Sobre la organización del control sobre la ejecución de las órdenes. Control sobre la ejecución de las instrucciones del gerente - Sistema LeaderTask

26 de febrero de 2010 15:19

Alexey Afanasiev, director de calidad de InterTrust

En muchas empresas en Rusia, especialmente aquellas que han experimentado en los últimos años crecimiento rápido, se observa el mismo problema: la incapacidad de los funcionarios de la organización para brindar un control adecuado y de calidad sobre la ejecución de sus instrucciones. Por lo general, las empresas nuevas sufren este problema, mientras que aquellas organizaciones que aún tienen un pasado soviético, así como las administraciones de las autoridades municipales, regionales y federales, utilizan con bastante eficacia la experiencia de la gestión directiva, que fue especialmente popular en nuestro país antes de la perestroika. Este artículo establece como objetivo principal precisamente la transferencia de experiencia en el campo del seguimiento de la ejecución de las órdenes de los ejecutivos a las empresas modernas.

Casi cualquier tipo de actividad de gestión de una organización está asociada a la ejecución de instrucciones de su dirección, por lo que es importante establecer un control sobre la ejecución de las instrucciones. Los pedidos pueden:

● fijados en forma de resoluciones en documentos internos y entrantes (por ejemplo, memorandos y cartas);

● estar formulado en documentos administrativosórganos colegiados (en protocolos) y órganos individuales de gobierno (en órdenes e instrucciones).

Con respecto a los llamamientos de los ciudadanos, señalamos lo siguiente. Formalmente, el procedimiento para trabajar con ellos es idéntico al tratamiento de la correspondencia entrante, pero los plazos están regulados. legislación actual sobre el nivel federal, lo que debe ser tenido en cuenta tanto por el gestor que fija los plazos de ejecución, como por el ejecutante que está llamado a cumplir dichos plazos.

Muchos documentos en el curso de su ciclo vital se puede poner bajo control. Podemos ver tanto el sello con la letra "K" como la palabra "Control" inscrita con un bolígrafo rojo o hecha en forma de impresión (ver Ejemplo 1). La tarea de tales notas es una: llamar la atención sobre la necesidad de controlar las instrucciones dadas en el texto del documento o en la resolución (en nuestro ejemplo, la carta entrante contiene una resolución con la instrucción de Ignatova Yu .S., qué y cuándo hacer). Hasta que se complete la ejecución, dichos documentos se almacenan en una carpeta separada. Una vez finalizada la ejecución, se hace una nota en el documento sobre esto (en el Ejemplo 1, en la esquina inferior derecha el 10.07.2009, se hizo una entrada sobre la celebración del contrato y la colocación del documento en el caso No. 08-24).

Establecer una tarea para los artistas intérpretes o ejecutantes

¿Quién formula la orden? Esto lo hacen los líderes en todos los niveles. Es solo que, por lo general, se controla la ejecución de las instrucciones de la primera persona o de toda la alta dirección de la organización, y el servicio DOW se dedica a esto. Y las instrucciones de los gerentes de menor rango: los jefes de departamento, por regla general, son manejadas por empleados de los mismos departamentos responsables del trabajo de oficina en ellos.

Parecería que en el texto de una resolución o de un documento administrativo, ya debería estar formulado de forma clara e inequívoca:

● el pedido en sí,

● fecha de vencimiento,

● ejecutante específico.

Si al menos una de estas condiciones no se cumple (lo que sucede), se necesita un empleado separado que pueda reformular claramente los requisitos de los gerentes y, si es necesario, dividirlos en otros más pequeños, pero con ejecutantes claramente definidos.

Al formular instrucciones, es recomendable cumplir con las siguientes reglas simples: la redacción debe ser concisa, concisa, excluyendo la ambigüedad de interpretación tanto como sea posible, y tener un resultado claramente definido y medible. Todo esto le permitirá no perder el tiempo en aclaraciones adicionales del pedido. Por otro lado, esto le da al albacea un objetivo y al autor de la asignación: la confianza de que se esperará el resultado de las acciones del albacea.

Aquí hay ejemplos de formulaciones vagas y sus correspondientes estructuras de texto correctas:

Al establecer el control sobre la ejecución de instrucciones en la organización, los documentos comienzan a cambiar bastante pronto: en lugar de requisitos generales, aparecen instrucciones cortas y completas con un ejecutor específico, fecha límite y resultado esperado. Esto aumenta significativamente la eficiencia de la gestión de la empresa, lo que se nota casi de inmediato tanto por la dirección como por los propietarios.

Plazo de ejecución de la orden

Los plazos para la ejecución de órdenes en la organización generalmente los establece el autor principal que creó la orden. En algunos casos, el plazo para la ejecución de instrucciones puede ser establecido por un acto local de la organización o un documento normativo externo.

cotiza aquí reglamento modelo interacciones organismos federales poder Ejecutivo:

Fragmento de documento

Reglamento modelo de interacción entre los poderes ejecutivos federales, aprobado. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 30 del 19 de enero de 2005, modificado el 21 de febrero de 2008 La orden está sujeta a ejecución dentro del plazo especificado en ella. Si se fija un plazo como fecha límite, se considera que la fecha de la firma de la instrucción es su comienzo. Una orden que contenga la indicación "urgente" está sujeta a ejecución dentro de los 3 días. La indicación "sin demora" prevé un plazo de 10 días para la ejecución de la orden. Si el plazo de ejecución no está especificado en la orden, está sujeta a ejecución en un plazo de hasta 1 mes desde la fecha de su firma (hasta la fecha correspondiente del mes siguiente, y si no hay tal fecha en el el próximo mes, luego antes último día meses). Si el último día del plazo para la ejecución de una instrucción es inhábil, ésta quedará sujeta a ejecución el día hábil anterior.

Para mejorar el sistema de gestión de la organización, tiene sentido que los pedidos que se someten a control unifiquen los plazos, para llevarlos a una sola base establecida en la organización. Inicialmente, tal decisión necesita ser documentada en acto local, por ejemplo, en las Instrucciones para el trabajo de oficina. El cambio de la fecha límite también debería ser posible solo en casos documentados en los actos locales de la organización. Y por supuesto, el sistema introducido de cálculo de términos debe corresponder al sentido común. Después de todo, es difícil encontrar un factor más desmotivador para el ejecutante que una tarea imposible.

Pongamos ejemplos de varias redacciones de órdenes y expliquemos qué fecha para cada una de ellas se considerará la última fecha para la ejecución oportuna de la orden. Esto es muy importante, porque A menudo hay confusión sobre este tema.

Una situación bastante común es cuando un gerente encomienda la ejecución de una tarea a otro gerente de un nivel inferior, y él, a su discreción, baja la orden un "piso más abajo". Así, la orden pasa por las manos de varios líderes antes de llegar al ejecutor final. Cierto, al descender por esta escalera, la tarea puede "ramificarse" en varias "subtareas" realizadas por diferentes personas en diferentes fechas. Este sistema se denomina creación de "orden anidado".

Al formularórdenes "anidadas", es importante establecer una reserva temporal. En relación con el pedido "padre", debe ser de 1 a 3 días hábiles como mínimo. Es recomendable evitar demasiado “anidamiento” de instrucciones, excluyendo de la cadena a aquellos líderes que sólo “pasan el testigo”. Si hay un ejecutor que es responsable de la ejecución de toda la orden en su conjunto, se le denomina "ejecutor responsable".

Como ejemplo, cuando el plazo para la ejecución de una orden esté regulado por un documento regulatorio externo, citaremos la Ley Federal No. 59-FZ "Sobre el procedimiento para considerar las apelaciones de los ciudadanos en la Federación Rusa". Según este documento plazo máximo la consideración de una solicitud escrita de un ciudadano de la Federación de Rusia es de 30 días, y comienza a considerarse desde el momento en que se registra dicho documento (la Ley asigna 3 días para este procedimiento desde el momento en que se recibe la solicitud).

Si un ciudadano, por ejemplo, necesita la asistencia de un organismo de autogobierno local para ejercer sus derechos, entonces el período de tiempo requerido para esto a menudo supera con creces 1 mes. En tal situación, se envía al solicitante una respuesta por escrito dentro de un mes, que no resuelve su problema en cuanto al fondo, pero describe claramente el procedimiento para la asistencia adicional de la autoridad. En la misma autoridad, la instrucción formada sobre la base de la consideración de dicha queja debe estar bajo control de trabajo con un informe regular sobre el desarrollo de la situación al jefe, el autor de la instrucción.

A menudo sucede que los ciudadanos abordan sus recursos de manera incorrecta. Y luego el destinatario no los considera, sino que los remite a ese organismo o oficial que tiene jurisdicción sobre el asunto. La Ley prevé este plazo de 7 días a partir de la fecha de registro del recurso. En este caso, el ciudadano es notificado de dicha redirección. Y, de paso, la Ley prohíbe expresamente remitir denuncias a consideración de aquel órgano o aquel funcionario cuya decisión o acción (inacción) se apela.

Procedimiento de control de ejecución de órdenes

Ahora, teniendo la información básica sobre la preparación de instrucciones, es necesario considerar en detalle el procedimiento mismo para monitorear la ejecución de instrucciones.

Tenga en cuenta que en una empresa en particular se pueden realizar trabajos de control de ejecución de órdenes:

● manualmente utilizando un archivo de tarjetas de registro y control (RCC);

● en el sistema gestión de documentos electrónicos, donde la composición de la información registrada en las "tarjetas electrónicas" sigue siendo la misma, pero muchas operaciones para notificar a los artistas intérpretes o ejecutantes y generar informes sobre la disciplina de ejecución se realizan automáticamente;

● todavía hay una opción intermedia, cuando se utilizan las capacidades de MS Excel para facilitar el trabajo: las instrucciones puestas bajo control se describen en forma tabular, en la que luego puede filtrar la información por ejecutores, plazos, etc. Ver .

