Procedimiento de registro y alojamiento de invitados. Negocios hoteleros en Rusia Plantilla de tarjeta de registro de huéspedes del hotel

DISPOSICIONES PRINCIPALES

• La Tarjeta de Huésped Unificada es propiedad del pub irlandés "Papa's Pub" ("Papas Pub"), la cadena de cafeterías "Coffee and Chocolate", la red de confitería "Peche Mignon" ("Pesche Mignon") y te da la oportunidad de: recibir privilegios por cada visita, además de ofertas especiales, obtener información adicional sobre todos los eventos que se realizan en nuestros establecimientos, ordenar mesas por teléfono, además, enfatiza su excelente gusto y lo une con personas interesantes y establecidas.
• La tarjeta se puede emitir en cualquier establecimiento de la red y es válida en todos los establecimientos del pub irlandés "Papa's Pub" ("Papas Pub"), la cadena de cafeterías "Coffee and Chocolate", la red de confitería "Peche Mignon " ("Pesche Mignon").
• Un prerequisito para la emisión de una Tarjeta de Huésped es el llenado correcto y completo del cuestionario de huésped. La empresa le garantiza la confidencialidad de la información facilitada.
• La Tarjeta de Huésped es válida 4 días hábiles después de completar el cuestionario.

CÁLCULO DE BONOS

• La acumulación de bonos solo se puede hacer con su Tarjeta de Huésped, por lo que no olvide presentarla antes de pagar la factura.
• Los bonos no se pueden acumular si presenta la tarjeta después de pagar la factura y recibir un recibo de efectivo.
• El titular de la Guest Card tiene la oportunidad de acumular bonos y pagar con ellos en la red de pubs irlandeses "Papa's Pub" ("Papas Pub"), la red de cafeterías "Coffee and Chocolate", la red de confiterías "Peche Mignon" ("Pesche Mignon").
• Los bonos se acreditan en la tarjeta después de pagar la factura.
• Plazo máximo bonos de acreditación - 3 días.
• 1 bono = 1 rublo.
• Las bonificaciones se acreditan en su Tarjeta de Invitado cuando ordena eventos corporativos.
• No se otorgan bonos por la compra de bienes vendidos bajo ofertas especiales.
• Los bonos no se otorgan cuando se paga mediante transferencia bancaria.
• Al momento de la compra Tarjetas de regalo y otras tarjetas de débito, no se otorgan bonos.
• La Tarjeta de Invitado no puede ser transferida por el Titular de la Tarjeta a otras personas para el pago.

USO DE BONOS

• Con los bonos acumulados puedes cerrar la cuenta total o parcialmente. El saldo de la cuenta en caso de pago parcial se puede pagar en efectivo o con su tarjeta bancaria.
• Si, por razones técnicas, las transacciones en línea con tarjetas no son posibles, no se permite el uso de la tarjeta para recibir un descuento (cancelación de bonos).
• Los bonos acumulados no se pueden canjear por dinero en efectivo.

RECUPERACIÓN Y BLOQUEO DE LA TARJETA

• La Tarjeta de Huésped está sujeta a bloqueo y sustitución por una nueva en caso de extravío, manteniendo el número y estado de bonificaciones, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. llenando una solicitud de restauración, la presencia de datos personales del huésped en la Base de Datos de Titulares de Tarjetas de Huéspedes,
2. la restauración de una Tarjeta de Invitado extraviada está sujeta a una tarifa. El costo de la restauración es de 100 rublos.

• La transferencia de bonos de la tarjeta extraviada y la restauración de la Tarjeta de Huésped se realiza dentro de los 4 días hábiles posteriores a la presentación de la solicitud de pérdida de la tarjeta.
• El titular de la Guest Card tiene derecho a bloquear la tarjeta en caso de pérdida. En este caso, no se realiza la emisión de efectivo en la tarjeta. El bloqueo de tarjetas es posible bajo las siguientes condiciones:
• presentación por parte del huésped, para quien se emitió la Tarjeta de Huésped, de un documento de identidad,
• redactar una solicitud de bloqueo, la presencia de datos personales del Huésped en la Base de Datos de Titulares de Tarjeta de Huésped.
• Si se pierde la tarjeta, se deben tomar medidas inmediatamente para bloquear la tarjeta. La Compañía no es responsable por la seguridad de los bonos en la tarjeta perdida.

