A regisztráció egyik fő célja az intézmény dokumentumaiból adatbázis létrehozása. Ennek alapján a hivatali szolgálat kétféle kérdésre köteles néhány perc alatt válaszolni:
Ki, hol, milyen munkaszakaszban van bármely dokumentum;
Mely dokumentumokban találhat információkat egy adott kérdésről.
Az ilyen kérdések megválaszolásához az információkereső rendszernek le kell fednie az intézmény teljes dokumentumtárát.
A teljes információs és dokumentációs erőforrás birtoklása az irodavezetési szolgáltatás legfontosabb feladata. És mindenekelőtt ennek a feladatnak az elvégzéséhez a dokumentumokon szereplő összes adatot rögzítik a regisztrációs űrlapokon.
Az információs és referenciamunka, valamint maga a regisztrációs rendszer mind hagyományos formában referenciafájlok segítségével, mind automatizált módon elvégezhető.
A referenciafájl regisztrációs kártyákból áll. Egy iratszekrényhez hosszú doboz vagy több doboz szükséges, mivel a kártyák, az időalapú vezérlőfájltól eltérően, egész évben felhalmozódnak.
A referenciafájlban szereplő elválasztók általában az intézmény strukturális részlegeinek (ha vannak ilyenek) vagy tevékenységi területeinek megnevezései. Ezeken a részeken belül kényelmesebb a kártyákat a levelezők vagy a tevékenységi körök (áruk, termékek stb.) ABC sorrendjében elhelyezni. Az állampolgárok fellebbezéseiről (javaslatokról, nyilatkozatokról, panaszokról) külön aktát vezetnek. A felhívások szerzőinek nevei alapján épül fel ABC sorrendben. Kívánatos továbbá egy különálló, tematikus elv szerint kialakított igazolvány a jogalkotási és szabályozási dokumentumok számára. Gyakran külön irattárat vezetnek a kitöltött és a nem teljesített dokumentumokhoz.
A fájlok száma nincs korlátozva. Bármilyen, a regisztrációs kártyán megadott mutató szerint megépíthetők. Nál nél vegyes formában az irodai munkalapok szervezése a hivatalban és az osztályokon tartható. Az üzemeltetési munkában irattárak vannak az aktuális és az elmúlt évekre. A kártyák teljes tárolási ideje három év. A jogalkotási, szabályozási és közigazgatási iratok kartotékában a kártyák mindaddig állnak, amíg a dokumentumokat újakkal ki nem cserélik.
Általában a végrehajtás előtt számítógépes technológia a menedzsment, információs és referencia munka a szervezet dokumentumai szerint a hivatali szolgálatok munkájának gyenge területe volt.
Az információs és referenciaszolgáltatások lehetőségei az automatizált regisztrációs rendszer bevezetésével jelentősen bővültek.
A modern adatbázis-kezelő rendszerek lehetővé teszik a dokumentum regisztrációs kártyáján szereplő adatok tetszőleges kombinációjának megkeresését.
Segítség adható:
Által konkrét dokumentum: hol van; előkészítési szakasz; végrehajtás eredménye; tárolás.
Téma (tartalom) szerint: konkrét dokumentum; dokumentumok csoportja.
Régió szerint: ország; területek; város;
Egy dokumentum vagy dokumentumcsoport kereséséhez a következő részletek adhatók meg:
bejövő kimenő, belső dokumentumokat(a keresés kategóriánként külön-külön és mindhárom dokumentumcsoportra is elvégezhető);
A dokumentum típusa (levél, megrendelés, szerződés stb.);
A keresés hozzávetőleges kronológiai hatóköre (beérkezés dátuma vagy belső - a dokumentum aláírása szerint, tól és ig);
A régió, ahol a keresést végzik (ország, régió);
Szervezet (levelező / címzett);
Ha egy adott dokumentumra vonatkozóan keres információt, a dokumentum száma közvetlenül megadható.
Az iratkeresés végrehajtható még nem teljesített iratokon, elkészült iratokon (végrehajtási dátummal és az ügyben elhelyezési jelzéssel), a teljes működési adatbázison (tárgyi üzleti év iratai), szükség esetén a archív adatbázis (korábbi évek dokumentumai).
Egy adott dokumentumra vonatkozó információ kiadásakor a regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, és szükség esetén kinyomtatják. Dokumentumcsoport keresésekor a keresési eredmények táblázatos formában jelennek meg és nyomtatódnak ki.
A nem végrehajtott dokumentum keresésének eredménye az a információ, hogy melyik végrehajtó birtokában van a dokumentum az adott pillanatban. Ha a dokumentum már végrehajtásra került, akkor a képernyőn információ jelenik meg, mely esetben a ez a dokumentum.