En la etapa de "Poner el control", el oficinista registra la orden. Si está contenido en el documento, se coloca una impresión del sello "K" o "Control", o se escribe lo mismo con un bolígrafo brillante, también es posible simplemente mover el documento a la carpeta de control instrucciones.

El albacea, al recibir una orden, debe familiarizarse con él y, antes de la expiración del plazo indicado en el pedido, completar las tareas establecidas en el mismo. Si el ejecutante necesita transferir trabajo para que lo realicen otros empleados subordinados a él, crea órdenes de un nivel inferior, como discutimos anteriormente.

Si el ejecutante se da cuenta de que el plazo no corresponde a la capacidad de completar las tareas especificadas a tiempo, solicita al jefe que emitió la orden que posponga la fecha de ejecución. En otro caso, si el contratista es consciente de que la ejecución del pedido está fuera de su competencia y ámbito de responsabilidad, podrá solicitar la cancelación total o parcial del pedido.

Si el gerente decide posponer o cancelar la asignación, informa al responsable del control de tiempo sobre esto. En todo caso, las solicitudes del contratista para aplazar o cancelar la cesión deberán presentarse al administrador antes de la fecha de vencimiento del plazo para la cesión.

« Control sobre la ejecución de instrucciones sobre el fondo» normalmente lo lleva a cabo un empleado que es lo suficientemente competente para evaluar la relevancia del resultado logrado de la ejecución de la tarea establecida en la asignación. Dicho control puede ser iniciado por una persona competente al recibir el informe de desempeño y puede completarse mediante la retirada del control o la devolución para revisión.

El procedimiento de "Retiro del control" de la orden lo realiza el empleado que supervisó la ejecución de la orden en el fondo, así como en caso de que el gerente satisfaga la solicitud de remover la orden en su totalidad.

como parte del escenario Control de ejecución de plazos» Un empleado dedicado controla el tiempo de ejecución de todos los pedidos activos, es decir, en curso al mismo tiempo (si dicho trabajo en la organización se lleva a cabo manualmente o utilizando MS Excel, generalmente lo hace la secretaria del autor) del pedido o empleados del servicio DOW). En la actualidad, la mayor parte de este trabajo puede ser realizado por sistemas de gestión de documentos electrónicos, informando a los ejecutores sobre los plazos para completar la ejecución de las instrucciones. Informar es una advertencia de corte para todas las instrucciones que no se han eliminado del control (ver Ejemplo 4).

La carga sobre un artista individual aumenta constantemente y, como resultado, la disciplina de desempeño de los empleados comienza a caer debido al olvido elemental. La información periódica de los empleados, por ejemplo, semanalmente, le permite comprender claramente el alcance de las tareas que deben completarse y orientarse en el momento de la presentación de informes.

hoja de información puede ser breve (ver), o más completo, con la composición de la información que se presenta en la tabla de. Por cierto, si en una tabla de MS Excel de este tipo filtramos pedidos para un contratista específico con una marca de ejecución vacía, al imprimir el resultado, solo obtendremos otra versión de la hoja de información para el contratista.

Si tales hojas son generadas por el EDMS, entonces es conveniente incluir una columna en la forma tabular con el número de días que faltan para el final de la fecha de vencimiento. Clasificar los pedidos por fecha de vencimiento también es muy conveniente: esto permite que el ejecutante navegue más rápido y administre su propio tiempo de trabajo de manera más eficiente.

Informar sobre la disciplina de desempeño

Algunas organizaciones practican informes provisionales de los artistas intérpretes o ejecutantes. Si es necesario monitorear regularmente el progreso de la ejecución de instrucciones particularmente importantes, sus autores agregan al texto de la instrucción información sobre la necesidad de informes periódicos, por ejemplo, semanales, que deben proporcionarse durante todo el período de ejecución. Un informe de desempeño intermedio generalmente se prepara en forma escrita libre o en forma de memorando. Estos informes pueden ser elaborados por:

● artista mismo

● secretario subordinado,

● un empleado responsable de la disciplina de desempeño en la empresa.

Para monitorear el nivel de disciplina de desempeño en la organización, periódicamente o a pedido de la gerencia, se preparan varios tipos de informes que pueden relacionarse con la disciplina de desempeño:

● funcionario ejecutivo individual;

● unidad específica

● la organización en su conjunto;

● instrucciones emitidas por un determinado líder, etc.

Para la gestión en forma de resumen estadístico, la información se resume sobre las instrucciones entregadas, ejecutadas, así como la transferencia a otro período de informe. Para permitir una gestión más eficaz de la disciplina de desempeño, se utilizan diferentes modelos de informes. Las variantes de los formularios de informes se presentan en y en opinión de E. Kameneva.

Dado que dichos informes se preparan tanto para la organización en su conjunto como para sus divisiones en particular, solo aquellos funcionarios a quienes el jefe da instrucciones directamente se incluyen en la sección de artistas intérpretes o ejecutantes. Por ejemplo, para el director general serán sus adjuntos y jefes de actividades, mientras que para el jefe de departamento serán los jefes de departamento y, eventualmente, de sector.

Incluso si la organización no tiene una automatización completa del flujo de trabajo a través del EDMS, es bastante conveniente compilar y mantener dicho documento en el sistema de hoja de cálculo de Microsoft Excel o en OpenOffice.org Calc. Estos sistemas tienen una interfaz y una funcionalidad muy similares, pueden ayudar a automatizar la contabilidad y los informes en una pequeña y mediana empresa. Lo principal es saber claramente qué es exactamente lo que necesita obtener en la salida.

Opinión

Consideramos los problemas de colocar y quitar órdenes del control, así como la metodología para la ejecución de instrucciones y los informes sobre el seguimiento de su ejecución. Los modelos de gestión directiva propuestos en el artículo ayudarán a que la gestión de la organización sea más clara y transparente.

Ritmo vida moderna dicta la necesidad de buscar constantemente nuevas formas de resolver los problemas, nos obliga a ser flexibles, ajustándonos a un ritmo frenético. Por eso, una nueva ideología de la organización del trabajo basada en uso eficiente herramientas modernas en línea. Cuando es menos probable que los empleados estén en el lugar de trabajo, estén en viajes de negocios, en reuniones con clientes y puedan aprovechar la oportunidad de trabajar desde casa de vez en cuando, el desarrollo de tales herramientas se vuelve necesario. La transición total o parcial a los métodos de trabajo en línea plantea grandes exigencias a la infraestructura de gestión e información de la empresa. Existe una necesidad de transparencia del tiempo y las tareas de los empleados que pasan una parte importante de su tiempo fuera de la oficina.

El primer paso para establecer una estructura de gestión "remota" eficaz es la introducción del control sobre las instrucciones del jefe. Si no podemos controlar la efectividad de un empleado por su presencia física en la oficina, debemos aprender a hacerlo por los resultados del desempeño de las tareas asignadas.

Hablemos de inmediato. En corporaciones grandes y medianas, el "control de pedidos" generalmente significa un sistema de flujo de trabajo bastante pesado que funciona con pedidos, decisiones de la junta, etc. Como regla general, este sistema le permite controlar solo los pedidos más grandes y a gran escala de las primeras personas de la organización, dejando completamente atrás el trabajo actual, que consiste en muchas tareas pequeñas pero importantes.

En adelante, hablamos del control de tareas y asignaciones operativas, cotidianas, que cualquier alto directivo tiene desde varias decenas hasta varios cientos, y muchas de ellas están lejos de ser tan grandes como para sobrecargar con ellas el sistema burocrático de gestión documental. , y algunos de ellos, en principio, no están allí.obtiene, por ejemplo, el control de las actividades diarias necesarias de proveedores, periodistas, clientes y otras contrapartes externas de la empresa.

Un caso de la vida de uno. El autor en una reunión de diagnóstico con un miembro de la junta directiva de una de las corporaciones energéticas rusas más grandes hace la pregunta: "¿Cómo controla sus pedidos"? (un potente sistema de gestión de documentos en la empresa, por supuesto, está disponible). “¿Ves folletos en la pared, copias impresas de Word? Estas son las actas de las reuniones de la junta. El marcador amarillo resalta lo que concierne a mis departamentos, es decir de hecho, las instrucciones de la junta para mí. "Está bien, ¿cómo controlas las tareas que haces en función de las líneas resaltadas con un marcador?" “Aquí tengo un paquete de pegatinas sobre la mesa. Es cierto que crece más rápido de lo que puedo controlar, por lo que la parte inferior del paquete debe enviarse regularmente a la trituradora ... "

Tres semanas más tarde, el alto directivo dispuso de un sistema de seguimiento de asignaciones operativas en Outlook (Fig. 1), brindándole en todo momento información sobre el aspecto seleccionado: proyectos, reuniones, subordinados, etc. Además, el secretario llevó a cabo el principal trabajo de rutina sobre el ingreso y la actualización de las instrucciones, y el jefe utilizó el resultado.

Foto 1

Órdenes del director general, selección por departamento

Evaluar la eficacia.¿Alguna vez te has despertado un domingo en el campo con el pensamiento "¿Petrov se olvidó de enviar... aceptar... firmar"? O, al ver a Petrov en el pasillo, ¿recuerdas que ayer tenía que hacer algo? Una de las causas más graves de estrés, agotamiento en el trabajo, síndrome de fatiga crónica es la carga de trabajo excesiva del gerente con muchos problemas, una sensación de ansiedad constante de que parte del trabajo no se puede hacer a tiempo o no se hace en absoluto. La eliminación de este estrés constante, que se logra a través del control de pedidos, es muy difícil de medir en términos de dinero. La salud y el placer de cada momento de la vida no tienen precio.

Principios del sistema de control

Los principios del sistema de control de pedidos son muy simples.

