Контроль над виконанням доручень. Організація контролю за виконанням документів (доручень)

"Управління персоналом", 2008, N 22

Персональна ефективність керівника, ефективне використання його часу – це на 30% питання його особистої організованості та на 70% – питання ефективного делегування завдань. У менеджменті питання делегування розроблені досить серйозно - як мотивувати підлеглих виконання завдань, як наділяти їх необхідними повноваженнями, як призначати реалістичні терміни виконання тощо.

Корпоративний тайм-менеджмент дивиться на проблему делегування під своїм кутом. Як керівник у своїй особистій роботі справляється з величезним обсягом різноманітних завдань та доручень, розподілених між підлеглими? Що дозволяє йому не "загубитись" у цьому хаосі, в потрібний момент проконтролювати потрібні доручення?

Якщо це топ-менеджер великої корпорації - зазвичай йому допомагає формальна корпоративна система відстеження завдань, доручень, службових записок, протоколів нарад тощо. Проблема в тому, що такого роду бюрократичні системи досить важкі, неповороткі. При цьому далеко не всі завдання, поставлені керівником, взагалі доцільно проганяти через ці бюрократичні механізми, стріляти з гармати по горобцях.

Керівнику потрібна простіша система, що охоплює всі аспекти його роботи, у тому числі неформальні взаємодії з колегами, які не проходять через бюрократичні механізми. При цьому система має бути максимально автоматизованою, "одним кліком миші" давати відповіді на запитання: "Які завдання пов'язані з цією людиною?", "З цим проектом?", "З цим періодом часу?" і т.д.

Грамотно організована система контролю доручень дозволяє розвантажити голову керівника, позбутися численних розрізнених нагадувань на різних електронних та паперових носіях, маючи повну впевненість, що кожне доручення буде виконано в потрібний термін.

Особливо ефективна система контролю доручень у зв'язку з добре організованим секретаріатом (зауважимо, що один секретар, але з правильними регламентами та системою роботи, - це теж секретаріат). У такій ситуації основне навантаження щодо "рутини контролю" доручень перекладається на секретарів без втрати якості контролю.

Принципи контролю доручень

Система контролю доручень будується на трьох простих принципах, а саме:

1. Усі доручення керівника мають бути матеріалізовані, внесені до єдиного сховища.

2. Повинні бути налаштовані уявлення системи, адекватні типовим управлінським запитам керівника ("За людьми", "За проектами", "За термінами" тощо).

3. Повинний здійснюватися регулярний моніторинг виконання доручень відповідно до їхньої пріоритетності; керівник повинен одержувати звіти про статус доручень.

Ідеальним технічним втіленням для такої системи є Microsoft Outlook, оскільки він містить надзвичайно гнучкі механізми налаштування так званих уявлень користувача. Крім стандартних уявлень "За виконавцями", "За категоріями", "За термінами", можна налаштувати будь-які інші уявлення задач - "За заводами", "По комітетах", "Тільки прострочені завдання, термін виконання яких закінчився від 5 до 20 днів тому " і т.п. Один раз налаштоване уявлення далі стає доступним "одним кліком миші".

Іноді подібна система налаштовується на основі Lotus Notes або Excel, але її функціональні можливостіпри цьому, як правило, бідніше.

Важливо, що за наявності великого обсягу завдань і доручень керівнику часто необхідно уявляти модель тих чи інших ситуацій, мати уявлення про всю інформацію, що стосується певного аспекту завдання. А чим складніше керована система, тим складніше має бути система керуюча, тим складніше має бути модель ситуації. І тим менш пристосовано для створення такої моделі наше мислення, оскільки можливості нашої оперативної пам'яті є досить обмеженими. Outlook, таким чином, дозволяє керівнику охопити набагато більше завдань і доручень, витративши це набагато менше інтелектуальної енергії.

Як доручення потрапляють у систему контролю

Є кілька способів, що дозволяють комфортно для керівника зафіксувати доручення.

1. Диктофон. Плюси – простота використання, можливість зафіксувати доручення у будь-якій обстановці (нарада, автомобіль, спортзал...). Звичайно, слід бути обережним з етичною стороною використання диктофона, щоб не виникло двозначних та небезпечних ситуацій.

При фіксації доручень на диктофон може надсилатися виконавцю безпосередньо диктофонний запис. Але найчастіше саме доручення дається керівником усно (телефоном, при особистій зустрічі), а на диктофон фіксується лише коротка інформація, необхідна секретареві для внесення в Outlook: кому дано доручення, термін виконання, короткий змістдоручення, його пріоритетність.

2. Доручення усно озвучується секретареві – це зручно в моменти перебування в офісі при безпосередньому контакті.

3. Позначка на полях робочих документів під час переговорів. Цей спосіб дуже зручний і лаконічний, для нього в проекті налаштування Секретаріату необхідно передбачити розробку відповідного переліку позначок.

4. Пересилання e-mail із певною позначкою "на контроль".

5. Запис керівника у "бланку контролю доручень".

Такі бланки розробляються під час проекту налаштування Секретаріату.

Зазвичай, застосовуються кілька способів одночасно. Головне, щоб у регламенті контролю доручень вони були адекватно відображені та існувало однозначне розуміння процесу керівником та секретарем.

Примітка. Валерій Єрмаков, генеральний директор "Мегафон-Поволжя"

Мені дуже важливо контролювати свій час і при цьому керувати системою часу колег, з якими постійно взаємодію (ближнє коло управління). Організовуючи якісь зустрічі, наради чи конференції, я маю заздалегідь знати, які плани у моїх підлеглих, щоб ми погоджували наші спільні справи, щоб процеси не перекривали одне одного. І навпаки, коли мої співробітники планують свій день, вони мають бачити мій календар і співвідноситися з тим, коли я вільний чи зайнятий. Це аксіома: якщо ти хочеш керувати своїм часом ефективно, то можеш досягти цього тільки в тому випадку, якщо колеги так само ефективно взаємодіють з тобою. Тепер, коли компанія використовує Microsoft Exchange Server та ведення календарів в Outlook, я можу бачити, де знаходиться і де перебуватиме протягом найближчих трьох місяців мій колега, і можу планувати зустріч з ним. Відповідно, я показую йому свій календар на найближчі три місяці і він може планувати зустрічі зі мною. Час - це така категорія, де не можна керувати одному, всі повинні діяти разом.

Для того, щоб система ТМ працювала в рамках усієї компанії, нам потрібно було насамперед налаштувати систему управління дорученнями на Outlook у моєму управлінні справами. Що ми зробили. Сьогодні у мене є чітка система доручень та контролю. Доручення даються мною усно, електронною поштою чи папером і всі потрапляють у єдиний список, яким відстежуються терміни виконання. Якщо щось не виконується вчасно, я отримую повідомлення і на їх основі секретаріат запитує додаткову інформацію, чому стався збій. Далі виконавець звітує переді мною, і ми приймаємо рішення: або переносимо термін, або робимо щось ще. Головне в тому, що сьогодні жодне доручення не втрачається, не забувається - тому що воно знаходиться під контролем, а це, я вважаю, дуже важливо.

Наступний крок після налагодження системи контролю за моїми дорученнями - запровадження єдиних стандартів тайм-менеджменту в компанії. Календарі та завдання, що зберігаються на сервері Exchange, синхронізуються з мобільними терміналами. Наприклад, мені слід призначити зустріч. Я беру свій комунікатор, дивлюся числа, знаходжу вікно і називаю час. Ця інформація відразу надходить на Exchange-сервер, і мій секретар тепер знає, що з 11 до 12 я буду зайнятий. Якщо якась зустріч призначається не мною, то секретар планує її, обираючи мій вільний час, а я бачу це оновлення у своєму календарі і вже знаю, коли і з ким мені доведеться зустрітися. Відповідно, я можу дати доручення своїм підлеглим – підготувати матеріали до цієї зустрічі, щоб я міг плідно поспілкуватися із співрозмовником. Таким чином, час не витрачається марно. Все чітко, все розписано, час кожної людини використовується максимально ефективно. Я бачу календарі всіх своїх підлеглих на три місяці вперед і є окрема опція, яка показує, хто і коли буває у відрядженнях. Наприклад, післязавтра я приїду в офіс у Самарі – але вже сьогодні я бачу, хто з моїх підлеглих перебуватиме на місці, і знаю, які наради я можу на цей період призначити. Не може статися такого, що я призначу нараду і раптом з'ясується, що дві-три особи у відрядженні. Відповідно, мій календар теж видно підлеглим, вони знають, коли я їду, коли буду в офісі, в які часові інтервали зі мною можна зустрітися або зв'язатися. І найголовніше – вся інформація зберігається на сервері. Якщо раніше пошта накопичувалася в особистих ноутбуках і могла бути випадково вилучена, то тепер усе лежить в одному місці на Exchange-сервері. Це означає, що електронний лист не загубиться – він став повноцінним документом. Сьогодні на цю нову модель планування та управління часом перейшли усі топ-менеджери.

