Витратна накладна днр бланк. Як заповнити накладну? Загальні правила, важливі деталі та часті помилки, бланк та зразок для скачування

Для здійснення відпустки матеріальних цінностейзі складу оформлюють внутрішній документ- Видаткова накладна, бланк якої не затверджений в єдиному вигляді. На практиці застосовують кілька різних форм, Залежно від особливостей конкретного випадку. Зразки документів та правила заповнення – це прямо зараз.

В основному використовується оптовими торговими компаніями, коли потрібно відобразити факт переміщення:

• товарів;
• сировини;
• готових продуктів;
• обладнання та механізмів.

Під переміщенням найчастіше розуміється відпустку майна зі складу у зв'язку з купівлею – тобто. передача покупцю. Основне призначення в тому, що саме в ньому відображається інформація про:

• кількості відпущених цінностей;
• дати переміщення;
• загальну суму продукції;
• відповідальних осіб, які організували операцію.

Таким чином, за допомогою неї адміністрація підприємства:

• відстежує всі матеріальні потоки;
• може точно встановити відповідального за переміщення за необхідності;
• може проаналізувати та скласти схему пересування продукції для корекції логістичних потоків на складі (це особливо актуально для великих компаній).

Ведення накладних є обов'язковим для всіх компаній, у тому числі ІП, юридичних осіб, громадських об'єднань тощо.

Зразок 2017 - 2018

У законодавстві не передбачено обов'язкового застосування будь-якої форми документа, оскільки єдиного зразка немає. Відповідно, у кожному разі використається свій бланк. При цьому допускається застосування та власного зразка, затвердженого в обліковій політиці підприємства Однак він обов'язково повинен відображати такі відомості:

1. Назва («витратна накладна») та номер (зазвичай ведеться в хронологічному порядку, окремо по кожному відокремленому підрозділу; з початку календарного рокупочинається нова нумерація).
2. Назва організації (допускається скорочений варіант, наприклад, ТОВ «Іберіко»).
3. Суть операції – відпустка чи видача продукції зі складу.
4. Повне найменування товару чи інших матеріальних цінностей.
5. Вимірювання та кількість відпущених одиниць.
6. Загальна вартість.
7. Підсумкова кількість (заповнюється одразу під табличною частиною).
8. Офіційні назви посад всіх відповідальних осіб, які брали участь і в операції та які дозволили її виконання, підпису.
9. Дата складання – за фактом відпустки продукції.

Зразковий бланк видаткової накладної, який можна взяти за основу та використовувати як зразок, наведено нижче.

Можна використовувати і простіший варіант - наприклад, такий.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Складається вона виключно за фактом, у момент відпустки товарів. Не слід складати і тим більше підписувати накладну до фактичної видачі – у цьому випадку є велика ймовірність помилок.

Якщо в один день зробити всю видачу запланованої партії неможливо, значить потрібно оформити 2 накладні – 1 за фактом відпущених сьогодні товарних одиниць, а друга оформляється наступного дня

Зразки серії ТОРГ 2017 - 2018

На практиці підприємства дуже часто користуються видатковими накладними серії ТОРГ:

• 12 – для передачі товарів, сировини, обладнання та інших майнових об'єктів контрагенту (будь-якій юридичній особі або рідше приватним особам);
• 13 – для передачі цінностей у межах одного підприємства (як у межах одного складу, так і між різними відокремленими підрозділами);
• 14 – для фіксування факту відпустки малими підприємствами, що займаються дрібнороздрібною торгівлею.

Вони мають подібну форму, але дещо відрізняються окремими графами, оскільки застосовуються у різних ситуаціях.

ТОРГ 12

Насправді з 2013 року єдину, раніше діючу форму скасували. Проте багато підприємств продовжують користуватися колишнім старим бланком, що не суперечить закону. Документ складається під час реалізації товарів покупцю. При цьому найчастіше покупцем виступає юридична особа, хоча допустимо використовувати форму та при відпустці фізичним особам.

При заповненні граф важливо розуміти, що вона згодом використовуватиметься у бухгалтерському обліку. Тому навіть відсутність однієї відомості і вона вже буде недійсною, що може спричинити санкції у разі виявлення нестачі під час перевірки:

• назва та дата складання;
• Назва компанії;
• найменування;
• натуральний та грошовий вимір одиниць;
• посади особи, що відпустила і прийняла;
• підписи, розшифрування підписів;
• печатка компанії.

