розсилки покладається на посадова особа, що готував цей Наказ.

12. Засвідчення розмножених копій Наказу

Розмножені копії Наказу засвідчуються спеціалістами служби ДОП. Для засвідчення копії Наказу спеціаліст служби ДОП проставляє на Бланку Наказу, на якому оформлена кожна копія Наказу, реквізит "позначка про засвідчення копії".

Усі розмножені та завірені екземпляри Наказу або передаються спеціалістами служби ДОП Відповідальному виконавцю для самостійного розсилання Виконавцям, або фахівці служби ДОП самі роздають їх кожному Виконавцю. Примірники Наказу передають Виконавцям під особистий підпис, який проставляється ними у списку розсилки (зазвичай на зворотному боці останнього аркуша оригіналу Наказу). У першому випадку розписується Відповідальний виконавець із зазначенням кількості одержаних примірників, у другому - розписуються усі Виконавці, які отримали копію Наказу.

Обробка Наказів та передача їх для роботи (виконання) Виконавцям має здійснюватися протягом одного робочого дня з моменту їх надходження після підписання до служби ДОП.

14. Постанова наказу на контроль

Контроль підлягає виконанню всіх зареєстрованих Наказів.

Відповідальним за організацію контролю за виконанням Наказу є Керівник (його заступник) підприємства. Основна мета організації контролю – забезпечення своєчасного та якісного виконання Наказу. Контроль виконання Наказу здійснюють фахівці служби ДНЗ та посадова особа, яка готувала цей Наказ.

Для постановки Наказу на контроль фахівці служби ДНЗ заповнюють відповідні графи у реєстраційних формах (журналах та/або картках).

15. Перевірка своєчасного отримання Наказу (копій) виконавцями

Якщо розсилку Наказу (його копій) Виконавцям здійснював самостійно Відповідальний виконавець, то фахівці служби ДОП повинні перевірити своєчасне отримання Виконавцями для початку проведення робіт з виконання записаних у ньому доручень.

16. Виконання Наказу

Проведення конкретної роботи Виконавцем на виконання доручення (завдання), записаного у Наказі.

17. Перевірка та регулювання виконання Наказу

Відповідальний виконавець самостійно контролює хід виконання Наказу.

Фахівці служби ДОП контролюють термін виконання Наказу. Термін виконання Наказу - це період часу, відведений на виконання Наказу, або календарна дата, до якої призначено виконання. Терміни виконання Наказу можуть бути типовими чи індивідуальними.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної владита управління. На розгляд та звіт про виконання Наказів типовими термінами виконання відводиться 10 днів, якщо термін виконання у Наказі не вказано.

Індивідуальні терміни виконання зазначаються автором Наказу у його тексті або встановлюються Керівником (його заступником) підприємства. Типові та індивідуальні терміни обчислюються в календарних дняхз моменту підписання (набуття чинності) Наказу. Якщо індивідуальний термінВиконання Наказу відрізняється від типового, то терміном виконання вважається індивідуальний термін. При необхідності виконання пунктів Наказу у різні терміни, по кожному пункту встановлюється свій термін виконання.

Контроль ходу виконання Наказу провадиться щодня, якщо до встановленого термінувиконання залишилося від 1 до 5 днів, та двічі протягом строку - якщо до встановленого строку виконання залишилося від 5 до 10 днів.

18. Доповідь Керівнику підприємства про виконання Наказу

Відповідальний виконавець та фахівці служби ДНЗ за результатами контролю інформують Керівника (його заступника) підприємства про хід виконання Наказу, досягнуті результати та обставини, що перешкоджають виконанню Наказу у встановлені терміни.

19. Погодження зміни строків та порядку виконання Наказу

В необхідних випадкахКерівник (його заступник) підприємства та Відповідальний виконавець узгодять зміну строків та порядку виконання Наказу. Підставою для цього є доповідна записка відповідального виконавця з мотивуванням потреб таких змін. Рішення про зміну строків та порядку виконання Наказу відображається у резолюції Керівника (його заступника) підприємства.

Зміна строків та порядку виконання Наказу має бути оформлена не менше ніж за два дні до закінчення строку виконання Наказу.

20. Зміна строків та порядку виконання Наказу

На підставі резолюції Керівника (його заступника) підприємства фахівці служби ДНЗ змінюють строки та порядок виконання Наказу шляхом внесення необхідних коригувань до відповідних граф у реєстраційних формах (журналах та/або картках).