Відстеження доручень секретарем

Настроєною на Outlook системою контролю доручень керівник може користуватися особисто або, якщо він є секретар - за допомогою секретаря.

У роботі з будь-яким дорученням можна виділити дві складові: власне управління (замотивувати, наділити повноваженнями тощо) та "рутину контролю". Рутина контролю - це всі дії із серії "додзвонитися до виконавця, з'ясувати статус процесу, якщо є відхилення - встановити їхню причину, нагадати про планові терміни виконання" тощо. Простіше кажучи, в Росії мало поставити завдання і в заданий термін чекати на її виконання. Потрібно зробити достатньо велика кількістьрухів тіла, щоб завдання було виконано.

Саме ці рухи тіла, ця рутина контролю, ідеально делегуються секретареві завдяки налаштованій системі контролю доручень. Щодня та раз на тиждень секретар відкриває в Outlook відповідні уявлення "Щоденний контроль" та "Щотижневий контроль", які автоматично оновлюються, коли наближаються терміни виконання нових завдань. Відповідно до регламенту контролю доручень секретар зв'язується з виконавцями, уточнює поточний стан справ та вносить відповідні позначки до системи. Керівник представляє усний або письмовий (автоматично формується з Outlook) звіт. При необхідності керівник зазначає ті завдання, якими необхідний його контакт із виконавцем, і секретар з'єднує їх у зручний для керівника час.

Важливо звернути увагу, що в системі контролю доручень секретар не є передатною ланкою, фільтром між керівником та виконавцем (це поширена помилка). Секретар знаходиться, так би мовити, "поряд", а не "між" і дозволяє керівнику не витрачати сили на рутину контролю, зосередившись виключно на змістовному боці питання.

При цьому зручність системи полягає ще в тому, що з нею завдяки грамотно зробленим налаштуванням Outlook і чітко прописаним регламентам може працювати звичайнісінький секретар рівня receptionist. Контроль доручень не вимагає дорогого та складного у пошуку референта. Хоча якщо керівник має саме референт (персональний асистент), а не просто секретар, то ефективність використання системи буде ще вищою.

Примітка. Корпоративний досвід

У компанії "Русал" (нині - "Російський алюміній") в апаратах ряду вищих керівників були налаштовані системи контролю доручень на базі Outlook. Насамперед, коли у керівників виникали питання на кшталт: "Що у нас за Саяно-гірським комбінатом?", "Що у нас на серпень?", "Що у нас за кадровим комітетом?", секретарям і референтам доводилося здійснювати великий інформаційний пошук за електронними повідомлення, протоколи нарад, позначки в Outlook і т.п. Після налаштування системи всі доручення стали в єдиному форматі потрапляти до єдині бази Outlook. За рахунок того, що назви доручень та привласнювані ним категорії були стандартизовані, з'явилася можливість робити вибір за темами. Відповіді питання керівників тепер формуються автоматично. При цьому деякі речі навіть не вимагають запиту керівників: помічники знають, що запрошуючи керівника на кадровий комітет, відповідно до регламенту контролю доручень вони повинні роздрукувати відповідне подання з Outlook. У ході комітету керівник повністю володіє ситуацією, робить на роздруківці свої позначки і віддає їх секретарям для внесення змін до системи. При цьому повністю піти від паперових носіївнеможливо, тому система інтегрується із нею.

Якщо після переговорів керівник просить зберегти будь-який документ зі своїми позначками (які несуть багато емоційно значної інформації), його поміщають у сховище. Це наголошується у відповідній задачі Outlook. На наступні переговори з тією ж людиною (або за тим самим проектом) на стіл керівнику ляже не тільки роздрук завдання з даного проекту з Outlook, але й аркуш паперу з його позначками з минулих переговорів.

Секретаріат керівника вищої ланки

Окрім допомоги у контролі доручень, секретар (або секретаріат) керівника може дати досить багато для підвищення комфортності, зручності та ефективності роботи топ-менеджера. У стандартному варіанті проекту "Налаштування секретаріату", що здійснюється компанією "Організація Часу", здійснюються такі блоки робіт: "Налаштування бюджетування та планування часу керівника", "Налаштування режиму переривань та інформаційних сигналів", "Налаштування роботи з "побутовими" функціями".

На базі Outlook розробляються ефективні уявлення для планування та бюджетування часу керівника, що дозволяють проводити кількісний аналіз. Керівник вищої ланки, як правило, "не належить собі", на його час претендує велика кількість людей. Така система дозволяє повернути управління бюджетом часу на руки керівника, розподіляти цей час ефективніше. У тому числі знаходити час на роботи "важливого, але не термінового" характеру – читання різних аналітичних документів, розробку стратегічно важливих довгострокових питань тощо.

Режим переривань та інформаційних сигналів - це опрацювання всього кола питань: "З ким, як і коли з'єднувати або не з'єднувати при телефонному дзвінку?", "Які документи заносити на підпис негайно, які - у певний час?", "Які ключові словаможе сказати керівник секретарям, щоб його відгородили від усього зовнішнього світу чи його частини?” тощо.

Зрештою, "побутові" функції - це все, що стосується харчування, водіїв, бронювання авіаквитків тощо. Зазвичай уявлення про звички та уподобання керівника існують у головах секретарів, і щастя, якщо секретар розуму, ставимо за провину і не йде в декретна відпустка. При налаштуванні секретаріату це знання переміщується у відповідні регламенти, а також – у регулярні завдання Outlook. Якщо в п'ятницю вранці на столі керівника має лежати газета "Ведомости - Пятница" окремо від самої газети "Ведомости", це знання має бути у головах секретарів. Воно міститься у відповідне щотижневе завдання Outlook. Таким чином, зручність роботи керівника стає не питанням свідомості чи розумності людей, воно стає питанням роботи правильно налаштованої системи.

Ритм сучасного життядиктує нам необхідність постійно шукати нові шляхи вирішення завдань, змушує бути гнучкими, підлаштовуючись під шалений темп. Ось чому все популярнішим стає нова ідеологія організації праці, заснована на ефективному використаннісучасні онлайн-інструменти. Коли співробітники все рідше бувають на робочих місцях, перебувають у відрядженнях, на зустрічах з клієнтами, можуть іноді скористатися можливістю роботи з дому, освоєння таких інструментів стає необхідним. Повний або частковий перехід на онлайн-методи роботи висуває високі вимоги до управлінської та інформаційної інфраструктури компанії. Необхідна прозорість часу та завдань співробітників, які значну частину часу проводять поза офісом.

Перший крок у налагодженні ефективної «віддаленої» управлінської структури – використання контролю доручень керівника. Якщо ми не можемо контролювати ефективність співробітника за його фізичною присутністю в офісі, ми повинні навчитися робити це за результатами виконання завдань.

Відразу обмовимося. У великих та середніх корпораціях під «контролем доручень» зазвичай мають на увазі досить важку систему документообігу, яка працює з наказами, рішеннями правління тощо. Як правило, ця система дозволяє контролювати лише найбільші, масштабні доручення перших осіб організації, повністю залишаючи «за кадром» поточну роботу, що складається з багатьох невеликих, але важливих завдань.

Тут і далі ми говоримо про контроль оперативних, повсякденних завдань та доручень, яких у будь-якого топ-менеджера від кількох десятків до кількох сотень, і багато з них далеко не такі масштабні, щоб перевантажувати ними бюрократичну систему документообігу, а частина і в принципі туди не потрапляє, наприклад, контроль необхідних повсякденних дій постачальників, журналістів, клієнтів та інших зовнішніх контрагентів компанії.

Випадок із життя. Автор на діагностичній зустрічі з членом правління однієї з найбільших російських енергетичних корпорацій ставить запитання: «Як ви контролюєте ваші доручення»? (Потужна система документообігу у компанії, природно, є). «Бачите на стіні листочки – роздруківки з Word? Це протоколи засідань правління. Жовтим маркером виділено щодо моїх департаментів, тобто. власне доручення правління мені». "Добре, а як ви контролюєте свої доручення, які робите на основі виділених маркером рядків?" «Ось у мене пачка стікерів на столі. Щоправда, росте вона швидше, ніж я її контролюю, тому нижню частину пачки регулярно доводиться відправляти в шредер…»

Через три тижні топ-менеджеру була налаштована система контролю оперативних доручень на Outlook (рис. 1), що у будь-який момент дає йому інформацію щодо обраного аспекту: проекти, засідання, підлеглі тощо. Причому основну рутинну роботу з внесення та оновлення доручень вів секретар, а керівник мав результат.

Малюнок 1

Доручення генерального директора, вибірка з відділів

Оцініть ефективність.Чи траплялося вам прокидатися в неділю на дачі з думкою «чи не забув Петров відправити… погодити… підписати»? Чи, бачачи в коридорі Петрова, згадувати, що він мав щось зробити вчора? Одна з найсерйозніших причин стресу, вигоряння на роботі, синдрому хронічної втоми – надмірна завантаженість керівника безліччю питань, відчуття постійної тривоги через те, що частина роботи може бути виконана не вчасно або не виконана зовсім. Усунення цього постійного стресу, яке досягається завдяки контролю за дорученнями, дуже важко виміряти грошима. Здоров'я та задоволення від кожного моменту життя – безцінні.

