Despre organizarea controlului asupra executării ordinelor. Control asupra executării ordinelor managerului - sistem LeaderTask

26 februarie 2010 15:19

Alexey Afanasiev, director de calitate al InterTrust

La multe întreprinderi din Rusia, în special cele care au experimentat în ultimii ani crestere rapida, se observă aceeași problemă: incapacitatea oficialilor organizației de a oferi un control de înaltă calitate și adecvat asupra executării instrucțiunilor lor. De obicei, noile companii suferă de această problemă, în timp ce acele organizații care au încă un trecut sovietic, precum și administrațiile autorităților municipale, regionale și federale folosesc destul de eficient experiența managementului directiv, care era deosebit de populară în țara noastră înainte de perestroika. Acest articol își propune ca obiectiv principal tocmai transferul de experiență în domeniul monitorizării executării comenzilor directorilor către companiile moderne.

Aproape orice tip de activitate de management a unei organizații este asociat cu executarea instrucțiunilor din conducerea acesteia, de aceea este important să se stabilească controlul asupra executării instrucțiunilor. Comenzile pot:

● aplicate sub formă de rezoluții asupra documentelor interne și primite (de exemplu, memorii și scrisori);

● să fie formulat în acte administrative organe colegiale (în protocoale) și organe individuale de conducere (în ordine și instrucțiuni).

În ceea ce privește contestațiile cetățenilor, reținem următoarele. Formal, procedura de lucru cu ei este identică cu procesarea corespondenței primite, dar termenele sunt reglementate legislatia actuala pe nivel federal, care ar trebui să fie luate în considerare atât de managerul care stabilește termenele de execuție, cât și de executantul care este chemat să respecte aceste termene.

Multe documente în cursul lor ciclu de viață poate fi pus sub control. Putem vedea atât ștampila cu litera „K”, cât și cuvântul „Control” inscripționate cu un pix roșu sau realizate sub formă de amprentă (vezi Exemplul 1). Sarcina unor astfel de note este una - de a atrage atenția asupra necesității de a pune sub control instrucțiunile date în textul documentului sau în rezoluția asupra acestuia (în exemplul nostru, scrisoarea primită conține o rezoluție cu instrucțiunile lui Ignatova Yu .S., ce și când să faceți). Până la finalizarea execuției, astfel de documente sunt stocate într-un folder separat. La finalizarea execuției, pe document se notează despre aceasta (în Exemplul 1, în colțul din dreapta jos la data de 07.10.2009, s-a făcut o înscriere despre încheierea contractului și plasarea documentului în cazul Nr. 08-24).

Stabilirea unei sarcini pentru executanți

Cine formulează ordinul? Acest lucru este făcut de lideri de la toate nivelurile. Doar că de obicei este pusă sub control executarea instrucțiunilor primei persoane sau a întregului management de top al organizației, iar serviciul DOW este angajat în asta. Și instrucțiunile managerilor de rang inferior - șefii de departamente, de regulă, sunt gestionate de angajați ai acelorași departamente responsabile cu munca de birou în ele.

S-ar părea că în textul unei rezoluții sau al unui document administrativ ar trebui să fie deja formulat clar și fără ambiguitate:

● comanda în sine,

● data scadenței,

● executant specific.

Dacă cel puțin una dintre aceste condiții nu este îndeplinită (ceea ce se întâmplă), este nevoie de un angajat separat care să reformula clar cerințele managerilor și, dacă este necesar, să le descompună în altele mai mici, dar cu performanți clar definiți.

La formularea instrucțiunilor, este recomandabil să respectați următoarele reguli simple: formularea trebuie să fie concisă, concisă, excluzând pe cât posibil ambiguitatea de interpretare și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil. Toate acestea vă vor permite să nu pierdeți timpul cu clarificări suplimentare ale comenzii. Pe de altă parte, acest lucru îi oferă executantului un scop, iar autorului misiunii - încrederea că rezultatul acțiunilor executantului va fi așteptat.

Iată exemple de formulări vagi și structurile corecte ale textului corespunzătoare:

La stabilirea controlului asupra executării instrucțiunilor în organizație, documentele încep să se schimbe destul de curând: în loc de cerințe generale, apar instrucțiuni scurte și complete cu un anumit executor, termen limită și rezultat așteptat. Acest lucru crește semnificativ eficiența managementului companiei, care este observată aproape imediat atât de conducerea acesteia, cât și de proprietari.

Termenul limită de executare a comenzii

Termenele limită pentru executarea comenzilor în organizație sunt de obicei stabilite de autorul-șef care a creat comanda. În unele cazuri, termenul limită pentru executarea instrucțiunilor poate fi stabilit printr-un act local al organizației sau un document de reglementare extern.

Citat aici model de reglementare interacțiuni organisme federale putere executiva:

Fragment de document

Model de regulament de interacțiune între autoritățile executive federale, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 30 din 19 ianuarie 2005, modificat la 21 februarie 2008 Ordinul este supus executării în termenul specificat în acesta. Dacă este stabilită o perioadă de timp ca termen limită, data semnării instrucțiunii este considerată a fi începutul acesteia. O comandă care conține mențiunea „urgent” este supusă executării în termen de 3 zile. Indicația „prompt” prevede un termen de 10 zile pentru executarea comenzii. În cazul în care termenul de executare nu este specificat în ordin, acesta este supus executării într-un termen de până la 1 lună de la data semnării acestuia (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna viitoare, apoi înainte ultima zi luni). Dacă ultima zi a termenului de executare a unei instrucțiuni coincide într-o zi nelucrătoare, aceasta va fi supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru a îmbunătăți sistemul de management al organizației, are sens ca comenzile care sunt puse sub control să unifice termenele - să le aducă la o bază unică stabilită în organizație. Inițial, o astfel de decizie trebuie să fie documentată în act local, de exemplu, în Instrucțiunile pentru munca de birou. Modificarea termenului ar trebui, de asemenea, să fie posibilă numai în cazurile documentate în actele locale ale organizației. Și, desigur, sistemul introdus de calcul al termenilor ar trebui să corespundă bunului simț. La urma urmei, este dificil să găsești un factor mai demotivant pentru executant decât o sarcină imposibilă.

Să dăm exemple de mai multe formulări ale ordinelor și să explicăm ce dată pentru fiecare dintre ele va fi considerată ultima dată pentru executarea la timp a ordinului. Acest lucru este foarte important, pentru că Există adesea confuzie în această problemă.

O situație destul de comună este atunci când un manager încredințează executarea unei sarcini unui alt manager de un nivel inferior, iar acesta, la propria discreție, mai coboară comanda cu un „etaj mai jos”. Astfel, ordinul trece prin mâinile mai multor lideri înainte de a ajunge la executorul final. Adevărat, coborând această scară, sarcina se poate „ramifica” în mai multe „subsarcini” efectuate de diferiți oameni în date diferite. Acest sistem se numește crearea „ordine imbricată”.

La formularea comenzile „imbricate”, este important să se stabilească o rezervă temporară. În ceea ce privește comanda „părinte”, aceasta ar trebui să fie de cel puțin 1 până la 3 zile lucrătoare. Este indicat să evitați prea mult „cuibărire” de instrucțiuni, excluzând din lanț acei lideri care doar „dau ștafeta mai departe”. Dacă există un executor care este responsabil pentru executarea întregului ordin în ansamblu, el este numit „executor responsabil”.

De exemplu, atunci când termenul limită pentru executarea unui ordin este reglementat de un document de reglementare extern, vom cita Legea federală nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor în Federația Rusă”. Conform acestui document termen maxim luarea în considerare a unei cereri scrise a unui cetățean al Federației Ruse este de 30 de zile și începe să fie luată în considerare din momentul în care un astfel de document este înregistrat (Legea alocă 3 zile pentru această procedură din momentul primirii cererii).

Dacă un cetățean, de exemplu, are nevoie de asistența unui organism local de autoguvernare în exercitarea drepturilor sale, atunci perioada de timp necesară pentru aceasta depășește adesea cu mult 1 lună. Într-o astfel de situație, solicitantului i se transmite în termen de o lună un răspuns scris, care nu rezolvă problema sa pe fond, dar descrie în mod clar procedura de asistență ulterioară a autorității. În aceeași autoritate, instrucțiunea formată pe baza luării în considerare a unei astfel de plângeri ar trebui pusă sub control de lucru cu un raport regulat privind evoluția situației către șeful - autorul instrucțiunii.