Jelentősen bővíteni a teljes szövegű adatbázisokban való keresés lehetőségeit az intézmény dokumentumaiban. A dokumentumok elektronikus másolataival végzett munka ezen formája az utóbbi időben egyre elterjedtebbé vált. Ebben az esetben a dokumentum regisztrációs kártyájához automatikusan csatolásra kerül egy fájl magával a dokumentum szövegével (bejövő - fogadta email, fax, vagy papírdokumentum beolvasásával, majd felismerésével írható be, kimenő vagy belső - szöveg szerkesztő, táblázat stb.).
Az ilyen teljes szövegű rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak az okmánykártyán szereplő adatok, hanem a dokumentum tartalma, pl. olyan dokumentumok keresése, amelyek szövegében bizonyos szavak vagy kifejezések találhatók. Például, ha a Voskhod cég papírvásárlásával kapcsolatos dokumentumokat szeretnénk találni, akkor keressük a „papír” és a „Voskhod” szavakat.
A számítógépes technológiák lehetővé tették a dokumentumokon és magukon a dokumentumokon szükséges információk keresésének idejét sokszorosára csökkenteni, ami jelentősen befolyásolta a meghozott vezetői döntések minőségét és a létrehozott dokumentumok szövegét.
tesztkérdések
1. Mi a jelentősége az információs és referenciamunkának a vezetői tevékenységek dokumentációs támogatásának megszervezésében?
2. Hogyan kapcsolódik a tájékoztató és referenciamunka az iratok nyilvántartásához?
3. Milyen formában szervezhető meg egy intézményben a tájékoztató, referenciamunka?
4. Nevezze meg a legjellemzőbb dokumentumigénylési típusokat!
5. Hogyan épül fel a hagyományos formában egy információs és referencia kartoték, annak elválasztói?
6. Milyen előnyökkel jár az információs és referenciamunka automatizált módon történő végrehajtása?
7. Milyen adatokra lehet hivatkozni egy dokumentumról automatizált módban?
Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.. Paperwork (A menedzsment dokumentációs támogatásának szervezése és technológiája): Tankönyv egyetemeknekletöltés (3143 kb.)
Elérhető fájlok (1):
| n1.doc | 3143 kb. | 08.07.2012 01:05 | Letöltés |
- Lásd még:
- Kuznetsova T.V. (szerk.), Sankina L.V., Bykova T.A. stb. Irodai munka. A menedzsment dokumentációs támogatásának szervezése és technológiája (Dokumentum)
- Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. stb. Irodai munka (A dokumentumkezelés támogatásának szervezése és technológiái) (Dokumentum)
- Siganova T.V. Irodai munka és dokumentumáramlás (Dokumentum)
- Yekhlakov Yu.P. A vezetői döntések dokumentálásának módszerei és technológiái (Dokumentum)
- Kuznetsova T.V. Irodai munka (a menedzsment dokumentális támogatása) (Dokumentum)
- Saak A.E., Pakhomov E.V., Tyushnyakov V.N. Vezetési információs technológia (dokumentum)
- Saak A.E., Pakhomov E.V. stb. Menedzsment információs technológiák (dokumentum)
- Arlyapova E.V. A szociokulturális szolgáltatás és turizmus menedzsmentjének dokumentációs támogatása (Dokumentum)
- Zotov V.B., Makasheva Z.M. Önkormányzati rendszer (dokumentum)
- Mishin V.M. Vezérlőrendszer-tanulmány (dokumentum)
- Oktatási plakátok – Elektromos biztonsági szervezet (dokumentum)
- Grecul. Információs rendszerek tervezése (dokumentum)
n1.doc
11. Tájékoztató és referenciamunka a dokumentumokról
A regisztráció egyik fő célja az intézmény dokumentumaiból adatbázis létrehozása. Ennek alapján a hivatali szolgálat kétféle kérdésre köteles néhány perc alatt válaszolni:Ki, hol, milyen munkaszakaszban van bármely dokumentum;
Mely dokumentumokban találhat információkat egy adott kérdésről.
Az ilyen kérdések megválaszolásához az információkereső rendszernek le kell fednie az intézmény teljes dokumentumtárát.
A teljes információs és dokumentációs erőforrás birtoklása az irodavezetési szolgáltatás legfontosabb feladata. És mindenekelőtt ennek a feladatnak az elvégzéséhez a dokumentumokon szereplő összes adatot rögzítik a regisztrációs űrlapokon.
Az információs és referenciamunka, valamint maga a regisztrációs rendszer mind hagyományos formában referenciafájlok segítségével, mind automatizált módon elvégezhető.
A referenciafájl regisztrációs kártyákból áll. Egy iratszekrényhez hosszú doboz vagy több doboz szükséges, mivel a kártyák, az időalapú vezérlőfájltól eltérően, egész évben felhalmozódnak.
