Dokumentumfolyam elemzés

Bármely szervezet dokumentumfolyamatában a következő dokumentumfolyamatokat különböztetjük meg:

o beérkező iratok (külről, más intézményektől beszerzett);

o Az intézményben keletkezett dokumentumok.

A munkafolyamat tanulmányozása során az egyes csoportokat külön-külön veszik figyelembe. Bejövő dokumentumok tudósítók - dokumentumok szerzői által elemezve:

o intézmények dokumentumai legmagasabb szint(rendeletek, határozatok, határozatok, végzések, végzések, levelek stb.), amelyek utasításokat, magyarázatokat, információkat tartalmaznak;

o dokumentumok alárendelt intézmények- elsődleges tervezési, beszámolási és számviteli dokumentációk és különféle igények;

o Harmadik fél intézménytől származó dokumentumok, amelyek bizonyos kérdések megoldására vagy közös fellépések elfogadására vonatkoznak;

o állampolgárok fellebbezései (javaslatai, panaszai, nyilatkozatai).

A levelező-szerzők beérkező iratainak elemzése az állandó levelezők adatbázisának létrehozására szolgál, akikkel levelezést folytatnak (címek, telefonszámok, vezetéknevek, keresztnevek, családnevek, vezetői beosztások).

A dokumentumok típus szerint osztályozhatók:

o igazgatási (rendeletek, határozatok, végzések, végzések);

o információs és elemzési (levelek, okiratok, igazolások, feljegyzések stb.);

o könyvelés és beszámolás.

Ezen túlmenően minden beérkező irat tartalom szerint felosztható kezdeményezésre (amelyek viszont a választ vagy megvalósítást igénylőkre, illetve a tájékoztatás céljából küldöttekre) és válaszlevelekre, pl. az intézmény megkeresésére beérkezett dokumentumok.

A beérkező dokumentumokat a szerző jelentőségétől és a tartalomtól függően az intézményvezetőnek, a strukturális osztályoknak vagy egy konkrét vállalkozónak juttatjuk el. Következésképpen a beérkező dokumentumok teljes áramlása több csoportra oszlik, amelyek mindegyikének más-más útvonala van, és eltérő munkarendet igényelnek velük.

Azt, hogy pontosan kinek kell átadni ezt vagy azt a dokumentumot, a hivatali szolgálat vagy a titkár határozza meg az előzetes mérlegelés szakaszában.

Az intézményben keletkezett dokumentumok, két csoportra oszthatók:

o a szükségletekre létrehozott belső intézmények csak annak keretein belül működnek;

o Hétvégék, amelyek létrehozása után más intézményekbe kerülnek.

Belső dokumentumok, általában nem küldik el. Figyelemmel azonban a strukturális részlegek területi széttagoltságára vagy egy intézmény fióktelepére, ahol belső dokumentumokat, például adminisztratív dokumentumokat is küldenek, a belső dokumentumok számára is kiindulási szakaszt kell biztosítani.

Az intézményben keletkezett összes dokumentumot kezdeményezésre bontják (az intézményi igények kielégítésére, vagy a felsőbb hatósági feladatok ellátására dolgozzák ki), és a beérkezett megkeresések alapján készülnek.

kimeneti dokumentumok, a bemenetiekhez hasonlóan típusonként és levelező-címzettenként is elemezhető. A kimeneti dokumentumok szintén fel vannak osztva a választ igénylőkre és a tájékoztatás céljából küldöttekre.

Így az intézmények dokumentumai iratfolyamatokkal vizsgálhatók. És minden folyamnak van bizonyos funkciókatátadása és feldolgozása.

A munkafolyamat volumenének meghatározása

Az intézmény dokumentumáramlásának mennyiségét egy bizonyos időtartamra - általában egy évre - vonatkozó összes dokumentumáramlás figyelembevételével határozzák meg. Minden dokumentum egyszer számít. Az eredeti dokumentumok és másolatok darabszámának külön számlálása javasolt.