Принципи системи контролю

Принципи системи контролю за дорученням дуже прості.

• Матеріалізація всіх доручень керівника у єдиному сховищі.Найчастіше найбільш простим і зручним у використанні сховищем є Outlook. Його переваги - світовий стандарт "де факто"; знайомство з ним (хоч би як з поштовою програмою) абсолютної більшості поточних та майбутніх співробітників організації; єдність контролю доручень з електронною поштою, календарями та контактами; абсолютна взаємопов'язаність із зовнішнім світом (все частіше я бачу, як зустрічі та завдання через Outlook «ходять» між компаніями, а не лише всередині фірми). Іноді зручним сховищем для доручень є SharePoint, про який буде сказано нижче.
• «Тематичні вибірки» у різних управлінських ситуаціях.Спілкуючись із підлеглим, керівник може клацанням мишки отримати вибірку завдань із підлеглого; проводячи планерку за проектом – вибірку завдань із проекту; при телефонній розмові (або скайп-сесії) з філією – філією тощо. В Outlook така можливість забезпечується налаштуванням так званих «уявлень користувача».
• Регулярний запобіжний контроль.Про завдання необхідно нагадувати підлеглим заздалегідь і неодноразово, щоб гарантувати її виконання в потрібний термін. Поступово система контролю підвищить виконавську дисципліну та знизить необхідність таких нагадувань. Керівнику також корисно заздалегідь, під час виконання завдання, розуміти її поточний статус, можливі проблемиі т.п.

Якщо керівник має секретар, значний обсяг технічної роботиможна делегувати йому. Як саме доручення від керівника потрапляють до секретаря (через Outlook, за допомогою диктофона, бланка контролю за дорученнями тощо) – окреме питання, яке потребує уточнення при налаштуванні контролю за дорученням.

Йде презентація для клієнта - будівельної компанії, що працює в одному із сибірських міст Росії. Наш консультант просить: «Згадайте, будь ласка, випадок, коли відсутність системи контролю доручень спричинила втрати компанії». Генеральний директор: «Легко! Місяць тому через те, що кілька завдань усередині компанії було виконано не в термін, ми здали паркування пізніше і були змушені давати клієнтам знижки з вартості місць для паркування. Загальні втрати – близько 600 тис. карбованців, для нашої маленької компанії це дуже серйозна сума».

Ще один приклад. В одній із телекомунікаційних компаній служба, яка відповідає за експлуатацію системи охолодження центру обробки даних, забула замовити запасні комплекти для кондиціонерів, які за технологією необхідно міняти кожні три місяці. Один співробітник забув виконати, інший забув проконтролювати. В результаті через відсутність комплекту вартістю кілька сотень доларів вийшов з ладу кондиціонер ціною десятки тисяч доларів. Добре, що центр обробки даних спочатку запроектований з резервом і вихід з ладу одного кондиціонера не вплинув на працездатність всієї системи. Інакше збитки пішли б наростаючою: через кондиціонери вийшли б з ладу сервери, зупинилася робота запущених на них програм і т.д. Загалом, кінь закульгав, командира вбито, битва програла «від того, що в кузні не було цвяха».

Спрощення звітності та посилення мотивації

Дуже корисною функцією є автоматична генерація з Outlook формальної корпоративної звітності – планів, звітів про виконані завдання, протоколів нарад тощо. На жаль, це не штатна функція Outlook, а надбудова-макрос, розроблена в нашій компанії. Її установка включається до загального списку робіт під час настроювання контролю доручень.

Приклад із практики клієнтів. Одним із резервів ефективності, названим у ході діагностики членами правління «Байкальського банку Ощадбанку Росії», було тривале формування протоколів після засідань, яке могло займати кілька днів (уточнення формулювань, термінів тощо), що уповільнювало виконання завдань.

У ході налаштування контролю доручень була прийнята і внесена в регламент наступна модель дій: доручення створюються в ході наради відразу в Outlook секретарем правління, причому вікно Outlook виведено на великий екран, всі бачать формулювання, терміни, відповідальні, можуть внести свої уточнення. Наприкінці засідання протокол прийнятого у банку офіційного формату (рис. 2) на бланку Wordстворюється автоматично з Outlook, підписується та набуває «сили закону».

Малюнок 2

Приклад експорту доручень із Outlook у документ офіційного формату

Можливість створювати формальні документи із завдань Outlook заощаджує десятки та сотні людино-годин часу, при цьому роблячи звітність більш актуальною та адекватною. Також це дозволяє пов'язати систему контролю доручень із KPI (ключовими показниками ефективності) співробітників та відділів, системою мотивації, системою планування.

Для голови Правління одного з російських банків була розроблена система контролю доручень, що дозволяла за допомогою експорту доручень в Excel і автоматизованого управлінського аналізу (що враховує «вага» доручення, прострочення у виконанні тощо) щомісяця будувати рейтинг ефективності працівників. Система виявилася настільки простою та прозорою, що через деякий час до цього рейтингу були прив'язані елементи грошової мотивації – частина квартальної премії співробітника стала залежати від коефіцієнта виконання доручень.

Календарі співробітників та облік часу

Будь-яка «онлайновість» і «віддаленість» у роботі компанії вимагає дуже трепетного ставлення до обліку часу та результатів. Якщо ми не можемо фізично бачити один одного протягом робочого дня, ми повинні навчитися точно ставити завдання та правильно оцінювати трудовитрати.

Цей контроль дуже важливий, і зовсім не тому, що люди - лиходії, які шукають, як би ухилитися від роботи. Всі ми недосконалі, нам потрібні «підпірки», які допомагають змусити себе працювати ефективно, долати власну лінь.

Питання прозорої і керованої постановки завдань вирішується з допомогою контролю доручень, про яку вже говорили. Питання прозорості та керованості часу вирішується за допомогою корпоративного стандарту планування у календарях.

Принципи цього стандарту досить прості:

• Усі керівники та співробітники планують свій час (зустрічі та великі «бюджетовані» завдання) виключно в календарях Outlook, жодні «папірці», стікери тощо. не допустимі; запрошення на зустріч здійснюється лише через Outlook, без телефонних дзвінків та електронних листів.
• Календарі, за винятком зустрічей, помічених галочкою «приватна», доступні колегам відповідно до корпоративної політики, яка регулює, хто та чиї календарі може бачити, редагувати, призначати зустрічі у них безпосередньо тощо.
• Під час ведення календарів використовується єдиний стандарт внесення інформації: колірна розмітка зустрічей, ключові слова в назвах, використання вкладень (порядок наради, схема проїзду на зовнішню зустріч і т.д.).

Така система дає істотний приріст керованості для керівників та зручності роботи – для всіх. Завжди видно, хто чим планує займатися та де знаходиться. Збираючи нараду, ви можете легко увімкнути календарі необхідних вам людей і вибрати найбільше зручний час(В Outlook навіть є функція, що полегшує пошук відповідного часу; мал. 3).

Малюнок 3

Колективна робота з календарями

При цьому не йдеться про тотальний контроль: відповідно до принципів тайм-менеджменту, до 30–40% робочого дня (ця цифра може варіюватися для різних посад) залишається для роботи з завданнями, що несподівано виникають.

При необхідності корпоративний стандарт планування часу може мати на увазі такі корисні опції:

• Зв'язування планування в календарі з мобільними пристроями– смартфонами, комунікаторами тощо. Перебуваючи на виїзній зустрічі, ви вносите цю зустріч у смартфон – і через пару хвилин вона вже у вашому серверному календарі, всі співробітники бачать найсвіжішу та найактуальнішу версію вашого розкладу. І навпаки, якщо хтось із офісу надіслав вам запрошення на зустріч, за хвилину ви вже побачите її у своєму смартфоні.
• Зв'язування планування зі звітністю.Завдяки експорту зустрічей календаря в Word або Excel можна формувати тижневі або щомісячні звіти, звіти за проектом буквально натисканням однієї кнопки (мал. 4). Вся краса в тому, що створення звітів не потребує «писанини», витрат часу та сил співробітників. У ряді компаній, наприклад, щомісячні звіти консультантів з проектів створюються за одну-дві хвилини, а це абсолютно офіційні документи, яких залежить оплата праці.

Малюнок 4

Звіт за дорученням

Через рік після завершення проекту, ми запитали керівника, директора з розвитку сибірської виробничо-торгівельної компанії: «Тепер, через рік, коли акти здачі-приймання та листи подяки давно підписані, який реальний «сухий залишок»?»

У цій компанії при впровадженні тайм-менеджменту акцент було зроблено на календарях. Відповідь керівника була такою: «Ви знаєте, я згадую часи, коли ми жили без мобільних телефонів. Потрібно було збагнути, що Коля зараз у гостях у Феді, а, оскільки у Феді немає міського телефону, треба зателефонувати його сусідові і попросити покликати до телефону Колю… Наше життя без загальних календарів, прозорих та зрозумілих, я згадую, як життя без мобільного телефону . Всі ці щоденники, папірці, нескінченні дзвінки, щоб призначити зустріч, ще більше дзвінків, щоб перенести зустріч, накладки та нестиковки у нарадах… Загалом життя без корпоративного стандарту планування – це як життя без мобільного телефону. Теоретично можливо, практично – вкрай незручно та неефективно».

