Procedura de înregistrare și cazare a oaspeților. Afaceri hoteliere în Rusia șablon de card de înregistrare a oaspeților hotelului

PRINCIPALE DISPOZIȚII

• Cardul Unificat de Oaspeți este proprietatea pub-ului irlandez „Papa’s Pub” (“Papas Pub”), a lanțului de cafenele „Coffee and Chocolate”, a rețelei de cofetărie „Peche Mignon” („Pesche Mignon”) și vă oferă oportunitatea de a: primi privilegii pentru fiecare vizita, pe langa oferte speciale, obtinerea de informatii suplimentare despre toate evenimentele desfasurate in unitatile noastre, comandarea de mese prin telefon, in plus iti pune in valoare gustul excelent si te uneste cu oameni interesanti, impliniti.
• Cardul poate fi eliberat la orice stabiliment al rețelei și este valabil în toate unitățile din pub-ul irlandez „Papa's Pub” („Papas Pub”), rețeaua de cafenele „Coffee and Chocolate”, rețeaua de cofetărie „Peche Mignon”. „ („Pesche Mignon”).
• O condiție prealabilă pentru emiterea unui Card de oaspete este completarea corectă și completă a chestionarului pentru oaspeți. Compania vă garantează confidențialitatea informațiilor furnizate.
• Cardul de oaspeți devine valabil la 4 zile lucrătoare de la completarea chestionarului.

CALCUL BONUS

• Acumularea bonusurilor se poate face doar cu Cardul de Oaspete, așa că nu uitați să îl prezentați înainte de a plăti factura.
• Bonusurile nu pot fi acumulate dacă prezentați cardul după ce ați plătit factura și ați primit o chitanță de numerar.
• Posesorul Cardului de oaspeți are posibilitatea de a acumula bonusuri și de a plăti cu ele în rețeaua de pub-uri irlandeze „Papa's Pub” („Papas Pub”), rețeaua de cafenele „Coffee and Chocolate”, rețeaua de cofetărie „Peche”. Mignon” („Pesche Mignon”).
• Bonusurile sunt creditate pe card după achitarea facturii.
• Termen maxim bonusuri de creditare - 3 zile.
• 1 bonus = 1 rubla.
• Bonusurile sunt creditate pe cardul dumneavoastră de oaspeți atunci când comandați evenimente corporative.
• Bonusurile nu se acordă pentru achiziționarea de bunuri vândute în cadrul ofertelor speciale.
• Bonusurile nu se acordă la plata prin transfer bancar.
• La cumpărare Carduri cadouși alte carduri de debit, bonusurile nu se acordă.
• Cardul de oaspeți nu poate fi transferat de către titularul cardului altor persoane pentru plată.

UTILIZAREA BONUSURILOR

• Cu bonusurile acumulate puteți închide contul complet sau parțial. Soldul contului în caz de plată parțială poate fi plătit în numerar sau cu cardul dumneavoastră bancar.
• În cazul în care, din motive tehnice, tranzacțiile online cu carduri nu sunt posibile, utilizarea cardului pentru a primi o reducere (eliminarea bonusurilor) nu este permisă.
• Bonusurile acumulate nu pot fi schimbate în numerar.

RECUPERAREA SI BLOCAREA CARDULUI

• Cardul de oaspeti este supus blocarii si inlocuirii cu unul nou in cazul pierderii, pastrandu-se in acelasi timp numarul si statutul bonusurilor, cu conditia sa fie indeplinite urmatoarele conditii:

1. completarea unei cereri de restaurare, prezența datelor personale ale oaspetelui în Baza de date a deținătorilor de carduri de oaspeți,
2. restaurarea unui card de oaspeți pierdut este supusă unei taxe. Costul restaurării este de 100 de ruble.

• Transferul bonusurilor de pe cardul pierdut și restabilirea Cardului de Oaspeți se efectuează în termen de 4 zile lucrătoare de la depunerea cererii de pierdere a cardului.
• Deținătorul cardului de oaspeți are dreptul de a bloca cardul în caz de pierdere. În acest caz, nu se face eliberarea numerarului pe card. Blocarea cardului este posibilă în următoarele condiții:
• prezentarea de către oaspetele, pentru care a fost eliberat Cardul de oaspete, a unui act de identitate,
• scrierea unei cereri de blocare, prezența datelor personale ale Oaspetelui în Baza de date a Deținătorilor de Card de Oaspeți.
• Dacă cardul este pierdut, trebuie luate imediat măsuri pentru blocarea cardului. Compania nu este responsabilă pentru siguranța bonusurilor pe cardul pierdut.

