Новий нормативний документ: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів у архівах організацій. Новий нормативний документ: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів в архівах організації

На що спиратися зараз у сфері нормативного регулюваннята методичного забезпечення архівної справи?

По перше, на чинний документ, який носить нормативний характер: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федераціїта інших архівних документівв органах державної влади, органах місцевого самоврядуваннята організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526), що набрали чинності наприкінці вересня минулого року. Далі у статті називатимемо його Правила-2015.

І по-друге, на чинний документ, який має методичний характер:Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі – Основні правила). Багато практичних питань, лише порушених Правилами-2015, висвітлено тут досить докладно, наприклад, порядок розробки номенклатури справ.

Основні правила роботи відомчих архівів(утв. наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263), які вже давно через вік були не цілком робочим документом, нарешті відправлені на заслужений відпочинок і не підлягають застосуванню на території Російської Федерації з моменту набуття чинності Правил-2015 (лист Росархіву від 18.09.2015 (№ 2/2133-А).

Чи потрібно зберігати документи?

Документи потрібно зберігати. Незважаючи на те, що Правила-2015 говорять про те, що «організації вправі (виділено авт.)створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності…», це право при найближчому розгляді перетворюється на справжнісінький обов'язок.

По-перше, якщо є організація, тобто і працівники, отже, повний набір документів з особового складу кожному за них.

По-друге, якщо є організація, тобто її податковий облік, представлений також паперовими або електронними документами.

По-третє, хоча всі перераховані документи повинні зберігатися протягом встановлених термінів. Джерела термінів зберігання – спеціальні переліки:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558);
Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 31.07.2007 № 1182).

Зазначені для використання як державними, так і недержавними організаціями. Ось і виходить, що будь-яка, навіть найменша і скромна компанія, має набір документів для архівного зберігання. І для них мають бути створені умови, що відповідають новому нормативному документу: Правилам-2015. Відсутність структурних підрозділів під назвами "архів", "канцелярія" на цей обов'язок ніяк не впливає.

Зберігання електронних документів

Нововведення, на яке звернули увагу усі фахівці з діловодства та архівної справи, - довгоочікуваний порядок зберігання електронних документів, наведений у Правилах-2015. Йдеться про розділи 2.30-2.33. Перехід до електронним документаму Правилах-2015 здійснюється досить різко, без будь-яких заголовків, одразу після повідомлення про те, що в архіві заборонено перебувати у брудному взутті.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

2.30. Обов'язковими умовамизберігання електронних документів є:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);

наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, перезапису електронних документів, контролю фізичного та технічного стану;

забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключає втрату, несанкціоноване розсилання, знищення чи спотворення інформації.

Ще одне серйозне нововведення – визначення Правилами-2015 формату архівного зберігання електронних документів:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, набрали чинності 21.09.2015)

2.31. Передача текстових електронних документів для зберігання до архіву організації, що є джерелом комплектування державного та муніципального архіву, здійснюється у форматі PDF/A.

PDF, безперечно, універсальний формат. PDF/Archives (PDF/A) - різновид цього формату, спеціально розроблений для довготривалого архівного зберігання документів та закріплений у стандарті ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового зберігання». Але, як і все універсальне, PDF не є досконалим. У цьому форматі чудово почуваються управлінські документи, але в організаціях використовується не тільки пакет Microsoft Office. Так, наприклад, креслення, виконані у форматі .dwg, при конвертації в pdf відображаються некоректно. Багато питань у фахівців викликає і поведінка електронної цифрового підписупід час конвертування документа в.pdf.

Порядок передачі електронних справ та документів описано у розділі 4.34 Правил. З тексту випливає таке:

по-перше, електронні документи можуть передаватися до архіву та зберігатися як на відокремлених фізичних носіях, так і «по інформаційно-телекомунікаційній мережі»,
по-друге, опис електронних справ і документів складається, проте, паперовому вигляді(тобто навіть якщо ми формуємо архів у СЕД, то описи доведеться доставити архіваріусу особисто),
по-третє, «при прийомі на архівне зберігання електронні справи засвідчуються електронним підписомкерівника організації або уповноваженого ним посадової особи». Щодо паперових документів, нічого подібного не потрібно. Як виконувати цю вимогу організаціям, які створюють електронні документи, але не користуються ЕЦП, Правила-2015 замовчують.

Зрештою, «для оперативного доступу до електронних документів у довідкових та пошукових цілях в архіві створюється фонд користування електронними документами» (п. 2.33). Поняття фонду користування у своїй не розкривається.

Облік документів

Фрагмент документа

Згорнути Показати

3.5. В архіві організації ведуться основні (обов'язкові) та допоміжні облікові документи. Склад та форми основних облікових документів визначаються відповідно до цих правил. Склад та форми допоміжних облікових документів визначаються архівом організації самостійно.

Основні правила роз'яснювали, навіщо проводиться облік документів архіву і що є система облікових документів, чітко формулюючи її мета. З Правил-2015 ці ухвали зникли. Згадаймо їх, щоб розуміти, для чого ми займатимемося обліком:

І головна зміна: список облікових документів архіву у 2015 році скоротився більш ніж наполовину з 11 до 5 позицій. Залишилися тільки:

книга обліку надходження та вибуття справ, документів;
перелік фондів;
аркуш фонду;
опис справ, документів;
реєстр описів.