VALIDEZ Y BLOQUEO DE LA TARJETA

• La Tarjeta de Huésped se bloquea si han pasado 12 meses desde la última operación efectiva en la Tarjeta de Huésped, sin incluir el día de la última operación efectiva.
• Los bonos no utilizados caducan si han pasado 12 meses desde su activación. sin incluir el día de activación de los bonos.

OTROS TERMINOS

• La Tarjeta de Huésped es válida en todos los establecimientos de la red.
• La red de establecimientos se reserva el derecho de modificar la lista de establecimientos válidos para la Tarjeta de Huésped sin previo aviso.
• No es posible utilizar la tarjeta para recibir efectivo.
• Al realizar una compra, solo se puede utilizar una Tarjeta de Invitado.
• La tarjeta no es un medio de pago.
• Si por razones técnicas no es posible la operación con tarjetas, la red de establecimientos se reserva el derecho de denegar la operación al huésped hasta que se eliminen las causas del mal funcionamiento.
• La red de establecimientos se reserva el derecho, en caso de dudas sobre la legalidad de las operaciones realizadas con la tarjeta, a bloquear la tarjeta hasta que se aclaren las circunstancias.
• La red de instituciones tiene derecho a rechazar a un individuo en la obtención de una Tarjeta de Invitado tras la detección de una Tarjeta de Invitado emitida para esta persona.
• Durante la Papa's Party, que se lleva a cabo en el pub irlandés "Papa's Pub" ("Papas Pub"), los bonos se acreditan en la Guest Card, pero no se puede pagar con bonos.
• Las bonificaciones no se otorgan por la compra de bienes vendidos bajo ofertas especiales, pero los bienes en sí pueden pagarse con bonificaciones.
• La administración se reserva el derecho de cancelar la tarjeta en caso de comportamiento indecente del Huésped.
• El procesamiento de datos personales lo lleva a cabo el Titular de la tarjeta, la empresa Sistema Pitanie-Bereg LLC, TIN 6455017023, OGRN 1026403672217.
• El Titular no se responsabiliza por el desconocimiento por parte del Titular de las Reglas de uso de la Tarjeta de Huésped.
• El Titular se reserva el derecho de modificar las Condiciones de Uso de la Tarjeta de Huésped sin previo aviso.
• Todos los cambios se publican en el sitio http://website/discount/discount_info.php

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Registro tarjetainvitado- un documento que contiene información sobre el huésped, el método de pago y el desempeño de las funciones de un acuerdo entre el hotel y el huésped.

Los hoteles manuales todavía usan tarjetas de registro como parte del proceso de alojamiento. El huésped que llega recibe una tarjeta de registro sin llenar, un bolígrafo y se le pide que complete los campos requeridos. Después de completar la tarjeta, el huésped la firma, concluyendo así un acuerdo que confirma el tipo de alojamiento, la duración de la estadía y el precio de la habitación.

Hoy dia sistema automático la gestión hotelera ha reducido la necesidad de recopilación manual de información. Los hoteles que cuentan con dicho sistema completan las tarjetas de registro utilizando la información recopilada en el momento de la reserva. Ahora el huésped, en lugar de completar la tarjeta de registro, simplemente verifica la información para verificar que sea correcta y pone su firma en la tarjeta.

La información estándar requerida en el check-in suele ser la misma en todos los tipos de hoteles. El número de fichas de registro a cumplimentar depende más de la naturaleza del grupo turístico que de su tamaño. Por lo general, cada huésped recibe una tarjeta separada, la llamada tarjeta de identidad interna.

Internocertificadoalusiones personales- una tarjeta que contiene el nombre del huésped y el período de su estadía, entregada al final del registro y que sirve para confirmar la identidad del servicio y la contabilidad de los gastos.

Se hace una excepción para las parejas casadas. Entonces, dos hermanos adultos reciben tarjetas de registro individuales, y un esposo y una esposa reciben una tarjeta para dos en el momento del registro. mujer casada Quienes conservan su apellido también reciben tarjetas de registro individuales.