VALABILITATEA ȘI BLOCAREA CARDULUI

• Cardul de oaspeți este blocat dacă au trecut 12 luni de la ultima operațiune efectivă pe cardul de oaspeți, fără a include ziua ultimei operațiuni efective.
• Bonusurile neutilizate expiră dacă au trecut 12 luni de la activarea lor. fără a include ziua activării bonusurilor.

ALȚI TERMENI

• Cardul de oaspeți este valabil în toate unitățile lanțului.
• Rețeaua de unități își rezervă dreptul de a modifica lista de unități valabile pentru Cardul de Oaspeți fără notificare prealabilă.
• Nu este posibil să utilizați cardul pentru a primi numerar.
• Atunci când faceți o singură achiziție, poate fi utilizat un singur card de oaspeți.
• Cardul nu este un mijloc de plată.
• În cazul în care, din motive tehnice, operațiunile cu carduri nu sunt posibile, rețeaua de unități își rezervă dreptul de a refuza operațiunea oaspetelui până la înlăturarea cauzelor defecțiunilor.
• Rețeaua de unități își rezervă dreptul, în cazul în care există îndoieli cu privire la legalitatea tranzacțiilor efectuate pe card, de a bloca cardul până la clarificarea circumstanțelor.
• Rețeaua de instituții are dreptul de a refuza unui individîn obținerea unui card de oaspeți la detectarea unui card de oaspeți emis pentru această persoană.
• În timpul Petrecerii Papa, desfășurată în pub-ul irlandez „Papa’s Pub” („Papas Pub”), bonusurile sunt creditate pe cardul de oaspeți, dar nu puteți plăti cu bonusuri.
• Nu se acordă bonusuri pentru achiziționarea de bunuri vândute în cadrul ofertelor speciale, dar bunurile în sine pot fi plătite cu bonusuri.
• Administrația își rezervă dreptul de a anula cardul în cazul unui comportament indecent al Oaspetelui.
• Prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuată de către Deținătorul Cardului - societatea Sistema Pitanie-Bereg SRL, TIN 6455017023, OGRN 1026403672217.
• Proprietarul nu este responsabil pentru necunoașterea de către Deținătorul Cardului a Regulilor de utilizare a Cardului de Oaspeți.
• Proprietarul își rezervă dreptul de a modifica Termenii de utilizare a cardului de oaspeți fără notificare prealabilă.
• Toate modificările sunt publicate pe site-ul http://website/discount/discount_info.php

Pagina 3 din 7

Înregistrare cardoaspete- un document care conține informații despre oaspete, modalitatea de plată și îndeplinirea funcțiilor unui acord între hotel și oaspete.

Hotelurile manuale folosesc în continuare carduri de înregistrare ca parte a procesului de cazare. Oaspetelui care sosește i se dă un card de înregistrare necompletat, un stilou și i se cere să completeze câmpurile obligatorii. După completarea cardului, oaspetele îl semnează, încheind astfel un acord prin care se confirmă tipul de cazare, durata șederii și tariful camerei.

Astăzi sistem automatizat managementul hotelier a redus nevoia de colectare manuală a informațiilor. Hotelurile care au un astfel de sistem completează cardurile de înregistrare folosind informațiile colectate în momentul rezervării. Acum, oaspetele, în loc să completeze cardul de înregistrare, pur și simplu verifică exactitatea informațiilor și își pune semnătura pe card.

Informațiile standard necesare la check-in sunt de obicei aceleași în toate tipurile de hoteluri. Numărul de fișe de înregistrare care trebuie completate depinde mai mult de natura grupului turistic decât de mărimea acestuia. De obicei, fiecare oaspete primește un card separat, așa-numita carte de identitate internă.

Interncertificatpersonalități- un card care conține numele oaspetelui și perioada șederii acestuia, dat la finalul înscrierii și care servește pentru confirmarea identității serviciului și contabilizarea cheltuielilor.

Se face o excepție pentru cuplurile căsătorite. Deci, doi frați adulți primesc carduri individuale de înregistrare, iar un soț și soție primesc un card pentru doi la înregistrare. femei căsătorite Cei care își păstrează numele de familie primesc și legitimații individuale de înregistrare.