A referenciafájlban szereplő elválasztók általában az intézmény strukturális részlegeinek (ha vannak ilyenek) vagy tevékenységi területeinek megnevezései. Ezekben a részekben kényelmesebb a kártyákat a levelezők vagy a tevékenységi kérdések (áruk, termékek stb.) ABC sorrendjében elhelyezni. Az állampolgárok fellebbezéseiről (javaslatokról, nyilatkozatokról, panaszokról) külön aktát vezetnek. A felhívások szerzőinek nevei alapján épül fel ABC sorrendben. Kívánatos továbbá egy különálló, tematikus elv szerint kialakított igazolvány a jogalkotási és szabályozási dokumentumok számára. Gyakran külön irattárat vezetnek a kitöltött és a nem teljesített dokumentumokhoz.
A fájlok száma nincs korlátozva. Bármilyen, a regisztrációs kártyán megadott mutató szerint megépíthetők. Az irodai munka vegyes szervezési formájával az irattárak az irodában és az osztályokon tarthatók fenn. Az üzemeltetési munkában irattárak vannak az aktuális és az elmúlt évekre. Általános kifejezés tárolókártyák - három év. A jogalkotási, szabályozási és közigazgatási iratok kartotékában a kártyák mindaddig állnak, amíg a dokumentumokat újakkal ki nem cserélik.
Általánosságban elmondható, hogy a számítógépes technológiák bevezetése előtt a menedzsment területén a szervezet dokumentumaival kapcsolatos tájékoztatás és referenciamunka az irodai szolgáltatások gyenge munkaterülete volt.
Az információs és referenciaszolgáltatások lehetőségei az automatizált regisztrációs rendszer bevezetésével jelentősen bővültek.
A modern adatbázis-kezelő rendszerek lehetővé teszik a dokumentum regisztrációs kártyáján szereplő adatok tetszőleges kombinációjának megkeresését.
Segítség adható:
Konkrét dokumentum szerint: hol található; előkészítési szakasz; végrehajtás eredménye; tárolás.
Téma (tartalom) szerint: konkrét dokumentum; dokumentumok csoportja.
Régió szerint: ország; területek; város;
Egy dokumentum vagy dokumentumcsoport kereséséhez a következő részletek adhatók meg:
Bejövő, kimenő, belső dokumentumok (a keresés kategóriánként külön-külön és mindhárom dokumentumcsoportra is elvégezhető);
A dokumentum típusa (levél, megrendelés, szerződés stb.);
A keresés hozzávetőleges kronológiai hatóköre (beérkezés dátuma vagy belső - a dokumentum aláírása szerint, tól és ig);
A régió, ahol a keresést végzik (ország, régió);
Szervezet (levelező / címzett);
Ha egy adott dokumentumra vonatkozóan keres információt, a dokumentum száma közvetlenül megadható.
Az iratkeresés végrehajtható még nem teljesített iratokon, elkészült iratokon (végrehajtási dátummal és az ügyben elhelyezési jelzéssel), a teljes működési adatbázison (tárgyi üzleti év iratai), szükség esetén a archív adatbázis (korábbi évek dokumentumai).
Egy adott dokumentumra vonatkozó információ kiadásakor a regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, és szükség esetén kinyomtatják. Dokumentumcsoport keresésekor a keresési eredmények táblázatos formában jelennek meg és nyomtatódnak ki.
A nem végrehajtott dokumentum keresésének eredménye az a információ, hogy melyik végrehajtó birtokában van a dokumentum az adott pillanatban. Ha a dokumentumot már végrehajtották, akkor a képernyőn megjelenik az információ, mely esetben ez a dokumentum található.
Jelentősen bővíteni a teljes szövegű adatbázisokban való keresés lehetőségeit az intézmény dokumentumaiban. A dokumentumok elektronikus másolataival végzett munka ezen formája az utóbbi időben egyre elterjedtebbé vált. Ebben az esetben egy fájl magával a dokumentum szövegével automatikusan csatolásra kerül a dokumentum regisztrációs kártyájához (bejövő - e-mailben, faxon érkezett vagy szkenneléssel és utólagos felismeréssel bevitt) papír dokumentum, kimenő vagy belső - szövegszerkesztővel, táblázatkezelővel stb. elkészítve).
Az ilyen teljes szövegű rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak az okmánykártyán szereplő adatok, hanem a dokumentum tartalma, pl. olyan dokumentumok keresése, amelyek szövegében bizonyos szavak vagy kifejezések találhatók. Például, ha a Voskhod cég papírvásárlásával kapcsolatos dokumentumokat szeretnénk találni, akkor keressük a „papír” és a „Voskhod” szavakat.
A számítógépes technológiák lehetővé tették a dokumentumokon és magukon a dokumentumokon szükséges információk keresésének idejét sokszorosára csökkenteni, ami jelentősen befolyásolta a meghozott vezetői döntések minőségét és a létrehozott dokumentumok szövegét.
tesztkérdések
1. Mi a jelentősége az információs és referenciamunkának a vezetői tevékenységek dokumentációs támogatásának megszervezésében?