A bejövő és kimenő dokumentumokat a levelezés fogadásának és küldésének szakaszában (továbbítás, titkár) veszik figyelembe. A belső dokumentumokat azok nyilvántartásba vétele vagy elkészítése helyén veszik figyelembe. Minden belső dokumentum szintén regisztrációhoz kötött (jelentések, igazolások, nyilatkozatok stb.). Az ilyen bizonylatok elszámolását nemcsak az irodai szolgálat végezheti, hanem más szerkezeti egységek is, pl. személyzeti szolgáltatás, számviteli osztály, tudományos és műszaki információs osztály stb.

A sokszorosított példányokat a másoló és sokszorosító irodában, írógépirodában, automatizált iratkészítő szolgálatnál külön számolják. Ebben az esetben a szervezetben alkalmazott számviteli rendszer kerül alkalmazásra.

A számítást a bemeneti, belső (általában típusonkénti) és kimeneti dokumentumok regisztrációs formái szerint végezzük. Az iratforgalom volumenének pontosabb meghatározása érdekében figyelembe kell venni a nem regisztrációköteles dokumentumokat is, mivel ezek feldolgozása is bizonyos időt igényel. Ez megtehető a bejövő levelezés nyilvántartásaival (lásd 45. melléklet).

A dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy:

o számítás létszám irodai személyzet;

o az irodai folyamatok gépesítése, automatizálása alkalmazásának hatékonyságának azonosítása;

o az irodai dolgozók, valamint a strukturális felosztások és a dokumentumokkal dolgozó egyéni előadók leterheltségi fokának meghatározása.

A munkafolyamat számlálásának gyakoriságát az irodai szolgálat határozza meg. A nagy intézményekben havi rendszerességgel veszik figyelembe a munkafolyamatot, ami lehetővé teszi a legintenzívebb munkaidőszakok meghatározását. A számítás negyedévente is elvégezhető. A kis intézményekben célszerű a dokumentumok számát évente számolni. A bizonylatvezetési elszámolás végleges adatait az alábbi igazolással állítják össze:

A munkafolyamat mennyiségére vonatkozó hivatkozási forma sablonként bekerül a számítógép memóriájába, és a kívánt gyakorisággal kinyomtatják.

teszt

1.2 A munkafolyamat mennyiségének elszámolása. Dokumentumszámlálási szabályok

Az okmányforgalom volumenét a szervezethez beérkezett és egy bizonyos időszakra a benne létrehozott iratok összesített száma fejezi ki.5 Az okmányforgalom volumen alatt a bejövő, kimenő, belső iratok eredeti példányainak számát és az állampolgárok bizonyos ideig fellebbez.

A DOW szolgáltatás bármilyen gyakoriságot beállíthat a munkafolyamat kiszámításához: heti, havi, negyedéves, éves.

Az állampolgárok kimenő, bejövő, belső iratai, javaslatai, kérelmei külön elszámolás alá tartoznak.

A bejövő és kimenő beérkezések számát a dokumentumok első feldolgozása, illetve elküldése során számolják a regisztrációs lapok (naplók) alapján. A belső dokumentumok rögzítése a nyilvántartásba vétel, illetve az elkészítés helyén történik.

Minden dokumentum csak egyszer kerül beszámításra. Maga a dokumentum számít számítási egységnek. Különböző által készített dokumentumok másolatai technikai eszközökkel az eredeti dokumentumoktól külön kell tekinteni. A sokszorosított másolatokat (másolatokat) az írógép- és másoló- és sokszorosítási iroda munkanaplói szerint kell számolni.

Az elmúlt évtizedek során a Levéltári Szolgálat szabályozási és módszertani fejlesztései javasolták a bizonylatok (és másolataik) évi elszámolási eredményének egyszerű tört formájában történő rögzítését, ahol a számláló az iratok számát, a nevező pedig a nevezőt jelöli. példányszámukat jelzi, például: 34/106.