Se întâmplă adesea ca cetățenii să își adreseze incorect contestațiile. Și atunci destinatarul nu le ia în considerare, ci le transmite acelui organism sau oficial care are competența în materie. Legea prevede acest lucru în termen de 7 zile de la data înregistrării contestației. În acest caz, cetățeanul este informat despre o astfel de redirecționare. Și, apropo, Legea interzice în mod expres transmiterea plângerilor spre examinare acelui organism sau acelui funcționar a cărui decizie sau acțiune (inacțiune) este atacată cu recurs.

Procedura de control al executiei comenzii

Acum, având informațiile de bază despre pregătirea instrucțiunilor, este necesar să se ia în considerare în detaliu însăși procedura de monitorizare a executării instrucțiunilor.

Rețineți că într-o anumită companie pot fi efectuate lucrări de control al executării comenzilor:

● utilizarea manuală a unui fișier de carduri de înregistrare și control (RCC);

● în sistem managementul documentelor electronice, unde alcătuirea informațiilor înregistrate în „cardurile electronice” rămâne aceeași, dar multe operațiuni de sesizare a executanților și de generare de raportare privind executarea disciplinei sunt efectuate automat;

● există încă o opțiune intermediară, atunci când capacitățile MS Excel sunt folosite pentru a facilita munca - instrucțiunile puse sub control sunt descrise într-o formă tabelară, în care apoi puteți filtra informațiile după executanți, termene, etc. Vezi .

În etapa de „Putere la control”, angajatul de birou înregistrează comanda. Dacă este conținut pe document, atunci este pusă pe el o amprentă a ștampilei „K” sau „Control” sau același lucru este scris cu un stilou luminos, este, de asemenea, posibil să mutați pur și simplu documentul în folderul controlat. instrucțiuni.

Executorul, primind un ordin, trebuie să se familiarizeze cu acesta și, înainte de expirarea termenului indicat pe comandă, să îndeplinească sarcinile stabilite în acesta. Dacă executantul trebuie să transfere munca pentru a fi efectuată de alți angajați subordonați lui, atunci el creează comenzi de un nivel inferior, așa cum am discutat mai devreme.

În cazul în care executantul își dă seama că termenul limită nu corespunde capacității de a îndeplini sarcinile specificate la timp, solicită șefului care a emis ordinul să amâne data executării. În alt caz, în cazul în care contractantul este conștient de faptul că executarea comenzii depășește competența și aria sa de responsabilitate, acesta poate solicita anularea totală sau parțială a comenzii.

În cazul în care managerul decide să amâne sau să anuleze misiunea, el informează persoana responsabilă cu controlul timpului despre aceasta. În orice caz, solicitările contractantului de amânare sau anulare a sarcinii trebuie să fie transmise managerului înainte de data expirării termenului limită pentru atribuire.

« Controlul asupra executării instrucțiunilor pe fond» este de obicei realizat de un angajat care este suficient de competent pentru a evalua relevanța rezultatului obținut al executării sarcinii stabilite în sarcină. Un astfel de control poate fi inițiat de o persoană competentă la primirea raportului de performanță și poate fi finalizat fie prin retragere de la control, fie prin revenire pentru revizuire.

Procedura de „Ridicare de sub control” a comenzii se realizează de către salariatul care a supravegheat executarea comenzii pe fond, precum și în cazul în care managerul satisface cererea de înlăturare integrală a comenzii.

Ca parte a scenei Controlul execuției termenului limită» Un angajat dedicat controlează timpul de execuție a tuturor comenzilor active, adică în derulare în același timp (dacă o astfel de muncă în organizație este efectuată manual sau folosind MS Excel, atunci aceasta este de obicei făcută de secretarul autorului al ordinului sau angajaților serviciului DOW). În prezent, cea mai mare parte a acestei lucrări poate fi efectuată prin sisteme electronice de gestionare a documentelor, informând executanții cu privire la termenele de finalizare a executării instrucțiunilor. Informarea este un avertisment de întrerupere pentru toate instrucțiunile care nu au fost eliminate de sub control (vezi Exemplul 4).

Încărcarea asupra unui interpret individual este în continuă creștere și, ca urmare, disciplina de performanță a angajaților începe să scadă din cauza uitării elementare. Informarea periodică a angajaților, de exemplu, săptămânal, vă permite să înțelegeți clar sfera misiunilor de executat și să vă orientați în ceea ce privește raportarea.

Pagina de informatii poate fi fie succint (vezi), fie mai complet, cu compoziția informațiilor care sunt prezentate în tabelul din. Apropo, dacă într-un astfel de tabel MS Excel filtrăm comenzi pentru un anumit antreprenor cu un semn de execuție gol, atunci prin imprimarea rezultatului, vom obține doar o altă versiune a fișei de informații pentru antreprenor.

Dacă astfel de foi sunt generate de EDMS, atunci este convenabil să includeți o coloană în formularul tabelar cu numărul de zile rămase până la sfârșitul termenului. Clasificarea comenzilor după data de expirare este, de asemenea, foarte convenabilă - acest lucru permite executantului să navigheze mai rapid și să își gestioneze propriul timp de lucru mai eficient.

Raportarea disciplinei de performanță

Unele organizații practică raportarea intermediară a artiștilor interpreți. Dacă este necesar să se monitorizeze în mod regulat progresul executării instrucțiunilor deosebit de importante, autorii acestora adaugă la textul instrucțiunii informații despre necesitatea raportării periodice, de exemplu, săptămânale, care trebuie furnizate pe toată perioada de execuție. Un raport intermediar de performanță este de obicei pregătit în formă scrisă gratuită sau sub forma unui memorandum. Aceste rapoarte pot fi întocmite de către:

● interpretul însuși

● secretar subordonat,

● un angajat responsabil de disciplina de performanta in companie.

Pentru monitorizarea nivelului de disciplină a performanței în organizație, periodic sau la solicitarea conducerii, sunt întocmite mai multe tipuri de rapoarte care pot avea legătură cu disciplina performanței:

● director executiv individual;

● unitate specifică

● organizația în ansamblu;

● instructiuni emise de un anumit lider etc.

Pentru management sub forma unui rezumat statistic, informațiile sunt rezumate despre instrucțiunile livrate, executate, precum și transferul în altă perioadă de raportare. Pentru a permite un management mai eficient al disciplinei performanței, sunt utilizate diferite modele de raportare. Variante de formulare de raportare sunt prezentate în și în opinia lui E. Kameneva.

Întrucât astfel de rapoarte sunt întocmite atât pentru organizație în ansamblul său, cât și pentru diviziile acesteia în special, numai acei funcționari cărora șeful le dă direct instrucțiuni sunt incluși în secțiunea de interpreți. De exemplu, pentru directorul general, aceștia vor fi adjuncții și șefii de activitate ai săi, în timp ce pentru șeful de departament, aceștia vor fi șefii de departamente și, eventual, de sectoare.

Chiar dacă organizația nu are o automatizare completă a fluxului de lucru prin EDMS, un astfel de document este destul de convenabil de compilat și menținut în sistemul de foi de calcul Microsoft Excel sau OpenOffice.org Calc. Aceste sisteme au o interfață și o funcționalitate în mare măsură similare, ele pot ajuta la automatizarea contabilității și la construirea de rapoarte într-o companie mică și mijlocie. Principalul lucru este să știți clar ce aveți nevoie exact pentru a obține la ieșire.

Opinie

Am avut în vedere aspectele plasării și scoaterii comenzilor de sub control, precum și metodologia de executare a instrucțiunilor și raportare privind monitorizarea executării acestora. Modelele de management directiv propuse în articol vor contribui la ca managementul organizației să fie mai clar și mai transparent.

Ritm viața modernă dictează nevoia de a căuta constant noi modalități de a rezolva problemele, ne obligă să fim flexibili, adaptându-ne la un ritm frenetic. De aceea o nouă ideologie a organizării muncii bazată pe utilizare eficientă instrumente online moderne. Atunci când angajații sunt mai puțin probabil să se afle la locul de muncă, sunt în călătorii de afaceri, la întâlniri cu clienții și pot folosi oportunitatea de a lucra de acasă din când în când, devine necesară stăpânirea unor astfel de instrumente. Tranziția totală sau parțială la metodele de lucru online impune cerințe mari asupra infrastructurii de management și informații a companiei. Este nevoie de transparență în ceea ce privește timpul și sarcinile angajaților care își petrec o parte semnificativă a timpului departe de birou.

Primul pas în stabilirea unei structuri de management „la distanță” eficientă este introducerea controlului asupra instrucțiunilor șefului. Dacă nu putem controla eficiența unui angajat prin prezența sa fizică în birou, trebuie să învățăm să facem acest lucru prin rezultatele îndeplinirii sarcinilor atribuite.