2. Hogyan kapcsolódik a tájékoztató és referenciamunka az iratok nyilvántartásához?
3. Milyen formában szervezhető meg egy intézményben a tájékoztató, referenciamunka?
4. Nevezze meg a legjellemzőbb dokumentumigénylési típusokat!
5. Hogyan épül fel a hagyományos formában egy információs és referencia kartoték, annak elválasztói?
6. Milyen előnyökkel jár az információs és referenciamunka automatizált módon történő végrehajtása?
7. Milyen adatokra lehet hivatkozni egy dokumentumról automatizált módban?
12. Iratok lebonyolításának ellenőrzése
12.1. A szabályozás jelentése és típusai
A feladatvégrehajtás ellenőrzése az egyik irányítási funkció. Az ellenőrzés célja az utasítások időbeni és minőségi végrehajtásának és a problémák megoldásának biztosítása. Kiválasztható a probléma megoldásának érdemi ellenőrzése és a feladat időzítése feletti ellenőrzés.érdemi ellenőrzés- ez egy értékelés arról, hogy mennyire helyes, sikeres, teljes probléma megoldva. A megbízás végrehajtásának érdemi ellenőrzését, a kérdés megoldását a (intézmény- vagy osztályvezető) vagy erre felhatalmazott személy látja el. A dokumentumokban megjelenő kérdések helyes és időben történő megoldásáért a szerkezeti egységek vezetői és a dokumentum végrehajtásával megbízott alkalmazottak felelősek. A vállalkozót általában a vezető állásfoglalásában tüntetik fel a dokumentumon, vagy a szervezetben (cégen) belüli felelősségmegosztással összhangban határozzák meg. Ha a vezető határozatában több végrehajtót jelölt meg, az irat végrehajtásáért a határozatban elsőként megnevezett személy felelős, és ennek megfelelően szervezi annak végrehajtását.
A dokumentumok teljesítésének határidejének ellenőrzése a menedzsment dokumentumtámogatási szolgáltatása, kis cégnél pedig a titkár. BAN BEN Állami rendszer a menedzsment dokumentációs alátámasztása kimondja, hogy „A kivitelezés ellenőrzése magában foglalja az ellenőrzés alá helyezést, az irat vállalkozóhoz történő időben történő átadásának ellenőrzését, a végrehajtás előrehaladásának előzetes ellenőrzését és szabályozását, a könyvelést és a dokumentumok végrehajtásának nyomon követésének eredményeinek összesítését, a vezető tájékoztatását. A végrehajtás-ellenőrzés megszervezésének biztosítania kell a dokumentumok időben történő és minőségi lebonyolítását.”*
* Állapot vezetői dokumentációs rendszer. Alapvető rendelkezések. Általános követelmények dokumentumokhoz és dokumentációt támogató szolgáltatásokhoz. - M., 1991, 47-48.
A dokumentumok végrehajtásának időzítésének nyomon követésének technológiája a következő eljárásokra osztható:
A vezetés ellenőrzés alá vont valamennyi dokumentumának, utasításának, utasításának, megbízásának rögzítése (a regisztráció során végrehajtva);
A dokumentum vállalkozóhoz történő időben történő kézbesítésének ellenőrzése;
Ellenőrzött dokumentumok adatainak helyesbítése a teljesítési határidők megváltoztatásakor, irat vállalkozóról vállalkozóra, megosztásról megosztásra átadása (a "Végrehajtás előrehaladása" rovat kitöltése);
A végrehajtók és az osztályvezetők figyelmeztetése a nem teljesített dokumentumok és utasítások meglétére;
A vezetők (részlegek és szervezetek) tájékoztatása a dokumentumok végrehajtásának állásáról, előrehaladásáról;
Bizonylatok lebonyolítására vonatkozó adatok bevitele;
A helyzet és a végrehajtói fegyelem szintjének elemzése a szervezet egészében, strukturális részlegek, szakemberek, dokumentumtípusok és egyéb szempontok szerint.
Tekintettel arra, hogy hazánkban a teljesítményfegyelem még nincs megfelelő szinten, minden olyan dokumentumot, amely vezetői döntést vagy intézkedés elvégzését, válasz- vagy egyéb dokumentum elkészítését igényli, ellenőrzés alá kell vonni. Az adminisztratív dokumentumok, például a végzések esetében az ellenőrzés tárgyát az abban foglalt határozatok képezik. Ennek megfelelően az adminisztrációs okiratban szereplő minden egyes tétel, feladat, utasítás ellenőrzés alá kerül.
Az iratok elkészítésének határidejét törvény határozhatja meg, például az állampolgárok fellebbezésének teljesítése esetén.
A felsőbb szervezetektől kapott, valamilyen megbízást tartalmazó dokumentumokban általában feltüntetik a határidőt. BAN BEN adminisztratív dokumentumokatés a testületi testületek határozataiban a határidő minden pontnál feltüntetésre kerül. A vezető által áttekintett dokumentumokról azok elkészítésének határidejét a határozat tartalmazza. Az intézményben ismétlődő problémák megoldása érdekében szabványos határidőket kell megállapítani az ilyen dokumentumok elkészítésére, és azokat az utasításokban tükrözni kell.