A számítás eredményeit a munkafolyamat volumenére vonatkozó adatok összegzése formájában készítik el. Ezen túlmenően a dokumentumáramlás mennyiségi és minőségi elemzése is elvégezhető. A munkafolyamat volumenének számításakor kapott eredményeket a PEI szolgáltatás felépítésének és létszámának meghatározására használják fel a szerkezeti részlegek és az egyes teljesítők leterheltségének elemzésére.6 A munkafolyamat mennyisége a gépesítés alkalmazásának hatékonyságának kiszámításához, ill. irodai automatizálási eszközök.

1.3 A dokumentumokkal végzett munka szervezése

A dokumentumokkal való munkaszervezésnek három fő formája van: központosított, decentralizált és vegyes.

A forma megválasztása a szervezet tevékenységének jellegétől, funkcióitól, szervezeti felépítésétől függ.

A munkafolyamat-szervezés központosított formáját kis munkafolyamatú intézményekben alkalmazzák; a dokumentumokkal végzett decentralizált munkavégzési formában minden művelet ben történik szerkezeti felosztások intézmények; összetett szerkezetű, nagy munkafolyamatú nagy egyesületekben (intézményekben) a dokumentumokkal végzett vegyes munkaformát alkalmazzák. Ezzel az űrlappal az iratkezelési műveletek egy részét (átvétel, küldés, ellenőrzés, lebonyolítás) a hivatal végzi, a többi műveletet (nyilvántartás, ügyintézés, jelenlegi tárhely stb.) szerkezeti egységek végzik.7

A dokumentumok feldolgozásának és mozgatásának technológiai láncában a következő szakaszok különböztethetők meg:

Dokumentumok átvétele és elsődleges feldolgozása;

Dokumentumok előzetes mérlegelése és szétosztása; - dokumentumok nyilvántartása - végrehajtás ellenőrzése * - információs és referenciamunka; - dokumentumok lebonyolítása és küldése.8

A dokumentumok mozgatásának sorrendje a szervezetben a dokumentumok áthaladásának sémáiban van rögzítve, amelyeket a dokumentációt támogató szolgálat dolgoz ki és a szervezet vezetése hagy jóvá. (2. melléklet)

A dokumentumokkal való munka megszervezése az alkotás optimális feltételeket minden típusú iratokkal végzett munkához - a dokumentum létrehozásától vagy átvételétől a megsemmisítéséig vagy az irattárba helyezésig.

Dokumentummozgási séma

A munkafolyamat helyes megszervezése hozzájárul a dokumentumok gyors áthaladásához a vezetői apparátusban, az osztályok és tisztviselők egységes terheléséhez, és pozitív hatással van az irányítási folyamat egészére.

a vezetőség tájékoztatása a dokumentumok lebonyolításának előrehaladásáról, eredményeiről. 2.1 Ellenőrző dokumentumok elhelyezése Ha egy dokumentumot ellenőrzésre helyezünk, akkor a jobb oldali dokumentum felső mezőjében az ellenőrzés jelölése történik (általában bélyegzővel) ...

A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezésének elemzése

Az ellenőrzés előrehaladásáról és eredményeiről szóló, jelentésekben összegzett adatokat a szervezet vezetősége elé tárjuk ...

Dokumentációs és iratkezelési rendszer elemzése Vlagyivosztok Pervorechensky kerületi OSZN vállalkozásának példáján

A minőségbiztosítási rendszer minden egyes dokumentumához, annak jóváhagyását követően, számviteli kártya készül, amely tartalmazza a másolati példány számát, osztályát, vezetéknevét és a másolatot átvevő személy aláírását ...

A vasút szerkezeti egységének tevékenységei

Mozgás elsődleges dokumentumok a könyvelésben (létrehozás vagy átvétel más vállalkozásoktól, intézményektől, könyvelésre történő átvétel, feldolgozás, irattárba adás - dokumentumáramlás) a menetrend szabályozza ...