Порядок складання та ведення облікових форм хоч і скупо, але описаний у пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.

Решта – на розсуд організації. Якщо вона є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, повинен бути додатково складений паспорт організації (п. 3.12 Правил-2015). Тут же наведено виноску на Регламент державного облікудокументів Архівного фонду РФ, датований 1997 роком і який затвердив форму паспорта архіву. Зауважимо, що Основні правила пропонували форму, хоч і практично ідентичну, але все ж таки «свіжішу», ніж згаданий регламент. Принаймні літочислення в ній починалося з двохтисячних, а не з дев'яностих.

Експертиза цінності документів

Нічого принципово нового до порядку проведення щорічної експертизи цінності документів Правила-2015 не внесли. На увагу заслуговує лише пункт 4.12:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.12. Організації, в діяльності яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, створюють описи справ за особовим складом та описи справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та забезпечують їх безпеку.

Це положення відноситься до розмови про те, що незалежно від наявності в організації архіву та її приналежності до джерел комплектування державних (муніципальних) архівів, займатися своїми документами хоча б мінімальною мірою вона зобов'язана. Адже, мабуть, мало кому вдасться скласти опис тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, не склавши попередньо номенклатуру справ.

Номенклатура справ

Про номенклатуру справ, яку Правила-2015 називають «основним обліковим документом, який відображає склад та організацію документального фонду організації», вони висловлюються дуже скупо і навіть не дають їй скільки-небудь виразного визначення. З тексту документа випливає лише, що (п. 4.14-4.18):

«номенклатура справ закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні відносини)»;
номенклатура справ складається за прикладеною формою;
номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів (форма додається, щоправда, за змістом виявити її не вдасться: у ньому містяться два додатки з найменуванням «Номенклатура справ»; до структурних підрозділів належить № 26);
номенклатура справ організації розробляється виходячи з типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, і навіть типових і приблизних номенклатур справ;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять її з «відповідними ЕПК або державним (муніципальним) архівом, відповідно до наданих йому повноважень»;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять свою номенклатуру справ самостійно.

Більше жодної практичної інформації про розробку та ведення номенклатури справ організації у Правилах-2015 не міститься. Слід сказати однозначно: без Основних правил пересічному діловоду, тим більше вперше, скласти її не вдасться.

Оформлення справ

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.19. Закінчені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у тому числі за особовим складом, після закінчення календарного року, В якому вони були заведені, готуються до передачі в архів організації та підлягають оформленню та опису.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повне оформленняпідлягають справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та за особовим складом.

Оформлення справ на паперовому носіїпередбачає:

підшивку або плетіння документів справи (неформатні документи зберігаються у закритих твердих папках або коробках);

нумерацію аркушів справи;

складання листа-завірителя справи (додаток № 8);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток № 27);

оформлення обкладинки справи (додаток №28).

Підготовка електронних справ передачі до архів організації передбачає складання опису електронних справ, документів (додатки № № 17, 18).

Що включає часткове оформлення справ і в якій залежності воно знаходиться від термінів зберігання документів, не повідомляється.

Якщо раніше внутрішній опис складався лише «в необхідних випадках»(Основні правила, п. 3.6.3.), то з Правил-2015 це словосполучення прибрали. Жодних посилань на термін зберігання не дає і заголовок форми опису, поданий у додатку 27.

Електронні справи слід описувати в повному обсязі, лише ті, що мають тимчасовий (понад 10 років) і постійний термін зберігання (форми описів - у додатках 17 і 18 відповідно).

Виконання запитів

У сфері виконання запитів організацій та громадян, поданих до архіву, є нововведення: архівні довідка, виписка та копія за новими правилами можуть «видаватися в електронної формина електронному носії або пересилатися інформаційно-комунікаційними мережами». Засвідчуються такі довідки, копії та виписки «електронним підписом керівника організації або іншої уповноваженої ним посадової особи».

Додатки: форми документів

Традиційно Правила-2015 закінчуються набором додатків – формами документів, що супроводжують ті чи інші процеси зберігання документів.

Загалом слід сказати, що, по-перше, у Правилах-2015 представлено менше форм, ніж у Основних правилах, по-друге, серед них трапляються по два додатки з однаковими найменуваннями, що дуже незручно, а по-третє, розташовані вони у порядок згадки у тексті (а чи не порядку значимості чи логічної послідовності, як і Основних правилах). Деякі програми змінили найменування, деякі змінили форму. Загальна рекомендаціябуде така: за необхідності скласти будь-який документ у архівній справі, архіваріусу слід насамперед пошукати його форму у Правилах-2015, і лише якщо потрібної форми в них не виявиться, звернутися до Основних правил.

Нижче наведемо 3 списки. Перший (у вигляді таблиці) – це додатки з Правил-2015 та відповідні їм форми з Основних правил. Другий – новинки у формах, запроваджені у 2015 році. Третій - форми з Основних правил, які не потрапили до Правил-2015, але й не скасовані (як то кажуть, користуйтеся на здоров'ї).