Az „Állami Dokumentumkezelő Rendszer” melléklete felsorolja azokat a tipikus dokumentumok lebonyolítási határidőket, amelyeket az adott intézmény irodai munkájához szükséges utasítások összeállításakor kell figyelembe venni.
A komplex feladatot tartalmazó dokumentumoknál hosszú határidők szabhatók (több hónap, hat hónap, év). Ebben az esetben a sorrendet szakaszokra kell bontani, és szakaszosan kell ellenőrizni a feladat végrehajtását.
A lejárati szabályozásban áramszabályozás, megelőző és végső szabályozás különböztethető meg.
A szabályozás fő típusai az áram- és a megelőző szabályozás.
Alatt jelenlegi ellenőrzés érti a napi információkészítést olyan dokumentumokról, amelyek határideje ma jár le. Az aktuális ellenőrzés úgy történik, hogy naponta ellenőrzik a dokumentum előrehaladását, és emlékeztetik a vállalkozót a határidő lejártára és a dokumentumon végzett munka szükségességére. Felelős a végrehajtás ellenőrzéséért (kis cégnél - a titkár) naponta, általában a munkanap elején, azonosítja és összeállítja a ma lejáró dokumentumok listáját.
Az aktuális vezérlés segít megtervezni a napi munkát. Azonnal megmutatja, hogy milyen ügyeket kell ma befejezni (egy értekezleten megoldani, dokumentumot aláírni, faxot küldeni stb.). Ezért a dokumentumok végrehajtásának időzítésének ellenőrzése olyan funkció, amelyet feltétlenül biztosítanak munkaköri leírás főtitkár. A lejáró dokumentumok beazonosítása során a titkár minden nap tájékozódik a probléma időbeni megoldásának lehetőségéről, a határidők elmulasztása esetén pedig beszámol erről a vezetőnek.
Alatt elővigyázatossági ellenőrzést, összesítést készítenek és a végrehajtókat figyelmeztetik azokra az iratokra, amelyek teljesítési határideje 2-3 napon belül lejár. A munkavállalónak még van ideje megoldani a problémát.
Az ellenőrzés formája nagyon fontos. Csak az ellenőrzés irányultsága, hogy segítse az alkalmazottakat munkájuk megszervezésében, és ne a hiányosságokat azonosítsa, a segítés, emlékeztetés és nem elmarasztalás vágya biztosíthatja az ellenőrzési szolgálat legnagyobb hatékonyságát.
A végrehajtás szisztematikus ellenőrzése, amelyet ügyesen és helyesen hajt végre egy olyan alkalmazott, aki tapintatosan emlékeztet arra, hogy a dokumentumra időben van szükség, hogy a cég jóléte függ a probléma időben történő megoldásától stb., hangsúlyozza ennek a munkavállalónak és a munkája. Ezen túlmenően az óramutató segíti a vezetői munkanap megtervezését, hiszen minden tevékenységet, feladatot tükröz egy adott időpontban.
Ha az irat átvételekor, vagy az irat kivitelező általi elkészítése során kiderül, hogy azt nem lehet időben elkészíteni, ezt jelenteni kell az egység vezetőjének (az a vezető, akinek állásfoglalása az iratot, vagy aki a feladatot a nyertes ajánlattevőnek adta), aki jogosult az irat elkészítését elhalasztani. Ha a vezető meghosszabbítja a határidőt, a titkár utasítása szerint beírja a regisztrációs kártyát új kifejezés végrehajtás.
Az irat teljesítési határidejének elhalasztásának kérdését legkésőbb a kulcsdátum lejárta előtt egy nappal kell felvetni. A határidő elhalasztása visszadátumozás nem megengedett, és általában az automatizált rendszerekben elvileg lehetetlen.
Hosszú (több hónapos) teljesítési idővel rendelkező dokumentumoknál, például szerződéseknél, a végrehajtás közbülső szakaszai az iratnyilvántartási kártya „Végrehajtási folyamat” mezőjében a végrehajtás előrehaladásáról szóló információk bevitelével vezérelhetők.
A probléma megoldása gyakran megköveteli, hogy több előadó következetes munkát végezzen a dokumentumon, vagy a dokumentumot több osztállyal koordinálja. Például egy szerződéstervezetet kell egyeztetni jogi szolgálat, könyveléssel stb. Ezekben az esetekben minden előadónál ellenőrizni kell a dokumentum időtartamát. Bizonylat átadáskor az átadás tényét rögzíteni kell. A regisztrációt általában a dokumentumot átadó egység titkára végzi. Az irat mozgását és átadásának időpontjait a regisztrációs kártya „Ikmánymozgatás” rovata tartalmazza.
Lejárt határidejű dokumentumok megjelenésekor a listát még aznap kinyomtatják és jelentik a vezetőnek.
Ha joga van ahhoz. a dokumentumok nyilvántartása a munkavállalók széles köre számára biztosítható, majd a regisztrációs kártya módosítását általában csak egy felelős alkalmazott, titkár-referens vagy irodavezető hajtja végre.