Să vorbim imediat. În corporațiile mari și mijlocii, „controlul comenzilor” înseamnă de obicei un sistem de flux de lucru destul de greu care funcționează cu comenzi, decizii de consiliu etc. De regulă, acest sistem vă permite să controlați numai comenzile mai mari, la scară largă, ale primelor persoane ale organizației, lăsând complet în culise munca curentă, care constă din multe sarcini mici, dar importante.

În continuare, vorbim despre controlul sarcinilor și sarcinilor operaționale, de zi cu zi, pe care orice manager de top le are de la câteva zeci până la câteva sute, iar multe dintre ele sunt departe de a fi atât de mari încât să supraîncărce cu ele sistemul birocratic de gestionare a documentelor. , iar unele dintre ele, în principiu, nu sunt acolo. obține - de exemplu, controlul activităților zilnice necesare ale furnizorilor, jurnaliștilor, clienților și altor contrapărți externe ale companiei.

Un caz din viața cuiva. Autorul la o întâlnire de diagnosticare cu un membru al consiliului de administrație al uneia dintre cele mai mari corporații energetice rusești pune întrebarea: „Cum vă controlați comenzile”? (un sistem puternic de gestionare a documentelor în companie, desigur, este disponibil). „Vedeți pliante pe perete - tipărite din Word? Acestea sunt procesele verbale ale ședințelor consiliului de administrație. Marcatorul galben evidențiază ceea ce privește departamentele mele, adică. de fapt, instrucțiunile consiliului pentru mine. „Bine, cum îți controlezi sarcinile pe care le faci pe baza liniilor evidențiate cu un marcator?” „Aici am un pachet de autocolante pe masă. Adevărat, crește mai repede decât îl pot controla, așa că partea de jos a pachetului trebuie trimisă în mod regulat la tocător ... "

Trei săptămâni mai târziu, top managerul a fost pus la punct cu un sistem de monitorizare a misiunilor operaționale pe Outlook (Fig. 1), oferindu-i în orice moment informații despre aspectul selectat: proiecte, întâlniri, subordonați etc. Mai mult, principalele lucrări de rutină privind introducerea și actualizarea instrucțiunilor a fost efectuată de secretar, iar șeful a folosit rezultatul.

Poza 1

Ordinele CEO-ului, selecția pe departament

Evaluați eficacitatea. Te-ai trezit vreodată duminică la clădire cu gândul „Petrov a uitat să trimită... de acord... semn”? Sau, văzându-l pe Petrov pe coridor, îți amintești că a trebuit să facă ceva ieri? Una dintre cele mai grave cauze ale stresului, epuizării la locul de muncă, sindromului de oboseală cronică este volumul excesiv de muncă al managerului cu multe probleme, un sentiment de anxietate constantă că o parte din muncă poate să nu fie făcută la timp sau să nu fie făcută deloc. Eliminarea acestui stres constant, care se realizează prin controlul comenzilor, este foarte greu de măsurat din punct de vedere monetar. Sănătatea și plăcerea din fiecare moment al vieții sunt neprețuite.

Principiile sistemului de control

Principiile sistemului de control al comenzilor sunt foarte simple.

• Materializarea tuturor comenzilor capului într-un singur depozit.În cele mai multe cazuri, Outlook este cel mai ușor și mai convenabil spațiu de stocare de utilizat. Avantajele sale sunt standardul mondial „de facto”; familiarizarea cu acesta (cel puțin ca program de e-mail) a marii majorități a angajaților actuali și viitori ai organizației; control unificat al instrucțiunilor cu e-mail, calendare și contacte; interconexiune absolută cu lumea exterioară (din ce în ce mai mult, văd cum „se duc” întâlnirile și sarcinile prin Outlook între companii, și nu doar în cadrul companiei). Uneori, un depozit la îndemână pentru comisioane este SharePoint, care va fi discutat mai jos.
• „Selectii tematice” in diverse situatii de management. Comunicând cu un subordonat, managerul poate obține o selecție de sarcini pentru subordonat cu un clic de mouse; desfășurarea unei întâlniri de planificare pentru proiect - o selecție de sarcini pentru proiect; în timpul unei convorbiri telefonice (sau sesiuni Skype) cu o filială - cu filială etc. În Outlook, această posibilitate este oferită prin setarea așa-numitelor „vizualizări personalizate”.
• Control preventiv regulat. Sarcina trebuie reamintită subordonaților în prealabil și în mod repetat, pentru a se asigura că este finalizată la timp. Treptat, sistemul de control va crește disciplina de performanță și va reduce necesitatea unor astfel de memento-uri. De asemenea, este util pentru manager să înțeleagă în prealabil, în cursul sarcinii, starea sa actuală, posibile probleme etc.

Dacă managerul are o secretară, o sumă importantă munca tehnica i se poate delega. Cum exact comenzile de la manager ajung la secretară (prin Outlook, folosind un înregistrator de voce, formular de control al comenzilor etc.) este o problemă separată care trebuie clarificată la configurarea controlului comenzilor.

Există o prezentare pentru un client - o companie de construcții care operează într-unul dintre orașele siberiene ale Rusiei. Consultantul nostru întreabă: „Vă rugăm să rețineți cazul în care lipsa unui sistem de control al comenzilor a dus la pierderi pentru companie”. CEO: „Ușor! În urmă cu o lună, din cauza faptului că mai multe sarcini din cadrul companiei nu au fost finalizate la timp, am închiriat parcarea cu întârziere și am fost nevoiți să acordăm clienților reduceri la costul locurilor de parcare. Pierderile totale sunt de aproximativ 600 de mii de ruble, pentru compania noastră mică, aceasta este o sumă foarte serioasă.”

Încă un exemplu. La o companie de telecomunicații, sistemul de răcire a centrului de date a uitat să comande kituri de aer condiționat de schimb, care din punct de vedere tehnic trebuie să fie înlocuite la fiecare trei luni. Un angajat a uitat să o facă, altul a uitat să o verifice. Drept urmare, din cauza lipsei unui kit de câteva sute de dolari, un aparat de aer condiționat care costa zeci de mii de dolari a eșuat. Este bine că centrul de date a fost proiectat inițial cu o rezervă și defecțiunea unui aparat de aer condiționat nu a afectat performanța întregului sistem. În caz contrar, pierderile ar fi escaladat: din cauza aparatului de aer condiționat, serverele ar fi eșuat, s-ar fi oprit munca programelor care rulează pe ele etc. În general, calul a șchiopătat, comandantul a fost ucis, bătălia a fost pierdută „pentru că nu era niciun cui în forjă”.

Simplificați raportarea și creșteți motivația

O caracteristică foarte utilă este generarea automată a rapoartelor corporative formale din Outlook - planuri, rapoarte privind sarcinile finalizate, minute ale întâlnirilor etc. Din păcate, aceasta nu este o funcție nativă Outlook, ci un supliment de macrocomandă dezvoltat de compania noastră. Setarea acesteia este inclusă în lista generală de joburi la configurarea controlului comenzilor.

Un exemplu din practica clienților. Una dintre rezervele de eficiență, denumită în timpul diagnosticului de către membrii consiliului de administrație al Băncii Baikal din Sberbank a Rusiei, a fost formarea îndelungată a proceselor-verbale după întâlniri, care putea dura câteva zile (clarificarea redactării, termenelor etc.), care a încetinit implementarea sarcinilor.

În cadrul stabilirii controlului instrucțiunilor, a fost adoptat și inclus în regulament următorul model de acțiuni: instrucțiunile sunt create în timpul ședinței imediat în Outlook de către secretarul consiliului, iar fereastra Outlook este afișată pe ecranul mare. , oricine poate vedea formularea, termenele, cei responsabili, și poate face propriile precizări. La finalul întâlnirii, protocolul formatului oficial adoptat de bancă (Fig. 2) pe cu antet Word este creat automat din Outlook, semnat și are „forță de lege”.

Figura 2

Un exemplu de export de instrucțiuni din Outlook într-un document în format oficial

Abilitatea de a crea documente formale din sarcinile Outlook economisește zeci și sute de ore-om de timp, făcând raportarea mai relevantă și mai adecvată. De asemenea, vă permite să conectați sistemul de control al comenzilor cu KPI (indicatorii cheie de performanță) ai angajaților și departamentelor, un sistem de motivare și un sistem de planificare.