21. Завершення виконання Наказу

Наказ вважається виконаним, якщо фактично проведено передбачені у ньому заходи (виконано конкретне завдання, підготовлено письмову відповідь та ін.) або на його виконання складено інший документ.

Перенесення виконаного наказу у справу

На даній стадії виконуються технологічні операції, пов'язані з:

• поверненням виконаного Наказу до служби ДОП;
• записом про виконання Наказу;
• зняттям виконаного Наказу з контролю та підшивкою його у справу.

22. Повернення виконаного Наказу до служби ДОП

Наказ, зареєстрований спеціалістами служби ДНЗ, після виконання має бути повернутий Відповідальним виконавцем у службу ДНЗ для підшивки у справу (формування справ).

23. Запис про виконання Наказу

Результат виконання Наказу подають у письмовому звіті або зазначають у короткій форміна самому Наказі (Відповідальний виконавець та/або спеціалісти служби ДОП заповнюють на Бланку Наказу поле " Короткі відомостіпро виконання" реквізиту "відмітка про виконання документа та направлення його у справу"). Крім цього, фахівці служби ДОП роблять необхідні позначки (записи) у відповідних графах реєстраційних форм (журналах та/або картках).

24. Зняття виконаного Наказу з контролю та підшивка його у справу

Наказ знімається з контролю після виконання. Якщо потреба у виконанні Наказу відпала, він знімається з контролю особою, яка поставила його на контроль. При цьому фахівці служби ДНЗ роблять необхідні позначки (записи) у відповідних графах реєстраційних форм (журналах та/або картках).

Підшивка Наказу у справу (формування справ) – це угруповання виконаних Наказів у справи відповідно до Номенклатури справ підприємства. Формування справ здійснює спеціаліст служби ДНЗ під безпосереднім контролем Керівника підприємства.

На Бланку Наказу, що підшивається у справу, спеціалісти служби ДНЗ проставляють реквізит "позначка про виконання документа та направлення його у справу" та роблять необхідні позначки (записи) у відповідних графах реєстраційних форм (журналах та/або картках).

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:

• у справу поміщаються лише виконані та правильно оформлені Накази;
• Накази з основної діяльності групуються окремо від Наказів з особового складу;
• у справу групуються, як правило, накази одного року (за винятком перехідних);
• до справи включається один (справжній) примірник Наказу;
• Накази всередині справи розташовуються у нумераційній (за зростанням їх реєстраційних (порядкових) номерів) послідовності;
• Програми (на документі проставлено позначку "Додаток") до Наказу підшиваються у справі разом із відповідним Наказом;
• документи до Наказів групуються та підшиваються окремо та зберігаються в особи, яка готувала їх проекти;
• Накази, що містять відомості, що входять до Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, групуються та підшиваються в окрему справу.

Коли відбушували пристрасті навколо узгодження спірних моментів, коли вивірені всі слова та розділові знаки, коли скріпивши серце юрист схвалив узгоджений усіма проект, коли у керівника нарешті знайшлася пара хвилин для ознайомлення з результатом творчості кращих розумів компанії і він, задоволений цими результатами, розмашисто поставив свій підпис під документом, наказ потрапляє до рук секретаря. З цього моменту вся його подальша доля втрачає будь-яку непередбачуваність чи варіативність. Він пройде суворо встановленим курсом, переживе процедури, заздалегідь передбачені інструкцією з діловодства, що не терпить заперечень, і буде підшитий до побратимів у суворо обумовлену папку. Бо з підписання наказу входять у дію важелі, іменовані «технічний супровід проходження розпорядчого документа».

Реєстрація або створення інформаційно-пошукових систем розпорядчих документів

Підписаний наказ слід реєструвати, тобто. внести до інформаційно-довідкової системи певні відомості про документ: дату, порядковий номер, короткий зміст. Накази щодо основної діяльності реєструють валовою нумерацією протягом календарного року. Довгий час для процесу реєстрації застосовувалися книги обліку пнаказів, які наказувалося прошивати з обов'язковим нумеруванням листів, щоб уникнути будь-яких махінацій.