Dokumentum eltávolítása az irányítás alól csak az irat teljes körű végrehajtása után kerül végrehajtásra: a vezetői állásfoglalás végrehajtása, válaszirat elkészítése, válasz beérkezése kimenő dokumentumés a végrehajtás tényének egyéb dokumentált igazolása. Az irat végrehajtásának eredményét a regisztrációs kártyán rögzíteni kell. Például: meghívót küldtek, szerződést írtak alá, levelet küldtek termékleírással stb.
A regisztrációs kártya tartalmazza az irat elkészítésének dátumát is, és feltünteti az ügyszámot azon nómenklatúra szerint, amelyben a végrehajtott iratot iktatták.
NAK NEK végső vezérlés tartalmazza elemző munkaáltalánosítani az egység vagy szervezet egészében a teljesítményfegyelmet és az alkalmazottak munkájának eredményeit. A végső ellenőrzést meghatározott gyakorisággal (hetente, havonta, negyedévente) a végrehajtás ellenőrzéséért felelős munkatársak (szolgálat), vagy a cég titkára végzik. Valójában ez egy analitikus általánosítása a munkafolyamatnak, a teljesítményfegyelemnek a szervezetben (cégben) és annak szerkezeti felosztások képet ad a szervezet egészéről. Az utólagos ellenőrzés eredményei tükröződnek a feladatok végrehajtásának állapotáról készült végső mennyiségi és listás összefoglalókban, azaz az ellenőrzött dokumentumokban. A végső ellenőrzés a megelőző ellenőrzéssel kombinálva a termelési és kereskedelmi problémák megoldását biztosító eszköz, és egyben ösztönző tényező a munkavállalók fegyelmének javításában.
Az ellenőrzés formája a szervezet (cég) dokumentumairól összefoglaló jelentések időszakos összeállítása. Ez lehetővé teszi a vezetés számára, hogy tudja, mit csinál ez vagy az az alkalmazott (részleg), és hogyan mennek a dolgok egy adott tevékenységi területen (egy adott probléma megoldása).
Ellenőrző jelentés űrlap
Egy ilyen táblázat a végső ellenőrzés alapja.
8. kérdés. Referencia- és információs munka szervezése
A DOE szolgáltatás sikeres működésének feltétele az információs és referenciamunka területén egy referenciafájl létrehozása ( ügyfélszolgálat), amelyben a regisztrációs kártyák egy bizonyos rendszer szerint vannak elrendezve (lásd az 54. kérdésre adott választ, 159. o.).
A referencia-apparátus feladata az irodai munkában, hogy bármikor két kérdésre válaszoljon: az első az, hogy melyik osztályon, melyik előadók közül és a végrehajtás melyik szakaszában van a kívánt dokumentum, a második, hogy melyik dokumentumban (mely dokumentumokban) ) konkrét információ található a kívánt kérdésről.
Az információs és referenciamunka hagyományosan referenciakártyákkal és automatizált módban is elkészíthető. Tekintsük röviden mindkét megközelítést.
A regisztrációs és referenciaműveletek központosításának referenciaállományai az irodában és a kontrollcsoportban találhatók. Decentralizált működés esetén az irattárak a szervezet strukturális részlegeiben helyezkednek el.
A kártyák a tartalomtól teljes mértékben függő tulajdonságok, kérések szerint vannak csoportosítva egy kártyafájlban, amelyeket a segítségével ki kell elégíteni.
A referenciafájl két részre oszlik: az első a nem teljesített dokumentumok kártyáit tartalmazza, a második a végrehajtott dokumentumokat.
A kártyák végrehajtása során a kártyamutató első részének szakaszaiból a kártyák átkerülnek a megfelelő részbe.< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.
Referenciakártyák az elkészült papírokkal és dokumentumokkal együtt átkerül az archívumba.
Az információs és referenciaszolgáltatások lehetőségei az automatizált iratnyilvántartó rendszer bevezetésével jelentősen bővültek. Az automatizált rendszer lehetővé teszi, hogy az okmánynyilvántartó kártyán szereplő adatok tetszőleges kombinációjához találjon hivatkozásokat.
Egy adott bizonylatra vonatkozó információkeresés végrehajtható még nem végrehajtott teljesített bizonylatokon, a tárgyév teljes operatív adatbázisán, és szükség esetén korábbi évek dokumentumaiban (archív adatbázis).
Ha egy adott dokumentumról információt kell szerezni, a megfelelő regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, majd kinyomtatja. Egy dokumentumcsoportra vonatkozó információkeresés eredményei táblázatos formában jelennek meg, és szükség esetén ki is nyomtathatók.
A nem végrehajtott, illetve a végrehajtott dokumentumra vonatkozó információ megmutatja, hogy melyik végrehajtónál van az irat, illetve milyen esetben került iktatásra.