Pentru Președintele Consiliului de Administrație al uneia dintre băncile rusești, a fost dezvoltat un sistem de control al comenzilor, care a făcut posibilă construirea lunară a unui rating de performanță a angajaților folosind exportul comenzilor în Excel și analiza automată a managementului (ținând cont „greutatea” comenzii, întârzierea executării etc.). Sistemul s-a dovedit a fi atât de simplu și transparent încât, după un timp, elemente de motivație monetară au fost legate de acest rating - o parte din bonusul trimestrial al angajatului a început să depindă de coeficientul de executare a instrucțiunilor.

Calendarele angajaților și urmărirea timpului

Orice „online” și „depărtare” în activitatea companiei necesită o atitudine foarte respectuoasă față de contabilizarea timpului și a rezultatelor. Dacă nu ne putem vedea fizic în timpul zilei de lucru, trebuie să învățăm să stabilim sarcinile cu precizie și să estimăm corect costurile cu forța de muncă.

Acest control este foarte important și deloc pentru că oamenii sunt ticăloși și caută modalități de a evita munca. Cu toții suntem imperfecți, avem nevoie de „recuzită” care să ne ajute să lucrăm eficient, să ne depășim propria lene.

Problema stabilirii transparente și gestionabile a sarcinilor este rezolvată cu ajutorul controlului comenzii, despre care am vorbit deja. Problema transparenței și gestionabilității timpului este rezolvată cu ajutorul unui standard corporativ de programare în calendare.

Principiile acestui standard sunt destul de simple:

• Toți managerii și angajații își planifică timpul (întâlniri și sarcini mari „bugetate”) exclusiv în calendare Outlook, fără „hârtii”, autocolante etc. nepermis; invitația la întâlnire se realizează doar prin Outlook, fără apeluri telefonice și e-mailuri.
• Calendarele, cu excepția programărilor marcate cu o casetă de selectare „privată”, sunt disponibile colegilor în conformitate cu politica corporativă care guvernează cine și ale căror calendare pot vedea, edita, programa întâlniri în ele direct etc.
• La menținerea calendarelor, se folosește un singur standard pentru introducerea informațiilor: codificarea culorilor întâlnirilor, cuvintele cheie în titluri, utilizarea atașamentelor (agenda întâlnirii, indicații către o întâlnire externă etc.).

Un astfel de sistem oferă o creștere semnificativă a gestionabilității pentru manageri și ușurință în lucru - pentru toată lumea. Puteți vedea oricând cine plănuiește să facă ce și unde sunt. Când convocați o întâlnire, puteți activa cu ușurință calendarele persoanelor de care aveți nevoie și puteți selecta cel mai mult oră convenabilă(Outlook are chiar și o funcție care face mai ușor să găsiți momentul potrivit; Figura 3).

Figura 3

Lucru colectiv cu calendare

În același timp, nu este vorba control total: în conformitate cu principiile managementului timpului, până la 30-40% din ziua de lucru (această cifră poate varia pentru diferite posturi) este lăsată să lucreze cu sarcini neașteptate.

Dacă este necesar, standardul corporativ de planificare a timpului poate include astfel de opțiuni utile:

• Conectarea programării în calendare cu dispozitivele mobile– smartphone-uri, comunicatoare etc. Fiind la o întâlnire în afara sediului, introduceți această întâlnire pe smartphone - și în câteva minute este deja în calendarul dvs. de server, toți angajații văd cea mai recentă și actualizată versiune a programului dvs. În schimb, dacă cineva de la birou ți-a trimis o invitație la o întâlnire, într-un minut o vei vedea deja pe smartphone.
• Legătura dintre planificare și raportare. Datorită exportului de întâlniri din calendar în Word sau Excel, puteți genera rapoarte săptămânale sau lunare, rapoarte de proiect, literalmente cu un clic pe un buton (Fig. 4). Frumusețea este că realizarea de rapoarte nu necesită „mâzgălire”, cheltuirea timpului și a efortului angajaților. Într-o serie de companii, de exemplu, rapoartele lunare ale consultanților de proiect sunt create în unul sau două minute, ceea ce este complet. documente oficiale de care depind salariile.

Figura 4

Raport de comandă

La un an de la finalizarea proiectului, l-am întrebat pe șeful, directorul de dezvoltare al companiei de producție și comercializare din Siberia: „Acum, un an mai târziu, când certificatele de acceptare și scrisorile de mulțumire au fost semnate de mult, care este adevăratul „uscat”. reziduu"?"

În această companie, la introducerea managementului timpului, s-a pus accent pe calendare. Răspunsul managerului a fost: „Știți, îmi amintesc de vremurile când trăiam fără telefoane mobile. A fost necesar să ne dăm seama că Kolya o vizitează acum pe Fedya și, deoarece Fedya nu are un telefon fix, trebuie să-l suni pe vecinul său și să-l rogi să-l sune pe Kolya la telefon... Îmi amintesc viața noastră fără calendare comune, transparente și de înțeles, ca și viața fără telefon mobil. Toate acele agende, hârtii, apeluri nesfârșite pentru a stabili o întâlnire, chiar mai multe apeluri pentru a reprograma o întâlnire, suprapuneri și inconsecvențe în întâlniri... În general, viața fără un standard corporativ de planificare este ca viața fără telefon mobil. Teoretic posibil, practic - extrem de incomod și ineficient.

Evaluați eficacitatea. Introducerea unui standard corporativ de planificare și bugetare a timpului ajută la eliberarea în programul fiecărui manager, în funcție de post, a aproximativ trei până la șase ore pe săptămână, care sunt cheltuite cu cheltuieli neproductive la planificarea și organizarea întâlnirilor, ceea ce este echivalent cu aproximativ 10% din salariu. În același timp, creșterea eficienței managementului datorită transparenței timpului și costurilor cu forța de muncă variază de la 10 la 25%.

Pentru început, să ne amintim regulile de monitorizare a execuției instrucțiunilor, pe care ulterior vom începe să le automatizăm folosind caracteristicile standard ale MS Excel.

Alocați controlul asupra meritelor soluționării problemelor și controlul asupra calendarului de executare a sarcinilor.

control de fond

Controlul de fond este o evaluare a cât de corect, cu succes, complet problemă rezolvată. Un astfel de control este efectuat de către șeful (al unei instituții sau departament) sau special persoană autorizată. Managerii sunt responsabili pentru rezolvarea corectă și în timp util a problemelor reflectate în documente. diviziuni structuraleși angajații cărora li se încredințează executarea documentului. Artistul este de obicei:

• indicat în rezoluția șefului pe document (de exemplu, pe scrisoarea primită, pe declarația angajatului) sau
• este scris direct în textul instrucțiunii (de obicei, în ordine/protocol, instrucțiunile individuale sunt întocmite sub formă de paragrafe independente ale textului și formulate astfel încât să fie imediat clar ce, cui și când trebuie să fie terminat; în consecință, fiecare articol este pus sub control separat - sarcina / instrucțiunea) ,
• când executantul nu este indicat direct, acesta se determină în conformitate cu repartizarea responsabilităţilor în organizaţie.

Dacă în rezoluția/instrucțiunea șefului sunt indicați mai mulți executori, persoana numită prima în rezoluție răspunde de executarea actului/instrucțiunii și, în consecință, organizează executarea acestuia.

Instrucțiunile pot decurge din textul documentului sau pot fi „independente”, adică. nedocumentate şi totuşi supuse controlului asupra executării lor. Dacă instrucțiunea este creată pe baza unui document, aceasta conține un link către baza de documente (vezi completarea primelor patru coloane din tabelul din Figura 1). Ordinele sunt emise de lideri de toate nivelurile. Totuși, ce documente/comenzi să pună sub control, fiecare organizație decide singură. De obicei, toate acestea sunt ordine ale șefului organizației și ale adjuncților săi. Cu cât numărul de documente din organizație este mai mare, cu atât este mai importantă eficientizarea activității de monitorizare a execuției documentelor și cu atât organizația abordează mai selectiv soluția întrebării „ce vom controla” - mijlocul de aur este important. Aici. Deci, executarea instrucțiunilor primei persoane este de obicei pusă sub control, serviciul instituției de învățământ preșcolar sau secretarul este angajat în acest lucru.

Comenzile trebuie să fie formulate clar și fără ambiguitate:

• comanda în sine;
• perioada de executie;
• executor (se poate executa ordinul de mai multe persoane, apoi unul este desemnat ca executor responsabil, iar restul sunt considerati co-executori).

Când se formează instrucțiuni, este de dorit să se respecte reguli simple: formularea trebuie să fie concisă, concisă, excluzând ambiguitatea interpretării și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil.