Dokumentáció és munkafolyamat a szervezetben

A dokumentumok mozgása a beérkezésüktől vagy létrehozásuktól a róluk hozott határozatok végrehajtásának befejezéséig, elküldéséig vagy működésbe lépéséig a szervezet dokumentumforgalmát képezi ...

Szervezeti papírmunka. Üres dokumentumok típusai

A „dokumentumáramlás” fogalma és maga a kifejezés a 20-as években jelent meg az irodai munkában. A vezetői munka és az irodai munka területén kiemelkedő szakemberek munkáiban, mint például D.R. Pokrovszkij, P.M. Kerzhentsev és mások...

Az elektronikus dokumentumkezelést szabályozó szervezet dokumentumai

Első ránézésre meglehetősen rutinszerűnek tűnik a dokumentumok előkészítése, azok lebonyolítása, elszámolása, a végrehajtás ellenőrzése. A dokumentumkezelés és az irodai munka gyakorlatának fejlődéstörténete azonban ...

Szervezeti struktúraés személyzeti menedzsment a "Sibtransnefteprodukt" JSC-ben

A munkakör betöltésére az iratkezelés vezetőjét végzéssel nevezik ki és felmentik vezérigazgató Társadalom a főosztályvezető és a gazdasági és pénzügyi vezérigazgató-helyettes javaslatára ...

Szervezeti dokumentumok a vállalatirányítási rendszerben

dokumentum részletei szervezeti forma A dokumentum szövegének összeállítása után helyesen kell formázni, hogy legyen jogi hatályát. A szervezeti dokumentumok kiadásának eljárását a GOST R 6 ...

A nem nyilvántartásba vett (nyilvántartáshoz nem kötött dokumentumok) olyan dokumentumok tartoznak, amelyek nem igényelnek végrehajtást és nem tartalmaznak referenciaként használt információkat: meghívók, gratuláló levelek, táviratok, jegyek ...

Irodai munka szervezése közintézmény

A dokumentumáramlás volumenének elszámolása a dokumentumokkal való munka megszervezésének javítása és az irodai munkában foglalkoztatott alkalmazottak optimális számának kiszámítása, valamint a dokumentumáramlás ésszerű elosztása érdekében történik ...

Az R.I.K. LLC vállalkozás tevékenységének megszervezése "Louisa" kávézó

A dokumentáció összetett technológiai folyamat, amelyet a dokumentációs folyamatokhoz és a szervezet összes tevékenységéhez kapcsolódó különféle paraméterek jellemeznek. A munkafolyamat szervezése magában foglalja az összes fogadási műveletet...

A dokumentumkezelés alapjai

A dokumentumattribútum kötelező tervezési elem hivatalos dokumentum(GOST R 6,30 - 2003). 08 - Szervezet neve...

Bejegyzés kezelési dokumentumok

Részletek kiválasztása a felvételhez állami szabvány azért került sor, hogy a gyakorlatban csak azokat az elemeket rögzítsék, amelyek a dokumentum hagyományosan meghatározott funkcióit látják el. Természetesen...

Javító projekt kidolgozása elektronikus dokumentumkezelés egészségügyi intézmény(N. F. Filatov 5. számú Gyermekvárosi Klinikai Kórház példáján)

Jelenleg a dokumentáció szabályozása, a menedzsment dokumentációs támogatásának megszervezése több irányban történik: törvényi szabályozás, szabványosítás...

A munkafolyamat a dokumentumok mozgása a létrehozásuk pillanatától a velük végzett munka végéig.

A munkafolyamat megszervezése sok hasonlóságot mutat a mechanikus szállítószalag megszervezésével. Egy időben a szállítószalag-összeszerelés bevezetése, a terméktipizálás és az alkatrészek szabványosítása a munkatermelékenység jelentős növekedéséhez, a gyártási folyamat költségeinek csökkenéséhez vezetett, és a tömeggyártás kezdetét jelentette. Igaz, ugyanakkor a szállítószalag által beállított ritmus a munka intenzitásának növekedéséhez és a dolgozók idegfeszültségéhez vezetett.