Jelenleg egyre elterjedtebbek a szükséges információk teljes szövegű keresőrendszerei. Ebből a célból a dokumentum regisztrációs kártyájához csatolják a dokumentum szövegét tartalmazó fájlt. Az ilyen rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak a regisztrációs kártya adatai alapján keressen, hanem magának a dokumentumnak a tartalma alapján is – keresse ezt a dokumentumot kulcsszavakat vagy kifejezéseket.
A számítástechnika alkalmazása felgyorsítja a munkafolyamatot, növeli az alkalmazottak vezetői fegyelmét, és javítja a szervezet egészének irányítását.
15/16. oldal
ÉS dokumentumokkal kapcsolatos információk és referenciamunka.
A dokumentumokkal kapcsolatos információk és referenciamunka alapja egy olyan adatbázis, amely a bejövő, kimenő és belső dokumentumok PC-re történő bevitele során jön létre.
A modern DBMS-ek (adatbázis-kezelő rendszerek) lehetővé teszik a lekérdezéseket és ennek megfelelően a válaszok fogadását a dokumentum-nyilvántartási kártyán szereplő adatok bármilyen kombinációjára.
Hasonlóképpen megtörténik maguknak a dokumentumoknak a keresése is. Keresés a regisztrációs kártya bármely kitöltött jelén (mezőn) történhet. Általában ezek a bejövő bizonylat száma, az irat átvételének dátuma, az okmány típusa, a levelező, a terület, az irat végrehajtója, a kimenő bizonylat száma, az irat elküldésének dátuma stb. A megfelelő mezőértékek vagy a billentyűzetről írhatók be, vagy a minősített értékekhez a megfelelő listából (dokumentumtípus, előadó stb.) kerülnek kiválasztásra. Segítség adható:
1. Konkrét dokumentum szerint: hol (ki) található; a végrehajtás (előkészítés) szakasza; végrehajtás eredménye; tárolási hely (a végrehajtott dokumentumok számára).
2. Téma (tartalom) szerint: konkrét dokumentum; dokumentumok csoportja.
4. Régió szerint: ország; területek; város.
Konkrét dokumentumok vagy dokumentumcsoportok keresésekor a következő adatok jelezhetők:
1) bejövő, kimenő, belső dokumentumok (a keresés kategóriánként külön-külön és mindhárom dokumentumcsoportra is elvégezhető);
2) a dokumentum típusa (levél, megrendelés, szerződés stb.);
3) a keresés hozzávetőleges időrendi hatóköre (a kézhezvétel időpontja szerint vagy belső - a dokumentum aláírása szerint, vagy egyik számtól a másikig);
4) az a régió, ahol a keresést végzik (ország, régió);
5) szervezet (levelező/címzett);
Ha egy adott dokumentumra vonatkozóan keres információt, a dokumentum száma közvetlenül megadható.
A keresési feltételek a kártya kitöltött mezőinek kombinációjaként alakulnak ki, hasonlóan a regisztrációs kártyához, pl. több mező kitöltésekor az összes megadott paraméternek megfelelő dokumentumokat találja meg.
Az iratok keresése végrehajtható még nem végrehajtott, elkészült iratokon (végrehajtási dátummal és az ügyben elhelyezési jelzéssel), a teljes működési adatbázison (aktuális nyilvántartási év dokumentumai), valamint szükség esetén a az archív adatbázis (korábbi évek dokumentumai).
Egy adott dokumentumra vonatkozó információ kiadásakor a regisztrációs űrlap megjelenik a képernyőn, és szükség esetén kinyomtatják. Dokumentumcsoport keresésekor a keresési eredmények táblázatos formában jelennek meg és nyomtatódnak ki.
Konkrét, még nem végrehajtott dokumentum keresése esetén a keresés eredménye az az információ, hogy az adott dokumentum éppen melyik vállalkozónál van. Ha a dokumentumot már végrehajtották, akkor a képernyőn megjelenik az információ, mely esetben ez a dokumentum található.
Jelentősen bővíteni a teljes szövegű adatbázisokban való keresés lehetőségeit az intézmény dokumentumaiban. A dokumentumok elektronikus másolataival végzett munka ezen formája az utóbbi időben egyre elterjedtebbé vált. Ebben az esetben a dokumentum regisztrációs kártyájához automatikusan csatolódik egy fájl, amely magában foglalja a dokumentum szövegét (bejövő, e-mailben, faxon fogadott; vagy papíralapú, kimenő vagy belső dokumentum szkennelésével és utólagos felismerésével) szövegszerkesztővel, táblázatkezelővel stb. elkészítve). P.).
Az ilyen teljes szövegű rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak az okmánykártyán szereplő adatok, hanem a dokumentum tartalma, pl. olyan dokumentumok keresése, amelyek szövegében bizonyos szavak vagy kifejezések találhatók. Például, ha az Orion nyomtató vásárlásával kapcsolatos dokumentumokat szeretnénk megtalálni, akkor keressük a "nyomtató" és az "Orion" szavakat.