În timpul executării comenzii, sunt posibile următoarele acțiuni:

• autorul poate modifica termenul de executare a misiunii;
• autorul poate schimba executantul responsabil al misiunii;
• executanții creează rapoarte privind rezultatele execuției;
• autorul are posibilitatea de a returna ordinul spre revizuire sau de a aproba rezultatul executării.

Dacă sarcina a fost împărțită între co-executori, atunci rapoartele lor de performanță sunt primite de executorul responsabil. El este cel care formează raportul final unic în numele și îl trimite autorului.

Control asupra termenelor limită

Controlul asupra calendarului de executare a documentelor/comenzilor este efectuat de către serviciul de gestionare a documentelor (DOE), iar într-o organizație mică - de către secretar.

Tehnologia de monitorizare a timpului de execuție poate fi împărțită în următoarele proceduri:

• fixarea tuturor documentelor, instrucțiunilor, instrucțiunilor, sarcinilor conducerii puse sub control;
• verificarea livrării la timp a documentului către antreprenor;
• corectarea datelor privind documentele controlate când se modifică termenele de execuție, documentul este transferat de la antreprenor la antreprenor, de la diviziune la divizie (înregistrăm acest lucru în câmpul „Starea de execuție”, vezi Figura 1);
• reamintire executanților și șefilor de departamente despre prezența documentelor și instrucțiunilor neîndeplinite;
• informarea managerilor (diviziunilor și organizațiilor) despre stadiul și progresul executării documentelor;
• introducerea datelor privind executarea documentelor;
• analiza stării de fapt și a nivelului de disciplină executivă în ansamblul organizației, pe direcții structurale, specialiști, tipuri de documente și alte aspecte.

Termenele limită documentele pot fi definite:

După cum puteți vedea, termenul limită pentru executarea comenzii este de obicei stabilit de autorul acesteia. În același timp, se acceptă că instrucțiunile care conțin o indicație "urgent" sunt datorate în termen de 3 zile. Indicația „prompt” prevede un termen de 1 zi pentru executarea comenzii. Dacă termenul limită nu este specificat în comandă, este supusă executării într-un termen de până la 1 lună de la data semnării sale (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna următoare, atunci până în ultima zi a lunii). ). Dacă ultima zi a termenului de executare a unei instrucțiuni coincide într-o zi nelucrătoare, aceasta va fi supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, se pot stabili termene lungi (câteva luni, șase luni, un an). Într-un astfel de caz, este necesar Împărțiți sarcina în etape și controlați execuția sarcinii în etape.

Controlul timpului poate include:

• controlul curentului,
• de precauţie şi
• controlul final.

Principalele tipuri de control sunt curente și preventive.

Sub controlul curentuluiînțelegeți pregătirea zilnică a informațiilor despre documentele care expiră astăzi. Controlul curent se efectuează prin verificarea zilnică a progresului documentului și reamintirea executantului despre expirarea termenului limită și necesitatea de a finaliza lucrările asupra documentului. Responsabil cu monitorizarea executiei (intr-o firma mica - secretarul) zilnic, de regula, la inceputul zilei de lucru, identifica si intocmeste o lista de documente, termenul pentru care expira astazi.

Controlul curent ajută la planificarea muncii pentru ziua respectivă. Arată imediat ce probleme trebuie finalizate astăzi (rezolvarea unei probleme la o întâlnire, semnarea unui document, trimiterea unui fax etc.). Prin urmare, controlul asupra calendarului de execuție a documentelor este o funcție care este prevăzută în mod necesar în Descrierea postului secretar sef. În fiecare zi, identificând documentele care urmează să expire, secretarul află posibilitatea rezolvării în timp util a problemei, iar în cazul nerespectării termenelor, raportează managerului despre aceasta.

Pe parcursul control preventiv sunt întocmite rezumate și executorii sunt avertizați asupra documentelor care expiră în 2-3 zile (noi, în organizația noastră, facem acest lucru în 4 zile calendaristice). Și atunci angajatul mai are timp să rezolve problema în timp util.

Poziția de control este foarte importantă. Doar orientarea controlului spre ajutarea angajaților, și nu spre identificarea deficiențelor, dorința de a ajuta, reaminti și nu condamna, poate asigura cea mai mare eficiență a serviciului de control.

O verificare sistematică a execuției, efectuată cu pricepere și corect de către un angajat care reamintește cu tact că documentul este necesar la timp, că prosperitatea companiei depinde de rezolvarea la timp a problemei etc., subliniază necesitatea. acest angajatși eforturile lui. În plus, „dosarul pe termen” ajută la planificarea zilei de lucru a managerului, deoarece reflectă activitățile și sarcinile pentru un anumit număr.

Dacă la primirea documentului sau în cursul executării acestuia de către antreprenor devine clar că este imposibil să-l execute în timp util, acest lucru este raportat managerului (autorul unei astfel de comenzi), care are dreptul să amâne executarea documentului. Dacă liderul prelungește termenul, secretarul, în conformitate cu instrucțiunile sale, înscrie în formularul de înregistrare termen nou execuţie.

Problema amânării termenelor de executare a documentului trebuie pusă cel târziu cu 1 zi înainte de expirarea datei cheie. Amânarea termenului retrodatare nu este permisă și, de regulă, este imposibilă în principiu în sistemele automatizate.

Pentru documentele cu termen lung (de câteva luni) de execuție pot fi controlate etape intermediare de execuție cu introducerea informațiilor despre progresul execuției (facem acest lucru în câmpul „Starea de execuție” din fișa de înregistrare a documentului).

Adesea, soluționarea problemei necesită o muncă consecventă asupra documentului de către mai mulți interpreți sau coordonarea documentului cu mai multe departamente. În aceste cazuri, durata documentului la fiecare executant ar trebui controlată. La transferul unui document trebuie consemnat faptul transferului. De obicei, înregistrarea se face de către secretarul unității care transferă documentul. Reflectăm mișcarea documentului și data transferului acestuia în câmpul „Starea de execuție”.

Când există documente expirate lista lor este tipărită în aceeași zi și raportată șefului.

Dacă dreptul de înregistrare a documentelor poate fi acordat unei game largi de angajați, atunci modificările care reflectă progresul executării acestuia, de regulă, sunt efectuate de un singur angajat responsabil: secretarul asistent sau un specialist al instituției de învățământ preșcolar.

Eliminarea unui document de sub control se efectuează numai după executarea completă a documentului: punerea în aplicare a rezoluției șefului, pregătirea unui document de răspuns, primirea unui răspuns la document de ieșire sau altă confirmare documentată a faptului executării. Rezultatul executării documentului trebuie înregistrat în fișa de înregistrare (de exemplu, „a fost trimisă o invitație”, „a fost trimisă o scrisoare de la ... Nu ...”, etc.). Fișa de înregistrare conține și informații despre data încheierii actului și indică numărul cauzei conform nomenclatorului în care este depus documentul executat.

LA controlul final referi munca analitica să generalizeze disciplina de performanţă şi rezultatele muncii angajaţilor unităţii sau organizaţiei în ansamblu. Controlul final este efectuat de către angajații (serviciul) responsabili cu monitorizarea execuției, sau de către secretarul organizației cu o frecvență dată (săptămânal, lunar, trimestrial). Rezultatele controlului ulterior se reflectă în rezumatele finale cantitative și de listă ale stării de executare a sarcinilor (documente controlate). Acest lucru permite conducerii să știe ce face acest sau acel angajat (departament) și cum merg lucrurile într-un anumit domeniu de activitate (rezolvarea unei anumite probleme).

Controlul final in combinatie obligatorie cu controlul preventiv este un factor stimulant in imbunatatirea disciplinei angajatilor.

Un exemplu de control al comenzii folosind MS Excel

Acum să arătăm ce poate fi automatizat folosind caracteristicile standard ale MS Excel. Pentru a începe, deschideți carte noua MS Excel și creați un tabel în el cu câmpurile/coloanele/graficele prezentate în Figura 1. Acesta este tabelul principal care afișează informații despre controlul în timp al executării comenzilor în organizația noastră.