• Materialización de todos los pedidos de la cabecera en un único depósito. En la mayoría de los casos, Outlook es el almacenamiento más fácil y conveniente de usar. Sus ventajas son el estándar mundial "de facto"; familiaridad con él (al menos como un programa de correo) de la gran mayoría de los empleados actuales y futuros de la organización; control unificado de instrucciones con correo electrónico, calendarios y contactos; absoluta interconexión con el mundo exterior (cada vez más, veo como las reuniones y tareas a través de Outlook “van” entre empresas, y no solo dentro de la empresa). A veces, un repositorio útil para diligencias es SharePoint, que se analizará a continuación.
• "Selecciones temáticas" en diversas situaciones de gestión. Al comunicarse con un subordinado, el gerente puede obtener una selección de tareas para el subordinado con un clic del mouse; realizar una reunión de planificación para el proyecto: una selección de tareas para el proyecto; durante una conversación telefónica (o sesión de Skype) con una sucursal - por sucursal, etc. En Outlook, esta posibilidad se brinda configurando las llamadas "vistas personalizadas".
• Control preventivo periódico. La tarea debe recordarse a los subordinados con anticipación y repetidamente, para garantizar que se complete a tiempo. Gradualmente, el sistema de control aumentará la disciplina de desempeño y reducirá la necesidad de tales recordatorios. También es útil que el gerente comprenda de antemano, en el curso de la tarea, su estado actual, Posibles problemas etc

Si el gerente tiene una secretaria, una cantidad significativa trabajo técnico se le puede delegar. La forma exacta en que las órdenes del gerente llegan a la secretaria (a través de Outlook, usando una grabadora de voz, formulario de control de órdenes, etc.) es un tema aparte que debe aclararse al configurar el control de órdenes.

Hay una presentación para un cliente: una empresa de construcción que opera en una de las ciudades siberianas de Rusia. Nuestro consultor pregunta: "Recuerde el caso en que la falta de un sistema de control de pedidos generó pérdidas para la empresa". gerente general: "¡Fácil! Hace un mes, debido a que varias tareas dentro de la empresa no se completaron a tiempo, alquilamos el estacionamiento con retraso y nos vimos obligados a dar descuentos a los clientes en el costo de los espacios de estacionamiento. Las pérdidas totales son de unos 600 mil rublos, para nuestra pequeña empresa esta es una cantidad muy seria”.

Un ejemplo más. En una empresa de telecomunicaciones, el sistema de refrigeración del centro de datos se olvidó de pedir kits de aire acondicionado de repuesto, que técnicamente deben reemplazarse cada tres meses. Un empleado olvidó hacerlo, otro olvidó revisarlo. Como resultado, debido a la falta de un kit que valía varios cientos de dólares, falló un acondicionador de aire que costaba decenas de miles de dólares. Es bueno que el centro de datos se haya diseñado originalmente con una reserva y la falla de un acondicionador de aire no afectó el rendimiento de todo el sistema. De lo contrario, las pérdidas habrían aumentado: debido al aire acondicionado, los servidores habrían fallado, el trabajo de los programas que se ejecutaban en ellos se habría detenido, etc. En general, el caballo quedó cojo, el comandante murió, la batalla se perdió "porque no había clavo en la fragua".

Simplifique los informes y aumente la motivación

Una característica muy útil es la generación automática de informes corporativos formales desde Outlook: planes, informes sobre tareas completadas, actas de reuniones, etc. Desafortunadamente, esta no es una función nativa de Outlook, sino un complemento de macro desarrollado por nuestra empresa. Su configuración se incluye en la lista general de trabajos al configurar el control de pedidos.

Un ejemplo de la práctica de los clientes. Una de las reservas de eficiencia, nombrada durante el diagnóstico por los miembros de la junta directiva del Banco Baikal de Sberbank de Rusia, fue la larga formación de actas después de las reuniones, que podría llevar varios días (aclaración de redacción, plazos, etc.), que ralentizó la ejecución de las tareas.

En el curso de la configuración del control de instrucciones, se adoptó el siguiente modelo de acciones y se incluyó en las regulaciones: el secretario de la junta crea las instrucciones durante la reunión inmediatamente en Outlook, y la ventana de Outlook se muestra en la pantalla grande , todos pueden ver la redacción, los plazos, los responsables, y pueden hacer sus propias aclaraciones. Al final de la reunión, el protocolo del formato oficial adoptado por el banco (Fig. 2) el palabra con membrete se crea automáticamente desde Outlook, se firma y tiene "fuerza de ley".

Figura 2

Un ejemplo de cómo exportar instrucciones desde Outlook a un documento de formato oficial

La capacidad de crear documentos formales a partir de tareas de Outlook ahorra decenas y cientos de horas de trabajo, al mismo tiempo que hace que los informes sean más relevantes y adecuados. También permite vincular el sistema de control de pedidos con KPI (indicadores clave de rendimiento) de empleados y departamentos, un sistema de motivación y un sistema de planificación.

Para el Presidente del Consejo de Administración de uno de los bancos rusos, se desarrolló un sistema de control de pedidos, que permitió construir una calificación de desempeño de los empleados mensualmente utilizando la exportación de pedidos a Excel y el análisis de gestión automatizado (teniendo en cuenta el "peso" de la orden, retraso en la ejecución, etc.). El sistema resultó ser tan simple y transparente que, después de un tiempo, los elementos de motivación monetaria se vincularon a esta calificación: parte de la bonificación trimestral del empleado comenzó a depender del coeficiente de ejecución de las instrucciones.

Calendarios de empleados y seguimiento del tiempo.

Cualquier "online" y "lejanía" en el trabajo de la empresa requiere una actitud muy reverente a la contabilidad de tiempo y resultados. Si no podemos vernos físicamente durante la jornada laboral, debemos aprender a establecer tareas con precisión y estimar correctamente los costos laborales.

Este control es muy importante, y en absoluto porque las personas son villanas y buscan formas de evitar el trabajo. Todos somos imperfectos, necesitamos "apoyos" que nos ayuden a trabajar con eficacia, a superar nuestra propia pereza.

El problema de la configuración transparente y manejable de tareas se resuelve con la ayuda del control de pedidos, del que ya hemos hablado. El tema de la transparencia y manejabilidad del tiempo se resuelve con la ayuda de un estándar corporativo para la programación en calendarios.

Los principios de este estándar son bastante simples:

• Todos los directivos y empleados planifican su tiempo (reuniones y grandes tareas “presupuestadas”) exclusivamente en calendarios de Outlook, nada de “papeles”, stickers, etc. No permitido; la invitación a la reunión se realiza únicamente a través de Outlook, sin llamadas telefónicas ni correos electrónicos.
• Los calendarios, con la excepción de las citas marcadas con una casilla de verificación "privada", están disponibles para los colegas de acuerdo con la política corporativa que rige quién y de quién calendarios pueden ver, editar, programar citas en ellos directamente, etc.
• Cuando se mantienen calendarios, se utiliza un estándar único para ingresar información: codificación de reuniones por colores, palabras clave en los títulos, uso de archivos adjuntos (agenda de la reunión, instrucciones para una reunión externa, etc.).

Dicho sistema brinda un aumento significativo en la capacidad de administración para los gerentes y la facilidad de trabajo, para todos. Siempre puede ver quién planea hacer qué y dónde está. Al convocar una reunión, puede activar fácilmente los calendarios de las personas que necesita y seleccionar las más tiempo conveniente(Outlook incluso tiene una función que facilita encontrar el momento adecuado; Figura 3).

figura 3

Trabajo colectivo con calendarios

Al mismo tiempo, no se trata de Control total: de acuerdo con los principios de la gestión del tiempo, hasta un 30-40 % de la jornada laboral (esta cifra puede variar según los puestos) se dedica a tareas inesperadas.

Si es necesario, el estándar de planificación del tiempo corporativo puede incluir tales opciones útiles:

• Vinculación de la programación en calendarios con dispositivos móviles– teléfonos inteligentes, comunicadores, etc. Al estar en una reunión fuera del sitio, ingresa esta reunión en su teléfono inteligente, y en un par de minutos ya está en el calendario de su servidor, todos los empleados ven la versión más reciente y actualizada de su horario. Por el contrario, si alguien de la oficina te envió una invitación a una reunión, en un minuto ya la verás en tu smartphone.
• Vinculación de la planificación y la presentación de informes. Gracias a la exportación de citas del calendario a Word o Excel, puede generar informes semanales o mensuales, informes de proyectos, literalmente con solo hacer clic en un botón (Fig. 4). La belleza es que la creación de informes no requiere "garabatear", el gasto de tiempo y esfuerzo de los empleados. En varias empresas, por ejemplo, los informes mensuales de los consultores de proyectos se crean en uno o dos minutos, lo cual es completamente documentos oficiales de la que dependen los salarios.

Figura 4

Informe de pedido

Un año después de la finalización del proyecto, le preguntamos al jefe, director de desarrollo de la empresa de producción y comercialización de Siberia: "Ahora, un año después, cuando se han firmado los certificados de aceptación y las cartas de agradecimiento, ¿cuál es el verdadero "seco residuo"?"

En esta empresa, al introducir la gestión del tiempo, se hizo hincapié en los calendarios. La respuesta del gerente fue: “Sabes, recuerdo los tiempos en que vivíamos sin teléfonos móviles. Era necesario darse cuenta de que Kolya ahora está visitando Fedya, y como Fedya no tiene un teléfono fijo, debe llamar a su vecino y pedirle que llame a Kolya al teléfono ... Recuerdo nuestra vida sin calendarios comunes, transparentes y comprensible, como la vida sin teléfono móvil. Todas esas agendas, papeleos, interminables llamadas para concertar una cita, más llamadas para reprogramar una cita, superposiciones e incoherencias en las reuniones… En general, la vida sin un estándar corporativo para la planificación es como la vida sin móvil. Teóricamente posible, en la práctica, extremadamente inconveniente e ineficiente”.