У шапці вказується порядковий номердокумента, а також:

1. У графі «Вантажовідправник» наводиться назва компанії, яка здійснила відправку вантажу. Зазвичай у ролі цієї компанії виступає сам постачальник, тому зміст відповідних відомостей дублюється.
2. Відомості про структурному підрозділізаписуються лише у випадках, якщо товари були відправлені з відокремленого підрозділу постачальника.
3. У графі «Вантажоодержувач» наводяться реквізити компанії, що отримала вантаж.
4. У графі «Плательник» – реквізити компанії, що сплатила покупку: контактні дані, юридична адреса, реквізити банківського рахунку та назва банку, ІПН, БІК.
5. Код вписується відповідно до класифікатора ОКПО.
6. У рядку «Підстава» зазвичай наводиться формулювання
   "Договір", а також допускається "Рахунок".
7. По виду операції зазвичай нічого не вписують, але якщо в компанії прийнято внутрішню класифікацію видів господарських операцій, наводять відповідне формулювання.

Правила оформлення списку товарів описані у таблиці.

В результаті вказують сумарні кількості:

• записів (рядків);
• місць;
• маси вантажу;
• маси;
• вартість.

Підписують:

• головний бухгалтер;
• працівник, який дозволив відпустку;
• працівник, який безпосередньо здійснив відпустку майна.

ТОРГ 13

Видаткова накладна цієї форми відправляється у всіх випадках, коли товар переміщується в межах однієї компанії – наприклад, переходить із зони відповідальності одного співробітника в зону відповідальності іншого або просто змінює місце розташування. Порядок оформлення насправді однаковий.

Ця форма документа використовується для тих випадків, коли на продукцію не оформлюються товарні звіти:

• продавці у лотках;
• з візків;
• з розносів;
• інші дрібні торгові точки.

Формування видаткової накладної відбувається тоді, коли йде рух товарно-матеріальних засобів. Найбільш широке поширення вона має на заводах, фабриках та виробництвах з власними відвантажувальними складами, а також на підприємствах, що працюють у сфері торгівлі, причому їх сфера діяльності ролі не грає: це може бути продаж інструментів та обладнання, побутових товарів, продуктів харчування та ін.

ФАЙЛИ

Для чого використовують бланк видаткової накладної

Будь-яке переміщення продукції, товарів та матеріалів має бути зафіксовано у спеціальній супровідній документації. Одним із таких документів є видаткова накладна. Вона підтверджує відпустку товару, і навіть є підставою щодо різноманітних бухгалтерських операцій (насамперед, списання товарно-матеріальних цінностей зі складу).

Таким чином, пріоритетне значення документа полягає в обліку руху продукції всередині самої організації.

Витратна накладна може використовуватися також при поверненні товару постачальнику, наприклад, у тих випадках, коли в ході реалізації або вже після покупки у виробі було виявлено дефект, поломку або шлюб, а також тоді, коли з'ясувалося, що продукція поставлена ​​не в потрібній комплектації або має низька якість.

Хто складає документ

Зазвичай обов'язок формування видаткової накладної лежить на материально–ответственном особі: це то, можливо продавець, менеджер, комірник тощо. Надалі документ передається до бухгалтерії, де спеціаліст відділу проводить усі подальші необхідні дії.

На якому етапі відвантаження товару формується накладна

Накладна складається безпосередньо у момент укладання угоди.

Оскільки її основі проходять , до її заповнення слід ставитися дуже уважно. Зокрема небажано припускатися у накладній якихось помилок та неточностей, робити виправлення.

І вже зовсім не можна вносити до бланку недостовірні або явно неправдиві відомості – при розтині таких фактів контролюючими органами, відповідальні особи або навіть організація можуть понести серйозне адміністративне покаранняу вигляді великих штрафів.

Також слід мати на увазі, що в деяких випадках накладна може набути статусу юридично значущого документа – коли якась із сторін через якісь несприятливі обставини надумає звернутися до суду.

Зразок складання видаткової накладної

З 2013 року єдині, стандартні уніфіковані форми первинних бухгалтерських документівскасовані, тому й типової формивидаткової накладної немає. Співробітники компаній можуть становити її в довільному вигляді, за раніше діючим, обов'язковим до застосування зразкам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 тощо), або якщо в організації є власний розроблений і затверджений шаблон накладної – на його основі. Головне, щоб за своєю структурою вона відповідала деяким стандартам діловодства, а за змістом включала ряд певних відомостей.