Оцініть ефективність.Впровадження корпоративного стандарту планування та бюджетування часу допомагає вивільнити у графіці кожного керівника, залежно від посади, близько трьох-шостіх годин на тиждень, що йде на непродуктивні витрати при плануванні та організації зустрічей, що еквівалентно приблизно 10% фонду оплати праці. При цьому зростання ефективності управління за рахунок прозорості часу та трудовитрат становить від 10 до 25%.

"Саме того єдиного за весь день моменту, коли ви відкинулися в кріслі і розслабилися, через контору пройде з обходом бос."
Теорія вибіркового контролю

Система контролю виконання ESCOM.BPM

Призначення автоматизованої системи контролю за виконанням

Однією з найважливіших завдань, що ставляться перед системами електронного документообігуце автоматизація контролю за виконанням документів. Перехід на автоматизоване рішення забезпечує підвищення виконавчої дисципліни та скорочення зривів термінів виконання рахунок застосування ефективних методів управління контролем. Система контролю виконання документів та доручень (завдань) на базі забезпечує якісне підвищення виконавчої дисципліни за рахунок застосування комплексу автоматизованих процедур моніторингу та контролю виконання документів та доручень.

Наше рішення є не лише одним з найбільш потужних, комплексних та повнофункціональних серед аналогічних програм для контролю виконання доручень, але й одним із найдоступніших з погляду фінансових витрат: систему контролю виконання доручень можна придбати у редакції " " на 21 підключення всього за 33 600 рублів. При цьому ліцензії не мають терміну дії та купувати додаткове програмне забезпеченняне вимагається.

Система контролю виконання документів та доручень (завдань) є готовим комплексним адаптованим рішенням для автоматизації процесів роботи з дорученнями, автоматичного виконання, оперативного повідомлення учасників процесів про події та терміни, розсилки нагадувань, автоматизованого моніторингу та контролю виконання.

Програма містить звіти з виконавчої дисципліни та , які дозволяють оперативно подати поточну ситуацію щодо виконання доручень в організації, як у розрізі підрозділів, так і по кожному виконавцю.

Особливістю Системи контролю виконання доручень і те, що з дорученнями в автоматизованої системі чітко регламентована. Наприклад, не можна видалити завдання, що знаходиться на виконанні, не можна скоригувати завдання, не повідомивши про це виконавця, завдання можна надіслати тільки підлеглому співробітнику, а не комусь і т.д.

Важливим перевагою системи контролю виконанняє можливість розрахунку по кожному виконавцю коефіцієнта виконавчої дисципліни, який можна використовувати під час розрахунків мотиваційної складової співробітника (премії).

Система контролю виконання може поставлятися як самостійне рішення (), так і у складі з (редакції "-СПРАВА, Стандартна-ДОГОВОРИ, Стандартна-ПРОФ, Великий бізнес та Корпоративна").

Функції системи контролю за виконанням

Система контролю виконання доручень містить такі автоматизовані функції:

Система контролю виконання містить довідник оргштатної структури організації. До початку роботи із системою контролю виконання його необхідно заповнити. До довідника вносяться організація та її філії, підрозділи, співробітники та штатні одиниці. Дані з цього довідника використовуються при актуалізації ролей – при заповненні полів у картках завдань, а також при формуванні звітів щодо виконання доручень, наприклад, у розрізі підрозділів.

Довідник оргштатної структури також дозволяє поставити відношення Керівник - Підлеглі.

Система контролю виконання використовує це відношення під час заповнення картки доручення - список виконавців буде обмежено кожного керівника.

Для кожної штатної одиниці передбачено можливість налаштування одного або кількох заступників.

Заступники у системі контролю виконання

Система контролю виконання підтримує режим заміщення працівників. Це дозволяє заступникам виконувати у системі контролю за виконанням дії інших співробітників - узгоджувати завдання, відзначати виконання, виконувати перевірку тощо. Проте, під час виконання дій у картці доручення автоматично фіксується, хто і коли виконав дану дію.

Для будь-якого співробітника в системі контролю за виконанням документів можна створити одного або декількох заступників. Заміщення може бути незмінним або на вказаний період часу.

Заступнику може бути надано право погоджувати за Керівника доручення та надсилати їх виконавцям, перевіряти, відхиляти та підтверджувати виконання доручення.

Заступнику Виконавця може бути надано право на формування звітів щодо виконання завдання. Для заступника можна налаштувати дублювання повідомлень, що надходять до співробітника, якого він замінює.

Персональне завдання

Персональне завдання є основним засобом формалізації та контролю поставленого завдання у системі контролю виконання документів. Все про
Звіти про виконання будуються на інформації з карток персональних доручень. У картці доручення автоматично ведеться журнал подій, куди записуються все, що відбувалося з моменту створення до завершення.

Система контролю виконання ESCOM.BPM дозволяє створювати персональні завдання у «ручному» режимі або автоматично в контексті виконання документів (публікація та виконання резолюцій). Під час створення доручення з картки документа (наприклад, Наказу) відбувається автоматичне створення картки доручення та наповнення її полів. Створені картки завдань система контролю за виконанням автоматично пов'язує з карткою документа.

У картці документа на сторінці "Хід виконання" відображаються створені підпорядковані завдання та їх статуси, а також інформація про час, що залишився, до терміну виконання. Якщо завдання прострочене, то виводиться час, який завдання прострочено. Таке завдання відображається спеціальним значком.

Якщо завдання має підзавдання, вони також відображаються у картці документа, створюючи разом із головним завданням ієрархічний список доручень. Така структура з динамічним відображенням статусів та часу дозволяє наочно відобразити хід виконання документа.

Персональне завдання у системі контролю виконання може бути призначене лише одному Виконавцю. Кожен виконавець відповідає у виконанні призначених йому персональних завдань.

Для забезпечення можливості призначити доручення відразу декільком співробітникам система контролю виконання містить Групове завдання.

Для відображення персональних завдань у системі контролю виконання передбачений набір журналів «Персональні завдання». Журнали містять фільтри, що настроюються, які відбирають з бази даних картки завдань за заданими критеріями і відображають їх у вигляді списку - журналу. Система контролю виконання також дозволяє створювати нові журнали доручень і налаштовувати журнали, що є в ній.

Групові завдання

Одне із застосувань групового завдання є скорочення часу створення однотипних карток персональних доручень із загальним текстом доручення і терміном. Ще Групове завдання можна використовувати як завдання верхнього рівня, виконання якої розбивається на кілька підзадач, кожна з яких у свою чергу може бути розбита на підзадачі.

На відміну від персонального завдання, групове завдання містить список виконавців, який можна швидко заповнити за допомогою шаблонів. Коли групове завдання вирушає у роботу, воно автоматично розбивається на персональні доручення за кількістю виконавців. У поля карток персональних доручень буде занесено значення з відповідних полів картки групового завдання. У картці групового завдання відображаються створені персональні завдання та їх статуси, що дозволяє відстежувати хід виконання спільного завдання. Групове завдання буде завершено після завершення всіх створених персональних завдань.

Для відображення групових завдань Система контролю виконання документів містить журнал «Групові завдання», що настроюється.

Завдання з розкладом

Система контролю виконання ESCOM.BPM дозволяє автоматично створювати персональні доручення за графіком – розкладом. Для цього в системі призначено спеціальний процес "Завдання з розкладом". Наприклад, Вам потрібно, щоб підлеглі працівники 25 числа кожного місяця подавали Вам місячний звіт про виконання плану роботи. Завдання з розкладом дозволяє реалізувати це завдання. За налаштованим розкладом система контролю виконання автоматично створюватиме і доставлятиме виконавцям персональні завдання. По суті, завдання з розкладом – це групове завдання, якого додано розклад запуску.

При настанні заданого у розкладі терміну система контролю виконання документів автоматично створить картки персональних завдань кожного виконавця. У картці завдання з розкладом відображаються створені персональні завдання та їх статуси, що дозволяє відстежувати хід їх виконання. Завдання з розкладом не завершується після виконання персональних завдань, а буде автоматично запущено знову після наступного терміну запуску. За потреби завдання з розкладом можна зупинити, а потім запустити знову.

Для відображення завдань із розкладом у системі контролю виконання документів передбачено журнал «Завдання з розкладом».

Підготовка персонального завдання

У картці завдання вказується заголовок завдання, який коротко описує суть завдання та відображається у журналах завдання. У системі контролю за виконанням документів існує можливість вибрати тип завдання з класифікатора типових завдань. При цьому поле заголовка буде заповнено автоматично, а також заданий типовий термін виконання завдання. Також можна вказати докладний описЗавдання, вказати її важливість, вказати співвиконавців, прикріпити до картки файли вкладень.