Evaluar la eficacia. La introducción de un estándar corporativo para la planificación y presupuestación del tiempo ayuda a liberar en la agenda de cada gerente, dependiendo del puesto, de tres a seis horas semanales, que se dedican a gastos improductivos en la planificación y organización de reuniones, lo que equivale a alrededor del 10% de la nómina. Al mismo tiempo, el aumento de la eficiencia en la gestión por la transparencia de tiempos y costes laborales oscila entre el 10 y el 25%.

Para empezar, recordemos las reglas para monitorear la ejecución de instrucciones, que luego comenzaremos a automatizar usando las características estándar de MS Excel.

Asignar control sobre los méritos de la solución de problemas y control sobre el tiempo de ejecución de las tareas.

control sustantivo

El control sustantivo es una evaluación de cuán correcta, exitosa y completamente problema resuelto. Tal control es realizado por el jefe (de una institución o departamento) o especialmente Persona autorizada. Los gerentes son responsables de la resolución correcta y oportuna de los problemas reflejados en los documentos. divisiones estructurales y empleados a quienes se encomiende la ejecución del documento. El intérprete suele ser:

• indicado en la resolución del encabezado en el documento (por ejemplo, en la carta entrante, en la declaración del empleado) o
• está escrito directamente en el texto de la instrucción (generalmente en el orden / protocolo, las instrucciones individuales se redactan en forma de párrafos independientes del texto y se formulan para que quede claro de inmediato qué, a quién y cuándo se debe hacer ; en consecuencia, cada elemento se pone bajo control por separado: la tarea / instrucción),
• cuando no se indica directamente el ejecutante, se determina de acuerdo con la distribución de responsabilidades en la organización.

Si en la resolución/instrucción del titular se indican varios albaceas, la persona nombrada en primer lugar en la resolución es responsable de la ejecución del documento/instrucción y, en consecuencia, organiza su ejecución.

Las instrucciones pueden seguirse del texto del documento, o pueden ser "independientes", es decir, indocumentados y, sin embargo, sujetos a control sobre su ejecución. Si se crea una instrucción sobre la base de un documento, contiene un enlace a la base del documento (consulte el llenado de las primeras cuatro columnas en la tabla de la Figura 1). Las órdenes son emitidas por líderes de todos los niveles. Sin embargo, qué documentos/órdenes poner bajo control, cada organización decide por sí misma. Por lo general, estas son todas las órdenes del jefe de la organización y sus adjuntos. Cuanto mayor sea el número de documentos en la organización, más importante es agilizar el trabajo de seguimiento de la ejecución de los documentos, y más selectivamente la organización aborda la solución de la pregunta "qué vamos a controlar": la media dorada es importante aquí. Por lo tanto, la ejecución de las instrucciones de la primera persona generalmente se controla, el servicio de la institución educativa preescolar o la secretaria se dedican a esto.

Las órdenes deben formularse de manera clara e inequívoca:

• la orden misma;
• plazo de ejecución;
• albacea (es posible ejecutar la orden por varias personas, luego se designa a uno como albacea responsable y el resto se considera co-ejecutores).

Al formar instrucciones, es deseable adherirse a reglas simples: la redacción debe ser concisa, concisa, excluyendo la ambigüedad de interpretación, y tener un resultado claramente definido y medible.

Mientras se ejecuta la orden, son posibles las siguientes acciones:

• el autor puede modificar el plazo de ejecución del encargo;
• el autor puede cambiar el albacea responsable de la cesión;
• los artistas crean informes sobre los resultados de la ejecución;
• el autor tiene la oportunidad de devolver la orden de revisión o aprobar el resultado de la ejecución.

Si la tarea se dividió entre co-ejecutores, entonces el ejecutor responsable recibe sus informes de desempeño. Es él quien forma el informe único final en nombre y lo envía al autor.

Control sobre los plazos

El servicio de gestión de documentos (DOE) lleva a cabo el control sobre el tiempo de ejecución de documentos / órdenes y, en una organización pequeña, el secretario.

La tecnología para monitorear el tiempo de ejecución se puede dividir en los siguientes procedimientos:

• fijación de todos los documentos, instrucciones, instrucciones, asignaciones de la gestión puesta bajo control;
• verificar la entrega oportuna del documento al contratista;
• ajuste de datos en documentos controlados cuando cambian los plazos de ejecución, la transferencia de un documento de contratista a contratista, de división a división (lo registramos en el campo "Estado de ejecución", ver Figura 1);
• recordatorio a los albaceas y jefes de departamento sobre la presencia de documentos e instrucciones no cumplidas;
• informar a los gerentes (divisiones y organizaciones) sobre el estado y el progreso de la ejecución de los documentos;
• ingresar datos sobre la ejecución de documentos;
• análisis del estado de cosas y el nivel de disciplina ejecutiva en la organización en su conjunto, por divisiones estructurales, especialistas, tipos de documentos y otros aspectos.

plazos Los documentos se pueden definir:

Como puede ver, el plazo para la ejecución de la orden generalmente lo establece su autor. Al mismo tiempo, se acepta que las instrucciones que contengan una indicación "urgentemente" vencen en 3 dias. La indicación "sin demora" prevé un plazo de 1 día para la ejecución de la orden. Si el plazo no está especificado en el pedido, está sujeto a ejecución en un plazo de hasta 1 mes a partir de la fecha de su firma (hasta la fecha correspondiente del mes siguiente, y si no hay tal fecha en el mes siguiente, entonces hasta el último día del mes ). Si el último día del plazo para la ejecución de una instrucción es inhábil, ésta quedará sujeta a ejecución el día hábil anterior.

Para documentos que contienen una tarea compleja, se pueden establecer plazos largos (varios meses, seis meses, un año). En tal caso, es necesario Divida la tarea en etapas y controle la ejecución de la tarea en etapas.

El control de tiempo puede incluir:

• Control actual,
• precautorio y
• control final

Los principales tipos de control son actuales y preventivos.

Bajo Control actual comprender la elaboración diaria de información sobre documentos que vencen hoy. El control actual se lleva a cabo verificando diariamente el progreso del documento y recordando al contratista sobre el vencimiento del plazo y la necesidad de completar el trabajo en el documento. Responsable de monitorear la ejecución (en una pequeña empresa - la secretaria) diariamente, como regla, al comienzo de la jornada laboral, identificar y compilar una lista de documentos que vencen hoy.

El control actual ayuda a planificar el trabajo del día. Muestra inmediatamente qué asuntos deben completarse hoy (resolver un problema en una reunión, firmar un documento, enviar un fax, etc.). Por tanto, el control sobre el tiempo de ejecución de los documentos es una función que está necesariamente prevista en descripción del trabajo secretario jefe Todos los días, identificando los documentos que están por vencer, el secretario averigua la posibilidad de la resolución oportuna del problema y, en caso de incumplimiento de los plazos, informa al gerente sobre esto.

Durante control preventivo se compilan resúmenes y se advierte a los albaceas sobre documentos que vencen en 2-3 días (nosotros en nuestra organización hacemos esto en 4 días del calendario). Y luego el empleado todavía tiene tiempo para resolver el problema a tiempo.

La posición de control es muy importante. Solo la orientación del control para ayudar a los empleados, y no para identificar deficiencias, el deseo de ayudar, recordar y no condenar, puede garantizar la mayor eficiencia del servicio de control.

Una verificación sistemática de la ejecución, realizada hábil y correctamente por un empleado que recuerda con tacto que el documento se necesita a tiempo, que la prosperidad de la empresa depende de la resolución oportuna del problema, etc., enfatiza la necesidad este empleado y sus esfuerzos. Además, el “ficha de plazos” ayuda en la planificación de la jornada laboral del gerente, ya que refleja las actividades y tareas para una fecha determinada.

Si al recibir el documento o en el curso de su ejecución por parte del contratista se hace evidente que es imposible ejecutarlo a tiempo, esto se informa al gerente (el autor de tal orden), quien tiene el derecho posponer la ejecución del documento. si el líder amplía el plazo, el secretario, de acuerdo con sus instrucciones, ingresa en el formulario de registro nuevo término ejecución.

La cuestión de posponer los plazos para la ejecución del documento debe plantearse a más tardar 1 día antes del vencimiento de la fecha clave. Aplazamiento del plazo retroactivo no está permitido y, por regla general, es imposible en principio en los sistemas automatizados.

Para documentos con un período de ejecución largo (varios meses), las etapas intermedias de ejecución se pueden controlar con el ingreso de información sobre el progreso de la ejecución (lo hacemos en el campo "Estado de ejecución" de la ficha de registro del documento).

A menudo, la solución del problema requiere un trabajo constante en el documento por parte de varios ejecutantes o la coordinación del documento con varios departamentos. En estos casos se debe controlar la duración del documento en cada ejecutante. Al transferir un documento, se debe registrar el hecho de la transferencia. Por lo general, el registro lo realiza el secretario de la unidad que transfiere el documento. Reflejamos el movimiento del documento y la fecha de su transferencia en el campo "Estado de ejecución".

Cuando hay documentos vencidos su lista se imprime el mismo día y se comunica al jefe.

Si el derecho a registrar documentos se puede otorgar a una amplia gama de empleados, los cambios que reflejan el progreso de su ejecución, por regla general, los lleva a cabo un solo empleado responsable: el subsecretario o un especialista de la institución de educación preescolar.

Quitar un documento del control se lleva a cabo solo después de la ejecución completa del documento: la implementación de la resolución del jefe, la preparación de un documento de respuesta, la recepción de una respuesta a documento saliente u otra confirmación documentada del hecho de la ejecución. El resultado de la ejecución del documento debe registrarse en la tarjeta de registro (por ejemplo, "se envió una invitación", "se envió una carta de ... No ...", etc.). La tarjeta de registro también contiene información sobre la fecha de ejecución del documento e indica el número de caso según la nomenclatura en la que se encuentra archivado el documento ejecutado.