El importe del pago depende del número de personas en la habitación. Al especificar el número de huéspedes en una habitación, muchos hoteles separan a los adultos de los niños. Esto es muy importante en los hoteles de varios países, donde el costo de las comidas para niños es mucho menor que el costo de las comidas para adultos.

Se requiere una dirección precisa y completa para el pago a crédito,

facturación y para estudios de mercado. La dirección completa incluye detalles como código postal, dirección residencial, ya que muchos países tienen ciudades con el mismo nombre.

Un huésped cuya dirección haya sido verificada a través de un intercambio de correspondencia de reserva de habitación puede recibir un crédito mayor que un huésped sin reserva. Si bien los estafadores a menudo usan direcciones falsas o apartados de correos alquilados, las personas que sin darse cuenta se olvidan de revisar y pagar su factura cuando se van pueden encontrar al completar correctamente una dirección.

Una vez que un huésped se registra en el sistema de administración del hotel y se le asigna una habitación, todas las transacciones posteriores se realizan utilizando el número de habitación, no el nombre del huésped. El número de habitación es necesario para obtener información sobre la ubicación del huésped, ubicación y facturación.

Por favor reserve para los empleados de nuestra organización Ilyin P.M. y Fedorova N. S. dos habitaciones individuales del 15.08.05 al 20.08.05, check-in a las 15:00.

El motivo de la visita es un viaje de negocios.

Garantizamos el pago.

Por favor confirme su reserva por fax 345-56-73.

Director de Segment LLC Mishin Yu.V.

Las solicitudes de reserva de plazas por telegramas, llamadas telefónicas, cartas se registran en un diario especial "P" en la forma establecida por la Orden del Ministerio de Finanzas. Federación Rusa de fecha 13 de diciembre de 1993 No. 121 “Sobre aprobación de los formularios de documentos de estricta rendición de cuentas”, conteniendo el siguiente detalle:

Las solicitudes recibidas de organizaciones se registran en un diario especial "P" en la siguiente forma establecida por Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 13 de diciembre de 1993 No. 121 "Sobre la aprobación de formularios de documentos de informes estrictos":

Las Reglas para la prestación de servicios hoteleros en la Federación Rusa, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 25 de abril de 1997 No. 490 "Sobre la aprobación de las reglas para la prestación de servicios hoteleros en la Federación Rusa", no no estipular el importe de la cuota de reserva. Este tamaño lo establece la administración del hotel. Por regla general, oscila entre el 30% y el 50% de la tarifa de una habitación o de una plaza en una habitación por día.

A su llegada al hotel, el cliente deberá registrarse. Y aunque el proceso de registro de un cliente en hoteles de diferentes categorías es diferente (principalmente difiere en tiempo y calidad del servicio), pero la información sobre el huésped es la misma en todas partes.

La hora de check-in depende de qué huésped llegó al hotel: el que pre-reservó la habitación o no. Naturalmente, el check-in en hoteles donde se organiza la contabilidad automatizada toma solo unos minutos, ya que casi toda la información necesaria se indica en la solicitud preliminar.

El proceso de registro sin una orden preliminar toma un poco más de tiempo, mientras que el administrador y el huésped deben discutir temas como el costo de la habitación, las condiciones de alojamiento y los procedimientos de pago. Si las partes llegan a un acuerdo mutuo, entonces, de acuerdo con las Reglas, el contratista está obligado a celebrar un acuerdo con el consumidor para la prestación de servicios.

Entonces el cliente decidió abandonar el hotel antes de lo previsto. Esta situación ocurre a menudo en la práctica. El párrafo 20 de las Reglas anteriores establece:

“El consumidor tiene derecho a rescindir el contrato de prestación de servicios en cualquier momento pagando al contratista una parte del precio en proporción a la parte del servicio prestado antes de recibir una notificación de rescisión del contrato y reembolsar al contratista por los gastos en que haya incurrido hasta ese momento para cumplir el contrato, si no están incluidos en la parte determinada del precio del servicio”.

Por lo tanto, si el huésped se va antes del período especificado, se le debe devolver el monto pagado por él en exceso. En este caso, la devolución se puede realizar mediante dos opciones posibles:

· el día del pago (antes del cierre del turno y la eliminación del informe Z);

en un día que no coincide con el día en que se depositan los fondos en la caja.