Умовно накладну можна розділити на три частини: «шапку», основну частину та висновок.
В першувноситься по порядку:

• номер та дата складання документа;
• найменування організації, яка здійснює відпустку товару та найменування організації, яка його отримує (якщо це фізична особаабо ІП, відповідно, сюди вписується його прізвище-ім'я-по батькові);
• також тут робиться посилання на договір, з метою реалізації якого відбувається дана операція (вказується його номер та дата укладання);
• якщо одна з осіб, задіяних у передачі товарно-матеріальних цінностей діє на підставі довіреності, інформацію про це також слід внести до видаткової накладної, вказавши її номер та дату видачі.

Во другий, основної частини документа, яка формується, як правило, у вигляді таблиці, міститься докладна інформація про товарно-матеріальні цінності, що відпускаються:

• їхня назва;
• кількість (у відповідних одиницях виміру – штуках, літрах, кілограмах, метрах тощо);
• ціна за штуку;
• Загальна вартість.

Якщо є потреба, цей розділ документа можна доповнити й іншими відомостями, зокрема сюди можна вписати сорт, категорію, вид, призначення, особливості, упаковку, умови зберігання виробів тощо. Довжина таблиці залежить те, скільки товарів у неї вноситься.

В заключнучастина бланка включається така інформація: кількість найменувань товару та підсумкова сума (обидва ці значення беруться з таблиці).

Оформлення документа

Як і зміст, оформлення бланка повністю залежить від бачення документа представниками організацій та його потребами. Бланк можна складати на простому чистому аркуші формату А4 або на фірмовому бланкупідприємства, причому його можна як від руки, і на комп'ютері.

Важлива умова!Накладна повинна містити «живі» підписи матеріально-відповідальних співробітників: того, хто дозволив відпустку продукції, того, хто його безпосередньо здійснив і покупця.

При цьому засвідчувати видаткову накладну за допомогою штемпельних виробів потрібно лише в тому випадку, якщо норма їх використання закріплена у внутрішніх. нормативно-правових актахфірми.

Документ робиться завжди як мінімум у двох ідентичних примірниках, один із яких передається на руки представнику приймаючої сторони, другий – залишається у працівника підприємства, що відпускає продукцію.

Відносини між продавцем і покупцем, чи то фізичні чи юридичні особи, починаються з , а закінчуються виставленням рахунку на оплату. Одним із проміжних етапів, обійтися без якого зазвичай неможливо, є заповнення бланка накладної на товар. Займається оформленням документа сторона, яка отримує матеріальний прибуток, після чого накладна передається на підпис замовнику або одержувачу.

Заповнити бланк накладної значно простіше, ніж скласти; робота не забирає багато часу та під силу навіть непідготовленому виконавцю. А щоб не займатися самостійними дослідженнями, можна безкоштовно завантажити зразок та шаблон для роботи з Microsoft Word або Excel; після заповнення їх можна надрукувати уявити клієнту.

Коли потрібна товарна накладна?

Як і , накладна товару, бланк і зразок якої можна завантажити за наведеним нижче посиланням, заповнюється за необхідності переміщення тих матеріальних цінностей з однієї точки в іншу. Саме цей документ буде згодом служити основою заповнення бухгалтерських документів, зокрема акта списання переданої у розпорядження клієнта продукції.

Важливо: накладна на постачання товару має оформлятися як мінімум у двох примірниках; один із них залишається у продавця, а другий - у покупця. Якщо до здійснення угоди залучаються посередники, є сенс передати за екземпляром кожному з них.

Крім того, накладна на товар може формуватися покупцем за необхідності повернення товарно-матеріальних цінностей продавцю (постачальнику) через:

• неналежної якості;
• неповної комплектації або допущених при складанні помилок;
• що виникла в процесі експлуатації (в рамках гарантійного терміну) Поломки або дефекту.

У цьому випадку також необхідно оформляти накладну у двох або більше екземплярах; не завадить підготувати додатковий екземпляр, який надалі можна додати до позовної заяви до суду.

Особливості складання накладної на товар

Відповідно до загальної практики бланк товарної накладної може заповнюватись однією з уповноважених осіб:

• продавцем;
• консультантом (менеджером);
• комірником;
• перевізником;
• касиром;
• бухгалтером;
• безпосередньо директором чи індивідуальним підприємцем.

Після оформлення один примірник документа передається стороні, що приймає (покупцю або замовнику), а інший направляється в бухгалтерію підприємства для подальшої обробки.