Dokumentumfolyamat a vállalkozásban

A munkafolyamat szervezése a mechanikus szállítószalaggal azonos elveken alapul: az iratok mozgása során minimálisan vissza kell térni az előző szakaszokhoz, a dokumentumokat feladatkörüknek megfelelően kell eljuttatni az előadóknak a párhuzamos műveletek elkerülése érdekében.

Munkafolyamat-séma

Munkafolyamat-séma

A munkafolyamatnak külső és belső körvonalai vannak.

A külső hurok a bejövő (külső) dokumentumokkal kezdődik, amelyek kívülről lépnek be a vállalkozásba. Ezek lehetnek felsőbb hatóságok megbízásai, megbízások, határozatok, ügyfelek partnereinek levelei stb. A beérkezett dokumentumokat a titkárok nyilvántartásba veszik, majd végrehajtásra bocsátják.

A bejövő dokumentáció az a dokumentáció, amelyet a vállalkozás más szervezetektől kapott. A kimenő dokumentumok olyan dokumentumok, amelyeket egy vállalkozás (szervezet) küld el más vállalkozásoknak. Kimenő dokumentumok - ezek olyan dokumentumok, amelyek a vállalkozásnál kifejlesztett információkat tartalmaznak annak érdekében, hogy azokat más szervezetekhez továbbítsák: levelek, igazolások, jelentések, megbízások, táviratok, telefonüzenetek stb.

Dokumentumfolyamat– a dokumentumok mozgása a szervezetben azok átvételétől vagy kiállításától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig.

A dokumentációnak három fő irányzata van:

– más szervezetektől érkező dokumentumok (bejövő);

– más szervezeteknek küldött dokumentumok (kimenő);

-a szervezetben létrehozott és a szervezet alkalmazottai által az irányítási folyamatban (belső) használt dokumentumok.

A dokumentumáramlás az szerves része DOW, melynek célja az intézmény tevékenységének információs támogatása, annak dokumentálása és a korábban létrehozott vezetői információk tárolása. A DOW közvetlenül függ a vezetői döntésektől, amelyek dokumentálása mint folyamat három komponensből áll: a döntések információs támogatása, vagyis a döntés információval (dokumentumokkal) való ellátása, a döntés dokumentálása és végrehajtásának nyomon követése. Ennek a folyamatnak a fő összetevői: kezdeti információk megszerzése, cél (feladatok) kitűzése, a szükséges információk felkutatása (referenciamunka), megoldás kidolgozása (dokumentum készítés), egyeztetés, szerkesztés, gyártás, hitelesítés, elküldés (átadás címzett), a végrehajtási megoldások figyelése. A munkafolyamat volumenét az intézmény adott időszakra (év, negyedév, hónap, nap) vonatkozó bejövő, kimenő és belső dokumentumok száma határozza meg. A munkafolyamat racionális megszervezése a következő elveket biztosítja: közvetlen áramlás, folytonosság, ritmus, párhuzamosság, arányosság. Az iratok egyenes irányú mozgásának elve megköveteli, hogy az iratok mozgatása a legrövidebb úton történjen. A dokumentumfolyamok legegyszerűbb mozgási formája a szerkezeti egységek lineáris elrendezésének felel meg. A munkafolyamatban a folytonosság elve a dokumentumok folyamatos benyújtása arra a szintre, ahol döntés születik azokról. Ez az elv összeegyeztethetetlen a dokumentumok „letétbe helyezésével”, egy példányban történő felhalmozásával. A ritmikus munkafolyamat elve a dokumentumok áramlásának egységességét jelenti. A párhuzamosság elve azt jelenti, hogy csinálunk egyéni műveletek az irat mozgatása során történő feldolgozásáról. Ennek az elvnek az a fő célja, hogy csökkentse a dokumentum áttekintéséhez szükséges időt. Az egyes műveletek párhuzamos végrehajtása jelentősen felgyorsítja mind a munkafolyamatot, mind a dokumentum egészének végrehajtását. Az arányosság elve az iratmozgatási csatornák arányos egyenletes terhelését feltételezi. A dokumentumokkal való munka során fontos a függetlenség és a felelősség elve. Ez az alapelv azt jelenti, hogy minden intézkedésnél - irányítás, elosztás, jóváhagyás, aláírás stb. - szigorúan az intézmény és részeinek funkcióira, a dolgozók kompetenciájára kell irányulni. Az intézmény meglévő struktúrája és funkciói, a gazdálkodási tevékenység formái és módszerei jelentős hatással vannak a dokumentumáramlásra. Az iratok operatív áthaladását és lebonyolítását tehát a tisztán irodai okok mellett szervezési hiányosságok, a tisztségviselők közötti egyértelmű feladatmeghatározás hiánya, egyes intézmények funkcióinak, egyes szerkezeti felosztásainak bizonytalansága nehezíti.

