Новий нормативний документ: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів у архівах організацій. Новий нормативний документ: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів в архівах організації

На що спиратися зараз у сфері нормативного регулюваннята методичного забезпечення архівної справи?

По перше, на чинний документ, який носить нормативний характер: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федераціїта інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядуваннята організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526), що набрали чинності наприкінці вересня минулого року. Далі у статті називатимемо його Правила-2015.

І по-друге, на чинний документ, який має методичний характер:Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі – Основні правила). Багато практичних питань, лише порушених Правилами-2015, висвітлено тут досить докладно, наприклад, порядок розробки номенклатури справ.

Основні правила роботи відомчих архівів(утв. наказом Главархіва СРСР від 05.09.1985 № 263), які вже давно через вік були не цілком робочим документом, нарешті відправлені на заслужений відпочинок і не підлягають застосуванню на території Російської Федерації з моменту набуття чинності Правил-2015 (лист Росархіву від 18.09.2015 (№ 2/2133-А).

Чи потрібно зберігати документи?

Документи потрібно зберігати. Незважаючи на те, що Правила-2015 говорять про те, що «організації вправі (виділено авт.)створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності…», це право при найближчому розгляді перетворюється на справжнісінький обов'язок.

По-перше, якщо є організація, тобто і працівники, отже, повний набір документів з особового складу кожному за них.

По-друге, якщо є організація, тобто її податковий облік, поданий також паперовими або електронними документами.

По-третє, хоча всі перераховані документи повинні зберігатися протягом встановлених термінів. Джерела термінів зберігання – спеціальні переліки:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558);
Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 31.07.2007 № 1182).

Зазначені для використання як державними, так і недержавними організаціями. Ось і виходить, що будь-яка, навіть найменша і скромна компанія, має набір документів для архівного зберігання. І для них мають бути створені умови, що відповідають новому нормативному документу: Правилам-2015. Відсутність структурних підрозділівпід назвами "архів", "канцелярія" на цей обов'язок ніяк не впливає.

Зберігання електронних документів

Нововведення, на яке звернули увагу всі фахівці з діловодства та архівної справи, - довгоочікуваний порядок зберігання електронних документів, наведений у Правилах-2015 Йдеться про розділи 2.30-2.33. Перехід до електронних документів у Правилах-2015 здійснюється досить різко, без будь-яких заголовків, одразу після повідомлення про те, що в архіві заборонено перебувати у брудному взутті.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

2.30. Обов'язковими умовами зберігання електронних документів є:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);

наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, перезапису електронних документів, контролю фізичного та технічного стану;

забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключає втрату, несанкціоноване розсилання, знищення чи спотворення інформації.

Ще одне серйозне нововведення – визначення Правилами-2015 формату архівного зберігання електронних документів:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, набрали чинності 21.09.2015)

2.31. Передача текстових електронних документів для зберігання до архіву організації, що є джерелом комплектування державного та муніципального архіву, здійснюється у форматі PDF/A.

PDF, безперечно, універсальний формат. PDF/Archives (PDF/A) - різновид цього формату, спеціально розроблений для довготривалого архівного зберігання документівта закріплена у стандарті ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового зберігання». Але, як і все універсальне, PDF не є досконалим. У цьому форматі чудово почуваються управлінські документи, але в організаціях використовується не тільки пакет Microsoft Office. Так, наприклад, креслення, виконані у форматі .dwg, при конвертації в pdf відображаються некоректно. Багато питань у фахівців викликає і поведінка електронної цифрового підписупід час конвертування документа в.pdf.

Порядок передачі електронних справ та документів описано у розділі 4.34 Правил. З тексту випливає таке:

по-перше, електронні документи можуть передаватися до архіву та зберігатися як на відокремлених фізичних носіях, так і «по інформаційно-телекомунікаційній мережі»,
по-друге, опис електронних справ і документів складається, проте, паперовому вигляді(тобто навіть якщо ми формуємо архів у СЕД, то описи доведеться доставити архіваріусу особисто),
по-третє, «при прийомі на архівне зберігання електронні справи засвідчуються електронним підписомкерівника організації або уповноваженого ним посадової особи». Щодо паперових документів, нічого подібного не потрібно. Як виконувати цю вимогу організаціям, які створюють електронні документи, але не користуються ЕЦП, Правила-2015 замовчують.

Зрештою, «для оперативного доступу до електронних документів у довідкових та пошукових цілях в архіві створюється фонд користування електронними документами» (п. 2.33). Поняття фонду користування у своїй не розкривається.

Облік документів

Фрагмент документа

Згорнути Показати

3.5. В архіві організації ведуться основні (обов'язкові) та допоміжні облікові документи. Склад та форми основних облікових документів визначаються відповідно до цих правил. Склад та форми допоміжних облікових документів визначаються архівом організації самостійно.

Основні правила роз'яснювали, навіщо проводиться облік документів архіву і що є система облікових документів, чітко формулюючи її мета. З Правил-2015 ці ухвали зникли. Згадаймо їх, щоб розуміти, для чого ми займатимемося обліком:

І головна зміна: список облікових документів архіву у 2015 році скоротився більш ніж наполовину з 11 до 5 позицій. Залишилися тільки:

книга обліку надходження та вибуття справ, документів;
перелік фондів;
аркуш фонду;
опис справ, документів;
реєстр описів.

Порядок складання та ведення облікових форм хоч і скупо, але описаний у пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.

Решта – на розсуд організації. Якщо вона є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, повинен бути додатково складений паспорт організації (п. 3.12 Правил-2015). Тут же наведено виноску на Регламент державного облікудокументів Архівного фонду РФ, датований 1997 роком і який затвердив форму паспорта архіву. Зауважимо, що Основні правила пропонували форму, хоч і практично ідентичну, але все ж таки «свіжішу», ніж згаданий регламент. Принаймні літочислення в ній починалося з двохтисячних, а не з дев'яностих.

Експертиза цінності документів

Нічого принципово нового до порядку проведення щорічної експертизи цінності документів Правила-2015 не внесли. На увагу заслуговує лише пункт 4.12:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.12. Організації, в діяльності яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, створюють описи справ за особовим складом та описи справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та забезпечують їх безпеку.