Suma plății depinde de numărul de persoane din cameră. Când se specifică numărul de oaspeți într-o cameră, multe hoteluri separă adulții de copii. Acest lucru este foarte important în hoteluri din mai multe țări, unde costul meselor pentru copii este mult mai mic decât costul meselor pentru adulți.

Pentru plata cu credit este necesară o adresă exactă și completă,

facturare și pentru studii de piață. Adresa completă include detalii precum codul poștal, adresa rezidențială, deoarece multe țări au orașe cu același nume.

Un oaspete a cărui adresă a fost verificată printr-un schimb de corespondență privind rezervarea camerei i se poate acorda un credit mai mare decât un oaspete fără rezervare. În timp ce escrocii folosesc adesea adrese false sau căsuțe poștale închiriate, persoanele care din greșeală uită să verifice și să-și plătească factura atunci când pleacă pot fi găsite completând corect o adresă.

Odată ce un oaspete este înregistrat în sistemul de management al hotelului și i se atribuie o cameră, toate tranzacțiile ulterioare sunt efectuate folosind numărul camerei, nu numele oaspetelui. Numărul camerei este necesar pentru a obține informații despre locația, locația și facturarea oaspetelui.

Vă rugăm să rezervați pentru angajații organizației noastre Ilyin P.M. și Fedorova N.S. doua camere single in perioada 15.08.05 - 20.08.05, check-in la ora 15:00.

Scopul vizitei este o călătorie de afaceri.

Garantam plata.

Vă rugăm să confirmați rezervarea prin fax 345-56-73.

Director al Segment LLC Mishin Yu.V.

Cererile de rezervare de locuri prin telegrame, apeluri telefonice, scrisori se înregistrează într-un jurnal special „P” în forma stabilită prin Ordinul Ministerului Finanțelor. Federația Rusă din 13 decembrie 1993 nr. 121 „Cu privire la aprobarea formularelor de documente de strictă răspundere”, cuprinzând următoarele detalii:

Cererile primite de la organizații sunt înregistrate într-un jurnal special „P” în următoarea formă stabilită prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 13 decembrie 1993 nr. 121 „Cu privire la aprobarea formularelor de documente de raportare stricte”:

Regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 1997 nr. 490 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă”, fac nu stipuleaza cuantumul taxei de rezervare. Această dimensiune este stabilită de administrația hotelului. De regulă, variază de la 30% la 50% din tariful unei camere sau al unui loc într-o cameră pe zi.

La sosirea la hotel, clientul trebuie sa se inregistreze. Și deși procesul de înregistrare a unui client în hoteluri de diferite categorii este diferit (cel mai mult diferă ca timp și calitatea serviciului), dar informațiile despre oaspete sunt aceleași peste tot.

Ora de check-in depinde de ce oaspete a sosit la hotel: cel care a rezervat camera sau nu. Desigur, check-in-ul la hotelurile în care se organizează contabilitatea automată durează doar câteva minute, deoarece aproape toate informațiile necesare sunt indicate în cererea preliminară.

Procesul de înregistrare fără o comandă prealabilă durează puțin mai mult, în timp ce administratorul și oaspetele trebuie să discute aspecte precum costul camerei, condițiile de cazare, procedurile de plată. Dacă părțile ajung la un acord comun, atunci, în conformitate cu Regulile, contractantul este obligat să încheie un acord cu consumatorul pentru furnizarea de servicii.

Apoi clientul a decis să părăsească hotelul înainte de program. Această situație apare adesea în practică. Punctul 20 din Regulile de mai sus prevede:

„Consumatorul are dreptul de a rezilia contractul de prestare de servicii în orice moment, plătind contractantului o parte din preț proporțional cu partea din serviciul prestat înainte de a primi o notificare de reziliere a contractului și să ramburseze contractantului pentru cheltuielile efectuate de acesta până la acest punct în vederea îndeplinirii contractului, dacă nu sunt incluse în partea specificată a prețului serviciului”.

Astfel, dacă oaspetele pleacă mai devreme decât perioada specificată, suma plătită de acesta în exces trebuie să i se restituie. În acest caz, returnarea poate fi efectuată folosind două opțiuni posibile:

· în ziua plății (înainte de închiderea schimbului și de eliminarea raportului Z);

într-o zi care nu coincide cu ziua în care fondurile sunt depuse la casierie.