Проте сьогодні класичні книги поступаються місцем електронним довідникам. Навіть якщо у вас традиційна (рукописна) реєстрація наказів, я рекомендую дублювати облік електронному вигляді, завдяки якому при одночасному натисканні кнопок «CTRL» та «F» можна за лічені хвилини знайти будь-який наказ на будь-який запит, що особливо актуально, коли від секретаря потрібно знайти «якийсь наказ» без вказівки дати, номера, що орієнтовно стосується того чи іншого питання.

Крім того, електронний облік дозволяє легко перетворити інформацію, що вноситься протягом року, у внутрішній опис документів при підготовці наказів до передачі на архівне зберігання.

Багато наказів можуть доповнювати, а також скасовувати повністю або частково дію раніше виданих наказів. Тому крім реквізитів самого наказу в реєстраційну форму слід внести відповідні позначки вже наявні записи (Приклад 1).

Приклад 1

Оформлення облікового запису в журналі реєстрації наказів

			Примітка
		Про склад тарифного комітету	Втратив силу. наказ 45 від 2011
		Про затвердження Положення про архів	Внесені зміни. Див наказ 77 від 2011 року; наказ 104 від 2011
		Про внесення змін № 2 до Положення про архів

Ефективному пошуку наказу у майбутньому також сприяє правильне формування електронних версій документів. Для цього обяжіть всіх виконавців одночасно з паперовим варіантом надсилати вам електронну версію наказу з усіма додатками. Формування електронних папок із наказами здійснюється класично: створюйте різні папки для наказів різних років, а також вкладайте у кожну папку файл із описом наказів.

Зверніть увагу.Привласнюючи назву файлу з електронною версією наказу, суворо дотримуйтесь одного й того самого шаблону. Я рекомендую завжди починати назву файлу з номера наказу. При цьому слідкуйте, щоб номер містив певну кількість цифр: на одну цифру більше, ніж міститься в номері останнього в попередньому році наказу. Наприклад, якщо минулого року номер останнього наказу складався з двох цифр (наприклад, 56), то назви файлів для цього цього наказу повинні містити 2 + 1 цифру, тобто. 001, 016, 089. Якщо минулого року ви зареєстрували останній наказ тризначним числом, то цього року перелік файлів з наказами має виглядати так: 0001, 0016, 0156. В іншому випадку деякі програми можуть відсортувати накази на свій манер, розмістивши після 1 не 2, а 11. При збереженні програм наказу найменування файлу слід починати з номера, аналогічно самому наказу. Наприклад, якщо наказ збережено як «0034.doc», то файл із програмою може виглядати так: «0034 додаток 1.doc» або «0034 інструкція з ВІД.doc». Розшифровувати чи ні зміст наказу чи програми у найменуванні файлу – вирішувати вам.

Крім електронної версії у форматі Word, для зручності в роботі можна зберегти скан-копію наказу у форматі jpg або pdf, що особливо актуально для компаній з широкою регіональною мережею: наявність скан-копії дозволяє відмовитися від відправлення до віддалених підрозділів копій наказів з підписом керівника на паперовий носій. У разі збереження скан-копії для найменування файлу використовуйте назву основного документа. Наприклад, якщо наказ збережено як "0034.doc", його скан-копію слід зберегти як "0034.pdf" або "0034.jpg"

Будь-яка зміна встановленого порядку розташування слів і цифр у найменуванні файлу може призвести до плутанини, що утруднює пошук потрібного документа.

Список файлів з наказами в електронному вигляді за дотримання принципу однаковості наведено в Прикладі 2. Накази розташовані по порядку. Наявність у наказу програми очевидна.

Приклад 2

Список файлів з наказами в електронному вигляді за дотримання принципу однаковості

При недотриманні принципу одноманітності програма неспроможна розсортувати накази порядку (Приклад 3). Програми потрібно шукати по всьому списку. Пошук потрібного документа повному обсязі утруднений.

Приклад 3

Список файлів з наказами в електронному вигляді за недотримання принципу однаковості

Підписаний та зареєстрований наказ, включаючи всі наведені в ньому додатки, необхідно в максимально короткі терміни довести до відома зацікавлених осіб.

Сьогодні все більше компаній переходить на електронний документообіг або використовує ті чи інші технічні засобидля обміну документами, зокрема. для розсилки розпоряджень керівництва, наприклад, електронну пошту, спільний портал і т.д.