Це положення відноситься до розмови про те, що незалежно від наявності в організації архіву та її приналежності до джерел комплектування державних (муніципальних) архівів, займатися своїми документами хоча б мінімальною мірою вона зобов'язана. Адже, мабуть, мало кому вдасться скласти опис тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, не склавши попередньо номенклатуру справ.

Номенклатура справ

Про номенклатуру справ, яку Правила-2015 називають «основним обліковим документом, який відображає склад та організацію документального фонду організації», вони висловлюються дуже скупо і навіть не дають їй скільки-небудь виразного визначення. З тексту документа випливає лише, що (п. 4.14-4.18):

«номенклатура справ закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні відносини)»;
номенклатура справ складається за прикладеною формою;
номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів (форма додається, щоправда, за змістом виявити її не вдасться: у ньому містяться два додатки з найменуванням «Номенклатура справ»; до структурних підрозділів належить № 26);
номенклатура справ організації розробляється виходячи з типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, і навіть типових і приблизних номенклатур справ;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять її з «відповідними ЕПК або державним (муніципальним) архівом, відповідно до наданих йому повноважень»;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять свою номенклатуру справ самостійно.

Більше жодної практичної інформації про розробку та ведення номенклатури справ організації у Правилах-2015 не міститься. Слід сказати однозначно: без Основних правил пересічному діловоду, тим більше вперше, скласти її не вдасться.

Оформлення справ

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.19. Закінчені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у тому числі за особовим складом, після закінчення календарного року, В якому вони були заведені, готуються до передачі в архів організації та підлягають оформленню та опису.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повне оформленняпідлягають справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та за особовим складом.

Оформлення справ на паперовому носії передбачає:

підшивку або плетіння документів справи (неформатні документи зберігаються у закритих твердих папках або коробках);

нумерацію аркушів справи;

складання листа-завірителя справи (додаток № 8);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток № 27);

оформлення обкладинки справи (додаток №28).

Підготовка електронних справ передачі до архів організації передбачає складання опису електронних справ, документів (додатки № № 17, 18).

Що включає часткове оформлення справ і в якій залежності воно знаходиться від термінів зберігання документів, не повідомляється.

Якщо раніше внутрішній опис складався лише «в необхідних випадках»(Основні правила, п. 3.6.3.), то з Правил-2015 це словосполучення прибрали. Жодних посилань на термін зберігання не дає і заголовок форми опису, поданий у додатку 27.

Електронні справи слід описувати в повному обсязі, лише ті, що мають тимчасовий (понад 10 років) і постійний термін зберігання (форми описів - у додатках 17 і 18 відповідно).

Виконання запитів

У сфері виконання запитів організацій та громадян, поданих до архіву, є нововведення: архівні довідка, виписка та копія за новими правилами можуть «видаватися в електронної формина електронному носії або пересилатися інформаційно-комунікаційними мережами». Засвідчуються такі довідки, копії та виписки «електронним підписом керівника організації або іншої уповноваженої ним посадової особи».

Додатки: форми документів

Традиційно Правила-2015 закінчуються набором додатків – формами документів, що супроводжують ті чи інші процеси зберігання документів.

Загалом слід сказати, що, по-перше, у Правилах-2015 представлено менше форм, ніж у Основних правилах, по-друге, серед них трапляються по два додатки з однаковими найменуваннями, що дуже незручно, а по-третє, розташовані вони у порядок згадки у тексті (а чи не порядку значимості чи логічної послідовності, як і Основних правилах). Деякі програми змінили найменування, деякі змінили форму. Загальна рекомендаціябуде така: при необхідності скласти будь-який документ у архівній справі, архіваріусу слід насамперед пошукати його форму у Правилах-2015, і лише якщо потрібної форми у них не виявиться, звернутися до Основних правил.

Нижче наведемо 3 списки. Перший (у вигляді таблиці) – це додатки з Правил-2015 та відповідні їм форми з Основних правил. Другий – новинки у формах, запроваджені у 2015 році. Третій - форми з Основних правил, які не потрапили до Правил-2015, але й не скасовані (як то кажуть, користуйтеся на здоров'ї).

Таблиця

Згорнути Показати

Знову з'явилися та затверджені Правилами-2015:

Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Додаток для опису електронних справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Акт приймання-передачі архівних документів на зберігання (від організації до організації. - Прим. авт.)
Опис справ;
Опис електронних справ, документів із додатком до опису електронних справ, документів.

Дві останні форми покликані замінити здавальні описи і фактично є акти приймання-передачі документів на зберігання в архів організації.

Опис справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом структурного підрозділу організації (додаток 12 Основних правил);
Підсумковий запис та завірювальний напис (додаток 13);
Титульний лист опису документів постійного зберігання (додаток 14);
Замовлення (вимоги) на видачу документів (додаток 17);
Книга видачі документів (додаток 19);
Опис особливо цінних справ (додаток 23);
Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду та фонду користування (додаток 27);
Опис страхового фонду (додаток 28);
Паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію (додаток 29);
Паспорт організації, яка зберігає документи галузевого фонду (додаток 30);
Облікова картка одиниці обліку електронних документів (ЕД) (додаток 31);
Акт про міграцію та перезапис електронних документів (додаток 32);
Журнал обліку надходження та вибуття електронних документів (додаток 33);
Журнал обліку міграцій та перезаписів електронних документів (додаток 34);
Акт опису документів особистого походження (додаток 38);
Акт про утворення об'єднаного архівного фонду (додаток 39);
Журнал реєстрації виданих копій, виписок, довідок, тематичних матеріалів (додаток 44);
Журнал реєстрації відвідувань користувачами читального залу (додаток 45);
Річний план роботи архіву (додаток 46);
Картка обліку роботи з організацією (додаток 47);
Акт приймання-передачі за зміни керівника архіву (додаток 48).

Очевидно, що правила-2015 розраховані на підготовленого читача. Але в багатьох випадках, на жаль, діловодством та архівною справою в організації займаються або секретарі, або (за потребою) співробітники різних підрозділів: бухгалтери, кадровики, охорона праці, юристи і т.п. Цим ні в чому не винним людям буде дуже складно дати раду тому, чого від них вимагають у сфері зберігання документів.