A último control referir trabajo analítico generalizar la disciplina de desempeño y los resultados del trabajo de los empleados de la unidad u organización en su conjunto. El control final es realizado por los empleados (servicio) encargados de monitorear la ejecución, o por la secretaria de la organización con una periodicidad determinada (semanal, mensual, trimestral). Los resultados del control posterior se reflejan en los resúmenes cuantitativos y de lista finales del estado de ejecución de las tareas (documentos controlados). Esto permite a la gerencia saber qué está haciendo este o aquel empleado (departamento) y cómo van las cosas en un área particular de actividad (resolver un problema en particular).

El control final en combinación obligatoria con el control preventivo es un factor estimulante para mejorar la disciplina de los empleados.

Un ejemplo de control de pedidos usando MS Excel

Ahora vamos a mostrar lo que se puede automatizar utilizando las funciones estándar de MS Excel. Para empezar, abre Nuevo libro MS Excel y crear una tabla en ella con los campos/columnas/gráficos que se muestran en la Figura 1. Esta es la tabla principal que muestra información sobre el control de tiempos de ejecución de órdenes en nuestra organización.

A continuación, en una celda separada, establezca la fórmula para que cuando abra esta hoja de MS Excel encima de la tabla, siempre se muestra la fecha actual(indicado por el número 1 en la Figura 1). Entonces nos vendrá muy bien en nuestro trabajo diario con la mesa. Puede hacer esto de dos maneras:

Figura 2

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En esta tabla, puede filtrar filas (es decir, órdenes controladas) según varios criterios. Pero para esto necesitas habilitar el filtro:

figura 3

Botón de activación del filtro en pantalla en MS Excel 2007 y 2010

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Figura 4

Criterios para filtrar filas de tablas por contenido de columnas en MS Excel 2007 y 2010

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Los criterios de filtrado que se muestran arriba aparecieron como resultado de hacer clic en el botón cuadrado gris para llamar al filtro en la columna "Ejecutantes" (marcada con el número 1). Las celdas de esta columna están llenas de texto, por lo que el programa nos ofrecía las siguientes opciones de selección:

2 - en primer lugar, podemos filtrar uno o más ejecutantes, dejando solo "ticks" en ellos; también podemos seleccionar solo líneas vacías, dejando un “tick” solo en el último elemento de la lista; si dejamos el “tick” en la posición “Seleccionar todo”, entonces no habrá filtrado por este criterio (esto ahora se muestra en la Figura);

3 - en segundo lugar, puede filtrar por el texto contenido en las celdas de la columna, sin embargo, este criterio es más adecuado cuando se trabaja con la columna " Resumen» documento, etc Por ejemplo, si no recordamos exactamente el título, pero recordamos palabra clave, que debería estar en él, luego debe seleccionar el elemento "contiene ..." y escribir esta palabra sin su terminación, luego, como resultado del filtro, solo las líneas que tienen la palabra que escribimos con diferentes terminaciones en el " El campo "Resumen" permanecerá en la pantalla.

Puede eliminar el filtro seleccionando el comando del mismo nombre, indicado por el número 6. Si filtró filas estableciendo diferentes criterios de selección en varias columnas, una sola selección de este comando eliminará el filtro solo en la columna donde seleccionado dicho comando, mientras que el resto de los filtros en otras columnas seguirán siendo válidos; cada uno de ellos debe eliminarse individualmente. En aquellas columnas en las que el filtro está habilitado, el botón de llamada de filtro cambia su imagen al botón de filtro habilitado.

Si la columna por cuyo contenido queremos filtrar las filas de la tabla está llena de fechas, entonces en lugar de un filtro de texto, el programa nos ofrecerá otro, especial para fechas, indicado por el número 4: podemos seleccionar no solo una fecha determinada, pero también posterior o anterior a alguna fecha, o un período de tiempo limitado, ayer, hoy o mañana, etc.

Nuestra tabla tiene 3 columnas con fechas.

El filtro numérico (indicado por el número 5) está especialmente definido para trabajar con columnas cuyo contenido son números (en nuestro caso, esto es número de registro documento).

Figura 5

Criterios para filtrar filas de tablas por contenido de columna en MS Excel 2003

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En MS Excel 2003, el filtro por contenido de columna se llama con el mismo botón de pantalla que en versiones posteriores del programa, pero al presionarlo, se abre una lista general para seleccionar un valor de celda específico o establecer una condición de filtrado más compleja. , que ya está personalizado para el texto, la fecha o el número: se inicia en una ventana de pantalla separada después de seleccionar el elemento "(Condición...)" en la lista.

Las figuras 4 y 5 muestran claramente ¿Por qué criterios podemos ahora filtrar filas de tablas en MS Excel de diferentes versiones. Podremos filtrar instrucciones por ejecutores, sus autores, términos, datos del documento controlado y cualquier otra información ingresada en la hoja de cálculo. Además, será posible filtrar simultáneamente por varios criterios, por ejemplo:

• cuyas instrucciones el plazo de ejecución vence hoy para un contratista en particular:
  en la columna "Ejecutantes", seleccione el empleado requerido (ver número 2 en la Figura 4), y en la columna "Fecha de vencimiento", filtre las filas cuya fecha satisface el criterio "hoy" (número 4 en la misma Figura) o
• a quien el líder que hemos elegido dio instrucciones este mes:
  en la columna "Autor del pedido" seleccionamos el gestor que estamos analizando (número 2 en la Figura 4), y en la columna "Fecha de vencimiento" filtramos las fechas que caen bajo el criterio "Este mes" (número 4), etc

Y ahora te enseñaremos cómo puedes configurar el programa para que cuando abras un archivo recibir automáticamente información sobre qué órdenes deben ejecutarse, por ejemplo, después de 4 días notificar a los artistas con antelación. Para hacer esto, prevemos la presencia en la tabla de una columna especial, que llamamos "Período de envío". Ahora vamos a configurarlo:

• seleccione la celda I6 (en la primera fila de la columna personalizada) y escriba el signo "=";
• haga clic con el "mouse" en la celda adyacente J6 (en la misma fila, pero en la columna "Fecha de vencimiento") y verá que está incluido en la fórmula para calcular el contenido de la celda I6;
• luego continúe marcando la fórmula escribiendo "-4" desde el teclado;
• esto completa el llenado de la fórmula (su estado actual siempre se puede ver en la barra de fórmulas ubicada arriba de la hoja de Excel, ver Fig. símbolo 1 en la Figura 7, obtenemos "=j6-4"). Ahora presiona en el teclado Ingresar- y el resultado del cálculo de la fórmula incrustada aparecerá en la celda de la tabla;
• después de eso, la fórmula se puede copiar a las filas siguientes de la tabla, y luego en la columna "Período de envío", la fecha siempre será 4 días antes que en la columna "Fecha de vencimiento": señale con el "mouse" para la esquina inferior derecha de la celda I6 (con el puntero "mouse" debe tomar la forma de una cruz negra en negrita), presione el botón izquierdo del "mouse" y, sin soltarlo, arrástrelo hacia abajo hasta el final de la columna, luego suelte el botón. En la columna I verá las fechas de todas las advertencias requeridas (número 2 en la Figura 7);
• luego puede hacer que en la columna "Condiciones de envío" las celdas con las actuales se resalten automáticamente en color, es decir las fechas de hoy (el 1 de octubre serán una celda, y el 2 de octubre, ya otras, etc.). Para hacer esto, necesita usar la función de formato condicional. En MS Excel 2007 o 2010, esto se hace así:
  • seleccione todas las celdas de la tabla de la columna "Período de envío", ubicada debajo del "encabezado";
  • clic en el botón Formato condicional en grupo Estilos pestaña casa(Consulte la Figura 6), seleccione el comando Reglas de selección de celdas, y en el panel que se abre a la izquierda o a la derecha, seleccione el comando fecha. Se abrirá un cuadro de diálogo del mismo nombre, en el que hay dos listas (Figura 8): en la izquierda, debe seleccionar la posición Hoy dia, y a la derecha, una forma de formatear celdas que cumplan esta condición, por ejemplo, Relleno rojo claro y texto rojo oscuro. Siguiente clic OK.

La figura 8 muestra cómo se ve la tabla terminada con formato condicional. Al abrir esta tabla, por ejemplo, el 13/08/2012, el especialista puede determinar fácilmente qué notificaciones se envían.

Puede prever la presencia de la última columna "técnica" en la tabla, en cada fila debe colocar el número 1. Luego, al filtrar por uno o más criterios, siempre contará rápidamente la cantidad de filtrados filas Para hacer esto, seleccione las celdas restantes en la pantalla con el mouse en esta columna: MS Excel calculará la suma de sus valores y la escribirá en la línea de referencia inferior debajo de la hoja de Excel.

Figura 6

Formato condicional

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Los términos de ejecución de los documentos se pueden interpretar de diferentes maneras. Por ejemplo, ¿desde qué momento empezar a calcular el plazo (desde la fecha de emisión del pedido o el día siguiente)? ¿Se debe calcular en días naturales o hábiles? ¿Qué pasa con los documentos que vencen los fines de semana? ¿Qué pasa si no hay fecha límite en absoluto? Se dan respuestas detalladas a todas estas preguntas, se explica mucho con ejemplos (hay 16 en total) en el artículo “¿Cómo determinar los plazos? » en la página 12 de la revista No. 8" 2011

No es realista controlar la ejecución de todos los documentos de la organización. Por lo tanto, le ayudarán las recomendaciones para determinar la lista de documentos sujetos a control de ejecución. Aprenderá qué plazos se suelen fijar y cómo se hace, así como cómo se pueden controlar las órdenes verbales. Ver el artículo “¿Qué vamos a controlar? » en la página 30 de la revista No. 7" 2011

Como saben, la funcionalidad de un asistente o asistente personal (como sea que se llame a esta posición en libro de trabajo) en diferentes empresas varía según las características y el tamaño de la organización, la cultura corporativa adoptada en la empresa y la personalidad del líder. Sin embargo, hay responsabilidades de las que cualquier asistente personal simplemente no puede prescindir, independientemente de dónde trabaje. Entre ellos - el control de la ejecución de órdenes.

