Існують документи обов'язкові (передбачені) та рекомендовані. Якщо у вашому КДП повний нуль — варто активно взятися за створення обов'язкової документації. В самому загальному виглядівона поділяється на дві категорії:
- Локальні нормативні акти.
- Документи, створювані під час оформлення трудових відносин.
- положення про захист.
Сюди ж, але з урахуванням специфіки, можна зарахувати:
- положення про та ін. (якщо такі особливості на вашому підприємстві існують).
- документи з обліку кадрів (трудові, цивільно-правові договори; накази з особового складу; особисті картки працівника);
- документи з обліку робочого часу та розрахунків (табелі, розрахунково-платіжні відомості);
- особисті документи працівників ( трудові книжки, Документи особистої справи).
Нумерація наказів у кадровому діловодстві
Зазвичай у новачків постає питання: як нумерувати накази? Хороша новина: законодавчих вимогне встановлено, покладіться на здоровий глузд.
Є кілька запитань-підказок, відповівши на які, ви зможете створити власну логіку нумерації наказів.
- Скільки в організації штатних співробітників: 10, 50, більше ніж п'ятдесят?
- Яка плинність кадрів?
- Як часто доводиться змінювати умови праці (перекладати працівників з посади на посаду, залучати до роботи у вихідні дні тощо)?
Якщо побачите, що обсяг наказів буде невеликим, можна робити наскрізну нумерацію з додаванням літери «К» (щороку починаючи з № 01-К), щоб відокремити їх від наказів щодо основної діяльності. Якщо наказів багато — досвідчені кадровики радять розділити та промаркувати літерними позначеннями різні види наказів залежно від їхньої теми.
Щоб не заплутатися та містити документацію в порядку, також рекомендовано вести журнал реєстрації наказів.
Ведення кадрового діловодства
Ця непроста робота здійснюється на підставі , що містить бібліотеку зразків усіх документів - можна брати та користуватися. До речі, з 2013 року ніхто не має права вимагати документи лише у тому вигляді, в якому вони представлені в ухвалі: але навіщо витрачати час на винахід велосипеда?
Для початку рекомендується видати інструкцію або регламент по КДП, де прописати, як документуються всі кадрові процедури, як вони проходять всередині організації тощо. Така інструкція стане надійною основою всього КДП на підприємстві і дозволить навести в ньому ідеальний порядок.
Що таке діловодство та документообіг (2019)? Навчальний посібник, Так само як і сучасний економічний словник, визначає документообіг як рух документів між їх укладачами та виконавцями з інформаційних технологічних ланцюжків, що дає можливість проінформувати всіх зацікавлених осіб, довести до них прийняті рішення, здійснювати облік та контроль. У свою чергу діловодство – це заходи щодо ведення, оновлення та контролю за документацією.
Оскільки значення інформації в сучасному світіта бізнесі важко переоцінити, діловодству та документообігу організації відводиться важлива роль. Найчастіше від чіткості та ясності формулювань, швидкості проходження паперів залежить правильність прийняття рішень та кінцевий результат.
Виділяють три види документопотоку:
- вхідний (що надходить до організації);
- вихідний (спрямований з організації);
- внутрішній (документація, створювана та використовувана працівниками в управлінському процесі).
Етапи роботи
p align="justify"> Робота з документами в організації ділиться на етапи.
Для вхідних:
- прийом та первинна обробка;
- попередній розгляд діловодом;
- реєстрація;
- розгляд керівництвом організації та направлення на виконання;
- контроль виконання.
Для вихідних:
- розробка, оформлення;
- реєстрація;
- відправлення.
Для внутрішніх:
- розробка, оформлення;
- реєстрація;
- обробка, виконання, підготовка відповідей;
- контроль виконання.
Для всіх:
- облік та аналіз обсягів документообігу;
- зберігання.