Правила-2015 надають абсолютний мінімум заходів, що забезпечують зберігання документів в організації. Інформацію про те, як реалізувати цей мінімум на практиці, читачам правил доведеться шукати самостійно у методичних джерелах. Таким чином, Основні правила роботи архівів організацій, незважаючи на свій необов'язковий статус, з приходом Правил-2015 будуть потрібні в канцеляріях російських організаційще сильніше, ніж раніше.

21 вересня 2015 року набув чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі у тексті статті для стислості називатимемо їх «Правила-2015».

Варто зауважити, що революції в архівній справі із виданням Правил-2015 не сталося. Хіба що нові правила більш дружні до електронних документів… Про статус нових і старих правил у архівній справі говоримо у цій статті. Завантажити правила роботи архівів організацій 2015 також можна тут.

До і після

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Перший – Основні правила роботи відомчих архівів (утв. наказом Главархіва СРСР від 5 вересня 1985 р. N 263). Це був єдиний нормативний (тобто обов'язковий) документ з архівної справи у Росії до 21.09.15.

У листі Федерального архівного агентства від 18 вересня 2015 р. N 2/2133-А зазначається, що з набуття чинності наказом №526 «Основні правила роботи відомчих архівів не підлягають застосуванню». Користуватися ними не можна.

Другий – Основні правила роботи архівів організацій (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Це методичний (необов'язковий, проте інформативний) документ, який ніхто не скасовував, але користуватися ним можна і навіть потрібно, т.к. у Правилах-2015 залишилися за кадром багато питань, присвячених практичним діям щодо зберігання документів в організаціях.

Таким чином, у нас залишилося два робочі документи: Правила-2015 та Основні правила. У них абсолютно різний статус:

Правила-2015 – нормативний документ. Він є обов'язковим для всіх організацій, незалежно від сфери їх діяльності та форми власності.Він затверджений наказом Міністерства культури.

Основні правила методичний документ. Застосовувати його необов'язково, хоча в цьому випадку створення архіву в організації є дуже скрутним. Основні правила лише схвалені рішенням Колегії Росархіву, а значить, їх статус набагато нижчий, ніж у Правил-2015.

Діловодство та канцелярія

Правила роботи архівів організацій 2015

Євгенія Кожанова 15 лютого 2016 р. 13:58

З вересня 2015 року набув чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі в тексті статті для стислості називатимемо їх « Правила-2015».

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Основні правила – методичний документ. Застосовувати його необов'язково, хоча в цьому випадку створення архіву в організації є дуже скрутним. Основні правила лише схвалені рішенням Колегії Росархіву, а значить, їх статус набагато нижчий, ніж у Правил-2015.

admin 20.05.2019 0 коментарів

На що спиратися зараз у сфері нормативного регулювання та методичного забезпечення архівної справи?

По-перше, на чинний документ, що носить нормативний характер: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури України від 31.03.2015) № 526), що набрали чинності наприкінці вересня минулого року. Далі у статті називатимемо його Правила-2015.

І по-друге, на чинний документ, який має методичний характер: Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі – Основні правила). Багато практичних питань, лише порушених Правилами-2015, висвітлено тут досить докладно, наприклад, порядок розробки номенклатури справ.

Основні правила роботи відомчих архівів (утв. наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263), які вже давно через вік були не цілком робочим документом, нарешті відправлені на заслужений відпочинок і не підлягають застосуванню на території Російської Федерації з моменту набуття чинності Правил -2015 (лист Росархіву від 18.09.2015 № 2/2133-А).

Чи потрібно зберігати документи?

Що таке архівний документ? статтю «Для яких організацій обов'язкові нові архівні правила? І хто має документи Архівного фонду РФ?»

Документи потрібно зберігати. Незважаючи на те, що Правила-2015 говорять про те, що «організації вправі (виділено авт.) створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності...», це право при найближчому розгляді перетворюється на справжнісінький обов'язок.

По-третє, хоча всі перераховані документи мають зберігатися протягом встановлених термінів. Джерела термінів зберігання – спеціальні переліки:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558);
Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 31.07.2007 № 1182).

Зазначені переліки обязательны1 використання і державними, і недержавними организациями. Ось і виходить, що будь-яка, навіть найменша і скромна компанія, має набір документів для архівного зберігання. І для них мають бути створені умови, що відповідають новому нормативному документу: Правилам-2015. Відсутність структурних підрозділів під назвами "архів", "канцелярія" на цей обов'язок ніяк не впливає.

Зберігання електронних документів

Нововведення, на яке звернули увагу всі фахівці з діловодства та архівної справи – довгоочікуваний порядок зберігання електронних документів, наведений у Правилах-2015. Йдеться про розділи 2.30–2.33. Перехід до електронних документів у Правилах-2015 здійснюється досить різко, без будь-яких заголовків, одразу після повідомлення про те, що в архіві заборонено перебувати у брудному взутті.

2.30. Обов'язковими умовами зберігання електронних документів є:

Ще одне серйозне нововведення – визначення Правил-2015 формату архівного зберігання електронних документів:

Фрагмент документа Згорнути Показати Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, набули чинності 215).

PDF, безперечно, універсальний формат. PDF/Archives (PDF/A) – різновид цього формату, спеціально розроблений для довготривалого архівного зберігання документів та закріплений у стандарті ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового зберігання». Але, як і все універсальне, PDF не є досконалим. У цьому форматі чудово почуваються управлінські документи, але в організаціях використовується не тільки пакет Microsoft Office. Так, наприклад, креслення, виконані у форматі .dwg, при конвертації в pdf відображаються некоректно. Багато питань у фахівців викликає поведінка електронного цифрового підпису при конвертуванні документа в .pdf.

Порядок передачі електронних справ та документів описано у розділі 4.34 Правил. З тексту випливає таке:

по-перше, електронні документи можуть передаватися до архіву та зберігатися як на відокремлених фізичних носіях, так і «по інформаційно-телекомунікаційній мережі»,
по-друге, опис електронних справ та документів складається, проте, у паперовому вигляді (тобто навіть якщо ми формуємо архів у СЕД, то описи доведеться доставити архіваріусу особисто),
по-третє, «при прийомі на архівне зберігання електронні справи засвідчуються електронним підписом керівника організації або уповноваженої ним посадової особи». Щодо паперових документів, нічого подібного не потрібно. Як виконувати цю вимогу організаціям, які створюють електронні документи, але не користуються ЕЦП, Правила-2015 замовчують.