A tudományos és technológiai fejlődésen alapuló irányítás mértéke megköveteli az irodai munka gépesítését annak minden szakaszában. Az irodai folyamatok gépesítése a dokumentumok dokumentálására és feldolgozására szolgáló műveletek technikai eszközeinek felhasználásából áll. Az elektronikus technológia valóságos szükségletté vált a vállalatirányítás dokumentarista támogatásának problémáinak megoldásában. A számítógépek korában a dokumentum hagyományos definíciója pontosításra szorul, hiszen jelenleg a dokumentumok lehetnek e-mailben érkezett üzenetek, hangfájlok, videók. Ezért a dokumentum a következő meghatározást adhatja: a dokumentum az emberi észlelés számára elérhető információk gyűjteménye . Irodai dokumentumok összeállítására és szerkesztésére számos program létezik. Az elektronikus dokumentumok rohamos fejlődése ellenére a szakértők úgy vélik, hogy számos szervezési és technikai nehézség nem teszi lehetővé belátható időn belül a hagyományos dokumentumok teljes kiváltását és kizárását a forgalomból.

Megbeszélésre váró kérdések

1 Milyen szakaszokból áll a vezérlőfájl?

2 Milyen határidőket ismer a dokumentumok elkészítésére?

3 Mit végrehajtó kiveszi az ellenőrzés alól a dokumentumot?

4 Mi a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésének tárgya?

5 Milyen elemekből áll egy dokumentum regisztrációs indexe?

6. Állítsa ki a dokumentumokon a szükséges „ellenőrzési jelet”.

7 Melyik időponttól számítják a teljesítési határidőt és a bizonylat végrehajtásának ellenőrzését?

8 Mi az eljárás az irat-végrehajtási határidő meghosszabbítására?

9 Mi a dokumentumfolyamat célja?

10 Milyen dokumentumok teszik lehetővé a munkafolyamatok elemzését és javítását?

11 Mi a dokumentumkezelés?

12 Ismertesse az "esetek nómenklatúrája" fogalmát.

13 Ismertesse az „ügy” fogalmát.

14 Mi az okmányok nyilvántartása?

15 Határozza meg az irodai munka fő szakaszait.

16 Milyen szakaszai vannak a dokumentumokkal való munkavégzésnek, jellemző a munkafolyamat?

17 Mit tartalmaz az „ügy-alakítás” fogalma?

18 Ki végzi a dokumentumok előzetes vizsgálatát?

19 Mi alapján választják ki a dokumentumokat tárolásra vagy megsemmisítésre?

20 Milyen szempontok alapján épülnek fel az esetek nómenklatúrái?

21 Határozza meg a dokumentumok értékének vizsgálatát!

22 Mik a dokumentumok vizsgálatának céljai?

23 Milyen típusú esetnómenklatúrákat dolgoznak ki az intézmények?

24 Milyen csoportokba sorolhatók a listák által megállapított dokumentumok tárolási feltételei?

25 Milyen követelményeket kell betartani az állandó, ideiglenes (10 év feletti) tárolás és a személyi állomány aktáinak bekötésénél, iktatásánál?