Швидкість проходження етапів залежить від правильності оформлення паперів, і навіть від затверджених у створенні норм документообігу. Зразок положення про документообіг в організації (2019) можна завантажити нижче.
ГОСТи з діловодства 2019
Вимоги до оформлення офіційних документів в даний час сформульовані в національному стандарті Російської Федерації. Він змінив державний стандартРосійської Федерації ГОСТ Р 6.30-2003.
Знайомство з ДСТУ з діловодства, на наш погляд, корисно почати з вивчення термінології, яку докладно описує інший національний стандарт— (ГОСТ діловодство та архівна справа), оскільки ці знання допоможуть правильно розуміти та використовувати професійну лексику.
У ньому визначено поняття, що використовуються у статті:
- Документ – зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
- Оформлення документа - проставлення на документі необхідних реквізитів.
- Реквізит документа – елемент оформлення документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Діловодство-2019: нові вимоги до оформлення паперів
Зважаючи на описані визначення, розглянемо правила оформлення офіційних паперів.
Для тих, хто дізнався про існування стандарту в галузі діловодства цієї статті, буде корисний докладний розбір розділів ГОСТу. Для досвідчених діловодів пропонуємо ознайомитися із змінами, які набрали чинності з 01.07.2018 разом з .
Відразу привертає увагу новий важливий розділ « Загальні вимогидо створення документів», який систематизує та описує правила, що стосуються всіх видів реквізитів, у тому числі тексту:
- номери сторінок;
- кращі гарнітури та розміри шрифтів;
- абзацний відступ;
- величина міжрядкового інтервалу, інтервалів між літерами та словами;
- вирівнювання тексту;
- максимальна довжина рядка при кутовому та поздовжньому розташуванні;
- правила виділення напівжирним текстом;
- оформлення титульного листа.
Усі зміни спрямовані на удосконалення вимог. Розширено перелік реквізитів, до нього додано:
- гриф обмеження доступу;
- відмітка про електронного підпису;
- найменування структурного підрозділу- Автора документа;
- найменування посади особи - автора документа.
Деякі реквізити об'єднані в один, наприклад, реквізит «довідкові дані про організацію» може включати не лише поштову адресу та номер телефону, але й ОКПО, ОГРН, ІПН/КПП.
Розділ «Оформлення реквізитів» доповнено правилами використання вступних звернень та заключної етикетної фрази, електронного підпису, а також підпису особи, яка виконує обов'язки керівника.
Діловодство в організації передбачає діяльність із створення офіційних документів та організації роботи з ними. Для уніфікації процесів роботи з документами, підвищення їхньої оперативності та ефективності в організації може розроблятися інструкція з діловодства. Крім того, в організації може вводитися і посада діловода, чиє коло посадових обов'язківми розглядали в окремому. У цій консультації наведемо типову інструкціюз діловодства 2017 та 2018.
Діловодство як процес
Інструкція з діловодства в організації може охоплювати всі етапи руху документів в організації та передбачати, зокрема, порядок:
- прийому, обліку, реєстрації, проходження та відправлення кореспонденції;
- складання та оформлення службових документів;
- підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів (наказів, протоколів службових нарад);
- складання номенклатур справ та формування справ у діловодстві;
- підготовки документів до подальшого зберігання та використання;
- обліку, зберігання та використання бланків.
Наприклад, процес підготовки документів для подальшого зберігання та використання може припускати:
- експертизу цінності документів, тобто визначення значення документів з метою їх відбору на зберігання та встановлення термінів зберігання;
- оформлення справ, тобто комплекс робіт з опису справи на обкладинці, брошуруванні, нумерації листів та складання завірювального напису;
- передачу справ до архіву та забезпечення збереження документів.
Крім того, інструкція з діловодства може передбачати порядок застосування друку, обов'язкове використанняякої у господарських товариствах нині не потрібно.