Облік документів

Облік документів в архіві організації – це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та фіксація (реєстрація) належності кожної одиниці обліку до певного комплексу та загальної їх кількості в облікових документах2.
Система облікових документів архіву – комплекс взаємопов'язаних облікових документів та баз даних, що відображають кількість та склад документів архіву організації та їх зміни, складова частинасистеми державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації3.

книга обліку надходження та вибуття справ, документів;
перелік фондів;
аркуш фонду;
опис справ, документів;
реєстр описів.

Порядок складання та ведення облікових форм хоч і скупо, але описаний у пунктах 3.7–3.11 Правил-2015.

Решта – на розсуд організації. Якщо вона є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, повинен бути додатково складений паспорт організації (п. 3.12 Правил-2015). Тут же наведено виноску на Регламент державного обліку документів Архівного фонду РФ, датований 1997 роком, що затвердив форму паспорта архіву. Зауважимо, що Основні правила пропонували форму, хоч і практично ідентичну, але все ж таки «свіжішу», ніж згаданий регламент. Принаймні літочислення в ній починалося з двохтисячних, а не з дев'яностих.

Експертиза цінності документів

Номенклатура справ

статтю «Нові Правила роботи архівів про номенклатуру справ»

«номенклатура справ закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні відносини)»;
номенклатура справ складається за прикладеною формою;
номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів (форма додається, щоправда, за змістом виявити її не вдасться: у ньому містяться два додатки з найменуванням «Номенклатура справ»; до структурних підрозділів належить № 26);
номенклатура справ організації розробляється виходячи з типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, і навіть типових і приблизних номенклатур справ;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять її з "відповідними ЕПК або державним (муніципальним) архівом, відповідно до наданих йому повноважень";
організації – джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять свою номенклатуру справ самостійно.

Оформлення справ

4.19. Закінчені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у тому числі за особовим складом, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, готуються до передачі в архів організації та підлягають оформленню та опису.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та за особовим складом.

Оформлення справ на паперовому носії передбачає:

нумерацію аркушів справи;

складання листа-завірителя справи (додаток № 8);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток № 27);

оформлення обкладинки справи (додаток №28).

Якщо раніше внутрішній опис складався лише «в необхідних випадках» (Основні правила, п. 3.6.3.), то з Правил-2015 це словосполучення прибрали. Жодних посилань на термін зберігання не дає і заголовок форми опису, поданий у додатку 27.

Електронні справи слід описувати в повному обсязі, лише ті, що мають тимчасовий (понад 10 років) і постійний термін зберігання (форми описів – у додатках 17 і 18 відповідно).

Додатки: форми документів

Загалом слід сказати, що, по-перше, у Правилах-2015 представлено менше форм, ніж у Основних правилах, по-друге, серед них трапляються по два додатки з однаковими найменуваннями, що дуже незручно, а по-третє, розташовані вони у порядок згадки у тексті (а чи не порядку значимості чи логічної послідовності, як і Основних правилах). Деякі програми змінили найменування, деякі змінили форму. Загальна рекомендація буде така: за необхідності скласти будь-який документ у архівній справі, архіваріусу слід насамперед пошукати його форму в Правилах-2015, і лише якщо потрібної форми в них не виявиться, звернутися до Основних правил.

Нижче наведемо 3 списки. Перший (у вигляді таблиці) – це програми з Правил-2015 та відповідні їм форми з Основних правил. Другий – новинки у формах, запроваджені у 2015 році. Третій – форми з Основних правил, які не потрапили до Правил-2015, але й не скасовані (як кажуть, користуйтеся на здоров'ї).

Відповідність форм Правил-2015 та Основних правил

ЗгорнутиПоказати

Знову з'явилися та затверджені Правилами-2015:

Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Додаток для опису електронних справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Акт приймання-передачі архівних документів на зберігання (від організації до організації. – Прим. авт.)
Опис справ;
Опис електронних справ, документів із додатком до опису електронних справ, документів.

Опис справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом структурного підрозділу організації (додаток 12 Основних правил);
Підсумковий запис та завірювальний напис (додаток 13);
Титульний лист опису документів постійного зберігання (додаток 14);
Замовлення (вимоги) на видачу документів (додаток 17);
Книга видачі документів (додаток 19);
Опис особливо цінних справ (додаток 23);
Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду та фонду користування (додаток 27);
Опис страхового фонду (додаток 28);
Паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію (додаток 29);
Паспорт організації, яка зберігає документи галузевого фонду (додаток 30);
Облікова картка одиниці обліку електронних документів (ЕД) (додаток 31);
Акт про міграцію та перезапис електронних документів (додаток 32);
Журнал обліку надходження та вибуття електронних документів (додаток 33);
Журнал обліку міграцій та перезаписів електронних документів (додаток 34);
Акт опису документів особистого походження (додаток 38);
Акт про утворення об'єднаного архівного фонду (додаток 39);
Журнал реєстрації виданих копій, виписок, довідок, тематичних матеріалів (додаток 44);
Журнал реєстрації відвідувань користувачами читального залу (додаток 45);
Річний план роботи архіву (додаток 46);
Картка обліку роботи з організацією (додаток 47);
Акт приймання-передачі за зміни керівника архіву (додаток 48).

Виноски

ЗгорнутиПоказати

Рішення ВАС РФ від 21.02.2012 № 14589/11. Повернутися назад

6.1.1. Основні правила. Повернутися назад

6.3.1. Основні правила. Повернутися назад

Безкоштовно 1 номер журналу

"Основні Правила роботи архівів організацій" (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)

Схвалено
рішенням
Колегії Росархіву
від 06.02.2002

ОСНОВНІ ПРАВИЛА
РОБОТИ АРХІВІВ ОРГАНІЗАЦІЙ

ВСТУП

Основні правила роботи архівів організацій є нормативно-методичним документом, що визначає їхню діяльність. Правила ґрунтуються на чинній правової базиу галузі інформації, документаційного забезпечення управління та архівної справи, синтезують досвід вітчизняної архівної справи, враховують сучасні досягнення у застосуванні технічних засобіві інформаційних технологійу роботі з документами.

Право та обов'язок створення архівів організацій для тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, віднесених до державної власності, встановлені Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації та архіви (1993), Положення про Архівний фонд Російської Федерації (1994) та Положення про Федеральну архівну службі Росії (1998), відповідними нормативними актамисуб'єктів Російської Федерації.