Dacă returul se efectuează conform primei opțiuni, atunci consumatorului trebuie să i se emită o nouă factură și una nouă Bon fiscal cuantumul serviciului efectiv prestat. Totodată, documentele „vechi”, respectiv factura care a fost emisă inițial și cecul de casă (denumit în continuare CCP) trebuie să fie revendicate de către angajații hotelului de la rezident.

Pentru valoarea rambursării cecului inițial, se întocmește un act în formularul KM-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 25 decembrie 1998 nr. 132 „Album”. forme unificate documentația contabilă primară pentru contabilizarea decontărilor de numerar cu populația în cursul operațiunilor de tranzacționare cu ajutorul caselor de marcat” (forma acestui act este dată în continuare în secțiunea „Decontări în numerar cu clienții”). Cecul anulat se lipește pe o coală de hârtie și, împreună cu actul și factura inițială, se depune la departamentul de contabilitate.

Suma pentru care s-a efectuat rambursarea se înscrie într-un special (formular KM-4) în coloana 15, iar suma veniturilor pe zi se reduce cu această sumă.

Această procedură de returnare este reguli model funcționarea caselor de marcat în implementarea decontărilor de numerar cu populația, aprobată prin Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 august 1993 nr. 104.

Dacă rambursarea nu se face în ziua plății, adică după eliminarea raportului Z, atunci rambursarea către client se face numai de la casieria principală a hotelului, pe baza unei cereri scrise și un act de identitate. În același timp, casieria organizației întocmește un mandat de cheltuială și numerar (formular KO-2) cu umplere obligatorie toate detaliile acest document. La comanda de numerar sunt atașate o cerere de rambursare, un cec perforat inițial și o factură emisă inițial.

Pe baza practicii noastre de consultanță, se poate aprecia că angajații hotelului fac adesea greșeli legate de returnarea fondurilor atunci când un oaspete părăsește camera devreme.

Cea mai frecventă greșeală este că atunci când returnează fonduri, casierul-operator rupe cecul de returnare și astfel crește suma totală a veniturilor fixate la sfârșitul zilei.

Cecul returnat de consumator (cuantumul acestuia este deja cuprins în memoria fiscală a casei de marcat) cu întocmirea tuturor documente necesare, este dovada că consumatorul a refuzat serviciul, a reziliat contractul încheiat cu hotelul și a primit bani gheataînapoi. O procedură de returnare executată corect este documentată printr-un cec returnat, un act și o înscriere în cartea casierului-operator.

În cazul în care casierul-operator bate „cecul rambursabil”, suma de pe acesta este din nou înregistrată în memoria casei de marcat, însă în acest caz nu există un fapt documentat de încetare a contractului. Ca urmare, hotelul are o diferență între valoarea veniturilor și rezultatele blocului de memorie fiscală.

Și încă un lucru asupra căruia vreau să mă opresc când vorbesc despre afacerile hoteliere. Se întâmplă adesea ca din vina oaspetelui, proprietatea hotelului să devină inutilizabilă. În acest caz, angajații hotelului sunt obligați să întocmească Acționați asupra daunelor aduse proprietății hotelului (formularul nr. 9-G)(formular conform OKUD 0790209). Actul este întocmit de angajații hotelului în trei exemplare: primul este transferat departamentului de contabilitate, al doilea - persoanei responsabile financiar, în contul căreia se află proprietatea hotelului, al treilea este predat plătitorului.

Pentru mai multe informații despre problemele legate de formularele stricte de raportare, puteți găsi în cartea CJSC „BKR-Intercom-Audit” „ Forme de raportare strictă».

Informatii generale

Identificarea electronică este folosită pentru căutarea automată a oaspeților folosind carduri de plastic eliberate acestora, coduri de bare, dispozitive RFID etc. Căutarea unui oaspete se realizează pe baza unui cod citit de pe un anumit mediu de stocare dat acestuia ca identificator de identitate.

Identificarea electronică poate fi folosită nu numai pentru a căuta o persoană în directorul „Persoane fizice”, ci și pentru o tranziție rapidă la efectuarea operațiunilor contabile: este suficient să citiți codul de la purtătorul de informații pentru a deschide deja formularul de document cu oaspetele. selectat în ea.

Tipuri media acceptate:
- Card magnetic - un card cu banda magnetica pe care este inregistrat un cod unic. Presupune utilizarea unui cititor de carduri magnetice.
- Cod de bare - un cod imprimat pe orice suprafata ( un card de plastic, hârtie). Se presupune că se folosește un scaner de coduri de bare.