26 Hogyan történik a lapok számozása az ügyben?

27 Milyen adatok szerepelnek az állandó tárolási leltár címlapján?

Az iratforgalom volumenének kiszámítása az első feldolgozási és kiszállítási területek bizonylatkönyvelési adatai, valamint az irodavezetői szolgálatban és a strukturális részlegekben található regisztrációs lapok alapján történik. Az iratforgalom mennyiségének kiszámítását a kiosztott nyilvántartási területek szerint kell elvégezni, mivel a nyilvántartásba vétel külön dokumentumcsoportokon belül történik (jegyzőkönyvek, levelezés, végzések, jelentések, állampolgári fellebbezések stb.).

A dokumentumfolyam kiszámításának szabványos módszerét a térfogata töredékben adja meg, ahol a számlálóban az eredeti példányok száma, a nevezőben pedig a másolatok száma szerepel. Bárhogy is legyen, a kapott eredmény hibás lesz - mivel sok dokumentum több oldalon van összeállítva, ami ezzel a módszerrel nem fog tükröződni az általános eredményben. A dokumentumok számlálásának fő elve az egyszeri.

Az iratkezelési szolgáltatás ciklikusan (negyedévente, évente) készíti az iratforgalom volumenére vonatkozó adatok összesítését, ahol a mennyiségi adatokon túl az iratforgalom volumenének elemzése is történik. Az ilyen adatok lehetővé teszik a munkafolyamat állapotának és növekedésének bizonyos mintáit, valamint változásait. Amint a gyakorlat azt mutatja, a munkafolyamat sűrűsége jelentősen változik egy éven, negyedéven, hónapon, héten belül. Ezen időszakok elején a beérkező dokumentumok száma jelentősen megnő, a végén pedig a kiküldöttek száma.

Ezenkívül a dokumentumkezelés lehetővé teszi:

Mérje fel a szervezet egészének leterheltségét, beleértve a strukturális részlegeket és az egyes szereplőket;

Megállapítani egyes dokumentumok mozgási útvonalainak a szerkezeti osztályok vagy tisztviselők funkcióinak és feladatainak való megfelelését;

Tervek kidolgozása a dokumentumfeldolgozási folyamatok vagy azok egyedi műveleteinek javítására;

A vezérlőberendezés működéséhez szükséges és elegendő információ optimális mennyiségének meghatározása;

Egy adott szervezet munkafolyamatának megszervezése során számos tényezőt figyelembe kell venni, különösen: az irodai munka megszervezésének formáját (decentralizált, centralizált, vegyes), a döntéshozatali módszereket és a felelősségek megosztásának jellegét. a szervezet vezetői között, a szervezet felépítése (minél több vezetési szint, annál összetettebb a dokumentumkezelési rendszer).

Az irodai munka központosított formája magában foglalja a dokumentumfeldolgozási műveletek maximális koncentrációját a dokumentum-támogató szolgáltatásban, és lehetőség szerint teljes kiadás szerkezeti felosztások az irodai feladatok ellátásától (nyilvántartás, iratok könyvelése, irattárolás stb.).

A decentralizált forma azt jelenti, hogy az intézmény strukturális részlegeiben külön irodai munka folyik (fogadás, nyilvántartás, feldolgozás stb.). Az irodai munka ilyen módszere általában csak a vállalat területi széttagoltsága esetén ésszerű, az egység központi irodájától távol. Azonban at vegyes formában az irodai feladatok egy részét az iratkezelő apparátus szolgálata, egy részét - a cég részlegei látják el. Általánosságban elmondható, hogy a vegyes irodai munkavégzés során leggyakrabban az iratok egy részét nyilvántartásba veszik, ellenőrzik, irattá formálják és az iratkezelő apparátus szolgálatában tárolják (gyakrabban a vezetőség által kiadott és a vezetőség által átvett dokumentumokról van szó. ), az iratok másik részét pedig szerkezeti alosztályokban nyilvántartja, ellenőrzi, lebonyolítja, tárolja (olyan kérdésekben készült dokumentumok, amelyek megoldása az alosztályok hatáskörébe tartozik).