Ці Правила поширюються на архіви державних організацій, а також обов'язкові для всіх недержавних організацій у частині забезпечення безпеки, опису, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації, віднесених до державної власності.

Архіви організацій, що зберігають кіно-, фото-, фоно- та відеодокументи (аудіовізуальні), науково-технічні, картографічні, телеметричні документи, керуються цими Правилами в частині організації, планування, звітності, методичної роботиз управлінськими документами, що зберігаються в архівах; у всіх інших питаннях робота із зазначеними документами регламентується відповідними інструкціями та правилами.

Правила не поширюються на документи, робота з якими регламентується Законом України від 21 липня 1993 р. N 5485-1 «Про державній таємниці» і Указом Президента Російської Федерації від 30 листопада 1995 N 1203 «Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці».

Державні організації, які не віднесені до складу джерел комплектування державних архівів, а також недержавні організації можуть керуватися цими Правилами при організації та забезпеченні роботи своїх архівів.

До Правил додано форми документів, які забезпечують роботу архіву.

Основні правила роботи архівів організацій підготовлені робочою групою Росархіву та ВНДІДАД у складі: Єремченко В.А. (Керівник групи), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлін М.Л., Кисельов І.М., Красавін А.С., Ларін М.В., Мещеріна Т.А., Привалов В. Ф., Смогло І.А., Сокова А.М., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

Угруповання розпорядчих актів

Архівне діловодство передбачає систематизацію різних видів інформаційних носіїв. До них у тому числі належать і розпорядчі акти. Вони групуються відповідно до виду та хронології з додатками:

Положення, статути, затверджені розпорядчими актами, виступають як додатки до них. Вони гуртуються разом. Якщо положення, інструкції, статути було затверджено як самостійні акти, їх систематизують окремі справи.
Доручення вищих структур та постанови щодо їх виконання групуються за напрямами роботи підприємства.
Накази, що належать до особового складу, систематизуються згідно з термінами зберігання. При великому обсязі інформаційних матеріалів доцільно акти, що стосуються різних сторін роботи компанії, групувати окремо.
Розпорядження за ключовим напрямом діяльності систематизуються окремо від актів з особового складу. Наприклад, наказ з архівного діловодства входить у одну папку, а, по призначенню керівника відповідального підрозділи – в іншу.
Затверджені ліміти, звіти, кошториси, титульні списки, плани та ін. групуються окремо від проектів із них.
Розташування документів у особових справах здійснюється у порядку їх надходження.
Особові рахунки працівників із зарплатні систематизуються в окремі папки. Їх мають у алфавітному порядку.
Скарги, пропозиції, заяви громадян щодо діяльності підприємства, документація з їх розгляду та виконання групуються окремо від звернень фізосіб з особистих питань.
Систематизація листування здійснюється зазвичай за календарний період у хронологічній послідовності. При цьому відповіді містяться після запитань. У разі відновлення листування на окрему тему, розпочату в попередньому році, документи включають до папки поточного періоду. При цьому зазначається індекс справи минулого року.

Нюанси

Архівне діловодство – вид діяльності, у межах якого фахівці забезпечують як збереження інформаційних носіїв, а й можливість роботи з ними у разі виникнення такої необхідності. Для цього акти, що становлять папки, підшиваються на чотири проколи в картонну обкладинку. Їх також допускається переплітати з огляду на можливість читання текстів, резолюцій, дат, віз у всіх паперах.

При підготовці до угруповання всі металеві елементи, що скріплюють, видаляються. Матеріали, призначені для постійного зберігання і що складаються з особливо цінних чи неформатних актів, містяться у папках закритого типу із трьома клапанами із зав'язками чи спеціальних коробках.

У разі присутності у справі незатребуваних документів особистого характеру ( трудових книжок, посвідчень, військових квитків та ін.) вони вкладаються в окремий конверт і підшиваються в ньому до інших матеріалів. В кінці папок повинен бути чистий лист-завірювача. На початку папки підшивають бланк для внутрішнього опису. Для забезпечення безпеки та порядку розташування паперів кожен лист нумерується арабськими цифрами. Це правило не відноситься до сторінки-завірювача та бланку для опису. Номер ставиться простим олівцем у правому кутку зверху.

Внутрішній опис

Вона формується для зберігання та обліку інформаційних матеріалів тимчасового (більше 10 років) та постійного утримання. Внутрішній опис складається також для справ, створених за різновидами документів, у заголовках яких їх зміст не розкривається. У бланку повинні бути дані про порядкових номерахактів у папці, індексах, заголовках, датах та номерах сторінок.

До внутрішнього опису додається підсумковий запис. У ній вказують цифрами та прописом кількість документів, включених до неї, а також кількість аркушів, що її формують. Внутрішній опис візує укладач. Якщо папка переплетена або підшита без бланка, складений лист приклеюється до внутрішньої частини лицьової обкладинки.

Зміни у складі матеріалів у папці мають відображатися у полі «Примітки». Зокрема мається на увазі вилучення, заміна паперів копіями, включення додаткових документіву папку. У цьому проставляються посилання відповідні акти. У разі потреби може формуватися новий узагальнюючий запис до аркуша внутрішнього опису, а також засвідчувальний напис папки.

21 вересня почали діяти Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526; далі – нові Правила).

Чим керувалися до виходу нових Правил?

До затвердження нових Правил архіви органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій (далі - архіви організацій) керувалися у своїй роботі Основними правилами роботи архівів організацій, а деякі архіви організацій використовували зовсім старий документ- Основні правила роботи відомчих архівів. Обидва документи були нормативними документами, а визначали свій статус як нормативно-методичний документ. При цьому Основні правила 1985 року дійсно мали статус нормативного документа, оскільки були затверджені наказом Главархіву, а Основні правила 2002 р. не затверджувалися Росархівом, тому статусу нормативного документа не мали.

Чому, за наявності Основних правил 2002 р., виникла потреба у розробці нового, причому саме нормативного, документа щодо організації зберігання документів в архівах організацій?

Справа в тому, що в 2004 р. був прийнятий Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (далі - Федеральний закон № 125-ФЗ), який ввів безліч новацій в організацію архівної справи в країні :

Вилучення

з Федерального закону№125-ФЗ

Стаття 13. Створення архівів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального районута міського округу повинні створювати архівидля зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

2. Організації та громадяни вправі створювати архівиз метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності, у тому числі з метою зберігання та використання архівних документів, що не належать до державної або муніципальної власності.