Призначення РОЛЕЙ виконавця та керівника

Після створення картки персонального завдання у ролі Автор та Керівник автоматично заноситься співробітник, який створив картку. Роль Автор змінити не можна. Система контролю виконання ESCOM.BPM автоматично заносить у журнал історії завдання інформацію про те, хто і коли створив картку персонального завдання, а також інформацію про інші події.

Вибір Виконавця завдання здійснюється з діалогового вікна, що містить перелік працівників, підпорядкованих зазначеному Керівнику. Якщо потрібно дати завдання співробітнику, якого немає у списку виконавців, спочатку потрібно очистити поле «Керівник», потім вибрати потрібного виконавця (система відобразить список усіх співробітників). Після того, як виконавець вказано, потрібно вказати керівника завдання з діалогового вікна вибору працівника, яке міститиме список керівників для цього виконавця.

Термін та виконання та контролю

У персонального завдання обов'язково має бути зазначений термін виконання. У системі контролю за виконанням доручень поле «Термін виконання» може бути задано як абсолютним значенням дати, так і відносним, зазначеним у робочих днях або годинах з дати початку завдання, зазначеної в полі «Дата початку».

Поле «Дата контролю» може бути поставлене як абсолютним значенням дати, так і відносним, зазначеним у робочих днях або годинах від дати терміну виконання. Якщо контрольний термін та термін виконання заданий у відносних одиницях (робочих днях та годинах), то конкретні дати будуть обчислені автоматично під час відправлення завдання на роботу. Для коректного обчислення термінів виконання використовується підсистема "".

На картці завдання також відображається обчислена інформація про планову тривалість завдання, плановий обсяг трудовитрат і обсяг простроченого часу (для прострочених завдань). Обсяг трудовитрат вноситься Керівником або розраховується системою контролю за виконанням доручень автоматично.

• Увімкнення прапора «Доставити завдання негайно» призведе до негайної доставки завдання Виконавцю після опублікування завдання. Якщо прапор вимкнено, завдання буде доставлене системою контролю виконання доручень після настання терміну, вказаного в полі «Дата початку».
• Увімкнення прапора "Завдання не актуальне після настання терміну виконання" призводить до того, що система контролю виконання автоматично привласнює таке завдання статус "Анульовано", якщо за завданням, до настання вказаного в картці терміну виконання, не буде внесена відмітка про його виконання.

ФАЙЛИ ВЛОЖЕНЬ ЗАВДАННЯ

Система контролю за виконанням документів дозволяє прикріплювати до картки завдання кілька файлів вкладень довільних типів. Редагувати файл вкладення може лише його власник. Інші співробітники можуть створювати.

Важливість завдання

У картці завдання можна вказати міру важливості завдання. У системі контролю за виконанням доручень ESCOM.BPM завданням з високою важливістю присвоюється максимальний коефіцієнт важливості. Якщо завдання прострочене чи виконано, йому присвоюється максимальний коефіцієнт важливості.

Залежно від статусу завдання (виконано у строк; виконано не в строк – прострочено; не виконано) та зазначеного коефіцієнта важливості при формуванні звіту з виконавської дисципліни буде розрахований коефіцієнт виконавчої дисципліни від 0 до 1 для кожного виконавця. Чим вище коефіцієнт, тим кращим є показник виконавської дисципліни співробітника. Дані про виконавську дисципліну можна використовувати для нарахування премій.

Надсилання завдання в роботу У СИСТЕМІ КОНТРОЛЮ

При надсиланні завдання працювати система контролю виконання документів перевіряє заповнення полів картки. Якщо буде виявлено помилку, то система контролю виконання видасть повідомлення. Система контролю виконання доручень також перевіряє, чи може працівник, який відправляє завдання, призначити завдання Виконавцю. Якщо ні, то завдання буде направлено на узгодження працівника, вказаного в полі Керівник. Перед безпосередньою відправкою завдання Виконавцю система контролю виконання доручень перевіряє прапорець «Доставити завдання негайно» і якщо він увімкнений, то завдання доставляється негайно. Інакше, завданням надається статус «Відкладена доставка» та завдання буде доставлене виконавцю при настанні терміну, вказаного у полі «Дата початку».

Видалення ДОРУЧЕННЯ В СИСТЕМІ КОНТРОЛЮ

У системі контролю за виконанням доручень картку персонального завдання можна видалити, тільки якщо вона не була відправлена ​​в роботу. Адміністратор може видалити завершені та анульовані завдання. Якщо доручення перебувати у виконанні, його потрібно відкликати і лише після цього можна видалити.

Узгодження завдання У СИСТЕМІ КОНТРОЛЮ

Система контролю виконання документів ESCOM.BPM інформує Керівника про завдання, що надійшло на погодження, за допомогою повідомлення. Доставку повідомлень ESCOM.BPM забезпечує " ". Під час погодження Керівник може:

• Погодити завдання та надіслати його виконавцю. При цьому виконавець отримає сповіщення про призначення завдання.
• Відхилити завдання та повернути його ініціатору. При цьому ініціатор отримає сповіщення про відхилення завдання.

Керівник також може:

• Скоригувати поля картки завдання (строки, важливість та ін.)
• Змінити виконавця

Для відображення карток завдань що узгодженні у системі контролю виконання є журнал «Завдання –> Узгодження».

Відкладена доставка

Якщо у картці завдання вимкнено прапорець «Доставити завдання негайно», то після публікації завдання перебуватиме у стані «Відкладена доставка». При настанні терміну вказаного в полі «Дата початку» завдання автоматично доставиться Виконавцю. Для відображення карток завдань у стані «Відкладена доставка» у системі контролю виконання доручень призначений журнал «Завдання -> Очікують на доставку».

Виконання завдання

Доставка завдань виконавцям

У системі контролю за виконанням доручень для своєчасного доведення призначених завдань до виконавців доставка завдання супроводжується автоматичною доставкою повідомлення Виконавцю. Повідомлення так само дублюється на електронну поштувиконавця.
Картка повідомлення "спливає" поверх відкритих вікон на моніторі виконавця.

Повідомлення містить текст, дату надсилання, дату доставки, гіперпосилання на завдання та кнопку «Підтвердити прочитання». При натисканні на кнопку підтвердження прочитання або при відкритті картки завдання через гіперпосилання відбувається автоматична фіксація дати прочитання повідомлення. Не можна видалити повідомлення.

Прочитані повідомлення у системі контролю доручень розміщуються у спеціальний журнал. Коли співробітник натискає на картці повідомлення кнопку «Підтвердити прочитання» або натискає на гіперпосилання, то автоматично записується дата прочитання повідомлення. У картці завдання можна викликати форму, що містить список всіх надісланих у контексті завдання повідомлення. Список містить заголовки повідомлень, інформацію про статус повідомлень, дати надсилання та дати прочитання.

У комплексі всі ці засоби забезпечують гарантоване повідомлення працівника про призначене йому завдання та забезпечують контроль доставки завдання виконавцю. Доставлені виконавцю завдання мають статус "У роботі".

Для відображення завдань, що знаходяться в роботі в системі контролю за виконанням документів ESCOM.BPM передбачено журнал «Завдання -> Виконання».

Для зручності виконавців у системі контролю виконання доручень ESCOM.BPM передбачена група журналів «Призначені завдання», яка включає журнали, що відбирають завдання, призначені виконавцю з певним терміном виконання:

• Завдання високої важливості
• Строк виконання сьогодні
• Термін виконання поточний тиждень
• Термін виконання поточний місяць
• Строк виконання наступний тиждень
• та інші.

Реєстрація завдань

Доставленим завданням у системі контролю виконання доручень автоматично надається унікальний порядковий номер. Номер відображається в картці завдання та журналах. Номер завдання дозволяє посилатися на завдання та відрізняти його від інших завдань із однаковим заголовком. У пов'язаних завдань автоматично додається через точку до номера головного завдання індивідуальний номер, наприклад 012.1 або 012.1.2

Розподіл роботи над завданням

Виконавець може безпосередньо з картки призначеного йому завдання створити персональні завдання своїм підлеглим, які також можуть створити завдання для своїх підлеглих. Між такими завданнями в системі контролю за виконанням документів ESCOM.BPM автоматично створюється зв'язок, який дозволяє наочно відстежити хід виконання всього ланцюжка завдань у вигляді ієрархічної (древоподібної) структури.

Хід виконання завдань відображається у картці головного завдання чи документа. Виконавці підлеглих завдань вносять у картки своїх завдань інформацію про фактичні трудовитрати та формують звіти про виконання. Після підтвердження Керівником виконання підпорядкованого завдання до картки головного завдання переноситься з підпорядкованого завдання підсумкова інформація щодо фактичних трудовитрат та звіт виконавця.

При включенні в картці завдання спеціального прапора завдання може бути завершено автоматично, після завершення виконання підпорядкованих завдань. Таким чином, Виконавцю завдання достатньо перевірити та підтвердити виконання підпорядкованих завдань. Як тільки він це зробить, його завдання буде системою контролю за виконанням доручень автоматично відзначено як виконане.