Apoi, într-o celulă separată, așezați formula astfel încât atunci când deschideți această foaie MS Excel deasupra tabelului, întotdeauna este afișată data curentă(indicat cu numărul 1 în figura 1). Atunci va fi util în munca noastră zilnică cu masa. Puteți face acest lucru în două moduri:

Figura 2

Restrângeți afișarea

În acest tabel, puteți filtra rânduri (adică comenzi controlate) în funcție de diferite criterii. Dar pentru aceasta trebuie să activați filtrul:

Figura 3

Buton de activare a filtrului de pe ecran în MS Excel 2007 și 2010

Restrângeți afișarea

Figura 4

Criterii pentru filtrarea rândurilor de tabel în funcție de conținutul coloanei în MS Excel 2007 și 2010

Restrângeți afișarea

Criteriile de filtrare prezentate mai sus au apărut ca urmare a clicului pe butonul pătrat gri pentru apelarea filtrului din coloana „Interpreți” (marcată cu numărul 1). Celulele acestei coloane sunt umplute cu text, așa că programul ne-a oferit următoarele opțiuni de selecție:

2 - în primul rând, putem filtra pe unul sau mai mulți interpreți, lăsând doar „căpușe” pe ei; de asemenea, putem selecta doar linii goale, lăsând o „bifare” doar în ultimul element al listei; dacă lăsăm „bifa” în poziția „Select all”, atunci nu va exista nicio filtrare după acest criteriu (acest lucru este prezentat acum în figură);

3 - în al doilea rând, puteți filtra după textul conținut în celulele coloanei, cu toate acestea, acest criteriu este mai potrivit atunci când lucrați cu coloana " rezumat» document etc. De exemplu, dacă nu ne amintim exact titlul, dar amintim cuvânt cheie, care ar trebui să fie în el, apoi trebuie să selectați elementul „conține ...” și să tastați acest cuvânt fără sfârșitul lui, apoi, ca urmare a filtrului, numai linii care au cuvântul pe care l-am tastat cu diferite terminații în „ Câmpul „Rezumat” va rămâne pe ecran.

Puteți elimina filtrul selectând comanda cu același nume - indicată de numărul 6. Dacă ați filtrat rânduri prin stabilirea unor criterii de selecție diferite în mai multe coloane, atunci o singură selecție a acestei comenzi va elimina filtrul numai în coloana în care ați selectat o astfel de comandă, în timp ce restul filtrelor din alte coloane vor rămâne valabile - fiecare dintre ele trebuie eliminat individual. În acele coloane în care filtrul este activat, butonul de apelare a filtrului își schimbă imaginea în butonul de filtru activat .

Dacă coloana după conținutul căreia dorim să filtram rândurile tabelului este umplută cu date, atunci în loc de un filtru de text, programul ne va oferi altul - special pentru date - indicat de numărul 4: putem selecta nu numai o anumită dată, dar și mai târziu sau mai devreme decât o anumită dată, sau o perioadă limitată de timp, ieri, azi sau mâine etc.

Tabelul nostru are 3 coloane cu date.

Filtrul numeric (indicat de numărul 5) este special ascuțit pentru a lucra cu coloane al căror conținut sunt numere (în cazul nostru, acesta este număr de înregistrare document).

Figura 5

Criterii pentru filtrarea rândurilor de tabel în funcție de conținutul coloanei în MS Excel 2003

Restrângeți afișarea

În MS Excel 2003, filtrul după conținutul coloanei este apelat de același buton de pe ecran ca în versiunile ulterioare ale programului, dar, ca urmare a apăsării acestuia, se deschide o listă generală pentru a selecta o anumită valoare a celulei sau a seta o condiție de filtrare mai complexă , care este deja personalizat pentru text, dată sau număr - este lansat într-o fereastră de ecran separată după selectarea articolului „(Condiție...)” din listă.

Figurile 4 și 5 arată clar după ce criterii putem acum filtra rânduri de tabel în MS Excel din diferite versiuni. Vom putea filtra instrucțiunile după executanți, autorii acestora, termenii, datele documentelor controlate și orice alte informații introduse în foaia de calcul. Mai mult, va fi posibilă filtrarea simultană după mai multe criterii, de exemplu:

• pentru care instrucțiuni termenul de execuție expiră astăzi pentru un anumit antreprenor:
  în coloana „Interpreți”, selectați angajatul solicitat (vezi numărul 2 din Figura 4), iar în coloana „Data scadență”, filtrați rândurile a căror dată îndeplinește criteriul „azi” (numărul 4 din aceeași figură) sau
• căruia liderul ales de noi i-a dat instrucțiuni luna aceasta:
  în coloana „Autorul comenzii” selectăm managerul pe care îl analizăm (numărul 2 din Figura 4), iar în coloana „Data scadentă” se filtrează datele care se încadrează la criteriul „Luna aceasta” (numărul 4), etc.

Și acum vă vom învăța cum puteți configura programul astfel încât atunci când deschideți un fișier primesc automat informații despre ordinele care trebuie executate, de exemplu, după 4 zile să anunțe în prealabil artiștii interpreți. Pentru a face acest lucru, am prevăzut prezența în tabel a unei coloane speciale, pe care am numit-o „Perioada de expediere”. Acum hai să-l setăm:

• selectați celula I6 (în primul rând al coloanei personalizate) și introduceți semnul „=” în ea;
• faceți clic pe „mouse” pe celula adiacentă J6 (în același rând, dar în coloana „Date scadentă”) și veți vedea că este inclus în formula de calcul al conținutului celulei I6;
• apoi continuați să marcați formula tastând „-4” de la tastatură;
• aceasta finalizează completarea formulei (starea ei actuală poate fi întotdeauna văzută în bara de formule situată deasupra foii Excel, vezi Fig. simbol 1 din Figura 7, obținem „=j6-4”). Acum apăsați pe tastatură introduce- iar rezultatul calculului formulei încorporate va apărea în celula tabelului;
• după aceea, formula poate fi copiată în rândurile următoare ale tabelului, iar apoi în coloana „Perioada de expediere”, data va fi întotdeauna cu 4 zile mai devreme decât în ​​coloana „Data scadentă”: indicați cu „mouse-ul” spre colțul din dreapta jos al celulei I6 (cu indicatorul „mouse” ar trebui să ia forma unei cruci negre negre), apăsați butonul din stânga al „mouse-ului” și, fără a-l elibera, trageți-l în jos până la sfârșitul coloanei, apoi eliberați butonul. În coloana I veți vedea datele tuturor avertismentelor solicitate (numărul 2 din Figura 7);
• apoi vă puteți asigura că celulele cu cele curente sunt evidențiate automat în coloana „Perioada de expediere”, adică. datele de astăzi (1 octombrie acestea vor fi o celulă, iar 2 octombrie - deja altele etc.). Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați funcția de formatare condiționată. În MS Excel 2007 sau 2010, acest lucru se face astfel:
  • selectați toate celulele tabelului coloanei „Perioada de expediere”, situată sub „antet”;
  • faceți clic pe butonul Formatarea condiționalăîntr-un grup Stiluri fila Acasă(A se vedea figura 6), selectați comanda Reguli de selecție a celulelor, iar în panoul care se deschide în stânga sau în dreapta, selectați comanda data de. Se va deschide o casetă de dialog cu același nume, în care există două liste (Figura 8): în cea din stânga, trebuie să selectați poziția Azi, iar în dreapta - o modalitate de a formata celulele care îndeplinesc această condiție, de exemplu, Umplere roșu deschis și text roșu închis. Faceți clic pe următorul Bine.

Figura 8 arată cum arată tabelul finit cu formatare condiționată. Prin deschiderea acestui tabel, de exemplu, pe 13.08.2012, specialistul poate determina cu ușurință ce notificări sunt trimise.

Puteți prevedea prezența ultimei coloane „tehnice” în tabel, în fiecare rând trebuie să puneți numărul 1. Apoi, atunci când filtrați după unul sau mai multe criterii, veți număra întotdeauna rapid numărul de filtrate. rânduri. Pentru a face acest lucru, selectați celulele rămase de pe ecran cu mouse-ul în această coloană - MS Excel va calcula suma valorilor lor și o va scrie în linia de referință de jos sub foaia Excel.

Figura 6

Formatarea condițională

Restrângeți afișarea

Condițiile de executare a documentelor pot fi interpretate în diferite moduri. De exemplu, din ce moment să se înceapă calculul termenului (de la data emiterii instrucțiunii sau din ziua următoare)? Ar trebui calculat în zile calendaristice sau lucrătoare? Dar documentele care se datorează în weekend? Ce se întâmplă dacă nu există un termen limită? La toate aceste întrebări se oferă răspunsuri detaliate, multe sunt explicate cu exemple (sunt 16 în total) în articolul „Cum se determină termenele? » la pagina 12 a revistei Nr. 8" 2011

Este nerealist să controlezi execuția tuturor documentelor organizației. Prin urmare, veți fi ajutat de recomandări privind stabilirea listei documentelor supuse controlului de execuție. Veți afla ce termene limită sunt de obicei stabilite și cum se face acest lucru, precum și cum pot fi controlate comenzile verbale. Vezi articolul „Ce vom controla? » la pagina 30 a revistei Nr. 7" 2011

După cum știți, funcționalitatea unui asistent sau asistent personal (indiferent de numele acestei poziții cartea de munca) în diferite companii variază în funcție de specificul și dimensiunea organizației, de cultura corporativă adoptată în companie și de personalitatea liderului. Cu toate acestea, există responsabilități de care orice asistent personal pur și simplu nu se poate descurca, indiferent de locul în care lucrează. Printre acestea - controlul executării comenzilor.