Діяльність будь-якого юридичного лиця(особливо зі штатом співробітників) передбачає створення різноманітних документів. І на певному етапі постає питання організації роботи з ними, а також їхнього обліку, зберігання. Чи складно організувати діловодство? Покрокова інструкція 2017 допоможе в цьому.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- чи потрібно приділяти увагу діловодству;
- як можна організувати діловодство з нуля: покрокові інструкції 2017;
- як упорядкувати кадрове діловодство: покрокові інструкції 2017.
Нормативні основи
Діловодством визнається така діяльність, що забезпечує документування (створення офіційних документів) та визначає порядок організації роботи з офіційними документами. Зрозуміло, питання, чи потрібно продумувати порядок роботи з документами, постає тоді, коли знайти якийсь певний документ викликає утруднення. З одного боку треба радіти, що компанія розвивається і росте, але з іншого на порядок денний виходить нове завдання – як правильно та зручно організувати документообіг.
З діловодством в офіційних установах простіше - там цей процес регламентований спеціальними нормативними актами. Наприклад:
- Наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78 «Про затвердження Правил нотаріального діловодства» (разом з Правилами нотаріального діловодства, затвердженими рішенням Правління ФНП від 17.12.2012, наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 7
- Рішенням Колегії Євразійської економічної комісії від 05.05.2015 № 46 «Про правила внутрішнього документообігу в Євразійській економічній комісії» визначено правила роботи з документами в ЄЕК;
- Наказом Судового департаментупри Верховний СудРФ від 29.04.2003 № 36 затверджено Інструкцію з судовому діловодствуу районному суді;
- Постановою ЦВК Росії від 20.01.2016 № 321/1831-6 прийнято Інструкцію з діловодства в Центральній виборчої комісіїРосійської Федерації;
- Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 затверджено Правила діловодства в федеральних органахвиконавчої влади.
Є й специфічні нормативні акти, де згадується як варто організувати діловодство у певних організаціях, наприклад, Федеральний закон від 15.04.1998 № 66-ФЗ «Про садівницькі, городницькі та дачні некомерційні об'єднання громадян» наказує порядок ведення діловодства в такого роду утвореннях.
Читайте на тему в електронному журналі
- Наскільки важливо вести кількісний облік аркушів одержуваних документів?
- Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
- Контроль за виконанням документів
У приватних компаніях питання організації діловодства вирішуються власниками. Вірніше, розробити діловодство з нуля: покрокові інструкції 2017 року доручається конкретним виконавцям – іноді кадровикам, іноді секретарям. Якщо таке доручення дозріло, значить, у подібній регламентації справді є потреба.
- Види документів у діловодстві
- Цілі діловодства
- Діловодство та документообіг 2017
Як організувати діловодство
року допоможе визначитися, з чого почати і якого результату треба прагнути. В ідеалі в організації має бути прийнято внутрішній документ- Інструкція з діловодства. Якщо компанія велика, з підрозділами, філіями, то виправдано прийняття кількох локальних актів, що регулюють ці питання.
Крок 1.
Насамперед необхідно визначитися, на які документи поширюватиметься дія інструкції, покликаної регламентувати документообіг. Нагадаємо, що вся маса паперів поділяється в організації на внутрішні (локальні), вихідні та вхідні. Порядок роботи з ними буде різним, тому варто описати його в різних розділах.
Крок 2
Написання інструкції (її розділів). Окремо передбачити локальним актам: як вони приймаються, як із ними відбувається ознайомлення працівників, де та у кого зберігаються локальні акти. По вхідній документації необхідно розписати, хто і де здійснює реєстрацію документації, в які терміни, як фіксується передача документа на виконання, де зберігається вхідний документпісля відповіді нього та інші процедурні моменти. За вихідною – аналогічно вирішити питання про порядок реєстрації, правила спрямування, підписання.
Крок 3
В інструкції має бути зазначено, які документи мають затверджену типову форму, а під час упорядкування яких слід керуватися затвердженим ГОСТ.