Проте є й ті, хто через практику, що склалася, продовжує вивішувати накази на інформаційні стенди або передає виконавцям паперову копію. Вибір форми ознайомлення з розпорядчою документацією залежить від розміру компанії, її територіальної поширеності, навичок керівника тощо. У будь-якому разі форма та порядок розсилки наказів (розпоряджень) мають бути закріплені в інструкції з діловодства та відповідати вимогам доцільності.

Розсилання документа виконавцям здійснюється за списком, підготовленим ініціатором наказу. Такий список повинен містити всіх осіб, які прямо чи опосередковано задіяні у виконанні наказу. Список розсилки, поряд з інформацією про ініціатора та погоджувачів, слід включити до переліку обов'язкових технічних реквізитів під час підготовки документа.

Приклад 4

Зразок оформлення технічної інформації для розпорядчого документа

(Як правило, оформляється на звороті останнього листа розпорядчого документа)

Наказ підготував

Найменування посади особистий підпис І.О.Прізвище

Вн.тел 00-00

УГОДЕНО:

Найменування посади

куратора напряму діяльності,

описуваного у наказі (як правило,

з числа зам.керівника організації) особистий підпис І.О.Прізвище

Головний бухгалтер

(якщо наказ містить фінансові питання) особистий підпис І.О.Прізвище

Спеціаліст юридичної служби особистий підпис І.О.Прізвище

Інші керівники

Із наказом ознайомлені*:

Найменування посади особистий підпис І.О.Прізвище

Наказ розісланийпо електронній пошті: найменування посад, підрозділів

*Допускається оформлення «Листа ознайомлення з наказом» як самостійного документа.

У низці організацій обмежуються фразою «Секретарю довести наказ до відома зацікавлених осіб», що категорично неправильно, т.к. секретар через різні обставини може не знати всіх учасників, задіяних у реалізації тих чи інших бізнес-процесів.

При надсиланні наказу електронною поштою (Приклад 5) зверніть особливу увагу на те, щоб усі файли, що належать до наказу, були прикріплені до електронного повідомлення.

Приклад 5

Надсилання наказу електронною поштою

Розсилаючи наказ електронною поштою, завжди починайте заповнення графи «Тема» за єдиним шаблоном: слідкуйте за кількістю прогалин, не чергуйте слова, знаки тощо. Все це дозволить у майбутньому швидко здійснювати пошук необхідної відправки.

Якщо графа «Тема» в електронному повідомленні оформлена правильно, то при формуванні списку по даній графі всі накази будуть показані по порядку.

При неправильномуоформленні графи «Тема» при формуванні списку за даною графою накази будуть показані упереміж з іншими надісланими електронними повідомленнями, а сама черговість наказів буде порушена.

В великих компаніях, особливо з великою мережею філій, доцільно в адресній книзі скласти списки розсилки, Сформувавши їх за найбільш загальним ознаками, наприклад «Філії» «Керівники підрозділів» і т.п. (Приклад 5). До цих списків, крім безпосередніх керівників, слід внести електронні адреси заступників або інших дублерів на випадок відсутності (відпустка, хвороба, відрядження тощо) основного співробітника.

Ознайомлення. Ділимо зони відповідальності

Своєчасність та якість виконання волі керівництва багато в чому залежить від своєчасного ознайомлення виконавця з наказом. На цьому етапі важливо, щоб підписаний документ негайно був доведений до відома виконавців встановленим у компанії способом: вивішений на загальнодоступному ресурсі, надісланий електронною поштою, переданий у вигляді паперової копії. Цей обов'язок, як правило, покладається на секретаря або відповідного співробітника служби ДНЗ, у чиї функції входить наказне діловодство.

Але часом співробітники, які ведуть активне листування, не відразу звертають увагу на електронне повідомлення, що надійшло від секретаря. Багато хто вважає, що відповідальність виконавця настає лише після ознайомлення «під розпис» із змістом доручення. А як бути, якщо виконавця на момент розсилки наказу не було на робочому місці? Хто винен у зриві термінів виконання? Відповідь це питання залежить від встановленої у компанії системи ознайомлення з документами, прописаної в інструкції з діловодства. Тому п пишіть в інструкції з діловодства відповідальність кожного учасника.