În multe organizații, neexecutarea instrucțiunilor și lipsa controlului asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-zisa. „gât de sticlă” (din engleză. gâtul sticlei- gâtul sticlei), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Aici, multe depind de asistent! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. De multe ori întâlnim situații în care un asistent indispensabil s-a îmbolnăvit brusc sau a plecat în vacanță sau a plecat de ceva timp într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, sarcinile nu au fost fixate, termenele au fost ratate, responsabilii nu erau cunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este să construiască exact sistemul de monitorizare a execuției instrucțiunilor. Și sistemul, după cum știți, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu poți să o faci singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, trebuie mâncat pe părți. Și să începem cu terminologia.

Control este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Există următoarele tipuri de control:

1. Preliminare. Este efectuată de către șef înainte de începerea efectivă a lucrului în numele. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

Știe interpretul că are o misiune;

Cum a înțeles sarcina cel care o va rezolva;

Cum exact o va face.

Acest tip de control este efectuat de un asistent al șefului și imediat după ce se face atribuirea. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței sarcinii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este de a atrage atenția interpretului asupra prezenței sarcinii, a termenelor limită și a priorității sarcinii, pentru a se asigura că sarcina este acceptată pentru muncă. În același timp, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să acordați atenție faptului că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, rostită la timp, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de timp de neiertat - este inacceptabil să lăsați procesul de clasificare a sarcinilor pe priorități să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia a managerului. Amintește-ți că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (interimar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită pentru executarea misiunii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica în timp util abaterile care apar în timpul lucrului, de a informa managerul despre acestea pentru o posibilă ajustare a parametrilor specificați. Controlul curent se bazează pe feedback.

4. Final (final, control rezultat). Este folosit pentru a evalua dacă obiectivul este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interveni în lucrare în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii, dezvăluie omisiuni și deficiențe în lucrare. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă, liderul și asistentul lucrează împreună, deoarece. calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina completitudinea și corectitudinea executării sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

La control	Marimea companiei	Responsabilpentru asigurarea controlului
Norme și cerințe legale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Avocat, contabil serviciu legal, contabilitate Serviciu juridic și șefi de direcții
Ordinele liderului	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei secretar șef Asistent manager Asistent și șefi de direcții
Cerințe ale documentelor de reglementare locale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei secretar șef Asistent manager Linie de lideri de afaceri
Ordine separate ale capului	Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei secretar șef Asistent manager
Comenzi primite de la centrul corporativ	Până la 1500 de persoane Până la 2500 de persoane Peste 2500 de oameni	Asistent manager Asistent manager și secretariat Management de caz

„Control” și „monitorizare” sunt două lucruri diferite!

Pentru a înțelege în sfârșit ce este, ar trebui să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării execuției instrucțiunilor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizarea este monitorizarea parametrilor unui obiect cu fixarea și salvarea datelor, apoi Control este o observaţie cu un obligatoriu impact asupra obiectuluiîn cazul în care valorile parametrilor sunt în afara intervalului. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care fixeaza comenzile, termenele, persoanele responsabile si starea de executie (finalizata/nefinalizata). Cu toate acestea, pentru a construi un sistem de control eficient, nu este suficient doar păstrarea statisticilor - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, de exemplu. impact conștient intenționat pentru a obține o dinamică pozitivă în disciplina performanței.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt executate?

Pentru ca instrucțiunile să fie îndeplinite, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și a analiza problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât șeful care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le supraveghează, cât și șefii care vor fi direct responsabili pentru execuţie. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene limită, formatul raportului de performanță, procedura de amânare a termenelor și modalitățile de recompensare sau pedepsire în cazul neexecutării instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subalternii despre puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării instrucțiunilor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați reușit încă să câștigați autoritate, întrebați-vă singur managerul despre asta).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, i.e. regulile ar trebui să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina performanței va crește dacă angajații sunt siguri că fiecare misiune este înregistrată, că fiecare misiune trebuie contabilizată, niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată, iar pedeapsa va urma inevitabil pentru nerespectarea instrucțiunilor conducerii. (Imediat, merită luată în considerare procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot să nu fie fezabile a priori sau să aibă motive întemeiate pentru a nu le îndeplini la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Parțial așa este și. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care ar trebui să informeze managerul că problema există, că prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „mâna pe puls” (și până acum se datorează în mare măsură personalului tău). calități), dar sistemul lipsei se va face simțit mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru - nu uitați să spuneți că aveți o propunere specifică despre cum să organizați un sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și soluții).

Chiar daca tu angajat nou companie, nu vă fie teamă să contactați șeful cu o propunere similară. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dumneavoastră din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dumneavoastră nu va lăsa propunerea dumneavoastră să treacă neobservată. Poate că în întreaga companie nu mai există o persoană interesată în rezolvarea acestei probleme.

Importanța comunicării eficiente

Să presupunem că propunerea dvs. este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul dvs. în acest proces, a aprobat document normativ reglementând procesul, toți angajații companiei sunt informați. Ce urmeaza? Documentul publicat riscă să rămână o bucată de hârtie fără suflet dacă renunți în această etapă. Cum să faci totul să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. Prezența unor astfel de abilități este vitală pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește controlul execuției instrucțiunilor, comunicarea eficientă este o modalitate de a transfera rapid informații fără distorsiuni și de a primi feedback cu privire la înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Înseamnă că există învingători și învinși. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care sunt capabili să ne îmbogățească cunoștințele despre lume și să ne formeze o imagine completă. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes, atunci când apărătorul se retrage temporar. Drept urmare, neînțelegerile au ca rezultat rezistență, pierderea eficacității echipei și chiar sabotaj, până când predomină echilibrul de putere și respect.

Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul este obținut dacă fiecare parte spune: „Da, asta am vrut să spun. Mă înțelegi".

Comunicarea eficientă este, desigur, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizației. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângerea marilor companii, armate și popoare.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - aceasta este cea mai înaltă capacitate de a înțelege un punct de vedere diferit și de a găsi un compromis. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a construi și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de durată.

În contextul monitorizării executării instrucțiunilor, asistentul trebuie să arate abilități eficiente de comunicareîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Menționați legătura cu managerul pentru comandarea sarcinilor. Sarcina asistentului este să repare corect ordinea, încercând să adere la orice schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu, SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen specificat, pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda este înregistrată corespunzător, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități, să trimită spre aprobare managerului versiunea finală a protocolului sau a registrului de comenzi sau să întrebe din nou verbal: „Te-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce s-a întâmplatINTELIGENT?

INTELIGENT este o abreviere mnemonică utilizată în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau obiectiv stabilit conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
. S- specific (concret) - clar, precis, clar descris;
. M- măsurabil (măsurabil) - având stabiliți indicatori de performanță, prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze performanța sarcinii;
. A- realizabil (realizabil) - realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
. R- relevant (relevant) - coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului, organizației;
. T- limitat în timp (limitat în timp) - trebuie definit termenele limită atigerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheie în această etapă este să vă asigurați că executantul este informat despre sarcină și o acceptă pentru muncă. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin intermediul E-mail sau prin telefon. În organizațiile mari, o astfel de interacțiune este dificil de implementat, astfel încât asistentul transferă comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor, se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentESeful departamentuluiEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: director general/asistentBdirector general adjunctBdirector de departamentBSeful departamentuluiBinterpret direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transferul de informații despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este recomandabil să se prevadă utilizarea unei resurse de informații care să vă permită să postați informații rezumative despre instrucțiunile din domeniul public, de exemplu, pe portal corporativ intern al organizației, unde orice angajat poate vedea online ce instrucțiuni are și trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă este la timp sau în curs de execuție s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele antreprenorului nu sunt suficiente și este necesară implicarea angajaților altor divizii structurale, t.to. Sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să mențină un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre evoluția execuției, iar în cazul unor probleme grave, să informeze managerul despre acest lucru, cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergi prea departe și să devii intruziv, interferând cu interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au făcut-o scopuri comuneși respectați munca celuilalt. Pentru a face acest lucru, convineți asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea misiunii, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea sarcinii sau returnarea acesteia spre revizuire. DESPRE decizie asistentul trebuie să anunțe interpretul.