A kimenő dokumentumok mozgatása alapvetően a következő lépéseket tartalmazza:

A dokumentumtervezet végrehajtójának elkészítése.

A dokumentumtervezet egyeztetése (jóváhagyása).

A dokumentumtervezet véglegesítése hozzászólások alapján.

A dokumentum újbóli jóváhagyása.

A dokumentum aláírása a vezető által.

Dokumentum regisztráció.

Az irat átadása az iratkezelő apparátus szolgálatába (ha az iratot az intézmény osztályvezetője aláírja).

Az irat megküldése a címzettnek és másolat küldése az ügynek.

A feladásra benyújtott dokumentumokat még aznap vagy másnap, de legkésőbb meg kell küldeni.

A dokumentumáramlás volumene a szervezet által átvett és általa egy bizonyos időszakra létrehozott dokumentumok száma.6

A munkafolyamat értéke szükséges: az irodai munka automatizálásának és gépesítésének hatékonyságának kiszámításához; a szükséges irodai létszám kiszámítása; az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálat, ezen belül a vezető titkár és a szerkezeti egység titkár munkaterhének meghatározása.

Általánosságban elmondható, hogy a dokumentumáramlás volumene a teljes adminisztratív apparátus leterheltségét mutatja, mert minden alkalmazottjának dokumentumokkal kell foglalkoznia.

A számítást általában a bejövő, a belső (általában típusonként) és a kimenő dokumentumok regisztrációs űrlapja szerint végezzük. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a legtöbb szervezetben általában csak a regisztrált bejövő dokumentumok számát veszik figyelembe, és ritkán veszik figyelembe a nem regisztrációköteles dokumentumokat, bár számuk jelentősen meghaladja a regisztrált dokumentumok számát. A belső dokumentumokat szintén nem mindig regisztrálják. Például jelentések és magyarázó megjegyzések, referenciák stb. és ezért nehéz pontosan kiszámítani a számukat

Ezen túlmenően a még nem átállt közepes és nagy szervezeteknél a dokumentummásolatok mozgása, amelyeket nem vesznek figyelembe. automatizált rendszerek a papírmunka jelentősen megnövelheti az összes dokumentum számát.

a legegyszerűbb forma A dokumentumfolyamat volumenéről szóló igazolás így néz ki: 9

Visszatérve a dokumentumáramlások elemzésére, megállapítható, hogy a szervezeti dokumentumfolyamatok vizsgálatának fő céljai: a vezetési tevékenységek hatékonyságának javítása; a dokumentumok mozgásának felgyorsítása a szervezetben; a dokumentumfeldolgozás bonyolultságának csökkentése.

A dokumentumok mozgásának elemzésére és rögzítésére meglehetősen egyszerű és vizuális eszköz a grafikus operogramok és útvonal-technológiai térképek összeállítása, amelyek lépésről lépésre tükrözik a dokumentumokkal végzett műveleteket, azok végrehajtóit, a műveletek végrehajtásának menetét. Az útvonal-technológiai térképek idővel, valamint pénzügyi költségekkel egészíthetők ki a dokumentumok áthaladásának minden szakaszában. Az operogramok és útvonal-technológiai térképek mellett a vizuális megjelenítéshez, az összeállítás és feldolgozás sorrendjének gyors tanulmányozása külön dokumentumokat, valamint ennek az újonnan felvett személyzetnek a minimális költséggel történő betanítása, a dokumentuminformációk mozgásának vizuális megjelenítésére más módszerek is használhatók: technológiai láncok, grafikonok, diagramok, dokumentogramok stb. Szükség esetén az összegyűjtött információk feldolgozásának összetettebb módszerei is alkalmazhatók, például épületinformációs modellek.

25. . A „dokumentumáramlás” fogalma, szabályozási és módszertani szabályozásának kialakítása. 21-kor válaszolj!