Стаття 17. Обов'язки державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян, які займаються підприємницькою діяльністюбез освіти юридичного лиця, щодо забезпечення безпеки архівних документів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати безпеку архівних документів, у тому числі документів за особовим складом, протягом строків їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актамиРосійської Федерації, а також переліками документів […]

Також даним Федеральним законом було введено поняття власності на архівні документи (документи можуть перебувати у державній (федеральній, власності суб'єктів Російської Федерації), муніципальній, приватної власності(Недержавних організацій та приватних осіб)).

Крім того, наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 були затверджені Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академіїнаук (далі – Правила 2007 р.).

Ці дві обставини, а також те, що основні правила не мали статусу нормативного документа, змусили звернутися до розробки нормативного документа, що визначає порядок зберігання документів в архівах організацій.

«Які будуть зауваження?»

У ході розробки проекту нових Правил двічі проводилося широке обговорення документа серед архівістів:

вперше - працівниками органів управління архівною справою в суб'єктах Російської Федерації, державних та муніципальних архівів;
вдруге - працівниками федеральних органів виконавчої влади.

Тільки з державних та муніципальних архівів надійшло понад 400 зауважень. Усі отримані зауваження уважно розглядалися, причому на заключному етапі- тимчасовою робочою групою, до якої входили фахівці Росархіву та ВНІІДАДу. Слід зазначити, що багато зауважень були викликані бажанням архівістів якомога детальніше описати окремі процеси архівних технологій, що застосовуються при забезпеченні безпеки, обліку, комплектуванні та використанні документів в архівах організацій, що, в принципі, було неможливо зробити, враховуючи статус нових Правил як нормативного. документа.

Водночас деякі зауваження мали принциповий характер, наприклад зауваження про те, що у розділі «Комплектування» проекту нових Правил недостатньо послідовно викладено питання про експертизу цінності документів, зокрема через те, що виключеними виявилися положення, пов'язані з номенклатурою справ. Якщо врахувати, що в даний час форма номенклатури справ організації та порядок її розробки викладені лише в документі методичного характеру - Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства федеральних органахвиконавчої влади при доопрацюванні проекту нових Правил було прийнято рішення про включення до розділу «Комплектування» основних положень про номенклатуру справ, включаючи форму номенклатури справ (зведену та структурного підрозділу).

Призначення нових Правил

Нові Правила призначені для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, що створюють архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

Вони не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Нові правила є нормативним документом. Їх нормативний статусвизначає жорсткіші вимоги до змісту. Раніше видані правила (див. вище) включали не лише норми (правила, вимоги), а й рекомендації, методики щодо того, як ці норми слід застосовувати. Усі положення рекомендаційного, методичного та описового характеру із нових Правил виключені. Саме в цій частині проект цих Правил у процесі обговорення піддавався критиці з боку архівістів, які постійно говорили про те, що Правила мають бути докладними та містити не лише самі норми, а й механізм їх здійснення.

Структура та зміст нових Правил

Нові Правила складаються із семи розділів:

Загальні положення.
Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
Облік документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами.
Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації.
Передача документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву.
Передача документів під час реорганізації або ліквідації організації, зміни керівника архіву організації.

Додатки до нових Правил наводять облікові та інші форми документів, що використовуються в архівах організацій.

Послідовність основних розділів даних Правил відповідає Федеральному закону № 125-ФЗ та Правилам 2007 р., хоча, як зазначали багато фахівців на етапі обговорення, логічніше було б почати з комплектування та закінчити використанням.

Розділи нових Правил відображають основні функції архіву організації:

організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
облік документів;
комплектування архіву організації документами;
організація використання архівних документів;
передача документів зберігання у державний (муніципальний) архів.

Крім того, до нових Правил включений розділ «Передача документів при реорганізації або ліквідації організації, зміні керівника архіву організації».

Зверніть увагу

На відміну від Основних правил 2002, Правила № 526 не містять положень, що відносяться до організаційних аспектів діяльності самого архіву (не визначені цілі та завдання архіву, його функції, права та ін.). Основне їхнє призначення - встановити вимоги до організації процесів архівного зберігання документів від комплектування архіву організації документами до організації використання документів.

Розглянемо розділи докладніше.

Розділ I. Загальні положення

Визначає правові підставирозроблення та сферу дії документа, а також містить положення, що визначають деякі організаційні основи діяльності архіву організації.

Нові Правила поширюються на органи державної влади, органи місцевого самоврядування та організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, у діяльності яких утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації (далі - організації). Положення даних Правил можуть використовуватися також іншими державними та недержавними організаціями, у діяльності яких не утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації.

Грунтуючись на положеннях Федерального закону № 125-ФЗ, нові Правила свідчать, що державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району, міського округу і внутрішньоміського району повинні створювати архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності. Завдання та функції архіву (центрального архіву) державного органу, органу місцевого самоврядування, організації - джерела комплектування державного, муніципального архіву визначаються положенням, яке затверджується керівником організації.

Зверніть увагу

Нові Правила не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Розділ ІІ. Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в організації

Визначає поняття архівного фонду організації та різновиди архівних фондів організації.

Архівний фонд організації становить частину документального фонду, що включає документи Архівного фонду Російської Федерації, документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, включені до облікових документів архіву. Архівний фонд підлягає збереженню в архіві організації.

Види архівних фондів організації:

архівний фонд організації, що складається з документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
об'єднаний архівний фонд, що складається з двох або більше організацій документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично та/або логічно обумовлені зв'язки;
архівна колекція, що складається з окремих архівних документів різного походження, об'єднаних за однією або декількома ознаками (тематичною, авторською, видовою, об'єктною та ін.).