У багатьох невеликих компаніях відповідальність за своєчасне ознайомлення виконавців із розпорядчою документацією лежить на секретарі. Проте можливі інші варіанти. Наприклад, відповідальність може переходити з секретаря на виконавця на момент доставки електронного повідомлення адресату. Відповідальність також може повністю покладатися на керівників підрозділів, які не тільки зобов'язані регулярно самостійно переглядати інформацію, що публікується на загальному порталі, або своєчасно знайомитися зі змістом електронних повідомлень, що надходять, а й доводити до відома рядових співробітників довірених ним підрозділів розпорядження керівництва компанії.

Крім того, слід зобов'язати керівників підрозділів та інших знакових співробітників надавати своїм заступникам право доступу до свого службового електронного листування або забезпечити переадресацію кореспонденції на відповідального працівника на період відсутності. Цей постулат особливо актуальний у великих компаніях, де секретар не в змозі відстежити переміщення та відпустки численного персоналу.

Незважаючи на нові технології, як і раніше, актуально підтверджувати особистим підписом виконавця факт його ознайомлення з наказом. Для невеликих компаній збір підписів виконавців можна здійснити на обороті останнього листа наказу, у великих доцільніше оформити «Аркуш ознайомлення», в який обов'язково слід внести всі реквізити наказу (дата, номер, короткий зміст).

Закріпіть в інструкції з діловодства, що у разі електронного розсилання розпорядчих документів датою ознайомлення виконавця з наказом слід вважати дату надсилання електронного повідомлення, а не дату підписання листа ознайомлення.

У разі оформлення листа ознайомлення як самостійного документа оригінал наказу підшивається у справу відразу після його розсилки, а до листа ознайомлення підколюється копія наказу. Справу з копіями можна використовувати у поточній роботі. Це дозволяє забезпечити збереження оригіналу наказу, що особливо актуально у великих та/або територіально розрізнених організаціях.

Поточне зберігання та передача наказів до архіву

Накази підшиваються у справу з усіма додатками, наведеними у тексті наказу. При цьому слід уважно перевірити наявність усіх підписів як у графі «Узгодження», так і на додатках.

Підстави, що спричинили видання наказу з основної діяльності, а також матеріали щодо його виконання формуються окремо.

У міру накопичення документів у папці доцільно роздруковувати наявні у вас електронну версіюобліку наказів та підшивати як пошуковий інформатор.

Як правило, накази з основної діяльності найбільш потрібні протягом перших двох років. Слід пам'ятати, що з метою забезпечення безпеки оригінали наказів не повинні залишати встановлене для їх зберігання приміщення. Для роботи видаються копії або виписки із наказів. Все популярнішими стають скан-копії наказів.

Процедура видання наказу передбачає здійснення восьми послідовних кроків - від ініціювання процесу до доведення тексту документа до виконавців. Покрокова інструкціята правила видання наказу дано у цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Процедура видання наказу

Процедура підготовки та видання будь-якого розпорядчого документа складається із восьми етапів. В цією статтеюми розглянемо їх на прикладі видання наказу.

Вісім кроків видання наказу:

1. Ініціювання процесу видання.
2. Збір інформації на підготовку проекту документа.
3. Підготовка проекту.
4. Погодження та затвердження проекту документа.
5. Внесення коректив до проекту з урахуванням зауважень узгоджуючих.
6. Підписання та затвердження керівником.
7. Реєстрація відділом ДНЗ.
8. Доведення тексту до виконавців.

Усі вказані вище кроки потрібно робити послідовно, не пропускаючи жодного. Виняток становить п'ятий крок, який у разі відсутності зауважень може бути пропущений. Розглянемо докладно кожен крок.

Ініціювання процесу видання наказу

Процедура підготовки проекту може розпочатися з наступних причин:

• Раніше було розроблено план видання розпорядчих документів;
• Керівництво підприємства дало доручення підготувати проект;
• Керівник структурного підрозділу чи окремий спеціаліст виступили з ініціативою підготовки проекту документа.

Формою обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа може бути доповідна або службова записка, аналітична чи інформаційна довідка, акт, службовий лист, пропозиція, висновок тощо. Вони дають старт процесу підготовки проекту.

Збір та аналіз інформації для підготовки проекту наказу

Для вироблення обґрунтованого та аргументованого управлінського рішення необхідна об'єктивна, актуальна та вичерпна інформація з цього питання. З цією метою проводиться збір та аналіз необхідних даних.