Si la devolución se realiza de acuerdo con la primera opción, entonces se debe emitir al consumidor una nueva factura y una nueva recibo de caja el monto del servicio real prestado. Al mismo tiempo, los empleados del hotel deben reclamar al residente los documentos "antiguos", es decir, la factura que se emitió originalmente y el cheque de la caja registradora (en adelante, CCP).

Por el monto del reembolso del cheque original, se redacta un acto en el formulario KM-3, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 25 de diciembre de 1998 No. 132 "Álbum formas unificadas documentación contable primaria para la contabilidad de liquidaciones en efectivo con la población en el curso de operaciones comerciales utilizando cajas registradoras” (la forma de este acto se proporciona más adelante en la sección “Liquidaciones en efectivo con clientes”). El cheque cancelado se pega en una hoja de papel y, junto con el acto y la factura inicial, se envía al departamento de contabilidad.

El monto por el cual se realizó el reembolso se ingresa en un especial (formulario KM-4) en la columna 15 y el monto de los ingresos por día se reduce en este monto.

Este procedimiento de devolución es reglas del modelo operación de cajas registradoras en la implementación de liquidaciones en efectivo con la población, aprobada por la Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 30 de agosto de 1993 No. 104.

Si el reembolso no se realiza el día del pago, es decir, después de la eliminación del informe Z, el reembolso al cliente se realiza únicamente en la caja principal del hotel, sobre la base de una solicitud por escrito y un documento de identidad. Al mismo tiempo, el cajero de la organización elabora una orden de gastos y efectivo (formulario KO-2) con llenado obligatorio Todos los detalles este documento. Se adjuntan a la orden de pago una solicitud de reembolso, un cheque original perforado y una factura emitida originalmente.

Con base en nuestra práctica de consultoría, se puede juzgar que los empleados del hotel a menudo cometen errores relacionados con la devolución de fondos cuando un huésped abandona la habitación antes de tiempo.

El error más común es que al devolver fondos, el cajero-operador rompe el cheque devuelto y, por lo tanto, aumenta la cantidad total de ingresos fijados al final del día.

El cheque devuelto por el consumidor (su importe ya consta en la memoria fiscal de la caja registradora) con la compilación de todos documentos requeridos, es prueba de que el consumidor rechazó el servicio, rescindió el contrato celebrado con el hotel y recibió dinero en efectivo espalda. Un procedimiento de devolución ejecutado correctamente se documenta mediante un cheque devuelto, un acto y una entrada en el libro del cajero-operador.

Si el cajero-operador perfora el "cheque reembolsable", el monto en él se registra nuevamente en la memoria de la caja registradora, sin embargo, en este caso no hay un hecho documentado de terminación del contrato. Como resultado, el hotel tiene una diferencia en la cantidad de ingresos y los resultados del bloque de memoria fiscal.

Y una cosa más en la que quiero detenerme al hablar del negocio hotelero. A menudo sucede que, por culpa del huésped, la propiedad del hotel queda inutilizable. En este caso, los empleados del hotel están obligados a redactar Ley de daños a la propiedad hotelera (formulario N° 9-G)(formulario según OKUD 0790209). El acto lo redactan los empleados del hotel en tres copias: la primera se transfiere al departamento de contabilidad, la segunda, a la persona financieramente responsable, en cuya cuenta se encuentra la propiedad del hotel, la tercera se entrega al pagador.

Para obtener más información sobre cuestiones relacionadas con los formularios de informes estrictos, puede encontrar en el libro de CJSC "BKR-Intercom-Audit" " Formas de reporte estricto».

Información general

La identificación electrónica se utiliza para buscar automáticamente a los huéspedes mediante tarjetas de plástico emitidas a ellos, códigos de barras, dispositivos RFID, etc. La búsqueda de un huésped se realiza sobre la base de un código leído de un determinado medio de almacenamiento que se le proporciona como identificador de identidad.

La identificación electrónica se puede usar no solo para buscar a una persona en el directorio "Individuos", sino también para una transición rápida a la realización de operaciones contables: basta con leer el código del portador de información para abrir el formulario del documento con el invitado ya seleccionado en el mismo.