En muchas organizaciones, la no ejecución de instrucciones y la falta de control sobre su ejecución oportuna es un problema, el llamado. "cuello de botella" (del inglés. cuello de botella- cuello de botella), es decir un serio obstáculo que ralentiza mucho los procesos de negocio de la empresa. ¡Aquí, mucho depende del asistente! Sin embargo, no todo es tan obvio como parece a primera vista. A menudo nos encontramos con situaciones en las que un asistente indispensable se enferma repentinamente o se va de vacaciones o se va de viaje de negocios por un tiempo, y durante su ausencia... el trabajo se detiene, las asignaciones no se fijan, los plazos no se cumplen, los responsables son desconocidos. Como regla general, esto no habla tanto de la indispensabilidad del empleado, sino de la ausencia de un sistema. Entonces, la tarea del asistente es construir exactamente el sistema para monitorear la ejecución de instrucciones. Y el sistema, como saben, es en gran medida capaz de mantener su rendimiento por sí mismo. ¡Y no puedes hacerlo solo! Pero tratemos todo en orden.

Control y sus tipos.

Un elefante, como dicen, hay que comerlo por partes. Y comencemos con la terminología.

Control es una comparación del plan con el estado actual de las cosas. El control revela incluso pequeñas desviaciones de los resultados y acciones planificados de las personas y hace posible cambiar la situación.

Existen los siguientes tipos de control:

1. Preliminar. Lo lleva a cabo el jefe antes del inicio real del trabajo en nombre. El control preliminar se utiliza teniendo en cuenta los recursos humanos, materiales y financieros, es decir, antes de dar una orden de trabajo, el gerente debe asegurarse de que el ejecutante tenga los recursos para llevarla a cabo.

2. Conceptual (entrante). Se usa para aclarar:

¿Sabe el ejecutante que tiene una tarea?

¿Cómo entendió la tarea el que lo resolverá?

¿Cómo lo hará exactamente?

Este tipo de control lo realiza un asistente del jefe, e inmediatamente después de realizada la asignación. El objetivo es verificar la comprensión por parte del ejecutante de la esencia de la asignación y la oportunidad de su implementación. En esta etapa, la tarea del asistente es llamar la atención del ejecutante sobre la presencia de la tarea, los plazos y la prioridad de la tarea, para asegurarse de que la tarea sea aceptada para el trabajo. Al mismo tiempo, el asistente debe "resaltar" las tareas urgentes e importantes (recuerde la matriz de Eisenhower), por ejemplo, de la siguiente manera: "¡Preste atención al hecho de que esta tarea es importante y urgente!" Esta frase mágica, pronunciada a tiempo, ayudará a evitar muchos malentendidos y una pérdida de tiempo imperdonable: es inaceptable dejar que el proceso de clasificación de tareas por prioridades siga su curso, porque la opinión de los ejecutantes no siempre coincide con la opinión. del gerente Recuerda que lo que es obvio para ti puede no serlo para otras personas.

3. Actual (interino, control de proceso). El objetivo es evaluar el proceso actual de actividad: cómo se está trabajando, qué se ha hecho ya, qué dificultades han surgido. Este tipo de control lo realiza un asistente cuando el trabajo ya está en curso, pero aún no ha llegado la fecha límite para la ejecución del encargo. La tarea de control es identificar oportunamente las desviaciones que ocurren en el curso del trabajo, para informar al gerente sobre ellas para el posible ajuste de los parámetros especificados. El control de corriente se basa en la retroalimentación.

4. Final (final, control de resultados). Se utiliza para evaluar si la meta se logra en una fecha determinada.

Los resultados reales obtenidos se comparan con los previamente establecidos. A pesar de que es demasiado tarde para intervenir en la obra en esta etapa, este control es necesario. Muestra qué resultados han logrado los artistas, revela omisiones y deficiencias en el trabajo. Ayuda a aprender lecciones para el futuro. Como regla general, en esta etapa, el líder y el asistente trabajan juntos, porque. las calificaciones del asistente pueden no ser suficientes para determinar la integridad y corrección de la ejecución de la tarea.

Qué y cómo controlar

La distribución de la responsabilidad para garantizar el control en áreas clave depende del tamaño de la organización:

en control	Tamaño de la empresa	Responsablepara garantizar el control
Normas y requisitos legales	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organización abogado, contador servicio legal, contabilidad Servicio Jurídico y jefes de direcciones
Órdenes del líder	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organización secretario jefe Subdirector Asistente y Jefes de Direcciones
Requisitos de los documentos reglamentarios locales	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organización secretario jefe Subdirector Línea de líderes empresariales
Órdenes separadas del jefe	Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organización secretario jefe Subdirector
Pedidos recibidos desde el centro corporativo	Hasta 1500 personas Hasta 2500 personas Más de 2500 personas	Subdirector Subgerente y Secretaría Gestión de casos

¡"Control" y "monitoreo" son dos cosas diferentes!

Para comprender finalmente qué es qué, debe prestar atención a otro término que se encuentra a menudo en la gestión moderna: "supervisión". A menudo, en la literatura, los conceptos de "control" y "monitoreo" se usan como idénticos, ¡pero son cosas fundamentalmente diferentes! Para aplicar un enfoque sistemático a la gestión de la ejecución de instrucciones, se debe comprender esta diferencia. Si supervisión está monitoreando los parámetros de un objeto con la fijación y el guardado de datos, luego control es una observación con un mandato impacto en el objeto en caso de que los valores de los parámetros estén fuera de rango. En relación a las asignaciones, esto significa que el asistente debe tener una herramienta de seguimiento, es decir, mantener una determinada base de datos donde fija las órdenes, los plazos, los responsables y el estado de ejecución (completado/no completado). Sin embargo, para construir un sistema de control eficaz, no basta con mantener estadísticas: el control implica una gestión activa de la situación, el ajuste y la influencia, es decir. impacto consciente con propósito para lograr dinámicas positivas en la disciplina escénica.

¿Cómo asegurarse de que los pedidos se lleven a cabo?

Para que se cumplan las instrucciones, es necesario un enfoque integrado para resolver este problema. El sistema de control de ejecución de órdenes operará con sujeción a los siguientes principios:

1) Alta prioridad de la gerencia. El gerente debe demostrar que la estricta observancia de sus instrucciones es importante para él y para la empresa.

2) Discusión conjunta de enfoques para resolver el problema. Para tener en cuenta todos los riesgos y considerar el problema de manera integral, es necesario involucrar en la discusión a todos los participantes en el proceso, tanto el jefe que da instrucciones y el asistente que los supervisa, como los jefes que serán directamente responsables de la ejecución. Los acuerdos deben relacionarse principalmente con los métodos para obtener información sobre la instrucción y los plazos, el formato del informe de desempeño, el procedimiento para posponer los plazos y los enfoques para recompensar o castigar en caso de incumplimiento de las instrucciones. El gerente también debe informar a sus subordinados sobre los poderes del asistente en términos de monitorear la ejecución de las instrucciones (si es una persona nueva en el equipo y aún no ha logrado ganar autoridad, pregúntele a su gerente).

3) Informar a todos los empleados de la empresa sobre la implantación de un sistema de seguimiento de la ejecución de instrucciones. Es necesario garantizar la transparencia de los enfoques, es decir, las reglas deben formalizarse en el documento normativo local de la empresa.

4) Coherencia y regularidad. La disciplina de desempeño aumentará si los empleados están seguros de que se registra cada tarea, que cada tarea debe ser contabilizada, que ninguna se perderá ni se olvidará, y el castigo será inevitable por no cumplir con las instrucciones de la gerencia. (Inmediatamente, vale la pena considerar el procedimiento para informar, porque las instrucciones pueden no ser factibles a priori o tener buenas razones para no completarlas a tiempo. Cada caso debe ser considerado individualmente).

Parece una tarea para, dices. En parte también lo es. ¿Cuál es el papel del asistente? Un asistente es exactamente el mismo empleado de la empresa que debe informar al gerente que el problema existe, que conlleva riesgos específicos, que está tratando de mantener una "mano en el pulso" (y hasta ahora se debe en gran parte a su personal). cualidades), pero el sistema de carencia tarde o temprano se hará sentir y te preocupa.

Lo principal: no olvide decir que tiene una propuesta específica sobre cómo organizar un sistema de control (es decir, no debe ser solo un problema servido en bandeja de plata, sino un problema y soluciones).

Incluso si tú el nuevo empleado empresa, no tenga miedo de ponerse en contacto con el jefe con una propuesta similar. Si hasta ahora no ha sucedido nada fatal en su empresa debido a un pedido no cumplido/vencido/no contabilizado, su gerente aún no dejará que su propuesta pase desapercibida. Quizás, en toda la empresa no haya más persona interesada en solucionar este problema.

La importancia de la comunicación efectiva

Digamos que se acepta su propuesta: el gerente describió la importancia de la tarea, anunció su papel en este proceso, aprobó el local documento normativo regulando el proceso, se informa a todos los empleados de la empresa. ¿Que sigue? El documento publicado corre el riesgo de quedarse en un papel sin alma si se da por vencido en esta etapa. ¿Cómo hacer que todo funcione?

La respuesta radica principalmente en las habilidades de comunicación efectiva del asistente. Sí, esta es la misma frase que vemos tan a menudo en los currículos para puestos administrativos. La presencia de tales habilidades es vital para un asistente. En sentido estricto, en relación con el control de la ejecución de instrucciones, la comunicación efectiva es una forma de transferir información rápidamente sin distorsión y recibir retroalimentación sobre la correcta comprensión del “mensaje”.

La comunicación efectiva se construye:

¿Eficaz o ineficaz?