Az automatizált technológiák alkalmazása jelentősen csökkenti a regisztrációs, végrehajtás-ellenőrzési és referencia- és információs szolgáltatások munkaerőköltségét. Tehát ha egy hagyományos regisztrációs kártya kitöltésének munkaerőköltsége 0,152 óra, akkor automatizált technológiával - csak 0,054 óra, ennek megfelelően a keresés munkaerőköltsége aktuális információk 0,17 vagy 0,054 óra, a nem határidőre elkészült bizonylatok igazolása hagyományos technológiával havi (10 bizonylat), éves (100 dokumentum felett) 0,26 órától 8 óráig tart. automatizált rendszer 0,05 óra alatt elkészül, és a megfelelő beállításokkal általában meghatározott gyakorisággal automatikusan elkészíthető és kinyomtatható.
Érdekesek a dokumentumok teljesítésének ellenőrzésére vonatkozó időszabályok, beleértve a „K” jelzést az ellenőrzés alá vont dokumentumon, a kivitelező emlékeztetését a határidőre, a kártyára történő beírását a végrehajtás előrehaladásáról, a vezetők tájékoztatását a végrehajtás állapota, az irat ellenőrzés alóli kivonása, iratösszesítés készítése, nem határidőben, az ellenőrzés alá vont iratok teljesítéséről összesítés készítése; a dokumentumok végrehajtásának eredményeinek általánosítása a szerkezeti felosztásokban, a dokumentumok végrehajtási állapotának elemzése a szervezetben. Például egy tanúsítvány elkészítése a vezetőség tájékoztatására (20 dokumentumra vonatkozó tanúsítvány) a hagyományos irodai munkában 1,8 órát vesz igénybe, az automatizált - 1 órát.
Fontosak a dokumentumok nyilvántartására és végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló programok szerves része modern irodai automatizálási rendszerek.
A regisztráció egyik fő célja a szervezeti dokumentumok adatbázisának létrehozása. A dokumentumkezelő szolgálat (vagy kis szervezetben a titkár) kétféle kérdésre köteles válaszolni ezen adatbázis alapján:
Ki, hol, milyen munkaszakaszban van bármely dokumentum;
Milyen dokumentumokban találhat információkat egy adott kérdésről.
Az információs és dokumentációs erőforrások teljes készletének birtoklása a DOW szolgáltatás fő feladata. És mindenekelőtt ennek a feladatnak az elvégzéséhez a dokumentumokkal kapcsolatos összes adatot rögzítik a regisztrációs űrlapokon. Az információs és referenciamunka, valamint maga a regisztrációs rendszer hagyományos formában (főleg irattár segítségével) és automatizált módon is elvégezhető.
A referenciafájl regisztrációs kártyákból épül fel. A referenciafájlban az elválasztók a szervezet strukturális részlegeinek vagy tevékenységeinek nevei. Ezeken a részeken belül a legkényelmesebb a kártyákat a levelezők vagy a tevékenységi körök (áruk, termékek stb.) ABC sorrendjében elhelyezni. Az okmány nyilvántartásba vételekor két kártya készül: az egyik az időellenőrző fájlba, a másik a referenciafájlba kerül. Az okirat elkészítése után a kartotékos terminus kártyája, mint teljesebb és a dokumentumban felvetett probléma megoldásának minden jelzésével rendelkezik, átkerül a referencia kartotékba, és egy hasonló kártya a referenciakártyáról. Az index megsemmisül, vagy egy további referenciakártya-index létrehozásakor használatos a dokumentumok más keresési attribútum alapján történő kereséséhez.
A szervezet dokumentumaival kapcsolatos információkról és referenciamunkákról szólva meg kell jegyezni, hogy az automatizált dokumentumkezelési rendszerek alkalmazásának egyik fő előnye a hagyományos technológiákkal szemben, hogy csökkenti a dokumentumok keresésére és az összefoglalók összeállítására fordított időt. és jelentések, valamint a keresés hatékonyságának és az összefoglalók, jelentések minőségének növelése.
Az automatizált dokumentumkezelési rendszer segítségével gyorsan megkereshet egy dokumentumot vagy dokumentumokat a regisztrációs és ellenőrző kártya bármely adatának értéke és kombinációja, valamint maguknak a dokumentumoknak (iratoknak) szövege alapján.
Az automatizált menedzsment dokumentációs támogatási rendszer alkalmazása új szintre emeli az információs és referenciamunkát. Jelentősen javíthatja a dokumentumok minőségét a rendszerhez való hozzáférés a dokumentumokkal dolgozó összes munkavállaló munkahelyéről, és nem csak a dokumentumkezelési szolgáltatások, valamint az aktuális irodai és az elmúlt évek dokumentumainak gyors keresése. előkészítése, kiküszöböli a hasonló dokumentumok újbóli összeállítását vagy az egymásnak ellentmondó dokumentumok különböző alkalmazottak vagy osztályok általi elkészítését, és végső soron az irányítási apparátus egészének hatékonyságának jelentős növekedéséhez vezet.