Зберігання паперових документів.У п. 2.9 нових Правил наголошується: архівні документи зберігаються у систематизованому порядку не більше архівного фонду.Одиницею систематизації документів архівного фонду у архіві організації є одиниця зберігання. Правила визначають ознаки систематизації одиниць зберігання архівного фонду:

структурний (належність одиниць зберігання до структурних підрозділів організації);
хронологічний (за періодами або датами, до яких відносяться одиниці зберігання);
функціональний, галузевий, тематичний, предметно-питання (з урахуванням функцій організації, тим чи питань, яких стосується утримання одиниць зберігання);
номінальний (за діловодною формою - видами та різновидами документів);
кореспондентський (за організаціями, внаслідок листування з якими утворилися одиниці зберігання);
географічний (відповідно до певних територій, населеними пунктамита іншими географічними об'єктами, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
авторський (за назвами організацій або прізвищ громадян, які є авторами документів).

Встановлюються вимоги щодо забезпечення збереження документів (нормативних (оптимальних) умов зберігання документів; раціонального розміщення документів в архівосховищі; перевірки наявності та стану документів, порядок розшуку документів), включаючи особливості зберігання електронних документів

Зберігання електронних документів.Правила визначають обов'язкові умовизберігання таких документів:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);
наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, конвертації та міграції електронних документів, контролю їх фізичного та технічного стану;
забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключає втрату, несанкціоноване розсилання, знищення чи спотворення інформації.

Формат текстових електронних документів, що передаються для зберігання до архіву організації - джерела комплектування державного та муніципального архіву, - PDF/А.

Правилами передбачається, що у разі зміни програмно-апаратного середовища та виходу з використання комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації проводить роботу з конвертації електронних документів у нові формати та/або нові носії.

Крім розглянутих положень, у цьому розділі встановлюється порядок проведення перевірки наявності та стану архівних документів (п. 2.39-2.43), організації розшуку невиявлених документів (п. 2.44), порядок видачі документів з архівосховища (п. 2.45-2.48), а також порядок забезпечення безпеки архівних документів при надзвичайних ситуаціях(П. 2.49).

Перевірка наявності та стану документів на паперових носіях . Проводиться в архіві організації комісією або не менше ніж двома працівниками не рідше одного разу на 10 років, електронних документів - не рідше одного разу на 5 років.

Відповідно до п. 2.11.5 Порядку 2007 р. позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх документів архіву організації або їх окремих частин(груп) проводяться:

в разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, внаслідок яких можуть бути втрачені або пошкоджені архівні документи,
при зміні завідувачів архівосховищ.

За результатами перевірки складаються такі акти:

перевірки наявності та стану архівних документів (додаток № 3);
про технічні помилки в облікових документах (при їх виявленні) (додаток № 4);
про виявлення документів (що не належать до цього фонду, неврахованих) (додаток № 5).

Порядок видачі документів із архівосховища.Документи видаються на підставі письмового дозволу керівника архіву організації або його заступника (якщо архів є установою), керівника структурного підрозділу організації (якщо архів є структурним підрозділом):

працівникам структурних підрозділів організації;
судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органамв встановленому порядку;
іншим користувачам за письмовою заявою.

Термін видачі документів з архівосховища не повинен перевищувати:

одного місяця - для використання працівниками організації та іншими користувачами;
шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.

Передбачається можливість продовження терміну видачі документів з дозволу керівника організації на підставі письмового підтвердження користувача про збереження/забезпечення збереження документів.

Електронні документи видаються з архівосховища у вигляді електронних копій чи копій на паперовому носії.

Документи з архівосховища не видаються:

за наявності фонду користування;
що знаходяться у незадовільному фізичному стані.

Розділ ІІІ. Врахування документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в організації

Присвячений питанням у подружжя документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів уорганізації.

Як встановлено у п. 3.1 нових Правил, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві організації, включаючи документи з особового складу, копії документів фонду користування (за їх наявності) та опису справ, документів.

Основними одиницями обліку архівних документів є:

Кожній одиниці зберігання надається обліковий номер, що є частиною архівного шифру.

Наш словничок

Архівний шифр- позначення, що наноситься у лівому нижньому кутку на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення обліку та ідентифікації - складається з: номерів архівного фонду; номери опису справ, документів; номери одиниці зберігання.

Архівний шифр електронних документів, які зберігаються на відокремлених електронних носіях, вказується на вкладиші, вкладеному у футляр носія. Архівний шифр електронних документів, що зберігаються в інформаційної системиархіву є частиною метаопису (обов'язковим елементом опису) контейнера електронного документа.

Відомості про облікові одиниці архіву відображаються в облікових документах. Новим положенням Правил в організації обліку документів є положення про виділення двох груп облікових документів в архіві організації: основних (обов'язкових) та допоміжних.

До складу основних (обов'язкових) облікових документів архіву організації входять:

книга обліку надходження та вибуття справ, документів (додаток № 11);
список фондів (додаток №12);
аркуш фонду (додаток № 13);
опис справ, документів (додатки № 14-16);
реєстр описів (додаток №19).

Форми описів електронних справ наведено у додатках № 17, 18 нових Правил.

Склад допоміжних облікових документів не регламентований, кожен архів має право застосовувати як допоміжні ті облікові форми, які необхідні у зв'язку зі специфікою документів, що є на зберіганні, або з інших причин.

Правилами також встановлено, що архів організації може обліковуватися в автоматизованому режимі, використовуючи облікові бази даних (БД) (див. п. 3.13). Облікові БД архіву організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву мають бути сумісні з відповідними обліковими БД державних (муніципальних) архівів та органів управління архівною справою.

Розділ ІV. Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами

Присвячений питанням комплектування архіву організації документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами. Комплектування архіву організації – це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації.

Встановлено, що документи Архівного фонду Російської Федерації та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у т.ч. документи з особового складу, передаються до архіву організації не раніше, ніж через один рік і не пізніше, ніж через три роки після завершення справ у діловодстві. Виняток становлять документи з особового складу державних цивільних і муніципальних службовців, звільнених зі служби, - вони передаються до архіву організації після 10 років із дня звільнення служащих.

Зверніть увагу

Справи тимчасових термінів зберігання (до 10 років включно), як це вже давно склалося на практиці роботи архівів організацій, до архіву не передаються, вони зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

У нових Правилах зазначено, що справи передаються до архіву організації після проведення експертизи їхньої цінності. З цієї причини в даному розділі встановлюється порядок проведення експертизи цінності документів, підготовки справ до передачі до архіву організації, складання описів справ структурних підрозділів, на підставі яких справи передаються до архіву організації, а також наголошується, що до проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.