Необхідні дані можуть бути отримані з таких джерел:

1. відповідна нормативна документаціяі законодавчі акти;
2. актуальна документація підприємства;
3. документація, що входить з інших компаній;
4. архівна документація;
5. публікації у відкритих інформаційних джерелах;
6. теоретичні дані науково-дослідних матеріалів.

Ухвалення управлінського рішення здійснюється за результатами аналізу зібраної інформації.

Як правило, на даному етапі розглядаються кілька варіантів рішень, а після отримання додаткової інформації та всебічної оцінки варіантів вибирається один, найбільш прийнятний.

Читайте також:

Порядок підготовки та видання наказу

Підготовка проекту наказу

Необхідно одразу наголосити, що на даному етапі здійснюється підготовка проекту, а не остаточного документа. Проект не має юридичною силоюі не є наказом. Щоб ним стати, він має бути узгоджений, підписаний та зареєстрований, про це буде розказано далі.

Розробку проекту наказу здійснює спеціаліст чи кілька спеціалістів із різних відділів. Якщо проект розпорядчого документа стосується кількох структурних підрозділів, то керівництво може створити тимчасову комісію або робочу групу для розробки проекту.

При оформленні проекту розпорядчого документа слід керуватись вимогами, викладеними у ГОСТ Р 6.30-2003. Дія цього регламенту продовжено до 01.07.2018 року.

Для друку проекту документа використовуються стандартні бланки формату А4. Відповідно до загальноприйнятого правила для наказіврозробляють спеціальні бланки, що містять такі реквізити:

Для державних підприємств- Герб РФ або герб суб'єкта федерації.

Для решти фірм - логотип або зареєстрований товарний знак;

Найменування організації. За наявності скороченого варіанту він наводиться під повним;

Головні реквізити підприємства - розрахунковий банківський, юридична адреса, Email, коди ОКПО, КПП;

Реєстраційний номер компанії з ОГРН та її ІПН;

Не забудьте передбачити місце для внесення обов'язкових реквізитівділового паперу - реєстраційного номерата дати.

Для бланка використовується аркуш стандартного формату А4. Межі тексту зверху та знизу – 20 мм, праворуч – 10 мм, а зліва – 30 мм.

Для оформлення типових розпорядчих документів часто використовується стандартна форма №Т-1.

Заголовок наказу

У всіх проектах наказівповинен обов'язково бути заголовок майбутнього документа. Заголовок включає зміст наказу в короткій формі. Він формулюється в прийменниковому відмінку і відповідає на запитання: "Про що? (про кого?)". Наприклад, "Про порядок проведення заходів щодо ремонту транспортного цеху" або "Про проведення занять з додаткового навчання співробітників ТОВ "Комунікативні технології" або "Про реалізацію концепції вдосконалення роботи з передачі справ до архіву" тощо.

На замітку

1. Заголовок друкується без абзацного відступу та без лапок.
2. Заголовок починається з великої літери, точка наприкінці не ставиться.
3. Довжина заголовка може бути більше 5 рядків довжиною по 150 символів.
4. Інтервал між рядками заголовка – одинарний.

Особливості оформлення проекту наказу

Текст документа викладається від першої особи, в однині ("наказую").

Констатуючий блок (преамбула)

У цьому блоці наводиться обґрунтування дій, що наказуються до виконання. Воно може бути двох видів:

Підставою для підготовки та видання документа став законодавчий чи нормативний акт вищої інстанціїабо діловий папір, який був виданий раніше на даному підприємстві. У такому випадку потрібно вказати назву даного паперу, його номер та дату. У цьому випадку констатуючий блок наказу починатиметься словами:

• "На виконання (наказу, розпорядження, постанови");
• "На підставі (рішення, постанови)";
• "Відповідно до (указу, рішення і т.д.).

Підставою для видання наказу стала ініціатива генерального директора, керівника структурного підрозділу чи окремого спеціаліста. У такому разі потрібно сформулювати цілі та завдання дій, що розпоряджаються, або викласти факти або події, що стали причиною його прийняття. У цьому випадку констатуючий блок починатиметься словами:

• "З метою (вдосконалення, оптимізації тощо)";
• "У зв'язку (з необхідністю)".