Таблиця

Згорнути Показати

Знову з'явилися та затверджені Правилами-2015:

Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Додаток для опису електронних справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Акт приймання-передачі архівних документів на зберігання (від організації до організації. - Прим. авт.)
Опис справ;
Опис електронних справ, документів із додатком до опису електронних справ, документів.

Дві останні форми покликані замінити здавальні описи і фактично є акти приймання-передачі документів на зберігання в архів організації.

Опис справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом структурного підрозділуорганізації (додаток 12 Основних правил);
Підсумковий запис та завірювальний напис (додаток 13);
Титульний лист опису документів постійного зберігання (додаток 14);
Замовлення (вимоги) на видачу документів (додаток 17);
Книга видачі документів (додаток 19);
Опис особливо цінних справ (додаток 23);
Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду та фонду користування (додаток 27);
Опис страхового фонду (додаток 28);
Паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію(Додаток 29);
Паспорт організації, яка зберігає документи галузевого фонду (додаток 30);
Облікова картка одиниці обліку електронних документів (ЕД) (додаток 31);
Акт про міграцію та перезапис електронних документів (додаток 32);
Журнал обліку надходження та вибуття електронних документів (додаток 33);
Журнал обліку міграцій та перезаписів електронних документів (додаток 34);
Акт опису документів особистого походження (додаток 38);
Акт про утворення об'єднаного архівного фонду (додаток 39);
Журнал реєстрації виданих копій, виписок, довідок, тематичних матеріалів (додаток 44);
Журнал реєстрації відвідувань користувачами читального залу (додаток 45);
Річний план роботи архіву (додаток 46);
Картка обліку роботи з організацією (додаток 47);
Акт приймання-передачі за зміни керівника архіву (додаток 48).

Очевидно, що правила-2015 розраховані на підготовленого читача. Але в багатьох випадках, на жаль, діловодством та архівною справою в організації займаються або секретарі, або (за потребою) співробітники різних підрозділів: бухгалтери, кадровики, охорона праці, юристи і т.п. Цим ні в чому не винним людям буде дуже складно дати раду тому, чого від них вимагають у сфері зберігання документів.

Правила-2015 надають абсолютний мінімум заходів, що забезпечують зберігання документів в організації. Інформацію про те, як реалізувати цей мінімум на практиці, читачам правил доведеться шукати самостійно у методичних джерелах. Таким чином, Основні правила роботи архівів організацій, незважаючи на свій необов'язковий статус, з приходом Правил-2015 будуть потрібні в канцеляріях російських організаційще сильніше, ніж раніше.

21 вересня 2015 року набув чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі у тексті статті для стислості називатимемо їх «Правила-2015».

Варто зауважити, що революції в архівній справі із виданням Правил-2015 не сталося. Хіба що нові правила більш дружні до електронних документів… Про статус нових і старих правил у архівній справі говоримо у цій статті. Завантажити правила роботи архівів організацій 2015 також можна тут.

До і після

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Перший – Основні правила роботи відомчих архівів (утв. наказом Главархіва СРСР від 5 вересня 1985 р. N 263). Це був єдиний нормативний (тобто обов'язковий) документ з архівної справи у Росії до 21.09.15.

У листі Федерального архівного агентства від 18 вересня 2015 р. N 2/2133-А зазначається, що з набуття чинності наказом №526 «Основні правила роботи відомчих архівів не підлягають застосуванню». Користуватися ними не можна.

Другий – Основні правила роботи архівів організацій (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Це методичний (необов'язковий, проте інформативний) документ, який ніхто не скасовував, але користуватися ним можна і навіть потрібно, т.к. у Правилах-2015 залишилися за кадром багато питань, присвячених практичним діям щодо зберігання документів в організаціях.

Таким чином, у нас залишилося два робочі документи: Правила-2015 та Основні правила. У них абсолютно різний статус:

Правила-2015 – нормативний документ. Він є обов'язковим для всіх організацій, незалежно від сфери їх діяльності та форми власності.Він затверджений наказом Міністерства культури.

Основні правила методичний документ. Застосовувати його необов'язково, хоча в цьому випадку створення архіву в організації є дуже скрутним. Основні правила лише схвалені рішенням Колегії Росархіву, а значить, їх статус набагато нижчий, ніж у Правил-2015.

Діловодство та канцелярія

Правила роботи архівів організацій 2015

Євгенія Кожанова 15 лютого 2016 р. 13:58

З вересня 2015 року набув чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі в тексті статті для стислості називатимемо їх « Правила-2015».

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Основні правила – методичний документ. Застосовувати його необов'язково, хоча в цьому випадку створення архіву в організації є дуже скрутним. Основні правила лише схвалені рішенням Колегії Росархіву, а значить, їх статус набагато нижчий, ніж у Правил-2015.

Діловодство та канцелярія

Правила роботи архівів організацій 2015

Євгенія Кожанова 15 лютого 2016 р. 13:58

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.