Tipos de medios admitidos:
- Tarjeta magnética: una tarjeta con una banda magnética en la que se graba un código único. Supone el uso de un lector de tarjetas magnéticas.
- Código de barras: un código impreso en cualquier superficie ( una tarjeta de plástico, papel). Se supone que se utiliza un escáner de código de barras.

Los códigos de identificación se asignan a los transportistas fuera del sistema SandSoft: Hotel. Cuando se emite el transportista a un huésped, se lee el código y se registra en el sistema como asociado con esta persona.

Identificación de invitados

Para identificar a los huéspedes, debe asignarles los códigos apropiados. Para hacer esto, debe abrir el formulario de invitado y leer el código de los medios. El código recibido será asignado al huésped.

Si el formulario de la lista de invitados está abierto al leer el código, se realizará una búsqueda de una persona con este código.

Provisión de servicios

La identificación electrónica se utiliza para completar rápidamente la operación para proporcionar servicios al huésped.
Para crear un nuevo documento "Prestación de servicios", es necesario, ya sea en un tablero de ajedrez o en el formulario de inicio, leer el código del medio de almacenamiento. Si la lectura fue exitosa, se abrirá un nuevo formulario de documento, donde ya se seleccionará un invitado con este código.
Además, si el formulario del documento se abre manualmente, cuando se lea el código, se agregará una nueva línea al documento con el invitado ya seleccionado.

Cómo funciona la Tarjeta de Invitado

Con la compra del juego St. Petersburg Guest Card, obtiene una tarjeta inteligente de plástico y una guía con cupones desprendibles. En los museos, necesitarás todo el conjunto: un mapa y una guía. Durante la vigencia de la Tarjeta de Huésped, podrá visitar una vez un número ilimitado de museos y excursiones incluidos en su composición.

La tarjeta es válida desde el momento de la activación dentro de las 48, 72, 120 o 168 horas. Los descuentos y ofertas especiales se pueden utilizar incluso después del vencimiento de la Tarjeta de Invitado.

La tarjeta es también un título de transporte, que se repone en taquillas o terminales de metro y sirve para pagar el transporte público. De acuerdo con las reglas establecidas por el Comité de Transporte de San Petersburgo, estos fondos no pueden devolverse en efectivo en caso de no uso. El billete de transporte como parte de la Tarjeta de Huésped tendrá una validez de 3 años a partir de la fecha de la última recarga.

Activación de tarjeta de invitado

Se considera como fecha de activación el momento de la primera visita al museo o excursión. Para activar la Tarjeta de Huésped, escriba en el reverso la fecha y hora de su primera visita. El uso de un billete de transporte no afecta a la activación de la Tarjeta de Huésped.

Cómo llegar al museo o en un tour usando la Tarjeta de Invitado

La Tarjeta de Invitado brinda facilidad y conveniencia de pagos sin efectivo al visitar las atracciones. Presentar la Tarjeta de Huésped al cajero junto con el guía y llévate una entrada gratis. El cajero verifica la validez de la Tarjeta, extrae el cupón de la atracción visitada y emite un boleto. Para ingresar a la exposición en aquellos museos donde están instalados los torniquetes, se escanea un código de barras del boleto recibido. En las excursiones y en aquellos museos donde no hay torniquetes, el boleto se presenta al controlador.

El servicio se realiza en condiciones generales, a excepción de algunos museos donde los visitantes con Guest Card pueden conseguir entradas en taquilla para trabajar con guías, donde la cola suele ser más corta que la general (Peter and Paul Fortress, Lower Park in Peterhof, St. Isaac's Cathedral , el Salvador sobre la Sangre Derramada). En este caso, el servicio se realiza por orden de llegada. ocasiones especiales los guías pueden recibir entradas de forma prioritaria.

Si viajas con niños

La Tarjeta de Huésped está destinada a turistas adultos debido a que para categorías privilegiadas (preescolares, estudiantes, jubilados) condiciones especiales visitas a museos y excursiones. No obstante, estas condiciones pueden variar de acuerdo con la política de precios individual de cada uno de los socios. Por lo tanto, los ahorros con una tarjeta de huésped para un niño solo se pueden determinar en función de su itinerario individual. En cualquier caso, puede adquirir una entrada con descuento para un niño en la misma taquilla donde se realiza el servicio de la Tarjeta de Invitado (a excepción de las taquillas especiales).