Досить поширеними бувають ситуації, коли дії, що наказуються, не потребують роз'яснення та обґрунтування. Наприклад, наказ прийому працювати. У разі констатуюча частина відсутня.

Розпорядчий блок

Цей блок починається зі слова "НАКАЗУЮ". Це слово друкується на новому рядку великими літерами.

Як правило, у цьому списку міститься кілька пунктів: по одному пункту на кожну дію. Тут же вказують крайні термінивиконання та особа, яка призначається відповідальною за виконання. Біля кожного пункту має бути зазначене прізвище та ініціали конкретних виконавців.

Термін видання та затвердження наказу

Погодження проекту наказу

Цей крок передбачає узгодження тексту документа з керівниками відділів, чиї інтереси він торкається. Це може бути відділ кадрів, бухгалтерія, плановий або юридичний відділ. Для цієї процедури у документі передбачено реквізит "візи погодження документа".

Підписання наказу

Після того, як проект узгоджений, і всі візи проставлені, він передається на підпис генеральному директору. Іноді візи погодження ставляться не на зворотному боці останнього листа проекту, а на окремому папері. У цьому випадку вона також має бути передана на підпис директору.

Підпис генерального директора надає проекту юридичну силуі перетворює його на наказ, який має бути зареєстрований.

Реєстрація наказу

Облікові дані про документ, що фіксують факт його створення, реєструються згідно встановленому порядку. Ця процедуранеобхідна реалізації наступного обліку ділових паперів, організації довідкової роботита полегшення пошуку потрібних даних.

Процедура реєстрації проводиться одним із трьох способів:

при журнальної формі реєстрації - робиться запис у журналі;

при картковій формі реєстрації - робиться запис у реєстраційно-контрольній картці;

при автоматизованій формі реєстрації - інформація про документ вноситься до системи електронного документообігу.

Доведення наказу до виконавців

Доведення ділового паперу до виконавців здійснюється шляхом його тиражування та розсилки чи передачі виконавцям у максимально стислий термін. Насправді це відбувається так - з документа знімається необхідну кількість копій, які потім поширюються по структурним підрозділам. Після цього вони передаються безпосереднім виконавцям під розпис.

Після цього наказ набирає чинності.

Реєстрація документа – це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення або отримання.

У нашому випадку реєстраціябуде фіксувати факт створення документа. Варто зазначити, що реєстрація також потрібна для подальшого обліку документів та організації довідкової роботи.

Реєстраціяможе здійснюватися одним із трьох способів:

· Записом про документ у паперовому журналі (журнальна форма реєстрації);

· Записом у паперовій реєстраційно-контрольній картці (карткова форма реєстрації);

· Внесенням інформації про документ у систему автоматизації діловодства та електронного документообігу (автоматизована форма реєстрації).

Варто зазначити, що нині доцільна саме , оскільки вона має безліч переваг у порівнянні з журнальною та картковою формами реєстрації. Назвемо невелику частину з цих переваг:

· швидкий пошукдокументів з будь-якого реквізиту або реквізитів;

· Автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи за документами;

· Автоматичний контроль за виконанням доручень (документів);

· Можливість одночасної реєстрації документів на кількох робочих місцях та інші.

Причому автоматизована реєстрація документівможливе і без впровадження на підприємстві спеціалізованого програмного забезпечення.

У більшості невеликих компаній вона здійснюється за допомогою програми MS Excel шляхом наповнення звичайної таблиці.

Під час реєстрації документу надається реєстраційний номер та дата документа . Датою наказу та розпорядження має бути дата підписання, звідси можна зробити висновок, що накази та розпорядженнямають реєструватися саме у день їх підписання.

Реєстрація документів проводиться у межах груп, залежно від назви документа. Крім цього окремо реєструються накази (а також розпорядження) з основної діяльності, з особового складу та з адміністративно-господарських питань. Це означає, що перераховані вище підвиди наказів і розпоряджень матимуть не загальну, а роздільну нумерацію.

Тепер наведемо вимоги до оформлення реєстраційного номера та дати документа, закріплені у ГОСТі Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Зазвичай для оформлення дати наказу та розпорядження використовують саме цифровий спосіб, наприклад, 05.02.2007 (див. Приклад 6).

Підписане керівником та минуле реєстрацію розпорядження з листом погодження