Делегування завдання

Для активізації резервів організації завдяки оптимальному використанню компетенції працівників та вивільненню часу керівників у системі контролю за виконанням документів ESCOM.BPM передбачена можливість делегування завдання.

При виконанні делегування вказується співробітник у складі підлеглих виконавцю, якому будуть делеговані права виконання завдання. Система контролю за виконанням доручень автоматично інформує нового виконавця про призначене завдання. Співробітник, якому делеговано завдання, працює з ним так, начебто він був призначений Виконавцем завдання.

Контроль виконання завдання

При надсиланні завдання Виконавцю в системі контролю за виконанням документів ESCOM.BPM автоматично ініціалізується таймер контролю, який відстежуватиме контрольний термін виконання завдання. При настанні контрольного терміну система контролю виконання відобразить на екрані монітора Виконавця вікно з нагадуванням про час, що залишився.

Якщо при настанні планового терміну виконання доручення залишатиметься у стані «В роботі», то система контролю виконання внесе до картки завдання позначку «Прострочено». При цьому система контролю виконання доручень ESCOM.BPM автоматично надішле повідомлення Виконавцю та Контролеру, і з цього моменту щодня нагадуватиме їм про прострочене завдання.

У картці доручення, а також у журналах завдань відображається час, що залишився до терміну виконання, а якщо доручення прострочене, то час, на яке воно прострочено. Якщо у формі доручення включений прапор «Вважати завдання не виконаним якщо воно прострочене на вказане число днів», то прострочене доручення система контролю за виконанням доручень автоматично відзначить як не виконане після зазначеної в картці числа днів.

Доручення зі статусом "Прострочено" відображаються в журналі "Завдання -> Прострочені". Доручення, що знаходяться на контролі, відображаються в системі контролю виконання ESCOM.BPM у журналі «Завдання -> На контролі».

Перенесення терміну виконання

У разі потреби Виконавець може надіслати запит Керівнику з проханням змінити термін виконання або скоригувати завдання. Керівник може сам ініціювати процес коригування завдання. У цьому випадку доручення буде відкликано з етапу «Виконання» та буде переведено на етап «Перевірка керівником». Зміна терміну виконання фіксується системою контролю виконання у розділі «Перенесення термінів» картки доручення та враховується для формування звітів з виконання завдань.

Керівник може відхилити прохання Виконавця. У цьому термін виконання доручення не зміниться.

Доручення, що знаходяться на перевірці (коригуванні), відображаються в журналі "Завдання -> На перевірці". Завдання з перенесенням терміну відображаються в журналі «Завдання -> з перенесенням терміну»

Облік фактичних трудовитрат

У ході роботи над завданням Виконавець може внести до розділу «Фактичні трудовитрати» інформацію про фактично витрачений виконання завдання часу. Внесена інформація про витрачений час автоматично підсумовується системою контролю за виконанням документів ESCOM.BPM, і обчислена сума записується в полі картки доручення «Обсяг фактичних трудовитрат».

Якщо головне доручення має підпорядковані завдання, то при їх завершенні до розділу «Фактичні трудовитрати» головного доручення автоматично вноситься підсумкова інформація про фактичні трудовитрати з карток підпорядкованих завдань. Таким чином у картці головного доручення збираються всі трудовитрати на виконання.

Звіт виконавця

У системі контролю за виконанням документів Виконавець завдання має можливість вносити до картки доручення проміжні звіти про хід роботи, в яких можна вказати поточний відсоток виконання завдання. Під час створення звіту до нього автоматично підставляється поточний обсяг фактичних витрат.
Звіти про виконання відображаються у картці доручення у відповідному розділі. Виконавець повинен вказати відсоток виконання доручення, заповнити зміст звіту та зберегти звіт за завданням, натиснувши кнопку «ОК».

Система контролю за виконанням доручень автоматично повідомляє Керівника про звіт.

У картці доручення відображається поточний відсоток виконання завдання, обсяг фактичних трудовитрат, та час, що залишився до терміну виконання.

Підсумковий звіт формується так само, як і проміжний. У картці підсумкового звіту необхідно вказати відсоток виконання 100% та поставити прапор «Відзначити завдання як виконане».

Для відображення виконаних, але не перевірених персональних завдань у системі контролю виконання доручень ESCOM.BPM передбачено спеціальний журнал «На перевірці».

Перевірка виконання

Якщо Контролер і Керівник - різні співробітники, то системі контролю виконання документів виконане завдання спочатку надходить на перевірку Контролеру. І тут доручення переходить на етап «Перевірка контролером».
При перевірці виконаного завдання Контролер переглядає картку доручення щодо коректності заповнення звіту виконавця і за необхідності повертає завдання Виконавцю для доопрацювання. Якщо Контролер не має зауважень, то він пересилає доручення Керівнику для розгляду та прийняття рішення. Завданням, надісланим на перевірку керівнику, надається статус «Перевірка керівником».

Якщо в результаті перевірки Керівником доручення, він вирішив повернути завдання Виконавцю на доопрацювання, перш ніж це зробити від нього потрібна вказівка ​​на новий термін виконання.

Система контролю за виконанням документів автоматично інформує Виконавця про необхідність доопрацювати завдання за допомогою повідомлення. Керівник та Контролер можуть внести свої зауваження до розділу «Примітки» картки завдання. При доопрацюванні завдання Виконавець повинен буде внести позначки усунення зауважень.

Керівник може підтвердити виконання завдання, при цьому автоматично записується дата фактичного завершення робіт. У тих випадках, коли доручення не може бути виконане з будь-яких причин або під час перевірки виконання завдання виявилася погана якість, Керівник може відзначити доручення як невиконане.

Для відображення невиконаних завдань система контролю за виконанням документів містить журнал «Не виконані».

Наявність таких доручень негативно позначається на коефіцієнті виконавчої дисципліни виконавця.

Доручення, які потребують доопрацювання, у системі контролю виконання ESCOM.BPM відображаються в журналі «Завдання -> На доопрацюванні».

Якщо продовження робіт за дорученням не потрібне, то Керівник може позначити завдання як «Анульоване». Такі доручення впливають коефіцієнт виконавчої дисципліни. У системі контролю за виконанням доручень ESCOM.BPM виконані завдання відображаються в журналі «Завдання -> Виконані».

ЗВІТКИ З ВИКОНАННЯ доручень

Дані про хід та результати контролю виконання повинні враховуватися та аналізуватися. Підсумком цієї роботи є звіти про виконання
документів та завдань, що надаються керівникам.

У системі контролю за виконанням документів передбачена можливість формування різних звітів щодо виконання доручень та з виконавчої дисципліни. Звіти дозволяють оцінити рівень виконавської дисципліни за певний період часу, надаючи інформацію про виконані, невиконані та прострочені завдання як по організації в цілому, так і в масштабах діяльності окремо взятого підрозділу або співробітника.

Для цілей моніторингу система контролю виконання містить журнали завдань, що налаштовуються, які відображають картки документів і доручень за певний період часу, з певним статусом (в роботі, перевірка, доопрацювання і т.д.).

Журнали системи контролю за виконанням документів мають можливість представляти інформацію в різних інформаційних зрізах, наприклад:

за поточним статусом доручення; - за виконавцями; - за керівниками; - за підрозділом; - за терміном виконання; - за простроченими та іншими атрибутами завдань; - За складовими угрупованнями, наприклад, за виконавцями та статусом, за керівниками та виконавцями тощо.

У журналі системи контролю виконання автоматично підраховується підсумкова кількість доручень, а також кількість завдань у кожній групі. Крім того, в журналах є можливості сортування по кількох колонках, фільтрація даних в колонках, підсвічування записів з потрібними значеннями, пошук даних, налаштування порядку прямування та складу колонок.

• Сформований таким чином звіт можна вивести на друк або експортувати файл.
• Система контролю виконання дозволяє формувати графіки та діаграми за даними з журналів завдань, що забезпечує оперативність та наочність аналізованої інформації.
• Для керівників є спеціальні звіти, що дозволяють швидко оцінити стан справ щодо виконання доручень

АТРИБУТНИЙ І ПОВНОТЕКСТОВИЙ ПОШУК ЗАВДАНЬ

Крім журналів завдань система контролю виконання містить спеціальні формидля атрибутного та повнотекстового пошуку карток доручень. Форми пошуку дозволяють швидко відібрати потрібні карткиза довільними критеріями відбору. Під час пошуку

враховуються права доступу користувача, який шукає. Користувач може побачити ті завдання, у картках яких він зазначений – тобто є роллю. Відібрані картки доручень виводяться у вигляді журналу завдань.

Як купити рішення "Система контролю виконання доручень"

Рішення "Автоматизована система контролю виконання" є у всіх редакціях ESCOM.BPM.

Купити дане рішенняВи можете самостійно в нашому інтернет-магазині. Для цього потрібно помістити в кошик одну серверну ліцензію вибраної редакції, наприклад, та потрібну кількість клієнтських ліцензій, наприклад . Потім сформувати замовлення.