La comunicación ineficaz es discutir con los demás, con el objetivo de proteger sus metas y planes. Significa que hay ganadores y perdedores. Este estilo de "comunicación" es categórico: hay "bien" y "mal", "victoria" y "derrota", "bien" y "mal", sin tener en cuenta los estados intermedios. Solo hay una opinión correcta, por lo que podemos descuidar las opiniones y experiencias de las personas que pueden enriquecer nuestro conocimiento del mundo y formar una imagen completa. En cambio, defendemos constantemente nuestras opiniones estrechas. Una pausa en el conflicto se considera un éxito cuando el defensor se retira temporalmente. Como resultado, los desacuerdos resultan en resistencia, pérdida de efectividad del equipo e incluso sabotaje, hasta que se establece un equilibrio de poder y respeto.

La comunicación efectiva, a su vez, tiene como objetivo comprender los puntos de vista, sentimientos y opiniones de los demás. Cuando dos partes se escuchan, ambas ganan. La comprensión y el respeto mutuos se convierten en la base de la cooperación, la interdependencia y la lealtad. El éxito se logra si cada lado dice: “Sí, eso es lo que quise decir. Me entiendes".

La comunicación efectiva es, por supuesto, necesaria para la implementación exitosa de las metas de la organización. Los mensajes distorsionados y mal interpretados a menudo provocan la derrota de grandes empresas, ejércitos y pueblos.

Las habilidades de comunicación efectiva permiten que los opuestos coexistan: esta es la capacidad más alta para comprender un punto de vista diferente y encontrar un compromiso. ¿Por qué discutir sobre quién tiene razón y quién está equivocado? El objetivo de una comunicación efectiva es construir y mantener relaciones de trabajo mutuamente beneficiosas y, por lo tanto, duraderas.

En el contexto del seguimiento de la ejecución de instrucciones, el asistente debe mostrar habilidades de comunicación efectiva en todas las etapas de las instrucciones del "viaje":

1) Servir de enlace con el gerente en el pedido de tareas. La tarea del asistente es corregir correctamente el orden, tratando de adherirse a cualquier esquema específico de establecimiento de objetivos, por ejemplo, SMART. Esto permitirá a los subordinados comprender lo que se requiere de ellos. La redacción de la orden debe ser clara, en forma verbal (responder a la pregunta: ¿qué hacer?), la orden debe tener un plazo específico, para cada orden se debe identificar un albacea responsable.

Después de que la orden esté debidamente registrada, el asistente debe asegurarse de que no haya inexactitudes, enviar la versión final del protocolo o registro de órdenes al gerente para su aprobación, o volver a preguntar verbalmente: “¿Te entendí bien? Ivanov II debe desarrollar y presentar para su aprobación un cronograma de implementación del proyecto antes del 11 de mayo de 2015?”

Qué ha pasadoINTELIGENTE?

INTELIGENTE es una abreviatura mnemotécnica utilizada en la gestión y gestión de proyectos para definir objetivos y establecer metas.
Una meta u objetivo fijado según los criterios SMART tiene las siguientes características:
. S- específico (concreto) - claro, preciso, claramente descrito;
. METRO- medible (medible) - habiendo establecido indicadores de desempeño, por los cuales se puede entender que se ha logrado la meta. Pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos. Sin estos criterios, es casi imposible evaluar el desempeño de la tarea;
. A- alcanzable (alcanzable) - realista, pero requiere un poco de esfuerzo, lo que sirve como un factor de motivación adicional;
. R- relevante (relevante) - coincidiendo con los objetivos más amplios del departamento, organización;
. T- limitado en el tiempo (limitado en el tiempo) - debe ser definido plazos Logro de metas.

2) Interacción con los ejecutantes al transferir órdenes al trabajo. La tarea clave en esta etapa es asegurarse de que el ejecutante esté informado sobre la tarea y la haya aceptado para el trabajo. Si la organización es pequeña, entonces el asistente o secretario contacta directamente con los artistas a través de Correo electrónico o por teléfono. En organizaciones grandes, dicha interacción es difícil de implementar, por lo que el asistente transfiere la orden e interactúa directamente con los subjefes de la organización, y al transferir órdenes, se aplica el principio de cascada, por ejemplo: mimidirector de departamentomiJefe de departamentomiejecutor directo.

3) La información sobre la ejecución de la orden se transmite por la ruta inversa: Asistente del Gerente GeneralBDirector general adjuntoBdirector de departamentoBJefe de departamentoBejecutante directo.

El asistente desempeña el papel de intermediario en la transferencia de información sobre el pedido. Al mismo tiempo, para reducir el tiempo de transferencia de datos al asistente, es recomendable prever el uso de un recurso de información que le permita publicar información resumida sobre las instrucciones en el dominio público, por ejemplo, en el portal corporativo interno de la organización, donde cualquier empleado puede ver en línea qué instrucciones tiene y enviar comentarios al asistente.

4) Al realizar un control intermedio, es necesario aclarar el pronóstico del contratista: ya sea a tiempo o en el curso de la ejecución, resultó que la cantidad de trabajo es mayor de lo esperado anteriormente, o los recursos del contratista no son suficientes y es necesario involucrar a los empleados de otras divisiones estructurales, t.to. La tarea resultó ser multifuncional. El asistente debe mantener un diálogo constructivo continuo con el gerente/intérprete responsable para obtener información rápida y confiable sobre el progreso de la ejecución y, en caso de problemas graves, informar al gerente sobre esto, mientras algo aún se puede corregir. Al mismo tiempo, no debe ir demasiado lejos y volverse intrusivo, interfiriendo con el artista y distrayéndolo con tonterías. Todos los participantes en el proceso deben entender claramente que tienen objetivos comunes y respetar el trabajo de los demás. Para ello, acuerde un formato de comunicación aceptable.

5) Al recibir información sobre la ejecución del pedido, el asistente, junto con el gerente, evalúa la integridad de los datos presentados y toma la decisión de aceptar el pedido o devolverlo para su revisión. O decisión el asistente debe notificar al ejecutante.

6) Al generar informes analíticos. La contabilidad estricta implica informes y análisis periódicos basados ​​en datos estadísticos. Con cierta frecuencia, por ejemplo, una vez al mes, el asistente debe analizar los datos estadísticos acumulados sobre las asignaciones y generar un informe sobre la disciplina de desempeño (Fig. 1). Dicho informe puede contener información sobre cuántas órdenes hubo en total, cuántas de ellas se completaron a tiempo / tarde / no se completaron, qué unidades son líderes y cuáles son anti-líderes en términos de la ejecución oportuna de las instrucciones de la cabeza. El administrador puede disponer de esta información a su discreción. Sin embargo, es deseable que el enfoque de premios y castigos sea predecible y uniforme para todos.

Arroz. una

Herramientas improvisadas en el arsenal del asistente.

Hay muchas herramientas de este tipo, aunque es importante observar el principio clave: todas las instrucciones del jefe deben ser materializadas, ingresadas en un solo repositorio donde sea posible monitorear regularmente la ejecución de las instrucciones de acuerdo con su prioridad.

La implementación técnica ideal es Microsoft Outlook, porque contiene mecanismos de configuración flexibles para los llamados. "vistas personalizadas". Además de las vistas estándar "Por ejecutantes", "Por categorías", "Por plazos", puede configurar cualquier otro: "Por fábricas", "Por comités", "Solo tareas vencidas, cuyo plazo venció de 5 a Hace 20 días", etc. Una vez configurada, la vista estará disponible en el futuro con un clic del mouse. No nos detendremos en esto en detalle, porque. ya se ha dedicado una serie de artículos a esta herramienta.

A veces, dicho sistema se configura sobre la base de sistemas de gestión de documentos electrónicos, por ejemplo Lotus Notes, Documentum o Directum, donde la información clave sobre el pedido se registra en la tarjeta de registro y control (RCC). Sin embargo, EDMS es un programa costoso que no todas las organizaciones pueden pagar.

Una de las herramientas más versátiles y accesibles para monitorear la ejecución de instrucciones es microsoft sobresalir. Este programa se puede utilizar como una adición a los existentes si trabaja en gran compañía y como una herramienta independiente. La belleza de esto es que en base a esta solución técnica, puede crear base única datos sobre instrucciones con configuraciones flexibles de campos y filtros a su discreción. Dicho registro consolidado de instrucciones puede hacerse público y cada empleado puede aclarar la redacción, los plazos y realizar un seguimiento del estado de sus instrucciones. Primero se debe configurar derechos limitados para editar el archivo para evitar la corrupción accidental o la eliminación de datos.

En MS Excel, no solo puede ingresar instrucciones manualmente, como en el caso de las instrucciones verbales del jefe, sino también cargar instrucciones del EDMS (si se trata de instrucciones de protocolos o instrucciones que provienen del exterior, por ejemplo, solicitudes de autoridades reguladoras). o autoridades el poder del Estado o centro corporativo).

Al configurar los campos de cierta manera, puede configurar la marca de color en la columna "Estado de ejecución del pedido". Por ejemplo, un pedido que aún no haya vencido se marcará automáticamente en azul; una instrucción ejecutada a tiempo - verde (para esto, las fechas en el campo "Fecha de vencimiento para la ejecución" y "Ejecución real" deben coincidir); una instrucción para la cual ha vencido el plazo de ejecución, pero no se ha recibido la marca de recepción del informe de ejecución, se mostrará automáticamente como no ejecutada y marcada en rojo.

Configuración del registro de pedidos enSRA sobresalir

Los campos del registro se configuran escribiendo una macro. Para tal puesta a punto, lo mejor es involucrar a un especialista en TI.

Si no hay un especialista en TI y no tiene habilidades de programación, puede usar otra forma más simple y económica.

Puede personalizar las celdas de la tabla usted mismo usando características de formato condicional.

Para establecer el relleno de la celda, seleccione la celda de la tabla para la que estableceremos el formato (en nuestro caso, esta es la celda GRAMO10 ), en la pestaña casa - Formato condicional, en el menú contextual propuesto - Crear regla(Figura 2).

Arroz. 3

En la barra de fórmulas del cuadro de diálogo debajo del nombre, debe especificar una regla que se considerará verdadera (Fig. 4).