У положеннях розділу звертається увага, що описи справи постійного зберігання і з особового складу, акти знищення документів розглядаються на засіданні експертної комісії(ЕК) організації, як правило, одночасно. За підсумками розгляду ЕК погоджує опис справ, документів постійного зберігання та за особовим складом та акти про виділення до знищення документів.

Організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву представляють описи справ документів постійного терміну зберігання та за особовим складом (річні розділи), погоджені ЕК організації, на розгляд експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи:

постійного терміну зберігання – на затвердження;
за особовим складом – на погодження.

Після того як описи справ, документів затверджено та погоджено ЕПК, ці описи та акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, затверджує керівник організації. Далі справи, виділені за актом знищення, може бути знищені.

Організації, у яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, нічого не винні проводити узгодження описів справ із особового складу з ЭПК архівної установи.

Зверніть увагу

У п. 4.13 нових Правил встановлюється, що електронні справи зі строками зберігання, що закінчилися, підлягають виділенню до знищення на загальних підставах, після чого проводиться їх фізичне знищення або знищення програмно-технічними засобами з відповідною відміткою в акті.

Особлива увага в даному розділі Правил приділена номенклатурі справ організації. Відповідно до основних положень вона:

закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні відносини) і є основним обліковим документом, що відображає склад та організацію документального фонду організації;
є основою для складання описів справ, документів постійного та тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, а також для обліку справ тимчасових (до 10 років включно) строків зберігання;
розробляється на підставі типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, а також типових та зразкових номенклатур справ;
складається за встановленою формою (додаток № 25) виходячи з номенклатур справ структурних підрозділів (додаток № 26).

Організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів один раз на п'ять років узгоджують номенклатуру справ із ЦЕК (ЕК) організації та подають її на узгодження відповідних ЕПК або державного (муніципального) архіву, згідно з наданими йому повноваженнями. Організації, у яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, затверджують номенклатуру справ самостійно.

Правилами встановлюється порядок підготовкидо передачі до архіву організації електронних документів. Зокрема, передбачено, що окремі описи складаються на одиниці зберігання електронних документів постійного зберігання, тимчасові (понад 10 років) терміни зберігання, в т.ч. з особового складу. Форми описів електронних справ, як ми вже казали, наведено у додатках № 17, 18 до нових Правил.

Розділ V. Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації

У розділі встановлено норми щодо організації використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації. Основними положеннями Правил у цій частині є:

До відома

Нові правила визначають форми використання документів архіву. Основними є:

інформаційне забезпечення працівників організації;

виконання запитів користувачів, зокрема. запитів громадян соціально-правового характеру;

видача документів та справ у тимчасове користування, надання копій архівних документів на запит користувачів, у т.ч. у вигляді електронних документів.

Особлива увага у нових Правилах звернена на організацію роботи із запитами користувачів. Визначаються:

види запитів (тематичного та соціально-правового характеру);
вимоги до письмового запиту (його форма, склад інформації, що має утримуватися у запиті);
порядок роботи із запитами (терміни реєстрації, розгляду, переадресації непрофільних запитів, підготовки відповідей на запити користувачів у вигляді архівної довідки, архівної виписки та архівної копії);
особливості організації роботи із запитами, що надходять через мережу Інтернет.

Новими Правилами визначено випадки, за якими архів може відмовити у видачі архівних документів:

наявність фонду користування;
поганий фізичний стан документів;
документи не пройшли науковий опис та технічне оформлення (до завершення цих робіт);
обмеження використання, встановлені законодавством Російської Федерації чи фондоутворювачем.

РРозділ IV. Передача документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву

Визначає порядок передачі документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву. У цьому розділі встановлюється, що:

організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів після закінчення термінів тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації в архіві організації передають їх на постійне зберігання у відповідний державний (муніципальний) архів відповідно до Правил № 19;
державні та недержавні організації, що не є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, можуть передавати документи Архівного фонду Російської Федерації, що утворилися в їх діяльності, до державних (муніципальних) архівів на підставі договорів.

Нові правила встановлюють порядок передачі документів. Вони підкреслюється, що документи передаються на постійне зберігання у впорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом, а передача документів у державний (муніципальний) архів оформляється актом приймання-передачі документів на зберігання (додаток № 30).

Розділ VII. Передача документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації

Визначає порядок передачі документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації. У цьому розділі встановлюється, що передача документів організації, що ліквідується, входить в обов'язок комісії, утвореної для передачі справ і майна.

p align="justify"> При ліквідації організацій - джерел комплектування державних (муніципальних) архівів до складу ліквідаційної комісії включається представник державного (муніципального) архіву.

При зміні керівника архіву організації (особи, відповідальної за архів організації) приймання-передача документів архіву, облікового та науково-довідкового апаратудо них здійснюється за актом.

Резюме

1. Нові Правила – це комплекс нормативних положень, що охоплюють усі основні процеси, що виконуються архівом організації:

організація зберігання документів,
облік документів в архіві,
комплектування архіву документами
Використання архівних документів.

2. Оскільки дані Правила – це нормативний документ, не виключено, що в процесі застосування його на практиці може виникнути потреба у методичному доповненні документа (розробці рекомендацій, методичних рекомендаційза Правилами в цілому або окремим розділамправил).

3. Основна принципова відмінність нових Правил з інших документів у тому, що ці Правила - це нормативний документ. Основні правила 2002 р. мають рекомендаційний характер, Основні правила 1985 р. були нормативно-методичним документом. З цієї причини нові правила набагато менші за обсягом: вони містять тільки ті положення (правила, вимоги), які повинні застосовуватися в обов'язковому порядку. Решта - тобто, як це робити, - віддано на відкуп архівістам.

4. Можна сказати, що вимог поменшало. Скорочено кількість форм документів, які мають обов'язковий характер. Раніше їх було понад 40: у Основних правилах № 263 – 44 форми, у Основних правилах – 48, тепер, у нових Правилах, – 30. Це означає, що архіви можуть застосовувати свої форми, якщо є потреба. Насправді так і було.

5. Нові Правила орієнтовані, насамперед, на організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, але в документі це прямо не прописано, тому правильніше говорити, що правила адресовані організаціям, які мають свій архів.

Затверджено наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263 (далі - Основні правила 1985 р.). Фактично втратили чинність із виданням наказу Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, який затвердив нові Правила, що розглядаються нами у статті.