Ви також можете написати нам листа із зазначенням основних параметрів Вашого завдання автоматизації і ми підготуємо для Вас оптимальну комерційну пропозицію.

26 лютого 2010 р. 15:19

Олексій Афанасьєв, директор з якості компанії "ІнтерТраст"

На багатьох підприємствах Росії, особливо на тих, що пережили в останні роки швидкий ріст, спостерігається одна й та сама проблема: нездатність посадових осіб організації забезпечити якісний та належний контроль за виконанням своїх доручень. Зазвичай від такої проблеми страждають компанії нові, тоді як ті організації, які мають ще радянське минуле, а також адміністрації муніципальних, регіональних та федеральних органів влади, досить ефективно використовують досвід директивного управління, особливо популярного в нашій країні до перебудови. Ця стаття ставить своєю головною метою саме перенесення досвіду у сфері контролю за виконанням доручень керівних працівників на сучасні компанії.

Майже будь-який вид управлінської діяльності організації пов'язані з виконанням доручень її керівництва, тому контролю над виконанням доручень налагодити важливо. Доручення можуть:

● проставлятися у вигляді резолюцій на внутрішніх та вхідних документах (наприклад, на доповідних записках та листах);

● бути сформульовані в розпорядчих документівколегіальних органів (у протоколах) та одноосібних органів управління (у наказах та розпорядженнях).

Щодо звернень громадян зазначимо таке. Формально процедура роботи з ними ідентична обробці вхідної кореспонденції, проте терміни регламентуються діючим законодавствомна федеральному рівні, що повинні враховувати і керівник, який встановлює строки виконання, та виконавець, покликаний ці строки дотримуватися.

Багато документів у процесі свого життєвого циклуможуть бути поставлені на контроль. Ми можемо бачити і відбиток штампика з літерою "К", і слово "Контроль", надписане червоною ручкою або зроблене у вигляді відбитка (див. Приклад 1). Завдання таких позначок одна – звернути увагу на необхідність постановки на контроль доручень, даних у тексті документа або в резолюції на ньому (у нашому прикладі на листі, що входить, проставлена ​​резолюція з дорученням Ігнатової Ю.С., що і коли потрібно зробити). До завершення виконання такі документи зберігаються в окремій папці. При завершенні виконання на документі робиться позначка про це (у Прикладі 1 у нижньому правому кутку 07.10.2009 зроблено запис про укладення договору та поміщення документа у справу № 08-24).

Постановка завдання виконавцям

Хто формулює доручення? Цим займаються керівники всіх рівнів. Просто зазвичай на контроль ставлять виконання доручень першої особи або всього вищого керівництва організації і займається цим служба ДОП. А дорученнями керівників нижчого рангу – керівників підрозділів, зазвичай, займаються співробітники цих підрозділів, відповідальні за діловодство у них.

Здавалося б, у тексті резолюції чи розпорядчому документі вже й так мають бути чітко й однозначно сформульовані:

● саме доручення,

● термін виконання,

● конкретний виконавець.

У разі якщо хоча б одна з цих умов не виконується (що трапляється), необхідний окремий працівник, який може чітко переформулювати вимоги керівників, а при необхідності і розбити їх на дрібніші, але з чітко визначеними виконавцями.

При формулюванні доручень бажано дотримуватися наступних простих правил: формулювання повинні бути короткими, ємними, що максимально виключають двоїстість тлумачень, мати чітко визначений та вимірний результат. Все це дозволить не витрачати час на додаткові уточнення. З іншого боку, це дає виконавцю мету, а автору доручення – упевненість, що результат від дій виконавця буде очікуваним.

Наведемо приклади розпливчастих формулювань та відповідних їм правильних текстових конструкцій:

При налагодженні у створенні контролю над виконанням доручень досить скоро документи починають змінюватися: замість загальних вимог з'являються короткі і повні доручення з певним виконавцем, терміном і очікуваним результатом. Це значно підвищує ефективність управління компанією, що практично одразу відзначають її керівництво, і власники.

Термін виконання доручення

Терміни виконання доручень у створенні встановлюються зазвичай самим керівником-автором, який створив доручення. У окремих випадках термін виконання доручень може бути встановлений локальним актом організації чи зовнішнім нормативним регулюючим документом.

Процитуємо тут Типовий регламентвзаємодії федеральних органів виконавчої влади:

Фрагмент документа

Типовий регламент взаємодії федеральних органів виконавчої, утв. постановою Уряду РФ від 19.01.2005 № 30 із змінами від 21.02.2008 Доручення підлягає виконанню у встановлений термін. Якщо терміном виконання встановлено період часу, початком його вважається дата підписання доручення. Доручення, що містить вказівку терміново, підлягає виконанню в 3-денний термін. Вказівка ​​"оперативно" передбачає 10-денний термін виконання доручення. Якщо термін виконання у дорученні не вказано, воно підлягає виконанню в строк до 1 місяця з дати його підписання (до відповідного числа наступного місяця, а якщо у наступному місяці такого числа немає, то до останнього днямісяця). Якщо останній день терміну виконання доручення припадає на неробочий день, воно підлягає виконанню попереднього робочого дня.

З метою вдосконалення системи управління організацією має сенс для доручень, що ставляться на контроль, уніфікувати терміни виконання – привести їх до єдиної встановленої в організації основи. Спочатку таке рішення потрібно задокументувати у локальному акті, Наприклад, в Інструкції з діловодства. Зміна терміну виконання має бути можливо також у випадках, задокументованих у локальних актах організації. І вже звичайно, система обчислення термінів, що вводиться, повинна відповідати здоровому глузду. Адже складно знайти демотивуючий для виконавця фактор, ніж нездійсненне доручення.

Наведемо приклади кількох формулювань доручень і пояснимо, яка дата кожної з них вважатиметься останньою датою своєчасного виконання доручення. Це дуже важливо, т.к. у цьому питанні часто буває плутанина.

Досить поширена ситуація, коли один керівник доручає виконання завдання іншому керівнику нижчого рівня, а той на власний розсуд спускає доручення ще одним «поверхом нижче». Таким чином, доручення проходить через руки кількох керівників, перш ніж дістанеться остаточного виконавця. Щоправда, спускаючись цією драбиною, доручення може «розгалужуватися» на кілька «підзадач», що виконуються різними людьми. різні терміни. Ця система називається створенням «вкладеного доручення».

При формулюванні«Вкладених» доручень важливо закласти тимчасовий запас. Стосовно «батьківського» доручення він повинен становити як мінімум від 1 до 3 робочих днів. Бажано уникати надто великої «вкладеності» доручень, виключивши з ланцюжка тих керівників, які лише «передають естафету далі». У разі наявності виконавця, який відповідає за виконання всього доручення загалом, він називається «відповідальний виконавець».

Як приклад, коли термін виконання доручення регламентований зовнішнім нормативним документом, наведемо Федеральний закон № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян, у Російської Федерації». Згідно з цим документом максимальний термінРозгляду письмового звернення громадянина РФ дорівнює 30 дням, і вважатися він починає з моменту реєстрації такого документа (на цю процедуру Закон відводить 3 дні з моменту надходження звернення).

Якщо громадянину, наприклад, потрібне сприяння органу місцевого самоврядування реалізації своїх прав, то тимчасовий термін, який цього потрібно, часто значно перевищує 1 місяць. У такій ситуації заявнику у місячний строк надсилається письмова відповідь, яка не вирішує його питання по суті, але чітко описує процедуру подальшого сприяння органу. У самому ж органі влади доручення, сформоване на основі розгляду такої скарги, має бути поставлене на робочий контроль із регулярним поданням звіту про розвиток ситуації керівнику – автору доручення.

Часто буває, що громадяни адресують свої звернення неправильно. І тоді адресат не розглядає їх, а переадресовує тому органу чи посадовій особі, до компетенції якого належить це питання. На це Законом надається 7 днів з дня реєстрації звернення. При цьому громадянин повідомляє про таку переадресацію. І, між іншим, Закон однозначно забороняє пересилати скарги на розгляд до того органу чи тієї посадової особи, рішення або дія (бездіяльність) якої оскаржується.

Процедура контролю над виконанням доручень

Тепер, маючи основні відомості щодо підготовки доручень, необхідно детально розглянути саму процедуру контролю за виконанням доручень.

Зазначимо, що на конкретному підприємстві робота з контролю виконання доручень може вестись:

● вручну за допомогою картотеки реєстраційно-контрольних карток (РКК);

● в системі електронного документообігу, де склад фіксованої в «електронних картках» інформації залишається незмінним, але багато операцій з повідомлення виконавців та формування звітності з виконавської дисципліни здійснюються автоматично;

ще є проміжний варіант, коли для полегшення роботи використовуються можливості MS Excel – доручення, поставлені на контроль, описуються в табличній формі, в якій потім можна фільтрувати інформацію за виконавцями, термінами та ін.