Єдиної форми накладної на постачання товарно-матеріальних цінностей немає. Бланк може бути розроблений організацією; крім того, укладач може скористатися будь-яким із представлених в Інтернеті бланків, а для того щоб переконатися в правильності своїх дій, - ознайомитися із зразком заповнення. Останніх у Глобальній мережі також у надлишку; головне - не користуватися заздалегідь застарілими документами, що не відображають сучасні реалії.

Накладна на товар, якщо не було окремої домовленості між клієнтом та постачальником, оформляється вже в момент укладання угоди. В іншому випадку документ, оскільки це не регулюється законодавцем, може бути складений та підписаний як заздалегідь, так і заднім числом. Правопорушенням це не є, однак, щоб уникнути непорозумінь, особливо при подальшому поводженні з позовною заявою до суду, все ж таки рекомендується оформляти та підписувати товарну накладну разом з основними документами, що супроводжують передачу товару з рук у руки.

Порядок заповнення бланка накладної на товар:

1. Вгорі аркуша слід зазначити дату оформлення документа. Складено він може бути і заздалегідь, проте юридичну силузнаходить лише після проставлення підписів сторін угоди; цю дату, як найважливішу, і необхідно навести.
2. Трохи нижче – порядковий номер накладної згідно з внутрішньою нумерацією продавця (постачальника), що оновлюється щороку.
3. Далі - відомості про одержувача (покупця, замовника):
   • якщо це юридична особа - повне та скорочене офіційні найменування організації, основні реквізити та номери та адресу реєстрації;
   • якщо це простий громадянин або індивідуальний підприємець – прізвище, ім'я, по батькові, опціонально – ІПН та адресу проживання.
4. У наступному блоці - інформація про особу, яка виставляє рахунок:
   • офіційні найменування, повне та коротке;
   • реєстраційні номери (ІПН, КПП, ОГРН), статистичні коди;
   • реквізити для оплати;
   • повна поштова адреса, включаючи індекс;
   • контактні дані: номер телефону, адреса електронної пошти, аккаунти в соціальних мережах та месенджерах тощо.
5. В основній таблиці (у графах справа наліво):
   • у першій («№ п/п») - порядковий номер кожної із представлених у переліку позицій;
   • у другій («Найменування») - прийняте для підприємства чи торгової мережі торгове назва кожного з видів продукції, що реалізується;
   • у третій («Одиниці вимірювання») - використовувані при визначенні кількості товарів, що поставляються одиниці: кілограми, кубометри, літри, відрізи, штуки, коробки і так далі;
   • у четвертій («Кількість») - кількість виробів, що передаються споживачеві (замовнику), для кожної позиції окремо;
   • у п'ятій («Ціна») - ринкову ціну одиниці кожної продукції (попередньо необхідно буде порахувати, у накладну не включається);
   • у шостій («Сума») - загальну вартістьвиробів за кожним найменуванням, що отримується перемноженням зазначених у попередніх графах ціни та кількості.
6. Нижче (під графою «Сума», але поза таблицею) - підсумкову суму по всіх позиціях з урахуванням податку на додану вартість та окремо - розмір ПДВ.
7. У заключному блоці - підписи матеріально відповідальної особи, яка передає товар, та приймача (покупця).

Важливо: хоча проставляти на бланку товарної накладної відбиток печатки чи штампа продавця необов'язково, робити це рекомендується; згодом це дозволить з більшою впевненістю використати документ під час судових розглядів.

Бланк накладної — скачати безкоштовно у Word

Завантажити накладний бланк на товар для заповнення в MS Word можна за посиланням вище.

Зразок накладної на товар - скачати безкоштовно

Завантажити зразок товарної накладної для перегляду в будь-якому текстовому редакторіможна за посиланням вище

Підбиваємо підсумки

Товарна накладна оформляється матеріально відповідальною особою безпосередньо під час передачі продукції покупцю. Документ має бути заповнений як мінімум у двох примірниках – для продавця та клієнта. Уніфікованої форми накладної немає: кожна організація чи індивідуальний підприємець може розробити свій шаблон чи скористатися знайденими у Інтернеті.

При заповненні бланка накладної на товар слід навести повні офіційні найменування постачальника та одержувача, в основній таблиці – назва та кількість кожного виду продукції, а нижче – підсумкову суму з урахуванням ПДВ. Документ має бути засвідчений підписами обох сторін. Проставляти відбитки печатки чи штампу ІП чи ТОВ не обов'язково, але бажано: так буде простіше оперувати накладною за необхідності подачі позовної заявиу суд.