6) La generarea rapoartelor analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. Cu o anumită frecvență, de exemplu, o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte comenzi au fost în total, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care unități sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor de capul. Managerul poate dispune de aceste informații la discreția sa. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompenselor și pedepselor să fie previzibilă și uniformă pentru toți.

Orez. unu

Instrumente improvizate în arsenalul asistentului

Există o mulțime de astfel de instrumente, deși este important să se respecte principiul cheie - toate instrucțiunile capului trebuie să fie materializate, introduse într-un singur depozit unde este posibil să se monitorizeze în mod regulat executarea instrucțiunilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook, deoarece conţine mecanisme flexibile de configurare pentru aşa-numitele. „viziuni personalizate”. Pe lângă vizualizările standard „După interpreți”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice alte - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul limită pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că. o serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza sisteme electronice de gestionare a documentelor, de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai versatile și accesibile instrumente de monitorizare a execuției instrucțiunilor este Microsoft excela. Acest program poate fi folosit ca o completare la cele existente dacă lucrați în companie mareși ca instrument de sine stătător. Frumusețea este că, pe baza acestei soluții tehnice, puteți crea o singură bază date despre instrucțiuni cu setări flexibile ale câmpurilor și filtrelor la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi făcut public, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi trebuie configurat drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita coruperea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul instrucțiunilor verbale de la cap, ci și să încărcați instrucțiuni din EDMS (dacă sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau autorități puterea statului sau centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea execuției comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a expirat încă va fi marcată automat cu albastru; o instrucțiune executată la timp - verde (pentru aceasta, datele din câmpul „Data scadență pentru execuție” și „Execuție efectivă” trebuie să se potrivească); o instrucțiune pentru care termenul de executare a expirat, dar marca de primire a procesului-verbal de execuție nu a fost primită, va fi afișată automat ca neexecută și marcată cu roșu.

Configurarea registrului de comenzi înDOMNIȘOARĂ excela

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru o astfel de reglare, cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Dacă nu există un specialist IT și nu ai abilități de programare, poți folosi o altă modalitate mai simplă și mai accesibilă.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a seta umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom seta formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă - Formatarea condițională, în meniul contextual propus - Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub nume, trebuie să specificați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , și apoi „întinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere. Prima regulă va fi roșie.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că, cu condiția ca celula F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. cinci

Apăsați tastaOLA.

• Pentru a indica o misiune care este în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați o celulă G10 , mergi la Formatarea condițională, alege Creați o regulăȘi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde cu albastru.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă celula F10 este indicata data scadenta si inca nu a sosit, celula este colorata automat in albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a desemna o sarcină care este finalizată la timp, configurați regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alege Culoarea verde completează pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de program.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Deci dacă celula F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a desemna o sarcină care este finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă celula F10 se indică termenul de executare, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată într-o celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a instrucțiunilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este configurarea vizualizării, adică diagrame, pentru o percepție mai vizuală a imaginii conform disciplinei interpretative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor instrucțiunilor și fiecare tip separat. Prin urmare, este necesară o setare intermediară. Putem afișa date cantitative în legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu, celula adiacentă H10 , în felul următor:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictogramă fx Funcția de inserare, selectați categoria " logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia superioară a formulelor: =DACA($F10>0,DACA($G10>0,DACA($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6

Întindeți regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Configurare legenda. Pentru datele dintr-o coloană H a intrat în legendă și au fost afișate în ea într-o formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați regula pentru celulă G3 : selectați această celulă, în bara de formule, faceți clic pe pictograma fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scriem următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8

3. „Întindeți” formula din celulă G3 inainte de G6 respectiv.

De asemenea, puteți configura vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• DINcrearea graficului. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, cum ar fi o diagramă circulară, după selectarea intervalului celule din G3 inainte de G6 (Fig. 9).

Orez. nouă

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul din dreapta al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10

Și, în sfârșit

Este destul de dificil să se creeze un sistem eficient de monitorizare a execuției instrucțiunilor - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o sarcină dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de ghicitoarea lui B. Werber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este blocată în zona desenului. Dar nicăieri nu se spune că este imposibil să treci dincolo de ea.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie... să ieși din el.

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a execuției instrucțiunilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți măsura în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

M.A. Suchkova, asistent al directorului general al companiei de rafinare a petrolului ZAO Ryazan (filiala OAO NK-Rosneft)

Fluxul documentelor și instrucțiunile - acestea sunt cele două prize principale în activitatea oricărei companii. Asigurarea unui control decent asupra executării instrucțiunilor este dificilă, dar posibilă. Același lucru este valabil și pentru depozitarea documentelor - fiecare la locul său. Crezi că este un basm? Deloc, iar numele acestei povești adevărate este LeaderTask.

Cum se organizează controlul comenzii

Mai întâi, să definim principalele probleme ale organizării controlului comenzii:

1. Cum afli în ce stadiu de executare a comenzii tale?
2. Cum să preveniți ignorarea comenzilor?
3. Cum se verifică rezultatul sarcinii atribuite?

Toate răspunsurile pot fi găsite în programul LeaderTask. Datorită sistemului dezvoltat de comenzi, niciuna dintre sarcinile tale nu va dispărea din vedere. Înscrie toți angajații în program și emite instrucțiuni scrise de orice scară - până la proiect global.

Când trimiteți comanda unuia dintre subordonați, avatarul său vizavi de numele sarcinii va deveni translucid - aceasta înseamnă că comanda a fost deja livrată, dar nu a fost încă citită. De îndată ce un angajat deschide o sarcină de la dvs., avatarul său din program va căpăta o culoare standard. Astfel, afirmații precum „ N-am văzut ” va fi pur și simplu nepotrivit.

De asemenea, un angajat nu va putea sări peste sarcina dvs. - cu excepția cazului în care, desigur, stabiliți un termen limită pentru rezolvarea sarcinii. Acesta va apărea în lista de activități a subordonatului tău, iar navigatorul programului va afișa numele tău cu numărul de sarcini atribuite.

Dacă sarcina nu este finalizată până la termenul limită, a doua zi va apărea pe lista de sarcini și îl puteți întreba pe interpret care este motivul întârzierii. De asemenea, puteți să întrebați în chatul încorporat care apare pentru fiecare sarcină după ce este creată.

Astfel, toate comenzile tale vor fi îndeplinite fără greșeală și niciuna dintre ele nu va fi pierdută. LeaderTask vă va ajuta cu organizarea controlului asupra executării instrucțiunilor la 100%. Pentru mai multe informații despre cum să aflați dacă o comandă a fost citită, puteți urmări în videoclipul de mai jos:

Și ce zici de documente în numele? Cum se asigură controlul deplin asupra executării documentelor și instrucțiunilor?

Lucrul cu documente în LeaderTask

Toate fișierele și documentele pentru o anumită sarcină sunt stocate chiar în cadrul acestei sarcini. Acestea pot fi fișiere Microsoft Office, fotografii, videoclipuri etc.

De exemplu, sarcina este de a crea grafice pentru un site nou - atașați toate fișierele necesare la sarcină sau proiect. Doar acei angajați cărora le permiteți vor avea acces la ei. Deci informațiile confidențiale nu vor cădea niciodată în mâinile unor persoane neautorizate - acest lucru este exclus!

Puțini oameni știu, dar în LeaderTask vă puteți crea și propriile documente - note cu formatare chiar în cadrul sarcinii dorite. Pentru a face acest lucru, găsiți butonul corespunzător în sarcina necesară și creați documente cu orice conținut în fereastra care se deschide.

Cum să evidențiezi vizual sarcinile și documentele importante și urgente?

Dezvoltatori de software a furnizat tot ce aveți nevoie pentru lucrul vizual cu sarcini - culori, etichete, subsarcini și multe altele. De exemplu, dacă una dintre sarcinile dvs. este urgentă, atunci creați o etichetă cu același nume și atașați-o la sarcina dorită. Angajatul o va vedea în notificare și în lista de sarcini și va începe imediat executarea acesteia.

Hack de viață ușor de la noi înșine- adăugați o clauză la Regulile companiei conform căreia comenzile cu etichetele corespunzătoare trebuie finalizate mai întâi, amânând toate celelalte cazuri pentru mai târziu. Și în acest fel, vei putea construi un întreg sistem de lucru cu sarcini în cadrul organizației tale.

Vizualizează informații, evidențiază toate cele mai importante lucruri și începe prin a descărca LeaderTask, un program pentru gestionarea comenzilor.