Крок 4
Визначаємо відповідальних осіб у виконанні кожного з розділів інструкції.
Вирішуємо, у якому порядку, де, під чиєю відповідальністю зберігатимуться документи.
Крок 5.
Визначаємось із необхідністю додаткових розділів інструкції. Залежно від специфіки діяльності організації може знадобитися вказати порядок виготовлення копій, порядок роботи з печатками та штампами, процедуру обміну документами між підрозділами.
Ряд документів може підпадати під дію інших локальних актів, наприклад, під затверджений порядок роботи з персональними даними або порядок безпеки комерційної таємниціорганізації. На ці локальні акти бажано зробити посилання. Крім того, робота з документами в ряді організацій може також регламентуватися спеціальним законодавством – наприклад, документообіг кредитної організаціїпідпадає під дію Федерального закону«Про банки та банківську діяльність», де регламентовано порядок поводження з банківською таємницею. Ці моменти також варто враховувати під час складання інструкції.
Крок 6.
Затвердження інструкції та доведення її до відома працівників. Після цього етапу локальний актнабирає чинності, і його стає обов'язковим всім працівників підприємства.
Як організувати кадрове діловодство
Не менш важливо для компанії продумати кадрове діловодство, покрокові інструкції 2017 року допоможуть у цьому.
Етапи організації кадрового документообігу у принципі не відрізняються від етапів становлення діловодства загалом. Також визначається перелік документів, які складатимуться, змінюватимуться, копіюватимуться та поширюватимуться відповідно до інструкції з кадрового діловодства. Тут необхідно враховувати, що простору для «фантазії» в організації щодо кадрових документівнабагато менше - те, що в обов'язковому порядкумає бути присутнім у компанії для кадрового обліку, вказується в Трудовий кодексРФ та інших нормативні акти. А за відсутність чи неправильне оформлення кадрових документів передбачаються чималі штрафи. Тому до складання цієї інструкції необхідно підходити з усією серйозністю.
Розділи інструкції з кадрового діловодства повинні містити інформацію про розроблені типові документи в компанії (наприклад, затверджена форма трудового договору, наказів), а також порядок ознайомлення працівників із документами. Необхідно відобразити також специфічні моменти діяльності конкретної організації: якщо складаються графіки, то який термін і у порядку вони надаються на затвердження, якщо відбувається видача засобів захисту, то якому порядку вестиметься облік та інших.
Слід врахувати також, що з організації діловодства, зокрема і кадрового, розроблено спеціальні програмні засоби автоматизації цих процесів. Великі компаніїв даний час користуються ними, але цей факт не скасовує необхідності розробки та дотримання інструкції.
- Перші етапи діловодства в організації
- Технологія роботи із документами. Документообіг
- Інструкція з діловодства. Нюанси оформлення
Діловодство
Документи, що регламентують створення та діяльність Тульської обласної універсальної наукової бібліотеки
А.І. Ізгаршева
Діловодство
Мотиваційні аспекти створення та використання управлінських документів. Мотивація створення управлінських документів
З.А. Сафіулліна
Діловодство
Новий ГОСТна оформлення документів
С.Л. Кузнєцов
Діловодство
Сучасні міжнародні конференції, присвячені питанням управління документами
Л.М. Варламова
Діловодство
ІІІ міжнародна науково-практична конференція «Управління документацією: минуле, сучасне, майбутнє», присвячена пам'яті професора Т.В. Кузнєцової
Ю.М. Кукаріна, А.Ю. Конькова
Діловодство
20 років журналу «Діловодство»
Сергій Кузнєцов
Інформаційні технології
Стандартизація управління документами в Росії: сучасний стан та підходи до вивчення
О.В. Осеннікова
Інформаційні технології
Від діловодства до документованого електронної взаємодії
В.А. Іпатів
Документування
Особливості оформлення на роботу іноземних громадян
Л.Р. Фіонова, В.А, Єфімова