На етапі "Постановка на контроль" працівник канцелярії здійснює реєстрацію доручення. Якщо воно міститься на документі, то на ньому ставиться відбиток штампа «К» або «Контроль» або ж пишеться яскравою ручкою, можливо і просто переміщення документа в папку контрольованих доручень.

Виконавець, отримуючи доручення,повинен ознайомитись з ним і до закінчення зазначеного на дорученні контрольного терміну виконати поставлені у ньому завдання. Якщо виконавцю потрібно передати роботу до виконання іншим підлеглим йому працівникам, він створює доручення нижчого рівня, як і було розглянуто нами раніше.

Якщо виконавець усвідомлює, що поставлений термін відповідає можливості виконати зазначені завдання вчасно, він клопотає перед керівником, який видав доручення, про перенесення дати виконання. В іншому випадку, якщо виконавець усвідомлює, що виконання доручення знаходиться поза його компетенцією та зоною відповідальності, він може клопотати про повне або часткове скасування доручення.

Якщо керівник приймає рішення про перенесення термінів або скасування доручення, він інформує звідси людини, відповідального за терміновий контроль. У будь-якому випадку клопотання від виконавця про перенесення строків або скасування доручення мають бути подані керівнику до дати закінчення контрольного терміну доручення.

« Контроль виконання доручень по суті» зазвичай займається працівник, досить компетентний у тому, щоб оцінити релевантність досягнутого результату виконання поставленої у дорученні задачі. Такий контроль може бути розпочато компетентним працівником після отримання звіту про виконання і може бути завершений або зняттям з контролю, або поверненням на доопрацювання.

Процедуру «Зняття з контролю» доручення виконує працівник, який проконтролював виконання доручення сутнісно, ​​і навіть у разі задоволення керівником клопотання про зняття доручення повністю.

В рамках етапу « Контроль виконання за терміном»Виділений співробітник контролює терміни виконання одночасно всіх активних, тобто що знаходяться на виконанні доручень (якщо така робота в організації ведеться вручну або за допомогою MS Excel, то цим зазвичай займається секретар автора доручення або працівники служби ДНЗ). Нині більшу частину цієї роботи можуть виконувати системи електронного документообігу, інформуючи виконавців терміни завершення виконання доручень. Інформування є зрізове попередження за всіма не знятими з контролю дорученням (див. Приклад 4).

Навантаження на окремого виконавця постійно зростає і, як наслідок, виконавська дисципліна працівників починає падати через елементарну забудькуватість. Періодичне інформування працівників, наприклад, щотижневе, дозволяє чітко уявити обсяг які до виконання доручень і зорієнтуватися у термінах подання звітності.

Інформаційний листможе бути як коротким (див. ), Так і більш повним, зі складом інформації, яка представлена ​​в таблиці . До речі, якщо в такій таблиці MS Excel відфільтрувати доручення по конкретному виконавцю з порожньою позначкою про виконання, то, роздрукувавши результат, ми й отримаємо ще один варіант інформаційного листа для виконавця.

Якщо такі листи формує СЕД, то зручно включити у табличну форму колонку з кількістю днів, що залишилися до кінця терміну виконання. Ранжування доручень за датою закінчення терміну виконання теж дуже зручно – це дозволяє виконавцю швидше орієнтуватися та ефективніше управляти власним робочим часом.

Звітність з виконавської дисципліни

Деякі організації практикують проміжну звітність виконавців. У разі необхідності проведення регулярного контролю ходу виконання особливо важливих доручень їх автори додають до тексту доручення інформацію про необхідність періодичної, наприклад, щотижневої звітності, яку необхідно надавати протягом усього терміну виконання. Проміжний звіт про виконання готується зазвичай у довільній письмовій формі чи формі доповідної записки. Підготовкою таких звітів можуть займатися:

● сам виконавець

● підлеглий йому секретар,

● співробітник, відповідальний за виконавську дисципліну у компанії.

Щоб відстежувати рівень виконавчої дисципліни в організації періодично або на вимогу керівництва, готується кілька видів звітів, які можуть стосуватися виконавчої дисципліни:

● окремої посадової особи-виконавця;

● конкретного підрозділу

● організації загалом;

● доручень, виданих певним керівником та ін.

Для керівництва у формі статистичного зведення узагальнюються відомостіпро поставлені, виконані, а також перехідні на інший звітний період доручення. Для забезпечення більш ефективного управління виконавчою дисципліною використовуються різні моделі звітів. Варіанти форм звітності представлені в і на думці Є. Каменева.

Оскільки такі звіти готуються і з організації загалом, і з її підрозділам зокрема, у розділ виконавців виносяться ті посадовці, яким керівник дає доручення безпосередньо. Наприклад, для генерального директораце будуть його заступники та керівники напрямів діяльності, тоді як для керівника департаменту це будуть начальники відділів та, можливо, секторів.

Навіть якщо в організації відсутня повноцінна автоматизація документообігу за допомогою СЕД, такий документ досить зручно складати та вести у системі електронних таблиць Microsoft Excel або OpenOffice.org Calc. У цих системах є багато в чому подібний інтерфейс і функціонал, вони можуть допомогти в автоматизації обліку та побудові звітності в невеликій і середній компанії. Головне – чітко знати, що потрібно отримати на виході.

Думка

Ми розглянули питання постановки та зняття доручень з контролю, а також методологію виконання доручень та звітності щодо контролю за їх виконанням. Запропоновані у статті моделі директивного управління допоможуть зробити управління організацією чіткішим та прозорішим.

Документообіг та доручення - ось два головні затики роботи будь-якої компанії. Забезпечити гідний контроль за виконанням доручень складно, але можна. Те саме стосується і зберігання документів – кожен на своєму місці. Думаєте, казка? Зовсім ні, і ім'я цієї правдивої історії – ЛідерТаск.

Як організувати контроль за дорученнями

Спочатку визначимося з головними питаннями організації контролю за дорученнями:

1. Як дізнатися, на якій стадії виконання вашого доручення?
2. Як запобігти ігноруванню доручень?
3. Як перевірити результат завдання?

Всі відповіді можна знайти у програмі ЛідерТаск. Завдяки розробленій системі доручень, жодне ваше завдання не пропаде з поля зору. Занесіть усіх співробітників у програму та роздавайте письмові доручення будь-якого масштабу – аж до глобального проекту.

Коли ви відправите своє доручення одному з підлеглих, його аватар навпроти назви завдання стане напівпрозорим – це означає, що доручення вже доставлене, але ще не прочитане. Як тільки співробітник відкриє завдання від вас, його аватар у програмі набуде стандартного забарвлення. Таким чином, висловлювання на кшталт “ Я не бачив ” будуть просто недоречні.

Пропустити ваше завдання у співробітника також не вийде – якщо, звичайно, ви не призначите дедлайн розв'язання задачі. Вона з'явиться у списку справ вашого підлеглого, а у навігаторі програми з'явиться ваше ім'я з кількістю доручених завдань.

Якщо доручення не буде виконано до терміну, то наступного дня воно з'явиться у вашому списку справ, і ви зможете запитати у виконавця, у чому причина затримки. Запитати ви також можете у вбудованому чаті, що з'являється у кожного завдання після створення.

Таким чином, всі ваші доручення будуть обов'язково виконані, і жодне з них не буде втрачено. ЛідерТаск допоможе вам з організацією контролю за виконанням доручень на всі 100%. Докладніше про те, як дізнатися, чи прочитано доручення, ви можете переглянути у відео нижче:

А що щодо документів за дорученням? Як забезпечити повний контроль за виконанням документів і доручень?

Робота з документами в ЛідерТаську

Усі файли та документи по конкретній задачі зберігаються всередині цього завдання. Це можуть бути і файли Microsoft Office, і фотоматеріали, і відео та т.д.

Наприклад, завдання полягає у створенні графіки для нового сайту – прикріпіть до доручення або проекту всі потрібні файли. До них матимуть доступ тільки ті працівники, яким ви дозволите. Тож конфіденційна інформація ніколи не потрапить до рук стороннім особам – це виключено!

Мало хто знає, але всередині ЛідерТаска ви також можете створювати свої документи – нотатки з форматуванням прямо всередині потрібного доручення. Для цього в необхідному завданнюзнайдіть відповідну кнопку і у вікні, створюйте документи будь-якого змісту.

Як візуально виділити важливі та термінові доручення та документи?

Розробники ПЗпередбачили все найнеобхідніше для візуальної роботи із завданнями - кольори, мітки, підзавдання та багато іншого. Наприклад, якщо одне з ваших доручень носить невідкладний характер, то створіть однойменну мітку та прикріпіть її до потрібному завданню. Співробітник побачить її у повідомленні та списку справ, і миттєво почне її виконання.

Легкий Лайфхак від нас самих- внесіть до Правил компанії пункт про те, що доручення з відповідними мітками потрібно виконувати в першу чергу, відклавши всі інші справи на потім. І таким чином ви зможете вибудувати цілу систему роботи з дорученнями всередині вашої організації.

Візуалізуйте інформацію, виділяйте все найголовніше, а почніть із завантаження програми для контролю за дорученням ЛідерТаск.