Arroz. 4

Para nuestro registro será necesario configurar secuencialmente cuatro reglas para una misma celda GRAMO10 , y luego "estirar" su acción a toda la columna GRAMO.

• Para indicar un pedido no cumplido, configure la regla 1. En el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato elige un color de relleno. La primera regla será roja.

A continuación, ingrese la siguiente descripción de la regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Figura 5). Esto significa que, siempre que la célula F10 se indica el plazo de ejecución y ya ha vencido, entonces la celda se pondrá automáticamente en rojo.

Arroz. 5

Presiona la teclaOA.

• Para indicar una asignación que está en progreso, configure la regla 2. Repetimos la secuencia de acciones descrita anteriormente: seleccione una celda GRAMO10 , ir Formato condicional, escoger Crear regla y Use una fórmula para determinar qué celdas formatear.

En el ya familiar cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato elija un color de relleno diferente. La segunda regla corresponderá al azul.

=SI(F10>0;F10>HOY();""). Esto significa que si la célula F10 se indica la fecha de vencimiento y aún no ha llegado, la celda se colorea automáticamente de azul.

Presiona la tecla OA.

• Para designar una tarea que se complete a tiempo, configure la regla 3. Nuevamente repetimos la secuencia de acciones descrita anteriormente, solo que esta vez en el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato escoger color verde rellena para indicar que el pedido se completó estrictamente a tiempo o antes de lo previsto.

Introduzca la descripción de la regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0,SI(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Entonces, si la celda F10 GRAMO10 se indica el plazo de ejecución real, que coincide con el plazo F10 o lo precede, celda GRAMO10 automáticamente se pondrá verde.

Presiona la tecla OA.

• Finalmente, para designar una tarea que se complete más tarde de la fecha límite especificada, configuramos la regla 4. En el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato elija un color de relleno amarillo para indicar que el pedido se completó tarde.

Introduzca la siguiente regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0,SI(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Esto significa que si la célula F10 se indica el plazo de ejecución, y en la celda GRAMO10 se indica la fecha de ejecución real, que es posterior a la fecha F10 , entonces la celda GRAMO10 automáticamente se pondrá amarillo.

Una vez en una celda GRAMO10 las cuatro reglas están configuradas, "estiramos" la fórmula dada hacia abajo en toda la columna GRAMO y rellénelo con las fechas reales de ejecución de las instrucciones. Las celdas se colorearán automáticamente en la paleta especificada.

El siguiente paso es configuración de visualización, es decir. diagramas, para una percepción más visual del cuadro según la disciplina ejecutante.

Para construir un gráfico, necesitamos datos cuantitativos, es decir el número de todas las instrucciones y cada tipo por separado. Por lo tanto, se requiere una configuración intermedia. Podemos mostrar datos cuantitativos en la leyenda, donde se ingresarán automáticamente desde nuestra tabla (la leyenda se puede colocar en la misma hoja, por ejemplo, arriba de la tabla).

Para recopilar estadísticas, debe completar una de las celdas de la tabla, por ejemplo, la celda adyacente H10 , de la siguiente manera:

1. Seleccione una celda H10 , en la parte superior de la barra de fórmulas, haga clic en el icono efectos especiales Función de inserción, seleccione la categoría " lógico», « SI».

Escribimos la siguiente regla en la línea superior de las fórmulas: =SI($F10>0,SI($G10>0,SI($G10)<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Figura 6).

Arroz. 6

Estirar la regla especificada en la celda H10 , por toda la columna H(Figura 7).

Arroz. 7

Entonces columna H se puede ocultar, dejando visible solo la información de registro necesaria.

• Configuración de leyenda. Para obtener datos de una columna H entró en la leyenda y se mostró en forma cuantitativa, debe configurar las celdas de la leyenda de la siguiente manera:

1. Establezca la regla en la celda GRAMO3 : seleccione esta celda, en la barra de fórmulas, haga clic en el icono efectos especiales Función de inserción, seleccione el tipo de funciones " estadístico», « CONTAR.SI».

2. Luego escribimos lo siguiente en la barra de fórmulas: =CONTAR.SI(H$10:H$19,F3)(Figura 8).

Arroz. ocho

3. "Estirar" la fórmula de la celda GRAMO3 antes de GRAMO6 respectivamente.

También puede configurar la visualización y cargar datos sobre pedidos durante un período de tiempo determinado en forma de gráfico.

• CONcreación de gráficos. Para hacer esto, vaya a la pestaña Insertar y seleccione un gráfico, como un gráfico circular, después de seleccionar el rango células desde GRAMO3 antes de GRAMO6 (Figura 9).

Arroz. 9

Insertamos el gráfico y coloreamos sus segmentos con los colores de relleno que hemos elegido seleccionando el segmento y llamando al menú contextual correspondiente con el botón derecho del mouse (todo es intuitivo allí). Nuestro registro está listo (Fig. 10).

Arroz. 10

Y finalmente

Es bastante difícil crear un sistema efectivo para monitorear la ejecución de instrucciones; es necesario tener en cuenta muchos aspectos y características diferentes que pueden ser únicos para diferentes organizaciones. No es fácil, pero recuerda que todo acertijo tiene solución. Cuando me enfrento a una tarea difícil que, a primera vista, no tiene solución, siempre recuerdo el acertijo de B. Werber:

“¿Cómo conectar estos nueve puntos con cuatro líneas sin levantar la pluma del papel?

Muchas veces no podemos encontrar una solución porque nuestra mente está trabada en el área del dibujo. Pero en ninguna parte se dice que es imposible ir más allá.

Hay una solucion:

Moraleja: para comprender el sistema, uno debe... salir de él.

Hay muchas formas de organizar un sistema efectivo para monitorear la ejecución de instrucciones. Lo principal es encontrar exactamente el que encajará de manera más orgánica en el trabajo de su empresa y el suyo, sentir la medida en todo y no cruzar la línea más allá de la cual viene el hipercontrol maníaco.

MAMÁ. Suchkova, asistente del director general de ZAO Ryazan Oil Refining Company (subsidiaria de OAO NK-Rosneft)

Flujo de documentos e instrucciones: estos son los dos enchufes principales en el trabajo de cualquier empresa. Asegurar un control decente sobre la ejecución de instrucciones es difícil, pero posible. Lo mismo se aplica al almacenamiento de documentos, cada uno en su lugar. ¿Crees que es un cuento de hadas? En absoluto, y el nombre de esta historia real es LeaderTask.

Cómo organizar el control de pedidos

Primero, definamos los principales problemas de organizar el control de pedidos:

1. ¿Cómo saber en qué etapa la ejecución de su orden?
2. ¿Cómo evitar ignorar órdenes?
3. ¿Cómo comprobar el resultado de la tarea asignada?

Todas las respuestas se pueden encontrar en programa LeaderTask. Gracias al desarrollado sistema de órdenes, ninguna de tus tareas desaparecerá de la vista. Inscribir a todos los empleados en el programa y emitir instrucciones escritas de cualquier escala - hasta proyecto mundial.

Cuando envíe su pedido a uno de los subordinados, su avatar frente al nombre de la tarea se volverá translúcido; esto significa que el pedido ya se entregó, pero aún no se ha leído. Tan pronto como un empleado abra una tarea suya, su avatar en el programa adoptará un color estándar. Así, afirmaciones como “ no lo vi simplemente será inapropiado.

Un empleado tampoco podrá omitir su tarea, a menos que, por supuesto, establezca una fecha límite para resolver la tarea. Aparecerá en la lista de tareas pendientes de su subordinado y el navegador del programa mostrará su nombre con el número de tareas asignadas.

Si la tarea no se completa antes de la fecha límite, al día siguiente aparecerá en su lista de tareas pendientes y podrá preguntarle al ejecutante cuál es el motivo de la demora. También puede preguntar en el chat integrado que aparece para cada tarea después de crearla.

Así, todos tus pedidos se cumplirán sin falta, y ninguno de ellos se perderá. LeaderTask te ayudará con la organización del control sobre la ejecución de instrucciones al 100%. Para obtener más información sobre cómo saber si una orden ha sido leída, puede ver el video a continuación:

¿Y qué pasa con los documentos en nombre? ¿Cómo garantizar el control total sobre la ejecución de documentos e instrucciones?

Trabajar con documentos en LeaderTask

Todos los archivos y documentos para una tarea específica se almacenan dentro de esta misma tarea. Estos pueden ser archivos de Microsoft Office, fotografías, videos, etc.

Por ejemplo, la tarea es crear gráficos para un nuevo sitio: adjunte todos los archivos necesarios a la tarea o proyecto. Solo tendrán acceso a ellos aquellos empleados a los que usted permita. Por lo tanto, la información confidencial nunca caerá en manos de personas no autorizadas, ¡esto está excluido!

Pocas personas lo saben, pero dentro de LeaderTask también puede crear sus propios documentos: notas con formato dentro de la tarea deseada. Para hacer esto, en la tarea requerida, busque el botón apropiado y en la ventana que se abre, cree documentos de cualquier contenido.

¿Cómo resaltar visualmente tareas y documentos importantes y urgentes?

Desarrolladores de software proporcionó todo lo que necesita para el trabajo visual con tareas: colores, etiquetas, subtareas y mucho más. Por ejemplo, si una de sus tareas es urgente, cree una etiqueta con el mismo nombre y adjúntela a la tarea deseada. El empleado lo verá en la notificación y en la lista de tareas, e inmediatamente comenzará su ejecución.

Truco de vida fácil de nosotros mismos- agregar una cláusula a las Reglas de la Compañía que los pedidos con las etiquetas apropiadas deben completarse primero, posponiendo todos los demás casos para más adelante. Y de esta manera, podrá construir todo un sistema de trabajo con asignaciones dentro de su organización.

Visualiza la información, resalta todo lo más importante y empieza descargando LeaderTask, un programa de gestión de pedidos.