Codurile de identificare sunt atribuite transportatorilor din afara sistemului SandSoft: Hotel. Când transportatorul este eliberat unui oaspete, codul este citit din acesta și înregistrat în sistem ca asociat cu această persoană.

Identificarea oaspetelui

Pentru a identifica oaspeții, trebuie să le atribuiți codurile corespunzătoare. Pentru a face acest lucru, trebuie să deschideți formularul de invitat și să citiți codul din media. Codul primit va fi atribuit oaspetelui.

Dacă formularul de lista de invitați este deschis la citirea codului, atunci se va efectua o căutare pentru o persoană cu acest cod.

Asigurarea de servicii

Identificarea electronică este folosită pentru a finaliza rapid operațiunea de a oferi servicii oaspetelui.
Pentru a crea un nou document „Prestarea serviciilor”, este necesar, fiind în șah sau pe formularul de start, să citiți codul de pe suportul de stocare. Dacă citirea a avut succes, se va deschide un nou formular de document, unde va fi deja selectat un oaspete cu acest cod.
De asemenea, dacă formularul de document este deschis manual, atunci când codul este citit, o nouă linie va fi adăugată la document cu invitatul deja selectat în el.

Cum funcționează cardul de oaspeți

Achiziționând setul de carduri de oaspeți St. Petersburg, obțineți un smart card din plastic și un ghid cu cupoane de rupere. În muzee, veți avea nevoie de întregul set: o hartă și un ghid.În perioada de valabilitate a Cardului de Oaspeți, puteți vizita o dată un număr nelimitat de muzee și excursii incluse în componența acestuia.

Cardul este valabil din momentul activării în 48, 72, 120 sau 168 de ore. Reducerile si ofertele speciale pot fi folosite chiar si dupa expirarea Cardului de Oaspeti.

Cardul este, de asemenea, un bilet de transport, care se completează la casele de bilete sau la terminalele de metrou și este folosit pentru a plăti transportul în comun. În conformitate cu regulile stabilite de Comitetul pentru Transport din Sankt Petersburg, aceste fonduri nu pot fi returnate în numerar în caz de neutilizare. Biletul de transport ca parte a Cardului de Oaspeți va fi valabil 3 ani de la data ultimei reîncărcări.

Activarea cardului de oaspete

Data activării este considerată momentul primei vizite la muzeu sau excursie. Pentru a activa Cardul de oaspeți, scrieți pe verso data și ora primei vizite. Utilizarea unui bilet de transport nu afectează activarea Cardului de Oaspeți.

Cum să ajungi la muzeu sau într-un tur cu cardul de oaspeți

Cardul de oaspeți oferă ușurință și comoditate pentru plățile fără numerar atunci când vizitați atracțiile. Prezentați casierului Cardul de oaspeți împreună cu ghidulși obțineți un bilet de intrare gratuit. Casiera verifică valabilitatea Cardului, extrage cuponul pentru atracția vizitată și emite un bilet. Pentru a intra în expoziție în acele muzee în care sunt instalate turnichete, se scanează un cod de bare din biletul primit. În excursii și în acele muzee în care nu există turnichete, biletul se prezintă controlorului.

Serviciul se efectuează pe conditii generale, cu excepția unor muzee în care vizitatorii cu Card de oaspeți pot obține bilete la casa de bilete pentru a lucra cu ghizi, unde coada este de obicei mai scurtă decât cea generală (Fortăreața Petru și Pavel, Parcul de Jos din Peterhof, Catedrala Sf. Isaac , Mântuitorul pe sângele vărsat). În acest caz, serviciul este efectuat pe principiul primul venit, primul servit. ocazii speciale ghizii pot primi bilete cu prioritate.

Dacă călătoriți cu copii

Cardul de oaspeti este destinat turistilor adulti datorita faptului ca pentru categoriile preferentiale (prescolari, studenti, pensionari) conditii speciale vizite la muzee și excursii. Cu toate acestea, aceste condiții pot varia în funcție de politica individuală de preț a fiecăruia dintre parteneri. Prin urmare, economiile cu un card de oaspeți pentru un copil pot fi determinate numai pe baza itinerariului dumneavoastră individual. În orice caz, puteți achiziționa un bilet cu reducere pentru un copil de la aceeași casă de bilete în care este deservit Cardul de Oaspeți (cu excepția caselor de bilete speciale).